INT 110

Comunicacin Empresarial

Escuela de Negocios

Cmo efectuar la entrevista

Elena Beyer Hauck

Septiembre 2006

INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las Amricas

Cmo efectuar una entrevista

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Unidad 6

Cmo efectuar la entrevista Luego que se ha planeado la entrevista y, se han considerado las preguntas posibles y el entorno fsico, lo que corresponde es ver cmo se realizar la entrevista. sta consta de tres etapas: inicio, cuerpo y cierre. El inicio Es sabido que los primeros minutos son los ms importantes en una entrevista; esto porque la persona se hace, durante ese tiempo, sus primeras impresiones de la contraparte. Segn Dean Deaver, experto en seleccin de personal, el primer minuto es fundamental. 50% de la decisin de la entrevista total se toma en los primeros 60 segundos de sta. Una buena introduccin debe constar de dos partes: saludo y orientacin. Saludo Una correcta forma de iniciar una entrevista es que el entrevistador salude (con un apretn de manos) y, si fuera necesario, se presente. En situaciones formales como una declaracin judicial o una encuesta estructurada, lo recomendable es ir al grano. Sin embargo, en otras ocasiones se aconseja crear simpata o afinidad. Si existiera agrado entre entrevistado y entrevistador, es probable que el resultado sea mejor para ambos. Lo que pudiera parecer una conversacin sin mayor trascendencia, podra establecer el tono emocional de la conversacin, sea formal o informal, nerviosa o relajada, cndida o recndita.

En la etapa posterior al saludo, la de crear afinidad, hay que ser cuidadoso con el tipo de cumplidos que puedan ofrecerse, ya que si se entrega alguno que suene falso, lo ms probables es que se despierte en la contraparte una reaccin contraria a la que espera. (Esas fotos son de su familia?...mmmmm, qu bonitos) Por otra parte, no es difcil encontrar comentarios autnticos: Qu bonita vista! Me han dicho que usted es de Constitucin. Yo tambin soy de ah.

Orientacin

Es muy considerado de parte del entrevistador entregarle a su entrevistado un resumen de lo que seguir en la entrevista. Esta aclaracin ayuda a tranquilizarlo puesto que disminuye el temor natural a lo desconocido; adems, refuerza el control que le entrevistador debe tener de la entrevista, ya que es l quien fija las temticas.

En la orientacin no se olvide de seguir los siguientes pasos:

9 Explique el motivo de la entrevista. Una descripcin de lo que se espera alcanzar con esta entrevista hace que el entrevistado se relaje y se sienta ms motivado a contestar.

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9 Exponga qu informacin requiere y cmo la usar. Si el entrevistado sabe qu desea el entrevistador, es ms probable que le pueda ayudar; a diferencia, si no se saben als intenciones del entrevistador, difcilmente puedan obtenerse buenos resultados o, probablemente, stos sern errticos. En ciertas situaciones es importante explicar que lo que se hable en ese lugar o la informacin que se entregue, tendr un carcter de confidencial. Le prometo que nadie ms se enterar de esta charla. Nadie sabr nada de lo que usted me diga.

9 Deje claro cunto durar la entrevista, ya que esto hace sentir ms tranquilo y relajado a la contraparte.

El cuerpo

La mejor forma de realizar la entrevista como tal, es preparar los tpicos generales que espera cubrir y manejar los temas inesperados lo mejor posible cuando se presenten.

Responsabilidades del entrevistador.

El entrevistador desempea varias tareas en la fase de las preguntas y respuestas de la entrevista o reunin, dentro de las cuales estn:

1.- Control y enfoque de la conversacin

La labor del entrevistador es hacer que el objetivo de la entrevista se logre y que no se pierda el tiempo desvindose a otros temas. Una respuesta puede ser tan interesante que desve la conversacin de su camino: As es que usted viaj por Europa cuando termin sus estudios. Visit Barcelona?. Esto podra ser til en el inicio, cuando se crea afinidad, pero se puede salir de control y tomar un tiempo que resultara ms til si se dedicara a alcanzar el objetivo de la entrevista.

Es fundamental que el entrevistador toque todos los puntos que tiene en su lista, puesto que algunas veces ocurre que ste se detiene ms en ciertos temas que en otros, dejando la informacin a medio cubrir.

2.- Escuchar atentamente

En ocasiones los entrevistadores se preocupan ms de que el tiempo se cumpla, y se despreocupan de escuchar lo que sus entrevistados le dicen.

3.- Emplee preguntas secundarias con el fin de extraer toda la informacin posible

En ocasiones se pueden presentar respuestas vagas o evasivas. En estas instancias se recomienda repetir la pregunta para obtener la respuesta que se requera:

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Ejemplo 1

Entrevistador: En el currculo se menciona que usted estudi agronoma. No queda claro si se titul o no.

Entrevistado: Aprob todos los cursos necesarios con muy buenas notas.

Entrevistador: entiendo, pero se titul?

Ejemplo 2

Entrevistador: Entiendo que usted quiere demandar a la empresa, particularmente a Hugo, por acosos sexual

Entrevistado: Estoy aburrida, don Andrs, que Hugo me haga sentir mal. Estoy dispuesta a llegar a las ltimas consecuencias

Entrevistador: Me puede explicar, exactamente, qu actitudes tiene Hugo con usted?,

En ocasiones, el silencio es la mejor forma de obtener informacin. Una pausa de 10 segundos (que puede hacerse eterno) permite al entrevistado entender que se espera ms de lo que ha dicho. Ahora bien, se ha visto el papel que juega el entrevistador; sin embargo, el entrevistado tambin juega un rol muy importante, ya que l tambin puede hacer varias cosas para que la entrevista sea exitosa:

9 Responder clara y detalladamente: Esto refuerza algo que para muchos puede ser obvio; que las personas entrevistadas se limiten a contestar la pregunta que se les ha hecho. Piense en qu informacin espera recibir el entrevistador y dsela.

9 No deje pasar los malos entendidos: puede ocurrir que los entrevistadores malinterpreten cierta informacin. Esto no es por maldad ni mucho menos, sino que el hecho de manejar tanta informacin puede provocar errores impensados. Es alli, entonces, que cuando se aprecie algn error, el entrevistado debe corregir el error, siempre con delicadez y diplomacia.

El cierre Una entrevista es ms satisfactoria si existe un cierre, posterior a la conclusin de las preguntas. 1.- Repase los resultados de su entrevista: esto pueden hacerlo ambas partes. Normalmente lo hace el entrevistador, que es quien ostenta ms poder: Me parece, entonces, que hemos quedado claro que has malentendido ciertas actitudes. Por otra

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parte, el entrevistado puede cerrar el tema aclarando y repasando mediante un resumen, el que es ms bien una pregunta final: entonces, le queda clara mi molestia, pero usted hablar con Hugo para evitar problemas posteriores. Es correcto? 2.- Constituya acciones futuras: si la relacin entre entrevistado y entrevistador contina, es importante que se aclare la situacin y la forma en la que se seguirn relacionando. Por ejemplo: De ahora en adelante, cada vez que tenga un problema as, puedo comunicrselo abiertamente? 3.- Finalice siempre su entrevista cortsmente: aqu no es necesario ser polticamente correcto ni mucho menos dar finales falsos. Puede ser algo real y sincero: muchas gracias por su confianza, no lo defraudar. Ojala que todo resulte de la mejor manera posible para todos.

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