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Permite orientarse definiendo donde se encuentra uno y hacia dónde quiere ir. Permite agrupar una gran cantidad de información en un esquema sencillo. Facilita la toma de decisiones y la solución de problemas mostrando nuevos caminos. Es fácil de consultar leer y recordar.
Entonces los mapas mentales sirven para: Potenciar la creatividad. Ahorrar tiempo. Solucionar problemas. Concentrarse.
Organizar más eficientemente los pensamientos. Aclarar ideas. Aprobar los exámenes con mejores resultados. Estudiar más rápido y más eficientemente. Recordar mejor. Tener una visión global de las cosas. Planificar. Comunicar mejor.
3. Las Tecnologías de Información en la Gestión del Conocimiento y en la Educación.
Esta parte está desarrollada en los sitios: http://kmtics.blogspot.com http://webquestjir.blogspot.com http://ticsticsjir.blogspot.com
Unidad 3 La Gestión del Conocimiento aplicada a las instituciones educacionales.
3.1 Diagnósticos basados en la Gestión del Conocimiento. Un elemento clave para examinar una institución es contar con un buen cuestionario de
diagnóstico. En gestión del conocimiento los diagnósticos se deben actualizar
permanentemente.
El
diagnóstico
debería
ser
intencionado,
es
decir
tenemos
que
contar
con
una carta de navegación para saber donde llegaremos con el rediseño.
Ejercicio (37) ‐ Realice una investigación de internet sobre los mapas mentales y Tony
Buzan y proponga como aplicarlos a su desarrollo personal y a su
institución.
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En este texto hemos presentado una síntesis de lo que podría constituir un conjunto de
preguntas para conocer si una institución esta aplicando la gestión del conocimiento. En esta
parte debemos presentar una sugerencia de “Bloques” para rediseñar una institución.
El siguiente es un modelo:
Bloque 1 Justificación de la institución. Es un análisis totalizante del sector y de sus relaciones globales. Es necesario saber si la institución se justifica. En muchos casos se han examinado y propuesto
cambios en las instituciones, pero al analizarla en su entorno, esta institución no se justificaba. Lección: no entrar a rediseñar una institución sin previamente saber si se justifica.
Bloque 2 Al justificar la existencia de una institución debe analizarse su estructura organizativa. Una institución predominantemente “organigramica” no funciona. Son muchas las trabas organizativas y de legislación que impiden el desarrollo de los recursos más importantes: los recursos humanos. Una institución extremadamente jerarquizada impide la creatividad y la participación.
Bloque 3 Justificándose la institución y examinándose su actual esquema organizativo, se puede pasar a
esta etapa: el rediseño institucional. En este diseño debe predominar el desarrollo del capital intelectual y una estructura de organización que de preeminencia a los recursos humanos. En
esta etapa serán básicas las comunidades del conocimiento.
Se puede pensar en la existencia de un CKO, Chief Knowledge Officer, Jefe de gestión del conocimiento, que coordine, promueva, aglutine y de incentivos para una total participación de
la comunidad.
Bloque 4 Aplicación de intranet como mecanismo básico para la organización y utilización del conocimiento.
Bloque 4 Rediseño de Internet como clave para el nuevo funcionamiento organizacional.
Aplicaciones a las organizaciones educacionales: A. El rediseño de las organizaciones en el sector educación debe contemplar: B. Entidades de gobierno en el sector educación.
C. Sistemas
de
educación
incluyendo
la
media
y
la
técnica.
D. Sistemas de educación de pregrado.
Ejercicio (38) ‐ Prepare un diagnóstico de su institución de acuerdo a los Bloques
propuestos.
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E. Sistemas de postgrado. F. Sistemas internacionales de educación.
En estas áreas es frecuente encontrarse con la siguiente problemática: 1. Falta de dinamismo para enfrentar los cambios en los modelos y organizaciones
educativas. 2. Dispersión de actividades al no existir hilos conductores. 3. Desapego de las realidades circundantes. 4. Inadecuada utilización de los recursos humanos, materiales y financieros. 5. Organizaciones tradicionales orientadas a los recursos físicos. 6. Falta de aplicación de la gestión del conocimiento.
En este programa el objetivo, además de la formación que se entrega en las diferentes materias, es que los participantes emprendan con espíritu crítico el rediseño de la educación en el país y
también en la región latinoamericana.
Por eso, el Máster y esta materia de Gestión del Conocimiento entregan información y conocimiento para que los participantes puedan utilizarlo para crear nuevo conocimiento. Este
Máster, en cada promoción, debería ser una oportunidad para activar el cambio y el mejoramiento. En síntesis un nuevo diseño que eleve sustantivamente los niveles educativos del país.
Se crearán, con los participantes, comunidades del conocimiento que los reúnan a pesar de la distancia, gracias a las tecnologías de información y comunicación.
1. Aplicación de herramientas de la Gestión del Conocimiento a las Entidades Educativas.
En esta parte se abordara la aplicación de las siguientes herramientas en las entidades educacionales:
Páginas Amarillas. Intranet. Bancos de conocimiento. Comunidades de práctica.
Las páginas amarillas se constituyen en una potente herramienta de la gestión del conocimiento.
Contestan las preguntas:
¿Quiénes somos? ¿Cuál es nuestra preparación? ¿Cual es nuestro conocimiento tácito? ¿Cuáles son nuestras experiencias? ¿Cuáles son nuestras habilidades?
Es más que un currículo vitae, es un retrato vivo de los recursos humanos y de sus talentos, ya
que como se ha establecido, el principal recurso de una organización son sus recursos humanos y sus talentos.
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Hemos preparado un Learning Space especialmente para nuestros participantes, se titula La Gestión del Conocimiento y Recursos Humanos http://nishica.blogspot.com/ en él, podrán
navegar para investigar sobre las paginas amarillas y el talento humano.
3.3 Aplicación de la intranet. La intranet es una de las herramientas más poderosas de la gestión del conocimiento. En esta parte se presenta un ejemplo de estructura de una Intranet para una institución
educacional.
1. La institución educacional. Organización. Scanner escritura y fundación de la institución. Scanner documentos de la institución. Scanner autorizaciones organismo de educación.
2. Recursos humanos (académicos y administrativos) y mallas curriculares. Currículum vitae y páginas amarillas. Descripción de funciones y competencias.
Manuales de procedimientos. Mallas curriculares. Informaciones laborales y de beneficios. Programas de formación. Directorio de teléfonos y e‐mails. Encuestas a recursos humanos. Newsletters sobre recursos humanos. Blog para cada uno de los recursos humanos. Bitácora de ideas creativas. Banco de malas experiencias. Libro negro.
3. Alumnos promoción y marketing. Fichas de alumnos. Ingreso y seguimiento de inscripciones información en
línea, ingreso y seguimiento de consultas y problemas, preguntas más frecuentes.
Demos de productos y servicios. Listado de aranceles. Administración de contactos con los estudiantes. Seguimiento de inscripciones. Sistemas de inteligencia competitiva. Formación de promotores. Alumnos potenciales.
Servicios
a
alumnos.
Call Center.
Ejercicio (39) ‐ Prepare una propuesta de páginas amarillas para su institución.
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Brochures on line. Servicios on line de atención a alumnos. Administración de llamadas e e‐mails. Sistema CRM Customer Relationship Management aplicado a los alumnos.
4. Área técnica y de Servicios. Desarrollo y distribución de sofware y aplicaciones. Documentación para el usuario. Soporte técnico y mesa de ayuda (help desk). Administración de redes. Repositorio de información y conocimiento. Formación de recursos humanos. Manuales de uso y mantenimiento de equipos. Políticas y procedimientos de seguridad. Administración de virus.
Preguntas Básicas: ¿Cuáles tecnologías tiene la institución y en qué procesos están involucrados? ¿Cuáles tecnologías son críticas en el cumplimiento de las funciones de la institución? ¿Cuáles tecnologías están disponibles para la institución en el ámbito externo? ¿Cuál será la
evolución de las tecnologías involucradas en la institución en el futuro? ¿Cuál ha sido la inversión en tecnología de los productos y procesos de la institución? ¿Cuáles son las tecnologías sustitutas para el cumplimiento de las funciones de la institución? ¿Qué inversiones en tecnología debe hacer la institución? El ritmo acelerado del cambio tecnológico. La reducción del ciclo de vidas del producto. La expansión de la tecnología.
El aumento de la complejidad tecnológica y de los mercados. La especialización de los clientes y de los productos.
5. Área de planificación, finanzas y proyectos. Planes anuales y trienales. Programación de postulaciones. Centros de costos. Presupuestos. Cuentas por pagar. Pago de remuneraciones. Reportes financieros.
Reporte de gastos. Control de facturación. Administración de activos. Administración de pólizas de seguros. Reportes por unidad de negocios y pronósticos. Nuevos proyectos. Enlaces con la contabilidad. Sistema de indicadores de gestión. Sistema ERP Entreprise Resourse Planning.
6. Área de proveedores.
Fichas
de
proveedores.
Fichas por productos.
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Listas de proveedores, e‐mails, teléfonos. Sistemas de seguimiento de proveedores. Información de inventarios. SCM suply Chain Management.
7. Área Corporativa. Información interna de las unidades. Información a los socios. Minutas de reuniones corporativas. Análisis de mercado para los socios. Investigación legal e impositiva. Calendario en línea para el seguimiento de las actividades diarias del personal. Aplicaciones de trabajo colaborativo Group Ware. Grupos de discusión. Contactos, agenda global de la empresa. Formularios y encuestas on line.
Archivos corporativos. Cartelera de anuncios. Portal de documentos del personal.
8. Área de Enlaces. Links.
9. Galería de Arte.
10. Sistema Chat. 11. Cursos en línea y programas de formación.
3.4 Las Comunidades de Practica o Comunidades de aprendizaje. En esta parte abordaremos una de las herramientas más trascendentales de la gestión del conocimiento y su aplicación a las entidades de educación: las comunidades de aprendizaje.
En el Módulo I, presentamos con un importante grado de detalle las estructuras y funciones de
las comunidades del conocimiento o comunidades de aprendizaje. También hemos preparado un learning Space, con comunidades de práctica para navegar e
investigar sobre este cardinal tema http://compractica.blogspot.com/
En esta parte iremos formando y consolidando diversas comunidades en las instituciones educacionales: Comunidades de estudiantes, comunidades de profesores, comunidades de
apoderados, comunidades deportivas, comunidades culturales.
Repositorios o Bancos de Conocimientos.
Ejercicio (40) ‐ De acuerdo a las pautas detalladas, prepare una intranet para su
institución.
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En el módulo II, hemos examinado las diversas herramientas a ser utilizadas en la gestión del conocimiento y en especial las referidas a la forma de organizar el conocimiento y tenerlo
preparado y disponible para ser utilizado cuando de requiera.
Este enlace es muy ilustrativo para conocer mejor del tema
http://www.aldeaeducativa.com/colaboraciones/tema.asp?Which=1382
Los bancos de informaciones en las instituciones de educación, se pueden referir a los conocimientos tácitos que tienen cada uno de los integrantes de la organización y que trata de
hacerlos explícitos. Los conocimientos que se obtienen de las diversas materias de la malla
curricular, los conocimientos de los programas de investigaciones, los conocimientos que se
obtienen de las redes de relaciones institucionales. Será muy importante relacionar estos bancos de conocimientos con los centros de documentación y bibliotecas de los establecimientos.
3.5 Estudio de casos en gestión del conocimiento aplicado a las instituciones de educación.
Caso 1: El colegio Abolengo Antecedentes:
El Colegio Abolengo fue fundado en 1953 como Escuela de Música. Se llamaba Colegio Santa
Cecilia. Los apoderados y los alumnos muy interesados en la música, hicieron esfuerzos para que
los estudiantes pudieran tener en el mismo lugar enseñanza básica y media. Así, nació el nuevo
colegio con el nombre de Colegio Abolengo.
A la fecha el colegio cuenta con 1.200 alumnos y está ubicado en la comuna de la Reina en un
buen local recientemente remodelado.
En 1995 se incorpora la educación parvularia por lo tanto tiene ahora el ciclo completo hasta la educación media y técnica. El colegio no tiene problemas financieros gracias a los aportes recibidos del Gobierno y a un cuidadoso manejo de recursos.
Cuenta con 24 profesores jornada completa y 48 profesores contratados para las diversas materias.
Problemas:
El crecimiento de la Institución ha creado serios problemas organizativos y de coordinación.
Si bien existe un Consejo de Profesores este aborda problemas puramente administrativos dedicando muy poco tiempo a los asuntos académicos y sustantivos.
Cada profesor es “dueño” de su materia tratando de seguir los programas oficiales.
Si bien se siguen las pautas para medir los rendimientos no existen indicadores adecuados para
ver claramente los progresos de los alumnos.
Existe una biblioteca pero muy incompleta y con muy poco tiempo de dedicación del
bibliotecario.
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Tiene una buena dotación de computadores pero utilizados solo para investigar materias en
internet de acuerdo a las pautas de algunos profesores.
El colegio cuenta con un sitio en Internet pero muy limitado y siempre atrasado. No cuentan con
una intranet que permita gestionar informaciones y conocimiento. No utiliza los sistemas de e‐
learning para hacer seguimiento de las materias e incorporar nuevos temas.
Se pide transformar el colegio en un “Colegio del Conocimiento”, crear una organización basada en el conocimiento.
La creación de las comunidades del conocimiento para integrar todos los equipos del Colegio.
La creación de una intranet al servicio de profesores, alumnos, apoderados y personal de
gestión.
El rediseño del sitio en Internet.
Formular y poner en marcha programas de formación de por vida para los profesores.
Crear bancos de conocimiento y repositorios que permitan registrar y compartir experiencias.
Establecer relaciones más sustantivas con los organismos gubernamentales del sector educación.
Caso 2: Universidad Agrícola Regional Antecedentes:
La Universidad Agrícola Regional nació hace 24 años como un ente privado con el nombre de
Universidad de Economía Agrícola, ofreciendo carreras en el campo de la agronomía, ingeniería comercial, contabilidad y auditoría. Dado que era la única en la región, contó con una gran
demanda por las carreras ofrecidas. Posteriormente se incorporan las carreras de sociología y antropología y las pedagogías en educación básica y en ingles.
En los últimos 8 años se han instalado en la región tres universidades y dos institutos profesionales, lo que ha dificultado su posicionamiento. Si bien logró la autonomía hace tres
años por sus buenos logros académicos y su infraestructura, ello no le ha garantizado se
desarrollo institucional.
Cuenta en la actualidad con 2.800 alumnos y con un plantel de 10 profesores de jornada completa y 32 profesores contratados para las diversas materias. De ellos 14 pertenecen a la región Metropolitana.
Problemas
La Universidad está enfrentando serios problemas financieros, agravados por los pagos de sus créditos hipotecarios y se ha endeudado con los bancos y con proveedores. Está enfrentando
una
“huida”
de
alumnos
y
poco
interés
de
los
profesores
por
permanecer
en
la
institución.
A
los
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egresados de ingeniería comercial se les ha reducido su campo ocupacional y las empresas y organismos públicos han limitado su contratación.
No existe un adecuado sistema de gestión de alumnos, profesores y apoderados. Existen serias deficiencias en la gestión curricular.
En los últimos años ha creado un aparato burocrático sobredimensionado, con contraloría, fiscalización y auditoría interna que ha complicado y alargado las operaciones administrativas y académicas.
En los últimos tres años ha enfrentado dos huelgas del personal administrativo por mejores remuneraciones y condiciones de trabajo. La Universidad no sabe con el conocimiento y
experiencia con la que cuenta.
Si bien, existe un importante conocimiento tácito no se han adoptado los procedimientos para
hacerlo explícito. No existe una adecuada coordinación de los académicos que no se consideran
parte de un equipo.
La biblioteca es tradicional y con un manejo anticuado.
El sitio en internet ha decaído y la Universidad no cuenta con una intranet.
Se pide transformar la Universidad en una Universidad del conocimiento.
Cambiar el énfasis de preponderancia de activos físicos a activos del conocimiento.
Cambiar la estructura organizativa de una estructura burocrática a una ampliamente
participativa con protagonismo del conocimiento.
Generar un sistema de gestión curricular.
Generar comunidades del conocimiento para el cumplimiento de las nuevas funciones.
Analizar la viabilidad de las actuales carreras e impulsar la aplicación del e‐learning. Rediseñar el sitio en internet e instalar una intranet.
Generar otras medidas para fortalecer el papel del conocimiento.
3.6 Aplicado a las instituciones de educación superior Aplicación a los procesos de investigación. Banco de Investigaciones.
Áreas de investigación de las instituciones de educación superior y de entidades relacionadas. Este registro permite incrementar la competitividad y capacidad para postular a fondos, para obtener contratos y generar oportunidades de ventas de servicios.
Resultados de las investigaciones y organizaciones que proporcionan fondos. Ventas de servicios en base a los resultados de las investigaciones (transformación de conocimientos en negocios). Incorporación en internet de un portal sobre gestión de las investigaciones con registro de
procedimientos
administrativos
y
mejores
prácticas
que
incorpore
entre
otras
informaciones
oportunidades de financiamiento, propuestas y presupuestos , registros contables, gestión del
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financiamiento, modelos de informes técnicos y financieros, requerimientos internos para la investigación.
Aplicación de la gestión del conocimiento a la gestión curricular. Banco de Gestión Curricular. Registro de los trabajos realizados para el diseño curricular que incluye investigaciones realizadas, mejores prácticas y lecciones aprendidas. Registro de contenidos modularizados y organizados para facilitar el diseño y desarrollo interdisciplinario.
Incluir en internet e intranet un portal de información sobre las tecnologías de enseñanza aprendizaje, oportunidades de desarrollo de las facultades, resultados obtenidos, lecciones aprendidas y mejores prácticas. Experiencias de aplicación de las tecnologías. Centros de
información para cada área disciplinaria, incluyendo materiales al día, publicaciones recientes, investigaciones aplicadas.
Repositorios de técnicas pedagógicas y de evaluación, incluyendo mejores prácticas, oportunidades de desarrollo de las facultades y líneas de investigación. Repositorio de
evaluaciones de los trabajos de los estudiantes, lecciones aprendidas y mejores prácticas.
Repositorio de las relaciones dentro de la entidad de educación superior para identificar a los participantes en el diseño curricular, así como los profesores y especialistas invitados.
Registros de las mallas curriculares de cada carrera con detalles de cada asignatura y de las
modalidades para dictarla.
Registro con información detallada de los estudiantes con su estado actualizado de relación con
la entidad de educación superior.
Aplicación de la gestión del conocimiento a los servicios a estudiantes y egresados Incorporar en internet e intranet un portal para los estudiantes para que estos, así como los profesores y el personal de la administración, estén informados de los servicios estudiantiles. La información podría incluir políticas y procedimientos relativos a la admisión, apoyo financiero, facturación, procesos de pago, asesora y tutoría, alojamientos, servicios de administración y
otros servicios.
Incorporar a internet e intranet, informaciones sobre la red de egresados que incluya informaciones actualizadas sobre las actividades diseñadas especialmente para egresados como: actualización de conocimientos, bolsas de empleo, experiencias de los egresados, actividades sociales.
Aplicación de la gestión del conocimiento a las operaciones de gestión Desarrollo en internet e intranet de un portal sobre servicios financieros, que incluya las preguntas mas frecuentes sobre los procesos financieros y presupuestarios, las mejores
prácticas,
procedimientos,
modelos
de
formularios
y
comunidades
de
intereses
para
compartir
información que permita mejorar los procesos.
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Desarrollo en internet e intranet de un portal para las adquisiciones, esto es, compras almacenamiento, procesos de pago, catálogos, comunidades de intereses y mejores prácticas, información de proveedores.
Desarrollo en internet e intranet de un portal para la gestión de los recursos humanos que
incluya informaciones sobre gestión por competencias sobre los procesos de recursos humanos reclutamiento, contrataciones y vacantes. Sistemas de evaluación e indicadores de desempeño. Formación de por vida. Aplicación de la gestión del conocimiento y comunidades de práctica.
Ejercicio Principal. Como recapitulación, aplique la gestión del conocimiento a su organismo de
Educación.
