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ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Ing. Juan M. Ibujs Villacs, MBA
Contenido tomado de referencia de la Gua de los Fundamentos para
la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK)Cuarta edicin
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La estructura de la organizacin es un factor ambiental de la
empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir
en el modo de dirigir los proyectos.
Las estructuras organizacionales abarcan desde una estructura
funcional hasta una estructura orientada a proyectos, con una
variedad de estructuras matriciales entre ellas.
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Influencias de la organizacin en los proyectos
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Es una jerarqua donde cada empleado tiene un superior claramente
definido.
El nivel superior se agrupa por especialidades, tales como:
produccin, comercializacin, ingeniera y contabilidad.
A su vez, las especialidades pueden subdividirse en
organizaciones funcionales, como la ingeniera mecnica y la
ingeniera elctrica.
Cada departamento de una organizacin funcional realizar el
trabajo del proyecto de forma independiente de los dems
departamentos.
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Mantienen muchas de las caractersticas de una organizacin
funcional, y el rol del director del proyecto es ms bien el de un
coordinador o expedidor, que el de un verdadero director del
proyecto.
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Tienen muchas de las caractersticas de la organizacin orientada
a proyectos: pueden tener directores del proyecto dedicados de
tiempo completo y una autoridad considerable, y personal
administrativo dedicado de tiempo completo.
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Reconoce la necesidad de contar con un director del proyecto, no
le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni su
financiamiento.
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Aqu los miembros del equipo estn colocados en un mismo
lugar.
La mayor parte de los recursos de la organizacin participa en el
trabajo de los proyectos y los directores del proyecto tienen mucha
ms independencia y autoridad.
Estas organizaciones cuentan con unidades organizacionales
denominadas departamentos, los que dependen directamente del
director del proyecto, o bien prestan sus servicios a varios
proyectos.
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El equipo puede incluir personal dedicado de tiempo completo
procedente de diferentes departamentos funcionales, desarrollar su
propio conjunto de procedimientos operativos y funcionar fuera de
la estructura estndar formalizada de reporte.
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Estos activos de procesos abarcan planes, polticas,
procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales.
Tambin abarcan las bases de conocimiento de la organizacin, como
las lecciones aprendidas y la informacin histrica.
Los activos de los procesos de la organizacin pueden agruparse
en dos categoras:
1. Procesos y procedimientos
2. Base corporativa de conocimiento.
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Los procesos y procedimientos incluyen, entre otros:
1. Procesos estndar de la organizacin, tales como: normas,
polticas ,ciclos estndar de vida del producto y del proyecto,
polticas y procedimientos de calidad;
2. Lineamientos, instrucciones de trabajo, criterios para la
evaluacin de propuestas y criterios estandarizados para la medicin
del desempeo;
3. Requisitos de comunicacin de la organizacin (por ejemplo,
tecnologa de comunicacin, medios de comunicacin permitidos,
polticas de retencin de registros y requisitos de seguridad)
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4. Procedimientos de control financiero (por ejemplo, informes
de tiempo, revisiones requeridas de gastos y desembolsos, cdigos
contables y provisiones contractuales estndar);
5. Procedimientos de control de cambios, incluyendo las etapas
por las cuales se modificarn las normas, polticas, planes y
procedimientos oficiales de la compaa, y cmo se aprobar y validar
cualquier cambio;
6. Procedimientos para priorizar, aprobar y emitir
autorizaciones de trabajo.
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La base corporativa de conocimiento de la organizacin abarca: 1.
Bases de datos para la medicin de procesos, que se utiliza
para recopilar y tener disponibles los datos de mediciones de
procesos y productos,
2. Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones
aprendidas como registros y documentos del proyecto, toda la
informacin y documentacin de cierre del proyecto, resultados,
decisiones, desempeo, etc.
3. Base del conocimiento de la gestin de configuracin, que
contiene las versiones y lneas base de todas las normas, polticas y
procedimientos oficiales de la compaa, y
4. Bases de datos financieras que contienen informaciones tales
como horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y cualquier
dficit presupuestario del proyecto.
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