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Tutorial para usar la plantilla de Excel para el seguimiento y planificación académica estudiantil 

 

1. Objetivo La plantilla de Excel tiene por objetivo proveer al estudiante una herramienta que le facilite 

- su propio seguimiento del avance académico en la carrera y - la planificación de las materias a cursar. 

 

2. Aclaraciones importantes La  plantilla  Excel  NO  constituye  un  documento  oficial  de  la  UCA.  Los  certificados  de  notas  oficiales  y  otros documentos  sobre  el  expediente  del  alumno  solamente  pueden  ser  emitidos  por  Registro  Académico  y únicamente son válidos con las firmas y sellos correspondientes.  La UCA se  reserva el derecho de modificar  la  información contenida en  la plantilla en cualquier momento y sin aviso; cualquier modificación estará amparada en la reglamentación correspondiente.  La  información contenida en  la plantilla Excel es confidencial y de uso exclusivo del propio estudiante; podrá ser utilizada  en  la  sesión  de  Tutoría  Académica  por  el  tutor  con  el  consentimiento  del  estudiante,  para  fines  de orientación y apoyo. Al finalizar la sesión de Tutoría Académica, se recomienda que el estudiante envíe su plantilla Excel a su correo electrónico institucional y la borre de la computadora del tutor; de esta forma se garantizará la confidencialidad de la información.  

3. Composición de la plantilla La plantilla de Excel está compuesta por dos hojas: 

1. La primera tiene  la  lista de materias del plan de estudio en formato texto (ver figura 1). Esta es  la hoja de trabajo. 

2. La  segunda  tiene  la  lista  de materias  del plan de  estudio ordenadas de manera que  se  simula  la  forma gráfica del plan. Esta es una hoja principalmente para consulta. 

 

3.1 La hoja de trabajo                   

Figura 1. Hoja de trabajo, parte superior. 

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En la primera hoja de trabajo se encuentran las siguientes secciones: 1. Datos de identificación: contiene los datos básicos de identificación del estudiante, como nombre, número 

de carné, carrera y plan en la que estaba inscrito al momento de creación de la plantilla. 2. Composición del plan de estudio: formada por  la  lista de materias que constituyen el plan de estudio, con 

sus respectivos códigos, prerrequisitos y nivel (ciclo del plan) al que pertenecen. Si el plan de estudio tiene materias que el estudiante puede elegir (electivas, optativas o cursos monográficos), entonces estas estarán agrupadas al final de la lista (ver figura 2). 

3. Desarrollo del plan de  estudio:  contiene  los datos de  avance  en  el plan de  estudio: matrícula, unidades valorativas (UV), nota final y ciclo en que fue cursada por última vez cada materia. Básicamente se trata de los datos que se utilizan para calcular el CUM de carrera. En caso de que alguna materia haya sido cursada en reciclaje, entonces aparecerá la nota final más alta obtenida.  Si a la materia le aparece ciclo y matrícula, pero no la nota final, entonces se trata de una materia que está inscrita y para la cual aún no se cuenta con nota final registrada. 

             

Figura 2. Hoja de trabajo, parte inferior.  

4. Planificación de la carga académica (inicialmente tendrá una copia de la información de la sección anterior para que se pueda trabajar la planificación de la carga académica): ‐ Se puede modificar el ciclo y la nota final de alguna materia cuando se planifique volver a cursarla para 

aprobarla o bien  llevarla en  reciclaje. Las UV de  la materia se pueden modificar solo en el caso de  las materias elegibles, es decir, las materias optativas, electivas o cursos monográficos.  

‐ Se  pueden  agregar  datos  en  las  celdas  vacías  cuando  se  planifique  cursar  las materias  en  primera matrícula. 

‐ Se pueden borrar los datos en caso de que se decida no cursar una materia que, según la planificación, se pensaba llevar en el futuro. Si por error  se borraran  los datos de una materia que ya  se hubiera  cursando, puede  recurrirse a  los datos de la sección “Desarrollo del plan de estudio” para volver a digitarlos. 

5.  La columna anotaciones tiene dos usos fundamentales: ‐ Escribir algún comentario o condición sobre la planificación que se ha realizado. ‐ Escribir el nombre de la materia que se ha cursado o que se piensa cursar como elegible (ver figura 2). 

       

Figura 3. Hoja de trabajo, cálculos para planificación  

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En  la  parte  inferior  de  la  lista  se  encuentran  los  cálculos  que  se  utilizan  al momento  de  planificar  la  carga académica: el CUM de carrera que se encontraba registrado al momento de crear la plantilla y el CUM hipotético, calculado a partir de las notas que se haya planificado obtener en los ciclos futuros.  

3.2 La hoja de consulta                       

Figura 4. Hoja de consulta  Tal  como  se  aprecia  en  la  figura  4,  la  hoja de  consulta muestra de manera  gráfica  el  listado de materias que conforman  el  plan  de  estudio.  Cada  recuadro  representa  una materia  e  incluye  los  datos  descriptivos,  que  se toman de diferentes lugares de la hoja de trabajo:  

1. El nombre de la materia es tomado de diferentes fuentes, dependiendo del tipo de asignatura, así: ‐ Para las materias fijas del plan de estudio, el nombre es tomado de la sección “Composición del plan de 

estudio”. ‐ Para  las materias elegibles por el estudiante (electivas, optativas o cursos monográficos), el nombre es 

tomado  de  la  sección  “Planificación  de  la  carga  académica”,  específicamente  de  la  columna “anotaciones”. 

2. Lo mismo ocurre para el dato de las UV: ‐ Para  las materias  fijas  del  plan  de  estudio,  se  toman  las UV  de  la  sección  “Composición  del  plan  de 

estudio”. ‐ Para  las materias elegibles por el estudiante  (electivas, optativas o cursos monográficos), se toman  las 

UV de la columna “UV” de la sección “Planificación de la carga académica”. 3. Los prerrequisitos son tomados de la sección “Composición del plan de estudio”. 4. El ciclo es tomado de la sección “Planificación de la carga académica” y puede corresponder a 

‐ el ciclo en el que la materia fue cursada por última vez; ‐ en caso de que la materia haya sido cursada en reciclaje, el ciclo en el que se obtuvo la mayor nota final; 

o ‐ el ciclo en el que se planea cursar la materia por primera vez. 

 

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5. La nota final es tomada de la sección “Planificación de la carga académica” y puede corresponder a ‐ la nota final obtenida la última vez que fue cursada la materia; ‐ en caso que la materia haya sido cursada en reciclaje, la nota final más alta obtenida; o ‐ la nota final con la que el estudiante proyecta aprobar la materia cuando la curse por primera vez. En  cualquiera de  los  casos,  los datos  son  tomados directamente de  la  sección  “Planificación de  la  carga académica” de la hoja de trabajo. 

 

3.3 Otras características Para brindar mayor orientación y facilitar su uso, la hoja de trabajo cuenta con características de formato. 

1. En la hoja de trabajo: ‐ La columna “nivel” tiene fondo amarillo para indicar el nivel de avance alcanzado. Esto puede ser útil en 

la planificación de  la carga académica, pues se recomienda que  los estudiantes no cursen materias que estén más allá de dos niveles por encima del nivel en el que se encuentran (ver figura 5). Sin embargo, el coloreo  de  estas  celdas  no  es  automático,  es  decir,  no  cambiará  aunque  cambien  las  notas  de  las materias. 

‐ Cuando se modifica una celda de la columna “nota a obtener” (por ejemplo, porque la materia se volverá a  cursar),  la  celda  cambia de  color  indicando que hay una diferencia entre  la nota digitada  y  la nota original (ver figura 6).  

                   

Figura 5. Ilustración de indicador de nivel de avance             

Figura 6. Ilustración de modificación de nota final en la planificación 

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2. En  la hoja de consulta, el  fondo de  la nota  final de  las materias pasa a un color verde cuando  la nota es aprobatoria o a rojo cuando es de reprobación (ver figura 7). 

             

Figura 7. Ilustración de indicador de aprobación en la hoja de consulta.   

4. ¿Cómo utilizar la hoja de trabajo? 4.1 Utilizar la hoja de trabajo para la planificación Cuando se desee planificar la carga académica, es decir, las materias que resulta más conveniente inscribir para el mejor avance en la carrera, se utiliza la sección “Planificación de la carga académica”. 

A. Si la materia se cursará por primera vez: 1. Escribir el ciclo en el que se espera cursar la materia. 2. Escribir la nota final con la que se espera aprobar la materia. 3. Si la materia es elegible, en la fila en la que se encuentra la materia 

a. escribir las UV de la materia que se espera cursar y b. escribir en la columna “anotaciones” el nombre de la materia que se espera cursar. 

B. Si la materia no se cursará por primera vez o se cursará en reciclaje: 1. Modificar el ciclo en el que se espera cursar la materia. 2. Modificar la nota final con la que se espera aprobar la materia. 3. Si la materia es elegible, en la fila en la que se encuentra la materia 

a. modificar  el  nombre  (importante:  puede  cambiarse  de materia  siempre  y  cuando  esta  no  se encuentre reprobada en 2ª matrícula o subsiguientes). 

b. escribir las UV de la materia a cursar. Ojo: algunas  carreras no permiten  reciclar materias; otras  tienen  condiciones especiales a  cumplir para reciclar materias  (solo en el caso de que se cumplan esas condiciones, el estudiante podrá modificar  las notas de las materias ya aprobadas). 

 

4.2 Utilizar la hoja de trabajo para el seguimiento El estudiante puede dar seguimiento a su propio avance en la carrera actualizando los datos de las materias que se hayan planificado anteriormente (por ejemplo, deberá sustituir la nota planificada por la nota final que realmente obtuvo). Esto  le permitirá  tener con cierta anticipación  los datos aproximados del CUM y del avance alcanzado. Los resultados también se verán reflejados en la hoja 2; no así en el color que refleja el nivel de avance en la hoja 1. Para realizar la actualización de los datos de las materias que se hayan planificado anteriormente, pueden seguirse las instrucciones de la sección 4.1 de este documento.    

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5. Diferencias por versiones de Excel Si  bien  se  ha  intentado  que  todas  las  características  de  la  plantilla  sean  compatibles  con  las  versiones más recientes de Microsoft Excel, las diferencias entre las versiones del programa pueden afectar la visualización de la plantilla.  Para visualizar correctamente y poder editar  la plantilla en Excel 2010, es necesario dar clic al botón  "Habilitar edición" en el cuadro de diálogo que se muestra automáticamente al abrir el archivo por primer vez (ver figura 8). Luego, sin haber hecho modificación alguna, deberá guardarse para que quede registrado el cambio que Excel hizo por compatibilidad.              

Figura 8. Habilitar edición de la plantilla en Excel 2010.   En  Excel  2003,  al  abrir  el  archivo  se  muestra  un  mensaje  indicando  cierta  incompatibilidad  del  formato condicional. Se debe aceptar el mensaje (ver figura 9) y guardar  la plantilla para que quede registrado el cambio que Excel hizo por compatibilidad.             

Figura 1. Habilitar edición de la plantilla en Excel 2003.   En Excel 2007 no se ha detectado alguna incompatibilidad que requiera una acción especial.