Unidad didáctica 3 OpenOffice.org Calcformacion.desarrollando.net/cursosfiles/formacion/curso_631/ooo_ud... · También veremos la forma de trabajo en una hoja de cálculo. Al finalizar

OpenOffice.org Calc 1

Unidad d idáct ica 3

OpenOff ice .org Calc

La aplicación de OpenOffice.org de hoja de cálculo se denomina OpenOffice.org Calc. Las hojas de cálculo son poderosas herramientas para realizar operaciones tanto de texto como matemáticas, así como de búsqueda y representación gráfica. Son, de alguna forma, “navajas suizas” que permiten un poco de todo si se logra un conocimiento sólido de ellas. Inicialmente estudiaremos el entorno de Calc, con sus menúes y barras de herramientas. Después nos centraremos en la edición y selección de celdas para poder escribir tanto textos como números o fórmulas. La presentación es fundamental y por ello el capítulo 3 tratará de los formatos que permiten la mejor visualización de las hojas. También se estudiará en el capítulo 4 algunas de las funciones más usuales para sacar un buen rendimiento de la aplicación. Por último, los tres últimos capítulos de la Unidad versarán sobre el uso de elementos externos a Calc en las hojas de cálculo, en la representación gráfica de datos y en los formatos de impresión y guardado. Esta Unidad está llena de ejercicios resueltos y propuestos al alumno. Es muy importante su realización para aprovechar en toda su plenitud las opciones de Calc. Por ello, te rogamos incluyas estas prácticas dentro de tu formación. Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

Crear hojas de cálculo, introduciendo texto, números, fechas y fórmulas que permitan realizar operaciones con ellos.

Conocer las diversas formas de editar y seleccionar rangos de celdas.

Dar formato a las celdas y al conjunto de ellas para obtener una presentación profesional a nuestros datos y cálculos.

Usar las funciones más usuales y otras que no tanto, pero que permiten obtener un mayor aprovechamiento de las posibilidades de las hojas de cálculo.

Insertar elementos agregados de cualquier tipo en nuestras hojas.

Representar gráficamente los datos con diversos formatos y diseños.

Guardar hojas en distintos formatos e imprimir con opciones avanzadas


Capítu lo 1

Introducción

La introducción a esta Unidad nos permitirá conocer la aplicación, tanto en su entorno como en sus menús y barras de herramientas. Es muy importante familiarizarnos con la denominación de las distintas áreas de Calc con el fin de coordinar nuestro lenguaje. Así pues, te pedimos que memorices los nombres ya que su uso será habitual. También veremos la forma de trabajo en una hoja de cálculo. Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

Saber qué es una hoja de cálculo y sus elementos

Conocer el entorno de trabajo de OpenOffice.org Calc


Lección 1

Introducción

Odio los finales de mes. Desde que trabajo aquí (y ya van más de dos años…) no he conseguido comer en casa ni un solo día de final de mes. Cuando llega el 29 ya me pongo nerviosa (menos en febrero, que es antes…) y ya ni duermo. Este trabajo me va a matar… - Rosario, por favor, ¿sabe a qué día estamos? - Sí, D. Enrique, lo sé y ya me he puesto con ello. - Así me gusta, Srta. Rosario. Ya sabe que mañana debemos liquidar toda la facturación y el balance de facturas es fundamental. - Lo sé, lo sé. Mañana lo tendrá, D. Enrique Siempre igual, siempre igual. Esta retahíla de números que deben ser resumidos en uno es interminable. Un día los conté y creo que me perdí cuando sumaba el doce mil quinientos catorce… Y las confusiones, pese a ser pocas, siempre están. Y, además, el informe final. Y la desconfianza. Y… - Ya lo tiene, D. Enrique. Aquí está el importe final, tanto en cobradas como en debidas. - Muy bien, Srta. Rosario, muy bien. Pero, ¿está segura de que lo ha repasado sin confundirse? Recuerde el mes de mayo… - Sí, estoy segura, D. Enrique. Creo que no me he equivocado en ningún número ni suma en las 15 cuartillas de sumas. Ni tampoco en las 6 de debidos. - Eso espero, por su bien. Puede retirarse. ¡Ah! Y no olvide de entregar el informe de saldos. - Pero, Sr. de Pablo, ¡eso es para el día 5! - Sí, pero lo quiero mañana en mi mesa… Ya sabe que hay muchas chicas muy preparadas que desean este trabajo… - Sí, Sr. de Pablo. Mañana lo tendrá en su mesa. Lo odio, de verdad. Los finales de mes y al Sr. de Pablo. No sé cuánto podré aguantar…

Como vemos, Charito va de mal en peor. Ahora le han tocado los cálculos: a mano, mentalmente, sin ayudas, sin equivocaciones.


No sé si podemos imaginar lo que puede suponer folios y folios con números a la espera de ser sumados, restados o multiplicados. Verdaderos artistas aritméticos luchaban con ellos a velocidades increíbles. Y lograban hacerlo… Hoy en día es impensable, para bien y para mal. Para bien por la mejora del trabajo, la exactitud y la presentación. Para mal porque hemos olvidado hasta sumar… Pero las hojas de cálculo han sido, en este sentido, responsables de ello. Son herramientas sumamente versátiles para realizar cálculos de todo tipo y, por ello, han sustituido de forma definitiva a nuestros contables más eficaces y hasta a las calculadoras, tanto de bolsillo como más grandes con impresión en cinta. OpenOffice.org Calc es la aplicación de hojas de cálculo integrada en la suite OpenOffice.org que estamos estudiando. Es sencilla de uso, potente y con resultados espectaculares. Vamos por ello a conocerla. ¡Acompáñanos!

También en esta unidad presentamos algunas notas para los usuarios conocedores de Microsoft Excel. Quedarán remarcadas con estas viñetas.


Lección 2

Las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son poderosas aplicaciones para realizar operaciones, no solo aritméticas. Si bien pueden ser complejas, la idea inicial es muy sencilla: imaginemos una rejilla en la que podemos escribir lo que queramos y operar entre las celdas. Pues bien, eso es una hoja de cálculo. Una hoja consta de un conjunto de celdas, nominadas a través de sus coordenadas horizontales y verticales. Así, cuando hablamos de la celda B4, nos referiremos a aquella que se encuentra en la intersección entre la segunda columna (columna B) y la cuarta fila. Vemos, por tanto, que las columnas son nombradas con letras y las filas con números.

Por ello, podemos definir la siguiente estructura para una hoja de cálculo:

Columna: es el conjunto de guías verticales que componen la rejilla. Se denominan por letras, desde la A hasta la AMJ (al acabar la Z, pasa a la AA con un sistema similar a las matrículas de coche). Hay hasta 1024 columnas.

Fila: cada una de las tiras horizontales que la componen. Siempre se nombran por números, desde el 1 al 65536.

Celda: es la intersección de fila y columna y supone la unidad fundamental de la hoja ya que todo debe ser escrito en ella. Se denominan por la fila y columna cuya intersección la forma: así, C17 sería la celda de la columna C (tercera) y la fila 17.

Rango: denominamos así a un conjunto de celdas, ya sean adyacentes o no (en el caso en que no lo sean, les llamaremos rangos no contiguos). Su selección se realiza mediante el arrastre del ratón por la hoja.


Además de estos elementos básicos, encontramos también que un mismo archivo de hoja de cálculo puede estar formado por diversas hojas (Microsoft Office lo denomina libro). Podemos apreciar que, por defecto disponemos de tres hojas, aunque se pueden insertar o copiar muchas más.

Esta rejilla puede estar compuesta de múltiples elementos, como veremos más adelante, aunque lo más importante es la capacidad de escribir fórmulas que se calculen a partir de valores escritos en las celdas. De esta forma queda un entramado de cálculos que relacionan las celdas entre sí.


Lección 3

E l entorno de trabajo de Calc

Como hicimos con OOo Writer, lo primero que vamos a conocer es el entorno de trabajo de Calc. Para ello vamos a describir cada una de sus secciones. OOo Calc es accesible desde el menú de Inicio de Windows (u otro sistema operativo, pues OOo es multiplataforma, recordemos), grupo de programas OpenOffice.org 3.1, seleccionando OpenOffice.org Calc. Vemos la pantalla siguiente:

Si recuerdas la pantalla de Writer, Calc no ofrece un aspecto muy diferente, salvo en el área de edición que ha sido transformado de una hoja en blanco en una rejilla o tabla. Vamos a poner nombre a los distintos elementos:

Barra de título (color rojo, en la parte superior): es común a todas las aplicaciones informáticas. Muestra:

El nombre del archivo que estamos editando (en estos momentos “Sin título 1” ya que lo acabamos de abrir y nunca lo hemos guardado)

El nombre del programa: OpenOffice.org Calc


En la parte derecha, los botones estándar de control de ventanas: minimizar, restaurar/maximizar y cerrar

Barra de menú (color azul oscuro vivo, bajo la barra de título): también común a todas las aplicaciones, muestra el menú de opciones que tiene el programa. Calc posee las siguientes opciones generales:

Archivo: nuevo, abrir o guardar, imprimir, etc.

Editar: deshacer/rehacer, copiar, cortar, pegar, buscar, seleccionar, borrar, etc.

Ver: forma de visualización, barras de herramientas, títulos de filas y columnas, Zoom, etc.

Insertar: filas, columnas, celdas, símbolos, funciones, objetos, etc.

Formato: dar formato a celdas, filas, columnas, alineaciones, etc.

Herramientas, un poco de todo: ortografía, cálculos, autocorrección, macros, etc.

Datos: opciones para usar Calc como gestor de base de datos (obtener, ordenar, filtrar, piloto de datos, etc.)

Ventana: cambio de ventanas y organización

Ayuda: acceso al sistema de ayuda de OOo y de actualizaciones.

Barras de herramientas (color verde vivo, bajo la barra de menú): habitual en todas las aplicaciones presenta una o varias barras con botones de acceso a opciones rápidas habituales (que podrían ser accesibles por barra de menú). Inicialmente se presentan dos: la estándar y la de formato pero conforme hacemos uso de opciones de formato e inserción de elementos se presentarán otras barras contextuales.

Barras de herramientas contextuales (color verde oscuro, bajo la regla en la zona de escritura de documento): hemos presentado la barra “Insertar” como ejemplo. Este tipo de barras de herramientas se presentarán según hagamos uso de algunas opciones del programa y sirven como ayuda y referencia rápida a las utilidades de la opción seleccionada.

Barra de edición (color amarillo, bajo la barra de herramientas): es una de las zonas más importantes de nuestra aplicación. Presenta tres áreas, de izquierda a derecha:

Cuadro de nombres y selección: mostrará las coordenadas de las celdas seleccionadas y permitirá elegir o definir nombres a rangos cuando hayan sido utilizados.

Botones de fórmula: son ayudas a la edición de fórmulas, sobre todo cuando hagamos uso de funciones incorporadas en nuestro programa.

Cuadro de texto de edición: es el elemento más importante. Presentará lo escrito en una celda, ya que en las propias celdas siempre aparece, por defecto, el resultado. Es decir, si indicamos que se sume un rango, en la celda se presentará el resultado de la suma, mientras que en el cuadro de edición, se presentará la fórmula que la calcula.

Barras de selección de filas y columnas (color naranja, a la izquierda y arriba de la pantalla): muestra las cabeceras de las filas (en números, a la


izquierda) o las columnas (en letras mayúsculas, arriba). Permiten tanto seleccionar elementos enteros (filas o columnas) como ajustar la altura o anchura de ellos.

Barra de menú contextual (color azul medio, en el centro de la imagen): se presenta al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre un elemento (celda, rango, hoja, objeto, etc.). Los elementos de este menú varían con el objeto sobre el cual se haya hecho clic.

Zona de edición de la hoja(color fucsia, en el centro de la pantalla): es la zona donde podremos escribir texto, números o fórmulas en cada celda. En definitiva, es nuestra área de trabajo.

Celda (color marrón, en el centro): es la unidad básica de una hoja de cálculo. Como veremos un poco más adelante, en ella se puede escribir tanto texto como números, fechas, etc. Pero sobre todo es importante porque en ella se pueden escribir fórmulas que calculen interrelacionando otras celdas.

Barras de desplazamiento horizontal y vertical (en color morado, en la parte inferior y derecha de la cuadrícula): sirven para movernos por áreas no visibles de la cuadrícula. Recordemos que disponemos de 1024 columnas por 65.536 filas y, por tanto, sólo veremos una pequeña parte de la hoja. También se encuentra en la parte inferior la zona de selección de hojas (tres, en principio) junto con los botones para movernos entre ellas.

Barra de estado (color cian, en la parte inferior): muestra información del programa, de las celdas y permite hacer zoom. De izquierda a derecha:

Indicador de hoja/Hojas totales

Estilo de hoja

Modo Inserción/Sobreescritura

Indicador de cambios sin guardar

Operación rápida con celdas: muestra, por defecto, la suma de los números que se encuentran en el rango seleccionado. Se puede hacer clic en el botón derecho del ratón para cambiar la operación (promedio, cantidad, etc.)

Zoom para ampliar la visualización del documento


Capítu lo 2

Edic ión de documentos. Escr ib i r , edi tar y se lecc ionar ce ldas y rangos

Escribir, editar y moverse por una hoja de cálculo es muy sencillo. Basta alguna recomendación y algo de práctica para lograrlo en poco tiempo. En este capítulo vamos a ofrecer algunas de esas recomendaciones para que la edición de una hoja sea perfecta. Empezaremos por saber movernos por ella y escribir. Deberemos conocer las teclas de movimiento entre celdas para poder escribir, así como aquellas que nos permitan editar los contenidos. Para esto será útil algún método abreviado del teclado, como ya hicimos en Write. Por último, también trataremos de las opciones básicas de edición de una hoja: uso del portapapeles (copiar, cortar, pegar, pegar formato, pegar datos, etc.) y de las búsquedas y reemplazamientos en hojas. Y, cómo no, empezaremos a escribir nuestros primeros cálculos en hojas. Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

Escribir y movernos con soltura en las celdas de una hoja de cálculo.

Seleccionar zonas de la hoja, tanto adyacentes como disjuntas.

Usar métodos abreviados para movernos y seleccionar.

Editar hojas: copiar y pegar así como buscar y reemplazar.

Saber cómo escribir fórmulas que calculen a partir de datos en celdas.


Lección 1

Escr ib ir

Cuando abrimos OOo Calc, veremos que de toda la rejilla, una celda (en concreto la primera, la A1) presenta un borde más grueso y un pequeño cuadradito en la parte inferior derecha. Esta es la celda seleccionada. Si empezamos a escribir (por ejemplo, “Hola”) la escritura se inicia en ella hasta que pulsemos [Intro]. En ese momento habremos descendido a la fila inferior y el texto escrito en A1 se habrá alineado a la izquierda. Estando en A2, vamos a escribir un número (por ejemplo, “123”). Pulsando de nuevo [Intro] observaremos que de nuevo bajamos una celda pero el texto escrito ha quedado alineado a la derecha de la celda.

Todos estos comportamientos son los habituales de una hoja de cálculo. Podemos resumirlos de la forma siguiente:

En cuanto al movimiento tras pulsar [Intro]:

Descenderemos a la celda inferior, con alguna excepción que veremos más adelante.

En cuanto a la alineación en una celda:

Los textos presentan, por defecto, alineación izquierda (lo cual es lógico, tratándose de texto)

Los números se alinean, por defecto, a la derecha (de forma que presenten la alineación natural numérica para poner unidades con unidades, decenas con decenas, etc.)

Si queremos escribir en otra celda, basta con que la seleccionemos y escribamos. Para ello podemos hacerlo con el ratón, haciendo clic en la celda objetivo, o bien moviéndonos con las teclas de cursor en cualquiera de las cuatro direcciones hasta alcanzarlo.


Vamos a escribir un texto un poco más largo en A3. Por ejemplo, tecleemos “Ventas en el primer semestre”. Veremos que al pulsar de nuevo la tecla de validación ([Intro]), el texto queda en la celda pero invadiendo las celdas de su derecha (en concreto, tanto B3 como parte de C3). Esto no debe inquietarnos. El texto sigue escrito en A3 pero al no estar nada escrito en las celdas de su derecha, se permite invadir visualmente el espacio adyacente. Si nos situamos de nuevo en A3, veremos en la línea de edición que el texto está escrito íntegro en ella. De hecho, a partir de este momento, deberíamos mirar siempre lo que escribimos en la línea de edición mejor que en la propia celda. Cuando pongamos fórmulas veremos la importancia de ella. Pero sigamos probando. Vamos a situarnos en la celda de su derecha, en concreto en B3. Escribamos allí otro número (por ejemplo, “0,5”). Veremos que el texto de la celda de su izquierda se ha ocultado en parte (en la parte que no le cabe por la anchura de la celda) aunque presenta un triangulito de color rojo para indicarnos que hay más texto que no se ve.

Si queremos que el texto aparezca entero, podemos ensanchar la columna A para que lo veamos. Para ello sólo tendremos que situar el puntero del ratón en la línea de separación entre los rótulos de columna A y B. Su forma será la de una doble flecha derecha-izquierda y permite que, arrastrando el ratón, ensanchemos o estrechemos la anchura de la columna que queda a su izquierda.

Un doble clic en la zona comentada, permite el autoajuste a la anchura de la celda que contiene el texto más largo.

De la misma forma podríamos hacer con la altura de la fila.


Muchas veces deberemos escribir en varias celdas en un orden natural, es decir, completando primero los textos o números de la primera fila y después las que se presenten abajo. Esto queda facilitado en OOo Calc mediante el desplazamiento con la tecla de tabulación del teclado [Tab]. Probemos a escribir lo siguiente:

Centrémonos en las celdas desde la D5 a la F7 (a partir de ahora le denominaremos a esto el rango D5:F7, con los dos puntos : como indicador de “desde… hasta”). La forma lógica de escribir el contenido de estas celdas sería en línea, es decir, primero el texto “Stock de artículos” en D5, luego 2009 en D6, etc. Después lo lógico sería empezar por D6 “Tornillos”, E6 el número 321, etc. Para poder teclearlo de forma cómoda en este sentido, usaremos la tecla [Tab] para movernos a la celda de la derecha e [Intro] para bajar a la siguiente fila cuando hayamos completado una. Veremos que Calc se pone en la primera celda bajo la que hemos empezado a escribir. Esta forma de trabajo facilitará enormemente la escritura de textos y números. Otra facilidad implementada en OOo Calc puede resultarnos sorprendente al principio. Es la capacidad de autorrelleno de celdas con valores de su misma columna. Sigamos con nuestra hoja: escribamos ahora en D8, el principio del texto “Alicates”. Cuando pulsemos la “A” inicial, veremos cómo se autorrellena el contenido de la celda con “Arandelas”. Esto sirve para poder repetir valores cuando estamos tecleando una larga lista en la cual algunos se repiten. No hay que inquietarse: si queremos aceptar la propuesta, pulsaremos [Tab] o [Intro], dependiendo de nuestro movimiento siguiente; si queremos escribir otra cosa, bastará con que continuemos escribiendo el resto del texto.

Una última cuestión respecto a la escritura. En general, clasificaremos lo que podemos escribir en una celda en cuatro grupos fundamentales:


Textos: son cualquier grupo de caracteres que escribimos. Su alineación natural es a la izquierda de la celda.

Números: cualquier número, con o sin decimales, con o sin separador de miles y con o sin símbolos añadidos (por ejemplo, €, %, y alguno más). Su alineación natural es a la derecha de la celda.

Fechas y horas: las fechas en una hoja de cálculo tienen un tratamiento especial. Por un lado, pueden presentarse como textos (al fin y al cabo tienen un separador del tipo /, por ejemplo), pero sin embargo hay ciertas operaciones aritméticas que se puede realizar: restar dos fechas, por ejemplo, nos da el número de días que hay entre ambas, sumar una cantidad a una fecha nos da una nueva fecha posterior, etc. Por ello la clasificamos en grupo distinto a los anteriores. En éstas es fundamental el formato con que se presentarán y que puede depender en cómo las escribamos. Su alineación natural es a la derecha, como los números, ya que su comportamiento es similar.

Fórmulas: son los cálculos que podemos realizar con OOo Calc. La forma de escribirlas es siempre empezando por el símbolo igual =, y tras él la operación a realizar, tanto con números escritos como con referencias a otras celdas que los contengan (en el ejemplo hemos multiplicado por 2 el contenido de la celda A2, siendo escrito en A5). Obsérvese cómo en la celda se presenta el resultado mientras que en la línea de edición aparece la fórmula.


Una celda siempre presenta el resultado de un cálculo en el formato que elijamos mientras que la línea de edición nos pondrá qué es lo que se haya escrito en ella.


Lección 2

Moviéndonos en la hoja

Conforme vayamos haciendo uso de las hojas de cálculo veremos lo importante que es movernos con rapidez por ellas. Si bien al principio el ratón será nuestro gran aliado, con el tiempo nos daremos cuenta que levantar la mano del teclado para echar mano del aparatito es una incomodidad. Es en estos momentos cuando viene muy bien conocer las distintas formas de movernos por una hoja. Imaginemos (y escribamos para poder ir practicando), la siguiente hoja de cálculo:

A continuación presentamos algunas de las teclas abreviadas para movernos por las hojas de cálculo de OOo Calc.

Método Abreviado Efecto Ejemplo

Flechas de cursor ( )

Se mueve una celda en el sentido de la flecha pulsada

Desde A7 pulsando flecha abajo, nos desplazaremos a A8

[Ctrl]+Flechas de cursor

Accede a la última (o primera) celda con datos en el sentido de la flecha

Si estamos en C8, al pulsar [Ctrl]+ , iremos a C18

[AvPág] Avanza una página hacia abajo

Si nos situamos en A1 y si nuestra ventana muestra


hasta la fila 36, al pulsar AvPág, se situará la celda seleccionada en A37

[RePág] Retrocede una página hacia arriba

Análogo al anterior pero a la inversa

[Alt]+[AvPág] Desplaza una página hacia la derecha

Si vemos hasta la columna I, por ejemplo, al pulsar esta combinación desde A1, nos situaremos en J1

[Alt]+[RePág] Retrocede una página hacia la izquierda

Análogo al anterior pero de forma inversa

[Inicio] Se mueve a la primera celda de la fila actual

Si nos situamos en D7, al pulsar [Inicio] iremos a A7

[Fin] Se mueve a la última celda de la fila actual

Situándonos en A7, al pulsar [Fin], accederemos a D7

[Ctrl]+[Inicio] Vamos a la primera celda (A1)

Situándonos en E7, accederemos directamente a A1

[Ctrl]+[Fin] Accedemos a la última celda que contiene datos

En nuestro ejemplo, al pulsar la combinación, se seleccionará D20

[Ctrl]+[AvPág] Avanza a la siguiente hoja de este archivo, si no está en la última hoja

Si estamos en Hoja1, al pulsar la combinación pasaremos a Hoja2

[Ctrl]+[RePág] Retrocede a la anterior hoja, si no está en la primera

Si estamos en Hoja2, pasaremos al pulsarla a Hoja1

[Intro] (con un rango seleccionado)

Se activa la siguiente celda del rango, manteniéndolo éste seleccionado

Habiendo seleccionado A7:A18 y estando teniendo activa A7, [Intro] activa A8

Te aconsejamos pruebes todas las combinaciones indicadas para que puedas familiarizarte con ellas. Algunas se emplean con frecuencia y otras no tanto, pero es bueno conocerlas.

Los métodos abreviados en MS Excel son completamente análogos a los aquí comentados para OOo Calc.


Lección 3

Selecc ionado espero…

Es fundamental al trabajar con hojas de cálculo, seleccionar los rangos en los que queramos aplicar o escribir algo. Por ejemplo, supongamos que queremos que un conjunto de celdas presenten formato de negrita o bordes inferiores: en este caso será siempre mejor seleccionar las celdas con formato común para luego aplicarlo (observa que la filosofía, de alguna manera, es similar a Write) Para ello vamos a ver las formas de seleccionar rangos mediante el uso del ratón o del teclado. Selección de celdas con el ratón Seleccionar celdas, o mejor, rangos de celdas es, en principio, sencillo. Basta con arrastrar con el ratón el rango de celdas a seleccionar. Supongamos que queremos seleccionar, en el ejemplo de la lección anterior, las celdas comprendidas entre C7 y C18 (recuerda, ragno C7:C18). Bastará con tomar el ratón, hacer clic en C7 y arrastrarlo hasta C18, donde lo soltaremos. Observa que la última celda en la que hemos soltado el botón del ratón queda remarcada. Es la denominada celda activa de la selección y cualquier cosa que escribamos ahora, teniendo el rango seleccionado, quedará escrito sólo en ella.


Los problemas surgen cuando queremos seleccionar dos zonas que no son adyacentes, por ejemplo el rango anterior (C7:C18) y A7:A18. Para ello deberemos utilizar la tecla [Ctrl] de la siguiente forma: Seleccionamos de forma ordinaria C7:C18, pulsamos la tecla [Ctrl] y sin dejar de soltarla, seleccionamos desde A7 hasta A18. Veremos que quedan seleccionados dos rangos disjuntos.

¡Un momento de atención! Cuando hemos dicho “clic en C7” nos referimos a la parte central de la celda, no a los bordes, ya que arrastrar desde los bordes sirve para mover lo seleccionado a una nueva posición.

La clave es la tecla [Ctrl]. Su significado aquí es el de poder seleccionar otra zona además de la que ya lo está.


Seleccionar con el teclado Las selecciones con el teclado son menos intuitivas pero también bastante útiles. En este caso la clave nos la va a dar las teclas [Ctrl] y [Mayús] La tecla [Mayús] (no confundir, como siempre, con [Bloq Mayús] que sólo sirve para escribir de forma continua con mayúsculas) permite extender la selección desde un inicio mientras la mantengamos pulsada. Veamos un ejemplo: queremos seleccionar desde la palabra IBM (celda A7) hasta OTROS (celda A18). Podemos situarnos en A7 y manteniendo pulsada la tecla [Mayús] movernos (seleccionando) con la flecha hacia abajo. Mientras la mantengamos pulsada la selección se irá ampliando.

Con esta filosofía de la tecla [Mayús] podemos combinarla con los métodos expuestos en la lección anterior de movernos por la hoja. Por ejemplo, hubiera sido más sencillo, estando situados en A7, pulsar la combinación [Mayús]+[Ctrl]+[Flecha abajo] para haber seleccionado el área comentada A7:A18 (ya que [Ctrl]+[Flecha abajo] nos hubiera permitido ir a la última celda de su zona, combinando con [Mayús] como tecla clave para seleccionar) Puedes probar las distintas combinaciones de movimientos con su selección. Incluso también puede ser útil combinar [Mayús] con el clic del ratón (por ejemplo, hacemos clic en A7 y, soltando el botón, pulsar [Mayús]+Clic en A18, para acabar la selección)


Lección 4

Opciones de edic ión

Recordamos que como hicimos en OOo Write, vamos a repasar algunas de las opciones de edición que se nos permiten en Calc. Nos referimos a aquellas relacionadas con el portapapeles (Copiar, Cortar, Pegar, Pegar formatos, etc.) y las de búsqueda y reemplazamiento. Copiar, cortar y pegar Al igual que hacíamos en Write, podemos utilizar el portapapeles de Windows (o de nuestro sistema operativo si no es éste) para poder ayudarnos en la copia o movimiento de celdas a otro lugar. La opción es muy sencilla:

Si queremos copiar el contenido de una o varias celdas en otro lugar, deberemos seleccionar las celdas a copiar (no se admiten selecciones disjuntas para este caso), acceder al menú Edición-Copiar (método [Ctrl]+C, común para todas las aplicaciones) y, situándonos en el nuevo destino, elegir Edición-Pegar ([Ctrl]+V)

Si lo que queremos es mover el contenido de una o varias celdas, haremos el proceso de forma idéntica al descrito, salvo que elegiremos una vez seleccionadas las celdas el comando Edición-Cortar.

Alternativamente a este método general, podemos hacer uso del ratón de una forma más rápida:

Para mover el contenido de una o varias celdas, las seleccionamos y arrastramos del borde de la selección al nuevo lugar.

Para copiar, hacemos lo mismo, pero iniciando el arrastre, pulsamos la tecla [Ctrl] pulsada en el teclado, para después soltar el botón del ratón (y luego [Ctrl]


Pero, además de copiar y pegar los contenidos de celdas, podemos realizar un conjunto de operaciones de copiado seleccionando Editar-Pegado especial… en el menú (una vez que se haya copiado algo, claro).

O también, como en el caso de Write, podemos copiar un formato que tenemos en una zona, a otra zona (por ejemplo, bordes, formatos de número, fuente, etc.) usando el botón de Pincel de formato.


Buscar y reemplazar Igualmente, podemos hacer uso de la opción Editar – Buscar y reemplazar para buscar un texto o valor en una hoja o para reemplazarlo por otro. Su uso es semejante al utilizado en OOo Write.


Capítu lo 3

Formatos

“Una imagen vale más que mil palabras” o, en el caso de nuestras hojas de cálculo, “una buena presentación mejorará de forma apreciable nuestros cálculos”. Y es que vivimos en una sociedad en que el poder de la imagen es muy superior a cualquier otro y debemos ceñirnos a esta forma de comunicación. Los formatos no mejorarán nuestros cálculos pero ayudarán a poderlos interpretar de forma más fácil. Serán nuestras herramientas para obtener unas hojas impecables que, evidentemente, deben tener por debajo unos cálculos precisos y rigurosos. En este capítulo nos vamos a centrar en los formatos que podemos aplicar a las hojas de cálculo. Veremos todos los tipos y profundizaremos en su aplicación y en las mejoras que pueden hacerse personalizándolos. Empezaremos por ver cómo aplicarlos y cuáles son, pasando a pormenorizar todos ellos (fuente, número, alineaciones, bordes, fondos, etc.) En la imagen puedes ver cómo puede quedar una hoja de cálculo con un diseño casi profesional:

Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:


Saber cómo aplicar formatos a celdas y rangos de ellas

Conocer los distintos formatos a aplicar en sus diversas variantes: fuentes, número, alineación, bordes, fondos, etc.

Realizar una hoja de cálculo con una presentación impecable


Lección 1

Formatos en ce ldas y rangos

En esta primera lección, vamos a ver cómo y a qué vamos a aplicar los formatos. Por tanto, haremos en ella una introducción a cómo aplicarlos. En el pasado capítulo insistíamos en explicar cómo podíamos seleccionar rangos de celdas para diversas operaciones, como por ejemplo, copiar o mover celdas. Estas explicaciones tenían por objeto el familiarizarnos en la metodología que ahora seguiremos para aplicar los formatos. Pero antes de comentar esta forma de trabajo, nos gustaría comentar a qué elementos nos referimos cuando hablamos de formatos en una hoja de cálculo:

A la fuente y sus características:

Tipo y tamaño de letra

Estilo: cursiva, negrita o ambos

Efectos: color, relieve, sobrelineado, tachado y subrayado

A la forma de presentar los números y las fechas. Por ejemplo, podemos decidir presentar un número con 2 decimales obligatorios (pese a no necesitarlos o precisar más), con punto para los miles, con símbolos anteriores o posteriores (el más normal es el símbolo de € o %), o cualquiera que afecte a fechas (nombre del mes o sólo número, día de la semana, etc.)

Alineaciones: en este caso veremos cómo colocar los textos con respecto al borde de las celdas, tanto horizontal como verticalmente o inclinado.

Bordes y Fondos: decoración en torno a una o varias celdas con colores de fondo.

Combinar varias celdas en una

Formatos condicionales que presentarán características distintas según los valores que alcancen las fórmulas.

Como vemos, existe una gran variedad de estilos visuales para modificar la presentación en pantalla e impresora de nuestras hojas. Pero como decíamos, lo importante es saber a qué y cómo aplicarlos. En principio, todos los formatos mencionados se aplican a celdas o rangos de celdas, excepto los de fuente que pueden ser aplicados a una parte del texto de una celda. Escribamos un texto en la celda A1 de una nueva hoja de prueba. “Esto es un “, pero antes de terminar, pulsamos el botón de negrita en la barra de herramientas de formato (o pulsamos [Ctrl]+N, como ya sabemos) continuando con la escritura de “texto”.


El resultado será el siguiente:

Como vemos, los formatos habituales (mejor, ya conocidos por Write) de fuente pueden ser aplicados a partes del texto de una celda. Ningún otro formato puede ser aplicado a una parte (siempre a una celda o rango de ellas) Por otro lado, para aplicar un formato, deberemos previamente seleccionar la celda o rango de celdas a las que aplicárselo. Aunque esto parece obvio, es fuente de confusión el aplicar un formato y no ver los cambios por estar seleccionada una celda en blanco. Podemos (y debemos), por tanto, seleccionar la celda o rango y después definir el formato que queramos presente. Esto nos lleva a la conclusión de que, en general, aplicaremos los formatos con posterioridad a la confección de los cálculos en la hoja. Esto es debido a que hasta que no la hayamos terminado no estaremos seguros del aspecto que le querremos dar. Si vamos aplicando el formato conforme escribimos datos o fórmulas en las celdas, seguro que volveremos a corregirlo al final, cuando queramos mejorar el aspecto final. Por ello habremos trabajado dos o más veces.

Es importante seleccionar el rango de celdas y luego aplicar los distintos formatos tras haber terminado todos

los cálculos.


Lección 2

Fuentes y efectos

Los primeros formatos que vamos a ver son los más sencillos: aquellos que afectan al texto. En ellos nombraremos las fuentes, sus estilos y efectos. Fuentes y efectos Como ya hemos comentado estos formatos iniciales son los únicos aplicables a parte del contenido de una celda. Son de sobras conocidos por nosotros tras haber estudiado el procesador de textos OOo Write. A continuación enumeramos y mostramos algunos ejemplos de los formatos de fuente y estilos:

Fuente o tipo de letra: se trata de la tipografía utilizada, contando con las que tenemos instaladas en nuestro ordenador.

Tamaño de letra: medido en puntos, indica el tamaño que presenta la letra. Recordar que los tamaños habituales se encuentran entre 9 y 12 puntos.

Estilos: negrita, cursiva o ambas a la vez

Efectos: se trata de algunos cambios de apariencia de la fuente.

Color

Relieve, esquema o sombra: aplicado a una celda, cambia el aspecto de la letra para presentar relieve, hueco o sobra.

Lineas: encontramos, además de las normales subrayado (con diversos tipos de línea y colores) y tachado (con varios símbolos de tachado), las novedosas sobrelineado, es decir, líneas de diversos tipos y colores sobre el texto.

Los formatos más usuales los podemos encontrar en la barra de herramientas de formato (fuente, tamaño, negrita, cursiva y subrayado). El resto lo encontraremos en el menú Formato – Formato de celdas:


A continuación, mostramos algunos ejemplos de uso de estos formatos. Por favor, intenta repetirlos en una hoja de cálculo de prueba como práctica.

Por cierto, observa cómo hemos ocultado las líneas de tono gris que nos sirven como delimitador de celda (solo se visualizan, no se imprimen, y sirven como ayuda a la confección de la hoja. Hemos desmarcado la opción “Líneas de cuadrícula” que aparece en la sección Ver de OpenOffice.org Calc en el menú Herramientas – Opciones:



Lecc ión 3

A l ineaciones

Otro de los formatos más usuales a la hora de mejorar la apariencia de las hojas de cálculo son las alineaciones. Recordemos que, por defecto, los textos se presentan con alineación izquierda con respecto a su celda, mientras que los números y fechas lo hacen a la derecha. Si queremos cambiar la forma en que se realiza la alineación, podemos hacer uso de los botones de la barra de herramientas de formato o acceder al menú Formato – Formato de celdas para unas opciones más completas.

En principio, vemos claro que se nos presentan dos tipos fundamentales:

Alineación horizontal: con un significado similar al de Write pero con respecto a la celda seleccionada:

Izquierda: alinea a la izquierda el contenido de la celda

Derecha: igual pero a la derecha

Centrado: centra el contenido con respecto al centro de la celda

Justificado: iguala con alineación derecha e izquierda (forma de caja de texto)

Relleno: limita la presentación del texto a la anchura de su columna, aunque no haya nada escrito en las celdas adyacentes

Alineación vertical: si la altura de la fila es mayor que el tamaño del texto, podemos alinear verticalmente el contenido de varias formas.


Arriba: presenta el contenido en la parte superior de la celda

Centrado: centra de forma vertical el contenido

Abajo: coloca el contenido en la parte inferior de la celda. Esta es la opción predeterminada.

Ilustración 1. 003_03_07.jpg

Podemos ver que si elegimos alineación horizontal izquierda, podemos establecer también si queremos que ésta presente algún tipo de sangría (en puntos). El mismo efecto lo podemos conseguir mediante los botones de sangrar a la derecha o izquierda de la barra de herramientas (ver dos imágenes antes):

Además de estos, que podíamos considerar “lógicos”, encontramos algunas opciones más, muy interesantes, para mejorar la presentación de nuestras hojas:


Orientación del texto: podemos definir si queremos que el texto presente algún tipo de inclinación, indicando el número de grados del ángulo de la inclinación, respecto de las diversas aristas de referencia.

Disposición vertical: no debemos confundirlo con la orientación; se trata de escribir el texto colocando cada letra debajo de la otra.

Ajustar texto automáticamente: podemos modificar la altura de la celda de forma automática para que se pueda encajar todo el texto de una celda

Reducir para ajustar…: reducirá el tamaño de la fuente para que pueda encajar en la anchura de la celda.


Lección 4

Formatos de número

Esta lección posiblemente sea de las más importantes en cuanto a formato ya que permite la presentación de números (bueno, en realidad casi cualquier cosa) con una apariencia muy distinta. Observemos antes de empezar el siguiente ejemplo:

Como vemos, en la celda B37 hemos escrito el número 12345,678 (podemos verlo en la línea de edición, que es donde realmente se presenta lo que se escribe). Sin embargo en la celda aparece “12.345,68 €”. Podemos notar las siguientes observaciones:

En ningún momento se han puesto los símbolos punto (.), coma (,) o euro (€). De hecho ni se presentan en la línea de edición, los hayamos tecleado o no.

En los decimales sólo se presentan 2 por lo que realiza un redondeo al alza al ser la parte decimal 678, redondeado a 68.

En otras palabras, lo que vemos es formato mientras lo que se teclea (o calcula) son números. Si por casualidad el símbolo no fuese formato, entonces lo escrito no sería un número y no podríamos calcular nada con él (observa si tecleas “1234,63 $” como se realiza una alineación izquierda como los textos y da 0 al multiplicar esta celda por 2):

Los formatos numéricos permiten obtener una presentación a los mismos con combinaciones de texto o símbolos, sin dejar de comportarse como números. Existen muchos predeterminados y, además, se pueden personalizar de forma simple. Veamos qué opciones se nos ofrecen:

En la barra de herramientas: disponemos de las opciones más usuales de formatos numéricos:


Formato de moneda: coloca punto para los miles, dos decimales y el símbolo de moneda del país predeterminado para la aplicación (suponemos que euro € para España es tu caso)

Porcentaje: multiplica el valor por 100, pone dos decimales y coloca el símbolo porcentaje (%) tras el número.

Formato predeterminado: anula otros formatos aplicados para volver al predeterminado (sin ningún símbolo y con dos decimales)

Aumentar y disminuir decimales: para cualquier formato aplicado, permite de forma cómoda aumentar o disminuir la cantidad de decimales que se presentarán.

Bajo el menú Formato – Formato de celdas – Números: se presentan diversas categorías de formato para varios tipos de información en celda (números, porcentajes, monedas, fechas, horas, etc.). A continuación nombramos las características más importantes de ellas:

Número: define cómo presentar números reales, indicando en la parte inferior la cantidad de decimales, ceros a la izquierda (no significativos), con color rojo si son negativos y con separador (o no) en los millares.


Porcentaje: es similar al anterior, salvo la consideración de que multiplica por 100 al número colocándole el símbolo de porcentaje como sufijo. También podemos indicar los decimales, ceros, rojo o separador de miles. Es importante, dada la multiplicación por 100 comentada, que a la hora de teclear en una celda un número en porcentaje lo escribamos bien con su valor y el símbolo % detrás (por ejemplo, 37,23%) o por el valor real, o sea, 0,3723, dando con posterioridad el formato de porcentaje que queramos.

Moneda: coloca el símbolo de moneda predeterminado en la posición habitual al país (por ejemplo, en España solemos colocar el símbolo € tras la cantidad, mientras en EEUU se coloca el símbolo de dólar $ como prefijo del importe). Se puede elegir en el formato el carácter de moneda a incluir (lista interminable de monedas de cada país), con indicación de decimales, ceros, rojo y separador (como antes)

Fecha: las fechas, como decíamos en el capítulo anterior, tienen un comportamiento absolutamente numérico. Al fin y al cabo tiene pleno sentido restar dos fechas (dará el número de días que transcurren) o sumar un número a una fecha (dará una nueva fecha). Por ello en las fechas y hora, los formatos de número cobran mucha importancia. Vemos que se puede definir cómo aparecerá la fecha, atendiendo a:

Años: con dos o cuatro cifras

Mes: en número o letra (2, 02, feb o febrero)

Día: indicando número o letra (siendo letra el día de la semana)

Trimestre

Con hora

El orden de los componentes: dia/mes/año, año/mes/dia, etc.

Hora: similar a la fecha, puede elegirse la cantidad de cifras o el símbolo AM/PM que se presente

Científico: usa la notación científica de exponencial (por ejemplo, el número 1.234 se escribiría 1,234 E+03, indicando E+03 el número 1000 – unidad seguida de 3 ceros- multiplicando al número decimal 1,234)

Fracción: convertirá cualquier número decimal en la parte entera seguida de una fracción (con la cantidad de dígitos elegida) para la parte decimal. Es lo que se denomina en Educación Primaria “números mixtos”

Valor lógico: indica cómo se presentarán los valores de VERDADERO/FALSO (podría ser, por ejemplo, SI/NO, NEGRO/BLANCO, etc. según la personalización). Calc define el 0 como valor FALSO y cualquier otro número como VERDADERO (aunque de forma estricta, VERDADERO es el valor -1)

Texto: a veces encontramos números que no deben tener comportamiento numérico (vaya trabalenguas, vamos). Queremos decir que, por ejemplo, el código postal de Barcelona 08080, si lo escribimos en una celda quitará el 0 no significativo de la izquierda, al ser tratado como un número. Pero en realidad un código postal no


es propiamente un número aunque esté compuesto por él (de hecho, no creo que nadie sume o calcule la media de los códigos postales). Por ello, deberemos definir la celda con formato numérico de texto para quitar su comportamiento numérico.

Además de estos formatos de números predefinidos, el usuario puede personalizar el formato, acudiendo a la casilla “Código del formato” e introduciendo los códigos adecuados para su presentación (esta característica excede a los objetivos marcados para este curso; no obstante, se presenta, a modo de ejemplo, cómo poner un texto cualquiera tras un número):

Algunos códigos de personalización de formatos de carácter difieren entre OOo y MS Office. Consulta las

ayudas de ambos para conocer la equivalencia.


Lección 5

Borde y fondo de ce lda

Otra de las características que pueden ayudar a mejorar la apariencia de la hoja es la correcta colocación de los bordes y colores de fondo de las celdas. Bordes Recordemos que la cuadrícula que aparece en OOo Calc es únicamente de ayuda a la edición de las hojas, no siendo impresa por defecto. Por ello, deberemos encargarnos de definir claramente qué celdas presentarán qué borde para que se pueda seguir mejor la hoja de cálculo. Lo usual para dibujar bordes a la celda es acudir a la barra de herramientas de formato donde podemos separar una barra flotante con los bordes más usuales:

La simbología de los bordes de la barra flotante de “Borde” debe interpretarse sobre todo cuando se selecciona un rango de celdas. Así, por ejemplo, el segundo botón se referiría al borde izquierdo de la selección, mientras que el primero de la tercera fila, pondría bordes arriba y debajo de la selección y, además, bordes horizontales en las celdas intermedias. Por ejemplo, el último coloca todas las líneas a todas las celdas, tanto interiores como exteriores, mientras que el último de la segunda fila, sólo lo hará a los contornos de la selección. Si queremos afinar un poco más nuestra definición de bordes, deberemos acceder al menú Formato – Formato de celda, solapa Borde:


Dependiendo de lo seleccionado (nosotros lo hemos hecho en varias celdas a lo ancho por varias a lo alto) se presentarán más o menos líneas para marcar en la zona “Definido por el usuario”. La forma de manejo es sencilla: deberemos señalar el estilo y color de la línea y luego marcar en la zona “Definido por el usuario” para obtener una personalización completa. Observa cómo existen numerosos estilos y colores. Hemos señalado en la imagen anterior con rectángulos redondeados, las zonas de bordes horizontales y verticales, tanto interiores como exteriores al rango seleccionado. Además hemos dibujado unas flechas para indicar si queremos también algún tipo de línea oblicua por mitad de celda, tanto de arriba abajo como en sentido contrario. También podemos ver que se puede definir la distancia al texto desde el borde en los cuatro sentidos, así como si queremos que dicho borde presente sombreado (con su posición, distancia y color). Prueba con una hoja de ensayo y practica cómo colocar cada borde de una forma distinta. Fondo También podemos jugar con los colores de fondo en las celdas para hacer las hojas más profesionales y atrayentes. La forma más simple consiste en acceder al botón de “Color de fondo” en la barra de herramientas de formato. Recuerda que también podemos hacerla flotante.


También, si queremos personalizar algo más este tipo de formato, lo encontraremos en el menú Formato – Celdas…, bajo la solapa Fondo.


Lección 6

Celdas combinadas

En muchos casos, el hecho de encontrar en una celda un texto largo puede sernos algo engorroso y poco manejable. En estas situaciones, puede ser recomendable unir varias celdas para que se comporten como una sola, pudiendo aplicar los formatos arriba comentados como si se tratase de una única. Supongamos el siguiente título de la hoja de ejemplo del capítulo anterior:

Como vemos, tanto lo escrito en A1 (“EMPLEADOS TOTALES EN LAS”) como lo de A2 (“EMPRESAS DE INFORMÁTICA”), seguramente quedaría mejor como título si lo centrásemos respecto a las columnas A a G, anchura total de todos los datos y cálculos de nuestra hoja. Pues bien, eso es fácilmente posible si combinamos, en la primera fila, las celdas desde A1 a G1 como si fuera una sola, para luego centrarlo. Para ello bastará con seleccionar A1:G1 y pulsar el botón de “Combinar celdas” (menú Formato – Combinar celdas) de la barra de herramientas de formato.

Las celdas quedarán combinadas, presentándose como una sola, preparada para recibir los formatos (alineación, bordes, número, etc.) que requiramos.


De forma análogo podríamos hacerlo para la fila 2, o incluso para el texto “EMPRESAS” de la celda A5, combinándolo con las celdas A4:B5 (dos de ancho y dos alto).

Microsoft Office Excel 2007 permite, además de la combinación de celdas (unirlas como una sola) alguna

opción más de centrado en la selección (que centra en un rango sin unir las celdas)


Lección 7

Formatos condic ionales y est i los

Formato condicional Un formato condicional es aquel que aplicamos cuando, dependiendo del resultado de unas fórmulas o valores, presentará distinto formato. Así por ejemplo, podríamos definir un formato en negrita si el resultado de una fórmula en una celda es mayor que 1000, y en color rojo si el resultado es igual a 100. Para definir estas condiciones y formatos, debemos acceder (previamente habrá que seleccionar la celda o rango donde se aplicará, recordemos) al menú Formato – Formato condicional

En este cuadro de diálogo definiremos las condiciones (según el valor o fórmula y con comparadores habituales igual, mayor, etc.) con un valor o celda, aplicando alguno de los estilos de celda de la lista predeterminada. Observa que para aplicar un formato personalizado, deberemos haber definido con anterioridad algún estilo. Estilos Un estilo es un compendio de los formatos anteriormente tratados que se conjugan en un nombre. Así es sencillo aplicar un conjunto de formatos, simplemente asignando el estilo a nuestro objetivo. Para definir, modificar o borrar estilos, deberemos acceder al menú Formato – Estilo y formato ([F11]) donde se presenta la siguiente barra flotante:


Para ver su funcionamiento, vamos a definir un nuevo estilo (penúltimo botón de la barra de Estilo y formato):

Pulsamos el botón “Nuevo estilo a partir de selección” (mejor seleccionamos previamente el estilo Predeterminado para asumir sus propiedades básicas)

Ponemos como nombre en el nuevo estilo “Rojo intenso”

Sobre el nombre definido, pulsamos con el botón derecho del ratón eligiendo Modificar. Se presentará el conocido cuadro de formatos, donde podemos definir los necesarios:

Color de fuente rojo

Negrita


Formato numérico con punto para miles, tres decimales.

Borde fino alrededor

Color verde claro de fondo

Con estas características, vamos a completar el formato condicional, indicando que se aplicará el estilo “Rojo intenso” para los valores de celdas mayores que 1000. Observa el resultado final con las celdas de empleados en 2004. Las que son mayor que 1000 tienen el formato definido mientras que el resto siguen asumiendo el predeterminado.


Capítu lo 4

Funciones usuales

Obviamente, una hoja de cálculo se usa para realizar cálculos. Queremos decir que el gran potencial de la hoja es el cálculo, pese a que pueda tener también mucha importancia la presentación de los datos, los gráficos y otros elementos. En este cuarto capítulo nos vamos a centrar en calcular. Ya hemos visto algunas operaciones básicas e incluso una función. Ahora vamos a profundizar algo más en la forma de realizar funciones. Inicialmente expondremos uno de los aspectos más importantes en el cálculo: el uso de referencias relativas o absolutas en las fórmulas para su posterior relleno. Este aspecto es de vital importancia y por ello lo tratamos al principio. El resto del capítulo presentará diversas funciones incorporadas por OOo Calc que nos facilitan la introducción y cálculo de fórmulas. Hay muchas y solamente veremos algunas que consideramos transcendentes por su capacidad de hacer “algo más”. Seguro que podríamos estar años utilizando Calc sin conocerlas; pero a buen seguro que si las conocemos, sacaremos mayor partido de la herramienta y aumentaremos nuestra eficacia. Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

Escribir fórmulas con referencias absolutas o relativas, siendo capaz de decidir en todo momento por el uso de cada una de ellas.

Conocer la sintaxis común de las funciones incorporadas en OOo Calc

Usar algunas funciones importantes: condicionales, lógicas, de búsqueda, de texto, de fecha, etc.

Poner en marcha hojas de cálculo de creciente complejidad.


Lección 1

Formulas y referencias

Denominaremos fórmula en una hoja de cálculo a la expresión que se presente en una celda para su cálculo. Toda celda que contiene una función debe empezar por el símbolo igual (=). Es la forma con que OOo Calc reconoce que lo que sigue es un cálculo y, por tanto, lo deberá de evaluar y exponer. No debemos confundir fórmula con función. Una función es una palabra clave de OOo Calc para realizar un tipo de cálculo predeterminado. Toda función debe estar dentro de una fórmula, pero no el contrario. De hecho, puede haber múltiples funciones en una fórmula de una celda. Una vez escrita y validada (con [Intro] u otro forma) una fórmula, recordemos, se presentará en la celda el resultado de su cálculo. Éste puede ser cualquiera de los tipos de entradas que comentábamos (textos, números, fechas). La fórmula únicamente se nos presentará en la barra de edición o en la propia celda si la volvemos a editar (por ejemplo, pulsando [F2]) Pero la potencia de una hoja de cálculo con respecto a las fórmulas que escribamos estriba en la interrelación que podemos hacer entre sus celdas. Esto permite, por ejemplo, recalcular toda una hoja cambiando un dato que se encuentra en una sola celda.

Por ello es usual que una vez escrita una fórmula en una celda, utilicemos (como veíamos en la práctica 1 del capítulo 2) el botoncito de llenado para copiar la misma fórmula en celdas adyacentes. Esto facilita enormemente la confección de las hojas al no tener que escribir fórmulas similares de forma rutinaria.


Pero esta facilidad presenta alguna objeción que vamos a tratar de comentar en esta primera lección. Referencias relativas Veamos el siguiente ejemplo:

Como vemos, hemos escrito algunos artículos de un almacén con referencia de su precio por unidad y la cantidad de que disponemos. Queremos calcular los importes para cada artículo y al final sumar todo y conocer el importe total en Stock. En el caso de los importes, la fórmula es muy simple: únicamente deberemos multiplicar el precio unitario por la cantidad. Observa la fórmula que estamos escribiendo (=C3*D3) que realiza esa operación. Una vez calculado para el primer artículo, deberemos hacerlo para el resto. Entendemos que sería muy tedioso el tener que volver a escribir de nuevo una fórmula que será casi idéntica a la ya escrita en el primero (en realidad la operación sería la misma, actualizando únicamente las referencias de fila). Por ello lo que hacíamos en la Práctica 1 era arrastrar esa fórmula con el botón de llenado (o copiado) de la celda hacia abajo.


Si lo hacemos, veremos que los resultados son correctos y la ayuda ha funcionado a la perfección. Pero queremos detenernos en las nuevas fórmula escritas para ver cómo ha copiado Calc nuestras operaciones:

La fórmula anteriormente escrita estaba en E3 y era “=C3*D3”. Ésta ha sido la que hemos copiado hacia abajo. Si nos ponemos en E4, veremos que la nueva fórmula es “=C4*D4”, es decir, que al copiar la fórmula una fila hacia abajo, las referencias de las celdas también han pasado a una abajo. Repetimos: en E3 la fórmula referenciaba celdas de la fila 3, mientras que en E4 lo hace de la fila 4. Esto se repite en el resto de celdas en las que hemos copiado. Por ejemplo en E6, la fórmula se referencia a la fila 6 “=C6*D6”. Este tipo de referencias se denominan relativas, pues realmente la copia se “relativiza” a la nueva posición en que ha sido copiada. Podríamos decir que la fórmula realmente dice “multiplícame la celda que está dos a la izquierda de la mía por la que está justamente a mi izquierda”. Con este concepto relativo de fórmula, entenderemos que cuando la copiemos abajo, el concepto de “dos a la izquierda de la mía” se referirá a la nueva fila. Esta situación nos ha favorecido en esta situación y, de hecho, lo hará en gran cantidad de ellas. Pero a veces no todo debe ser así. Referencias absolutas Veamos una nueva situación:


Como vemos, el objetivo en estos nuevos cálculos es ligeramente distinto: pretendemos calcular el importe total del stock de un determinado artículo que se encuentra en 5 almacenes distintos. El precio del artículo es común y se encuentra en la celda C12 (0,34 €). Para poder calcular el importe de este artículo correspondiente al primer almacén, hemos escrito en la celda D15, la fórmula que multiplica el precio del artículo (C12) por la cantidad que hay en ese almacén (2.310, en C15). Lo fórmula, por tanto, escrita en D15 ha quedado “=C12*C15” y corresponde bien al importe en el almacén. Pues bien, ahora lo lógico sería llenar la fórmula hacia abajo para que se produzcan los distintos productos para cada almacén, pero vemos que al hacerlo los resultados pueden ser sorprendentes:

Si observamos en los importes correspondientes a los almacenes 2 y 3, el importe es 0, mientras que en los 4 y 5 son cantidades desorbitadas. ¿A qué ha sido debido este error de cálculo? La respuesta nos la va a dar la observación de la fórmula en las celdas donde ha sido llenada hacia abajo desde D15. Veamos la fórmula en D16, por ejemplo:


D16 presenta la fórmula “=C13*C16”. Algo raro ha pasado ya que ahora no está accediendo a la celda C12 donde se encuentra el precio del artículo. Eso explica que el resultado sea 0, ya que está multiplicando 1560 (celda C16) por 0 (contenido vacío de la celda C13). Si descendemos a la celda D18, correspondiente al Almacén 4 donde aparece una cifra exagerada (más de 17 millones para un producto que queríamos de 0,34 x 7.362), vemos que la fórmula allí copiada ha sido transformada en “=C15*C18”. Vemos que C15 contiene 2.310 y de ahí el importe tan alto al ser multiplicado por 7.362.

Desde luego esto explica el porqué de los resultados aparecidos, pero no la causa por la que se han producido esas extrañas fórmulas. Al fin y al cabo lo único que queríamos era mantener el producto entre el precio y la cantidad de cada almacén… Pero en realidad no deberíamos extrañarnos si hemos entendido el apartado anterior sobre referencias relativas. Recordemos que al copiar la fórmula hacia abajo se relativiza a su nueva posición y, por tanto, si hemos copiado una celda hacia abajo, todas las referencias habrán aumentado una fila. Aquí está la explicación: al copiar la fórmula “=C12*C15” de D15 hacia abajo, a la D16, se han movido todas las referencias una hacia abajo, tal y como se pretendía en realidad, convirtiéndose en “=C13*C16”. Realmente el programa ha hecho exactamente lo que le hemos dicho: copiar la fórmula hacia abajo (recordar el concepto de relatividad comentado como “multiplica el contenido de la celda que está 3 hacia


arriba y una hacia la izquierda por el de la celda que se encuentra a mi izquierda”; llevando esta relatividad una hacia abajo dará como resultado la fórmula de D16) Pues ya casi lo tenemos: entendemos ya porqué los resultados eran tan extraños y cómo se ha comportado cuando hemos copiado la fórmula hacia abajo. Ahora lo que tenemos que hacer es dar solución a la situación. Para ello haremos uso de las referencias absolutas. Si nos fijamos cuando escribíamos la fórmula “=C12*C15”, en realidad queríamos que C12 permaneciera fijo cuando la copiáramos hacia abajo. Al fin y al cabo el precio siempre se encuentra en C12 y no tiene sentido relativizar esta referencia a la celda. Estos casos son los que deben ser resueltos indicando que C12 será siempre nuestra celda objetivo aun cuando copiemos la fórmula hacia abajo. Deberemos indicar a OOo Calc que C12 es una referencia absoluta. La forma de indicarlo es mediante el símbolo dólar ($) delante de las coordenadas de la celda. Una referencia del tipo $C$12 indica que siempre queremos mantener esta coordenada C12, aunque copiemos o movamos la fórmula a otro lugar. Si sustituimos la fórmula de D15 por “=$C$12*C15” veremos que al copiarla hacia abajo, el resultado obtenido es el deseado:

En la imagen podemos ver cómo se ha mantenido la referencia $C$12 en la fórmula de D19 cuando la hemos copiado desde D15.

Es importante usar la ayuda de Calc al escribir referencias absolutas en fórmulas que las requieran. Para ello, podemos pulsar la combinación de teclas

[Mayús]+[F4] tras haber hecho clic en la celda que queremos colocar en absolutas con los símbolos $. Calc

pondrá dichos símbolos al pulsar la combinación.


Como es lógico, Microsoft Excel también soporta las referencias absolutas con la misma notación del símbolo $ para cada coordenada. El cambio es la ayuda para ponerlo

ya que se produce con la tecla [F4] sin más, tras seleccionar la celda en la fórmula.


Lección 2

Las funciones de Calc

Muchos cálculos requieren fórmulas que son verdaderamente complejas. Imagina que tienes que calcular, por ejemplo, el seno de un ángulo. ¿Cómo vamos a calcularlo a partir de la nada? Para ello se han incluido en OpenOffice.org Calc las funciones. Las funciones son cálculos establecidos por el programa con objetivos concretos. Si indicamos la expresión “=SENO(PI()/2)” en una celda, lo que queremos obtener es el seno de un ángulo de ¶/2 (es decir, el seno de 90º) Ya comentábamos con anterioridad que toda función debe hallarse como parte o todo de una fórmula en una celda. Claro que también pueden presentarse varias funciones en una sola fórmula. Existen más de 400 funciones incorporadas en OpenOffice.org Calc. Todas ellas tienen una sintaxis común: NOMBRE.DE.LA.FUNCION(argumento1;argumento2;…) Es decir, presentan el nombre de la función (que deberemos conocer o ayudarnos con el asistente de funciones) y, entre paréntesis obligatorios, los argumentos, que variarán en número según la estructura definida para la función.

Insistimos que los paréntesis son obligatorios, aun cuando la función no precise de parámetros (por ejemplo, la función HOY() devuelve la fecha actual y aunque no requiere parámetros presenta la apertura y cierre de paréntesis) Dada la gran cantidad de funciones incluidas, realizaremos el estudio de únicamente una pequeña porción, solo aquellas que sean usuales y prácticas. En


cada caso será el estudiante quien amplíe sus conocimientos según sus propias necesidades. En cualquier caso, una buena ayuda es la categorización de las funciones según su resultado:

Base de datos: conjunto de funciones de Calc cuando lo utilizamos como gestor de base de datos (contar celdas, cálculo de máximo, mínimo, media, etc.)

Fecha y hora: permite la realización y obtención de datos a partir de fechas y/u horas. Por ejemplo, podríamos sacar el mes de una fecha o el día de la semana que corresponde, la cantidad de días laborables entre dos fechas, etc.

Financieras: usadas para cálculos financieros comprenden alrededor de 50 funciones para descuentos, préstamos, cupones, amortizaciones, etc.

De información: muestran información sobre una celda como por ejemplo si el resultado es un número, da error, etc.

Lógicas: operadores lógicos para condiciones (Y, O, NO, etc.)

Matemáticas: como las financieras, son las más numerosas. Reúnen un conjunto de funciones de operaciones matemáticas como pueden ser las de operaciones, trigonométricas, conversión, etc.

Matriciales: son funciones cuya respuesta es un rango de celdas y no una sola de ellas. Son usuales en las funciones estadísticas.

Estadísticas: conjunto numeroso de funciones para cálculos estadísticos. Encontramos aquí desde simples medias o desviaciones típicas, hasta complejos cálculos de test de hipótesis.

De búsqueda (hoja de cálculo): reúne una colección de útiles funciones que buscan o referencian datos entre celdas. Más adelante veremos alguna de ellas.

De texto (o cadena de caracteres): funciones para el uso con cadenas de texto. Permiten, por ejemplo, sacar una parte de un texto, hallar un texto en otro, etc.

Añadidas (add-in): resto de funciones encontrando desde funciones de ingeniería hasta de cálculo con números complejos.

En las siguientes lecciones nos centraremos en unas pocas de estas funciones, las que pueden resultar más útiles (o incluso desgraciadamente desconocidas) para los usuarios de hojas de cálculo.


Lección 3

Funciones de texto

La primera familia de funciones que vamos a estudiar es la de texto o carácter. Se reúnen aquí un conjunto de funciones que manejan cadenas de caracteres con el fin de sacar parte de ellas, modificarlas u obtener información. Aunque puede ser que para mucha gente no sean necesarias, bien es cierto que pueden ayudarnos en situaciones que de otra forma sería muy complejo de hacer sin acudir a la programación. En la siguiente hoja de cálculo, hemos puesto unas cuantas funciones de esta familia, con su explicación, fórmula y resultado de ejemplo. Puedes ver que los ejemplos se refieren a textos escritos entre comillas dobles, pero bien podrían hacer referencia a celdas en las que estuviesen escritos estas u otras cadenas de caracteres. Te pedimos que la repitas para familiarizarte con la sintaxis y los efectos que producen estas funciones.

Las funciones aquí enumeradas tienen el mismo nombre y sintaxis en Microsoft Excel, salvo la función COMPACTAR de

OOo Calc que Excel la denomina ESPACIOS


Lección 4

Funciones matemát icas

Las funciones matemáticas o aritméticas permiten obtener resultados a partir de números con diversos cálculos, algunos puramente matemáticos y otros de visualización. Como en la lección anterior, vamos indicar una tabla con algunas de las funciones usuales, que te pedimos repitas en tu OOo Calc:

Algunas de estas funciones presentan serias dificultades, por lo que se explican un poco más detalladamente a continuación:

ALEATORIO(): devuelve un número aleatorio entre 0 y 1 con el número de decimales que deseemos. Esta función puede venir bien para hacer simulaciones pero tiene el inconveniente de que rara vez necesitaremos justamente un número aleatorio decimal entre 0 y 1. Para transformarlo, podemos multiplicarlo por el rango de valores y sumar la cantidad inicial. Así, por ejemplo, si queremos simular un dado (valores de 1 a 6) escribiríamos la fórmula =ENTERO(ALEATORIO()*6)+1

ROMANO(valor;tipo): convierte una cantidad en números romanos. La cantidad debe ser un número entre 0 y 4000. El tipo es un número entre 0 y 4 que indica si queremos que el resultado presente menos letras (contra más alto es el número, menos letras tendrá el número romano; por defecto es 0)

FACTORIAL(número): calcula el factorial de un número entero positivo. El factorial es el producto de todos los números desde él mismo hasta 1 descendiendo de uno en uno. Así, el factorial de 6: 6!=6x5x4x3x2x1. Es muy usual en combinatoria.

CONTAR.SI(rango;condición): cuenta la cantidad de celdas que tienen el valor igual a la condición del segundo argumento. Se puede ver un ejemplo en la práctica que viene a continuación.

SUMAR.SI(rango_a_buscar;criterio;rango_a_sumar): suma los valores de un conjunto de celdas que cumplan un determinado criterio en el rango


que se busca. Esta es una función compleja pero muy útil. También se presenta un ejemplo en la práctica de esta lección.

SUMA.PRODUCTO(rango1;rango2): realiza los productos en pares de los dos rangos y luego los suma. Remitimos, como antes, a la práctica siguiente.

También estas funciones tienen un equivalente casi idéntico en Microsoft Excel. Las únicas excepciones son aquellas funciones

cuyo nombre lleva acento, que no es puesto en Excel (por ejemplo MÁX de OOo Calc es MAX de MS Excel. Así mismo, las siguientes dos funciones tienen un nombre similar: ROMANO es

NUMERO.ROMANO en Excel y SUMA.PRODUCTO es SUMAPRODUCTO en Excel.


Lección 5

Funciones de fecha y hora

Bajo este título vamos a ver algunas funciones que tratan datos de fecha y hora. Ya decíamos que las fechas y horas en Calc tienen un tratamiento especial. Su comportamiento es más bien numérico (aunque no del todo: no vamos a multiplicar fechas, por ejemplo) pero su visualización se parece más a los textos. El tratamiento debe ser completo ya que es frecuente el tener que calcular y visualizar fechas y horas. En la siguiente imagen mostramos algunas de las funciones de fecha y hora más frecuentes.

Obsérvese que, tal vez por error en el programa, la función DIAS.LAB no lleva acento en la I.

Como en las categorías anteriores, las funciones en MS Excel son idénticas a las mencionadas, salvo por el tema de

acentos…


Lección 6

Funciones de búsqueda

Siendo esta familia de funciones una de las más desconocidas, su utilidad cuando se comprenden, resulta más que evidente. Vamos, no podemos pasar sin ellas cuando las conocemos. Las funciones de búsqueda sirven para devolver valores al realizar una búsqueda en un rango de la hoja de cálculo. Nosotros tomaremos como representante de esta familia la función BUSCARV aun cuando hay muchas otras que son menos utilizadas. La función BUSCARV BUSCARV es una función que devuelve un valor buscando en una tabla a través de otro valor que se ofrece como dato. Pero no hay nada mejor que un ejemplo: Supongamos que disponemos de una tabla de artículos codificada, según los datos siguientes:

Pretendemos poder escribir el código y cantidad de un artículo para que se nos calcule automáticamente la tablita con la descripción del artículo, su precio, base imponible, IVA y Total. Digamos que es una mini-factura de un solo artículo. Para ello dejaremos dos celdas (en tono rosa fuerte) para poder escribir el código de artículo y la cantidad. Los cálculos los realizaremos bajo estas celdas (rango C5:C9) La función BUSCARV permite realizar una búsqueda en una tabla a partir de un dato y devolver otra parte de la tabla. En nuestro caso desearemos buscar el código de artículo 2 para hallar su descripción y precio unitario (datos que deberemos obtener de la tabla en sus columnas de Descripción y Precio/Unidad) La sintaxis de la función es la siguiente: BUSCARV(valor_buscado;rango_donde_buscar;nº_columna_de_respuesta)

Valor_buscado es la referencia a la celda donde se encuentra el código que yo quiero buscar. En nuestro caso será la celda C2, donde hemos escrito el código “2” que deseamos buscar.


Rango_donde_buscar se refiere a la tabla donde se encuentran todos los datos de los artículos (con su código, descripción y precio). No deben incluirse las cabeceras.

Nº_columna_de_respuesta será el número de índice (1, 2, 3, etc.) de la columna en la tabla que queremos obtener como respuesta. Observa que en nuestra tabla el índice 1 es el código, el 2 la descripción y el 3 el precio.

El sistema funciona de la siguiente forma: OOo Calc buscará el código escrito en valor_buscado (en nuestro caso el “2”) en la primera columna de la tabla indicada en rango_donde_buscar. Esto nos marcará la fila. La respuesta la obtendremos de la intersección entre esa fila y el número de columna de la tabla indicado en nº_columna_de_respuesta. Así, la fórmula escrita en C5 (que da como resultado “MECHERO”) será la siguiente: =BUSCARV(C2;E3:G7;2) La función tiene un par de observaciones o requerimientos importantes:

El valor donde se buscará en la tabla (en nuestro caso el código de artículo “2”) deberá encontrarse obligatoriamente en la primera columna de la misma.

La tabla deberá encontrarse ordenada por esa primera columna para el correcto funcionamiento.

Este segundo requerimiento puede saltarse si añadimos un cuarto parámetro a nuestra función. Es un valor VERDADERO o FALSO (VERDADERO –valor por omisión- indica que está ordenador y devolverá el menor más próximo si no encuentra el dato idéntico; FALSO indica que la búsqueda será exacta, dando error si no encuentra el valor buscado). Con esta información, puedes intentar calcular el precio unitario (celda C6) con una fórmula idéntica pero indicando la tercera columna para obtener ese resultado de la tabla. El resto del ejemplo es trivial: base imponible es el producto de precio unitario por cantidad, IVA es el 16% de la base imponible y el Total es la suma de la Base Imponible más el IVA.

MS Excel utiliza la misma función tanto en nombre como en parámetros para las búsquedas verticales


De forma análoga a BUSCARV (búsqueda vertical), existe otra función BUSCARH (búsqueda horizontal) o BUSCAR (donde indicamos donde buscar y donde obtener la respuesta, sin tener que estar en una tabla con columnas adyacentes)


Lección 7

Funciones condic ionales y lógicas

El otro grupo de funciones especialmente útiles junto con las anteriores es el de las funciones condicionales y lógicas. Estas funciones, cuyo representante máximo es la función SI, permiten la toma de decisiones según valores de otras celdas. Esta situación es la primera vez que se nos plantea (aunque en cierto modo también eran condicionales las funciones CONTAR.SI y SUMAR.SI): dependiendo los valores de otras celdas, escribiremos expresiones distintas y, así, los resultados serán distintos en la misma fórmula, según ellos. Función SI Como decíamos, la función condicional por excelencia es la función SI. Es tan fundamental que todos los lenguajes de programación y aplicaciones informáticas la incluyen de una forma u otra. La sintaxis de la función no es muy compleja pero es necesario entenderla completa claridad: SI(condición;valor_si_VERDAD;valor_si_FALSO) Podemos observar que la función presenta tres parámetros (de los cuales son obligatorios los dos primeros, aunque en la práctica lo serán los tres):

Condición: es una expresión que al ser evaluada puede dar sólo como respuesta VERDADERO o FALSO. Para ello, utilizaremos los comparadores entre valores. Son ellos los que nos darán la respuesta dual que comentamos. Los operadores son los siguientes:

= (igual): es la comparación de identidad. Los elementos que se ponen a ambos lados son evaluados y comparados. Si son exactamente iguales, el comparador devolverá VERDADERO; si no, devolverá FALSO (por ejemplo podríamos poner, A3=”TUERCA”; si en la celda A3 hay ese texto, el comparador = devuelve VERDADERO; si pone otro texto, devuelve FALSO

> (mayor): evalúa ambos lados y si el de la izquierda es mayor que el de la derecha, devuelve VERDADERO; en otro caso, FALSO (por ejemplo, si en B10 está el número 15 y ponemos B10>10, el comparador devuelve VERDADERO pues 15 es mayor que 10.

>= (mayor o igual): es idéntica a la anterior solo que en este caso se incluye el valor de la derecha (Ejemplo: si en B5 pone 15 y evaluamos B5>=15, dará VERDADERO al incluir la identidad)

< (menor): análogo a mayor pero al contrario

<= (menor o igual): idéntico al mayor o igual pero al contrario

<> (distinto): sería el contrario del igual; podemos comprobar si dos valores son distintos (si en A8 pone la fecha 01/10/2009 y


evaluamos A8 <> “01/09/2009”, dará VERDADERO al ser justamente distinto el valor de fecha.

Valor_si_VERDAD: es una expresión de fórmula de OOo Calc válida. Puede ser otra función, una fórmula (sin el símbolo igual ya que solo se pone al principio y ya debería estar en el principio del SI), un texto (siempre entre comillas dobles) o cualquier elemento válido que hubiéramos escrito en una celda. Esta expresión se calculará y se escribirá SI la condición anterior ha sido evaluada como VERDADERA, y solo entonces.

Valor_si_FALSO: igualmente es una expresión soportada en la hoja de cálculo que se calculará y escribirá SI la condición inicial (primer parámetro de la función) es FALSA.

Veamos en la imagen algunos ejemplos de función condicional:

Se puede apreciar que la función se adapta a todo tipo de valores y condiciones. En los ejemplos se han puesto algunas expresiones distintas tanto en la comparación como en el valor con el fin de entender el su funcionamiento: Vamos a intentar demostrar la utilidad de la función complementando el ejercicio de la práctica 5. En él, disponíamos de datos de productos en un almacén, según su distribución en estanterías. Queremos ahora que nos aparezca un mensaje informativo en una nueva columna indicando si el stock es correcto o bajo. Consideraremos que es correcto si tenemos más de 30 cajas para cada producto. Además queremos indicar que si nos quedan menos de 15 cajas o justamente 15, una nueva columna nos diga que hay que pedir el doble de las que hay. Para solucionarlo, lo primero vamos a copiar parte del ejercicio anterior en una nueva hoja. En concreto sólo necesitamos la tabla de artículos con estantería, cantidad y precio. Para ello, recuerda, podemos usar el portapapeles para copiar y pegar.


Una vez puesto en una hoja nueva, vamos a insertar dos columnas tras la columna existente de “Cantidad”:

Una vez insertada una, repite el proceso para la segunda.

Recuerda durante todo este ejercicio que el texto “cajas” tras los números es formato y no escrito en la celda, donde únicamente aparecen los números. Si lo escribes nada

funcionará ya que la celda contendrá un texto.


Vamos a poner como rótulo de la nueva columna F “Estado” y para G “Pedir”. En la celda F3 vamos a escribir una fórmula que nos muestre el texto “Correcto” si la cantidad de su izquierda es mayor que 30 y “Bajo” si no lo es.

Al validar la fórmula, veremos que nos ha resultado el texto “Bajo” ya que la cantidad era 14 y no es mayor que 30. Habrá por tanto utilizado el tercer parámetro de la función SI que escribía dicho texto. Si llenamos la fórmula hacia abajo, veremos que cuando haya más de 30 cajas pondrá el texto “Correcto” y cuando haya menos “Bajo”. Justamente lo que queríamos. Posiblemente sería conveniente que utilizásemos formatos condicionales para que si el resultado es “Bajo” se nos muestre en rojo y negrita, de tal forma que podamos apreciarlo más fácilmente.

Análogamente, vamos a escribir un condicional en la celda G3 para que nos salga lo que tenemos que pedir con la condición dada.


La validación de la fórmula da como resultado “28”, dado que al ser 14 menor o igual a 15, escribiremos el doble de esas 14, o sea, 28. Si rellenamos hacia abajo comprobaremos aquellos productos que tenemos que pedir y las cantidades.

Funciones lógicas A continuación vamos a hacernos una pregunta: ¿y si en vez haber preguntado si la cantidad era mayor que 30 (en el “Estado”) hubiésemos querido decir que estuviera entre 0 y 30 (ambos incluidos)? Aunque parece sencillo, su aplicación no lo es tanto. Un número está entre 0 y 30, cuando, matemáticamente expresado, 0 ≤Cantidad≤30. Pero este tipo de expresiones no se pueden poner en OpenOffice.org Calc, por lo que tendremos que recurrir a otro método. Si analizamos la expresión 0 ≤Cantidad≤3, en realidad lo que estaríamos diciendo es que Cantidad≥0 y Cantidad≤30. Es decir, preguntar si un número está entre otros dos, es lo mismo que decir que dos condiciones que deben cumplirse a la vez: que sea mayor que el inferior y que sea menor que el superior.


Obsérvese que gráficamente puede entenderse muy bien ese concepto de “a la vez” o “y” que hemos remarcado.

En Lógica, quien realiza esta labor es la función Y. La función Y une dos condiciones y da VERDADERA cuando ambas sean VERDADERA (a la vez). Por ello, deberemos unir las dos condiciones (que sea mayor o igual que 0 y que sea menor o igual que 30 con la función lógica Y). Ya tenemos casi todo hecho. Solo falta conocer la sintaxis de esta nueva función. Recordemos que al principio del capítulo mencionábamos que todas las funciones de OOo Calc presentan paréntesis y parámetros entre ellos, separados por el símbolo de punto y coma. La función Y no será una excepción y, por tanto, su sintaxis es: Y(condición_1; condición_2; condición_3;…) Donde las condiciones son expresiones análogas a las utilizadas en el primer parámetro de la función SI. Su utilidad es combinarlo con la condición del SI para poder establecer condiciones más complejas. En nuestro caso, vamos a añadir una nueva columna al ejemplo y escribiremos la fórmula que nos escriba “Muy mal” si la cantidad está entre 0 y 10, y nos escriba “Normal” en otro caso.

Observa como todos los resultados dan “Normal” excepto el último que, al ser 9, dará “Muy mal”.


De forma análoga a la función lógica Y, disponemos de la función O. Esta será de aplicación cuando queramos comprobar si al menos una de las condiciones es verdadera. Supongamos que queremos añadir otra columna en la que escribamos “Almacén 7” si la estantería es la “A” o la “B”, y “Almacén 1” si es la estantería “C”. La hoja resultaría:


Lección 8

Otras func iones

Son muchísimas más las funciones existentes. Solo hemos mostrado una pequeña parte bien porque nos han parecido usuales, bien porque no eran muy conocidas y merecía la pena hacerlo. Terminamos enumerando algunas otras funciones que suelen utilizarse:


Capítu lo 5

E lementos externos

Este capítulo va a ser cortito. No porque no tenga importancia sino porque la inserción de elementos externos a OOo Calc es idéntica a la estudiada para OOo Write. No obstante vamos a repasar qué tipos de objetos se pueden insertar y algunas de sus propiedades. Es importante de cara a obtener unas presentaciones impecables de hojas de cálculo la posibilidad de colocar imágenes, ecuaciones, dibujos, flechas, etc. En este capítulo repasaremos cómo hacerlo y cuáles se pueden colocar. Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

Insertar objetos externos (distintos de contenidos en celdas) en una hoja de cálculo

Modificar y adaptar sus propiedades tanto de colocación como de aspecto

Conocer qué tipos son los más comunes y cómo colocarlos


Lección 1

Inserc ión de objetos en hojas

Recordemos que un objeto es cualquier elemento externo del propio contenido de una hoja de cálculo, es decir, distinto de lo que podamos poner en una celda o rango de ellas. Los objetos van a ayudarnos a obtener una mejor presentación y claridad a lo calculado en una hoja. Pensemos que simplemente colocar un texto con una flecha señalando a determinado cálculo de una celda nos va a ayudar sobremanera a centrar la atención en ese resultado. Igualmente el uso de imágenes o efectos de texto embellecerán y mejorarán nuestro resultado. Los objetos cuya inserción está permitida en una hoja de cálculo son los siguientes:

Imágenes, ya sean fotografías, dibujos, etc. que estén como ficheros en nuestro ordenador, incluidas las que tengamos en galerías.

Marcos y cuadros de texto, que permiten incluir texto, imágenes y otros elementos en cuadros independientes al texto del documento.

Ecuaciones y fórmulas: completo editor de ecuaciones matemáticas.

Fontwork: utilidad para hacer efectos especiales con textos.

Gráficas creadas a partir de nuestros datos con una utilidad incluida. Ver capítulo siguiente.

Dibujos: Writer posee un conjunto de utilidades para dibujo entre las que nombramos:

Líneas, incluyendo flechas

Rectángulos y elipses

Dibujo a mano alzada

Cajas de texto y de llamada

Formas básicas, símbolos, flechas, diagramas de flujo, llamadas y estrellas

Objetos de otras aplicaciones, por ejemplo, partes de un texto hecho con el procesador Write o presentación.

Sonido y vídeo

Plugins, como por ejemplo un PDF incrustado

Observa la siguiente hoja como un ejemplo de inserción de objetos:



Lección 2

Objetos a insertar

Enumeramos en esta lección los distintos tipos de objetos usuales que insertaremos en hojas de cálculo. Queremos ofrecer una panorámica breve sobre ello ilustrándolo con algunos ejemplos Imágenes Las imágenes, recordemos, pueden ser insertadas desde los siguientes orígenes y con los siguientes métodos:

A partir de un archivo que tengamos en nuestro ordenador (menú Insertar – Imagen – A partir de archiv…) eligiendo el archivo de imagen desde el directorio y disco adecuado.

Copiando y pegando desde la misma u otra aplicación. Es muy útil, por ejemplo, si lo hacemos desde una imagen de una página web

Abriendo la Galería de imágenes incluidas en OpenOffice.org (menú Herramientas – Galería)

Una vez insertada una imagen es interesante recordar la importancia de los formatos en relación a:

Estilo de la línea

Estilo de los fondos

Texto, si lo tuviera

Posición y tamaño

Filtros para tratar la imagen (en caso de tratarse de una fotografía)

Puedes recordar todos estos formatos y transformaciones repasando la Lección 2 del Capítulo 6 de la Unidad correspondiente a Write.


Aunque las imágenes se pueden posicionar indicando la distancia, es recomendable arrastrarlas hasta conseguir la situación deseada. Cuadros de texto y marcos Dadas las limitaciones que tenemos en cuanto a la colocación y edición de textos en celdas (incluso cuando combinemos varias en una), es muy aconsejable hacer uso de cuadros de texto para poner aclaraciones o comentarios en una hoja de cálculo. Recordemos que hay dos objetos fundamentales para escribir texto de forma externa a las celdas: las cajas de texto y las leyendas. Ambos los podemos encontrar en la caja de herramientas de dibujo que aparece en la parte inferior de Calc al pulsar el botón “Mostrar funciones de dibujo” de la barra estándar.


Dibujos La barra de herramientas comentada en el apartado anterior permite el dibujo de muchos objetos estándar: rectángulos, círculos, formas diversas, etc. Utiliza éstos para dar relevancia a zonas de una hoja de cálculo o colocar observaciones. Recordemos que los dibujos disponibles son:

Modo seleccionar dibujos

Línea (o flechas)

Rectángulo (o cuadrado pulsando [Mayús] mientras se traza)

Elipse (o círculo pulsando [Mayús] mientras se traza)

Dibujo a mano alzada

Texto y leyenda, ya comentados

Formas básicas ya establecidas

Símbolos

Flechas de bloque

Diagramas de flujo

Llamadas

Estrellas y banderas

Editar puntos, en dibujos compuestos por trazos se pueden mover para variar la forma

Fontwork, herramienta para realizar efectos con los textos.


Fontwork El uso de dibujos sobre textos hechos con Fontwork, siempre sin abusar, puede ayudarnos a reforzar títulos o logotipos. La lección 6 del Capítulo 6 de Write explicaba las opciones de inserción y edición de estos objetos gráficos.

Ecuaciones Muchas veces se puede presentar el caso de una hoja en la que, para su cálculo, se haya hecho uso de una fórmula matemática que nos gustaría apareciera. El editor de ecuaciones incluido en OpenOffice.org nos puede ayudar al respecto mediante su inserción como objeto en una hoja. Otros objetos Como en el caso de OOo Write, otros objetos externos pueden insertarse en hojas de cálculo accediendo al menú Insertar – Objeto. Se presentará la posibilidad de insertar Objeto OLE, Plug-in, Sonido y Vídeo.



Capítu lo 6

Gráf icos y representac iones

Vivimos en un mundo dominado ampliamente por las imágenes. Parece ser que el refrán “vale más una imagen que cien palabras” se ha transformado en una norma. Tal vez demasiado… Pero sin ánimo de filosofar demasiado, lo cierto es que el apoyo de las imágenes hace que un mismo documento gane en vistosidad y, probablemente, en ganas de ser leído. Por ello, el apoyo de gráficas sobre los datos calculados en hojas resulta muchas veces esencia. En este capítulo nos vamos a centrar en la representación de datos a través de gráficos. Es un tema apasionante y sencillo, en principio. El problema radica habitualmente en que los gráficos nos dominan a nosotros y no al revés. Queremos decir que pocas veces se representa gráficamente lo que queremos. Parece que más bien al contrario: el programa representa lo que quiere y nosotros lo aceptamos, sin más… Por ello vamos a insistir en el capítulo en el control absoluto de los datos a representar, del tipo de presentación y de los formatos de los distintos elementos. Queremos controlar lo que representamos y ser capaces de modificarlo y adaptarlo a lo que queremos ver. Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

Representar gráficamente datos de una hoja de cálculo mediante el asistente de OOo Calc.

Conocer los distintos tipos de gráficos y saber qué tipo se adapta mejor a los datos a representar.

Cambiar datos una vez generado el gráfico

Dar formato a los distintos elementos que componen una gráfica.


Lección 1

La pr imera vez…

En esta primera lección vamos a crear un gráfico sobre unos datos sencillos con el asistente, indicando qué se hace en cada paso y porqué. El gráfico que resulte es lo de menos, lo importante es saber elegir los datos a representar y el tipo adecuado. Vamos a empezar entonces. ¿Datos?, ¿qué datos? Un gráfico es la representación visual de unos datos. Parece una perogrullada pero a veces lo olvidamos. Por ejemplo, lo primero y más importante de todo antes de empezar a crear el gráfico es seleccionar los datos de la hoja que vamos a representar. Así pues, y de forma previa, deberemos tener muy claro los datos a dibujar. Supongamos que queremos mostrar una gráfica sobre los datos de uno de los ejemplos ya expuesto:

Observemos por unos instantes lo que aparece en la hoja de datos:

En la primera fila, se presentan unas cabeceras con los años y una última celda con el texto “TOTAL”

En las siguientes tres filas aparece un rótulo en la primera columna (el de la ciudad), tres datos correspondientes a cada año y, de nuevo, una celda con el total

La última fila calcula los totales para cada año y el total global (en la última celda)

Con todo esto, ¿qué es lo que quiero representar? ¿Y qué debo seleccionar para que OOo Calc me entienda lo que debe representar?


Desde luego cada caso puede ser un mundo, pero sí es cierto que algunos consejos pueden venir bien, sobre todo al principio.

Es recomendable incluir en la selección a representar los rótulos que queramos que aparezcan. En nuestro caso, sería conveniente elegir tanto los rótulos de filas (ciudades) como de columnas (texto con el año).

No deben mezclarse churras con merinas… queremos decir que si queremos representar la evolución de venta de coches en los distintos años, deberemos quitar de la representación (y, por tanto, de la selección inicial) los totales.

Al fin y al cabo, un gráfico sirve fundamentalmente para comparar datos (en nuestro caso, las ventas de coches en periodos de tiempo) y el total siempre sabemos que va a ser muy superior, de hecho, no comparable.

Como el total es la suma de los datos, nos presentará una altura del elemento en la gráfica muy superior al resto, perdiendo la perspectiva de comparación del resto de datos. Observa la imagen como al incluir el total, apenas podemos comparar los datos anuales.

Si lo que queremos es una representación respecto del total, lo mejor es alguna que nos salga el porcentaje sobre el total. Pero en ella, tampoco aparecerá el total y volvemos a la conclusión de que mejor no seleccionarlo.

Si hay filas o columnas intermedias con datos que no queremos representar o que están en blanco, deberemos intentar no seleccionarlas. De otra forma, se representarán también y luego deberemos quitarlas. Para ello usaremos los métodos de selección de rangos no contiguos (mediante la tecla [Ctrl])

Esto solo es el principio, pero suficiente para empezar. En nuestro caso, los datos a representar serán los correspondientes a los años y ciudades, en concreto B4:E7. Observa cómo hemos cogido también la celda en blanco de la esquina superior izquierda. No importa: OOo Calc no la tendrá en consideración al analizar que es el cruce entre rótulos.


Asistente para gráficos Una vez seleccionada el área de datos a representar, lo siguiente es pulsar el botón Gráfico de la barra de herramientas (o bien, acceder al menú Insertar – Imagen) estándar para dar paso al Asistente de gráficos

Paso 1: Elegir el tipo de gráfico. Al iniciarse el asistente, vemos que ya se nos presenta en modo de previsualización el gráfico que obtendremos. No debemos preocuparnos si no se parece en nada al que queremos ni por su situación dentro de la hoja (al finalizar lo podremos mover y cambiar de tamaño como cualquier otro objeto gráfico). Debemos centrarnos en lo que se nos va pidiendo en cada paso. En este primero debemos elegir el tipo:


Los tipos aparecen en la zona central y en la derecha varios modelos para cada uno. También podemos activar en alguno de ellos Vista 3D para obtener gráficos tridimensionales.

Observa que cada uno representa de forma distinta los datos. Te recomendamos que incluso vayas eligiendo alguno para que la previsualización te oriente sobre su representación.

Nosotros vamos a elegir el tipo por defecto (Columna) y el primer modelo de la izquierda.

Paso 2: Establecer el rango de datos. Este paso es uno de los más importantes. Como nosotros hemos elegido de forma previa el rango de datos a representar, ya nos aparece rellenado en “Rango de datos”. Si hubiésemos iniciado el asistente teniendo seleccionada una celda vacía de nuestra hoja, sería fundamental elegir ahora el rango.


Otro de los puntos importantes en este paso es elegir si las series de datos se obtienen por filas o por columnas. Si observamos la vista previa, podemos ver que, en estos momentos y con la opción de “en columnas” se está mostrando bajo el eje, tres grupos de datos, correspondientes a las tres ciudades y, con tres colores distintos en cada grupo, los datos de los tres años.

Marquemos la opción de “en filas”. Vemos que la situación se ha invertido: bajo el eje se presentan los años y los colores marcan las ciudades.

¿Cuál elegir? Pues depende de lo que queramos visualizar. Tal vez el orden natural que ha aparecido al principio tuviera más sentido. O tal vez no. Aquí seremos nosotros quienes interpretemos qué es lo que mejor queremos ver…

Paso 3: Comprobar y definir las series de datos. Observemos en el tercer paso, la definición realizada por el asistente de gráficos:

Se han definido tres series, las correspondientes a los tres años (o a las ciudades si en el paso anterior hemos invertido a tomar series por filas).

Cada serie queda definida por dos datos: su nombre y sus valores. Generalmente desearemos que tome el nombre de serie de una celda que está como encabezamiento pero también se puede establecer manualmente. En nuestro caso vemos que la serie primera ha quedado definida con el contenido de la celda C4 que encabeza la columna de 2005. Los valores serán los datos a representar para la


serie. Podemos hacer las modificaciones que queramos si no se representa lo que queremos.

Podemos cambiar el orden de las series, agregar o eliminar alguna existente.

Las categorías vendrán marcadas por lo establecido en la caja de texto del cuadro. Observemos que para nosotros son las ciudades (o los años si hemos puesto por filas en el paso anterior)

Lo cierto es que si hemos seleccionado cuidadosamente los datos antes de iniciar el asistente, no habrá mucho que tocar aquí.

Paso 4: completar el resto de elementos del gráfico. Podemos indicar algunos puntos más:

Título y subtítulo del gráfico

Título de los ejes X (horizontal) e Y (vertical)

Leyenda: mostrarla y en qué posición

Cuadrículas: mostrar o no las cuadrículas X (líneas verticales), Y (horizontales) y Z (si el gráfico es tridimensional).

El aspecto final, una vez movido y cambiado el tamaño del gráfico, sería el siguiente.



Lección 2

T ipos de gráf icos

Ya hemos comentado que el objetivo último de un gráfico es mejorar y hacer más asequible la visualización de unos datos que tenemos en una hoja. Por ello, debemos elegir el gráfico que mejor se adapte a esa mejora y no el que sea más vistoso. Es frecuente, sobre todo al principio, que estemos tentados al uso de tipos tridimensionales más sofisticados. Digamos que son errores iniciales. Más vale en la mayor parte de las ocasiones un buen gráfico plano a uno tridimensional (excepto si tenemos que impresionar a nuestro jefe…) Veamos estos dos gráficos sobre el mismo rango de datos:

¿Cuál de los dos permite ver mejor los datos? ¿Serías capaz de decir qué valor alcanza la matriculación de automóviles en Córdoba en el año 2006? ¿Podrías indicar si se matricularon más en el año 2005 o en 2006 en Madrid? Como vemos, pese a la vistosidad del gráfico tridimensional, el objetivo de obtener una mejora en la visualización de datos no lo hemos logrado con él. Por ello, es bueno conocer los distintos tipos y asignar el adecuado para cada caso.

Columnas: presenta los datos con formas verticales, normalmente rectángulos si bien en los tridimensionales también pueden ser cilindros, conos o pirámides. Es uno de los gráficos que mejor permiten ver los valores de los datos y compararlos, a no ser que haya muchos, en cuyo caso no es adecuado.

Existen varios modelos, correspondientes a los valores que representarán:

En el primero se representan tantas columnas como series y tantos grupos como categorías.

En el segundo, se agrupan los valores de las categorías, formando tantas columnas como categorías. Para conseguirlo, apila los valores de cada categoría, sumando los datos de las series

El tercero, no presenta los valores numéricos sino el porcentaje que supone cada categoría para cada grupo.


En el caso de los tridimensionales de columnas, los tres primeros modelos representan lo mismo a lo comentado y el cuarto hace una representación en profundidad, usando los ejes para categorías, series y valores.

Barras: la representación en barras es idéntica en todo a la anterior de columnas salvo que invierte los ejes para presentarlos de forma horizontal. Es muy adecuado en los casos anteriores pero sobre todo cuando haya más datos. Hemos de tener en cuenta que, de esta forma, conseguiremos por lo general un gráfico más alto que ancho y que puede ser muy adecuado al formato de papel en impresión vertical.

Los modelos en este tipo son análogos y con la misma interpretación que en los de columnas.

Circular: las representaciones circulares (también llamadas “de tarta” por

ser porciones de ella) son adecuadas para representar partes de un total. Si en nuestro caso utilizamos este gráfico, sólo podremos representar una de


las series, dado que tomará el total y mostrará las porciones como datos. Por ello, repetimos, es adecuado este tipo para representaciones de una serie y comparar no los valores sino lo que representan en porcentaje.

La excepción a esto son los dos modelos que aparecen como anillos. Con ellos sí podremos representar varias series, siendo cada una un anillo, pero con el mismo objetivo de ver la parte del todo para cada sección.

Los modelos son los siguientes:

Circular estándar

Circular con secciones abiertas

Anillos para varias series

Anillos con secciones abiertas

Los modelos tridimensionales son idénticos salvo por su perspectiva, pero representan los mismos anteriores.

Por cierto, la diferencia entre la vista sencilla o realista estriba en que esta última ofrece una mejora de los aspectos visuales tridimensionales mediante degradados de color, ofreciendo una sensación de iluminaciones.

Áreas: las representaciones en área también son muy similares a las de columnas o barras. La única diferencia está en que se representan los puntos de datos, se unen con líneas y se colorea el área que forma con los ejes. Esto hace que muchas veces puedan aparecernos datos ocultos si una serie posterior tiene datos inferiores a una anterior. Por ello debemos estar atentos a este aspecto.

Los modelos y sus equivalentes tridimensionales tienen la misma interpretación que la comentada más arriba.


Líneas y puntos: las representaciones lineales o de puntos pueden considerarse un subconjunto de las áreas. En realidad, hemos visto que en un área se trazaban los puntos y se unían, coloreando el área hasta los ejes. Pues bien, la representación por puntos no trazaría líneas ni colorearía y en la de líneas simplemente no colorearía el área.

Claro que esta situación puede venir bien para evitar el inconveniente que comentábamos en las áreas: la desaparición de datos por estar tapados por otros. Tanto en puntos como en líneas esto no puede producirse al no rellenar el área de trazado.

Como modelos se presentan cuatro:

Puntos: traza solo los puntos

Líneas y puntos: trazará los puntos que serán unidos por líneas

Sólo línea: como el anterior pero sin marcar los puntos

Superficies: si una línea la llevamos a representación tridimensional obtendremos unas superficies representadas.

Con el sentido de representar datos acumulados o porcentajes (recordemos los modelos de columna) se nos permite optar por “Stack series” significando el primero (“Arriba”) los datos acumulados y el segundo (“Porcentaje”) el acumulado con respecto al total.

Por último se puede elegir si queremos que las líneas sean trazadas suavizadas o en forma de dientes de sierra que es lo estándar.


Dispersión: se trata de un gráfico completamente distinto. En él se representan los datos como pares de coordenadas y no como alturas y series. Por ello no todos los datos son adecuados para este tipo. Probablemente si escoges este tipo para nuestros datos, no podamos aclarar nada de lo que queda representado.

Sin embargo, es preciso reconocer que para algunas situaciones puede ser la mejor representación. Por ejemplo, en estadística muchas veces interesa ver la relación entre dos variables por lo que la representación de los pares de puntos es vital. Lo mismo sucede si queremos representar gráficamente una función a partir de sus pares de datos (x,y).

Los modelos son similares a los de línea.

Red: las representaciones de red permiten visualizar valores sin los ejes de coordenadas estándar. De hecho se marcarán tantos ejes como categorías haya y los colores representarán las series. En cada eje se marcará el valor con el color.

Podemos elegir si queremos ver los modelos de sólo puntos, puntos y líneas que los unen o solo líneas.

Stock: son representaciones muy especializadas que requieren unos datos concretos. Suelen ser utilizadas en representaciones de datos de bolsa (en los que suele interesar destacar los valores iniciales, finales, máximos, mínimos y actuales de las cotizaciones) o en estadística (los denominados gráficos de cajas y patillas para cuartiles).

Combinados líneas/columnas: a veces querremos representar en un mismo gráfico datos con líneas y otros con columnas. Esto es ideal cuando la cantidad de columnas no nos permita distinguir bien las series. Podemos elegir el número de líneas, dejando el resto para el número de columnas



Lección 3

Formato de los e lementos

Todos los elementos de un gráfico disponen de sus opciones de formato. Por ejemplo, si queremos que una serie salga en distinto color o con rótulos de datos solo tenemos que elegir el formato adecuado. Inicialmente vemos que cuando colocamos un gráfico, se presenta como un objeto más sobre la hoja de cálculo. Para poder entrar en modo de edición de un gráfico deberemos hacer doble clic sobre él (observarás que la línea que lo rodea cambia de tono y grosor). En modo edición, dar toques a zonas de un gráfico es muy simple. Con un doble clic sobre la zona a cambiar el formato se presentará un cuadro de diálogo con todas sus propiedades. Los tipos también pueden ser cambiados en la nueva barra de herramientas que habrá aparecido sustituyendo a la habitual de formato.

Las zonas que se establecen en un gráfico estándar (pueden variar tanto en número como en opciones según el tipo) son las siguientes:


Ilustración 2. 003_06_20.jpg

Título principal y subtítulo

Fondo del gráfico: afecta a todo el gráfico y puede ser color, gradiente, imagen, etc.

Leyenda: rótulos de las series

Fondo del área de trazado: corresponde al fondo de la zona donde se representa los valores (entre los ejes)

Series: corresponden con cada color y, en principio aunque aparezcan en varias posiciones, se les suele dar un formato unificado, aunque puede hacerse individualmente.

Rótulos de los ejes: son los textos que aparecen bajo el eje X (horizontal) y bajo el Y (vertical)

Eje X e Y: son los formatos para los ejes

Líneas horizontales: líneas que marcan los valores Y de datos

Líneas verticales: no se muestran en la imagen al presentar categorías. Si fueran valores numéricos podríamos dibujar las líneas verticales

En el caso de gráficos tridimensionales la cantidad de elementos puede aumentar. A todos ellos se les puede dar su formato adecuado. Basta con hacer doble clic sobre el elemento. Por ejemplo, supongamos que queremos cambiar el formato de la serie del Año 2006 (color rojo). Basta con que hagamos doble clic sobre cualquier columna de ese color (¡ojo! que si tardamos en el doble clic tal vez se seleccione sólo ese valor y no la serie)


Observemos que hemos cambiado el color sólido por una trama. También podíamos haber elegido un gradiente o una imagen. Vamos a hacer también que se presente los valores de los datos para esta serie. Repetimos el doble clic y accedemos a la solapa “Etiqueta de datos”, marcando valores.

Prueba a cambiar formatos de distintos elementos. No te importe que quede bien o mal, lo importante es descubrir las posibilidades.


Capítu lo 7

Guardar e impr imir

Este último capítulo de la Unidad 3, va a ser más corto, no por su falta de importancia sino porque casi todo lo dicho para Write nos va a servir en Calc. Veremos en éste los distintos formatos de guardado y exportación que se nos ofrecen así como los de abrir. Esto será similar de alguna forma a lo hecho en Write. Donde insistiremos algo más en la forma de imprimir. Una hoja al imprimirse es posible que ocupe varias páginas y sea difícil de seguir. Por ello es importante el ajuste previo antes de imprimir. Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

Abrir, guardar y exportar hojas de cálculo en diversos formatos.

Modificar las opciones de impresión para realizar ajustes, colocar encabezados y pies de página y gestionar los saltos de página.


Lección 1

Abr i r , guardar , …

Las opciones de tratamiento de archivos, recordemos, se encuentran en el menú Archivo de nuestra aplicación. Desde allí podremos crear nuevos documentos, abrir existes, guardarlos, exportarlos o imprimirlos.

OpenOffice.org es capaz de abrir muchas clases de archivos. Ya veíamos en Write como la lista de tipos (extensiones) era casi interminable. Esto posibilita que con OOo podamos trabajar con casi todos los archivos hechos con otras aplicaciones.


Es especialmente destacable la posibilidad de importar a Calc archivos de bases de datos, así como conectarse a los mismos (opción de “Fuente de datos” no comentada en este curso de iniciación) También los formatos de guardado son generosos. Sobre todo destaca siempre la compatibilidad con Microsoft Office a la hora de abrir y guardar lo que nos posibilita trabajar con esos archivos sin muchos problemas. Recordemos también que podemos exportar las hojas de cálculo creadas en OOo Calc a formato de página Web (HTML) y a PDF. Estas opciones son muy usuales y han sido facilitadas al máximo. Se encuentran en las opciones de Archivo – Exportar… Por último, el envío inmediato en varios formatos de nuestras hojas hace que este tipo de operaciones se puedan realizar sin salir de nuestro propio programa.


Lección 2

A impr imir

Aunque pueda parecer una de las opciones más sencillas de manejo en un programa, la impresión debe ser controlada al máximo para que se obtenga una adecuada calidad con el máximo de ahorro de papel y tóner. Las hojas de cálculo suelen presentar propiedades que hacen que debamos extremar este control. En primer lugar porque muchas suelen presentar un formato horizontal y en segundo lugar porque es posible que no puedan ser impresas en una sola hoja y, por tanto, su lectura puede ser más complicada cuando tengamos varias. Para facilitar esto, Calc pone a nuestra disposición un par de opciones distintas a lo comentado en Write que debemos conocer:

Posibilidad de definir el área de impresión. Esta opción la podemos encontrar en el menú Formato – Imprimir Rangos donde podemos definir, agregar, quitar o editar rangos de celdas marcados para su posible impresión.

Esto nos va a posibilitar definir qué zona queremos imprimir (si no queremos toda), y las filas o columnas que queremos se repitan en todas las páginas (como encabezados de las celdas para no perder la referencia de fila y columna)

Ajustar la impresión, reduciendo el tamaño de fuente y objetos, al número de páginas que deseemos. Esta opción la podemos encontrar en el menú Formato – Página… Allí definiremos el tamaño de papel, la orientación, los márgenes, etc.


Pero sobre todo es importante la última solapa, denominada Hoja donde encontraremos la definición del orden como se imprimirán las hojas cuando haya varias, qué elementos deseamos imprimir y el ajuste de escala. A éste hacíamos referencia, pudiendo definir el factor de escala (zoom al imprimir) o indicando en cuántas páginas a lo ancho y alto queremos realizar el ajuste.

En este mismo cuadro de diálogo podremos definir los encabezados y pies de página que queramos se presenten al imprimir nuestra hoja. Las opciones a este respecto siempre son más limitadas que en un procesador de textos, pero son suficientes.


Además de estas opciones características de Calc, encontraremos las habituales de impresión como obtener una presentación preliminar o elegir impresora.

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Unidad didáctica 3 OpenOffice.org Calcformacion.desarrollando.net/cursosfiles/formacion/curso_631/ooo_ud... · También veremos la forma de trabajo en una hoja de cálculo. Al finalizar