TRATAMIENTO INFORMÁTICO DE DATOS EN CIRUGÍA · PDF fileagrupamiento, estética, etc., muestro una posible (figura 23 ... conveniente tener copia de seguridad ... pasos siguientes

TRATAMIENTO INFORMÁTICO DE DATOS EN CIRUGÍA MENOR José Manuel PLANA PUIG Medico de Atención Primaria del Sector de Salud de Calatayud. Centro de Salud de Morata De Jalón. Servicio Aragonés de la Salud

INTRODUCCIÓN Es conveniente disponer de un registro de datos en un formato al que se pueda acceder con facilidad para extraer informes, realizar estudios estadísticos, etc. Si no disponemos de un programa específico de archivo de historia clínica que permita incluir estos datos y luego elaborarlos de forma estadística, podemos preparar una base de datos nosotros mismos para poder hacerlo. Vamos a elegir el paquete Office 97, que en estos momentos está disponible en los centros de salud, para mostrar un ejemplo, viendo una pincelada de lo que es posible realizar. Con versiones posteriores del programa los pasos son similares. Es preciso leer este capítulo con el ordenador, e ir ejecutando los pasos a medida que se van explicando. ELABORACIÓN DE LA BASE DE DATOS Es imprescindible un primer paso “de lápiz y papel” para meditar sobre nuestras necesidades reales.

Tratamiento informático de los datos en cirugía menor

Si elaboramos una base de datos “sobre la marcha”, tendremos un resultado poco ordenado y será incómodo trabajar sobre ella. Además si olvidamos preparar algún campo para registrar datos importantes, estos quedarán sin recoger, por ejemplo:

1) Nº de orden de la ficha

FILIACIÓN DEL PACIENTE 2) Nombre 3) Primer Apellido 4) Segundo Apellido 5) Fecha de nacimiento 6) Sexo 7) Población de procedencia 8) Nº de Historia clínica

FILIACIÓN DEL CIRUJANO

9) Cirujano

PATOLOGÍA 10) Diagnóstico Clínico 11) Número de lesiones 12) Fecha de la intervención 13) Tipo de intervención

ANATOMÍA PATOLÓGICA

14) Diagnóstico Anatomopatológico

OBSERVACIONES 15) Observaciones

ELABORACIÓN EN EL ORDENADOR Habitualmente indicaré una serie de instrucciones al ordenador que se denominan comandos, haciendo “clic” (1) con el botón izdo. del ratón en la barra superior, marcado en cursiva “Archivo, Edición, etc.” con un guión detrás en el que aparecen los nuevos comandos desplegados, por ej. “Archivo - Imprimir” (figura 1).

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Figura 1. Estos comandos suelen tener un botón en las barras inferiores, que realizan la misma función de forma más cómoda. Poniendo el cursor encima de ellos y esperando unos instantes, nos aparece una nota con la función de cada botón (figura 2).

Figura 2. Cuando vayamos a hacer cambios sobre un trabajo ya realizado (base de datos u otro) siempre es conveniente tener una copia de seguridad. Si no obtenemos el resultado apetecido, podemos volver al punto de partida.

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1) ABRIR LA BASE DE DATOS ACCESS Usamos el botón de “Inicio – Programas – Microsoft Access”, (abajo a la izda. de la pantalla) nos presenta la siguiente ventana, y hacemos “clic” (figura 3).

Figura 3. A partir de ahora, cuando queramos iniciar una nueva sesión, y tengamos que abrirlo, lo haremos en “Archivo - Abrir”, o más fácil, hacer doble “clic”(2) sobre su icono con el botón izdo. del ratón.

2) CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS

Marcamos “Base de datos en blanco” y “Aceptar (figura 4). En el apartado “Nombre de archivo” escribimos el nombre que queramos, por ej. Cirugía Menor, que será con el que nos aparecerá a partir de ahora el archivo. ”Crear“.

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Figura 4.

3) ELABORACIÓN DE LA TABLA Forma en la que se almacenan los datos. En cada fila de celdillas los datos de una intervención, y en cada columna un mismo tipo de datos. Cada celdilla es un campo de datos (3). A) En la siguiente ventana (figura 5, que nos aparece sin ninguna tabla), marcamos “Nuevo” y después “Vista Diseño”, “Aceptar” (figura 6).

Figura 5.

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Figura 6.

B) Ventana de introducción de campos (figura 7), aquí los escribimos en la columna de la izda. (figura 6, en azul), tal como los habíamos previsto en el paso de “lápiz y papel”. Después de escribir cada campo hay que presionar la tecla “enter” del teclado.

Figura 7.

C) En la columna dcha. aparecen distintos tipos posibles de campos, se cambian con el botón que aparece resaltado en amarillo en la figura 7. En la primera lógicamente un número, que en la parte inferior de la pantalla, cambiaremos a tipo “Autonumérico”, para que nos aparezca el número de orden de forma automática. Existen otros formatos, que usaremos según necesitemos:

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Texto. En la parte inferior aparece la longitud en caracteres que necesitamos, por defecto aparecen 50. Numérico. Sí/No. Corresponde a si el enunciado del campo es verdadero o falso. Fecha/Hora. Vamos a emplear el formato fecha corta, eligiéndolo abajo, (figura 8). Es importante tener configurado en el “Panel de control de Windows - Configuración Regional” la fecha en formato de año de cuatro cifras (dd/mm/aaaa), pues con formato de año de dos cifras hay confusiones entre años de distinto siglo (ej. El 01/01/03 puede pertenecer a 1903 ó 2003). Y tener actualizada la fecha del ordenador.

Figura 8.

El resto de formatos no los usaremos. Continuamos introduciendo campos, adaptando el tipo de datos, tamaño, etc. que necesitamos. Esto es importante, el ordenador no aceptará un tipo distinto, por ejemplo, una fecha dd/mm/aaaa, en el lugar reservado a un número.

Figura 9. Guardamos los datos ”Archivo – Guardar como” asignándoles un nombre, “tabla1” que aparece por defecto, o el que queramos y botón

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“Aceptar” (figura 9). Y podemos cerrar la ventana “Archivo - cerrar”, o con el aspa de arriba a la dcha de la ventana (figura 5, en rojo). Aparece un cuadro de diálogo que nos pregunta si queremos asignar una “Clave principal” es conveniente y lo hacemos, se asigna de forma automática al primer campo.

D) Ya tenemos la tabla en la que se pueden introducir los datos. Si la abrimos (figura 5), lo comprobamos (figura 10, en la que vemos que he creado datos de tres pacientes).

Figura 10.

4) FORMULARIOS

Los datos los podemos manejar en una tabla, como hemos visto anteriormente, ó en forma de fichas individuales, que “Access” denomina “Formularios”. En ellos se pueden introducir datos o modificar los ya existentes.

A) Cerramos la tabla y marcamos la pestaña “Formularios” y “Nuevo” (figura 5).

Figura 11.

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En la siguiente ventana marcamos “Asistente para formularios” y en la ventana de elección de tabla, marcamos o escribimos la tabla1 (figura 11) ”Aceptar”. Después pasamos todos los “campos disponibles” a “campos seleccionados”, en el orden que queramos que aparezcan, con el botón resaltado (figura 12)

Figura 12.

B) Vamos seleccionando en las siguientes pantallas la estética del formulario a nuestro gusto, marcando en cada ventana el botón “Siguiente” (figura 12, en azul). Elegimos: “Justificado”, “Estándar”, “Abrir el formulario para ver o introducir información”, con lo que aparece la siguiente pantalla (figura 13).

Figura 13.

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En la línea inferior, detrás de la palabra “registro”, aparecen unos botones que nos llevan al registro deseado, por orden desde la izda. “ir a la primera ficha”, “ficha anterior”, “ficha siguiente”, “última ficha” y “nueva ficha” (figura 13, en rojo). Ya tenemos preparado el formulario para introducir o modificar los datos que queramos. Después de cada campo, “enter”, y en cursor se desplaza al campo siguiente. En el campo de Nº de orden, como lo hemos puesto autonumérico, pulsamos “enter” directamente, sin introducir nada y de forma automática aparece el número de ficha.

6) CONSULTAS. Listados de pacientes.

De todos o de los que cumplan una determina característica. Por ejemplo de pacientes con nombre y apellidos, Cirujano, y solamente de los intervenidos de Nevus.

A) Desde la primera ventana (figura 5) pestaña “Consultas”, “Nuevo” y “Asistente para consultas sencillas” (figura 14).

Figura 14.

B) Seleccionas los campos que queremos que aparezcan en la lista y en el orden deseado (figura 12) y “Siguiente”. Asignamos un título (por ej. Nevus) y marcamos la casilla “Modificar el diseño de la consulta”.

C) En esta pantalla marcamos las condiciones que queramos, en este caso que sean nevus, entre comillas (figura 15) y escrito de la misma manera que en los campos, (si hay diferencias, suele ocurrir con mayúsculas

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o minúsculas, “Nevus _ nevus”, el programa considera que son enfermedades distintas). Pueden ser varias, incluso combinadas en el mismo campo, como vemos en la figura 16.

Figura 15.

D) Al abrir las consultas (que evidentemente se pueden imprimir) veremos el listado resultante.

Figura 16.

6) CONSULTAS. Totales. Promedios, etc. A) Abrimos una nueva consulta desde Vista diseño. B) Vemos que se puede hacer a partir de una o varias tablas o

consultas. Lo hacemos de la tabla1 (figura 17) y cerramos la ventana. C) Aparece la ventana de la figura 18, en la que si marcamos el

símbolo de suma, nos aparece la línea de “total”. D) Seleccionamos la operación que nos interesa, suma, promedio,

etc. (figura19). E) Solamente nos resta en “Archivo – Guardar como”, darle un

nombre. Y después “Archivo – Cerrar”. Ya tenemos la consulta, que al abrirla nos proporciona los resultados

deseados, actualizados al momento (figura 20).

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Figura 17.

Figura 18.

Figura 19.

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7) ORDENAR Y BUSCAR DATOS Otras funciones muy útiles, aplicables a cualquier tabla o consulta.

A) Abrimos la Tabla1, marcamos una columna (un “clic” en la cabecera de la columna, por ejemplo en cirujano) y “Registros-Ordenar”.

B) O “Edición-Buscar”, y aparece una ventana en la que establecemos las condiciones de búsqueda (figura 21). Que coincida exactamente lo que escribimos o sólo con una parte del campo, en todos los campos o sólo en el campo activo, etc. Nos aparecerán los registros que cumplan con la condición de búsqueda uno tras otro.

Figura 20.

Figura 21.

8) INFORMES.

Desde la ventana inicial (figura 5) también existe una ayuda para preparar informes, sobre tablas o consultas anteriores, por ej. Sobre la consulta Nevus (figura 22) y vamos marcando las distintas opciones de agrupamiento, estética, etc., muestro una posible (figura 23). Viendo si el resultado se adapta a lo que buscamos. Cambiando de ventana con el botón “Siguiente”. O la posibilidad de “Terminar”, con lo que aceptamos el tipo de informe previsto por defecto.

MODIFICACIONES AVANZADAS Hasta aquí, tenemos ya una base de datos perfectamente útil, pero

existen muchas más posibilidades, vamos a perfilar algunas de ellas. Es conveniente tener copia de seguridad de lo anterior, pues alguno de los pasos siguientes es complejo y vamos a borrar campos.

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Figura 22.

Figura 23.

9) MODIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS

Puede ocurrir que con el tiempo nos demos cuenta de que recogemos datos no necesarios, o por el contrario que nos interesa recoger otros. Cerramos el formulario, y estamos en la pantalla primera (figura 5), pestaña de tablas, marcamos la tabla1 y botón “Diseño”. Nos aparece la ventana de la figura 7. Si marcamos un campo “clic” a su izda. (figura 7, en verde)de forma que cambia de color (figura 24) y presionamos la tecla suprimir, “supr”, ELIMINAMOS DE FORMA DEFINITIVA ese campo y su

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contenido en todas las fichas existentes, DE FORMA IRRECUPERABLE, el ordenador muestra un aviso de confirmación antes de cerrar la ventana.

Figura 24. Por el contrario, si vamos a “Insertar filas” (figura 25), podemos añadir un nuevo campo entre los anteriores, apareciendo en blanco en las fichas que ya tenemos.

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Figura 25. Ejemplo. Voy a añadir un campo que refleje si existe concordancia entre los diagnósticos clínico y AP. (figura 26). Es un tipo de campo Sí/No.

Figura 26. Ahora hay que rehacer el formulario, pues no aparece el dato nuevo en el que tenemos, y procederemos a marcar en las fichas el nuevo campo cuando tengamos los resultados de Anatomía Patológica (podemos desechar el anterior y hacer uno nuevo si somos usuarios noveles o seguir los pasos indicados en la sección 13 para modificar el que tenemos hecho).

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10) GENERACIÓN DE CAMPOS DE DATOS A PARTIR DE LOS YA EXISTENTES

Vamos a tomar como ejemplo el número de historia, que lo hacemos a partir de datos ya existentes en la base de datos (fecha de nacimiento e iniciales de los apellidos). Abrimos una “Nueva Consulta” con el “asistente de consultas sencillas” aplicado a la tabla1, seleccionando todos los campos, en el orden que prefiramos, menos el de número de historia (que después de esto podremos eliminar de la tabla1), y pulsamos siguiente (figura 12). Antes de terminar, le asignamos un nombre (ej. Consulta Tabla1 con NH) y marcamos modificar el diseño de la consulta. Deslizamos el botón inferior hacia la dcha. (figura 27) para mostrar el último campo, y escribimos, en el primero libre, el nombre del nuevo campo (Num H) seguido de dos puntos y la fórmula de función siguiente(4 :

=Der ([Fecha de nacimiento];2)+Medio([Fecha de nacimiento];4;2)+izq.([Fecha de nacimiento];2)+izq.([Primer

Apellido];1)+izq.([Segundo Apellido];1)

Figura 27. Es muy importante copiarla textualmente, si no aparecen errores (figura 24). Con esto ya tenemos una tabla nueva con un campo añadido (num. H).

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De esta tabla podemos sacar sin problemas consultas, formularios, informes, etc. Ya podemos modificar la Tabla1 y suprimir el campo “N de Historia” en “vista diseño” se marca y se oprime la tecla “supr.” (paso irreversible, comprobar que está bien hecha la nueva consulta). Una vez creada la consulta con todos los campos de cálculo necesarios, haremos un formulario nuevo (página 5) a partir de la “Consulta Tabla1 con NH” pues el anterior ya no es válido (figura 28).

Figura 28 Nos aparece la ventana de la nueva consulta, como una ficha, con el último campo el nº de historia ya calculado (figura 29), pues yo no he cambiado el orden de los campos.

Figura 29.

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MODIFICACIONES EN EL FORMULARIO 12) CAMBIOS DEL TAMAÑO DEL FORMULARIO Y

ENCABEZADOS O PIES DE PÁGINA

Cerramos el formulario Tabla1, y lo abrimos en formato diseño, ponemos el cursor en el borde superior de la barra “Pie del formulario” (cambia de forma el cursor), presionamos el botón izdo. del ratón, y arrastramos hacia abajo, con lo que conseguimos alargar el formulario, creando un espacio en libre abajo (figura 30, resaltado en rojo). Lo mismo entre las barras de “Encabezado” y “Detalle del formulario”, con lo que dejamos espacio para un encabezado del formulario.

Figura 30. Presionamos el botón de etiqueta y formamos un recuadro en cualquier parte del formulario, en la que pondremos el texto deseado (figura 30, resaltado en verde).

12) CAMBIOS DE LUGAR Y TAMAÑO DE LOS COMPONENTES

DEL FORMULARIO Cuando marcamos un campo, un “clic” sobre él. Al pasar por encima el cursor, éste cambia (figura 31) tomando varias formas:

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1) Una mano. Mueve la etiqueta y el cuadro del campo a la vez si arrastramos con el botón del ratón apretado.

2) Dedo índice. Mueve sólo uno de los dos (representado dos veces).

3) Doble flecha. Cambia el tamaño del marco. 4) Cursor. Permite cambiar el texto tras un “clic”.

Figura 31. 13) AÑADIR DATOS AL FORMULARIO

Para lo siguiente necesitamos ver el cuadro de herramientas, si no está visible “Ver – Cuadro de herramientas” (figura 30, resaltado en amarillo). También podemos crear un cuadro de texto (figura 30, resaltado en azul), que tiene dos partes, la de la izda. es una etiqueta indicadora del contenido del cuadro de la dcha., puede servir para la función que queramos, lo vamos a emplear para que aparezca la edad del paciente. Escribiremos en el texto “Edad del paciente” y en la caja de “función” = Año (fecha ())-Año ([Fecha de nacimiento]) (figura 32)

Figura 32.

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A partir de este momento aparecerá en todos los formularios, y se renovará al añadir nuevos, cambio de fechas, etc. (figura 33).

Figura 33. Nos podría servir también para que apareciera el número de historia, con la fórmula anterior.

16) INTRODUCCIÓN DE DATOS DE UNA LISTA. CUADRO

COMBINADO En ocasiones es conveniente que la lista de datos sea cerrada y los datos se escriban siempre igual (por ej. los diagnósticos clínicos, cirujanos), se evitan errores de transcripción, es más cómodo u otras causas. Se puede hacer con el procedimiento siguiente. Creamos una nueva tabla, en “vista diseño”, la llamo igual que el campo que uso (diagnóstico clínico), le asigno los mismos valores, y la denomino igual (figura 34). El uso de los mismos nombres es para evitar confusiones. No es preciso asignar un campo clave.

Figura 34. En ella introducimos los diagnósticos habituales, siempre podremos añadir más diagnósticos si es necesario (figura 35). Ya se puede cerrar. Abrimos el formulario en “vista diseño”, nos aparece la ventana de la figura 36, en la que marcamos el campo de diagnóstico cínico (un “clic” de botón izdo. de ratón) y la eliminamos (tecla supr.). Es la zona marcada en rojo. Oprimimos el botón de cuadro combinado (figura 36, en amarillo).

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Figura 35.

Figura 36. Vamos a una zona libre del formulario, con el botón izdo. del ratón oprimido marcamos un rectángulo (nos aparece el cursor de la figura 37).

Figura 37. Al soltar el botón de ratón nos aparece la ventana de la figura 38, en la que marcamos siguiente. Dejamos la ventana de la figura 39, como la

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vemos. Seguimos y figura 40. En la que seleccionamos el único campo que tenemos.

Figura 38.

Figura 39.

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Figura 40. En la siguiente ventana ajustamos el ancho del campo, acercando el cursor al punto marcado en la figura 41.

Figura 41.

En el siguiente paso marcamos el campo de la tabla1 en el que irán los valores (figura 42). Y ya en el último paso, lo nombramos y “Terminar” (figura 43). Con lo explicado anteriormente de “cambio de lugar de los componentes del formulario” (figuras 44 y 31), dejamos el formulario a nuestro gusto (figura 45).

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Figura 42.

Figura 43.

Figura 44.

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Figura 45. Después de “Guardar los cambios” y “Cerrar” esta ventana, ya podemos “Abrir el formulario” y comprobar el resultado (figura 46).

Figura 46.

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15) GRÁFICOS

Los conseguimos a través de “Informes” – “Nuevo”. “Asistente para gráficos” (figura 47),

Figura 47. Como se puede apreciar, los podemos conseguir a partir de cualquier tabla, consulta o informe previo. Para el ejemplo utilizo la tabla1, en la que tenemos todos los datos introducidos. “Aceptar”.

Figura 48

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Vamos viendo las siguientes ventanas, en las que seleccionamos según nuestras preferencias los campos sobre los que hacemos el gráfico (figura 48).El tipo de gráfico (figura 49). El paso siguiente no lo tocamos pues es un gráfico simple en el que hay un solo campo de datos seleccionado (figura 50). Y por último lo nombramos (figura 51).

Figura 49.

Figura 50.

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Figura 51. Directamente nos aparece el gráfico correspondiente (figura 52).

Figura 52. Nos aparecen algunos títulos amontonados (pues hemos puesto un título de gráfico muy largo), esto se modifica en “Diseño” (figura 53). Nos aparece una ventana en la que haremos las modificaciones que consideremos oportunas (figura 54) en el tamaño y la colocación. Hacemos doble “clic” sobre el gráfico, y nos permite modificar las partes.

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Figura 53.

Figura 54. Con un solo “clic” en cada parte del gráfico podemos modificar en esta: El título del gráfico (figura 55), el gráfico (figura 56).

Figura 55. Haciendo “clic” con el botón dcho. del ratón aparecen más opciones (figura 57).

Dejando el gráfico como consideremos oportuno (figura 58).

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Figura 56.

Figura 57.

Figura 58.

Con lo que finalizamos este pequeño repaso de las posibilidades de esta base de datos.

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GLOSARIO DE TERMINOS (1) “clic”. Pulsación breve de uno de los botones del ratón. Si no se especifica nada, es el izdo. (2) Doble “clic”. Tienen que hacerse los dos “clics” rápidamente. (3) Campo. Espacio reservado para cada dato concreto de la base de datos. (4) Función encargada de reunir las cifras y las letras correspondientes al número de historia a partir de los datos de fecha de nacimiento e iniciales de los apellidos. Dónde “Der” es la función que extrae caracteres de la derecha, del campo [Fecha de nacimiento] (como se aprecia entre corchetes), seguido de punto y coma, y 2 que indica el número de caracteres. “Medio” para extraer caracteres centrales (con dos números detrás separados por punto y coma, que indican el lugar de la cadena para empezar a contar y el nº de caracteres). En este caso, del formato de fecha dd/mm/aaaa, nos interesan las emes, que empiezan en cuarto lugar, y son dos. Con la función “izq.”, los mismos pasos que con “Der”. A partir de aquí podemos seguir dos pasos:

BIBLIOGRAFIA ACCESS 97. Incluye cd rom. de VEGA CASALLO, JULIO Editorial: ANAYA MULTIMEDIA-ANAYA INTERACTIVA ACCESS 97 de DOMINGUEZ DONCEL, ALEJANDRO Editorial: ANAYA MULTIMEDIA-ANAYA INTERACTIVA 1997 ACCESS 97 de GARCIA NUÑEZ, PABLO J. Editorial: ANAYA MULTIMEDIA-ANAYA INTERACTIVA 1997 MANUAL IMPRESCINDIBLE ACCESS 97 de CASAS LUENGO, JULIAN Editorial: ANAYA MULTIMEDIA-ANAYA INTERACTIVA 1997

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ACCESS 97 de PARDO NIEBLA, MIGUEL Editorial: ANAYA MULTIMEDIA-ANAYA INTERACTIVA 1997

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