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Manuales AdministrativosManuales AdministrativosConcepto de Manuales:Concepto de Manuales:

Los manuales constituyen una de las Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las herramientas con que cuentan las

organizaciones para facilitar el desarrollo organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y de sus funciones administrativas y

operativas.operativas.Son fundamentalmente, un instrumento Son fundamentalmente, un instrumento

de comunicación.de comunicación.

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Si bien existenSi bien existen diferentes tipos de diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los de necesidades, puede clasificarse a los

manuales como un cuerpo sistemático que manuales como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades contiene la descripción de las actividades

que deben ser desarrolladas por los que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los miembros de una organización y los

procedimientos a través de los cuales esas procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.actividades son cumplidas.

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En las organizaciones en que no se utilizan En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o manuales, las comunicaciones o

instrucciones se transmiten a través de instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por de transmitir información se cumple por

medio de estos últimos instrumentos, no se medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un logra el objetivo de que constituyan un

cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a total de esas disposiciones registradas a

través de comunicados aislados.través de comunicados aislados.

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Ventajas de la disposición y Uso Ventajas de la disposición y Uso de Manualesde Manuales

1.- Son un compendio de la totalidad1.- Son un compendio de la totalidad dede funciones y procedimientos que se funciones y procedimientos que se

desarrolla en una organización, elementos desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.éstos que por otro lado sería difícil reunir.2.- La gestión administrativa y la toma de 2.- La gestión administrativa y la toma de

decisiones no quedan supeditadas a decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del improvisaciones o criterios personales del

funcionario actuante en cada momentofuncionario actuante en cada momento

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Sino que son regidas por normas que Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a mantienen continuidad en el trámite a

través del tiempo.través del tiempo.3.- clarifican la acción a seguir o la 3.- clarifican la acción a seguir o la

responsabilidad a asumir en aquellas responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir situaciones en las que pueden surgir

dudas respecto a qué áreas debe actuar o dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o a que nivel alcanza la decisión o

ejecución.ejecución.4.- Mantienen la homogeneidad en 4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión cuanto a la ejecución de la gestión

administrativa y evitan administrativa y evitan

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La formulación de la excusa del La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.desconocimiento de las normas vigentes.5.- Sirven para ayudar a que la 5.- Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un de las condiciones que configuran un sistema.sistema.6.- Son un elemento cuyo contenido se 6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.del tiempo.7.-Facilitan el control por parte de los 7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al supervisores de las tareas delegadas al existirexistir

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Un instrumento que define con precisión Un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.cuáles son los actos delegados.8.- Son elementos informativos para 8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido 9.- momento no había accedido 9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.vez que se presentan.10.- Ubican la participación de cada 10.- Ubican la participación de cada

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Componente de la organización en el lugar Componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos cumplimiento de los objetivos empresariales.empresariales.11.- Constituyen un elemento que posibilita 11.- Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.desarrollan.12.- Permiten la determinación de los 12.- Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y basan en procedimientos homogéneos y metódicos.metódicos.

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Limitaciones de los ManualesLimitaciones de los Manuales1.- Existe un costo en su redacción y 1.- Existe un costo en su redacción y

confección que, indudablemente, debe confección que, indudablemente, debe afrontarse.afrontarse.

2.- Exigen una permanente actualización, 2.- Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.contenido acarrea su total inutilidad.

3.- No incorporan los elementos propios 3.- No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es evidentemente existe pero no es

reconocida en los manuales. reconocida en los manuales.

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4.- Resulta difícil definir el nivel óptimo de 4.- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean síntesis o de detalle a efectos de que sean

útiles y suficientemente flexibles.útiles y suficientemente flexibles.5.- Su utilidad se ve limitada o es nula 5.- Su utilidad se ve limitada o es nula

cuando la organización se compone de un cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo número reducido de personas y, por lo

tanto, la comunicación es muy fluida y el tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido. volumen de tareas reducido.

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Clasificación de Manuales Clasificación de Manuales AdministrativosAdministrativos

Se presentan seis tipos de manuales Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones de aplicación en las organizaciones

empresarias:empresarias:A.- Manual de Organización.A.- Manual de Organización.

B.- Manual de Políticas.B.- Manual de Políticas.C.- Manual de procedimientos y C.- Manual de procedimientos y

normas.normas.D.- Manual del especialista.D.- Manual del especialista.E.- Manual del empleado.E.- Manual del empleado.

F.- Manual de Propósito múltiple. F.- Manual de Propósito múltiple.

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El manual de organización describe la El manual de organización describe la organización formal, mencionado, para organización formal, mencionado, para

cada puesto de trabajo, los objetivos del cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y mismo, funciones, autoridad y

responsabilidad.responsabilidad.El manual de políticas contiene los El manual de políticas contiene los

principios básicos que regirán el accionar principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisionesde los ejecutivos en la toma de decisiones

1313

El manual de procedimientos y normas El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que describe en detalle las operaciones que

integran los procedimientos integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por su ejecución y las normas a cumplir por

los miembros de la organización los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.compatibles con dichos procedimientos.

1414

El manual para especialistas contiene El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas normas o indicaciones referidas

exclusivamente a determinado tipo de exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales de los empleados que cumplen iguales

funciones.funciones.

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El manual del empleado contiene El manual del empleado contiene aquella información que resulta de aquella información que resulta de

interés para los empleados que se interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se hacen a su relación con la misma, y que se

les entrega en el momento de la les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que objetivos de la empresa, actividades que

desarrolla, planes de incentivación y desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, programación de carrera de empleados,

derechos y obligaciones, etc.derechos y obligaciones, etc.

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El manual de propósitos múltiples El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los reemplaza total o parcialmente a los

mencionados anteriormente, en aquellos mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la casos en los que la dimensión de la

empresa o el volumen de actividades no empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.justifique su confección y mantenimiento.

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Partes Componentes de un ManualPartes Componentes de un ManualLos elementos que más interesan dentro Los elementos que más interesan dentro de los integrantes de un manual son de los integrantes de un manual son aquellos que serán objeto de consulta y aquellos que serán objeto de consulta y que se encontrarán ubicados en lo que se que se encontrarán ubicados en lo que se denomina “cuerpo Principal” : funciones, denomina “cuerpo Principal” : funciones, normas, instrucciones, procedimientos, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc. Dependiendo estos lineamientos, etc. Dependiendo estos temas del tipo de manual de que se trate.temas del tipo de manual de que se trate.

1818

En primer lugar comenzará el texto con En primer lugar comenzará el texto con una sección denominada “contenido”, una sección denominada “contenido”, donde se enunciarán las partes o donde se enunciarán las partes o secciones integrantes del manual.secciones integrantes del manual.Esta sección será seguida de un “índice” Esta sección será seguida de un “índice” en el que, al igual que todos texto, se en el que, al igual que todos texto, se indicará el número de página en que se indicará el número de página en que se localiza cada título y subtítulo. Es un localiza cada título y subtítulo. Es un índice numérico, cuyo ordenamiento índice numérico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan respeta la secuencia con que se presentan los temas en el manual. los temas en el manual.

1919

Pero también puede existir un índice Pero también puede existir un índice temático, en el que los temas se presentan temático, en el que los temas se presentan ordenados alfabéticamente para facilitar su ordenados alfabéticamente para facilitar su localización por este medio. Por lo localización por este medio. Por lo general, el índice temático se ubica como general, el índice temático se ubica como última sección del manual. última sección del manual. La tercera sección será la “introducción” en La tercera sección será la “introducción” en la que se explicará el propósito del manual la que se explicará el propósito del manual y se incluirán aquellos comentarios que y se incluirán aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los capítulos siguientes.contenidos en los capítulos siguientes.

2020

La cuarta sección contendrá la La cuarta sección contendrá la “instrucciones para el uso del manual”. “instrucciones para el uso del manual”. Esto es, explicará de que manera se logra Esto es, explicará de que manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o bien en que efectos de una consulta, o bien en que forma se actualizarán las piezas del forma se actualizarán las piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y manual, dada la necesidad de revisiones y reemplazos de normas y medidas que reemplazos de normas y medidas que pierden vigencia o surgen nuevas pierden vigencia o surgen nuevas necesidades a cubrir.necesidades a cubrir.La quinta sección es el “cuerpo principal”; La quinta sección es el “cuerpo principal”; es la parte más importante y la verdadera es la parte más importante y la verdadera razón del manual. razón del manual.

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Manuales de OrganizaciónManuales de Organización

Principios BásicosPrincipios Básicos Toda posición de supervisión debe tener Toda posición de supervisión debe tener

asignadas funciones y responsabilidades asignadas funciones y responsabilidades concretas.concretas.

Toda Asignación de responsabilidades debe ir Toda Asignación de responsabilidades debe ir acompañada de la correspondiente autoridad acompañada de la correspondiente autoridad para ejercerla.para ejercerla.

No debe quedad incertidumbre respecto a la No debe quedad incertidumbre respecto a la definición de autoridad y responsabilidad con definición de autoridad y responsabilidad con relación a todas y cada una de las posiciones de relación a todas y cada una de las posiciones de la organización.la organización.

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Manuales de OrganizaciónManuales de Organización Cada persona que ocupa un puesto en la Cada persona que ocupa un puesto en la

organización debe recibir órdenes de una organización debe recibir órdenes de una única fuente.única fuente.

Toda decisión que se adopte respecto a un Toda decisión que se adopte respecto a un integrante de la organización debe ser integrante de la organización debe ser efectuada con conocimiento y consentimiento efectuada con conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por la del supervisor inmediato del afectado por la decisióndecisión

Debe existir y aplicarse un mecanismo que Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento permita controlar y evaluar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los de las responsabilidades asignadas a los niveles jerárquicos.niveles jerárquicos.

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Contenido y Presentación de Contenido y Presentación de los manuales de la los manuales de la OrganizaciónOrganizaciónObjeto: EstablecerObjeto: Establecer el contenido y la el contenido y la presentación de un manual de presentación de un manual de organización. El contenido se enuncia en organización. El contenido se enuncia en carácter indicativo.carácter indicativo.Partes IntegrantesPartes Integrantes Contenido: Es una especie de índice; Contenido: Es una especie de índice; incluirá la enunciación de cada una de las incluirá la enunciación de cada una de las partes componentes del manual y la partes componentes del manual y la cantidad de páginas que corresponda a cantidad de páginas que corresponda a cada una. cada una.

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Objetivo del manual: en esta parte se Objetivo del manual: en esta parte se indicará los fines y alcances generales del indicará los fines y alcances generales del manual de organización. Por ejemplo se manual de organización. Por ejemplo se determinará que el objetivo del manual es determinará que el objetivo del manual es definir las funciones y responsabilidades de definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización.cada posición dentro de la organización.Objetivos y políticas de la organización:Objetivos y políticas de la organización: se indicarán los fines hacia los cuales se se indicarán los fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de la organización. dirigen los esfuerzos de la organización. Jerarquía:Jerarquía: Se definirán y establecerán los Se definirán y establecerán los distintos niveles jerárquicos de los rangos y de los distintos niveles jerárquicos de los rangos y de los entes de la organización. Establecida Norma IRAM entes de la organización. Establecida Norma IRAM 3451434514

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Autoridad:Autoridad: se indicarán los distintos tipos se indicarán los distintos tipos de autoridad vigentes en la organización. de autoridad vigentes en la organización. Control:Control: Se definirán y establecerán los Se definirán y establecerán los tipos de control dentro de la organización. tipos de control dentro de la organización. Establecido por la norma IRAM 34510 Establecido por la norma IRAM 34510 Misiones y Funciones:Misiones y Funciones: se enunciarán se enunciarán las funciones de cada uno de los entes de las funciones de cada uno de los entes de la organización y se definirán sus fines, de la organización y se definirán sus fines, de acuerdo a lo indicado por la norma IRAM acuerdo a lo indicado por la norma IRAM 34.51134.511

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Atribuciones: Atribuciones: Se definirán y Se definirán y establecerán las facultades delegadas a establecerán las facultades delegadas a los responsables de cada ente de la los responsables de cada ente de la organización. Estos aspectos están organización. Estos aspectos están contemplados en las normas IRAM 34509.contemplados en las normas IRAM 34509.Delegación: Delegación: Se refiere a la enunciación Se refiere a la enunciación de las tareas que el personal jerárquico de las tareas que el personal jerárquico puede asignar a sus subordinados. En puede asignar a sus subordinados. En razón del exceso de obligaciones a razón del exceso de obligaciones a cumplir, el responsable de cada área cumplir, el responsable de cada área podrá delegar funciones en los miembros podrá delegar funciones en los miembros que, según el organigrama, dependan de que, según el organigrama, dependan de él él

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Reemplazo:Reemplazo: se definirá y establecerá el se definirá y establecerá el régimen de reemplazos entre los régimen de reemplazos entre los responsables de los entes de la responsables de los entes de la organización. La norma IRAM 34508 trata organización. La norma IRAM 34508 trata sobre definiciones y terminología en los sobre definiciones y terminología en los reemplazos de autoridades.reemplazos de autoridades.Información:Información: se determinará cual es la se determinará cual es la información que debe generarse en el ente información que debe generarse en el ente orgánico, tanto para su propio uso como orgánico, tanto para su propio uso como para integrar el sistema general de para integrar el sistema general de información de la organización.información de la organización.

2828

Relaciones:Relaciones: se indicarán los tipos de se indicarán los tipos de relaciones existentes entre los distintos entes relaciones existentes entre los distintos entes internos de la organización o externos a la internos de la organización o externos a la misma. Sobre este tema la norma IRAM misma. Sobre este tema la norma IRAM 34507, define los tipos de relaciones formales 34507, define los tipos de relaciones formales entre autoridades.entre autoridades.Responsabilidades: Responsabilidades: Se definirán las Se definirán las obligaciones que emergen del ejercicio de obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribución, tal como lo una determinada atribución, tal como lo indica la norma IRAM 34509.indica la norma IRAM 34509.Organigramas:Organigramas: Se incluirá la representación Se incluirá la representación gráfica de la estructura orgánica, total y gráfica de la estructura orgánica, total y parcial de la organización. De acuerdo norma parcial de la organización. De acuerdo norma IRAM 34504IRAM 34504

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Régimen de autorizaciones: Régimen de autorizaciones: este este aspecto lo cubre la norma IRAM 34513, aspecto lo cubre la norma IRAM 34513, sobre establecimiento de disposiciones sobre establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar para adoptar decisiones y/o para firmar los documentos correspondientes.los documentos correspondientes.

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Presentación: Presentación: la misma ofrecerá el manual se la misma ofrecerá el manual se refiere al ordenamientorefiere al ordenamiento que observarán sus partesque observarán sus partes componentes y a su formato.componentes y a su formato.

Contenido del manualContenido del manual Objetivos del manualObjetivos del manual Objetivos y políticas de la organizaciónObjetivos y políticas de la organización Conceptos generales Conceptos generales Contenido común de los entes del mismo nivelContenido común de los entes del mismo nivel Contenido específico de los entesContenido específico de los entes Contenido común de los rangos de igual jerarquíaContenido común de los rangos de igual jerarquía OrganigramasOrganigramas Régimen de autorizacionesRégimen de autorizaciones

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Manuales de procedimientosManuales de procedimientosUna de las actividades de mayor Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos, trascendencia de organización y métodos, consiste en el análisis de los consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas en la definición de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida.encare una empresa constituida.Un procedimiento administrativo implica la Un procedimiento administrativo implica la definición de :definición de :1.- Funciones y tareas para cada área en 1.- Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organización, que se halle estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante tratamiento o curso de acción a seguir ante cadacada

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Alternativa factible de ocurrencia de cada Alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito variable constituida de un circuito administrativo.administrativo.2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor, 2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran , distribución de las datos que lo integran , distribución de las copias, etc.copias, etc.3.- Archivos a utilizar, en cuanto a : contenido, 3.- Archivos a utilizar, en cuanto a : contenido, período de resguardo legal y operativo, período de resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida, etc.clasificación de la información contenida, etc.4.- Un esquema de control operativo y 4.- Un esquema de control operativo y patrimonial.patrimonial.

3333

Contenido y estructura de un manual Contenido y estructura de un manual de procedimientosde procedimientos

ContenidoContenido ObjetivosObjetivos ResponsabilidadResponsabilidad Alcance de los procedimientosAlcance de los procedimientos InstruccionesInstrucciones Normas de procedimientosNormas de procedimientos GlosarioGlosario Índice TemáticoÍndice Temático

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Contenido y estructura del manual de Contenido y estructura del manual de procedimientosprocedimientos

Índice de referencias cruzadasÍndice de referencias cruzadas Verificación y asesoramientoVerificación y asesoramiento Indicación de fechasIndicación de fechas Numeración de páginasNumeración de páginas FormatoFormato ArmadoArmado

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La sección “contenido” del manual incluirá:La sección “contenido” del manual incluirá:a) enunciación de la codificacióna) enunciación de la codificaciónb) Enunciación de la nominación de cada normab) Enunciación de la nominación de cada normac) Cantidad de páginas de cada norma de c) Cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.procedimiento o parte del manual.En “objetivos” contendrá la explicación de los En “objetivos” contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación del manual y, cuando propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.fuese necesario, los motivos que le dieron origen.En “responsabilidad” se indicará la unidad En “responsabilidad” se indicará la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión.procedimientos en cuestión.En “alcance de los procedimientos” contendrá la En “alcance de los procedimientos” contendrá la explicación de los entes sobre los cuales se explicación de los entes sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser que deben ser

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Empleados o por la vía de excepción, cuales Empleados o por la vía de excepción, cuales son los límites en que cesa la aplicabilidad de son los límites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.los procedimientos.La sección “instrucciones” contendrá las La sección “instrucciones” contendrá las concernientes a:concernientes a:a) Estructuraa) Estructurab) Codificaciónb) Codificaciónc) Actualizaciónc) Actualizaciónd) Criterios de cumplimientod) Criterios de cumplimientoEn “estructura” se indicará cual es la En “estructura” se indicará cual es la disposición y los fundamentos de las partes disposición y los fundamentos de las partes en que está ordenado el manual en que está ordenado el manual

3737

En “codificación” se indicará el sistema y En “codificación” se indicará el sistema y criterios de codificación utilizados.criterios de codificación utilizados.Por ejemplo:Por ejemplo: X X XX XX X X XX XXEl primer digito: representa el sistemaEl primer digito: representa el sistemaEl segundo digito: representa el El segundo digito: representa el subsistema componente del sistema subsistema componente del sistema codificado con el primero.codificado con el primero.El tercer digito: representa el número de El tercer digito: representa el número de procesos correspondiente.procesos correspondiente.El cuarto digito: identifica cada uno de los El cuarto digito: identifica cada uno de los formularios que intervienen en el sistemaformularios que intervienen en el sistema

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Los aspectos que imprescindiblemente Los aspectos que imprescindiblemente deben ser sometidos a normas son: deben ser sometidos a normas son: - Tareas y decisiones- Tareas y decisiones- Archivos- Archivos- Circuito o flujo de la información y la vía - Circuito o flujo de la información y la vía de su materialización en formularios.de su materialización en formularios.En materia de Tareas y Decisiones, el En materia de Tareas y Decisiones, el manual debe incluir:manual debe incluir:- Una descripción clara y completa de - Una descripción clara y completa de cada paso a seguir ante cualquier evento.cada paso a seguir ante cualquier evento.

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-Momento y oportunidad en que debe ser Momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso.ejecutado cada paso.- Responsable de la ejecución de cada paso- Responsable de la ejecución de cada paso- Información requerida para la ejecución de - Información requerida para la ejecución de cada paso.cada paso.- Información que se debe generar como - Información que se debe generar como consecuencia del resultado de la ejecución consecuencia del resultado de la ejecución de cada uno de los pasos.de cada uno de los pasos.-Medios a utilizar: archivos, formularios, -Medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o equipos de comunicaciones y/o procesamiento.procesamiento.- Decisiones a tomar previendo todos los - Decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posibles eventuales cursos de acción de posibles aplicación. aplicación.

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-Controles a efectuar y cursos de acción a Controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control.tomar según el resultado del control.Respecto a los Archivos, los manuales Respecto a los Archivos, los manuales deben incluir una explicación que permita deben incluir una explicación que permita conocer:conocer:- Información a contener.- Información a contener.- Método de clasificación de la información - Método de clasificación de la información contenida.contenida.- Método de búsqueda de la información y - Método de búsqueda de la información y tratamiento posterior al mismo.tratamiento posterior al mismo.- Responsable de su custodia y - Responsable de su custodia y mantenimiento actualizado.mantenimiento actualizado.

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-Detalle taxativo de quienes tiene acceso a Detalle taxativo de quienes tiene acceso a dicho archivo para consulta y para dicho archivo para consulta y para extracción de su contenido.extracción de su contenido.En lo concerniente al flujo de información, el En lo concerniente al flujo de información, el manual de procedimientos debe contener:manual de procedimientos debe contener:- Ejemplares de los formulario, listados, - Ejemplares de los formulario, listados, planilla y todo tipo de impresos a utilizar. planilla y todo tipo de impresos a utilizar. - Responsables de la emisión de cada uno - Responsables de la emisión de cada uno de ellos.de ellos.- Momento en que deben ser emitidos.- Momento en que deben ser emitidos.- Cantidad de copias y tratamiento y - Cantidad de copias y tratamiento y distribucióndistribución

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A darle a cada una de ellas.A darle a cada una de ellas.- Instrucciones para el llenado de cada - Instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que integran el uno de los datos que integran el formulario.formulario.