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LEY Nº 1178 SAFCO
SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL
I. INTRODUCCION
Dentro el amplio campo de los ocho sistemas que crea y regula la Ley 1178, se
tiene este sistema de control, que de forma eficiente permite detectar desviaciones
y tomar las acciones correctivas y preventivas correspondientes.
Por lo que la función fundamental del Sistema de Control Gubernamental se torna
hacia la consecución de los objetivos nacionales; la credibilidad de la rendición de
cuentas por el uso de los recursos públicos; la prevención, detección y corrección
de la omisión de irregularidades; y por último la evaluación de la gestión a la luz de
las políticas gubernamentales.
Todas las entidades públicas deben tener inmerso dentro sus procedimientos
administrativos y operativos, los controles internes necesarios a fin de detectar de
manera temprana las fallas y hacer las correcciones.
II. DEFINICION
Según nuestro estudio y la norma pertinente (Articulo 13 de la Ley 1178), se tiene
que el Sistema de Control Gubernamental es:
Un conjunto de principios, políticas, normas, procesos y procedimientos con el
propósito de:
Mejorar la eficiencia y eficacia en la captación y uso de los recursos del
Estado;
Generar información confiable, útil y oportuna para la toma de decisiones;
Promover que todo servidor público asuma plena responsabilidad de sus actos
y que las autoridades o ejecutivos rindan cuenta de los resultados de su
gestión; y
Fortalecer la capacidad administrativa.
III.OBJETIVOS
Es un sistema regulado por la ley 1178, este sistema de control gubernamental 1
tiene por objetivo coadyuvar a la consecución de los objetivos del Estado, en el
marco de las políticas y proyectos gubernamental.
Para lograr este fin, el control gubernamental debe mejor la eficacia y eficiencia
en la captación y uso de los recursos públicos, así como la confiabilidad de la
información que se genera dentro de launa institución pública, conocer todos los
procedimientos, para que todos los servidor y servidoras públicas rindan cuenta de
forma oportuna y confiable de su desempeño y los resultado de su gestión, así
como contar con una capacidad para identificar e impedir el manejo inadecuado
de los recursos del estado.
Los objetivos del Sistema de Control Gubernamental son el de MEJORAR:
La eficacia y eficiencia en la captación y uso de los recursos públicos y
en las operaciones del Estado.
Esto quiere decir lograr la administración eficaz y eficiente de los recursos
públicos, para estos las entidades deben programar, organizar y
principalmente controlar el uso de los recursos del estado, haciendo énfasis en
los resultados obtenidos en la gestión y los recursos invertidos.
La confiabilidad de las informaciones generadas obre el uso de los
recursos públicos.
Para este caso se deber generar información confiable, oportuna y
transparente de toda la administración pública, principalmente en el tema de
logros de los objetivos de la gestión.
Los procedimiento para que toda autoridad y ejecutivos rinda cuenta
oportuna de los resultados de su gestión.
Estos procedimientos se refieren a que todo servidor público, sin distinción de
jerarquía tiene que asumir plena responsabilidad por el desempeño de sus
funciones, rendir cuenta no solo de los objetivos a que se destinaron los
recursos públicos sino también de la forma y resultado de su aplicación.
La capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el
manejo inadecuado de los recursos del Estado.
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Esto quiere decir que se tiene que implantar de forma adecuada de
funcionamiento de sistemas administrativos en las entidades públicas, para
que se pueda desarrollar la capacidad administrativa en el sector público y de
esa forma impedir o identificar y comprobar el manejo inadecuado de los
recursos del estado.
El sistema de control gubernamental busca mejorar pero también EVALUAR los
resultados de la gestión, respetando las políticas de estado ya definida por el
Sistema Nacional de Planificación e Inversión Pública.
IV. IMPLEMENTACION
Sistemas Para Controlar la Gestión del Sector Público
El Control Gubernamental que se aplica sobre el funcionamiento de los sistemas
de administración de los recursos públicos está integrado por el Sistema de
Control Interno y el Sistema de Control Externo.
El Sistema de Control Interno en las Entidades Públicas es un proceso que
involucra a todo el personal de una Entidad, se lleva a cabo bajo la
responsabilidad de la M.A.E.
A. Control Interno Previo
“Los procedimientos de control interno previo se aplicarán por todas las unidades
de la entidad antes de la ejecución de sus operaciones y actividades o de que sus
actos causen efecto. Comprende la verificación del cumplimiento de las normas
que los regulan y los hechos que los respaldan, así como de su conveniencia y
oportunidad en función de los fines y programas de la entidad.”
1. Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno
Gubernamentales
“La Contraloría General de la República, mediante Resolución Nº CGR -
1/070/2000 emitió estas normas de control interno para las entidades
gubernamentales en Bolivia. Estos principios requieren necesariamente definir la
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naturaleza del control interno, que es el diseño de actividades para minimizar los
riesgos en cumplimiento de objetivos institucionales, y los recursos humanos que
sean capaces, responsablemente, de ejecutar este proceso de control. Los
principios que fueron parámetros básicos para la formulación de las normas
establecidas son:”
Naturaleza del control interno
Calidad de Control Interno
Responsabilidad
Jerarquía de los controles
Criterio y juicio personal y profesional.
Las Normas generales se han desarrollado según los componentes del proceso de
control interno y se refiere a:
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión o Monitoreo.
Estas normas son como reglas, que tienen como base los principios, que
establece los aspectos a los que se debe ajustar un proceso de control interno el
cual es parte integrante del control gubernamental. De las normas generales se
derivan las normas básicas, las mismas contribuyen a un mejor entendimiento.
En el documento presentado por la CGE presentan en numeración de cuatro
dígitos; la sección 1000 comprende a los principios y la sección 2000 a las normas
generales y básicas de Control Interno, y son las siguientes
a) Sección (1000): Principios de Control Interno
b) (1100) Naturaleza del Control Interno4
c) (1200) Calidad del Control Interno
d) (1300) Responsabilidad
e) (1400) Jerarquía de los Controles
f) (1500) Criterio y Juicio personal y profesional
g) Sección (2000) Normas Generales y Básicas de Control
Interno
2. Aplicación del Sistema de Control Interno en la Mutual de Seguros del
Policía (MUSEPOL).
La Mutual de seguros del Policía desarrolla sus actividades a través de los aportes
del sector activo y el sector pasivo de la Policía. Sus actividades principales son
las siguientes:
1.- Otorgar prestaciones por concepto de retiros por jubilación
2.- Otorgar préstamos a los aportantes
3.- Otorgar Bonos Complementarios
A Continuación explicamos cómo se aplica el Control Interno Previo en la
Otorgación de Préstamos:
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Todas las unidades y todo el personal está involucrado para lograr uno de los
objetivos institucionales que es la (EFICIENCIA) : “Eficiencia en la otorgación de
préstamos para la satisfacción de los aportantes, en un plazo de 7 días”
3. Procedimientos para realizar este control interno en el proceso de
préstamos:
- Todos, los procedimientos se desarrollan de acuerdo al manual de “Otorgación
de prestaciones” desde la solicitud a la emisión del cheque
- Debe otorgarse el préstamo a la persona que se presente físicamente en la
Institución.
- El préstamo beneficia al socio como a la Entidad.
- Revisión de documentos del solicitante (debe corroborar la autenticidad de los
documentos)
- El plan de pagos debe ser acorde a la realidad y a las posibilidades de pago
del solicitante.
- La firma de contrato con tres garantes.
- La emisión correcta del cheque
- Entrega PERSONAL del cheque
4. Importancia del Control Interno previo en la última etapa
- El control al momento de la entrega del cheque es de tal importancia, para
evitar que terceras personas puedan aprovecharse con el cobro de un cheque
ajeno, por ejemplo en caso de personas que posean el mismo nombre.
- También es importante el contacto con la persona para evitar la anulación de
cheques que derivará en otros gastos administrativos.
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- Como apreciamos en los puntos anteriormente descritos vemos que en cada
tarea, por muy pequeña que aparente también requiere control y en cada
actividad para realizar las tareas, también se requiere el control necesario al
momento de ejecutarlas.
- Si el control se realiza al momento de realizar las actividades lograremos los
objetivos propuestos para cumplir la Misión y Llegar a la Visión que tiene un
Entidad.
B. Control Interno Posterior.-
Según el Decreto Supremo 23215, en su Artículo 12, señala que el Control interno
posterior, esta:
“…a cargo de los responsables superiores comprende los procedimientos de
control incorporados en el plan de organización y en los reglamentos, manuales y
procedimientos administrativos y operativos de la entidad, para ser aplicados por
los responsables superiores sobre los resultados de las operaciones bajo su
directa competencia.”
Por lo que deben realizar el control interno posterior.-
La máxima autoridad ejecutiva (MAE) y los responsables superiores de la
entidad.
La unidad de Auditoría interna (en caso de que por el tamaño de la entidad
se requiera la existencia de esta unidad).
El responsable superior debe:
Verificar que los resultados que está alcanzando la unidad bajo su directa
competencia corresponden a lo que se programo, tanto en calidad como en
cantidad.
LA AUDITORIA INTERNA.-
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el Decreto Supremo 23215, en su Artículo 13, señala que la Auditoría Interna:
“…Comprende los procedimientos de control posterior establecidos y aplicados
por una unidad especializada de cada entidad para evaluar el grado de
cumplimiento y eficacia de los sistemas de administración e información general y
de los instrumentos de control interno incorporados en ellos, examinar los registros
y estados financieros para determinar su pertinencia y confiabilidad y analizar los
resultados y eficiencia de las operaciones realizadas.”
La Unidad de Auditoría Interna debe cumplir, con lo siguiente:
Evaluar la eficacia de los sistemas de Administración y de control interno y
el grado de cumplimiento con las normas que los regulan.
Determinar la confiabilidad de los registros y estados financieros.
Analizar los resultados y la eficiencia de las operaciones.
La Auditoría interna debe remitir sus informes:
A la máxima autoridad colegiada, si la hubiere
A la Máxima Autoridad del ente que ejerce tuición sobre la entidad auditada
A la Contraloría General del Estado.
C. CONTROL EXTERNO POSTERIOR
Es un proceso de retroalimentación (feed back) que se nutre de los resultados
obtenidos para compararlos con ciertos parámetros o criterios preestablecidos. Se
efectúa con carácter posterior a las operaciones.
El Control Externo Posterior es independiente, competente e imparcial y en
cualquier momento puede examinar las operaciones o actividades ya realizadas
por las entidades públicas. Los propósitos del Control Externo Posterior son:
Aumentar la eficacia de los Sistemas de Administración y Control Interno, mejorar
la pertinencia, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad del Sistema de
Información Gerencial (registros contables, operativos y estados financieros)
contribuir al incremento del grado de eficiencia y economía de las operaciones e
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informar a las autoridades competentes, cuando fuere el caso, sobre los
resultados de las auditorías realizadas. El Control Externo Posterior se aplica por
medio de la Auditoría Externa de operaciones ya ejecutadas.
La Ley 1178 establece que los ejercen el control externo posterior son:
La Contraloría General del Estado
Entidades que ejercen tuición respecto de otras
Profesionales Independientes y Firmas de Auditoria
El sistema de control externo posterior aplica por medio de la auditoria de las
operaciones ya ejecutadas.
Los tipos de Auditoria que se realizan en el ejercicio del Control Gubernamental:
Auditoría Financiera
Auditoria Operacional
Auditoría Ambiental
Auditoria Especial
Auditoria de Proyectos de Inversión Publica
Las formas que pueden ser auditadas las actividades una Entidad.
Separadamente, es decir Cada actividad por separado.
De forma combinada, dos o más actividades.
Integralmente, es decir, todas las actividades según la programación
previamente establecida.
Para implantar el Sistema de Control Gubernamental establecido por la Ley 1178
dentro de la Mutual de Seguros de la Policía (MUSEPOL) tenemos que seguir los
siguientes pasos mínimos:
1. La Auditoria en el ejemplo citado
Dentro del funcionamiento de la entidad que ponemos como ejemplo, el
MUSEPOL, tienen como principales actividades las siguientes:
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Prestaciones por fallecimiento, retiros, jubilación
Bono Semestral
Prestamos con Garantías
La principal actividad que realiza nuestra institución es la de otorgar Préstamos
con Garantías, para lo cual resulta de mucha necesidad determinar la pertinencia,
oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de dicha actividad, además de contribuir
a la economía y eficacia de las operaciones que se realizan para otorgar los
prestamos, para lo cual se deberá iniciar una Auditoria Especial que deberá ser
solicitada por la Unidad Financiera que se constituye en la Unidad Solicitante que
es la encargada de elaborar los Términos de Referencia.
Los resultados de esta auditoría serán prioritarios a las autoridades de nuestra
institución para la toma de decisiones, además de la implantación de las
recomendaciones.
2. PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LA AUDITORIA ESPECIAL
Para la contratación de una firma de auditoría se debe iniciar proceso de
contratación bajo la modalidad que corresponda según el precio referencial de la
misma, además, mencionar que este proceso no se rige por las Normas Básicas
del Sistema de Administración de Bienes y Servicios sino por una normativa
especial emanada por el Órgano Rector del Sistema de Control Gubernamental
que es la Contraloría General del Estado.
Una vez realizado dicho proceso se contara con una firma auditora que podrá dar
inicio a la auditoria contratada.
3. INICIO DE LA AUDITORIA ESPECIAL A LA CUENTA PRESTAMOS CON
GARANTÍAS
Una vez contratada la Firma Auditora, se debe dar inicio a la auditoria especial
cumpliendo los Términos de Referencia, para lo cual la empresa contratada
solicitará toda la documentación de referencia a la Cuenta a ser auditada.
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La Firma Auditora contratada dentro del cronograma propuesto deberá entregar un
informe preliminar o borrador, este informe debe ser puesto a consideración y
revisión de las autoridades de nuestra institución, para posteriormente hacer notar
sus observaciones que serán discutidas con la Firma Auditora para ser expuestas
en un informe final.
4. ENTREGA DEL INFORME FINAL DE LA AUDITORIA ESPECIAL
La entrega del Informe Final de la auditoria especial constituye la última actuación
de la Firma Auditora contratada, para lo cual dicho informe debe ser puesto en
conocimiento de las principales autoridades de nuestra institución, además que
debe ser remitido a la Contraloría General del Estado para su conocimiento.
5. IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES Y/O EJECUCIÓN DE
RESPONSABILIDADES
Forma parte del informe final las Recomendaciones realizadas por la Firma
Auditora, además determinar si hay indicios de Responsabilidades generadas, si
las hubiera.
En caso que se haya determinado responsabilidades estas pues den ser: civiles,
penales, administrativas y ejecutivas.
Es de responsabilidad de la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) implantación del
cumplimiento obligatorio de las recomendaciones realizadas a través del informe
final de la Auditoria Especial, instruyendo el cumplimiento de las mismas a los
diferentes funcionarios de la institución y realizando el seguimiento respectivo.
D. ORGANO RECTOR
La Contraloría General es la Institución técnica que ejerce la función de control de
la administración de las entidades públicas y de aquellas en que el Estado tenga
participación o interés económico.
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La Contraloría está facultada para determinar indicios de responsabilidad
administrativa, civil y penal.
Las atribuciones básicas que tiene la Contraloría General del Estado son:
Dirigir y supervisar la implantación del Control Gubernamental.
Elaborar y emitir la normatividad básica de Control Gubernamental interno y
externo.
Tiene facultades para examinar información con el fin de:
Ejercitar el Control Externo Posterior.
Evaluar la eficacia del Sistema de Control Interno.
Supervigilar la normativa de los sistemas contables del Sector Público.
Promover el establecimiento de los Sistemas de Contabilidad y Control
Interno, de esta manera se constituye en la máxima autoridad de auditoría
del estado.
Finalmente tiene atribuciones para:
Conducir los programas de capacitación y especialización de servidores
públicos en el manejo de los sistemas que regula la Ley N° 1178.
Las facultades principales que tiene la Contraloría General del estado para
ejercer el Control Externo Posterior, son:
Examinar en cualquier momento los registros y operaciones realizadas por
las entidades sujetas al control gubernamental.
Conocer los programas, labores que realizan las auditorías internas o
externas.
Contratar los servicios de Auditorías externas si es que es necesario.
Cualquier informe realizado por la Auditoría Interna o Externa debe ser
enviado inmediatamente a la Contraloría.
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En caso de incumplimiento de los plazos y condiciones la Contaduría puede
ordenar el congelamiento de las cuentas corrientes bancarias de la entidad
y/o la suspensión de entrega de fondos por los tesoros del Estado.
Recomendar la suspensión o destitución del principal ejecutivo o de la
Dirección colegiada.
La Contraloría puede demandar por daños económicos al Estado y actuar en
procesos administrativos, coactivos fiscales, civiles y penales. Aunque
normalmente estas acciones corresponden a la entidad afectada.
Al Contralor General del Estado, se lo elige por dos tercios de votos de los
presentes de la Asamblea Legislativa Plurinacional, mediante convocatoria pública
previa a través de concurso público. Éste ejercerá sus funciones por un periodo de
seis años sin posibilidad de una nueva designación.
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