Universidad Autónoma de Asunción · Es responsabilidad del encargado del depósito de librería los stocks que recibe ... numeración de boletas de deposito bancarios y las numeración

Universidad Autónoma de Asunción

Actualizado al 13/02/2015 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LIBRERÍA

SECTOR: Librería

DEPENDENCIA: Dirección Administrativa

Es responsabilidad del encargado del depósito de librería los stocks que recibe preexistentes y del stock que se genera mes a mes de acuerdo a los movimientos de entrada y salida de los artículos a su cargo. El encargado del depósito de librería es responsable de todos los artículos a su cargo y deberá realizar dos inventarios al año, uno al finalizar junio y otro al finalizar diciembre. Dichos inventarios deberán estar firmados por el encargado, quien se responsabiliza de sus resultados. Todos los informes de inventario deberán estar debidamente firmados por el encargado de librería. Son funciones del encargado del depósito de librería las siguientes: ATENCIÓN AL PÚBLICO

1. Atención a alumnos (ventas en general), Profesores

2. Atención del personal interno (fotocopias, provisión de insumos, etc.)

3. Trato con proveedores (pedido de cotizaciones, selección de la mejor

cotización, elaboración del pedido, confirmación al proveedor, recepción

de la mercadería, elaboración del documento de pago al proveedor y del

documento de inventario, etc.)

OPERACIONES DE ENTRADA

1. Registro en el sistema de Publicaciones, de compras de artículos de venta,

consumo, relaciones públicas, marketing, promoción, artículos

odontológicos, etc., tanto del depósito a su cargo como de los depósitos

relacionados.

2. Confección de pedidos de Textos, materiales didácticos, artículos de

consumo interno, folletos, artículos varios, de acuerdo con lo solicitado por

los decanos y directores, y considerando el stock existente.

3. Compra de artículos para la venta en librería ( materiales didácticos y

otros), considerando el stock existente.

4. Recepción y verificación de las mercaderías recibidas.

OPERACIONES DE SALIDA

1. Registro de ventas diarias del depósito librería.



2. Registro de ventas diarias de fotocopias

3. Cierre y arqueo de caja diarios

4. Distribución y registro diario del consumo de materiales de oficina para el

personal interno (administrativo y académico).

5. Entrega y registro de donaciones y trasferencias y otras operaciones de

salida de inventario tanto del depósito a su cargo, como el de los

depósitos relacionados.

6. Autorización de copias (exámenes, materiales de apoyo, trabajos

prácticos) a profesores o personal académico.

OPERACIONES DE CONTROL E INFORMES

1. Control y verificación de existencias del depósito a su cargo

2. Elaboración de informes mensuales para dirección administrativa

debidamente documentados. Los informes deberán ser remitidos a la

dirección administrativa los días 10 de cada mes.

3. Preparación y realización de inventarios físicos en junio y diciembre de

cada año respectivamente, con sus correspondientes informes que elevará

a la dirección administrativa, en colaboración con los responsables de

cada depósito y de un auditor que será nombrado por el dpto. Financiero.

Los informes finales resultantes deberán ser remitidos a la dirección

administrativa 15 (quince) días después de la fecha de realización del

inventario físico.

4. Registro de movimientos de los artículos en el sistema de Publicaciones.

5. Coordinación de trabajos fotocopiado (producción de folletos u otros)

6. Control de informe mensual de fotocopias hechas por todos los

departamentos de la Institución para Dirección Administrativa.

7. Registro informatizado en el sistema de publicaciones, de todos los

movimientos de entrada y salida de artículos en su depósito y en los

demás depósitos existentes.



8. Registro de las diferencias resultantes de los inventarios físicos (ajustes

de crédito para faltantes y ajustes de débito para sobrantes) del depósito

a su cargo y de los demás depósitos existentes.

9. Informe detallado y justificado, de los resultados positivos o negativos

arrojados por los inventarios físicos en comparación con los inventarios

lógicos arrojados por el sistema.

OTROS

1. Verificación y control de la limpieza y orden en los depósitos a su cargo

2. Control de la limpieza y del orden en su puesto de trabajo.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1- REGISTRO DE VENTAS

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO: Factura

Contado

En general el registro de cobro por las ventas se realiza igual a cualquier registro de ingreso de recaudaciones de los demás cajeros. La variante es la cuenta que se utiliza para asentar dichas ventas.

Cada articulo que se vende pertenece a una clasificación por "tipo de articulo" que se asienta en el sistema de caja IECwin:

- Venta de Libros, la cuenta es: TEXTO (cód.17)

- Venta de Art. De Librera, la cuenta es: MATERIALES DIDACTCOS

(cód. 18) (Lápiz, bolígrafos, borradores, carpetas, minas, portaminas etc.)

- Venta de Folletería, la cuenta es: APUNTES Y FOLLETOS (cód. 64)

- Venta de Artículos con logo de la Universidad, la cuenta es: ARTICULOS VARIOS (cód. 21)

- Ventas de Fotocopias cobradas y realzadas en la librera, la cuenta es: PAGO FOTOCOPIAS DE LIBRERÍA (cód. 66)

- Ventas de impresiones realizadas en biblioteca pero cobradas en librería, la cuenta es: PAGOS IMPRESIÓNES (cód. 67)

- Ventas de fotocopias realizadas en biblioteca pero cobrados en librería, la cuenta es: FOTOCOPIAS BIBLIOTECA (cód. 69)



2- ARQUEO DE CAJA Y ENTREGA DE VALORES EN TESORERA

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO:

Facturas contado Planilla de Detalle de Ingresos y Egresos del Día

Informes del sistema: Diario de Operaciones: es la planilla de detalle de ingresos y egresos del

día

Planilla de Caja Con Observación: ordenada por número de factura Formulario de depósito bancario Comprobante de venta c/tarjeta de crédito Boleta de depósito bancario y Sobre cerrado con Valores Fotocopia de la boleta de depósito bancario

- Al final del día o del turno se imprime del sistema de caja IECwin la hoja del

diario de operaciones, alli figuran todos los cobros realizados y la forma en que se pago sea estos efectivo, cheque o tarjeta; se verifican los saldos de los cheques con los cheques, los cobrados en tarjetas con los vaucher de las tarjetas de créditos y el efectivo con el efectivo separando lo que es el monto de caja chica que debe ser los billetes de las mas baja denominación para tener cambio para el siguiente día o turno. Esto se controla el detalle del ingreso plasmado en el resumen debe ser igual al disponible en caja.

- Una vez hecho el arqueo de caja, se imprime el diario de operaciones en 2 (dos) ejemplares 1 (uno) para entregar en tesorería con los valores y otra para archivar para el procesamiento en lote del inventario en el sistema de publicaciones.

- La entrega de valores se realiza a tesorería, en la planta baja en la sección de cajas. Se llevan los valores en sobre cerrado identificando que el sobre es de librería, el monto a depositar, el nombre de quién deposita con la boleta de depósito bancario.

- Los documentos que se entregan en tesorería son: una planilla de caja ordenada por número de factura con las facturas impresas del día, el diario de operaciones con los vaucher de tarjetas de créditos, una planilla de caja ordenado por número de facturas, el formulario de banco y en él anotado la numeración de boletas de deposito bancarios y las numeración de los vaucher de las tarjetas de créditos.

- Se imprime el Diario de Operación, ordenado por Tipo de Operación, que se deja como archivo de las ventas diarias en librería y se utilizará para registrar posteriormente las mismas en el Sistema de Publicaciones.



3- ENTREGA, DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE CONSUMO DE

MATERIALES DE OFICINA PARA EL PERSONAL INTERNO

(ADMINISTRATIVO Y ACADÉMICO)


Planilla Salida de Materiales de Consumo Interno - Diariamente el personal administrativo como el académico, retira materiales

de oficina e insumos según su necesidad para realizar sus tareas. - Los materiales de oficina e insumos ya están establecidos, son los de suma

necesidad para realizar las tareas dentro de las oficinas, para citar algunos son Biblioratos, resmas de papel, pinceles y tintas pizarrón acrílico, cintas para impresoras, formularios continuos, carpetas institucionales, hojas membretados, etc.

- Para la entrega de los materiales en cuestión, es preciso que los funcionarios de los departamentos o dependencias (funcionario administrativo) o los gerentes de facultades y/o los directores de cada facultades (personal académico) pasen por la librera a solicitar los materiales requeridos y completar el documento correspondiente por la entrega estos para luego firmar el formulario o planilla de consumo. En el cual deberá quedar registrados: la fecha, la cantidad, departamento al que pertenece y firma.

Esta planilla de consumo es el documento que se utilizará para procesar los movimientos de stock de los artículos en el sistema de publicaciones

4- CONFECCIÓN DE PEDIDO DE TEXTOS


Planilla de Cursos de Semestre.

Pedidos Sugerencia de Profesores.

Planilla de Inscriptos por Materias.

Listado de Stock de Publicaciones

RELACION CON OTROS DEPARTAMENTOS:

Vice Dirección Académica

Dirección de las diferentes Facultades Biblioteca

- Esta tarea se realiza tres veces al año, al inicio de cada semestre (otoño /

primavera / verano) con dos meses de anticipación a dicho inicio. - Se solicita a Dpto. Académico un informe de las materias por carrera a

habilitarse en el semestre. Con la base de dicho informe se elabora una planilla por carrera donde figuran las materias, los textos o folletos asignados años anteriores a las materias, el autor, la editorial y edición de libro.



- La planilla se remite a cada director de carrera por facultad donde se solicita la verificación y vigencia de la bibliografía o sugerencia de algún nuevo libro si fuera preciso.

- La planilla se envia a cada director al menos dos meses antes del inicio de las clases y los mismos deben remitir los informes de textos en un máximo de un mes.

- Cuando los directores de cada carrera informan de los textos de interés, se procede a solicitar presupuestos de los mismos con al menos 3 proveedores, dichos presupuestos son cargardos en una planilla comparativa la cual es remitida a la Vice Dirección Administrativo para su verificación y la sugerencias de cantidades a comprar.

- Para fijar la cantidad a comprar se tiene en cuenta las solicitudes de nuevos textos, la cantidad de existencia de los textos y la cantidad de inscriptos por materia

- En caso de que el material sea nuevo, se sugiere la compra de al menos un ejemplar para Biblioteca.

- Una vez recepcionados los textos en Librería se procede a poner en cada texto la etiqueta con el Precio y el código bajo el cual se encuentra el texto en el Sistema de Publicacion.

- Se guarda la copia de la Solicitud de Inventario para su posterior ingreso en el sistema.

5 - COMPRA DE ARTÍCULOS PARA LA VENTA EN LIBRERÍA

(MATERIALES DIDÁCTICOS Y OTROS)


Planilla de pedido de textos

Hojas de inventario Orden de pago Presupuestos Carpeta de respaldo: Pedido de textos Factura proforma Presupuesto de importación: transportadoras, curriers, despachantes.


Dirección Administrativa. Dpto. Financiero.

- Se solicita presupuesto de los textos a proveedores (fax /e-mail) según la planilla de pedido de textos.

- Los proveedores son librerías del comercio nacional. - En los casos de compras locales, se elabora la hoja de inventario, se

adjunta presupuestos y se remite para las firmas de aprobación a las direcciones involucradas. 1



- Para compras en el exterior se solicitan al proveedor los gastos de envío, despacho y flete. También se requiere la factura proforma, nro. cajas y peso aproximado para calcular los costos por despacho.

- Se calcula aproximadamente en base a los presupuesto un promedio de gastos de la importación por texto.

- Se elabora la hoja de inventario, teniendo en cuenta los datos estadísticos, (precio de ultima compra, fecha, existencia actual, cantidad compra anterior). Se registran los datos del texto(titulo, autor, edición, editorial, y código de publicación) se adjunta presupuestos y se remite para las firmas de aprobación a las direcciones involucradas.1

Una vez aprobadas las hojas de inventario se confirma la compra al proveedor. 1 Ver confección hojas de inventario por compras - tarea 6

6- COMPRA DE ARTÍCULOS PARA LA VENTA EN LIBRERÍA

(MATERIALES DE OFICINA, MATERIALES DIDÁCTICOS Y OTROS)


Hojas de inventario Nota de Presupuestos Pedido de compra


Dirección Administrativa.

Dpto. Financiero. - Se verifica que materiales e insumos están por quedar sin existencia

previendo la rotabildad, el tempo de demora en adquirir y en ser entregado por el proveedor, la época y quien es el proveedor; porque algunos artículos demoran un poco mas tiempo que otros en ser entregados por el distribuidor .

- Se solicita presupuesto a proveedores - Se selecciona el presupuesto más bajo de por lo menos 3 propuestas.

Siempre teniendo en cuenta el proveedor, la forma de pago y la calidad del trabajo que presenta el proveedor de los artculos solictados.

- Una vez seleccionado el proveedor que realizara el trabajo, se elabora una hoja de inventario por cada item o artículo solicitado. Se adjuntan los presupuestos y se remite para las firmas al Dpto. Administrativo.

- En la hoja de inventario se registra la fecha, nombre del artículo, tipo de material (mat. Oficina, mat. Didácticos, textos, artículos varios, etc.), descripción, proveedor, código de publicación, local y la parte de presupuesto cantidades, precios unitarios y totales teniendo en cuenta si la mercadería es gravada o no. (Anexo 1 hoja de inventario.)

- Todos los pedidos y hojas de inventarios deben contar con por lo menos con 2(dos) firmas para su confirmación. (Dir.Adm/Dir.Financiera/Rectorado).



- Una vez aprobada la compra de inventario se confirma la compra al proveedor.

- Al momento de la recepción de la mercadería se debe controlar si la cantidad entregada y el Valor Facturado coinciden con lo solicitado y presupuestado por el proveedor.

- En caso de que la mercadería sean Textos, se procede a poner la etiqueta correspondente donde consta el precio y el código del mismo en el Sistema de Publicaciones.

- Se deben colocar las mercaderías a la vista de nuestros posibles compradores.

- Despues de la recepción de la mercadería se procede a realizar la orden de pago al proveedor y se deja una copia de cada hoja de inventario para su posterior carga en el sistema.

- En general para todas las compras se procede de la misma forma a excepción de compras de artículos que no entran en inventario, la cual se sustituye la hoja de inventario por la planilla de pedido de compra /contratación de servicios.

8- RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN Y GUARDA DE MERCADERÍAS


Remisiones Facturas Orden de pago. Hojas de inventario Hojas de pedido


Dirección Administrativa. Dpto. Financiero.

- Una vez confirmado al proveedor que su presupuesto fue aprobado y puede proceder a la entrega de las mercaderías solicitadas.

- Al llegar la mercadería solicitada, se verifica la cantidad que sea la solicitada en la hoja de presupuesto o pedido. Se se verifica la calidad de los mismos, y que lo facturado coincidad con el presupuesto y las hojas de pedido hojas de inventario aprobados y confirmados al proveedor.

- Hecha la verificación de los documentos y si todo coincide, tanto el monto de la factura del proveedor con el pedido y las hojas de inventario o/y orden de compra, se firma el duplicado de la remisión y la factura del proveedor, se deja los originales para procesar el pago y hacer la orden de pago.

- Algunos artículos se recepcióna en librería (1º piso) y otras directamente en el deposito de librería (planta baja).

- Luego de la recepción de los artículos se completa la hoja de inventario: fecha de recepción, número de factura, precio (IVA incluido) y totales. La



sumatoria de totales de artículos en la hoja debe coincidir exactamente con el monto total de la factura, la cual se remite con la orden de pago p/ la elaboración del cheque.

- La copia se archiva para ser posteriormente procesada en el sistema de publicaciones.

9- ENTREGA Y REGISTRO DE TRASFERENCIAS Y DONACIONES


Hoja de Donaciones Memos de Autorizaciones


Dirección Administrativa. Rectorado Dirección Financiera

- Para transferencia al Depósito del edificio Monteoliva, el funcionario

administrativo encargado del depósito solicita vía correo a librería con copia a laVice Directora Administrativa una o dos veces al mes los articulos que necesita para el consumo de insumos para para todos las unidades de trabajos del edificio, adjuntando en el e-mail un promedio de consumo de los 3 ultimos meses a fin que se les pueda enviar los insumos.

- Para las trasferencias se registra en una planilla de movimiento de stock. - Se detalla la fecha, código, cantidad, descripción del art. nombre del

encargado de recepción y firma. En el tipo de transacción se detalla el destino de la trasferencia.

- Se archiva para ser posteriormente procesadas en el sistema de publicaciones.

- Para solicitar alguna donación a profesores, funcionario u otra persona integrante de alguna delegación que se encuentra de visita en la universidad se sigue los siguientes canales: Se procede con el pedido vía decanato de la facultad dirigido a dirección adminstrativa indicando el motivo y los artículos a solicitar, de ahí pasa por los canales correspondientes y se autoriza la donación y se comunica al beneficiaro y a librería para la entrega.

- Se recibe solicitud de donaciones a profesores o funcionarios, con la firma de dirección administrativa y/o rectorado. Se completa la hoja de donaciones, los datos del beneficiado, fecha de entrega , código, descripción, y tipo de material (textos, folletos)

- El beneficiado firma como recibido. - Se remite a Dir. Adm. Adjuntando el memo de autorización. - Se archiva para su posterior proceso en sistema de publicaciones.



10- PREPARACIÓN Y REALIZACIÓN DE INVENTARIOS.


Listado de Conteo Físico Consolidado de Artículos por Local


Dpto. Financiero

Gerencia Administrativa DEYBE CIA ADMINISTRATIVO MONTEOLIVA ODONTOLOGIA DIRCOM

POSTGRADOS LIBRERÍA

- El inventario se realiza en todas las dependencias o unidades de trabajos que involucra uso de artculos que son inventariados.

- Dos veces al año, en los meses de Julio y Diciembre se realizan el inventario físico de todos los departamentos en coordinación y particpacion de un representante o reponsables del deposito de las unidades de trabajos involucrados con artículos que están inventariados. A fin de realizar un conteo de toda la existencia física de artículos de las diferentes dependencias, para verificación con la existencia lógica registradas en el sistema de publicaciones y los registros de activos que registra el dpto. financiero.

- Para tal efecto el represtante o responsable de cada unidad ordena y clasifica correctamente todos los artículos de sus depositos para agilizar el conteo y registro en la planilla de inventario.

- Para el registro del inventario se imprimen 3 (tres) copias del listado de artículos del sistema de publicaciones. Una copia es para el dpto. financiero, otra para librería y otra para auditoria interna.

- Con un representante por cada dpto. se realiza el conteo y se registra la existencias de los artículos. Posteriormente hecho el conteo físico de todos los articulos de las dependencias se hace un control cruzado entre las planillas de registro del dpto. financero, auditoria interna y librería a fin de verificar si existe alguna diferencia entre las planillas

- Cada representante firma todas las planillas que le corresponde y se le facilita una copia del conteo fisico de su depósito.



11- ELABORACIÓN DE INFORMES MENSUALES PARA GERENCIA

ADMINISTRATIVA


Planilla de consumos


Dirección Administrativa - Mensualmente se carga en una planilla electrónica los datos de los insumos

utilizados en el mes por los diferentes departamentos. - Dichos datos se refieren específicamente al consumo de resmas y tintas

para impresora. En el informe se detalla: descripción del artículo, fecha, cantidad, dpto., destino y quien retiró.

- Se ordena por material y departamento, se calcula subtotales y totales generales.

- Se remite el informe a dirección administrativa. - Se prepara el pago a la empresa proveedora del sistema de mantenimiento

de equipos fotocopiadoras, adjuntando al mismo un informe y se remite a la Dirección Administrativa para su firma. Posteriormente la Orden de Pago se remite a la Dirección Financiera.

- Confección de informes de consumo de copias hechas por el personal administrativo y académico.

12 REGISTRO DE MOVIMIENTOS ARTÍCULOS EN EL SISTEMA DE

PUBLICACIONES.


Compras por local

Ventas de Librería Ventas de Dpto. Adm. Monteoliva Transferencias por local Consumos por local Donaciones por local

Listado de Mayor (compras/ventas) Producción de Folletos Consumos de Encuadernaciones Stock de publicaciones


Dir. Administrativa

Dpto. Financiero Dpto. de DIRCOM Deposito Administrativo Monteoliva Dpto. Odontología



Dpto. CIA Dpto. DEYBE

Librería Postgrados Transacciones Consolidadas

- Mensualmente se registras todas las transacciones; que se realizaron en los

locales, en el sistema de Publicaciones. - Se lleva un archivo mensual de la copia de los documentos de movimientos

(trans. Vtas, compras etc.) que se realiza en librería. - Se solicita a todos los locales (RRPP, Depósito Monteoliva, otros

) que remitan sus informes, el primer día hábil del siguiente mes. - El primer paso para la carga de los datos en el sistema de inventario es

cargar las Compras, seleccionamos el departamento que realizo la compra y en dicho asiento se cargan los artículos constando las cantidades compradas y el costo total de la compra (sin iva).

- Posterior a la carga de las compras de cada departamento, se procede a realizar el registro de los demás movimientos en el sistema, (consumo, transferencias, donaciones, etc.). Cada registro en un asiento diferente.

- Para la carga de las Ventas en el sistema: se procede cargar las ventas por fechas y por departamento (Librería y Ad. Monteoliva) conforme consta en la planilla de caja.

- Las compras y las ventas se verifican contra el listado del mayor (compras/ventas) del sistema de contabilidad para verificar que esté todo procesado.

- Una vez cargadas todas las operaciones se procede al cierre el mes, a partir del cierre el sistema lanza los costos de cada operación y se emiten los informes del sistema de publicaciones.

- Se transcribe los totales del valor en las planillas Excel de consumos, donaciones, compras, rrpp y producción de folletos, también se elaborando un informe resumido de Cuadre c/totales generales a partir del listado de transacciones consolidadas. Los saldos de stock valorizados se verifican con el sistema de stock de publicaciones.

- Se remite a la Vice Direccion Administrativa para control y verificación - Se prepara una carpeta c/ todos los informes (del sistema y las planillas), se

anexan los comprobantes originales y se remite a Dpto. Financiero. (Ver Anexo 2)

- En caso de que Dpto. financiero detecte alguna diferencia, se corrige, se emite de nuevo todos los informes y se devuelve al Dpto. Financiero



13 AUTORIZACIÓN DE COPIAS (EXÁMENES, MATERIALES DE APOYO,

TRABAJOS PRÁCTICOS) A PROFESORES O PERSONAL ACADÉMICO.


Planillas de consumos de copias

- Diariamente se realizan fotocopias a pedido de funcionarios de las distintas dependencias o unidades de trabajos.

- Para las copias que se realiza a los funcionarios y profesores existe una planilla donde se registra las copias realizadas, en ella figuran la cantidades de copias y conceptos, nombre y firma del que solicita. También se lleva en el mismo registro diario la cantidad y concepto de copias hechas por el personal administrativo y académico.

- Se archiva para ser posteriormente procesadas en el conteo de copias del mes.

14 – COORDINACIÓN DE TRABAJOS FOTOCOPIADO (PRODUCCIÓN DE

FOLLETOS U OTROS)


Planillas de pedido de Textos y Folletos Hojas de Producción de Folletos


Facultades - Al inico de cada semestre se verifican las materias habilitadas que usan

folletos preparados por la universidad como materiales de consulta o estudio.

- Se verifica la cantidad de alumnos inscriptos en esas materias y de acuerdo a ello se preparan los folletos, atendiendo el primedio de venta del folleto.

- Se elabora un cronograma de trabajo donde se establece el orden y los plazos de producción de copias y la encuadernación.

- Se elabora una hoja de producción para cada titulo de folleto, especificando cantidades y datos acerca de las materias primas utilizadas.(Ver Anexo 2)

- Se verifica la existencia física de folletos con la hojas de producción. Se archivan las hojas de producción para ser procesadas en el sistema de publicaciones



17 – CONTROL DE INFORME MENSUAL DE FOTOCOPIAS


Informe Mensual de Fotocopias Autorizaciones de copias a profesores Ventas de fotocopias

Hojas de Producción de Folletos Planilla de consumo interno de copias.


Dpto. Financiero Dpto. Administrativo Otros

- Se reúnen todos los comprobantes de uso de la fotocopiadora del mes. - Se verifica los datos de consumos y ve que cuadre con la lectura de los

contadores inciales y finales del mes. - Se firma y archiva dicho informe, para luego a Dto. Financiero





ANEXO 1

Solicitud de Inventarío



ANEXO 2

Cuadre de Existencias Finales



ANEXO 3

Producción de Folletos.

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