INT 110

Comunicacin Empresarial

Escuela de negocios

Cmo hacer una reunin

Elena Beyer Hauck

Septiembre 2006

INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las Amricas

Cmo hacer una reunin

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Unidad 9 clase 3

Cmo hacer una reunin

Si la reunin parte bien, lo ms probable es que el desarrollo de sta sea adecuado. Primeramente, si la reunin presenta un inicio interesante, esto le entregar a los asistentes un panorama claro sobre lo que estn haciendo en ese lugar y le confirmar que no estn perdiendo su tiempo. En segundo lugar, esta situacin les ayuda a definir el medio a travs del cual se alcanzar la meta. Por ltimo, disponen los elementos para que el grupo trabaje de manera correcta en el escenario que los gestores de la reunin han pensado.

Quien convoque a una reunin debe considerar los siguientes puntos al momento de iniciar sta:

Confirmar los objetivos de la junta: Este subttulo hace referencia a que quien convoca a la reunin est en la obligacin de repasar el orden diario y recordar a los asistentes cules son las metas del encuentro, actitud que permitir enfocar correctamente la discusin.

Suministre la informacin necesaria acerca de los antecedentes: stos son los encargados de explicar el marco de la reunin. Asimismo, promueve a que no existan malos entendidos y apoyan a los asistentes en el entender el fondo de la informacin que considerarn. En ocasiones es importante aclarar los trminos bsicos que se emplean en la reunin: cuando se hable de los inventarios, se debe entender que las prdidas son los bienes que llegan malogrados o que faltan cuando los recibirnos. Esto puede ocurrir en el local central, en camino a las tiendas o dentro de ellas.

Exponga de qu manera el grupo puede ser til en la reunin: Avise cmo pueden cooperar los asistentes durante la reunin.

Haga un resumen de la reunin: Si no lo ha hecho, explique cul ser la columna vertebral de la reunin. . Por ejemplo: primero escucharemos los informes de Juan y Diego. Posterior a esto, trabajaremos todos juntos para sacar un listado de opciones de puntos de venta nuevos.. Es- tas sugerencias nos servirn para obtener el mayor nmero posible de ideas. Cuan do nos hayamos puesto de acuerdo en una cierta cantidad, podremos decidir cules son ms factibles de negociar y cules no, y por qu.

ldentifique los lmites de tiempo: Puede darse en una reunin que se presenten cosas desagradables, pero lejos lo ms molestoso es alguien que habla como si tuviera todo el tiempo del mundo para l. Para evitar este tipo de molestias, se recomienda aclarar al pblico de cunto tiempo disponen. En algunos casos, basta con recordarle al grupo cunto durar en total la reunin (de aqu a las once, tenemos que estar listos). En otros casos, es conveniente indicar el lapso disponible para cada uno de los puntos del orden del da: Juan y DIsego han prometido que sus comentarios sern breves, as es que para las diez estaremos listos para iniciar una lluvia de ideas. Si tenemos una lista preparada para las 10:30, todava nos quedar media hora para discutir cules sugerencias probaremos y cmo las aplicaremos

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Tratar los temas

Es muy importante que alguna persona se haga cargo de que todos los asuntos significativos de la reunin sean tratados. A continuacin se exponen algunos enfoques que ayudan a usar eficazmente el tiempo de la reunin:

Procedimiento parlamentario: Este enfoque es un conjunto de reglas que gua la manera en que el equipo aborda los asuntos y toma decisiones. Este enfoque es muy til si se lo sabe aplicar correctamente, ya que permite que las discusiones sean claras y eficientes, al tiempo que protege los derechos de todos los participantes.

Cundo usar un procedimiento parlamentario? Este enfoque se ha de utilizar en diversas situaciones dentro de una reunin:

9 Cuando las decisiones del grupo son de inters para el pblico externo, Este mtodo proporciona un registro de las operaciones del grupo (las minutas de la junta), de manera tal que quienes estn interesados pueden acceder a lo que se ha dicho en la reunin, junto con conocer las aportaciones de cada asistente. Y las decisiones que ha tomado el grupo completo.

9 Cuando el apuro hace perder el norte de la reunin. El enfoque parlamentario ralentiza el ritmo de las discusiones y, por ello, permite que las personas reflexionen antes de adoptar soluciones. Ciertamente, es imposible pretender que siempre se tomen las deiciones correctas, pero s ayuda mucho.

9 Cuando existe posibilidad que se enciendan los nimos. en ocasiones aquellos miembros que pertenecen a grupos ms pequeos no tienen la posibilidad de expresar lo que piensan. Con este procedimiento, los puntos de vista minoritarios son respetados junto con imposibilitar tipos de comportamiento descorts.

Lista de los asuntos

El orden diario sumado a un procedimiento parlamentario, se transforma en un excelente plan para manejar los asuntos en una secuencia lgica. El orden del da normal de una junta incluye estas partes:

1. Lectura de las minutas.

2. Informes.

3, Asuntos pendientes.

4. Asuntos nuevo.

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Mociones

Cuando el integrante de un equipo quiere que ste delibere, plantea una mocin; es decir una propuesta especifica para un tema.

Mi mocin es que donemos el 15% de los sueldos de los empleados a beneficencia.

Mi mocin es que se detengan las contrataciones hasta fin de ao, en todos los puestos.

Las mociones bien planteadas son aquellas que tocan un solo tema, de manera clara y breve. Posterior a su presentacin, otro debe secundarla. Esta tctica garantiza que solamente aquellas intervenciones que han sido respaldadas por un mnimo de dos personas sean discutidas por el grupo. Los otros asistentes a la reunin pueden discutirlas y corregirlas. Una vez finalizado el debate, la mocin se somete a votacin general.

Uno de los problemas ms comunes que se plantean cuando se efecta una reunin, es cmo mantener el orden de los asistentes a ella y, al mismo tiempo, fomentar la participacin. A continuacin se exponen algunas ideas para mejorar la participacin de los asistentes a una reunin: La Tcnica del Grupo Nominal Esta tcnica ayuda a que todas las ideas de los participantes tengan la oportunidad de ser odas (TGN)1 . El mtodo de la TGN pasa por cinco fases: 1. Cada integrante escribe sus ideas en una hoja de papel y el supervisor o lder las recoge para discutirlas. Esto permite que las ideas de aquellas personas que no son buenas para exponer sus puntos de vista en pblico, sean tomadas en cuenta de todas maneras. 2. Se exhiben todos los conceptos, esto para que todo el grupo los conozca. No se debe mencionar la autora de las ideas; por lo tanto, la probabilidad de que la reflexin se fundamente en factores subjetivos, como la autoridad o la popularidad, es prcticamente imposible. 3. Est prohibido hacer crticas, slo existe la discusin de ideas. La idea es aclarar los tpicos, jams evaluarlos o calificarlos. 4. Cada uno de los asistentes ordena las ideas de la ms aceptable a la menos. De esta manera nuevamente se impide la influencia de personas con mayor poder dentro de la organizacin. 5. Las sugerencias ms votadas se discuten detalladamente.

1 Este mtodo se llama as puesto que durante una buena parte del proceso, los participantes son un grupo pero slo de nombre, ya que trabajan independientemente.

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No se recomienda el mtodo TGN para reuniones en las que se traten temas poco importantes, pero funciona muy bien para cuestiones centrales.

Pida a los participantes que hablen por turnos

Otra forma de mantener el orden en una reunin y garantizar la participacin de todos es dar a cada persona un turno para hablar. Lo ms probable es que esto no sea muy til en una gran reunin, pero al menos en un principio todos comenzarn en las mismas condiciones.

Haga preguntas

Los cuestionamientos logran sacar de su mutismo a los integrantes que son poco dados a comentar algo. Lo ideal es hacer preguntas generales que todos puedan contestar; si esto no da resultado, las preguntas se plantean directamente a un individuo en particular: Andrs, Cmo van las negociaciones que ustedes iban a realizar con la empresa japonesa?, Jos, te parece adecuada la opcin que estn tomando en tu departamento para tratar estos temas?

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