Cmo prepara una presentacin?
INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las
Amricas
Unidad 10 clase 1
Cmo preparar una presentacin? El hombre demuestra su
sociabilidad comunicndose con los dems en un mecanismo de
intercomunicacin mutua. Esta intercomunicacin se hace bsicamente de
forma oral, puesto que su aprendizaje es ms simple que la escrita
y, aunque se haya preparado un informe por escrito, en muchas
ocasiones deber referirse a su contenido en forma oral; dicha
intervencin podra marcar el xito de sus funciones o, al menos,
ayudarle considerablemente. Diferentes tipos de presentaciones
necesitan de oradores preparados y que consideren dismiles
elementos. Por ejemplo, una exposicin de ventas puede parecer una
conversacin pues es interrumpida por preguntas del comprador;
diferentes es el caso de una exposicin en un auditorio donde hay
diverso pblico. Pese a parecer distinto, estas actividades
requieren de pasos similares: planeacin, estructura, apoyos,
desarrollo y estrategia son una base para la conformacin de una
buena presentacin. Analizar la situacin Antes de comenzar cualquier
presentacin, es fundamental que el orador imagine la situacin que
enfrentar. Quizs para l, su presentacin es lo mejor que existe pero
el pblico opinar lo contrario, llegando incluso a aburrirse. Puede
confiar en lo que har y que estar en lo correcto, siempre y cuando
considere tres factores: el pblico, su propia calidad como orador y
la ocasin (momento).
Analice al pblico
Cuando alguien va a efectuar una presentacin, no basta con tener
buenas ideas. Debe exponrselas de un modo que los oyentes las
entiendan y las valoren. Al querer saber ms sobre su pblico, el
orador estar marcando el estilo que le dar a su material para
ceirse a los intereses, necesidades y antecedentes del pblico.
Quines son los miembros clave de su pblico? No todos los
miembros de un pblico presentan la misma importancia. En ocasiones
slo uno o dos pueden aceptar o rechazar aquello a lo que se est
llamando en la exposicin.
Algunas veces no se hace complejo identificar a los miembros
clave. Sin embargo, antes de hablar, podra ser til investigar con
el fin de identificar a los lderes de opinin y a las personas del
pblico que toman decisiones.
Qu tanto saben? No es lo mismo hacer una presentacin a un grupo
de personas expertas en un tema que a un pblico menos informado. De
hecho, probablemente se aburriran y esas explicaciones bsicas los
ofenderan. Tambin es importante que el orador pregunte qu es lo que
los oyentes no saben. Los inexpertos o desinformados se sentirn
confundidos (as como aburridos y perplejos), a no ser que se les
suministre informacin bsica.
Cmo prepara una presentacin?
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Qu quieren saber? Las personas siempre ponen ms atencin a
aquello con lo que se sienten ms identificados o bien, les interesa
ms, pero no con lo que al orador le interese (normalmente esto
produce el efecto contrario). Los cargos que ocupen las personas
que conforman su pblico pueden darle pistas sobre lo que quieren
saber. Si los miembros del pblico son especialistas (por ejemplo,
en ingeniera, finanzas o marketing), lo ms probable es que se
interesarn en los aspectos tcnicos de una charla que se refieren a
sus reas. Por otra parte, un grupo de inexpertos, seguramente se
aburrir con una exposicin en la que slo se hable de temas que no
conocen.
Cules son las preferencias personales? Las ideologas de los
oyentes marcarn una tremenda diferencia en la forma de recibir el
mensaje. Algunos sern partidarios de una presentacin formal, pero
otros optarn por una ms liviana. Ciertos pblicos aprecian mucho el
sentido del humor, mientras que otros son ms escrupulosos. El solo
hecho de conocer estas preferencias puede marcar la diferencia
entre una buena presentacin y una deficiente.
El tema de las preferencias y normas de los oyentes es tan
importante de considerar que si se pasan por alto, puede ocurrir
que stos se vayan en contra del orador y destruir su credibilidad.
Un tpico con el que hay que presentar mucho cuidado es el humor, ya
que un chiste que alguien considere inteligente y divertido quiz
ofenda a su pblico. Es probable que una broma tenga efectos
contraproducentes si incomoda a una persona.
Qu caractersticas demogrficas son importantes? Algunas
caractersticas mensurables de sus oyentes podran insinuarle cmo
preparar sus comentarios. Una de ellas es el sexo. Cuntos de los
asistentes sern hombres y cuntas mujeres? Se debe poner mucha
atencin a temas que pudieran generar cierto resquemor en el
auditorio, por eso los chistes de gnero son poco recomendables,
haciendo tambin alusin al punto anterior.
Otro elemento demogrfico es la edad. Un vendedor de seguros de
vida no tendr que ofrecer su producto de la misma manera a personas
de la tercera edad que aquellos que recin comienzan su etapa
laboral. As como la edad es importante, tambin lo son los
antecedentes culturales. Lo lgico es aplicar criterios distintos
dependiendo con qu pblico se enfrenta. No es lo mismo dirigirse a
personas que nunca han asistido al colegio, que a profesionales
cursando un magster.
Un elemento demogrfico no menos importante es la posicin
econmica de quienes lo escuchan. Este factor ser mucho ms
considerable en ventas, donde los recursos econmicos califican a
los posibles clientes como prospectos para un producto o
servicio.
De qu tamao es el grupo? Cualquier persona puede preguntarse por
qu es tan importante el nmero de asistentes que ir a la
presentacin. Simple: este factor regir los planes ms bsicos del
discurso. Cuntas copias debe sacar de los documentos para
repartirlas? Cunto deben medir las transparencias y qu tipo de
letra deben tener los power point? Cunto tiempo debe dedicar a una
sesin de preguntas y respuestas? Con un pblico extenso, es
necesario considerar una gama ms amplia de intereses; la
presentacin y el leguaje que escoja tendern a ser ms formales, y es
posible que haya menos interrupciones y preguntas o
comentarios.
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una presentacin?Analizar la situacin
