Upload
gabriel-sanchez
View
8
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
planeacion de proyecto
Citation preview
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
2
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
La planeación de la calidad es una condición necesaria de un proyecto, que a menudo se olvida o desestima.
Es esencial tener un plan que garantice la calidad de los entregables y los resultados del proyecto, en vez de esperar hasta el final para comprobar si los requerimientos y las expectativas del patrocinador/cliente se han cumplido con respecto a la calidad de los entregables.
Con el fin de evitar la baja calidad y los problemas que de ello se derivan se requiere un plan calidad del proyecto, el cual debe incluir o hacer referencia a las especificaciones, la industria o las normas gubernamentales, y los códigos que deben usarse y cumplirse durante la ejecución del trabajo del proyecto
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
3
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
POR EJEMPLO
PROYECTO ESPECIFICACIONES
Construcción Normas establecidas por la
industria para el diseño de
construcciones y materiales, así
como los códigos de construcción
locales.
Proyectos que funcionan
con electricidad
Normas de la industria en materia
de seguridad y el producto se
aprueba con base en los
procedimientos especificados para
asegurar que cumple con dichas
normas.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
4
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
PROPOSITOS DEL PLAN DE CALIDAD
El plan de calidad se centra en detallar las normas de calidad para el proyecto y los criterios de calidad que se utilizan para medir y determinar si los resultados son los esperados, además de crear y documentar un plan para cumplir con esas normas. Dicho proceso, que se efectúa durante la fase de planificación del proyecto, está basado en la política de calidad de la organización y tendrá por objeto desarrollar un plan que determine:
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
5
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
PROPOSITOS DEL PLAN DE CALIDAD
Los estándares, normas de calidad y regulaciones que afectan al proyecto
Los estándares que deberán desarrollarse específicamente para el proyecto
La manera de asegurar la conformidad con dichos estándares
Los procesos y planes de mejora continua Las métricas que se utilizarán para medir los resultados del
proyecto Los procesos que se utilizaran para aplicar dichas métricas El grado de calidad del producto y cualidades que deben ser
poseídas por los entregables del proyecto
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
6
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE CALIDAD
Para llegar a determinar todos los aspectos de calidad del proyecto, no solamente deben centrarse los esfuerzos en el control y la verificación, sino que debe seguirse un proceso orientado a determinar cómo dicha verificación es llevada a cabo, procesada y transmitida: 1. Determinar qué debe ser
sometido a verificación y control
Generalmente serán los entregables. Cualquier entregable importante debe ser sometido a cierto control de calidad, entendiéndose por entregable importante aquel que forme parte del resultado final del proyecto
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
7
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
2. Establecer la manera más adecuada de efectuar el control
Si el resultado final es un entregable que debe cumplir un estándar, el control de calidad debería centrarse en el cumplimiento de dicho estándar, asegurándose esto mediante una auditoría.
3. Desarrollar la programación de las actividades de calidad
La mayoría actividades de calidad se realizan justo antes de completar el entregable, aunque si los plazos de desarrollo son lo suficientemente largos, deben programarse actividades intermedias
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
8
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
4. Determinar los interesados y participantes de las actividades de calidad
Obviamente, los responsables del entregable, pero también puede ser necesaria la participación de expertos, e incluso del cliente final del entregable, para asegurar un común entendimiento de la información suministrada
5. Describir las herramientas y técnicas de calidad que deben ser utilizadas
Las herramientas y técnicas utilizadas garantizarán que se contemplan todos los aspectos del proyecto, y no solo los aspectos importantes, no dispersando los esfuerzos y la atención de los miembros del equipo.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
9
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
Análisis Costo-Beneficio
Estudio para determinar el costo total de los gastos previstos de implementación de los requerimientos y planes de calidad, comparándolos con los costos de la NO CALIDAD derivados de la no implementación de dichos planes: Mayor reproceso Menor productividad Mayores costos de garantía Menor satisfacción del cliente Retraso
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Si bien existe gran cantidad de propuestos de diferentes autores acerca de cómo desarrollar las actividades de calidad, mencionaremos aquellas especificadas en el PMBOK® por ser las más representativas en el desarrollo de proyectos. Como bien se especifica en dicho estándar, existen muchas otras que pueden ser útiles para cierto tipo de proyectos o en determinadas áreas de aplicación.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
10
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
Costo de la Calidad (COQ)
El costo de la calidad se refiere a la suma de todos los costos de la vida del producto realizados para asegurar el cumplimiento de los requerimientos: Formación Equipos Documentación Tiempo de los procesos
Diagramas de Control
Se utilizan para visualizar en una gráfica el comportamiento de las características del producto a lo largo del tiempo, para determinar si un proceso es estable o no, o si tiene unas características uniformes y predecibles, tales como: Diagramas causa –efecto Diagramas de flujo Hojas de verificación Diagramas de Pareto Histogramas Diagramas de control Diagramas de dispersión
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
11
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
Estudios Comparativos
Utilizados para comparar las prácticas desarrolladas en proyectos anteriores con las establecidas para el proyecto en curso.
Diseño de Experimentos
Los modelos de diseño de experimentos (DOE) son modelos estadísticos que siguen una metodología basada en la experimentación, con el objetivo de determinar qué factores influyen en una variable determinada, además de cuantificar dicha influencia, sus resultados serían: Determinar la cantidad y el tipo de pruebas a efectuar Obtener las ecuaciones de modelado del sistema a partir de
sus factores Identificar la influencia de cada uno de los factores en el
proceso
Muestreo Estadístico
Consiste en seleccionar una parte de la población para su inspección para conseguir que los resultados de dicha muestra sean extrapolables al total de dicha población. La frecuencia y el tamaño de la muestra deben especificarse en el Plan de Calidad, anotando el número de pruebas, los rechazos esperados, etc. Y también el costo de efectuar el muestreo.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
12
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
Responsabilidades de la gestión
Escriben las responsabilidades de calidad de todos los interesados.
CONTENIDO DEL PLAN DE CALIDAD El Plan de calidad del proyecto debe ser redactado con el objetivo de ofrecer un acceso fácil a los requisitos de calidad.
La siguiente lista enumera los contenidos que deben incluirse en un plan de calidad detallado:
Sistema de calidad
Documenta los procedimientos de calidad existentes que han sido estandarizados y utilizados dentro de la organización.
Documentos de calidad
Procedimientos para el mantenimiento de los registros de calidad (métricas, informes de variación, listas de comprobación etc.) durante la ejecución del proyecto y para después de la finalización del mismo
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
13
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
Control del diseño
Procedimientos para la revisión del diseño, cambios de diseño y exenciones de requisito.
Control de la documentación
Proceso de control de la documentación del proyecto en cada fase del mismo.
Compras Requisitos de calidad para la subcontratación de cualquier parte del proyecto.
Criterios de aceptación
Conjunto de criterios específicos y medibles, que el usuario/cliente utilizará para verificar si el proyecto está completo y es correcto. Constituirán la base para la firma de aceptación del proyecto.
No conformidades
Define los procedimientos para gestionar y solventar inconformidades. Los procedimientos incluyen: La definición de responsabilidades La definición de las condiciones La disponibilidad de la documentación necesaria
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
14
LA PLANEACION DE LA CALIDAD
Acciones correctivas
Procedimientos para tomar acciones correctivas para los problemas encontrados durante la ejecución del proyecto.
Auditorías de calidad
Se debe planificar e implementar una auditoría interna durante cada fase del proyecto.
Formación Requisitos de capacitación para el equipo del proyecto.
El desarrollo de un plan de calidad es un proceso que debe desarrollarse en equipo, ya que su éxito depende tanto de la comunicación de la información como de la planificación de actividades.
El plan no sólo debe ser una lista específica y detallada de todas las normas de calidad y requisitos, sino que también debería incluir todas las medidas adoptadas para garantizar que se cumplan.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
15
LA PLANEACION DE LA COMUNICACIÓN
Una vez que el proyecto está en ejecución, muchos gerentes de proyecto se preguntan: ¿A quién tengo que informar acerca del avance?
Por empezar, deberíamos hacernos esta pregunta mucho antes, probablemente en la iniciación del proyecto.
No sólo requerirán información sobre el avance del proyecto los interesados directamente responsables, sino que pueden existir otras personas o instituciones que soliciten información en forma regular o esporádicamente.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
16
LA PLANEACION DE LA COMUNICACIÓN
Por ejemplo, en un proyecto de mejoras en la red vial urbana, podrían requerir información el gobierno municipal, el gobierno provincial, organismos de transporte, el gremio de los transportistas, un grupo ecologista, la policía, la prensa local, un comité de vecinos, etc. Por ello, para determinar quién requerirá información sobre el desarrollo del proyecto de debe hacer un análisis de involucrados. Una vez identificados los consumidores de esta información, es necesario definir qué datos requerirá cada uno y si la requerirá en forma regular, esporádica o eventual.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
17
LA PLANEACION DE LA COMUNICACIÓN
Para esto, se requiere que no solo se hayan identificado adecuadamente los involucrados claves, sino que se satisfagan sus requerimientos de información adecuadamente; reciban la información necesaria, en la forma requerida y en el tiempo necesario.
De manera que se puedan establecer ciclos adecuados de “retroalimentación” o retorno, que permitan la toma de decisiones y el avance del proyecto
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
18
LA PLANEACION DE LA COMUNICACIÓN
Se pueden utilizar varios métodos para compartir la información entre los diferentes involucrados, entre ellos la administración del uso, principalmente de:
Reuniones
Correspondencia
Sitios de Intranet
Video conferencias
Reportes
Memorándums
Correos electrónicos
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
19
LA PLANEACION DE LA COMUNICACIÓN
PREGUNTAS BASICAS A CONTESTAR EN LA ELABORACION DE UN PLAN DE COMUNICACION
No. PREGUNTA
1 De quienes se requiere colaboración efectiva para el éxito del proyecto:
2 A quienes afecta directamente el proyecto, alterándoles algún aspecto de su estatus o forma de trabajar:
3 A quienes afecta indirectamente el proyecto y deben estar enterados de su alcance y contenido.
4 A quienes sería útil informarles simplemente para estar enterados de lo que se está haciendo en la organización:
5 Quien es la persona más adecuada para hacer la comunicación con cada uno
de los grupos mencionados.
6 Cuál es el medio más adecuado para comunicar el proyecto a cada uno de los
grupos mencionados: junta participativa, junta informativa, escrito personal, aviso general…).
7 Cuál es el tiempo más adecuado para comunicar el proyecto a cada uno de los
grupos mencionados.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
20
LA PLANEACION DE LA COMUNICACIÓN
RECOMENDACIONES ACERCA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN DEL PROYECTO
1. No se implante ningún proyecto si no se ha comunicado a las personas que se considere conveniente.
2. Si el proyecto reclama para su implantación el apoyo y cooperación de toda la organización deberá comunicarlo oralmente la autoridad más alta de la misma, motivando al personal a impulsarlo. Esto, desde luego, sin demérito de que la presentación sea convincente, es decir, apoyándolo en características, ventajas y beneficios que aporta, lo cual corresponderá hacer al líder del proyecto.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
21
LA PLANEACION DE LA COMUNICACIÓN
3. Si el proyecto no impacta a toda la organización sino sólo al nivel gerencial, conviene que la comunicación la haga oralmente el líder más alto de la organización, en forma idéntica a la anteriormente descrita.
4. Cuando el proyecto impacta sólo a un grupo de técnicos, conviene que la comunicación la haga el líder del proyecto, apoyándose dicha comunicación con un escrito de la máxima autoridad de la organización.
5. Cuando el proyecto impacta sólo al personal de mando menores de uno o varios departamentos y personal sin mando, conviene que la comunicación la hagan los Gerentes de tales departamentos apoyados en la presentación técnica ( características, ventajas y beneficios ) por el líder del proyecto