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Curso Access 1 Ud. 10: Importar y Exportar
Unidad 10: Importar y Exportar
Correspondencia combinada
En la cinta de opciones de Access tenemos las opciones para trabajar con elementos externos.
En esta pestaña accedemos a mas desplegando la flecha
Accedemos a combinar con Microsoft Office Word, este es el ayudante para combinar
correspondencia.
Curso Access 2 Ud. 10: Importar y Exportar
Nos guía el asistente, nos pregunta si vincula los datos a un documento Word existente o
tenemos que crear un documento nuevo en Word.
Activamos la opción que nos interesa y aceptamos
Tenemos que indicar donde tenemos la carta guardada
Seleccionamos el documento ABRIR
Se abre Word, si no se abre automáticamente, estará esta en la barra flotante de Windows
En la cinta de opciones tenemos las fichas necesarias para iniciar la fusión de los 2
documentos,
Curso Access 3 Ud. 10: Importar y Exportar
Seleccionamos la ficha editar destinatarios
Automáticamente, visualizamos todos los datos de nuestros clientes alojados en los diferentes
hoteles
Podemos filtrar en este caso hemos filtrado por sexo, seleccionando Mujeres, para hacer
nuestra carta más personalizada.
Aceptamos
En la cinta de opciones seleccionamos la ficha
Desplegando esta ficha seleccionaremos los campos necesarios para insertar la cabecera en la
carta.
Curso Access 4 Ud. 10: Importar y Exportar
Insertados los campos, están entre corchetes <<>> también hemos insertado el campo nombre
el mitad de la carta, así tendrá un aspecto más personalizado
Vemos los resultados y desplazarse por los registros, la fusión se ha completado
Se han fusionado los campos de la tabla clientes de nuestra base de datos, al documento Word
creado.
NOTA: La fusión realizada es un vínculo, no se puede cambiar la ubicación de la base de datos
o el documento Word (carta), si se cambia la ubicación hay que cambiar también el vínculo,
para que no de error.
Exportar a Word Se puede exportar una tabla de Access a un documento Word
Curso Access 5 Ud. 10: Importar y Exportar
Seleccionamos la tabla, en este caso hemos seleccionado la tabla actividades, en la barra de
navegación.des grupo exportar seleccionamos , al presionar el botón Word se
muestra
Nos pide que selecciones la ubicación del archivo, en examinar, daremos la ubicación
También nos indica las opciones de Exportación, se puede exportar la tabla completa o
especificar los registros que llevaremos a Word.
Si activamos abrir el archivo destino al finalizar la exportación a Word, automáticamente se
creará un documento Word Aceptar
Se abre un documento Word nuevo, con una tabla con todos los datos de la tabla de Access
En la siguiente ventana nos pregunta
Curso Access 6 Ud. 10: Importar y Exportar
Si queremos guardar los datos de exportación, activamos la casilla Guardar pasos de
exportación Cerrar
Aceptamos Guardar exportación: Lo que ha hecho Access es una copia de seguridad
Nos fíjanos en la cinta de opciones del grupo exportar
Curso Access 7 Ud. 10: Importar y Exportar
Si de abrimos el iconos nos informa muestra todas las exportaciones e importaciones hecha en
la base de datos
Exportar a Excel También podemos exportar a Excel, cualquier tabla de datos, en nuestro caso, con las
consultas hicimos los cálculos para saber a cuando asciende el importe a pagar por cada
clientes, esta tabla es facturación, la seleccionamos..
Accedemos a del grupo de exportar
Curso Access 8 Ud. 10: Importar y Exportar
Al igual que hicimos antes en la exportación a Word, nos pide la ubicación y la forma de
exportar
Seleccionamos las opciones que nos interese Aceptar
Automáticamente se abre una hoja de cálculo en Excel, totalmente operativa
En la siguiente ventana guardamos la exportación, como hicimos antes
Curso Access 9 Ud. 10: Importar y Exportar
Abrimos exportaciones guardadas
Podemos ver la lista de todas las exportaciones hechas en la base de datos
Importar de Excel a Access
Tenemos una hoja de cálculo hecha en Excel, queremos pasar todos los datos de esta hoja a
una tabla en Access
Al seleccionar el icono Excel
Curso Access 10 Ud. 10: Importar y Exportar
Buscamos la ubicación, donde está la hoja de cálculo a exportar a Excel.
La seleccionamos Abrir
En esta ventana especificamos la ubicación en examinar
Seleccionamos la forma de impórtalos Aceptar
Curso Access 11 Ud. 10: Importar y Exportar
Analizamos la ventana
La primera fila muestra la cabecera, es decir el nombre del campo
Ha hecho 4 columnas, efectivamente en la hoja de cálculo había 4 columnas
Este formato lo llevará a Access
Siguiente
Curso Access 12 Ud. 10: Importar y Exportar
Indicamos que la primera fila es cabecera, es decir es el campo para insertar los registros
siguiente.
Analizamos la ventana:
Id, será el campo clave (sin duplicados e indexado, tendrá la llave), por esto se ha Indexado sin
duplicados
Tipo de dato: Al ser numérico Excel ha al ser número Access le ha asignado el tipo (lo
dejamos como está).
No importar el campo (saltar), se puede seleccionar una collumna para que no sea importada
Siguiente
Curso Access 13 Ud. 10: Importar y Exportar
Nos pregunta si Access
Si va a llevar clave principal, como podemos observar, la puede poner Acces, la elegimos
nosotros o puede incluso ir sin clave
En este caso la elegimos nosotros será el Id.
siguiente
Analizamos el cuadro de dialogo finalizar
Curso Access 14 Ud. 10: Importar y Exportar
El asistente nos informa de la tabla a importar ya esta lista, nos da el nombre que teníamos en
la hoja de cálculo, también podemos indicar a Access que analice la estructura, la hemos
dejado sin activar, lo haremos nosotros Finalizar.
Nos pregunta si queremos guardar pasos de importación, en este caso no vamos a guardarlos
Cerrar.
Access ha creado una nueva tabla con los datos de Excel, esta en la barra de navegación
Si la abres veras como contienen todos los datos de Excel y en vista diseño ha dado el tipo de
dato correcto.