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Trabajo en Equipo
DEFINICIÓN DE GRUPO
• En términos psicosociológicos, según Shein, es un conjunto de personas con las siguientes características:
• Interactúan unas con otras,• son psicológicamente conscientes unas de
otras,• se perciben a sí mismos como grupo, • su tamaño está limitado por la interacción y
percepción mutua y• existe una relación de interdependencia para la
realización de una actividad.
DEFINICION DE EQUIPO:
• Un equipo es un grupo estructurado alrededor de criterios de productividad y eficiencia en el logro de metas.
• Las tareas de baja complejidad en las organizaciones o aquellas propiamente individuales no se estructuran en equipos. Por el contrario, aquellas complejas, o donde se requiera desarrollar la creatividad y el aprendizaje organizacional se desarrollan mejor en equipo.
Qué es un equipo de trabajoEs un grupo con metas claras y búsqueda de resultados• Sus miembros Interaccionan entre sí. • Comparten ciertos objetivos que guían sus acciones.• Desarrollan espontáneamente ciertas normas internas
que gobiernan su conducta • Desarrollan espontáneamente ciertos roles, por ejemplo,
líder, organizador armonizador, motivador, creador, asesor seguidor, productor contralor
• Desarrollan sentimientos de atracción mutua y a veces sentimientos negativos.
• Son grupos de trabajo. Desarrollan una actividad cuyo resultado es un producto o un servicio.
• Se autoorganizan. Son responsables, en cierto grado, de su organización interna.
GRUPO DE TRABAJO
EQUIPO
Objetivos difusos Metas claras del equipo-
Trabajo y responsabilidad de los individuos
Responsabilidad compartida
Actividades individuales
Actividades conjuntas
Resultados individuales Resultados colectivos
Decisiones de jefaturas. Lideres formales
Liderazgos referenciales compartidos
Diferencias entre grupos y equipos (1)
GRUPO DE TRABAJO
EQUIPO
Sin empowerment Con empowerment
No se miden los resultados del grupo
Se miden y evalúan los resultados del equipo
Sin premios por los resultados obtenidos
Con premios por los resultados obtenidos
No toman decisiones en conjunto
Toman decisiones en conjunto
Las normas y la cultura no están referenciadas a la tarea
Las normas y la cultura están referenciados a los objetivos de la tarea.
Diferencias entre grupos y equipos (2)
Características de los equipos eficaces
• Meta bien definida• Enfoque en el logro de
resultados• Un plan para alcanzar la
meta• Funciones específicas• Compromiso para lograr la
meta• Competencia en los
integrantes• Solidaridad• Reciprocidad• Facultamiento o delegación
de autoridad en el equipo• Confianza
• Decisiones por consenso• Liderazgo eficaz• Diversidad de participantes• Afectividad entre participantes• Buenas relaciones• Normas de excelencia• Ambiente informal• Creatividad- receptividad de ideas
nuevas• Autoevaluaciones periódicas• Reconocimiento de logros a los
miembros• Liderazgo compartido• El modo que fue diseñado• Recursos• Composición del equipo equilibrada• Trabajo de equipo motivante
Cómo formar equipos
• Objetivos:• Que los participantes se auto-seleccionen en un
equipo• Actividades• De una lista de valores y preferencias, los
participantes seleccionaran 5 en forma individual.
• Luego las leerán en voz alta• A continuación se formarán grupos entre los
que tuvieron mayores coincidencias
un proyecto de equipo compartido1. Claridad y aceptación de los
objetivos de trabajo2. por parte del grupo 3. Ambiente de tareas sea
relajado4. confianza 5. Hay reciprocidad y equidad6. Buena comunicación7. La comunicación y la
colaboración8. alto grado de participación de
c/u en el trabajo 9. Todos participan en las
decisiones claves 10. Cultura y normas compartidas11. La Solidaridad12. Escuchar y ser escuchado 13. LA búsqueda del consenso14. Consenso en la toma de
decisiones15. Los conflictos se resuelven
participativamente
16. Las reuniones del equipo sean productivas
17. Desarrollan procedimientos ordenados de trabajo
18. Preparar las reuniones19. Legitimidad de los liderazgos
20. Eligen un coordinador de debate o tarea
21. Eligen un miembro que lleva las actas
22. Eligen un expositor 23. Ensayan las exposiciones 24. Se dividen los roles en ellas25. Que el trabajo sea estructurado 26. Que el trabajo sea flexible27. Que las decisiones se basen en razones,
sean + racionales28. Que las decisiones se basen más en
creencias y valores.29. Equipo de alta productividad
Criterios para juzgar la eficacia de un equipo de trabajo
• El resultado de la actividad del equipo debe alcanzar o exceder a los niveles de cantidad y calidad requeridos.
• La experiencia del trabajo en el equipo debe ser motivadora para sus miembros
• Los procesos sociales que se desarrollan en el equipo deben ser de un orden tal que contribuyan a mantener o a mejorar su capacidad para el trabajo conjunto.
Factores que configuran las condiciones conducentes al logro de la eficacia
Las condiciones anteriores dependen de los tres factores siguientes:
• El modo como haya sido diseñado del equipo. – servicio completo.– variedad de destrezas.– es entre 6 y 10 personas
• La presencia de un marco organizativo favorable. – Autoorganización – delegación – empowermet-– responsabilidad
• El desarrollo, dentro del equipo, de procesos interpersonales que alienten la colaboración y el esfuerzo de sus miembros. – confianza mutua– reciprocidad– Normas sobre rendimiento
Etapas de formación de un equipo (1)
Etapa IV: RealizaciónCaracterizada por elfuncionamiento efectivo
Etapa III: NormatizaciónCaracterizada por lacohesión del equipo
Etapa II: DiscusiónCaracterizada por elconflicto intraequipo
Etapa I: Formación Caracterizada por formar el grupo, dudas, pruebas
Etapas de formación de un equipo (2)
• La etapa I (Formación) representa la transición de un estado individual a otro de miembro o componente.
• En la etapa II (Discusión) se manifiestan los rasgos propios de cierta pérdida de individualidad, no reconocida, a la vez que aparece resistencia a la formación grupal, con fuerte dosis de respuesta emocional.
• En la etapa III (Normatización) el equipo empieza a reconocer su papel, los miembros lo aceptan y aceptan su rol -personal- en el mismo, iniciándose la tolerancia hacia otros...
• En la etapa IV (Realización) el equipo es capaz de diagnosticar situaciones, resolver problemas, tomar decisiones y emprender y consolidar cambios.
FUNCIONES DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO:
Las organizaciones designan equipos con los siguientes propósitos principales:
• Distribución del trabajo: se reúne un conjunto de individuos con suficientes habilidades, talentos, responsabilidades y se asignan tareas particulares.
• Administración y control del trabajo: se permite que las personas adecuadas, con responsabilidad para cierto rango de trabajo, lo organicen y controlen.
• Solución de problemas y toma de decisiones: para que a la solución de cualquier problema se le apliquen las capacidades disponibles, se reúne un conjunto de individuos hábiles, capaces y responsables.
• Procesamiento de la información: se pasan o transmiten decisiones o información a aquéllos que necesitan conocerlas.
• Recoger información e ideas: se aportan ideas, información o sugerencias.• Examinar y ratificar decisiones: se examina o comprueba la validez de una
decisión tomada fuera del grupo.• Coordinación y enlace: hay que coordinar tareas y asignar áreas de toma de
decisiones y competencias.• Aumentar el compromiso y la participación: permite y estimula a los individuos a
tomar parte en los planes y actividades de la organización.• Negociar o solucionar conflictos: resuelve una disputa o discrepancia entre
niveles, divisiones o funciones.• Investigar temas
LAS CONDICIONES BÁSICAS DEL TRABAJO EN EQUIPO
1)CONFIANZA MUTUALa confianza es un elemento básico de cualquier relación humanaImplica, una expectativa: La de que la otra persona actuará de un cierto modo.• Encierra una cierta disposición a asumir el riesgo de que la otra persona actuará del modo
previsto. esperamos, en primer lugar, que no nos defraude y, en segundo lugar, que sea capaz de hacer aquello a lo que se ha comprometido.
• La confianza tiene un fuerte componente afectivo. Decimos que sentimos confianza en otra persona. Se habla del sentimiento de confianza.
La confianza se desarrolla a través de la comunicación sincera y de la cooperación
2) COMUNICACIÓNComunicar es transmitir información, actitudes, sentimientos, etc.
3) RECIPROCIDAD• La reciprocidad es la traducción de la confianza y de la comunicación espontánea y base
de ambas• El apoyo mutuo viene regulado por la ley de reciprocidad, que es la expresión de la
justicia en las relaciones humanas.
4) TRATAMIENTO DE LAS DIFERENCIASLos desacuerdos que surgen en un equipo, ante los problemas que han de resolver juntos,
son, en principio, positivos. Son la expresión de enfoques diferentes, todos ellos atendibles.
5) COMPRENSIÓN E IDENTIFICACIÓN CON LOS OBJETIVOS DEL EQUIPO
Los objetivos son el elemento que da unidad a la acción.
LIDERAZGO DE EQUIPOS:
• El liderazgo organizacional tiene la misión de motivar con la visión del conjunto de la organización. El rol del líder de equipo es mantener viva la visión al nivel de este. Por lo tanto, El desempeño del líder es decisivo. Su conducta define el marco dentro del cual el equipo puede desarrollarse y funcionar eficazmente.
Liderazgo en equipos
• El liderazgo organizacional tiene la misión de motivar con la visión del conjunto de la organización. El rol del líder de equipo es mantener viva la visión al nivel de este. Por lo tanto, El desempeño del líder es decisivo. Su conducta define el marco dentro del cual el equipo puede desarrollarse y funcionar eficazmente.
HABILIDADES CLAVE DEL LIDERAZGO DE EQUIPOS:
1. Los líderes expresan claramente el objetivo y las metas del equipo y trabajan para hacer de ellos una visión compartida. Buscan convencer.
2. Los líderes están disponibles y se interesan por los problemas de las personas. Fomentan el respeto, los acuerdos, la comprensión y la confianza entre los miembros del equipo.
3. Los líderes desarrollan un equipo con las competencias y las funciones necesarias para cumplir sus objetivos; asignan trabajo a las personas basándose en sus competencias
4. Los líderes escuchan antes de decidir y otorgan participación a miembros del equipo en la solución de problemas y cuestiones clave.
5. Los líderes coordinan y representan a los miembros del equipo. 6. Primero se esfuerzan ellos en un alto rendimiento y luego motivan a los otros
miembros a lograrlo.7. Los líderes delegan trabajo que no es esencial que ellos hagan 8. Fomentan la concentración en las actividades vinculadas a las metas y la
integración entre los miembros para lograrlas.9. Los líderes fijan parámetros y acuerdan niveles de alta calidad con el equipo.10.Los líderes fijan metas factibles para el equipo, pero siempre los presionan
para una mejora continua.11.Los líderes enseñan y mantienen a los miembros del equipo actualizados.12.Los líderes deben ser diseñadores, creadores, innovadores,
experimentadores, y facilitar el aprendizaje del equipo.
LIDERAZGO DE EQUIPOS NEGATIVOS:
Así como estas son las ventajas de un liderazgo dinamizador e integrador, existen desventajas cuando:
• El liderazgo es autoritario, Intimida a los miembros, se impone por su jerarquía
• Se centra en sus intereses personales, • Es arbitrario, injusto, o parcial con ciertos miembros. • Es conflictivo, • Fomenta los conflictos ( divide y reinarás)• Es contestatario de la organización.• Es burocrático, ritualista y se centra en las formas, en los cómo
(procedimientos) y no en los qué (metas).• Culpa a otros por la falta de logros.• Se guarda conocimiento haciendo de él un elemento de poder.• No enseña ni entrena a los miembros.• Estos últimos puntos caracterizan un estilo de liderazgo grupal
que nunca logrará transformar a éste en un verdadero equipo.
Toma de decisiones en Equipo
La mayor parte de las veces la necesidad de tomar decisiones exige que las mismas sean soportadas en el trabajo en equipo.
Las decisiones del equipo exigen intercambio de opiniones entre sus miembros, y la eficacia de este proceso comunicativo repercutirá profundamenteen la calidad de las decisiones colectivas.
Por qué decidir en Equipo
Altaparticipación
Bajaparticipación
Liderazgocentrado
en el grupo
Liderazgocentradoen el jefe
Uso de la autoridad por el jefe
Áreas de libertad y autonomía del grupo
TIEMPO
El consenso como opciónde una toma de decisiones efectiva
Proceso de toma de decisiones
DIVERGENCIA
DIVERGENCIA
CONVERGENCIA
CONVERGENCIA
Ideas /Reflexiones
CONFLICTO
CR
ITE
RIO
S
Tema /Problema / Objetivo
TIEMPO
Decisionescreativas
de alta calidad
Ventajas de la Diferencia de Opiniones• Estimula el raciocinio crítico• Crea muchas alternativas de donde elegir• Observar la situación desde puntos de vista
diferentes• Crea ideas creativas e innovadoras• Aumenta la comprensión del tema• Crea energía y estímulo con respecto al tema
Problemas con Diferencias de Opiniones• Puede crear ganadores y perdedores• Polarización -formación de subgrupos que apoyan
las distintas posiciones• Pérdida de energía -energía está dirigida a
solucionar diferencias en lugar del tema.• Discusiones se transforman en “soluciones orienta-
das al conflicto” en lugar de “soluciones orientadas al problema”.
Manejar efectivamente las Diferencias• Aclarar todos los puntos de vista y opiniones• Respetar las opiniones de los demás y valorar dichas diferencias• Identificar las áreas donde “existe” acuerdo• Identificar las áreas donde “existe” desacuerdo• Tomarse el tiempo para determinar las causas de origen de estas diferencias o desacuerdos• Usar datos y hechos cuando estén disponibles
Diferencias de opiniones
Consenso es• Cuando todos los miembros del grupo lle-
gan a un acuerdo “general” y están dispues-tos a “aceptar y “apoyar” la decisión.
• Cuando la decisión final no es la primera opción de todos los miembros, sino la que todos los miembros consideran como una propuesta viable.
• Alcanzado cuando todos los miembros pueden decir:
“Creo que mis opiniones han sido escuchadas. Puedo no ‘preferir’ esta decisión, pero puedo apoyarla porque es lo correcto y va en beneficio del grupo”.
Consenso NO es necesariamente:
• Acuerdo total o unánime.
• Todos los miembros del grupo obtienen exactamente lo que desean.
• Presentar la opinión de una persona y luego obligar al resto del grupo a estar de acuerdo con dicha opinión.
Toma de Decisiones Consensuadas
La acción integradora
1. Los integradores escuchan antes de decidir.2. Los integradores mantienen a los miembros del equipo
actualizados sobre una base regular.3. Los integradores están disponibles y se interesan por los
problemas de las personas.4. Los integradores desarrollan un equipo equilibrado.5. Los integradores asignan trabajo a las personas
basándose en sus capacidades.6. Los integradores fomentan el respeto. La comprensión y
la confianza entre los miembros del equipo.
La acción integradora
7. Los integradores delegan trabajo que no es esencial que ellos hagan
8. Los integradores fijan un ejemplo y acuerdan niveles de alta calidad con el equipo.
9. Los integradores fijan metas factibles para el equipo, pero siempre los presionan para un rendimiento mejorado.
10.Los integradores coordinan y representan a los miembros del equipo. 11.Los integradores involucran miembros del equipo en la
solución de problemas de cuestiones clave.
Llegar a un Consenso
• Pautas para el Consenso:
– Asegurar que todos tengan la oportunidad de expresarse y ser
escuchado.
– Estar abierto a las nuevas ideas. Tener una meta de encontrar
una solución creativa
– No tan sólo votar - es necesario que usted discuta los puntos
hasta que se llegue a un acuerdo que todos apoyen.
– No tan sólo ceder al momento de la toma de decisiones, porque
entre el conflicto y el debate pueden surgir ideas nuevas,
diferentes y creativas.
– Revisar el consenso preguntando a los demás acerca de la
decisión final.
Técnicas deTrabajo en Equipo
ORGANIZACIÓN DE LAS REUNIONES DE TRABAJOPreparación, organización, conducción, seguimiento y participación
(1)
1 Definir el propósito de la reunión.• para intercambiar información • para resolver problemas y tomar decisiones2 Seleccionar a los asistentes• ¿Quiénes pueden hacer aportes valiosos?;
¿a quiénes afectan los resultados?; ¿cuáles son las relaciones entre ellos?; ¿Cuál es rol?; ¿Pueden afectar las diferencias de rango?; ¿cuántos serán? (siete es el número máximo para una reunión de resolución de problemas.)
ORGANIZACIÓN DE LAS REUNIONES DE TRABAJOPreparación, organización, conducción, seguimiento y participación
(2)
3 Preparar la reunión y Elaborar la agenda -Poner los temas en un orden tal que cada uno sirva
de base al siguiente. -Empezar por los más fáciles y menos
controvertidos. -Limitar el número de asuntos al tiempo disponible. -Eludir asuntos que puedan ser resueltos en
subgrupos. -Separar el intercambio de información de
resolución de problemas. -Especificar la hora de empezar y terminar. -Programar pausas teniendo en cuenta el ritmo con
que se tratan los asuntos y la duración prevista.
ORGANIZACIÓN DE LAS REUNIONES DE TRABAJOPreparación, organización, conducción, seguimiento y participación
(3)
4) Reunir la información relevante • asegurarse de que los asistentes disponen de ellas con
antelación. • Hablar con los asistentes para reconocer sus puntos de vista,
sus posibles reservas, etc.
5 Fijar el lugar y la hora de la reunión• conveniente para los asistentes• Asegurarse de que habrá un mínimo de interrupciones. • Evitar que la reunión dure más de 90 minutos. Si hace falta más
tiempo, programar un descansos.• Cuidar de que se dispone de infraestructura y de los útiles adecuados.
(La forma de la mesa, idealmente redonda. Ausencia de ruidos. Los asientos, cómodos. Pizarras, rotafolios, proyectores, etc.)
6 Revisar la agenda al inicio de la reunión• Revisar la agenda, invitar a formular preguntas sobre la misma,
escuchar sugerencias, involucrar.
COMO CONDUCIR UNA REUNIÓN
• Limite sus contribuciones, de modo que pueda centrar su atención en como se desenvuelve la reunión. Observe.
• Juegue limpio. Evite las estratagemas.• Escuche. Escuchar es un proceso activo por
el que nos situamos en el lugar de los demás y nos esforzamos por entender sus razonamientos y sus sentimientos
• Facilite la comunicación. Si alguien se pone a la defensiva, préstele la máxima atención. Escúchele.
COMO CONDUCIR UNA REUNIÓN (2)• Procure que todos participen.• Procure que el debate se mantenga centrado en el
tema elegido.• Procure que trabajen metódicamente, por etapas:1. - Recogida de la información: datos.2. - Definición de los problemas: identificación de las
causas.3. - Formulación de las alternativas.4. - Evaluación de las alternativas.5. - Decisión.6. - Formulación de planes de acción.• Pulse el consenso. Cierre el debate.• Asigne las tareas y responsabilidades• Monitoree el cumplimiento del tiempo pre
establecido.
COMO PARTICIPAR EN REUNIONES
1 Pida la palabra para intervenir.• La forma habitual de hacerlo es levantando la
mano. Espere su turno. Esté atento a las indicaciones de la persona que dirige la reunión.
2 Escuche.• Escuchar es más que oír. Escuchar es un
proceso activo. 3 Intervenga.• Participe-Su opinión cuenta en el equipo4 Evite expresarse en términos que pongan a los
demás a la defensiva.• Cíñase a los hechos, sea respetuoso y moderado,
trate a los demás como iguales y sea amable.5 Sea Breve. • El tiempo de todos cuenta .
Elaborar Agenda:• Temas de intercambio de información
• Temas de procesamiento de información
• Roles asignados
• Horarios establecidos
• Secuencia lógica de temas
Reglas de Procedimiento:• Expectativas de comportamiento
• Reglas de toma de decisiones
Ambiente Propicio:• Privacidad - pocas distracciones
• Espacio adecuado
• Pizarrones y otros recursos
Roles Definidos:• Facilitador• Anotador• Cronometrador• Participante
Uso de Instrumentos de Calidad:• Habilidades interactivas
• Herramientas estadísticas
• Gestión por hechos y datos
• Proceso de solución de problemas
• Toma de decisiones consensuada
Lectura Previa Estructurada:• Información decisiva para procesarla
durante la reunión• Instrucciones claras sobre por qué es
necesaria la lectura previa y qué acción se requiere
• Plazo adecuado• Plan establecido de cómo usar la lectura
previa en la reunión misma
Aspectos esenciales para reuniones efectivas
Facilitador:
• Enfoca el proceso - el cómo de la sesión
• Mantiene la integridad y el uso del proceso
• Cambia de papel - de facilitador a miembro del equipo - para entregar información al contenido de la reunión
Cronometrador:
• Negocia con el grupo el tiempo que va a tomar una tarea
• Inspecciona cuánto tiempo se demora el grupo en efectuar las tareas
• Entrega informes regulares de tiempo para que el grupo se de cuenta en qué fase del proceso se encuentra
Participantes/Facilitadores Secundarios:
• Participan activamente en todos los debates del grupo
• Comparten la responsabilidad con el facilitador para que la sesión del grupo tenga buenos resultados
• Actúan como revisores del proceso
Secretario:
• Documenta el contenido de la reunión
• Documenta los acuerdos del equipo
• Documenta los puntos de acción
Roles fundamentales en las reuniones
Extremadamente atrasado.Entrada triunfal o a hurtadillas.
Atrasado:Habla de cualquier cosa menosdel tema
Divagador:
Personalidad combativa,abogado del diablo o tan sólomolesto. Objeta todas laspropuestas
Objetador crítico:
Persona que desea que todos acepten sólo sus ideas
Dictador:
Comentador Divisionista:Persona que hace comentariosviolentos sólo para molestar opara ver la reacción del grupo
Orador incapaz de expresarse:Persona que tiene dificultad paraexpresar sus ideas en palabras
Excluyente:Interrumpe a las otraspersonas porque es alteradoo tiene muchas ideas o esmal oyente
Dominador:Conversador constante,persona que está bieninformada y desea controlarla reunión
Miembro Silencioso:Persona que no participaporque es tímida, indiferenteo está aburrida
Conversadores paralelos:Conversaciones entre dos que no son compartidas con el grupo
Participantes Contendientes:Personas que tienen una discusión personal en lugar de debatir la materia o el tema
Tipos de Comportamientos Disfuncionales en las Reuniones
Autoevaluación de equipos de trabajoInstrucciones. Evalúe primero en forma individual a su equipo según las 14
características de los equipos eficaces anotadas abajo. -> Si piensa que las cosas son satisfactorias, circule SS. -> Si le parece que se necesitan mejoras, circule NM.• Claridad y aceptación de los objetivos de trabajo• por parte del grupo SS NM• ¿El ambiente de tareas es relajado? SS NM• Grado de participación de c/u en el trabajo SS NM• ¿Todos participan en las decisiones claves? SS NM• ¿La comunicación fluye libremente? SS NM• ¿Se escuchan? SS NM• ¿Se busca el consenso? SS NM• ¿Los conflictos se resuelven? SS NM• ¿Las relaciones con otros equipos y coordinación son eficaces? SS NM• ¿Las reuniones del equipo son productivas? SS NM• ¿Desarrollan procedimientos ordenados de trabajo? SS NM• ¿Leen y preparan las reuniones? SS NM• ¿Eligen un coordinador de debate o tarea? SS NM• ¿Eligen un miembro que lleva las actas? SS NM• ¿Eligen un expositor? SS NM• ¿Ensayan las exposiciones? SS NM• ¿Se dividen los roles en ellas? SS NM
Autoevaluación de equipos de trabajo
Instrucciones.
ANÁLISIS DE SITUACIONES DE EQUIPO(actividad de solución de problemas)
Caso 1• El equipo observa que un integrante del mismo toma menos que la parte justa de la
carga de trabajo, o no asume responsabilidades y no cumple en tiempo y forma con lo comprometido.
• ¿Qué haría el equipo?Caso 2• El equipo cuando aborda un trabajo pierde mucho tiempo en discusiones irrelevantes.• ¿Qué haría el equipo?Caso 3• Los miembros del equipo no se escuchan. (hablan todos juntos, quieren
individualmente imponer su opinión, no están abiertos y receptivos a entender a los demás)
• Tampoco buscan el consenso.• ¿Qué haría el equipo?Caso 4 • No leen ni preparan las reuniones, lo cual los lleva a ser ineficaces en sus
presentaciones y calificaciones.• ¿Qué haría el equipo?Caso 5 • Algunos miembros sienten que otros imponen sus ideas, no todos participan en
decisiones clave.• ¿Qué haría el equipo?
