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INT 110
Comunicacin Empresarial
Escuela de negocios
Cmo planear una reunin
Elena Beyer Hauck
Septiembre 2006
INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las
Amricas
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Cmo planear una reunin
INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las
Amricas
Unidad 9 clase 2
Cmo planear una reunin
Cada vez que se realiza una reunin, es necesario planear sta,
tal como lo hara con una entrevista, memorando, currculo, etc.
Cundo hacer una reunin?
Independiente de si a alguien le parezca importante realizar una
reunin, lo correcto es preguntarse si realmente es necesario
realizar una, debido a que movilizar al personal requiere de un
operativa no menor de recursos. En una encuesta, algunos
administradores de niveles medios y altos dijeron que ms del 25 por
ciento de las reuniones a las que asistieron podran haber sido
reemplazadas con un memorndum, un correo electrnico o una llamada
telefnica.
Una reunin se puede evitar en situaciones como las
siguientes:
El tema puede ser tratado por telfono
Puede enviarse un fax o memo para comunicar lo mismo que dira en
la reunin.
Las personas importantes o centrales en el tema no pueden
asistir.
No hay tiempo suficiente para tratar el tema calmadamente
Los participantes no manejan el tema a cabalidad.
La reunin tratar temas comunes y corrientes que la gente ya
maneja
Una o ms personas pueden tomar las decisiones, sin necesidad de
preguntarle a otros.
Considerando los puntos anteriores, sera importante que una
persona llamara a reunin slo cuando las respuestas a las preguntas
que siguen sean afirmativas:
Puede una sola persona manejar la tarea?
Existen dos razones por las que un trabajo puede ser mucho para
que lo realice una persona sin ayuda. En primer lugar, es posible
que requiera ms informacin que la que posee ella sola. Por ejemplo,
para mejorar las condiciones sanitarias de una planta de desechos
qumicos, es posible que se requiera de la formacin especializada de
un mdico u otro profesional de la salud. En segunda instancia, la
labor puede requerir ms tiempo del que le puede dedicar un solo
individuo. Por ejemplo, si a un administrativo, ser poco probable
que pueda llevar a cabo ese objetivo y que, adems, le quede tiempo
para cumplir con otras obligaciones.
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Cmo planear una reunin
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Las tareas que tiene que efectuar las personas, son
independientes entre s? En una reunin, cada miembro debe realizar
una labor distinta. Si cada uno puede cumplir con lo que le toca
sin los aportes de otros, entonces se aconseja que todos trabajen
de manera coordinada, bajo la supervisin de un supervisor.
Considerando el manual que se acaba de mencionar. Si cada
persona que trabaja en ello es responsable de una seccin
independiente, no hay necesidad alguna para que el grupo se
congregue permanentemente para hablar al respecto. Las reuniones
solamente seran una instancia para mostrar e informar. Un plan ms
eficiente sera que el equipo se viera en un principio para disponer
un esquema y establecer los lineamientos que regirn el estilo, la
extensin y otros aspectos. Acto seguido, un supervisor o lder del
equipo tendra la misin de que cada persona termine su seccin, segn
dichos lineamientos.
Existe ms de una decisin o solucin?
Las preguntas que slo presentan la posibilidad de una respuesta
concreta no son materia de discusin en reuniones. Las actividades
que no exponen resultados permanentes s pueden ser materia para que
un grupo o comit las discuta.
Es probable que haya dudas o malos entendidos?
Toda reunin ser til cuando lo que se busca es generar ideas o
resolver problemas. Sin embargo, cuando se ha producido alguna
situacin de disputa o confusin, es recomendable arreglarlo mediante
una reunin. Por ejemplo, se ha considerado que desde el lunes
siguiente las personas que tenan das administrativos sin usar, los
habrn perdido y no los podrn recuperar. Lo ms probable es que este
cambio hallar quejas y resistencia. Para este caso, si la jefatura
slo enva memos, lo ms probable es que la gente quede con muchas
dudas y no conseguir el cumplimiento esperado. En cambio, los
empleados entendern que es necesario aceptar el nuevo
procedimiento, si manifiestan sus quejas y si escuchan la
explicacin del por qu se instituir la nueva poltica.
Establecer un orden diario
El orden diario es un listado con los temas que se tratarn en la
reunin. Si no se considera esta herramienta, la reunin va a la
deriva; nadie sabe dnde est ni adnde va. Toda jefatura inteligente
valora el que el empleado que realiza la reunin prepare un orden
del da para el encuentro.
Para comenzar con un orden diario ha utilizar en la reunin, se
pueden considerar las siguientes tres preguntas:
1. Qu se debe hacer en la reunin para alcanzar el objetivo?
2. Qu temas sern importantes para los asistentes?
3. Qu informacin se requiere para comenzar
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Los puntos a tratar en la reunin pueden provenir de distintas
fuentes: supervisores, temarios de reuniones anteriores,
trabajadores, integrantes de los grupos, temas pendientes, etc. Un
orden del da completo contiene la siguiente informacin:
9 Listado de asistentes (y otras personas relacionadas);
9 la hora y el lugar de la reunin;
9 la informacin bsica necesaria y,
9 una breve explicacin de cada punto.
Si quin planea la reunin tiene el acierto de enviar este temario
por Internet es posible mejorarlo con anotaciones o documentos
enteros para completar los puntos.
Hora, duracin y ubicacin: para clarificar ms la situacin, estos
tres puntos deben incluirse en el orden del da. Si no se aclara la
hora de inicio de la reunin, lo ms probable es que escuche
comentarios como pens que haba dicho a las diez, pero no las nueve
u otras veces empezbamos a las tres. As tambin, si no advierte la
duracin, seguramente habr miembros que se salgan antes de que
termine la reunin. Si no avisa del lugar, puede haber ms de alguien
que llegue tarde despus de esperar donde siempre, preguntndose por
qu no ha llegado nadie.
Participantes: La cantidad de personas que conformen el grupo es
muy importante. Cuando los integrantes son ms de 7, mayor
posibilidad de que algunos se queden callados. Si el orden del da
pretende tratar uno o ms puntos, se aconseja optar por un equipo
pequeo con el fin que todos puedan participar en las discusiones.
En cambio, si la reunin es bsicamente informativa, se permite un
grupo ms grande. Es recomendable exponer en el orden diario quines
irn a la reunin, de tal manera que los asistentes ya saben con quin
se encontrarn.
Puntos y metas: Un orden del da correcto, a parte de enumerar
los temas que se tratarn, describe el por qu de su discusin. De
esta manera, los asistentes tendrncuando menos una mnima idea de la
razn que las convoca. Empero lo anterior, no se debe olvidar que
ideas vagas suelen llevar a reuniones vagas. Un listado claro de
los tpicos y objetivos, harn que el personal est mejor informado y
que las asambleas sean ms gratas y fructferas.
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