Trabajo Estandarizado en ambientes de transacciones

Trabajo Estandarizado en Transacciones Repetitivas

En este módulo hablaremos de cómo los principios de Trabajo Estandarizado también son aplicables a industrias con ambientes transaccionales. Específicamente al final de este video sabrán cómo aplicar los mismos principios de Trabajo Estandarizado que hemos aprendido a tareas repetitivas de oficinas y además cómo Trabajo Estandarizado es aplicable también en tareas no repetitivas de ambientes de oficina.

En módulos previos aprendimos cómo analizar tareas de producción repetitivas y cómo

documentarlas usando herramientas como la Tabla de combinación de Trabajo Estandarizado. En estos ejemplos pasamos bastante tiempo enfocados en la gente realizado el trabajo además de en la parte del producto en el que se estaba trabajando.

Pues bien, este mismo proceso puede

aplicarse a ambientes de oficina cuando estamos trabajando con cualquier tipo de tareas repetitivas. Por ejemplo, digamos que hay un equipo de trabajo que tienen que procesar un número de facturas que requieren alguna forma de Trabajo Manual.

En este caso, es totalmente posible calcular el

Takt Time basándonos en el número de facturas y el tiempo disponible para hacer el trabajo.

El equipo también podría calcular el Tiempo de Ciclo requerido para procesar una factura,

lo cual nos permitiría después calcular la Cantidad Óptima de Personas que necesitaremos para realizar esta actividad.

Hasta este punto, muchas de las plantillas que estudiamos anteriormente son aplicables tales

como la Hoja de Trabajo Estandarizado y la Hoja de combinación de Trabajo Estandarizado podrían ser creadas para mostrar quién debe hacer qué.

Algunas empresas con pensamiento Lean inclusive crean células en forma de “U” donde los

empleados se sientan durante unas horas para ejecutar transacciones de trabajo altamente repetitivo, muy parecido a lo que los empleados de una fábrica hacen en la línea de ensamble de un producto.

Y es importante mencionar que existen muchas situaciones en las oficinas que no son

repetitivas por naturaleza pero aún requieren de algún tipo de documentación. De hecho, la

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mayoría del trabajo que realizamos aquí en Gemba Academy es de este tipo. Por ejemplo, el proceso que usamos para diseñar y desarrollar un curso nuevo es por naturaleza extremadamente creativo. Y ya que no existe ningún curso igual, tenemos muchos caminos y pasos diferentes. Pero a pesar de esta situación, hemos trabajado muy duro para crear un documento de este proceso creativo usando herramientas como Mapas de Procesos y hemos generado documentos por escrito que muestren la manera en que nuestros videos deben ser producidos para un mejor funcionamiento en nuestra página web.

El hacer esto, nos ayuda a asegurarnos de que los cursos nuevos pueden ser desarrollados de

manera consistente sin importar quién trabaja dentro de nuestra empresa. Además, hemos trabajado muy duro para documentar contabilidad crítica y actividades de servicio al cliente asegurando que cualquier empleado pueda realizar estas actividades con un poco de entrenamiento. Muchos de estos documentos son creados en Microsoft Word y Adobe PDF, donde documentamos una explicación de qué es la tarea y cómo realizarla de manera consistente.

Dependiendo de la estructura y tamaño de la compañía, deberán considerar guardar estos

documentos de Trabajo estandarizado de oficina en una unidad de almacenaje en la nube o en una aplicación para compartir documentos para que sean de fácil acceso para los empleados sin importar dónde se encuentren.

No es un concurso de belleza

Muy bien, y lo último que me gustaría decirles con relación al Trabajo Estandarizado en ambientes de oficina, así como otros tipos de Trabajo Estandarizado que hemos aprendido en este curso, es que no deben preocuparse sobre cómo están diseñados o qué tan perfectos son estos documentos. Claro que deben ser legibles y fáciles de entender, pero el poder del Trabajo Estandarizado viene de cuando nos aseguramos de que todos los empleados puedan hacer su trabajo consistentemente, de manera segura y con calidad.

Con este módulo terminamos nuestro curso sobre Trabajo Estandarizado. Hemos cubierto

todos los temas y el mejor consejo que podemos darle es que vayan a su área de trabajo o Gemba y comiencen a practicar lo que han aprendido. Y como siempre, no duden en contactarnos con cualquier pregunta que tengan.