Unidad 1: Introducción a la Gestión de Proyectos

1.1.- Conceptos básicos para la gestión de proyectos

Proyecto: Conjunto de actividades que tienen un objetivo concreto

Participantes: personas y organizaciones implicadas de forma activa en dicho proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa como resultado del desarrollo del proyecto.

Requerimientos: Necesidades y expectativas de los participantes. Pueden ser explícitos o implícitos.

Calidad: conjunto de características que deseamos que cumplan los requerimientos de los productos.

Objetivo: productos o servicios desarrollados en un proyecto. Al principio del proyecto no suele tenerse suficiente información para detallarlo.

Alcance: definición de lo que va a desarrollarse en el proyecto. Qué trabajo se va a realizar y qué trabajo no se va a realizar.

Riesgos: todo aquello que puede ir mal en la consecución de los objetivos.

Ciclo de vida: conjunto de fases de un proyecto

Proceso: serie de acciones que conducen a un resultado

Descripción: texto descriptivo del proyecto

Objetivos: resultados (productos y servicios) que obtendremos

Método de trabajo: texto descriptivo de la gestión y desarrollo

Alcance: entregas, diagrama EDT, asignación de recursos

Planificación temporal: diagrama de Gantt

Plan de contingencia: lista de riesgos y posibles soluciones

Factibilidad: podemos realizar el proyecto?

Rodríguez, Ramón (2011). Gestión de proyectos informáticos: métodos, herramientas y casos. Pag.29-46. España. Editorial UOC

Vértice Editorial. (2007) Gestión de Proyectos. Pag. (11-18). España. Vértice Editorial

1.2 Fases de la gestión de proyectos

Las fases de la gestión de proyectos son Planificación de proyectos, Propuesta, Selección y Evaluación de personal, Supervisión y Revisión del proyecto, Informes

1.2.1. Planificación de proyectos

Es elaborar planes con los elementos con que cuenta. Estos planes deberán ser fundamentados, definidos, orientados, evaluados y controlados.

Todo proyecto conlleva la realización de una serie de actividades para su desarrollo.

La distribución en el tiempo de dichas actividades y la consideración de los recursos necesarios son las funciones a desarrollar en la planificación de proyectos.

El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de ocupación de dichos recursos, etc.

Por tanto la planificación de proyectos es una programación de actividades y una gestión de recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por nuestro cliente.

Rodríguez, Ramón (2011). Gestión de proyectos informáticos: métodos, herramientas y casos. Pag.29-46. España. Editorial UOC

Brusola, Fernando. (1999) Oficina técnica de proyectos. Pag (173). España. REPROVAL S.L.

1.2.2. Propuesta

Esta etapa comienza una vez identificando la necesidad en la que se llevara a cabo el proceso de preparación, y los elementos que podrían ser incluidos en esta misma para llegar a una solución.

Al cliente le presentan una propuesta uno o más individuos o empresas (contratistas) que quieren que les pague por implementarla. En esta fase el esfuerzo del contratista es lo más importante.

Los que quieren responder a la solicitud de propuesta quizá dediquen varias semanas a encontrar soluciones al problema, a estimar los tipos y la cantidad de recursos necesarios, así como el tiempo que tardarán en diseñar y realizar la solución propuesta.

Esta información la plasman en una propuesta escrita y la entregan al cliente. Por ejemplo, varios contratistas pueden presentar su propuesta para desarrollar e implementar un sistema automatizado de facturación y cobranza. Después que él las evalúa y escoge la ganadora, negocia con el contratista y firma un contrato (acuerdo). Muchas veces no se requiere que participen varios contratistas externos. Un equipo interno de la empresa puede elaborar una propuesta para atender una necesidad o petición de la gerencia. En este caso, los empleados de ella realizarán el proyecto y no un contratista externo.

Rodríguez, Ramón (2011). Gestión de proyectos informáticos: métodos, herramientas y casos. Pag.29-46. España. Editorial UOC

1.2.3. Selección y evaluación del personal

La selección del personal tiene como objetivos definir políticas para garantizar la incorporación del personal idóneo a la entidad.

Seleccionar candidatos adecuados para el acceso a los traslados, las promociones y las actividades de formación y desarrollo.

Las etapas de selección son reclutamiento: identificación y obtención de candidatos, determinación de los candidatos idóneos y la incorporación: Aceptación del candidato.

La evaluación del personal es un proceso técnico a través del cual, en forma integral, sistemática y continua realizada por parte de los jefes se valora el conjunto de actitudes, rendimientos y comportamiento del colaborador en el desempeño a su cargo y cumplimiento de sus funciones, en términos de oportunidad, candidata y calidad de los servicios producidos.

Los objetivos de la evaluación es el mejoramiento del desempeño y detectar necesidades de los colaboradores.

Miranda, Juan José. (2005). Gestión de Proyectos: Identificación, formulación, evaluación financiera-económica-social-ambiental. España. MMEditores

Rodríguez Nuria. (2006). Planificación y evaluación de proyectos informáticos. Costa Rica. Editorial Universidad Estatal a Distancia.

1.2.4 Supervisión y Revisión del proyecto

La supervisión es una actividad continua. El gestor debe conocer el progreso del proyecto con los costos actuales y los planificados. También, es normal tener varias revisiones formales de su gestión. Se hace una revisión completa del progreso y de los desarrollos técnicos del proyecto, teniendo en cuenta el estado del proyecto. El resultado puede dar lugar a una cancelación.

El gestor debe tener conocimiento del progreso del proyecto y comparar el progreso con los costes actuales y los planificados. Aunque muchas organizaciones tienen mecanismos formales para supervisar un gestor hábil podría formarse una imagen clara de los que pasa llevando a cabo una entrevista formal del proyecto.

La supervisión informal predice problemas importantes del proyecto, y revela dificultades que pueden aparecer. Más que esperar un informe de atraso del proyecto, el gestor podría asignar algún experto para resolver el problema o podría decidir si se vuelve a comenzar.

Sommerville Ian.(2005). Ingeniería del software. Pag.(87). España. Pearson Educacion.

Rodríguez Nuria. (2006). Planificación y evaluación de proyectos informáticos. Costa Rica. Editorial Universidad Estatal a Distancia.

1.2.5 Informes

El objetivo de la comunicación es mantener informados a todos los participantes de la evolución del proyecto, así como intercambiar información y opiniones sobre su marcha. La comunicación se realiza mediante informes, cuyo contenido dependerá de a quién van dirigidos:

• Informes para la dirección

• Informes para el responsable del proyecto

• Informes para los recursos

Información presente en los informes para la dirección

• Productos y resultados principales obtenidos en el curso del proyecto

• Puntos de control definidos

• Recursos necesarios para una correcta ejecución del proyecto

• Coste del proyecto

Información presente en los informes para el responsable del proyecto

• Organización del trabajo

• Flujo de trabajo e información

• Fecha de inicio de cada actividad

• Recursos implicados en cada actividad del proyecto

Información presente en los informes para los recursos

• Actividades asignadas a cada recurso

• Fecha en que cada recurso debe empezar a trabajar en cada actividad

• Impacto que tiene el trabajo de cada recurso en el proyecto en general

Rodríguez, Ramón (2011). Gestión de proyectos informáticos: métodos, herramientas y casos. Pag.29-46. España. Editorial UOC

1.3. Fundamentos de I.P.N.

La librería de estándares globales del PMI se agrupa en estándares de fundamentos, estándares de práctica y marcos de referencia, y en extensiones a los estándares. Estas categorías reflejan la naturaleza expansiva de la dirección de proyectos, y continuará creciendo y evolucionando junto con la profesión.

La finalidad principal de la Guía del PMBOK® es identificar el subconjunto de Fundamentos de la Dirección de Proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas. “Identificar” significa proporcionar una descripción general en contraposición a una descripción exhaustiva. “Generalmente reconocido” significa que los conocimientos y las prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad. “Buenas prácticas” significa que existe un acuerdo general en que la correcta aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos diferentes. “Buenas prácticas” no quiere decir que los conocimientos descritos deban aplicarse siempre de forma uniforme en todos los proyectos; el equipo de dirección del proyecto es responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto determinado.

La Guía del PMBOK® también proporciona y promueve un vocabulario común para analizar, escribir y aplicar la dirección de proyectos. Este vocabulario estándar es un elemento esencial de cualquier profesión.

El Project Management Institute usa este documento como referencia fundamental, pero no única, de la dirección de proyectos para sus programas de desarrollo profesional, entre los que se incluyen:

• La certificación de Profesional de la Dirección de Proyectos (Project Management Professional, PMP®)

• La educación y formación en materia de dirección de proyectos, ofrecida por Proveedores de Educación Registrados (Registered Education Providers, R.E.P.) de PMI

• La acreditación de programas de educación en dirección de proyectos.

PMBOK Guide 2004 , PMI

Fundamentos de la gestión de proyectos; 2003; Dennis Lock; Ed. Aenor