Tutorial de Mekano Nueva Versión 9 - apolosoft.com

INTRODUCCIÓN

Aprovechando nuestra experiencia de 31 años, en ApoloSo� seguimosaportando al proceso de Evolución Electrónica de la Tributación enColombia; es así cómo nos complace liberar esta nueva versión 9.1 deMekano ERP cuyo módulo de Nómina fue optimizado, el cual no sólo cuentacon mayor funcionalidad, sino que además cumplimos en entregaroportunamente a nuestros clientes la solución ideal para implementar suNÓMINA ELECTRÓNICA, tal como lo exige la DIAN (Res.000013 Feb.11/21).

FUTURAS ACTUALIZACIONES

Para mayor tranquilidad de todos, recordemos que a partir de la versión 9.0,todo cliente activo puede ejecutar por su propia cuenta el proceso paraactualizar en línea la versión de su programa y adicional contamos con laactualización en línea de contenido, gracias a ello podemos afirmar que enApoloSo� estamos preparados ante futuras Resoluciones y cambios de leyemitidos por la DIAN durante su actual etapa de modernización y susexigencias para cumplir con el ecosistema electrónico.

Edic.1.2 - May.2021 Tutorial de Mekano Nueva Versión 9.1 Pág.2/20

ÍNDICE TUTORIAL

● CUENTAS BANCARIAS EN PERSONAL DE NÓMINA 4

● PERÍODOS PARA LIQUIDAR NÓMINA Y PERSONAL DE ALTO RIESGO 5

● TIPO IDENTIDADES PARA NÓMINA ELECTRÓNICA 5

● MANEJAR VARIOS TIPOS DE CONTRATO 6

● MEDIOS DE PAGO EN LA NÓMINA 7

● GRUPOS DE NÓMINA ELECTRÓNICA 7

● NUEVOS CAMBIOS EN LA PESTAÑA CONSTANTES 8

● NUEVOS CAMBIOS EN LA PESTAÑA EXPRESIONES 9

● NUEVOS CAMBIOS EN LA PESTAÑA RUBROS 10

● RUTINA PARA HOMOLOGAR RUBROS 13

● HUELLA AL DIGITAR NOVEDADES DESDE GENERALIDADES 13

● ESQUEMA DE NÓMINA ALTERNO 14

● MEJORAS EN LA VENTANA «NÓMINAS» 15

● CONTROL DE TIEMPO EN HORAS EXTRAS Y RECARGOS 16

● CONFIGURACIÓN DE DIVERSAS BALANZAS 17

● EXÓGENA PARA CONTRATOS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL 19


CUENTAS BANCARIAS ENPERSONAL DE NÓMINA

En la opción «Personal» del menú «Parámetros», inicialmente el usuario podía asignar la cuentabancaria de cada empleado en el campo «Cuenta Banco», ahora con la Resolución No.000013, secrearon 2 campos adicionales de gran importancia para registrar en forma detallada dichas cuentas yasí poder cumplir con el envío electrónico. Según lo anterior, los 3 campos actualmente se denominan:«Entidad Bancaria», «Tipo de Cuenta» y «Número Cuenta». Ver siguiente ilustración:

A continuación, anexamos el listado de entidades bancarias y tipos de cuentas que ya fueron incluidasen el programa y que el usuario podrá utilizar para la respectiva asignación:


PERÍODOS PARA LIQUIDAR NÓMINA YPERSONAL DE ALTO RIESGO

Basados en la Resolución No.000013, desde el Menú «Parámetros», opción «Personal», aparecen 2nuevos campos de gran utilidad para configurar la Nómina Electrónica, los cuales se deben asignarcorrectamente a cada funcionario de la empresa, ellos son:

Campo «Tipo de Periodo», permite asignar a cada empleado el períodode liquidación y pago de su nómina. En la siguiente imagen aparecen los 5tipos existentes en nuestro país y la descripción de cada uno.

Campo «Alto Riesgo», útil para marcar aquellos empleados quedesarrollen actividades de alto riesgo contempladas en el Decreto 2090 de2003, como trabajadores de minería, radiaciones ionizantes, bomberos,trabajo en las alturas, entre otras.

TIPO IDENTIDADES PARA NÓMINA ELECTRÓNICA

Se agrega un campo nuevo en el menú «Parámetros», «Generales», pestaña «Tipo de Identidad» y esútil para reportar, según dice la norma, el tipo de identidad de cada funcionario de la empresa.


MANEJAR VARIOS TIPOSDE CONTRATO

Según la Resolución No.000013, Mekano ya cuenta con los respectivos tipos de contrato laboral, loscuales servirán para asignar a cada uno de los empleados de la empresa. Ellos son:

Estos contratos el usuario los puede asignar en la pestaña «Contratación», columna «Tipo Contrato»que se encuentra en la parte inferior del Menú «Parámetros», opción «Personal».

Se debe detallar también la fecha de «Inicio» y la fecha «Fin» del contrato, una «Descripción» generaldel contrato, indicar la ruta «URL» donde está publicado el contrato y si está o no «Activo».


MEDIOS DE PAGO EN LA NÓMINA

Al ingresar al menú «Nómina» opción «Generalidades» se incorpora la opción «Medios Pago» con elfin de reportar cómo se realiza el periodo de pago de la nómina. Para esta opción se debe tenerconfigurado previamente en la opción de «Tesorería» en pestaña «Formas de Pago» todas las formasen que se realiza el pago de la nómina.

Luego se debe ingresar los rangos de fecha en que se paga la nómina y el medio de pago más común,dejando en blanco el código del empleado para que aplique para todos. Si durante un periodo de pagoexiste alguna excepción a la regla general se inserta un nuevo registro con la cédula del empleado elperiodo en que se pagó y la otra forma de pago diferente.

GRUPOS DE NÓMINA ELECTRÓNICA

Para dar cumplimiento al envío de la Nómina Electrónica se crea una tabla interna con alrededor de 80diferentes conceptos que se tiene que reportar dentro de la nómina, estos conceptos se deben asociara las «Constantes» y «Rubros».


NUEVOS CAMBIOS EN LA PESTAÑACONSTANTES

Ingrese al Menú «Configuración», Opción «Esquemas Nómina», seleccione la pestaña «Constantes»se crearon los siguientes cambios:

● CAMPO NATIVO:Esta opción viene marcada para las constantes de la estructura de la nómina en Mekano, quetraen todas las configuraciones predeterminadas para la PILA y la Nómina Electrónica. Estánmarcadas por defecto en S y no se pueden modificar los valores únicamente el nombre y losvalores internos.

● CAMPO GRUPO NÓMINA ELECTRÓNICA:En este campo se encuentran relacionados cada uno de los conceptos respectivos a reportar enla nómina electrónica. Las constantes nativas ya traen el concepto de nómina asociado.


NUEVOS CAMBIOS EN LA PESTAÑAEXPRESIONES

Ingrese al Menú «Configuración», Opción «Esquemas de Nómina», seleccione la pestaña«Expresiones» se crearon los siguientes cambios:

● CAMPO NATIVO:Esta opción viene marcada para las expresiones que son parte de la estructura de la nómina enmekano, que traen todas las configuraciones predeterminadas para el cálculo de la nómina.Están marcadas por defecto en [S] y no se pueden modificar los valores, únicamente elnombre y el campo activo.

● CAMPO ACTIVO:Este campo se encuentra para indicarle al sistema cuáles expresiones debe calcular en lanómina. Es útil para no sobrecargar el cálculo de la nómina y sólo calcular las que se necesitanó se utilice para hacer una depuración de expresiones al momento de calcular.


NUEVOS CAMBIOS EN LA PESTAÑARUBROS

En esta versión encontramos cambios y beneficios que facilitan el trabajo de los usuarios al momentode calcular y obtener los valores resultantes de las nóminas. Estos cambios los encontramosingresando desde el Menú «Configuración», Opción «Esquemas de Nómina», en la pestaña«Rubros»:

● FILTROS: Esta nueva funcionalidad permite filtrar los rubros de los diferentes esquemas deNómina; al ubicarse en la parte superior de cada columna se activa el icono de «Filtro» ,facilitando así procesos de configuración y de verificación.

Adicional, encontramos la opción «Personalizar» que genera un filtro para moldear o buscar lainformación que necesite, personalizando la búsqueda y generando un propio filtro. Para volvera la presentación inicial elimine los filtros con la (X) de la parte inferior.


● MOLDEAR: Al desplegar el selector utilizando el botón asterisco [*] ubicado en el punto dondeinician las columnas, puede elegir los campos que desea visualizar, basta tan solo con usar elmouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [Flecha Arriba] o [Flecha Abajo]para desplazarse y rápidamente con la tecla [Espacio] activar e inactivar cada campo. Una vezelegidos los campos con el selector de columnas [*], luego de ordenar y desplazar las columnasa su gusto, podrá conservar dicha presentación para futuras conexiones a Mekano dando clic enel botón «Comandos», Opción «Moldear Rubros».

● CAMPO NATIVO: Este campo viene marcado como activo [S] para aquellos rubros que sonparte de la estructura base del módulo de Nómina de Mekano, los cuales no se podránmodificar y ya traen todas las configuraciones predeterminadas para la PILA y para la NóminaElectrónica. Al seleccionar cada Rubro, Mekano activa en la parte inferior de la ventana unrecuadro que muestra la fórmula que calcula su valor de color gris, estas fórmulas tambiénhacen parte de la estructura básica prediseñada de Mekano y no podrán ser editadas por elusuario.


IMPORTANTE: En los rubros que se tiene marcado el campo «Nativo» en [S] y que tengan movimiento,solo se podrán modificar los campos: «Nombre», «Grupo Nomina Electronica», «Publicar»,«Columna», «Conjunto» y «Partida Presupuestal», los demás campos no se podrá modificar,incluyendo la zona de las Fórmulas.

● CAMPO «GRUPO NÓMINA ELECTRÓNICA»: En este campo se relaciona cada rubro con losconceptos respectivos a reportar en la Nómina Electrónica. Para los rubros que están marcadoscon el campo Nativos [S], estos conceptos de nómina ya vienen asociados; para los rubrospropios de devengos y descuentos, una vez que el usuario los haya parametrizado, deberáasociar el grupo de nómina al cual pertenece el concepto configurado.


RUTINA PARA HOMOLOGAR RUBROSCuando el usuario crea un rubro nuevo y este tiene la necesidad de operar en otros rubros que son deíndole nativos, debe usar la rutina de homologación que se encuentra en Menú «Configuración»,Opción «Esquemas de Nómina», seleccione la pestaña «Homologación» y coloque en la opciónRubro el rubro nativo de mekano y en Homologado el nuevo rubro que ha creado, con el fin que elvalor resultante de la nueva fórmula creada opere en los demás rubros donde es llamado el códigonativo de éste.

Recuerde el nuevo rubro creado que se indica en Homologado NO se debe incorporar en los esquemasde nómina, puesto que el nativo ya se encuentra en dicho esquema. Si este rubro contabiliza lacontabilización se tomará del rubro que se encuentre en el esquema que sería el nativo.

HUELLA AL DIGITAR NOVEDADES DESDEGENERALIDADES

Al momento de insertar novedades desde el menú «Nómina», opción «Generalidades» se incorpora lafuncionalidad de conservar los datos del último registro ingresado, permitiendo al usuario digitar deforma rápida las novedades en el Módulo de Nómina.


ESQUEMA DE NÓMINA ALTERNO

Esta nueva funcionalidad de Mekano se incorporó especialmente para los clientes que de tiempo atrásvienen manejando la Nómina de Mekano y desean conservar todo su historial de liquidación, es decir,dichos clientes podrán efectuar sus cálculos actuales de nómina y a su vez, podrán configurar susnuevos Esquemas, así podrán iniciar fácilmente con el cálculo de sus nuevas planillas de Nómina,según la reglamentación propia de electrónica (Resolución No. 000013) .

En términos generales, el atributo «Esquema Alterno» también lo podemos aprovechar para los casosen que se requiera utilizar otra liquidación de Nómina, a manera de ejemplo: si un empleado estánormalmente en el esquema administrativo (EADM1) y al momento de retirarse de la empresa serequiera utilizar el esquema especial que incluye la liquidación definitiva(EADM2).

Con base en lo anterior, se creó el campo «Esquema Alterno» en la opción «Personal», útil paraidentificar por cada empleado la otra forma para calcular su nómina. Posterior a ello, ubicado en elmenú «Nómina», Opción «Nóminas», pestaña «Nóminas», el usuario encargado de liquidar la nómina,podrá elegir por cuál de los dos esquemas 1 o 2 desea calcular cada nómina.


MEJORAS EN LA VENTANA «NÓMINAS»

Acorde a la Resolución No. 000013 y con el fin de facilitar su uso, la opción «Nóminas», del Menú«Nómina», posee varias mejoras importantes. Entre sus principales cambios y beneficios tenemos:

● VELOCIDAD PARA PROCESAR: Para los clientes que tienen una gran cantidad de empleados (100,500, 1.000 o más), que además tiene muchos rubros personalizados y con manejo de expresiones,su proceso de liquidación fue optimizado, ahora es mucho más rápido.

● VALIDAR FECHA AL CONTABILIZAR: Para poder ejecutar la contabilización automática de lanómina, Mekano ya está validando que el usuario actual tenga habilitada la respectiva fecha.

● MOLDEAR VENTANA: Ahora el usuario podrá adaptar esta ventana a sus necesidades, basta conelegir los campos desde el selector de columnas [*], ordenar, ajustar y desplazar las columnas a sugusto, finalmente desde el botón «Comandos», ejecutar la opción «Moldear Nóminas», así podráconservar dicha presentación para futuras conexiones a Mekano. Operación que puede repetir encualquier momento, según su interés actual.

● ESQUEMA 1 ó 2: En este campo se indica si al procesar la nómina se requiere tomar el esquemaprincipal del empleado, dejando en este campo asignado el número 1, o si por el contrario, este serequiere liquidar por el esquema alterno, en tal caso se debe parametrizar el número 2.

● FECHA NÓMINA ELECTRÓNICA: Este campo es utilizado para establecer la fecha del periodo en elcual se reporta la nómina; en el caso de las nóminas catorcenales, decenales o semanales quepasen de un mes a otro donde se realizan dos liquidaciones, en el campo «Fecha NóminaElectrónica» el usuario parametriza el último día del mes donde se generó el pago de la nómina.

● LIQUIDACIÓN POR UN EMPLEADO: Esta funcionalidad permite calcular la nómina para un sóloempleado basta con asignar su número de cédula en este campo y al ejecutar el proceso todos loscálculos de la planilla se realizarán únicamente para dicho empleado.


CONTROL DE TIEMPO EN HORASEXTRAS Y RECARGOS

En esta versión Mekano trae marcado internamente en la tabla Rubros el campo «CONTROL TIEMPO»como [S] en las Horas Extras y Recargos con el fin de dar cumplimiento a los cambios exigidos por laDIAN con relación al proceso de Nómina Electrónica.

Es por esto que al momento de ingresar al menú «Nómina», opción «Prenominas», pestaña«Novedades» encontramos la columna «Control Tiempo» y al adicionar con la tecla [Insert] o con elbotón (+) de la barra de funciones las novedades relacionadas con Horas Extras y Recargos, de formaautomática se activan las columnas «Desde» y «Hasta», en estos campos el usuario debe insertar lafecha y hora en que inicia y finaliza la novedad.


CONFIGURACIÓN DE DIVERSASBALANZAS

Para los clientes que utilizan el sistema POS de Mekano, a partir de esta nueva versión ya se puedenconfigurar de una manera sencilla diversas Balanzas y capturar rápidamente el peso de sus productosfacturados. Basta con instalar en el computador la herramienta llamada «Captura», allí configurar losparámetros requeridos según el tipo de balanza, para finalmente generar el archivo .ini que Mekanorequiere al momento de facturar. Cabe aclarar que luego de obtener el archivo .ini, esta herramienta«Captura» ya no se vuelve a utilizar, a no ser que el cliente cambie de balanza.

● Puerto: Es el puerto usado para conectar la balanza al computador, el cual se puede verificardesde el Panel de Control, opción Dispositivos e Impresoras.

● Baudios: Es la velocidad de transmisión, esto depende de cada balanza, según su marca y modelo.● Posición Inicial y Posición Final: Estos datos varían según el tipo de balanza porque cada una

genera un Datagrama diferente, el cual es utilizado para definir estas posiciones y de esta maneraestablecer el dato de lectura del peso real del producto.

El principal objetivo es que aparezca en la región de Lectura (recuadro negro,letra amarilla) el peso real del producto.

Finalmente al dar clic en el botón «Crea Archivo», quedará guardada estaconfiguración en un archivo llamado balanza.ini, el cual debe ser ubicado en lacarpeta de Mekano Remoto; este será el archivo que Mekano va a utilizar almomento de capturar la información durante el proceso de Facturación.


El único requisito de parametrización es que al momento de crear el producto, se debe marcar elcampo «Balanza», desde el menú «Parámetros», opción «Referencias». Una vez realizada estaparametrización, al ingresar a «Movimiento Gestión», observará en la parte superior derecha de lapantalla el panel donde Mekano realiza la lectura de dispositivos electrónicos que se adaptan a suestructura, estos pueden ser lectores de código de barras y/o balanzas, almacenando allí los datosrelacionados con las referencias a facturar.

CAMPO DESCRIPCIÓN

Producto

En este campo el sistema detecta el código de barras del producto, si lo deseadesde este campo también puede realizar la búsqueda de la referencia porNombre e incluso escribir el código. Tenga en cuenta que la información queaparece en la región de movimiento corresponde a los valores por defectoestablecidos previamente.

Cantidad por defectoEn este campo el sistema muestra la cantidad por defecto asignado aldocumento. Ver valores por defecto. En este caso el sistema valida el«Riguroso», es decir que si tiene valor asignado no podrá ser modificado.

Peso según Balanza Corresponde al peso de la referencia registrado por la balanza y sólo funcionasi la referencia tiene activo el atributo.

Al final se observa la palabra «Registros», donde el sistema indica el total deregistros que contiene cada comprobante.


http://www.apolosoft.com/documentos/mekano/T203.pdf

EXÓGENA PARA CONTRATOS DECOLABORACIÓN EMPRESARIAL

Las personas o entidades con contratos de colaboración empresarial, tales como Consorcios yUniones Temporales, contratos de exploración de hidrocarburos y gases, contratos de mandato,contratos de cuentas en participación, contratos de Joint Venture y convenios de Cooperación conentidades públicas, ya podrán reportar desde Mekano todos los formatos exigidos por la DIAN paraeste fin y de manera muy sencilla.

Al ingresar desde el menú «Configuración», opción «Parámetros Medios», encontrarán los nuevosformatos que van desde el 5247 hasta el 5252.

MATERIAL EN VIDEO: Para las novedades, forma de parametrización y generación de estos nuevosformatos podrán consultarlos ingresando al siguiente enlace www.vimeo.com/apoloso�/mm52


http://www.vimeo.com/apolosoft/mm52

CONTÁCTANOS

En ApoloSo� todo nuestro personal continúa trabajando desde casa,a todo nivel los resultados obtenidos han sido altamente satisfactorios,

hemos mejorado en competencias, tiempos y en servicio al cliente,agradecemos a todos su compromiso y comprensión.

Ante lo cual queremos recordar nuestros medios de comunicación,para que sigamos siempre en contacto:

Línea Única Nacional PBX: 0#1-5141327Líneas de Información: Celular 300 6137028 - WhatsApp: 317 6170434

ventas@apoloso�.com

______________________________________________________

TIENES VERSIÓN INFERIOR A LA 9.0

Si eres CLIENTE ACTIVO del Sistema Mekano y tienes una versión inferior a la 9.0,en ApoloSo� podemos agendarte GRATIS este servicio,

tan sólo debes prepararte. Ver requisitos en el siguiente enlace:https://xurl.es/preparativos9.0

______________________________________________________

YA TIENES LA VERSIÓN 9.0

Si eres CLIENTE ACTIVO y ya tienes la versión 9.0tu mismo podrás ejecutar el proceso de actualización en línea,

tan solo debes esperar hasta que el sistema Mekano te lo notifique.

______________________________________________________

GRACIAS POR CONFIAR EN NOSOTROS

SOMOS APOLOSOFT TU ALIADO TIC DESDE 1989


Documents

Tutorial de Mekano Nueva Versión 9 - apolosoft.com