Tunja, mayo 05 de 2009 - Contraloría de Tunjacontraloriatunja.gov.co/informes/auditoria-fiscal/2013/...ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON DE TUNJA VIGENCIA 2012 Factores

INFORME FINAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA, ESCUELA NORMAL SUPERIOR

“LEONOR ALVAREZ PINZON” DE TUNJA, VIGENCIA 2012.

Tunja, 14 de noviembre de 2013

JOSÉ ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

HERNANDO FARFAN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Contadora - Contratista

Comisionada para realizar la Auditoría

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

Control Fiscal un Compromiso Social

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR, A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON DE TUNJA, VIGENCIA FISCAL 2012.

Elaboró: Nohora Cecília Buitrago V. Revisó: Hernando Farfán Rubiano Página 3 de 43

Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843

Tabla de Contenido

Pág.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 4

1. DICTAMEN INTEGRAL ............................................................................................... 5

1.1. Concepto sobre el fenecimiento ................................................................................. 6

1.1.1 Control de Gestión ................................................................................................. 6

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal .................................................................. 8

1.2. Alcance de la auditoría ............................................................................................... 8

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ......................................................................... 11

2.1. Concepto sobre revisión de la Cuenta ...................................................................... 11

2.2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ............................................. 12

2.2.1. Alcance de la Auditoria...................................................................................... 12

2.2.2. EVALUCION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ............................... 25

3. EVALUACION DE GESTION..................................................................................... 27

3.1. Información Estadística ............................................................................................ 27

3.2. Presupuesto 2012 ..................................................................................................... 28

3.3. Contratación Administrativa, año 2012. ................................................................... 31

3.4 Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público: ............................................................ 32

3.5 Evaluación del Sistema de Control Interno de Gestión: ............................................ 35

3.6. Evaluación Seguimiento Plan de Mejoramiento ....................................................... 36

4. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ....................................................................... 41


El Control Fiscal un Compromiso Social

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD REGULAR, A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON DE TUNJA, VIGENCIA 2012.

Elaboro: Nohora C. Buitrago Reviso: Hernando Farfán Rubiano Página 4 de 43


INTRODUCCIÓN

La Contraloría Municipal de Tunja en desarrollo de su función constitucional y legal, y en cumplimiento de su Plan General de Auditoria -PGA- para el año 2013, programó realizar Auditoria Gubernamental, modalidad Regular a la Institución Educativa ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ALVAREZ PINZON” de Tunja, correspondiente a la vigencia fiscal 2012. Para desarrollar esta labor se acogió los procedimientos contenidos en la Guía de Auditoría Territorial -GAT-, adoptada mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013, que contiene la metodología que unifica criterios y conceptos para el ejercicio del proceso Auditor en cada una de las fases de planeación, ejecución e informe; para la realización de la auditoría se comisionó a la Contadora Pública NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA, quien actúa como contratista de apoyo en el área de auditoría fiscal de Contraloría Municipal de Tunja.

El representante legal de la Institución Educativa, licenciado LUIS EDUARDO MOLINA FLOREZ, rindió la cuenta anual consolidada de la vigencia 2012, dentro de los plazos previstos en la Resolución No. 020 de 2011, emanada por la Contraloría Municipal de Tunja. Con la notificación del memorando de asignación y la información rendida en la cuenta, se inicia la auditoría que incluye la elaboración de un Plan de Trabajo dentro del cual se realiza la revisión de la cuenta, que es la base de la selectividad para el examen; se ejecutó el trabajo recopilando y revisando documentación que servirá de evidencia y prueba que soporta la evaluación financiera, de la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento; como producto del anterior análisis se opinará sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y se conceptuará sobre la Gestión, para determinar si se fenece o no la cuenta. Por último se elaborará el respectivo informe preliminar y posteriores actuaciones propias del proceso auditor y si es del caso del orden jurídico. Los estudios y análisis están debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja.






1. DICTAMEN INTEGRAL Licenciada

ELSA DORIS PERILLA NOVOA Rectora Institución Educativa Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” Tunja La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículo 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, practicó Auditoría Gubernamental, modalidad regular a la INSTITUCIÓN EDUCATIVA ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON de Tunja, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición, el examen del Balance General consolidado a 31 de diciembre de 2012, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado para el mismo periodo y los resultados de su gestión. La Contraloría Municipal de Tunja, revisó las áreas administrativas y las actividades económicas para determinar si se realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables. Asimismo evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Es responsabilidad de la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja el contenido de la información suministrada; la responsabilidad de la Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga la opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la Institución Educativa, con el propósito de emitir pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta. El licenciado Luis Eduardo Molina Flórez, rindió la cuenta anual consolidada de las vigencia fiscal 2012, dentro del plazo previstos en la resolución No. 020 de fecha 31 de enero de 2011 de la Contraloría Municipal de Tunja. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental prescritos por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. La auditoría incluyó el examen a base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Institución Educativa, las cifras y presentación de los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y






el cumplimiento del plan de mejoramiento, los cuales se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo que reposan en el fondo documental de la Contraloría Municipal de Tunja. 1.1. Concepto sobre el fenecimiento Con base en la calificación total de 91.1 puntos, sobre la Evaluación de la Gestión Fiscal, la Contraloría Municipal de Tunja FENECE la cuenta de la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón, por la vigencia fiscal correspondiente al año 2012.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

INSTITUCION EDUCATIVA ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON

VIGENCIA 2012

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 83.2 0.5 41.6

2. Control de Resultados 100.0 0.3 30.0

3. Control Financiero 97.5 0.2 19.5

Calificación total 1.00 91.1

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Nohora Buitrago

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión

../../../../../Documents%20and%20Settings/AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Low/Content.IE5/MATRIZ%20%20ORIGINAL%20Evaluación%20de%20la%20Gestión.xlsINEM%202013.xlsx#FACTORES!L16








La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Gestión, es Favorable como consecuencia de la calificación de 83.3 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

EVALUACIÓN FACTORES

TABLA 1

CONTROL DE GESTIÓN

ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON

VIGENCIA 2012

Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Gestión Contractual 98.8 0.20 19.8

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 87.5 0.20 17.5

3. Legalidad 76.5 0.20 15.3

6. Plan de Mejoramiento 62.5 0.20 12.5

7. Control Fiscal Interno 90.9 0.20 18.2


RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE


En la anterior tabla se observa que la calificación más baja la obtuvo el Plan de Mejoramiento ya que no se cumplió con el 100% de las acciones de mejoras propuestas en la auditoria anterior.

1.1.2 Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 100 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON DE TUNJA

VIGENCIA 2012

Factores minimos Calificación

Parcial Ponderación Calificación Total

../../../../../Documents%20and%20Settings/AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Low/Content.IE5/MATRIZ%20%20ORIGINAL%20Evaluación%20de%20la%20Gestión.xlsINEM%202013.xlsx#VARIABLES!A1










1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

100.0 1.00 100.0


RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Nohora Buitrago 1.1.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 97.5 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON DE TUNJA

VIGENCIA 2012

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Estados Contables 100.0 0.70 70.0

2. Gestión presupuestal 91.7 0.10 9.2

3. Gestión financiera 91.7 0.20 18.3


RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable


En la ponderación anterior se observa que la más baja corresponde a la gestión presupuestal ya que se dejaron de ejecutar recursos importantes, teniendo necesidades urgentes que atender, seguida de la gestión financiera en razón a que no se encuentran actualizados los inventarios para poder establecer la realidad financiera de la Institución. 1.2. Alcance de la auditoría

La Auditoría realizada a la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, tuvo el siguiente alcance:











Presupuesto: Para la vigencia fiscal 2012 el Presupuesto de ingresos y gastos de la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón presentó un valor de $520.966.463. Se verificó las modificaciones con los respectivos actos administrativos que los soportan; y se verificó las ejecuciones con libros contables, esto con el ánimo de establecer las diferencias más significativas para su posterior análisis en CDP y RP, y la concordancia con la ley orgánica del presupuesto.

Contratación: De acuerdo a la información reportada por la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja en el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, dentro de la cuenta anual consolidada de la vigencia fiscal 2012, se celebraron 32 contratos por valor de $204.956.841, de éstos se seleccionaron y estudiaron (19) que ascienden a $166.945.741, tomando los contratos con valor superior a $5.000.000, los cuales representan el 81.45% del total contratado.

Evaluación Financiera: como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de Auditoria como análisis, inspección, observación y evaluación de la documentación enviada por la Institución Educativa; dichas actuaciones soportan las acciones que la entidad llevó a cabo durante el período auditado. Se hizo revisión de documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. En relación a la línea de auditoría Financiera se obtuvo la siguiente documentación: órdenes de pago de los meses de febrero, junio y diciembre, libros de contabilidad, ejecución presupuestal de ingresos y gastos, conciliaciones bancarias, resoluciones, estados financieros, actos administrativos con los cuales se constituyeron las cuentas por pagar, conciliación bancaria.

Revisión de la Cuenta: En cumplimiento a lo establecido en la Resolución No. 020 de 2011, emanada de la Contraloría Municipal de Tunja, la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, rindió dentro del término la cuenta correspondiente a la vigencia 2012, la cual contiene todos los ítems establecidos por el ente de control y fueron analizados dentro de la etapa de planeación.

Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público

En aplicación del Decreto 1737 del 21 de agosto de 1998, en los conceptos de restringir los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas solo cuando no existe personal de planta, restricción del gasto con relación al pacto de remuneración para el pago de servicios personales calificados con personas naturales o jurídicas, restricción del gasto en materia de publicidad y publicaciones y restricción del gasto en relación con los servicios






administrativos; en la vigencia 2012 la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón, no rindió trimestralmente informe sobre Austeridad y Eficiencia del gasto público sobre celulares, honorarios, teléfonos fijos adquisición de muebles, mejoras y mantenimiento; estos informes no se presentaron completos. Sistema de Control Interno de Gestión:

La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez pinzón de Tunja, mediante resolución No. 15 de 2005 establece el Sistema de Control Interno y asigna estas funciones a la profesional universitaria María Stella Castañeda. Con resolución No. 08 del 15 de marzo de 2010 se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, constituido por el Rector o su delegado, cinco (5) coordinadores, un (1) psicorientador, la pagadora, el almacenista, dos (2) docentes y un padre de familia. Se evaluaron las acciones realizadas.

Evaluación Seguimiento Plan de Mejoramiento:

La Institución Educativa Escuela Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja firmó Plan de Mejoramiento de los hallazgos resultantes de la auditoría realizada a la vigencia 2011, conformado por 13 observaciones, en el que se plasmó el tiempo necesario para el cumplimiento de las acciones de mejoramiento, de los cuales el día 06 de septiembre rindió el avance de cumplimiento de los cuales se hará las observaciones pertinentes en el cuerpo del informe.

HERNANDO FARFAN RUBIANO NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Auditora Fiscal (C.) Contadora, TP 97347-T






2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 2.1. Concepto sobre revisión de la Cuenta

La Contraloría Municipal de Tunja mediante Resolución No. 020 del 31 de enero de 2011, reglamentó la rendición y revisión de la cuenta anual consolidada de los sujetos de control. El artículo 6º de dicha resolución define Rendición de Cuenta como el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. En cumplimiento de lo establecido en la resolución No. 020 de 2011, la Institución Educativa Escuela Normal Leonor Álvarez pinzón de Tunja rindió la cuenta el día 28 de febrero de 2012 a las 05:23 p.m. Una vez analizado el contenido de la Rendición de la Cuenta se evidencia que la Institución Educativa rindió todos sus formatos de acuerdo a lo establecido en la resolución No. 020 del 31 de enero de 2011, excepto por las siguientes observaciones:

Formato F-20-13A con respecto a contratación se presenta una diferencia entre los registros presupuestales reales y lo establecido en el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT- por valor de $9.0000.000, lo que indica que no se presta mayor cuidado al subir la información.

En el formato F49 relacionado con Austeridad y Eficiencia del gasto público, éste no se rindió trimestralmente; la información esta incompleta dificultando su análisis y pérdida de tiempo para el auditor. El formato sobre teléfonos celulares presenta un informe con los datos de octubre a diciembre, no hay información de enero a septiembre; en honorarios profesionales solo se presentan datos de abril, y de teléfonos fijos solo de octubre de 2012.

OBSERVACION No. 01

En el formato F_20_13A relacionado con la Contratación, se presenta diferencia de $9.000.000 entre los registros presupuestales y lo contenido en el a SIRECT.

El formato F_49 sobre austeridad y eficiencia del gasto no se rindió en forma trimestral, además la información está incompleta.

Al no desvirtuar lo observado se configura en hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA:

Se tendrá en cuenta la observación y procederemos a subsanarla.

El informe de austeridad y eficiencia del gasto público del año 2012 se elaboró y presentó trimestralmente, tal como consta en los anexos que presentamos. A partir de la fecha estaremos atentos para verificar que se suba correctamente la información al SIRECT.

DECISION DE LA CONTRALORIA:






La respuesta no desvirtúa lo observado, ya que no se presentó la información tal como lo establece la resolución No. 020 de 2011 de la Contraloría Municipal de Tunja, la Institución educativa presento los formatos en medio físico en el momento de responder la replica. Por lo anterior se configura como hallazgo administrativo y debe incluirse en el plan de mejoramiento.

2.2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA 2.2.1. Alcance de la Auditoria. Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de auditoría como el análisis y evaluación de la rendición de la cuenta enviada por la entidad auditada. Se examinó la línea de Auditoría Financiera que involucra el Proceso Contable: Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Estado de Planeación y Presupuesto y Notas a los Estados Contables.

Se auditaron las órdenes de pago de los meses de febrero, junio y diciembre de la vigencia 2012.

Se verificaron los libros auxiliares, principales, conciliaciones bancarias y relación de inventario de almacén.

Los criterios con los cuales se estableció las cuentas de alto impacto a auditar fue el análisis Horizontal:

RESULTADOS DE LA AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS INDIVIDUALES

VERIFICACIÓN GENERAL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA 2012 y 2013

DESCRIPCIÓN 2012 2011 VARIACIÓN ABSOLUTA

VARIACIÓN PORCENTUAL %

ACTIVOS 385.669.512.53 520.972.765.85 (135.303.253.32) (25.97)

PASIVOS 13.122.421.43 90.385.746.43 (77.263.325.00) (85.48)

PATRIMONIO 345.547.091.10 430.587.019.42 (85.039.928.32) (19.75)






Activos: Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad obtenida como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan a la entidad un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Se observa que para la vigencia 2012 el Activo disminuyó en un 25.97% con respecto a la vigencia 2011, se observa que la cuenta de efectivo disminuyó considerablemente ya que de igual forma disminuyó las cuentas por pagar en la actual vigencia seguida de la depreciación propiedad planta y equipo.

Pasivo: Se agrupan las cuentas que reflejan las obligaciones y compromisos con terceros de la Institución Educativa Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja su función administrativa. En la vigencia 2012 disminuyó en un 85.48% con respecto al 2011, esto obedece a que las cuentas por pagar se disminuyeron en un 83.61%. Patrimonio: Incluye los grupos que representan bienes y derechos deducidas las obligaciones, para cumplir la función del cometido estatal. Se evidencia que el pasivo disminuyó en un 19.75%.

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL Es un estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones del cometido estatal, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado.

DESCRIPCIÓN 2012 2011 VARIACIÓN ABSOLUTA

VARIACIÓN PORCENTUAL %

INGRESOS 305.825.874.49 632.234.641.72 (326.408.767.23) (51.63%)

GASTOS Y COSTOS 342.738.405.89 509.197.003.00 (166.458.597.11) (32.69%)






Ingresos: Se observa una disminución del 51.63%, esta disminución está representada especialmente en la subcuenta 4305 venta de servicios 4705 Fondos recibidos. Gastos y Costos: Se evidencia una disminución del 32.69% con respecto a la vigencia anterior, los gastos bajaron en proporción a los ingresos recibidos que de igual forma fueron inferior a la vigencia 2011. CUENTA 4, INGRESOS En el cotejo de las cifras reflejadas en el Balance y en el presupuesto de ingresos, se evidencia las siguientes observaciones: PRESUPUESTO VIGENCIA 2012 520.966.464.00

MENOS CUENTAS POR COBRAR(presupuesto)211 16.529.000.00

MENOS RECURSOS DEL BALANCE (Bancos)2011 201.466.464.00

INGRESOS CONTABILIDAD 305.825.874.49

CUENTAS POR COBRAR CAUSADAS EN CONTABILIDAD 2012

0

Extraordinarios recuperación 2.437.114.49

Aprovechamientos 1.690.00

SUMAS IGUALES 302.971.000.00 303.387.070.00

En el cuadro anterior al comprar la ejecución presupuestal de Ingresos con la cuenta 4 de los estados financieros, se observa una diferencia de $416.070.

OBSERVACION No. 02

Al comparar la ejecución presupuestal de ingresos con la cuenta 4 de ingresos en los estados financieros se observa una diferencia de $416.070, al no desvirtuar y adjuntar los soportes correspondientes se configurara en hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA: Procederemos a verificar la información y a subsanar la información.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La Institución Educativa no desvirtúa lo observado, por lo anterior se configura como hallazgo administrativo que debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

CUENTA 5, GASTOS y CUENTA 6, COSTOS En esta se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad susceptibles de reducir el patrimonio durante el periodo contable bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo.






PAGOS SEGÚN RELACION

445.451.541.39

MENOS CUENTAS POR PAGAR CAUSADAS EN EL 2011 Y PAGAS EN 2012.

73.193.432.00

MAS CUENTAS POR PAGAR VIGENCIA 2012 11.862.347.00

CUENTA DE GASTOS EN CONTABILIDAD 5 Y COSTOS 6

342.739.000.00

MAS CTA 1655 2.969.100.00

MAS CTE 1665 3.780.000.00

MAS 1670 19. 18.932.186.00

Mas 197007 9.773.943.00

SUMAS IGUALES 384.120.456.39 378.194.229.00

Se evidencia una diferencia de $5.926.227.39 entre los gastos mas los activos, movimiento 2012 con la relación de egresos de la misma vigencia.

OBSERAVACION No. 03

Al comparar la relación de egresos con las cuenta 5, 16 y 19 se observa una diferencia de $5.926.227,39. Al no desvirtuar lo observado se configurará un hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Procederemos a verificar la información y a subsanar la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Con esta repuesta se evidencia que la Institución Educativa no revisó la información para desvirtuar o confirmar la observación, por lo anterior se configura como hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

ÓRDENES DE PAGO: El grupo auditor para el estudio tomó como muestra las órdenes de pago de los meses de febrero, junio y diciembre de 2012 que corresponde a 32 órdenes; es de aclarar que para el mes de diciembre la Institución Educativa no registro ninguna orden de pago. En el siguiente cuadro se demuestran las observaciones encontradas:

INSTITUCION EDUCATIVA ESCUELA NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON DE

TUNJA. ORDENES DE PAGO FEBRERO Y JUNIO DE 2012.

ORDEN DE PAGO

N°

CONCEPTO

VALOR FECHA BENEFICI

ARIO CDP RP FACT S.S RUT OBSERVACIONES






6928 Servicio de

energía 2.007.560.00

01/02/12

Empresa de Energía de

Boyacá 10 10 C N/A N/A

sin

6929

Honorarios profesionales 850.000.00 01/02/12

Miriam Pilar mancera 16 16 C C C

sin

6930 Servicio de

agua 1.595.099.00 13/02/12 Proactiva 11 11 C N/A N/A

sin

6931

Devolución de pago de tercer semestre de ciclo complementario 150.000.00 13/02/12

Ignacio Antonio salas N/A N/A N/A N/A N/A

sin

6932 Servicio de gas natural 6.110.00 13/02/12 Gas Natural 12 12 C N/A N/A

sin

6933 Servicio de

internet 459.240.00 13/02/12 Telmex 13 13 C N/A N/A

sin

6334 anulada

6935 Compra de

equipos 1.200.000.00 22/02/12 Carlos

Oswaldo Gil 07 07 C C C

sin

6936 Servicios públicos 202.021.00 22/02/12 Comcel 28 28 C N/A N/A

sin

6937 Servicios Públicos 61.8730.00 22/02/12 Telecom 30 30 C N/A N/A

sin

6938 Compra de

equipos 690.000.00 22/02/12

Servitec-zorro Amaya

Javier Alexander 15 15 C C N/A

sin

6939

Mantenimiento-Re potenciación de sistema abre puertas eléctrico. 3.600.000.00 29/02/12

Juan Carlos Vergara

Neira 14 14 C C C

sin

6940

Materiales y

suministro 3.334.029.00 29/02/12 Soelco 31 31 C C C

sin

6941

Mantenimiento a purificadora de agua-Ferna 150.800.00 29/02/12 Purifil 16 16 C C C

sin






ndo Castaño A

6943 Servicio de

energía 81.720.00 29/02/12 Electrificadora de Boyacá 34 34 C N/A N/A

sin

6998 Industria y comercio 150.000.00 05/06/12

Tesorería Municipal N/A N/A N/A N/A N/A

sin

6999 Retención

en la fuente 958.000.00 05/06/12 DIAN N/A N/A N/A N/A N/A

sin

7000

Honorarios profesional

es 3.454.544.00 05/06/12 María Denis

Calderón 06 06 C C C

sin

7001 Reintegro caja menor 497.3479.00 05/06/12

Flor Stella Vargas Benítez 92 90y91 C N/A NA

sin

7002 Servicios técnicos 383.3333.00 07/06/12

Amauri Álvarez

Lora 50 50 C C C

sin

7003 Servicios Técnicos 750.000.00 07/06/12

Lina Rocio Arévalo 52 52 C C C

sin


José María Solano 54 54 C C C

sin


Juan Carlos Martínez

Rojas 57 57 C C C

sin

7006 Servicios Técnicos 1.016.667.00 07/06/12

Leonel Andrés pinzón

Montoya C C C C C

No se evidencia soporte de seguridad social.

Pagado oportunamente.


Delmar Solid Galeano

Ariza 56 56 C C C

sin

7008 Servicios Técnicos 1.333.333.00 07/06/12

Oscar Eduardo García Castro 55 55 C C C

sin

7009

Eventos culturales deportivos

y científicos 5.500.000.00 12/06/12

Fundación desarrollo Integral del

hombre- 79 79 C C C

si.

7010 Servicio de

agua 2.057.8761.00 12/06/12

Proactiva-agua de Tunja 93 93 C N/A N/A

sin

7011 Servicio de

Internet 487.886.00 12/06/12 Telmex 94 94 C N/A N/A

sin

7012

Mantenimiento ,

paredes pintura 3.995.600.00 14/06/12

Carlos Alfonso chaves

Quevedo 87 87 C C C

sin

7013 Servicios públicos 287.142.00 15/06/12 Comcel 96 96 C N/A N/A






7014 Servicios Público 5.365.840.00 27/06/12 Ebsa 97 97 C N/A N/A

La fecha se encuentra con corrector

OBSERVACION No. 04

Se observa que la orden de pago No. 7006 a nombre de Leonel Andrés Pinzón Montoya, no evidencia los pagos a seguridad social en forma oportuna, incumplimiento el artículo 23 de la ley 1150 del 2007 que establece: “El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda”. Al no desvirtuar lo observado se configurara un hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA: La observación ya fue subsanada.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la observación se subsano este año y que el señor Leonel Andrés Pinzón efectuó sus aportes y allegó las planillas correspondientes a seguridad social vigencia 2012, se levanta lo observado.

CAJA MENOR: Según resolución No. 002 del 30 de enero de 2012 se constituyó caja menor por valor de $2.000.000, su manejo es autorizado a la auxiliar administrativa de la Institución, en el manejo de la misma se observa lo siguiente:

La Institución Educativa apertura la caja menor por valor de $500.000 el día 21/01/12 con cheque No. 68841743. El día 05/06/12 se gira el cheque No. 68841790 por valor de $497.349 para el manejo de caja menor; al final de la vigencia queda un saldo de $34.420 los cuales se reintegran el día 14 de diciembre de 2012. Se evidencia que en el libro auxiliar de contabilidad no se refleja el débito de caja por $497.349; si nos damos cuenta en los soportes girados se observa unos gastos por caja de $962.828.81.

Se observa que la caja menor no se legalizó de forma correcta, por cuanto en el segundo desembolso los gastos no se encuentran soportados con registro presupuestal ni con CDP, incumpliendo con el artículo 71 del Decreto 111 de 1996. De igual forma no se evidencia registro alguno en los libros auxiliares de contabilidad.






OBSERVACION No. 05

Se observa que la caja menor no fue liquidada de forma correcta por cuanto en los libros auxiliares de contabilidad se muestra que se efectuaron gastos por $500.000 y en los comprobantes de egresos se efectuaron gastos por $962.828. Al no desvirtuar lo observado se configura en hallazgo administrativo y disciplinario, por contravenir los artículos 12 y 13 de la resolución No. 01 del 2012 emanada del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: En cuanto a esta observación informamos que se hicieron los registros presupuestales y por olvido no se elaboró el CDP, haremos los ajustes correspondientes.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que no se elabora certificado de disponibilidad presupuestal, pero que los recursos se encontraron disponibles para cubrir los gastos se configura Hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento.

BANCOS: Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras. La Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, maneja sus recursos en cuatro cuentas corrientes identificadas con los números 250-03119-2, 390-04452-7, 390-04453-5, 390-05069-8; de las cuales se evidencia lo siguiente:

No. de cuenta

Tipo de

cuenta Entidad Bancaria

Saldo Extracto

bancario

Saldo de libro

AUXILIARES

Diferencia s/g

Conciliación

CHEQUES

POR

COBRAR

250-03119-2 corriente Banco popular 159.990.152.00 137.764.594.56 0 22.225.558.00

ENERO

172.724.032.00 168.338.037.06 0 4.385.995.00

FEBRERO

169.957.464.00 159.423.685.00 0 10.533.779.00

MARZO

146.317.086.89 133.348.884.89 0 12.968.202.00

ABRIL

132.122.732.08 131.705.132.08 0 417.600.00

MAYO

116.860.211.34 116.052.611.34 0 807.600.00

JUNIO

120.801.580.69 120.383.980.69 0 417.600.00

JULIO

103.227.989.77 84.163.942.77 1 19.064.048.00

AGOSTO

96.512.539.15 86.212.323.15 0 10.300.217.00

SEPTIEMBRE

93.238.045.98 82.745.203.98 10.492.843.00

OCTUBRE

79.780.237.17 79.090.038.17 690.200.00

NOVIEMBRE

71.228.703.70 50.631.652.70 19.906.851.00 690.200.00

DICIEMBRE

57.111.184.31 51.931.979.31 5.179.205.00

Al comparar los libros auxiliares de contabilidad con la conciliación Bancaria se observa que en el mes de noviembre en libros aparece un valor por $50.631.652.70 y en la






conciliación bancaria registra un saldo en libros $70.538.503.53, un cheque por cobrar de $690.200 según folio 77 presentado por la Institución Educativa, valores que no guardan concordancia. Se observa una diferencia de $19.906.850,83.

Al verificar esta cuenta, se observa que en el mes de noviembre en el libro auxiliar de contabilidad se registran egresos por valor de $19.906.852 y nota debito Bancaria por $35.165.47, valores que no se encuentran en la conciliación Bancaria de este mes.

No. de cuenta

Tipo de

cuenta Entidad Bancaria

Saldo Extracto

bancario

Saldo de libro

AUXILIARES

Diferencia s/g

Conciliación

CHEQUES

POR

COBRAR

390-04836-1 corriente

Banco de

Occidente 106.614.572.29 98.071.019.29 0 8.543.553.00

ENERO

102.553.722.61 96.093.529.61 6.460.193.00

FEBRERO

286.154.652.98 279.612.739.98 6.541.913.00

MARZO

271.515.134.21 239.983.578.21 31.531.556.00

ABRIL

230.673.022.65 227.063.122.65 3.609.900.00

MAYO

241.969.892.20 241.203.292.20 766.600.00

JUNIO

222.293.580.54 222.006.438.54 287.142.00

JULIO

181.749.209.22 177.726.458.34 4.022.751.00

AGOSTO

175.483.326.57 175.210.186.57 273.140.00

SEPTIEMBRE

163.058.772.16 162.894.353.57 8.960.000.00 250.000.00

OCTUBRE

127.984.415.71 127.321.975.75 663.350.00

NOVIEMBRE

110.160.493.92 37.197.868.92 72.962.627.00

DICIEMBRE

46.607.723.65 36.558.169.65 10.049.554.00

En la conciliación bancaria folio 60 se observa el cheque No. 655712 girado el 26 de septiembre de 2012 por valor de $8.960.000 pendiente de pago, según el extracto bancarios es una consignación y no un cheque por pagar.

El saldo final de libros en el mes de agosto no concuerda con el saldo inicial de septiembre conciliación bancaria folio 60. Este inicia valor en libros $153.848.772.25 y el final de agosto corresponde a $175.210.186.57.

Se evidencia un valor por $85.581.41 correspondiente a gravamen a los movimientos financieros que no se encuentran contabilizados en el mes de septiembre en los libros de contabilidad.

Se observa que la conciliación bancaria del mes de noviembre no registra los cheques pendientes de cobro por valor de $72.962.627.






Se observa que en el mes de diciembre en el folio 75 conciliaciones bancarias se registra un cheque pendiente de cobro por valor de $1.422.960 cuando en el extracto se registra un abono a la cuenta o crédito a favor de la Institución Educativa.

Se observa que al 31 de diciembre de 2012 quedó pendiente de cobro solo un cheque por valor de $10.049.554, cheque 342150 a nombre de Diego Díaz Giraldo.

No. de cuenta Tipo de cuenta

Entidad Bancaria

Saldo Extracto bancario

Saldo de libro AUXILIARES

Diferencia s/g Conciliación

390-04452-7 corriente Banco de occidente 39.916.419.51 39.448.414.02 468.005.49 0

ENERO

39.916.419.51 39.448.414.02

FEBRERO

39.916.419.51 39.448.414.02

MARZO

39.916.419.51 39.448.414.02

ABRIL

39.916.419.51 39.448.414.02

MAYO

39.916.419.51 39.448.414.02

JUNIO

39.916.419.51 39.448.414.02

JULIO

39.916.419.51 39.448.414.02

AGOSTO

39.916.419.51 39.448.414.02

SEPTIEMBRE

39.544.373.51 39.448.414.02 95.959.49

OCTUBRE

40.222.373.51 39.754.368.02 468.005.49

NOVIEMBRE

43.917.373.51 43.449.368.02 468.005.49

DICIEMBRE

53.691793.51 53.691.793.51

Se observa una diferencia de $468.005.49 entre los extractos bancarios saldo inicial de los libros auxiliares de contabilidad, de igual forma en los meses de octubre y noviembre.

Se evidencia que algunos registros no se contabilizan en el mismo mes sino al mes siguiente como es el caso en que se efectuaron algunos egresos en el extracto bancario del mes de septiembre pero contablemente los registran en el mes de octubre.


Entidad Bancaria




390-04453-5 corriente Banco de occidente 39.158.78 39.182.43 23.65 0

ENERO

39.158.78 39.182.43

FEBRERO

39.158.78 39.182.43

MARZO

39.158.78 39.182.43

ABRIL

39.158.78 39.182.43

MAYO

np 39.182.43

JUNIO

39.158.78 39.182.43






JULIO

39.158.78 39.182.43

AGOSTO

39.158.78 39.182.43

SEPTIEMBRE

39.158.78 39.182.43

OCTUBRE

39.158.78 39.182.43

NOVIEMBRE

39.158.78 39.182.43

DICIEMBRE

39.158.78 39.182.43


Entidad Bancaria




390-05069-8 corriente Banco de occidente 23 0 23 0

ENERO

23 0 23

FEBRERO

23 0 23

MARZO

23 0 23

ABRIL

23 0 23

MAYO

23 0 23

JUNIO

23 0 23

JULIO

23 0 23

AGOSTO

23 0 23

SEPTIEMBRE

23 0 23

OCTUBRE

23 0 23

NOVIEMBRE

23 0 23

DICIEMBRE

23 0 23

OBSERVACION No. 06

Se observa que las conciliaciones Bancarias no se están realizando de forma correcta a partir del mes de septiembre, por cuanto se crea confusión al hacer la revisión.

En los libros auxiliares de contabilidad se consolidan dos cuentas la 390-05069-8 y 390-04453-5 valores que deben ir independiente por cuanto al efectuar la revisión en una sobra y la otra no se encuentra relacionada.

Se evidencia que algunos registros no se contabilizan en el mismo mes sino al mes siguiente como es el caso en que se efectuaron algunos egresos en el extracto bancario del mes de septiembre pero contablemente los registran en el mes de octubre.

Se observa que en el mes de diciembre en el folio 75 conciliaciones bancarias se registra un cheque pendiente de cobro por valor de $1.422.960.000, cuando en el extracto se registra un abono a la cuenta o crédito a favor de la Institución Educativa.

RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Se harán los ajustes correspondientes por parte de la señora Contadora.






DECISION DE LA CONTRALORIA: La Institución Educativa con su respuesta no desvirtúa lo observado, por lo anterior se configura como hallazgo administrativo y debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: No se evidencia el registro de las depreciaciones de manera individualizada, no se pudo establecer en almacén el valor total de inventarios al 31 de diciembre de 2012 para hacer el cruce con contabilidad, por cuanto la información suministrada por almacén no permitió ver en el sistema estos datos se observa que las compras están ingresando almacén y luego a las dependencias, llevando un control de salidas y entradas. Se observa que existen elementos dados de baja, entre los que se encuentran tres buses en mal estado, se recomienda hacer las gestiones necesarias para retirarlos de la Institución Educativa. En el siguiente cuadro se evidencia la muestra de elementos seleccionada por la Contraloría de los cuales se observó que se encuentran en buen estado y en funcionamiento.

ARTICULO CANT ESTADO

OBSERVACIONES B R M NO

Sistema de grabación digital en tiempo real para 16 cámaras DVR

1 X

En servicio

Cámaras a color de alta resolución para uso exterior y visión nocturna

8 x

6 se encuentran en servicio y dos de estas cámaras no se encuentran funcionando

correctamente.

Balones de baloncesto moltel competición 18 x

En servicio

Baloncesto profesional 1 x

En servicio

Balones de voleibol molten Competición 12 x

En servicio

Balones de futbol Goltty profesional numero 5.

10 x

servicio

Balones mini Baloncesto Molten 10 x

servicio

Mallas para voleibol 2 x

Una en servicio y la otra se encuentra guardada en el salón de elementos

deportivos.

Tarros de Bolas wilsonx3 9 x

En servicio.

Raquetas tennis Wilson de 327 y 25 20 x

En servicio.






Cronometro cassio hs3 1 x

En servicio

Decametro x10 1 x

En servicio

Pelotas de lanzamiento 120 y 180 gramos 20 X

En servicio.

Pelotas didácticas ·5 30 x

En servicio.

Barras paralela educativa 1

En serviciio

Viga de equilibrio 5m 1 X

Servicio

Viga de equilibrio minies tatica 4m 1 X

Servicios

Minitramp competitivo de 110 cm x110 1 X

Servicios

Barras asimétricas 1 X

Servicios

Televisor plasma LG 42 pt2 260e 1 x

servicios

OBSERVACION No. 07

-No se evidencia el registro de depreciaciones de manera individualizada. -No se pudo establecer en almacén el valor total de inventarios al 31 de diciembre de 2012 para hacer el cruce con contabilidad, por cuanto el sistema presentado por el almacenista no lo permitió. - Se observan elementos dados de baja entre estos tres buses que se encuentran en mal estado, se recomienda hacer las gestiones necesarias para retirarlos de la Institución Educativa. Al no desvirtuar lo observado se configura en hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: En el presente año estamos adquiriendo el software contable que integra las áreas de contabilidad, presupuesto e inventarios, con lo cual estaremos subsanando la observación. En cuanto a los buses, se hizo el proceso para la cancelación de las






matrículas de circulación y posteriormente tramitaremos el proceso de baja de éstos buses. Igualmente, se está viendo la posibilidad de habilitarlos como centros de lectura para nuestras estudiantes.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la Institución Educativa ya adquirió el software contable que integra las áreas de contabilidad, presupuesto e inventarios, pero que aún los inventarios siguen desactualizados, se configura como hallazgo administrativo hasta tanto no se lleve a cabo la actualización y digitación de la información, por lo tanto la observación debe ser incluida en el plan de mejoramiento.

CUENTAS POR PAGAR: En esta denominación se incluyen las cuentas que representan las obligaciones que la entidad contable adquiere con terceros, relacionado con las operaciones que lleva a cabo. Se procedió a verificar el acto administrativo No. 044 del 30 de noviembre de 2012 que registra un valor de $11.862.347, con el valor reportado en los libros auxiliares de contabilidad donde se registra un valor de $11.832.747, valor que no guarda concordancia con el acto administrativo presentándose una diferencia de $29.600, se presume que corresponde a la cuenta a nombre de Digrain (Daniel Augusto Zarabanda); en los libros auxiliares se registra un valor de $3.336.720 y en el acto administrativo $3.366.320.

OBSERVACION No. 08

Se observa una diferencia de $29.600 entre el acto administrativo No. 044 del 30 de noviembre de 2012 donde se establecen las cuentas por pagar y los libros auxiliares, cuenta 24. Al no desvirtuar lo observado y adjuntar los soportes correspondiente se configurar hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Revisaremos los documentos y procederemos a subsanar la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta no desvirtúa lo observado, por lo que se evidencia que la Institución Educativa no revisó la documentación para dar respuesta a la observación, por consiguiente se configura como hallazgo administrativo y debe ser incluida en el plan de mejoramiento.

2.2.2. EVALUCION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE






El control interno contable, en las entidades y organismos públicos está asociado a la existencia y efectividad de los mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, que garantizan que la información financiera económica y social, cumpla con los requisitos a que se refiere el capitulo 5 del plan general de contabilidad pública revelando sin ambigüedades la realidad económica y financiera de los resultados de las operaciones efectuadas, dentro de las cuales se debe llevar acabo la verificación y evaluación permanente principalmente en lo que tiene que ver con el manejo de los recursos, bienes, sistemas e información para que todas las transacciones se registren en forma exacta, veraz y oportuna de tal manera que permitan preparar informes operativos, administrativos y financieros como lo establece el articulo 3 literal 10 y 12 de la ley 87de 1993. El presente informe evalúa el desarrollo del control interno contable, teniendo como base para la evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa del reconocimiento, así como las actividades de la elaboración de los Estados Contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en la institución educativa para el mejoramiento continuo del proceso contable. La Institución Educativa Normal superior Leonor Álvarez pinzón de Tunja, presenta la evaluación del Control Interno Contable a 31 de diciembre de 2012, con el objeto de verificar la efectividad de los controles establecidos al interior de la Institución, de acuerdo con lo señalado en la normatividad vigente:

La Institución no cuenta con un sistema para el procesamiento integrado de la información contable.

No se tiene establecido el manual de políticas y procedimientos contables aprobado mediante acto administrativo.

No se evidencia mapa de riesgos a nivel financiero.

No se evidencia por medio de flujo gramas u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad.

OBSERVACION No. 09

- Existen falencias en el control interno contable, ya que se están presentando errores al registrar en los libros auxiliares de contabilidad, como es el caso de hacer en forma global algunos registros contables, no registrar algunas transacciones como es el caso de la caja menor. - No se tiene establecido el manual de políticas y procedimientos contables aprobado mediante acto administrativo. - No se evidencia por medio de flujogramas u otra técnica o mecanismo, la forma como






circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad. De no desvirtuar lo observado se configura en hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Para la vigencia 2013 con el nuevo software estaremos subsanando las observaciones en el aspecto contable y estableceremos los procesos y procedimientos institucionales.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta dada por la Institución Educativa no subsana lo observado, por lo anterior se configura hallazgo administrativo.

3. EVALUACION DE GESTION

3.1. Información Estadística

Cuadro No.1: Relación de alumnos según los distintos niveles:

PREESCOLAR 267

PRIMARIA 1.182

BACHILLETARO 1.472

FORMACION COMPLEMENTARIA

47

TOTAL DE ESTUDIANTES 2.968

Cuadro 2: PERSONAL QUE TRABAJA EN LA INSTITUCION EDUCATIVA, año 2012

Total Administrativos

Total directivos Total personal de Ordenes de prestación se servicios

Total contratos de prestación de servicios

23 6 12 12

Cuadro No.3: Datos básicos para el análisis de cobertura, retención, eficacia y deserción, del comportamiento poblacional, año 2012.

SEDES RASGO

CENTRAL.

MARIA CRISTINA

No. estudiantes Matricula. / 2012

2.701 267

No. Estudiantes Promovidos.

2.422 259

No. estudiantes Reprobados

422 3

No. estudiantes Desertores

53 5

No. de estudiantes 60 0






trasladados

No. docentes por Sede.

103 8

Cuadro No. 4 Comparativo de los resultados institucionales ICFES de los 5 últimos años.

AÑO AREAS

2008 2009 2010 2011 2012

BIOLOGIA 48.86 47.44 47.26 49.67 49.70

QUIMICA 50.18 48.26 48.98 47.11 49.72

FISICA 44.53 44.94 45.07 46.62 46.19

MATEMATICAS 48.35 49.21 47.87 50.47 52.47

FILOSOFIA 43.01 45.29 47.13 47.45 46.09

SOCIALES 49.26 49.2 49.04 49.44 48.90

LENGUAJE 49.14 48.52 48.51 50.81 51.13

INGLES 44.34 45.64 46.07 43.34 48.39

PROMEDIO 47.21 47.31 47.49 48.11 49.07

De este cuadro se puede concluir que la Institución Educativa, en los últimos cinco años no ha tenido un cambio significativo de un año a otro, se observa que su promedio ha permanecido constante; lo cual se verá reflejado en las posibilidades de ingreso a la Universidad de sus bachilleres. 3.2. Presupuesto 2012

El control de presupuesto en la Institución Educativa Normal Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 111 de 1996 con sus decretos reglamentarios.

I.E. NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON DE TUNJA EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA 2012

Código Nombre Rubro Presupuesto

Definitivo Recaudos % Por Recaudar %

1 INGRESOS 520.966.465.00 523.255.494.00 100.44% -2.289.029 (0.44%)

Se evidencia que los recaudos fueron superior al presupuesto definitivo, lo que indica que la Institución Educativa debió adicionar al presupuesto de la vigencia un valor de $2.289.029.

Los mayores ingresos corresponde a las transferencias Municipales por valor de $271.000.000 que corresponde al 52.02% del total de lo presupuestado, seguida por recursos propios y otras transferencias $201.466.464 correspondiente al 38.67%; concesión tienda escolar $24.500.000 corresponde 4.70%, matriculas educación superior $24.000.000 equivale al 4.60%.






OBSERVACION No. 10

Se evidencia que los recaudos fueron superior al presupuesto definitivo, lo que indica que la Institución Educativa no adicionó al presupuesto de la vigencia el valor de $2.289.029. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Al respecto, revisaremos y confrontaremos los registros presupuestales y contables para subsanar dicha diferencia.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Con esta respuesta se evidencia que la Institución Educativa no revisó los documentos para desvirtuar lo observado, por lo tanto se configura como hallazgo administrativo y debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

I.E. NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON DE TUNJA EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

VIGENCIA 2012

Código Nombre Rubro Presupuesto

Definitivo Total Ejecutado % Por Ejecutar %

2 GASTOS 520.966.464.00

291.656.430.00 55.98 229.310.034.00 44.02

Se observa que la Institución Educativa ejecutó el 55.98% del total de su presupuesto de gastos, quedando pendiente por ejecutar 44.02%, se recomienda evaluar el por qué no se ejecutó la mayor parte del presupuesto, teniendo en cuenta las necesidades de la Institución Educativa.

El mayor gasto corresponde a Mantenimiento con un valor de $50.045.538 equivale al 17.16% del total del presupuesto ejecutado; seguido de Servicios Públicos agua y energía $50.261.721 que corresponde a un 17.23%, Servicios Técnicos $36.910.000 equivalente al 12.65%; Dotación pedagógico $27.795.393, que corresponde al 9.53%, Honorarios profesionales $20.884.300 equivale a 7.16%; los demás rubros están distribuidos en otros gastos de funcionamiento e inversión.

ACTOS ADMINISTRATIVOS CON LA CUAL SE APROBÓ, LIQUIDÓ Y MODIFICÓ EL PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA 2012.

ACTO ADMINISTRATI

VO

CONCEPTO VALOR $

REDUCCIONES

ADICION $

CREDITOS Y CONTRACREDI

TOS $

Acuerdo numero 10 de 01 de

Fijo el presupuesto 378.500.000.00






diciembre de 2011

Acuerdo No 01 del 16 de Febrero de 2012

Modificación del presupuesto de rentas y gastos

439.500.000

Acuerdo numero 02 de marzo de 2012

Traslado de: Dotación pedagógica Gastos Bancarios Mantenimiento preventivo Materiales y suministro Mantenimiento de infraestructura

125.382.000.00

Acuerdo numero 03 del 29 de Marzo de 2012

Adición por recursos propios y recursos del balance

24.172.089.29 57.294.374.61

Acuerdo número 04 de septiembre 27 de 2012

Traslado de: Gastos de viaje y transporte Servicios técnicos profesionales otros gastos de funcionamiento

2.500.000.00 3.090.000.00

10.302.748.29

Acuerdo número 05de noviembre 01 de 2012

Traslado presupuestal de: Mantenimiento Compra equipos Materiales y suministro Impresos, publicaciones Servicios técnicos profesionales

1.200.000.00 1.000.000.00 1.056.000.00 1.450.000.00 1.916.667.00

DEFINITIVO 520.966.465.00 81.466.463.9 147.897.415.29

En el anterior cuadro se observa que no existe diferencia alguna entre los actos administrativos y las adiciones, traslados presupuestales realmente establecidas en el formato de ejecución presupuestal de ingresos vigencia 2012.

Se observa que el presupuesto fue aprobado con el Acuerdo No. 010 del 01 de diciembre de 2011, con Acuerdo No. 01 del 16 de febrero de 2012 se modificó el presupuesto para un presupuesto inicial de $439.500.000, se realizaron adiciones con Acuerdo No. 03 del 29 de marzo de 2012 por valor de $81.466.463.90; traslados presupuestales por valor de $147.897.415.29 para un presupuesto definitivo por valor de $520.966.465.






3.3. Contratación Administrativa, año 2012.

Según Acuerdo No. 01 del 19 de enero de 2011, la Institución Educativa Escuela Normal superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, reglamenta el proceso para los contratos que no superen los 20 salarios mínimos, facultades que le ofrece la ley 715 de 2001. De acuerdo a la información reportada por la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Alvarez Pinzón en el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja -SIRECT-, dentro de la cuenta anual consolidada de la vigencia fiscal 2012, se celebraron 32 contratos por valor de $204.956.841, de éstos se seleccionaron y estudiaron (19) que ascienden a $166.945.741, tomando los contratos con valor superior a $5.000.000, los cuales representan el 81.45% del total contratado. De la anterior muestra, los 19 contratos se celebraron mediante contratación directa sin formalidades plenas de acuerdo a la ley 715 de 2001. Del análisis efectuado se obtienen las siguientes observaciones:

No. DE CONT.

FECHA CONTRATISTA IDENTIFICACION VALOR DEL CONTRATO

22 17/04/12 LEONEL ANDRES ALVAREZ PINZON NONTOA

7.174.023 $6.100.000.00

OBJETO DEL CONTRATO: SERVICIOS TECNICOS ARTISTICOS PARA LA SELECCIÓN E INTRUCCIÓN DE MINIMO 80 ESTUDIANTES, INSTRUCTOR DE LA BANDA DE MARCHA.

GESTIÓN DE RESULTADOS: Se cumplió con el objeto del Contrato, la banda de marcha está conformada por estudiantes de la escuela normal superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, los estudiantes participantes se encuentra incentivados por medio de la música.

OBSERVACIONES:

Se observa que el contratista no cumplió con lo establecido en el artículo 23 de la ley 1150 con respecto al pago seguridad social, ya que aporta pagos como empleado público de la rama judicial y no se evidencia aportes a seguridad social por el contrato firmado con la Institución Educativa.

.

No. DE CONT.

FECHA CONTRATISTA IDENTIFICACION VALOR DEL CONTRATO

32 21/11/12 DIEGO DIAZ GIRALDO 19.283.877 $ 11.263.268.00

OBJETO DEL CONTRATO: SUMINISTRAR EQUIPOS PARA GIMNASIA BARRAS ASIMÉTRICAS EDUCATIVAS; BARRAS ASIMETRICAS EDUCATIVAS;MINITRAMP COMPETITIVO DE 110 CMX110CM GRADUABLE;VIGA DE EQUILIBRIOMINISESTATICA 4M DE LARGO X40CM ALTO, BASE METÁLIC,TAPIZADA,VIGA DE EQUILIBRIO REGLAMENTARIA 5M DE LARGO ALTURA GRADUABLE DE 80CM A 1.20M DE ALTO; BARRAS PARALELAS EDUCATIVAS, ALTURA ANCHO GRADUABLE ALTURA MAXIMA 2M Y MINIMA DE 1.20 M.

GESTIÓN DE RESULTADOS: se observa que los elementos se encuentran en el salón de gimnasia en funcionamiento y en buen estado, cumpliendo la función para tal fin.

OBSERVACIONES:

El Original del contrato no se encuentra firmado por el contratista.






En general los 19 contratos auditados la gestión y resultados fue satisfactoria, teniendo en cuenta que los estudiantes de la Institución Educativa se beneficiaron de los recursos invertidos en la vigencia 2012. A los siguientes contratos se les efectuó control de legalidad, gestión y resultados sin que se evidenciaran inconsistencias:

Contratos de Prestación de Servicios números 02, 05, 07, 21, 23, 26, 27 y 30.

Suministro de suministros números 06, 08, 19, 24, 28, 29, 31, 33 y 34.

OBSERVACION No. 11

Se observa que el contratista no cumplió con lo establecido en el artículo 23 de la ley 1150 de 2007 con respecto al pago seguridad social en forma oportuna.

Al no desvirtuar lo observado y adjuntar los soportes correspondientes se configura en hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: A la fecha ya está subsanada la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que el contratista efectuó y allegó a la Contraloría los pagos a seguridad social en la vigencia 2013 correspondiente a la vigencia 2012, se levanta lo observado.

OBSERVACION No. 12

El original del contrato No. 32 a nombre de Diego Díaz Giraldo por valor de $11.263.268, no se encuentra firmado por el contratista, al no desvirtuar lo observado se configura en hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Procederemos a subsanar la observación.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la Institución Educativa no aportó prueba alguna que desvirtué lo observado, se configura como hallazgo administrativo y debe ser incluida en el plan de mejoramiento.

3.4 Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público:






En aplicación al Decreto 1737 del 21 de agosto de 1998, en los conceptos de restringir los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas solo cuando no existe a personal de planta, restricción del gasto con relación al pacto de remuneración para el pago de servicios personales calificados con personas naturales o jurídicas, restricción del gasto en materia de publicidad y publicaciones, y restricción del gasto en relación a los servicios administrativos.

En la vigencia 2012 la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón, no rindió en forma trimestral los anexos sobre Austeridad y Eficiencia del gasto público de honorarios, mejoras de inmuebles, servicio de telefonía celular, telefonía fija; No obstante se revisaron los formatos puestos a disposición por parte de la institución Educativa físicamente. La Institución Educativa ha aplicado correctamente las medidas de austeridad del gasto excepto en que:

No se evidencia informe sobre impresos y publicaciones.

El servicios de fotocopiado por valor de $3.607.320 contraviene los decretos de austeridad y eficiencia del gasto público por cuanto la Institución Educativa cuenta con una fotocopiadora. De otra parte se observa que en la Institución Educativa funciona una pequeña papelería con fotocopiadora incluida, atendida por el señor Edgar Guerrero Castro; persona ajena a la Institución y quien ocupa un espacio de propiedad de la Institución Educativa, por lo que dicho señor debería pagar un canon de arrendamiento.

OBSERVACION No. 13

- Se observan pagos por valor de $3.607320 por servicio de fotocopias, contraviniendo los Decretos de Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público, por cuanto la Institución Educativa cuenta con una fotocopiadora. - No se evidencia informe sobre impresos y publicaciones. - En la relación de egresos llama la atención los pagos efectuados al señor Edgar Guerrero Castro mediante las ordenes No. 6986 del 16/05/12 y 7111 del 07/11/12 por valor de $3.607.320 por concepto de suministro de fotocopias, ya que la Institución Educativa tiene su propia fotocopiadora, de igual forma no es claro por qué el señor Edgar Guerrero Castro mantiene en las instalaciones de la Institución Educativa primer piso del edificio principal una pequeña papelería con fotocopiadora de su propiedad, sin que exista contrato alguno y en los estados financieros no se evidencia ingresos por este concepto. Al no desvirtuar lo observado se configurara en hallazgo administrativo con alcance disciplinario por violación de la ley 734 de 2002, articulo 48, numeral 50, como también presunto hallazgo fiscal en cuantía de $2.700.000 por violación al artículo 6 de la Constitución Política de Colombia; de igual forma se configura hallazgo penal por violación del código penal artículo 389 “peculado por uso”.






RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA:

No es cierto que la Normal posea una fotocopiadora, lo que se tiene es una impresora multifuncional que no tiene la capacidad necesaria para cumplir con el volumen de fotocopias que la Institución necesita para las estudiantes en las distintas Áreas y Modalidades.

Que dada la especialización de la educación a cargo de la Normal, es indispensable la elaboración y reproducción de guías didácticas que faciliten y apoyen la labor pedagógica y el aprendizaje de nuestras estudiantes, por esta razón se hace indispensable el servicio de fotocopiado para el normal funcionamiento de la Institución y el cumplimiento de la misión educativa conforme al PEI, teniendo en cuenta las restricciones que sobre esta materia trajo la gratuidad escolar que prohíben a las Instituciones Educativas, la solicitud de textos escolares a los padres de familia para el apoyo en la educación de los estudiantes.

Que la finalidad fundamental que se pretendió con el servicio de fotocopiado, era precisamente que se supliera la necesidad que las estudiantes requieren en la duplicación de sus documentos de estudio con el interés y preocupación inicial que este servicio fuera recibido por las estudiantes al interior de la Institución y de esta manera disminuir el riesgo de accidentes o cualquier otro inconveniente que pudiera potencialmente poner en peligro la integridad de ellas; así mismo tratar de conservar el orden y la disciplina en la Institución, toda vez que si no se prestara el servicio de esta forma, se tendría que dar permiso a todas las estudiantes que para tal fin solicitaran salir de los predios de la Institución.

Es necesario señalar que tanto el Código Civil como la Ley de Infancia y Adolescencia precisan sobre la salvaguarda de los estudiantes y hacen responsable a la Institución Educativa de la seguridad y bienestar de los estudiantes durante su permanencia en las jornadas escolares. Por lo anteriormente expuesto se procedió a dar una autorización al señor Guerrero para que se prestara el servicio de fotocopiado a las Estudiantes al interior de la Institución.

Se debe tener en cuenta que tanto para las estudiantes como para los requerimientos de fotocopiado de la Escuela Normal, el valor de la fotocopia suministrada por el señor Guerrero, era considerablemente más económico que las ofrecidas en cualquier establecimiento de estas características.

En cuanto a los informes de austeridad, inicialmente se estaban elaborando y presentando mensualmente pero al finalizar el año se presentaron trimestralmente. Anexo: fotocopia de informes mensuales de impresos, publicidad y publicaciones del año 2012, en los cuales hubo movimiento.

Por las razones expuestas solicito respetuosamente se levante la observación.






DECISION DE LA CONTRALORIA: Se acepta la respuesta en cuanto a que la fotocopiadora de propiedad de la Institución Educativa no tiene la capacidad necesaria para cumplir con el volumen de fotocopias que la Institución necesita para las estudiantes en las distintas Áreas y Modalidades.

Sin embargo, no es claro por qué el señor Edgar Guerrero Castro mantiene en las instalaciones de la Institución Educativa primer piso del edificio principal una pequeña papelería con fotocopiadora de su propiedad, sin que exista contrato alguno y en los estados financieros no se evidencia registro de ingresos por este concepto; la Institución Educativa no se pronunció al respecto; teniendo en cuenta que no existe ingreso alguno en los estados financieros, en la vigencia 2011, 2012 y del 1º de febrero al 30 de abril de 2013. Por lo anterior se configura un presunto detrimento patrimonial por valor de $7.369.632, tomando como base para el cálculo el contrato No. 034 del 27 de enero de 2006 con un canon de arrendamiento de $2.500.000 y una duración de 10 meses, incrementado en el porcentaje del IPC año por año. Igualmente se configura hallazgo disciplinario por contravención del numeral 50, del artículo 48, de la ley 734 de 2002, como también presunto hallazgo penal por violación del código penal, en su artículo 389 que trata del peculado por uso.

3.5 Evaluación del Sistema de Control Interno de Gestión:

La Ley 87 de 1993 establece que el Control Interno es un sistema integrado por el esquema de toda la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

El modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad son complementarios por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario.

La Gestión de control interno debe constituirse en un apoyo gerencial que evalúe objetivamente la eficacia y la efectividad de la gestión encomendada a la Institución, por lo tanto, las acciones que se propongan para su mejoramiento en los distintos procesos evaluados deben ser claras y precisas.

La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, mediante resolución No. 15 de 2005 establece el Control Interno y le designa esta funciones a la profesional Universitaria María Stella Castañeda; con resolución No. 08 del 15 de marzo de 2010 se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno constituido por el Rector






o se delegado, 5 coordinadores, 1 psicorientador, la pagadora, el almacenista, dos docentes y un padre de familia.

Según los soportes presentados por la Institución Educativa el Comité presenta actividades realizadas en tres actas firmadas el 29 de febrero; 5 de septiembre y 29 de noviembre de 2012 de las cuales se evidencia que existen falencias en cuanto a:

No existe mapas de riesgo por áreas.

No existen tablas de retención documental.

No se ha puesto en marcha la ley de archivo.

OBSERVACION No. 14

- Existen falencia en control interno de gestión, teniendo en cuenta que:



No se ha puesto en marcha la ley de archivo.

Al no desvirtuar lo observado se tendrá un hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Estamos en proceso de diálogos con otras entidades del estado para que nos presten apoyo, capacitación y orientación para el conocimiento y puesta en marcha de las normas que cobijan estas áreas en deficiencia.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta de la Institución Educativa no desvirtúa lo observado, por lo anterior se configura como hallazgo administrativo y debe ser incluida en el plan de mejoramiento.

3.6. Evaluación Seguimiento Plan de Mejoramiento

La Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón, firmó Plan de Mejoramiento de los hallazgos resultantes de la auditoría realizada a la vigencia 2011 conformado por 13 observaciones, en el que se plasmó el tiempo necesario para el cumplimiento de las acciones de mejoramiento. Debemos tener en cuenta que el objetivo primordial de un Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos de la entidad fiscalizada, se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo. El grupo auditor hizo seguimiento a las observaciones y se efectuó el estudio al avance radicado por la Institución Educativa el día 12 de septiembre de 2013 en la Contraloría Municipal de Tunja y se determina lo siguiente:






No. (A)

AVANCES POR PARTE DE LA INSTITUCION

OBSERVACIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA DESCRIPCIÓN OBSER-VACIÓN FORMU-LADA POR LA CMT

1

En la cuenta anual consolidada correspondiente a la vigencia 2011, en el formato No. 02 sobre remuneración de servicios técnicos se evidencia en la ejecución presupuestal un valor de $38.158.640 y en el formato dos $31.674.450, presentándose una diferencia de $6.484.190. Se evidencia que el formato 02 sobre fotocopias se registra en el mes de diciembre un valor de $5.349.960, y en los libros auxiliares de contabilidad en el mes de diciembre no se evidencia el pago.

Acción cumplida en 100%

Al verificar el formato de austeridad del gasto se observa que existen falencia al diligenciarlo ocasionando dificultad para efectuar el análisis correcto.; por lo anterior se CUMPLE EN UN 70%

2

En las órdenes de pago se evidencia que no se lleva un consecutivo año tras año, sino que se está llevando continuamente lo que demuestra que la última orden de pago a diciembre 16 de 2011 es la número 6902. El 99% de las órdenes de pago estudiadas no evidencia aportes a seguridad social.

Acción cumplida en 100% ACCION CUMPLIDA EN UN 99.9%; se ha corregido significativamente pero existe un contrato donde se incumplioo con esta obligación.

3

En la orden de pago No. 5815 del 18 de octubre de 2011 a nombre de Miguel Ángel Cabrera Rojas, por valor de $1.200.000, por concepto de transporte de alumnas perteneciente al grupo de investigación desde la ciudad de Tunja a Neiva, no se evidencia aportes a seguridad social y el rubro presupuestal en el registro y certificado presupuestal se encuentra mal denominado se llama viáticos, en las disposiciones generales se llama gastos de viaje.

Acción cumplida en 100% ACCION CUMPLIDA EN 100% en cuanto a rubros presupuestales

4 En la orden de pago No. 6868 Acción cumplida en 100% ACCION CUMPLIDA EN 100% todas las actas de terminación de los contratos se encuentran firmadas






del 30 de noviembre de 2011 a nombre de Nohemy Coy, por concepto alimentación escolar, por valor de $188.000 y la orden No. 6872 del 30 de noviembre de 2011 suscrita con Clara Isabel Bautista Tovar, por valor de $906.500, por concepto de suministro de alimentos, el acta de liquidación del contrato no se encuentra firmada por el contratista. Además no se evidencia pago a seguridad social.

5

CAJA MENOR: existen recibos enmendados y con corrector, existen recibos que no especifican quien fue el proveedor, existen recibos diligenciados a lápiz. Algunos recibos no se encuentran autorizados por el ordenador del gasto. La Institución Educativa no cuenta con caja fuerte por lo tanto está expuesta a cualquier pérdida, ya que el dinero se guarda en el escritorio donde se puede abrir con cualquier elemento.

Acción cumplida en 100% ACCION CUMPLIDA 80%, se verifico y no existen recibos de caja menor con enmendaduras; no existe un lugar seguro donde guardar los cheques y títulos valores

6

Al verificar los recursos del balance adicionados a la vigencia 2011 se presume una diferencia de $57.630.634

Acción cumplida en 100% ACCION CUMPLIDA 80% no todos los recursos se adicionaron en la vigencia 2012

7

No se pudo establecer un valor de inventarios en almacén, para poder establecer la diferencia con contabilidad, ya que estos no están actualizados al 31 de

diciembre de 2011.

Acción cumplida en un 80% no se ha cumplido debido a que la implementación del software integrado de contabilidad, tesorería, presupuesto y almacén se esta implementando hasta el momento.

Acción cumplida 70% no se ha podido establecer el valor de los inventarios al 31 de diciembre de 2012, por cuanto el sistema que presento la almacenista no lo permite.

8

Control Interno contable: En el informe presentado al 31 de diciembre de 2011 se hace una descripción de todas las actividades que se desarrollan en cada unidad que conforma la institución. Falta identificar los riesgos del proceso de clasificación de la información y registros

contables. La entidad no cuenta con un

El fin de la implementación del

software integrado de contabilidad, tesorería, presupuesto y almacén

ACCION NO CUMPLIDA






sistema para el procesamiento integrado de la información contable. No se revisa la información reportada en Propiedad Planta y Equipo y las cifras presentadas por almacén y presupuesto.

No se evidencia mapa de riesgos para el área Contable, no se identifican, analizan y no hay un tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente. No tienen identificadas las actividades de los procesos contables y por lo tanto no se realizan autoevaluaciones periódicas, no se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable. No se evidencias los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables para la entidad guía u operación efectiva del proceso contable. Al 31 de diciembre de 2011 no se ha dado de baja los elementos que están obsoletos, ni se encuentran actualizado sus valores para poder establecer la realidad financiera de la Institución. Falta implementar las tablas de retención documental para el archivo.

es identificar los riesgos del proceso de

clasificación y los registros contables. Se instaló el software de

prueba en varias oportunidades, se ha tratado de hacer los

enlaces y las pruebas pero los equipos de

computación parece que no son compatibles y no

se ha iniciado con el propósito a cabalidad, la persona encargada de actualizar el inventario,

entrego el inventario a la contadora para que realice los ajustes

correspondiente.se conformaron comités para

hacer seguimiento y evaluación a los

diferentes procesos. Se gestiono ante el sena

para que los estudiantes en esta área realicen sus

pasantías en la Institución, a lo cual

respondieron que a partir de septiembre habría la posibilidad. Por otro lado, a través de la Alcaldía se socializó sobre el tema un grupo de funcionarios de los diferentes colegios,

evidenciándose la necesidad de capacitación y

contratación para establecer en cada

institución las tablas de retención de archivo.

En cuando a la baja de elementos se realizó el

proceso quedando pendiente la entrega al almacén de la alcaldía

9

Se evidencia que en la ejecución presupuestal se adiciona al presupuesto durante la vigencia 2011 un valor de $210.569.419, que al compararlo con los actos administrativos suministrados por la entidad se presenta una diferencia de $20.000.000, lo

Acción cumplida en 100% ACCION CUMPLIDA EN 100% Todas las modificaciones al presupuesto s encuentran soportadas de un acto administrativo






que se presume que se adicionó sin el lleno de requisitos.

10

En el Contrato No. 06 por concepto de suministro de pollo y sus derivados para estudiantes del internado suscrito con María Isabel Montañés (Mac-Pollo), por valor de $10.000.000, contratación directa del 17 de enero de 2011, se evidencia que el boletín fiscal y antecedentes disciplinarios se consultaron con fecha posterior al inicio del contrato, se encuentran con fecha 31 de enero de 2011. Las dos actas de inicio y terminación del contrato no se encuentran firmadas por la contratista.


ACCION CUMPLIDA EN 100%, en todos los contratos revisados se evidencia , procuraduría, contraloría y pasado judicial.las actas de inicio y terminación de los contratos se encuentran firmadas por los contratistas.

11

El Contrato de obra No. 46 suscrito con CONSORCIO ALFA selección abreviada suscrito el 28 de diciembre de 2011, por valor de $63.969.432, se evidencia que el contrato se adjudicó el 28 de diciembre de 2011 y de acuerdo al SECOP se publicó desde el 25 de noviembre de 2011, pues se tenia el conocimiento que los 60 días no se cumplían en la vigencia 2011, por lo anterior se violó el principio presupuestal de anualidad, art. 14 Decreto 111 de 1996


ACCION CUMPLIDA EN 100% En cuanto a que no se constituyeron cuentas por pagar sin el lleno de requisito. Es de aclarar que el contrato citado se corrió traslado a la personería municipal para que esta determine el grado de culpabilidad del responsable.

12

Al 31 de diciembre de 2011 no existe un registro individual de cada elemento con su correspondiente saldo valorizado. Se evidenció que los datos suministrados por almacén no concuerdan con el libro mayor de contabilidad al 31 de diciembre de 2011, por cuanto a la fecha no se encuentra actualizado los inventarios.

Acción cumplida en un 80% no se ha cumplido debido a que la implementación del software integrado de contabilidad, tesorería y presupuesto se esta implementando hasta el momento.

ACCION NO CUMPLIDA. No se han efectuado depreciaciones individualizadas, los inventarios no están actualizados con los libros de contabilidad.

13

No se evidencian manuales de procesos para las diferentes áreas. No se ha implementado la ley de archivo. No se evidencian actas sorpresivas de arqueo,

Se han realizado arqueos de caja menor dejando evidencia en actas. La Institución educativa ha hecho los trámites para la adquisición del software, incluso se instalo los módulos de prueba pero los

ACCION NO CUMPLIDA, no se ha puesto en marcha la ley de archivo, el software que integra la información contable, tesorería, presupuesto y almacén no ha sido adquirido a la fecha.






ni auditorías internas por parte del comité de control interno. La entidad educativa no cuenta con un software donde integre toda su información, almacén, tesorería, presupuesto y contabilidad

equipos de computación no son compatibles no se ha podido iniciar. El proceso para la elaboración de los manuales se esta implementando.

Las acciones no cumplidas al 100% del Plan evaluado, se deben incluir en el nuevo Plan de Mejoramiento que se suscriba con ocasión de la ejecución de la presente auditoría.

4. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

En el cuerpo del informe se encuentran las observaciones específicas a que corresponde cada hallazgo.

No HALLAZGOS HA HD HF HS

1.

En el formato F_20_13A relacionado con la Contratación, se presenta diferencia de $9.000.000 entre los registros presupuestales y lo contenido en el a SIRECT.

El formato F_49 sobre austeridad y eficiencia del gasto no se rindió en forma trimestral, además la información está incompleta.

X

2. Al comparar la ejecución presupuestal de ingresos con la cuenta 4 de ingresos en los estados financieros se observa una diferencia de $416.070

X

3. Al comparar la relación de egresos con las cuenta 5, 16 y 19 se observa una diferencia de $5.926.227,39

X

4. Se observa que la caja menor no se legalizó de forma correcta, por cuanto en el segundo desembolso los gastos no se encuentran soportados con CDP.

X

5.

Se observa que las conciliaciones Bancarias no se están realizando de forma correcta a partir del mes de septiembre, por cuanto se crea confusión al hacer la revisión.

En los libros auxiliares de contabilidad se consolidan dos cuentas la 390-05069-8 y 390-04453-5 valores que deben ir independiente por cuanto al efectuar la revisión en una sobra y la otra no se encuentra relacionada.

Se evidencia que algunos registros no se contabilizan en el mismo mes sino al mes siguiente como es el caso en que se efectuaron algunos egresos en el extracto bancario del

X






mes de septiembre pero contablemente los registran en el mes de octubre.

Se observa que en el mes de diciembre en el folio 75 conciliaciones bancarias se registra un cheque pendiente de cobro por valor de $1.422.960.000, cuando en el extracto se registra un abono a la cuenta o crédito a favor de la Institución Educativa

6.

No se evidencia el registro de depreciaciones de manera individualizada. -No se pudo establecer en almacén el valor total de inventarios al 31 de diciembre de 2012 para hacer el cruce con contabilidad, por cuanto el sistema presentado por el almacenista no lo permitió. - Se observan elementos dados de baja entre estos tres buses que se encuentran en mal estado, se recomienda hacer las gestiones necesarias para retirarlos de la Institución Educativa

X

7.

Se observa una diferencia de $29.600 entre el acto administrativo No. 044 del 30 de noviembre de 2012 donde se establecen las cuentas por pagar y los libros auxiliares, cuenta 24.

X

8.

No se tiene establecido el manual de políticas y procedimientos contables aprobado mediante acto administrativo. - No se evidencia por medio de flujogramas u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad.

X

9.

Se evidencia que los recaudos fueron superior al presupuesto definitivo, lo que indica que la Institución Educativa no adiciono al presupuesto de la vigencia el valor de $2.289.029

X

10. El original del contrato No. 32 a nombre de Diego Díaz Giraldo por valor de $11.263.268, no se encuentra firmado por el contratista

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11.

El señor Edgar Guerrero Castro mantiene en las instalaciones de la Institución Educativa primer piso del edificio principal una pequeña papelería con fotocopiadora de su propiedad, sin que exista contrato alguno y en los estados financieros no se evidencia registro de ingresos por este concepto;teniendo en

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cuenta que no existe ingreso alguno en los estados financieros, en la vigencia 2011, 2012 y del 1º de febrero al 30 de abril de 2013. Por lo anterior se configura un presunto detrimento patrimonial por valor de $7.369.632, tomando como base para el cálculo el contrato No. 034 del 27 de enero de 2006 con un canon de arrendamiento de $2.500.000 y una duración de 10 meses, incrementado en el porcentaje del IPC año por año. Igualmente se configura hallazgo disciplinario por contravención del numeral 50, del artículo 48, de la ley 734 de 2002, como también presunto hallazgo penal por violación del código penal, en su artículo 389 que trata del peculado por uso.

12.

Existen falencia en control interno de gestión, teniendo en cuenta que:



No se ha puesto en marcha la ley de archivo

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HA: Hallazgo Administrativo HD: Hallazgo Disciplinario HF: Hallazgo Fiscal HS: Hallazgo Sancionatorio

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Contadora – Contratista

HERNANDO FARFAN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)