MÓDULO 4. Fomentar el trabajo en equipo

Propietarios y mandos

intermedios4.2 Dirección y animación de reuniones

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4.2 Dirección y animación de reunionesPropietarios

y mandos intermedios

Objetivos- Tipos de reuniones

- Sintomatología de las reuniones

- Preparar una reunión de trabajo

- Conducir una reunión

- Técnicas para superar las situaciones difíciles

Módulo 4. Fomentar el trabajo en equipo

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y mandos intermedios

Módulo 4. Fomentar el trabajo en equipo

Una reunión es un proceso de comunicación por medio del cual se pretende conseguir unos objetivos contando con personas en interacción y con

papeles diferenciados.

DEFINICIÓN

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y mandos intermedios

Módulo 4. Fomentar el trabajo en equipo

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y mandos intermedios

Módulo 4. Fomentar el trabajo en equipo

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Módulo 4. Fomentar el trabajo en equipo

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Módulo 4. Fomentar el trabajo en equipo

1.- Si el asunto se puede resolver por teléfono.

2.- Si el mensaje se puede comunicar por escrito (informe...).

3.- Si los asistentes no están suficientemente preparados.

4.- Si las personas clave no pueden asistir.

5.- Si no hay suficiente tiempo.

6.- Si el asunto es mejor tratarlo personalmente.

7.- Si existe desproporción entre lo que cuesta y los resultados.

8.- Si se carece de motivo prioritario para celebrarla.

CUÁNDO NO SE DEBE CELEBRAR UNA REUNIÓN

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ESQUEMA DE PREPARACIÓN DE UNA REUNIÓN

1. Necesidad.2. Estilo.3. Tema.4. Elementos del problema.5. Participantes.6. Cuestiones materiales.

7. Encuesta de preparación (claridad, pertinencia, aceptación).

8. Redactar el título.9. Redactar la introducción.10. Preparar el plan.11. Enviar convocatorias.

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Módulo 4. Fomentar el trabajo en equipo

Esquema de preparación de una reunión: papel del animador y participantes (1)

Antes de la reunión: título plan en el papelógrafo

Introducción

Presentación del plan

Presentación de la primera etapa

Lanzamiento de la discusión

Escuchan

Escuchan

Escuchan

Responden a las preguntas

PAPEL DEL ANIMADOR PAPEL DEL PARTICIPANTE

1

234

5

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Durante la discusión: el animador es mecánico de las comunicaciones:

neutralidad - reformulación - clarificación -tratamiento de la información - resúmenes parciales

Conclusiones de la primera etapa:

resumen - integración de las aportaciones -petición de acuerdos

El grupo trabaja para alcanzar la primera etapa

Escuchan Dan su aprobación

PAPEL DEL ANIMADOR PAPEL DEL PARTICIPANTE

6

7

Esquema de preparación de una reunión: papel del animador y participantes (2)

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Módulo 4. Fomentar el trabajo en equipo

Segunda etapa (...)

Conclusión final

Autoevaluación

Escuchan

Dan su aprobación

Comprueban las desviaciones

Analizan las causas

Toman resoluciones

PAPEL DEL ANIMADOR PAPEL DEL PARTICIPANTE

89

10

Esquema de preparación de una reunión: papel del animador y participantes (3)

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Adaptación del método según los tipos de reuniones (1)

REUNIONES DEINFORMACIÓN

REUNIONESDISCUSIÓN

REUNIONES DEINVESTIGACIÓN

FASE: Título introducción plan

Muy detallados, ninguna o poca discusión.

Variable según el grado de preparación:• gran preparación: bastante detallados• poca preparación: “preparación integrada”

Elaborados por el grupo mismo. El animador reformulay hace la síntesis del trabajo del grupo (“preparaciónintegrada”).

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Adaptación del método según los tipos de reuniones (2)

Durante el desarrollo de la reunión: el animador aporta informaciones, puntualiza cuestiones. No deja discutir.

Papel del animador:• se ocupa del grupo (mecánico de las comunicaciones)• se ocupa del tema (resúmenes, síntesis, integración...)

Es únicamente mecánico de las comunicaciones; se borrapara dejar que el grupo se autorregule.

REUNIONES DEINFORMACIÓN

REUNIONESDISCUSIÓN

REUNIONES DEINVESTIGACIÓN

FASE: Discusión

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Módulo 4. Fomentar el trabajo en equipo

Tiene la finalidad de sondear el grado de asimilación de la información por el grupo.

El animador hace la conclusión integrando las aportaciones de cada uno y pide el acuerdo del grupo.

Ayuda al grupo a elaborar él mismo la conclusión.

REUNIONES DEINFORMACIÓN

REUNIONESDISCUSIÓN

REUNIONES DEINVESTIGACIÓN

FASE: Conclusión

Adaptación del método según los tipos de reuniones (3)

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Papel del animador. Objetivos de una buena animación de grupo

Constituir el grupo“Nacimiento del grupo”

Ayudarle a trabajar en grupo“Conservarlo con vida”

Garantizar la consecución de sus objetivos

“Asegurar su crecimiento”

Buena preparación. Introducción del animador. Hacer grupo desde el principio.

Neutralidad/no implicación. Reformulación. Clarificación.

Tratamiento. Recuerdo. Integración.

COMPORTAMIENTOS TÉCNICAS

aportacionesindividuales

aportacionesparticipantes

COMPORTAMIENTOS TÉCNICAS

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Habla demasiado. Se luce demasiado. Divaga. Disputa. Se obstina. Critica continuamente. Expone un problema personal. Inicia “un aparte”. Posee vocabulario limitado o voz débil.

SITUACIONES INDIVIDUALES

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Conflictos Detener la reunión. Solicitar opiniones

respetuosas. Concentrarse en los

esencial y no en las formas.

Intentar que los asistentes no evalúen los temas de forma precipitada.

Como último recurso solicitar a los asistentes que no se retiren de la reunión.

No hay participación Observar durante

unos minutos. Preguntar si hay

que aclarar algo. Esperar unos

segundos a la respuesta de los participantes antes de continuar.

Dividir grupos si lo permite la reunión.

Falta de participación por temor Si se detecta este

problema, preguntar durante cuánto tiempo ha afectado.

Agradecer a la persona que presente un tema controvertido.

Comunicar a los asistentes la importancia de plantear todos los temas.

Falta de dominio de la discusión en algunos asistentes Animar la

participación de los menos activos.

Facilitar que los asistentes terminen sus exposiciones.

Evitar las interrupciones de algunos asistentes.

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Módulo 4. Fomentar el trabajo en equipo

• Una reunión es un proceso de comunicación por medio del cualse pretende conseguir unos objetivos contando con personas eninteracción y con papeles diferenciados.

• Según el tipo de reunión la preparación será diferente.• Recordar cuándo no se debe realizar una reunión.• Los factores clave del éxito de una reunión.• Para preparar una reunión el convocante debe conocer:

objetivos, orden del día, tiempo, tipo de reunión, destinatarios yevaluación.

• El animador de reuniones debe exponer, preguntar,escuchar/observar y resolver/moderar utilizando las técnicasadecuadas.

CONCLUSIONES

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