INTRODUCCION
INTRODUCCION Las ventas a crdito son las que se realizan con la
finalidad de proporcionarle al cliente una forma de obtener un bien
sin hacer un pago de inmediato, pero para las empresas con fines de
lucro representan derechos exigibles, debido a que los crditos se
registran como cuentas por cobrar y de que se hagan efectivos los
cobros de estas ventas dependen en cierta parte su crecimiento
econmicamente.
Estas ventas a crdito requieren de registros contables que le
hagan un seguimiento a los movimientos del mismo y para este
proceso se apertura una cuenta por cobrar la cual se va a encargar
de reflejar en los estados financieros cuando y como han sido
cancelados los crditos otorgados por la empresa.
En el trabajo que se presenta a continuacin, se tom como
objetivo fundamental el Anlisis del proceso de Registro y
Otorgamiento de Crdito Llevado a Cabo en la Empresa Constructora
12-21, C.A., debido a que existen diversas irregularidades en las
polticas y normas que esta tiene para realizar el proceso de
otorgamiento de crditos, as como tambin fallas en los
procedimientos contables utilizados para registrar los mismos e
inclusive algunas anomalas en los mtodos que realiza para ejecutar
el cobro a los clientes acreditados. Por tal motivo, se realiza un
anlisis que permita conocer la situacin real que se presenta en la
empresa. Por lo que se aplic un conjunto tcnicas de investigacin
para realizar dicho anlisis. Para realizar este trabajo, se utiliz
como metodologa una investigacin de tipo descriptivo con un diseo
de campo, debido a que toda la informacin fue recogida del mismo
lugar donde existe la problemtica en estudio, as como tambin se
realiz entrevistas no estructuradas y observaciones en el rea, sin
descartar las informaciones extradas de fuentes bibliogrficas y
dems fuentes contentivas de informacin que sirvieron para realizar
esta investigacin.
Este trabajo est estructurado por cuatro (04) captulos
contentivos de la informacin utilizada para realizar la
investigacin:
El captulo I, presenta la informacin referente a la problemtica
de la empresa, adems contiene el objetivo general el cual va ser
Analizar el Proceso para el Registro y Otorgamiento de Crditos
Llevado a Cabo por la Empresa Constructora 12-21, C.A. y los
especficos los cuales permitirn el desarrollo de la informacin y
por ltimo la justificacin de la investigacin.
En el captulo II, estn los antecedentes, las bases legales que
son el fundamento de alguna documentacin relacionada al tema, las
bases tericas que son las que aportan toda la informacin sobre el
tema de estudio, y la definicin de trminos para tratar de aclarar
los trminos que intervienen en la investigacin.
En el captulo III, se plantea toda la metodologa utilizada para
desarrollar la investigacin y los elementos a seguir, es decir, los
instrumentos y tcnicas utilizadas para su ejecucin.
El captulo IV, es donde se presenta el anlisis de los datos y
resultados de la investigacin, es decir, aqu se van a desarrollar
detalladamente los objetivos especficos que conducirn a solventar
las interrogantes del trabajo de investigacin.
CAPITULO I
PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Las empresas obtienen sus ingresos a travs de las ventas, estas
pueden ser a crdito o de contado dependiendo de las polticas de la
organizacin. Las ventas pertenecen a las cuentas nominales, las
cuales son registradas como partidas de ingresos en la empresa.
Cuando estas se realizan a crdito se deben llevar a una cuenta en
donde se refleje que la venta est en proceso de cobro, para dicho
proceso se pone en juego la cuenta por cobrar que es una cuenta de
activo que representar el derecho que tiene la empresa con terceros
acreditados. De acuerdo con Redondo. (1993)Las cuentas por cobrar
estn constituidas por crditos a favor de la empresa, y originados
por las ventas, prestacin de servicios y dems operaciones normales
de la empresa, e incluye cuentas de clientes no garantizadas,
efectos o documento por cobrar, aceptaciones de clientes y montos
acumulados y no facturados por los cuales pueden expedirse o no
facturas con posterioridad, dichas cuentas se originan por
transacciones distintas a aquellas, para las cuales fue constituida
la entidad tales como: prstamos a accionistas y funcionarios,
empleados, reclamacin, ventas de activos fijos impuestos pagados en
excesos, etc. Si los montos involucrados no son de importancia
pueden mostrarse como otras cuentas por cobrar. (P. 44)
Debido a que las empresas realizan actividades con la finalidad
de lucrarse y una de esas actividades son las ventas, y estas
pueden ser de contado o a crdito las cuales pueden ser
contabilizadas dependiendo el tipo de operacin y la naturaleza de
la cuenta, es decir, si las ventas son de contado estas se
convierten en un ingreso de inmediato para la empresa, pero si son
realizadas a crdito, pasan a ser cuentas por cobrar para la
empresa.
Las cuentas por cobrar son activos lquidos relevantes y
representan derechos exigibles por la empresa para con los clientes
acreditados, dichas cuentas se convierten en efectivo mediante
polticas de cobranza en perodos establecidos por la empresa. Segn
el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. (1993) las cuentas por
cobrar:
Pueden formar dos grupos de cuentas por cobrar a cargo de
clientes, a cargo de otros deudores: Dentro del primer grupo se
deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la
entidad, derivado de la venta de mercanca o prestacin de servicio
que representa la actividad normal de la misma en el caso de
servicio, los derechos devengados deben presentarse como cuentas
por cobrar aun cuando no estuvieren facturados a las fechas de
cierres de operacin de la entidad. En el segundo grupo debern
mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros
deudores, agrupndolas por conceptos y de acuerdo con su
importancia. (p. 4-6)
Por otra parte, resulta vlido resaltar que cuando se habla de
cuentas por cobrar no es posible obviar el riesgo que puede
presentar para la empresa el hecho de que una deuda de no ser
recuperada implique prdidas para la misma. Por esto, la organizacin
debe activar mecanismos efectivos para obtener a tiempo el cobro de
sus derechos, evitando de este modo que las mismas pasen a ser
incobrables y los ingresos pudiesen verse afectados, es decir,
disminuir debido a esta situacin.
Para una empresa sus ingresos se deben en totalidad a las ventas
y si estas ms que todo se realizan a crditos, se debe tener en
cuenta que va a intervenir en este proceso de crdito un registro de
las cuentas por cobrar, porque estas son las que van a reflejar si
se estn recuperando dichos crditos o no se estn cumpliendo con las
polticas y normas establecidas por esa empresa para hacer efectivas
las cobranzas de los crditos otorgados. Existen empresas dedicadas
al ramo de venta de materiales y alquiler de maquinaria pesada para
la construccin que deben de tener un registro de las ventas tanto a
crdito como de contado realizadas por la misma en los lapsos de
tiempo determinado, para mantener un control de los derechos
pendientes para esos perodos, como es el caso de la empresa a
estudiar.
La empresa Constructora 12-21, C.A. creada el 5 se enero del
2005, se encuentra ubicada en el Espinal Municipio Daz del Estado
Nueva Esparta, dedicada a la venta de materiales de construccin y
alquiler de maquinaria pesada, la misma ha sido tomada como objeto
de estudio por la manera de realizar y registrar sus ventas, debido
a que esta no tiene una forma especifica o no se rigen por las
polticas y normas que all existen, al igual para clasificar sus
clientes, presentando una serie de anomalas al momento de realizar
sus asientos contables, debido a que no se est registrando de
manera correcta las operaciones de ventas a crdito otorgados por el
Departamento de Ventas de la empresa a terceros, es decir, que sus
cuentas por cobrar estn en riesgo de ser incobrables por no
ejecutar sus polticas y normas para tener un registro y control de
los crditos otorgados a clientes, el no cuentan con un departamento
que se encargue de las cobranzas esto por que los mismos no estn
cumpliendo con los plazos establecidos por la constructora y de
seguir as esto ocasionara que estas cuentas pasen a ser incobrables
ocasionndole prdidas a la empresa. Para ello, es necesario que se
lleve un eficiente registro de las ventas a crdito y se implementen
medidas de cobro que puedan ser viables para obtener el efectivo en
el perodo establecido por la empresa.
Debido a la problemtica que se viene presentando en la empresa,
surgen las siguientes interrogantes: Por qu es conveniente para la
empresa Constructora 12-21, C.A. que se analice el proceso
utilizado hasta ahora para el otorgamiento de crditos?
Qu polticas y normas son utilizadas por la empresa Constructora
12-21, C.A. para realizar el registro y otorgamiento de
crditos?
Cules son los procedimientos contables utilizados por la empresa
Constructora 12-21, C.A. para el otorgamiento de los crditos?
Cules son los mtodos utilizados por la empresa Constructora
12-21, C.A. para hacer efectivo el cobro de los crditos?
Objetivo General
Analizar el proceso para el registro y otorgamiento de crditos
llevado a cabo por la empresa Constructora 12-21, C.A. Objetivos
Especficos Describir las polticas y normas de otorgamiento de
crditos utilizada por la empresa Constructora 12-21, C.A.
Explicar los procedimientos contables utilizados para el
otorgamiento de crditos por la empresa Constructora 12-21, C.A.
Precisar los mtodos aplicados por la empresa Constructora 12-21,
C.A. para los procesos de cobranza de crditos.
Justificacin Una empresa que aspira obtener beneficios y alta
rentabilidad a travs de las ventas a crdito, es necesario que
realice sus operaciones y registros de la mejor manera posible para
evitar anomalas en dichas actividades, puesto que las debilidades
que se cometan en este proceso puedan afectar e incidir
negativamente en los ingresos de la empresa.
En el caso de la Constructora 12-21, C.A; en donde se estn
registrando los crditos de la manera menos adecuada se ha decidido
realizarle un anlisis a los registros de crditos para describir
cuales son sus fallas en el proceso y brindarle posibles soluciones
que aporten y faciliten a esta empresa llevar un mejor registro de
las cuentas por cobrar y que cumpla con todas las necesidades; como
es agilizar de forma correcta el cobro de los crditos para una
excelente recuperacin de sus ingresos al obtener un control ms
eficaz.
Para esta investigacin, es necesario que se realice un estudio
descriptivo de la situacin que est presentando la empresa en el
proceso de registro de las cuentas por cobrar y en la manera que
utiliza la misma para otorgar los crditos, para as facilitar el
desarrollo de la investigacin y ayudar a solventar la situacin que
presenta la empresa en el rea en donde se registran y se procesan
los cobros. Para esto es necesario que se efectu un anlisis
descriptivo que nos permita detectar cuales son las fallas que se
presentan en este proceso y dar la solucin, que beneficie a los
propietarios de esta empresa y que las estrategias utilizadas para
solventar esta problemtica les permita a otras empresas con este
tipo de situacin fortalecer sus debilidades, y que pueda servir
para consulta de futuras generaciones con investigaciones
semejantes a esta.
CAPTULO IIMARCO TERICO Y REFERENCIAL
Antecedentes de la investigacin:
Para realizar una investigacin se hace necesario un estudio
sobre un tema tratado para sustentar el proyecto, segn la revisin
bibliogrfica realizada, se encontraron algunos trabajos referentes
a las cuentas por cobrar y el crdito.
Betancourt, y otros (2004) realizaron un trabajo de grado en la
Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez, titulado
Estrategias para la Recuperacin de las Cuentas por Cobrar de la
Empresa Fidelitas, S.A. Presentado para optar al ttulo de Lcdos. En
Administracin Financiera. Este trabajo permiti recolectar una serie
de informaciones ntimamente relacionadas con las recuperaciones de
las cuentas por cobrar, las cuales se realizaron en plena
concordancia con los objetivos planteados con el fin de analizarlos
y poder establecer las siguientes conclusiones. Los empleados de la
empresa no tienen conocimiento de la visin, misin y objetivos de la
empresa, por lo tanto no tienen conocimiento sobre la direccin de
la misma; y existen polticas y procedimientos sobre las
recuperaciones de los crditos, trayendo como consecuencia un
desconocimiento sobre el trabajo que deben realizar cada uno de los
empleados, existe un bajo nivel motivacional, puesto que los
empleados no gozan de motivaciones orientados al logro de sus
objetivos o metas planteadas, se pudo concluir que el proceso de
recuperacin de las cuentas por cobrar no es el ms idneo, puesto que
a pesar de que tienen polticas y procedimientos no estn
estructurados correctamente adems no son suministradas a su
personal de forma continua, la modalidad de investigacin utilizada
fue de un proyecto factible apoyndose en una investigacin de campo,
por cuanto la informacin fue tomada directamente de la
realidad.
La investigacin consultada se relaciona con la que se est
estudiando, proporcionando un aporte en cuanto a la informacin
obtenida para la recuperacin de las cuentas por cobrar, adems que
sirvi de apoyo en cuanto a la forma en que estos utilizaron los
grficos en los resultados.
Delgado, (2006), en su trabajo especial de grado cuyo titulo es
el Proceso de Otorgamiento de Crdito en el Banco Confederado,
Agencia Porlamar, presentado para optar al ttulo de Tcnico Superior
Universitario en Administracin mencin: Contabilidad y Finanzas en
el Instituto Universitario del Mar. (IUTEMAR), se propuso como
objetivo general conocer el proceso de otorgamiento de crditos en
el Banco Confederado Agencia Porlamar, con respecto a la
metodologa, esta investigacin es de tipo descriptiva basado en un
diseo de campo. En conclusin, estableci que el otorgamiento de
crditos se realiza de forma centralizada por lo que el lapso de
tiempo entre la solicitud y liquidacin de la misma se incrementa
considerablemente lo que inciden en el beneficio que debe obtener
el cliente, adems los requisitos solicitados son muy rigurosos con
lo cual crea en ciertas ocasiones limitaciones a la hora del
cliente realizar su peticin.
La investigacin de este autor guarda una relacin con el presente
estudio debido a que se maneja el tema de crdito, en lo que
respecta a las cuentas por cobrar se habla sobre el lapso de
crdito, otorgamiento de crdito y forma de pago de sus crditos.
Valerio, S. (2005) realiz un trabajo de grado en el Instituto
Universitario Insular titulado Propuestas de Polticas que Optimicen
los Procedimientos de las Cuentas por Cobrar en la Empresa Ernesto
Clemente, C.A. La intencin de esta investigacin es guiar a la
empresa a obtener mejores resultados en el proceso de control
interno de las cuentas por cobrar. De all la importancia de contar
con un sistema de control interno de las cuentas por cobrar, las
cuales contribuyen de una forma u otra en factor bsico de operacin
para la direccin de cualquier organizacin, debido a que impulsa el
conjunto de polticas aprobadas por la direccin a travs de normas y
procedimientos establecidas dentro de la misma, para agilizar la
cobranza de los clientes provenientes de las ventas a crditos y
poder minimizar las cuentas incobrables, para as lograr mejores
resultados y prestar mejores servicios. Con relacin al
procedimiento metodolgico, esta investigacin es de tipo descriptiva
con un diseo de proyecto factible basado en una investigacin de
campo, las tcnicas utilizadas fueron la observacin participante
directa dentro de la empresa, adems de las entrevistas
estructuradas realizadas a la directiva y personal administrativo.
En el anlisis de los resultados se lleg a la conclusin que la
empresa no posee polticas y procedimientos efectivos para la
recuperacin de las cuentas por cobrar. Finalmente se formul una
propuesta de polticas que optimizaran los procedimientos de la
cuentas por cobrar de la empresa antes mencionada. Con esta
investigacin consultada se pudo obtener la informacin que deja un
aporte en cuanto a lo importante que es conocer las polticas y
procedimientos que optimicen las cuentas por cobrar de cualquiera
empresa.
Las investigaciones citadas anteriormente, guardan relacin con
el tipo de estudio debido a las causas que lo producen, es decir,
las operaciones que son producto las ventas a crdito y que
representan un derecho mximo al hacerse efectivo y de no cobrarse
ello originaria una prdida para la empresa.
Bases Legales:
Cdigo de Comercio de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Gaceta Oficial N 475 extraordinaria del 21/12/1955
Los artculos del Cdigo de Comercio venezolano, que sern sealados
a continuacin explican en cierto modo la relacin que guardan estos
con el objeto en estudio y explican la forma en la cual tienen que
estar regidos para realizar sus operaciones.
Art. N 34. En el libro diario se asentarn, da por da, las
operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida
exprese claramente quien es el acreedor y quien el deudor en la
negociacin a que se refiriere o se resumir mensualmente por lo
menos, los totales de esas operaciones siempre que en este caso; se
conserven todos los documentos que permitan comprobar tales
operaciones da por da. El artculo expresa que en el libro diario se
debern hacer anotaciones de cada una de las operaciones comerciales
realizadas por la empresa diariamente o reflejando mensualmente la
totalidad de los montos de dichas operaciones siempre y cuando
tengan los soportes de la misma, quedando especficamente evidente
quienes son los deudores y los acreedores en el registro.
Art. N 110. Para que la propuesta verbal de un negocio obligue
al proponente, debe necesariamente ser aceptada inmediatamente por
la persona a quien se le dirige y en efecto de esa aceptacin, el
proponente, queda libre.
Este artculo enuncia que para que las negociaciones verbales se
hagan efectivas ambas partes deben estar de acuerdo con el negocio
establecido y al hacerse efectiva sta, el proponente queda libre de
compromisos.
Art. N 111. La propuesta hecha por escrito debe ser aceptado o
desechado dentro de veinticuatro horas (24hr), si las partes
residieren en la misma plaza. Vencido este plazo, la proposicin se
tendr como no hecha.
El artculo se refiere a que las propuestas de negocios
realizados por escrito tienen un plazo de veinticuatro horas (24
hr) para concretarse, de excederse este plazo y no se obtiene
respuesta alguna se dar por no concretada, es decir, se determinar
como no realizada.
Art. N 117. El deudor que paga tiene derecho a exigir un recibo
y no est obligado a contentarse con la simple devolucin del titulo
de la deuda sin la nota de pago.
Este artculo expresa que la persona que cancela la deuda est en
la obligacin de exigir documento que soporte dicha cancelacin de
esa deuda, es decir, que el deudor no puede conformarse con una
simple factura sino que puede exigir la nota de pago que certifica
el cierre del compromiso.
Bases Tericas:
Las Cuentas: A.Goxen/M.A.Goxens,(1996:59) Representan a los
elementos patrimoniales agrupados por clases, expresando los
aumentos y disminuciones de valor que experimentan en un periodo
determinado.es decir, que las cuentas son un conjuntos de partidas
que identifican cada una de las transacciones o actividades de un
negocio con valores asignados.
Registro Contable:
Toda operacin que afecte o pueda afectar, transformar o
modificar el patrimonio, se registrar en contabilidad en su
correspondiente cuenta. Seala Redondo, (1993)
En la contabilidad comercial, los principales registros
contables, se basan en transacciones comerciales, los cuales se
refieren a los tratados o negocios para el intercambio el
intercambio de valores entre un mnimo de dos unidades econmicas,
pero siendo el objeto de la contabilidad, el informar sobre todas
las operaciones que afectan el patrimonio, deber, as mismo,
registrar cualquier fenmeno comercial convenio y voluntad de dos
unidades econmicas. (P.6)
Los registros contables es una tcnica para realizar de forma
estructuradas cada una las operaciones que produzca informacin
cuantitativa que sirva de base para tomar decisiones econmicas para
los periodos de una empresa o negocio. Libros de Contabilidad:
Los libros contables son los utilizados por los contadores para
reflejar de forma clara cada una de las diferentes transacciones en
las cuales incurre un negocio, para A.Goxen/M.A.Goxens,(1996)
definen los libros como:El conjunto de hojas de una misma
estructura grfica, encuadernado o no, en los que se hacen las
anotaciones y se llevan los registros de las cuentas. Estos libros,
para reflejar con orden y claridad la recopilacin de los hechos
contables, han de tener un aspecto y disposicin adecuados con
objeto de que la recogida de datos numricos y conceptos
explicativos en ellos sea lo ms fcil posible. Esto se consigue
dotndolos de rayados, trazando columnas y cuadros donde se
clasificaran los datos. (P.87)
Tomando en cuenta la definicin de los libros, se puede expresar
que son de suma importancia porque permiten llevar de una manera
estructurada cada uno de los movimientos contables, y de forma
especfica los datos que arrojen dichos movimientos.
Clasificacin de los Libros de Contabilidad:
En la contabilidad existen diferentes libros apropiados para la
recopilacin, clasificacin y anotacin de las operaciones mercantiles
de acuerdo al uso las necesidades y las leyes. Segn
A.Goxen/M.A.Goxens,(1996) su importancia, dentro del sistema de
contabilidad adoptado, los libros pueden ser:
a) Principales:
Aquellos en que fundamentalmente se basa el sistema y por si los
pueden llenar las finalidades de la contabilidad. En la partida
clsica los Diarios, Mayor y de Inventario y Balances: El libro
diario: Tiene como objeto recoger y reflejar todos los hechos
contables en forma cronolgica, es decir, segn las fechas en que se
produzcan las diferentes operaciones.
El libro mayor: Es necesario, pues cumple la misin de agrupar
las diversas cuentas, en ste se abre cuenta a cada una de las
rbricas que integran el patrimonio. Si el diario es un libro de
recopilacin cronolgica, el libro mayor tiene como funcin bsica la
recopilacin sistemtica de las operaciones inscritas anteriormente
en el diario.
Libro de Inventario y Balance: Estos libros presentan la histria
resumida de la actuacin de la empresa, reflejando las diversas
metas conseguidas en su marcha, presenta la situacin analtica en
inventarios y esta misma en forma sinttica en balance de
situacin.
b) Auxiliares: Son libros en los que se detallan y desarrollan
las cuentas y anotaciones que se llevan en los libros principales,
y cuyas anotaciones guardan una intima relacin con las cuentas del
mayor o sirven de preparacin para las anotaciones del diario.
c) Registros:
Destinados a inscribir ciertos datos, antecedentes,
recordatorios o documentos relacionados con las operaciones que se
realizan, han de realizarse o se han realizado.
d) Obligatorios:
Son aquellos cuya tenencia ineludible esta prescrita por las
disposiciones emanadas de lo estado, y que varan segn las
naciones.
Todos y cada uno de estos libros tienen una funcin en especfico,
debido a que cada uno de ellos producen informacin ligada a las
actividades mercantiles de los negocios.
Crdito: Los crditos son relaciones entre partes a travs de
negociaciones, las cuales estn sujetas a condiciones de precio, de
plazos, entre otos. La Enciclopedia del Management, (1998:272) lo
define como La entrega de bienes o producto, dinero o servicios, a
cambio de una promesa de pago en una fecha futura mutuamente
acordada La gestin de crdito determina el grado de probabilidad de
que se reciba el pago tal y como se prometi. Los crditos vienen
siendo convenios entre partes en las cuales se establecen un
conjunto de condiciones en las cuales se especifican los montos,
plazos, entre otros. Para hacerse el pago de los mismos.
Documentos de Crdito: Los documentos de crdito son instrumentos
que sirven de soporte al momento de operaciones de venta para que
permitan que existan obligaciones dentro de esas negociaciones.
Para el Instituto Nacional del Cooperacin Educativa (1990:137), Los
documentos de crdito, llamados tambin instrumentos negociables, por
ser susceptibles de negociaciones, son varios. Entre los ms usados
tenemos: El giro o letra de cambio, el pagar, el cheque y la carta
de crdito. Estos documentos son con los que se soportan las ventas
de mercancas u otra negociacin, estableciendo los precios y
condiciones de pagos para los diferentes plazos.Ventas a
Crdito:
En una organizacin las ventas a crditos representan parte de sus
ingresos principales la cual se regir cuando una persona adquiere
un bien en un establecimiento y se le otorga plazos y condiciones
para cumplir con el pago del mismo. Dice Romero (1997:132), las
ventas a crdito representan una de las principales fuentes de
ingreso para la empresa, son las que originan un incremento en el
activo circulante en las cuentas por cobrar. Es decir, que este
tipo de venta es donde se les concede plazos a los compradores para
poder pagar la mercanca comprada.
Trminos del Crdito:
Los trminos de un crdito, son los del conjunto de
especificaciones en las cuales se van a establecer cada una de las
condiciones de la negociacin. Segn el libro de Administracin
Financiera de la Universidad Nacional Abierta, (1993:245) el crdito
debe especificar las condiciones bsicas:
El periodo por el cual se extiende. El descuento ofrecido por el
pago inmediato.
El anlisis de los trminos del crdito debe realizarse de forma
tal que los beneficios asociados con el mismo superan los costos
incurridos en su implementacin u operacin.
Cuentas por cobrar: Las Cuentas por Cobrar representan derechos
exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento
de prstamos o cualquier otro concepto anlogo. Lo sealado por
Redondo A. (1993)
Las cuentas por cobrar sirven para controlar los crditos a favor
de la empresa, no reconocidos por medio de la aceptacin de letras
de cambio. Estas cuentas deberan registrar nicamente los crditos
otorgados a nuestros clientes provenientes de ventas a crditos u
operaciones conexas. No obstante, suele incluir no siempre de buena
otros diversos crditos a favor de la empresa (P.26)
Segn la definicin las cuentas por cobrar son las que van a
permitir controlar el pago de los crditos otorgados por las
empresas, es decir, que en ellos se van a reflejar los montos de
los crditos.Modelo de las Cuentas por Cobrar
Las Cuentas por Cobrar son plizas que pueden adoptar varias
formas. Para Quintanar L, (2003)
Las cuentas por cobrar fundamentalmente se expiden por
duplicado, sirviendo el original de recibo para el cliente y el
duplicado al carbn como documento contabilizado, razn por la cual
la copia contiene espacio para aplicacin solamente a cuentas de
crdito (pues representa sistemticamente un cargo a la cuenta de
mayor Cuentas por Cobrar, razn por la que en ella no se indica
cuenta de cargo). Algunas empresas, especialmente de servicios
pblicos, expiden las cuentas por cobrar por triplicado, sirviendo
el original como recibo al usuario; el duplicado como aviso de
cobro a Contadura, y el otro duplicado debidamente archivado, como
cargo al cliente, evitndose con ello llevarle cuenta personal por
debe y haber.Trmites de las Cuenta por Cobrar. Los trmites de la
cuenta por cobrar son los siguientes. Para Quintanar L. (2003).
Se expide la factura tomando los datos de cualquiera de estos
antecedentes. Calendario de vencimientos, para saber el plazo del
credito. Presupuesto aprobado por el cliente previamente, en caso
de servicio de reparaciones. La orden del cliente para la prestacin
del servicio, de acuerdo con tarifas establecidas. Reporte de
consumo mensual, es decir un recibo de electricidad o de agua
calculado tambin de acuerdo con tarifas, como en el caso de
suministro de energa elctrica. Convenios celebrados con el cliente,
para establecer las condiciones de pago. La tira de la caja
registradora para dar entrada a las ventas al contado en
tienda.
Se anexan los documentos comprobatorios, si los hubiere.
Se le asigna numeracin consecutiva y se pasa a revisin y
aprobacin a los documentos exigidos al cliente.
El original se enva al cajero como orden de cobro, quin lo
guarda en el archivo cronolgico alfabtico.
Un duplicado se anota en el registro que viene a ser un diario,
as como en los auxiliares y en el ndice de Cuentas por Cobrar y el
otro se le entrega al cliente como soporte de la compra.
Al efectuarse el cobro de la Cuenta por Cobrar, el cajero anota
su libro de caja, estampando el sello fechador de cobrado al
duplicado y lo devuelve a la contadura, despus de haberle anotado
el nmero de entrada a caja.
La contadura anota en el rengln respectivo del registro de
Cuentas por Cobrar, la fecha de cobro, anotacin que tambin hace en
el ndice respectivo.
Se archivan el original y el duplicado en gabinete, por el mtodo
alfabtico, juntando con un broche todas las cuentas de un mismo
cliente, mediante lo cual se conoce el volumen de sus operaciones
con la empresa.
Registro de las Cuentas por Cobrar:
Los registros de las cuentas por cobrar de una empresa se pueden
realizar de dos (02) maneras como cuentas por cobrar-cargos y
cuentas por cobrar-abonos. Segn Redondo A, (1993). las
define:Registro en Cuenta por Cobrar-Cargos:
Redondo A. (1993). Los define como los registros para los
principales cargos ocasionados por las ventas a crdito de mercancas
o servicios, cuando los clientes no han firmado letras de cambios o
pagars para garantizar el pago de sus deudas.
Registro en Cuenta por Cobrar-Abonos: Redondo A. (1993). los
define como los que se ocasionaran por los pagos parciales o
cancelacin de los crditos concedidos a los clientes. No obstante,
pueden abonarse por otros conceptos.De acuerdo a los registro de
las cuentas por cobrar se puede apreciar, que permiten conocer que
tipo de polticas de crdito que se estn estableciendo y la manera
como se harn los pagos convenidos. Polticas de Crdito:
Las empresas necesitan determinar las gestiones para poder hacer
el cobro de sus derechos. Segn Brito, (1997) plantea:
Las polticas de crdito son todos los lineamientos tcnicos que
utiliza la empresa con la finalidad de otorgar facilidades de pago
a un determinado cliente, la misma que implica la determinacin de
la seleccin, las normas y las condiciones de crdito. Es decir, que
las polticas establecen la forma como se van a ejecutar los cobros
a los clientes acreditados por la empresa.
Definicin de Trminos:
Activo: Son todos los bienes que su empresa posee. Instituto
Mexicano de Contadores Pblicos (1993).Activo fijo: Es la inversin
en infraestructura. Equipos, Maquinarias, Herramientas y Vehculos
Terrenos, Oficinas, Bodegas. Instituto Mexicano de Contadores
Pblicos (1993).Crdito: Promesa de pagar en una fecha posterior los
bienes o servicios comprados en la fecha.
(www.sucreditocuenta.com/ycc/tools/glossary.html/2007).Cobranza:
Intento de recuperacin por parte de un departamento o agencia de
cobranza de una obligacin de crdito vencida y no pagada. A. Redondo
(1995).Derecho: Conjunto de preceptos y reglas a que esta sometida
toda sociedad civil, y cuya observancia puede ser exigida por la
justicia. A.Goxen/M.A.Goxens,(1996).Deuda: Obligacin que uno tiene
de pagar o devolver a otro dinero u otra cosa.
A.Goxen/M.A.Goxens,(1996).Efectivo: El efectivo est integrado por
aquellas cosas que comnmente se aceptan como medios de cambio. Para
que sea considerada como efectivo, una cosa tiene que ser
convertible inmediatamente a dinero, a su valor nominal.
Enciclopedia del Management, (1998)Estados financieros: Es el que
presenta a pesos constantes los recursos generados o utilidades en
la operacin, los principales cambios ocurridos en la estructura
financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e
inversiones temporales a travs de un periodo determinado. La
expresin "pesos constantes", representa pesos del poder adquisitivo
a la fecha del balance general (ltimo ejercicio reportado tratndose
de estados financieros comparativos). Enciclopedia del Management,
(1998).Factura: Relacin o lista de los artculos comprendidos en una
venta, remesa u otra operacin de comercio, en la que especifican
sus importes parciales y totales. A.Goxen/M.A.Goxens,
(1996).Ingreso: Cualquier partida u operacin que afecte los
resultados de una empresa aumentando las utilidades o disminuyendo
las prdidas. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos,
(1993)Otorgar: Disponer, establecer, ofrecer, estipular o prometer
con autoridad pblica el cumplimiento de algunas cosas. A.Goxen /
M.A.Goxens, (1996).Otros activos: Son inversiones que usted realiza
y que no corresponden a las partidas antes mencionadas o no estn
directamente relacionadas con su negocio. Instituto Mexicano de
Contadores Pblicos, (1993).Patrimonio: Esta constituido por
aquellas cuentas que representan la inversin, segn libros, de los
propietarios de la empresa. A. Redondo, (1993).Polticas: Definicin
de normas, sistema de valoracin o de decisin que al definir y
puntualizar los objetivos de una empresa pueden guiar y regular los
mtodos y las polticas de organizacin. Medina, (1998).
Procedimientos: Sucesin cronolgica de operaciones concatenadas
entre s, que se constituyen en una unidad de funcin para la
realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito
predeterminado de aplicacin. Todo procedimiento involucra
actividades y tareas del personal, determinacin de tiempos de
mtodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y
eficiente desarrollo de las operaciones. Enciclopedia Financiera,
(2002).Riesgos: Eventualidad de todo caso fortuito que pueda causar
la prdida o deterioro de algunos objetos. A.Goxen/M.A.Goxens,
(1996).Ventas: El trmino ventas tiene mltiples definiciones,
dependiendo del contexto en el que se maneje. Una definicin general
es cambio de productos y servicios por dinero. Desde el punto de
vista legal, se trata de la transferencia del derecho de posesin de
un bien, a cambio de dinero. Desde el punto de vista contable y
financiero, la venta es el monto total cobrado por productos o
servicios prestados. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos,
(1993).Ventas de contado: Se entiende por "Venta de Contado" a
todas las transacciones que se realizan con la presencia fsica del
comprador, del vendedor y de la tarjeta. Instituto Mexicano de
Contadores Pblicos, (1993).Ventas a crdito: Son aquellas que le
proporcionan derechos a la empresa, a travs de mtodos de cobros
empleados por la empresa que las ponga en marcha. Instituto
Mexicano de Contadores Pblicos, (1993).CAPTULO IIIMARCO
METODOLGICO
Tipo de Investigacin
Debido al enfoque que enmarca esta investigacin se puede definir
como un estudio de tipo descriptivo, Sabino (1992:60) define que:
Las investigaciones descriptivas consisten en describir
caractersticas fundamentales de conjuntos homogneos de fenmenos,
utilizando criterios sistemticos que permitan poner de manifiesto
su estructura o comportamiento de esta manera se pueden alcanzar
las metas que caracterizan el objeto en estudio. La investigacin es
de tipo descriptiva porque busca explicar cuales son los procesos
llevados a cabo por la empresa Constructora 12-21, C.A. Para
realizar los registros de los diferentes crditos otorgados.
Diseo de la Investigacin El diseo adoptado por la investigacin
es de campo, porque los datos de informacin sern tomados
directamente de la realidad; es decir del mismo lugar donde
acontecen los hechos, la informacin es tomada directamente de la
empresa Constructora 12-21, C.A. Permitiendo que la situacin real
investigada pueda ser verificada por el investigador. Para Tamayo
(1999:71) La investigacin de campo es:
Cuando los datos se recogen directamente de la realidad, por lo
cual lo denominamos primarios, su valor radica en que permite
cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han obtenido
los datos, lo cual facilita su revisin o modificacin en el caso de
que lleguen a surgir dudas.
Mtodo Debido a la investigacin planteada, la cual est centrada
en lo que ser el Anlisis de los Procesos de Registro y Otorgamiento
de Crdito Llevados a Cabo por la Empresa Constructora 12-21, C A.
El mtodo a emplear en esta investigacin es el inductivo, sobre este
mtodo Sabino (1992:36) Seala El mtodo inductivo es aquel mtodo
donde se parte de una idea general para comprobar algo particular
por medios de un proceso experimental que va construyendo
generalizaciones (Conclusiones Generales)
Poblacin y Muestra La poblacin del Departamento de Venta de esta
empresa est constituida por seis (06) empleados los cuales son: Sus
dos (02) dueos y cuatro (04) empleados. Mndez (1991:187) define
como poblacin aquella Que est constituida por el nmero total de
personas o elementos que son miembros del grupo, empresa, regin o
pas u otra forma de asociacin humana que se constituye en objeto de
conocimiento en la investigacin En esta investigacin, no se aplic
una muestra, debido que la poblacin es pequea y finita, la cual
puede ser trabajada en su totalidad sin la necesidad de tomar
muestra. Sostiene Balestrini. (2001:145) establece que Dada las
caractersticas de una poblacin finita y pequea, se tomaron como
unidades de estudio a todos los individuos que la integran Es
importante resaltar que en esta investigacin no se aplic ningn tipo
de muestra.Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos
Tcnicas:
Observacin Directa no Participante Debe sealarse que la
investigacin se basa especficamente en la observacin directa no
participativa. Sampieri R, (1998:310) la cual ocurre Cuando el
investigador no tiene ningn tipo de relacin con los sujetos que
sern observados ni forma parte de la situacin en que se dan los
fenmenos en estudio.
Se aplic esta tcnica con el objeto de obtener informacin
general: Esta tcnica permite establecer conversacin informal
centrada fundamentalmente en la informacin deseada por el
investigador para reunir los datos de los registros de cobranza
llevados a cabo por la empresa Constructora 12-21, C.A.
Revisin Bibliogrfica Para la revisin bibliogrfica expone Silva,
J. (2006) Consiste en detectar, obtener y consultar la bibliografa
y otros materiales que pueden ser tiles para los propsitos del
estudio, de donde se puede extraer y recopilar la informacin
relevante y necesaria para dar solucin al problema de investigacin
(p.106)
Se basa en esta tcnica puesto que se inicia con la localizacin
de las fuentes documentales relacionadas con el problema debido a
que permite la bsqueda de informacin para ampliar el comportamiento
del tema y as poder efectuar un trabajo ms original y
metodolgicamente sano.
Entrevista no Estructurada Ser aplicada a las personas que
laboran en la empresa que estn vinculadas directa o indirectamente
con la actividad de ventas a crdito, con el fin de recolectar
informacin de importancia para el esclarecimiento y formulacin de
posibles soluciones a los objetivos de la investigacin. Segn Silva,
J. (2006). La define Como el medio que sigue un formato bsico, o
guin, cuya aplicacin es libre de acuerdo con el criterio del
entrevistador; las preguntas son abiertas y no estandarizadas
(p.111)Instrumentos
Registro de Notas
Para la recoleccin de datos de la entrevista no estructurada que
se realiz a las personas encargadas de otorgar los crditos, se llev
un apunte de notas en donde se reflejaron los apuntes ms relevantes
que surgieron de la entrevista.Gua de Entrevistas: Facilita en
muchos casos recolectar datos de importancia para llevar a cabo una
investigacin. Segn Sabino. (1992) Es un instrumento de observacin
compuesto por un conjunto de preguntas de observacin, que consiste
en una serie de preguntas no estructuradas formadas y anotadas por
el entrevistador. Por medio de la entrevista antes mencionada se
pudo obtener informacin sobre como se realiza el proceso de
otorgamiento de crdito llevado por la empresa Constructora 12-21,
C.A. Tcnicas y Procedimientos de Anlisis de DatosTcnicas:
Diagrama de flujo Es una representacin grfica que muestra todos
los pasos de un proceso. Fundamentalmente permite visualizar el
proceso, entender la relacin de cada paso con las dems partes del
mismo y proponer modificaciones o pasos alternativos de manera tal
de llevar los problemas al origen y no al final del proceso. Con
esta herramienta se puede identificar los procesos de registros y
otorgamientos de crdito que lleva a cabo la empresa Constructora
12-21, C.A. Tal como lo expresa Catacora. (1997) Son tcnicas de
documentacin ms grficas que narrativas se utiliza cuando deseas
tener una primera apreciacin acerca del funcionamiento de un
procedimiento a nivel general. (p.257) Anlisis Crtico Montero M.
Hochman E. (1996) define la tcnica de anlisis crtico como:
La culminacin del trabajo comenzando con la presentacin
resumida, y consiste en la apreciacin definitiva de un texto, a
partir de los elementos hallados en l, mediante la aplicacin de las
tcnicas anteriormente descritas. No utiliza criterios exteriores
para considerar el trabajo examinado, si no que se centra alrededor
de una evaluacin interna del desarrollo lgico de las ideas del
autor Esta tcnica permiti realizar un estudio de las situaciones
del tema en estudio para identificarlas y desarrollarlas con ms
claridad y as lograr un mayor entendimiento y conocimiento de cmo
se realizan los procesos de registro y otorgamiento de crdito en la
empresa constructora 12-21, C.A.CAPTULO IV
ANLISIS Y RESULTADOS DE LOS DATOS
Polticas y normas de otorgamiento de crdito utilizada por la
empresa Constructora 12-21, C.A. Todo tipo de empresa que genere
ingresos por medio de las actividades a las cuales se dedique, es
necesario que cuente con algn tipo de polticas y normas que le
permitan controlar el medio principal por el cual se estn obtenido
dichos ingresos, es decir, si la empresa obtiene ganancias por las
ventas de contado o a crdito, para estas ltimas mencionadas es
necesario que se establezcan polticas y normas para hacer efectivo
el cumplimiento de su debido cobro.
Las empresas necesitan determinar gestiones para poder realizar
el cobro de sus derechos, para ello establecen polticas y normas de
crdito que son todos los lineamientos tcnicos que utiliza la
empresa con la finalidad de otorgar facilidades de pago a un
determinado cliente, la misma que implica la determinacin de la
seleccin, de las condiciones del crdito. Es decir, que las polticas
y normas establecen la forma como se van a ejecutar los cobros a
los clientes acreditados por la empresa.
En cuanto al proceso de ejecucin de este objetivo se tom como
tcnica para el desarrollo del mismo, la observacin directa no
participante, debido que por medio de esta, se pudo constar los
hechos que se presentan en el objeto de estudio.
Para las empresas que obtienen ingresos a travs de la venta y
estas a la vez se producen en algunos casos a crdito, requieren de
polticas y normas que permitan a los dueos o departamentos
encargados de realizar este proceso, que el cliente se comprometa a
cumplir con todas las condiciones establecida por la empresa segn
las polticas y normas establecidas en el crdito.
La empresa Constructora 12-21, C.A., se encuentra ubicada en El
Espinal Municipio Daz del Estado Nueva Esparta, dedicada a la venta
de materiales de construccin y alquiler de maquinaria pesada, la
misma ha sido tomada como objeto de estudio por la manera de
realizar las operaciones para el otorgamiento se crditos.
La empresa Constructora 12-21, C.A., posee polticas y normas muy
particulares para otorgar crdito, lo que hace que en algunos casos,
los clientes no cumplan con el pago a tiempo de los crditos. Por
medio de la tcnica de la observacin no participante podemos
describir cuales son cada una de esas polticas y normas llevadas
por la empresas Constructora 12-21, C.A.,
Polticas para el otorgamiento de crdito El cliente debe cumplir
con una seria de requisitos para que se le pueda otorgar el crdito
como son:
El cliente debe presentar todos los requisitos exigidos por la
empresa como :
Balance general Registro mercantil
RIF y NIT de la empresa
Declaracin del I.S.L.R.
Referencias bancarias
Referencias domiciliarias
El Departamento de Ventas verifica que todos los recaudos
aportados por el cliente sean los exigidos por la empresa. Esta
verificacin las realizan en un tiempo de de dos a tres das los
encargados de este departamento. El Departamento de Ventas luego de
estudiar la solvencia de cada cliente determina si se le otorga el
crdito o no. Es decir, llaman al cliente para notificarle que su
crdito fue aprobado y cuando no lo aprueban no notifican a los
clientes. Luego en el Departamento de Ventas, una vez verificadas
todas las referencias del cliente, el mismo es encargado de otorgar
el crdito. Se procede a realizar la factura estableciendo las
condiciones de pago y tiempo del mismo. Esto quiere decir que
cuando ya se ha realizado el proceso de verificacin de los datos
por parte del personal del departamento y las personas ya estn
enteradas de que fue aprobado su crdito, acuden a la empresa a
establecer las condiciones del crdito. El Departamento de Ventas le
otorga un lmite de crditos a los clientes que por primera vez
acuden a la empresa de una cantidad que no exceda de un milln de
bolvares y a sus clientes fijos o de confianza les otorga crdito
abierto. Esto se realiza una vez que son estudiadas las referencias
de los clientes y se consideran fijos cuando ya en otras ocasiones
han cumplido con las exigencias de la empresa. Una vez realizado
todo este proceso el Departamento de Ventas le entrega una orden al
cliente para que pase por el rea donde est la mercanca acreditada
para hacerle entrega de la misma. Es decir, se le entrega una de
las dos (02) copias de la factura original la cual esta firmada por
el Departamento de Ventas para que luego pase a retirar su pedido
por el almacn o deposito en el cual lo estn esperando para entrgale
su mercanca.
Normas para el otorgamiento de crditos La empresa posee algunas
normas para regular el cobro debido al otorgamiento de crditos las
cuales son:
Las condiciones de la empresa con el cliente, es que el pago de
la primera factura debe cancelarse en un lapso de 15 das. esto con
la intencin de conocer y verificar si el cliente cumple con las
exigencias de la empresa para poder calificarlo como un cliente al
cual se le puede acreditar abiertamente. El cliente acreditado debe
realizar el pago puntual del crdito segn las condiciones, es decir,
que este debe cancelar si es por el banco, realizar su depsito a la
fecha que corresponde o acudir personalmente a la empresa a
efectuar ese pago. Si el cliente no cancela en el lapso estipulado
por el Departamento de Ventas se le aplicarn intereses de mora por
la impuntualidad del pago de la factura.
El cliente debe cancelar directamente en el Departamento de
Ventas. Cuando el cliente acude a la empresa a realizar el pago
directamente, este debe pasar por el Departamento de Ventas
haciendo entrega del pago y a recibir su factura que corresponda al
pago o abono. El cliente que se exceda del tiempo de pago no se le
conceder ms crditos por parte de la empresa. La empresa una vez que
chequea que el cliente no se le conceder ningn tipo de beneficio
por parte de la empresa e inmediatamente se le suspende alguna
nueva solicitud de crdito. El Departamento de Ventas proceder por
la va legal, a intervenir en el incumplimiento de pagos de facturas
vencidas superiores a tres (03) meses, esto quiere decir, que una
vez que el cliente que no quiera cumplir con el convenio
establecido entre l y la empresa, un asesor legal tomar el caso y
lo llevar a los entes correspondientes en los cuales se puedan
resolver o solventar la deuda.
Procedimientos contables utilizados para el otorgamiento de
crdito por la empresa Constructora 12-21, C.A. Dentro del ciclo de
operaciones de una empresa deben existir procedimientos a seguir,
es decir, que las empresas deben establecer procedimientos
contables para el manejo de cada uno de los grupos de cuentas de
los estados financieros. Los procedimientos contables no son ms que
todos aquellos procesos que se utilizan para los registros de las
transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de
contabilidad.
En el caso de la Constructora 12-21, C.A., la cual realiza las
ventas de materiales y alquiler de maquinarias en el ramo de la
construccin tanto de contado como a crdito. Esta empresa debido a
que en la mayora de los casos realizas sus actividades de venta a
crdito, requiere de procedimientos contables para el manejo de los
registros de las cuentas por cobrar, debido a que estas cuentas
intervienen para controlar el proceso de crdito otorgado a los
clientes.
Para llevar a cabo el desarrollo de este objetivo utilizamos
como instrumento la observacin directa no participante para
explicar como se realizan en la empresa Constructora 12-21, C.A.
los procedimientos contables para el otorgamiento de crdito los
cuales se realizan de la manera siguiente:
El cliente acude a la empresa para pedir que se le conceda un
crdito, dirigindose al Departamento de Venta. La empresa le
solicita al cliente una serie de documentos personales, los cuales
van a ser revisados por el Departamento para verificar si cumplen
con lo requerido por la empresa o no.
La empresa realiza la venta a crdito, mediante el proceso
ejecutado en el Departamento de Ventas, una vez que el cliente ha
cumplido con los requisitos exigidos por la empresa.
Se realiza la facturacin correspondiente (original y dos copias)
a la venta con todas las condiciones establecidas en el crdito,
donde se establecen la forma del pago y el tiempo en el cual se
debe cancelar.
Despus que se establecen las condiciones en la facturacin se le
entrega al cliente para que proceda a firmarla.
Una vez realizado completamente el proceso de facturacin y ya
firmada por el cliente, en el Departamento de Venta se procede a
archivar las facturas para su debido control. Luego de culminar
todo el proceso de la venta a crdito en el Departamento de Ventas,
se procede a registrar los asientos de las ventas en los libros
correspondientes. Se realiza el asiento de apertura de la cuenta
por cobrar en los libros de registro correspondiente (Diario y
Mayor). Los cuales son llevados por ellos mismos, en otras
palabras, por el personal que realizan las ventas. Esta cuenta se
va a encargar de chequear el crdito hasta que se haga efectivo, es
decir, se cancele.Asiento de apertura-1-
Cuentas por cobrar cliente (xxxxx) Venta xxxxx
Se anota en el libro de venta, el cual es llevado por el
Departamento de Ventas, Luego se elabora una relacin de ventas y se
registra por el monto por el cual fue realizada dicha operacin.
Luego se procede a esperar que se cumpla el periodo del plazo
acordado para el cobro del crdito y darle de bajas a las cuentas
por cobrar con su respectivo asiento de cierre, las cuales se vern
reflejadas en el balance general de la contabilidad y recuperar el
crdito.Asiento de cierre
-2-
Caja o banco (xxxxx) Cuenta por cobrar cliente xxxxx Todos estos
procedimientos son los ejecutados por el Departamento de Ventas de
la empresa Constructora 12-21, C.A. Para llevar un control contable
de las operaciones de otorgamiento de crdito, lo que deja ver que
requiere de una optimizacin de esos procedimientos para un mejor
proceso contable dentro de la empresa. EMPRESA CLIENTE
SiNo
EMPRESA
No
Si
Mtodos aplicados por la empresa Constructora 12-21, C.A. para
los procesos de cobranza de crdito. Los mtodos utilizados por una
empresa para realizar correctamente el cobro de sus derechos,
dependen de las polticas y normas que estas tengan para efectuar
correctamente los cobros. Una vez que las empresas tengan un mtodo
fijo de cobranza podrn realizar sin ningn inconveniente ese proceso
y esto se logra a travs de que las polticas de crditos establecidas
por la empresa se estn ejecutando tal y como se establecieron.
Los mtodos son todos aquellos procedimientos por los cuales debe
guiarse una empresa para obtener sus objetivos, en este caso las
empresas deben contar con mtodos de cobranzas de crditos que le
sean factibles al momento de realizar dichos procesos sin tener
ningn tipo de dificultad al momento de realizar los cobros de los
mismos.
Para desarrollar este objetivo se tom como instrumento la gua de
entrevista, para as constatar cuales son los mtodos utilizados por
la empresa para realizar el proceso de cobranza de los crditos, la
cual se le realiz al personal del Departamento de Ventas de la
empresa en donde se logr obtener la informacin que se presentar en
el desarrollo de este objetivo.
La empresa Constructora 12-21, C.A., al igual que otras empresas
que se dedican a realizar el mismo proceso, estn en la necesidad de
tener mtodos factibles de cobranza para poder tener una buena
rentabilidad con este tipo de ventas. Segn la entrevista realizada
arroj que esta empresa realiza sus cobranzas de la siguiente
manera: El Departamento de Ventas tiene que esperar que el cliente
cancele cuando para el sea conveniente.
El Departamento de Ventas no realiza ningn tipo de gestin para
informales del cobro a sus clientes, bien sea una llamada telefnica
o algn tipo de mensaje escrito.
El Departamento de Ventas no esta exigiendo el pago inmediato,
como lo establecen sus polticas y normas. Dando por incobrables en
algunos casos sus crditos.
Anlisis del proceso para el registro y otorgamiento de crdito
llevado a cabo por la empresa Constructora 12-21, C.A. En la
constructora 12-21, C.A. los procesos utilizados para llevar a cabo
el otorgamiento de crditos, funcionan de una manera muy particular
tal y como han sido explicados en los objetivos anteriores. Lo que
a generado a la empresa una serie de inconvenientes o dificultades
en el registro de los crditos otorgados a los clientes, debido a
que existen polticas y normas dentro de la empresa que no estn
siendo puestas en prctica ocasionndole fallas en el manejo de este
tipo de procesos. Tomando en cuenta lo antes mencionado, la empresa
se encuentra con estas anomalas porque no cuenta con una serie de
elementos fundamentales para desarrollar sus actividades normales
como lo son el no contar con: Un Departamento especfico que cumpla
las funciones de otorgar los crditos y de realizar la cobranza de
los mismos, debido a que estos son otorgados por el mismo
Departamento de ventas. El personal con el que cuentan en esta rea,
debera estar ms capacitados o adiestrados para realizar las
gestiones de cobranzas. Existen polticas y normas que evidentemente
no estn siendo ejecutadas o tomadas en cuenta para darle mejor
operabilidad en el proceso de registro y otorgamiento de crdito
realizados por la empresa, debido a que estas no estn siendo
ejecutadas de la forma correcta, es decir, que no se estn llevando
a cabo para realizar los cobros de los crditos por no contar en si
con un Departamento de Crdito que realice mejor estas funciones, es
decir, el registro de sus cuentas por cobrar. El no contar con un
asesor legal, el cual pueda realizar los cobros a travs de la va
legal una vez que los clientes se excedan del tiempo acordado.
En vista de los objetivos planteados se realiz un anlisis para
conocer a profundidad o con exactitud, como se realiza el proceso
para el registro y otorgamiento de crdito llevado por la empresa
constructora 12-21, C.A. dando como resultados que la empresa no
realiza las funciones especficas para ejecutar de manera correcta
este proceso, por lo que se puede acotar que esta empresa requiere
de un conjunto de alternativas como lo seran:
Contar con un Departamento de Crdito, al igual que uno de
Cobranza, en donde se dediquen nica y exclusivamente a cumplir con
la funcin especfica de revisar, registrar y gestionar la cobranza
los mismos. Incorporar o adiestrar un personal calificado y
especializado para llevar a cabo este tipo de proceso dentro del
rea de crditos implantado por la empresa.
El departamento de venta debe notificar al cliente por medio de
llamadas telefnicas, o mensajes por escrito cuando tiene que
realizar el pago de las facturas. Establecer mtodos factibles de
polticas y normas para llevar a cabo para el otorgamiento de
crdito, los cuales sean apropiados y acatados por cada uno de los
encargados de realizar este proceso. Deben tener algn tipo de
cuenta bancaria en donde los clientes que no puedan cancelar
directamente en la empresa lo hagan por ese medio. Para el proceso
de cobranza se debe realizar un seguimiento de los clientes que no
cumplan a tiempo con el pago de la deuda, a travs de llamadas
telefnicas o asignar una persona que se encargue de ir hasta el
domicilio del cliente y realizar el cobro directamente. En alguno
de los casos de que el cliente no pueda cancelar en el tiempo
estipulado, se le aplique algn tipo de inters de mora por cada
factura vencida.
Con estas serie de alternativas que se realizaron por medio de
anlisis se podra llegar a dar solucin en cierta parte a la
problemtica en las cual esta incurriendo esta empresa y siempre y
cuando la misma se encuentre en constante evaluacin se podr
mantener en el mercado empresarial con un buen ritmo de crecimiento
de capital.CONCLUSIN
Despus de haber terminado este trabajo de investigacin en el
cual se hicieron acotaciones sobre varios puntos crticos de la
empresa Constructora 12-21, C.A. y que por medio del desarrollo los
objetivos propuestos para conocer ms a fondo la situacin de la
misma, se pudo llegar a las siguientes conclusiones:
Una empresa para realizar el otorgamiento de crditos debe tener
en cierta forma los procesos de registro ms adecuados porque estos
son las que le van a permitir conocer y distinguir a que clientes
se le pueden otorgar crditos, as como tambin sus procedimientos
contables deben estar acorde a las operaciones que la empresa
realiza al igual que los mtodos que se ejecutan para obtener el
ingreso de los mismos, la empresa Constructora 12-21, C.A., no esta
realizando un bebido proceso para el otorgamiento de crdito por
presentar ciertas dificultades lo que en cierta manera perjudica en
las operaciones de esta empresa las cuales son las siguiente:
El no aplicar correctamente las polticas y normas determinadas
para el otorgamiento de crditos, las cuales son las que les
permitirn ejecutar el proceso con los aspectos especficos a seguir
para obtener resultados favorables a la empresa. La empresa no
cuenta con Departamentos de Crditos y de Cobranzas que se encarguen
de este proceso, debido a que estas actividades las ejecutan en el
departamento de venta y esto ocasiona ciertas complicaciones para
este departamento al momento de realizar las operaciones de venta y
tambin al encargarse del proceso para el otorgamiento de crditos y
sus cobranzas. Los procedimientos contables no son llevados por un
asesor contable, debido a que el mismo son ejecutados por los
encargados del Departamento de Venta lo que ocasiona que al momento
de realizar los registros contables estos presenten algunas
anomalas. No cuenta con mtodos de cobranza determinados y eficaces
lo que incide en que muchas veces que sus cuentas por cobrar pasen
a ser incobrables.
RECOMENDACIONES
Una vez realizada esta investigacin y observada la situacin que
se est presentando en la empresa Constructora 12-21, C.A. en el
proceso para el registro y otorgamiento de crditos el cual se
encuentra algo deficiente, se hicieron las siguientes
recomendaciones con la intencin de que optimicen su proceso:
La empresa Constructora 12-21, C.A. debe establecer
procedimientos o mtodos de polticas y normas que sean puestos en
practica para realizar el otorgamiento de crditos, donde se
planteen todos y cada uno de los pasos especficamente a seguir por
el cliente a ser acreditado. Para tener un eficiente y eficaz
proceso de otorgamiento de crditos es necesario que la empresa cree
un Departamento de Crdito y Cobranza en donde intervenga un
personal calificado en este tipo de operaciones. La empresa debe
contactar un asesor contable, el cual realice de una manera
detallada y eficiente los procedimientos contables derivadas de los
actividades en las cuales incurra la empresa.REFERENCIAS
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Quintanar L. (2003) Procedimientos de las cuentas por cobrar y
pagar (Pagina Web disponible:
http:universidadabierta.edu.mx/biblio/Quintanar%zoliliana-cuenta.htm.ANEXOS
Inicio
Recibe solicitud de crdito
Solicita crdito a la empresa
Solicita documentos al cliente
Entrega de documentos a la empresa
Analiza documentos
Firma la factura
Se aprueba el crdito y se emite factura
Se realiza gestin de cobro
1
Se contabiliza la relacin mensual en el Libro Diario y Mayor
Se archivan las facturas
Se emite orden y se despacha el pedido
1
Cliente cancela
Se cancela la deuda
Fin
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