Título: TDI Manual de usuario del programa GLPI del 1 de

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TDI Manual de usuario del programa GLPI del

departamento de Tecnologías de la Información

Manual de usuario del programa GLPI del departamento de Tecnologías de la información para el Consorcio Minero Benito Juárez Peña Colorada

Elaboró: Revisó: Aprobó: Autorizó: Edición:

Ramón Alejandro

Gutiérrez Lozoya

Practicante de T.I.

Refugio Javier Villalobos

Becerra

Jefe de departamento

Director de área Director General Diciembre

2015

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Contenido

Introducción 4

Objetivo 4

Alcance 4

Documentos de referencias 4

Términos y definiciones 4

Contenido 7

1.- Login .................................................................................................................................................. 7

2.- Pantalla inicial .................................................................................................................................... 7

3.- Modulo de Activos ........................................................................................................................... 11 3.1 Descripción de barra herramientas 11 3.2 Agregar y usar filtros de busqueda 13 3.3 Agregar filtros de busqueda a favoritos 15 3.3 Computadoras 16 3.4 Monitores 30 3.5 Software 32 3.6 Electrónica de red 37 3.7 Periféricos 40 3.8 Impresoras 40 3.9 Cartuchos 43 3.10 Consumibles 46 3.11 Teléfonos 49

4.- Modulo de Soporte .......................................................................................................................... 53 4.1 Incidencias 53 4.2 Crear ticket 54

4.2.2 Asociar tickets .............................................................................................................................. 59 4.3 Barra de pestañas lateral 61 4.4 Planificación 71 4.5 Estadísticas 72

5.- Modulo de Gestion ........................................................................................................................... 73 5.1 Presupuestos 73 5.2 Proveedores 74 5.3 Contactos 75 5.4 Contratos 76 5.5 Documentos 78

6.- Modulo de Utilidades ....................................................................................................................... 81 6.1 Projects 81 6.2 Recordatorios 86 6.3 RSS feed 87

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6.4 Base de conocimiento 88 6.5 Reservas 90 6.5.3 Reservar equipo 92 6.6 Reportes 92

7.- Modulo de Plugins............................................................................................................................ 93 7.1 Dashboard 93

8.- Modulo de Administracion ............................................................................................................... 98 8.1 Usuarios 98 8.2 Grupos 101 8.3 Entidades 102 8.4 Reglas 103 8.5 Dictionaries 104 8.6 Perfiles 104 8.7 Fila de correos 109 8.8 Mantenimiento 110 8.9 Logs 110

9.- Modulo de Configuracion ............................................................................................................... 111 9.1 Títulos 111 9.2 Componentes 113 9.3 Notificaciones 113 9.4 SLA 117 9.5 General 117 9.6 Acciones automáticas 121 9.7 Identificacion 122 9.8 External links 124 9.9 Plugins 125

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Introducción

La finalidad de la elaboración de un manual de usuario en el programa GLPI es dejar establecido el correcto y

adecuado uso del programa. De esta forma cualquier personal de nuevo ingreso a la empresa tendrá las bases

para el uso y aplicación de este sistema, asegurando su efectividad, desempeño y la confiabilidad de la

información que ingresa, proporciona y consulta.

Objetivo

Desarrollar y elaborar el manual de usuario del programa GLPI para el área de Tecnologías de la Información

de la empresa C.M.B.J. Peña Colorada.

Alcance

El presente manual se aplica para el personal del área de tecnologías de la información, el cual se encargará

de reportar las incidencias, problemas y soluciones que se generen en los aspectos tecnológicos como equipos

de cómputo, teléfonos, impresoras, dispositivos de electrónica y redes de internet de la empresa C.M.B.J.

Peña Colorada.

Documentos de referencias

http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2014/02/Manual-Usuario-final-v2-GLPI.pdf

http://www.glpi-project.org/

http://www.glpi-project.org/DOC/EN/

http://www.juntadeandalucia.es/educacion/cga/portal/wp-content/uploads/2012/11/Manual-GLPI.pdf

Términos y definiciones

Asociar

Juntar una cosa con otra para concurrir a un mismo fin.

Base de Conocimiento

Base de datos lógica para recopilar, analizar, almacenar y compartir conocimientos e información dentro de

una organización.

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Directorio LDAP

También se llama directorio corporativo. Servicio de directorio basado en LDAP (Protocolo ligero de acceso a

directorio) que almacena entre otras cuentas de usuario.

Elemento

Palabra genérica para designar un objeto del inventario gestionado en GLPI.

Entidad

Objeto organizacional utiliza para dividir la vista y el alcance de la acción de los usuarios.

Entidad raíz

En el árbol GLPI es la primera entidad, está presente incluso si no hay otra entidad que no está definido y no

se puede borrar.

Estado

Estado de un artículo de inventario (ciclo de vida).

Incidente

Interrupción no planificada de un servicio o una reducción de la calidad.

Plugin

Extensión de GLPI permitiendo la adición de una o más funcionalidades y / o la modificación de ciertos

comportamientos de la aplicación.

Proyecto

Proyecto es un plan de trabajo, con acciones sistemáticas, o sea, coordinadas entre sí, valiéndose de

los medios necesarios y posibles, en busca de objetivos específicos a alcanzar en un tiempo previsto.

Puerto de red

Interfaz de red puede ser virtual o física.

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Reserva

Elemento elegido para un período determinado.

Supervisor

Responsable de un grupo de usuarios.

Tarea

Determinado trabajo o actividad que se lleva a cabo.

Técnico

Usuario responsable de las entradas de procesamiento.

Ticket

Objeto que representa un incidente o una solicitud de servicio.

Título

Un elemento de la lista desplegable personalizable.

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Contenido

1.- Login

El presente manual de usuario del software GLPI se muestran las partes y funciones con las que cuenta el

software.

Para ingresar a la página del GLPI se deberá ingresar en la barra de buscador del navegador la siguiente

dirección: http://vwebmina/glpi o vwebmina/glpi con la cual se dirige a la página de autentificación como se

muestra en la siguiente imagen.

En Login se ingresa el nombre de usuario que debe estar registrado en el sistema y en el directorio activo.

2.- Pantalla inicial

Dentro de la siguiente página se encuentra la pantalla de inicio con los siguientes componentes o apartados.

En esta pantalla se tiene el Menú que consta de los siguientes módulos:

Menú Pestañas de inicio Cambio de vista

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Activos

Soporte

Gestión

Utilidades

Plugins

Administración

Configuración

El funcionamiento de estas secciones se explica más adelante.

Se tiene en la parte superior derecha dentro del apartado de Menú la configuración de la cuenta con

secciones:

Idioma: Establecer el idioma de su preferencia.

Preferencias: Se abre una ventana donde se encuentran dos pestañas, la ventana Principal se puede

configurar datos personales como teléfono, celular, localización (departamento), agregar correo

electrónico, etc.

En la pestaña Personalizar se puede modificar la forma en que se muestran los datos en la página, la

cantidad de incidencias mostradas, formato de fechas, formato número, etc.

Ayuda: Se despliega la guía de ayuda del GLPI.

Logout usuario: Cerrar sesión.

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En la parte central de la página de inicio se tienen las pestañas principales como:

Vista personal: Se muestran los tickets que tiene asignado el perfil usado, los tickets en espera, notas públicas,

personales y la planificación personal.

Vista de grupo: Se muestran tickets en proceso o que estén pendientes por algún grupo donde se haya

incluido el perfil usado.

Vista global: Muestra el Seguimiento de incidencias y Seguimiento de problemas, estas contienen

información como el número de tickets nuevos, En curso(asignados), En curso (planificados), En espera de ser

resueltos, Cerrados y Borrados.

Al presionar cualquiera de los títulos dentro del recuadro se dirigirá hacia la lista de tickets que se haya

seleccionado en la tabla como se ve a continuación:

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Dentro de este listado se puede ingresar a la incidencia y revisar detalles como las fechas de apertura y fecha

límite, urgencia, a quien fue asignado, descripción, etc. Un ejemplo se muestra continuación.

RSS feeds: En este apartado se pueden ingresar los archivos generado de sitios que se actualicen con

frecuencia y por medio del cual se puede compartir la información y usarla en otros sitios web o programa,

contiene una versión específica de la información publicada en esa web.

Todos: Se muestra de manera resumida todas las pestañas anteriores en una misma pantalla.

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3.- Modulo de Activos

Esta sección se enfoca en el control de los equipos de cómputo en general como laptops, computadoras,

monitores, teléfonos, software, impresoras, cartuchos, etc.

Es una base de datos donde se tiene registrado todo el equipo de la empresa, respecto a las computadoras la

información se recaba por un programa instalado llamado Fusión inventory, el cual reúne, envía y guarda las

características y componentes del equipo en el servidor del GLPI.

El módulo de activos está compuesto por los siguientes apartados:

Computadoras

Monitores

Software

Electrónica de red

Periféricos

Impresoras

Cartuchos

Consumibles

Teléfonos

Global

3.1 Descripción de barra herramientas

En cada módulo se encuentra un conjunto predefinido de campos que se describen a continuación. En la lista

de inventario se observan diferentes columnas y características, es posible elegir ciertas características para

que solo busque determinados criterios utilizando la barra de filtros que aparecen enseguida:

1. Ocultar: Oculta todos los criterios agregados que estén abiertos.

2. Agregar: Agrega nuevos criterios de búsqueda.

1 2 3

4

5

6

8 7

10 9

11 12

14

13

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3. Agregar global: Agrega nuevos criterios de búsqueda global.

Estos criterios se utilizan para buscar dos o más diferentes tipos de elementos como son Monitores,

Software, Electrónicos de red, Cartuchos, etc.

4. Ocultar elementos: Oculta o muestra elementos eliminados.

5. Características: Muestra la lista de características las cuales se quieran buscar. Se tienen varios tipos

de grupos de características de los cuales se pueden elegir los que se muestran a continuación:

Características

Notas

Componentes

Volúmenes

Máquinas virtuales

Soporte

Networking

Documentos

Plugins

6. Mostrar artículos: Muestra un número determinado artículos en la lista de resultados.

7. Criterio if: Muestra las opciones de búsqueda “si”.

Contiene: Obtiene todos los elementos que contengan el carácter ingresado.

Es: Obtiene todos los elementos que sean el carácter ingresado.

No es: Descarta los elementos que sean el carácter ingresado.

8. Especificación de criterio: La especificación a buscar en GLPI.

9. Formato a exportar: Muestra el tipo de formato en el cual se exportan la lista de resultados.

Página actual en PDF horizontal

Página actual en PDF vertical

Página actual en SLK

Página actual en CSV

Todas las paginas en PDF horizontal

Todas las paginas en PDF vertical

Todas las paginas en SLK

Todas las paginas en CSV

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10. Exportar: Botón de exportar la lista de resultados en el formato elegido.

11. Buscar: Ejecuta el criterio de búsqueda.

12. Guardar favorito: Guarda la configuración de criterio de búsqueda.

13. Borrar filtros: Borra todos los campos agregados de búsqueda.

14. Número de elementos: Muestra número de elementos encontrados.

3.2 Agregar y usar filtros de búsqueda

Con los filtros se establece que criterios de búsqueda se requieren y hacer más fácil la localización de equipos

o características que estén dentro de los criterios de búsqueda. Por default se tiene los siguientes campos:

En donde se elige:

1.- Característica a buscar en el recuadro de Elementos mostrados.

2.- Si contiene, es o no es los caracteres buscados en el recuadro de Criterio if

3.- Escribir los caracteres buscados en Especificación de criterio.

4.- Presionar Buscar.

De esta manera se establece un criterio de búsqueda con resultados reflejados como se ve a continuación.

*Buscar equipos que sean Modelo HP ELITEBOOK 820 G2.

Desplegar la lista de características, buscar y seleccionar Modelo de entre todas las opciones.

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Desplegar la lista y seleccionar la opción es.

Al momento de seleccionar es en el Criterio if se despliega una lista predeterminada de los modelos

disponibles en GLPI, en el cual se busca el requerido desplazándose por la lista o ingresando algunos

caracteres en el espacio en blanco.

Después de elegir los valores requeridos se da click en Buscar y se mostraran los resultados que

cumplan con el filtro.

Para agregar un nuevo filtro se da click en el icono de Agregar el cual agrega un nuevo filtro para buscar

otro criterio especifico y su configuración es modificada por el usuario de acuerdo a los criterios requeridos

como se muestra en la siguiente imagen:

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Algunos ejemplos de búsqueda con filtros se muestran a continuación.

*Buscar solo laptops con sistema operativo Windows 8.

*Buscar que computadoras de tipo laptop se encuentran en la encantada.

3.3 Agregar filtros de búsqueda a favoritos

Una configuración de filtros personalizados puede agregarse a favoritos de tal manera que el usuario no

demore tiempo en volver a configurarlos. Los pasos a seguir son los siguientes:

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Al tener un filtro a guardar presionar Agregar a favoritos . Aparece el recuadro siguiente:

Dar un nombre al filtro y presionara Añadir.

Se muestra la siguiente tabla en donde aparecen todos los filtros agregados a favoritos con la opción de

predeterminar cual configuración de filtros se desea este por default al abrir GLPI.

Para establecer por default a un filtro se debe seleccionar la estrella de tal manera que quede

rellenada.

Si se desea eliminar filtros de favoritos solo se marca la casilla donde esté ubicado el nombre del

filtro y se presiona Acciones. Aparece un listado de opciones donde se puede mover y eliminar el

filtro seleccionado.

3.3 Computadoras

En este apartado se muestra una lista donde se tienen todos los equipos de cómputo en inventario la empresa,

se puede buscar de manera específica alguna característica del equipo por medio de los filtros de búsqueda.

La plantilla de información se conforma por Nombre, Estado, Fabricante, Número de serie, Tipo, Modelo,

Sistema operativo, etc. como se pude observa en la siguiente imagen:

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Al hacer click en el nombre de una maquina aparece la siguiente información.

Nombre: Nombre asignado al equipo de cómputo.

Location: Área o departamento donde se localiza el equipo.

Responsable técnico: Nombre del responsable técnico a cargo de la disponibilidad del equipo.

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Grupo a cargo del hardware: El nombre del departamento que está a cargo del hardware.

Alternate username number: Muestra el nombre alterno del equipo en número, sea 1 para área Mina y 2

para área Peletizado.

Cambia tu usuario: Departamento que pertenece el equipo dentro de los que se tienen:

Operación

Revamping

Recursos humanos

Proceso y planeación

General

Finanzas

Proyectos

Usuario: Nombre de la persona que está usando el equipo o que ingreso al equipo por última vez.

Grupo: Departamento al que pertenece el usuario.

Dominio: Dominio al que pertenece el equipo.

Sistema operativo: Sistema operativo que tiene instalado el equipo.

Service pack: Versión del service pack instalado el equipo.

Versión of the operating system: Numero de versión del sistema operativo.

Product ID of the operating system: Numero de producto del sistema operativo.

Serial of the operating system: Serial del sistema operativo.

UUID: Identificador único universal.

Estado: Muestra en qué estado está el equipo, se tienen estas opciones:

Activo: El equipo está activo y en funcionamiento. Con opción a:

- Mantenimiento: El equipo está activo pero se le está dando mantenimiento por alguna actualización,

instalación o falla al equipo en software o hardware.

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Baja: El equipo está dado de baja y muestra la opción de especificar por qué motivo esta en este

estado:

- Daño: El equipo presento daño crítico en alguno de sus componentes base.

- Obsoleto: El equipo es obsoleto para el funcionamiento para los requerimientos de la empresa.

- Robo: El equipo no está disponible por robo.

Tipo: Indica el tipo de equipo que es de los cuales están a elegir las siguientes opciones:

Desktop

Laptop

Low profile Desktop

Mini tower

Notebook

Other

Portable

Rack moutn chasis

Server fisico

Server VMware

Tower

Unknow

Fabricante: Identifica el nombre del fabricante del equipo, el cual se elige de la lista desplegable en la opción.

Modelo: Proporciona el tipo de modelo al cual pertenece el equipo.

Número de serie: Muestra el número de serie del equipo.

Numero de inventario: Muestra el número de inventario que tiene asignado el equipo, esto para casos de

control interno.

Red: Muestra a que red está conectado el equipo. (Cuando está habilitado)

Comentarios: Muestra comentarios acerca del equipo que se consideren de utilidad para la consulta del

mismo.

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Fusion Inventory

En este apartado se muestran datos sobre el inventario del equipo en una forma muy resumida.

Last inventory: Fecha del último inventario.

Public contac address: Dirección IP del equipo.

Agent: Nombre del equipo en el dominio.

Useragent: Versión del agente que tiene instalado.

FusionInventory tag: Etiqueta con la cual se identifica si está en Mina o Peletizado

BIOS date: Fecha del BIOS.

BIOS Versión: Versión del BIOS.

Fabricante: Nombre del fabricante del equipo.

Architecture: Indica que tipo de versión es, 32 bits o 64 bits.

Sistema operativo - instalación: Fecha de instalación del sistema operativo.

Owner: A que usuario local pertenece.

Cabe indicar que FusionInventory es un programa el cual recolecta y manda la información de las

características del equipo automáticamente al servidor en el momento de instalarse.

3.3.1 Agregar computadoras manualmente

Presionar el botón de Agregar.

Elegir Plantilla vacía.

Llenar campos establecidos.

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3.3.2 Barra de pestañas lateral

En la parte izquierda de la pantalla se tiene diferentes apartados de entre los cuales se puede elegir alguna de

estas para conocer información detallada de la computadora.

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3.3.2.1 Componentes

Muestra información acerca de todos los componentes con los que cuenta la computadora, se tienen tipos de

componentes y sus especificaciones de fabricante, capacidad, número de serie, dirección MAC, etc. Algunos

componentes que muestra son:

Procesador

Memoria RAM

Disco duro

Tarjeta de Red

Controladores

Tarjeta grafica

Tarjeta de sonido

Enseguida se muestra una imagen de este apartado.

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3.3.2.2 Volúmenes

Indica las particiones con la que cuenta el equipo y sus características de nombre, sistema de archivo, tamaño

del disco y el espacio libre de la partición.

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Muestra la opción a añadir una partición manualmente al dar click en Añadir y llenando los campos

correspondientes.

3.3.2.3 Software

Muestra una lista con todos los software instalados en el equipo de los cuales se ingresa al software para

saber más características del mismo.

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También se puede buscar algún programa en específico desplegando la lista siguiente.

Ingresar el nombre del programa para una búsqueda más eficaz.

3.3.2.4 Conexiones

Muestra las conexiones existentes del equipo con otros elementos como pueden ser impresoras, monitores,

teléfonos, etc. Con la opción de agregar conexiones manualmente.

3.3.2.5 Network ports

Muestra las conexiones de red que tiene el equipo dando detalles del nombre de la tarjeta de red, MAC,

dirección IP y conexiones a red Wifi.

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3.3.2.6 Gestión

Muestra información de carácter financiero y administrativo para caso de que se desee llevar un control de

este tipo.

Los campos se describen a continuación.

Proveedor: Nombre del fabricante con el cual se adquirió el equipo.

Número de factura: El número de la factura de los equipos.

Número de pedido: Número de orden de los equipos.

Forma de envió: De qué manera se envió el equipo.

Precio de compra: Costo del equipo.

Precio extensión de garantía: Costo de la extensión de la garantía del equipo.

Tipo de amortización: Amortización lineal o reducida.

Plazo de amortización: Período de amortización en años.

Coeficiente de amortiguación: Coeficiente aplicable en un tipo de línea recta con el fin de obtener los valores

de disminución de tipo. Se utiliza sólo si el tipo de amortiguación está disminuyendo.

Presupuesto: El presupuesto sobre el que se compró.

Fecha orden: La fecha en que el equipo se ordenó a proveedor.

Fecha de compra: Fecha en que se compraron los equipos.

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Fecha de llegada: Fecha de llegada del equipo.

Fecha de puesta en servicio: Fecha en que se puso en servicio el equipo o entrego al usuario.

Fecha del último inventario físico: Fecha del último inventario físico del equipo.

Comentarios: Comentarios relevantes sobre el equipo.

Fecha de inicio de la garantía: La fecha en que inicia la garantía de equipo.

Datos de garantía: Información acerca de la garantía.

Duración de garantía: Se calcula con la fecha de compra y la duración de la garantía.

3.3.2.7 Documentos

Muestra los documentos que se tienen relacionados con el equipo, ya sea imágenes o archivos de office,

archivos adjuntos en algún ticket relacionado con el equipo.

3.3.2.7.1 Añadir documento

Presionar en Seleccionar

Buscar y adjuntar el archivo que se requiere.

En Asunto, desplegar la lista y seleccionar el tipo de archivo a subir.

Presionar Add a new file

El documento añadido aparecerá en la lista de abajo.

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3.3.2.8 Máquinas virtuales

Muestra que máquinas virtuales se tienen instaladas en el equipo.

3.3.2.9 Incidencias

Muestra la lista de incidencias con los que esa relacionado el equipo. En los tickets disponibles se visualiza el

estado del ticket, fecha, última modificación, prioridad, titulo, etc. En los cuales se puede acceder para obtener

más información acerca de la incidencia.

3.3.2.12 Notes

En este campo se pude ingresar información adicional de forma libre para el equipo en general, como algún

dato que pueda servir de ubicación a los usuarios de GLPI.

3.3.2.13 Reservas

Muestra si el equipo está disponible para reserva, su estado actual y sus préstamos futuros. Al igual que el

historial de los usuarios que han solicitado el equipo para préstamo.

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3.3.2.14 Histórico

Se muestra todas las modificaciones que se le ha hecho a un elemento o programa en el equipo, la fecha y

hora del cambio, el nombre del usuario y que programa fue modificado.

3.3.2.15 Locks

Muestra los campos que se pueden modificar automáticamente al realizar un inventario, los campos que están

palomeados son los que no se pueden alterar, por lo tanto están bloqueados. Sirve para llevar un control

estandarizado de los tipos de elementos.

Se puede elegir que campos bloquear al seleccionar el campo Locks.

3.3.2.16 Antivirus

Nombre del antivirus con los que cuenta y el estado del antivirus.

3.3.2.17 Software licenses

Muestra la licencia con la que cuenta el equipo, el serial con el que fue activado y nombre completo de la

licencia activada.

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Para asociar un software con una licencia solo se presiona Associate y se elige la licencia correcta.

3.3.2.18 Import information

Muestra información importante resumida de todos los componentes desde el ultimo inventario.

3.4 Monitores

En este apartado se muestra una lista donde se tienen todos los monitores en inventario del servidor, donde

se puede buscar de manera específica alguna característica del elemento por medio de los filtros de búsqueda.

La plantilla de información se conforma por Nombre, Fabricante, Localización, Número de serie, Modelo, etc.

La siguiente imagen es la pantalla que se encuentra al entrar a Monitores.

De la misma manera que se usan los filtros en computadoras se puede usar en este apartado y en todos los

demás.

Al ingresar a la información de un monitor se puede visualizar datos específicos como el nombre alterno,

usuario con el que está asignado, si cuenta con micrófono, entrada DVI, HDMI, Display port, Altavoces,

comentarios, etc.

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3.4.1 Agregar monitores

Presionar el botón Agregar.

Seleccionar Plantilla nueva.

Llenar los campos.

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En el apartado de Monitores se tiene la barra de pestañas lateral, donde las opciones Conexiones y Contratos

los cuales se explican enseguida.

3.4.2 Conexiones

Se muestra el elemento o los elementos a los cual el monitor está conectado, se obtiene el nombre del equipo

al cual está asociado y si fue inventariado automáticamente.

Al presionar el nombre del equipo se abre la pantalla de Computadora que anteriormente se mostró.

3.4.3 Contratos

Se utiliza para asociar un elemento con un contrato de compra previamente establecido, para un control

documental e histórico, saber en qué contrato se adquirió el elemento. Este apartado se presta para contratos

de mantenimiento u actividades que sean cíclicas.

3.5 Software

En este apartado se muestra una lista donde se tienen registrados todos los software que se tienen instalados

en todas las maquinas inventariadas, donde se puede buscar de manera específica algún software y

característica del elemento por medio de los filtros de búsqueda. La plantilla de información se conforma por

Título:

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Nombre, Compañía, Versión, Número de instalaciones, Numero de licencias, etc. La siguiente imagen es la

pantalla que se encuentra al entrar a Software.

Al ingresar a un software para visualizar más información se tiene una pantalla como la siguiente:

Donde se muestra información más detallada del software. (Los datos se deben alimentar). Dentro de la

misma etiqueta del software se encuentra la barra de pestañas lateral de las cuales destacan Versiones,

Licencias e Instalaciones cuyas funciones se describen enseguida.

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3.5.1 Versiones

Muestra las versiones disponibles del software, con la opción de añadir versiones.

3.5.2 Licencias

Para llevar un control de licencias este apartado muestra el número de licencias con las que se cuenta para

un software, dichas licencias se pueden asignar a los equipos.

3.5.2.1 Añadir licencias

Presionar la opción Añadir una licencia y se abre la siguiente pantalla:

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Llenar los campos requeridos.

Nombre: Nombre comercial de la licencia.

Versión comprada: Versión de la licencia adquirida. (Previamente se deberá añadir la versión en la opción de

Versiones).

Versión en uso: Elegir la versión que se está usando. (Previamente se deberá añadir la versión en la opción de

Versiones).

Numero: Número de licencias adquiridas, indica la cantidad de instalación que se puede hacer con esta

licencia.

Expiración: Fecha de caducidad de la licencia. En caso de no indicar fecha de caducidad el sistema dará por

entendido que no tiene fecha de vencimiento.

Tipo: Tipo de licencia. Si no se encuentra el tipo de licencia requerido se debe añadir una. Se presiona Agregar.

Aparece la siguiente pantalla.

Llenar el campo de Nombre indicando el tipo de licencia.

Presionar Añadir.

Elegir el nuevo tipo de licencia.

3.5.2.2 Asignar licencias

En la opción de Licencias, seleccionar la licencia a asignar.

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En la barra de pestañas lateral seleccionar Computadoras.

De la lista desplegable seleccionar el equipo al cual se le otorga una licencia del producto.

Una vez ubicada y elegido el equipo se presiona Añadir

En la pantalla aparecen que los equipos que tienen asignada esa licencia.

3.5.3 Instalaciones

Muestra todos los equipos que tienen instalado el software dando información de nombre del equipo,

localización y usuario del equipo.

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3.6 Electrónica de red

En este apartado se gestiona el hardware de red que maneja y transmite red a varios otros equipos como

computadoras, impresoras, teléfonos, etc. Un hardware de red puede ser un interruptor, un concentrador

Ethernet, un router, un firewall o un punto de acceso inalámbrico.

Se muestran los elementos que se tienen registrados en el sistema y de igual manera poder acceder a su

etiqueta para revisar más información detallada.

3.6.1 Agregar dispositivos de red

Ir a Dispositivos de red.


Elegir Plantilla vacía

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Llenar los campos establecidos.

Nombre: Nombre asignado al equipo.



Grupo a cargo del hardware: El nombre del departamento que está a cargo del hardware.

Alternate username number: Muestra el nombre alterno del equipo en número, sea 1 para área Mina y 2

para área Peletizado.

Cambia tu usuario: Departamento que pertenece el equipo dentro de los que se tienen:

Operación

Revamping

Recursos humanos


Particular

General

Finanzas

Título:

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Proyectos

Usuario: Nombre del usuario que está a cargo del dispositivo.


Dominio: No se elige nada

Firmware: Versión del firmware.

Memoria (Mio): Capacidad de memoria interna. (Si está disponible en el dispositivo)



- Mantenimiento: El equipo está activo pero se le está dando mantenimiento por alguna

actualización, instalación o falla al equipo en software o hardware.


estado:




Tipo: Indica el tipo de equipo que es de los cuales están a elegir las siguientes opciones:

Access point

Firewall

Router

Swicth

UPS

Etc

Fabricante: Identifica el nombre del fabricante del dispositivo, el cual se elige de la lista desplegable.

Modelo: Proporciona el tipo de modelo al cual pertenece el dispositivo.

Número de serie: Indica el número de serie del equipo.

Numero de inventario: Indica el número de inventario que tiene asignado el equipo.

Título:

Hoja:

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Red: Muestra a que red está conectado el equipo. (Cuando está habilitado)

Comentarios: Indica comentarios acerca del equipo que se consideren de utilidad para la consulta del mismo.

3.7 Periféricos

En este apartado se registran los aparatos que sirvan de conexión de entrada y salida de información, como

puede ser discos duros, memorias USB, cámaras, escáner, proyectores, bocinas, pantallas eléctricas etc. Se

muestra la lista de todos los periféricos que se tienen registrados.

Al ingresar a un elemento también se puede ver los detalles que estén guardados de este periférico. Con la

opción de añadir uno nuevo manualmente si así se requiere.

3.8 Impresoras

Muestra todos las impresoras que se tienen registradas, dado que el software que realiza el inventario solo

recaba información de las que se tienen conectadas físicamente por USB las que se tienen por red deberán

ser ingresadas manualmente. El listado contiene información del nombre de la impresora, estado que se

encuentra, fabricante, localización, tipo, modelo y la fecha de la última modificación que se haya realizado a

este elemento.

Título:

Hoja:

41 de 126




Para conocer más detalles sobre la impresora se selecciona el nombre de la impresora y aparece información

adicional como se muestra en la siguiente pantalla.

3.8.1 Agregar impresora nueva


Elegir Plantilla vacía.

Título:

Hoja:

42 de 126





3.8.2 Asignar cartuchos a impresora

Seleccionar Cartuchos en la barra de pestañas lateral.

Elegir el modelo de cartucho que se quiere asignar en caso de tener varios tipos de modelos.

Indicar el número de cartuchos que se asignarán.

Dar Instalar.

3.8.3 Dar de baja un cartucho de una impresora

En la pestaña Cartuchos aparecen los cartuchos asignados a la impresora seleccionada.

Seleccionar el cartucho a dar de baja y presionar Acciones.

Elegir de entre las dos opciones.

Título:

Hoja:

43 de 126




Termino de vida: Para cartucho vacío.

Reintegrar al stock: Para cartucho asignado erróneamente o con vida útil.

Al elegir Termino de vida aparece la siguiente tabla donde se muestra el promedio en almacén del cartucho,

promedio de uso y promedio de las páginas impresas.

Al elegir Reintegrar al stock, el cartucho se añade al almacén como tóner útil el cual puede ser usado en otra

impresora compatible.

3.9 Cartuchos

Muestra una tabla con los cartuchos que se tienen registrados en el sistema indicando su nombre, familia de

tóner, fabricante, lugar de almacenamiento y cantidad de cartuchos.

Todos los cartuchos se registran manualmente y se les asigna un modelo de impresora compatible, esto se

debe realizar para poder asignar un cartucho a una impresora, de lo contrario no se pueden asignar cartuchos.

3.9.1 Agregar cartucho


Título:

Hoja:

44 de 126





Nombre: Modelo de familia del cartucho, ejemplo: 78A, 05A,90A.

Referencia: Nombre de referencia del cartucho, ejemplo: CE278A.

Responsable técnico: Nombre de la persona responsable del control de cartucho.

Grupo a cargo del hardware: Área o dpto. encargado del resguardo del cartucho.

Lugar de almacenamiento: Lugar donde se tienen resguardados sea:

Planta> Oficinas generales > Tecnologías de la información para Pelet

Mina > Tecnologías de la información para Mina

Alerta límite: Establecer número de cartuchos donde el sistema resalte de un color diferente el

desabastecimiento de este modelo de cartucho.

Tipo: Establecer Tóner por defecto.

Fabricante: Nombre del fabricante del cartucho.

Comentario: Poner cualquier comentario que ayude a identificar el cartucho correctamente, se

recomienda indicar el color del cartucho.

3.9.2 Agregar cartuchos al inventario

Seleccionar de la lista de cartuchos mostrados a qué tipo de modelo se agregan nuevas entradas.

Título:

Hoja:

45 de 126




En la pestaña Cartuchos indicar cuantas nuevas entradas se tienen en inventario y presionar Agregar

cartucho.

Aparecerán todos los cartuchos en stock listos para ser asignados.

3.9.3 Agregar modelos de impresora al cartucho

Para agregar los modelos de impresora que son compatibles con el cartucho se debe ir a Modelos de

impresora en la barra de pestaña lateral.

Elegir de la lista desplegable el modelo de la impresora compatible.

Presionar Añadir.

Título:

Hoja:

46 de 126




Si no se encuentra el modelo de la impresora, se agrega manualmente presionando el icono de

más.

Ingresar el nombre del modelo completo de la impresora y poner un comentario del responsable de

la impresora como dato identificador.

Presionar Añadir

3.10 Consumibles

Muestra los tipos de consumibles que se tienen registrados en el sistema, proporcionando información como

el nombre, referencia o serial, fabricante, lugar de almacenamiento y cantidad de elementos disponibles de

cada consumible.

3.10.1 Agregar nuevo consumible



Título:

Hoja:

47 de 126




Nombre: Nombre del consumible indicando el modelo.

Referencia: Número de serie o nombre de la familia del cartucho.

Responsable técnico: Nombre de la persona encargada de su resguardo.

Grupo a cargo del hardware: Área o dpto. encargado del resguardo del consumible.

Lugar de almacenamiento: Lugar donde se tienen resguardados sea:



Alerta límite: Establecer número de consumible donde el sistema resalte de un color diferente el

desabastecimiento.

Tipo: Elegir el tipo de consumible dependiendo el control que se establezca en el sistema.

Fabricante: Nombre del fabricante del consumible.

Comentario: Poner cualquier comentario que ayude a identificar el consumible.

También se tiene la opción de ver en qué estado se encuentra el stock presionando Seguimiento en la parte

superior de la pantalla.

Se muestra una pantalla de resumen de todos los consumibles, así como que persona que los tiene asignados.

3.10.2 Agregar consumibles a inventario

Para agregar entradas nuevas a un tipo de consumible:

Seleccionar el tipo de consumible requerido.

Título:

Hoja:

48 de 126




Seleccionar la pestaña Consumibles.

Indicar la cantidad de nuevas entradas.

Presionar Add consumibles

3.10.3 Asignar consumible a usuario

Ir a Consumibles.

Marcar la casilla del consumible que se desea asignar y presionar Acciones.

Título:

Hoja:

49 de 126




Seleccionar la acción Dar.

Seleccionar Usuario.

Elegir el nombre del usuario al cual se asigna el consumible.

3.11 Teléfonos

Se muestran los equipos celulares que se maneja en la empresa, en donde se obtiene información básica como

nombre del equipo, fabricante, modelo, número de serie, usuario, etc.

Al presionar la etiqueta con el nombre del equipo abrirá la siguiente pantalla que contiene información más

detallada sobre el equipo.

Título:

Hoja:

50 de 126




3.11.1 Agregar nuevo teléfono




Título:

Hoja:

51 de 126




Nombre: Nombre del equipo indicando.



Grupo a cargo del hardware: El nombre del departamento que está a cargo del equipo.

Alternate username number: Lugar donde se tienen resguardados sea:



Cambia tu usuario: Dirección a la cual pertenece el equipo dentro de los que se tienen:

Operación

Revamping

Recursos humanos


General

Finanzas

Título:

Hoja:

52 de 126




Proyectos

Usuario: Nombre del usuario que tiene asignado el equipo.


Marca: Numero de la línea telefónica.

Firmware: Versión del firmware que tiene el equipo.



- Mantenimiento: El equipo está activo pero se le está dando mantenimiento por alguna

actualización, instalación o falla al equipo en software o hardware.


estado:




Tipo: Elegir el tipo de teléfono dependiendo el control que se establezca en el sistema.

Fabricante: Nombre del fabricante del equipo.

Modelo: Indica el modelo del teléfono.

Número de serie: Indica el número de serie del teléfono.

Numero de inventario: Indica el IMEI del teléfono.

Título:

Hoja:

53 de 126




4.- Modulo de Soporte

En este módulo se gestionan los tickets que se tienen en el GLPI dentro de las cuales se puede generar,

modificar, resolver y cerrar tickets de solicitudes que los usuarios reporten vía e-mail, telefónica o

directamente, referente a elementos o equipos que tengan relación al departamento de tecnologías de la

información. También se pueden agregar avances dentro de los mismos tickets, agregar documentos y

relacionarlos con más tickets con la finalidad de llevar un historial el cual pueda ser analizado.

4.1 Incidencias

Al abrir este módulo aparece por defecto la lista de incidencias sin resolver y ordenadas por última fecha de

modificación. Donde se visualiza el ID del ticket, titulo, estado, fecha límite e resolución y descripción del

problema.

Al presionar en la etiqueta del nombre se accede a más información sobre el mismo ticket.

Título:

Hoja:

54 de 126




4.2 Crear ticket

Para registrar un ticket o incidencia se realiza lo siguiente:

Presionar el icono de Agregar.


Título:

Hoja:

55 de 126




Fecha de apertura: Indica la fecha en que se generó el ticket.

Fecha límite: Indica la fecha límite de resolución según el SLA.

SLA: Elegir el nivel de SLA al que se compromete para solucionar el ticket.

Tipo: Se indica que tipo de ticket es Solicitud o Incidencia.

- Solicitud: Cuando el usuario realiza una petición de servicio o hardware.

- Incidencia: Cuando el usuario reporte fallos o malos funcionamientos en algún servicio,

eventualidades que interfieran con la disponibilidad de algún servicio.

Título:

Hoja:

56 de 126




Categoría: Ubicar y seleccionar del listado desplegable el área que mejor se adapte al tipo de solicitud.

Actor

Requester: Usuario que solicito el servicio o reporto el incidente. Puede ser el mismo que genere el ticket.

Se abre la lista desplegable y se elige al usuario. También se puede teclear el nombre de la persona para una

búsqueda más rápida.

- En Seguimiento por email se deja por defecto Si para que el usuario reciba notificaciones de la

generación, avance y solución del ticket.

Debajo de Seguimiento por email aparece un campo en el cual de elige a que departamento o área

de la empresa pertenece.

Título:

Hoja:

57 de 126




Desplegar la lista y buscar el área requerida.

Wacther: Persona quien supervisa el ticket, se le notifica de todos los avances que se tengan en él. De igual

manera se hace en Seguimiento por email y en área del usuario.

Asignado a: Persona la cual dará seguimiento y solución del ticket generado. De igual manera se hace en

Seguimiento por email y en área del usuario.

Estado: Se elige el estado en que se encuentra el ticket. Al momento de generar el ticket por defecto esta en

Nuevo.

En curso (asignada): Cuando se pueda seguir avanzando en la solución del ticket y se asigne a un

técnico se cambia el estado automáticamente.

En curso (planificada): Cambia automáticamente al momento que se planea una tarea.

En espera: Se elige cuando el ticket no puede seguir avanzando y se necesite intervención de algún

proveedor para poder realizar avances o la solución del mismo. El técnico que tiene asignado el ticket

es quien cambia el estado a En espera.

Resuelto: Cambia automáticamente este estado cuando se registra la solución.

Cerrado: El ticket se cierra automáticamente después de 5 días si el supervisor no lo revisa.

Urgencia: Por defecto la urgencia establecida es Mediana

Impacto: Por defecto se elige Mediana. Establece la importancia del ticket evaluada por cómo afecta a la

empresa o sus procesos.

Prioridad: Establece el nivel de prioridad de los tickets y sirve de base para identificar cuales resolver primero.

Duración total: Duración estimada de la actividad.

Título:

Hoja:

58 de 126




Request source: Medio por el cual se realizó la comunicación por la cual se generó el ticket, a continuación,

se describen los tipos origen:

Direct: El usuario genera el ticket directamente del programa.

Email: El usuario se comunicó por medio de un correo electrónico.

Helpdesk: Un usuario técnico levanto el reporte para generar el ticket.

Other: Cualquier otro tipo de origen no incluido en estas opciones.

Phone: El usuario realizo la petición por un medio telefónico.

Written: El usuario realizó la petición por medio de documentos escritos.

Solicitud de aprobación: Añade a usuario que va a validar la solicitud, este no es un campo obligatorio.

Location: El lugar o área de la empresa donde se requiere lo solicitado por el usuario o en donde afecta el

incidente reportado.

Abrir la lista desplegable y elegir el área.

Asoociated elements: Son los elementos con los que el incidente o solicitud de servicio tiene relación en algún

equipo, ya sea computadora, monitor, software, etc.

Al tratarse de un elemento del usuario se elige en la primera pestaña que dice General. Aquí

aparecen todos los elementos relacionados con el Resquest.

Se puede elegir cualquier elemento que pertenezca a Computadora, Monitores, Periféricos,

Software, Impresoras, Cartuchos, etc. Y se podrá elegir específicamente que elemento se asocia al

ticket. Ejemplo:

-Asociar el equipo rtimina.

o Desplegar la lista de elementos asociados.

Título:

Hoja:

59 de 126




o Elegir computadoras.

o Buscar y seleccionar el equipo requerido.

Título: Nombre que lleva el ticket generado o una descripción breve.

Descripción: Se debe dar información detallada de que es lo solicitado o sucedido, información que ayude

dar seguimiento al ticket e información adicional de los involucrados.

Linked tickets: Asociar otros tickets al ticket generado para llevar una relación e historial de incidentes y

solicitudes similares. En caso de ser un ticket padre a este se conectan los tickets hijos.

4.2.1 Asignar dos o más usuarios a un mismo ticket

Al momento de generar un ticket este no permite agregar diversos usuarios a resquester, watcher o asignada

a, por lo cual se completa y registra la incidencia y se realiza lo siguiente para agregar más usuarios en estos

campos:

Ir Incidencias.

Seleccionar el ticket requerido.

En la sección de Actor presionar el icono para añadir un usuario al campo que se requiera.

En la lista desplegable seleccionar Usuario, Grupo o Proveedor según las necesidades.

Seleccionar el usuario que se requiera.

Presionar Registrar para guardar cambios.

4.2.2 Asociar tickets

Para conectar tickets se realiza lo siguiente:

Título:

Hoja:

60 de 126




Presionar Agregar.

Elegir Linked to para conectar o Duplicate para duplicar ticket.

Desplegar la lista siguiente donde aparecen todos los tickets que se han generado, buscar o teclear

el número de ID del ticket requerido y seleccionar para agregarlo.

File: En este campo se agregan los documentos que sirvan de comprobante de la solicitud o incidencia,

documentos que sirvan de apoyo para el seguimiento del ticket. Para agregar documentos se realiza lo

siguiente:

4.2.3 Agregar documento a ticket

Presionar Seleccionar archivo.

Buscar y seleccionar el archivo para adjuntar.

Presionar Abrir.

El archivo aparece cargado e indica que la carga fue satisfactoria.

Título:

Hoja:

61 de 126




Para generar el ticket se presiona Añadir.

4.3 Barra de pestañas lateral

Se explica el funcionamiento de cada una de las pestañas siguientes.

4.3.1 Incidencia

Se muestra la información del ticket elegido.

4.3.2 Followups

En seguimientos del ticket se ingresarán avances o comentarios que se tengan acerca del mismo; con el fin de

mostrar una comunicación con los demás técnicos o usuarios que revisen el ticket.

4.3.2.1 Añadir seguimiento

Para añadir un seguimiento al ticket se realiza lo siguiente.

Ir a Followups.

Presionar Añadir un nuevo seguimiento.


Título:

Hoja:

62 de 126




- Descripción: Se escribe las accione que se están llevan a cabo para resolver el ticket, avances o

comentarios que pueden ser vistos por el mismo usuario, dando razones de lo realizado.

- Source of followup: El origen del seguimiento son las mismas que en origen de solicitud.

- Privado: Al elegir No el usuario será el destinatario de las notificaciones. Al elegir Si la

información de seguimientos solo será vista por los técnicos para conocimientos de los mismos.

Presionar Añadir.

4.3.3 Approvals.

Estado de solicitudes de aprobación cuando el ticket generado necesita un recurso o implica tomar una

decisión de alto impacto. El técnico al cual está asignado el ticket está obligado a realizar una solicitud de

aprobación para que el supervisor o jefe del departamento este enterado de los movimientos que se tienen

que hacer o lo que implica realizar cierta actividad, con esto se lleva un control y se evita caer en errores y en

la falta de comunicación.

4.3.3.1 Agregar solicitud de aprobaciones

Para agregar una solicitud de aprobación se realiza lo siguiente:

Presionar Enviar una solicitud de aprobación.

Título:

Hoja:

63 de 126




Seleccionar Grupo o Usuario el cual apruebe la solicitud.

En la lista desplegable debajo escoger el Grupo o Usuario requerido.

Escribir información suficiente para informar al aprobador acerca de lo que se necesita o se va a

realizar.

Presionar Añadir.

4.3.3.2 Aprobación y rechazo de solicitudes

Para aprobar o rechazar solicitudes se realiza lo siguiente:

Seleccionar la aprobación a aceptar.

En Status of my validation seleccionar Aceptar o Rechazar para dar por darle seguimiento a la

aprobación.

Ingresar algún comentario que sirva como observación o justificación para la solicitud.

Presionar Registrar.

4.3.4 Tasks.

Una tarea es una acción que corresponde a una intervención técnica relacionada con el ticket, puede ser

privada o pública, al ser una tarea privada esta solo estará visible al usuario y a los técnicos que tienen

privilegios para ver los tickets.

Título:

Hoja:

64 de 126




4.3.4.1 Agregar nueva tarea

Para agregar una tarea se realiza lo siguiente:

Presionar Agregar una tarea nueva.

Llenar los campos requeridos.

Descripción: Se pondrán breves comentarios de la tarea a realizar, dando la información suficiente al técnico

asignado para saber que se va a realizar.

Asignar técnico para realizar la actividad de la lista desplegable.

Título:

Hoja:

65 de 126




Una herramienta con la que cuenta el GLPI es poder visualizar la carga de trabajo por técnico, para así asignar

la tarea al personal que mejor disponibilidad presente y de esta manera no tenga retrasos en su ejecución.

Para visualizar la disponibilidad de los técnicos se presiona el icono de calendario.

Se muestra una pantalla con los integrantes del grupo a cargo de la administración del software y hardware

con sus tiempos disponibles y sus actividades planeadas, así el autor de la tarea puede ver cual técnico es la

mejor opción.

Categoría: Se indica que tipo de categoría en la que cae la actividad.

Estado: Estado actual de la tarea.

- Información: La tarea es de carácter informativo, requiere solicitar, investigar información para

darle seguimiento al ticket.

Título:

Hoja:

66 de 126




- Pendiente: La tarea esta añadida, pero se tiene en estado de espera a realizar.

- Terminado: La tarea se finaliza. El técnico asignado debe hacer este cambio manualmente.

Privado: Cuando se indica Si una tarea es privada y ésta solo estará visible al usuario y a los técnicos

que tienen privilegios para ver los tickets. Al marcar No la tarea estará visible a todo el que consulte

el ticket.

Duración: Indica el tiempo de duración que se estima de la actividad.

Presionar Añadir.

4.3.4.2 Planificar tareas

Se tiene la opción de planificar las tareas añadidas, al planificar una tarea aparece en el calendario de

planificación del técnico a quien se le asignó la tarea en la opción de Planificación. Para planificar una tarea

se realiza lo siguiente:

Dentro de la ventana Añadir una tarea nueva.

Presionar Plan this task.

Configurar los siguientes campos.

Fecha de inicio: Elige la fecha en que dicha tarea comenzara.

Periodo: Indica el tiempo que comenzara la tarea el día planificado.

Recordatorio: Indica con cuanto tiempo de antelación se quiere que avise al técnico de la planificación de la

nueva tarea.

4.3.5 Solution

Al tener una solución al ticket se ingresa al sistema, se llenan los siguientes campos:

Título:

Hoja:

67 de 126




Solution type: El técnico debe elegir el tipo de solución que es, por ejemplo: Cambio de hardware; Y si es

necesario una descripción de la solución, hacer click en Registrar para dar solución al ticket.

Después del registro de la solución, el estado del ticket cambia automáticamente al Resuelto.

4.3.5.1 Buscar solución en base de conocimientos

Buscar la solución en la base de documentos agiliza el cierre del mismo, dado que ya se tiene el historial de

cómo fue que se resolvió. Para la consulta de un elemento de la base de conocimientos se realiza lo siguiente:

Presionar Search a solution.

Buscar el artículo de la base de conocimientos que se adapte mejor al problema.

Seleccionar Use as a solution.

Verificar que la solución sea correcta.

Dar solución.

4.3.5.2 Agregar solución a base de conocimientos

En Save and add to the knowledge base seleccionar Si.


Llenar los campos siguientes:

Título:

Hoja:

68 de 126




Nombre de la categoría: Indica a que categoría pertenece la solución.

Put this item in the FAQ: Indica si desea poner la solución en preguntas frecuentes.

Visible since: Indica desde que fecha es visible la solución a añadir.

Visible until: Indica hasta que fecha es visible la solución a añadir.

Tema: Nombre del tema de la solución a añadir.

Contenido: Descripción especifica de la solución.

Target: Indica que entidad podrá leer la solución.

4.3.6 Estadísticas

Muestra la fecha de apertura y fecha límite del ticket, así como el tiempo a tomar en cuenta en que se registró

la primera acción y el estado en que se encuentra el ticket en ese momento.

Título:

Hoja:

69 de 126




4.3.7 Costos

Muestra los costos que haya incurrido al darle atención al ticket, así sea un gasto planeado o un gasto extra

que se haya requerido para el seguimiento de este se puede registrar realizando lo siguiente:

Presionar Add a new cost.

Llenar los siguientes campos.

Nombre: Nombre asignado a la actividad que genero el costo.

Duración: Duración de la actividad.

Costo del tiempo: Costo por hora de la actividad.

Costo fijo: Costo fijo por la ejecución de la actividad.

Costo de material: Costo del material utilizado.

Presupuesto: Elegir a que presupuesto pertenece y se cargara la ejecución de la actividad.

Fecha de inicio: Indica la fecha en que comenzó la actividad.

Fecha final: Indica la fecha de término de la actividad.

Comentarios: Poner breves comentarios de la tarea que se realizó y sus resultados.

Título:

Hoja:

70 de 126




4.3.8 Project tasks

Muestra los proyectos con los que se tenga relación el ticket, para asociar un ticket a un proyecto se añade

directamente desde la opción Incidencias dentro de una tarea en algún proyecto.

4.3.9 Elementos

Muestra los elementos que están relacionados con el ticket. Este elemento se relacionó al momento de

generar el ticket en la parte de Associate elements

De igual manera si se requiere agregar un nuevo elemento se puede realizar llevando a cabo los mismos pasos

que en Crear ticket.

4.3.10 Documentos

Muestra los documentos que se tienen relacionados al ticket, ya sea imágenes o archivos de office, archivos

adjuntos en algún ticket relacionado con el equipo.

4.3.10.1 Añadir documento

Para añadir algún documento se realiza lo siguiente:

Dar click en Seleccionar archivo

Buscar y adjuntar el archivo que se requiere.

En Asunto, desplegar la lista y seleccionar el tipo de archivo a subir.

Título:

Hoja:

71 de 126




Presionar Add a new file

El documento añadido aparecerá en la lista de abajo.

4.3.11 Histórico

Se muestra todas las modificaciones que se le ha hecho a un elemento o característica del ticket, la fecha y

hora del cambio, el nombre del usuario y la característica que fue modificada.

4.4 Planificación

En este apartado se registra todas las tareas que se tengan planeadas para el equipo o técnico, actividades

que se agregan en la pestaña de Task de la barra de pestañas lateral dentro de algún ticket.

En esta barra aparecen las opciones de elegir qué tipo de planificación que se desea visualizar, desde que

fecha y en qué modo se quiere visualizar las fechas ya sea por hora, por días, por semana o por mes. Una vez

seleccionados los campos se presiona Ver.

Título:

Hoja:

72 de 126




4.5 Estadísticas

Muestra estadísticas de las incidencias en diferentes ámbitos, donde se muestran gráficos de cuantos son los

que están en estado de abiertos, cerrados, tardes y resueltos.

Abrir lista desplegable y seleccionar la estadística que se desea ver.

Muestra el grafico correspondiente al lapso de tiempo establecido el cual se puede modificar según se

requieran consultar los datos.

El grafico se puede exportar a otra herramienta en formatos PNG o CSV.

De igual manera se muestran las demás opciones de estadísticas.

Título:

Hoja:

73 de 126




5.- Modulo de Gestión

El módulo de gestión permite a los usuarios gestionar contactos, proveedores, presupuestos, contratos y

documentos.

5.1 Presupuestos

Muestra los diferentes presupuestos a los que puede cargarse un gasto.

5.1.1 Agregar presupuestos




Nombre: Nombre que lleva el presupuesto.

Precio de compra: El monto total del presupuesto.

Fecha de inicio: Fecha en que tiene validez o está disponible el presupuesto.

Fecha final: Fecha en que el presupuesto expira o no está disponible.

Comentarios: Agregar datos de referencia para el conocimiento de los usuarios.

Presionar Añadir.

Título:

Hoja:

74 de 126




5.1.2 Estado de gastos en el presupuesto

Para visualizar los gastos que se tienen cargados en algún presupuesto se realiza lo siguiente:

Ir a Presupuestos.

Elegir el presupuesto que se desea saber sus gastos.

En la barra de pestañas laterales dar click en Principal.

Aparecerán los gastos que se tienen cargados a ese presupuesto, así como su remanente.

De igual manera se puede visualizar que conceptos están abonados a este presupuesto, con lo cual se dirige

a la barra de pestañas laterales en Elementos. Aparecen los conceptos cargados y sus datos generales como

son nombre, número de serie, precio de compra y tipo de concepto.

5.2 Proveedores

Gestiona los proveedores dando identificación del vendedor de hardware en la gestión de activos.

Al ingresar a la etiqueta del proveedor se mostrará un nombre, información de localización dirección, código

postal, ciudad, país y el contacto sitio web, teléfono y fax.

5.2.1 Agregar nuevo proveedor

Ir a Proveedores.


Título:

Hoja:

75 de 126




Llenar los campos.

5.2.2 Añadir contactos a proveedores

Ir a Proveedores.

Seleccionar el proveedor requerido.

En la barra de pestañas lateral dar click en Contactos.

Abrir lista desplegable y seleccionar el contacto que se requiere agregar.

Presionar Añadir.

5.2.3 Añadir contratos a proveedores

Ir a Proveedores.

Seleccionar el contacto requerido.

En la barra de pestañas lateral dar click en Contratos.

Abrir lista desplegable y seleccionar el contrato que se requiere agregar.

Presionar Añadir.

5.3 Contactos

Administra las personas con las que la empresa tenga relaciones de apoyo, compras, etc. Los contactos se

asocian con los proveedores y los contratos.

Título:

Hoja:

76 de 126




5.3.1 Añadir nuevo contacto

Ir a Contactos


Llenar los campos.

5.3.2 Añadir proveedores a contacto

Ir a Contactos.

Seleccionar el contacto requerido.

En la barra de pestañas lateral dar click en Proveedores

Abrir lista desplegable y seleccionar el contacto que se requiere agregar.

Presionar Añadir.

5.4 Contratos

Este apartado gestiona los contratos que se tienen con los proveedores, en los cuales los elementos de

inventario se pueden asociar a estos. Esta característica permite ingresar cualquier tipo de contrato si así se

desea.

5.4.1 Añadir nuevo contrato

Ir a Contratos


Título:

Hoja:

77 de 126




Llenar los campos.

5.4.2 Agregar costos

Muestra los costos que haya incurrido en el contrato, para registrar un costo se realiza lo siguiente:

Presionar Add a new cost.

Llenar los siguientes campos.

Nombre: Nombre asignado a la actividad.

Fecha de inicio: Indica la fecha en que comenzó la actividad.

Fecha final: Indica la fecha de término de la actividad.

Presupuesto: Elegir a que presupuesto pertenece y se cargara la ejecución de la actividad.

Cost: Indicar el monto de la actividad.

Título:

Hoja:

78 de 126




Comentarios: Poner breves comentarios de la tarea que se realizó y sus resultados.

Presionar Añadir.

5.4.3 Añadir proveedores a contrato

Ir a Contratos

Seleccionar el contrato requerido.

En la barra de pestañas lateral dar click en Proveedores

Abrir lista desplegable y seleccionar el proveedor que se requiere agregar.

Presionar Añadir.

5.4.4 Asociar elementos a contrato

Ir a Contratos

Seleccionar el contrato requerido.

En la barra de pestañas lateral dar click en Elementos

Abrir lista desplegable y seleccionar la categoría de elemento que se requiere agregar.

En la lista debajo seleccionar el elemento que se requiere.

Presionar Añadir.

5.5 Documentos

Este apartado gestiona los documentos electrónicos o enlaces web. Los documentos son asociables con casi

cualquier tipo de objetos presentes en GLPI. Dentro de los que caen los siguientes conceptos:

Presupuesto

Contrato

Entidad

Título:

Hoja:

79 de 126




Proveedor

Activos (Computadora, monitor, impresora, etc.)

Licencia

Software

Consumibles

Etc.

5.5.1 Añadir un documento nuevo

Ir a Documentos


Llenar los campos.

Nombre: Nombre del documento.

Asunto: Especifica qué tipo de documento es de las cuales se tienen las siguientes:

Correo

Excel

Factura

Firmados

Imagen

PDF

PPT

Word

Enlace web: Introducir la ULR en caso de ser necesario ingresar por web.

Título:

Hoja:

80 de 126




Archivo:

- Presionar Seleccionar archivo.

- Buscar el archivo requerido.

- Agregar.

Los tipos de documentos permitidos en GLPI (por extensión) se definen en Configuración > Título >

Administración > Tipo de documento.

5.5.2 Asociar elementos a contrato

Ir a Documentos.

Seleccionar el documento requerido.

En la barra de pestañas lateral dar click en Elementos

Abrir lista desplegable y seleccionar la categoría de elemento que se requiere agregar.

En la lista debajo seleccionar el elemento que se requiere.

Presionar Añadir.

Título:

Hoja:

81 de 126




6.- Modulo de Utilidades

Contiene apartados de utilidad para aprovechar mejor la herramienta GLPI, permite generar y administrar

proyectos, hacer notas públicas, almacenar y gestionar una base de conocimientos y obtener reportes de

diferentes aspectos del GLPI.

6.1 Projects

Este apartado gestiona y genera proyectos desarrollados por los usuarios, de tal manera que se lleve un

control de la planificación y ejecución de las tareas de los proyectos, también es posible visualizar la gráfica

de Gantt del avance programado. Cabe mencionar que este apartado debe alimentarse diario o muy seguido

ya que el porciento de avance no se calcula automáticamente. Al ingresar al apartado se muestra la lista de

proyectos dados de alta, donde se muestra la prioridad que tienen el estado o etapa en la que esta, porcentaje

de terminación, fecha de creación y la descripción del proyecto.

Para ver el seguimiento de todos los proyectos que se tienen registrados en el GLPI se presiona el icono de

Seguimiento en la parte superior de la pantalla, se muestra la gráfica de Gantt del programa de todos

los proyectos, así como su estado de terminación como se muestra en la siguiente imagen.

De igual manera si se requiere ver las tareas asignadas al usuario se presiona el icono de Tasks , se

muestra una tabla que contiene las tareas y a que proyecto pertenece, también proporciona otra información

adicional.

Título:

Hoja:

82 de 126




6.1.1 Crear proyecto nuevo

Ir a Projects

Presionar Agregar .

Llenar los campos.

Datos generales

Fecha de creación: Indica la fecha en que se creó el proyecto.

Nombre: Indica el nombre que lleva el proyecto.

Prioridad: Indica la prioridad del proyecto con base al criterio del administrador del mismo y de las

necesidades del departamento.

Estado: Se indica en qué estado se encuentra el proyecto con base a la metodología de desarrollo de proyectos

del departamento de tecnologías de la información. Este estado se debe estar actualizando conforme se

avance en el mismo.

Tipo: Se indica el tipo de proyecto que es.

Debajo de: En caso de ser derivado de algún proyecto padre aquí se indica debajo de que proyecto esta.

Percent done: Se indica el porcentaje de terminación o de avance en el que se encuentre el proyecto. Al iniciar

un proyecto nuevo se deja en 0%. Este campo se debe alimentar conforme se ejecuten las actividades propias

del proyecto.

Show on global GANTT: Indicar si se muestra en la gráfica de Gantt global.

Supervisor

Título:

Hoja:

83 de 126




Usuario: Indica el nombre del supervisor del proyecto. Este realizara los cambios debidos en la actualización

del proyecto.

Grupo: Indica a que grupo pertenece el supervisor.

Planificación

Planned start date: Indica la fecha de inicio planeada.

Planened end date: Indica la fecha de término planeada.

Real start date: Indica la fecha de inicio real.

Real end date: Indica la fecha de término real.

Descripción: Se describe de forma general cual es el objetivo del desarrollo del proyecto.

Comentarios: Se escriben comentarios anexos que complementen el entendimiento u aplicación del proyecto.

6.1.2 Agregar tareas al proyecto

Las tareas son las actividades que se llevan a cabo para la culminación del proyecto las cuales se ingresan de

la siguiente manera:

Ir a projetcs.

Seleccionar el proyecto requerido.

Ir a Project tasks en la barra de pestañas lateral.

Título:

Hoja:

84 de 126




Al ingresar a este apartado se muestran las tareas que se tienen asignadas a este proyecto y se muestra

información general como tipo de tarea, estado, porcentaje de terminación, fecha de inicio y termino

planeada, duración efectiva y si depende de alguna otra tarea.

Presionar Add a tasks.

Llenar los campos.

Datos generales

Projects: Indica el nombre del proyecto al que pertenece la tarea.

Nombre: Indica el nombre que lleva la tarea.

Estado: Indica el estado en que se encuentra la tarea siguiendo la metodología de desarrollo de proyectos.

Percent done: Se indica el porcentaje de terminación o de avance en el que se encuentra la tarea. Este campo

se debe alimentar conforme se ejecuten las actividades propias de la tarea.

Debajo de: Indica de que proyecto o tarea de deriva.

Tipo: Indica el tipo de tarea que es.

Planificación

Planned start date: Indica la fecha de inicio planeada.

Planened end date: Indica la fecha de término planeada.

Real start date: Indica la fecha de inicio real.

Real end date: Indica la fecha de término real.

Planned duration: Indica la duración planeada de la tarea.

Título:

Hoja:

85 de 126




Effective duration: Indica la duración real de la tarea.

Descripción: Se describe de forma general cual es el objetivo del desarrollo del proyecto.

Comentarios: Se escriben comentarios anexos que complementen el entendimiento u aplicación del proyecto.

6.1.3 Agregar miembros al proyecto

Se tiene la opción de ingresar a los usuarios que estén involucrados en el proyecto para que estén notificados

de todos los avances que se generen. Para agregar miembros al proyecto se realiza los siguiente:

Dentro del proyecto ir a Project team.

En la lista desplegable elegir Usuario, Grupo, Proveedor o Contacto según se requiera.

Seleccionar al usuario.

Presionar Añadir.

El usuario recibirá las notificaciones por correo electrónico de los avances, tareas y actualizaciones que se

tengan del proyecto.

6.1.4 Grafica Gantt

Se puede visualizar el cronograma del proyecto y sus actividades dentro de la pestaña Gantt. Se muestra el

grafico que viene a continuación.

Se observa el porcentaje de terminación que tiene el proyecto o la tarea, el color de las barras depende del

porcentaje de terminación que se indique. El botón de la parte inferior sirve para desplazarse en el gráfico y

para hacer zoom.

6.1.5 Agregar costos

Se maneja una opción para ingresar los costos incurridos en el proyecto. Para agregar un costo nuevo se realiza

lo siguiente:

Título:

Hoja:

86 de 126




Ir a Projects

Presionar Agregar .

Llenar los campos.

Nombre: Nombre del concepto de costo.

Feche de inicio: Indica la fecha que se generó el costo.

Fecha final: Indica cuando se finalizó el costo.

Presupuesto: Selecciona a que presupuesto se verá afectado.

Costo: Monto del costo del concepto.

Comentarios: Comentarios adicionales.

Presionar Añadir.

6.1.6 Elementos, documentos y contratos

Se pueden asociar cualquier elemento que se tenga en el inventario de GLPI en la pestaña de Elementos; de

igual manera se adjuntan documentos al proyecto y los contratos establecidos previamente en la opción de

Contratos.

6.2 Recordatorios

Gestiona notas que corresponde a una información personal o pública. Estas notas aparecen en la página de

inicio de GLPI. La nota sólo es visible para su autor.

6.2.1 Agregar notas

Ir a Personal reminders.


Título:

Hoja:

87 de 126




Llenar los campos.

Es posible determinar una fecha de inicio y una fecha de finalización para cada nota. Si la fecha de finalización

no se indica, la nota estará siempre visible desde la fecha de inicio.

6.2.2 Notas publicas

Una nota se puede hacer visible para otros usuarios, entidades destinatarios, perfiles o grupos. Y también es

posible combinar uno o más documentos a una nota. Para una nota pública se realiza lo siguiente:

Ir a Personal reminders

Seleccionar la nota que requerida.

En la barra de pestañas lateral dar click en Target.

Abrir lista desplegable y seleccionar la categoría que se quiere puedan ver la nota pública.

Elegir que usuario, perfil o grupo se desea que puedan ver la nota pública.

Presionar Añadir.

6.3 RSS feed

Esta sección gestiona los canales RSS, su frecuencia de actualización y el número de elementos a mostrar.

Título:

Hoja:

88 de 126




6.3.1 Agregar Rss feed

Ir a Rss feed.

Seleccionar la Rss feed que requiera.

Llenar los campos.

Presionar Añadir.

6.3.2 Rss feed publica

Una Rss feed se puede hacer visible para otros usuarios, entidades destinatarios, perfiles o grupos. Para una

Rss feed pública se realiza lo siguiente:

Ir a Rss feed.

Seleccionar la Rss feed que se requiera.


Abrir lista desplegable y seleccionar la categoría que se quiere dar permisos para ver la nota.

Elegir que usuario, perfil o grupo se desea dar permisos para ver la nota.

Presionar Añadir.


6.4 Base de conocimiento

En la base de conocimientos se pueden organizar en una estructura de árbol para facilitar la navegación y

búsqueda. La base de conocimientos centraliza los procedimientos generados de los incidentes, lo que les

permite resolver problemas sencillos y repetitivos con rapidez. También permite crear categorías y sub

categorías para un mejor control y acomodo del contenido. Una solución debe integrarse a la base de

Título:

Hoja:

89 de 126




conocimientos cuanto considere que la incidencia que se resolvió es repetitiva, de tal manera que al

presentarse de nuevo este incidente los técnicos tengan un antecedente de cómo resolverlo más

rápidamente.

Buscar: La pestaña predeterminada permite buscar dentro de la base de conocimientos.

Examinar: Navegar por el árbol de categorías. Estas categorías se buscan al abrir la lista desplegable y

seleccionando en que categoría se quiere entrar.

Manage: Esta ficha sólo está disponible para los administradores de la base de conocimientos. Dependiendo

de los permisos de usuario, puede acceder rápidamente todos los documentos no publicados y todos sus

artículos.

6.4.1 Agregar contenido a base de conocimientos

Ir a Base de conocimiento.


Llenar los campos siguientes:

Título:

Hoja:

90 de 126




Nombre de la categoría: Indica a que categoría pertenece la solución.

Put this item in the FAQ: Indica si desea poner la solución en preguntas frecuentes.

Visible since: Indica desde que fecha es visible la solución.

Visible until: Indica hasta que fecha es visible la solución.

Tema: Nombre del tema de la solución.

Contenido: Descripción especifica de la solución.

Target: Indica que entidad, grupo, usuario o perfil puede leer la solución.

6.5 Reservas

Esta sección muestra los equipos que permiten reserva y la ubicación temporal de este equipo de esta manera

se lleva un control de préstamos de los equipos. Se puede tener como reserva las computadoras, monitores,

proyectores, etc. para función de que el departamento tenga equipos en stock y realice préstamos a los

usuarios en caso de necesitarlo.

Título:

Hoja:

91 de 126




6.5.1 Ver estado de reserva del equipo.

Estando en la pestaña de Reservas al presionar la etiqueta del equipo se accede a un calendario donde

aparecen datos del día, hora y la persona que tiene asignada la reserva del equipo. En este calendario se puede

ver la disponibilidad del equipo.

En la opción de Reserva se muestran los elementos que están disponibles para préstamo.

En la pestaña de Administración se tienen todos los elementos que se pueden dar de préstamo en donde se

visualiza si están disponibles o no y el motivo de porque en caso que así fuera.

6.5.2 Añadir equipo a reserva

En el activo que se requiera habilitar la reserva se realiza lo siguiente:

Ir a Reserva en la barra de pestañas laterales.

Seleccionar Authorize reservations para habilitar que el elemento se pueda reservar.

También el elemento se puede deshabilitar temporalmente para reservas, ya sea por falla o mantenimiento

u otro motivo. Para hacerlo solo se presiona la opción Make Unaviable y quedara deshabilitado.

Título:

Hoja:

92 de 126




6.5.3 Reservar equipo

Para realizar una reserva en el equipo realice lo siguiente:

Seleccionar el elemento que se requiera reservar.

Hacer click en una fecha del calendario.

Llenar los campos estableciendo quien hace la reserva, la duración del préstamo y la prioridad.

Es posible crear un préstamo único o recurrente, se define en Periocidad y puede ser diaria o semanal.

6.6 Reportes

Se obtienen las estadísticas y reportes de diferentes aspectos del GLPI que se mencionan a continuación:

Informe predeterminado: Muestra el reporte de inventario de los activos, sistema operativo, teléfonos, etc.

Por contratos: Muestra los elementos que están bajo contrato.

Por años: Información sobre la fecha de compra, garantía de los activos.

Hardware financial and administrative information: Resumen de la información financiera para las

computadoras, impresoras, equipos de red, monitores y periféricos, así como el valor total.

Other financial and administrative information (Licenses,cartridges,consumables): Resumen de la

información financiera para los cartuchos, las licencias y los consumibles.

Préstamo: Resumen de los préstamos, pendientes o pasados de un usuario determinado.

Estado: Resumen por tipo de equipo de estatus del activo.

Título:

Hoja:

93 de 126




7.- Modulo de Plugins

Muestra las herramientas de todos los plugins agregados al sistema GLPI.

7.1 Dashboard

En la pantalla inicial se tienen diversas gráficas y tablas de entre las cuales arroja información acerca de la

cantidad de tickets creados, el tipo y cantidad de tickets generados en la última semana, tickets abiertos,

tickets en curso por usuario, entre otros.

En la parte superior se muestran datos de los tickets creados en el día, en el mes y en total, así como la

cantidad de usuarios que se tienen registrados en el GLPI.

7.1.1 My Dashboard

Proporciona datos estadísticos y reportes de manera personal donde muestra la cantidad de tickets y sus

estatus.

También proporciona reportes en graficas de pastel y graficas de barras mostrando la cantidad de tickets por

categoría entre otros datos que para el usuario pueden ser de utilidad a la hora de hacer un análisis de su

estado.

Título:

Hoja:

94 de 126




7.1.2 Tickets

Overall: Muestra una lista de todos los tickets abiertos indicando el título de los tickets, técnico responsable,

el solicitante y su grado de prioridad.

By Entity: Muestra el listado de los tickets abiertos por tipo de entidad.

By Gruop: Muestra el listado de grupos en el sistema y se puede obtener los tickets abiertos por grupos de

trabajo.

Título:

Hoja:

95 de 126




7.1.3 Reports

Muestra diversos tipos de reportes donde se puede obtener los resultados de un lapso de tiempo específico,

dicho reporte contiene el nombre del técnico, grupo, categoría, etc. El total de tickets creados, numero de

tickets abiertos, tickets cerrados y el porcentaje de los resueltos.

Se puede elegir diferentes categorías como las que se tienen enseguida:

7.1.4 Charts

Al igual que en la sección de reportes este apartado proporciona datos estadísticos de diferentes categorías y

los visualiza en gráficas donde se puede establecer el lapso de tiempo de búsqueda de datos. Las categorías

que se pueden elegir son las siguientes:

Título:

Hoja:

96 de 126




7.1.5 Activos

Muestra el inventario especifico de cada elemento. Al presionar en el elemento que se desea se puede

obtener graficas de diferentes ámbitos.

Por ejemplo, al presionar en Computadoras el sistema se obtiene las gráficas de pastel de los tipos de sistema

operativo y los tipos de computadora que son, ya sea laptop, desktop, server físico, server virtual, etc. Entre

otra información, de esta misma forma aplica para los demás elementos variando la información arrojada.

Título:

Hoja:

97 de 126




7.1.6 Metrics

Muestra más información general de forma resumida que puede ser útil para el técnico al momento de querer

saber cuál es el status de los tickets.

Título:

Hoja:

98 de 126




8.- Modulo de Administración

Este módulo administra a los usuarios, grupos, entidades, perfiles, reglas y diccionarios. También proporciona

herramientas de mantenimiento de la aplicación como la copia de seguridad de base de datos, restauración y

actualización de versión.

8.1 Usuarios

Se gestiona los usuarios que tienen acceso a GLPI, controla la forma de autentificación y los datos personales

de los usuarios.

8.1.1 Añadir usuario nuevo

Se puede añadir usuarios de forma directa en el GLPI esto en caso de que el usuario no esté en Active

Directory, se siguen los siguientes pasos:

Ir a Usuarios.

Presionar Añadir usuario.


Nota: No son obligatorios todos los campos.

8.1.1.1 Añadir usuario de Active Directory

También se puede añadir usuarios desde Active Directory realizando lo siguiente:

Título:

Hoja:

99 de 126




Presionar Enlace a Directorio LDAP.

Para actualizar o añadir usuario se debe presionar Importación de usuarios nuevos.

Llenar los campos de forma que sea suficiente para localizarlos en el LDAP directory.

Presionar Buscar.

Aparece los usuarios encontrados en donde se elige el que se requiere actualizar.

Marcar la casilla del usuario.

Presionar Acciones.

Elegir Actualizar.

El usuario queda agregado, el cual se puede revisar en Usuarios e ingresando algún dato para ubicarlo.

La opción Sincronización de los usuarios ya importados se usa para actualizar los usuarios ya registrados en

la base de datos. La contraseña del usuario es la misma que tiene en el Active Directoy.

8.1.2 Restablecer contraseña

Es importante mencionar que si el usuario y contraseña de los usuarios se obtiene del Active Directory la

contraseña será la misma que la establecida en Active Directory por lo al cambiar en esta fuente

automáticamente se cambiara en el sistema GLPI.

También se pueden restablecer contraseñas realizando lo siguiente:

Ir a Usuarios.

Título:

Hoja:

100 de 126




Buscar el usuario que se requiere cambiar la contraseña.

Ingresar a la etiqueta del usuario.

Ingresar la nueva contraseña en el campo Contraseña.

Ingresar la nueva contraseña en Password confirmation.

La contraseña queda restablecida, el usuario puede cambiar la contraseña a su conveniencia en la opción de

Preferencias.

Si no hay ninguna fuente donde se encuentre registrado el usuario es redirigido a una página indicando que

su nombre de usuario o contraseña son incorrectos.

8.1.3 Agregar perfiles a usuarios

Los perfiles son los niveles de permisos que tiene cada usuario, y dichos perfiles se muestran en este recuadro

De estos permisos depende las vistas que tengan los usuarios del GLPI, como los módulos y sus apartados

incluyendo sus permisos de lectura, escritura y borrado en cada una de las opciones.

Para asignar perfiles se realiza lo siguiente:

Ir a Usuarios.

Buscar y seleccionar el usuario requerido.

Dentro del usuario ir a Authorizations en la barra de pestañas lateral.

Aparecen los perfiles a los cuales tiene acceso el usuario.

Seleccionar en Ad dan authorization to a user:

- Entidad que tendrá el usuario.

- Perfil requerido a agregar.

Título:

Hoja:

101 de 126




Presionar Añadir.

8.1.4 Asignar grupos a usuarios

Ir a Usuarios.

Buscar y seleccionar el usuario requerido.

Dentro del usuario ir a Grupos en la barra de pestañas lateral.

Seleccionar en Asociar un grupo:

- De la lista desplegable elegir el grupo de trabajo al que pertenece.

- Presionar Añadir.

8.2 Grupos

Son los grupos de trabajo que se tienen en la empresa a los cuales se les asocian los usuarios, estos grupos se

agregan directamente del Active directory al sincronizarlos. Pero también se hace de manera manual.

8.2.1 Agregar grupos manualmente

Ir a Grupos.

Seleccionar el grupo donde se añaden los usuarios.

Ir a Usuarios en la barra de pestañas lateral.

De la lista desplegable elegir los usuarios requeridos.

Presionar Añadir.

8.2.2 Agregar grupos del Active directory

Ir a Grupos.

Presionar Enlace a Directorio LDAP.

Presionar Importación de nuevos grupos.

Título:

Hoja:

102 de 126




Enseguida se muestran los grupos disponibles para actualizar.

Seleccionar el grupo requerido.

Presionar Añadir.

8.2.3 Modificar árbol de grupos

La base de datos al estar ligada a Active directory debe tomar la misma estructura que se tiene en la fuente

de origen. Al requerir alguna modificación en la estructura de los grupos se realiza lo siguiente:

Ir a Grupos.

Seleccionar el grupo requerido.

Ir a Grupo en la barra de pestañas lateral.

En la opción Debajo de escoger debajo de que otro grupo debe ir, si es padre o si es hijo.

8.3 Entidades

Las entidades son los grupos de seguridad dentro del GLPI dentro de los cuales si los usuarios no están dentro

de alguna no podrán ver ciertos elementos a los cuales también se les asigna la entidad requerida.

Las entidades se estructuran de forma jerárquica, por lo que, si un usuario cae por debajo de algún nivel,

este no podrá ver los elementos que están por encima de él. Para ver los elementos que estén debajo de su

nivel es necesario indicarlo como recursivo a la hora de asignar usuarios y/o niveles.

8.3.1 Agregar entidades

Aquí se agregan más entidades a la entidad raíz para extender sus ramas.

Ir a Entidad.

Seleccionar la entidad requerida.

Ir a Entidades en la barra de pestañas laterales.

En Nombre agregar el nombre de la entidad

Presionar Añadir.

Se puede modificar la estructura de la entidad ingresando en su etiqueta y a su vez se tienen el mismo menú

que la entidad raíz.

Título:

Hoja:

103 de 126




8.3.2 Soporte

Dentro de la pestaña de Soporte se encuentran opciones configurables como:

Tipo de ticket por defecto.

Formato de calendario a manejar.

Cierre automático de incidente después de X días.

Configuración de encuesta de satisfacción.

8.4 Reglas

En este apartado se muestran las reglas del GLPI, con estas se puede realizar una serie de acciones y

asociaciones de forma automática., estableciendo ciertos criterios en la regla.

Se tienen varias reglas predeterminadas en el GLPI:

Regla para asignación de elemento a una entidad.

Regla para importar y asociar computadoras.

Reglas para asignar autorizaciones.

Regla de asignación de categoría a los programas.

Lista negra.

La parte de los diccionarios se utilizan para modificar los datos introducidos en GLPI esto para consolidar los

datos redundantes, los diccionarios que se tienen son la base de los campos y van relacionado con el

funcionamiento de alguna regla cuando esta activada.

En el apartado de Ayuda de GLPI se aconseja probar a fondo las reglas antes de usarlos, y hacer una copia de

seguridad antes de la introducción de cada nueva regla. Al probar una regla se presiona el botón de prueba y

se abre una ventana adicional en el que se puede ver todos los criterios y los resultados del mismo.

Una regla se compone de una serie de criterios. De acuerdo a la opción elegida (y / o) uno o todos los criterios

deben ser verificadas para activar una lista de acciones también configurables.

Título:

Hoja:

104 de 126




En la opción de Reglas para asignar autorizaciones se observa la configuración de los criterios y la condición

“or” el cual si no se cumple un criterio se buscan los otros dos.

Al seguir los criterios se sigue una acción que es asignar una entidad como entidad raíz.

En una incidencia, con las configuraciones correctas se podría hacer que al momento de generar una

incidencia en cierta área se asigne a un técnico o a un grupo determinado para cada área correspondiente, de

esta manera el supervisor no se demora en asignar las incidencias cuando el usuario la genera desde la interfaz

simplificada.

8.5 Dictionaries

Permite cambiar una serie de títulos relacionados inventario (tipos y modelos de objetos, la versión del

sistema operativo y del Service Pack). Cambia los datos del software (nombre, versión, fabricante) para

completar software. Se utiliza para hacer los títulos más coherentes.

8.6 Perfiles

Se definen las vistas que el usuario puede tener en el GLPI de las cuales se muestran los siguientes perfiles

que están por defecto:

Admin

Hotliner

Título:

Hoja:

105 de 126




Observer

Self-Service

Super-Admin

Supervisor

Technician

Visor

Estos perfiles tienen asignados diferentes permisos para ver y hacer cosas en los diferentes módulos y

aparatados dentro de GLPI, es lo que permite asegurar y aislar los datos a determinados usuarios.

Admin

Este perfil tiene derechos administrativos en todos GLPI. Algunas restricciones se aplican a la misma en la

configuración de reglas, entidades y otros elementos que puedan alterar el comportamiento de GLPI.

Técnico

Este perfil corresponde a la utilizada para un técnico de servicio. Tiene acceso al inventario y leyó el servicio

de ayuda para hacer frente a los billetes.

Supervisor

Este perfil contiene los elementos de perfil técnico, añadiendo el elemento de la gestión de un equipo y la

organización.

Self-Service

Este perfil es más limitado. Este es también el único con una interfaz diferente, interfaz simplificada, a

diferencia de la interfaz estándar. Puede generar un ticket, añadir el seguimiento, etc. Este perfil se guarda

como el perfil predeterminado.

Nota: El perfil de Super-Admin tiene todos los derechos si el perfil súper administrador se elimina o si la

interfaz simplificada se asocia con este perfil, el acceso a la configuración de GLPI puede perderse de forma

permanente.

8.6.1 Agregar nuevos perfiles

Se pueden modificar o agregar nuevos perfiles de acuerdo a las necesidades del departamento.

Título:

Hoja:

106 de 126




Ir a Perfiles.

Presionar el botón Agregar .

Llenar los campos.

Nombre: Nombre del nuevo perfil.

Perfil predeterminado: Marcar la casilla si el perfil será el predeterminado para todos los usuarios.

Interfaz de perfil: Seleccionar la interfaz que se quiera Simplificada o Normal.

Actualización de contraseña: Marcar para que el usuario pueda cambiar la contraseña en este perfil.

Presionar Añadir.

8.6.1.1 Activos

Se configuran los permisos que tiene el perfil tanto de escritura como de lectura dentro de los cuales se

encuentran las configuraciones de Computadoras, Monitores, Software, Electrónica de red, Impresoras,

Cartuchos, Consumibles, Teléfonos, Periféricos.

Título:

Hoja:

107 de 126




8.6.1.2 Soporte

Configura los permisos de lectura y escritura del módulo de soporte, donde se tiene las incidencias, costos de

las incidencias, seguimientos, tareas, así como los permisos de los elementos que se asocian al ticket.

8.6.1.3 Life Cycle

Configura las opciones que se pueden mostrar y elegir en el ticket con respecto a su ciclo de vida o estado.

Título:

Hoja:

108 de 126




8.6.1.4 Gestión

Configura los permisos de lectura y escritura del módulo de gestión, donde se tienen los apartados de contacto

y proveedores, documentos, contratos, presupuesto.

8.6.1.5 Utilidades

Configura los permisos de lectura y escritura del módulo de utilidades, donde se tienen los apartados de notas,

base de conocimientos, reservas, proyectos y sus tareas.

Título:

Hoja:

109 de 126




8.6.1.6 Administración

Configura los permisos de lectura y escritura del módulo de administración, donde se tienen los apartados de

usuarios, entidades, grupos, perfiles, buzón de correo, etc.

8.6.1.7 Configuración

Configura los permisos de lectura y escritura del módulo de configuración, donde se tienen los apartados de

configuración general y los títulos en general del GLPI.

8.6.1.8 Usuarios

Muestra los usuarios que tienen asignado este perfil, dentro de las opciones que se puede tener son el

borrado y agregado de usuarios.

8.7 Fila de correos

Se muestran las notificaciones de correos generados por la actividad de los usuarios en GLPI, se tiene la opción

de eliminarlos correos que se requiera o enviarlos de una vez.

Al acceder a la etiqueta del correo se observa información del tipo de ticket que es, cual fue el motivo por el

que se generó y los usuarios que están implicados en el correo, así como la hora de emisión del mismo.

8.7.1 Eliminar o enviar correos

Ir a Mail queue.

Título:

Hoja:

110 de 126




Seleccionar el correo marcando la casilla a la izquierda.

Presionar Acciones.

Elegir enviar o eliminar según se requiera.

8.8 Mantenimiento

Se muestran las opciones de mantenimiento dl GLPI, como copia de seguridad completa y la instalación de la

actualización de GLPI.

Es posible realizar un SQL o XML directamente en GLPI copia de seguridad, y restaurar esta copia de seguridad

más tarde. Es mejor utilizar el formato SQL.

La lista de copia de seguridad se genera desde el momento en que se realizó al menos una copia de seguridad.

8.9 Logs

Se muestra los últimos logs del sistema, es el historial del GLPI donde muestra algunos aspectos de que se

realiza, cuando y quien lo ejecuta.

Título:

Hoja:

111 de 126




9.- Modulo de Configuración

Este módulo administra y controla los parámetros dentro del GLPI, títulos en general del sistema,

notificaciones por correo, SLA, configuración en general, identificación por origen externo o directorio activo

y se administran los plugnis.

9.1 Títulos

Los datos que aquí se ingresan y configuran aparecen en algunas listas de selección desplegables son

configurables en GLPI. La definición de los lugares, categorías de entradas, los nombres y los fabricantes de

software y otras más son los títulos que son modificables y se administran en este apartado.

Título:

Hoja:

112 de 126




9.1.1 Agregar títulos

Ir a Títulos.

Seleccionar la opción requerida para agregar un título nuevo.

Presionar Agregar .

Llenar los campos.

Los campos requeridos son:

Nombre: Nombre del nuevo titulo

Debajo de: Indica la posición del título dentro del árbol de estructura de su tipo.

Presionar Añadir.

Nota: Los campos restantes son opcionales de llenar.

9.1.2 Eliminar títulos

Ir a Títulos.

Seleccionar la opción requerida para eliminar el título.

Marcar en la lista de títulos las opciones requeridas.

Presionar Acciones.

Seleccionar Eliminar permanentemente.

Nota: Dentro de estas acciones también se encuentra la opción de mover y borrar aun si tiene elementos

asociado.

Título:

Hoja:

113 de 126




9.2 Componentes

Se muestran las clasificaciones de componentes que están inventariadas en el GLPI dentro de los cuales se

tienen tipos controladores, discos duros, tarjetas de audio, tarjetas madre, memorias, tarjeta gráfica,

procesadores, entre otros.

9.3 Notificaciones

Muestra la configuración y los tipos de notificaciones que se tienen por parte de GLPI. Se tienen 3 opciones

generales:

Configuración se seguimiento por email.

Notificación templates.

Notificacions.

9.3.1 Configuración se seguimiento por email

En este apartado se realiza la configuración general de las notificaciones, como son:

Título:

Hoja:

114 de 126




Habilitar el seguimiento a través de correo electrónico: Activa o desactiva la tramitación de las notificaciones

en GLPI.

Correo del administrador: E-mail del administrador del sistema GLPI. Esta dirección se utiliza cuando se

selecciona el administrador como el destinatario de la notificación.

Correo electrónico Firma: El texto añadido al final de cada notificación.

Administrator name: El nombre del administrador utiliza el nombre indica asocia con el administrador de

correo electrónico.

Forma de enviar mensajes de correo electrónico:

PHP

SMTP: el envío a través de SMTP

SMTP + SSL

SMTP + TLS

Host SMTP: Nombre o dirección IP del servidor de correo.

Puerto: Puerto de voz para el servicio SMTP del servidor de correo.

SMTP Login: El usuario permitido conectarse a SMTP.

Nota: Los campos restantes son opcionales.

9.3.2 Notificación templates

Muestra los modelos de notificaciones que se tienen en GLPI que ya tiene con un conjunto de plantillas

predefinidas para todas las notificaciones como lo son el de reservas, información financiera, cartuchos,

consumibles, licencias, sincronización de MySQL, entre otras.

9.3.2.1 Agregar modelos de notificaciones

Ir a Notificaciones.

Presionar Notificaciones templates.

Presionar Agregar .

Llenar los campos.

Título:

Hoja:

115 de 126




Nombre: nombre del modelo.

Tipo: Indica lo que se refiere tipo de modelo de elemento. Un modelo está vinculado a uno y sólo un tipo de

elemento.

Comentarios: Información adicional relacionada con el modelo.

CSS: Modelo de estilo utilizado en HTML.

Presionar Añadir.

9.3.3 Notificacions

Las notificaciones son todos los correos que se mandan a los usuarios según les corresponda, al momento de

registrarse una incidencia, tarea, seguimiento, proyecto, reserva, etc.

9.3.3.1 Agregar nueva notificación


Presionar Notificaciones.

Presionar Agregar .

Llenar los campos.

Título:

Hoja:

116 de 126




Nombre: Nombre que tiene el aviso de notificación.

Activo: Indica si esta activa la notificación o no esta activa.

Tipo: Elegir el tipo de notificación, si es incidencia, cambio contrato, cartucho, etc.

Notification method: Por correo electrónico.

Event: Indicar el evento al que se refiere el aviso. (Seguimiento, actualización,

borrado,etc.)

Notification template: Indica el tipo de modelo del aviso.

Presionar Añadir.

9.3.3.2 Configuración de receptores

Para configurar quienes reciben aviso de estas actividades y actualizaciones se debe realizar lo siguiente:


Presionar Notificaciones.

Seleccionar la notificación requerida.

Ir a Recipients en la barra de pestañas laterales.

En el recuadro indicar quienes están autorizados para recibir las notificaciones.

Se puede configurar desde escritos, supervisor, asignado a, grupo, solicitante, etc.

Nota: Se debe elegir correctamente al actor en este campo para que no reciba correos no

correspondientes.

Título:

Hoja:

117 de 126




9.4 SLA

Configura los acuerdos de nivel de servicio con el usuario. La fecha límite se establece de acuerdo al SLA

elegido por lo que se puede establecer diferentes SLA para que se tenga un mejor control de servicio y solución

de tickets.

9.4.1 Agregar SLA nuevo

Ir a SLA.

Presionar Agregar .

Llenar los campos.

Nombre: Nombre de la SLA.

Calendario: Escoger el calendario que se establece en el sistema para que la SLA establezca la fecha

límite.

Maximum time too solve: Tiempo máximo de resolución. Se escoge cantidad y si son minutos, horas

o días.

End of working day: Establecer si el día termina en el fin de la jornada de trabajo.

Comentarios: Comentarios acerca de que se trata la SLA.

9.5 General

Se encuentra la configuración general del GLPI donde vienen diversos aparatos para ser configurables de

acuerdo a las necesidades de los usuarios, se muestran los siguientes aparatados:

Configuración general

Valor predeterminado

Activos

Soporte

Sistema

Título:

Hoja:

118 de 126




9.5.1 Configuración general

Se tienen aspectos configurables como:

Tipos de gráficos por defecto.

Numero de decimales para cantidades.

Número máximo de caracteres que se muestran en las listas.

Número máximo de resultados de búsqueda para mostrar por página.

Editar la dirección web.

Añadir un mensaje personalizad a la interfaz pública.

Autorizar la consulta de las FAQ.

Resultados del motor de búsqueda.

Elementos mostrados.

Búsquedas globales.

9.5.2 Valor predeterminado

Son configurables las preferencias de visualización para toda la aplicación en general, también el usuario

puede modificar esas opciones en la pestaña de Preferencias en la parte superior derecha. Dentro de las

cuales se pueden configurar opciones como:

Personalización

Idioma predeterminado.

Título:

Hoja:

119 de 126




Resultados por página.

Visualizar ID del elemento.

Notificación por cambios.

Formato de letra al exportar.

Ir al documento exportado al generarse.

Formato de fechas.

Guardar los elementos al borrarlos.

Soporte

Seguimientos privados por defectos.

Estado de las tareas al crearlas.

Preseleccionar técnico al crear ticket.

Fuentes de origen de solicitud.

Refrescar automáticamente los tickets.

9.5.3 Activos

Configura los parámetros generales para la parte del inventario en el GLPI. Se tienen opciones configurables

como:

Habilitar la información financiera por defecto.

Título:

Hoja:

120 de 126




Inicio año fiscal.

Campos automáticos llenados por entidad.

Restringir la gestión de monitores, periféricos, teléfonos e impresoras.

Actualización de campos al conectar y al desconectar.

Mantener elementos al conectar o desconectar.

Actualizar usuario, grupo, localización y estado.

9.5.4 Soporte

Configura aspectos de soporte del GLPI como:

Asunto predeterminado de los documentos al asociarlos con las incidencias.

Conservar las incidencias al eliminar un elemento del inventario.

Límites de horario de planificación.

Mostrar seguimientos anónimos en los tickets.

9.5.5 Sistema

Configura opciones del sistema en general del GLPI ver un resumen de información sobre las capacidades del

servidor web, definir la información de registro y la política de contraseñas de aplicar algunas opciones se

mencionan a continuación:

Título:

Hoja:

121 de 126




Criterios utilizados en la contraseña, numero de caracteres, si contiene números, letras minúsculas,

mayúsculas y símbolos.

Replica en Mysql.

Permitir la comprobación de GLPI y las nuevas versiones de la aplicación por medio de proxy.

9.6 Acciones automáticas

Configura las acciones automáticas que contiene el sistema. En cada opción que se tiene es posible la

configuración de:

La frecuencia de ejecución, incluso se tiene la opción de forzar la ejecución.

Estado de las acciones (Activa/ Inactiva).

El tiempo de periodo de ejecución en horas, puede servir para que no se ejecute en horas no laborales

de la empresa.

Tiempo de almacenamiento de esta acción.

También se puede ver las estadísticas de la acción, cada cuanto se está ejecutando y cuál fue la última

ejecución. El sistema tiene las acciones automáticas por defecto, de las cuales se pueden elegir de acuerdo a

la necesidad que tenga el departamento.

Nota: No es posible agregar más acciones automáticas.

Título:

Hoja:

122 de 126




9.7 Identificación

Este apartado configura la forma de autentificación de los usuarios del GLPI, si no se tiene ninguna

configuración en este apartado la forma de generar e ingresar a los usuarios será directamente en la sección

de Usuarios y creados manualmente. Dentro de las autentificaciones externas se tienen algunas opciones

como son:

Configuración

Directorio LDAP

Servidores de correo

9.7.1 Configuración

Se manejan las opciones configurables como:

El permiso de agregar usuarios de fuentes externas.

La acción que hace el GLPI al borrar un usuario del directorio LDAP, donde se tiene conservar, eliminar

y desactivar.

Añadir usuarios sin la acreditación del directorio LDAP.

Configuración de la zona horaria del servidor del GLPI

9.7.2 Directorio LDAP

Aquí se configura la conexión LDAP para conectar con el servidor de un directorio activo:

Título:

Hoja:

123 de 126




Presionar Agregar dentro de Directorio LDAP.

Llenar los campos.

Nombre: Nombre que lleva la conexión LDAP

Servidor por defecto: Si, si solo se tiene este servidor de directorio activo.

Servidor: Dirección IP del servidor donde se encuentra el directorio activo. GLPI gestiona la conexión

segura a un directorio LDAP a través de un SSL (también conocido como LDAPS). Sólo tiene que añadir al

nombre de host (o IP) ldaps: //.

Filtro de conexión: Se puede establecer una condición para la investigación, esto le permite filtrar los

usuarios de búsqueda a un mínimo de nombre de registro. Se pueden citar el siguiente ejemplo de filtro

sin espacios:

(& (objectClass = user) (objectCategory = persona) (¡(userAccountControl: 1.2.840.113556 .1.4.803: = 2)))

Basedn: Se especifica los nombres de los tipos de dominio:

ou=unidadorganizativa,DC=dominio,DC=com es importante indicarlo sin espacios y con comas.

Activo: Si está activo este directorio o no.

Puerto: Por defecto 389.

Loggin field: samaccountname

Título:

Hoja:

124 de 126




9.7.3 Servidores de correo

Se configuran los servidores de correo dentro de GLPI. Para agregar servidores de correos se realiza lo

siguiente:

Ir a Identificación.

Presionar Mails servers.

Presionar Agregar .

Llenar campos.

Nombre: Nombre que recibe el perfil de correo.

Activo: Indica si está activo o inactivo.

Email domain Name: Se especifica el dominio de la cuenta de servidor de correos. Ejemplo:

[email protected]


Nota: Los campos restantes son opcionales.

9.8 External links

En este apartado se configuran los enlaces externos los cuales se pueden asociar con los diversos elementos,

proveedores y contratos del GLPI. Este apartado sirve de herramienta para tener un enlace en específico de

consulta de precios, drivers de computadoras, impresoras, etc. De tal manera que el usuario o técnico pueda

ingresar a una dirección confiable y rápidamente para ayudar a optimizar la solución de incidentes o la

recopilación de información de otros sistemas propios de la empresa.

9.8.1 Añadir un enlace externo

Ir a External links.

Título:

Hoja:

125 de 126




Presionar Agregar .

Llenar los campos.

Nombre: Nombre que se da al enlace externo.

Enlace o nombre del archivo: Dirección URL del enlace externo.

Open in a new window: Abrir una ventana nueva al presionar el enlace externo.

Comentarios: Mencionar comentarios que ayuden a referenciar el enlace.

9.8.2 Asociar enlace externo a elemento

Ir a External links.

Seleccionar el enlace requerido.

Ir a Associated item type en la barra de pestañas lateral.

En Add an item type elegir a qué tipo de elemento se requiere el enlace.

Presionar Añadir.

Al hacer esto, en los elementos seleccionados en la parte de enlaces en la barra de pestañas laterales

aparecerá el encale previamente asociado el cual lo dirigirá al enlace elegido en una nueva ventana.

9.9 Plugins

Muestra los diferentes tipos de plugins instalados en el sistema GLPI, se pueden añadir, eliminar y modificar

los plugins registrados. Son herramientas que sirven para sacar un mejor beneficio al sistema GLPI.

9.9.1 Agregar plugins

Ir a Plugins.

Presionar See the catalog of plugins.

Descargar el plugin requerido de la página.

Abrir la carpeta contenedora del plugin.

Ir a la ubicación del servidor del GLPI.

Título:

Hoja:

126 de 126




En el directorio /plugin copiar el plugin requerido.

Ingresar al GLPI e ingresar de nuevo a Plugins.

Se puede ver los nuevos plugins disponibles.

Seleccionar el requerido y presionar Instalar.

Configurar el plugin de acuerdo a las necesidades.

Documents

Título: TDI Manual de usuario del programa GLPI del 1 de