UNIDAD III. Planeacion de Centros de Informatica

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Administración de la Función Informática

Unidad III. Planeación de centros de informática

2010

Administración de la función informática Unidad III. Planeación de centros de informática

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UNIDAD 3. PLANEACIÓN DE CENTROS DE INFORMÁTICA "La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización". “Planeación es el diseño de un futuro deseado y de formas efectivas de convertirlo en realidad”. Los objetivos de la planeación son:

a. Proporcionar una imagen clara de lo que la empresa desea. b. Traducir la visión de la empresa en planes, metas y objetivos, los cuales además

deberán ser fieles a la misión de la misma. c. Aumentar la responsabilidad y el compromiso total de la empresa a través de la

definición exacta de lo que se va a hacer. d. Establecer una base sobre la cual pueda evaluarse el desempeño de la organización

en general y del personal en particular, en todos los niveles (directivo, administrativo y operativo).

Componentes de la planeación. Análisis FODA: Las siglas FODA significan Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Este análisis se hace antes de cualquier proceso de planeación para determinar:

Fortalezas: Son los puntos fuertes al interior de la organización, sus ventajas competitivas. Podrían ser, por ejemplo: La excelente formación académica de sus empleados, la tecnología que se posee, etc.

Oportunidades: Son las situaciones que se dan al exterior de la organización y que pueden redundar en beneficios o posiciones favorables para la misma. Por ejemplo: La aprobación de un proyecto de cooperación técnica para la organización, la aprobación de intercambios de tecnología con otras instituciones, el perfeccionamiento de la tecnología de internet y el surgimiento de ebusiness, etc.

Debilidades: Son los puntos débiles que se tienen en el interior de la organización y que limitan la posibilidad de fijarse altas expectativas en una planificación. Estas pueden ser: Limitaciones logísticas para el desarrollo de las actividades, escasez de recursos financieros, base tecnológica deficiente, etc.

Amenazas: Son las situaciones que se dan al exterior de la organización y que pueden afectar negativamente a la misma. Podrían ser, por ejemplo: Cancelación de ayuda internacional para proyectos relacionados con tecnología, aparición de tecnologías que permitan la violación de la seguridad de los sistemas, etc.


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Visión: Es la expresión de lo que la organización aspira a ser al cabo de un plazo determinado. Es imaginar y construir una idea del futuro deseado. Es la inspiración que señala el camino a seguir en la planeación. La visión de un centro de informática podría ser:

“El centro de informática será en el plazo de cinco años la fuente única, segura y confiable de información para toda la organización, la cual estará completamente automatizada y comunicada de forma electrónica a nivel nacional”.

Misión: Es la razón de ser de la organización, en base a lo que se espera de ella. La misión proporciona las pautas para el diseño de un plan estratégico. Ejemplo:

“Proveer a la Dirección Ejecutiva de Ingresos los servicios informáticos integrales que incluyen el desarrollo e implantación de sistemas de información, construcción de infraestructura de comunicaciones y soporte técnico a los usuarios de equipo y programas informáticos ”.

Objetivos: Son los fines que se pretenden alcanzar en un futuro determinado para la acción y el éxito deseado. Puede ser en forma total de la empresa o en alguna de sus áreas o secciones. Los objetivos se definen en dos niveles: generales y específicos. Ejemplos de objetivo general:

“Contar con sistemas de información eficientes que provean información oportuna y confiable a todos los niveles en la DEI”.

Ejemplo de objetivos específicos:

“Establecer en la División de Informática una estructura eficiente y ajustada a los grandes objetivos de la institución”. “Institucionalizar un sistema de información tributaria automatizado que haga más eficientes las actividades en las áreas de Recaudación, Fiscalización, Cuenta Corriente, Reclamos, Cobranzas, Estadísticas”. “Integrar de manera automatizada la información tributaria y aduanera a nivel nacional”

Metas: Representan la cuantificación de los objetivos. Son los resultados deseados (expresados cuantitativamente en forma precisa) necesarios para cumplir el objetivo de cada programa. Son medibles y limitadas en tiempo, es decir que se ajustan a un calendario de trabajo. Ejemplo de metas:

“A septiembre del 2000 estará completo el proceso de reestructuración de la División de Informática”


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“A septiembre del 2001 tener implantado y operando el SIT en las áreas de : Recaudación, Fiscalización, Cuenta Corriente, Reclamos, Cobranzas, Estadísticas, con información base depurada en un 100%” “A diciembre del 2002 tener completamente integrado los sistemas SIT y SIDUNEA con una cobertura a nivel nacional de un 100%”.

Políticas: Son las normas generales que sirven de guía al pensamiento y la acción. Las políticas se apoyan en los objetivos y comprometen a la dirección a seguir un curso de acción determinado para alcanzar objetivos específicos y tienen que establecerse tomando en cuenta la eficiencia de la empresa. Ejemplos de políticas:

“Toda inversión en hardware y software que exceda el valor de Lps.100,000 deberá ser sometida al Procedimiento de Compras del Estado”. “Todo el personal que se contrate para el proyecto de desarrollo e implantación del SIT deberá tener un título de educación superior en el área de informática”. “El personal contratado por organismos internacionales que labore dentro de la institución se regirá bajo las normas laborales establecidas para el resto de los empleados de la institución”

Estrategias: Es el arte de emplear las destrezas y recursos de una empresa para lograr sus objetivos básicos en las condiciones más ventajosas. Las estrategias muestran la dirección y empleo general de recursos y esfuerzos. Ejemplos de estrategias:

“La Dirección Ejecutiva de Ingresos desarrollará e implementará, sistemas de información integrados, modernos, eficientes, confiables y que gocen de aceptación y credibilidad con la participación de los usuarios, facilitadores y consultores internacionales”. “La institución contratará de manera permanente recursos humanos con formación sólida en informática y de acuerdo a perfiles previamente definidos para facilitar la implantación de sistemas con el fin de dar un mejor servicio a las distintas dependencias”. “La institución financiará sus proyectos informáticos a través de préstamos y donaciones de organismos internacionales”.

Programas: Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución2. Presupuestos: Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación de la realización de dicho plan.


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Actividades: Son acciones concretas diseñadas para lograr las metas. Ejemplos de actividades:

“Revisar y actualizar el estudio técnico mediante el cual se propone la reestructuración de la División de Informática” “Proceder con la reestructuración de la División de Informática ejecutando las actividades incluidas en el estudio técnico que se refiere al proceso de reubicación del personal, reasignación de funciones y contratación de nuevo personal” “Integrar los equipos o comisiones de trabajo cuya responsabilidad principal será realizar un diagnóstico completo sobre la situación real actual de las áreas de: Recaudación, Fiscalización, Cta. Cte., Reclamos, Cobranzas, Estadísticas” “Realizar un estudio para determinar la mejor forma de lograr la integración de los sistemas SIT y SIDUNEA”

3.1 Planeación Estratégica. La planeación estratégica es una de las herramientas administrativas que ha demostrado su utilidad en la gran mayoría de las pequeñas y grandes organizaciones; es el proceso por el que la alta dirección o gerencia establece la orientación de una institución u organización a largo plazo. Es una técnica que facilita la labor de los directivos en la conducción de las organizaciones. Refuerza el pensamiento de los directivos hacia el largo plazo más que a la reacción ante los problemas en el corto plazo. Características:

Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.

Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.

Establece un marco de referencia general para toda la organización.

Se maneja información fundamentalmente externa.

Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.

Normalmente cubre amplios períodos.

No define lineamientos detallados.

Su parámetro principal es la efectividad.


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Beneficios:

Visión de largo plazo.

Claridad estratégica.

Sinergia y optimización de recursos.

Trabajo en equipo.

Satisfacción de la comunidad. Ventajas

La planeación estratégica contribuye a anticiparse a los problemas, lo que permite al administrador dar soluciones oportunas.

Reduce la posibilidad de cometer errores con sorpresas desagradables, las estrategias y objetivos son trazados en forma muy cuidadosa.

Brinda a los gerentes lineamientos lógicos y consecuentes, con el desarrollo de las actividades para alcanzar los objetivos de la empresa a largo plazo.

Desventajas

La principal desventaja de la planeación estratégica es la gran inversión de tiempo, personal y dinero.

Algunas empresas utilizan personal especializado en planeación, para formular estrategias, ellos requieren de nuevos espacios para sus oficinas, altos costos de investigación de mercados, costos de adiestramiento de personal, etc.

La empresa pequeña que no tiene un departamento dedicado a la planeación no puede seguir el proceso sistémico de planeación estratégico. No obstante, se favorece siguiendo unos marcos básicos.

Un plan estratégico puede estructurarse de la siguiente forma:


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3.1.2 Planeación táctica La planeación táctica define con claridad qué desea o qué pretende lograr su institución o empresa, cómo y cuándo se realizará esto y quién será el encargado. También conocida como media, se da en directivos medios. La planeación táctica presenta características de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas. Es iterativa ya que se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones, es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta, dinámica e interactiva con los demás y es una técnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos que se desean alcanzar. La Planeación Táctica toma un concepto de toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos mas limitados, plazos más cortos, áreas menos amplias y niveles medios en la jerarquía. Partes de la Planeación Táctica Objetivos. Son los propósitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades de la organización. Políticas. Son orientaciones o conceptos amplios que guían el pensamiento de todos aquellos a quien corresponde tomar decisiones. Procedimientos. Es un plan que indica la cronología secuencial más adecuada para lograr óptimos resultados en cualquier área de la organización. Reglas. Son guías de acción, más que para el pensamiento. Proyectos. Es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente. Programa. Es un conjunto de planes tales como objetivos, políticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los demás elementos necesarios para lograr lo propuesto. Presupuesto. Es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numérica.


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Características fundamentales:

Establece los canales o rutas por donde se desarrollarán las acciones.

Define lo elementos clave o componentes críticos de éxito para el seguimiento.

Establece hasta dónde se va ha llegar dentro de una línea de tiempo. 3.1.3 Planeación operativa Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades y funciones que se le asignan dentro de su departamento. Realiza una microplaneación de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla la forma en que las metas se cumplirán en su totalidad. La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones, se preocupa del por qué hacer y cómo hacer, orientándose a la optimización y maximización de resultados. Su alcance es inmediato y local, distinguiéndose por definir las tareas operacionales y su problema básico es la eficiencia. Los planes operativos son heterogéneos y diversificados, pueden relacionarse con métodos, dinero, tiempo o comportamientos. Si los planes operativos están relacionados con métodos se denominan procedimientos. Realmente planificar operativamente significa, convertir una idea en realidad, o el propósito de una acción que pueda ejecutarse por medio de varias vías posibles. Características:

Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica.

Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico.

Trata con actividades normalmente programables.

Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.

Normalmente cubre períodos reducidos.

Su parámetro principal es la eficiencia. 3.1.4 Planeación de recursos. En esta etapa de la planeación, se organizan los recursos económicos con que se cuenta, es decir, destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de cada departamento.


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La planeación de recursos en un centro de cómputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos: •Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc. •Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos, etc. •Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, así como materiales directos e indirectos. 3.1.5 Planeación del personal. Es un proceso utilizado para establecer objetivos de la función del personal y para desarrollar estrategias adecuadas para alcanzar los objetivos. A través de ella se pueden prever lo que va a suceder en el futuro, es decir, la dirección debe anticiparse a los acontecimientos y así programar su producción, presupuestar sus gastos, preparar, estimar el número y tipo correcto de personal. Con una planeación eficiente y exacta del personal, se eliminan el exceso de contratación y capacitación. Al mismo tiempo la organización se asegura de tener empleados idóneos, disponibles cuando se necesiten. 3.1.7 Planeación de infraestructura tecnológica. Los Planes de Infraestructura Tecnológica a corto y largo plazo se refieren entre otras cuestiones a las estrategias empresariales respecto a:

La arquitectura de sistemas: se refiere al tipo de sistemas que utilizará la empresa, la manera en que se interrelacionarán los sistemas, el grado de automatización al cual se pretende llegar, el alcance de cada uno y aspectos similares.

La dirección tecnológica: Consiste en la elección de alguna línea de hardware y software.

Las estrategias de migración: La constante evolución tecnológica exige cada vez más frecuentes procesos de migración desde las plataformas anteriores a las nuevas. Las estrategias de migración se refieren a la determinación de que sistemas serán migrados, hacia qué tipos de plataforma, en qué momento, y de qué manera.

El Plan de Infraestructura Tecnológica debe contemplar siempre aspectos de contingencia tales como:

Redundancia: Las aplicaciones críticas que requieren niveles de servicio que no aceptan interrupciones (como varias de las aplicaciones del sistema financiero),


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requieren de la previsión de situaciones de contingencia tales como la falla del procesador central, la falla del disco donde reside el sistema operativo, falla de memoria central, etc., las cuales tienen soluciones tecnológicas con la introducción de hardware redundante (tolerable a fallas) y el software apropiado.

Flexibilidad: Se refiere a la posibilidad de utilizar equipos y componentes diversos de diversas maneras, a fin de solucionar situaciones de contingencia con la aplicación de ellos en los requerimientos prioritarios, en substitución de aquellos que hayan quedado fuera de servicio, a fin de cumplir con los niveles de servicio establecidos.

Adecuación: Las situaciones contingentes pueden afectar de diversas maneras al software y hardware, por tanto deberían preverse diversas maneras en que se podrían adecuar los procesos en caso de que cualquiera de dichas situaciones se presente.

Adaptabilidad evolutiva del plan: El Plan de Contingencia que forma parte del Plan de Infraestructura Tecnológica debe estar en constante revisión y evolución, puesto que ello llevará a soluciones de mayor calidad, es decir que permitan sobrellevar de mejor manera las situaciones de contingencia, lo cual posibilita mejores niveles de servicio en estos casos, y en consecuencia acarrea costos menores.

3.2 Evaluación financiera. La evaluación financiera es aquella que toma en consideración la manera como se obtengan y se paguen los recursos financieros necesarios, sin considerar el modo como se distribuyen las utilidades que genera. Debe incluir los siguientes aspectos:

1. Origen y monto del capital. Se debe indicar el capital autorizado, suscrito y pagado con que inicia la empresa, así como la descripción y documentación que compruebe el origen y legitimidad de los fondos.

2. Políticas, metodología y supuestos. Se describirán las políticas, metodología y supuestos que se utilizarán para el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el mercado financiero en particular y la economía en general, sobre los aspectos siguientes:

de captación

de colocación

de administración.


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3. Proyecciones financieras. Deben comprender un período no menor de 5 años de operación, presentando la información siguiente:

a) Supuestos para cada año de las proyecciones financieras b) Balance general c) Estado de resultados d) Flujo de efectivo e) Punto de equilibrio f) Estado de posición patrimonial de conformidad con lo establecido en la Ley

de Bancos y Grupos Financieros g) Proyección de la posición de encaje legal. En los casos de las literales b, c y d,

deberán detallarse los presupuestos que sustenten las cifras que se consignen.

4. Cálculo de indicadores financieros. Entre los aspectos a evaluar se encuentran:

a) Tasa de retorno mínima esperada b) Análisis de rentabilidad c) Valor actual neto, indicando la tasa de descuento utilizada d) Tasa interna de retorno del proyecto e) Análisis de sensibilidad.

3.2.1 Estudio técnico Contendrá toda aquella información que permita establecer la infraestructura necesaria para atender un segmento de mercado, así como cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operación de una entidad en formación, especificándose lo siguiente:

1. Organización empresarial. Se describirá la organización interna de la institución, así como los distintos órganos de administración, especificando número de personal, experiencia, nivel académico y ubicación dentro de la organización.

2. Localización y descripción. Probable ubicación geográfica de la oficina central y de las agencias, así como explicación técnica de dicha decisión.

3. Sistemas de información. Descripción de los sistemas contables, administrativos, de comunicación y de monitoreo de riesgos y prevención de lavado de dinero; así como el software y hardware a utilizar.

4. Marco legal. El estudio deberá sustentarse en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes aplicables, debiendo considerar la incidencia de éstas en las proyecciones financieras de la entidad.


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Un estudio técnico sirve para hacer un análisis del proceso de producción de un bien o la prestación de un servicio. Incluye aspectos como: materias primas, mano de obra, maquinaria necesaria, plan de manufactura, inversión requerida, tamaño y localización de las instalaciones, forma en que se organizará la empresa y costos de inversión y operación. Su objetivo es diseñar como se producirá aquello que venderás. Si se elige una idea es porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto, o porque alguna actividad gusta de modo especial. En el estudio técnico se define:

Donde ubicar la empresa o las instalaciones del proyecto.

Donde obtener los materiales o materia prima.

Que maquinas y procesos usar.

Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto. 3.2.2 Estudio económico Aquí se demuestra lo importante: ¿La idea es rentable?. Para saberlo se tienen tres presupuestos: ventas, inversión y gastos que salieron de los estudios anteriores. Con esto se decidirá si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo, si se debe vender mas, comprar máquinas mas baratas o gastar menos. Hay que recordar que cualquier "cambio" en los presupuestos debe ser realista y alcanzable, si la ganancia no puede ser satisfactoria, ni considerando todos los cambios y opciones posibles entonces el proyecto será "no viable" y es necesario encontrar otra idea de inversión. Así, después de modificaciones y cambios, y una vez seguro de que la idea es viable, entonces, se pasara al último estudio. El encargado deberá determinar si se cuentan con los recursos suficientes para solventar las prestaciones que al contratista 3.3 Plan integral de desarrollo informático (plan a mediano plazo). La elaboración del Programa Integral de Desarrollo Informático, es resultado de la experiencia, vocación y participación de quienes conducen el desarrollo informático, coordinadores sectoriales, titulares de unidades de informática, usuarios y servidores públicos interesados en el impulso, fomento y aprovechamiento de las tecnologías de la información.


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Metodologías de planeación de tecnología informática existen muchas, tal vez tantas como autores o empresa consultoras. Metodologías tan completas como la “Business Systems Planning (BSP)” de IBM o el “Method One” de Arthur Andersen; así como las metodologías sencillas que cada director de informática puede idear. La metodología “Planeación de Tecnología Informática a Mediano Plazo” adaptada de la metodología para implantar la arquitectura de tecnología informática, tiene cinco características relevantes: 1) sencilla de captar, 2) práctica en su aplicación, 3) flexible para adaptarse a planeaciones estratégicas de tecnología informática, 4) flexible para usarse en cualquiera de los siguientes tipos de planeación de la taxonomía de Synnott: aislada, reactiva, ligada o integrada y, 5) puede ser utilizada bajo el enfoque de búsqueda de problemas o bien el de búsqueda de oportunidades. La metodología consta de las siguientes fases:

1. Caracterización de la organización. 2. Revisión de la arquitectura de tecnología informática actual. 3. Revisión de los planes de la organización. 4. Caracterización del rol de la tecnología informática en la organización. 5. Estimación de las tendencias de la tecnología informática. 6. Benchmarking con otras organizaciones. 7. Determinación de la nueva arquitectura de tecnología informática. 8. Plan de migración de la arquitectura de tecnología informática actual a la nueva. 9. Documentación del plan de tecnología informática. 10. Comunicación del plan de tecnología informática.

Se recomienda que la metodología sea conceptualizada como un proceso incremental y desarrollado por un equipo interdisciplinario. A continuación se comentan cada una de las etapas:

1. Caracterización de la organización. La finalidad de esta etapa es la de caracterizar a la organización principalmente en términos de:

a. a qué sector pertenece, por ejemplo: gobierno, servicios, maquilador, banca, comercio, manufactura

b. cuál es su tamaño, por ejemplo: pequeña, mediana, o grande c. qué posición ocupa en el mercado, por ejemplo: es líder, o es el segundo, o

de los últimos. d. qué tipo de organización es, por ejemplo: es una organización familiar o no e. es una organización con tendencia a la centralización o a la descentralización f. es una organización en donde se es proactivo o reactivo.


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Es necesario incluir la misión, la visión y todo aquello de puede servir para clarificar el panorama general de la organización.

2. Revisión de la arquitectura de tecnología informática actual. Los componentes de la arquitectura de tecnología informática son: Arquitectura de Hardware. Que tiene que ver con los siguientes aspectos: las características de los equipos, el estado del equipo, la ubicación, si el uso es de propósito general o de propósito específico, entre otros. Arquitectura de Software. Que tiene que ver con: los sistemas operativos, la paquetería y los ambientes de desarrollo, entre otros. Arquitectura de Red. Que tiene que ver con los siguientes aspectos: la ubicación de los nodos, los niveles de servicios, los niveles de redundancia, la topología, los protocolos de comunicación, si la red es pública o privada, el ancho de banda, aspectos de internet e intranet, entre otros. Arquitectura de Datos. Que tiene que ver con: el grado de compartición de los datos, el grado de seguridad, y la facilidad de acceso, entre otros. Arquitectura de Aplicaciones. Que tiene que ver con los sistemas de información. 3.4 Planes operativos anuales (POA) El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad (compañía, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio. El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan estratégico de la empresa, y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...). El plan Operativo Anual, es una herramienta de planificación que sirve para dar un ordenamiento lógico de las acciones que se proponen realizar los departamentos de una empresa. El desarrollo de esta herramienta permitirá optimizar el uso de los recursos disponibles y el cumplimiento de objetivos y metas trazadas; además de contribuir con el cumplimiento de la misión institucional.


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El plan operativo tiene como objetivo fundamental orientar los procesos de trabajos, convirtiendo los propósitos institucionales en pasos claros y en objetivos y metas evaluables a corto plazo; contribuyendo, de manera efectiva al fortalecimiento institucional y a elevar el ordenamiento, la calidad y la transparencia del gasto. Una de las utilidades que ofrece la planificación operativa es el reajuste de los objetivos, metas y acciones a las condiciones y circunstancias que se presentan cada año, y a los cambios no previstos. El Plan Operativo Anual es un instrumento que vincula la planificación con el presupuesto, por cuanto, supone concretar lo planificado en función de las capacidades y la disponibilidad real de recursos. 3.5 Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos. Es importante efectuar estudios para la adquisición de bienes y servicios informáticos, con el fin de encontrar los que mejor se adapten a las características de la empresa, en cuanto a calidad, precio y garantía, ya que si se cuenta con un presupuesto reducido para este rubro se tendrá que tener mucho cuidado en la elección de los proveedores de bienes y servicios, previa selección y valoración de los mismos con el fin de que obtengan todo el respaldo para que en caso de algún problema sean solucionados de inmediato y con el mínimo de costos para la empresa con el fin de salvaguardar los activos de la misma. 3.5.1 Adquisición de software. El software para Computadoras se puede clasificar en los siguientes tipos:

Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades operativas de cada Computadora y de la Red.

Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de cálculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc.

Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo es compleja, realizada por el departamento de sistemas o adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistemas contables, de remuneraciones, etc.

Las características a considerar en la Adquisición de software son: flexibilidad, capacidades, previsión de auditorías, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor.


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Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:

En el almacenamiento de datos.

En la producción de informes.

En la entrada de datos.

En la definición de parámetros. Capacidad

El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.

El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.

El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente.

Número archivos que pueden trabajar. Previsión de Auditoría y Confiabilidad

Seguir las transacciones para examinar datos intermedios.

Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios.

Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos. Apoyos del proveedor

Frecuencia del mantenimiento.

Servicios que se incluyen en el pago.

Saber si se incrementa el costo del mantenimiento.

Horarios disponibles de servicio.

Saber si tienen servicio de emergencia. Una vez que se conocen los requerimientos de los sistemas, se debe hacer una comparación entre todos los paquetes que cumplen con las condiciones que se requieren y así elegir el más apto. Preguntas se deben hacer en cuanto a requerimientos de Software:

¿Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a manejar?

¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema?

¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema?

¿Cuál es el volumen de datos a almacenar?

¿Cuál es el volumen de operaciones?

¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere?

¿Cuánto cuesta?


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3.5.2 Adquisición de hardware. La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematizar o diferenciar de los tipos de equipos que se requieran instalar a los diferentes usuarios. Todo estudio determina una configuración mínima de la computadora y los accesorios o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y módems para comunicaciones, elementos para respaldos, etc., de acuerdo con las necesidades del usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión. Es muy común que se hagan compras de equipo por costumbre o porque se recibe alguna recomendación, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de las preguntas que se debe hacer para poder elegir adecuadamente un equipo. Algunos aspectos a considerar para la adquisición de hardware:

Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad.

Evaluación y medición de la computadora.

Compatibilidad.

Factores financieros (condiciones de pago, costos de mantenimiento, descuentos).

Capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo) y horizontal (con otros equipos).

Tecnología de "punta" (Alta). Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes características:

Tamaño interno de la memoria.

Velocidad de procesamiento.

Número de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones.

Tipos y números de dispositivos de almacenamiento.

Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles. Aspectos deseables del proveedor:

Reconocido prestigio local.

Soporte de mantenimiento, personal especializado, stock de repuestos y garantías.

Tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida.

Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos.

Tiempo de entrega oportuno.


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Para realizar cualquier adquisición de hardware y/o software se deben considerar:

Solicitud de la propuesta

Evaluación de la propuesta

Financiamiento

Negociación del contrato 3.5.3 Solicitud de propuesta. Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de cómputo, intentando satisfacer una necesidad específica. Los parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las políticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de análisis le brinde ayuda en su clarificación. Ambos parámetros deben quedar establecidos por escrito. 3.5.4 Evaluación de propuesta. Previamente debe llevarse a cabo una investigación con el propósito de establecer con seguridad el tipo de software y hardware requerido para su implementación, posteriormente se integra toda la información obtenida de dicha investigación y así poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse. 3.5.5 Financiamiento. La importancia que tienen los financiamientos es que diariamente las utilizan las distintas organizaciones, brindándole la posibilidad a dichas instituciones de mantener una economía y una continuidad de sus actividades comerciales estables y eficientes y por consecuencia otorgar un mayor aporte al sector económico en el cual participan. Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias a través de créditos. Para el caso de centros de cómputo destinados a la educación pública no existen fuentes de financiamiento, a menos que la institución educativa cuente con un área destinada a la producción de software para empresas privadas, entonces la misma empresa puede ser el origen del financiamiento.


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3.5.6 Negociación de contrato. La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de operación del software y del hardware a implementarse. Aspectos tales como: actualizaciones, innovaciones, capacitación, asesoría técnica, etc. La negociación del contrato debe contemplar entre otros los siguientes puntos:

1. Que sea justo 2. Puntos de negociación 3. Precios 4. Capacitación 5. Penalizaciones 6. Posibles problemas que se puedan presentar 7. Convenios, cláusulas y cláusulas integradoras (dejar sin validez cualquier

acuerdo previo) 3.5.7 Garantía. La Garantía es el derecho que tienen las personas consumidoras cuando los productos o servicios presentan fallas o defectos en su calidad o seguridad. Para hacer efectiva la garantía podemos:

Pedir que se repare el producto

Que se cambie por otro en buen estado o

Que se nos devuelva el dinero. Todos los productos tienen una garantía legal, la que dura tres meses. Sin embargo, hay algunos productos que tienen una garantía de mayor tiempo, que se conoce como garantía voluntaria. Es habitual en productos como equipos de cómputo y los electrodomésticos. Hay que tomar en cuenta que las diferentes partes del equipo de cómputo tienen diferente tiempo de garantía, por lo que es importante especificarlo en el contrato de la garantía.


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3.5.8 Permiso y licencias, derechos de autor. El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violación a los derechos de autor. El uso de hardware y de software autorizado está regulado por las siguientes normas:

Toda dependencia podrá utilizar únicamente el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software".

Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa, su copia o sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la compañía, será sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa.

El departamento de sistemas llevará el control del hardware y el software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.

Periódicamente, el departamento de sistemas efectuará visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas internas de la empresa.

Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.

El departamento de sistemas instalará el software en cada computadora y entregará al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.

El software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el departamento de sistemas.

El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado.

Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de sistemas, así como la adecuación física de las instalaciones serán realizadas por la dependencia respectiva.

La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mediante el "Acta de Entrega de Equipos y/o Software".

Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el departamento de sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.

Así mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la compañía, en cuanto a número de serie y ubicación,


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con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su correcta destinación.

El departamento de sistemas actualizará el software comprado cada vez que una nueva versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.

Derechos de autor y licencia de uso de software. El Copyright o los derechos de autor son el sistema de protección jurídica concebido para titular las obras originales de autoría determinada expresadas a través de cualquier medio tangible o intangible. Las obras literarias (incluidos los programas informáticos), musicales, dramáticas, plásticas, gráficas y escultóricas, cinematográficas y demás obras audiovisuales, así como las fonogramas, están protegidos por las leyes de derechos de autor. El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y autorizar las siguientes acciones:

Realizar copias o reproducciones de las obras.

Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor.

Distribuir entre el público copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor mediante la venta u otra cesión de la propiedad, o bien mediante alquiler, arrendamiento financiero o préstamo.

Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor.

Importar el trabajo, y realizar actos de comunicación pública de las obras protegidas.

3.5.9 Outsourcing. Outsourcing es una megatendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio. El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas.


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Razones para adoptar outsourcing

1. Reducir o controlar el gasto de operación. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontró que las compañías redujeron costos en un 90 %.

2. Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con la razón de ser de la compañía.

3. Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.

4. Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.

Razones estratégicas más importantes

1. Enfocar mejor la empresa. Permite a la compañía enfocarse en asuntos empresariales más ampliamente.

2. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.

3. Acelerar los beneficios de reingeniería. 4. Compartir riesgos. 5. Destinar recursos para otros propósitos.

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UNIDAD III. Planeacion de Centros de Informatica