UNIDAD 5

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS

1705 Gastos pagados por anticipado

•Clase:1Activo•Grupo:17DiferidosCuenta:1705Gastos pagados por anticipado.

Subcuentas:170505Intereses170510Honorarios170515Comisiones

170520-Seguros y fianzas170525-Arrendamientos170530-Bodegajes170535-Mantenimiento equipos170540-Servicios170545-Suscripciones170595-Otros

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

• Son aquellos cuyos costos incurridos por adelantado al consumo, los cuales si no hubieran sido pagados por adelantado, requerirían de desembolsos durante el ciclo de operación . Estos representan la parte de servicios o suministros adquiridos antes de la fecha del balance general, pero que no se han consumido todavía en esa fecha, y que es justo cargar a cuenta de los ingresos de los

• Periodos siguientes y que se consumirá dentro del ciclo normal de operaciones. A su vez representan capital en trabajo teniendo normalmente un valor de realización en un negocio en marcha y generalmente están formados por partidas que se cargan a gastos o se convertirán en efectivo.

• Registra el valor de los gastos pagados por anticipado que realiza el ente económico en el desarrollo de su actividad, los cuales se deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos.

Así, los intereses se causarán durante el período prepagado a medida que transcurra el tiempo; los seguros durante la vigencia de la póliza; los arrendamientos durante el período prepagado; el mantenimiento de equipos durante la vigencia del contrato. La cuenta diferidos está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.

Cargos diferidos

• Los cargos diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningún mo mento. Se deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Tienen, pues, a diferencia de los gastos pagados por anticipado, propiamente dichos, naturaleza de parti das no monetarias siendo, en conse cuencia, susceptibles de ser ajustados por infla ción, inclusive en lo que se refiere a su amortización. En este grupo, se clasifican los siguientes con ceptos, entre otros :

- Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organiza ción, exploración, construcción, ins talación, montaje y puesta en mar cha.

- Los costos y gastos ocasionados en la investiga ción y desarrollo de estudios y proyectos.- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamien to.

METODOS PARA ADJUDICAR LOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Y LOS CARGOS

DIFERIDOS

1. La base de tiempo, en que la partida espira exacta o aproximadamente en proporción al tiempo transcurrido.

2. La base de ingresos, cando la partida espira en proporción a los ingresos producidos en su uso.

3. La base de inventario en que las partidas se cargan a gastos basándose en su uso.

EXAMEN DE LOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Y CARGOS DIFERIDOS

Este consiste primordialmente en calcular las cantidades pagadas por anticipado y las que han de cargarse a gastos en el periodo actual, o bien la verificación de los cálculos hechos por el cliente.

La auditoria en los cargos diferidos frecuentemente exige un criterio maduro `para distribuir acertadamente los costos entre los gastos.

El objetivo que persigue el auditor es cerciorarse de que el importe de los gastos pagados por anticipado y de los cargos diferidos se determine de acuerdo a los principios contables aceptados y que su monto sea razonable considerándolo en función de las ganancias futuras que han de obtenerse.

Objetivos de gastos pagados por anticipado y gastos diferidos

• A. GENERALES: • Obtener suficiente evidencia acerca de:• 1. Que los gastos pagados por anticipado

representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos.

• 2. Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes.

3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están registradas o atribuidas al periodo adecuado.

4. Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables.

5. Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables.

• B. ESPECÍFICOS • 1. Obtener certeza de la realidad de los

valores registrados.• 2. Las cuentas han sido adecuadamente

resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta.

• 3. Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro.

CONTROL INTERNO DE LOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS Y DE LOS CARGOS DIFERIDOS

• Un control interno apropiado sobre los gastos pagados por anticipado demanda que cuando estos se extienden mas allá del periodo actual se consideren como activos circulantes. Deben revisarse los gastos pagados por anticipado para determinar que todas sus partidas son vigentes y que no están sobreestimados ni subestimados. En caso de que haya devoluciones, el control interno debe decidir que se depositen en un banco.

• El control interno sobre los cargos diferidos tienen por objeto vigilar que puedan establecerse únicamente con autoridad del consejo de directores, o del comité ejecutivo, o alguna otra alta autoridad.

PROGRAMA DE AUDITOTIA PARA LOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS.

validar la información que la empresa suministra, con respecto a los Gastos pagados por anticipado, se debe fijar el siguiente programa de auditoria desarrollando los puntos que describimos a continuación:

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

PRIMAS DE SEGUROS PAGADAS POR ANTICIPADO:

a) Ordenar y examinar las pólizas.b) Computar o verificar las primas de seguros

pagados por anticipado.c) Examinar las devoluciones y reclamaciones.d) Determinar si el seguro es suficiente

INTERESES Y DESCUENTOS PAGADOS POR ANTICIPADO:

a) Hacer una lista de pagares y otros documentos deudores.

b) Calcular o verificar las cantidades pagadas por anticipado.

COMISIONES PAGADAS POR ANTICIPADO:

a) Investigar los convenios existentes.b) Ratificar los adelantos.c) Verificar las cantidades pagadas por anticipado, usando

las cifras de ventas u otra base.

ADELANTOS A LOS EMPLEADOS:a) Ratificar en caso necesario.

GASTOS DE VENTAS PAGADOS POR ANTICIPADO:a) Hacer una lista de todas las partidas.b) Determinar la aplicabilidad al futuro de todas las

partidas.

CUOTAS Y SUBSCRIPCIONES PAGADAS POR ANTICIPADO:

a) Hacer una lista y distinguir si son importantes.

INVENTARIOS DE SUMINISTRO:

a) Hacer una prueba de las cantidades y de los precios.

b) Hacer una prueba de los cálculos matemáticos .c) Eliminar las partidas anticuadas.

PRUEBAS SUSTANTIVAS

• 1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:

• Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias. Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

• 2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

• PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:

• 1. Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los cargos diferidos.

• 2. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y transacciones.

• 3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

• 4. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente.

• 5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa.

• 6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

• NORMA -23. Usando pruebas documentales y examinando los libros, el auditor debe determinar que las cantidades transferidas a nuevas cuentas, como gastos pagados por anticipado o cargos diferidos, son en realidad cargables a operaciones y periodos posteriores a la fecha del balance general y que los métodos de amortización de las partidas correspondientes están de acuerdo con los principios contables aceptados.