Trabajando en Excel Funciones básicas Excel está hecho para ayudarnos en las labores cotidianas de registros de datos en cualquier actividad administrativa laboral. Para utilizar una función se debe escribir en la celda: =NOMBRE_DE_LA_FUNCION() Podrá ver que el contenido de la fórmula o cualquier dato de una celda aparece en la barra de fórmulas. Veremos algunas funciones que son básicas para el uso de una planilla. Estas tienen la característica de utilizar celdas en distintas posiciones (número1/valor1;número2/valor2;...), o, usar un rango (número1/valor1:númeroN/valorN):

• SUMA(): Suma todos los números de un rango de celdas. Número es un valor desde 1 a 255 números que se desea sumar. Los valores lógicos y el texto se omiten en las celdas, incluso si están escritos como argumentos.

• CONTAR(): Cuenta la cantidad de números que hay en las celdas que se le definen. Los valores utilizados son de 1 a 255 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero solo se cuentan los números.

• MIN(): Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto.. Los números utilizados son de 1 a 255 números, celdas vacías, valores lógicos o números en forma de texto, para los cuales desea obtener el mínimo.

• MAX(): Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto.. Los números utilizados son de 1 a 255 números, celdas vacías, valores lógicos o números en forma de texto, para los cuales desea obtener el máximo.

• PROMEDIO(): Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos seleccionados, los cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números.

Los números son entre 1 y 255, y corresponde a argumentos numéricos de los que se desea obtener el promedio.

Validación de datos

De manera predeterminada, las celdas de están listas para recibir cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de las fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.

En el ejemplo, como NA no es una fecha válida, la celda que calcula la edad no puede obtener el resultado correcto. Este tipo de error se puede evitar si a las celdas que poseen fechas, las validamos para que sólo acepten datos con formato de fecha.

Para hacer validación, seleccionamos una celda, o un rango, y vamos al menú Datos -> Validación de Datos.

Para el ejemplo de las fechas, colocamos que sólo se acepten Fechas en las celdas.

Ejercicio: Revise las otras opciones de validación y pruebe qué se puede agregar en la configuración de la validación.

Filtro de Datos Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones. Esto es útil cuando tenemos muchas filas de datos y queremos unas en particular.

Por ejemplo, en la siguiente tabla queremos filtrar a aquellos alumnos que son de la V región. ¿Cómo filtrar?

Para crear el Filtro debemos seleccionar las cabeceras de las columnas a las que queremos aplicar filtro. En el ejemplo sería a Alumnos y Región. Posteriormente vamos a Datos -> Filtro

Posteriormente seleccionamos en el filtro de la cabecera que nos interesa, en este caso Región, quitamos la selección de todos, y seleccionamos sólo V (V región).

Esta es una herramienta muy poderosa, sobretodo al filtrar montos de dinero muy altos. Se puede agregar rangos en los que se desea ver un resultado.

Sugerencia: Pruebe filtros con valores numéricos altos y vea su utilidad. ¿De qué le sirve esto a un administrativo? Discuta.