Tema:AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Asignatura:AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Profesor:Dr. García Ruiz Armando

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administración y forma parte primordial como medio de control y cambio.La Auditoría Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan lejos está de lo que quiere ser y qué medidas adoptar

para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeño.

ANTECEDENTES HISTÓRICOS

En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación; una propuesta que incluía una reseña especifica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoria como mecanismo de evaluación.Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886, realizaron valiosas aportaciones a la eficiencia operativa, al uso de organigramas y al estudio de la administración respectivamente.En 1933, Lyndal F. Urwick sostiene la importancia de los controles para estimular la productividad de la empresa.En 1935, James O. McKinsey propone la evaluación de todos los aspectos de una empresa, a la luz de su presente y futuro probable;En 1945, El Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisión de una empresa puede realizarse analizando sus funciones;En 1949, Billy E. Goetz declara que la auditoría administrativa es la encargada de descubrir y corregir errores de administración;En 1952, William S. Spriegel y Ernest Coulter contemplan una aplicación basada en conjuntos de preguntas para captar información en una empresa;En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar a una organización a través de una auditoría, utilizando cuatro procedimientos: Apreciación de Conjuntos, Informal, por Comparación e Ideal;En 1955, Harold Koontz y Ciryl O'Donnell proponen la autoauditoría;En 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría administrativa;En 1963, Stephen R. Michael aborda el tema de la medición del desempeño y evaluación de la eficiencia en una organización productiva;En 1964, Dimitris N. Chorafas contempla la necesidad de que las empresas tomen en cuenta que sus elementos tienden al desarrollo como consecuencia de su evolución y transformación, lo que las obliga a tener un adecuado control de sus acciones; En 1965, David Anderson y Leo Schmitdt relacionan la conformación idónea de una unidad de auditoría, específicamente en cuanto a sus funciones, personal y estructura;En 1966, José Antonio Fernández desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría administrativa;En 1968, C. A. Clark visualiza la auditoría como un elemento de peso en la evaluación de la función y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos fundamentales de la auditoría administrativa. Fernando Vilchis Plata explica cómo está integrado el informe de auditoría, cómo debe prepararse y que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia;En 1971, Agustín Reyes Ponce ofrece una visión general de la auditoría administrativa;En 1972, el Centro Natural de Productividad elabora las Bases de Autodiagnóstico, obra que brinda una alternativa para que las empresas puedan determinar y jerarquizar los elementos que inciden en su operación a efectos de toma de decisiones;En 1974, César González Alcántara retoma la importancia de la función del control

como etapa final del proceso además de definir el contenido estructural, funcional y humano de una contraloría;En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa;En 1977, Patricia Diez de Bonilla y Jorge Álvarez Anguiano proponen aplicaciones viables de llevar a la práctica y un marco metodológico que permite entender la esencia de la auditoría de manera más accesible, respectivamente;En 1978, Ladislao Solares Vera difunde el trabajo cuya síntesis reúne normas de auditoría, las características del servicio de un auditor interno e independiente el alcance de una empresa con base en la consideración de sus funciones y su aplicación en la empresa privada y sector público;En 1983, Spencer Hyden analiza los procedimientos de trabajo de una empresa y propone una forma para evaluarlos;En 1987, Gabriel Sánchez Curiel aborda el concepto de auditoría operacional, la metodología para utilizarla, la evaluación de sistemas, el informe y la implantación y seguimiento de sugerencias;En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo;En 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque profundo; muestra las fases y metodología para su aplicación, la forma de diseñar y emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar una aplicación específica.

CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVAUna auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

OBJETIVOSPor sus características, la auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en que áreas se requiere de un estudio mas profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, como superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las mismas, y sobre todo un análisis causa- efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

En virtud de lo anterior es necesario fijar el marco para definir objetos cuya cobertura encamine las tareas a logros específicos entre los más sobresalientes para lograrlos se pueden mencionar:

De control: destinado a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

De productividad: encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

De organización: determinan que el curso de la auditoria apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio: representan la manera en que la auditoria puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

De calidad: disponen que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

De cambio: transforman a la auditoria en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.

De aprendizaje: permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones: traducen la puesta en práctica y resultados de la auditoria en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

LIMITACIONES DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVASi bien esta técnica es una herramienta magnífica de la administración, no es infalible, en virtud de que su principal limitación consiste en que no cuenta, hasta ahora, con una escala de valores precisa con la que pueda medirse el grado de eficiencia con que se cumple una función; por tanto, el resultado de tal revisión adolece de cierta subjetividad, ya que el responsable de ella quien determina el patrón ideal que usará como base para la evaluación.

No obstante lo anterior, tenemos la seguridad de que a medida que se vaya desarrollando esta técnica, irá recabando experiencias valiosas que conducirán, indefectiblemente, al establecimiento de convenciones generales sobre los modelos ideales contra los que se deban comprar los resultados.

MARCO METODOLOGICOLa metodología de la auditoría administrativa pretende servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática.

Las fases que integran la metodología de la auditoría administrativa son: 1) planeación,

2) instrumentación, 3) examen y diagnóstico, 4) informe, 5) implementación de las propuestas de mejoramiento y 6) seguimiento.

Fases de la Metodología de la Auditoría AdministrativaPara el caso practico

La Auditoría Administrativa es una técnica que utiliza varios procedimientos especializados y se apoya en el método científico para la investigación. El proceso de investigación supone una actuación sistemáticamente, organizada y estandarizada, para obtener un diagnóstico al menor costo y con la mayor confiabilidad. . Para ello, debe emplear técnicas para minimizar el error, reducir el costo y establecer métodos de trabajo aplicados al caso de estudio con un máximo de eficiencia y administración de recursos.

Planeación

Instrumentación

Examen

Informe

Implementación de las propuestas de mejoramiento

Nuevo Modelo Organizativo

Modelo Organizacional

Con un problema objeto de estudio

Seguimiento

El punto de partida del proceso sistemático y secuencial de la auditoría es la planeación a través de la cual se delimita el objeto de estudio, se definen previamente las actividades, se determinan los recursos y se proyecta la metodología a emplear, precisando las técnicas y herramientas a emplear.

La auditoria administrativa contempla el uso de técnicas e instrumentos, interrogativas tanto escritas como orales, a fin de conseguir información a partir de los individuos o grupos que son objeto de investigación o apreciación. También, se hace uso de la observación directa para la verificación de la información y del análisis de contenido en lo que se refiere a los diversos documentos usados para el control administrativo. Para su posterior implementación, en la fase de planeación se diseñan los instrumentos que recogen estas técnicas: listados de chequeo, encuestas, cuestionarios, guías de entrevista, etc.

En la fase de instrumentación se aplica la programación definida en la planeación con la recopilación de la información, la puesta en marcha del cronograma y presupuesto definido. Requiere la aplicación de cédulas de trabajo para efectuar el seguimiento al cumplimiento del proyecto de auditoría, a fin de establecer avances, atrasos y tomar los correctivos del caso.

En la fase de examen y diagnóstico se valora la información recopilada mediante su clasificación, organización, tabulación y evaluación a fin de determinar los hallazgos que permitan emitir un diagnóstico.

En la fase de informe, la Auditoría Administrativa como técnica de diagnóstico administrativo, presenta un reporte que recoge la metodología que permitió determinar previamente los puntos vulnerables y plantea medidas que permitan implementar medidas de mejoramiento que aseguren la corrección de la desviación en el modelo de la organización.

La fase de seguimiento se dedica a hacer una evaluación de las medidas propuestas por el equipo auditor y que la organización decidió implementar a fin de diagnosticar si están contribuyendo al objetivo planteados, si hay errores en su puesta en práctica por parte de la organización, o bien, si requieren ser ajustadas. Ello hace parte del proceso cíclico de la auditoría que busca mejorar el modelo organizativo, y si este continúa presentando deficiencias reiniciar el proceso a partir de la planeación como fase inicial de un nuevo proyecto de auditoría.

ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Se han efectuado diversos intentos con el fin de crear marcos de referencia para la auditoría administrativa, a continuación se describen los más sobresalientes.

El enfoque de Leonard. (“Management Audit” 1960): De acuerdo a este autor el propósito y las finalidades de la auditoría administrativa son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados e indica, a la vez, posibles mejoras en las operaciones.

La naturaleza de las tareas de auditoría administrativa es tal, que se convierte en un servicio especializado prestado a la “dirección superior”, distinto de cualquier otro tipo de asesoramiento. En otras palabras, se trata de un verdadero servicio de consultoría de dirección perteneciente a la empresa.

El alcance de la auditoría es total, puede comprender una determinada función o actividad, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o la empresa en su totalidad.

Factores a revisar o evaluar: Los elementos o factores en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son los siguientes:

* Planes y Objetivos.* Estructura Orgánica.* Políticas y Prácticas.* Sistemas y Procedimientos.* Métodos de Control.* Medios de Operación.* Potencial humano y elementos físicos empleados.

El Enfoque Burton John (1968): Burton es uno de los autores más recientes y se enfrenta a las dificultades que implica tratar de enmarcar nuevas actividades a las que el desarrollo moderno obliga a enfrentar.

Considera como aspectos esenciales de la auditoría administrativa los siguientes:

Criterios generales de actuación: La auditoría administrativa debe versar sobre algo objetivo y mensurable; debe referirse al presente y al pasado pero no sobre el futuro. Debe producir un resultado que sea comprensible y útil para las diversas categorías del público interesado.

Dictamen del auditor administrativo: Burton estima que es prematuro aun sugerir un modelo de dictamen, pero considera que este debería incluir tres secciones básicas: Alcance, evaluación de la actuación gerencial pasada y evaluación de la actuación gerencial actual.

Este autor estima que se producirá un cambio gradual y voluntario por parte de la dirección general de las empresas, en el sentido de solicitar este tipo de servicios. Progresivamente evolucionarían hacia la publicación del dictamen del auditor administrativo en su memoria anua, lo cual presionaría moralmente a directivos de otras empresas a proceder de manera similar, permitiendo el desarrollo de la auditoría administrativa.

Enfoque del Análisis Factorial (1962): Este enfoque trata el análisis de los factores que influyen en la administración de un organismo social, y son los siguientes:

a. Medio Ambiente.b. Política y Dirección.c. Productos y Procesos.d. Financiamiento.e. Medios de Producción.f. Fuerza de Trabajo.g. Suministros.h. Actividad productora.i. Mercado.j. Contabilidad y estadística.

Enfoque de Norbeck (1970): Norbeck asienta algunos lineamientos generales sobre la actuación del auditor interno, en su función de consultor de empresas. En síntesis recomienda el siguiente esquema para una “Auditoría Administrativa”

1. Estudio preliminar.2. Análisis de los resultados del estudio inicial.3. Auditoría a fondo.

Enfoque de Fernández Arena (1972): La propuesta de este autor combina un análisis de los objetivos, recursos y del proceso administrativo, y el esquema de estudio comprende:

A. Los objetivos de la empresa.a. De servicio.b. Socialc. Económico.A. La Dirección (en sus niveles existentes)B. Los recursos.d. Humanose. Materialesf. Técnicos.C. El proceso administrativo.a. Planeación.b. Implementación.c. Control.

Enfoque Cervantes Abreu S. (1977): La Auditoría administrativa surgió de la necesidad por parte de la dirección superior de tener un control administrativo y no sólo el contable y financiero, como tradicionalmente venía ocurriendo.

Este autor sugiere que la realización de la auditoría administrativa debe llevarla a cabo un equipo de especialistas profesionales en coordinados por un licenciado en administración, auxiliados por el personal de la empresa. Para Cervantes Abreu el desarrollo de la auditoría administrativa comprende cuatro pasos:

* Recolección de información y verificación de datos.* Estudio de la organización y coordinación de las funciones de la empresa.* Revisión y evaluación de control interno.* Informe y recomendación.

Enfoque de J. Rodríguez Valencia: Este autor considera que la auditoría administrativa tiene como objetivo principal: proporcionar un panorama administrativo

general del organismo social que se audita, señalando el grado de efectividad con que opera cada una de las unidades administrativas.

Actualmente la tarea del profesional de la administración consiste en determinar las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar colaboración a la empresa para su efectividad. Esta actividad se realiza con el siguiente método propuesto:

1. Estudio preliminar2. Planeación de la auditoría administrativa.3. Investigación y examen de los elementos.4. Análisis y evaluación de la información obtenida.5. Informe de auditoría administrativa.6. Implantación de las recomendaciones.

CONCLUSIÓN

La auditoría administrativa surgió de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un periodo de tiempo determinado. Surge como una

manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeño y productividad.Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que está fallando o que no se está cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se están llevando a cabalidad y si la empresa está alcanzando sus metas. La auditoría Administrativa es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los errores administrativos que se estén cometiendo y poder corregirlos de manera eficaz. La Auditoría Administrativa forma parte esencial del proceso administrativo, porque sin control, los otros pasos del proceso no son significativos, por lo que además, la auditoría va de la mano con la administración, como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia administración.

BIBLIOGRAFIAFranklin, Enrique B. Auditoría Administrativa, Ira. Edición, México, McGraw Hil.