Universidad Jurez Autnoma de Tabasco

Divisin Acadmica de Ciencias Econmico Administrativas

ASIGNATURAAuditora Administrativa

PROFESORDr. Armando Garca Ruiz

Tema: Auditora

INTRODUCCION

Se facilita entender una actividad como la auditora administrativa si es descrita como una serie de partes separadas, o fases que constituyen un proceso total. Estudiantes y profesionales han venido utilizando descripciones de este tipo, conocidas corno modelos, desde hace varios decenios. Un modelo es una simplificacin del mundo real, que se utiliza para explicar relaciones complejas entrminos sencillos. Se entiende por proceso el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. La auditora comprende varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta herramienta en forma correcta.Es necesario advertir que con el "proceso de auditora administrativa propuesto", no se pretende crear un modelo rgido de metodologa de trabajo para este tipo de auditora. Se han realizado varios enfoques por diversos autores (vase captulo 7 de esta obra), con el propsito de establece marcos de referencia para la realizacin de auditoras administrativas. El proceso que se propone ms adelante para desarrollar este tipo de auditoras, representa un enfoque ms.Para una auditora administrativa se deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodologa, la que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin (pblica o privada). Durante el desarrollo de una auditora administrativa, el auditor debe obtener toda la informacin relevan te para despus poder efectuar el anlisis completo de la informacin que se obtuvo.El objetivo principal de reunir informacin relevante es allegarse de datos correctos y confiables, ya que durante el anlisis, la evaluacin y el informe de auditora, el auditor administrativo se basar precisamente en el examen de esa informacin para poder llegar a su evaluacin. Los errores en la informacin que fue obtenida, darn como resultado conclusiones y recomendaciones errneas.

PLANEACINLa planeacin implica crear el futuro desde el presente con una visin prospectiva, es decir como una prolongacin de ste y comprender por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, polticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas, presupuestos, pronsticos, etc.La planeacin de la auditora administrativa comprende la tarea de integrar un nmero de elementos que el "auditor administrativo" debe tener presente aun durante el anlisis preliminar; de otro modo podr ms tarde verse en dificultades, desde los puntos de vista de personal y fecha de terminacin del trabajo.Es la fase inicial del examen y consiste en determinar de manera anticipada los procedimientos que se van a utilizar, la extensin de las pruebas que se van a aplicar, la oportunidad de las mismas, los diferentes papeles de trabajo en los cuales se resumirn los resultados y los recursos tanto humanos como fsicos que se debern asignar para lograr los objetivos propuestos de la manera ms eficiente. ESTUDIOS PRELIMINARES PLANEACION DEL TRABAJO LA INVESTIGACION ANALISIS Y EVALUCION DE INFORMACION ELABORACION DE INFORME IMPLEMENTAR RECOMENDACIONES

CARACTERSTICAS PARTICULARES DE LA EMPRESA.-Es necesario iniciar el trabajo de obtencin de datos con un contacto preliminar que permita una primera idea global. Este estudio se requiere, independientemente de cules sean los orgenes o razones de la auditora, y abarca: Informacin documental Informacin sobre el campo de trabajoInformacin documental: Los problemas que van a consultarse y las muestras de documentos obtenidos varan de acuerdo con los objetivos del estudio. Esta informacin documental puede ser; por ejemplo, sobre: Reglamentos internos Informes Estadsticas Estados contables Presupuestos Contratos, etc.Informacin sobre el campo de trabajo: El aspecto ms importante de la iniciacin del campo de trabajo es la presentacin del auditor administrativo y sus ayudantes, pues el xito o fracaso de la auditora administrativa depender en gran parte de la comprensin que se logre respecto del propsito de la misma, y de la colaboracin que se obtenga de los funcionarios de la empresa en estudio.DEFINICION DEL AREA POR INVESTIGAR Existen revisiones que comprenden una o ms reas. En estos casos es conveniente examinar, adems, aquellas funciones que tengan una relacin directa con las dems reas auditadas. Tenemos que definir cul ser la materia objeto de nuestro estudio. Puede ser, desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisin de una funcin especfica, o bien un departamento o seccin Hay varios criterios para determinar el "rea": existen casos en los cuales se toma como base para la auditora el "proceso administrativo"; en otras, la revisin se hace a base de las funciones de la empresa; o en los niveles jerrquicos y, por ltimo, combinaciones de los anteriores. Lo ideal es que la revisin abarque toda la empresa con objeto de formarnos una idea ms clara de los problemas desde su origen.EL TRATADO A DESARROLLAR PODRA SE TOTAL O POR AREAS1. PROCESAL: planeacin, organizacin, direccin ,control.2. FUNCIONAL: Consejo de administracin, gerencias, asesora, produccin, comercializacin, personal, finanzas, etc.3. ANALITICO: puestos, tiempos, formas, equipos, costos, materiales, etc.3.5 DETERMINACION DE TIEMPOSEl programa de auditora puede tambin contener los objetivos de la auditora para cada rea y un presupuesto de tiempos en el que son presupuestadas las horas para las diversas reas o procedimientos de auditora.La estimacin de tiempo en la auditoria administrativa, va a depender si es toda la empresa que se va auditar o en su caso si solo va a ir enfocado a un departamento, y va ir de acuerdo con los objetivos que se pretenden establecer.

3.6 DETERMINACION DEL PERSONAL QUE INTERVENGAN ClienteOrganizacin o persona que solicita una auditora. AuditorPersona con la competencia para llevar a cabo una auditora AuditadoOrganizacin que es auditadaQuin es el auditor en la auditoria?Personal de la Empresa y Personal contratado los cuales son competentes para llevar a cabo auditoras a sistemas de gestin.Al conformar un GRUPO AUDITOR, se acostumbra nombrar un:Auditor Lder o Auditor Principal el cual es Competente para dirigir y efectuar auditoras.3.7 DETERMINACION DE LAS TECNICAS QUE SE UTILIZANESTUDIOS PRELIMINARESDefinir grupo de trabajo, programa de auditoria, visitas para conocer detalles, elaborar cuestionario para obtencin de informacin, solicitud de plan de actividades, entre otros.Encuesta El auditor administrativo utiliza este mtodo para obtener informacin por medio de la "encuesta por cuestionario". Haciendo preguntas dirigidas a directores, jefes departamentales, etc., esto requiere honestidad en la respuesta a las preguntas.Adems, ser necesario validar resultados, comprobando y comparando con diversas preguntas que permitan referencias cruzadas.Tambin es indispensable conocer las opiniones de los ejecutivos colocados en el nivel de direccin general de la empresa.Entrevistas.-Es conveniente entrevistar algunas personas directamente relacionadas con la empresa, las cuales deben ser seleccionadas (probablemente de estas entrevistas surjan algunas ideas o sugerencias acerca de los problemas fundamentales que debemos estudiar durante nuestra auditora).En algunos casos esta clase de reuniones dan la posibilidad de plantear problemas, descubrir definiciones en operaciones, funciones o departamentos que estn originando algunas dificultades, para que posteriormente se ponga especial cuidado en la preparacin de cuestionarios.El cuestionario: Debe utilizarse para todo tipo de empresas, ya que se necesita de datos fundamentales relativos a los diversos factores o categoras de la funcin o rea. Los datos habrn de ser claros, completos y con suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones que contribuyan a la realizacin del estudio. Adems, reflejarn el propsito, los objetivos, la autoridad y las funciones especficas, debiendo quedar asentados en forma ordenada.3.8 DETERMINACION DE LOS MEDIOS MATERIALES Documentos legales: Documentos legales, Actas de asambleas de accionistas y consejo de administracin, Contratos celebrados, Contratos colectivos de trabajo, Leyes que afectan a la empresa, Situacin fiscal, Informes Elementos administrativos: Manuales de organizacin, Polticas, Anlisis de puestos, Descripcin escrita y grficas de sistemas, procedimientos y mtodos, Catlogos de formas con sus instructivos, Registro de firmas y autorizaciones.

CONCLUSIONLa finalidad de esta exposicin es obtener informacin suficiente para formular el programa de Auditora Administrativa adecuado al rea por revisar En este trabajo vimos lo que fue la planeacin de la auditoria administrativa donde es descrita como una serie de partes separadas, o fases que constituyen un proceso total. Y vimos que la planeacin de la auditoria en trminos sencillos se entiende por proceso y conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. Como sabemos la auditora comprende varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta herramienta en forma correcta.La informacin requerida se refiere principalmente a lo siguiente:

1.- El propsito de la Auditora Administrativa.2.- Las condiciones y limitaciones del trabajo.3.- La estimacin del tiempo que tomar la Auditora.4.- Las facilidades que va a proporcionar el cliente.5.- La coordinacin del trabajo que se pueda realizar con el personal de la propiaEmpresa.6.- Todos aquellos puntos que por su naturaleza ameriten ser definidos antes deIniciar la Auditora.

Con el objeto de evitar futuras dificultades y problemas, es conveniente que el Auditor y el cliente, una vez que se hayan puesto de acuerdo sobre las bases y condiciones del trabajo a realizar y los honorarios que se cobrarn, lo confirmen por medio de una carta convenio. En caso de conformidad, se le pide al cliente que responda manifestando estar de acuerdo o de vuelva un tanto del convenio debidamente firmado autorizando el inicio de la Auditora Administrativa.