Cmo terminar una reunin
INT110 Comunicacin empresarial | 2006 Universidad de las
Amricas
Unidad 9 clase 4
Cmo terminar una reunin
La manera en la que se concluye una reunin puede tener una
enorme ingerencia en cmo sienten los individuos con respecto al
grupo y a las decisiones que se han consensuado.
En qu momento se debe poner fin a una reunin?
Una reunin debe darse por terminada en tres instancias:
Cuando llega la hora programada para el trmino. An cuando la
discusin est muy interesante, lo correcto y apreciable es que se
respete la hora de trmino comunicada en la orden del da. Lo
anterior evita que las personas se encaminen hacia otros
comentarios. Slo se recomienda continuar si el tema es importante y
los participantes manifiestan disposicin a seguir trabajando.
Cuando el grupo no tiene recursos para continuar. Si ya no se
justifica que se contine la reunin pues los temas se han agotado o
no est la persona adecuada para proseguir, entonces finiquite la
sesin. Por ejemplo, si necesita las cifras de los costos para
comprar algo nuevo, o que alguien autorice una idea nueva,
posiblemente sea ineficaz seguir con la reunin hasta que los datos
o el visto bueno se hayan conseguidos. En estos casos, no deje de
identificar a la persona encargada de obtener la informacin
requerida, ni de establecer la fecha para otra junta.
Cuando el orden del da queda cubierto. No siempre es tan obvio
que una reunin se da por terminada cuando todos los temas se han
agotado.
Cmo terminar una reunin.
Para responder a este cuestionamiento, se debe saber que una
buena conclusin tiene tres partes. Esta iniciativa puede ser tomada
bien por el lder, bien por cualquier integrante del equipo cuando
ste no cuente con alguien que lidere la reunin.
9 Anuncie que el tiempo est por cumplirse. Un aviso pone al
grupo al tanto que es tiempo de dar por terminado un tema. El
tiempo indicado para hacer este aviso son unos 15 minutos antes de
levantar la sesin.
9 Haga un resumen sobre lo que se ha acordado en la reunin. Es
una buena medida, que permite al grupo tener mayor conciencia sobre
las decisiones que se han tomado, el repetir los acuerdos de la
reunin. Tambin es necesario hacerle mencin a los asistentes sobre
cules son sus obligaciones:
9 Agradezca la presencia de los asistentes. Reconocer el trabajo
del equipo funciona como un refuerzo positivo, junto con potenciar
el buen desempeo futuro. Adems de dar las gracias a todos, no
olvide dar crdito a quienes merezcan una mencin especial:
Cmo terminar una reunin
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Amricas
Una vez terminada la junta, corresponde darle seguimiento,
puesto que es un tanto ingenuo asumir que una reunin ha dado buenos
resultados si nadie se cerciora de que se han alcanzado los
resultados deseados. Una buena tarea de sondeo incluye tres
pasos:
a) Prepare un prximo orden del da. Un buen gua grupal tiene
preparada su prxima reunin de antemano, esto incluye los puntos que
quedaron de la anterior. Qu asuntos pendientes deben ser abordados?
Qu informes de avance deben ser compartidos? Qu informacin nueva
deben escuchar los asistentes?
b) D seguimiento al resto de los participantes. No deje de
revisar qu es lo que han hecho los otros asistentes a la reunin,
puesto que as es posible cerciorarse de que los resultados
prometidos en una junta efectivamente ocurran. Si el resultado
fueron algunas instrucciones (por ejemplo, cmo usar el nuevo
servicio telefnico de larga distancia), verifique que realmente se
estn aplicando. Si se asignaron tareas, compruebe su realizacin. No
es necesario parecer exigente ni entremetido para llevar a cabo
este trabajo. Una llamada telefnica o un comentario personal,
amigables, pueden conseguirlo: Cmo le ha funcionado el nuevo
sistema telefnico? Qu tal van esas cifras de ventas?
c) Cuide sus propias obligaciones. En ocasiones los dirigentes o
lderes grupales se preocupan ms por saber cmo estn realizando sus
labores otros, pero ellos descuidan las suyas completamente. Si se
espera hasta el ltimo minuto para realizar las actividades que le
corresponden, es probable que los resultados sean poco favorables y
hasta pueda pasar una vergenza.
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una reunin
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