UNIVERSIDAD NUEVA SAN SALVADOR

“LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL”

PARA SER PRESENTADO EN CATEDRA TEORIA ADMINISTRATIVA II.

POR

RONNY IVAN YANES

DOCENTE:

LICDO. JOSÉ RAMÓN ARÁUZ.

Martes 04 de septiembre de 2012.

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INDICE

INTRODUCCIÓN. ..........................................................................................................................2 1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL ........................................................................................3 1.1. CONCEPTO............................................................................................................................3 2. CLASIFICACION DE LAS COMUNICACIONES ORGANIZACIONALES .............................................3 2.1 COMUNICACIONES ORGANIZACIONALES ...............................................................................3

2.1.1. COMUNICACIONES VERTICALES .....................................................................................3 2.1.2. COMUNICACIONES HORIZONTALES................................................................................4 2.1.3. COMUNICACIONES OBLICUAS ........................................................................................4 2.1.4. COMUNICACIONES EXTERNAS........................................................................................4

2.2. SEGÚN EL CANAL ..................................................................................................................5 2.2.1. COMUNICACIONES FORMALES.......................................................................................5 2.2.2. COMUNICACIONES INFORMALES ...................................................................................5

2.3. SEGÚN LA DIRECCIÓN SEGUIDA ............................................................................................5 2.3.1. COMUNICACIONES DESCENDENTES ...............................................................................6 2.3.2. COMUNICACIONES ASCENDENTES .................................................................................6

3. CARACTERISTICA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL ...................................................7 4. FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN ..............................................................8 5. OTRAS CLASIFICACIONES Y/O TIPOS DE COMUNICACIÓN ........................................................9 5.1 COMUNICACIÓN DESCENDENTE ............................................................................................9 5.2 COMUNICACIÓN ASCENDENTE ............................................................................................ 10 5.3 COMUNICACIÓN CRUZADA..................................................................................................11 5.4 LA COMUNICACIÓN ESCRITA, ORAL Y NO VERBAL................................................................ 12 6. CONCLUSIÓN ......................................................................................................................... 15 7. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 16

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INTRODUCCIÓN.

La comunicación es un elemento de gran importancia de las relaciones humanas, el ser humano

por naturaleza, necesita relacionarse con otras personas para poder satisfacer sus necesidades

de afecto y socialización, y esto lo logra a través de diversos medios de comunicación.

La presente investigación, pretende adentrar al lector, en el amplio ámbito de la comunicación

organizacional. Es sabido por todos nosotros, y si no con las palabras textuales, por lo menos en

esencia, que la comunicación es el proceso mediante el cual, una persona transmite

información a otra persona, y es el objetivo de toda comunicación; en el caso de las empresas

en particular la transmisión de información es una actividad diaria y de gran importancia, es por

ello que existe la “comunicación organizacional”. Generalmente en esta temática surgen

obstáculos o barreras que impiden el correcto proceso de transmisión de datos empresariales,

personales u organizacionales.

COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.

Las organizaciones hoy en día necesitan mantenerse actualizadas, cumpliendo tendencias e

innovando en productos y servicios lo cual permite su permanencia en el mercado con el

dinamismo correspondiente de las empresas altamente efectivas; y de esta forma cumplir con

las demandas de los mercados actuales. Para eso es necesario comprometerse a nivel

corporativo que permita darle el valor que realmente se debe a los procesos vitales de

comunicación de las empresas que le permiten alcanzar los objetivos institucionales y ser

competitivos en relación a las demás organizaciones.

La comunicación organizacional es una importante herramienta de mucho aporte laboral en la

actualidad que da lugar a la transmisión de la información dentro de las organizaciones para

identificar los requerimientos y logros de la organización y los colaboradores de la misma. La

comunicación organizacional llega a permitir el conocimiento de los recursos humanos, su

desarrollo en la empresa, productividad en los departamentos de trabajo.

La principal finalidad de la comunicación organizacional es primordial para alcanzar los objetivos

institucionales; elementos que en conjunto dan pasó al desarrollo organizacional y de los

colaboradores que se van preparando para alcanzar su mejor desempeño en los mercados.

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1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.

1.1 CONCEPTO.

La comunicación organizacional se entiende, según Carlos Fernández Collado, como: "Un

conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se

dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en

las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo

ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos".

2. CLASIFICACION DE LAS COMUNICACIONES ORGANIZACIONALES.

Las comunicaciones organizacionales pueden clasificarse según distintos criterios.

2.1 COMUNICACIONES ORGANIZACIONALES.

SEGÚN LOS SUJETOS ACTIVOS Y PASIVOS.

2.1.1. COMUNICACIONES VERTICALES.

Son las que tienen lugar entre los distintos niveles de la escala jerárquica utilizando los canales

constituidos por la estructura organizativa. Pueden ser ascendentes o descendentes.

Las comunicaciones verticales descendentes constituyen el tipo de comunicación más extendido

y sus instrumentos son las órdenes, reglamentos, informaciones de carácter general destinadas

a facilitar el trabajo y la integración del empleado en el organismo.

Mensajes de autoridad para ser "difundidos"

Declaraciones sobre la filosofía de la organización

Diseño de las instalaciones

Instrucciones impartidas por la dirección

Comunicación de premios y castigos

Leyendas y anécdotas del personal jerárquico

Formas de reacción ante las situaciones críticas

Formas de reclutamiento del personal

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Diseño de las estructuras organizativas

Sistemas de información

Estilos de relación comunicativa

Las comunicaciones verticales ascendentes van desde la base a la cumbre

llevando informes ejecución del trabajo y la marcha de la unidad organizativa, ideas,

sugerencias, solicitudes de aclaración, reacciones ante las órdenes e instrucciones recibidas, etc.

Se trata de un medio útil para tener información preventiva sobre las decisiones a tomar,

reducir la distancia entre dos puntos de vista diferentes y obtener datos útiles sobre

la eficacia de la gestión. El flujo ascendente casi con frecuencia se ignora o recibe poca

importancia.

2.1.2- COMUNICACIONES HORIZONTALES.

Llamadas también laterales, son las que existen dentro de una organización entre las personas

pertenecientes a un mismo nivel jerárquico. Este tipo de comunicación atraviesa la línea

jerárquica, es decir, se transmite sin que sea necesario utilizar los canales formales de autoridad,

primero en sentido ascendente y luego descendente. Agilizan el funcionamiento de

la estructura organizativa.

Generalmente la información horizontal está constituida por los informes y diversos contactos

que se establecen entre los ejecutivos o el personal de un mismo nivel jerárquico, pero de

diferentes departamentos. Abarca juntas, consejos, mesas redondas, asambleas, etc.

2.1.3.- COMUNICACIONES OBLICUAS.

Se verifican cuando un jefe debe entrar directamente en relaciones con los subalternos

jerárquicos de otro jefe. Permiten ganar tiempo, evitando una línea jerárquica excesivamente

larga y complicada, pero debería recurrirse a este tipo de comunicación sólo en casos extremos,

ya que puede provocar conflictos de competencia.

2.1.4.- COMUNICACIONES EXTERNAS.

Tienen lugar entre los organismos y el ambiente exterior (personas, grupos, otros

organismos, sindicatos, etc.)

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2.2. SEGÚN EL CANAL.

Respecto del canal utilizado por el mensaje, las comunicaciones se clasifican en formales e

informales.

La organización formal es el estado de las relaciones individuales establecidas por la delegación

de la autoridad, responsabilidad y asignación defunciones. La organización informal es

el estado de las relaciones establecidas por las interacciones sociales entre individuos en una

situación particular.

2.2.1.- COMUNICACIONES FORMALES.

Tienen lugar a través de una serie de canales y de medios convenientemente dispuestos a tal fin,

cuya existencia y modalidad de funcionamiento se ponen en conocimiento de todos. Su fin

principal es hacer llegar información donde sea necesario y en el momento más conveniente,

con el fin de conservar y mejorar la eficiencia de la estructura organizativa.

2.2.2.- COMUNICACIONES INFORMALES.

No se sirve de los canales establecidos y son directas, rápidas, espontáneas y flexibles, gozando

de un elevado grado de credulidad entre sus receptores. Pueden llevar informaciones

distorsionadas y murmuraciones y existen debido a los intereses personales y de grupo de los

individuos. Su modalidad más representativa es el rumor.

El jefe departamental puede utilizarla para conocer los temas y los problemas en torno a los

cuales se centren los intereses de sus subordinados; para conocer las esperanzas, temores,

rumores difundidos tanto entre sus subordinados como entre otros miembros del organismo y

para estar informados sobre las interpretaciones dadas a sus órdenes, instrucciones

y comportamiento.

2.3. SEGÚN LA DIRECCIÓN SEGUIDA.

Se clasifican en ascendentes y descendentes. Estos términos se refieren a la concepción que

considera a la organización estructurada en pirámide, en cuya base está casi todo el personal y

en cuyo vértice está la conducción superior.

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2.3.1.- COMUNICACIONES DESCENDENTES.

Se desplazan del nivel superior a un nivel administrativo inferior. Regulan el desarrollo de la vida

de la organización, lo coordinan y dirigen.

Las comunicaciones verticales descendentes son:

Órdenes: Consecuencia de las etapas del proceso administrativo.

Instrucciones: emanan de un jefe y precisa la forma de cómo se debe hacer algo. Se incluyen

las políticas, las reglas y las informaciones.

2.3.2.- COMUNICACIONES ASCENDENTES.

Se mueve de un nivel inferior a otro superior. Se basa en la doble urgencia que

toda persona siente de expresarse y en la necesidad de que el jefe obtenga información sobre

los intereses y tareas del empleado.

La comunicación en y de las organizaciones puede tener características en muchos casos

similares sean estas internas o externas, según se puede analizar en el siguiente cuadro

comparativo:

-Comunicación en y de las organizaciones

- Comunicación interna =endógena Comunicación externa = exógena

- Planificada Planificada

- Deliberada Deliberada

- Consciente Inconsciente

- Directa Mediada

- Individual Grupal

- Vertical Horizontal

- Fonológica Dialógica

- Verbal No verbal

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- Monosémica Polisémica

- Explícitas No explícitas

- Formales Informales

-Individual

-Grupal

Indirecta

(Mediada: no cara a cara)

-Individual,

-Grupal

-Bajo soportes: Teléfono, fax, TV, radio, publicaciones institucionales, web, etc

3. CARACTERISTICA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.

Porque permite crear consciente y planificadamente las condiciones comunicacionales que

mejoren la productividad y la competitividad de su organización, logrando que el flujo de

intercambios de información tenga las siguientes características:

Claridad, Precisión, Flexibilidad, Oportunidad, Comprensibilidad, Autocorregibilidad.

Otras características serian:

ABIERTA: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior; ésta hace referencia al medio

más usado por la organización para enviar mensajes tanto al público interno como externo.

EVOLUTIVA: Hace énfasis a la comunicación imprevista que se genera dentro de una

organización.

FLEXIBLE: Permite una comunicación oportuna entre lo formal e informal.

MULTIDIRECCIONAL: Esta maneja la comunicación de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba,

transversal, interna, externa entre otras.

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INSTRUMENTADA: Utiliza herramientas, soportes, dispositivos; porque hoy en día muchas

organizaciones están funcionando mal, debido a que las informaciones que circulan dentro de

ella no llegan en el momento adecuado ni utilizan las estructuras apropiadas para que la

comunicación sea efectiva.

De tal manera que su empresa u organismo pueda ser:

Adaptable, Autodidacta, Social y ecológicamente responsable, Cada día mejor para sus clientes,

y sobre todo

4. FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN.

Dentro de una empresa es indispensable que la comunicación fluya en distintas vías, desde

un nivel jerárquico menor a uno más alto, así como hacia los niveles jerárquicos de los lados.

Normalmente se había contemplado con mayor fuerza a la comunicación de forma descendente,

pero en la actualidad se conoce ampliamente que, en caso de que en la organización solamente

fluya la información del nivel jerárquico superior a uno inferior, existirán problemas de

comunicación de gran impacto en la organización. En términos generales para que la

comunicación sea eficaz en la empresa, es importante que surja del empleado, es decir,

comunicación de forma ascendente. No hay que olvidar la importancia del flujo horizontal en la

comunicación, esto sucede cuando los involucrados pertenecen a un mismo nivel de jerarquía o

similar; así como también existe la comunicación diagonal (se presenta entre los trabajadores

de distintos niveles jerárquicos, aún sin que haya una dependencia entre departamentos o

niveles).

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Flujo de la comunicación.

5. OTRAS CLASIFICACIONES Y/O TIPOS DE COMUNICACIÓN.

5.1 COMUNICACIÓN DESCENDENTE.

Este tipo de comunicación se presenta en los niveles jerárquicos altos y con dirección específica

hacia los niveles de jerarquía inferior, generalmente esta comunicación se presenta en las

organizaciones cuya autoridad es centralizada y sumamente autoritaria.

Dentro de la comunicación descendente los principales medios utilizados para el proceso de

comunicación están vía mando (instrucciones de forma oral al personal) se presenta: a través de

los discursos, reunión con el personal, vía telefónica. En cuanto a la comunicación vía escrita los

medios más utilizados son:

• Memorándum

• Cartas

• Informes

• Manual de operaciones

• Folletos

• Reportes, entre muchas más.

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Una de las características principales de este tipo de información es el hecho de que la

información se vuelve difusa y dispersa conforme va descendiendo en la línea de mando y de los

niveles jerárquicos. Además el hecho de que una administración de a conocer y solicite el

cumplimiento de políticas de trabajo o procedimientos, no existe una garantía para el

cumplimiento y logro de los mismos; ya sea por fallas en la comunicación, situaciones

imprevistas que alteren los procesos, o simplemente por falta de disciplina de los empleados

involucrados. Ante estas circunstancias es indispensable la existencia de un sistema que

permita retroalimentar la información recibida.

Por último es importante señalar, que la información que se dirige de forma descendente en

una organización suele avanzar lentamente, trayendo como consecuencias tardanza en la

llegada de la información a su destino, creando situaciones de frustración a laadministración de

la empresa.

5.2 COMUNICACIÓN ASCENDENTE.

A diferencia de la comunicación ascendente, este tipo de comunicación organizacional se

presenta cuando los trabajadores (subordinados) transmiten información a sus jefes. Es decir,

esta información fluye de niveles inferiores a niveles de jerarquía superior. Desgraciadamente el

flujo de la información en esta vía de transmisión no siempre llega a los niveles más altos de

forma completa y objetiva, ya que conforme va ascendiendo la información los receptores van

mediando el impacto del contenido, sobre todo si se trata de informes o noticias negativas o no

esperadas por la gerencia o la administración. Esto se presenta comúnmente en las

organizaciones, cuando un operador no alcanza a cumplir las metas, o existen problemas que

afectan directamente la productividad, o generan conflictos en la empresa; es en estas

situaciones que los encargados de estas áreas de trabajo por temor, conveniencia, o respeto a

los niveles superiores de mando, no dan a conocer muchas veces datos reales de producción,

financieros, o de desempeño.

La comunicación ascendente es contraria a la descendente en el hecho de que mientras la

segunda es autoritaria, la primera (ascendente) se presenta en empresas cuyo ambiente y

proceso de comunicación permite la participación de los empleados y mantiene políticas

democráticas para la intervención de los mismos. Los medios más utilizados para la transmisión

de la información de forma ascendente son:

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• Reunión periódica

• Entrevista personalizada

• Círculo de Calidad

• Vía telefónica

• A través de encuestas

• Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la administración).

5.3 COMUNICACIÓN CRUZADA.

Dentro de este tipo de flujo de comunicación se considera a la información de dirección

horizontal (aquella que se presenta entre niveles similares de jerarquía dentro de la

organización) y el conocido “flujo diagonal” (el flujo diagonal se presenta cuando las partes que

intervienen en el proceso de comunicación forman parte de niveles jerárquicos diferentes y no

establecen una relación de dependencia entre ellas).

La finalidad principal de la comunicación cruzada es incrementar la velocidad en la

transmisión de la información, mejorar la comprensión de la información que se transmite y la

coordinación de los esfuerzos para lograr cumplir con los objetivos de la empresa. La

comunicación cruzada es muy común dentro de las organizaciones, ya que no siempre el flujo

de la información se dirige por las rutas normalmente establecidas en los organigramas.

En la actualidad las organizaciones hacen gran uso de la comunicación cruzada tanto oral como

escrita, con la principal finalidad de perfeccionar el flujo en dirección vertical de la información

dentro de las empresas.

También es importante recalcar que, debido a que la información en la empresa no siempre

sigue los flujos establecidos (en cuanto a niveles jerárquicos se refiere), es necesario proteger

dicha información ante los problemas u obstáculos de la información bajo las siguientes

premisas:

• El empleo de la comunicación debe presentarse cuando las necesidades de la empresa así lo

requieran.

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• Es indispensable que los empleados se abstengan de exceder los límites de autoridad

permitidos.

• Los empleados deben mantener al tanto, en cuanto a información se refiere, a sus jefes o

mando superior de las tareas cruzadas de alta importancia.

Lo anterior permite dejar en claro que un flujo de comunicación cruzada algunas ocasiones

pude desencadenar inconvenientes en la organización, por lo cual es importante cuiden este

tipo de flujo de información, que es indispensable dentro de las organizaciones por el ambiente

interno y externo complejo y con dinamismo en el mercado empresarial.

5.4 LA COMUNICACIÓN ESCRITA, ORAL Y NO VERBAL.

Cada tipo de comunicación tiene su función y ventaja dentro de la organización, y es por este

motivo que muchas veces las comunicaciones se emplean en grupo, haciendo uso de las

ventajas de cada una de ellas para la comunicación y complementarse entre ellas. Un ejemplo

claro está en el caso de las conferencias, donde se utiliza material escrito, videos, diapositivas, la

exposición del expositor; todo con la finalidad de que los asistentes comprendan de mejor

manera la información que se les está proporcionando.

COMUNICACIÓN ESCRITA.

La comunicación escrita se caracteriza por contar con mensajes claros, precisos, concretos y

correctos, y podemos estar seguros que el mensaje que estamos transmitiendo como emisores,

el receptor lo va a entender, tal cual.

Algunos ejemplos de comunicación escrita son (Pérez & Candale, 2010):

• Boletín interno. Maneja información especializada, para el interior y exterior de la

organización.

• Memorándum. Es el medio más usado, y ayuda al receptor (empleado) a recordar

instrucciones internas acerca de lo que debe realizar en la organización.

• Circular. Es un medio de comunicación interno, un escrito en que la Gerencia General o

Departamental comunica a todo el personal o una parte de la organización.

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• Convocatorias. Es un medio mediante el cual, la organización informa a sus empleados, o a la

comunidad, que existen vacantes para algún puesto laboral, o bien se abre algún concurso de

proyecto.

• Encuesta a los empleados. Este medio de comunicación tiene como propósito conocer las

opiniones de los empleados, sobre algún aspecto en cuestión.

La principal ventaja de la comunicación escrita es el hecho de que proporciona un registro,

referencia y protección legal de lo que se comunica, además de promover la aplicación

uniforme de procedimientos y normas que colaboran en la disminución de los costos de

comunicación, y además se puede cuidar con anticipación el contenido y contexto de la

información a transmitir.

En cuanto a desventajas se refiere se puede considerar, el alto gasto en cantidad de papeles

para la realización oficial de un mensaje escrito, no generar una retroalimentación de inmediato

y en muchas ocasiones suele manejarse mucho tiempo para la notificación de la recepción y

comprensión de la comunicación escrita.

COMUNICACIÓN ORAL.

La comunicación oral se presenta cuando se lleva a cabo una reunión de frente entre dos o más

personas, este es el caso de la plática de un administrador a su personal y se puede presentar

de manera formal o informal, así como puede estar sujeta a planeación o de forma espontánea.

La comunicación oral aunque es altamente utilizada dentro de una organización, la compresión

de la información transmitida no siempre es la deseada y/o esperada, debido a que influye de

gran manera en la interpretación que cada receptor le dé a la misma y del ambiente bajo el cual

se esté efectuando la comunicación, estos son muy comunes en la comunicación informal, sales

de tu departamento para dirigirte a otra oficina, y saludas a alguien o le das una indicación, este

es un vivo ejemplo de comunicación oral.

Algunos ejemplos de la comunicación oral son:

• Conferencias. Se expone algún tema en particular.

• Juntas y Asambleas. Se discute sobre algún tema en particular.

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• Videoconferencias. Nos comunicamos de un departamento a otro, que quizá se encuentra en

otra ciudad, con el fin de exponer la situación de nuestra área.

• Servicio telefónico. Se comunica de un área a otra por medio de llamadas, y regularmente es

para solicitar alguna información que se necesita para solucionar un problema, o bien,

complementar algún trabajo.

COMUNICACIÓN NO VERBAL.

Este tipo de comunicación se utiliza de muchas maneras en la organización, muchas veces como

complemento de lo que se dice, un ejemplo es cuando en una exposición los asistentes se dan

cuenta de las expresiones faciales y corporales del expositor, y aunque se maneje como una

comunicación de apoyo, muchas veces puede no ser así, como le transmitir inseguridad, falta de

conocimiento del tema o credibilidad.

Dentro de esta clasificación también se puede considerar los medios visuales de apoyo, los

cuales también tienen como objetivo retroalimentar lo que se dice.

Algunos ejemplos de medios visuales son (Pérez & Candale, 2010):

• Murales. En ellos se maneja información motivacional para el empleado, estos se deben

colocar en puntos estratégicos de la organización, para que puedan ser observados por los

empleados.

• Tablón de avisos. En ellos se colocan cuadros, gráficos, etcétera, y tiene por objetivo

sensibilizar a los empleados e informarlos acerca de algún aspecto en cuestión.

• Señalización. Mapa de las instalaciones, con el propósito que sepan ubicarse, y hacia dónde

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6. CONCLUSIÓN.

La comunicación organizacional es un factor importante para que la gestión empresarial se lleve

a cabo con éxito, el buen manejo de esta, puede hacer perdurar a la organización.

Es de vital importancia que se eviten o bien se sobrepasen las barreras que pueden existir por

parte del emisor o del receptor, dependiendo el papel que tomemos en el momento del

proceso de comunicación, así mismo, es importante que los integrantes de una organización

conozcan los canales y códigos, m

ediante los cuales se pueden expresar.

Existen diversos tipos de mensajes, los cuales deben ser empleados por cualquier miembro de la

organización, y preferentemente, se debe utilizar la comunicación formal, para que no haya

malentendidos, entre colaboradores y jefes, o bien jefes y clientes, que puedan llegar a dañar la

relación cliente- empresa.

Un mensaje expresado con claridad, en un ambiente y con un canal adecuado de comunicación,

será convertido en una acción por parte del receptor, por otro lado, un mensaje no claro,

impreciso y ambiguo, puede causar problemas en una organización.

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7. BIBLOGRAFÍA.

Alonso Munguía, E. G. (2006). Teoría de las Organizaciones. México: Umbral.

Andrade, H. (2005). Comunicación organizacional interna: procesos, disciplina y técnica. España:

Gesbiblo S.L.

Robbins, S. P. (2005). Administración. México: Prentice Hall.