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Paula Milena Gonzlez Gonzlez
Instructora Virtual Centro de Comercio y Turismo
Regional Quindo
Material del programa
Unidad 3: Controles Administrativos
Planeacin
La planeacin en el rea de informtica no es un tema sencillo de
tratar, ya que se
ve impactada con cinco tipos de planes que son bsicos para
garantizar un buen
funcionamiento. An y cuando el rea de tecnologa de informacin es
un rea en
donde se presentan cambios a la vuelta de pocos meses es
necesario que la
planeacin exista en todos los sentidos. A continuacin se
muestran los aspectos
bsicos y relevantes a considerar en cada uno de estos
planes.
Plan: Estudio de factibilidad
Descripcin: Investigacin del costo y los beneficios a largo
plazo del uso de
computadoras y recomendar si la organizacin debe o no utilizar
computadoras.
Es a largo plazo y el responsable es el comit de manejo.
La administracin requiere un estudio de factibilidad para
cualquier decisin de
planeacin en la instalacin computacional. Por ejemplo:
Utilizar tecnologa de informacin en la organizacin.
Implementar un nuevo sistema de aplicacin o cambiar el sistema
de
aplicacin actual.
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Paula Milena Gonzlez Gonzlez
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Instalar un nuevo hardware o software y definir qu
caractersticas debe
tener.
Realizar un cambio de estructura organizacional para aumentar
la
capacidad de procesamiento de datos.
El estudio de factibilidad es una herramienta del proceso de
planeacin ms que
un plan. Por otro lado, constituye un plan, ya que documenta las
deliberaciones
de la administracin y proporciona recomendaciones y guas para
implementar
esas recomendaciones.
Involucra dos pasos
Cuestionario preliminar. Determinar rpidamente si el
procesamiento vale la
pena y si el estudio de factibilidad est garantizado.
Apropiado estudio de factibilidad. Se lleva a cabo si el
procesamiento de
datos vale la pena.
Complejidad en este proceso
Las inversiones del procesamiento de datos deben ser
evaluadas
en trminos de beneficios intangibles y costos.
Evaluar la tasa de descuento es difcil
Muchos proyectos de procesamiento de datos ahora son
interdependientes
y su viabilidad financiera es difcil de evaluar.
Plan: Plan de cambio
Descripcin: Especificacin de tareas y actividades que deben ser
llevadas a cabo
durante el cambio de procesamiento computacional de datos, un
nuevo
Hardware/Configuracin del Software o una nueva estructura
organizacional. Es a
corto plazo y el responsable es el comit de manejo.
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Paula Milena Gonzlez Gonzlez
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Especifica las tareas que deben ser llevadas a, cabo, sus
interdependencias y las
restricciones que aplican las organizaciones cuando llevan a
cabo cambios
relacionados con el procesamiento de datos. Por ejemplo:
adquisicin e
instalacin de una nueva computadora, establecer una nueva
configuracin de
hardware y software o cambios en la estructura de la
organizacin.
Algunas actividades tpicas incluidas en un plan de cambio para
informtica son
entre otras:
Completar las especificaciones de hardware y software.
Evaluar y seleccionar hardware y software
Planeacin fsica y preparacin del sitio
Prueba final y aceptacin de hardware y software
Entrega e instalacin de hardware y software
Diseo de la estructura organizacional para la instalacin
Plan: Plan maestro
Descripcin: Plan estratgico para el rea de informtica,
establecimiento de
objetivos a largo plazo y tareas necesarias para lograr esos
objetivos. Es a largo
plazo y el responsable es el comit de manejo.
Es un plan estratgico para la instalacin que define los
requerimientos a largo
plazo y las tareas necesarias para cumplir los objetivos. Hay
cuatro componentes:
Resumen del plan estratgico organizacional: Provee un capitulo
general
bajo
el cual todas las unidades de la organizacin, inc1uyendo la
funcin de SI.
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Plan estratgico de sistemas de informacin: El comit de manejo
es
responsable de traducir el plan estratgico organizacional en el
plan
estratgico de SI y debe determinar que implicaciones pueden
existir.
Plan de requerimientos del SI: Define la arquitectura de SI para
el
departamento. La arquitectura especifica las principales
funciones
organizacionales necesarias para dar soporte a la planeacin,
control y
actividades de operacin y las clases de datos asociadas con cada
funcin.
Existen algunas tcnicas de anlisis que ayudan en la preparacin
de la
arquitectura de SI:
CSF: Critical Success Factor (Factores Crticos de xito)
Ejecutivos son
entrevistados para determinar sus metas, las reas claves de una
organizacin,
donde el desempeo debe ser satisfactorio, donde estas metas
deben ser
cumplidas.
BSP: Business Systems Plarming (Planeacin de Sistemas del
Negocio) Es un
enfoque de arriba-abajo para desarrollar una arquitectura de SI.
Tiene cuatro
etapas: Definir el objetivo del negocio, definir procesos del
negocio, definir datos
claves y definir la arquitectura de SI.
BIAIT: Business Information Analysis and Integration Technique
(Analisis de
Informacin del Negocio y Tcnicas de Integracin) Provee siete
preguntas para
ser hechas y en base a sus respuestas se proponen una serie de
requerimientos
normativos.
BICS: Business Information Control Study (Estudio de Control de
Informacin de
Negocios) Es una metodologa que combina al BSP y al BIAIT
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E/M Analysis: Ends/Means Analysis (Analisis de Objetivos/Medios)
Se especifican
los objetivos a ser cumplidos y los medios para lograrlos adems
indica las
medidas de efectividad y eficiencia relevantes.
Plan de sistemas de Informacin e Instalacin: Incluye los
siguientes puntos de
acuerdo con los objetivos a largo plazo:
Desarrollo del sistema de aplicacin especifico y su plan de
tiempo.
Planeacin de desarrollo/adquisicin de hardware y software.
Planeacin de contratacin y desarrollo de personal.
Requerimientos de recursos financieros.
Requerimientos de instalaciones.
Requerimientos de cambios organizacionales.
Plan: Plan proyecto
Descripcin: Forma la base del presupuesto para el desarrollo de
un sistema
especfico y asegura que el proyecto es consistente con las metas
y objetivos
establecidos en el plan maestro. Es a corto plazo y el
responsable es el director de
informtica.
Forma la base para un proyecto particular. El CIO debe utilizar
el plan de proyecto
para monitorear el progreso de las actividades de desarrollo e
implementacin de
los sistemas de aplicacin. Desarrollo de sistemas, programacin y
administracin
de operaciones tpicamente desarrollan el trabajo detallado
necesario para la
planeacin del proyecto. Las principales actividades que se
realizan son:
Identificar tareas a desarrollar.
Identificar relaciones entre tareas
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Paula Milena Gonzlez Gonzlez
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Determinar requerimientos de tiempo en el proyecto.
Determinar requerimientos de recursos de cada tarea.
Determinar cualquier otro requerimiento.
Secuencia de tareas.
Han sido desarrolladas tcnicas como GANTT y PERT para ayudar a
la
planeacin de proyectos.
Adems el proyecto se debe someter a un estudio de factibilidad
para determinar
si el retorno sobre la inversin es aceptable.
Plan: Recuperacin de desastres
Descripcin: Plan necesario para resguardar los archivos de la
instalacin, y las
capacidades de procesamiento de datos. Es a corto plazo y el
responsable es el
director de informtica.
Una instalacin puede sufrir cualquier desastre por muchas
razones, entre ellas
huracanes, fuego, sabotaje, fraude, falla de hardware. La
administracin debe
planear para tales desastres si quiere continuar con sus
operaciones cuando el
desastre ocurra.
Este plan debe ser revisado y aprobado adecuadamente con el fin
de que pueda
ayudar a disminuir o contrarrestar cualquier contingencia. Adems
deber de ser
actualizado peridicamente.
