TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

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INTRODUCCION

El estudio de transferencia documental veremos a fondo como son los pasos y las definiciones para mejorar la organización y clasificación a los documentos al transferirlos.

OBJETIVOS

El objetivo de estas diapositiva es conocer las operaciones de transferencia documentales hechas por ARCHIVO GENERAL DE LA NACION el cual rige todas las normas archivísticas y de Gestión Documental.

Remisión de documentos entre las diferentes etapas del Archivo, del archivo central al archivo de gestión y de gestión al histórico.

TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación

LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PERMITEN:

Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.

Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

Contienen los documentos que se generan en el proceso de gestión Administrativa, y que están en constante consulta.

ARCHIVO DE GESTIÓN

Se debe transferir las series y subseries que hayan cumplido con el tiempo estipulado en las TRD correspondiente.

Todas la transferencias deben ir acompañadas de un inventario en el que se relacionan las series documentales.

Al recibirse los documentos en el archivo central se debe constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerden con el inventario.

La documentación permanecerá en el archivo el tiempo estipulado por las TRD.

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO CENTRAL

Los documentos transferidos al archivo central son los que se entran en su estado semiactivos, ósea que su consulta no es tan frecuente.

ARCHIVO HISTÓRICO

La documentación transferida al archivo histórico es la que pose un valor investigativo, cultural o para la ciencia.

Existencia del Comité de Archivo en la entidad.

Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del AGN.

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION

Limpieza de la documentación: los elementos de trabajo apropiados para la limpieza son : overol, gorra, mascarilla y guantes.

Limpieza de la documentación: equipo como: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla

ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO

Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.

Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.

Identificación del material afectado por biodeterioro.

Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante.

Unidades de conservación y re almacenamiento:

La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.

La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.

Cajas: rótulos

CODIGO (de la entidad)________________

FONDO_________________ SECCION________________

SUBSECCION____________

NUMERO DE CARPETAS___________

CAJA N° __________

N° CONSECUTIVO _____

N° CORRELATIVO _______

FECHAS EXTREMAS DEL _________

Carpetas

Fondo_____________

Sección_________

Subsección________

Serie ______________ Subseries__________

N° De Folios_______

N° De Carpeta ____

N° De Caja________

Amarre: se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.

Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.

CONCLUSIONES

Entendemos que el Archivo es una de las labores que implica estudio y esfuerzo, en ello nos documentamos de la guía Transferencia documentales en el cual nos aporto un concepto más claro y definiciones precisas para el buen manejo de transferencias documentales con conocimientos profundos de Gestión Documental

GESTIÓN DOCUMENTALREGIONAL-CAUCASANTANDER DE

QUILICHAO04 DE OCTUBRE DE 2013

GRACIAS