Tutorial de Excel 2013

Hojas Electrnicas

Son programas de aplicacin que permiten realizar clculos numricos y operaciones

lgicas. Las hojas electrnicas pueden incluir objetos variados como textos, grficos,

sonidos, video, animaciones y otros. Tambin se puede generar grficos relacionados

con el tipo y magnitud de datos que manejan.

La primera hoja de cculo que se creo a finales del 70, fue el programa VisiCalc

(Calculadora Visual) creado por Dan Bricklin y Bob Frankston, algunas otras hojas de

clculo se muestran a continuacin:

Lotus 1-2-3, integrada en Lotus SmartSuite

Gnumeric forma parte del Gnome

Kspread forma parte del KOffice para Linux

Ingreso a la hoja electrnica Excel.

La hoja de clculo Excel forma parte del paquete de Office de Microsoft. Para hacer uso de la hoja electrnica Excel, previamente instalado, podemos seguir la siguiente ruta:

Inicio / Programas / Microsoft office/ Microsoft Excel.

Calc forma parte del paquete

OpenOffice

Quattro Pro forma parte de Corel

Wordperfect Office

Otra forma de accesar a Excel es crear un Acceso Directo a Excel en el Escritorio o

escribiendo el nombre Excel.

Guardar un libro con otro formato de archivo

El formato de archivo con el cual se guarda de forma predeterminada es .xlsx. Sin

embargo, puede guardar un libro en otro formato de archivo, tal como en el formato

de una versin anterior de Excel, un archivo de texto o un archivo PDF o XPS.

Cuando se guarda en otro formato algunos datos y caractersticas pueden no

almacenarse.

Para guardar el libro que desee guardar, se realiza lo siguiente:

Haga clic en Archivo > Guardar como.

En el cuadro de dilogo Guardar como, vaya a la ubicacin deseada.

En la lista Guardar como tipo, haga clic en el tipo(formato) de archivo deseado.

Haga clic en las flechas para desplazarse a los formatos de archivo que no se vean en la

lista.

Formatos de archivo de Excel FORMATO EXTENSIN DESCRIPCIN

Libro de Excel .xlsx Formato de archivo XML predeterminado para Excel

2007 a 2013. No puede almacenar cdigo de mcros

de Microsoft Visual Basic para Applications (VBA) ni

hojas de macros de Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Hoja de clculo

Open XML

estricta

.xlsx Versin ISO estricta del formato de archivo de libro de

Excel (.xlsx).

Libro de Excel

(cdigo)

.xlsm Formato de archivo basado en XML y habilitado para

macros de Excel 2007 a 2013. Almacena cdigo de

macros de VBA u hojas de macros de Excel 4.0

(.xlm).

Libro binario de

Excel

.xlsb Formato de archivo binario (BIFF12) de Excel 2007 a

2013.

Plantilla .xltx Formato de archivo predeterminado para una plantilla

de Excel de Excel 2007 a 2013. No puede almacenar

cdigo de macros de VBA ni hojas de macros de Excel

4.0 (.xlm).

Plantilla (cdigo) .xltm Formato de archivo habilitado para macros de una

plantilla de Excel en Excel 2007 a 2013. Almacena

cdigo de macros de VBA u hojas de macros de Excel

4.0 (.xlm).

Libro de Excel

97 a Excel 2003

.xls Formato de archivo binario de Excel 97 a Excel 2003

(BIFF8).

Plantilla de Excel

97 a Excel 2003

.xlt Formato de archivo binario de Excel 97 a Excel 2003

(BIFF8) para una plantilla de Excel.

Libro de

Microsoft Excel

5.0/95

.xls Formato de archivo binario de Excel 5.0/95 (BIFF5).

Hoja de clculo

XML 2003

.xml Formato de archivo de hoja de clculo XML 2003

(XMLSS).

Datos XML .xml Formato de datos XML.

Complemento de

Excel

.xlam Formato de complemento basado en XML y habilitado

para macros de Excel 2007 a 2013. Un complemento

es un programa adicional diseado para ejecutar

cdigo adicional. Admite el uso de proyectos VBA y

hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Complemento de

Excel 97 a 2003

.xla Complemento de Excel 97 a 2003. Se trata de un

programa adicional diseado para ejecutar cdigo

adicional. Admite el uso de proyectos VBA.

Libro de Excel

4.0

.xlw Formato de archivo de Excel 4.0 que guarda solo hojas

de clculo, hojas de grficos y hojas de macros. Puede

abrir un libro de este formato en Excel 2013, pero no

puede guardar un archivo Excel en este formato.

Formatos de archivo de texto

FORMATO EXTENSIN DESCRIPCIN

Texto con

formato

(delimitado por

espacios)

.prn Formato delimitado por espacios de Lotus. Guarda

solo la hoja activa.

Texto (delimitado

por tabulaciones)

.txt Guarda un libro como un archivo de texto deliminato

por tabulaciones para poder usarlo en otro sistema

operativo de Microsoft Windows. Garantiza que los

caracteres de tabulacin, los saltos de lnea y otros

caracteres se interpretan correctamente. Guarda solo la

hoja activa.

Texto

(Macintosh)

.txt Guarda un libro como un archivo de texto deliminado

por tabulaciones para usarlo en el sistema operativo

Macintosh. Garantiza que los caracteres de tabulacin,

los saltos de lnea y otros caracteres se interpretan

correctamente. Guarda solo la hoja activa.

Texto (MS-DOS) .txt Guarda un libro como un archivo de texto deliminado

por tabulaciones para usarlo en el sistema operativo

MS-DOS. Garantiza que los caracteres de tabulacin,



Texto Unicode .txt Guarda un libro como texto Unicode, un estndar de

codificacin de caracteres desarrollado por Unicode

Consortium.

CSV (delimitado

por comas)

.csv Guarda un libro como un archivo de texto deliminado

por comas para usarlo en otros sistemas operativos de

Windows. Garantiza que los caracteres de tabulacin,



CSV (Macintosh) .csv Guarda un libro como un archivo de texto deliminado

por comas para usarlo en el sistema operativo

Macintosh. Garantiza que los caracteres de tabulacin,



CSV (MS-DOS) .csv Guarda un libro como un archivo de texto deliminado

por comas para usarlo en el sistema operativo.

Garantiza que los caracteres de tabulacin, los saltos

de lnea y otros caracteres se interpretan


DIF .dif Formato de intercambio de datos. Guarda solo la hoja

activa.

SYLK .slk Formato de vnculo simblico. Guarda solo la hoja

activa.

NOTA Si guarda un libro en cualquier formato de texto, se pierden todos los

formatos.

Otros formatos de archivo

FORMATO EXTENSIN DESCRIPCIN

DBF 3, DBF 4 .dbf dBase III i IV. Estos formatos de archivo se pueden

abrir en Excel pero no se puede gaurdar un archivo de

Excel en el formato dBase.

Hoja de clculo

de

OpenDocument

.ods Hoja de clculo de OpenDocument. Puede guardar

archivos de Excel 2010 de modo que se puedan abrir

en aplicaciones de hoja de clculo que usan el formato

de hoja de clculo de OpenDocument, tal como

Google Docs y OpenOffice.org Calc. Tambin puede

abrir las hojas de clculo en formato .ods en Excel

2010. Es posible que se pierda algo del formato al

guardar y abrir archivos .ods.

PDF .pdf Portable Document Format (PDF). Este formato de

arcivo conserva los formatos del documento y permite

compartir los archivos. Cuando el archivo de formato

PDF se visualice en lnea o se imprime, conserva el

formato previsto. Los datos del archivo no se pueden

modificar con facilidad. El formato PDF tambin es

de utilidad para los documentos que se reproducirn

mediante mtodos de impresin comercial.

Documento XPS .xps Especificacini de papel XML (XPS). Este formato de

archivo conserva los formatos del documento y

permite compartir archivos. Cuando un archivo XPS

se visualiza en lnea o se imprime, conserva el

formato excatamente segn lo previsto y los datos no

se pueden modificar con facilidad.

Formatos de archivo que usan el Portapapeles

Si copi datos en el Portapapeles en uno de los siguientes formatos de archivo, puede

pegarlos en Excel mediante el comando Pegar o Pegado

especial (Inicio > Portapapeles > Pegar).

FORMATO EXTENSIN IDENTIFICADORES DE TIPO DEL

PORTAPAPELES

Imagen .wmf o .emf Imgenes en formato WMF o EMF.

NOTA Si copia una imagen de metarchivos de

Windows desde otro programa, Excel pega la

imagen en un metarchivo mejorado.

Mapa de bits .bmp Imgenes almacenadas en el formato de mapa de

bits (BMP).

Formatos de

archivo de

Microsoft Excel

.xls Los formatos de archivo binario para las versiones

de Excel 5.0/95 (BIFF5), Excel 97 a 2003 (BIFF8)

y Excel 2013 (BIFF12).

SYLK .slk Formato de vnculo simblico.

DIF .dif Formato de intercambio de datos.

Texto (delimitado

por tabulaciones)

.txt Formato de texto delimitado por tabulaciones.

CSV (delimitado

por comas)

.csv Formato de valores delimitados por comas.

Texto con

formato

(delimitado por

espacios)

.rtf Formato de texto enriquecido (RTF). Solo desde

Excel.

Objeto incrustado .gif, .jpg, .doc,

.xls o .bmp

Objetos de Microsoft Excel, objetos de programas

registrados correctamente que admiten OLE 2.0

(OwnerLink), imagen u otro formato de

presentacin.

Objeto vinculado .gif, .jpg, .doc,

.xls o .bmp

OwnerLink, ObjectLink, vnculo, imagen u otro

formato.

Objeto de dibujo

de Office

.emf Formato de objeto de dibujo de Office o imagen

(formato EMF).

Texto .txt Texto de visualizacin, texto OEM.

Pgina web de un

solo archivo

.mht, .mhtml Pgina web de un solo archivo (MHT o MHTML).

Este formato de archivo integra grficos en lnea,

applets, documentos vinculados y otros elementos

compatibles a los que se hace referencia en el

documento.

Pgina web .htm, .html Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML).

NOTA Cuando copia texto desde otro programa,

Excel lo copia en formato HTML,

independietemente del formato del texto original.

Formatos de archivo que no se admiten en Excel 2013

Los siguientes formatos de archivo ya no se admiten, por lo que no puede abrir ni

guardar archivos en estos formatos.

Para trabajar con los datos del libro en un programa que ya no es compatible, puede

intentar lo siguiente:

Buscar en Internet una empresa que ofrece convertidores de formatos de archivo para

los formatos que no se admiten en Excel.

Guardar el libro en otro formato de archivo que se pueda abrir en otro programa. Por

ejemplo, guarde el archivo en una hoja de clculo XML o en formato de archivo de

texto que el otro programa tambin podra admitir.

FORMATO EXTENSIN IDENTIFICADORES DE TIPO DEL

PORTAPAPELES

Grfico de Excel .xlc Formatos de archivo de Excel 2.0, 3.0 y

2.x

WK1, FMT, WK2,

WK3, FM3, WK4

.wk1, .wk2, .wk3,

.wk4, .wks

Formatos de archivo de Lotus 1-2-3

(todas las versiones)

Microsoft Works .wks Formato de archivo de Microsoft Works

(todas las versiones)

DBF 2 .dbf Formato de archivo de DBASE II

WQ1 .wq1 Formato de archivo de Quattro Pro para

MS-DOS

WB1, WB3 .wb1, .wb3 Quattro Pro 5.0 y 7.0 para Windows.

Crear un nuevo libro

Para crear un libro nuevo, haga clic en el botn de Office, y luego en Nuevo. Aparecer la imagen siguiente:

Para crear un libro nuevo, haga clic en Crear.

Para crear un libro basado en una plantilla instalada de su computador, haga clic en Plantillas instaladas.

Como cambiar el nmero de hojas de clculo en un libro nuevo

Haga clic en el botn de Office, y luego en Opciones de Excel; aparecer la figura siguiente:

Ubicado en Ms frecuentes, en la seccin Al crear nuevos libros, escriba en el casillero Incluir este nmero de hojas, la cantidad de hojas que desea que contenga el nuevo libro.

CELDAS, FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

Las hojas se componen de casillas rectangulares, llamadas Celdas. En ellas escribiremos nmeros, palabras o frmulas. Estas celdas se encuentran distribuidas en filas (numeradas) y columnas (identificadas por letras). Los botones que dan nombre a las filas y columnas se llaman cabeceras, las que permiten una rpida identificacin de los elementos dentro de la matriz. Para diferenciar una celda de otra debemos pensar en letras (que representan columnas) y nmeros (que definen filas).

Selector ubicado en la celda B3, en el ngulo superior izquierdo, en el Cuadro de nombres se indica la celda activa. Seleccin de Filas y columnas

En ocasiones es importante seleccionar una fila, una columna o toda la plantilla. Esto se realiza muy sencillamente:

Al cliquear en la cabecera de la columna se selecciona la columna. Si arrastramos a izquierda o derecha seleccionaremos varias columnas.

Cliqueamos en la cabecera de la fila para seleccionarla. Si arrastramos seleccionamos varias filas.

Cuadro de

nombre

MOVERNOS DENTRO DE UNA HOJA DE EXCEL

Podemos desplazarnos dentro de una hoja de clculo de diferentes maneras: - Haciendo clic con el mouse en la celda deseada. - Mediante las teclas de direccin. - Escribiendo el nombre de celda en el Cuadro de nombres.

Recordemos que a veces necesitamos recurrir a las Barras de desplazamiento para localizar alguna celda. En la parte inferior de la ventana hay unas pestaas grises con el nombre de las hojas incluidas en el libro en uso. La que est activa se encuentra con fondo blanco.

Para activar una planilla slo basta hacer clic en la pestaa.

MANEJO DE HOJA DE CLCULO

Cuando iniciamos Excel aparece un libro con tres hojas en blanco (hoja1, hoja2, hoja3). Si es necesario podemos:

- Agregar, mediante Pestaa Inicio/ Seccin Celdas/ opcin Insertar, en el men seleccionar Insertar Hoja; de igual manera eliminar una hoja.

- Cambiarle el nombre, haciendo doble clic en el nombre, se seleccionar para poder cambiarlo.

Manipulacin de hojas, celdas, filas y columnas Insertar una nueva hoja al libro: Para lograr estos pasos mediante lo siguiente: *Haz clic derecho sobre cualquier etiqueta de hoja y elige la opcin Insertar lo cual mostrar una nueva ventana donde debers seleccionar la opcin General > Hoja de clculo y pulsar el botn Aceptar. *Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas Mays + F11 para insertar una nueva hoja.

Cambiar el nombre de una hoja: Excel nos permite nombrar las hojas nuevas como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. Es por ello que ser ms fcil localizar los datos que necesitamos consultar si colocamos un nombre apropiado a la hoja. Para cambiar el nombre de la hoja debes hacer doble clic sobre su etiqueta.

Los nombres de las hojas no pueden excederse de los 31 caracteres. Tambin es posible cambiar el nombre de una hoja haciendo clic derecho sobre su etiqueta y seleccionando la opcin de men Cambiar nombre lo cual tendr el mismo efecto que haber hecho doble clic sobre la etiqueta. Cambiar el color de la etiqueta de una hoja: Podemos organizar e identificar fcilmente las hojas de acuerdo a su color. Para hacer este cambio debes hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar la opcin Color de etiqueta y elegir el color adecuado:

Copiar o mover hojas: Antes de copiar o mover hojas realizamos una copia en donde se creara un respaldo de los datos antes de manipularlos con frmulas de Excel. Para hacer

la copia de una hoja debemos hacer clic derecho sobre la etiqueta de la hoja y seleccionar la opcin Mover o copiar y se mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Previamente asegurarse de que la caja de seleccin Crear una copia est marcada y al pulsar el botn Aceptar se crear una copia de la hoja. Un atajo para copiar una hoja es arrastrar la etiqueta de la hoja a la izquierda o derecha mientras pulsamos la tecla Ctrl. Si en lugar de copiar solo deseamos mover de posicin la hoja, entonces podemos utilizar el cuadro de dilogo Mover o copiar y seleccionar la posicin hacia donde deseamos mover la hoja. Eliminar una hoja: Al igual que las acciones anteriores debemos hacer clic derecho sobre la etiqueta de la hoja que vamos a eliminar y seleccionar la opcin Eliminar:

Introduccin y Edicin de datos

Edicin de Datos:

Describe la manera de introducir nmeros, texto, fechas, entre otros en un documento de

la hoja de clculo Excel, introduciendo el concepto de frmula. Tambin se explican

varias ayudas que pueden ser tiles a la hora de rellenar las celdas de una hoja de

clculo.

Edicin de una hoja:

Explica la manera de modificar los datos introducidos en las celdas de una hoja de

clculo del programa Excel: edicin de los datos, copiar, cortar y pegar, insertar y

eliminar celdas. Tambin se describe el proceso de bsqueda y reemplazo en Excel y el

modo de deshacer y rehacer acciones.

Introduccin de Datos:

Para introducir textos o nmeros

*Situarse en la celda en la cual se quiere introducir el dato, bien con el ratn o con el

teclado.

*Introducir el texto o nmero correspondiente.

Tipos de series

Podr llenar automticamente varios tipos de series arrastrando directamente en la hoja

de clculo o usando el comando Series (men Edicin, Llenar).

Hora

Una serie de horas puede contener los incrementos de das, semanas o meses que se

especifiquen, o tambin sucesiones repetitivas, como das de la semana, nombres de

meses o los trimestres del ao. Por ejemplo, las selecciones de hora inicial de la

siguiente tabla dan como resultado las series que se muestran:

Seleccin inicial Serie extendida

9:00 10:00, 11:00, 12:00

Lun mar, mi, jue

Lunes martes, mircoles, jueves

Ene feb, mar, abr

ene-92, abr-92 jul-92, oct-92, ene-93

ene, abr jul, oct, ene

15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct

1991, 1992 1993, 1994, 1995

Lineal

Cuando se crea una serie lineal, Microsoft Excel incrementa o reduce los valores con un

factor constante, como se muestra en la tabla siguiente:


1, 2 3, 4, 5

1, 3 5, 7, 9

100, 95 90, 85

Geomtrica

Cuando se crea una serie geomtrica, Microsoft Excel multiplica los valores por un

factor constante, como se muestra en la tabla siguiente:


2 (incremento: 2) 4, 8, 16

2 (incremento: 3) 6, 18, 54

Autollenado

La funcin Autollenado extiende varios tipos de series, como se muestra en la tabla

siguiente:


Tri3 (o T3 o Trimestre3) Tri4, Tri1, Tri2

1er Periodo 2do Periodo, 3er Periodo

Producto 1 Producto 2, Producto 3

Producto 1: entregado Producto 2: entregado, Producto 3: entregado

1, 3, 4 5,66, 7,16, 8,66

En la tabla anterior, el ltimo ejemplo es una tendencia de ajuste perfecto. En el

ejemplo previo se muestra cmo Microsoft Excel extiende parte de una seleccin

(Producto 1) y copia el resto (entregado).

Como llenar rpidamente datos repetidos en una columna

Si los primeros caracteres que usted escriba en una celda, coinciden con los datos

existentes en otra celda de esa columna, Microsoft Excel llenar automticamente los

restantes caracteres en la celda que usted est escribiendo. Al iniciar la escritura en una

celda, tome en cuenta lo siguiente:

Para aceptar los datos, presione la tecla ENTRAR.

Los datos coincidirn exactamente con el diseo de letras maysculas y minsculas de las entradas existentes en las otras celdas.

Para reemplazar los caracteres introducidos automticamente, siga escribiendo.

Para eliminar los caracteres introducidos automticamente, presione la tecla RETROCESO.

Si Microsoft Excel no puede determinar la entrada correcta que debe llenar, puede seleccionar una

entrada. Escriba al menos un carcter en la celda. A

continuacin, haga clic en la celda con el botn

secundario del ratn para ver una lista de entradas

que ya estn en la columna (figura adjunta). A

continuacin, haga clic en Elegir de la lista

desplegable del men contextual.

Autosuma: para sumar los datos

Una vez escritos los nmeros en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rpido

de hacerlo es mediante Autosuma.

Seleccione la celda a la derecha o debajo de los nmeros que desea agregar.

Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=

Compartir y exportar libros

Compartir libros:

Excel nos ofrece la posibilidad de Compartir libro, y nosotros como propietarios del

libro compartido, podremos administrarlo controlando el acceso a ste y resolviendo los

cambios que estn en conflicto. Despus de incluir todos los cambios, podremos dejar

de compartir el libro.

Estos pasos se pueden lograr la pestaa Archivo y se desplaza una lista donde

encontramos Compartir nuestro documento.

Exportar libros:

Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto en Microsoft Office Excel:

puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como rango de datos

externos. Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, utilice el comando Guardar

como.

Adems, modificas el nombre y la ubicacin de guardado de un archivo escogiendo en

la ficha Archivo, la opcin Guardar como. El cuadro de dilogo Guardar como se

exhibe. Navega hasta la nueva ubicacin de almacenamiento deseada y modifica el

nombre del archivo.

Los archivos de otros programas guardados en forma nativa pueden perder sus atributos

de formato de origen, mientras que un archivo creado en una hoja de clculo

determinada puede poseer caractersticas que no estarn disponibles en otros programas.

Formato de celdas.

Estas herramientas existen diversas maneras de obtener un formato de celda: *En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda. *En el cuadro de dilogo Formato de celdas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineacin y Estilos. Tambin podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:

Podemos seleccionar las diferentes opciones que nos aparecen que son: Numero, alineacin, fuente, borde, relleno y proteger. Con la finalidad de darnos la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las celdas de nuestro libro para mejorar la presentacin de los datos y de esta manera tener una mejor compresin e interpretacin de los mismos.

Ejemplo:

Formatos de las fuentes

Mediante la Pestaa Inicio/Seccin Numero/Fuente accedemos a la ventana de

dilogo al dar un clic en el botn que nos permite cambiar la Fuente, el Estilo, Tamao y Color.

Una manera ms rpida de cambiar el formato de una o ms celdas es emplear Pestaa Inicio/ Cinta de Opciones.

REFERENCIAS

Las referencias a celdas permiten manipular el contenido de una celda, existen 3 tipos:

Referencias Relativas

Una referencia relativa a una celda permite que al desplazar hacia abajo o hacia la derecha se

incremente en 1 posicin tanto la fila como la columna. Ej: A1

Referencias Absoluta

Una referencia absoluta a una celda permite que al desplazar hacia abajo o hacia la derecha

permanezca la misma posicin tanto la fila como la columna. Ej: $A$1

Referencias Mixta

Una referencia mixta a una celda permite que al desplazar hacia abajo o hacia la derecha se

incremente en 1 posicin la fila como la columna o permanezca la misma posicin tanto la fila

como la columna Ej: $A1 o A$1. Con la tecla Funcional F4 usted obtiene los smbolos $ que

permiten fijar la celda

Funciones y frmulas

Se utiliza las frmulas para realizar clculos en los datos de una hoja y obtener los

resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

Partes de una frmula de Excel

Una frmula puede incluir cualquiera de los siguientes elementos: operadores,

referencias a celdas, valores, hojas de clculo, funciones y nombres. Para introducir

una frmula en una celda de una hoja de clculo, escriba cualquier combinacin de

estos elementos en la barra de frmulas. Las frmulas deben comenzar con un signo

igual (=).

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto

tambin puede ser utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar

encerrado por dobles comillas como Marzo.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras

frmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que

contiene el valor que queremos incluir en nuestra frmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores

matemticos que conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo *

para la multiplicacin.

Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar

funciones de Excel. Un ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la

cual podemos incluir como parte de una frmula.

Estructura de una funcin y frmula

La estructura de la funcin debe comenzar por el signo igual (=), luego se coloca el nombre de la

funcin, se abre un parntesis, los argumentos de la funcin deben estar separados por comas y

un parntesis de cierre para finalizar se cierra el parntesis.

Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles,

haga clic en una celda y presione MAYSC+F3.

Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos, etc. El

argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo.

Cuando se escribe la funcin, aparece una informacin sobre

herramientas la cual describe como se emplea la funcin.

Funciones anidadas Es posible que para realizar una operacin se deba

depender de varias funciones en conjunto:

Resultados vlidos: Cuando se utiliza una funcin

anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.

Lmites del nivel de anidamiento:

Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas.

Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de

segundo nivel.

Insertar formulas mediante asistente

Se debe ubicar en la celda en la cual se desea obtener el resulta, dar clic en men formulas y dar clic en

insertar funcin

Esta opcin nos

permite buscar la

funcin mediante el

nombre, adems se

puede buscar

mediante las

distintas categoras.

En la parte inferior

del cuadro de

dilogo se

encuentra la

descripcin de la

funcin escogida.

Una vez seleccionada la funcin damos clic en el botn

aceptar, por lo cual se abrir otro cuadro de dialogo en

el cual se debern ingresar los distintos datos o

condiciones dependiendo de lo que se desea.

Se debe tener claro los distintos operadores que se pueden utilizar para plantear correctamente una

funcin o formula:

Operadores: Descripcin:

+ Suma

- Resta

* Multiplicacin

/ Divisin

% Porcentaje

^ Exponente

& Concatenar

= Igual

Menor

Mayor

Menor igual Mayor igual

Diferente de

Incorporaciones en Excel 2013

Excel ha mantenido las formulas de la versin 2010 a diferencia que en esta nueva versin ha incorporado

nuevas funciones y formulas:

NOMBRE DE LA

FUNCIN TIPO Y DESCRIPCIN

Funcin ACOT Matemticas y trigonometra: Devuelve la arco cotangente de un

nmero.

Funcin ACOTH Matemticas y trigonometra: Devuelve la arcotangente hiperblica

inversa de un nmero.

Funcin NUMERO.ARABE Matemticas y trigonometra: Convierte un nmero romano en

arbigo.

Funcin BASE Matemticas y trigonometra: Convierte un nmero en una

representacin de texto con la base dada.

Funcin

DISTR.BINOM.SERIE

Estadstica: Devuelve la probabilidad de un resultado de prueba

siguiendo una distribucin binomial.

Funcin BIT.Y Ingeniera: Devuelve un Y bit a bit de dos nmeros.

Funcin BIT.DESPLIZQDA Ingeniera: Devuelve un valor numrico desplazado hacia la izquierda

por los bits de cant_desplazada.

Funcin BITOR Ingeniera: Devuelve un O bit a bit de dos nmeros.

Funcin BITRSHIFT Ingeniera: Devuelve un valor numrico desplazado hacia la derecha por

los bits de cant_desplazada.

Funcin BIT.XO Ingeniera: Devuelve un O exclusivo bit a bit de dos nmeros.

Funcin CEILING.MATH Matemticas y trigonometra: Redondea un nmero hacia arriba al

entero ms prximo o al mltiplo significativo ms cercano.

Funcin COMBINA Matemticas y trigonometra:

Devuelve la cantidad de combinaciones con repeticiones de una cantidad

determinada de elementos.

Funcin COT Matemticas y trigonometra: Devuelve el coseno hiperblico de un

nmero.

Funcin COTH Matemticas y trigonometra: Devuelve la cotangente de un ngulo.

Funcin CSC Matemticas y trigonometra: Devuelve la cosecante de un ngulo.

Funcin CSCH Matemticas y trigonometra: Devuelve la cosecante hiperblica de un

ngulo.

Funcin DIAS Fecha y hora: Devuelve la cantidad de das entre dos fechas.

Funcin CONV.DECIMAL Matemticas y trigonometra: Convierte una representacin de texto

de un nmero con una base dada en un nmero decimal.

Funcin ENCODEURL Web: Devuelve una cadena de URL codificada

Funcin FILTERXML Web: Devuelve datos especficos del contenido XML usando el XPath

especificado.

Funcin

MULTIPLO.INFERIOR.MAT

Matemticas y trigonometra: Redondea un nmero hacia abajo al

entero ms prximo o al mltiplo significativo ms cercano.

Funcin FORMULATEXT Bsqueda y referencia: Devuelve la frmula en la referencia dada como

texto.

Funcin GAMMA Estadstica: Devuelve el valor de la funcin Gamma.

Funcin GAUSS Estadstica: Devuelve un 0,5 menos que la distribucin acumulativa

normal estndar.

Funcin SI.ND Lgica: Devuelve el valor que se especifica, si la expresin se convierte

en #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la expresin.

Funcin IM.COSH Ingeniera: Devuelve el coseno hiperblico de un nmero complejo.

Funcin IMCOT Ingeniera: Devuelve la cotangente de un nmero complejo.

Funcin IM.CSC Ingeniera: Devuelve la cosecante de un nmero complejo.

Funcin IM.CSCH Ingeniera: Devuelve la cosecante hiperblica de un nmero complejo.

Funcin IM.SEC Ingeniera: Devuelve la secante de un nmero complejo.

Funcin IM.SECH Ingeniera: Devuelve la secante hiperblica de un nmero complejo.

Funcin IM.SENOH Ingeniera: Devuelve el seno hiperblico de un nmero complejo.

Funcin IM.TAN Ingeniera: Devuelve la tangente de un nmero complejo.

Funcin ESFORMULA Informacin: Devuelve VERDADERO si existe una referencia a una celda

que contiene una frmula.

Funcin

ISO.NUM.DE.SEMANA

Fecha y hora: Devuelve el nmero de semana ISO del ao para una

fecha determinada.

FUNCIN DE TEXTO

Funcin CONCATENAR Dicha funcin nos permite unir dos o ms cadenas de texto en una misma celda lo cual

es muy til cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer

una concatenacin.

Concatenar tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento ser un texto que se

ir uniendo al resultado final.

T

exto1

(obligatorio): El primer texto que se unir a la cadena de texto final.

Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los

argumentos son opcionales a partir del segundo argumento.

Funcin CARACTER Esta funcin regresa un carcter especfico para un nmero entero que ha sido

proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego de caracteres con un

nmero entero asignado y es precisamente ese nmero el que debemos proporcionar

como argumento.

La funcin carcter solamente admite un argumento:

Nmero (obligatorio): Nmero entero entre 1 y 255 que especifica el carcter que deseamos obtener.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Funcin DIASEM

Dicha funcin nos devuelve el nmero que identifica a un da de la semana, es decir,

nos regresa un nmero entre 1 y 7 el cual indicar qu da de la semana corresponde a

una fecha determinada.

Tiene dos argumentos:

Nm_de_serie (obligatorio): Es la fecha de la cual necesitamos conocer el da

de la semana.

Tipo (opcional): Nos permite configurar el da asignado como primer da de la

semana.

Funcin Ahora

Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de especificar la funcin, Excel cambia el formato de celda al mismo formato de fecha y hora de la configuracin regional de fecha y hora especificada en el Panel de control. Puede cambiar el formato de fecha y hora para la celda mediante los comandos en el grupo Nmero de la ficha Inicio de la cinta de opciones. La funcin AHORA es til cuando se necesita mostrar la fecha y hora actuales en una hoja de clculo o calcular un valor basndose en la fecha y hora actuales, y que ese valor se actualice cada vez que se abra la hoja de clculo. Funcin Hoy

Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de especificar la funcin, Excel cambiar el formato de celda a Fecha. Si desea ver el nmero de serie, debe cambiar el formato de celda a General o Nmero. Esta frmula usa la funcin HOY como argumento para la funcin AO para obtener la fecha actual y, a continuacin, resta 1963 y devuelve la edad de la persona.

FUNCIONES LGICAS

Funcin SI

Nos permite evaluar una condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lgica.

Adems de especificar la prueba lgica tambin podemos especificar valores a devolver

de acuerdo al resultado de la funcin.

Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si

el resultado es VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que el

resultado de la Prueba_lgica sea VERDADERO.

Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la

evaluacin es FALSO.

Funcin O Devuelve los valores VERDADERO o FALSO despus de haber evaluado las expresiones lgicas que se hayan colocado como argumentos. La funcin O nos ayudar a determinar si al menos uno de los argumentos de la

funcin es VERDADERO.

Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la funcin.

Valor_lgico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones

lgicas a evaluar con opcionales hasta un mximo de 255.

Funcin Y

Nos permitir evaluar varias expresiones lgicas y saber si todas ellas son verdaderas. Ser suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la funcin tambin sea FALSO.

Los argumentos son los siguientes:

Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la funcin.

Valor_lgico2 (opcional): Expresiones lgicas a evaluar, opcional hasta un

mximo de 255.

FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS Funcin REDONDEAR

Nos ayuda a redondear un nmero a una cantidad de decimales especificados. La cantidad de decimales especificados puede ser un nmero positivo, negativo o cero.

Tiene dos argumentos obligatorios:

Nmero (obligatorio): El nmero que va a ser redondeado.

Nm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea

redondear.

Funcin Suma Mediante los siguientes pasos puedo realizar una suma de valores ingresados. Sombreo las celdas con los valores que deseo sumar. Clic en el botn AUTO SUMA de la barra de herramienta Estndar. Y de esta manera me aparece el resultado de la suma de los valores

de las celdas.

Funcin SUMAR.SI

Nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operacin.

Tiene tres argumentos que explicar a continuacin.

Rango (obligatorio): El rango de celdas que ser evaluado.

Criterio (obligatorio): La condicin que deben cumplir las celdas que sern

incluidas en la suma.

Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea

omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

Funcin RESIDUO

Nos ayuda a obtener el sobrante (residuo) que haya resultado de la divisin de dos nmeros.

La sintaxis es la siguiente:

Nmero (obligatorio): Nmero que ser dividido. Tambin conocido como

dividendo.

Nm_divisor (obligatorio): Nmero por el cual se sea hacer la divisin.

Funcin ALEATORIO.ENTRE

Devuelve un nmero aleatorio que se encontrar entre el lmite inferior y el lmite superior especificados. La funcin ALEATORIO.ENTRE siempre devolver un nmero entero.

Tiene solamente dos argumentos:

Inferior (obligatorio): Lmite inferior del nmero aleatorio generado.

Superior (obligatorio): Lmite superior del nmero aleatorio generado.

FUNCIONES ESTADISTICAS

Funcin Promedio

La Funcin estadstica Promedio se utiliza para determinar la media aritmtica de los nmeros. Funcin Min

La Funcin estadstica Min, se utiliza para determinar el valor ms pequeo de un rango de datos.

Funcin Max

La Funcin estadstica Max, se utiliza para determinar el valor mximo o ms alto de un rango de datos. Podemos utilizar esta funcin para determinar el producto de mayor costo, el servicio con mayor nmero de visitas, etc. La forma de utilizar esta funcin es la siguiente. Funcin Contar

Se utiliza esta funcin para determinar el nmero de elementos numricos que existen en un determinado rango de celdas. =CONTAR(Rango)

Funcin Contar.blanco

Cuenta las celdas vacas existentes en el rango anterior. La frmula devuelve texto vaco. Funcin Contar.Si

Cuando existe una lista larga de artculos, con algunos de ellos repetidos (por ejemplo, una lista de pedido, o el resumen de ventas) a veces es necesario contar cuntas veces aparece determinado producto en la lista. Para ello se utiliza la funcin =CONTAR.SI(), cuando se desea contar una lista basada en un criterio.

Rango. es el rango donde est la lista donde se buscar la palabra o el texto a contar.

Texto_a_contar: aqu se ubica el criterio, se pueden utilizar operadores como >, < o =. El texto a compara puede ser un nmero, y en el caso de que vaya acompaado de un operador, puede escribirse asi: ">200", o bien "

PAGO(8%/12; 10; 10000) es igual a -$1.037,03

Usando el mismo prstamo, si los pagos vencen al comienzo del perodo, el pago es:

PAGO(8%/12; 10; 10000; 0; 1) es igual a -$1030,16

GRAFICOS DE EXCEL

Un grfico es una representacin de los datos de la hoja de clculo. Dependiendo el tipo

de datos que utilicemos se seleccionara el tipo de grfico.

La informacin de cada serie est almacenada en una columna diferente.

Crear un grfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos:

1. Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores numricos

2. Una vez hecha la seleccin, ve a la ficha Insertar > Grficos y haz clic sobre el botn del tipo de grfico que deseas insertar y se mostrar un men donde

debers seleccionar el grfico deseado.

TIPOS DE GRFICOS

GRFICOS DE COLUMNAS

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en

un grfico de columnas. Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos en un

perodo de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. En los grficos de

columnas, las categoras normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en

el eje vertical.

Columnas agrupadas y columnas agrupadas en 3D Los grficos de

columnas agrupadas comparan valores entre categoras. Un grfico de columnas

agrupadas muestra valores en rectngulos verticales en 2D. Un grfico de

columnas agrupadas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D;

no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).

GRAFICOS DE LINEAS

En un grfico de lneas, los datos de categora se distribuyen uniformemente en el

eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje

vertical.

Lnea y lnea con marcadores

Ya sea que se muestren con marcadores o sin ellos, los grficos de lneas son tiles

para mostrar tendencias en el tiempo o categoras ordenadas, especialmente cuando

hay muchos puntos de datos y el orden en que se presentan es importante.

Lnea apilada y lnea apilada con marcadores

Los grficos de lneas apiladas permiten mostrar la tendencia de la contribucin que

hace cada valor a lo largo del tiempo o categoras ordenadas; pero como no es fcil

ver que las lneas estn apiladas, tal vez convenga usar otro tipo de grfico de lneas

o un grfico de reas apiladas.

GRAFICO CIRCULARES

En un grfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila

de una hoja de clculo. Los grficos circulares muestran el tamao de los elementos de

una serie de datos, en proporcin a la suma de los elementos.

Piense en utilizar un grfico circular cuando:

Slo tenga una serie de datos que desee trazar.

Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.

Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.

Circular y circular en 3D

Los grficos circulares muestran la contribucin de cada valor a un total con un

formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente sectores de un grfico circular para

destacarlos.

GRFICO DE BARRAS

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en

un grfico de barras. Los grficos de barras muestran comparaciones entre elementos

individuales.

Piense en utilizar un grfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas.

Los valores que se muestran son duraciones.

Barra agrupada y barra agrupada en 3D

Los grficos de barras agrupadas comparan valores entre categoras. En un grfico

de barras agrupadas, las categoras se suelen organizar a lo largo del eje vertical,

mientras que los valores lo hacen a lo largo del horizontal.

GRAFICOS DE REA

Los grficos de rea destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar

para llamar la atencin hacia el valor total en una tendencia.Al mostrar la suma de los

valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de las partes con un

todo.

Los grficos de rea tienen los siguientes subtipos de grfico:

reas en 2D y 3D Tanto si se presentan en 2D como en 3D, los grficos de

reas muestran la tendencia de los valores en el tiempo u otros datos de

categora. Los grficos de reas 3D usan tres ejes (horizontal, vertical y

profundidad) que se pueden modificar

GRAFICO DE DISPERSIN

Los grficos de dispersin muestran la relacin entre los valores numricos de

varias series de datos o trazan dos grupos de nmeros como una serie de

coordenadas XY.Un grfico de dispersin tiene dos ejes de valores y muestra un

conjunto de datos numricos en el eje horizontal (eje X) y otro en el eje vertical

(eje Y). Combina estos valores en puntos de datos nicos y los muestra en

intervalos irregulares o agrupaciones.

GRAFICO DE SUPERFICIE

Un grfico de superficie es til cuando busca combinaciones ptimas entre dos

conjuntos de datos. Como en un mapa topogrfico, los colores y las tramas indican

reas que estn en el mismo rango de valores.

Puede utilizar un grfico de superficie cuando ambas categoras y series de datos sean

valores numricos.

Superficie 3D Los grficos de superficie 3D muestran las tendencias de los

valores a travs de dos dimensiones en una curva continua. Las bandas de color

de un grfico de superficie no representan las series de datos, sino la distincin

entre los valores.

GRAFICOS DE ANILLOS

En un grfico de anillos se pueden representar datos organizados nicamente en

columnas o en filas de una hoja de clculo. Al igual que un grfico circular, un grfico

de anillos muestra la relacin de las partes con un todo pero puede contener ms de una

serie de datos.

Los grficos de anillos tienen los siguientes subtipos de grfico:

Anillos Los grficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cada

anillo representa una serie de datos. Si se muestran porcentajes en etiquetas de

datos, cada anillo totalizar el 100%.

Anillos seccionados De manera muy similar a los grficos circulares

seccionados pero pueden contener ms de una serie de datos.

GRFICO DE BURBUJAS

En un grfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en

una hoja de clculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y

los valores y correspondientes y los valores de tamao de burbuja se muestran en

columnas adyacentes.

Burbujas o burbujas con efecto 3D Ambos tipos de grficos de burbujas

comparan conjuntos de tres valores en lugar de dos.

GRFICOS RADIALES

Los datos organizados en columnas o filas en una hoja de clculo se pueden representar

en un grfico radial. Los grficos radiales comparan los valores agregados de varias

series de datos.

Radial y radial con marcadores Con o sin marcadores para puntos de datos

individuales, los grficos radiales muestran cambios en valores relativos a un

punto central.

ELEMENTOS DE UN GRAFICO

rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del

grfico y que incluye todas sus partes.

Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte

superior.

Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea) que

representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene

de una celda.

Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre s trazados en un

grfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un grfico puede tener una

o ms series de datos a excepcin de los grficos circulares que solamente

pueden tener una serie de datos.

Ejes. Un eje es la lnea que sirve como referencia de medida. El eje Y es

conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es

conocido tambin como el eje horizontal y suele contener las categoras del

grfico.

rea de trazado. Es el rea delimitada por los ejes e incluye todas las series de

datos.

Lneas de divisin. Son lneas opcionales que extienden los valores de los ejes

de manera que faciliten su lectura e interpretacin.

Ttulo de eje: Texto descriptivo que se alinea automticamente al eje

correspondiente.

Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de

datos.

TABLA DE DATOS

Tabla de una entrada

Este tipo de tablas se utilizan para ver cmo afectan distintos datos o resultados a

una sola variable. Los ejemplos ms comunes son calcular pagos, intereses, como

dos interesen afectan a un pago. Otro ejemplo clsico es analizar una funcin, y

como esta cambia con distintos datos que se le propongan.

Este se encuentra en la ficha Datos, en la seccin Herramienta de Datos dentro de

Anlisis y si

Luego aparece lo siguiente

Solo ingreso un dato en cualquiera de las dos celdas.

Tabla de dos entradas

Este tipo de tabla se utiliza para analizar cmo afectan distintos datos o valores a

dos variables. El ejemplo ms comn es analizar una funcin de x y y, dando varios valores a x como afectara a y. Este se encuentra en la ficha Datos, en la seccin Herramienta de Datos dentro de

Anlisis y si

Luego aparece lo siguiente

Ingreso los dos datos tanto de celda de entrada de fila y de columna.

MANEJO DE DATOS: ORDENAR Y FILTRAR

Ordenar datos en una hoja de clculo

Para poder ordenar datos que se encuentran en un rango de celdas o en una tabla de

datos, es necesario seguir los siguientes pasos.

1) Seleccionar el rango de datos que desea ordenar; puede incluir ttulos para poder

reconocer las filas o las columnas.

2) Para ordenar de forma rpida los datos.

Seleccione una celda que se encuentre en la columna que desee ordenar.

D clic en de la pestaa Datos, para ordenar datos en forma ascendente, o

puede dar clic en para ordenar datos en forma descendente.

3) Ordenar datos de acuerdo a criterios especficos.

Una vez seleccionada una celda que se encuentre dentro del rango de datos que

se desean ordenar

En la pestaa Datos, en el grupo que corresponde a Ordenar y filtrar, haga clic

en Ordenar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar, dnde estarn tres listas:

Ordenar por: Seleccione la columna que desea ordenar.

Ordenar segn: Seleccione una de las opciones valores, Color de

celda, Color de fuente o Icono de celda.

Criterio de ordenacin: Seleccione el orden en el que desea aplicar la

operacin de ordenacin: ascendente, descendente o lista personalizada.

Si escoge lista personalizada parecer el cuadro Listas personalizadas,

donde escoger la lista que desee y dar clic en Aceptar.

Pero si ninguna de esas listas satisface sus necesidades, usted puede crear

su propia lista. Para lo cual debe seguir los siguientes pasos.

1. Escribir los valores que conforman la breve lista por los que se

desea ordenar, y en el orden que se desee.

2. Seleccione las celdas que conforman la lista y haga clic en

Archivo, luego en Opciones y despus en Avanzadas.

3. Debajo de General, d clic en Modificar listas personalizadas.

4. Dentro del cuadro Listas personalizadas, d clic en Importar.

Ordenar por fechas

1. Seleccione el rango que incluyen las fechas que desea ordenar.

2. En la pestaa Inicio, d clic en Ordenar y filtrar, luego d clic en Ordenar de ms

antiguos a ms recientes u Ordenar de ms recientes a ms antiguos.

Fechas ordenadas de forma ascendente, de ms antiguas a ms recientes.

Fechas ordenadas de forma ascendente, de ms recientes a ms antiguas.

Filtrar datos en una tabla Excel

a. Seleccione los datos que desea filtrar, para lograr mejores resultados asegrese

haber editado un encabezado en la tabla, luego en la pestaa Datos d clic en

Filtros.

b. Luego en cada encabezado de la tabla aparecer un filtro.

Para poder filtrar de forma rpida, realice lo siguiente:

I. Haga clic en la flecha del encabezado que desea filtrar.

En la lista que puede ser de texto o nmeros, desactive la casilla Seleccionar todo que se encuentra en la parte superior de la lista y, luego active las casillas de los elementos que desea que aparezcan en su tabla, y por ltimo

d clic en Aceptar.

Una vez realizado el filtrado, la flecha de la misma, ubicada en el

encabezado de la tabla, cambiar a este icono para as poder indicar que

se ha aplicado un filtro.

Quitar filtro.

Eliminar filtro de una columna.

D clic en el icono Filtro que se encuentra junto al encabezado de columna y,

despus d clic en Borrar filtro de .

Eliminar todos los filtros de una hoja de clculo.

Haga clic en la pestaa Datos y, luego en Borrar.

Aplicacin de filtros de texto, de nmeros, de fecha y por color

Filtros de texto.

Al dar clic en la opcin Filtros de texto se desplegarn varias opciones a elegir como

son:

Es igual a

No es igual a

Comienza por

Termina por

Contiene

No contiene

Filtro personalizado.

Cuando escogemos cualquiera de estas opciones aparecer el cuadro de dilogo

Autofiltro personalizado, que nos ayudar a indicar el detalle que debe tener el filtro que

vamos a aplicar.

Dentro de este cuadro de dilogo podemos dos condiciones para una misma columna y

tambin podemos elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente una de las

mismas. Al dar clic en Aceptar el filtro se aplicar a los datos.

Filtro de nmeros.

Cuando se desean filtrar datos numricos, se debe dar clic en la opcin Filtros de

nmeros, y se desplegarn las siguientes opciones de filtrado:

Es igual a

No es igual a

Mayor que

Mayor o igual que

Menor que

Menor o igual que

Entre

Diez mejores

Superior del promedio

Inferior del promedio

Filtro personaliza.

Una vez seleccionada una de estas opciones, aparecer el cuadro de dilogo Autofiltro

personalizado, donde se editarn todos los parmetros que debe cumplir el filtro que vamos

a aplicar; en opciones como diez mejores no es necesario editar parmetros porque se aplica

inmediatamente a los datos.

Filtro de fechas.

A la hora de aplicar un filtro, Excel muestra los criterios de filtrado correspondientes, por lo

cual cuando se desea filtrar fechas, se har visible la opcin Filtros de fecha y al dar clic en

la misma, se desplegarn las opciones: Es igual a, Antes, Despus, Entre, Maana, Hoy,

Ayer, Prxima semana, Esta semana, Semana pasada, Prximo mes, entre otras.

Al escoger una de estas opciones aparecer el cuadro de dialogo Autofiltro personalizado,

para ayudarnos a indicar los detalles de filtrado; opciones como Hoy se aplican de manera

inmediata sobre los datos.

Filtrar por color

Si en la tabla se ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato

condicional, es posible por los colores o los iconos que se muestran en la tabla.

Si damos clic en la flecha del encabezado de correspondiente a la columna que tiene el

formato de color o formato condicional aplicado, se mostrar la opcin Filtrar por color y al

dar clic en la misma se desplegarn los colores de celda, los colores de fuente o los iconos

por los que se desea filtrar. Los tipos de colores que aparezcan dependern de los colores

que se han aplicado en la tabla.

Tabla de conjuntos de iconos que se pueden utilizar a la hora de Filtrar por color

Tabla de los diez colores ms factibles a la hora de Filtrar por color.

Subtotales

Sirve para devolver un subtotal de una lista o base de datos, y los valores contenidos o que

toma en cuenta los subtotales son los que han pasado por una ordenacin, filtracin o

restriccin segn el criterio que han sido evaluados.

Funcin subtotales

Una forma de obtener subtotales es mediante la funcin subtotales

Una vez abierto Excel, nos dirigimos a funciones o fx le damos doble clic izquierdo y

enseguida se abrir un men en el cual se encuentran todas las funciones que Excel ofrece a

sus usuarios y buscamos Subtotales.

Sintaxis de la funcin Subtotales

Nm_funcin(obligatorio): Valor numrico (del 1 al 11) que indica el tipo de funcin que

debe ser utilizada en el clculo com Suma, Promedio, Max. Min

Ref1 (obligatorio): El rango que contiene los valores

Ref2(opcional): Un segundo rango con valores adicionales a considerar. Este argumento es

opcional y hasta el argumento 254 para proveer rangos adicionales.

En el nmero de funcin tenemos:

Promedio: devuelve el promedio o la media aritmtica del grupo de datos que han sido

previamente seleccionados y ordenados.

Contar: esta funcin cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros.

NUM_Funcin

Funcin

1 PROMEDIO

2 CONTAR

3 CONTARA

4 MAX

5 MIN

6 PRODUCTO

7 DESVEST

8 DESVESTP

9 SUMA

10 VAR

11 VARP

Contara: esta funcin cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros, letras, celdas

vacias y valores de error.

Max: entrega el valor mximo de un grupo de datos o valores.

Min: devuelve el valor mnimo de un grupo de datos, valores o cantidades.

Producto: esta funcin lo que realiza es multiplicar todas las cantidades contenidas en las

celdas seleccionadas y devolver el producto.

Desvest: calcula la desviacin estndar de una muestra.

Desvestp: esta funcin calcula la desviacin estndar de

la poblacin total determinada por los argumentos.

Suma: esta funcin suma los valores o cantidades que se

encuentran en las celdas que han sido seleccionadas.

Var: Calcula la varianza de una muestra

Varp: Calcula la varianza en funcin de toda la

poblacin.

Subtotales de una base de datos

Otra forma de obtener subtotales, realizamos lo siguiente:

1.- Se debe organizar la informacin: En el ejemplo quiero saber el promedio de ventas por

local, entonces lo primero que debo de hacer es ordenar la columna Local. Ordenas segn

como quieras de ascendente o descendente o viceversa.

2.- Nos ubicamos dentro de la base de datos, nos dirigimos a Datos le damos doble clic y

luego en Subtotales.

3.- Se nos abrir una ventana llamada Subtotales la cual se debe llenar:

a. Para cada cambio en: se le indica a Excel como se agrupara la informacion. (En nuestro

caso ser la columan local)

b.- Usar funcin: aqu indicamos que funcin si utilizara sumar, max, min, promedio, etc.

En este paso usaremos Promedio.

c.- Agregar subtotal a: aqu indicamos que columnas deben llevar subtotales y aqu seria

en Ventas. Y finalmente damos clic en Aceptar.

Y obtenemos el resultado requerido.

TABLA DINAMICA Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

CREAR UNA TABLA DINAMICA Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y grficos dinmicos. Teniendo previamente seleccionados los datos que deseamos formen parte de nuestra Tabla Dinmica y estando en la ficha "Insertar"

El cuadro de dilogo que aparece es:

En esta ventana, Excel le solicita que confirme el rango (y nombre de hoja), que crear la Tabla Dinmica de la Lista o Base de Datos que seleccion anteriormente. Presione

el botn Aceptar; adems Excel le pide la celda inicial (y si Ud. lo prefiere, la hoja nueva), en donde se crear su Tabla Dinmica; aparecer la siguiente figura:

Aqu. Excel espera que coloque los botones (a su derecha), que representan los campos de la Base de Datos, en las diferentes reas (fila, columna, datos o campos de pgina).

Como disear la tabla dinmica, arrastrando un campo

Para cambiar el diseo de una tabla dinmica arrastrando un campo, en la seccin derecha

de su pantalla (siguiente figura), haga lo siguiente:

En Lista de campos de tabla dinmica, seale con el ratn el nombre del elemento o del campo de la tabla dinmica que desee mover.

Cuando el puntero se convierta en una flecha, arrastre la celda o el botn de campo hasta Rtulos de columna, Rtulos de fila o Filtro de Informe; los campos a calcular los ubica en Valores.

Campos de Pgina

Un campo de pgina de tabla dinmica, es un campo en donde los datos, se muestran de

uno en uno en una Tabla Dinmica.

Los campos de pgina de una Tabla Dinmica, situados dos filas sobre el cuerpo central en

la columna ubicada ms hacia la izquierda, pueden utilizarse para mostrar datos de campo

independientes de otros campos de la Tabla Dinmica. Cuando seleccione un elemento de

un campo de pgina, cambiarn los datos mostrados en la Tabla Dinmica.

Puede situar cada pgina en una hoja individual para imprimir datos o trazar grficos

independientes de otros datos de la Tabla Dinmica. Tambin puede combinar todos los

datos de las pginas en una sola Tabla Dinmica para crear un grfico general o realizar

clculos de resumen en todo el rango de datos.

Para mostrar los elementos de un campo de pgina en una tabla dinmica:

Haga clic en la flecha situada junto al elemento de campo de pgina; aparecer una figura similar a la siguiente:

Haga clic en el elemento que desee mostrar.

Buscar Objetivo

Para buscar una solucin especfica a una frmula, haga lo siguiente:

En el grupo Herramientas de datos y en la ficha Datos haga clic en el botn Anlisis Y si; y seleccione la opcin Buscar objetivo; aparecer la siguiente figura:

En el cuadro Definir la celda, introduzca la referencia o el nombre de la celda que contiene la frmula para la que desea encontrar una solucin especfica. Puede escribir

la referencia o el nombre, o seleccionar la celda en la hoja de clculo.

En el cuadro Con el valor, introduzca el valor deseado.

En el cuadro Para cambiar la celda, introduzca el nombre de la celda que contiene el valor que va a cambiarse en la resolucin hasta alcanzar el resultado deseado.

Asegrese de introducir la referencia de una celda que contenga un valor del que

depende la frmula original, ya sea directa o indirectamente. No introduzca la

referencia de una celda que contiene una frmula.

Elija el botn Aceptar. Aparecer un cuadro de dilogo indicando el estado de la bsqueda del objetivo.

Elija el botn Pausa para detener la bsqueda del objetivo.

Elija el botn Paso a paso, despus de elegir el botn Pausa, si desea continuar la bsqueda paso. Si no ha sido posible obtener la solucin deseada, Microsoft Excel

muestra un mensaje.

Si Microsoft Excel obtiene la solucin deseada para la frmula, elija el botn Aceptar para mantener los valores de la solucin en la hoja de clculo. Para restaurar los

valores originales elija el botn Cancelar.

Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de anlisis

Y si.

Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una frmula de una celda, denominada

celda objetivo.

Solver trabaja con el grupo de celdas que estn relacionadas, directa o indirectamente, con

la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores de las celdas variables que se

especifiquen, denominadas celdas ajustables, para obtener el resultado especificado en la

frmula de la celda objetivo.

Pueden aplicarse restricciones para restringir los valores que puede utilizar Solver en el

modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la frmula

de la celda objetivo.

Como cargar el complemento Solver

El complemento Solver es un programa de complemento de Excel que est disponible

cuando instala Microsoft Office o Excel. Sin embargo, para utilizarlo en Excel primero lo

debe cargar.

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel.

Haga clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, seleccione Complementos de Excel; como en la siguiente figura:

Haga clic en Ir.

En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificacin Solver y, a continuacin, haga clic en Aceptar; como en la siguiente figura:

Como resolver un problema con Solver.

En la ficha Datos, en el grupo Anlisis, haga clic en Solver. Aparecer la siguiente figura:

En el cuadro Celda objetivo, escriba o seleccione una referencia de celda para la celda objetivo. La celda objetivo debe contener una frmula.

Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor mximo o mnimo posible, haga clic en Mx o en Mn, respectivamente.

Si desea que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic en Valores de y, a continuacin, escriba el valor en el cuadro.

En el cuadro Cambiando las celdas, escriba un nombre o referencia para cada celda ajustable. Separe con comas las referencias no adyacentes. Las celdas ajustables deben

estar directa o indirectamente relacionadas con las celdas objetivo. Pueden especificarse

200 celdas ajustables como mximo.

En el cuadro Sujeto a las restricciones, especifique todas las restricciones que desee aplicar.

En el cuadro de dilogo Sujeto a las siguientes restricciones, haga clic en Agregar. Aparecer la siguiente figura:

En el cuadro Referencia de la celda, escriba la referencia de celda para los que desee restringir el valor.

Haga clic en la relacin ( =, int o bin ) que desee que haya entre la celda a la que se hace referencia y la restriccin. Si hace clic en int, en el cuadro Restriccin

aparecer entero. Si hace clic en bin, en el cuadro restriccin aparecer Binario.

En el cuadro Restriccin, escriba un nmero, una referencia de celda, un nombre o una frmula.

Para aceptar una restriccin y agregar otra, haga clic en Agregar; o, para aceptar la restriccin y volver al cuadro de dilogo Parmetros de Solver, haga clic en Aceptar.

Finalmente, haga clic en Resolver. Aparecer la siguiente figura:

Para mantener los valores de la solucin en la hoja de clculo, haga clic en Utilizar solucin de Solver en el cuadro de dilogo Resultados de Solver.

Para restaurar los datos originales, haga clic en Restaurar valores originales.

Documents

Tutorial de Excel 2013