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Software Administrativo
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República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez
Núcleo – Barquisimeto
UNIDAD IV
PROCESAMIENTO DE DATOS
Integrantes:
Danixon Alvarado
Diego Valero
Roberth Pérez
Sofia Muñoz
Mayckell L.
Int. Procesamiento de Datos
Sección “A”
Prof. Blanca Torrealba
Introducción
En toda organización es necesario que el área de procesamiento de datos
esté reforzada, para poder tener una mejor recolección y manipulación de la
información que como empresa se obtiene, para tener un mayor control,
organización y planificación dentro de la misma.
Con lo anteriormente dicho es sugerente que toda empresa según sea su
actividad y si es necesario tenga un software para poder tener un
procesamiento de datos eficaz, para tener un orden en la información
obtenida, y tomar decisiones que sea favorables para la empresa.
Por tal motivo, a continuación estudiaremos el Software utilizado por la
Empresa S K Lubrications Centro Occidente C.A., la cual se dedica a la
venta de lubricantes, antifricciones para motores y reestructurador de
motores y cajas. A medida que pueda leer dicho informe estaremos
conociendo cual es el software utilizado para el procesamiento de datos de
dicha empresa, ya que el conocimiento de esta información es importante
para la captura de datos que son necesarios para el progreso de esta
organización.
Empresa S K Lubrications Centro Occidente C.A.
En 2009, un grupo de personas, unieron sus ideas y decidieron fundar una
empresa de distribución de antifricciones para motores y reestructurador de
motores y cajas llamada S K LUBRICATIONS CENTRO OCCIDENTE C.A
En sus Inicios fueron encargados de la distribución de los productos Super
Kote y Resurs; adquiriendo toda la preparación para la distribución y
consolidarse como el rubro más importante de la empresa. A partir del año
2011 incorporando a su cartera de distribución de productos de importación,
también líneas de producción nacionales como los Lubricantes de alto
Rendimiento TAMKO con unos 50 años en Venezuela; incluyendo todos los
aditivos, grasas; y demás productos de tan extensa línea. Igualmente ese
mismo año distribuyendo bases para cajas y para motor de la empresa
Troquelados Metálicos Carabobo (TROMECA) que cuenta con más de 35
años trabajando por Venezuela.
La empresa cuenta actualmente con un número de ejecutivos de
ventas especializados y capacitados para la asesoría y atención de la
cartera de comercios de detal y mayoristas que son atendidos. Durante los
2 años que tiene la distribuidora en el mercado, han surgido competidores
para luego desaparecer, en cambio seguimos en marcha, pensando
siempre en el bienestar del país. En la actualidad nos mantenemos
líderes, la razón de esto se simplifica en la experiencia y responsabilidad
que tenemos a la hora de entregar los productos a nuestros clientes.
Actualmente como gran legado dedicamos el mayor tiempo y esfuerzo
para perfeccionar nuevos sistemas de ventas y atención personalizada para
satisfacer las diferentes necesidades de los consumidores. En general
ocurren cambios positivos constantes, estamos en capacidad de crecer al
igual que presentar soluciones prácticas a los problemas que se planteen.
Con una sofisticada armonía con las diferentes etapas que intervienen
en proceso de la venta, la empresa ha estructurado un equipo
interdisciplinario para implementar y mantener un sistema de
mercadeo, que permite responder en forma efectiva y eficiente los
requerimientos del cliente. S K Lubrications Centro Occidente C.A,
garantiza la distribución y despacho de los productos que representa, y
todas las condiciones técnicas que deben cumplir los agregados que
intervienen en la formación de los comercios para complacer las
exigencias del consumidor final. Está ubicada en Barquisimeto, Estado
Lara en el Municipio Palavecino en Cabudare Urbanización Valle Hondo.
MISIÓN: S K Lubrications Centro Occidente C.A es una distribuidora
integrada con un equipo de ejecutivos, comprometidos, positivos, exitosos,
perseverantes y determinados en avanzar hacia el logro de sus objetivos;
tales como la comercialización de lubricantes y antifricciones de alta calidad.
Estamos resueltos a mantener una excelente relación con los clientes
utilizando los mejores precios y una distribución eficaz.
VISIÓN: Ser una empresa referente en el mercado de lubricantes y
antifricciones con la mayor eficiencia en cuanto al servicio, marketing y
calidad en la distribución de los productos que representamos, agregando un
valor a la cadena de comercialización para ofrecer la oportunidad de crecer y
desarrollarse a todos nuestros colaboradores.
Organización y Estructura de la Empresa
GERENCIA
ASESORIA LEGAL
VICEGERENTE CONTROL DE GESTION
JEFE DE INVESTIGACIONES
MARKETIN COMERCIAL
UNIDAD DE GESTION
FINANCIERA
UNIDAD DE GESTION HUMANA
DISTRIBUCIÓN Y
DESPACHO
Diferentes Procesamiento de Datos que Realizan de Manera
Automatizada
El procesamiento de datos consiste en transformar un conjunto de datos de
entrada en información de salida y almacenar tales datos para uso posterior.
El procesamiento de datos posee dos actividades que están relacionadas
Procesamiento de transacción: es el procesamiento de un evento o
acontecimiento que ocurre dentro o en el entorno donde se
desenvuelve la organización.
En S K Lubrications C.A., encontramos este procesamiento cuando
registramos datos de clientes nuevos o buscamos clientes, también cuando
se está anexando información de mercancía recibida por proveedores.
Decimos esto porque se captura os datos necesarios según sea el caso,
para luego clasificar y ordenar estos datos, generando cálculos cómo lo es
en el caso de la el inventario de mercancía donde se refleja cuanto es la
cantidad de productos que se encuentra en existencia. Se dice que genera
un resumen debido a que la información que se requiere esta condensada
Procesamiento de información: procesamiento de datos con la
finalidad de producir información a individuos que deban tomar
decisiones en un momento dado.
En cuando el procesamiento de información lo encontramos cuando se hace
la facturación, debido a que esta función selecciona un cliente para realizar
una reducción donde los se muestra todo la información de clientes y
mercancía despachada en la factura que seria la presentación y distribución
de el procesamiento de la información.
Especificar Software empleado para Procesamiento de Datos
Es un programa informático específico, llamado Valery, para ser usado en el
área de administración de una empresa, en el mismo se realiza el
almacenamiento de datos de productos que tiene la empresa, así como la
cartera de clientes de la misma, dicho programa almacena la información de
los productos que se encuentran en disponibles y a medida que se son
despachados los resta automáticamente.
Así como también tiene la posibilidad de procesar datos de los vendedores y
diferentes proveedores de la empresa, para tener un equilibrio y orden en la
información que se obtiene.
Este software puede ser utilizado en un sistema operativo libre o específico,
en esta empresa es utilizado el Windows. El procesamiento de
almacenamiento automatizado que se usa en este sistema es el de
transacción
Selección del Procesamiento de Datos, Área o Departamento
Responsable, Detalles u Opciones del Software Utilizado
El Procesamiento de Datos del Sistema Valery consiste en la recolección de
datos de entrada, para almacenarla y luego generar un uso posterior y así
poder adquirir una información de salida.
La actividad relacionada con este sistema es de Procesamiento de
Transacción el cual se encarga del procesamiento de un evento o
acontecimiento que ocurre dentro de una organización, en S K Lubrications
Centro Occidente se obtiene la información de la mercancía recibida por
proveedores, y la despachada por los vendedores de la empresa y lo que se
encuentra en existencia del inventario, Valery realiza el debido ordenamiento
de todos estos datos, para luego reflejar la información que requiere el
perceptor.
El departamento que está en cargado del manejo del Sistema Valery, en S k
Lubrications Centro Occidente C.A., es Administración, en el mismo hay una
especialista de informática, quien está encargada del manejo de dicho
programa, aunque se debe acotar que la mayoría de los trabajadores de esta
área conocen el manejo básico del dicho software.
Con respecto a los detalles u opciones del software nos encontramos con la
pantalla principal la cual proporciona diferentes opciones donde podemos
registrar datos, por ejemplo de clientes, proveedores, vendedores,
departamentos, inventarios, ventas, etc.
Por otro lado, otra opción de importancia es el de facturación donde se
encuentra reflejado todas las operaciones de facturas que sean requeridas
en la empresa.
Enfoque y Modalidad Empleada
El enfoque que tiene esta empresa esta centralizado ya que existe un
computador central que lleva toda la base de datos del sistema de
información de manera automatizada; esto quiere decir que este sistema solo
se encuentra en un solo computador en esta organización, generando esto
una desventaja en la cual en el momento de no funcionar esta computadora
se paraliza el procesamiento de datos en esta organización de manera
automatizada.
En cuanto a la modalidad utilizada es la de Procesamiento en línea o tiempo
real ya que responde de manera inmediata las transacciones del usuario,
según va entrando a la computadora, sin demora y obteniendo una respuesta
instantánea, requiriendo archivos de método directo el cual es utilizado para
localizar un registro, un índice es una lista de las claves de registro que
contiene todos los registros del archivo y sus localizaciones.
Esquema Procesamiento de Datos
(Datos de Entrada, Actividades del Procesamiento de Datos Presente,
Datos almacenados, Información que se Genera)
Esquema
Almacenamiento de Datos
Datos Capturados Procesamiento Salida de Información
Datos de Clientes
Datos de Vendedores
Datos de Proveedores
Mercancía en Existencia
Datos Clientes: Nombre, código asignado, dirección, rif, teléfono, cual es el vendedor responsable.
Datos del Vendedor
Datos de Proveedores: nombre de la empresa y mercancía que
despacha
Mercancía: nombre de productos código, y existencia
Reportes de Compras, ventas, listado de clientes, productos en existencia,
vendedores y proveedores
En cuanto a los reportes que se pueden generar escritos en el esquema
realizado, explicaremos el de lista de clientes y lista de productos. En el
reporte de lista de clientes encontraremos información como el nombre del
cliente o la empresa a quien se le distribuye, el código con el cual ha sido
registrada la empresa en el sistema, y el contacto. Siguiendo con la lista de
producto en la misma se ve reflejada el nombre y referencia del producto, el
código asignado para cada uno y la existencia que tiene en el inventario. En
los anexos de este trabajo podrá observar cuales son estas listas.
Los datos de entrada solicitados en este software, dependen de la
información que se quiera almacenar, ya que podemos almacenar clientes,
vendedores o proveedores, en caso de los clientes serán almacenados datos
como nombre, dirección, teléfono, rif, vendedor por el cual fue atendido. Por
otro lado si es vendedor se pondrá a que cliente está atendiendo así como
las ventas realizadas, para finalizar señalaremos que en cuestión de los
datos de proveedores se coloca el nombre de la empresa y la mercancía.
Las actividades de procesamiento de datos que se encuentra presente son
el de transacción y información el primero se encarga de obtención de
capturar los datos clasificarlos, ordenarlos y para finalizar generar una
información en resumen, pasando así a el procesamiento de información que
hace que toda la información recogida se haga una presentación para ser
distribuida. Para las actividades del procesamiento de datos presente es
indispensable tener como unidades de entrada teclado, ratón, con el objeto
de ingresar los datos solicitados; para el almacenamiento de datos el CPU y
como unidades de salida impresora y monitor, la impresora para tener de
manera física los datos, y facturación y el monitos para poder ser reflejada de
manera digital.
Los datos que almacena el Sistema Valery solo son aquellos Datos de
identificación de clientes, vendedores, productos y proveedores. Dichos
datos pueden ser alfanuméricos y especiales. La información que genera es
de exactitud ya que permite conocer la información precisa, de forma porque
se presenta de manera cualitativa, de alcance debido a que tiene una
cobertura de los datos representados, de horizonte ayuda a conocer la
información del pasado, presente y la que puede ser proyectada, de
relevancia tiene un alto grado de satisfacción y utilidad y de oportunidad.la
información la podemos tener disponible para el momento que se necesite.
Considerar reportes, informes o listado que se genera como salida y
explique su uso
Facturación Impresa: lo podemos considerar como información que se
genera de salida por que en la misma ya tenemos reflejado todos los
datos del cliente, como lo comprado incluso si tuvo descuentos y
cuanto IVA pagó por su compra.
Lista de clientes: esta lista es considera como de salida ya que al
momento de buscar un cliente en el sistema solo se busca en lista de
datos almacenados con el código del cliente y se ve reflejado en el
monitor.
Lista de Productos: esta lista refleja todos los productos que ofrece la
empresa y que estén en existencia, al igual que la lista de clientes
esta se ve reflejada de manera rápida en el monitor
Importancia de Procesamiento de Datos Seleccionado para la
Organización
Ayuda al registro y orden de todos los datos y transacciones que tiene la
empresa, ayudando a facilitar la búsqueda de datos e información que se
requiera en cuanto a clientes y productos de manera rápida, así como a la
toma de decisiones.
Observación encontrada en el procesamiento de datos seleccionado y
recomendaciones consideradas
Consideramos que la observación más importante es que no debe tener un
enfoque centralizado, dando como recomendación que debería de tener más
equipos con este sistema, y un respaldo físico en caso de que pueda existir
alguna falla en el sistema; sugiriendo que cambien a un enfoque distribuido
en la cual las computadoras se encuentren distribuidas en unidades
diferentes de la organización e interconectadas entre sí a través del
computador central, las funciones generales del procesamiento de datos se
dispersan a lo largo de la organización en los grupos de unidades
funcionales, de manera tal que el procesamiento se ejecute localmente y la
información resumida se comunique desde los otros computadores hacia el
central para su revisión.
Por consiguiente, capacitar a todos los empleados de manera profunda con
este sistema, es decir, que todos lo puedan conocer a fondo para así poder
trabajar de manera más rápida y cumplir con la recomendación antes
mencionada de cambiar a un enfoque distribuido.
Responsable del mantenimiento del software que se emplea en el
procesamiento de datos seleccionado
Quien es responsable del mantenimiento del Sistema Valery en esta
organización en el procesamiento de datos es una persona con
conocimientos universitarios en cuanto a la informática y este sistema
elegido por la empresa, esta persona fue elegida por los gerentes de la
empresa para introducir este sistema en la empresa, hacerlo funcionar,
capacitar a los empleados y realizar el mantenimiento del mismo.
ANEXOS
Logo de la Empresa
Logo sistema Administrativo Valery
Pantalla Principal
Pantalla Registro de Cliente
Pantalla de Lista de Clientes
Pantalla de Lista de Productos
Pantalla de Facturación
Pantalla Cuando se realiza facturación
Lista de Clientes
Lista de Productos
Conclusión
Dentro de la administración es importante que cada empresa tenga un
sistema de procesamiento de datos que sea eficaz, para que así la empresa
pueda sacar el mayor provecho a toda la información que recolecte, tomando
decisiones acertadas, para tener una empresa de éxito.
Por lo anterior aprendido en cuanto a un sistema de procesamiento de datos
que podemos conocer es importante que sepamos utilizarlo y conocer como
es su funcionamiento.
Como grupo esperamos que el trabajo haya cumplido con sus expectativas,
así como nosotros logramos obtener una experiencia nueva que nos servirá
como futuros administradores de este país
