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Transferencia Documental
Expositor: René Janampa Herrera
¿QUÉ ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?
“Es el traslado de las Series documentales que han cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión o Archivo Periférico al Archivo Central de la institución”
“ES EL PROCEDIMIENTO MEDIANTE EL CUAL SE HACE EL TRASLADO CONTROLADO DE LOS DOCUMENTOS”
¿Qué es cumplir el tiempo de Retención Documental o de permanencia en el Archivo de Gestión o Periférico?
Es cuando los documentos que se encuentran en el Archivo de Gestión cumplen su ciclo es decir, la frecuencia de consulta disminuye como consecuencia de la pérdida de sus valores administrativos.
Objetivos de las transferencias de documentosReducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos
Mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente.
Cumplir con la transferencia de los documentos una vez cumplido el plazo de retención de 2 años en el Archivo de Gestión
Base Legal
1) Reglamento Normativo interno 1.1. R.M Nº150-2005-EF/43 Aprueba el Reglamento Normativo “Sistema de Archivo del Ministerio de Economía y Finanzas” 1.2. R.S.G Nº 015-2012-EF/13 que aprueba el Manual de procedimientos de la Oficina General de Servicios al Usuario 1.3. Memorando Circular N° 103-2014-EF/45.01 - Cronograma anual de transferencia de documentos al Archivo Central del MEF.
2) Reglamento Normativo externo 2.1. RJ Nº173-86-AGN-J que aprueba la Directiva Nº005-86- AGN- DGAI “Normas para la transferencia de documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional”. 2.2. RJ Nº442-2014-AGN/J que aprueba el Reglamento de infracciones y Aplicación de sanciones del Sistema Nacional de Archivos.
1.1. Reglamento Normativo
“SISTEMA DE ARCHIVO DEL MEF” (aprobado con R.M Nº150-2005-EF/43 )
19. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 19.1 La transferencia de documentos se efectuará respetando la siguiente secuencia: De los archivos de Gestión y Periféricos si lo hubiera, al Archivo Central y luego al Archivo General de la Nación.
19.2 El Archivo Central recibirá documentos mayores a dos (2) años una vez que estos hayan concluido su ciclo administrativo.
19.3 El Archivo Central del Ministerio formulará el Cronograma Anual de
Transferencias y lo remitirá a los Archivos de Gestión y Perifericos para que preparen la documentación y la remitan al Archivo Central en los plazos previstos.
1.1. Reglamento Normativo
“SISTEMA DE ARCHIVO DEL MEF” (aprobado con R.M Nº150-2005-EF/43 )
19. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
19.4 Los archivos de Gestión y Periféricos que no remitan la documentación al Archivo Central en la fecha fijada, deberan hacerlo cuando haya concluido con el Cronograma Anual de Transferencia de documentos
19.5 Los archivos de Gestión y Periféricos remitirán la documentación al Archivo Central mediante el formulario inventario de
transferencia, el original quedara con los documentos en el Archivo Central y la segunda será devuelta al Archivo remitente.
1.2. Manual de procedimientos
1.3. Memorando Circular Nº103-2014-EF/45.01
Cronograma Anual de transferencias de
Documentos al Archivo Central del MEF
INSTRUCCIONES PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
1) AGRUPACIÓN POR SERIES DOCUMENTALESEl encargado del archivo de gestión o periférico agrupa su documentación en Series documentales*. es decir agrupa sus documentos respetando el orden con el que fueron producidos como resultado de su proceso de tramitación en cumplimiento de sus funciones asignadas
Serie documental
Conjunto de documentos originados en atención a funciones y actividades de cada unidad orgánica, las mismas que tienen características comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente, son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.
2) Cada Serie Documental a transferir al Archivo Central deberá estar debidamente foliada. (Directiva Nº005-2008-AGN/DNDAAI)
3) Es importante que cada Serie Documental tenga una denominación específica que refleje la función y el procedimiento que le dio origen. Se recomienda no usar la denominación de “varios”, porque no indica nada preciso y dificulta su ubicación cuando se requiera.
4) No transferir al Archivo Central material bibliográfico (Libros, revistas, periódicos, etc), toda vez que no constituye documentación de archivo.
5) No transferir los documentos en archivadores de palanca, deben ser enviados como paquetes debidamente identificados, atados y ubicados en cajas de archivo. Debiéndose tener en cuenta:
5.1.Los paquetes no deben exceder de los 10
cm de espesor
5.2.Los paquetes deben ser atados con nudos deslizables de fácil apertura, para ello se recomienda utilizar pabilo de
algodón Nº 20.
5.3 Los paquetes no deberán contener faster,
clìps y ligas u otros aditamentos que puedan
perjudicar los documentos ya que estos
con el tiempo los van deteriorando.
5.4.Los paquetes deben contar con una tapa y
contratapa, debiendo tener la tapa una descripción
específica del contenido del paquete (ver formato A
“Etiqueta de Paquete”). La etiqueta del paquete cuenta con una numeración que le permite ser identificada y
relacionada desde el inventario de registro.
6) Los paquetes correctamente organizados con las indicaciones anteriores se instalan en las cajas de archivo de cartón corrugado, cuyas dimensiones en promedio son las siguientes: 32 cm. de ancho x 40 cm. de largo x 26 cm. de alto.
7) Para la transferencia se elaborará el respectivo “Inventario” el cual consta de dos partes: inventario esquemático e inventario de registro formato B:
Formato B Parte 1 “Inventario Esquemático
para Transferencia”
Parte 2 “Inventario de Registro para Transferencia”). En este formato se consignan los datos de los documentos a transferir y permite relacionar su ubicación dentro de cada paquete. Así mismo, dicho inventario deberá estar visado por el funcionario responsable de la unidad orgánica correspondiente.
8. Se procede a rotular las cajas de archivo con la etiqueta de caja (ver formato C “Etiqueta de Caja” que incluye instructivo de llenado e instructivo para el etiquetado de caja de archivo). Las cajas serán rotuladas en la parte frontal debajo de la ranura que sirve para cargar la caja.
9. Se tramita el memorando dirigido a la Oficina de Gestión Documental y Atención al Usuario (OGDAU), mediante el cual se comunica la transferencia de la documentación adjuntando los inventarios visados por el funcionario a cargo. En impreso y en formato digital (excel) se deberá remitir al correo electrónico [email protected] con copia a [email protected]
11. Cada unidad orgánica, previa coordinación, realiza el traslado de su documentación a las instalaciones del Archivo Central (Jr. Bambues s/n esquina con los Aromos cda 1 -Urb Los Sirius II- La Molina-) en el horario comprendido entre las 9:30 a 17:00.
