INT 110

Comunicacin Empresarial

Escuela de negocios

Tipos de reuniones

Elena Beyer Hauck

Septiembre 2006

INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las Amricas

Tipos de reuniones

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Unidad 9 clase 1

Cmo hacer reuniones eficaces Sera absurdo creer que alguien que trabaje en una empresa, jams tendr que ir a una reunin de algn tipo. Por esto mismo, es fundamental comprender por qu las reuniones son tan importantes y, que saber planearlas correctamente pueden hacer que su imagen frente a otros y su carrera, despeguen o sean enterrados en un abismo. A continuacin se ver de qu manera funcionan los equipos en las reuniones; en otras palabras, cmo se comunican los miembros de un grupo cuando tienen que comunicar sus ideas de manera colectiva. Tipos de reuniones Son diversas las razones que exponen las personas para reunirse. En la mayora de las empresas las reuniones se encasillan en tres categoras: para compartir informacin, para solucionar problemas y para actividades ordinarias o rituales. A) Reuniones para compartir informacin No es un hecho aislado que en muchas organizaciones el personal se rena regularmente con el fin de intercambiar informacin. Por ejemplo, pilotos de avin, auxiliares de vuelo y las enfermeras empiezan sus labores con una reunin (briefing), donde quienes dejan el turno informan sobre lo ocurrido en las ltimas horas a los que recin llegan. En numerosas empresas, la reunin del lunes a primera hora es una herramienta importante para informar a los trabajadores acerca de situaciones nuevas, as como sobre las tareas de la semana que comienza.

B) Reuniones para solucionar problemas o para tomar decisiones

Puede darse tambin una situacin en la que sea necesario promover una nueva accin o aplicar un cambio en las normas, polticas o procedimientos establecidos. Qu distribuidores se deben contratar? Sera adecuado introducir al mercado una lnea nueva de productos? De dnde se puede recortar costos, si las ventas no fueran como se espera? Cmo se puede programar bien las actividades para la navidad familiar?

Debido a que las reuniones de este tipo y para tomar decisiones son las que presentan ms trabajo, sern las ms consideradas en esta unidad.

C) Actividades ordinarias

Dentro de cualquier empresa es muy importante no dejar de lado la funcin social que desempean cada uno de sus miembros. De hecho, en algunas empresas la reunin almuerzo de los das viernes se considera un relajo que una reunin propiamente tal. No obstante, el rol que cumplen estas reuniones y sus propsitos son importantes. En primer lugar, ratifican el compromiso de los funcionarios entre s y de stos con la

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empresa. En segunda instancia, estos momentos dan la oportunidad para que se conversen ideas y situaciones que, en una situacin ms formal dentro de la oficina, no se hablaran. D)Reuniones virtuales

Cuando alguien menciona la palabra reunin, lo primero que se viene a la cabeza es la imagen de varias personas sentadas en torno a una mesa, realizando negocios. Sin embargo, esto no tiene por qu ser as de tajante, ya que la tecnologa actualmente permite estas actividades, incluso cuando los participantes estn del otro lado del mundo. Las reuniones virtuales presentan varias formas.

Las teleconferencias son conversaciones telefnicas en las que participan varias partes. Con este sistema, la persona que cita a una reunin, marca el telfono del primer participante, luego toca brevemente el botn de colgar y llama a otros nmeros. Una vez que todas las partes han tomado la llamada, el que inicia la conversacin enva otra seal y todos pueden hablar libremente.

Una segunda herramienta para realizar reuniones virtuales son las videoconferencias. Esta forma de comunicacin permite que los usuarios que se encuentran en lugares separados puedan verse. La cantidad de lugares que cuentan con videoconferencias, segn algunos clculos, superan medio milln de sitios en el mundo. Este medio es muy til en empresas que tienen negocios en diversos lugares.

Ya sea que se opte por una tele o una videoconferencia, es interesante tener en cuenta ciertas directrices bsicas para hacer que las reuniones funcionen sin problemas:

Antes de la reunin, despache a todos los participantes el orden del da, as como copias de los papeles que se estudiarn. No olvide numerar las pginas de sus documentos, ya que as se evita la prdida de tiempo.

Al comenzar la reunin, recuerde presentar a todos los participantes, excepto que todos se conozcan.

Para evitar confusiones en los dilogos telefnicos, los participantes deben identificarse cuando sea necesario (habla Pedro y estoy de acuerdo con Juan en que...).

Gestione para que haya la menor cantidad de distracciones posibles, tales como telfonos que suenan, portazos, etctera.

Use el mejor equipo posible. Las cmaras de computadora y los micrfonos baratos pueden dificultar el correcto entendimiento.

Las reuniones no presenciales ofrecen varias ventajas si se comparan con las cara a cara. La ms indiscutible es que facilitan una interaccin ms rpida y fcil, considerando un costo mucho menor, comparado con otras posibilidades. El hecho de usar tecnologa desde la oficina, no hace que los participantes pierdan tiempo yendo y viniendo de diferentes lugares. Por ltimo, estas reuniones favorecen que los miembros de niveles ms bajos participen en las discusiones de manera ms libre.

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Como no todo es maravilla, las reuniones virtuales exponen ciertas desventajas. Por ejemplo, los participantes tienen menos posibilidad de conocer la retroalimentacin no verbal de los otros participantes, lo que aumenta la posibilidad de que ocurran malos entendidos. Adems y esto es muy importante, podran dejar fuera a gente que carece de la tecnologa requerida.

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