Manual del diseo organizacional para el enfoque de Mejora Continua

Manual del diseo organizacional para el enfoque de Mejora Continua

04/10/2015Aleida Daz DueasEquipo: Claudia Guadalupe Hernndez Onsimo Israel Sahagn valosMayra Janet Romo Campos

Manual del diseo organizacional para el enfoque de Mejora Continua

I. El enfoque de Mejora ContinuaEl enfoque de mejora continua se presenta en la actualidad ms como una necesidad que como una alternativa. Podemos decir que establecer este enfoque es indispensable en toda empresa ya que favorece la continua evolucin y mejoramiento de los procesos de las organizaciones. Segn Mara Victoria Flores Ripol la mejora continua es una filosofa que intenta optimizar y aumentar la calidad de un producto, proceso o servicio. (Ripoll, 2010). Esta autora explica que este enfoque es aplicado mayormente en empresas de manufactura, debido a que en este tipo de empresas se busca minimizar costos de produccin obteniendo la misma o mejor calidad del producto. Sin embargo, no slo es til para este tipo de empresas, sino que es aplicable a cualquier organizacin, ya que la mejora continua es beneficiosa para todos. Desde su conformacin como enfoque reconocido, diversos autores han planteado metodologas para implementarlo en las empresas, tal es el caso de Deming, Crosby, o Juran, quienes a travs de sus propuestas plantearon modelos que facilitaban a los empresarios establecer este modelo en sus organizaciones. Explica Ripoll que el modelo de mejora continua tiene tres caractersticas bsicas:1. Un proceso documentado. Esto permite que todas las personas que son partcipes de dicho proceso lo conozcan y todos lo apliquen de la misma manera cada vez2. Algn tipo desistema de medicinque permita determinar si los resultados esperados de cierto proceso se estn logrando (indicadores de gestin)3. Participacin de todas o algunas personasrelacionadas directamente con el proceso ya que son estas personas las que da a da tienen que lidiar con las virtudes y defectos del mismo. (Ripoll, 2010).

II. Justificacin de la eleccin del enfoqueLa importancia de construir un manual de diseo organizacional del enfoque de mejora continua es innegable. Podemos decir que la mejora continua debe convertirse en un modelo obligado para todas las empresas pues favorece el desarrollo de los procedimientos con miras a mejorar y fortalecer a la organizacin. Si bien es cierto que la variedad de modelos de organizacin innovadores plantean ventajas, es cierto tambin que la mejora continua es uno de los ms viables en el sentido de que proporciona resultados palpables. Permite analizar la organizacin de manera constante para identificar aquellas situaciones susceptibles de mejora, y poder trabajar sobre ellas. La mejora continua debe convertirse en un estilo de trabajo, e incluso de vida para aquellos que laboran en las organizaciones pues es a travs de esta idea de mejorar continuamente que se puede acceder al xito.

III. El proceso de diseo Para llevar a cabo el proceso de diseo de este enfoque se emplear el modelo planteado por Edwards Deming, el cual se encuentra claramente representado en un crculo que especifica cuatro sencillos, pero efectivos pasos. El llamado circulo de Deming ha sido utilizado con xito en muchas organizaciones dada su simplicidad y claridad para estructurar su implementacin. El crculo de Deming consta de cuatro pasos: Planea (Plan): las actividades a realizar para lograr la optimizacin en la empresa. Ejecuta (Do): la estrategia paso a paso. Verifica (Check): mediante indicadores de gestin o medicin de variables que se estn obteniendo los resultados esperados. Acta (Act)de acuerdo a los valores de las mediciones que est obteniendo para corregir o continuar por el mismo camino y empezar nuevamente el ciclo ya sea para seguir mejorando o lograr los objetivos planteados en un principio. A continuacin se presenta de manera grfica este esquema: Fuente: Administracin de la calidad. (2015). Blog ubicado en la siguiente liga: http://administraciondelacalidadpaola.blogspot.mx/2015/05/el-ciclo-de-deming.html

Para cada etapa del proceso los insumos, procedimientos, actores y resultados y/o productos.Un modelo de calidad con procesos y procedimientos giles y comprensibles para todos los involucrados, pasando por las etapas de diseo, materias primas, fabricacin, distribucin, entrega y satisfaccin del cliente.El objetivo del grupo de trabajo es implantar el modelo de calidad adecuado y aplicable a las caractersticas de la empresa de que se trate. La base para disear e implantar un buen modelo de calidad es conocer profundamente las caractersticas y necesidades de la empresa que lo aplicar y los deseos y pretensiones de sus clientes actuales y potenciales. Es necesario que todos los elementos del modelo de calidad se estructuren en forma tal que permitan un control y aseguramiento de todos los procesos involucrados con la calidad. El modelo de calidad consiste en reunir todas las actividades y funciones en forma tal que ninguna de ellas est subordinada a las otras y que cada una se planee, controle y ejecute de un modo formal y sistemtico. Para tener xito en la implantacin de un modelo de calidad se requiere que los directivos comprendan la necesidad de fomentar los siguientes conceptos en la empresa: Establecer una cultura de calidad en la empresa. Establecer la atencin centrada en el cliente creando el mximo valor. Inculcar en todos la premisa de hacerlo bien, a la primera vez y siempre. Crear constancia y ser perseverante con el propsito de mejorar los productos y servicios. Realizar propuestas de innovacin para mejorar la efectividad de la cadena de valor. Establecer que los procesos, los mtodos y sistemas deben estar sujetos a ciclos de mejora continua. Establecer un programa para el diseo e implantacin de los procesos y sistemas que integran el modelo de calidad. Contribuir con la sociedad promoviendo los valores de calidad y generando un compromiso con el bienestar de la sociedad y con la conservacin del medio ambiente.Lo que se debe buscar es crear una cultura de calidad para que la mejora se vuelva automticamente continua.

Diagramas del proceso y procedimientos correspondientes.El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas de calidad cuestan dinero. Asimismo este proceso implica la inversin en nuevas maquinaria y equipos de alta tecnologa ms eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el aumento en los niveles de desempeo del recurso humano a travs de la capacitacin continua, y la inversin en investigacin y desarrollo que permita a la empresa estar al da con las nuevas tecnologas. Actividades Bsicas de MejoramientoDe acuerdo a un estudi en los procesos de mejoramiento puestos en prctica en diversas compaas en Estados Unidos, Segn Harrington (1987), existen diez actividades de mejoramiento que deberan formar parte de toda empresa, sea grande o pequea: a. Obtener el compromiso de la alta direccin. b. Establecer un consejo directivo de mejoramiento. c. Conseguir la participacin total de la administracin. d. Asegurar la participacin en equipos de los empleados. e. Conseguir la participacin individual. f. Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de control de los procesos). g. Desarrollar actividades con la participacin de los proveedores. h. Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas. i. Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una estrategia de mejoramiento a largo plazo. j. Establecer un sistema de reconocimientos. a. Compromiso de la Alta Direccin: El proceso de mejoramiento debe comenzase desde los principales directivos y progresa en la medida al grado de compromiso que stos adquieran, es decir, en el inters que pongan por superarse y por ser cada da mejor.b. Consejo Directivo del Mejoramiento: Est constituido por un grupo de ejecutivos de primer nivel, quienes estudiarn el proceso de mejoramiento productivo y buscarn adaptarlo a las necesidades de la compaa. c. Participacin Total de la Administracin: El equipo de administracin es un conjunto de responsables de la implantacin del proceso de mejoramiento. Eso implica la participacin activa de todos los ejecutivos y supervisores de la organizacin. Cada ejecutivo debe participar en un curso de capacitacin que le permita conocer nuevos estndares de la compaa y las tcnicas de mejoramiento respectivas. d. Participacin de los Empleados: Una vez que el equipo de administradores est capacitado en el proceso, se darn las condiciones para involucrar a los empleados. Esto lo lleva a cabo el gerente o supervisor de primera lnea de cada departamento, quien es responsable de adiestrar a sus subordinados, empleando las tcnicas que l aprendi. e. Participacin Individual: Es importante desarrollar sistemas que brinden a todos los individuos los medios para que contribuyan, sean medidos y se les reconozcan sus aportaciones personales en beneficio del mejoramiento. f. Equipos de Mejoramiento de los Sistemas (equipos de control de los procesos): Toda actividad que se repite es un proceso que puede controlarse. Para ello se elaboran diagramas de flujo de los procesos, despus se le incluyen mediciones, controles y bucles de retroalimentacin. Para la aplicacin de este proceso se debe contar con un solo individuo responsable del funcionamiento completo de dicho proceso. g. Actividades con Participacin de los Proveedores: Todo proceso exitoso de mejoramiento debe tomar en cuenta a las contribuciones de los proveedores. h. Aseguramiento de la Calidad: Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se dedican a la solucin de problemas relacionados con los productos, deben reorientarse hacia el control de los sistemas que ayudan a mejorar las operaciones y as evitar que se presenten problemas

Recomendaciones para la implementacin del enfoque innovador en una organizacin.

Referencias Flores Ripoll, M.V. (2010). Definicin de mejora continua. Recuperado el 3 de octubre del 2015 de: http://www.eoi.es/blogs/mariavictoriaflores/definicion-de-mejora-continua/Fleitman Jack. (2004). Cmo implantar y evaluar un modelo de calidad. Recuperado el 4 de octubre del 2015 de http://www.gestiopolis.com/como-implantar-evaluar-modelo-calidad/www.fundacioncetmo.org/fundacion/publicaciones/.../procesos.mejora.pdf

Evaluacin de los miembros del equipo:

Equipo: Claudia Guadalupe Hernndez: Calificacin 5. Llev a cabo una apertura al dilogo en el foro generando un ambiente de intercambio de ideas. Aport informacin valiosa para la elaboracin del manual. Onsimo Israel Sahagn valos: Calificacin 5. Contribuy a estructurar la primera parte del manual apoyado en las ideas de sus compaeros, con apertura al dilogo y a las aportaciones de los dems. Mayra Janet Romo Campos: Calificacin 5. Contribuy en la finalizacin del manual aportando ideas valiosas. Aport conclusiones interesantes y con una actitud abierta a opiniones.

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