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Organizacioacuten de Fondos Acumulados
Elaboracioacuten y Aplicacioacuten de las
Tablas de Valoracioacuten Documental
Elaboracioacuten de Manuales de Gestioacuten
Documental y Procedimientos
MISIOacuteN
Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global
VISIOacuteN
La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de
caraacutecter universitario de calidad acadeacutemica
acreditada liacuteder en la transformacioacuten de la
sociedad las entidades puacuteblicas y las
organizaciones sociales y el oacutergano consultor
del Estado en el saber administrativo puacuteblico
difundiendo y generando conocimiento en los
aacutembitos nacional territorial y global
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Acuerdo 007 de 1994 (Reglamento General de Archivos)
bull Acuerdo 002 de 2004 Regula el procedimiento para laOrganizacioacuten de Fondos Acumulados y elaboracioacuten de lasTVD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD (Organizacioacutende los Archivos de Gestioacuten)
bull Acuerdo 005 de 2013 del AGN Por el cual se establecen loscriterios baacutesicos paro la clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten de losarchivos
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS Es el conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales para revelar su contenido
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
TABLAS DE
VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Valoracioacuten Documental
Listado de Asuntos o documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia asiacute como su disposicioacuten final
SERIES
FORMATO TVDARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA _____________________________________________ HOJA_________ DE ______
UNIDAD ADMINISTRATIVA ____________________________________________
CODIGO ASUNTOO
RETENCIOacuteN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
Nordm SERIE CT E M S
CONVENCIONES Firma Aprobacioacuten _____________________
CT = Conservacioacuten Total M = Microfilmacioacuten
E = Eliminacioacuten S = Seleccioacuten Fecha _____________________________
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la
institucioacuten
Productora o al
iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los
momentos
Se evaluacutean para dar un
plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en
desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal Contable y
fiscal
De traacutemite de vigencia y de
plazo precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia
y muestra complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
MISIOacuteN
Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global
VISIOacuteN
La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de
caraacutecter universitario de calidad acadeacutemica
acreditada liacuteder en la transformacioacuten de la
sociedad las entidades puacuteblicas y las
organizaciones sociales y el oacutergano consultor
del Estado en el saber administrativo puacuteblico
difundiendo y generando conocimiento en los
aacutembitos nacional territorial y global
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Acuerdo 007 de 1994 (Reglamento General de Archivos)
bull Acuerdo 002 de 2004 Regula el procedimiento para laOrganizacioacuten de Fondos Acumulados y elaboracioacuten de lasTVD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD (Organizacioacutende los Archivos de Gestioacuten)
bull Acuerdo 005 de 2013 del AGN Por el cual se establecen loscriterios baacutesicos paro la clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten de losarchivos
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS Es el conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales para revelar su contenido
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
TABLAS DE
VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Valoracioacuten Documental
Listado de Asuntos o documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia asiacute como su disposicioacuten final
SERIES
FORMATO TVDARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA _____________________________________________ HOJA_________ DE ______
UNIDAD ADMINISTRATIVA ____________________________________________
CODIGO ASUNTOO
RETENCIOacuteN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
Nordm SERIE CT E M S
CONVENCIONES Firma Aprobacioacuten _____________________
CT = Conservacioacuten Total M = Microfilmacioacuten
E = Eliminacioacuten S = Seleccioacuten Fecha _____________________________
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la
institucioacuten
Productora o al
iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los
momentos
Se evaluacutean para dar un
plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en
desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal Contable y
fiscal
De traacutemite de vigencia y de
plazo precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia
y muestra complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
VISIOacuteN
La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de
caraacutecter universitario de calidad acadeacutemica
acreditada liacuteder en la transformacioacuten de la
sociedad las entidades puacuteblicas y las
organizaciones sociales y el oacutergano consultor
del Estado en el saber administrativo puacuteblico
difundiendo y generando conocimiento en los
aacutembitos nacional territorial y global
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Acuerdo 007 de 1994 (Reglamento General de Archivos)
bull Acuerdo 002 de 2004 Regula el procedimiento para laOrganizacioacuten de Fondos Acumulados y elaboracioacuten de lasTVD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD (Organizacioacutende los Archivos de Gestioacuten)
bull Acuerdo 005 de 2013 del AGN Por el cual se establecen loscriterios baacutesicos paro la clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten de losarchivos
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS Es el conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales para revelar su contenido
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
TABLAS DE
VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Valoracioacuten Documental
Listado de Asuntos o documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia asiacute como su disposicioacuten final
SERIES
FORMATO TVDARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA _____________________________________________ HOJA_________ DE ______
UNIDAD ADMINISTRATIVA ____________________________________________
CODIGO ASUNTOO
RETENCIOacuteN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
Nordm SERIE CT E M S
CONVENCIONES Firma Aprobacioacuten _____________________
CT = Conservacioacuten Total M = Microfilmacioacuten
E = Eliminacioacuten S = Seleccioacuten Fecha _____________________________
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la
institucioacuten
Productora o al
iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los
momentos
Se evaluacutean para dar un
plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en
desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal Contable y
fiscal
De traacutemite de vigencia y de
plazo precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia
y muestra complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Acuerdo 007 de 1994 (Reglamento General de Archivos)
bull Acuerdo 002 de 2004 Regula el procedimiento para laOrganizacioacuten de Fondos Acumulados y elaboracioacuten de lasTVD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD (Organizacioacutende los Archivos de Gestioacuten)
bull Acuerdo 005 de 2013 del AGN Por el cual se establecen loscriterios baacutesicos paro la clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten de losarchivos
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS Es el conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales para revelar su contenido
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
TABLAS DE
VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Valoracioacuten Documental
Listado de Asuntos o documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia asiacute como su disposicioacuten final
SERIES
FORMATO TVDARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA _____________________________________________ HOJA_________ DE ______
UNIDAD ADMINISTRATIVA ____________________________________________
CODIGO ASUNTOO
RETENCIOacuteN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
Nordm SERIE CT E M S
CONVENCIONES Firma Aprobacioacuten _____________________
CT = Conservacioacuten Total M = Microfilmacioacuten
E = Eliminacioacuten S = Seleccioacuten Fecha _____________________________
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la
institucioacuten
Productora o al
iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los
momentos
Se evaluacutean para dar un
plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en
desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal Contable y
fiscal
De traacutemite de vigencia y de
plazo precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia
y muestra complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Acuerdo 007 de 1994 (Reglamento General de Archivos)
bull Acuerdo 002 de 2004 Regula el procedimiento para laOrganizacioacuten de Fondos Acumulados y elaboracioacuten de lasTVD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD (Organizacioacutende los Archivos de Gestioacuten)
bull Acuerdo 005 de 2013 del AGN Por el cual se establecen loscriterios baacutesicos paro la clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten de losarchivos
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS Es el conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales para revelar su contenido
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
TABLAS DE
VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Valoracioacuten Documental
Listado de Asuntos o documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia asiacute como su disposicioacuten final
SERIES
FORMATO TVDARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA _____________________________________________ HOJA_________ DE ______
UNIDAD ADMINISTRATIVA ____________________________________________
CODIGO ASUNTOO
RETENCIOacuteN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
Nordm SERIE CT E M S
CONVENCIONES Firma Aprobacioacuten _____________________
CT = Conservacioacuten Total M = Microfilmacioacuten
E = Eliminacioacuten S = Seleccioacuten Fecha _____________________________
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la
institucioacuten
Productora o al
iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los
momentos
Se evaluacutean para dar un
plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en
desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal Contable y
fiscal
De traacutemite de vigencia y de
plazo precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia
y muestra complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS Es el conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales para revelar su contenido
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
TABLAS DE
VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Valoracioacuten Documental
Listado de Asuntos o documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia asiacute como su disposicioacuten final
SERIES
FORMATO TVDARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA _____________________________________________ HOJA_________ DE ______
UNIDAD ADMINISTRATIVA ____________________________________________
CODIGO ASUNTOO
RETENCIOacuteN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
Nordm SERIE CT E M S
CONVENCIONES Firma Aprobacioacuten _____________________
CT = Conservacioacuten Total M = Microfilmacioacuten
E = Eliminacioacuten S = Seleccioacuten Fecha _____________________________
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la
institucioacuten
Productora o al
iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los
momentos
Se evaluacutean para dar un
plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en
desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal Contable y
fiscal
De traacutemite de vigencia y de
plazo precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia
y muestra complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
TABLAS DE
VALORACIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Valoracioacuten Documental
Listado de Asuntos o documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia asiacute como su disposicioacuten final
SERIES
FORMATO TVDARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA _____________________________________________ HOJA_________ DE ______
UNIDAD ADMINISTRATIVA ____________________________________________
CODIGO ASUNTOO
RETENCIOacuteN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
Nordm SERIE CT E M S
CONVENCIONES Firma Aprobacioacuten _____________________
CT = Conservacioacuten Total M = Microfilmacioacuten
E = Eliminacioacuten S = Seleccioacuten Fecha _____________________________
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la
institucioacuten
Productora o al
iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los
momentos
Se evaluacutean para dar un
plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en
desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal Contable y
fiscal
De traacutemite de vigencia y de
plazo precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia
y muestra complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
iquestQueacute es una Tabla de Valoracioacuten Documental
Listado de Asuntos o documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia asiacute como su disposicioacuten final
SERIES
FORMATO TVDARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA _____________________________________________ HOJA_________ DE ______
UNIDAD ADMINISTRATIVA ____________________________________________
CODIGO ASUNTOO
RETENCIOacuteN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
Nordm SERIE CT E M S
CONVENCIONES Firma Aprobacioacuten _____________________
CT = Conservacioacuten Total M = Microfilmacioacuten
E = Eliminacioacuten S = Seleccioacuten Fecha _____________________________
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la
institucioacuten
Productora o al
iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los
momentos
Se evaluacutean para dar un
plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en
desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal Contable y
fiscal
De traacutemite de vigencia y de
plazo precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia
y muestra complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
FORMATO TVDARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA _____________________________________________ HOJA_________ DE ______
UNIDAD ADMINISTRATIVA ____________________________________________
CODIGO ASUNTOO
RETENCIOacuteN DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
Nordm SERIE CT E M S
CONVENCIONES Firma Aprobacioacuten _____________________
CT = Conservacioacuten Total M = Microfilmacioacuten
E = Eliminacioacuten S = Seleccioacuten Fecha _____________________________
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la
institucioacuten
Productora o al
iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los
momentos
Se evaluacutean para dar un
plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en
desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal Contable y
fiscal
De traacutemite de vigencia y de
plazo precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia
y muestra complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Republica de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la
institucioacuten
Productora o al
iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los
momentos
Se evaluacutean para dar un
plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en
desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal Contable y
fiscal
De traacutemite de vigencia y de
plazo precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia
y muestra complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la
institucioacuten
Productora o al
iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los
momentos
Se evaluacutean para dar un
plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en
desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal Contable y
fiscal
De traacutemite de vigencia y de
plazo precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia
y muestra complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
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DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
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Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la
institucioacuten
Productora o al
iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los
momentos
Se evaluacutean para dar un
plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en
desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal Contable y
fiscal
De traacutemite de vigencia y de
plazo precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia
y muestra complementaria)
Destruccioacuten
Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
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OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
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DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
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Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
bull UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
bull TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
ORGANIGRAMA MODELO
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
PROCESO ORGANIZACIOacuteN DE FONDOS ACUMULADOS
(Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nacioacuten)
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
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SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
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Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Diagnoacutestico
bull Locales de Archivo
bull Entorno
bull Mobiliario
bull Instrumentos de Descripcioacuten
bull Estado de Conservacioacuten Documentos
bull Volumen Documental
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Plan de Trabajo
bull 1ordm compilacioacuten de informacioacuten institucional
Normas relativas a la creacioacuten y cambios
estructurales de la entidad (Decretos Acuerdos)
Manuales de procedimientos
Funciones de las dependencias
Organigramas
Manuales de Funciones
Testimonios
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
RECOLECCIOacuteN DE ARCHIVOS
SEDES
REPOSITORIOS
FONDOS
SECCIONES
PROCESOS DE CONSERVACIOacuteN
bull Evaluacioacuten Estado de
conservacioacuten
bull Desafectacioacuten
bull Intervencioacuten
bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupacioacuten documental (fondo seccioacuten y subseccioacuten) de acuerdo con la estructura orgaacutenico-
funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
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bull Eliminacioacuten
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
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funcional de la entidad
CONCEJO
MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
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PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
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HACIENDA
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UMATA
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SOCIAL
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EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
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PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
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Municipal
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General y de
Gobierno
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Policiacutea
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funcional de la entidad
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MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
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GENERAL Y
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DE POLICIacuteA
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SECRETARIA
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SOCIAL
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CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
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PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
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PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
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HACIENDA
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UMATA
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SOCIAL
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EDUCACIOacuteN
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CASA DE
LA CULTURA
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PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
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Municipal
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Gobierno
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MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
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DE BIENESTAR
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EDUCACIOacuteN
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LA CULTURA
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PLANEACIOacuteN
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Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
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Policiacutea
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CONCEJO
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PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
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GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteAUNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
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DE POLICIacuteA
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COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
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EDUCACIOacuteN
241
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LA CULTURA
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PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
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FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
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Municipal
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General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
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Nepomuceno Reyes carrero
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Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CONCEJO
MUNICIPAL
100
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
DESPACHO
ALCALDIacuteA
200
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARIacuteA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
211
COMISARIacuteA
DE FAMILIA
212UNIDAD
DE SALUD
243
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERIacuteA
221UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
250
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
CODIFICACION
FONDO SECCIOacuteN SUBSECCIOacuteN
200 - 210 - 211 -
Alcaldiacutea
Municipal
Secretariacutea
General y de
Gobierno
Inspeccioacuten de
Policiacutea
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
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DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
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Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
ORDENACIOacuteN DOCUMENTAL
Los documentos previamente clasificados seordenaraacuten teniendo en cuenta las unidadesdocumentales al interior de cada asunto oserie y tambieacuten los documentos al interior decada unidad de conservacioacuten (carpetaslegajos tomos libros entre otros)correspondientes a las diferentes unidadesadministrativas
PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
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DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
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Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
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GRACIAS
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OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101 PROCESO DISCIPLINARIO DE
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
10101PROCESO DISCIPLINARIO DE
Eustacio Rodriacutegues
2004-04-28 - _______________
CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
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DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
DIVISION DE LEYES
Transferencia Primaria
PROYECTOS DE LEY
1 31001 Proyecto de Ley General de Arch 99-10-2599-12-15 X 198 Papel Bajo
2 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-01-1000-06-23 X 216 Papel Bajo
3 31001 Proyecto de Ley General de Arch 00-07-0500-11-19 X 258 Papel Bajo
SENADO DE LA REPUBLICA - DIVISIOacuteN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Seleccioacuten
Eliminacioacuten
Microfilmacioacuten
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
Conservacioacuten Total
Transferencias secundarias
GRACIAS
GRACIAS
