UNIVERSIDAD JUAREZ AUTONOMA

DE TABASCO

División Académica en Ciencias Económico Administrativas

Asignatura:

Auditoría Administrativa

Catedrático: Dr. Armando García Ruiz

Tema: evaluación de los resultados y recomendaciones

Lic. Administración

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Índice

ContenidoINTRODUCCIÓN............................................................................................................................3

Unidad 5: EVALUACION DE RESULTADOS Y RECOMENDACIONES....................4

5.1 Concentración de datos obtenidos en la investigación..................................................6

5.2 Clasificación de los datos obtenidos...............................................................................6

5.3 Evaluación de los resultados:.........................................................................................7

5.4 Determinación de la solución.......................................................................................12

CONCLUSION..............................................................................................................................13

BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................................14

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INTRODUCCIÓN

La metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifique criterios y delimiten la profundidad con que se revisaran y aplicaran las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

Es en el marco de esta metodología que se encuentra el tema que presentaremos en este trabajo el cual se enfoca en la evaluación de resultados y recomendaciones en el proceso de la auditoria administrativa.

Es de suma importancia señalar que el auditor juega un papel importante en la evaluación de los datos obtenidos en la auditoria ya que de esto dependen las observaciones y recomendaciones que hará a la empresa.

Es por esto que en este trabajo presentamos los factores que se deben evaluar en una auditoria administrativa para determinar recomendaciones para la solución de los problemas encontrados con el fin de orientar a las personas encargadas de la auditoria administrativa sobre las áreas o temas que se deben tomar en cuenta para presentar un trabajo lo más objetivo posible.Cabe mencionar que las observaciones y recomendaciones son la parte medular del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones, contrae una responsabilidad, ya que éste puede repercutir positiva o negativamente, según el caso, en las operaciones de la empresa, así como a todos los organismos y grupos sociales que tienen relación con la misma.

Y por último debemos de tomar en cuenta que las recomendaciones son la culminación del trabajo del auditor, y aunque posteriormente venga la implementación, esta, a menos de que se haya convenido de otra manera, probablemente no esté en manos del auditor, sino del mismo cliente.

Unidad 5: EVALUACION DE RESULTADOS Y RECOMENDACIONES

Los datos contenidos en los informes, así como sus apreciaciones personales serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las situaciones y problemas investigados.Trabajados todos los datos el auditor empieza a llegar a conclusiones, las cuales tendrán que convertirse en recomendaciones. La evaluación de la información obtenida para llegar a conclusiones y recomendaciones constituye el meollo del trabajo de la auditoria administrativa; es en este momento cuando el auditor pone en juego toda su capacidad, conocimientos y experiencias para llegar a hacer recomendaciones pertinentes que repercutirán en un mejoramiento de la administración de la empresa.La recomendación es la culminación del trabajo del auditor, y aunque posteriormente venga la implementación, esta, a menos de que se haya convenido de otra manera, probablemente no esté en manos del auditor, sino del mismo cliente.Muchos de los factores que el auditor deberá poner en juego para producir una buena recomendación, así por ejemplo, un buen entendimiento del problema, un análisis objetivo y riguroso, criterio juicioso, imaginación, creatividad, etc., son los elementos necesarios para llegar a ella.En el desarrollo de las recomendaciones, el auditor podrá guiarse por los siguientes aspectos:

Utilidad que reporta al cliente. Esta debe ser real y efectiva, Sujeción a los objetivos y políticas establecidas. Las propuestas

deben ser acordes con los objetivos y políticas generales del cliente.

Requerimientos del cliente. Las recomendaciones deberán satisfacer las necesidades y requerimientos del cliente.

Recursos disponibles. Las recomendaciones deberán ser acordes con las posibilidades de recurso del cliente.

Costo de ejecución. La proporción costo-beneficio de las recomendaciones deberá ser positiva.

Riesgos probables. El auditor deberá considerar los riesgos probables de sus propuestas, para tratar de reducirlas al mínimo.

Tiempos de realización. Las recomendaciones deberán obtener resultados en un tiempo razonable.

Desarrollo de la empresa. Las recomendaciones deberán tener una proyección a futuro de la empresa.

Condiciones legales. Las recomendaciones deberán ajustarse a las leyes y reglamentos gubernamentales.

En algunas ocasiones el auditor estará en posibilidad de plantear varias alternativas de solución de un problema, por lo que deberá evaluarlas para proponer la mejor, o presentarlas al cliente para que este decida. Sin embargo, la mayoría de las veces el cliente desea conocer cual es la elección del auditor.

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También se podría dar el caso de que se tengan que comparar, evaluándolas, la situación actual y la propuesta.Para esto, y durante el análisis de los datos y la elaboración de las probables soluciones, el auditor continua recabando datos, opiniones y sugerencias, con lo que tabula el costo-beneficio y así evalúa y selecciona la alternativa.La técnica de evaluación que utilice deberá considerar el carácter y complejidad del caso, pudiendo ir desde un análisis de rentabilidad, hasta un análisis de decisiones, pasando por un análisis del rendimiento de la inversión, una técnica de programación lineal o cualquier otra técnica.En fin, el auditor deberá estar consciente de que al emitir una recomendación adquiere una responsabilidad social, pues esta podrá repercutir de manera importante en la empresa y en quienes participan en ella.Es recomendable que antes de definir las recomendaciones, se hable con los encargados de las actividades que se detectaron como anómalas, pues sus apreciaciones, aclaraciones y sugerencias siempre serán valiosas.El enfoque, debe resaltar objetivamente las áreas de oportunidad, identificando hasta lo posible, el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias.Conviene presentar muy claramente a los administradores de las empresas el efecto de la ineficiencia existente (cuanto les cuesta o dejan de ganar), a fin de motivar la toma de medidas correctivas.El efecto y consecuencia de los problemas a que se hace referencia, pueden corresponder a una pérdida; en tanto que las sugerencias que se presenten deben estar orientadas a un aumento de la productividad, ahorros que podrían lograrse o bien otros aspectos susceptibles de provocar nuevas fuentes de utilidades.Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarla.Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis.

Terminada la investigación, el auditor procederá a formular sus conclusiones, atendiendo el siguiente orden:

-Concentración de los datos obtenidos en la investigación

-Clasificación de los datos

-Evaluación de resultados

-Determinación de la solución

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5.1 Concentración de datos obtenidos en la investigación.En esta fase, y de acuerdo con el programa de la auditoria, el auditor obtendrá toda la información pertinente sobre el caso estudiado, pudiendo recurrir a herramientas como la entrevista, observación, encuesta, etc., dependiendo del tipo de información que necesite. La información no solo será de índole interna, de ser necesario también deberá ser de índole externa.

El auditor procederá a hacer una recopilación de todos aquellos datos contenidos en las informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionadas, así como los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de proceder en su clasificación.

5.2 Clasificación de los datos obtenidos.La clasificación de los datos tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluación de resultados, por lo que el auditor procederá a agruparlos de tal manera, que le sirvan de guía para formular sus conclusiones.

Dependiendo del tipo de investigación que se haya hecho, es probable que haya necesidad de hacer clasificación de datos, con la finalidad de trabajarlos estadísticamente. Algunos de los datos que se obtienen de la auditoria administrativa tienen el carácter de cualitativos.

La clasificación de los datos puede hacerse teniendo como punto de partida diversos factores; de hecho la clasificación se inició cuando el auditor estableció los criterios para organizarlos y tabularlos. Sin embargo, estos criterios pudieron haber cambiado durante el transcurso de la investigación.

Algunos de los criterios que pudieran ser utilizados son:

Por periodo. Por ejemplo, cuando los datos se clasifican por mes, con lo que pueden apreciarse tendencias, tasas de variación, cambios aleatorios, etcétera.

Por responsabilidades. Por ejemplo, los tres niveles gerenciales básicos, pudiendo detectar que ciertas actividades no corresponden al nivel en que se encuentran.

Por estructura. Por ejemplo, las diferentes funciones básicas de la empresa, detectando número de empleados, inversión en instalaciones, etc.

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Factores influyentes. Por ejemplo, detectando los factores principales que influyen para que se den los accidentes en la fabrica.

5.3 Evaluación de los resultados:Los datos contenidos en los informes así como las apreciaciones personales, serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las situaciones y problemas investigados. Requisito que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas importantes y que, consecuentemente, merecen mayor atención para una correcta solución.

Las observaciones y recomendaciones son la parte medular del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones, contrae una responsabilidad, ya que éste puede repercutir positiva o negativamente, según el caso , en las operaciones de la empresa, así como a todos los organismos y grupos sociales que tienen relación con la misma.

FACTORES A EVALUAR EN UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA: Los elementos o factores en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son los siguientes:

Planes y objetivos Estructura orgánica Políticas y prácticas Sistemas y procedimientos Métodos de control Medios de operación Potencial humano

1. Planes y objetivos:

Una de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administración no da pleno cumplimiento a los principios de organización.

En muchas empresas, las deficiencias se descubrirán por falta de una completa y clara estipulación de objetivos y la carencia de los detalles

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necesarios para el desenvolvimiento de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas.

Antes de que auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender bien los planes y objetivos generales de la empresa.

2. Estructura orgánica

En el establecimiento y operación de una empresa es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las deficiencias en la estructura orgánica son comunes en muchas empresas, por ejemplo:

a) estructura mal proyectada para satisfacer necesidades específicas de la empresa.

b) Funciones no coordinadas y controladas

c) Falta de delegación y autoridad y responsabilidad en forma apropiada

d) Personal no calificado en puestos clave

e) Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes

Al revisar un organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual, de las funciones orgánicas. Debe analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente.

3. Políticas

Las políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos

Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te sirven para uniformar y coordinar a toda la organización.

Un aspecto muy importante es que la política esté claramente expuesta. La expresión, de una política es necesaria para la toma de decisiones de producción, finanzas, personal, compras, crédito, ventas, etc.

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La evaluación de la política de ventas involucrará calidad, diseño, estilo, número y variedad de productos.

4. Sistemas y procedimientos

A l examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su propósito y su forma y decidir sobre sus méritos respecto a la forma en que sirve a la empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer operaciones.

Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se está haciendo, dónde, cómo , cuándo y por quién; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado.

5. Métodos de control

En todo renglón de comercio, industria, servicio, se encuentran métodos de control en pleno funcionamiento. Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Todo método de control, dentro de una empresa, comprende la comparación del desempeño real contra el esperado, trátese de objetivo, norma, etc.

El control deficiente puede ser resultado de errores en los registros y procedimientos, de una falta de observancia de los sistemas de supervisión, o de normas de administración insuficientes.

Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber una medición continua y detallada de la realización de la misma. Esto es cierto sobre todo tratándose de operaciones, costos, métodos, productos, sueldos y salarios.

El auditor está obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del procedimiento, y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que se efectúen revisiones.

6. Formas de operación

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Es igualmente importante un constante examen, análisis y evaluación de los medios de operación. Por lo que respecta a mano de obra hay que determinar la fuerza de trabajo básico.

Con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su línea de mercancías y existencias, mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisión, etc.

En una empresa de tipo industrial, los problemas son mantener una tasa adecuada de producción, la que requiere una planeación de lo que va a producir, la compra y control de materiales, su recepción y almacenamiento, métodos y normas de producción, control de calidad, embarque, etc.

Las organizaciones que proporcionan servicios tienen como preocupación la rapidez y calidad de la operación, y la capacidad de asimilación de más trabajo.

La operación de toda empresa implica mantener una adecuada relación entre las diversas funciones, para conseguir mejores resultados.

Otros factores son los cambios en la economía del país, ya que afectan la operación de la empresa.

En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar políticas y prácticas de personal. Esta evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente.

Para ello el auditor llevará un examen de las condiciones de trabajo, programas de adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades.

7. Recursos humanos y materiales

En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar políticas y prácticas de los recursos humanos y materiales. Está evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente. Para ello el auditor llevará un examen de las condiciones de trabajo, programas de adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades, motivación, facilidades y coordinación en el desarrollo de labores diarias.

El informe sobre rotación de personal merece mucha atención. Otros aspectos son las especificaciones de las tareas, métodos de

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entrevistas, reclasificación de trabajadores. El auditor buscará causa de descontento en el empleo, falta de observación de políticas y procedimientos de la empresa, coordinación deficiente, con el propósito de revelar cualquier debilidad, error, deficiencia, inconsistencia,

Algunas de las cuestiones que pueden evaluarse respecto a las diversas funciones del departamento de personal son:

Análisis de puestos: Las preguntas principales en este inciso serian: ¿ se realiza análisis de puesto?¿los análisis están suficientemente actualizados? ¿Las especificaciones son válidas? ¿Todos los puestos han sido analizados? ¿Cuándo se crea un puesto se analiza para reclutar y seleccionar al titular?

Proceso de selección y colocación: Uno de los principales puntos de atención aquí debe referirse la estandarización y validación de pruebas o tes. Los métodos de entrevista también deben ser investigados. A grandes rasgos la pregunta principal en cuanto al proceso de selección y colocación es: ¿el proceso está prediciendo un elevado porcentaje de personas que tienen éxito en su trabajo

Entrenamiento y capacitación: ¿se cuenta con programas de capacitación? ¿El programa cubre las necesidades de la organización? ¿Están empleándose métodos adecuados de aprendizaje? ¿El costo de los programas es inferior a los beneficios obtenidos?

Medición del desempeño: ¿se cuenta con técnicas para evaluar el desempeño de los empleados? ¿Los criterios son válidos? ¿Están siendo contaminados por otros factores? ¿Están reflejando realmente la efectividad?

Higiene industrial: Cuál es el porcentaje de enfermedades profesionales? ¿Las instalaciones cubren requisitos marcados por el reglamento respectivo?

Accidentes de trabajo: Generalmente se calcula tanto la frecuencia como la gravedad de los accidentes. Para las fórmulas de estos índices así como su funcionamiento.

Índices de rotación: Se entiende por rotación el ingreso y el egreso de personas en la organización. Evidentemente si el porcentaje de rotación resulta muy elevado esto es sintomático de algunos problemas. La rotación es costosa también, pues se gasta más dinero en reclutamiento, selección, entrenamiento, etc.

5.4 Determinación de la soluciónLa solución es la conclusión a la que ha llegado el auditor después de haber evaluado los resultados de las investigaciones que efectuó.

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La capacidad y experiencia del auditor son factores para la determinación de una solución correcta.

La evaluación puede enfocarse en los elementos integrantes del proceso administrativo (planeación, organización, dirección y control), así como las funciones de comercialización, producción, finanzas, recursos humanos u otras funciones.

Gracias a la evaluación, el auditor administrativo puede detectar deficiencias u oportunidades en la organización, esto es parte importante del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones lleva consigo una gran responsabilidad social.

CONCLUSION

Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

Es importante señalar que la auditoría administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.

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BIBLIOGRAFI A

Franklin F. Enrique Benjamín

Auditoria administrativa, Mc- Graw Hill, México 2001

http://administracion2transporte.blogspot.mx/2009/03/tema-62-etapas-de-la-auditoria.html

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