Unidad 7. auditora GUBERNAMENTAL

Profesor: Dr. Garca Ruiz ArmandoMateria: Auditoria administrativa

7.1 Concepto y alcance de la Auditoria GubernamentalEs la revisin y examen que llevan a cabo las entidades fiscalizadoras superiores a las operaciones de diferente naturaleza, que realizan las dependencias y entidades del gobierno central, estatal y municipal en el cumplimiento de sus atribuciones legales. Principales objetivos:-Evaluar la correcta utilizacin de los recursos pblicos verificando el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias-Determinar la razonabilidad de la informacin financiera-Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en relacin a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y programas aprobados en la entidad examinada-Recomendar medidas para promover mejoras en la gestin pblica-Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada-Cumplimiento deberes y atribuciones Objetivos generales:-Promover mejoras o reformas constructivas-Determinar que estn llevando a cabo los programas legalmente autorizados-Averiguar si los recursos humanos, materiales y financieros son utilizados de manera eficiente-Rentas e ingresos correctamente determinados-Uso eficiente y econmico de los recursos-Comunicar oportuna y claramente a la gerencia de las entidades y a otros niveles de gobierno sobre todo hallazgo significativo

Servicios que proporciona la unidad de auditoria gubernamental Elabora las normas y dems disposiciones que en materia de auditora deban observar las unidades administrativas de la secretara de la funcin pblica y los rganos internos de control de las dependencias y entidades de la administracin pblica federal y la procadura general de la repblica. Emite guas en materia de auditora, para orientar y facilitar el desarrollo de las actividades correspondientes Establece, en el mbito de sus atribuciones, criterios de interpretacin de las normas que en materia de auditora pblica emita la secretara de la funcin pblica Proporciona asesorias y capacitacin en materia de auditora pblica

7.2 Normas bsicas de auditoria gubernamentalEn 1994 el Gobierno Federal de los Estados Unidos de Amrica emiti la ltima versin de las normas de auditoria gubernamental aplicables al mbito federal, estatal y local de ese pas.PrimeraCAPACIDAD PROFESIONALEl personal designado para practicar la auditoria deber poseer en su conjunto la capacidad profesional necesaria para realizar las tareas que se requieran.Esta norma impone a la organizacin de auditora la responsabilidad de garantizar que su trabajo sea ejecutado por personal que en su conjunto posea los conocimientos y habilidades necesarios para llevarla a cabo.1.1 Requisitos de educacin continuaLa organizacin de auditoria deber establecer un programa de educacin y capacitacin con el objeto de garantizar que su personal mantendr su capacidad profesional1.2 Competencia profesionalLos requisitos que debe cumplir el personal de auditoria son los siguientes:a) Conocimientos de mtodos y tcnicas aplicables a la auditoria gubernamental, as como la educacin, capacitacin y experiencia necesarias para aplicar esos conocimientos en la auditoria a su cargob) Conocimiento de los organismos, programas, actividades y funciones gubernamentalesc) Habilidad para comunicarse con claridad y eficacia, tanto oral como escritad) La pericia necesaria para desempear el trabajo de auditoria encomendado

SegundaINDEPENDENCIAEn todos los asuntos relacionados con la auditora, la organizacin de auditoria y los auditores gubernamentales o externos deben estar libres de impedimentos personales y externos para proceder con independencia desde el punto de vista organizacional y mantener una actitud y apariencia independientes.Esta norma impone al auditor y a la organizacin de auditora a la responsabilidad de preservar su independencia para lograr que sus opiniones, conclusiones, juicios y recomendaciones sean imparciales y que asi sean consideradas por terceros.2.1 Impedimentos personalesLos auditores son responsables de informar al funcionario competente al interior de la organizacin de auditoria a la que pertenezcan de cualquier impedimento personal que puedan tener. Estos impedimentos se refieren a los auditores en lo individual, pero tambin se pueden aplicar a la organizacin de auditoria. Los impedimentos personales pueden incluir, pero no se limitan a los siguientes casos:

2.2 Impedimentos externosFactores externos a la organizacin de auditoria pueden limitar la auditoria o interferir con la capacidad del auditor para formarse una opinin y conclusin independiente y objetiva. Por ejemplo, las circunstancias que se sealan a continuacin podrian afectar negativamente la auditoria e impedir que el auditor formule con entera libertad un juicio independiente y objetivo:

2.3 Independencia organizacionalLa independencia de los auditores gubernamentales puede resultar afectada por su posicin en la estructura orgnica de la entidad gubernamental a la que estn asignados, as como por el hecho de que auditen internamente a esa entidad o a otras entidades.

TerceraDEBIDO CUIDADO PERSONALSe debe proceder con debido cuidado profesional al ejecutar la auditoria y preparar los informes correspondientes.Esta norma exige que el auditor realice su trabajo con el debido cuidado profesional, y que hace referencia a la responsabilidad del auditor de una organizacin de auditoria, de cumplir con las normas de auditora gubernamental generalmente aceptadas.Proceder con el debido cuidado profesional significa emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditoria y para seleccionar los mtodos, tcnicas, pruebas y dems procedimientos de auditoria que habrn de aplicarse en ella.

CuartaCONTROL DE CALIDADLas organizaciones de auditoria que llevan a cabo auditoria deben tener un apropiado sistema interno de control de calidad apropiado y participar en un programa de revisin externa del control de calidad.Una revisin externa de control de calidad de conformidad con la presente norma debe cumplir los siguientes requisitos:a) Las personas encargadas del trabajo de revisin deben estar capacitadas y poseer conocimiento actualizado del tipo de trabajo que revisaran.b) Los revisores deben ser personas independientes de la organizacin de auditoria. Una organizacin de auditoria no puede revisar a la misma organizacin que recientemente reviso el control de calidadc) Los revisores deben aplicar su juicio profesional y emitir los informes sobre los resultados de la revisind) Los revisores deben utilizar los alcances:-Seleccionar auditorias que proporcionen una seccin en la que se pueda cruzar razonablemente las auditorias efectuadas de acuerdo con las normas-Seleccionar auditorias que proporcionen una razonable referencia cruzada de la auditoria de la organizacine) Esta revisin debe incluir un examen de los informes de auditoria, as como entrevistas con el personal de la organizacin revisadaf) Preparar un informe escrito que comunique los resultados de la revisin externa7.3 Guas de Auditoria Interna GubernamentalUna vez que se ha identificado plenamente el fundamento legal que soporta el ejercicio de la auditoria gubernamental, la normatividad que le es inherente y las tcnicas y procedimientos de auditoria que le son aplicables, procede en seguida el diseo de guas de auditoria para entrar en s a la ejecucin de la auditoria en sus diferentes modalidades y con sus correspondientes objetivos. Las guas de auditoria gubernamental, en cierta forma, representan el equivalente a los denominados programas especficos de auditoria de amplio desarrollo y uso en la auditora de estados financieros y en la auditoria interna. A diciembre de 2001 la SECODAM ha desarrollado las siguientes guas: Gua General de Auditora Pblica para los rganos Internos de Control y de Control Interno. Gua para la Evaluacin del Desempeo del Personal Adscrito a los rganos Internos de Control. Gua de Auditora a la Contratacin de Seguros sobre Bienes Patrimoniales. Gua de Auditora sobre Adquisiciones. Gua de Auditora de Enajenacin, Baja y Destino Final de Bienes Muebles y de Vehculos Terrestres Excedentes. Gua de Auditora a la Aplicacin de Estmulos a la Productividad, Eficiencia y Calidad a favor de los Servidores Pblicos de las Dependencias y Entidades Coordinadas. Gua de Auditora a Fondos y Valores. Gua de Auditora a Obras Pblicas. Gua para la Integracin de los Expedientes de Proveedores y Contratistas que Incurran en los Supuestos del Articulo 41 de la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas. Gua de Auditora a Servicios Personales. Gua para la Auditora de Servicios. Gua que Regula el Funcionamiento de los Comits de Control y Auditora de las Entidades Paraestatales y rganos Desconcentrados. Gua de Auditora de Arrendamiento, Enajenacin y Adquisicin de Bienes Inmuebles. Gua de Auditora de Inventarios y Almacenes. Gua de Auditora de los Documentos que Soportan el Sistema de Contabilidad Gubernamental en las Entidades Paraestatales. Gua de Auditora del Desempeo. Gua para la Prctica de Compulsas Personales.

7.4 Tcnicas de Auditoria GubernamentalLa auditora gubernamental se ejerce al amparo de un fundamento legal y de una normatividad especfica. Ambos elementos se complementan, ya en el terreno base para operar la auditora, con tcnicas y procedimientos de auditora, lo que representan el eje inicial sobre el que gira el ejercicio operativo de cualquier tipo de auditora, dentro de los que se incluye, obviamente, a la auditora gubernamental.Las tcnicas de auditora gubernamental constituyen el conjunto de mtodos de investigacin y prueba que el auditor gubernamental utiliza para revisar y fiscalizar las actividades, operaciones, programas e informacin financiera, administrativa y operacional que le permita rendir una opinin o informe resultado de su trabajo.La Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo del Poder Ejecutivo Federal de Mxico emiti en fecha no identificada (pero vigente a diciembre de 2001) la Gua General de Auditora Pblica incluye un pronunciamiento sobre las tcnicas de auditora.1. ESTUDIO GENERAL:Apreciacin sobre las caractersticas generales del rea, programa, proyectos, objetivos, metas, conceptos o rubros a revisar de los presupuestos y/o estados financieros y de las partes importantes, significativos o extraordinarias que las constituyen. 2. ANLISIS: Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman una cuenta, partida, rubro o concepto, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogneas y significativas. 3. INSPECCIN: Examen fsico de bienes materiales o documentos, con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de un activo o de una operacin registrada en el presupuesto, en la contabilidad o presentada en los estados financieros. 4. CONFIRMACIN: Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independiente a la dependencia o entidad auditada que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operacin y, por lo tanto, de informar de una manera vlida sobre ella. Cuando se aplica esta tcnica se solicita a la persona a quien se pide la confirmacin que conste por escrito al auditor y le proporcione la informacin que se solicita. Puede ser aplicada de diferentes formas: POSITIVA: Se envan datos a la persona y se le solicita que confirme la informacin y que emita sus comentarios, en su caso. NEGATIVA:Se envan datos al confirmante y se le solicita respuesta slo si est en desacuerdo con la informacin presentada. NULA: No se enva informacin y se solicitan datos sobre saldos, movimientos y otros necesarios para la auditora. 5. INVESTIGACIN: Obtencin de informacin, datos y comentarios de los servidores pblicos de la propia dependencia o entidad. 6. DECLARACIN: Manifestacin por escrito, con la firma de servidores pblicos que emiten la declaratoria, que contiene los datos solicitados por el auditor. 7. CERTIFICACIN: Obtencin de un documento en el que se asegura la verdad de un hecho o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal atribucin.8. OBSERVACIN: Presencia fsica en el momento en que se realiza una operacin o hecho. 9. CLCULO: Verificacin matemtica de alguna operacin.10. COMPULSA: Cotejo aplicado por el auditor mediante la solicitud de documentacin a terceros.

7.5 Papeles de Trabajo

El auditor debe preparar y mantener los papeles de trabajo, cuya forma y contenidos deben ser diseados acordes con las circunstancias particulares de la auditora que realiza. La informacin contenida en los papeles de trabajo, constituye la principal constancia del trabajo realizado por el auditor y de las conclusiones a que ha llegado en lo concerniente a hechos significativos.

Los papeles de trabajo son registros que respaldan la ejecucin y la emisin de nuestro informe de auditora financiera. Estos documentos preparados en la etapa de la ejecucin de la auditora son necesarios para el desarrollo y supervisin de un examen de auditora, sobre todo para evidenciar y demostrar que el trabajo fue realizado de acuerdo con normas de auditoria gubernamental aplicados en un determinado pas.

En los papeles de trabajo, es necesarioREGISTRARnuestra comprensin y entendimiento de la naturaleza de las actividades de la institucin y/o empresa auditada, los procedimientos ejecutados y el anlisis de los diversos factores y juicios adoptados que sustentan nuestras conclusiones sobre el trabajo realizado, enfoque uniforme y disciplinario en la ejecucin del trabajo, supervisin sistemtica del trabajo ejecutado por los auditores, seleccin de informacin que puede ser utilizado en exmenes futuros y adems sirve para evaluar el desempeo tcnico de los auditores.

PAPELES DE TRABAJO La aplicacin de las tcnicas y procedimientos de auditora se plasma en cdulas y documentos denominados papeles de trabajo y son base de las observaciones, conclusiones y recomendaciones del trabajo realizado.Las reglas generales para la elaboracin de los papeles de trabajo son: a) Identificar el programa, rea o rubro revisado, la fecha de elaboracin de la cdula, nombre y firma del auditor que la elabor y firma del responsable del grupo de auditora como evidencia de la supervisin que realiz. b) Deben ser completos, exactos y permitir su inmediata comprensin sin dificultad alguna y sin perder claridad. c) Contener fuentes de informacin, cruces, marcas y referencias. d) Ser pulcros, ordenados y legibles. e) Deben elaborarse en todos los casos.La informacin contenida en los papeles de trabajo es de carcter confidencial y exclusiva de la instancia fiscalizadora; no obstante el auditor podr proporcionarlos cuando reciba un requerimiento judicial para brindar la informacin contenida en ellos.La custodia de los papeles de trabajo, deber cumplir con las disposiciones normativas del archivo gubernamental. Al concluir la revisin, los papeles de trabajo formarn parte del expediente de la auditora, por lo que deben integrarse en legajos ordenados de manera lgica y, ser resguardados en un archivo exprofeso.Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados, basta con dejar marcas en las cdulas correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepcin de aquellos que sustentan una presunta responsabilidad, en cuyo caso se obtendr toda la documentacin que soporte la irregularidad y no debern contener ninguna anotacin, pues sern integrados al expediente que se enve al rea de responsabilidades o a la autoridad competente. Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el anlisis de esos datos en las cdulas. Estas claves se conocen como ndices, referencias y marcas de auditora. a) ndices. Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cdula en el o los legajos de papeles de trabajo. Se sugiere que stos se anoten con lpiz color rojo en la esquina superior derecha de cada foja. b) Referencias. Son el enlace entre cifras o informacin que aparece en las diferentes cdulas, que se anotan para cruzar los datos.Marcas. Son seales que se anotan junto a la informacin plasmada por el auditor para evidenciar las investigaciones realizadas. Por lo anterior, los rganos Internos de Control o de Control Interno debern contar con los sistemas de ndices numricos, alfabticos o alfanumricos que consideren ms adecuados, siendo de uso obligatorio y homogneo para los auditores.

7.6 Informe de Auditora GubernamentalConcluida la etapa de ejecucin de la auditora, la Contralora Interna debe comunicar al titular de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica o Entidad, al responsable del rea revisada y a otras instancias que as lo requieran, los resultados determinados durante su intervencin a travs del documento denominado Informe de Auditora. La obligacin de presentar el informe se encuentra establecida en el artculo 150, fraccin IV, del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal, as como en el Boletn B Normas Generales de Auditora Pblica que establecen: al trmino de cada intervencin, el titular de la instancia de control lo presentar a la autoridad competente, por escrito y con su firma. El informe de auditora debe contener la declaracin formal del auditor de haber desarrollado su trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora Pblica y con los procedimientos supletorios o, en dado caso, hacer constar que as est reflejado en papeles de trabajo. El informe se constituye de cinco elementos, mismos que se esquematizan en el anexo 10.1. Oficio de Envo (Informe Ejecutivo) 2. Cartula del Informe 3. ndice 4. Cuerpo del informe5. Cdulas de Observaciones 1. OFICIO DE ENVO (INFORME EJECUTIVO)Es el documento mediante el cual se oficializa el envo del informe de resultados al titular de la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica, Entidad o del rea auditada y a cualquier otra instancia que as lo requiera, segn sea el caso.Su principal caracterstica es que resume la problemtica plasmada en las observaciones (no es una sntesis de stas). Por ello, como informe ejecutivo describe de manera clara y precisa los principales problemas que enfrenta la Dependencia, rgano Desconcentrado, Procuradura General de la Repblica, Entidad o los programas, rubros o conceptos analizados, con base en las desviaciones determinadas, el origen de stas y las repercusiones y efectos en otros programas, actividades u operaciones, tal como se estableci en las cdulas de observaciones.El oficio de envo (informe ejecutivo) tiene dos modalidades: Oficio de envo de una auditora integral, especfica, de evaluacin de programas o de desempeo. Oficio de envo de una auditora de seguimiento. En los anexos 10 y 11 se presentan, respectivamente, las especificaciones y modelos de cada uno, as como sus caractersticas.2. CARTULA DEL INFORME La cartula presenta un resumen de los datos ms importantes de la auditora para su fcil e inmediata identificacin; contiene entre otros datos: el rea evaluada, nmero de control de la revisin, fechas de inicio y trmino y responsables de la auditora.3. NDICE En este punto se enumeran los captulos que integran el informe, sealando el nmero de la pgina donde se localiza cada apartado.4. CUERPO DEL INFORMEEste apartado da a conocer los resultados de los trabajos realizados de manera sucinta; su estructura se encuentra conformada de la siguiente manera:a) AntecedentesEn el caso de auditoras integrales, especficas, de evaluacin de programas y de desempeo se anotarn las causas que originaron la revisin, las principales funciones u operaciones del rea o programa por evaluar y cualquier otro elemento que merezca ser mencionado.Tratndose de auditoras de seguimiento, se indicarn el nmero y fecha de las revisiones en las que se originaron las observaciones objeto del seguimiento y cantidad de las mismas. b) Perodo, Objetivo y Alcance de la Revisin Perodo. Se indica el lapso en que se realizaron los trabajos de auditora y el periodo evaluado (ejercicio, trimestre, bimestre). Objetivo. Los logros que se propusieron alcanzar con la revisin. Alcance. Seala las reas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas y su proporcin porcentual respecto a sus universos particulares y, en general, el trabajo realizado y la metodologa utilizada5.OBSERVACIONES En este apartado se incluyen todas las cdulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores pblicos responsables de las reas donde surgieron, tambin deben estar firmadas por el responsable del rea de auditora como evidencia de la supervisin que realiz y de la formalizacin de su envo al rea auditada.