del 18 al 24 de aBRIl

Viaje de Negocios

Un monográfico independiente de mediaplanet, distribUido en tiempo

del18 al 24 de abril de 2008

2 Viaje de Negocios

Viajes de altos vuelos

La importancia de las agencias de viajes

Tecnología al servicio del viajero

Hoteles Business

Turismo de incentivo

No te dejes el seguro en casa

Para que todo vaya sobre ruedas

Bruselas, el corazón económico de Europa

La UniónEuropea, el mayor centro de negocios

Viajes a la carta

Viaje también por la Red

Consejos para el viajero de negocios

El negocio de los viajes corporativos movidos por las agencias en España es un mercado de aproximadamente 4.500 millones de euros, que ha ido creciendo a unos ritmos de alrededor del 12% en los últimos años, una cifra nada despreciable y superior a los incrementos registrados en los viajes vacacionales. Actualmente, el business travel supone prácticamente una tercera parte del total del volumen de facturación de las agencias de viaje españolas que se situó en 15.600 millones de euros en 2007.

España es hoy el cuarto mercado en viajes corporativos de Europa, tras Alemania, Reino Unido y Francia, y sin ningún tipo de duda el segmento de los viajes de negocios tiene todavía un enorme recorrido.De acuerdo con las previsiones de las 17 agencias de viaje especializadas que actualmente integran GEBTA España y cuya facturación global representa una cuota de mercado superior al 30% en el segmento de viajes de empresa, el sector volverá a crecer este año por encima de los viajes vacacionales. Esto es atribuible sobre todo a 3 factores: la globalización de los mercados, la hipercompetencia empresarial, y el incremento del coste de los servicios.En este escenario, la optimización de costes en la gestión de los viajes corporativos es un elemento primordial para las organizaciones puesto que, en muchos casos, el gasto de viajes puede suponer hasta el 35% de sus costes indirectos de explotación, llegando a ocupar, en ocasiones, el segundo lugar tras los salarios. Pero esta optimización de costes sólo es posible aplicando una adecuada política de viajes, práctica que por el momento no está suficientemente extendida en nuestro país, donde un escaso 40% de las empresas cuenta con una política de viajes que pueda considerarse realmente completa. Para el diseño y aplicación de políticas de viaje que permitan a las organizaciones aprovechar las enormes oportunidades para mejorar su gestión de viajes y su partida de gastos, éstas se apoyan en el asesoramiento de auténticos especialistas. La capacidad de generar informes, la integración de datos en los sistemas administrativos de la empresa, o la incorporación de tecnología que permita la autoreserva, son ejemplos que contribuyen a una gestión más eficiente de los viajes corporativos y a la consiguiente maximización de ahorros.A estas aplicaciones se han añadido recientemente herramientas que ponen el foco en la seguridad de los viajeros, o en los aspectos ambientales del viaje, como por ejemplo aplicativos para garantizar la localización de los viajeros, pensadas fundamentalmente para casos de crisis internacionales, o sistemas de medición de emisiones de CO2 generados durante los desplazamientos.

El desarrollo y el mantenimiento de dichos aplicativos supone una grado de inversión muy considerable, tanto en tecnología como en la constante formación del personal de las agencias, destinado a poder satisfacer las crecientes necesidades de sus clientes y generar un auténtico valor añadido para la empresa.

En conclusión, es de esperar que en los próximos años no sólo asistamos a nuevos crecimientos del segmento de los viajes corporativos en España, sino a una rápida implantación de las mejores prácticas del negocio, de la mano de procesos de concentración que reducirán el mercado a los auténticos especialistas. El resultado no será otro que el mayor beneficio de las empresas y de los viajeros, en términos similares a los que se conocen en otros países.

Prólogo

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VIAJE DE NEGOCIOsUn título de MEDIAPLANET - Información especializada de amplio alcance

Project Manager: Marta Elizalde Olaizola - 91 444 55 14 Redacción: Laura Dominguez / Sara Dominguez Edición: Leo Urrestarazu Diseño y producción: Israel Moreno • israel@pablomoreno.com Repro: Javier Fernández / Checkmaster

Consultas y sugerencias

Mattias Rentner - 91 444 55 11 Director de Mediaplanet España mattias.rentner@mediaplanet.com Impreso y distribuido por la revista Tiempo

Marcel FornsDirector General de GEBTA España

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La liberalización del sector aéreo en Europa provocó que las compañías tradicionales no compitieran entre sí, pero la aparición de nuevas empresas de bajo coste supuso la proliferación de servicios como contrapeso a las enormes pérdidas originadas por la inmersión en el mercado de este tipo de aerolíneas. La competencia ha provocado una transformación

radical en el sector, que se ha traducido en una diferenciación de clases dentro del avión cada vez más evidente.

Los estudios de mercado se han vuelto indispensables para estas empresas, que buscan llegar a los segmentos turísticos que mayor incidencia provocan. De este modo, los viajeros de negocios han sido los más beneficiados, pues constituyen un segmento muy apetecible para las aerolíneas. Conocer qué y cómo lo quieren se ha convertido en el punto de salida de un mercado en continuo cambio, donde la satisfacción del cliente, nunca como hasta ahora, ha sido la principal premisa.Según el estudio Loves and Hates, donde se destacan las preferencias y las necesidades

del turista por trabajo a través de encuestas a más de 500 viajeros de negocios europeos, la puntualidad en el transporte destaca ante cualquier otro elemento. El cumplimiento de lo que se ha llegado a llamar ”mínimo servicio”, adquiere mayor importancia que aquellos que definen a las clases Premium, sin embargo, no podemos olvidar las herramientas tecnológicas

que han hecho del trabajo una labor mucho más llevadera. El 20% de los encuestados valora muy positivamente la proliferación de este tipo de recursos en los aviones y aeropuertos, donde un centro de trabajo totalmente equipado supone el diferencial determinante en la elección de la compañía.

Herramientas de trabajo Actualmente, en los aeropuertos más importantes se ofrecen servicios a la medida del empresario que van desde el asesoramiento hasta el relax. La proliferación de centros de negocios dentro de las bases aéreas han supuesto todo un logro que pone en evidencia la cantidad de ejecutivos que las demandan (más de un 53% de los viajeros de negocios las utilizan en sus trayectos).

Pero no es el único elemento demandado. Las nuevas tecnologías se han abierto espacio en un sector que prohibía el uso de dispositivos electrónicos, dando paso servicios cada día más innovadores. Este es el caso de la conexión a Internet, que hoy en día ofrecen multitud de compañías a través de una red WiFi instalada en la cabina.En clases superiores se ofrece también pantalla táctil, teléfono individual vía satélite, conexión para el ordenador, correo electrónico y mensajes a móviles. Pero el uso del móvil en el avión todavía no ha sido superado, aunque se estima que en el mes de abril del presente año alguna compañía ya permita su utilización.

tipos de clases Un mismo vuelo difiere mucho en servicios según la clase en la que se viaje, así nos podemos encontrar desde butacas estrechas y falta de comida, hasta camas de 1,90 o masajes y catering. El bolsillo de cada uno es el que, como siempre, marcará la diferencia que hasta en algunos casos se multiplica por 10 sobre el precio ordinario.

Tradicionalmente, las clases aéreas se han dividido en tres: turista, primera y preferente o business, aunque la denominación varía según la empresa. Las diferencias comienzan en el aeropuerto, con un puesto de embarque propio y una sala Vip habilitada para la espera, haciéndose aun más notable en el interior del avión. Un mismo trayecto se puede convertir en una pesadilla o en un placer, todo depende del nivel adquisitivo o el precio que estemos dispuestos a pagar por ello. n

Viajes de altos vuelosEl potencial turístico que supone los viajeros de negocios ha hecho que los aeropuertos y las compañías aéreas se preocupen de ofrecer actividades y herramientas especialmente dirigidas para ellos. La aparición de centros empresariales equipados con las últimas tecnologías o la implantación de gimnasios, spas y cuartos de reposo, garantizan un día de trabajo perfecto.

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• Viajeros, quienes desean contar con la información que les ayude a planificarse, a ser productivos y sentirse seguros mientras se encuentran de viaje. • Travel Manager, quienes desean información precisa y consistente sobre el programa de viajes que han diseñado, sobre la aplicación y cumplimiento de la política de viajes, informes sobre billetaje y facturación en sus múltiples versiones; todo ello con un ajustado coste y una alta calidad de servcio al viajero. • La propia empresa: quien desea que su programa de viajes esté siempre orientado al ahorro, pero soporte sus objetivos de negocio y no incurra en riesgos. La empresa necesita información que le permita la gestión preactiva de sus sus activos, la supervisión y control de la efectividad de sus programas, la identificación tendencias que dirigirán la política y las decisiones de compra y orientarán su estrategia para explorar nuevas oportunidades de ahorros futuros.

Si desea más información sobre como BCD Travel y The source Platform puede ayudarle con la política de viajes de su empresa puede visitar

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La importancia de las agencias de viajesLa evolución tecnológica, ha afectado a la industria de los viajes exactamente igual que a cualquier otra actividad empresarial, ayudando a simplificar procesos y contribuyendo a garantizar la calidad y el acceso a la información con un coste razonable. El resultado es la aparición de agencias especializadas que ofrecen sus servicios a las empresas atendiendo sus objetivos y necesidades.

La simplificación de procesos hace que los costes de distribución se abaraten considerablemente, a la vez que el incremento de la oferta y la universalización del viaje (tanto a nivel turístico como a nivel corporativo) ponen de relieve más que nunca la competitividad, hecho que obliga a las empresas a ajustar los márgenes de operación. La necesidad de recortar costes hace que los distribuidores utilicen todas las herramientas tecnológicas que estén a su alcance, de modo que hagan de la automatización un elemento indispensable para la organización. Este nuevo tratamiento de la información supone un proceso que no solo agiliza los tiempos de respuesta, mejorando los ratios de productividad de los agentes, sino que a la vez eliminan o minimizan los errores en la gestión manual, con el ahorro en tiempo y dinero que esto significa. Cabe destacar el significativo auge en España de las herramientas de auto-reserva que simplifican y mejoran el canal de distribución al ser el propio consumidor quien accede a la información sobre el producto, evitando la intervención del agente de viajes y, a la vez, haciendo que la gestión administrativa manual ya no suponga un incremento del precio.

Sin embargo, no debemos relevar a un segundo plano el papel que ejerce el agente de viajes como prescriptor de servicios, es más, hoy más que nunca se convierte en un mediador fundamental que debe poseer conocimientos técnicos para el manejo de las nuevas herramientas de gestión, que se traducen en una asesoría mucho más especializada, un valor añadido para el consumidor final.

Actualmente, los servicios que ofrecen las agencias de viajes se han convertido en el mediador ideal para los objetivos que persiguen las empresas al adecuar los mecanismos de trabajo a las necesidades de las mismas. Aun teniendo a nuestro alcance medios para la contratación directa del viaje, este tipo de compañías aportan productos y servicios que convierten a su asesoramiento en un instrumento de máxima eficacia:

•Dimensión internacional y un serviciohomogéneo y estandarizado entre países, perfectamente adaptado a las necesidades de cada cliente.•Estrategia“Glocal”,oloqueeslomismo,unapresencia global pero con un tratamiento de cercanía local, haciendo especial hincapié en la presencia en zonas de mercados emergentes. •Desarrollodetecnologíapropiaeinversiónen nuevas con departamentos de I+D.•Consecucióndeeconomíasdeescala.•Seguridad en el acceso a la mejor tarifadisponible con independencia del canal de distribución (GDS). •Una gran capacidad de consecución ygestión de Ahorros, con una fuerte posición ante la negociación con proveedores. •Especialización en la labor de consultoríapara analizar tendencias de futuro y fórmulas de mejora en la gestión y políticas de viajes. •Posibilidad de estudios personalizados queatiendan a la gestión de crisis con soluciones tecnológicas dirigidas en dos vertientes fundamentales: asegurando el mantenimiento del servicios a través de Sistemas de Backup, atención 24 horas, etc., y facilitando herramientas informativas y operativas que ofrezcan información vital para sobreponerse a

las situaciones de crisis en todo el ciclo del viaje (PRE-durante-Post), sin olvidar la capacidad de reacción ante cualquier adversidad que pudiese presentarse en el desplazamiento. n

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Tecnología al servicio del viajeroLa utilización de las nuevas tecnologías por parte de las empresas se esta convirtiendo en un aspecto clave para la mejora de la productividad y competitividad laboral. Conscientes de ello, cada vez son más los ejecutivos que hacen uso de pequeños aparatos que facilitan su viaje de negocios.

Antiguamente, los viajeros del negocio debían llevar consigo grandes maletines donde cupiera toda la información que pudieran requerir, sin embargo, ahora existen pequeños dispositivos de almacenamiento donde es posible guardar la documentación de toda una empresa. Además, las nuevas tecnologías nos permiten conectarnos a Internet en cualquier parte del mundo para tener acceso a cualquier información relativa a nuestro negocio o a la ciudad de destino. Todo ello sin cables ni limitaciones.

Telefonía móvil: Los móviles diseñados para ejecutivos incluyen teclados más grandes para enviar correos electrónicos con mayor comodidad y rapidez. Una de las últimas innovaciones es el diseño de programas capaces de dar al consumidor información sobre artículos de cualquier tema. También incluyen GPS, planos geográficos que muestran el cambio horario, pantalla de cálculos, acceso virtual a inventarios, videoconferencia, cámara digital de alta definición, grabadora de vídeo y voz, y otras muchas aplicaciones propias de un ordenador que resultan de gran utilidad en un

congreso o viaje de negocios.

PDA: Viene del inglés Personal Digital Assistant (Ayudante Personal Digital), es un pequeño ordenador de bolsillo originalmente diseñado como agenda electrónica que se controla mediante una pantalla táctil y permite navegar por Internet, entre otras muchas aplicaciones. Es

una de las herramientas informáticas más útiles y versátiles para los ejecutivos.

Portátiles: Las últimas innovaciones incluyen pantallas

que permiten a los usuarios utilizar sus portátiles al aire libre sin tener ninguna complicación con la visualización en la luz solar. Entre los portátiles, los ejecutivos suelen preferir los Lap-Top porque tienen un consumo de energía más eficiente y resultan mucho más pequeños y manejables que los portátiles convencionales. Además, ya han surgido algunas tecnologías resistentes a los golpes, al agua y a cualquier otro líquido que se pueda derramar encima del ordenador, toda una evolución indicada para los más viajeros.Tablet PC: es un ordenador a medio camino entre el portátil y la PDA, en el que se puede escribir a través de una pantalla táctil. Así, el usuario puede trabajar sin necesidad de utilizar un teclado y un ratón. Existen modelos muy ligeros que sólo aportan la pantalla táctil a modo de pizarra, y hay otros dispositivos con teclado y mouse, llamados convertibles, que permiten rotar la pantalla para utilizarlos a modo de portátil. El sistema operativo que utilizan estos ordenadores es una evolución del Windows XP Profesional optimizado. El software especial del sistema operativo permite realizar escritura manual y dibujar sobre la pantalla. Además, las pantallas de última generación incluyen sistemas anti reflejo y anti resplandor

que permiten la óptima visibilidad en múltiples ambientes.

Pen-Drive: Es un pequeño dispositivo de almacenamiento y transporte de archivos que se conecta a un PC por medio de una entrada USB. Utiliza la memoria flash para guardar la información sin necesidad de pilas. Son resistentes a los rasguños y al polvo que han afectado a las formas primitivas de almacenamiento portable, como los CD y los disquetes, y su capacidad es infinitamente mayor.

Dispositivo Wifi: Es una tecnología que permite conectar un ordenador o cualquier otro tipo de dispositivo electrónico a Internet de forma inalámbrica. En la actualidad, Internet es una herramienta más de trabajo que debe acompañar a las personas que viajan por motivos de trabajo porque permite encontrar todo tipo de información acerca de nuestro negocio o de la oferta hotelera y hostelera de la ciudad en la que nos encontramos.

VOIP: Se llama así a la telefonía a través de Internet. Su principal ventaja es el ahorro que supone para aquellos ejecutivos que se pasan horas hablando con sus clientes, proveedores, asociados, etc. Sólo hay que conectar el teléfono al puerto USB de la computadora y marcar el número como si se tratase de un auricular convencional.

Impresoras inalámbricas: Para aquellos ejecutivos que necesiten imprimir documentos en cualquier parte del mundo, ya existe una nueva generación de impresoras cada vez más manejables y sin cables, que se valen de la tecnología Wifi para transferir archivos.

GPS: Es un sistema de ubicación satelital que nos permite conocer nuestra localización exacta en cualquier parte del mundo. El único inconveniente que presentaban estos aparatos es la distracción que causaban al conductor aumentando el riesgo de accidentes, sin embargo, en la actualidad existen dispositivos que responden a indicaciones por voz y que son capaces de engañar al ojo humano, mediante un sistema de espejos y tecnología láser, que traza una línea roja imaginaria en la carretera que nos guía por cualquier ciudad sin necesidad de girar la cabeza. n

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Los huéspedes que viajan por motivos de trabajo exigen a los hoteles una serie de prestaciones acorde con la actividad de su negocio. Por eso, cada vez son más las compañías que, conscientes de las necesidades del mundo empresarial, han adecuado sus instalaciones a las demandas de los ejecutivos y brindan a sus clientes diversas alternativas.

espacios de trabajo La oferta hotelera de esta tipología incluye salas habilitadas para celebrar cualquier evento: reuniones, congresos, juntas, conferencias, convenciones, ruedas de prensa, entregas de premios, desfiles, seminarios, cursos o cualquier tipo de evento, desde la reunión más privada

hasta el festival más multitudinario. Estos espacios vienen equipados con todo lo necesario para garantizar el éxito del encuentro, como instalaciones audiovisuales, informáticas, de iluminación y sonido, con el objetivo de conseguir un perfecto ambiente de trabajo.

Las salas y las habitaciones, cada vez cuentan con más prestaciones y artilugios de última tecnologia. Así, podemos encontrar hoteles que ofrecen dormitorios con escritorios de trabajo que incluyen ordenador, impresora, fax, conectores protegidos, marcación directa internacional y diversas tecnologías que pretenden facilitar las tareas al ejecutivo que lo solicite. Para satisfacer todas las necesidades de sus huéspedes, estos hoteles proporcionan servicios de secretariado, de mensajería, de lavandería, aparcamiento y organización de eventos. Uno de los servicios especializados más destacables es la prolongación de los horarios de entrada y salida, y ya hay muchos establecimientos que ofrecen la posibilidad de entrar incluso a las siete de

la mañana, para adaptarse a los horarios empresariales.

espacios de relaX El viajero siempre tiene un poco de tiempo libre cuando está lejos del hogar, y lo más probable es que participe en actividades de esparcimiento, siempre y cuando

no impliquen demasiados esfuerzos o riesgos. Por eso, la mayoría de los hoteles empresariales ya han incluidos espacios de SPA, gimnasios y zonas de ocio para que sus clientes puedan relajarse después de una dura jornada de trabajo.

Por otro lado, cada vez es más frecuente que los ejecutivos se desplacen con sus familiares, por eso, no es extraño encontrarse en estos establecimientos con salas de juegos infantiles, actividades deportivas, salas de belleza y moda y múltiples espacios diseñados para el mero placer.

Algunos hoteles ofrecen un canal de televisión interno que presenta diariamente las actividades más atractivas para los huéspedes, como excursiones de fin de semana, actividades de aventura, obras de teatro, golf, restaurantes, actos culturales y recreativos, además de información sobre horarios de vuelo, climatología y todo cuanto necesita saber un viajero de los negocios. n

Hoteles BusinessLos hoteles se han adaptado a las necesidades de las empresas con el fin de posicionarse como un destino atractivo para el turismo ejecutivo. Así, en la actualidad encontramos diversos establecimientos que disponen de múltiples espacios de trabajo y servicios profesionales para dar una respuesta a las demandas empresariales.

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Nacido en Estados Unidos, el turismo de incentivo se presenta como una fórmula original en manos del empresario para motivar al empleado y conseguir que se identifique con el proyecto de la empresa. Las fórmulas tradicionales de incentivo siempre han sido los regalos de diversa índole y el dinero extra, que se traduce en descuentos para los clientes, y mayores comisiones para los empleados. Sin embargo, numerosos estudios han revelado que estas gratificaciones no son tan eficaces como se pensaba.

Por un lado, con los regalos se corre el riesgo de no acertar con las necesidades o gustos del destinatario, en cuyo caso, en vez de potenciar la motivación, se produce el efecto contrario. Y por otro lado, algunas encuestas han revelado que los incentivos recibidos en forma de dinero extra se destinan, en la mayoría de los casos, a saldar deudas pendientes, acción que tampoco resulta gratificante, por lo que pronto la recompensa queda olvidada y con ella su intención. Por eso, cada vez son más las organizaciones europeas que están optando por premiar a sus colaboradores con viajes, una nueva alternativa que no se pierde en el olvido.

la finalidad del viaje El viaje de incentivo es una poderosa acción de marketing y Recursos Humanos que se realiza, bien para recompensar por unos objetivos empresariales alcanzados, o bien para estimular a los empleados y colaboradores para que alcancen dichos objetivos. En definitiva, es una estrategia más de la

empresa que tiene como finalidad alcanzar unas cifras de venta, introducir un nuevo producto, animar a las ventas en temporada baja, captar a nuevos clientes, recuperar a los perdidos, cobrar a los morosos o solucionar ese problema interno que tanto perjudica a la organización, logros que hacen que el viaje de incentivo se autofinancie. A su vez, un viaje de empresa representa el mejor momento para comunicar ciertos planes de estrategia en un ambiente relajado y alejado la estresante sala de reuniones.

organización al detalle El viaje seleccionado debe ser innovador y creativo, adaptado a las características de la empresa y de los participantes (edad, gustos, perfiles profesionales, etc.). Los empleados deben sentir que están disfrutando de un destino especialmente diseñado para ellos y con un valor superior a cualquier compensación económica.

La calidad es uno de los requisitos imprescindibles de este tipo de viajes. Los hoteles siempre deben ser de cuatro o cinco estrellas, con todas las comodidades.

Estos viajes deben estar planificados al detalle con actividades que ocupen las 24 horas del día. Las empresas manifiestan un interés creciente por las excursiones de aventura

de cierto riesgo o por lo juegos de destreza como el paintball, porque es una manera de combinar el trabajo en equipo y observar la capacidad de planificación estratégica y de liderazgo de los empleados. Es importante que la organización del viaje de incentivo la realicen profesionales del sector, ya que si la planificación resulta un fracaso, el incentivo causaría la respuesta contraria. n

Turismo de incentivoLa creciente competencia del mercado ha obligado a las empresas a idear nuevas fórmulas para recompensar tanto a los empleados más productivos como a los clientes que más beneficio reportan a la organización. Así, surgen los viajes de incentivo como una alternativa eficaz para motivar a los componentes de una empresa.

PROFESIONALES EN VIAJES DE NEGOCIOSViajes Iberia Business Travel es la división de Orizonia Corporación especializada en viajes de Empresa Convenciones, Incentivos y Congresos. Orizonia Corporación es el grupo turístico líder en el mercado español con más de 75 años de experiencia y presencia en más de 40 países.

En Viajes Iberia Business Travel se gestionan más de 8.000 cuentas a nivel nacional por un importe

superior a los 300 millones de euros. La estructura de la división se basa en 21 BTC´s (Business Travel

Centers) situados en las principales zonas de negocio de nuestro país, además de más de 60 In-Plants

ubicados en grandes empresas y corporaciones.

La filosofía de la división se basa en el liderazgo tecnológico, la profesionalidad de los equipos

operativos, la garantía de los mejores precios y la cercanía al cliente de los profesionales que integran

nuestros equipos comerciales y gestores de cuenta. Conocemos los destinos y lugares adecuados para

cualquier evento y organizamos todos los detalles sin costes adicionales para nuestros clientes.

El objetivo de la empresa es nuestro objetivo, ya sea un viaje de incentivo, una convención, un curso de

formación, una reunión de trabajo o un congreso, porque nuestra credibilidad se basa en la experiencia

y el compromiso con nuestros clientes.

V I A J E S I B E R I A B U S I N E S S T R A V E L

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No te dejes el seguro en casaPérdidas de equipaje, overbooking, retrasos en los vuelos, accidentes o enfermedades son algunos de los problemas que pueden hacer del viaje toda una odisea. Un seguro de desplazamiento debe ser el primer elemento que introduzcamos en la maleta para hacer de nuestro viaje un éxito asegurado que supondrá no más del 3% de media sobre el precio del periplo.

Existen multitud de imprevistos a los que hacemos caso omiso hasta que se presentan, de ahí la necesidad de contratar un seguro que, dada la situación, ofrezca respuestas y soluciones a problemas concretos, evitando disgustos y enormes cantidades de dinero en la mayoría de las ocasiones. Por otro lado, las cancelaciones están a la orden del día, y más en este mundo empresarial que tanto depende del tiempo, lo que constituye un producto esencial para el viajero de negocios, que puede verse sometido a un viaje sin motivo pero con el 100% del gasto.

El mercado ofrece una infinidad de tipos de seguros dada la diversificación de la oferta turística, lo que ha propiciado que las aseguradoras se especialicen en segmentos muy delimitados como los viajes por congresos, negocios, idiomas, estudios, etc., siempre en consonancia con la necesidad específica del viajero. El de cobertura mínima, el de cancelación y los adicionales, conforman los tres grandes grupos que marcan la diferencia entre estar o no tranquilo.

En un principio, no es necesaria la contratación de un seguro adicional con coberturas sanitarias para viajar por Europa, ya que la Seguridad Social española

tiene un acuerdo con la Unión Europea por el que se ofrece asistencia sanitaria a todos los residentes de la Comunidad. El seguro básico sería el más indicado en estos casos, y suele estar incluido en los viajes combinados que comercializan las

agencias, sin ningún tipo de recargo extra. La cobertura varía según la empresa, pero existen una serie de imprevistos que, en la mayoría de los casos, quedan cubiertos, como el overbooking, el retraso de vuelos o una protección sanitaria básica.

Aquellos que hacen referencia a la cancelación del viaje benefician tanto a los turistas que contratan un paquete con

meses de antelación por abaratar costes, como a los empresarios que dependen de sus agendas. Un viaje cancelado puede suponer una pérdida de dinero innecesario que consigue ser resuelta con una mínima inversión en prevención. Hay que tener muy presente que este tipo de seguros terminan cuando se inicia el viaje y no cubre otra posible incidencia durante el mismo.

El destino es el que debe determinar el seguro que necesitamos porque sus características marcan los posibles riesgos. De este modo, si viajamos a Asia, Oceanía, América Central o América del Sur, los agentes recomiendan contratar un seguro adicional que ofrezca una buena cobertura sanitaria, además de posibles irregularidades como desperfectos en los equipajes o problemas con el hotel.

consideraciones a tener en cuenta

•Lugar de destino: las características del país que vamos a visitar deben corresponder a la cobertura extra que necesitamos.•Tiempo de permanencia: los paquetes difieren mucho según el tiempo de estancia, sobre todo en cuanto a precio.•Edad: Algunas compañías adaptan sus productos a los marcos de edad del cliente porque el riesgo de una persona de la tercera edad no puede equipararse al de un joven. Mientras que en el primero se necesitaría una mayor cobertura sanitaria, en el caso del segundo se haría hincapié en imprevistos deportivos u hoteleros. •Motivo del viaje: un viaje de negocios cubre vuelos internos y cualquier imprevisto que pueda suceder en el hospedaje, así como indemnizaciones importantes por pérdida de documentación. n

Para que todo vaya

sobre ruedas

Cuando una persona viaja en tren o avión suele alquilar un vehículo para desplazarse por la ciudad de destino. Las empresas de alquiler de coches ofrecen diversos servicios y prestaciones según las preferencias de sus clientes que, por lo general, buscan comodidad y eficiencia.

Según las compañías del sector, en España, el 55% de los clientes de las empresas de alquiler de vehículos son turistas, y el resto hombres o mujeres de negocios. Tanto unos como otros buscan coches nuevos, de marcas conocidas, con equipamiento de airbag, ABS, elevalunas eléctrico, dirección asistida, aire acondicionado,

GPS y cuantas más prestaciones disponibles. Respecto al tamaño, las preferencias se reparten prácticamente a partes iguales; un 45% de los clientes demandan un coche pequeño y el 55% restante se divide entre los vehículos de tamaño medio y grande. n

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Son varias las razones que han hecho de Bruselas el centro de decisión más importante de Europa. La multicultura, su situación geográfica, los datos económicos y sus infraestructuras con los más modernos medios en comunicación, han sido merecedores de una ciudad cosmopolita que atrae al mayor volumen de negocio dentro del viejo continente. Con un millón de habitantes y una superficie de 162 Km2 que cubren los 19 municipios de la región, presenta una variedad impresionante de culturas, estilos y nacionalidades.

Muchos la consideran el corazón de Europa por su situación privilegiada y una excelente red de accesos que le ha permitido alcanzar un mercado de 450 millones de consumidores, que en un radio de 500 Km., lo que equivale a una hora de avión, puede comunicarse con el 75% del poder adquisitivo europeo. Además, es la sede de las instituciones políticas de la UE, como la Comisión Europea, el Consejo, el Parlamento, el Comité de las Regiones, y el Económico y Social. Más de 25.000 funcionarios trabajan en la capital, que también acoge a más de 120 organizaciones internacionales y 1.400 gubernamentales. Asimismo, las asociaciones también la han elegido como su lugar preferido, con 1.750 sedes, la mayor concentración en el mundo.

pilar económico La economía del país está orientada al sector servicios con un 88% del empleo y un 89% del valor añadido en este ámbito. Aun así, cuenta con una estructura industrial muy diversificada que se traduce en el 12% del trabajo, con 27 zonas industriales situadas en los márgenes de las principales carreteras de acceso, junto a las inmediaciones de la circunvalación de autopistas que rodean a la ciudad.

Sin embargo, es el sector económico-financiero el que sigue estando en primera fila. Las entidades financieras la han convertido en el centro de transferencias y de compensación, que junto con la liquidación bancaria ha supuesto el pilar económico de Europa. Cuenta con más de 54.000 empresas que exportan más de la mitad de su producción, cuyos principales actores son las pequeñas y medianas compañías. La inversión extranjera se traduce en 1.300 empresas instaladas en la ciudad, en su mayor parte sucursales de ventas o sedes europeas de grandes multinacionales.

accesos e infraestructuras Las infraestructuras se han convertido en uno de los factores principales en la activación económica de la ciudad, dando lugar a todo un sistema de comunicación acorde a las necesidades de las empresas. Las carreteras, el transporte ferroviario, aéreo y marítimo hacen del país un lugar idóneo para los intercambios comerciales, apuntalada con un transporte público en la capital que la sitúa en el punto de referencia de las ciudades vecinas.

La red de autopistas es una de las más modernas y eficaces, otorgando a Europa su arteria principal, sin la cual el desplazamiento internacional se haría imposible. El cruce de los grandes itinerarios norte-oeste y sur-oeste convierte a Bélgica en un lugar de destino de obligada

visita. Pero no sólo en carreteras han invertido innovación, ya que la red ferroviaria belga es una de las más rápidas y extensas del continente. Los trenes de alta velocidad enlazan Bruselas con las principales ciudades de Europa, como Londres, París, Ámsterdam, Colonia, Dusseldorf y Ginebra, de centro a centro y en un tiempo record. A su vez, el aeropuerto, a tan sólo 12 Km. del centro de la ciudad, ofrece una excelente calidad en servicios orientados al empresario, lo que se traduce en el mejor aeropuerto de Europa según una encuesta realizada por AETRA entre los pasajeros transeúntes de la Comunidad. De esta sede aérea salen vuelos a 186 destinos diferentes, con más de 73 compañías que ofrecen viajes regulares de pasajeros, más 40 empresas especializadas en carga.

En cuanto al transporte público que ofrece Bruselas, cabe destacar una moderna red de metro y tranvía, perfectamente comunicada con la red ferroviaria del país. Es lo suficientemente grande como para hacer del desplazamiento un cómodo trayecto de pocos minutos, posible por las tres líneas principales que la componen y que unen, a su vez, otras de llamado premetro, por las que circulan tranvías y trenes de superficie.

oferta Hotelera especializada en business Los espacios habilitados para trabajar, celebrar eventos y congresos se han convertido en la característica primordial que debe tener un buen hotel en una ciudad marcada por los viajes de negocios. Es sorprendente la cantidad de comodidades, adelantos tecnológicos y servicios que supone la oferta hotelera de la ciudad, lo que convierte un viaje por trabajo en una tarea más fácil y placentera.

Las cadenas especializadas en business hacen hincapié en la alta calidad de sus servicios, poniendo al servicio del cliente zonas de ocio y trabajo requeridas por los ejecutivos, como los servicios secretariales, las salas de exposiciones y congresos, fotocopiadoras, fax, Internet, mensajería, habitaciones especialmente habilitadas para el empresario, ordenadores de última generación, alquiler de móviles y, hasta de limusinas. Además, están situados en zonas estratégicas de la ciudad, cerca del centro financiero y sólo un paso de los nudos de entretenimiento y comercial. La elección de un buen hotel que cubra las expectativas del viaje representa el reto que pondrá la guinda final a una ciudad llena de posibilidades. n

Bruselas, el corazón económico de EuropaBélgica es uno de los países con menor extensión territorial de la Unión Europea y sin embargo, con sólo 10 millones de habitantes, absorbe el 3,2% del comercio internacional, convirtiéndose en el sexto importador de Europa. Bruselas se ha convertido en el centro neurálgico del negocio, un punto de encuentro imprescindible en cuestiones políticas y empresariales.

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La mayor parte de los directivos europeos consideran a la Unión Europea un foco de negocio en donde las fronteras ya no suponen una barrera para el exito empresarial, según un estudio publicado por Interoute y realizado por la consultora internacional LM Research and Marcketing. El informe se basa en más de mil entrevistas realizadas a los ejecutivos con más relevancia de España, Reino Unido, Francia, Alemania, Países Bajos, Italia y Polonia.

Los empresarios europeos manifiestan que el Reino Unido es el país más asequible para hacer negocio, seguido de Francia y España. Por otro lado, el 26% de los británicos encuentran una mayor facilidad para trabajar con las compañías alemanas, dato curioso si tenemos en cuenta que Alemania es el país donde se encuentran mayores impedimientos por la burocracia y la menos desarrollada modernización tecnológica.

Aunque la utilización de nuevas herramientas en la comunicación han permitido ahorrar tiempo y recursos a las empresas, no se han reducido los números de viajes por trabajo, ya que se ve indispensable el contacto físico para culminar con éxito acuerdos económicos. Un 79% de los empresarios consultados por Barclays Business Travel Survey, está convencido de que la compañía que lideran, se ha beneficiado de los viajes de negocios, frente a sólo un 3% que afirma que podría haber conseguido los mismos resultados sin tener que desplazarse. El principal motivo

que determina la movilidad geográfica de los directivos es la necesidad de expansión e internacionalización de la organización, según el 47% de los entrevistados, mientras que sólo el 12% creía poder suplir estos viajes con la utilización de las nuevas tecnologías. Las tendencias futuras auguran un fortalecimiento aun más evidente en los próximos años, con un crecimientos del 17% para el año 2015. Se calcula que el número de viajes anuales por negocios aumentará del promedio actual situado en 7,6 vuelos al año a 8,5 en la príxima década.

ventajas de negocio en la ue

La UE se ha convertido en los últimos años en el mayor centro de negocio junto con Estados Unidos, logro que viene supeditado a la falta de control fronterizo entre los países miembros y un sistema monetario común que ha simplificado las relaciones entre empresas europeas que anteriormente sólo encontraban trabas en los desplazamientos. El euro marca un escenario que garantiza tanto a empresas como a consumidores la transparencia en precios y operaciones.

Pero a pesar de estos avances tan significativos, existe una nueva extrategia de acceso a los mercados que está destinada a reducir obstáculos en cuanto a comercio exterior, ofreciendo nuevas perspectivas a los exportadores de la Unión Europea. Las inciativas van encaminadas hacia la cooperación entre los estados miembros

y las empresas, de manera que se reduzca notablemente aquellos badenes que ponen en peligro la reacción veloz de las negociaciones y sus correspondientes resultados. Se pretende estudiar los diferentes mercados y ámbitos con mayores dificultades, como el que hace referencia a los derechos de propiedad intelectual o la base de datos sobre acceso a los mercados en las necesidades empresariales.

La integración económica europea ha supuesto un impulso de expansión económica que ha convertido a la UE en un gran centro de negocios donde la virtud se hace visible en un libre comercio con normativas homogeneizadas, que hacen del movimiento de bienes, servicios y, capital monetario y humano una respuesta a las demandas de las empresas con voluntad de expansión. n

La Unión Europea, el mayor centro de negociosSegún un estudio difundido por Interaute, el 70% de los ejecutivos ven en Europa un área de negocios único, sin limitaciones culturales ni monetarias que pongan en peligro el desarrollo de las empresas. El incremento de los viajes por negocios en la Unión Europea se sitúa en un 32% en la última década, un dato que pone en relieve la importancia del desplazamiento como una parte esencial del negocio.

VENTAJAS QUE HA PROPORCIONADO EL EURO PARA LOS VIAJES DE NEGOCIOS

• Menos costes transnacionales con mayor

facilidad en las operaciones.

• Mayor facilidad en la comparación de

precios.

• Mayor transparencia en las operaciones

comerciales con disminución de riesgos.

• Mayor competitividad, lo que se traduce

en un aumento de la calidad de los servicios

turísticos.

14 Viaje de Negocios

Viajes a la cartaLa oferta de viajes de lujo se ha multiplicado con el nacimiento de agencias especializadas en turismo a la carta que son capaces de satisfacer los deseos más originales y complicados de los empresarios. Vuelos privados, destinos insólitos, hoteles de élite, travesías náuticas, son sólo algunas de las alternativas más demandadas por los ejecutivos.

Las agencias turísticas de alto standing ofrecen un sinfín de opciones para organizar viajes de lujo a los clientes que disponen de un alto poder adquisitivo. Este tipo de turismo nació en Inglaterra y pronto se expandió a los Estados Unidos porque las empresas de viajes descubrieron un interesante mercado: satisfacer las demandas de las personas que desean realizar viajes con todo lujo de comodidades.

En España, en los últimos diez años, este sector ha ido creciendo lo suficiente como para hacer de estas actividades un negocio rentable. Estas agencias organizan viajes de placer, de negocios o una combinación de ambos donde se puede elegir entre múltiples alternativas: viajar en un avión privado, alojarse en un hotel de siete estrellas, navegar en barcos de lujo, yates o goletas, realizar excursiones insólitas con guías privados,

degustar la gastronomía más exclusiva, cenar en un palacio, recorrer la ciudad en helicóptero o en globo aerostático, asistir a eventos privilegiados como una entrega de Oscars, un concierto de difícil acceso o un torneo deportivo internacional, y todo aquello que tenga cabida en la imaginación de los turistas.

Las compañías que se dedican a estas actividades turísticas están lideradas por especialistas en exploraciones y aventuras que garantizan el éxito del viaje: porque conocen el terreno y contratan a los mejores guías para el disfrute del viajero.

viajeros de élite Los turistas que se inclinan por este tipo de viajes se definen como viajeros experimentados que se desplazan en cualquier época del año y que gastan una media de 600 euros diarios,

según el informe Radiografía del Viajero de Alto Poder Adquisitivo en España, realizado por la Consultora Latitud 4 (L4).

El perfil de las personas que contratan estos viajes está muy definido: empresarios y directivos con un alto poder adquisitivo. Se trata de ejecutivos de entre 30 y 60 años, con un buen conocimiento de varios idiomas y muy acostumbradas a viajar por motivos de trabajo, razón por la que buscan nuevas sensaciones. Por lo general, los turistas de lujo no acceden a las ofertas a través de Internet porque prefieren contratar su viaje en una agencia especializada que les organice un tour único adaptado a sus expectativas.

Estos turistas descartan los destinos abarrotados de gente y son personas que disfrutan pescando en un lugar inaccesible, jugando al golf encima de un velero, conduciendo un coche de Fórmula 1, dando un paseo en elefante, explorando la Antártida en un rompehielos, cenando en el restaurante Nobu de Robert de Niro en Nueva York o descansando en la suite de la película Pretty Woman del hotel Regent Beverly Wilshire de Los Ángeles. Son sólo algunas de las excentricidades que sólo un selecto grupo de personas, conocidas como los viajeros de lujo, se pueden permitir. n

Viaje de Negocios 15

del 18 al 24 de aBRIl

Viaje también por la RedEl 85% de los internautas europeos organizan sus viajes a través Internet, según un estudio realizado por Synovate para la multinacional NH Hoteles. Ahora, la Red nos permite comprar un billete de avión, reservar un hotel y planear todo un viaje, sin levantarnos de la silla y con una oferta competitiva de precios.

Internet es la fuente de información más consultada por los viajeros, por encima de las agencias de viajes, los amigos o las publicaciones especializadas, y es que en los últimos años, la Red se ha convertido en la agencia de viajes por excelencia por sus bajos precios y la rapidez de su gestión, lo que resulta muy beneficioso para las pequeñas empresas que no pueden costearse el asesoramiento de una agencia especializada.

Esta herramienta nos permite, además de la contratación integral del producto, consultar aspectos relacionados con el viaje, como el tiempo que hace en el destino, los hoteles, restaurantes y tiendas más cercanas, el alquiler de automóviles, las actividades de ocio de la localidad, las rutas más accesibles, o incluso, el cálculo en kilómetros

de las distancias que debemos recorrer durante la travesía.

Precisamente por estas utilidades, esta tecnología de comunicación e información comienza a ser un elemento que se tiene muy en cuenta por los usuarios a la hora de decidirse por un establecimiento hotelero u otro, y más de la mitad de los turistas europeos aseguran que el hecho de que el hotel cuente con zona Wifi (conexión inalámbrica a Internet) es un detalle bastante o muy importante para realizar una reserva.

internet como fuente de información Según un informe estadounidense los productos más adquiridos a través de la Red son los viajes, los libros, la ropa, los regalos y las películas. El

estudio, realizado por el Center for the Digital Future de California, también revela que el 80% de los internautas utilizan Internet como principal fuente de información, por encima de la televisión, la radio, los periódicos o los libros y que el número de compradores online se ha incrementado en un 16% desde 2006, alcanzando el nivel más alto de la historia.

En nuestro país, Internet gana adeptos día tras día. Un estudio de la Asociación Europea de Publicidad Interactiva (EIAA) revela que en España, los productos más comprados a través de Internet son los billetes de avión (54%), seguidos de los viajes (42%), aunque en este caso, se refiere más a las vacaciones de verano que a los desplazamientos por motivos de trabajo. n

No lleve demasiadas cosas y aún menos cuando se trata de un desplazamiento fugaz porque, en estos casos, se suele cargar con la maleta durante todo el viaje. Si va a coger el tren o el avión, etiquete debidamente el equipaje para evitar su pérdida y no lleve cosas valiosas que no vaya a utilizar. Si lleva un portátil guárdelo en su maletín de mano. Asegúrese de que no lleva artículos prohibidos como utensilios puntiagudos o líquidos no homologados para su transporte en avión.

Higiene. Recuerde que está prohibido llevar sustancias líquidas en el avión como geles, refrescos, perfumes, cremas, pasta de dientes, etc. En la actualidad existen productos de higiene especialmente diseñados para viajar en avión como set de higiene bucal o los neceseres debidamente diseñados para su trasporte aéreo.Vestuario. Recuerde que, aunque se trate de un largo viaje, su finalidad son los negocios así que no vista de sport, a no se que se trate de un viaje de incentivo. Utilice ropa cómoda y tenga en cuenta la climatología de la ciudad de destino.Cartera. Asegúrese de que lleva toda su documentación en regla. No lleve grandes cantidades de dinero en efectivo, pero tampoco conviene llevar únicamente tarjetas porque los

imprevistos suelen acechar a los viajeros. Si vuela al extranjero, lleve consigo moneda del país al que viaja y el cambio necesario para taxis, propinas y demás gastos inmediatos.Entretenimiento. No se olvide de llevar consigo un libro que le ayude a mantenerse despierto entre ponencia y ponencia.Precauciones. Si la ciudad de destino es sede de un gran congreso internacional, verifique con suficiente tiempo la disponibilidad de los hoteles. Apunte en su agenda personal el nombre del hotel, su dirección y el número de la reserva. Todos estos datos deben estar bien a mano, en su agenda personal. Información. Antes de partir, recopile información sobre el destino o realice un recorrido por Internet para conocer las peculiaridades del país. No olvide verificar los días festivos y el horario laborable de la ciudad. También conviene llevar un mapa con las localizaciones y rutas señaladas.Agenda. No llene demasiado su agenda porque siempre puede surgir alguna reunión inesperada o una comida de negocios. Si mantiene un cierto grado de flexibilidad podrá acudir a posibles oportunidades de negocio. Disponibilidad. Tenga el teléfono conectado siempre que le sea posible y manténgase comunicado con su equipo de trabajo y su familia. n

Consejos para el viajero de negociosCuando nos disponemos a viajar, sobretodo si se trata de un desplazamiento por motivos de trabajo, debemos planificar todos los detalles para evitar las sorpresas desagradables y lograr el éxito del negocio.