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«'» PROCEDIMIENTO PARA TOMA DE ProcedimientoLECTURA y CRÍTICA DE CONSUMOS Código

Emp,.. •• d. Acueducto, 51.12.01••••c ••• tarlll.do l A•• o el. Yop•• Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación VersiónEJ;c;.;,.~~p

2008-09-24 2014-12-19 02

1. INFORMACION GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Toma de Lectura y Crítica de Consumo.

RESPONSABLE: Tecnólogo de Facturación.

OBJETIVO: Realizar la medición mediante la toma de lectura en cada uno de los medidoresinstalados y posteriormente analizar la información registrada en las terminales.

ALCANCE: Generar y exportar archivos planos a los dispositivos para la toma de lecturas eimportarlas al sistema comercial.

INSUMO: Toma de lecturas

PRODUCTO: Facturación por ciclo

USUARIOS: Funcionarios de la EAAAY, Suscriptores y Clientes Externos.

TÉRMINOS y DEFINICIONES: Es el proceso de análisis de los consumos aquellos usuarios y/osuscriDtores Que Dresentan diferencias de consumos va sean altos o baios.

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES

ACTIVIDAD

GENERACION DE PLANILLASe genera una planilla paraasignación a los funcionarios conlas rutas que deben aforar.

GENERACION y EXPORTACIONDE ARCHIVOS PLANOS

Generar y exporta del sistemacomercial al equipo de cómputo losarchivos planos para toma delecturas.

Se hace la conexión por medio decableado del dispositivo al equipo yla conexión de la misma pararealizar la carga de la ruta de aforo,la cual tiene asignada una clavepara exportar los archivos planos yotra clave para el ingreso delaforador cuando inicia la toma delecturas.

FLUJQGRAMA

( INICIO )

,¡.

PLANILLA CON LAASIGNACIÓN DE RUTA A

AFORAR

GENERACION yEXPORTACION DE

ARCHIVOS PLANOS

-------------

GENERAOON yEXPORTACION DE

ARCHIVOS PLANOS

RESPONSABLE

Unidad deCritica y

Facturación(Auxiliar

Administrativo)

Tecnóloga defacturación y

Crítica

Tecnóloga defacturación y

Crítica

DOCUMENTOO REGISTRO

Documentoelaboradoen Excel

Sistema deInformaciónComercial

Sistema deInformaciónComercial

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PROCEDIMIENTO PARA TOMA DETipo de Documento

«'» ProcedimientoLECTURA y CRÍTICA DE CONSUMOS Código

Empl'eU de Acueducto, 51.12.01Alc.nta'~~~~{.~~;opde Yapa. Fecha de Elaboración

IFecha Ultima Modificación Versión.,-_ ..•.. 2008-09-24 2014-12-19 02

Sistema

Se realiza la verificación de la ruta •• TerminalS,P.

cargada en la terminal que sea la VERIFICACION DE LA Tecnóloga de 51.12,01.01correcta con la planilla de RUTA CARGADA facturación y Formatoasignación, 1 Crítica Asignación

Toma deLecturas

Hacer entrega de las terminales a1 ENTREGA DE TERMINALES I Tecnóloga de Sistema

facturación y Terminallos aforadores. Crítica S.P,

Los aforadores ingresan alprograma el cual solicita usuario y INGRESAR AL

facturación yla contraseña para acceder a la ruta PROGRAMA Sistema

TERMINALES S.P. Crítica Terminalcargada previa mente e iniciar el (Aforador) S,P.recorrido.

Verificar datos para realizar lectura,

Abrir la cámara de inspección, en lacual el aforador verifica el númerode medidor que corresponda al que +1 VERIFICAR DATOS

Ieste en la terminal.

TOMA DE LECTURAS 1 facturación y TerminalRealizar toma de lecturas en los Críticapredios según ruta: Ingresar la REAUZAR TOMA DE (Aforador)

S.P,

lectura aforada en la terminal y LECTURA

grabar el registro aforado.En algunos casos aparecenmensajes de clasificación deconsumos, para los cuales se debecorroborar la lectura,

NO ¿LALECTURA ES

Se debe corroborar la lectura, para CORRECTA? facturación y Sistemaverificar que esta sea la correcta, Crítica Terminalsegún el mensaje arrojado por la (Aforador) S.P.terminal.

~ SI

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«'» ProcedimientoLECTURA y CRÍTICA DE CONSUMOS Código

E",PA •• d. Aca,loóu<:to. 51.12.01A'c.ntar~~~l:~~;opd.Yopal Fecha de Elaboración

IFecha Ultima Modificación Versión...._- .•. 2008-09-24 2014-12-19 02

••Seleccionar la opción grabar, y GRABAR LA facturación y Terminalcontinuar con el recorrido de la ruta INFORMACION EN LA Critica S.P.asignada. TERMINAL (Aforador)

Cerrar la aplicación finalizada latoma de lecturas: Sistema de

Una vez terminado el recorrido de ICERRAR LA APllCACIÓN

I facturación yInformación

la ruta asignada, el aforador debe Critica ComercialTerminal

cerrar la aplicación para que este (Aforador) S.P.no genere error al momento dehacer la descarga al sistema.

DESCARGAR INFORMACION DELA TERMINAL AL SISTEMA

La descarga de la información sehace por medio de cableado, Equipo deinicialmente se descarga al equipo DESCARGAR Tecnóloga de cómputode cómputo al disco c, esta INFORMACIÓN facturación y disco cdescarga se realiza desde la Críticaterminal transferir archivo yautomáticamente la envía a la rutacómputo discoc/sysman/facturación ensitio/planos por subir.

IMPORTAR INFORMACION DELDISCO C AL SISTEMACOMERCIAL DE SERVICIOSPUBLICOS INGRESAR

y

Luego se envían al sistema VERIFICARSistema decomercial de servicios púbiicos, se DATOS EN Tecnóloga de

verifica que esta información de la EL SISTEMA facturación y InformaciónComercialruta sea la que aparece en la Critica

planilla de asignación y se

jidentifica con un chulo que indicaque ya fue descargada al sistema, yse verifica en el sistema deservicios púbiicos que haya recibidola información.

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ProcedimientoLECTURA y CRÍTICA DE CONSUMOS Código

E:mpreu de "clHlduc;lo, 51.12.01A'c.ntllr~~r~~e":~:~;opdll Yop.1 Fecha de Elaboración

IFecha Ultima Modificación Versión..,-.•,••... 2008-09-24 2014-12-19 02

CONSUMOS ACUMULADOS •CICLOS ANTERIORESIDENTIFICAR

Después de realizar este proceso se CONSUMOSACUMULADOS CICLOS Tecnóloga de Sistema degenera la crítica del sistema ANTERIORES facturación y Informacióncomercial de criticar las lecturas,

j Crítica Comercialse verifica los consumosacumulados que no se les pudoaforar en el ciclo pasado.

Se generan las ordenes de revisiónde terreno se ingresa el ciclocorrespondiente y se realiza la REPORTE DEimpresión de la rutas CRíTICAS Tecnóloga de Sistema decorrespondiente a la revisiones de facturación y Informaciónterreno.Imprimir todas las críticas Crítica Comercialeidentificar uno a uno cuales van aterreno y cuales son de oficinamanualmente.

Entregar al funcionario las órdenesde revisión en terreno y las rutas REALIZAR REVISlON EN

correspondientes. TERRENO facturación y Orden de

jCrítica revisiónRealizar visita a terreno, donde se (Aforador)

verificara la informaciónpreviamente reportada.

Se analizan cada una de las Sistema delecturas corroboradas en terreno, Información

REALIZARteniendo en cuenta la novedad CORRECCIONES SEGÚN Comercialpresentada cada REVISIÓN DE TERRENO Tecnóloga de

51.12.01.02en una, y se Formato SubirYS USBIR AL SISTEMAdetermina el consumo a facturar, CONSUMOS MANUAL Y facturación y Lecturas

se crea una base de consumos PROMEDIOS A COBRAR Crítica Manuales,manuales y consumos promedios y 51.12.01.03se cargan al sistema comercial de 1 Formato Subir

servicios públicos. LecturasPromedio

Se identifican los consumos altos yse ingresan activando el indicador INGRESO ALTOS Tecnóloga de Sistema dedesviación por el módulo de crítica CONSUMOS DEL CICLO facturación y Informaciónen el sistema comercial de

~Crítica Comercial

servicios.

Se informe de IINFORME DE

Tecnóloga de Sistema degenera un DESVIACIONESdesviaciones y se ingresa al

!facturación y Información

sistema las decisiones tomadas en Crítica ComercialPQRS.

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PROCEDIMIENTO PARA TOMA DETipo de Documento

«'» ProcedimientoLECTURA y CRÍTICA DE CONSUMOS Código

Emp"'ll" de ACUtldUCIO,51.12.01

.•.•e.nt.lr~~:'t'l:~~sOpd.•Yopal Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión2008-09-24 2014-12-19 02

Una vez se haya analizado todos ¡los consumo e ingresado alsistema, se exporta del sistema la GENERARBA5EDE Tecnóloga de Sistema deúltima base de dato del ciclo DATOSENEXCEL facturación y InformaciónDEFINITIVAcorrespondiente a facturar y se Crítica Comercialhace la respectiva verificación detodos los consumos a factura.

( ) Tecnóloga de Sistema deBase corregida a facturar FIN facturación y Información

Crítica Comercial

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

51.12.01.01 Formato toma de lecturas.51.12.01.02 Formato subir lecturas manuales.51.12.01.03 Formato subir lecturas promedio.

4. APROBACIONES

Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Hernando Posada SuarezRe resentante or la Dirección SGC Re resentante Le al

Elaboró

Edil e Parra RojasLíde del Proceso

Revisó

5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2008-09-24 Aprobación inicial Aprobación inicial Gerente

02 2014-12-19 Todos Actualización Representanteformato Legal

Página 5 deS

«'»Tipo de Documento

FORMATO ASIGNACIÓN TOMA DE LECTURAS FormatoCódigo

Empr ••• de Aeueduo;to, 51.12.01.01Alcantar~~:1:0{~~:(jpd'Yopal Fecha de Elaboración

IFecha Ultima Modificación Versión.,"'-'''' 2014-12-19 2014-12-19 01

1. CONTENIDOASIGNACION TOMA DE LECTURAS

AÑO:MES:CICLO:

Asignación a los funcionarios con las rutas a aforar.

CICLORUTA CANTIDAD CORRELATIVIDAD ITEM LECTOR FECHA

TOTAL

Página 1 de 2

«':>:>Tipo de Documento

FORMATO ASIGNACIÓN TOMA DE LECTURASFormatoCódigo

Em~ •• cIeAeuoducto, 51.12.01.01A'ClIntll,lrrlldOl A..,o do Yop••\

Fecha de ElaboraciónI

Fecha Ultima Modificación VersiónEJ;~..;.~P2014-12-19 2014-12-19 01

2. APROBACIONES

Elaboró

Ed ce Parra RojasLid r del Proceso

Revisó

FreddyAlexanderLarrota CantorRe resentante or la Dirección SGC

Daniel Hemando PosadaSuarezRe resentante Le al

3. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Todos Aprobación inicial Representante Legal

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FORMATO SUBIR LECTURAS MANUALES FormatoCódigo

Ernpresa de Acueducto. 51.12.01.02Alcanta~~r.g~l.~~;~pdeVopal Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión••".._,_~s-<o 2014-12-19 2014-12-19 01

1. CONTENIDO

COOIGO_'NTERNO CODIGO_RUTA LECTURA_ACTUAL LECTURA_AFORADA CONSUMO_ACUEDUCTO CONSU MO _ALCANTARILLADO (DDIGO_PROBLEMA NOMBRE]ROBLEMAAFORO

Página 1 de 2

«':>:>Tipo de Documento

FORMATO SUBIR LECTURAS MANUALES FormatoCódigo

Empresa de Acueducto. 51.12.01.02AICant8r~~~g~l.1:~s~pdeYapal Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión

""l. •.••• _OOG.""S-'-O 2014-12-19 2014-12-19 01

2. APROBACIONES

Elaboró

Edilce P rra RojasLí er del Proceso

Revisó

Freddy Alexander Larrota CantorRe resentante or la Dirección SGC

Aprobó

Daniel Hernando Posada SuarezRe resentante Le al

3. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Todos Aprobación inicial Representante Legal

Página 2 de 2

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FORMATO SUBIR LECTURAS PROMEDIOS FormatoCódigo

Empresa de Acueducto, 51.12,01.03Alcantar~~~g~l.~~;~pde Yopal Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión

NOT 6'U.OGO.U$-4 2014-12-19 2014-12-19 01

1. CONTENIDO

CODIGO INTERNO CODIGO RUTA LECTURA ACTUAL LECTURA_AFORADA CODIGO PROBLEMA NOMBRE PROBLEMA AFORO

,-- _. _.~

Página 1 de 2

«':»Tipo de Documento

FORMATO SUBIR LECTURAS PROMEDIOS formatoCódigo

Empresa de Acueducto.51.12.01.03

Alcaotar~~~~~l_~~~~pdeYopal Fecha de Elaboraci6n I Fecha Ultima Modificación VersiónOOOT._._.P1l&4 2014-12-19 2014-12-19 01

2. APROBACIONES

Elaboró

Edil e Parra RojasLíd del Proceso

Revisó

Freddy Alexander Larrota CantorRe resentante or la Dirección SGC

Daniel Hernando Posada SuarezRe resentante Le al

3. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Todos Aprobación inicial Representante Legal

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