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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
MODELO DE COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES PARA LA
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS Y DEL USO DE RECURSOS EN EMPRESAS
DE SERVICIOS CONTABLES
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PUBLICA AUTORIZADA
AUTORA: ANA BELEN VILLACÍS VILLACÍS
TUTOR: MBA. FERNANDO GUSTAVO PÉREZ SISA
QUITO D.M., AGOSTO 2018
REFERENCIAS DEL AUTOR: Ana Belén Villacís Villacís,
REFERENCIAS DEL TUTOR: Mba. Fernando Gustavo Pérez Sisa
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Modelo de costeo basado en actividades.
Ubicación en el repositorio: Facultad de Ciencias Administrativas, Carrera de
Contabilidad y Auditoría, Auditoría Financiera.
Villacís Villacís, Ana Belén (2018). Modelo de costeo basado en
actividades para la optimización de procesos y del uso de recursos
para empresas de servicios contables. Trabajo de Titulación,
modalidad proyecto de investigación para la obtención del Título de
Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Contadora Pública
Autorizada. Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 172 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Ana Belén Villacís Villacís portadora de la cédula de identidad 1726831298; en calidad
de autora del trabajo de titulación MODELO DE COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES
PARA LA OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS Y DEL USO DE RECURSOS EN
EMPRESAS DE SERVICIOS CONTABLES, modalidad presencial de conformidad con el
Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS
CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN, concedo a favor de la Universidad
Central del Ecuador una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial
de la obra, con fines estrictamente académicos. Conservo a mi favor todos los derechos de autor
sobre la obra, establecidos en la normativa citada.
Asimismo, declaro tener pleno conocimiento de la obligación que tiene la Universidad Central
del Ecuador en digitalizar y publicar este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
El autor autoriza a la Universidad Central del Ecuador a difundir a través de sitio web de la
biblioteca de la universidad, el referido trabajo de titulación respetando las políticas de
propiedad intelectual, además declara que la obra objeto es original en su forma de expresión y
no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad por cualquier
reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la Universidad de toda
responsabilidad.
En la ciudad de Quito, 13 de agosto de 2018
Ana Belén Villacís Villacís
C.I.: 172683129-8
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo Mba. Fernando Gustavo Pérez Sisa, en calidad de tutor del trabajo de titulación, MODELO
DE COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
Y DEL USO DE RECURSOS EN EMPRESAS DE SERVICIOS CONTABLES, elaborado por
la estudiante Ana Belén Villacís Villacís, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad
de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, en
consideración que el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo
metodológico y epistemológico, para ser sometido al jurado examinador que se designe en
virtud de continuar con el proceso de titulación determinado por la Universidad Central del
Ecuador.
En la ciudad de Quito, 13 de agosto de 2018
Mba. Fernando Gustavo Pérez Sisa
C.I. 1710803394
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo, Fernando Gustavo Pérez Sisa en calidad de tutor del trabajo de titulación MODELO DE
COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS Y
DEL USO DE RECURSOS EN EMPRESAS DE SERVICIOS CONTABLES, elaborado por
la estudiante Ana Belén Villacís Villacís, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad
de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, el nivel de
similitud en correspondencias con los parámetros establecidos considerando el resultado del
programa especializado para tal efecto, el análisis y revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, 13 de agosto de 2018
Mba. Fernando Gustavo Pérez Sisa
C.I. 1710803394
vi
URKUND
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
A Dios:
Por ser mi fortaleza y permitirme sonreír en cada
uno de mis logros que son el resultado de su ayuda
y por estar presente en cada momento de mi vida
A mi familia:
A mis hermanas y hermanos, en especial a mi
madre por brindarme su comprensión y
acompañamiento en cada paso que doy día a día.
A mi director:
Mba. Fernando Pérez quién se ha tomado el
tiempo y la paciencia necesaria para transmitir sus
diversos conocimientos, por sus sabios consejos y
por brindarme siempre su apoyo incondicional.
Muchas gracias a todos
Ana Belén Villacís Villacís
ix
AGRADECIMIENTO
Primero agradezco a Dios por brindarme la salud y sabiduría necesaria que me ha permitido
culminar mis estudios universitarios.
A mi familia, en especial a mi madre, ser mi motivación para emprender cualquier proyecto,
por tu tolerancia y amor que me brinda cada día.
Al Magister Fernando Gustavo Pérez Sisa, Director de la investigación, por impartir sus
valiosos conocimientos que sirvieron de ayuda para el desarrollo del presente trabajo de
titulación.
A la Doctora María Angélica García, Ingeniera en Contabilidad y Auditoría y Directora de la
Carrera de Contabilidad y Auditoría de la Universidad Central del Ecuador, por su arduo trabajo
a favor de los estudiantes y docentes de la facultad.
Ana Belén Villacís Villacís
x
CONTENIDO
ERECHOS DE AUTOR ....................................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN..................................... iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN ........................................................................................................v
URKUND ............................................................................................................................ vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ................................................................................ vii
DEDICATORIA................................................................................................................. viii
AGRADECIMIENTO .......................................................................................................... ix
LISTA DE TABLAS ............................................................................................................ xv
LISTA DE FIGURAS .........................................................................................................xvi
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................1
1 ANTECEDENTES GENERALES DE BYB SIGLO OUTSOURCING ECUADOR
BYBSIGEC CIA. LTDA. .......................................................................................2
1.1 ANTECEDENTES .................................................................................................2
1.1.1 Reseña Histórica .....................................................................................................2
1.1.2 Base Legal ..............................................................................................................3
1.1.3 Objeto Social ..........................................................................................................4
1.1.4 Catálogo de servicios ..............................................................................................4
1.2 Direccionamiento Estratégico .................................................................................4
1.2.1 Misión ....................................................................................................................4
1.2.2 Visión .....................................................................................................................5
1.2.3 Valores Corporativos ..............................................................................................5
1.2.4 Organigramas .........................................................................................................6
1.2.4.1 Organigrama Estructural .........................................................................................6
1.2.4.2 Organigrama funcional ...........................................................................................8
1.3 Análisis Interno de la Organización ...................................................................... 10
1.3.1 Cadena de Valor ................................................................................................... 10
1.3.2 FODA .................................................................................................................. 11
1.3.2.1 Matriz FODA ....................................................................................................... 13
xi
1.3.2.1.1 Matriz de valor de los Factores Externos del FODA. ............................................ 14
1.3.2.1.2 Matriz de valor de los Factores Internos del FODA............................................... 16
1.3.2.1.3 Matriz de Evaluación de Factores Externos ........................................................... 17
1.3.2.1.4 Matriz de Evaluación del Factor Interno ............................................................... 18
1.3.2.1.5 Análisis de impacto del Factor Interno .................................................................. 19
1.3.2.1.6 Análisis de impacto del Factor Externo ................................................................. 21
1.3.3 Estrategias ............................................................................................................ 22
2 MARCO TEÓRICO ............................................................................................. 23
2.1 CONCEPTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD ................................................. 23
2.1.1 Activos ................................................................................................................. 23
2.1.2 Pasivos ................................................................................................................. 23
2.1.3 Patrimonio ............................................................................................................ 23
2.1.4 Ingresos ................................................................................................................ 24
2.2 COSTOS Y GASTOS........................................................................................... 25
2.2.1 Contabilidad de Costos ......................................................................................... 25
2.2.2 Costo .................................................................................................................... 25
2.2.3 Gasto .................................................................................................................... 26
2.2.3.1 Clasificación de Gastos ......................................................................................... 26
2.2.3.1.1 Gastos administrativos. ......................................................................................... 26
2.2.3.1.2 Gastos de venta. .................................................................................................... 26
2.2.3.1.3 Gastos fijos. .......................................................................................................... 27
2.2.3.1.4 Gastos variables. ................................................................................................... 27
2.3 SISTEMA DE COSTOS BASADOS EN ACTIVIDADES, ABC ......................... 27
2.3.1 Costeo Basado en Actividades .............................................................................. 27
2.3.2 Objetivos del sistema de costos ABC .................................................................... 28
2.3.3 Aplicabilidad del Costeo ABC .............................................................................. 28
2.3.4 Cost Driver ........................................................................................................... 30
2.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ............................................................. 31
2.4.1 ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad − Fundamentos y Vocabulario. ........ 31
2.4.2 ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad –Requisitos .................................... 32
2.4.3 ISO 9004: Sistemas de Gestión de la Calidad –Directrices para la Mejora del
desempeño ............................................................................................................ 32
2.4.4 Sistema de Gestión ISO 27001 de seguridad de la información ............................. 33
xii
2.4.5 ISO 10001 Gestión de calidad- Satisfacción del cliente- Directrices para los códigos
de conducta. ......................................................................................................... 34
2.4.6 ISO 10002 Gestión de calidad- Satisfacción del cliente- Directrices para la
tramitación de las denuncias o gestión de los reclamos. ........................................ 34
2.4.7 ISO 10003 Gestión de calidad- Satisfacción del cliente- Directrices para la
resolución de conflictos de forma externa a las organizaciones ............................. 35
2.4.8 ISO 10004 Gestión de Calidad- Satisfacción del cliente- Directrices para el
seguimiento y la medición de la satisfacción del cliente ........................................ 36
2.4.9 ISO 10014 Gestión de Calidad- Directrices para la determinación de beneficios
financieros y económicos ...................................................................................... 36
2.5 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. .................................................................. 37
2.5.1 Procesos ............................................................................................................... 37
2.5.1.1 Identificación de los procesos ............................................................................... 37
2.5.1.2 Clasificación de procesos ...................................................................................... 37
2.5.1.2.1 Procesos de soporte: ............................................................................................. 37
2.5.1.2.2 Procesos de medición:........................................................................................... 38
2.5.1.2.3 Procesos asistenciales: .......................................................................................... 38
2.5.1.3 Descripción y análisis de los procesos................................................................... 38
2.5.1.4 Diagramación de los procesos ............................................................................... 38
2.5.1.5 Control de los procesos ......................................................................................... 40
2.5.1.6 Mejoramiento continuo de los procesos. ............................................................... 40
2.5.2 Procedimientos ..................................................................................................... 40
2.5.2.1 Procedimiento ...................................................................................................... 40
2.5.2.2 Diferencias entre procesos y procedimientos ......................................................... 41
2.5.3 Business Process Management (BPM) .................................................................. 42
2.5.3.1 Business Process Management (BPM) .................................................................. 42
2.5.3.2 Dimensiones de BPM ........................................................................................... 42
2.5.3.2.1 Dimensión de valor ............................................................................................... 42
2.5.3.2.2 Efectividad de los procesos ................................................................................... 42
2.5.3.2.3 Transferencia de procesos ..................................................................................... 42
2.5.3.2.4 Agilidad de procesos ............................................................................................ 43
2.6 NORMATIVA DE APLICACIÓN ....................................................................... 43
2.6.1 Normas Internacionales de Información Financiera............................................... 43
2.6.2 Normas Internacionales de Contabilidad ............................................................... 43
xiii
2.7 TÉRMINOS GENERALES .................................................................................. 43
2.7.1. Asignar ................................................................................................................. 43
2.7.1.1 Criterios de asignación ......................................................................................... 43
2.7.2 Reasignar.............................................................................................................. 44
2.7.3 Eficiencia ............................................................................................................. 44
2.7.4 Eficacia ................................................................................................................ 44
2.7.5 Efectividad ........................................................................................................... 45
3 DIAGNOSTICO FINANCIERO Y SITUACIONAL ............................................ 46
3.1 DIAGNOSTICO FINANCIERO .......................................................................... 46
3.1.1 Análisis horizontal ................................................................................................ 46
3.1.1.1 Análisis horizontal del Estado de Situación Financiera ......................................... 46
3.1.1.2 Análisis horizontal del Estado de Resultados Integral ........................................... 55
3.1.2 Análisis vertical .................................................................................................... 61
3.1.2.1 Análisis vertical del Estado de Situación Financiera. ............................................ 62
3.1.2.2 Análisis vertical del Estado de Resultados Integral ............................................... 66
3.2 DIAGNOSTICO SITUACIONAL ........................................................................ 71
3.2.1 CAPITAL HUMANO .......................................................................................... 71
3.2.1.1 Nómina................................................................................................................. 71
3.2.1.2 Gastos de nómina ................................................................................................. 73
3.2.1.3 Distribución de tareas por función ........................................................................ 74
3.2.1.4 Procesos del departamento contable ...................................................................... 75
3.2.1.4.1 Flujograma de actividades de los colaboradores .................................................... 79
3.3 PORTAFOLIO DE CLIENTES ............................................................................ 89
3.4 COSTEO ACTUAL DE LA EMPRESA BYB SIGLO. ........................................ 97
3.4.1 Selección de la muestra......................................................................................... 97
3.4.1.1 Principio de Pareto: .............................................................................................. 97
3.4.2 Análisis del costeo actual de la empresa .............................................................. 100
4 ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DEL MODELO DE COSTEO
BASADO EN ACTIVIDADES .......................................................................... 106
4.1 Propuesta de la restructura de asignación de clientes ........................................... 106
4.1.1 Distribución actual de asignación de clientes. ..................................................... 107
4.1.1.1 Propuesta de distribución de asignación de clientes. ............................................ 116
xiv
4.1.2 Estructura actual y propuesta de las actividades funcionales ............................... 123
4.1.2.1 Detalle de actual y propuesta de actividades del digitador ................................... 123
4.1.2.2 Detalle de actual y propuesta de actividades del asistente.................................... 124
4.1.2.3 Detalle de actual y propuesta de actividades del analista contable ....................... 128
4.1.2.4 Detalle de actual y propuesta de actividades del contador. .................................. 130
4.1.2.5 Detalle de actual y propuesta de actividades del supervisor. ................................ 132
4.2 Modelo de costeo basado en actividades para la optimización de procesos y del uso
de recursos para empresas de servicios contables ................................................ 134
4.2.1 Modelo de acuerdos de servicios......................................................................... 136
4.2.2 Mano de Obra ..................................................................................................... 144
4.2.2.1 Costo Nominal.................................................................................................... 144
4.2.2.2 Costo por actividad ............................................................................................. 145
4.2.3 Costos Indirectos ................................................................................................ 152
4.2.3.1 Mano de obra indirecta ....................................................................................... 153
4.2.3.2 Costos Indirectos ................................................................................................ 154
4.2.4 Matriz de costeo de servicios Contables .............................................................. 155
4.2.5 Aplicación de la Matriz de costeo de servicios Contables.................................... 156
4.2.5.1 Análisis del cliente 101 ....................................................................................... 157
4.2.5.2 Análisis del cliente 126 ....................................................................................... 161
4.2.5.3 Análisis del cliente 148 ....................................................................................... 165
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................... 169
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 171
xv
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Estructura del Capital Social .....................................................................................3
Tabla 2: Matriz de evaluación de factores externos............................................................... 17
Tabla 3: Matriz de evaluación de factores internos ............................................................... 18
Tabla 4. Evoluciòn del Situaciòn Financiera de la empresa ................................................... 48
Tabla 5: Estado de Resultados Integral ................................................................................. 58
Tabla 7: Estado de Situación Financiera ............................................................................... 64
Tabla 8: Estado de Situación Financiera ............................................................................... 69
Tabla 9: Detalle de clientes de la empresa ............................................................................. 92
Tabla 10: Muestra de clientes ............................................................................................. 100
Tabla 11: Costeo Actual de la empresa ............................................................................... 101
Tabla 13: Costo Nominal de la mano de obra directa ......................................................... 144
Tabla 14: Costo po actividad del digitador ......................................................................... 146
Tabla 15: Costo por actividad del asistente ......................................................................... 148
Tabla 16: Costo por actividad del analista .......................................................................... 150
Tabla 17: Costo por actividad del contador ........................................................................ 151
Tabla 18: Costo por actividad del contador ........................................................................ 152
Tabla 19: Costo Nominal de la mano de obra indirecta ...................................................... 153
Tabla 20: Distribución de Costos Indirectos ....................................................................... 154
Tabla 21: Propuesta de Matriz de costeo ............................................................................ 155
Tabla 22: Propuesta de Matriz de costeo cliente 101 .......................................................... 157
Tabla 23: Propuesta de Matriz de costeo cliente 126 .......................................................... 161
Tabla 24: Propuesta de Matriz de costeo cliente 148 .......................................................... 165
xvi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Organigrama Estructural .........................................................................................7
Figura 2: Organigrama Funcional ..........................................................................................9
Figura 3: Cadena de Valor ................................................................................................... 10
Figura 4: Matriz FODA de ByB Siglo Outsourcing Ecuador Cia. Ltda. ................................ 13
Figura 5. Matriz de valor de Factores Externos del FODA ................................................... 15
Figura 6: Matriz de valor de Factores Internos del FODA .................................................... 16
Figura 7: Análisis de impacto del factores internos .............................................................. 20
Figura 8: Análisis de impacto del factores externos .............................................................. 21
Figura 9: Ingresos de la empresa BYB Siglo ........................................................................ 24
Figura 10: Factores de Cost-drivers...................................................................................... 30
Figura 11: Ciclo PHVA........................................................................................................ 33
Figura 12: Gestiòn de reclamos ............................................................................................ 35
Figura 13: Mediciòn de la satisfaccion del cliente ................................................................ 36
Figura 14: Simbolos para elaborar diagramas de flujos ........................................................ 39
Figura 15 Simbolos para elaborar diagramas de flujos .......................................................... 41
Figura 16: Antigüedad de cartera .......................................................................................... 50
Figura 17: Costo històrico de Activos Fijos .......................................................................... 52
Figura 18: Depreciaciòn de los Activos Fijos ........................................................................ 52
Figura 19: Antigüedad de proveedores .................................................................................. 53
Figura 20. Estado de Resultados Integral .............................................................................. 59
Figura 21 Cargos de la compañía .......................................................................................... 72
Figura 22: Gastos de nòmina del Departamento Contable. .................................................... 73
Figura 23: Gastos de nòmina del Departamento Adminsitrativo y de Ventas ......................... 74
Figura 24: Flujo del proceso de ingreso de cliente ................................................................ 76
Figura 25: Flujo del proceso contable para empresas del grupo B ......................................... 78
Figura 26: Flujo del proceso contable para personas naturales .............................................. 79
Figura 27: Flujo del proceso contable para microempresas ................................................... 80
Figura 28: Flujo del proceso contable para empresas pequeñas ............................................. 81
Figura 29 Flujograma del proceso contable para empresas medianas .................................... 83
Figura 30: Flujograma del proceso contable para empresas medianas ................................... 86
xvii
Figura 31: Tipo de clientes por sector. .................................................................................. 93
Figura 32 Fidelidad de clientes ............................................................................................. 94
Figura 33 Facturación mensual por tipo de servicio .............................................................. 95
Figura 34: Ingresos mensual de los servicios contables según el sector al que pertenece el
cliente de la compañía .......................................................................................................... 96
Figura 35: Asignción actual de clientes del supervisor 1 ..................................................... 108
Figura 36: Asignción actual de clientes del supervisor 2 .................................................... 112
Figura 37: Asignción actual de clientes del supervisor 3 .................................................... 114
Figura 38: Piramide de control ........................................................................................... 116
Figura 39: Propuesta de Asignción de clientes del supervisor 1 .......................................... 117
Figura 40: Propuesta de Asignción de clientes del supervisor 2 .......................................... 119
Figura 41: Propuesta de Asignción de clientes del supervisor 3 .......................................... 121
Figura 42: Detalle de actividades actuales y propuestas del digitador ................................. 123
Figura 43: Detalle de actividades actuales y propuestas del asistente .................................. 126
Figura 44: Detalle de actividades actuales y propuestas del analista ................................... 129
Figura 45: Detalle de actividades actuales y propuestas del contador ................................. 131
Figura 46: Detalle de actividades del contador ................................................................... 133
xviii
Título: Modelo de costeo basado en actividades para la optimización de procesos y del uso de
recursos en empresas de servicios contables.
Autor: Villacís Villacís Ana Belén
Tutor: MSc. Pérez Sisa Fernando Gustavo
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de investigación presenta una propuesta de modelo de costeo basado en
actividades para la optimización de procesos y del uso de recursos para empresas de servicios
contables, el modelo fue desarrollado en base a la información proporcionada por la compañía
ByB Siglo Outsourcing Ecuador Bybsigec Cia. Ltda.
El propósito de esta investigación es dar a conocer a la Gerencia que a través del modelo de
costeo ABC se puede controlar los CIF. En el capítulo uno se presenta los antecedentes de la
compañía, la estructura organizacional y el análisis FODA; en el capítulo dos se realiza la
recopilación de información teórica del método ABC tomando a consideración que es lo más
aplicable para la empresa tanto en su metodología como en conceptos, Posterior a ello se
encuentra el capítulo tres que describe el modelo actual de costeo de los servicios contables de
la compañía y su situación en sus procesos. Por último se encuentra el capítulo cuatro donde se
encuentra la propuesta modelo de costeo ABC aplicado en base a los requerimientos de la
Gerencia utilizando la metodología de Costos por Actividades. El trabajo de investigación
finaliza con las conclusiones y recomendaciones para la compañía.
PALABRAS CLAVE: COSTEO, OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
xix
Title: Modelo de costeo basado en actividades para la optimización de procesos y del uso de
recursos en empresas de servicios contables.
Author: Villacís Villacís Ana Belén
Tutor: MSc. Pérez Sisa Fernando Gustavo
ABSTRACT
This research offers a costing model proposal based on activites for the optimization of
processes and the use of resources for accounting companies. The model was developed base
don information provided by ByB Siglo Outsourcing Ecuador Bybsigec Cia. Ltda.
The purpose of this research is for Management to be aware that the CIF can be controlled
through the ABC costing model. Chapter one presents the background of the company,
organizational structure and the SWOT analysis; chapter two gathers theoretical information
of the ABC method, taking into consideration that this is the most applicable to the company
with respect to its methodology and concepts; chapter three describes the current costing model
for accounting and its effect within the processes; chapter four includes the proposed ABC
costing model applied based on the requirements of Management, using the Activity-based
Costing Methodology; and finally, the research finishes with conclusions and recommendations
for the company.
KEYWORDS: COSTING, OPTIMIZATION OF PROCESSES
xx
1
INTRODUCCIÓN
El modelo de costos basado en actividades (ABC) consiste en la asignación de costos a las
actividades y después a los productos de acuerdo al consumo que se realice en el desarrollo de
las actividades, esta asignación se realiza a través de inductores conocidos como drivers, lo que
permite la reducir costos y optimizar el uso de recursos.
El presente trabajo propone la aplicación del modelo de costeo basado en actividades para la
optimización de procesos y del uso de recursos en empresas de servicios contables, para el
desarrollo de este modelo de costeo se tomó como base los datos de la compañía ByB Siglo
Outsourcing Ecuador Bybsigec Cia. Ltda., de la cual se presenta los Antecedentes, Reseña
Histórica, Base Legal, Objeto Social, Organigramas, Misión, Visión, Objetivos, Cadena de
Valor y el Análisis FODA.
Además de la dar una rápida introducción a los Estados Financieros de la compañía del año
2016 y 2017; años en los cuales se realizó la investigación.
La presente investigación busca la mejora de los procesos de la compañía donde se analiza la
distribución actual y la distribución propuesta de la asignación de clientes, así mismo, se analiza
el costeo actual y el costeo propuesto a través de la selección de 3 clientes a través del método
de Pareto con el cuál se refleja los beneficios obtenido con el primer costeo aplicado por la
empresa y los beneficios que este puede traer a la compañía con la aplicación del método de
costeo ABC y con esa aplicación sea competitiva en el mercado.
Considerando que en un mercado globalizado y con una gran competencia a nivel empresarial
como a nivel profesional, nos invita a empezar a establecer ciertas estrategias de mercado, de
costeo y de servicio para tener participación en el mercado.
Finalmente se describe las conclusiones y recomendaciones a las que se ha llegado después de
elaborar la investigación.
2
1 ANTECEDENTES GENERALES DE BYB SIGLO OUTSOURCING ECUADOR
BYBSIGEC CIA. LTDA.
1.1 ANTECEDENTES
1.1.1 Reseña Histórica
ByB Siglo Outsourcing Ecuador ByBSigec Cia con RUC 1792515513001 es una corporación
Chilena con más de 20 años de experiencia en el mercado latinoamericano. Cuenta con un
equipo humano multidisciplinario de más de 1400 colaboradores.
Ecuador inicio su operación en septiembre del 2014 con un equipo de 8 personas, al 31 de
diciembre del 2015 y 2016, el personal de toda la empresa alcanza los 25 y 38 empleados
respectivamente. En el 2017 la nómina alcanza alrededor de 60 colaboradores.
Actualmente cuenta con 50 profesionales especializados. Se encuentra en países como Chile,
Perú, Colombia, Panamá, México y Costa Rica.
La empresa cuenta con un equipo de trabajo conformado por:
Gerente General
Gerente Contable
Gerente Comercial
Gerente de IT
Gerente de Recursos Humanos
Supervisores Contables
Equipo de trabajo cuenta con experiencia en:
Auditoria
Consultoría
NIIF y NIC
Recursos humanos
Impuestos
3
Contabilidad
Comercialización
Consultoría en SAP
Recursos Humanos
Desde el inicio de las actividades ByB Siglo Outsourcing Ecuador ByBSigec Cia. Ltda., ha
manejado un promedio de 70 clientes por año. Actualmente la empresa cuenta con alrededor
de 89 clientes entre los cuales se describen empresas: comerciales, de servicios, industriales y
agroindustriales.
1.1.2 Base Legal
ByB Siglo Outsourcing Ecuador ByBSigec Cia. Ltda., en adelante “la empresa”, fue constituida
en la ciudad de Quito-Ecuador el 11 de julio de 2014, con un capital suscrito de US$ 10.000,00.
El capital de la empresa está estructurado de la siguiente manera:
Tabla 1. Estructura del Capital Social
N° Identificación Nombre Nacionalidad Tipo Inversión Capital
1 1792501830001 SOCIO A ECUADOR NACIONAL 5,882.00
2 1701620492 SOCIO B ECUADOR NACIONAL 1,029.00
3 1705695227 SOCIO C ECUADOR NACIONAL 2,060.00
4 1703824712 SOCIO D ECUADOR NACIONAL 1,029.00
Fuente: (Superintendencia de Compañías, 2017)
Domicilio Fiscal:
La empresa se encuentra ubicada en la Av. Patria E4-69 y Av. Amazonas, en el Edificio
COFIEC -PISO 15.
Plazo y duración:
El plazo de duración de la compañía es de cincuenta años a contarse desde la fecha de
inscripción de su escritura de constitución en el Registro Mercantil. Vencido este plazo la
empresa se extinguirá en pleno derecho a menos que los socios reunidos en junta general
ordinaria o extraordinaria expresamente convocada para este efecto, o en junta universal
4
decidieren, antes de la expiración del plazo, prorrogarlo de conformidad con lo previsto por la
Ley.
1.1.3 Objeto Social
Su objeto principal es: la prestación de servicios de contabilidad, teneduría de libros, auditoría
y consultoría fiscal.
1.1.4 Catálogo de servicios
ByB Siglo Outsourcing Ecuador ByBSigec Cia. Ltda., ofrece servicios como:
BPO (Business Process Outsourcing) o Externalización de Procesos de Negocio
Servicios de Contabilidad, Impuestos e Información de Gestión
IFRS (Normas Internacionales de Información Financiera)
Consultoría Financiera
Nómina
Consultoría e implementación de SAP
1.2 Direccionamiento Estratégico
Según (Díez de Castro, García del Junco, Martín Jimenez, & Periáñez, 2001, pág. 223), "la
dirección estratégica es un proceso para la dirección de las relaciones de la firma con su
ambiente. Consta de planificación estratégica, planificación de la capacidad y dirección del
cambio"
Se detalla las finalidades de una empresa y busca promover las actividades de la organización
para que trabajen en una misma dirección.
1.2.1 Misión
Es la razón de la existencia de una organización porque determina lo que pretende cumplir o
hacer en el entorno en el que actúa.
5
Para complementar este concepto se cita a (Thompson & Strickland, 2001, pág. 4), que define
a la misión como "Lo que una compañía trata de hacer en la actualidad por sus clientes a menudo
se califica como la misión de la compañía".
1.2.2 Visión
Para poder describir lo que es la visión debemos partir de la pregunta ¿Qué queremos ser? y la
respuesta es nos invita a soñar con el futuro de una compañía y que este sea posible de
alcanzarlo.
Para (Fleitman Jack, 2000, pág. 283), la visión se define como “el camino al cual se dirige la
empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de
crecimiento junto a las de competitividad”
La visión de la empresa ByB Siglo Outsourcing Ecuador ByBSigec Cia. Ltda., es:
1.2.3 Valores Corporativos
Los valores corporativos son las bases de la actuación de la empresa y dan la forma a las tareas
que se deben realizar en la organización.
Los valores de la empresa ByB Siglo Outsourcing Ecuador ByBSigec Cia. Ltda., son:
Externalizamos procesos de negocios detectando necesidades y aportando valor a
través de inteligencia en información.
Establecer relaciones de “SOCIO ESTRATÉGICO”, brindando un servicio de
excelencia a través de la gestión y optimización de los procesos, agregando valor a
los productos y servicios de nuestros clientes para así mejorar la competitividad
de su negocio, proporcionándoles nuevas herramientas de gestión; todo esto
soportado en la utilización de tecnología de punta.
6
Compromiso: En todas las actividades que desarrolla el personal se encuentra el
compromiso de cada uno de ellos.
Vocación de Servicio: Es una cualidad de empatía con el que cuenta todo el personal de
la empresa BYB Siglo al momento de realizar sus actividades diarias.
Humildad: El obrar por el bien de la compañía y estar conscientes de sus habilidades,
cualidades y capacidades.
Trabajo en Equipo: Entre los miembros de la empresa se comparten conocimientos y
experiencias, apoyándose unos a otros, asumiendo responsabilidades para cumplir los
objetivos de la compañía.
Excelencia: La cultura de mejoramiento continuo y liderazgo permiten que superen las
expectativas de los clientes.
Respeto: El respeto hacia el cliente y hacia los integrantes de la compañía es uno de los
valores más importantes con los que cuenta BYB Siglo.
1.2.4 Organigramas
Según (Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores, & Ramos, 2004), el organigrama es una
“representación visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando),
relaciones de personal, comités permanentes y líneas de comunicación”.
BYB Siglo dispone de dos organigramas uno de ellos es el organigrama estructural en el cual
como su nombre lo indica se presenta la estructura de la empresa y el otro es el organigrama
funcional en donde se detallan las funciones cada miembro de los diferentes departamentos.
1.2.4.1 Organigrama Estructural
Es una estructura que nos indica las unidades administrativas, las líneas de comunicación y la
relación de dependencia que existe entre sí.
El organigrama estructural según (Vásquez, 2007, pág. 262), “representa el esquema básico de
una organización, lo cual permite conocer de una manera objetiva sus partes integrantes, es
decir sus unidades administrativas y la relación de dependencia que existe entre ellos”.
A continuación se presenta el organigrama estructural de la empresa ByB Siglo Outsourcing
Ecuador ByBSigec Cia. Ltda.:
7
Figura 1. Organigrama Estructural
Fuente: (ByB Siglo Outsourcing Ecuador ByBSigec Cia. Ltda., 2017)
PRESIDENTEDIRECTORIO
ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD INTERNAGERENTE DE RRHHGERENTE DE IT
GERENTE CONTABLE
GERENTE GENERAL
GERENTE COMERCIAL
ASISTENTE COMERCIAL
SUPERVISOR 1 SUPERVISOR 2
CONTADORES
CONTADORES
ANALISTAS ANALISTAS
ASISTENTES ASISTENTES
DIGITADOR DIGITADOR
SUPERVISOR SAPCONSULTOR
SENIOR
ANALISTA IT
SUPERVISOR DE NOMINA
ASISTENTE DE NOMINA
ASISTENTE
ASISTENTE SSGG
8
1.2.4.2 Organigrama funcional
El organigrama funcional parte del organigrama estructural, a diferencia de este último en este
organigrama se detallan las funciones de cada unidad mostrando así la relación que existe entre
sí y también se describe las actividades que realiza cada área.
El organigrama funcional de acuerdo a (Vásquez, 2007, pág. 263), es “parte del organigrama
estructural y a nivel de cada unidad administrativa se detalla las funciones principales básicas.
Al detallar las funciones se inicia por las más importantes y luego se registran aquellas de menor
trascendencia. En este tipo de organigramas se determina que es lo que hace, pero no como se
hace”
A continuación se presenta de manera gráfica la estructura funcional de la empresa, donde se
indica las funciones de cada departamento de ByB Siglo Outsourcing Ecuador ByBSigec Cia.
Ltda., además nos muestra las jerarquías de la compañía y las líneas de comunicación interna.
9
Figura 2: Organigrama Funcional
ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD INTERNAGERENTE DE RRHHGERENTE DE ITGERENTE CONTABLE
GERENTE GENERAL
GERENTE COMERCIAL
ASISTENTE COMERCIAL
SUPERVISOR SUPERVISOR 2
CONTADORES CONTADORES
ANALISTA ANALISTAS
ASISTENTES .ASISTENTES
DIGITADOR DIGITADOR
SUPERVISOR SAP CONSULTOR SENIOR
ANALISTA IT
SUPERVISOR DE NOMINA
ASISTENTE DE NOMINA
ASISTENTE ADMINISTRATIVA.
SERVICIOS GENERALES
* Vigilar el Cumplimiento de Leyes y Normas* Diseñar programas y estrategias de mejora* Controlar asuntos financeros y toma de decisiones
*Control en la entrega de información al
cliente.*Asesoramiento en NIIF
*Revisión final de la información que se envia cliente
*Realizar la negociación de contratos.
*Establecer precios en las licencias de SAP
*Cumplimiento de las obligaciones a ser presentadas en los diferentes organismos de control*Gestión de cartera y facturación a Clientes*Prepación y presentación de los Estados Financieros de la compañía.
*Seleción de personal para la compañía*Control de las obligaciones a ser presentadas en el IESS y el MRL.
*Supervisión del departamento de IT *Planificación para la ejecución de pruebas de imprementación SAP
*Realizar Ventas vía Telefónica*Agendar reuniones para la presentación del sistema SAP y servicios contables.
*Revisión y control todos los reportes a ser entregados al cliente.*Control del cumplimiento de las obligaciones a ser presentadas en los diferentes organismos de control
*Seguimiento del cumplimiento de los
requerimientos realizados por el cliente* Revisión de los balances
*Análisis a los Estados Financieros
*Revisión y control los reportes que deben ser entregados mensualmente al cliente
*Ingreso de información al sistema contable SAP de
la información de los clientes*Preparación de balances
*Preparació de información de las obligaciones a ser presentadas a los organismos de control
*Soporte en el ingreso de información de los
clientes
* Mantenimiento a los equipos *Realización de Backup de las bases de datos*Apoyo en desarrollos de SAP
*Ingreso de Información contable de la empresa*Responsable de caja chica *Cordinación de los servicios generales de compañía
* Efectuar el mantenimientos de las oficinas de la compañía*Ejecutar los servicios generales de la compañís
*Soporte en el desarrollo de los diferentes requerimientos que se presenten al IESS y al MRL de la compañía y de los clientes según
*Mantenimiento de la infraestructura, redes y equipos*Realización de los desarrollos en SAP
*Implementación SAP
*Ejecusión de pruebas de la implementación de SAP
*Supervisión de las actividades desarrolladas por los analistas
* Elaboración y presentación de la nómina a clientes asi como de la compañía*Seguimiento y elaboración de la información a ser presentada en el IESS y al MRL de la compañía y de los clientes
10
1.3 Análisis Interno de la Organización
1.3.1 Cadena de Valor
De acuerdo a varios autores coinciden que el objetivo de la cadena de valor está en
determinar las actividades necesarias para transformar la materia prima o determinar las
actividades para la prestación del servicio y así venderlos al consumidor final.
Para complementar este concepto citamos a (Frances, 2001), que señala: “La Cadena de
valor proporciona un modelo de aplicación general que permite representar de manera
sistemática las actividades de cualquier organización, ya sea aislada o que forme parte de
una corporación. Se basa en los conceptos de costo, valor y margen”.
La cadena de valor de la empresa ByB Siglo Outsourcing Ecuador ByBSigec Cia. Ltda.,
nos muestra las actividades primarias y secundarias, en el primer caso son aquellas
actividades que deben desarrollarse para la prestación de servicios que ofrece la
compañía; las actividades de apoyo son aquellas que soportan o sustentas las actividades
primarias, de esta manera se puede ver que entre sí se proporcionan recursos humanos,
tecnología e insumos.
Figura 3: Cadena de Valor
11
1.3.2 FODA
De acuerdo a (Espinosa, 2017) señala que la matriz de análisis DAFO o FODA, es una
“herramienta estratégica de análisis de la situación de la empresa. El principal objetivo
de aplicar la matriz FODA en una organización, es ofrecer un claro diagnóstico para poder
tomar las decisiones estratégicas oportunas y mejorar en el futuro”
El análisis FODA es muy importante ya que permite visualizar los factores de mayor
impacto para la compañía ya sean estos internos como externos y así la administración
pueda realizar acciones al respecto.
Análisis Interno
El análisis interno de la empresa es el detalle de los factores internos claves y trata de
identificar los puntos fuertes y débiles, estos pueden estar relacionados con el
marketing, finanzas, producción, entre otras.
• Fortalezas: Según (Espinosa, 2017) “Son todas aquellas capacidades y recursos con
los que cuenta la empresa para explotar oportunidades y conseguir construir ventajas
competitivas”.
Las fortalezas son habilidades o capacidades con las que ya cuenta la compañía y
tiene a su favor, estas permitirán avanzar hacia los objetivos de la empresa ByB Siglo
Outsourcing Ecuador ByBSigec Cia. Ltda.
• Debilidades: Según (Espinosa, 2017) “Son aquellos puntos de los que la empresa
carece, de los que se es inferior a la competencia o simplemente de aquellos en los
que se puede mejorar”.
El reconocimiento de este factor interno le va permitir identificar aquellos aspectos
que deben mejorar ya que las debilidades pueden llegar a obstaculizar el
cumplimiento de los objetivos de la empresa ByB Siglo Outsourcing Ecuador
ByBSigec Cia. Ltda.
12
Análisis Externo
Es el análisis donde se deben identificar los factores que estén fuera de la compañía,
que sean claves para el desarrollo de la misma y que estén relacionados con la
competencia, con el mercado, entre otros.
• Oportunidades: De acuerdo a (Espinosa, 2017). “Las oportunidades son factores
positivos y con posibilidad de ser explotados por parte de la empresa”.
Son aquellos factores que se deben aprovechar ya que estás nos va permitir alcanzar
en el cumplimiento de los objetivos de la empresa ByB Siglo Outsourcing Ecuador
ByBSigec Cia. Ltda.
• Amenazas: De acuerdo a (Espinosa, 2017). “Pueden poner en peligro la
supervivencia de la empresa o en menor medida afectar a nuestra cuota de mercado”.
Los factores que determinan una amenaza dependen del entorno en que se
desenvuelve la compañía ByB Siglo Outsourcing Ecuador ByBSigec Cia. Ltda., y al
igual que las debilidades impiden el cumplimiento de los objetivos.
Para el análisis FODA de la empresa ByB Siglo Outsourcing Ecuador ByBSigec Cia.
Ltda., se realizó la matriz de valor del factor interno y externo donde se va determinar el
indicador o la constante que se requiere para la elaboración de la matriz de evaluación de
factores internos y externos que se le conoce también por sus siglas EFE y EFI
respectivamente. Esta última matriz nos permitirá identificar oportunidades y amenazas
que son claves para la organización de tal manera que se podrá aprovechar las
oportunidades formulando estrategias que permitan contrarrestar a las amenazas; en el
caso de las fortalezas y debilidades servirán de ayuda para evaluar la relación que existe
en cada departamento de la compañía.
13
1.3.2.1 Matriz FODA
Figura 4: Matriz FODA de ByB Siglo Outsourcing Ecuador Cia. Ltda.
F 1: Disponer de la herramienta de software empresarial SAP
Business One
O 1: Incremento en el mercado de empresas que necesitan el servicio de
outsourcing
F 2: Contar con la fidelidad de los clientes O 2: Incremento del portafolio de clientes para la empresa BYB Siglo
F 3: Personal comprometido con el cliente O 3: Generar eficiencia en los servicios a los clientes de la empresa
F 4: Diversidad del catálogo de clientes O 4: Obtener el Know How de varios sectores industriales y de servicios
D 1: No dispone de un sistema de costeo para establecer los precios de
sus servicios A 1: Competitividad en el mercado
D 2: No existe la asesoría o retroalimentación de reformas tributarias,
societarias, entre otras para los clientesA 2: Inestabilidad política y económica del país
D 3: No existe un plan carrera para los colaboradores de la compañía A 3: Reformas tributarias y societarias realizadas por los diferentes
organismos de control
D 4: La compañía no cuenta con políticas y procedimientosA 4: Contratación directa por parte del cliente de un profesional en
contabilidad
FODA DE BYB SIGLO OUTSOURCING ECUADOR CIA. LTDA.
FO
RT
AL
EZ
AS
OP
OR
TU
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AD
ES
AM
EN
AZ
AS
DE
BIL
IDA
DE
S
14
1.3.2.1.1 Matriz de valor de los Factores Externos del FODA.
La matriz de valor FODA la encontramos segmentadas en dos factores; en el factor externo y
el factor interno, se relaciona los componentes de los dos factores, las Oportunidades se
relacionan con las Amenazas y las Fortalezas se relacionan con las Debilidades.
A continuación se detalla los pasos que se realizó para la elaboración de esta matriz:
1. Se tomó las oportunidades y amenazas de la matriz FODA que se realizó anteriormente.
2. Se debe ponderar cada factor indicando, 1 cuando tengan incidencia directa y cuando la
incidencia no es muy directa se califica con el número 0.
3. Para los factores que no se pueden relacionar con sí mismos se diferencia pintando a la
celda, de esa manera se entiende que no tienen incidencia, es así que a partir de esta
justificación se empieza a realizar el análisis.
4. Una vez determinada la incidencia directa o no directa de los factores internos y externos
del FODA se procedió a sumar los valores donde sí tuvieron incidencia (los números 1) y
se sumó los valores donde no tuvieron incidencia (los número 0).
5. Para determinar el indicador se debe dividir el total obtenido en cada una de las frecuencias
que se detalló en el punto anterior, para la suma del total de frecuencias. El resultado será
utilizado en el análisis de evaluación de factores internos y externos.
6. La suma total de la ponderación de todos los factores debe ser igual a 1.
A continuación se muestra el desarrollo de la matriz aplicado a la empresa ByB Siglo
Outsourcing Ecuador Cia. Ltda.:
15
Figura 5. Matriz de valor de Factores Externos del FODA
OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
A 1
: Com
petit
ivid
ad e
n el
mer
cado
A 2
: Ine
stab
ilida
d po
lític
a y
econ
ómic
a de
l paí
s
A 3
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orm
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soci
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or lo
s
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l
A 4
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cta
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prof
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O 1
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O 2
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O 3
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: Obt
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ma
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alor
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onde
si
tien
en in
side
ncia
dir
ecta
( es
deci
r el
núm
ero
1)
A 1: Competitividad en el mercado 0 0 1 1 1 0 14
A 2: Inestabilidad política y económica del país 1 1 1 1 0 04
A 3: Reformas tributarias y societarias realizadas por los diferentes
organismos de control0 1 1 1 0
3
A 4: Contratación directa por parte del cliente de un profesional en
contabilidad1 1 0 0
2
O 1: Incremento en el mercado de empresas que necesitan el servicio
de outsourcing 1 0 0
1
O 2: Incremento del portafolio de clientes para la empresa BYB
Siglo1 1
2
O 3: Generar eficiencia en los servicios a los clientes de la empresa 1
1
O 4: Obtener el Know How de varios sectores industriales y de
servicios 0
= Suma de valores donde no tienen incidencia directa ( es decir el
número 0 )0 1 1 1 0 0 4 4
Suma de valores donde no tienen incidencia directa ( es decir el
número 0 )0 1 1 1 0 0 4 4
Suma de valores donde si tienen incidencia directa ( es decir el
número 1 )4 4 3 2 1 2 1 0
TOTAL 4 5 4 3 1 2 5 4 28
INDICADOR 0,14 0,18 0,14 0,11 0,04 0,07 0,18 0,14 1,00
FACTORES EXTERNOS
16
1.3.2.1.2 Matriz de valor de los Factores Internos del FODA
La matriz de valor de factores internos es similar a la matriz de factores externos, es por ello que el proceso es el mismo.
A continuación se muestra el desarrollo de la matriz aplicado a la empresa ByB Siglo Outsourcing Ecuador Cia. Ltda.:
Figura 6: Matriz de valor de Factores Internos del FODA
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
F 1:
Dis
pone
r de
la h
erra
mie
nta
de
softw
are
empr
esar
ial S
AP
Bus
ines
s
One
F 2:
Con
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fide
lidad
de
los
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F 3:
Per
sona
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o co
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nte
F 4:
Div
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ogo
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clie
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D 1
: No
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one
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D 2
: No
exis
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ción
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refo
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taria
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los
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D 3
: No
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cola
bora
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ma
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alor
es d
onde
si
tiene
n in
side
ncia
dir
ecta
( es
deci
r el
núm
ero
1)
F 1: Disponer de la herramienta de software empresarial SAP
Business One 1 0 1 1 0 0 0
3
F 2: Contar con la fidelidad de los clientes 1 1 0 1 0 0 3
F 3: Personal comprometido con el cliente 1 0 1 1 1 4
F 4: Diversidad del catálogo de clientes 1 1 0 0 2
D 1: No dispone de un sistema de costeo para establecer los precios
de sus servicios 1 0 1
2
D 2: No existe la asesoría o retroalimentación de reformas
tributarias, societarias, entre otras para los clientes1 0
1
D 3: No existe un plan carrera para los colaboradores de la
compañía 0
0
D 4: La compañía no cuenta con políticas y procedimientos 0
= Suma de valores donde no tienen incidencia directa ( es decir
el número 0 )0 1 1 3 2 4 2 2
Suma de valores donde no tienen incidencia directa ( es decir el
número 0 )0 1 1 3 2 4 2 2
Suma de valores donde si tienen incidencia directa ( es decir el
número 1 )3 3 4 2 2 1 0 0
TOTAL 3 4 5 5 4 5 2 2 30
INDICADOR 0,10 0,13 0,17 0,17 0,13 0,17 0,07 0,07 1,00
FACTORES INTERNOS
17
1.3.2.1.3 Matriz de Evaluación de Factores Externos
De acuerdo a Fred R. David, indica que esta matriz permite a los estrategas “resumir y evaluar
la información económica, social, cultural, demográfica, ambiental, política, gubernamental,
jurídica, tecnología y competitiva”.
Después de obtener el indicador tanto de los factores internos como de los externos del FODA
se procedió a realizar la matriz de evaluación de los factores del FODA, siguiendo los siguientes
pasos:
1. Trasladar el indicador de la matriz de valor de los factores del FODA.
2. Calificar cada factor según la tabla de asignación de calificación.
3. Multiplicar el indicador o valor por la calificación asignada y así se obtiene el valor
ponderado.
Se ilustra la matriz de evaluación de factores externos aplicado a la empresa ByB Siglo
Outsourcing Ecuador Cia. Ltda.:
Tabla 2: Matriz de evaluación de factores externos
0,14 2 0,29
0,18 3 0,54
0,14 3 0,43
0,11 0 0,00
0,04 1 0,04
0,07 3 0,21
0,18 3 0,54
0,14 4 0,57
TOTAL 1,00 19,00 2,61
O 1: Incremento de mercado para empresas que realizan
outsourcing
A 1: Competitividad en el mercado
A 2: Inestabilidad política y económica del país
A 3: Reformas tributarias y societarias realizadas por los
diferentes organismos de control
A 4: Contratación directa por parte del cliente de un
profesional en contabilidad
OPORTUNIDADES
Valor
PonderadoValor ClasificaciónAMENAZAS
O 2: Expansión del portafolio de clientes
O 3: Brindar eficiencia en los servicios que se entreguen a
los clientes
O 4: Captación de profesionales eficientes y proactivos
18
ANÁLISIS:
La suma del valor ponderado es de 2.61 y nos indica que la empresa no responde de forma
estratégica hacia las oportunidades, lo que genera que no se pueda contrarrestar las amenazas.
1.3.2.1.4 Matriz de Evaluación del Factor Interno
Fred R. David, señala que es un “instrumento para formular estrategias resume y evalúa las
fuerzas y debilidades más importantes dentro de las áreas funcionales de un negocio y además
ofrece una base para identificar y evaluar las relaciones entre dichas áreas”.
Es importante señalar que para elaborar este tipo de matrices es necesario aplicar juicios
intuitivos. La matriz EFI, es similar a la matriz EFE es por ello que los tres pasos que se
realizaron en la matriz EFE se deben aplicar a esta matriz EFI.
Tabla 3: Matriz de evaluación de factores internos
Respuesta Valor
Excelente 4-5
Regular 2-3
Mala 0-1
Asignación a la
Clasificación
0,10 4 0,40
0,13 3 0,40
0,17 4 0,67
0,17 3 0,50
0,13 0 0,00
0,17 0 0,00
0,07 1 0,07
0,07 1 0,07
TOTAL 1,00 16,00 2,10
D 2: No existe la asesoría o retroalimentación de reformas tributarias,
societarias, entre otras para los clientes
D 3: No existe un plan carrera para los colaboradores de la compañía
D 4: La compañía no cuenta con políticas y procedimientos
DEBILIDADES
F 1: Disponer de la herramienta de software empresarial SAP Business
One
F 2: Contar con la fidelidad de los clientes
F 3: Personal comprometido con el cliente
F 4: Diversidad del catálogo de clientes
D 1: No dispone de un sistema de costeo para establecer los precios
de sus servicios
FORTALEZAS Valor ClasificaciónValor
Ponderado
19
INTERPRETACIÓN:
La suma del valor ponderado es de 2,10 y nos indica que las fortalezas no contrarrestan a las
debilidades, es decir que las fortalezas no son suficientes para mantener una estabilidad en la
compañía.
1.3.2.1.5 Análisis de impacto del Factor Interno
Para realizar el análisis de impacto de los factores internos se calificó de 1 a 3, uno cuando el
impacto de influencia para lograr el éxito en la compañía es bajo y 3 cuando el impacto es alto,
según se muestra a continuación:
Respuesta Valor
Excelente 4-5
Regular 2-3
Mala 0-1
Asignación a la
Clasificación
20
Figura 7: Análisis de impacto del factores internos
DEBILIDADES IMPACTO
D 1: No dispone de un sistema de costeo para establecer los precios de sus
servicios 3
D 2: No existe la asesoría o retroalimentación de reformas tributarias,
societarias, entre otras para los clientes3
D 3: No existe un plan carrera para los colaboradores de la compañía 2
D 4: La compañía no cuenta con políticas y procedimientos 2
FOTALEZAS IMPACTO
F 1: Disponer de la herramienta de software empresarial
SAP Business One 3
F 2: Contar con la fidelidad de los clientes 3
F 3: Personal comprometido con el cliente 2
F 4: Diversidad del catálogo de clientes 2
El impacto de la Fortaleza 1 y la Debilidad 1 se catalogó como alta y se relacionan entre sí ya
que el disponer del software empresarial SAP Business One representa una gran fortaleza pero
no está siendo aprovechada ya que una de las características de SAP es la adaptabilidad de
acuerdo a las necesidades del negocio, es así que esta herramienta puede ser utilizada como un
medio para costear los servicios.
El impacto en la Fortaleza 2 y la Debilidad 2 se calificó como alta debido a que se cuenta con la
fidelidad de los clientes pero no está siendo retribuida por parte de la compañía hacia los
mismos debido a que no existe retroalimentación en temas de actualizaciones fiscales,
societarias y laborales.
21
1.3.2.1.6 Análisis de impacto del Factor Externo
Para el análisis de impacto de los factores externos se realizó de la misma manera que los factores internos; calificando de 1 a 3 según el impacto
que tiene cada factor para la compañía:
Figura 8: Análisis de impacto del factores externos
AMENAZAS IMPACTO
A 1: Competitividad en el mercado 3
A 2: Inestabilidad política y económica del país 3
A 3: Reformas tributarias y societarias realizadas por los diferentes
organismos de control3
A 4: Contratación directa por parte del cliente de un profesional en
contabilidad2
OPORTUNIDADES IMPACTO
O 1: Incremento en el mercado de empresas que
necesitan el servicio de outsourcing 2
O 2: Incremento del portafolio de clientes para la
empresa BYB Siglo3
O 3: Generar eficiencia en los servicios a los clientes de
la empresa3
O 4: Obtener el Know How de varios sectores
industriales y de servicios2
El impacto entre la Oportunidad 2 y la Amenaza 1 es alta y se las relacionó ya que los servicios
que brinda la competencia pueden ser mejor que los que brinda actuamente la empresa BYB
Siglo y esto puedellegar afectar el incremento del portafolio de clientes.
La Oportunidad 3 y la Amenaza 3 se relacionan entre sí y su impacto se consideró como alto ya
que para generar eficiencia en el servicio que se entrega a los clientes se necesita que el
personal se encuentre actualizado y con conocimientos sólidos sobre las reformas que se hayan
producido en la Ley Ecuatoriana.
22
1.3.3 Estrategias
H. Koontz, define a las estrategias como “Programas generales de acción que llevan consigo
compromisos de énfasis y recursos para poner en práctica una misión básica, los cuales se
han concebido e iniciado de tal manera, con el propósito de darle a la organización una
dirección unificada”.
Después de haber realizado el análisis de impacto de los factores internos y externos del
FODA, se establece estrategias que se sugiere a la compañía ByB Siglo Outsourcing Ecuador
Cia. Ltda.
Estrategia 1 (Fortaleza 1 y Debilidad 1): Diseñar un modelo de costeo para la determinación
del precio de los servicios de la empresa y a su vez que esta pueda ser integrada al programa
contable SAP Business One.
Estrategia 2 (Fortalezas 2 y Debilidad 2): Mejorar el servicio de atención al cliente
cumpliendo las fechas de entrega y otorgando un valor agregado a cada servicio de la
empresa sin dejar de realizar todos los procesos de revisión que esto conlleve.
Estrategia 3 (Oportunidades 2 y Amenazas 2): Actualizar con información relevante a los
clientes internos y externos sobre temas de interés nacional relacionados con temas
contables, tributarios, societarios, entre otros, así como también los cambios o reformas que
se den en la ley ecuatoriana.
Estrategia 4 (Oportunidad 3 y Amenazas 3): Capacitar al personal de forma constante y entre
los temas de capacitación incluir la atención al cliente, de manera se espera dar soluciones
rápidas.
23
2 MARCO TEÓRICO
2.1 CONCEPTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD
2.1.1 Activos
Un activo es un recurso que ayuda a generar beneficios económicos a futuro para la entidad
que lo controla.
Los activos están conformados por dos grupos; activos corrientes, son aquellos que se
pueden transformar en efectivo o equivalente al efectivo y activos no corrientes, aquellos
que se espera utilizar por un período superior a un año y que son empleados para la
producción de bienes o servicios.
BYB Siglo es una empresa que presta servicios contables y para brindar el servicio requieren
el uso de computadores, los mismos que contablemente están registrados dentro del grupo
de los Activos como Activos Fijos.
2.1.2 Pasivos
El pasivo tiene la característica de ser una obligación que tiene la empresa con un tercero y
al vencimiento la entidad deberá desprenderse de recursos económicos para cancelarla. Al
igual que los Activos está estructurado por dos grupos; pasivos corrientes, aquellas
obligaciones con terceros a corto plazo y pasivos no corrientes, obligaciones mayores a un
año.
Un ejemplo de Pasivos Corrientes o de corto plazo de la compañía BYB Siglo son los
impuestos a cancelar en el Servicio de Rentas Internas y las obligaciones con el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social.
2.1.3 Patrimonio
El Patrimonio de una empresa es la diferencia entre el Activo y el Pasivo.
24
El Patrimonio es conocido también como la parte residual de los activos, una vez
descontados sus pasivos.
La compañía BYB Siglo cuenta con un Patrimonio conformado por el capital, aporte de
socios y los resultados obtenidos en los ejercicios de años anteriores.
2.1.4 Ingresos
Los ingresos son conocidos también como ganancias, provienen de las actividades ordinarias
que realiza una empresa o de las remuneraciones por la prestación de un servicio o por la
venta de un producto.
El ingreso de la empresa BYB Siglo desciende de la venta de servicios contables, licencias
SAP y también se encuentran los ingresos no operacionales denominados como otros
ingresos, en este último se encuentran los reversos u otro tipo de transacciones donde no
interviene la emisión de una factura.
A continuación se muestra la composición de los ingresos de la compañía:
Figura 9: Ingresos de la empresa BYB Siglo
INGRESOS DE LA EMPRESA BYB SIGLO CITA. LTDA.
Prestación de servicios tarifa 0%
Prestación de servicios Contables
Prestación de servicios Nomina
Otros Ingresos
25
2.2 COSTOS Y GASTOS.
2.2.1 Contabilidad de Costos
La contabilidad de costos es una fuente de información que mide, analiza y presenta informes
de uso interno y externo donde se puede visualizar cuánto cuesta producir un determinado
producto o prestar un servicio.
(Hargadon & Múnera Cárdenas, 1985), define a la contabilidad de costos como “El arte o la
técnica empleada para recoger, registrar y reportar la información relacionada con los costos
y, con base en dicha información, tomar decisiones adecuadas relacionadas con la planeación
y el control de los mismos”.
2.2.2 Costo
El costo es un rubro económico que representa la producción de un bien o servicio. En
términos económicos se conoce como la inversión de cierta cantidad de dinero o de recursos
que se utiliza para producir un bien o servicio y que en el futuro se espera obtener beneficios
económicos
Los costos se pueden dividir en cuatro grupos; costos fijos, aquellos que permanecen
constantes a través del tiempo, costos variables, varían de acuerdo al nivel de producción,
también se encuentran los costos directos fáciles de identificar y se relacionan de manera
directa con el bien o servicio y los costos indirectos, aquellos que no se pueden reconocer
con exactitud la cantidad necesaria para la elaboración de un producto o la prestación de un
servicio, a continuación se explica con un ejemplo de la empresa BYB Siglo:
En la presentación de los Estados Financieros al cliente; como costo directo se puede
reconocer a los sueldos y beneficios que reciben los asistentes, analistas y contadores
quienes trabajan de forma directa en la elaboración de balances, que vendrían a ser a
su vez costos fijos. Los costos indirectos de esta transacción podrían ser los sueldos
y los beneficios entregados a los supervisores contables y como ejemplo de los costos
variables están los suministros y materiales utilizados.
26
2.2.3 Gasto
Los gastos son desembolsos que realiza la empresa con la finalidad de que estos ayuden a
generar ingresos.
Los gastos en los que incurre la compañía BYB Siglo son necesarios para el desarrollo de
las actividades, pero no son recuperables en la venta del servicio. Como por ejemplo, las
alícuotas que se paga mensualmente por el mantenimiento del edificio donde se encuentran
las oficinas de BYB Siglo. Este rubro no puede ser transferido al cliente, es decir no puede
ser tomado en cuenta para la determinación del costo porque no interviene en la prestación
del servicio.
2.2.3.1 Clasificación de Gastos
Los gastos se pueden clasificar en cuatro grupos:
2.2.3.1.1 Gastos administrativos.
Son aquellos gastos que realiza para el funcionamiento básico la empresa pero que no están
relacionadas con la producción o fabricación del bien o servicio.
En la empresa BYB Siglo, los gastos administrativos son el pago mensual por el arriendo de
las oficinas así como también el pago de alícuotas.
2.2.3.1.2 Gastos de venta.
Son aquellas erogaciones que están directamente relacionados con la venta del bien o
servicio.
Los rubros generados en el departamento Comercial de la empresa BYB Siglo, se pueden
considerar como gastos de ventas.
27
2.2.3.1.3 Gastos fijos.
Son aquellos que se mantienen fijos en el transcurso del tiempo sin importar si hubo un
aumento o disminución en las actividades que realiza la empresa.
Como ejemplo de gastos fijos de la empresa BYB Siglo se encuentran las depreciaciones de
los activos.
2.2.3.1.4 Gastos variables.
Contrario al concepto anterior los gastos variables no son estáticos, cambian de un mes a
otro y son eventuales, para una mejor comprensión se describe en el siguiente ejemplo:
En el año 2016 la empresa BYB Siglo fue contratada para procesar la información
contable de la empresa “XYZ”, la misma que inicia sus operaciones en el mismo año,
para ello BYB Siglo decide contratar a un abogado externo a las dos compañías para
que realice el acta del nombramiento del Gerente General.
Como se puede observar en el ejemplo, en la contabilidad de la compañía BYB Siglo los
honorarios del abogado es un gasto variable, que se generó por una vez.
2.3 SISTEMA DE COSTOS BASADOS EN ACTIVIDADES, ABC
2.3.1 Costeo Basado en Actividades
Cada vez más empresas adoptan el modelo de costeo ABC porque ayuda a controlar los
recursos de la organización. Es importante aclarar que reducir y controlar son dos conceptos
diferentes, es más fácil controlar que reducir costos.
Cuando una organización logra controlar los costos restringe la posibilidad de que estos
sigan creciendo, en cambio si se desea reducir costos solo se puede lograr a través de la
eliminación total de la actividad o proceso que lo origina.
28
El método de Costeo Basado en Actividades (ABC) fue desarrollado por Robert Kaplan y
Robin Cooper originalmente para ayudar a las empresas industriales a asignar
adecuadamente sus costos indirectos que cada vez eran más significativos. A raíz de esta
teoría se desarrollaron varios conceptos, uno de ellos es la Administración basada en
Actividades (ABM). (Carl S. Warren, 2010)
(Bravo Valdivieso & Ubidia Tapia, 2013), define a los costos ABC como “una herramienta
útil del análisis del costo y seguimiento de actividades, factores relevantes para el desarrollo
y resultado final de la gestión empresarial”.
2.3.2 Objetivos del sistema de costos ABC
Según, (Zapata Sánchez, 2017, pág. 307)
Los objetivos fundamentales del costeo basado en actividades son:
Obtener información precisa sobre el costo de las actividades y procesos de las
empresas, optimizando el uso de recursos y orientando la organización hacia el
mercado.
Ser una medida del desempeño, que permita mejorar los objetivos de satisfacción y
eliminar el desperdicio en actividades operativas y administrativas.
Proporcionar información para la planeación del negocio, determinación de
utilidades, control y reducción de costos y toma de decisiones estratégicas.
Integrar toda la información necesaria para llevar adelante la empresa. Así las
organizaciones pueden extender la administración de costos para que reflejen las
actividades mediatas como la fabricación. Ventas, finanzas, proceso, etc.
El beneficio que se espera obtener en una organización cuando se aplica el costeo basado en
actividades es optimizar los recursos sin descuidar la satisfacción del cliente, suministrando
información para periodos futuros que permita mejorar los beneficios esperados teniendo
como resultado un mejorar control de costos y evitar posibles desperdicios en las diferentes
actividades desarrolladas en la empresa.
2.3.3 Aplicabilidad del Costeo ABC
Según (Zapata Sánchez, 2017, pág. 307)
29
Esta herramienta que provee formas más razonables para asignar los CIF y los gastos
administrativos y comerciales a las actividades, procesos, productos y clientes (Kaplan
1986), se podría aplicar en cualquier tipo de empresas pero se han de considerar algunos
aspectos para definir si conviene o no su implementación:
1. Ámbito de acción: El costeo ABC es aplicable en cualquier actividad económica, sea
comercial. Industrial o de servicios, por tanto no existen limitaciones por este lado.
2. Alta tecnología informática: Para que funcione adecuadamente ABC es
imprescindible que el ente cuente con un sistema informático completo, confiable e
interrelacionado capaz de capturar y procesar la información al instante. Ésta podría
ser una limitación que se puede solucionar con el tiempo.
3. Influencia significativa de los costos indirectos: El importe de los costos de
fabricación y de los gastos indirectos debe ser de tal magnitud que induzca a buscar
en esta metodología la razonabilidad de su distribución vía actividades y a cualquiera
de los objetos del costo (procesos, productos, líneas de producción, línea de clientes
o distribuidores, etc.). Esta variable será un factor importante a considerar al
momento de tomar la decisión de aplicar o no el costo ABC.
4. Amplio y surtido diversidad de productos: Las empresas que van diversificar la
producción a fin de dar debida atención a una demanda cada vez más informada y
exigente, deben pensar en que ABC solucionará los problemas de información
oportuna y precisa sobre los costos, de tal manera que este modelo de costeo no le
reportaría mayores beneficios a empresas monoproductoras y que no dispongan de
una amplia gama de clientes.
5. Fuerte inversión inicial de recursos monetarios y tiempo: De hecho poner en
vigencia el modelo ABC le va representar a la empresa un cuantiosa inversión
monetaria y el tiempo que demande su puesta en marcha, este factor debe ser
analizado antes de decidir si va o no el proyecto de costeo ABC.
6. Rastreabilidad incuestionable del costo directo: Para aplicar el modelo ABC es
imprescindible que la forma de asignar el costo directo sea el adecuado. Si el ente
tiene problemas con la lista de materiales o con la asignación del costo de la mano
de obra directa o ciertos gastos directamente relacionados con productos.
30
2.3.4 Cost Driver
Los Cost Drivers trata de establecer una relación entre el consumo de recursos y la
producción obtenida. Son las bases de asignación que permiten repartir los costos según
quien los consulte, esto elimina la categoría de costos indirectos y los presenta como costos
de actividades.
De acuerdo a autores como Cooper, señalan que el cost driver o costo asignado se puede
generar por 3 factores:
Figura 10: Factores de Cost-drivers
1. Costes de medida: Son aquellos costos en el cual si el tiempo de duración de la
actividad es siempre el mismo es posible sustituir los inductores relacionados con el
tiempo por los relacionados con el número de transacciones generadas por la
actividad cuya medición sea más fácil.
2. Grado de correlación: Trata de verificar el cumplimiento de las relaciones causales
entre los inductores, los costes de las actividades y las prestaciones realizadas a los
productos.
3. Efecto sobre el comportamiento de los individuos en la organización: Esto nos indica
que los inductores pueden ser motivadores o desmotivadores e incluso pueden usarse
para mejorar la conducta de los individuos dentro de la organización.
(Zapata Sánchez, 2017, pág. 308), señala que para la distribución de los costos indirectos
(costos de producción, administrativos y financieros) entre las actividades y de éstas a los productos
finales (objeto final del costeo), las bases de asignación utilizadas por ABC se denominan cost drivers,
que son parámetro financieros o no financieros que direccionan los costos indirectos de manera justa
e inequívoca. La identificación objetiva de los cost drivers y su permanente actualización contribuirán
a racionalizar el costo de las actividades y de los productos.
31
Para poder realizar una correcta asignación de los cost drivers es necesario contar con lo
siguiente:
1. Tener una clara relación causal de manera casi directa con las actividades que se usan
como base para la distribución de los costos a los productos.
2. Los recursos que son consumidos en cada actividad deben ser similares o equivalentes.
3. Tienen que ser fáciles de interpretar por cualquier persona
4. Las cantidades deben ser controlables por los responsables de cada actividad.
2.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Para gestionar la calidad existe una organización internacional de normalización conocida
como ISO que como su nombre lo indica establece normas o estándares de calidad que
ayudan a que las empresas puedan ofrecer mejores productos o servicios a los clientes.
El sistema de gestión de la calidad busca atender las necesidades de los clientes o
consumidores de acuerdo a las especificaciones o requisitos que el cliente lo establezca.
2.4.1 ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad − Fundamentos y Vocabulario.
La ISO 9000 Sistemas de Gestión de la Calidad − Fundamentos y Vocabulario, Pagina 1,
2005. Describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad, los cuales
constituyen el objeto de la familia de Normas ISO 9000, y define los términos relacionados
con los mismos.
Esta Norma Internacional es aplicable a:
a) Las organizaciones que buscan ventajas por medio de la implementación de un sistema
de gestión de la calidad;
b) Las organizaciones que buscan la confianza de sus proveedores en que sus requisitos
para los productos serán satisfechos;
c) Los usuarios de los productos;
d) Aquellos interesados en el entendimiento mutuo de la terminología utilizada en la gestión
de la calidad (por ejemplo: proveedores, clientes, entes reguladores);
32
e) Todos aquellos que, perteneciendo o no a la organización, evalúan o auditan el sistema
de gestión de la calidad para determinar su conformidad con los requisitos de la Norma
ISO 9001.
Al aplicar la Norma ISO 9000 en la empresa BYB Siglo permitirá garantizar la calidad en
los servicios que presta, entregando un valor agregado, soluciones integrales, a través de
herramientas que impulsen el mejoramiento continuo de todos los procesos de la
organización a fin de alinearlos a la satisfacción de sus clientes, asegurando el crecimiento
sostenible de la organización.
2.4.2 ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad –Requisitos
Sistemas de Gestión de la Calidad –Requisitos, Sistemas de Gestión de la Calidad, Pagina
1, 2015.
Se basa en los principios de gestión de calidad descritos en la Norma ISO 9000. Los
beneficios potenciales para una organización de implementar un sistema de gestión de la
calidad basado en esta Norma Internacional son: la capacidad para proporcionar
regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y
reglamentarios aplicables; facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente;
abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos; la capacidad de
demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión de la calidad especificados.
2.4.3 ISO 9004: Sistemas de Gestión de la Calidad –Directrices para la Mejora del
desempeño
Está norma no es de estricto cumplimento ya que no cuenta con certificación pero sirve de
guía para que las empresas puedan mejorar la calidad de sus servicios o productos
promoviendo autoevaluaciones. Cabe destacar que es aplicable a cualquier tipo de empresa.
La ISO 9004, Sistemas de Gestión de la Calidad –Directrices para la Mejora del desempeño
“Trata las necesidades y las expectativas de todas las partes interesadas pertinentes y
proporciona orientación para la mejora sistemática y continua del desempeño global de la
organización”.
33
2.4.4 Sistema de Gestión ISO 27001 de seguridad de la información
Según Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) Sistemas de Gestión de
la Calidad, Pagina 42, 2012.
“Se fundamenta en la norma UNE-ISO/IEC 27001:2007, que sigue un enfoque basado en
procesos que utilizan el ciclo de mejora continua o de Deming, que consiste en Planificar-
Hacer-Verificar-Actuar, más conocido con el acrónimo en inglés PDCA)”
Figura 11: Ciclo PHVA
La instauración de esta norma va permitir a las empresas mejorar la organización de la
seguridad de la información cumpliendo así con el objetivo de dicha norma que es velar por
la protección de la información. Para ello se necesita el compromiso de toda la organización,
creando una cultura de seguridad, proporcionando todos los recursos necesarios para ello y
se debe también analizar todos los procesos para asegurarse el buen funcionamiento de la
aplicabilidad de esta norma.
BYB Siglo debe aplicar la norma ISO 27001 ya que maneja información confidencial así
como también maneja la base de datos de sus clientes en el departamento de TI. La aplicación
de esta norma le va permitir a la empresa realizar planes de contingencia para salvaguardar
la información y establecer controles de accesos, implementando y aplicando políticas
preventivas relacionadas a la seguridad de la información, garantizando el crecimiento
sostenible de la organización.
PLANIFICA
HACEVERIFICA
ACTUA
34
2.4.5 ISO 10001 Gestión de calidad- Satisfacción del cliente- Directrices para los
códigos de conducta.
La ISO 10001 Gestión de Calidad- Satisfacción del Cliente – Directrices para los códigos de
conducta, (ISO, 2007)
Está diseñada para utilizarse de forma independiente como una guía “cuando las
orientaciones aplicables proporcionadas en esta Norma Internacional se hayan implementado, se pueden realizar declaraciones de que el código de conducta para
satisfacción del cliente se ha planificado, diseñado, desarrollado, implementado, mantenido
y mejorado tomando como base estas orientaciones”.
Implementar la ISO 10001 en la compañía BYB Siglo, permitiría establecer lineamientos
para la satisfacción del cliente externo o interno y así poder cumplir con las necesidades y
expectativas de sus clientes, siempre y cuando fomenten el buen comercio, justo y de
confianza con el cliente.
2.4.6 ISO 10002 Gestión de calidad- Satisfacción del cliente- Directrices para la
tramitación de las denuncias o gestión de los reclamos.
ISO.ORG, Según Gestión de Calidad- Satisfacción del Cliente – Directrices para la
tramitación de las denuncias o gestión de los reclamos, (ISO, 2007)
La Norma ISO 10002 “orienta sobre el tratamiento interno de las quejas relacionadas con el
producto. Al cumplir las promesas proporcionadas en un código de conducta para la
satisfacción del cliente, las organizaciones disminuyen la posibilidad de que surjan
problemas”.
BYB Siglo puede tomar esta ISO como una guía para establecer un sistema de gestión de
reclamos y de esa manera saber cuáles son las causas de los problemas y como los pueden
eliminar. La ventaja es que se puede mejorar la eficiencia operativa, solucionar los reclamos
de los clientes de manera que el personal adopte un enfoque que se base en la satisfacción
del cliente.
35
Figura 12: Gestiòn de reclamos
2.4.7 ISO 10003 Gestión de calidad- Satisfacción del cliente- Directrices para la
resolución de conflictos de forma externa a las organizaciones
Gestión de Calidad- Satisfacción del Cliente – Directrices para la resolución de conflictos
de forma externa a las organizaciones (ISO, 2007) “Orienta sobre la resolución de conflictos
con respecto a las quejas relacionadas con el producto que no se pueden resolver
internamente de forma satisfactoria en las organizaciones”.
La aplicación de la ISO 10003 permitiría a la empresa BYB Siglo planificar cómo resolver
un conflicto a través de la elaboración de un código de conducta de satisfacción del cliente
mediante un proceso de tratamiento de quejas con lo cual se espera proporcionar al cliente
confianza para emitir una expresión insatisfactoria del servicio o producto recibido. Cuando
los conflictos aparecen, la existencia de un código de conducta para la satisfacción del cliente
puede ayudar a las partes a comprender las expectativas del cliente y los intentos de la
organización para cumplir esas expectativas.
36
2.4.8 ISO 10004 Gestión de Calidad- Satisfacción del cliente- Directrices para el
seguimiento y la medición de la satisfacción del cliente
Calidad- Satisfacción del Cliente – Directrices para el seguimiento y la medición de la
satisfacción del cliente, (ISO, 2007). “Proporciona orientación a la organización al
establecer procesos eficaces para el seguimiento y la medición de la satisfacción del cliente.”
La información obtenida del seguimiento y la medición de la satisfacción del cliente puede
ayudar a la empresa BYB Siglo a identificar oportunidades para la mejora de las estrategias
de la organización, los productos, los procesos y las características que son valiosas para los
clientes, y servir a los objetivos de la organización.
Figura 13: Mediciòn de la satisfaccion del cliente
2.4.9 ISO 10014 Gestión de Calidad- Directrices para la determinación de beneficios
financieros y económicos
ISO.ORG, Según Gestión de Calidad- Satisfacción del Cliente – Directrices para el
seguimiento y la medición de la satisfacción del cliente, (ISO, 2007).
“Proporciona directrices para la obtención de beneficios financieros y económicos mediante
la aplicación eficaz de los ocho principios de gestión de la calidad derivados de la ISO 9000.
Estos principios se denominarán "principios de gestión" dentro del texto de esta norma.”
Adoptar esta norma permitiría a la alta dirección de la empresa BYB Siglo tomar decisiones
con relación a las estrategias comerciales o al desarrollo de un producto nuevo y para ello es
37
necesario contar con principios como; enfoque en el cliente, liderazgo, mejora continua,
entre otros, para ratificar la relación entre gestión eficaz y la obtención de beneficios
económicos.
2.5 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
2.5.1 Procesos
Los procesos ayudan a medir las actividades realizadas, de esa manera se puede identificar
en dónde se está fallando con el objetivo para generar una rentabilidad favorable para la
compañía.
El establecer procesos que estén claramente definidos y que sean fáciles de reconocer por la
compañía BYB Siglo permite saber lo que quiere la empresa, hacia dónde ir y lo que es más
importante, conocer de manera objetiva cuál es la situación actual de la misma.
2.5.1.1 Identificación de los procesos
(Noblejas Castellanos, 2010) Gestión Sanitaria Integral: Pública y Privada, Capítulo 8, 2010.
“Pretende que todas las cosas que se realizan queden perfectamente identificadas. Lo ideal
debería ser que se identifique las actividades hasta el mínimo nivel que se pueda, con el fin
de que los límites de los procesos puedan quedar definidos”.
2.5.1.2 Clasificación de procesos
2.5.1.2.1 Procesos de soporte:
Se identifican aquellas actividades, que si bien, no son parte de la actividad principal de la
organización, son necesarias e imprescindibles para la buena gestión y desarrollo de la
empresa. (Noblejas Castellanos, 2010).
Dentro de la empresa BYB Siglo se puede identificar como proceso de soporte la
capacitación anual que recibe el departamento contable.
38
2.5.1.2.2 Procesos de medición:
Proporciona información de cómo se están desarrollando el resto de procesos de la empresa.
Aquí se encuentran procesos como: proceso de auditoría interna, proceso de análisis de
datos, proceso de inspección y control, proceso de satisfacción del cliente, etc. (Noblejas
Castellanos, 2010)
La entrega de Estados Financieros mensuales a los clientes en la empresa BYB Siglo se
calificaría como proceso de medición.
2.5.1.2.3 Procesos asistenciales:
Tan simple como lo que se hace y lo que supone el producto o servicio de nuestra empresa
(Noblejas Castellanos, 2010).
Es todo el proceso que se realiza para la entrega de los Estados Financieros como por ejemplo
en la empresa BYB Siglo los procesos asistenciales se generan desde la recepción de la
información, su ingreso en el sistema contable hasta la entrega de balances al cliente.
2.5.1.3 Descripción y análisis de los procesos
Análisis de Procesos. Escuela de Dirección de Negocios. (Universidad Austral, 2008)
“El análisis de procesos permite diseñar o corregir los procesos, nuevos o existentes, para
luego implantarlos”.
Realizar un análisis de los procesos de la empresa BYB Siglo le permitirá conocer los
componentes del proceso, las entradas, las salidas, los controles y cómo interactúan entre sí
para producir resultados.
2.5.1.4 Diagramación de los procesos
Es una herramienta que muestra una secuencia de cada una de las operaciones que tiene una
organización para poder entregar un servicio o un producto, se representa a través de gráficos
39
con el objeto de que el usuario pueda observar y entender los procesos de la compañía sin
mayor esfuerzo.
Para la elaboración de flujos de procesos es necesario detallar los símbolos que se deben
utilizar. A continuación se describen:
Figura 14: Simbolos para elaborar diagramas de flujos
N° SIMBOLO REPRESENTA
1Terminal: Indica el inicio o la termnación
de un flujo
2
Decisión: Indica el punto en el flujo en
que se produce una bifurcación del tipo
"SI" - "NO"
3Actividad: Representa un actividad
llevada a cabo en el proceso
4Documento: Se refiere a si un documento
se utiliza en el proceso
5Multidocumento: Conjunto de
documentos
6Inspección: Actividades que requieren
supervisión o "visto bueno"
7Conectos de procesos: Enlace con otro
proceso diferente
8 Archivo Manual: Acción de archivo
9 Base de datos: Gabración de datos
10Línea de Flujo: Sentido del flujo del
proceso
40
2.5.1.5 Control de los procesos
“El sistema de control nos permitirá una operación del proceso más fiable y sencilla, al
encargarse de obtener unas condiciones de operación estables, y corregir toda desviación que
se pudiera producir en ellas respecto a los valores de ajuste”. (Mavainza, 2011)
El correcto control de los procesos en la empresa BYB Siglo puede asegurar el desarrollo
sostenible de la organización haciendo uso eficiente de los recursos.
2.5.1.6 Mejoramiento continuo de los procesos.
El realizar pequeños cambios impulsa el mejoramiento continuo de los procesos con el
objeto de impulsar de manera sostenible los diferentes niveles de calidad que se ha planteado
la empresa.
2.5.2 Procedimientos
2.5.2.1 Procedimiento
“Un procedimiento es el modo de proceder o el método que se implementa para llevar a cabo
ciertas cosas, tareas o ejecutar determinadas acciones”. (Definiciones ABC, 2018)
41
2.5.2.2 Diferencias entre procesos y procedimientos
PROCEDIMIENTOS PROCESOS
Los procedimientos están impulsados
por la finalización de tareas
Los procesos están impulsados por la
consecución de un resultado deseado
Los procedimientos se implementan Los procesos se operan y gestionan
Los pasos del procedimiento pueden ser
realizados por diferentes personas en
diferentes departamentos con diferentes
objetivos
Las fases del proceso pueden ser realizadas
por diferentes personas pero con los mismos
objetivos, los departamentos no importan
Los procedimientos son discontinuos Los procesos llegan a una conclusión
Los procedimientos se centran en la
satisfacción de las normas
Los procesos se centran en la satisfacción de
las partes interesadas
Los procedimientos definen la secuencia
de pasos para ejecutar una tarea
Los procesos transforman las entradas en
salidas mediante el uso de recursos
Los procedimientos están impulsados
por personas
Los procesos están impulsados por fuerzas
físicas algunas de las cuales pueden ser
humanas
Los procedimientos pueden usarse para
procesar información
La información se procesa al usar un
procedimiento
Los procedimientos existen, son
estáticos
Los procesos se comportan, son dinámicos
Los procedimientos hacen que la gente
tome medidas y decisiones
Los procesos hacen que ocurran las cosas
Figura 15 Simbolos para elaborar diagramas de flujos
A continuación se explica con un ejemplo la diferencia entre procedimiento y proceso:
Proceso: En la empresa BYB Siglo los clientes realizan sus quejas a través del correo
dirigiéndose a Mariana Salinas quien figura como gerente General.
Procedimiento: Para poder dar solución al cliente sobre el reclamo presentado se asigna la
tarea al asistente administrativo de comunicar personalmente al Gerente Contable sobre el
malestar ocasionado para que interceda y así poder brindar una pronta respuesta al cliente.
42
2.5.3 Business Process Management (BPM)
2.5.3.1 Business Process Management (BPM)
“Es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales; un enfoque centrado en los procesos
para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de información con metodologías
de procesos y gestión” (Procesos Colabra, 2010)
2.5.3.2 Dimensiones de BPM
2.5.3.2.1 Dimensión de valor
La dimensión de valor fue creado para los clientes así como también para los accionistas,
empleados, proveedores, etc.,
BPM incorpora las actividades operacionales con objetivos y estrategias, concentrando sus
recursos y esfuerzos en la creación de valor para el cliente, permitiendo así una respuesta
mucho más rápida al cambio, evitando la resistencia por parte de los colaboradores de la
organización.
2.5.3.2.2 Efectividad de los procesos
Tener procesos efectivos genera menos perdidas y crean un valor neto para los clientes y las
personas interesadas en el correcto funcionamiento de la organización.
BPM fomenta de forma directa un aumento en la efectividad de los procesos mediante la
coordinación de información.
2.5.3.2.3 Transferencia de procesos
BPM impulsa la transparencia en la ejecución de los proyectos para la efectividad en las
operaciones realizadas.
43
2.5.3.2.4 Agilidad de procesos
Se obtiene a través de la capacidad de los procesos para adoptarse a nuevos eventos o
circunstancias sin descuidar el tiempo, la productividad y el rendimiento.
2.6 NORMATIVA DE APLICACIÓN
2.6.1 Normas Internacionales de Información Financiera
Las Normas Internacionales de Información Financiera es el grupo de estándares
internacionales de contabilidad promulgadas por el International Accounting Standars Board
(IASB), que determina los requisitos de reconocimiento, medición, presentación e
información a revelar sobre las transacciones y hechos económicos que afectan a una
empresa y que se reflejan en los estados financieros.
La aplicación de estas normas permite que los Estados Financieros de la empresa BYB Siglo
y de sus clientes sean presentados a valor razonable, es decir, una medición basada en el
mercado.
2.6.2 Normas Internacionales de Contabilidad
Son normas Internacionales de Contabilidad que establecen directrices o parámetros para la
presentación de Estados Financieros.
2.7 TÉRMINOS GENERALES
2.7.1. Asignar
Se describe como dar, determinar, ofrecer, entre otros conceptos similares.
2.7.1.1 Criterios de asignación
Seleccionar el concepto a distribuir (gasto, costo, ingreso, etc).
Identificar a sus oportunos receptores (periodos de tiempo, productos, etc)
44
Proceder a efectuar tal reparto, pero de manera que a cada receptor le corresponda
exactamente la parte de gasto, costo o ingreso que ha generado y de tal forma que
ninguno reciba una parte que le corresponda a otro.
No siempre es posible cumplir con las pautas de actuación. La dificultad radica en la
imposibilidad de encontrar en algunas situaciones bases de reparto lo suficientemente
precisas como para asignar a cada receptor de manera adecuada la parte del concepto que
realmente le corresponda
2.7.2 Reasignar
La palabra reasignación está formada por el prefijo re (que indica en este caso repetición) y el sustantivo asignación, que expresa la relación que tiene una cosa con otra, su
correspondencia. De esta manera, reasignación es realizar nuevamente una conexión entre
dos aspectos. Pongamos un ejemplo sencillo. Un corredor participa en una competición y recibe un dorsal con un número determinado. Si el número que recibe es erróneo tendrá que
solicitar otro y, en este caso, habrá una reasignación. (Definición ABC, 2018)
2.7.3 Eficiencia
Se genera cuando se utiliza la menor cantidad de recursos para lograr los objetivos
propuestos, al cumplir con los objetivos se espera no hacer usos de muchos recursos.
A continuación se describe con un ejemplo:
Cumplir con la fecha de entrega de los Estados Financieros al cliente sin demandar
de personal de apoyo para el ingreso de información.
2.7.4 Eficacia
Es el cumplimiento de metas y objetivos sin importar los recursos empleados, haciendo
referencia a la capacidad de lograr lo que se ha propuesto.
Como por ejemplo:
45
Solicitar personal de apoyo para cumplir, lo que representa la utilización de recurso
humano extra, para poder entregar los Estados Financieros al cliente.
2.7.5 Efectividad
Es la cuantificación del cumplimiento de una meta, es decir la capacidad de lograr el efecto
que se desea.
El objetivo para la empresa BYB Siglo es satisfacer al cliente, esto se mide a través
de encuestas u entrevistas directas, con el objetivo de cuantificar el nivel de
satisfacción y ver qué tan efectivo es el servicio que ofrece la empresa.
46
3 DIAGNOSTICO FINANCIERO Y SITUACIONAL
3.1 DIAGNOSTICO FINANCIERO
3.1.1 Análisis horizontal
El análisis horizontal consiste en comparar cifras de los Estados Financieros de dos o más
periodos consecutivos; es la variación que existe de un año a otro entre las cuentas contables
y nos indican si los cambios fueron positivos o negativos. Mediante este método de análisis
se puede observar cuáles son las cuentas que tuvieron una variación considerable de un año
a otro y si es necesario o no la planeación de nuevas políticas que permitan mejorar la
situación financiera de la empresa.
3.1.1.1 Análisis horizontal del Estado de Situación Financiera
El Estado de Situación Financiera muestra la situación económica de la empresa, en él se
refleja el efectivo y sus equivalentes, cuentas cobrar, propiedad planta y equipo; también se
puede observar las deudas que mantiene la empresa con terceros, es decir los Pasivo a corto
o largo plazo y por último se encuentra el Patrimonio de la compañía. Conforme se va
fortaleciendo el crecimiento de la empresa, sus Activos, Pasivos y Patrimonio sufren
aumentos o disminuciones debido al desarrollo de la actividad comercial de la compañía.
La estructura financiera de la empresa está representada por recursos que se conocen con el
nombre de Activos, fuentes externas que se denominan Pasivos y fuentes internas que
comprenden el grupo del Patrimonio.
Para conocer la situación económica de la empresa se realiza un análisis financiero que
permite reflejar si en la actualidad la compañía es o no rentable y sí puede hacer frente a un
futuro más competitivo. A continuación se presenta el Estado de Situación Financiera del
2017 y 2016 a ser analizado:
47
Estado de Situación Financiera del año 2017 y 2016
BYB Siglo Outsourcing Cia. Ltda.
NOMBRE 2017 2016 V. Absoluta $ V. Relativa %
Nota
s
ACTIVO S
ACTIVO CORRIENTE
EFECTIVO Y EQUIVALENTES DEL EFECTIVO 3,818.46 4,234.64 a
Caja Chica 500.00 300.00 200.00 67%
Banco Internacional 3,008.60 3,934.64 (926.04) -24%
Banco Bolivariano 309.86 309.86
ACTIVOS FINANCIEROS 142,333.78 114,549.09
Clientes comerciales locales 143,209.38 124,752.27 18,457.11 15% b
Clientes comerciales del Exterior 12,838.66 - 12,838.66 b
Cuentas por cobrar empleados 140.43 - 140.43
Otras cuentas por cobrar empleados 708.16 - 708.16
Anticipo proveedores 10.33 - 10.33
(-) Provisiòn Cuentas Incobrables (14,573.18) (10,203.18) (4,370.00) 43% b
SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS 305.81 -
Seguros Prepagados 305.81 - 305.81
ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES 107,653.39 75,110.76
Anticipos Impuesto a la Renta 1,316.73 - 1,316.73
Retencion Fuente de IR 40,876.95 30,853.14 10,023.81 32% c
Retencion Fuente de IVA 2,208.09 - 2,208.09
IVA compras bienes y servicios 12% 3,788.92 - 3,788.92
Cuentas por Cobrar SRI/Pago En Exceso 58,040.66 44,257.62 13,783.04 31% c
Cuentas po Cobrar SRI/Debitoss Duplicados 1,422.04 - 1,422.04
OTROS ACTIVOS CORRIENTES 55,973.07 -
Provision Reconocimiento de Ingresos 55,973.07 - 55,973.07 __________________ __________________
ACTIVO CORRIENTE 310,084.51$ 193,894.49$
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 36,520.35 47,981.92
Muebles y Enseres 45,422.25 45,422.25 - 0% d
Equipos de cómputo y software 41,467.06 33,331.62 8,135.44 24% d
Deprec. Acum Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles (20,317.64) (11,976.00) (8,341.64) 70% d
Deprec. Acum Equipos de cómputo y software (30,051.32) (18,795.95) (11,255.37) 60% d
ACTIVO INTANGIBLE 26,040.00 27,480.00
Licencias SAP 28,800.00 28,800.00 - 0% d
Amotización Acum Licencias SAP (2,760.00) (1,320.00) (1,440.00) 109% d
ACTIVOS POR IMPUESTO A LA RENTA DIFERIDO 37,072.63 37,072.63
Activo por impuesto a la renta Diferido 37,072.63 37,072.63 - 0% e__________________ __________________
ACTIVO NO CORRIENTE 99,632.98$ 112,534.55$
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
TO TAL ACTIVO S 409,717.49$ 306,429.04$ 103,288.45$ 34%
============= ============= ============= =============
PASIVO S
PASIVO CORRIENTE
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR (90,395.83) (63,876.97)
Cuentas por pagar proveedores locales (86,576.70) (63,876.97) (22,699.73) 36% f
Otras cuentas por pagar (3,819.13) - -
OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS (46,661.35) -
Prestàmos por pagar Bco. Bolivaariano (46,661.35) - (46,661.35) g
PROVISIONES (11,459.13) (10,209.76)
Provisiones Dècimos y beneficios de orden social (10,512.56) (10,209.76) (302.80) 3%
Otras Provisiones (946.57) - (946.57)
ANÁLISIS HORIZONTAL
48
Estado de Situación Financiera del año 2017 y 2016
BYB Siglo Outsourcing Cia. Ltda.
Tabla 4. Evoluciòn del Situaciòn Financiera de la empresa
Como se puede observar varias cuentas del Estado de Situación Financiera tuvieron
variaciones de un año a otro, para comprender a que se debe esta variación se presenta un
análisis con las cuentas que tuvieron una variación considerable de un año a otro:
a) Efectivo y sus equivalentes: Las variaciones en este grupo se detallan a
continuación:
NOMBRE 2017 2016 V. Absoluta $ V. Relativa %
Nota
s
OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES (35,510.40) (49,896.22)
SRI por pagar (12,764.02) (37,887.82) 25,123.80 -66% h
IESS por pagar (14,738.47) (11,037.62) (3,700.85) 34% h
15% Participaciòn trabajadores (8,007.91) - (8,007.91)
Sueldos por pagar (738.83) 738.83
Anticipo Clientes (231.95) 231.95
CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS / RELACIONADAS (98,996.93) (98,820.00)
Licencias SAP por pagar (21,120.00) (21,120.00) - i
Cuentas por pagar relacionadas (77,876.93) (77,700.00) (176.93) i__________________ __________________
PASIVO CORRIENTE (283,023.64)$ (222,802.95)$ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
PASIVO NO CORRIENTE
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR (148,120.49) (148,120.49)
Otras Cuentas por Pagar Relacionadas Locales (148,120.49) (148,120.49) -
PROVISIONES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS (24,366.00) (11,704.00)
Provisiòn Desahucio y Jubilaciòn Patronal (24,366.00) (11,704.00) (12,662.00) 108% j__________________ __________________
PASIVO NO CORRIENTE (172,486.49)$ (159,824.49)$ __________________ __________________
TO TAL PASIVO S (455,510.13)$ (382,627.44)$
PATRIMO NIO
Capital (10,000.00) (10,000.00) -
Aporte Futura Capitalizaciòn (137,438.00) (137,438.00) - k
Resultados acumulados (36,575.02) (36,575.02) - l
Pèrdida actuarial 2,400.58 2,400.58
Resultado del Ejercicio 2014 52.59 52.59 -
Resultado del Ejercicio 2015 155,901.66 155,901.66 -
Período ganancias 2016 104,257.17 104,257.17 -
Resultado del Ejercicio 2017 (32,806.34)
TOTAL PATROMINIO 45,792.64$ 76,198.40$ __________________ __________________
Total Pasivo + Patrimonio (409,717.49)$ (306,429.04)$ 103,288.45$ -34%
=========== ============= ============= =============
ANÁLISIS HORIZONTAL
49
Caja Chica: La existencia de esta cuenta es para realizar pagos de gastos menores
que no impliquen la necesidad de girar un cheque o realizar una transferencia. El
saldo de esta cuenta en el año 2016 es de $200,00, en comparación al saldo del 2017
que fue de $500,00 la variación en estos dos años es de $300,00, lo que refleja un
incremento de 67%, esto se debe a que el fondo de esta cuenta ayuda a cubrir los
pagos imprevisibles de los clientes de la compañía, para lo cual se hace uso del dinero
de esta cuenta y poder cubrir dichos pagos para después ser reembolsado por el
cliente solicitante.
Banco Internacional: El saldo de esta cuenta el 31 de diciembre de 2017 fue de
$3.008,60 y en el año 2016 fue de $3.934,64 lo que indica que hubo una variación
de $926,04 que representa una disminución en esta cuenta del 24% de un periodo a
otro.
Banco Bolivariano: Esta cuenta bancaria se crea en el año 2017 debido a la solicitud
de un crédito en el mismo banco y como requisito indispensable es la apertura de una
cuenta corriente en dicha institución finalizando el año con un saldo de $309,86.
b) Clientes comerciales locales y del exterior: A continuación se detalla la variación
en estas cuentas:
Clientes Comerciales locales: Son derechos exigibles originados por la
prestación de servicios al cliente. El saldo de la cuenta en el 2017 fue de
$143.209,38 mientras que el 2016 cerró con un saldo de $124.752,27, dando
como resultado una variación en esta cuenta de $18.457,11, lo que representa un
incremento del 15%, esto se debe al saldo pendiente de cobro de la facturación
realizada en el último mes del 2017.
Clientes Comerciales del Exterior: Esta cuenta nace en el año 2017 y finaliza
ese año con un saldo de $12.838,66. El motivo de la apertura de esta cuenta se
debe a la necesidad del cliente, porque cuando un cliente está en el proceso de
liquidación todos los honorarios son facturados a sus relacionadas en el exterior
hasta finalizar su proceso de liquidación.
50
A continuación se muestra la antigüedad de cartera de clientes locales y del exterior de la
compañía:
Figura 16: Antigüedad de cartera
El monto más significativo de las cuentas por cobrar es de $ 94.310,21 y su vencimiento no
supera los 30 días, lo que indica que estos clientes se encuentran dentro del plazo de la
política de cobro. El monto de $17.917,00, corresponde a los clientes que tienen un
vencimiento de 31 hasta los 60 días, por otro lado se encuentran aquellos clientes que su
vencimiento está en 61 hasta los 90 días, llegando alcanzar un monto de $9.768,60, los
clientes que tiene un vencimiento de 91 hasta los 120 días suman el monto de $6.556,55;
para los clientes antes expuestos la administración considera que tienen un alto grado de
recuperación de la cartera, mientras que los clientes que tienen un vencimiento superior a
los 121 días los cuales suman el monto de $27.495,68, la administración considera que su
recuperación es más compleja que los demás clientes ya que de la compañía al igual que a
todos los clientes ha realizado la gestión de cobro, comunicando vía mail de los saldos que
adeudan sin una respuesta favorable.
La relación porcentual de la cartera de clientes locales y del exterior es la siguiente:
MONTO
0 - 30 $94.310,21
31 - 60 $17.917,00
61 - 90 $9.768,60
91 - 120 $6.556,55
121+ $27.495,68
$94.310,21
$17.917,00 $9.768,60 $6.556,55 $27.495,68
ANTIGUEDAD DE CARTERA
DÍAS 0 - 30 31 - 60 61 - 90 91 - 120 121+ TOTAL
MONTO 94,310.21$ 17,917.00$ 9,768.60$ 6,556.55$ 27,495.68$ 156,048.04$
% 60.44% 11.48% 6.26% 4.20% 17.62% 100.00%
51
La suma del saldo de la cuenta de clientes locales y del exterior del año 2017 fue de
$156.048,04. El 60,44% de está cuenta tiene un vencimiento no mayor a 30 días lo cual
refleja una alta probabilidad de ser recuperadas en el corto plazo de igual manera para las
cuentas que representan el 11,48%, 6,26% y 4,20% de la cartera, mientras que el 17.62%
tiene un vencimiento de más de 121 días, lo que dificulta recuperar la cartera de estos
clientes.
Provisión de cuentas Incobrables: El ascenso de esta cuenta de un año a otro
se debe al análisis de la administración sobre las cuentas que se consideraron
como incobrables y se realizó la provisión del 1% de acuerdo a la Ley de
Régimen Tributario Interno.
c) Activos por impuestos corrientes: La variación más representativa se genera en la
cuenta de retenciones en la fuente que ya que en el año 2017 el saldo de esta cuenta
era de $40.876,95, mientras que en el año 2016 el sado de la cuenta fue de $30.853,14
teniendo una variación de $10.023,81, lo que representa un incremento del 32% del
año 2017 en comparación del año 2016, este crédito tributario corresponde a las
retenciones realizadas por los clientes de la compañía.
Otra cuenta de este mismo grupo con una variación considerable es la cuenta por
cobrar al SRI, ya que en el año 2016 se realizó una declaración sustitutiva del
impuesto a la renta del año 2015 debido a un error involuntario en la digitación de la
declaración original, por lo cual se ocasionó un pago en exceso de $44.257,62. EL
mismo evento se repitió en el año 2017 con la declaración sustitutiva del año 2016,
finalizando el periodo con un saldo de $58.040,66, dando como resultado una
variación de $13.783,04 entre el año 2017.
d) Activos Fijos e Intangibles: Como parte de los activos fijos la empresa cuenta con:
52
Figura 17: Costo històrico de Activos Fijos
Los muebles y enceres de la compañìa se mantuvieron en $45.422,25, lo que indica que no
hubo variaciòn en el año 2017 con relaciòn al año 2017, por otro lado el equipo de
computaciòn finalizò el saldo al 2016 con el monto de $ 33.331,62 y en el año 2017 el saldo
fue de $41.467,06, reflejando un incremento del 24% en este ùltimo año. La necesidad de
adquirir nuevos equipos nace debido al ingreso de nuevo personal.
Figura 18: Depreciaciòn de los Activos Fijos
Muebles y Enseres Equipos de cómputo y software
2017 45.422,25 41.467,06
2016 45.422,25 33.331,62
% 0% 24%
45.422,25
41.467,06 45.422,25
33.331,62
0% 24%
COSTO DE ACTIVOS FIJOS
2017 2016
Deprec. Acum Instalaciones,maquinarias, equipos y
muebles
Deprec. Acum Equipos decómputo y software
2017 (20.317,64) (30.051,32)
2016 (11.976,00) (18.795,95)
% 70% 60%
(20.317,64)
(30.051,32)
(11.976,00)
(18.795,95)
DEPRECIACIÒN DE LOS ACTIVOS FIJOS
53
De acuerdo a la técnica contable utilizada los muebles y enceres se están depreciando al
10% y para el equipo de computación se aplica el 3.33%. Como se puede observar en el
gráfico la depreciación del activo se ha realizado de forma continua, a la vez que incrementa
la depreciación acumulada conforme pasa el tiempo
.
Activos Intangibles: En este grupo se encuentra la licencia del sistema contable
SAP que es para uso exclusivo del personal asignado en uno de sus clientes más
importantes y se activó desde febrero del 2016 y la amortización está
contemplada a 10 años. La variación de este grupo se debe al transcurso normal
de su amortización.
e) Activos por impuesto a la renta diferido: El monto de esta cuenta se debe a la
amortización de pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores.
f) Cuentas por pagar proveedores locales: En el año 2017 la cuenta finaliza con un
saldo de $86.576,70, mientras que en el año 2016 fue de $63.876,97, teniendo como
resultado una variación de $22.699,73 que representa un incremento del 36% en el
2017. A continuación se detalla la antigüedad de dichas cuentas:
Figura 19: Antigüedad de proveedores
0 - 30 31 - 60 61 - 90 91 - 120 121+
Monto $15.226,20 $10.704,14 $3.811,09 $2.001,41 $54.833,86
% 17,59% 12,36% 4,40% 2,31% 63,34%
$15.226,20
$10.704,14
$3.811,09 $2.001,41
$54.833,86
17,59% 12,36% 4,40% 2,31% 63,34%
ANTIGUEDAD DE SALDOS DE PROVEEDORES
54
La política de pago de la compañía es de 30 días después de haber recibido la factura, los
proveedores que están en este rango alcanzan la suma de $15.226,20 que representa el
17,59% del total de la cuenta por pagar a proveedores locales, en este grupo se encuentran
aquellos proveedores de gastos como son la facturación electrónica, suministros, gastos de
movilización del personal, arrendamiento del edificio, entre otros. Los proveedores que se
encuentran dentro de los 31 a los 60 días vencidos representan el 12,36% y suman el monto
de $10.704,14, los proveedores que están dentro de los 61 a los 90 días vencidos suman el
monto de $3.811,09 y los proveedores que tienen un vencimiento de 90 a 120 días
representan el 2,31% del total y su monto es de $2.001,41, el 4,40%, corresponde a los
proveedores que tienen un vencimiento de más de 121 días y representan el 63,34% del total
de proveedores locales y el monto es de $54.833,86, en este último grupo se encuentra las
facturas de su relacionada por los servicios de asesorías legales recibidas y las comisiones
en venta por la captación de clientes.
g) Préstamo Bancario: Debido a los montos adeudados a la administración tributaria
la empresa se ve en la necesidad de realizar un préstamo bancario por el monto de
$47.000,00 para poder cubrir el pago de impuestos y cancelar sus deudas al Servicio
de Rentas Internas.
h) Otras Obligaciones corrientes: Son deudas de exigencia inmediata como por
ejemplo la cuenta por pagar al SRI que en el año 2017 fue de $12.764,02, mientras
que en el año 2016 fue de $37.887,82, reflejando una disminución del 68% para el
2017 y en términos monetarios fue de $25.123,80.
Otra cuenta que tuvo una variación de un año a otro fue la de IESS por pagar, esta
cuenta en el año 2016 finalizó con un saldo de $11.037,62, mientras que en el 2017
se incrementó en un 34 % debido a que el saldo de la cuenta fue de $14.738,47
generando una variación de $3.700.85.
i) Cuentas por pagar diversas relacionadas: Los saldos de las cuentas de esta
agrupación se mantuvieron constantes de un año a otro:
Licencias SAP por pagar, el saldo de esta cuenta en el año 2017 y 2016 fue de
$21.120,00. Y corresponde al alquiler de licencias profesionales para el uso del
personal en la asignación de diversos clientes.
55
Cuenta por pagar relacionada, el saldo de esta cuenta en el año 2017 fue de
$77.876,93 y en el año 2016 fue de $$77.700,00, teniendo como resultado una
variación de $176,93, esta cuenta se origina por las prestaciones de dinero
realizados por los socios de la compañía para contar con liquides y realizar pagos
a otros proveedores de exigencia inmediata.
j) Provisión por desahucio y jubilación patronal: Es una obligación de la compañía
normada por el código de trabajo y formulada por empresas especializadas. El saldo
del 2017 el saldo de la cuenta fue de $24.366,00 y en el periodo 2016 la cuenta
finalizó con un saldo de $11.704,00 reflejando un incremento del 108% es decir que
hubo una variación de $12.662,00.
k) Aportes futuras capitalizaciones: Todos los desembolsos de dinero realizados en
el año 2015 se contemplaron como aportes para futuras capitalizaciones, es por esta
razón que el saldo en el periodo 2017 y 2016 se mantiene en $137.438,00.
l) Resultados de ejercicios anteriores: Los saldos de estas cuentas es el resultado de
las operaciones realizadas por el giro del negocio
3.1.1.2 Análisis horizontal del Estado de Resultados Integral
El Estado de Resultados Integral permite evaluar y analizar la capacidad de la compañía para
generar utilidades. El resultado permite mejorar la eficiencia y la eficacia de la
administración en cuanto al uso del recurso material y humano y además permite determinar
si el desempeño de la empresa fue satisfactorio o no.
El análisis horizontal demuestra a través de variaciones los cambios ocurridos en los estados
financieros y permite obtener un mejor panorama de la compañía pues indica los beneficios
o perjuicios de las decisiones tomadas en el pasado. Al analizar dichas variaciones se puede
notar si las decisiones tomadas en el pasado repercuten en el periodo actual o pueden afectar
a los resultados del periodo siguiente.
Este análisis se ocupa de los cambios obtenidos de un periodo a otro y al igual que el análisis
del Estado de Situación Financiera las cifras obtenidas van ser comparadas entre dos
56
periodos para determinar la variación relativa representada en términos porcentuales y la
variación absoluta representada en términos monetarios, de esa manera se refleja si hubo un
aumento o disminución en una determinada cuenta.
A continuación se presentan el Estado de Resultados Integral del año 2017 y 2016 a ser
analizado:
Estado de Resultados Integral del año 2017 y 2016
BYB Siglo Outsourcing Cia. Ltda.
V. Absoluta V. Relatica
INGRESOS
INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS (1,274,122.23) (991,113.15) a
Exportacion de servicios (69,100.00) (32,406.53) (36,693.47) 113%
Prestaciòn de servicios contables (1,190,739.16) (952,724.53) (238,014.63) 25%
Otras implementaciones IT (14,283.07) (14,283.07)
Prestación de servicios Nomina (5,082.09) 5,082.09 -100%
Prestación de servicios de administracion (900.00) 900.00 -100%
OTROS INGRESOS (181.04) (89,080.41) b
Otros Ingresos (181.04) (12,816.53) 12,635.49 -99%
Reversos Años Anteriores (42,157.87) 42,157.87 -100%
Ingreso por Impuesto Diferido (34,106.01) 34,106.01 -100%
INGRESOS (1,274,303.27) (1,080,193.56)
COSTOS
NOMINA 690,180.30 677,223.82 1,367,404.12
Sueldos y Salarios 504,851.36 482,706.91 22,144.45 5%
Horas Extras 718.34 (718.34) -100% c
Comisiones en ventas 1,624.27 2,517.11 (892.84) -35%
Bono Extraordinario 5,728.14 (5,728.14) -100% c
Bono Movilizacion 560.00 1,095.00 (535.00) -49%
Bono Celular 1,478.00 1,730.00 (252.00) -15%
Aporte patronal 60,322.52 57,144.17 3,178.35 6%
Fondos de Reserva 31,654.67 16,563.00 15,091.67 91% c
Decimo tercer sueldo 44,708.64 42,000.87 2,707.77 6%
Decimo cuarto sueldo 18,567.60 17,748.32 819.28 5%
Vacaciones 7,064.71 20,939.07 (13,874.36) -66%
Desahucio e indemnizaciones 7,983.72 5,938.10 2,045.62 34%
Jubilación Patronal 2,890.50 3,751.67 (861.17) -23%
Honorarios por servicios terceros 6,724.31 15,899.12 (9,174.81) -58%
Servicios Colocadora de Talentos 1,750.00 1,400.00 350.00 25%
Servicios de desarrollo Fact electronica 1,344.00 (1,344.00) -100%
COSTOS FINANCIEROS 10,231.35 3,683.41
Gasto interès 4,172.89 - 4,172.89
Gastos financiero actuarial 959.00 - 959.00
Gastos por servicios bancarios 5,099.46 3,683.41 1,416.05 38%
OTROS COSTOS INDIRECTOS 221,553.30 114,457.95
Alimentación 4,068.94 3,298.78 770.16 23%
Movilzación 1,223.02 1,867.40 (644.38) -35%
Suministros de oficina 2,974.27 2,397.04 577.23 24%
Licencias y software 190,862.59 82,473.33 108,389.26 131% c
Internet 5,264.48 7,261.40 (1,996.92) -28%
Arriendo oficinas costo 17,160.00 17,160.00 - 0%
TOTAL COSTOS 921,964.95 795,365.18 126,599.77 16%
ANÁLISIS HORIZONTAL2017 2016NOMBRE Notas
57
Estado de Resultados Integral del año 2017 y 2016
BYB Siglo Outsourcing Cia. Ltda.
V. Absoluta V. Relatica
GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE VENTAS 319,531.98 388,080.09
NOMINA 102,109.21 124,339.96
Sueldos y Salarios 67,695.18 70,595.00 (2,899.82) -4%
Comisiones en Ventas 14,354.48 35,595.97 (21,241.49) -60% d
Bono Movilización 3,600.00 3,800.00 (200.00) -5%
Bono Celular - 200.00 (200.00) -100%
Aporte patronal 9,910.50 9,509.43 401.07 4%
Fondos de Reserva 6,549.05 4,639.56 1,909.49 41%
BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES 11,759.14 20,118.89
Decimo tercer Sueldo 6,777.50 6,234.99 542.51 9%
Décimo Cuarto Sueldo 1,744.80 5,736.62 (3,991.82) -70%
Despido Intempestivo 2,681.38 (2,681.38) -100%
Desahucio e indemizaciones 1,425.00 (1,425.00) -100%
Desahucio e indemizaciones 1,712.34 2,062.57 (350.23) -17%
Jubilación Patronal 1,524.50 1,978.33 (453.83) -23%
GASTO PLANES DE BENEFICIOS A EMPLEADO 3,581.78 7,073.84
Uniformes - 362.50 (362.50) -100%
Capacitación 715.00 4,910.00 (4,195.00) -85%
Alimentación 2,811.78 2,163.84 647.94 30%
Servicios de Transporte del Personal 55.00 - 55.00
HONORARIOS PROFESIONALES Y DIETAS 40,762.86 87,689.93
Honorarios Profesionales 2,321.11 300.00 2,021.11 674%
Honorarios por Comisiones 118.20 389.93 (271.73) -70%
Honorarios Notariales 25.00 25.00
Honarios Gerencia general 38,298.55 87,000.00 (48,701.45) -56% d
ARRENDAMIENTOS 23,241.86 23,241.92
Arriendo Oficinas 14,040.00 14,040.00 - 0%
Alicuotas edificio 9,201.86 9,201.92 (0.06) 0%
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 706.85 2,352.72
Mantenimiento Oficinas 312.92 1,845.70 (1,532.78) -83%
Mantenimiento Equipos de Coomputación 393.93 507.02 (113.09) -22%
PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD 1,320.00
Publicidad medios de Revistas 870.00 870.00
Publicidad Otros 450.00 450.00
SUMINISTROS MATERIALES Y REPUESTOS 8,085.07 8,560.11
Suministros de Oficina 2,582.98 4,187.62 (1,604.64) -38%
Suministros de Computación 333.93 173.30 160.63 93%
Suministros de Aseo 2,354.23 2,071.89 282.34 14%
Suministros de Cafetería 2,613.73 1,967.14 646.59 33%
Suministros para mantenimiento oficina 200.20 160.16 40.04 25%
TRANSPORTE 10,900.11 11,552.06
Transporte personal 10,900.11 11,552.06 (651.95) -6%
SEGUROS Y REASEGUROS (PRIMAS Y CESIONES) 27.80
Seguro Fiel Cumpliento Contrato 27.80 27.80
GASTOS DE GESTIÓN 2,174.79
Agasajos Empleados 2,174.79 2,174.79
IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y OTROS 21,089.30 768.05
Impuestos Minicipales 437.97 437.97
Gasto Impuesto a la Renta 12,643.42 12,643.42
Gasto 15% Trabajadores 8,007.91 8,007.91
Contribuación Superintendencia de Compañías 768.05 (768.05) -100%
ANÁLISIS HORIZONTAL2017 2016NOMBRE Notas
58
Estado de Resultados Integral del año 2017 y 2016
BYB Siglo Outsourcing Cia. Ltda.
Tabla 5: Estado de Resultados Integral
A continuación se presenta un detalle de las cuentas con las variaciones más representativas
de un año a otro:
V. Absoluta V. Relatica
GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE VENTAS 319,531.98 388,080.09
GASTOS DE VIAJE 4,673.67 4,657.10
Hospedaje Local 807.17 2,911.85 (2,104.68) -72%
Hospedaje Exterior 278.70 982.53 (703.83) -72%
Pasajes Locales 2,330.33 567.72 1,762.61 310% d
Movilización Local 4.46 195.00 (190.54) -98%
Alimentaciòn 1,253.01 1,253.01
DEPRECIACIONES 19,597.01 18,983.77
Gasto Depreciación muebles y enceres 8,341.64 8,341.19 0.45 0%
Gasto Depreciación Equipos de cómputo 11,255.37 10,642.58 612.79 6%
AMORTIZACIONES 1,440.00 1,920.00
Gasto Amortización Licencias SAP 1,440.00 1,920.00 (480.00) -25%
SERVICIOS PÚBLICOS 10,588.70 21,209.15
Energía Electrica 2,442.00 2,529.13 (87.13) -3%
Telefonía Local 6,894.70 18,680.02 (11,785.32) -63%
Telefonía Celular 1,252.00 - 1,252.00
PAGOS POR OTROS SERVICIOS 28,921.29 13,400.20
Movilizacion tramites 856.63 306.41 550.22 180%
Servicio de Imprenta 640.00 32.00 608.00 1900%
Licencias y Software 20,504.69 7,104.60 13,400.09 189%
Servicios alquiler central telefonica 4,470.00 4,890.00 (420.00) -9%
Servicio de alquiler de equipos portatiles 150.00 150.00
Servicios Legales 2,299.97 1,067.19 1,232.78
OTROS GASTOS 28,552.54 43,217.85
Retenciones asumidas 18.42 18.42
Multas e interes tributarios 8,949.14 591.04 8,358.10 1414%
Gastos sin soportes 19,349.98 484.01 18,865.97 3898%
Gastos Cuentas Incobrables 41,119.77 (41,119.77) -100%
Gastos Legales 235.00 235.00
Gastos del exterior de relacionadas 1,023.03 (1,023.03) -100%
GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE VENTAS 319,531.98$ 389,085.55$
RESULTADO DEL PERIODO 32,806.34$ 104,257.17$
========== ==========
ANÁLISIS HORIZONTAL2017 2016NOMBRE Notas
59
a) Ingresos por actividades ordinarias: En el desarrollo de sus actividades
comerciales la compañía ha reflejado en sus balances un incremento notable en sus
ingresos, según se detalla a continuación:
Figura 20. Estado de Resultados Integral
El incremento de la cuenta de ingresos por exportación de servicios se debe a que
varios de los clientes de la compañía se encuentran en procesos de liquidación y los
honorarios se facturan a sus relacionadas en el exterior. El en año 2017 el saldo de
esta cuenta fue de $69.100,00, mientras que en el 2016 el saldo fue de $32.406,53,
lo que refleja un incremento del 113%.
La captación de nuevos clientes ha permitido incrementar las ventas por servicios
contables, en el año 2017 los ingresos anuales fueron de $1`190.739,16 y en el
periodo 2016 fue de $952.724,53, lo que genera una variación entre ambos años de
$238.014,63 lo que representa un incremento del 25% en el periodo 2017 con
relación al 2016.
La expansión de nuevos servicios hacia sus clientes ha permitido obtener otra fuente
de ingresos como son las implementaciones realizadas por el departamento de IT,
entre ellas se encuentra la facturación electrónica, es por esta razón que en el año
2017 este ingreso fue de $ 14.283,07.
b) El ingreso por los servicios de nómina en el año 2017 no se ven reflejados en el
Estado de Resultados ya que se encuentran agrupados como parte de los servicios
Exportacion de
servicios
Prestaciòn de
servicios
contables
Otras
implementacion
es IT
Prestación de
servicios
Nomina
Prestación de
servicios de
administracion
V. Absoluta $ (36.693,47) (238.014,63) (14.283,07) 5.082,09 900,00
V. Relativa % 113% 25% 100% -100% -100%
INGRESOS OPERACIONALES
60
contables, es por ello que la variación en dicha cuenta es del 100% de un periodo a
otro ya que el ingreso registrado en el 2016 en esta cuenta fue de $5.082,09.
c) Otros Ingresos: La variación en este grupo se debe a que en el año 2016 se realizaron
varios ajustes de saldos provenientes del año 2015, es por ello que en el 2017 no se
reflejan registros por estos conceptos.
d) Costos: Como parte del costo de los servicios tenemos los sueldos y salarios,
beneficios de ley, bonificaciones, entre otros costos que corresponden al
departamento contable, además de los servicios de facturación electrónica y los
honorarios del Gerente General de la compañía. Entre las cuentas antes mencionadas
las cuentas con mayor variación fueron:
Horas extras, en año 2017 no se registran rubros por este concepto debido a nuevas
disposiciones por parte de la administración de la empresa este beneficio dejó de ser
percibido por los trabajadores, mientras que en el 2016 se registra un monto de
$718,34 y, es por ello que la variación de un año a otro es del 100%. De igual manera
se procedió con las Bonificaciones Extraordinarias.
Fondos de Reserva, la estabilidad laboral que ofrece la empresa implica que el
personal supere el año de trabajo y por tanto sea acreedor a percibir este beneficio,
motivo por el cual se da la variación en dicha cuenta. En el 2017 el saldo de la cuenta
fue de 31,654.67 y en el 2016 el gasto fue de $16.563,00, generando una variación
del 91% de un periodo a otro.
Licencias SAP, el incremento en esta cuenta se debe al crecimiento del portafolio de
clientes por lo que es necesario recurrir al alquiler de nuevas licencias para el uso de
sus clientes. En el 2017 el saldo de dicha cuenta fue de $ 190.862.59, mientras que
en el 2016 finalizó ese periodo con el saldo de $82.473,33 dando como resultado un
incremente en el 2017 del 131% con relación al 2016.
e) Gastos Administrativos y de Ventas: Entre las cuentas con una variación
considerable dentro de este grupo se encuentra:
61
Comisiones en ventas, la disminución de este gasto en el 2017 se debe al cambio en
la política comercial respecto a las comisiones en ventas, la reducción del porcentaje
de comisión generó una variación del 60%. En el ejercicio fiscal 2017 el saldo fue
de $14.354,48, mientras que en el 2016 finalizó con un saldo de $35.595,97.
Honorarios profesionales, El cambio de Gerente General desencadenó una
disminución considerable en este gasto, reflejando una disminución del 56%, para el
ejercicio fiscal 2017 que finalizó dicho periodo con un saldo de $6.724,31 con
relación al año 2016 que el saldo de dicha cuenta fue de $15.899,12, permitiendo así
una disminución de $9,174.81 en el 2017 con relación al 2016.
Pasajes locales, el ingreso de un nuevo cliente implica que la empresa se vea en la
necesidad de realizar gastos adicionales como la compra del ticket aéreo con la
finalidad de cerrar el contrato con el cliente. En el periodo 2017 esta cuenta finalizó
con un saldo de $2.330,33 y en el año 2016 el total de esta cuenta fue de $567,72
generando un variación del 310% de un ejercicio fiscal a otro.
Las disminuciones de los gastos del año 2017 en relación con el periodo 2016 se deben a los
cambios de políticas de control interno, en cuanto al control sobre el uso de suministros,
alimentación y movilización, entre otros.
3.1.2 Análisis vertical
El análisis vertical como su nombre lo indica es la relación que existe verticalmente en cada
una de las cuentas con relación al total. Consiste en determinar la composición de cada una
de las cuentas dentro del estado financiero a ser analizado con la finalidad de demostrar que
los resultados del pasado pueden ayudar hacer mejoras a las operaciones actuales y del
futuro, esto es relevante para los stakeholders; entiéndase como stakeholders a las partes
interesadas que rodean a la empresa, como por ejemplo los trabajadores, proveedores,
clientes, socios, entes de control, entre otros.
Es importante analizar si las decisiones del pasado han tenido efectos positivos en los
resultados obtenidos, si ayuda o no al crecimiento, o si se ha logrado mantener una
estabilidad económica.
62
Esta evaluación induce a que se mejore los procesos internos y se pueda realizar cambios en
las políticas contables con respecto al tratamiento de las cuentas de los Estados Financieros.
3.1.2.1 Análisis vertical del Estado de Situación Financiera.
Para realizar este análisis en el Estado de Situación Financiera se toma como denominador
al total de activos para determinar su peso porcentual de cada una de las cuentas.
A continuación de muestran los Estados Financieros a ser analizados:
Estado de Situación Financiera
ByB Siglo Outsourcing Ecuador Bybsigec Cia. Ltda.
ANÁLISIS
VERTICAL
ANÁLISIS
VERTICAL
NOMBRE 2017 % 2016 % Notas
ACTIVO S
ACTIVO CORRIENTE
EFECTIVO Y EQUIVALENTES DEL EFECTIVO 3,818.46 4,234.64
Caja Chica 500.00 300.00
Banco Internacional 3,008.60 1% 3,934.64 1% a
Banco Bolivariano 309.86
63
Estado de Situación Financiera
ByB Siglo Outsourcing Ecuador Bybsigec Cia. Ltda.
ANÁLISIS
VERTICAL
ANÁLISIS
VERTICAL
NOMBRE 2017 % 2016 % Notas
ACTIVOS FINANCIEROS 142,333.78 114,549.09
Clientes comerciales locales 143,209.38 35% 124,752.27 41% b
Clientes comerciales del Exterior 12,838.66 3% -
Cuentas por cobrar empleados 140.43 -
Otras cuentas por cobrar empleados 708.16 -
Anticipo proveedores 10.33 -
(-) Provisiòn Cuentas Incobrables (14,573.18) -4% (10,203.18) -3%
SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS 305.81 -
Seguros Prepagados 305.81 -
ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES 107,653.39 75,110.76
Anticipos Impuesto a la Renta 1,316.73 -
Retencion Fuente de IR 40,876.95 10% 30,853.14 10% c
Retencion Fuente de IVA 2,208.09 1% -
IVA compras bienes y servicios 12% 3,788.92 1% -
Cuentas por Cobrar SRI/Pago En Exceso 58,040.66 14% 44,257.62 14% d
Cuentas po Cobrar SRI/Debitoss Duplicados 1,422.04 -
OTROS ACTIVOS CORRIENTES 55,973.07 -
Provision Reconocimiento de Ingresos 55,973.07 14% -
ACTIVO CORRIENTE 310,084.51$ 193,894.49$
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 36,520.35 47,981.92
Muebles y Enseres 45,422.25 11% 45,422.25 15% e
Equipos de cómputo y software 41,467.06 10% 33,331.62 11% e
Deprec. Acum Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles (20,317.64) -5% (11,976.00) -4% e
Deprec. Acum Equipos de cómputo y software (30,051.32) -7% (18,795.95) -6% e
ACTIVO INTANGIBLE 26,040.00 27,480.00
Licencias SAP 28,800.00 7% 28,800.00 9% e
Amotización Acum Licencias SAP (2,760.00) -1% (1,320.00) e
ACTIVOS POR IMPUESTO A LA RENTA DIFERIDO 37,072.63 37,072.63
Activo por impuesto a la renta Diferido 37,072.63 9% 37,072.63 12%___________ ___________
ACTIVO NO CORRIENTE 99,632.98$ 112,534.55$
___________ ___________
TO TAL ACTIVO S 409,717.49$ 306,429.04$
=========== ===========
PASIVO S
PASIVO CORRIENTE
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR (90,395.83) (63,876.97)
Cuentas por pagar proveedores locales (86,576.70) -21% (63,876.97) -21% f
Otras cuentas por pagar (3,819.13) -1% -
OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS (46,661.35) -
Prestàmos por pagar Bco. Bolivaariano (46,661.35) -11% -
PROVISIONES (11,459.13) (10,209.76)
Provisiones Dècimos y beneficios de orden social (10,512.56) -3% (10,209.76) -3%
Otras Provisiones (946.57) -
64
Estado de Situación Financiera
ByB Siglo Outsourcing Ecuador Bybsigec Cia. Ltda.
Tabla 6: Estado de Situación Financiera
Como se puede observar varias cuentas del Estado de Situación Financiera tuvieron
aumentos o disminuciones de un año a otro, para comprender a que se debe estas variaciones
se presenta un análisis detallado:
a) Banco Internacional: Como se puede observar en el año 2017 y 2016 la cuenta
representa en los dos años el 1% con relación al total de activos, lo que indica que la
ANÁLISIS
VERTICAL
ANÁLISIS
VERTICAL
NOMBRE 2017 % 2016 % Notas
OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES (35,510.40) (49,896.22)
SRI por pagar (12,764.02) -3% (37,887.82) -12% g
IESS por pagar (14,738.47) -4% (11,037.62) -4%
15% Participaciòn trabajadores (8,007.91) -2% -
Sueldos por pagar 0% (738.83)
Anticipo Clientes (231.95)
CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS / RELACIONADAS (98,996.93) (98,820.00)
Licencias SAP por pagar (21,120.00) -5% (21,120.00) -7%
Cuentas por pagar relacionadas (77,876.93) -19% (77,700.00) -25%___________
PASIVO CORRIENTE (283,023.64)$ (222,802.95)$ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
PASIVO NO CORRIENTE
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR (148,120.49) (148,120.49)
Otras Cuentas por Pagar Relacionadas Locales (148,120.49) -36% (148,120.49) -48% h
PROVISIONES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS (24,366.00) (11,704.00)
Provisiòn Desahucio y Jubilaciòn Patronal (24,366.00) -6% (11,704.00) -4%___________ ___________
PASIVO NO CORRIENTE (172,486.49)$ (159,824.49)$ ___________ ___________
TO TAL PASIVO S (455,510.13)$ (382,627.44)$
PATRIMO NIO
Capital (10,000.00) -2% (10,000.00) -3% i
Aporte Futura Capitalizaciòn (137,438.00) -34% (137,438.00) -45% j
Resultados acumulados (36,575.02) -9% (36,575.02) -12%
Pèrdida actuarial 2,400.58 1%
Resultado del Ejercicio 2014 52.59 52.59
Resultado del Ejercicio 2015 155,901.66 38% 155,901.66 51% k
Período ganancias 2016 104,257.17 25% 104,257.17 34% k
Resultado del Ejercicio 2017 (32,806.34) -8%
TOTAL PATROMINIO 45,792.64$ 76,198.40$ ___________ ___________
Total Pasivo + Patrimonio (409,717.49)$ (306,429.04)$
=========== =============
65
empresa no dispone de liquidez suficiente para afrontar pagos de deudas a corto
plazo con sus acreedores.
b) Clientes comerciales locales: En el año 2017 el 41% del total de los activos se
concentra en la cuenta por cobrar, mientras que en el año 2016 el peso porcentual de
esta cuenta en relación al total de activos fue del 35%, es importante la recuperaciòn
de la cartera vencida para que la empresa cuente con liquidez.
c) Retenciones en la fuenta del impuesto a la renta: El peso porcentual en dicha
cuenta es del 10% tanto para el periodo 2017 como para el 2016 pese a que hubo una
variaciòn en los montos; en el periodo 2017 el saldo de la cuenta fue de $40.876,95
y en el año 2016 fue de $30,853.14, esto se debe a que el total de activos incrementò
de un año a otro.
d) Cuentas por cobrar SRI: La recuperación del monto pagado en exceso ayudaría a
que en el año 2017 el 14% que representa esta cuenta con relaciòn al total de activos
del mismo año, se incremente en la cuenta bancaria o pueda ayudar a disminuir los
impuestos mensuales a travès de una nota de crèdito desmaterializada. La relaciòn
porcentual en el 2016 de dicha cuenta es del 14%, a pesar de exisitr una variaciòn en
los saldos de las cuentas, en el año 2017 el saldo fue de $58.040,66 y en el periodo
2016 fue de $44.257,62
e) Activos fijos e intangibles: El peso neto de este grupo de activos con relación al
activo total en el periodo 2017 es de 15%, mientras que en el año 2016 fue del 25%,
la disminución de un año a otro se debe al transcurso de la depreción normal de los
activos fijos.
f) Cuentas por pagar proveedores: La representación porcentual en el estado
financiero en el periodo 2017 y 2016 se mantuvo en un 21% en relación al total de
activos a pesar de tener una variaciòn en el saldo de dicha cuenta de un año a otro,
esto debido a que el total de Activos incrementò en el 2017 con relaciòn al 2016.
g) SRI por pagar: Son todos los pagos a la admistraciòn tributaria que se realizan
mensualmente por el concepto de Impuesto causado y retenciones en la fuente por
66
pagar. En el año 2017 su representación fue de tan solo el 3% con relaciòn al tota lde
activos, mientras que en el año 2016 la cuenta representó el 12% del total de activos.
h) Otras Cuentas por pagar relacionadas: Pese a que el monto no tuvo variación de
un año a otro su peso porcentual si lo tuvo, en el año 2017 fue de 38%, mientras que
en el año 2016 fue del 48 %, como se puede el peso porcentual varia de un año a otro
debido al incremento en el total de activos del periodo 2017.
i) Capital: El saldo de la cuenta se mantirne de un año a otro en $10.00,00 pero su peso
porcentua varia. En el año 2017 la cuenta representa el 2% del total de activos y en
el año 2016 su peso porcentual fue del 3%.
j) Aporte Futuras capitalizaciones: En periodo 2016 los socios de la compañía
realizaròn un aporte monetario con la intención de capitalizar e incrementar su
patrimonio en $137.438,00, monto que se mantuvo para el año 2017 y 2016 con una
representaciòn del 34% y 45% respectivamente en relaciòn al total de activos.
k) Perdidas del ejercicio 2015 y 2016: En el ejercicio 2016 la pèrdida del año 2015
representò el 51% y la pèrdida del periodo 2016 representò el 34% en relaciòn al
total de activos de ese año; a difrencia del año 2017 donde la pèrdida del periodo
2015 representa el 38% y la perdida del año 2016 representa el 25% con relaciòn al
total de activos de dicho año.
3.1.2.2 Análisis vertical del Estado de Resultados Integral
Para realizar el análisis vertical del Estado de Resultados Integral se requiere un
denominador, el cual en este estado financiero se tomará a las ventas netas como referente.
Al igual que el análisis vertical del estado de Situación Financiera se procede con el mismo
análisis con la diferencia que cada cuenta se relaciona con una base específica como son las
ventas netas, esto permite saber cuál es el margen de participación de cada cuenta con
relación a las ventas netas.
A continuación se presenta el análisis vertical del Estado de Resultados:
67
Estado de Resultados Integral
ByB Siglo Outsourcing Ecuador Bybsigec Cia. Ltda.
A. VERTICAL A. VERTICAL
NOMBRE 2017 % 2016 % Notas
INGRESOS
INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS (1,274,122.23) (991,113.15)
Exportacion de servicios (69,100.00) (32,406.53)
Prestaciòn de servicios contables (1,190,739.16) (952,724.53)
Otras implementaciones IT (14,283.07)
Prestación de servicios Nomina (5,082.09)
Prestación de servicios de administracion (900.00)
OTROS INGRESOS (181.04) (4,764.67)
Otros Ingresos (181.04) (12,816.53)
Reversos Años Anteriores 42,157.87
Ingreso por Impuesto Diferido (34,106.01)
INGRESOS (1,274,303.27) (995,877.82)
COSTOS
NOMINA 690,180.30 677,223.82 a
Sueldos y Salarios 504,851.36 40% 482,706.91 49%
Horas Extras 718.34
Comisiones en ventas 1,624.27 2,517.11
Bono Extraordinario 5,728.14 1%
Bono Movilizaciòn 560.00 1,095.00
Bono Celular 1,478.00 1,730.00
Aporte patronal 60,322.52 5% 57,144.17 6%
Fondos de Reserva 31,654.67 2% 16,563.00 2%
Dècimo tercer sueldo 44,708.64 4% 42,000.87 4%
Dècimo cuarto sueldo 18,567.60 1% 17,748.32 2%
Vacaciones 7,064.71 1% 20,939.07 2%
Desahucio e indemnizaciones 7,983.72 1% 5,938.10 1%
Jubilación Patronal 2,890.50 3,751.67
Honorarios por servicios terceros 6,724.31 1% 15,899.12 2%
Servicios Colocadora de Talentos 1,750.00 1,400.00
Servicios de desarrollo Fact electrònica 1,344.00
68
Estado de Resultados Integral
ByB Siglo Outsourcing Ecuador Bybsigec Cia. Ltda.
A. VERTICAL A. VERTICAL
NOMBRE 2017 % 2016 % Notas
COSTOS FINANCIEROS 10,231.35 3,683.41
Gasto interès 4,172.89 -
Gastos financiero actuarial 959.00 -
Gastos por servicios bancarios 5,099.46 3,683.41
OTROS COSTOS INDIRECTOS 221,553.30 114,457.95
Alimentación 4,068.94 3,298.78
Movilzación 1,223.02 1,867.40
Suministros de oficina 2,974.27 2,397.04
Licencias y software 190,862.59 15% 82,473.33 8% b
Internet 5,264.48 7,261.40 1%
Arriendo oficinas costo 17,160.00 1% 17,160.00 2% c
TOTAL COSTOS 921,964.95 795,365.18
GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE VENTAS 319,531.98 388,080.09
NOMINA 102,109.21 124,339.96
Sueldos y Salarios 67,695.18 5% 70,595.00 7% d
Comisiones en Ventas 14,354.48 1% 35,595.97 4% d
Bono Movilización 3,600.00 3,800.00
Bono Celular - 200.00
Aporte patronal 9,910.50 1% 9,509.43 1%
Fondos de Reserva 6,549.05 1% 4,639.56
BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES 11,759.14 20,118.89
Decimo tercer Sueldo 6,777.50 1% 6,234.99 1%
Décimo Cuarto Sueldo 1,744.80 5,736.62 1%
Despido Intempestivo 2,681.38
Desahucio e indemizaciones 1,425.00
Desahucio e indemizaciones 1,712.34 2,062.57
Jubilación Patronal 1,524.50 1,978.33 GASTO PLANES DE BENEFICIOS A
EMPLEADO3,581.78 7,073.84
Uniformes - 362.50
Capacitación 715.00 4,910.00
Alimentación 2,811.78 2,163.84
Servicios de Transporte del Personal 55.00 -
HONORARIOS PROFESIONALES Y DIETAS 40,762.86 87,689.93
Honorarios Profesionales 2,321.11 300.00
Honorarios por Comisiones 118.20 389.93
Honorarios Notariales 25.00
Honorarios Gerencia general 38,298.55 3% 87,000.00 9% d
ARRENDAMIENTOS 23,241.86 23,241.92
Arriendo Oficinas 14,040.00 1% 14,040.00 1%
Alicuotas edificio 9,201.86 1% 9,201.92 1%
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 706.85 2,352.72
Mantenimiento Oficinas 312.92 1,845.70
Mantenimiento Equipos de Coomputación 393.93 507.02
PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD 1,320.00
Publicidad medios de Revistas 870.00
Publicidad Otros 450.00
69
Estado de Resultados Integral
ByB Siglo Outsourcing Ecuador Bybsigec Cia. Ltda.
Tabla 7: Estado de Situación Financiera
A. VERTICAL A. VERTICAL
NOMBRE 2017 % 2016 % Notas
SUMINISTROS MATERIALES Y REPUESTOS 8,085.07 8,560.11
Suministros de Oficina 2,582.98 4,187.62
Suministros de Computación 333.93 173.30
Suministros de Aseo 2,354.23 2,071.89
Suministros de Cafetería 2,613.73 1,967.14
Suministros para mantenimiento oficina 200.20 160.16
TRANSPORTE 10,900.11 11,552.06
Transporte personal 10,900.11 1% 11,552.06 1%SEGUROS Y REASEGUROS (PRIMAS Y
CESIONES)27.80
Seguro Fiel Cumpliento Contrato 27.80
GASTOS DE GESTIÓN 2,174.79
Agasajos Empleados 2,174.79
IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y OTROS 21,089.30 768.05
Impuestos Minicipales 437.97
Gasto Impuesto a la Renta 12,643.42 1%
Gasto 15% Trabajadores 8,007.91 1%
Contribuación Superintendencia de Compañías 768.05
GASTOS DE VIAJE 4,673.67 4,657.10
Hospedaje Local 807.17 2,911.85
Hospedaje Exterior 278.70 982.53
Pasajes Locales 2,330.33 567.72
Movilización Local 4.46 195.00
Alimentaciòn 1,253.01
DEPRECIACIONES 19,597.01 18,983.77
Gasto Depreciación muebles y enceres 8,341.64 1% 8,341.19 1%
Gasto Depreciación Equipos de cómputo 11,255.37 1% 10,642.58 1%
AMORTIZACIONES 1,440.00 1,920.00
Gasto Amortización Licencias SAP 1,440.00 1,920.00
SERVICIOS PÚBLICOS 10,588.70 21,209.15
Energía Electrica 2,442.00 2,529.13
Telefonía Local 6,894.70 1% 18,680.02 2%
Telefonía Celular 1,252.00 -
PAGOS POR OTROS SERVICIOS 28,921.29 13,400.20
Movilizacion tramites 856.63 306.41
Servicio de Imprenta 640.00 32.00
Licencias y Software 20,504.69 2% 7,104.60 1%
Servicios alquiler central telefonica 4,470.00 4,890.00
Servicio de alquiler de equipos portatiles 150.00
Servicios Legales 2,299.97 1,067.19
OTROS GASTOS 28,552.54 43,217.85
Retenciones asumidas 18.42
Multas e interes tributarios 8,949.14 1% 591.04
Gastos sin soportes 19,349.98 2% 484.01
Gastos Cuentas Incobrables 41,119.77 4%
Gastos Legales 235.00
Gastos del exterior de relacionadas 1,023.03
GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE VENTAS 319,531.98$ 389,085.55$
RESULTADO DEL PERIODO 32,806.34$ 104,257.17$
========== ==========
70
a) Costos de nómina: En el año 2017 los costos directos de nómina representan el 54%
y en el año 2016 representó el 68%, es decir que del total de ventas realizadas por la
compañía estas son usados para cubrir sus costos en los porcentajes antes descritos.
b) Licencia SAP: Los rubros por este concepto corresponde al alquiler de licencias para
el uso del personal del departamento contable y de nómina. Durante el periodo 2017
la representación porcentual de esta cuenta con relación al total de ventas fue del
15% y en el 2016 fue del 8%, es decir que hubo un incremento en dicho gasto durante
el año 2017.
c) Arrendamientos oficinas: Es el monto que se paga por el uso de las oficinas. La
representación en el año 2017 con relación a las ventas fue del 1%, mientras que en
año 2016 este rubro representó el 2% con relación a las ventas netas a pesar de que
su monto de $ 17.160,00 sea igual en los dos años, esto se debe a que en el 2017 las
ventas incrementaron a comparación del 2016.
d) Gastos Administrativos y de venta: Las cuentas que tuvieron mayor representación
en el 2017 y 2016 son las siguientes:
Sueldos y salarios: Son aquellas remuneraciones del departamento comercial y
administrativo. Esta cuenta representó el 5% y 7% con relación a las ventas en
el año 2017 y 2016 respectivamente.
Comisiones en ventas: El cambio de política en ventas ayudó disminuir la
representación porcentual de esta cuenta con relación a las ventas, en el año 2017
esta cuenta representó el 1% con relación a las ventas netas y en el periodo 2016
la representación de esta cuenta fue del 4%.
Honorarios Gerencia General: El cambio del gerente general ayudó a disminuir
el gasto por este concepto. En el año 2017 la representación de esta cuenta con
relación a las ventas fue del 3%, mientras que en el año 2016 fue del 9%.
Con respecto a los demás gastos su representación porcentual con relación a las ventas no
fue significativa.
71
La disminución de costos y gastos debido al control de la administración y al cambio de
políticas ayudó a que en el año 2017 la empresa empiece a percibir utilidades, lo que
beneficia tanto al personal como a los socios de la compañía.
3.2 DIAGNOSTICO SITUACIONAL
3.2.1 CAPITAL HUMANO
3.2.1.1 Nómina
Es importante para la compañía contar con un personal calificado que cuente con
conocimiento sólidos en temas tributarios, societarios, principios contables, código de ética,
Normas Internaciones de Contabilidad y Normas de Información Financiera; además de
habilidades de liderazgo, visionario, creativo, habilidad de razonamiento lógico y habilidad
numérica, es necesario que tenga actitudes como son el respeto, la responsabilidad, el trabajo
en equipo, la transparencia, la proactividad, entre otros.
El colaborar conoce perfectamente cuáles son sus funciones, las líneas de comunicación
interna, los grados jerárquicos con lo que cuenta el departamento contable, esto permite que
la empresa tenga una mayor eficiencia y optimice recursos.
Una de las estrategias de la compañía es tener personal de calidad lo que ayuda a brindar un
valor agregado a sus clientes en los servicios que ofrece la compañía.
A continuación se describe como está conformado el capital humano de la empresa:
CARGO Nº CARGOS
Gerente Contable 1
Supervisor Contable 3
Contador 5
Analista Contable 9
Asistente Contable 16
Digitador 3
TOTAL 37
72
Figura 21 Cargos de la compañía
El departamento contable de la empresa está conformado por un Gerente Contable quien se
encarga de supervisar que las actividades se esten cumpliendo conforme a la planificación
realizada. Dentro de su estructura se encuentra con el apoyo de tres supervisores contables
quienes son responsables de la calidad de información que se envia al cliente y los tiempos
en los que se entrega. Los contadores de la empresa son encargados de revisar cualquier tipo
de información que requiera el cliente velando por su razonabilidad de los saldos de las
cuentas o reportes que serán presentados al cliente. Los analisistas contables son el primer
filtro de revisión de la información o reportes generados para ser reportados al cliente. Toda
la información es ingresada y generada por los asistentes contables y para brindar apoyo en
las actividades se encuentran los digitadores quienes dan soporte en el ingreso de
infomración.
La estructua planteada en la empresa se apega directamente con los objetivos de la misma,
los niveles de reportes por jerarquìa se mantienen de una manera piramidal pero en ciertos
procesos transversales se lo realiza de una manera horizontal con la finalidad de que la curva
de aprendizaje sea optima en la empresa para poder cubrir cualquier necesidad del cliente.
Gerente Contable; 1
Supervisor Contable; 3
Contador; 5
Analista Contable; 9
Asistente Contable; 16
Digitador; 3
Gerente Contable Supervisor Contable Contador
Analista Contable Asistente Contable Digitador
73
3.2.1.2 Gastos de nómina
Los gastos de nómina de la empresa se encuentran divididos en dos grupos, el primero
corresponde a los sueldos y beneficios sociales del departamento contable y el segundo
grupo está conformado por los gastos y beneficios sociales del personal administrativo y de
ventas. A continuación se muestra el gasto de nómina del año 2017 y 2016:
Gastos de nómina del Departamento Contable.
NOMBRE 2017 2016
GASTOS NOMINA $690,180.30 $677,223.82
Figura 22: Gastos de nòmina del Departamento Contable.
Como se puede observar en el periodo 2017 el gasto de nómina incrementó en relación al
año 2016. Todas las erogaciones que corresponden materia gravada para el IESS la empresa
los clasifica como costos directos de mano de obra. Dentro de estos costos se encuentran los
sueldos, aportes a la seguridad social y bonificaciones. Estos gastos han ido en aumento
debido al crecimiento del departamento contable, el mismo que va de la mano con el
crecimiento del portafolio de clientes, viendolo desde otra perspectiva se puede considera a
dicho costo es una inversiòn recuperable en el precio de venta ya que genera beneficios
econòmicos para la compañìa.
2017 2016
$690.180,30 $677.223,82
1 2GASTOS DE NOMINA
74
Gastos nómina del departamento administrativos y de ventas.
NOMBRE 2017 2016
Gastos de nómina administrativos y de ventas 117,450.13 151,895.19
Figura 23: Gastos de nòmina del Departamento Adminsitrativo y de Ventas
Como se puede observar en el gráfico a diferencia del costo de nómina, los sueldos del
departamento administrativo y de ventas disminuyó de un año a otro, estos gastos incurridos
por concepto de sueldos del departamento administrativo y de ventas son erogaciones no
recuperables dentro del precio de venta al público de los servicios contables ya que si bien
ayudan al desarrollo diario de las actividades, estos no forman parte de la prestación del
servicio.
3.2.1.3 Distribución de tareas por función
La distribución de las tareas se lo realiza en base a las necesidades de cada cliente, de manera
que es analizada detenidamente con los supervisores con la finalidad de establecer los
tiempos de los recursos necesarios, es así que después de analizar toda la información del
cliente y los recursos que van a ser empleados para ofrecer el servicio se establece un monto
de acuerdo al costo nominal incluyendo un margen objetivo.
En la prestación del servicio al cliente la empresa procura dar un valor agregado en los
servicios entregados, dicho valor es relevante cuando va de la mano del conocimiento, para
fomentar este componente, es importante capacitar al personal, medir su capacidad de
desempeño, desarrollar sus competencias e impulsar el liderazgo, en este último factor es
importante cuidar la asignación de nuevos colaboradores a las líneas de supervisión que al
ser personal experimentado son los encargados de transmitir sus conocimientos a las líneas
de reporte operativo. Al ser una empresa que vende servicios es primordial realizar una
2017 2016
$117.450,13
$151.895,19
1 2Gastos de nómina administrativos y de ventas
75
correcta distribución de asignaciones, para evitar que se generen pérdidas económicas, los
elementos que generan dichas pérdida es la mala atención al cliente debido a la sobrecarga
laboral, baja productividad, baja de proactividad, desperdicio de recursos e infrautilización
de equipos.
Las asignaciones de la línea de supervisión de BYB Siglo son:
CARGO CLIENTES ASIGNADOS
Supervisor 1 28
Supervisor 2 25
Supervisor 3 23
TOTAL 76
La asignación de los clientes a los supervisores está distribuida de manera equitativa de
acuerdo al tamaño de cada cliente y al volumen de transacciones que realiza.
Para la distribución de clientes entre contadores, analistas y asistentes se realiza de acuerdo
a un análisis que identifica las capacidades y las competencias del personal para ejecutar las
tareas.
3.2.1.4 Procesos del departamento contable
A continuación se presenta el flujo del proceso del ingreso de un cliente a la empresa, parte
desde el departamento comercial de la compañía:
76
Figura 24: Flujo del proceso de ingreso de cliente
A continuación se describe paso a paso el procedimeinto que se requiere desde que el cliente
ingresa a la empresa para formar parte de la cartera de clientes hasta que culmina con la
entrega de la información deseada.
Las actividades a realizar son:
1.- Departamento Comercial
77
El proceso inicia en el Departamento comercial cuando el asistente se contacta con el posible
cliente y se realizada una presentación rápida de los servicios o productos que ofrece la
compañía, sí el cliente se ve interesado en contratar dichos servicios se agenda una reunión
con el Gerente Comercial quien se encarga de realizar una presentación más detallada de los
productos que tiene la empresa y además se indica los beneficios de contratar los servicios
de un outsourcing contable. Si la propuesta es aceptada por el cliente se firma el contrato.
2.- Departamento de IT
El departamento comercial comunica al departamento de TI del ingreso del nuevo cliente a
la compañía para que coordine la creación de la base de datos en el sistema contable SAP y
sí por pedido del cliente existen parametrizaciones especiales o reportes específicos, se
planifica su creación y se realizan las pruebas necesarias para el correcto funcionamiento,
dichas pruebas implica la revisión de formatos de impresión y generación de reporte. Cuando
la base se encuentra lista para su uso se comunica al cliente y al departamento contable para
que empiecen a trabajar.
3.- Departamento Contable
78
Cuando la base del cliente está creada en SAP y lista para su uso, se procede con el ingreso
de los saldos iniciales, para ello se solicita al cliente la siguiente información:
Estados financieros con corte a la fecha de ingreso
Datos de clientes y proveedores
Saldos de clientes y proveedores
Detalle de nómina
Detalle de inventarios
Detalle de Activos Fijos
Una vez que la información se ingresa al sistema como saldos iniciales se procede a ingresar
la información diaria del cliente en el sistema contable, como son, las facturas de ventas,
compras, retenciones, pagos a proveedores, pagos recibidos por clientes, entre otros, para
poder realizar la elaboración de los Estados Financieros. Estos son entregados a revisión ya
sea del contador o de un analista, sí la información procesada es correcta se envían los
Estados Financieros al supervisor de la cuenta y con su aprobación se envía al cliente. En el
caso de requerir reclasificaciones o ajustes son enviados nuevamente al asistente encargado
para que los realice y genere nuevamente los Estados Financieros para su segunda revisión.
Una vez aprobado los reportes por parte del supervisor se procede con el envío al cliente.
Para comprender las actividades que realiza el personal se presenta varios flujos de procesos
de acuerdo al tamaño del cliente.
Para poder ejemplificar los procesos que tienen los diferentes clientes en la compañía se
detalla un breve concepto de lo que se considera empresas grandes, medianas, pequeñas y
micro empresas de acuerdo a la Comunidad Andina de Naciones (CAN) que ha establecido
preceptos básicos sobre el tamaño de las empresas:
Figura 25: Flujo del proceso contable para empresas del grupo B
Tipo de empresa Grande Mediana Pequeña Micro Empresa
Personal Ocupado ≥ 200 De 50 a 199 De 10 a 49 De 1 a 9
Ventas brutas
(anual)> $ 5´000.000
De $ 1´000.001 a $
5´000.000
De $ 100.001 a $
1´.000.000≤ $ 100.000
Monto de Activos
(anual)≥ $ 4.000.000
De $ 750.001
hasta $ 3.999.999
De $ 100.001
hasta $ 750.000Hasta $ 100.001
79
Empresas Grandes: Son aquellas empresas cuyos ingresos brutos superen los
$5´000.000, sus activos sean igual o mayor a los $4´000.000 y el personal ocupado
en la compañía sean igual o mayor a 200.
Empresas medianas: Cuyos ingresos se encuentren entre $1´000.001 hasta
$5´000.000, sus activos estén entre los $750.001 hasta los $3´999.999 y su nómina
sea de 50 a 199 colaboradores.
Empresas pequeñas: Son aquellas empresas que los ingresos superen los $100.001
hasta el $1´.000.000 y los activos estén dentro de los $100.001 hasta los $750.000 y
su personal sea de 10 a 49 colaboradores.
Microempresas: Aquellas que cuyos ingresos sean menor o igual a los cien mil
dólares, sus activos sean hasta de $100.001 y cuente de 1 a 9 colaboradores.
3.2.1.4.1 Flujograma de actividades de los colaboradores
Una vez que el cliente ingresa a la compañía y ha sido asignado el personal necesario se
realiza diversas actividades hasta proceder con la entrega de información al cliente, los
procesos cambian dependiendo del tamaño del cliente. A continuación se detallan procesos
de acuerdo a los clientes con los que cuenta la compañía:
Procesos para las personas naturales
Figura 26: Flujo del proceso contable para personas naturales
80
La declaración de impuestos de una persona natural ya sea obligada o no obligada a llevar
contabilidad no requiere la revisión por parte de un contador u analista, es realizada por el
asistente contable asignado quien se encarga de transcribir la información recibida a un
documento de excel, para después ser enviada al supervisor encargado quien verifica que la
información esté correcta; en el caso de tener alguna observación envía sus comentarios al
asistente para que modifique la información, lo corrija y envíe nuevamente a revisión. Una
vez aprobado, el supervisor solicita al asistente que proceda con la declaración de impuestos.
Procesos para las microempresas
Figura 27: Flujo del proceso contable para microempresas
Este tipo de clientes no tiene gran cantidad de movimientos es por ello que en el proceso
intervienen solo el asistente y el supervisor contable.
El asistente inicia con la verificación en el portal del SRI si se ha recibido facturas de
proveedores; en el caso de recibirlas se procede al registro contable en una hoja de excel
para después proceder a la elaboración de declaración de IVA y retenciones en la fuente con
su respectivo ATS. Después se procede a enviar la información al supervisor contable para
una revisión final, en el caso de existir observaciones que modifiquen los montos en las
declaraciones se lo envía al asistente para que los corrija, una vez corregido dichas
observaciones se envía nuevamente a revisión. El supervisor aprueba la carga de impuestos
al sistema del SRI y finaliza el proceso con la declaración en el portal.
81
Procesos para las empresas pequeñas
Figura 28: Flujo del proceso contable para empresas pequeñas
A continuación se presenta un detalla de las actividades realizadas por el personal que
interviene en el proceso:
1) Asistente Contable
El proceso inicia con solicitud de información y posterior recepción de documentos
proporcionada por el cliente, después de ello el asistente ingresa al sistema contable SAP la
información recibida verificando que este completa y sea la correcta, en el caso de existir
alguna novedad o modificación se procede a realizar las correcciones que sean necesarias
antes de proceder con la elaboración de los Estados Financieros, impuestos y demás reportes
que solicite el cliente; de encontrarse incompleta la información se solicita al cliente el envío
82
de los documentos faltantes para ingresar al sistema y posterior a ello enviar los reportes a
revisión del supervisor encargado.
2.-) Supervisor Contable
El supervisor/a asignado se encarga de revisar la información enviada por el asistente, sí, la
información es correcta se autoriza el envío al cliente; en el caso de existir alguna
modificación adicional se solicita al asistente realizar dichos cambios y una vez que dichos
cambios son corregidos por el asistente, este último envía nuevamente la información para
que revise el supervisor/a. Cuando la información ha sido cuidadosamente analizada y
revisada cuidando la razonabilidad de los saldos de cada una de las cuentas es enviado al
cliente para su revisión y control.
83
PROCESO CONTABLE PARA CLIENTES MEDIANAS
Figura 29 Flujograma del proceso contable para empresas medianas
84
A continuación se detalla el proceso que conlleva realizar la contabilidad para los clientes
catalogados como medianos.
1) Asistente contable:
Los clientes que se encuentran en esta categoría son aquellos que por su movimiento
implica la necesidad de contar con un asistente, analista y contador. El proceso contable
para estos clientes inicia en la recepción de la informacional igual que todos los clientes.
El personal asignado es quién debe estar pendiente de recibir la documentación de las
operaciones generadas en el mes y que en el caso de no tenerlas se debe gestionar su
entrega, esta información es revisada e ingresada al sistema contable SAP con el cual se
genera las retenciones o facturas de ventas de ser el caso y posterior a ello se genera los
estados financieros y demás reportes solicitados por el cliente para enviarlos a previsión
por parte de un analista o contador.
2) Analista Contable / Contador
En ciertos casos se encarga de elaborar los Estados Financieros, impuestos, entre otros
reportes necesarios para el cliente. La revisión busca que la información recibida haya
sido correctamente procesada y en caso de encontrar errores se solicita al asistente que
85
realice las correcciones que sean necesarias. Después que se realice las correcciones
solicitadas nuevamente se procede con la revisión de la información, en el caso de no
existir correcciones se procede a enviar la información al Supervisor para que realice la
revisión final antes del envío al cliente.
3) Supervisor Contable
La última actividad para proceder con el envío de los Estados Financieros y demás
reportes solicitados por el cliente es la revisión integral realizada por parte del Supervisor
Contable quién verifica la razonabilidad de la información, su correcto procesamiento, de
encontrar alguna novedad, él es quien solicita las correcciones a realizar al contador para
que se proceda con las modificaciones del caso y una vez corregidas, la información es
generada nuevamente por el contador para la revisión final. El supervisor además de
enviar la información al cliente se encarga de que la información sea entregada de manera
oportuna y es ahí cuando finaliza el proceso contable.
86
PROCESO CONTABLE PARA CLIENTES GRANDES
Figura 30: Flujograma del proceso contable para empresas medianas
87
A continuación se detalla el proceso de la contabilidad para los clientes grandes.
1) Asistente contable:
La contabilidad es manejada directamente en las instalaciones del cliente debido al
volumen de transacciones, los procesos son minuciosos lo que implica que el personal
debe estar a disposición del cliente a tiempo completo. El equipo asignado está
confirmado por:
Los asistentes son quienes se encargan de recibir la información directamente del
proveedor para posterior a ello proceder con el ingreso al sistema contable y elaborar la
retención. El proceso contable inicia en la recepción de la información, el personal
asignado es quién debe estar pendiente de recibir la documentación de las operaciones
generadas en el mes y que en el caso de no tenerlas se debe gestionar su entrega, esta
información es revisada, analizada e ingresada al sistema contable SAP con la
autorización del cliente. De igual manera se procede con la elaboración de las facturas de
venta.
2) Analista Contable:
El analista se encarga de revisar la información ingresada por el o los asistentes al sistema
contable para poder generar reportes semanales o mensuales que se presenta al cliente.
En la revisión realizada se verifica los porcentajes de retención aplicados, los datos de la
88
retención, fecha, montos y cuentas contables afectadas, una vez que la información fue
revisada y analizada se procede a generar los reportes solicitados por el cliente y enviados
para la revisión del contador.
3) Contador
El monitoreo constante de la información procesada ayuda a mitigar los errores, para
posterior a ello iniciar con la elaboración de los Estados Financieros, análisis financiero
e impuesto. En el caso de existir la necesidad de realizar reclasificaciones o ajustes en los
saldos de las cuentas contables se procede a enviar dichas novedades al analista para que
proceda con las correcciones del caso y si por el contrario la información ingresada es
correcta se procede al envío de la información al supervisor de la cuenta para su
aprobación y finalmente culminar con el envío al cliente.
4) Supervisor Contable
La última actividad para proceder con el envío de los Estados Financieros y demás
reportes solicitados, es la revisión integral realizada por parte del Supervisor Contable
quién verifica la razonabilidad de la información, su correcto procesamiento, de encontrar
alguna novedad, él es quien solicita las correcciones a realizar al contador para que se
proceda con las modificaciones del caso y una vez corregidas, la información es generada
nuevamente por el contador para la revisión final. El supervisor además de enviar la
89
información al cliente se encarga de que la información sea entregada de manera oportuna
y es ahí cuando finaliza el proceso contable.
3.3 PORTAFOLIO DE CLIENTES
Se conoce como portafolio de clientes al conjunto de clientes que tiene la compañía y con
quienes procura mantener una estrecha relación para conservar en lo posible la fidelidad
hacia la compañía en los servicios que presta.
Es importante mantener un contacto constante con los clientes de la empresa, recibiendo
sus comentarios y sugerencias de mejora en los servicios prestados, esto permitirá
mantener la confianza del cliente y así lograr conservar buenas referencias comerciales,
permitiendo sugerir a otras empresas de los servicios que presta BYB Siglo,
convirtiéndose estos últimos en posibles clientes potenciales.
A continuación se detalla los clientes con los que cuenta la compañía, el sector al que
pertenecen, el número de transacciones promedio por mes y el monto facturado por los
servicios que presta BYB Siglo:
90
Clientes de la empresa BYB SIGLO Cia. Ltda.
DEPARTAMENTO
CO NTABLE
DEPARTAMENTO DE
RR HH
DEPARTAMENTO DE
IT
O TRO S
SERVICIO S
CONTABLE NOMINA SAP/
IMPLEMENTACIÓN
FC
ELECTRONICA
101 SERVICIOS 155.00 120.00 - 65.00 340.00$ 12 150
102 COMERCIAL - 100.00 - - 100.00$ 10 100
103 COMERCIAL 825 569.50 1,800.00 375.00 3,569.50$ 71 7000
104 SERVICIOS 825.00 - - - 825.00$ 10 3000
105 SERVICIOS 500.00 - - - 500.00$ 0 3
106 COMERCIAL 1,720.00 - - 115.00 1,835.00$ 40 500
107 COMERCIAL 200.00 - - - 200.00$ 0 5
108 INDUSTRIAL 400.00 - - - 400.00$ 0 2
109 SERVICIOS 100.00 - - - 100.00$ 0 10
110 COMERCIAL 784.18 - 385.82 - 1,170.00$ 0 20
111 COMERCIAL 1,500.00 250.00 - - 1,750.00$ 25 1500
112 INDUSTRIAL 2,199.50 - - - 2,199.50$ 250 7000
113 INDUSTRIAL 500.00 - - - 500.00$ 0 5
114 COMERCIAL 365.21 - 64.79 - 430.00$ 5 40
115 SERVICIOS 1,270.00 120.00 90.00 120.00 1,600.00$ 12 500
116 SERVICIOS 700.00 - - - 700.00$ 0 20
117 COMERCIAL 490.00 60.00 300.00 30.00 880.00$ 6 400
118 COMERCIAL 800.00 - - - 800.00$ 0 300
119 COMERCIAL 468.00 - - - 468.00$ 2 20
120 INDUSTRIAL 580.00 80.00 140.00 - 800.00$ 8 200
121 CONSTRUCCIÒN 800.00 - - - 800.00$ 0 20
122 SERVICIOS 500.00 - - - 500.00$ 0 50
123 SERVICIOS 500.00 - - - 500.00$ 5 70
124 COMERCIAL 2,000.00 - - - 2,000.00$ 0 20
125 COMERCIAL 500.00 - - - 500.00$ 3 20
126 INDUSTRIAL 490.00 - 60.00 - 550.00$ 7 150
127 SERVICIOS 1,517.00 - 160.00 125.00 1,802.00$ 65 8000
CÓ
DIG
O
SECTOR AL QUE
PERTENECE
TOTAL
FACTURADO
(P.V.P)
N°
Em
ple
ados
N°
Tra
nsa
ccio
nes
por
mes
91
DEPARTAMENTO
CO NTABLE
DEPARTAMENTO DE
RR HH
DEPARTAMENTO DE
IT
O TRO S
SERVICIO S
CONTABLE NOMINA SAP/
IMPLEMENTACIÓN
FC
ELECTRONICA
128 SERVICIOS 1,465.00 420.00 160.00 390.00 2,435.00$ 42 7000
129 SERVICIOS 650.00 - - - 650.00$ 25 80
130 INDUSTRIAL 1,500.00 - - - 1,500.00$ 18 30
131 SERVICIOS 1,158.00 170.00 840.00 - 2,168.00$ 17 5000
132 SERVICIOS 4,549.00 - 480.00 100.00 5,129.00$ 230 6000
133 SERVICIOS 550.00 - - - 550.00$ 3 200
134 SERVICIOS 600.00 - - - 600.00$ 70 600
135 SERVICIOS 600.00 - - - 600.00$ 1 200
136 COMERCIAL 700.00 - - - 700.00$ 5 50
137 SERVICIOS 560.22 100.00 139.78 - 800.00$ 10 500
138 COMERCIAL 1,500.00 - - - 1,500.00$ 22 30
139 CONSTRUCCIÒN 550.00 - - - 550.00$ 0 20
140 COMERCIAL 1,000.00 - - - 1,000.00$ 2 30
141 SERVICIOS 6,200.00 - 4,000.00 - 10,200.00$ 350 7000
142 SERVICIOS 1,500.00 - - - 1,500.00$ 1 30
143 SERVICIOS 700.00 - - - 700.00$ 0 30
144 SERVICIOS - 360.00 60.00 - 420.00$ 36 20
145 SERVICIOS 1,500.00 - - - 1,500.00$ 2 20
146 SERVICIOS 700.00 - - - 700.00$ 0 20
147 SERVICIOS 3,240.00 - - - 3,240.00$ 23 7000
148 SERVICIOS 1,260.00 - 140.00 - 1,400.00$ 17 200
149 INDUSTRIAL 1,500.00 - - - 1,500.00$ 11 300
150 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 23 500
151 INDUSTRIAL 450.00 - - - 450.00$ 12 300
152 INDUSTRIAL 450.00 - - - 450.00$ 9 300
153 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 33 300
CÓ
DIG
O
SECTOR AL QUE
PERTENECE
TOTAL
FACTURADO
(P.V.P)
N°
Em
ple
ad
os
N°
Tra
nsa
ccio
nes
po
r
mes
92
Tabla 8: Detalle de clientes de la empresa
DEPARTAMENTO
CO NTABLE
DEPARTAMENTO DE
RR HH
DEPARTAMENTO DE
IT
O TRO S
SERVICIO S
CONTABLE NOMINA SAP/
IMPLEMENTACIÓN
FC
ELECTRONICA
154 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 115 3000
155 SERVICIOS 450.00 - - - 450.00$ 8 500
156 SERVICIOS 450.00 - - - 450.00$ 9 500
157 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 3 1500
158 SERVICIOS 450.00 - - - 450.00$ 7 200
159 SERVICIOS 6,300.00 840.00 - - 7,140.00$ 84 200
160 COMERCIAL 1,700.00 - - - 1,700.00$ 5 200
161 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 6 200
162 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 8 300
163 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 5 200
164 SERVICIOS 450.00 - - - 450.00$ 3 200
165 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 2 1500
166 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 9 300
167 INDUSTRIAL 450.00 - - - 450.00$ 6 1500
168 CONSTRUCCIÒN 450.00 - - - 450.00$ 2 500
169 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 50 300
170 SERVICIOS 450.00 - - - 450.00$ 65 1500
171 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 75 2000
172 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 20 2000
173 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 23 300
174 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 26 500
175 SERVICIOS 450.00 - - - 450.00$ 3 400
176 SERVICIOS 1,100.00 - - - 1,100.00$ 20 100
85,901.00$ TOTAL FACTURADO AL MES
CÓ
DIG
O
SECTOR AL QUE
PERTENECE
TOTAL
FACTURADO
(P.V.P)
N°
Em
ple
ad
os
N°
Tra
nsa
ccio
nes
po
r
mes
93
Para cuidar la identidad de los clientes de la compañía se asignó un código con el cual serán
identificacdos en adelante, dichos código comienzan desde el 101 hasta el 176. Como se
puede observar en el detalle de clientes se encuentran los montos mensuales que paga por
los servicios contratados con la compañía, el número de transacciones de cada cliente por
mes y el número de trabajadores con los que cuentan dichas empresas.
A continuación se presenta un análisis de los clientes de la compañía.
Número de clientes por sector al que pertenecen
Figura 31: Tipo de clientes por sector.
El total del portafolio de clientes de la empresa en el año 2017 fue de 76; de los cuales el
43% de dichos clientes se dedican a la prestación de servicios, el 40% corresponde a
empresas comerciales, el 13% corresponde a empresas que pertenecen al sector industrial y
el 4% corresponde a clientes que se dedican a la construcción.
TIPO Nª Empresas
COMERCIAL 30
CONSTRUCCIÒN 3
INDUSTRIAL 10
SERVICIOS 33
TOTAL 76
40%
4%13%
43%
CLIENTES POR SECTOR
COMERCIAL
CONSTRUCCIÒN
INDUSTRIAL
SERVICIOS
94
Antigüedad de clientes
Figura 32 Fidelidad de clientes
Fuente: Elaborado por autora.
La compañía tiene en el mercado alrededor de cuatro años brindando sus servicios a sus
clientes. Como se puede observar en el gráfico el 39% del total de clientes que pertenecen
al sector comercial y han mantenido su fidelidad por más de un año, los clientes cuya
actividad comercial es la prestación de servicios se encuentra en la compañía por más de dos
años lo que representa un 43% del total de clientes, otro sector importante es el sector
industrial ya que tiene más de dos año siendo parte del portafolio de clientes de la compañía
representando así un 13% del total de clientes. Se puede observar también que el sector
industrial es poco explorado por la compañía ya que solo cuenta con 3 compañías que se
dedican a esta actividad.
TIPO ANTIGÜEDAD Nª EMPRESA %
COMERCIAL 1.50 30 39%
CONSTRUCCIÒN 2.00 3 4%
INDUSTRIAL 2.50 10 13%
SERVICIOS 2.50 33 43%
76 100%TOTAL
COMERCIAL CONSTRUCCIÒN INDUSTRIAL SERVICIOS TOTAL
ANTIGÜEDAD 1,50 2,00 2,50 2,50
Nª EMPRESA 30 3 10 33 76
% 39% 4% 13% 43% 100%
FIDELIDAD DE CLIENTES
95
Ingresos por tipo de servicios.
SERVICIO $ FACTURACIÓN MENSUAL
Contabilidad $ 72,571.11
Nómina $ 3,189.50
Licencias SAP $ 8,820.39
Facturación Electrónica $ 1,320.00
TOTAL INGRESOS $ 85,901.00
Figura 33 Facturación mensual por tipo de servicio
El ingreso más alto con el que cuenta la compañía se debe a la prestación de los servicios
contables, seguido de la venta o alquiler de licencias SAP. Esto concuerda con el objeto
social del negocio ya que se dedica a la prestanción de servicios contables
$72.571,11
$3.189,50 $8.820,39
$1.320,00
Contabilidad Nòmina Licencias SAP Facturaciòn
Electrònica
FACTURACIÓN MENSUAL
96
Facturación de los servicios contables de acuerdo a la actividad económica de los clientes:
TIPO Servicios Contables
COMERCIAL $ 20,852.39
CONSTRUCCIÓN $ 1,800.00
INDUSTRIAL $ 8,519.50
SERVICIOS $ 41,399.22
Total Servicios Contables $ 72,571.11
Figura 34: Ingresos mensual de los servicios contables según el sector al que pertenece el cliente de la
compañía
Como se puede observar en el gráfico el ingreso mensual más alto para la compañía proviene
de los clientes que se dedican a la prestación de servicios, del total facturado mensualmente
el 57% de los ingresos provienen de este sector, seguido por los clientes cuya actividad
económica es la compra-venta de bienes para después comercializarlos a los consumidores
finales, la facturación mensual de dichos clientes representa el 29%. La empresa tiene la
oportunidad de explorar el sector de la construcción ya al mes solo se factura $1.800,00 a
los clientes cuya objeto social es la construcción.
$20.852,39 ; 29%
$1.800,00 ; 2%
$8.519,50 ; 12%
$41.399,22 ; 57%
FACTURACIÒN MENSUAL POR TIPO DE CLIENTES
COMERCIAL
CONSTRUCCIÒN
INDUSTRIAL
SERVICIOS
97
3.4 COSTEO ACTUAL DE LA EMPRESA BYB SIGLO.
3.4.1 Selección de la muestra
3.4.1.1 Principio de Pareto:
El análisis de Pareto también conocido como la regla del 80-20 que interpreta que el 80% de
los problemas o fenómenos en una determinada población son originados por el 20% de las
causas, lo que permite asignar un orden de prioridades y así determinar las fallas en las
empresas comerciales como es el caso de BYB Siglo Cía. Lta.
A continuación se encuentran marcados los clientes que van a ser tomados como muestra
para el análisis del costeo de la empresa:
98
DEPARTAMENTO
CONTABLE
DEPARTAMENTO
DE IT
OTROS
SERVICIOS
CONTABLE SAP/
IMPLEMENTACIÓN
FC
ELECTRONICA
101 SERVICIOS 155.00 120.00 - 65.00 340.00$ 12 150
102 COMERCIAL - 100.00 - - 100.00$ 10 100
103 COMERCIAL 825 569.50 1,800.00 375.00 3,569.50$ 71 7000
104 SERVICIOS 825.00 - - - 825.00$ 10 3000
105 SERVICIOS 500.00 - - - 500.00$ 0 3
106 COMERCIAL 1,720.00 - - 115.00 1,835.00$ 40 500
107 COMERCIAL 200.00 - - - 200.00$ 0 5
108 INDUSTRIAL 400.00 - - - 400.00$ 0 2
109 SERVICIOS 100.00 - - - 100.00$ 0 10
110 COMERCIAL 784.18 - 385.82 - 1,170.00$ 0 20
111 COMERCIAL 1,500.00 250.00 - - 1,750.00$ 25 1500
112 INDUSTRIAL 2,199.50 - - - 2,199.50$ 250 7000
113 INDUSTRIAL 500.00 - - - 500.00$ 0 5
114 COMERCIAL 365.21 - 64.79 - 430.00$ 5 40
115 SERVICIOS 1,270.00 120.00 90.00 120.00 1,600.00$ 12 500
116 SERVICIOS 700.00 - - - 700.00$ 0 20
117 COMERCIAL 490.00 60.00 300.00 30.00 880.00$ 6 400
118 COMERCIAL 800.00 - - - 800.00$ 0 300
119 COMERCIAL 468.00 - - - 468.00$ 2 20
120 INDUSTRIAL 580.00 80.00 140.00 - 800.00$ 8 200
121 CONSTRUCCIÒN 800.00 - - - 800.00$ 0 20
122 SERVICIOS 500.00 - - - 500.00$ 0 50
123 SERVICIOS 500.00 - - - 500.00$ 5 70
124 COMERCIAL 2,000.00 - - - 2,000.00$ 0 20
125 COMERCIAL 500.00 - - - 500.00$ 3 20
126 INDUSTRIAL 490.00 - 60.00 - 550.00$ 7 150
127 SERVICIOS 1,517.00 - 160.00 125.00 1,802.00$ 65 8000
128 SERVICIOS 1,465.00 420.00 160.00 390.00 2,435.00$ 42 7000
129 SERVICIOS 650.00 - - - 650.00$ 25 80
130 INDUSTRIAL 1,500.00 - - - 1,500.00$ 18 30
131 SERVICIOS 1,158.00 170.00 840.00 - 2,168.00$ 17 5000
132 SERVICIOS 4,549.00 - 480.00 100.00 5,129.00$ 230 6000
133 SERVICIOS 550.00 - - - 550.00$ 3 200
134 SERVICIOS 600.00 - - - 600.00$ 70 600
135 SERVICIOS 600.00 - - - 600.00$ 1 200
136 COMERCIAL 700.00 - - - 700.00$ 5 50
137 SERVICIOS 560.22 100.00 139.78 - 800.00$ 10 500
138 COMERCIAL 1,500.00 - - - 1,500.00$ 22 30
139 CONSTRUCCIÒN 550.00 - - - 550.00$ 0 20
140 COMERCIAL 1,000.00 - - - 1,000.00$ 2 30
141 SERVICIOS 6,200.00 - 4,000.00 - 10,200.00$ 350 7000
142 SERVICIOS 1,500.00 - - - 1,500.00$ 1 30
143 SERVICIOS 700.00 - - - 700.00$ 0 30
144 SERVICIOS - 360.00 60.00 - 420.00$ 36 20
145 SERVICIOS 1,500.00 - - - 1,500.00$ 2 20
146 SERVICIOS 700.00 - - - 700.00$ 0 20
147 SERVICIOS 3,240.00 - - - 3,240.00$ 23 7000
CÓ
DIG
O
SECTOR AL QUE
PERTENECE NOMINA
TOTAL
FACTURADO
(P.V.P)
N°
Em
ple
ad
os
N°
Tra
nsa
ccio
nes
po
r
mes
99
Aplicando la regla del 80/20 del método de Pareto, se tomaron aquellos clientes que sumen
el 80% del total facturado mensualmente; es decir, el 80% de $85.901,00 equivale a
$68,720.80; se tomaron los primeros 57 clientes que sumados se aproximan al 80% del total.
De los 57 clientes seleccionados, de acuerdo a las indicaciones por parte de la administración
de la compañía se consideraron ciertos criterios para la selección de 3 clientes con los cuales
se realizará el análisis del costeo actual.
DEPARTAMENTO
CONTABLE
DEPARTAMENTO
DE IT
OTROS
SERVICIOS
CONTABLE SAP/
IMPLEMENTACIÓN
FC
ELECTRONICA
148 SERVICIOS 1,260.00 - 140.00 - 1,400.00$ 17 200
149 INDUSTRIAL 1,500.00 - - - 1,500.00$ 11 300
150 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 23 500
151 INDUSTRIAL 450.00 - - - 450.00$ 12 300
152 INDUSTRIAL 450.00 - - - 450.00$ 9 300
153 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 33 300
154 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 115 3000
155 SERVICIOS 450.00 - - - 450.00$ 8 500
156 SERVICIOS 450.00 - - - 450.00$ 9 500
157 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 3 1500
158 SERVICIOS 450.00 - - - 450.00$ 7 200
159 SERVICIOS 6,300.00 840.00 - - 7,140.00$ 84 200
160 COMERCIAL 1,700.00 - - - 1,700.00$ 5 200
161 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 6 200
162 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 8 300
163 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 5 200
164 SERVICIOS 450.00 - - - 450.00$ 3 200
165 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 2 1500
166 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 9 300
167 INDUSTRIAL 450.00 - - - 450.00$ 6 1500
168 CONSTRUCCIÒN 450.00 - - - 450.00$ 2 500
169 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 50 300
170 SERVICIOS 450.00 - - - 450.00$ 65 1500
171 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 75 2000
172 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 20 2000
173 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 23 300
174 COMERCIAL 450.00 - - - 450.00$ 26 500
175 SERVICIOS 450.00 - - - 450.00$ 3 400
176 SERVICIOS 1,100.00 - - - 1,100.00$ 20 100
85,901.00$ TOTAL FACTURADO AL MES
CÓ
DIG
O
SECTOR AL QUE
PERTENECE NOMINA
TOTAL
FACTURADO
(P.V.P)
N°
Em
ple
ad
os
N° T
ran
sa
ccio
nes p
or
mes
100
Se tomarán dos clientes con la facturación más alta del servicio contable
Se tomarán dos clientes cuya facturación alcance el promedio de la suma de los 57
clientes seleccionados. Para esta selección se suma el total facturado de la muestra
según la regla de Pareto ($68.761,00) y se divide para el número de clientes de la
muestra (n=57), dando como resultado que la facturación promedio es de $1.206,33.
Se tomarán dos clientes con la facturación más baja por el servicio contable pero para
ello se excluirán a las personas naturales.
Los clientes que cumplen estos criterios son:
N° CÓDIGO TIPO DE CONTRIBUYENTE SECTOR AL QUE
PERTENECE
DPTO. CONTABLE
1 101 COMPAÑÍA LIMITADA SERVICIOS 155.00
3 148 SOCIEDAD ANÓNIMA SERVICIOS 1,260.00
5 133 COMPAÑÍA LIMITADA SERVICIOS 4,549.00
Tabla 9: Muestra de clientes
3.4.2 Análisis del costeo actual de la empresa
La compañía BYB Siglo actualmente realiza su costeo de acuerdo al costo de nómina, por
el tiemplo empleado en cada cliente, para lo cual se toma en cuenta:
El tiempo estimado en cada cliente.
Costo de nómina de las personas que han sido asignadas
Costo del alquiler de la licencia del sistema contable SAP
101
COSTEO ACTUAL DE LA EMPRESA
Tabla 10: Costeo Actual de la empresa
N° R. C*M Costo $ N° R. C*M Costo $ N° R. C*M Costo $ N° R. C*M Costo $ N° R. C*M Costo $ N° R. C*M Costo $
Sueldo nominal 4.000,00 1.600,00 1.200,00 700,00 550,00 450,00 8.500,00
Décimo Tercero 333,33 133,33 100,00 58,33 45,83 37,50 708,33
Décimo Cuarto 31,25 31,25 31,25 31,25 31,25 31,25 187,50
Fondos de Reserva 333,20 133,28 99,96 58,31 45,82 37,49 708,05
Vacaciones 166,67 66,67 50,00 29,17 22,92 18,75 354,17
Aporte Patronal 486,00 194,40 145,80 85,05 66,83 54,68 1.032,75
Costo nominal 5.350,45$ 2.158,93$ 1.627,01$ 962,11$ 762,64$ 629,66$ 11.490,80$
Licencia SAP 65,00 65,00 65,00 65,00 65,00 65,00 390,00
Total Costo Nòmina 5.415,45$ 2.223,93$ 1.692,01$ 1.027,11$ 827,64$ 694,66$ 11.880,80$
Total Costo por hora 22,56$ 9,27$ 7,05$ 4,28$ 3,45$ 2,89$ 49,50$
Total Costo por minuto 0,38$ 0,15$ 0,12$ 0,07$ 0,06$ 0,05$ 0,83$
CLIENTE Costo x min. *
N° Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. *
N° Recurso TOTAL
101 1 30 11,28 1 180 27,80 1 960 112,80 0 0 - 1 1920 110,35 0 0 - 262,23$
148 1 90 33,85 1 240 37,07 0 0 - 1 960 68,47 1 1920 110,35 0 0 - 249,74$
126 1 240 90,26 1 960 148,26 1 14400 1.692,01 1 14400 1.027,11 1 14400 827,64 1 1920 92,62 3.877,90$
CONTADOR ANALISTA ASISTENTE DIGITADORTOTAL NOMINA
COSTEO DE SERVICIOS CONTABLES DE LA EMPRESA BYB SIGLO
EQUIPOGERENTE SUPERVISOR
102
En el método de costeo que aplica la empresa primero se determina el costo directo del
personal, una vez que se obtiene este costo se procede a calcular el costo por minuto de
cada colaborador, previo a este cálculo se realiza una encuesta a cada uno para saber cuál
es el tiempo que invierten en los clientes asignados.
A continuación se detalla el método de costeo en los clientes seleccionados:
CLIENTE 101:
El cliente 101 es un compañía limitada que se dedica a la construcción, compra-venta y
administración de edificios y similares. Como se puede observar en el ejemplo, el tiempo
mensual que invierte el gerente del departamento contable es de 30 minutos al mes, en
términos de costo representa $11,28, al ser un cliente que no tiene un volumen
considerable de transacciones, no es necesario la intervención directa del gerente.
El supervisor asignado a esta cuenta invierte mensualmente alrededor de 3 horas, lo que
representa un costo de $27,80, ya que es un cliente con pocas transacciones. Por el sector
al que pertenece para este cliente se ha asignado un contador, el mismo que invierte dos
días al mes para la revisión de reportes y visitas solicitadas programadas al cliente,
generando un costo de $112,80. En este cliente el asistente asignado realiza dos visitas
semanales de cuatro horas cada una durante el mes, para el ingreso de la información,
Sueldo nominal 4.000,00 1.600,00 1.200,00 700,00 550,00 450,00 8.500,00
Décimo Tercero 333,33 133,33 100,00 58,33 45,83 37,50 708,33
Décimo Cuarto 31,25 31,25 31,25 31,25 31,25 31,25 187,50
Fondos de Reserva 333,20 133,28 99,96 58,31 45,82 37,49 708,05
Vacaciones 166,67 66,67 50,00 29,17 22,92 18,75 354,17
Aporte Patronal 486,00 194,40 145,80 85,05 66,83 54,68 1.032,75
Costo nominal 5.350,45$ 2.158,93$ 1.627,01$ 962,11$ 762,64$ 629,66$ 11.490,80$
Licencia SAP 65,00 65,00 65,00 65,00 65,00 65,00 390,00
Total Costo Nòmina 5.415,45$ 2.223,93$ 1.692,01$ 1.027,11$ 827,64$ 694,66$ 11.880,80$
Total Costo por hora 22,56$ 9,27$ 7,05$ 4,28$ 3,45$ 2,89$ 49,50$
Total Costo por minuto 0,38$ 0,15$ 0,12$ 0,07$ 0,06$ 0,05$ 0,83$
TIPO Costo x min. *
N° Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. *
N° Recurso TOTAL
N° Recursos 1 1 1 0 1 0 4
N° minutos 30 180 960 0 1920 0 3090
Total costo de personal 11,28$ 27,80$ 112,80$ -$ 110,35$ -$ 262,23$
Total Facturado 155,00
PÉRDIDA (107,23)
% Rentabilidad -69%
GERENTE
ANALISIS DEL COSTO DEL CLIENTE 101
DIGITADOR TOTAL NOMINA ASISTENTEANALISTACONTADORSUPERVISOR EQUIPO
103
generación de reportes solicitados por el cliente y declaración de impuestos,
representando en este último un costo de $110,35.
La suma del costo de mano de obra y licencia SAP de todos los colaboradores que
intervienen en este cliente refleja un costo directo de $262,23 mientras que el monto
facturado es de $155,00, lo que indica que el cliente antes mencionado esta subvalorado
en un 69%, generando un perdida de $107,23.
CLIENTE 126:
El cliente 126 es una sociedad anónima dedicada a la prestación de servicios en la
industria hidrocarburífera, en todas o cualquiera de sus fases, incluyendo entre ellas las
actividades de exploración, explotación, producción. Como se puede observar el tiempo
mensual que invierte el gerente del departamento contable es de 4 horas al mes, en
términos de costo representa $90,26. El supervisor asignado a esta cuenta invierte
mensualmente alrededor de dos días, lo que representa un costo de $148,26. Para el cliente
en mención se asignó a un contador, el mismo que se encuentra en las instalaciones del
cliente a tiempo competo generando un costo de $1.692,01. Además de contar con un
analista de tiempo completo lo que presenta un costo de $1.027,11 y de un asistente de
igual manera a tiempo completo que representa un costo de $827,64, para dar soporte a
las actividades realizadas por los asistentes se asignó a un digitador para que realice una
visita a la semana durante el mes, lo que genera el costo de $92,62.
Sueldo nominal 4.000,00 1.600,00 1.200,00 700,00 550,00 450,00 8.500,00
Décimo Tercero 333,33 133,33 100,00 58,33 45,83 37,50 708,33
Décimo Cuarto 31,25 31,25 31,25 31,25 31,25 31,25 187,50
Fondos de Reserva 333,20 133,28 99,96 58,31 45,82 37,49 708,05
Vacaciones 166,67 66,67 50,00 29,17 22,92 18,75 354,17
Aporte Patronal 486,00 194,40 145,80 85,05 66,83 54,68 1.032,75
Costo nominal 5.350,45$ 2.158,93$ 1.627,01$ 962,11$ 762,64$ 629,66$ 11.490,80$
Licencia SAP 65,00 65,00 65,00 65,00 65,00 65,00 390,00
Total Costo Nòmina 5.415,45$ 2.223,93$ 1.692,01$ 1.027,11$ 827,64$ 694,66$ 11.880,80$
Total Costo por hora 22,56$ 9,27$ 7,05$ 4,28$ 3,45$ 2,89$ 49,50$
Total Costo por minuto 0,38$ 0,15$ 0,12$ 0,07$ 0,06$ 0,05$ 0,83$
TIPO Costo x min. *
N° Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. *
N° Recurso TOTAL
N° Recursos 1 1 1 1 1 1 6
N° minutos 240 960 14400 14400 14400 1920 46320
Total costo de personal 90,26$ 148,26$ 1.692,01$ 1.027,11$ 827,64$ 92,62$ 3.877,90$
Total Facturado 6.200,00
UTILIDAD 2.322,10
% Rentabilidad 37,45%
GERENTE
ANALISIS DEL COSTO DEL CLIENTE 126
EQUIPO SUPERVISOR CONTADOR ANALISTA ASISTENTE DIGITADOR TOTAL NOMINA
104
La suma del costo de mano de obra y licencia SAP de todos los colaboradores que
intervienen en este cliente refleja un costo directo de $3.877,90 mientras que el monto
facturado es de $6.200,00, lo que indica que el cliente antes mencionado genera una
utilidad del 37,45%, generando una ganancia de $2.322,10.
CLIENTE 148:
El cliente 148 es una sociedad anónima que tiene como objeto social la comercialización
de bienes y servicios de todo tipo. Como se puede observar el tiempo mensual que invierte
el gerente del departamento contable es de 3 horas al mes, en términos de costo representa
$33,85, debido a las transacciones que realiza el cliente, es necesario que a diferencia de
los otros dos clientes antes expuestos, en este último demande de mayor tiempo por parte
del gerente. El supervisor asignado a esta cuenta invierte mensualmente alrededor de 4
horas, lo que representa un costo de $37,07. Por el sector al que pertenece para este cliente
y el volumen de transacciones se ha asignado un analista, el mismo que invierte dos días
al mes para la revisión de reportes solicitados por el cliente, generando un costo de
$68,47. En este cliente el asistente asignado realiza una visita semanal de ocho horas cada
una durante el mes, para el ingreso de la información, generación de reportes solicitados
por el cliente y declaración de impuestos, representando en este último un costo de
$110,35.
Sueldo nominal 4.000,00 1.600,00 1.200,00 700,00 550,00 450,00 8.500,00
Décimo Tercero 333,33 133,33 100,00 58,33 45,83 37,50 708,33
Décimo Cuarto 31,25 31,25 31,25 31,25 31,25 31,25 187,50
Fondos de Reserva 333,20 133,28 99,96 58,31 45,82 37,49 708,05
Vacaciones 166,67 66,67 50,00 29,17 22,92 18,75 354,17
Aporte Patronal 486,00 194,40 145,80 85,05 66,83 54,68 1.032,75
Costo nominal 5.350,45$ 2.158,93$ 1.627,01$ 962,11$ 762,64$ 629,66$ 11.490,80$
Licencia SAP 65,00 65,00 65,00 65,00 65,00 65,00 390,00
Total Costo Nòmina 5.415,45$ 2.223,93$ 1.692,01$ 1.027,11$ 827,64$ 694,66$ 11.880,80$
Total Costo por hora 22,56$ 9,27$ 7,05$ 4,28$ 3,45$ 2,89$ 49,50$
Total Costo por minuto 0,38$ 0,15$ 0,12$ 0,07$ 0,06$ 0,05$ 0,83$
TIPO Costo x min. *
N° Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. * N°
Recurso
Costo x min. *
N° Recurso TOTAL
N° Recursos 1 1 0 1 1 0 4
N° minutos 90 240 0 960 1920 0 3210
Total costo de personal 33,85$ 37,07$ -$ 68,47$ 110,35$ -$ 249,74$
Total Facturado 1.260,00
UTILIDAD 1.010,26
% Rentabilidad 80,18%
ANALISIS DEL COSTO DEL CLIENTE 148
CONTADOR ANALISTA ASISTENTE DIGITADOR TOTAL NOMINA GERENTEEQUIPO SUPERVISOR
105
La suma del costo de mano de obra y licencia SAP de todos los colaboradores que
intervienen en este cliente refleja un costo directo de $249,74 mientras que el monto
facturado es de $1.260,00, lo que indica que el cliente antes mencionado genera una
utilidad del 80,18%, generando una ganancia de $1.010,26.
Como se puede observar en los clientes tomados como muestra para explicar el costeo
actual que realiza la compañía, existe una variación entre el costo y el precio de venta.
En el cliente 101 existe una pérdida, porque los costos son más altos que el precio de
venta, mientras que en el cliente 148 y 126 existe una utilidad sobrevalorada debido a que
no son considerados los costos indirectos, para lo cual la presente investigación realizada
en el capítulo cuatro ayudará a determinar el costo de los servicios de los clientes
expuestos.
106
PROPUESTA DE MODELO DE COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES PARA LA
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS Y DEL USO DE RECURSOS EN EMPRESAS DE
SERVICIOS CONTABLES
4 ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DEL MODELO DE COSTEO
BASADO EN ACTIVIDADES
4.1 Propuesta de la restructura de asignación de clientes
La reestructuración de asignaciones implica un cambio más o menos drástico
dependiendo de la capacidad de la compañía para adaptarse al entorno y anticiparse al
futuro, estos cambios tendrán el propósito de mejorar los tiempos de entrega de
información al cliente, reducir costos, evitar la duplicidad de actividades y estandarizar
los reportes de entrega al cliente. Es importante que la empresa este en constante cambio
en busca de la mejora continua de los servicios que oferta a sus cliente.
A continuación se elabora una reestructura de la asignación de clientes al personal para
lo cual se tomó en consideración los siguientes aspectos:
a) El perfil de los colaboradores de la compañía: Se debe tener claro cuáles son las
características o cualidades que debe tener el personal que ocupa un determinado
cargo dentro de la organización.
b) Las actividades del personal: Permite que la empresa pueda evaluar el desempeño
del personal con la ayuda de la revisión de las actividades que cada colaborador
realiza.
c) La distribución de líneas de reporte: Conocer cuáles son las líneas de reporte
facilita las operaciones del día a día de las actividades internas de la organización
con la finalidad de proporcionar un soporte apropiado para ser eficaz y mejorar el
servicio que se entrega al cliente.
107
4.1.1 Distribución actual de asignación de clientes.
La asignación de clientes al personal de la empresa depende del cargo que ocupan en ella,
al igual que la responsabilidad, las habilidades y conocimientos adquiridos.
El personal se encuentra identificado con siglas de acuerdo al cargo que ocupa en la
misma, además de ser enumerados para una mejor comprensión de la distribución actual
de clientes, a continuación se explica el significado de cada sigla utilizada:
La sigla S identifica al supervisor
La sigla C identifica a los contadores
La sigla A identifica a los analistas
La sigla AS identifica a los asistentes
La sigla D identifica a los digitadores
A continuación se detalla la función principal que desempeña cada uno de los
colaboradores actualmente dentro de la compañía:
Supervisor: Es el responsable de revisar todos los reportes requeridos por los clientes
asegurando la razonabilidad de los saldos.
Contador: Revisa todos los reportes elaborados por el analista o el asistente que este bajo
su supervisión, además de monitorear cada actividad que este realiza.
Analista: Se encarga de registrar información de los clientes en los cuales no cuenta con
personal de apoyo. Revisa y analiza las transacciones ingresadas por los asistentes para
culminar con la elaboración de los reportes requeridos por el cliente.
Asistente: Es el encargado de ingresar los documentos comerciales de los clientes
asignados en el sistema contable.
Digitador: Es el personal encargado de dar apoyo en el ingreso de información a los
asistentes según se requiera.
La distribución de clientes asignados a los equipos son como siguen:
108
SUPERVISOR N° 1
Figura 35: Asignción actual de clientes del supervisor 1
S1 (28)
C.1 (2) C.2 (3) C.3 (4) C.4 (2) A.4 (2) A.5 (11) A.6 (3) A.7 (1)
AS.1 A.1 (1) AS.3 (3) A.3 (4) AS.4 (2) AS.5 (2) AS.6 (6) AS.7 (1)
AS.2 A.2 (1) AS.5 (1)
D1
Supervisor 1 Contador 4 Analista 7 Asistente 7 Digitador 1 TOTAL 20
Masa Salarial 21.023,00$
DISTRIBUCION ACTUAL DE CLIENTES PARA EL SUPERVISOR 1
109
Como se puede observar en el cuadro adjunto de la distribución actual de clientes del
supervisor N° 1 se encuentra bajo la responsabilidad de 28 clientes que le han sido
asignados según su experiencia laboral analizada por parte de la Gerencia del
departamento contable.
El personal de apoyo del supervisor N°1 está integrado por cuatro contadores, 7 analistas,
6 asistentes y un digitador.
El contador C.1 se encarga de revisar y analizar los reportes de los dos clientes
que han sido asignados para lo cual cuenta con dos analistas como son el A.1 y el
A.2, cada analista cuenta con el apoyo de un asistente quienes procesan e ingresan
toda la información recopilada del cliente.
Como se pudo observar el asistente AS.2 está resaltado con color celeste lo que
indica que a más de dar soporte al contador C2, es responsable del ingreso de
información de dos clientes del supervisor N°2 quien asignó al analista A.3 para
la revisión y análisis de las cuentas de dichos clientes.
El contador C.2 se encarga de revisar y analizar los reportes de los tres clientes
que han sido asignados para lo cual cuenta con el apoyo del asistente AS.3 quién
es responsable de ingresar la información al sistema contable y elaborar los
reportes requeridos por el cliente, este asistente apoya sus actividades con el
digitador D1.
Como se pudo observar en el grafico el asistente AS.3 se encuentra resaltado con
color celeste lo que indica que a más de apoyar al contador C.2 da soporte al
analista A.7 con el ingreso de la información de cinco clientes asignados.
El contador C.3 se encarga de revisar los reportes de los tres clientes que han sido
asignados para lo cual cuenta con el apoyo del analista contable A.3 quien se
encarga de ingresar la información al sistema contable y elaborar los reportes
requeridos por el cliente para su posterior revisión por parte del contador para ello
cuenta con el apoyo del digitador D1.
Según se muestra en el gráfico analista A.3 se encuentra resaltado con color verde
porque brinda su apoyo en ocho clientes asignados del supervisor N°2.
110
El contador C.4 se encarga de revisar y analizar los reportes de los dos clientes
que han sido asignados para lo cual cuenta con el apoyo del asistente AS.4 quién
es responsable de ingresar la información al sistema contable y elaborar los
reportes requeridos por dichos clientes y cuenta con el apoyo del digitador D1.
Como se pudo observar en el grafico el contador C.4 se encuentra resaltado con
color amarillo ya que brinda también brinda apoyo con una cliente de los 25
clientes asignados al supervisor S.2.
El analista A.4 se encarga de revisar y analizar los reportes de los dos clientes que
han sido asignados para lo cual cuenta con el apoyo del asistente AS.5 quién es
responsable de ingresar la información al sistema contable y elaborar los reportes
requeridos por el cliente para enviar dicha información a revisión.
Como se pudo observar en el grafico el asistente AS.5 se encuentra resaltado con
color celeste lo que indica que a más de apoyar al analista A.4 da soporte con el
ingreso de información de un cliente del analista A.5 que se encuentra bajo la línea
de reporte del mismo supervisor. Además de brindar apoyo con un cliente del
contador C.2 que está bajo la supervisión del supervisor S3.
El analista A.5 se encarga de revisar y analizar los reportes de los once clientes
que han sido asignados para lo cual cuenta con el apoyo del asistente AS.6 a quien
se le asignó 6 de los once clientes y el asistente AS.5 es responsable de un solo
cliente. El asistente ingresa la información al sistema contable y se encarga de
elaborar los reportes requeridos por el cliente para enviar dicha información a
revisión.
Como se pudo observar en el grafico el asistente AS.5 se encuentra resaltado con
color celeste lo que indica que brinda apoyo a otros contadores y analistas según
se describió anteriormente.
El analista A.6 se encarga de revisar y analizar los reportes de los tres clientes que
han sido asignados de los cuales dos lleva de manera independiente, para el cliente
con mayor número de transacciones el analista cuenta con el apoyo del asistente
AS.7 quién es responsable de ingresar la información al sistema contable y
111
elaborar los reportes requeridos de un solo cliente por el cliente para enviar dicha
información a revisión.
Como se pudo observar en el grafico el analista A.6 y el asistente AS.7 solo
brindan apoyo al supervisor número uno.
El analista A.7 tiene la responsabilidad de ingresar la información y preparar los
reportes necesarios del cliente al cual ha sido asignado.
De acuerdo a la descripción realizada se puede observar que varios contadores, analistas
y asistentes brindan apoyo a los otros dos supervisores. En la estructura del supervisor
N°1 los colaboradores que forman parte del equipo de trabajo suman 20 en total lo que
representa un monto de $21.023,00 en total.
112
SUPERVISOR N° 2
Figura 36: Asignción actual de clientes del supervisor 2
S2 (25)
C.2 (5) C.5 (1) C.4 (1) A.3 (8) A.5 (1) A.8 (8) A.9 (1)
A.7 (5) AS.8 (1) AS.9 (1) AS.2 (2) AS.13 (1) AS.14 (7) AS.15 (1)
AS.3 AS.10 (2)
AS.11 (2)
AS.12 (2)
D2
Supervisor 1 Contador 1 Analista 2 Asistente 8 Digitador 1 TOTAL 13
Masa Salarial 12.178,00$
DISTRIBUCION ACTUAL DE CLIENTES PARA EL SUPERVISOR 2
113
Como se puede observar en el cuadro adjunto de la distribución actual de clientes del
supervisor N° 2 se encuentra bajo la responsabilidad de 25 clientes de los cuales se
asignaron a tres contadores y cuatro analistas quienes son los responsables de entregar la
información requerida por el cliente para la revisión del supervisor, el mismo que se
encargará de analizar todos los reportes antes de proceder con el envío de la información
al cliente.
A continuación se describe la asignación de clientes de aquellos colaboradores que no se
repiten en dentro de la estructura del supervisor N°1:
El contador C.5 se encarga de revisar y analizar los reportes de un solo cliente que
ha sido asignado, para lo cual cuenta con el asistente AS.8 quien se encarga de
procesar e ingresar toda la información recopilada del cliente para proceder con
la preparación de informes con la ayuda del digitador D2.
Los asistentes AS8, AS9, AS10. AS11, AS12 y AS13 han sido asignados
exclusivamente para el supervisor N° 2; debido a la cantidad de información que
maneja cada cliente estos han sido asignados de acuerdo a la experiencia y
conocimientos adquiridos de cada uno, es por esta razón que varios colaboradores
solo cuentan con uno o dos cliente.
El analista A.8 es el responsable de ocho clientes de los cuales siete de ellos
cuentan con el apoyo del asistente AS.14 asignado quien apoya sus actividades al
digitador D2. El cliente que no cuenta con un personal de apoyo es manejado de
manera independiente por parte del analista.
De acuerdo a la descripción realizada se puede observar que varios contadores, analistas
y asistentes brindan apoyo a los otros dos supervisores. En la estructura del supervisor
N°2 los colaboradores que forman parte de la masa salarial son 13 en total lo que
representa el monto $12.178,00 en total.
114
SUPERVISOR N° 3
Figura 37: Asignción actual de clientes del supervisor 3
S3 (23)
C.2 (2) C.4 (21)
AS.5 (1) AS.16 (21)
AS.3 (1) D3
Supervisor 1 Contador 0 Analista 0 Asistente 1 Digitador 1 TOTAL 3
Masa Salarial 3.564,00$
DISTRIBUCION ACTUAL DE CLIENTES PARA EL SUPERVISOR 3
115
Como se puede observar en el cuadro adjunto de la distribución actual de clientes del
supervisor N° 3 se encuentra bajo la responsabilidad de 23 clientes de los cuales se
asignaron a dos contadores quienes son los encargados de elaborar reportes requeridos
por diferentes clientes; con la ayuda del supervisor juntos se encargan de revisar y analizar
la información proporcionada por parte de los asistentes. Se asignó a tres asistentes
quienes se encargan del ingreso de información y elaboración de reportes mensuales para
entregar al cliente con el apoyo de un digitador.
A continuación se describe la asignación de clientes de aquellos colaboradores que no se
repiten en dentro de la estructura del supervisor N°1 y el supervisor N°2:
El asistente A.16 fue asignado exclusivamente para el supervisor N°3 y este se
encarga de procesar, ingresar y preparar los reportes que son entregados
mensualmente al cliente para ello cuenta con la ayuda del digitador D3.
De acuerdo a la descripción realizada se puede observar que los dos contadores asignados
para brindar apoyo al supervisor N°3, se encuentran dando apoyo a los otros dos
supervisores.
En la estructura del supervisor N°3 los colaboradores que conforman la masa salarial son
tres y representa el monto de $12.178,00.
A través de la entrevista realizada a la gerencia del departamento contable sobre la
asignación actual de clientes se indicó que se realizó en base a la cantidad de información
de cada cliente y al conocimiento adquirido de cada colaborador, sin embargo se puede
notar que la distribución salarial no es razonable de un supervisor a otro, lo que genera
que no guarde concordancia en la carga laboral de los analistas y asistentes, motivo por
el cual se realiza la propuesta de asignación de clientes, tomando en cuenta que el total
de la masa salarial de los tres supervisores alcanza el monto de $36.765,00
116
4.1.1.1 Propuesta de distribución de asignación de clientes.
En la propuesta de distribución de la asignación de clientes se realizó en base a la
necesidad de cada cliente para lo cual se consideró el tamaño del cliente, el giro del
negocio del cliente, el sector al que pertenece y la cantidad de información que este
maneja, por otro lado para la asignación de los colaboradores se realizó un análisis en
conjunto con la gerencia del departamento contable tomando en cuenta las actividades
que realiza el personal en los diferentes clientes, además de los conocimientos adquiridos
y potenciales, las habilidades, las competencias y el perfil duro con el que cada uno
cuenta. A continuación se detallan ciertas consideraciones que se tomaron en cuenta:
Los colaboradores fueron asignados a una sola línea de supervisión
La nueva estructura es más ligera y fácil de comprender.
Se manejó la misma estructura para los tres supervisores.
Para la propuesta de asignación de clientes consideró la siguiente pirámide de control:
SUPERVISOR
CONTADOR
ANALISTA
ASISTENTE
DIGITADOR
Figura 38: Piramide de control
SUPERVISAR
CONTROLAR
ANALIZAR
ASISTIR
DIGITAR
117
PROPUESTA PARA EL SUPERVISOR N° 1
Figura 39: Propuesta de Asignción de clientes del supervisor 1
S1 (25)
C1 (2) C2 (23)
A1 (1) A2 (1) A3 (8) A4 (15)
AS1 AS2 AS 3 (1) AS 5 (8)
AS 4 (7) AS 6 (7)
Supervisor 1 Contador 2 Analista 4 Asistente 6 Digitador 1 TOTAL 14
Masa Salarial 14.141,00$
D1
PROPUESTA DE DISTRIBUCION DE CLIENTES PARA EL SUPERVISOR 1
118
Como se puede observar en el gráfico adjunto, el supervisor N°1 es el responsable de
supervisar las actividades de los 14 recursos asignados para los 25 clientes que se
encuentran bajo su línea de supervisión.
A continuación se detalla la propuesta de asignación de clientes y colaboradores que
podrían ser asignados para brindar apoyo al supervisor N° 1:
La asignación del contador C1 se mantiene al igual que la estructura actual, debido
a que esta estructura fue solicitado por el cliente, con la diferencia de que en la
propuesta el asistente AS.2 se encuentra asignado exclusivamente para un cliente.
El contador C2 es el encargado de controlar, revisar y analizar la información que
será enviada al cliente. A este colaborador se propone asignar 23 clientes para lo
cual se requiere de dos analistas para brindar apoyo en la revisión de por reportes.
La asignación propuesta para el analista A.3 conlleva a que este en la capacidad
de manejar 8 clientes con la ayuda del asisten AS 3 y el asistente AS 4, la carga
de asignación de clientes de este último colaborador se debe a que tres de las
empresas asignadas no registran transacciones mientras que los otros cuatro
clientes son aquellos que sus transacciones al mes son inferior a 30.
La asignación propuesta para el analista A.4 conlleva a que este en la capacidad
de manejar 15 clientes con la ayuda de los asistentes AS 5 y AS 6; el asistente AS
5 se encargará del ingreso de información y preparación de los reportes mensuales
que son entregados a los ocho clientes propuestos para su asignación, de igual
forma se procederá con el asistente AS 6, en ambos casos los clientes asignados
se encuentran entre pequeños y medianos lo que no genera una sobrecarga laboral.
Todos los colaboradores se encontraran exclusivamente bajo la supervisión del supervisor
S1, lo que permitirá tener un mejor control de las actividades que realiza el personal. La
masa salarial que se lograría con esta propuesta es de $14.141,00
119
PROPUESTA PARA EL SUPERVISOR N° 2
Figura 40: Propuesta de Asignción de clientes del supervisor 2
S2 (26)
C3 (1) C4 (25)
AS 7 (1) A5 (10) A6 (15)
AS 8 (2) AS 10 (6)
AS 9 (8) AS 11 (9)
Supervisor 1 Contador 2 Analista 3 Asistente 4 Digitador 1 TOTAL 11
Masa Salarial 11.731,00$
D2
PROPUESTA DE DISTRIBUCION DE CLIENTES PARA EL SUPERVISOR 2
120
En el gráfico adjunto, el supervisor N°2 es el responsable de supervisar las actividades de
los 11 recursos asignados para los 26 clientes que se encuentran bajo su línea de
supervisión.
A continuación se detalla la propuesta de asignación de clientes y colaboradores que
podrían ser asignados para brindar apoyo al supervisor N° 2:
La asignación del contador C3 es de un cliente el cual es el más grande en relación
a los demás clientes asignados al supervisor N° 2, es por esta razón que se asigna
al asistente AS 7 para que brinde apoyo exclusivamente en el ingreso de
información de dicho cliente.
Para el analista A5 se realiza la propuesta de manejar 10 clientes y para ello se le
asignará a dos asistentes AS 8 Y AS 9, en este último se encargará asignado ocho
de 10 clientes asignados al analista A5, por la cantidad de transacciones que se
maneja en este grupo de clientes el asistente AS 9 lleva la mayor carga de
compañías asignadas.
La asignación propuesta para el analista A6 conlleva a que este colaborador se
encuentre en la capacidad de manejar 15 clientes con la ayuda del asiste AS 10 y
el asistente AS 11 a quienes se les propone asignar 6 y 9 clientes respectivamente.
Todos los asistentes del contador C4 pueden contar con el apoyo del digitador D2.
Todos los colaboradores se encontraran exclusivamente bajo la supervisión del supervisor
S2, lo que permitirá tener un mejor control de las actividades que realiza el personal. La
masa salarial que se lograría con esta propuesta es de $11.731,00
121
PROPUESTA PARA EL SUPERVISOR N° 3
Figura 41: Propuesta de Asignción de clientes del supervisor 3
S3 (25)
C5 (25)
A7 (8) A8 (7) A9 (10)
AS 12 (8) AS 13 (3) AS 15 (5)
AS 14 (4) AS 16 (5)
D3
Supervisor 1 Contador 1 Analista 3 Asistente 5 Digitador 1 TOTAL 11
Masa Salarial 10.893,00$
PROPUESTA DE DISTRIBUCION DE CLIENTES PARA EL SUPERVISOR 3
122
En el gráfico adjunto, el supervisor N°3 es el responsable de supervisar las actividades de
los 11 recursos asignados para los 25 clientes que se encuentran bajo su línea de
supervisión.
A continuación se detalla la propuesta de asignación de clientes y colaboradores que
podrían ser asignados para brindar apoyo al supervisor N° 3:
Este supervisor cuenta apoyo de un contador y para equilibrar el personal de apoyo
en el ara de revisión se ha asignado a tres analistas.
El analista A7 debe estar en la capacidad de manejar a ocho clientes con el apoyo
del asistente AS 12 quien es el encargado de ingresar y procesar toda la
información de los 8 clientes asignados.
El analista A8 según la propuesta estaría bajo a revisión de 7 clientes con el apoyo
del asistente AS 13 y AS14 quienes serían responsables del ingreso de la
información al sistema contable de tres y cuatro clientes respectivamente. Estos
clientes son los clientes con mayor cantidad de transacciones mensuales.
El analista A9 según la propuesta estaría bajo a revisión de 10 clientes con el
apoyo del asistente AS 13 y AS14 quienes serían responsables del ingreso de la
información al sistema contable de cinco y cinco clientes respectivamente.
Todos los colaboradores se encontraran exclusivamente bajo la supervisión del supervisor
S3, lo que permitirá tener un mejor control de las actividades que realiza el personal. La
masa salarial que se lograría con esta propuesta es de $10.893,00.
En la propuesta de asignación de clientes realizada cada supervisor cuenta con un
digitador quien se encargará de realizar todas las actividades asignadas por los asistentes.
Como se pudo observar la masa salarial es equilibrada de un supervisor a otro al igual
que los colaboradores de cada equipo de trabajo, esto permitirá mejorar el tiempo de
respuesta con los clientes que fueron asignados a cada uno.
123
4.1.2 Estructura actual y propuesta de las actividades funcionales
4.1.2.1 Detalle de actual y propuesta de actividades del digitador
El digitador es la persona encargada de dar apoyo a las actividades que realiza el asistente en los requerimientos que este le solicite, a continuación
se describe las actividades actuales y propuestas:
Figura 42: Detalle de actividades actuales y propuestas del digitador
1.1 Ingreso de facturas de compras y ventas 1 ACTIVIDADES DE CUENTAS POR PAGAR
1.2 Elaboración de retenciones 1.1 Elaboración de Retenciones
1.3 Registro de retenciones recibidos de clientes 1.2 Registro de facturas de compras
1.4 Ingreso de cobros y pagos 1.3 Registro de Egresos
1.5 Elaboración de Anexos transaccionales 2 ACTIVIDADES DE CUENTAS POR COBRAR
1.6 Declaraciones de impuestos de empresas sin movimientos 2.1 Elaboración de facturas de ventas
1.7 Registro de Cobros 2.2 Registro de facturas de ventas
1.8 Registro de RECAP por liquidación de cobro con tarjeta de crédito 2.3 Registro de retenciones recibidas
1.9Elaboración de Estados Financieros para la presentacion en la
Superintendencia de Compañías2.4 Registro de Cobros
1.10 Manejo del portal de la banca electrónica de los clientes 2.5 Registro de RECAP por liquidación de cobro con tarjeta de crédito
1.11 Elaboración y declaración de impuesto de las personas naturales 3 ACTIVIDADES DE APOYO
1.12 Preparar actas de entrega de valijas 3.1 Elaboración de Anexos transaccionales
1.13 Elaboración de cartas para la presentación de reclamos en le SRI 3.2 Archivo de documentos
1.14 Elaboración de formularios 101 3.3 Preparar actas de entrega de valijas
1.15 Archivo de documentos 3.4 Declaraciones de impuestos de empresas que no registran transacciones
PROPUESTA DE ACTIVIDADES DEL DIGITADORACTIVIDADES ACTUALES DEL DIGITADOR
Actividades Eliminadas
DETALLE DE
ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR
PROPUESTA DE
REESTRUCTURACIÒN
DE ACTIVIDADES DEL
Actividades nuevas
NUeDIGITADOR
PROPUESTA DE
REESTRUCTURAC
IÒN DE
ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR 1.1
124
Como se puede observar en el detalle adjunto los digitadores realizan actividades que no
están acorde al perfil, es por esta razón que las actividades que se encuentran resaltadas
de color naranja fueron eliminadas.
En la propuesta de actividades del digitador se clasificó por grupos, en el primer grupo se
encuentra aquellas actividades relacionadas con las cuentas por pagar como son el ingreso
de las facturas de proveedores, elaboración de retenciones y registro de pagos. En el
segundo grupo se encuentras aquellas actividades relacionadas con las cuentas por cobrar
como son la elaboración de las facturas de venta, registro de retenciones de clientes,
registro de cobros en efectivo, cheque, transferencia o con tarjeta de crédito. En el tercer
y último grupo se encuentra las actividades en las cuales el digitador puede brindar apoyo
a los asistentes como son la elaboración de anexos transaccionales, archivo de
documentos y declaración de impuestos para aquellas empresas que no registran
transacciones, lo que genera que sus declaraciones mensuales sean realizados en cero.
Es importante recalcar que todas las actividades que realice el digitador deben ser
monitoreadas por un asistente.
Se sugiere que al asignar un recurso en un determinado cargo se realice una inducción de
todas las actividades que este vaya a realizar, lo que le permitirá conocer cuál es el alcance
de las actividades que este podrá realizar, de esa manera se espera reducir tiempos de
ingreso de la información y en lo posible se evitará que existan errores involuntarios.
4.1.2.2 Detalle de actual y propuesta de actividades del asistente
El asistente está encargado de ejecutar las actividades operativas de las actividades
relacionadas con el ingreso de información contable y tributaria de los clientes en base a
las normativas vigentes, asegurando la exactitud y consistencia de esta, cumpliendo los
plazos y estándares exigidos por los clientes. A continuación se describe las actividades
actuales y propuestas del asistente:
125
1 Registro de facturas de compras y ventas 1 ACTIVIDADES DE CUENTAS POR PAGAR
2 Elaboración de retenciones 1.1 Elaboración de Retenciones
3 Registro de retenciones recibidas de clientes 1.2 Registro de facturas de compras
4 Registro de importaciones 1.3 Registro de Importaciones
5 Registro de inventarios 1.4 Registro de Egresos
6 Elaboración y declaración de impuestos mensuales de sociedades 1.5 Reporte de Cuentas por pagar
7Elaboración y declaración de impuestos mensuales de personas
naturales obligadas y no obligadas a llevar contabilidad 1.6 Reporte de Anticipos a proveedores
8 Preparación de información anual para los organismos de control 1.7 Registro de reemebolso por Caja Chica
9 Elaboración de ATS 1.8 Registro de reembolso de gastos
10 Registro de activos fijos 2 ACTIVIDADES DE CUENTAS POR COBRAR
11 Elaboración de Estados Financieros 2.1 Elaboración de facturas de ventas
12 Conciliación Bancaria 2.2 Registro de facturas de ventas
13 Elaboración de ICT 2.3 Gestión y recepción de retenciones de clientes
14 Elaboración de Anexo de Participación de Socios y Accionistas 2.4 Registro de retenciones recibidas
15 Elaboración de anexo de Dividendos 2.5 Registro de Cobros
16 Reporte de proveedores 2.6 Reporte de Cuentas por cobrar
17 Reporte de clientes 2.7 Reporte de Anticipos a clientes
18 Actas de entrega de entrega de información 3 ACTIVIDADES DE BANCOS
19 Envio de Estados Financieros al cliente 3.1 Conciliación Bancaria
20 Registro de reembolso de gastos 3.2 Registro de RECAP por liquidación de cobro con tarjeta de crédito
21 Archivo de documentos 3.3 Liquidación de tarjeta corporativa
3.4 Manejo del portal de la banca electrónica de los clientes
ACTIVIDADES ACTUALES DEL ASISTENTE PROPUESTA DE ACTIVIDADES DEL ASISTENTE
126
Figura 43: Detalle de actividades actuales y propuestas del asistente
4 ACTIVIDADES PARA EL CIERRE CONTABLE
4.1 Registro de depreciaciones de Activos Fijos
4.2 Registro de amortizaciones
4.3 Registro de Nómina
4.4 Registro de Liquidación de Impuestos
4.5 Registro de prepagados
4.6 Reporte de Inventarios
5ACTIVIDADES PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES A LOS
ORGANISMOS DE CONTROL
5.1 Elaboración de Impuestos mensuales para personas naturales y sociedades
5.2 Elaboración de Estados Financieros mensuales con anexos
5.3 Realizar correcciones solicitadas por el Contador o Analista
5.5 Revisión de Anexo Transaccional Simplificado
5.6 Elaboración de la declaración del impuesto a la renta-formulario 101
5.7
Elaboración de balances para la presentación en la Superintendencia de
Compañìas
5.8 Elaboración de Informe de Cumplimiento Tributario
5.9 Elaboración de Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS)
5.10 Elaboración de Anexo Dividendos (ADI)
5.11 Elaboración de la declaración de la Patente Municipal
5.12 Elaboración del Anexo de ventas a crédito de la DINARDAP
5.13 Elaboración del Anexo de cualquier otro anexo solicitado por el SRI
ACTIVIDADES ACTUALES DEL ASISTENTE PROPUESTA DE ACTIVIDADES DEL ASISTENTE
Actividades Eliminadas
DETALLE DE
ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR
PROPUESTA DE
REESTRUCTURACIÒN
DE ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR 1.1 Ingreso
Actividades nuevas
NUeDIGITADOR
PROPUESTA DE
REESTRUCTURAC
IÒN DE
ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR 1.1
Ingreso de facturas de
127
El asistente contable mantienen comunicaciòn directa con el cliente lo que permite que
toda la información se analizada por ellos en conjunto con el clientecon el objeto de
mitigar errores, además de ser el responsable de monitorear las actividades que
desempeña el digitador.
El asistente es aquel que realiza actividades netamente operativas con la diferencia que
son transacciones con mayor dificultad a diferencia del digitador.
La propuesta de actividades pretende mostrar el alcance que tiene cada colaborador. Las
actividades se han dividido en grupos de acuerdo a la escencia de la transacción:
Actividades de cuentas por pagar y cuentas por cobrar: Consiste en el ingreso de
aquellas facturas de proveedores y clientees que debido a la dificultad de las
mismas no pueden ser ingresadas por el digitador. En estos dos grupos se
encuentran incluidos aquellos reportes que solicita el cliente de manera mensual.
Actividades de cuentas por bancos: Consiste realizar actividades relacionadas con
la concicliación bancaria. El manejo del portal del banco de los clientes se eliminó
del digitador y en la propuesta es parte de las actividades del asistente.
Actividades para el cierre contable: Consiste en el registro mensual de
transacciones que implican el manejo de Activos Fijos e intangibles, prepagados,
inventario, impuestos y nómina. Como se muestra en el detalle adjunto cinco de
las seis actividades de este grupo fueron añadidas.
Actividades para la presentación de informes anuales a los organismos de control:
En este grupo se encuentran aquellas actividades necesarios para poder reportar a
los diferentes organismos de control . Como se puede observar se ha eliminado
varias actividades entre ellas, la elaboración del Anexo Transaccional
Simplificado y en su lugar se ha establecido la revisón de este anexo, además de
añadir varias actividades que se encuentran resaltadas de color turquesa.
128
4.1.2.3 Detalle de actual y propuesta de actividades del analista contable
El Analista es el primer filtro de revisión y como su nombre lo indica analiza, revisa y concluye acerca de la información contable proporcionada
por el cliente, a continuación se describe las actividades actuales y propuestas:
1 Registro de facturas de compras y ventas 1 ACTIVIDADES DE CUENTAS POR PAGAR
2 Elaboración de retenciones 1.1 Revisión de retenciones realizadas por el asistente
3 Registro de retenciones recibidas de clientes 1.2 Revisión del registro de facturas de compras y rembolso de gastos
4 Registro de importaciones 1.3 Revisión del registro de Importaciones
5 Control de inventario 1.4 Revisión del registro de Egresos
6 Elaboración y declaración de impuestos de sociedades 1.5 Revisión de los reporte de Cuentas por pagar
7 Preparación de información anual para los organismos de control 1.6 Revisión del reporte de Anticipos a proveedores
8 Elaboración de ATS 2 ACTIVIDADES DE CUENTAS POR COBRAR
9 Control de activos fijos 2.1 Revisión de las facturas de ventas realizadas por el asistente
10 Elaboración de balances 2.2 Revisión del Registro de facturas de ventas
11 Conciliación Bancaria 2.3 Revisión del registro de retenciones recibidas
12 Elaboración de Informe de Cumplimiento Tributario 2.4 Revisión del registro de cobros
13 Reportar reclamos de clientes a jefe inmediato. 2.5 Revisión del reporte de análisis de cuentas por cobrar
14 Analizar cuentas y reportes realizados por el asistentes 3 ACTIVIDADES DE BANCOS
15 Manejo del portal de la banca electrónica de los clientes 3.1 Revisión de las conciliaciones bancarias
16 Registro de amortizaciones 3.2 Revisión de las liquidación de tarjeta corporativa por compras
17 Registro de Nómina 3.3 Revisión de las liquidación de tarjeta corporativa
18 Registro de Liquidación de Impuestos 4 ACTIVIDADES PARA EL CIERRE CONTABLE
19 Registro de prepagados 4.1 Revisión del registro de depreciaciones de Activos Fijos
20 Reporte de Inventarios 4.2 Revisión del registro de amortizaciones
21 Elaboración de la declaración de la Patente Municipal 4.3 Revisión del registro de nómina
22 Elaboración del Anexo de ventas a crédito de la DINARDAP 4.4 Revisión registro de la liquidación de impuestos
ACTIVIDADES ACTUALES DEL ANALISTA PROPUESTA DE ACTIVIDADES DEL ANALISTA
129
Figura 44: Detalle de actividades actuales y propuestas del analista
23 Elaboración del Anexo de cualquier otro anexo solicitado por el SRI 5ACTIVIDADES PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES AL CLIENTE Y
ORGANISMOS DE CONTROL
24 Elaboración de Informe de Cumplimiento Tributario 5.1 Revisión de impuestos mensuales para sociedades y personas naturales
25 Revisión de las conciliaciones bancarias 5.2 Revisión de los Estados Financieros mensuales con anexos
26 Revisión de las liquidación de tarjeta corporativa por compras 5.3 Revisión de Impuestos mensuales elaborados por el asistente
27 Revisión de las liquidación de tarjeta corporativa 5.4 Revisión de Anexo Transaccional Simplificado
28 Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 5.5 Revisión y Análisis de los Estados Financieros mensuales
29 Revisión del registro de Importaciones 5.6Revisión de los Estados Financieros para presentación en la
Superintendencia de Compañías
30 Revisión del registro de Egresos 5.7 Revisión del impuesto a la renta de sociedades-formulario 101
31 Revisión del Anexo Dividendos (ADI) 5.8 Revisión del Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS)
32 Revisión del Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 5.9 Revisión del Anexo Dividendos (ADI)
33 Revisión de la declaración de la Patente Municipal 5.1 Revisión de Anexo en Relación de dependencia (RDEP)
34 Revisión de los reporte de Cuentas por pagar 5.11 Revisión del Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS)
5.12 Revisión del Anexo Dividendos (ADI)
5.13 Revisión del Informe de Cumplimiento Tributario
5.16 Revisión y declaración del anexo de la DINARDAP
5.2 Revisión de la declaración del Impuesto a la Salida de Divisas
5.3 Revisión de la declaración del Anticipo Impuesto a la Renta
5.4 Revisión de la declaración de la Patente Municipal
5.6 Respuesta a los oficios recibidos por parte del SRI
5.7 Carga de Impuestos al portal del SRI
ACTIVIDADES ACTUALES DEL ANALISTA PROPUESTA DE ACTIVIDADES DEL ANALISTA
Actividades Eliminadas
DETALLE DE
ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR
PROPUESTA DE
REESTRUCTURACIÒN
DE ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR 1.1 Ingreso
Actividades nuevas
NUeDIGITADOR
PROPUESTA DE
REESTRUCTURAC
IÒN DE
ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR 1.1
Ingreso de facturas de
130
La propuesta de las actividades del analista consiste en eliminar todas las actividades
operativas como son el ingreso de información al sistema contable y en su lugar se
encuentra la revisión del ingreso de información realizada por los asistentes contables que
estén bajo su supervisión, el objetivo de esta propuesta es que todos los reportes que son
entregados al cliente cuenten con las revisiones necesarias para garantizar la
razonabilidad de las transacciones.
Las actividades se encuentran clasificadas en grupos al igual que las distribuciones de
actividades del digitador y del asistente con la diferencia que el analista se encargará de
la revisión y análisis de todos los registros realizados en el sistema contable.
Como se puede observar en el grafico las actividades operativas fueron eliminadas ya
dichas actividades se propone la reasignación a los asistentes y en su lugar se encuentra
la revisión de transacciones. Además de añadir la declaración de las ventas a crédito en
el portal de la DINARDAP y se le asigna la responsabilidad de la carga de impuestos
mensuales de los clientes asignados.
4.1.2.4 Detalle de actual y propuesta de actividades del contador.
El contador es el segundo y último filtro de revisión debido a que se requiere que se
analice la razonabilidad de cada una de las cuentas de los Estados Financieros, es el
encargado de revisar la información enviada por el asistente y el analista, asegurando la
exactitud, consistencia y objetividad de los saldos de las cuentas, junto con el
cumplimiento de los plazos y estándares exigidos por clientes.
A continuación se detalla las actividades actuales y propuestas del contador:
131
Figura 45: Detalle de actividades actuales y propuestas del contador
1 Elaboración de Estados Financieros mensuales con anexos 1 ACTIVIDADES PARA LA PRESENTACIÓ N DE INFO RMES MENSUALES AL CLIENTE
2 Revisión de Impuestos mensuales 1.1 Revisión de Impuestos mensuales
3 Revisión y Análisis de los Estados Financieros mensuales 1.2 Revisión de Anexo Transaccional Simplificado
4 Revisión y Análisis de los Estados Financieros para los organismos de control 1.3 Revisión y Análisis de conciliaciones bancarias
5 Elaboración de formulario 101 1.4 Revisión y análisis activos fijos
6 Revisión del formulario 101 1.5 Revisión y análisis activos intangibles
7 Revisión de anexos a ser presentados al SRI 1.6 Revisión y Análisis inventarios
8 Elaboración de la Patente Municipal 1.7 Revisión y Análisis de prepagados
9 Declaración de Patente Municipal 1.8 Revisión y Análisis de los Estados Financieros mensuales
10 Revisión del ICT 2ACTIVIDADES PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES A LOS
ORGANISMOS DE CONTROL
11 Revisión del Anexo Bajo Relaciòn de Dependencia (RDEP) 2.1 Revisión del Anexo Bajo Relaciòn de Dependencia (RDEP)
12 Revisòn del Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 2.2 Revisòn del Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS)
13 Revisiòn del Anexo Dividendos (ADI) 2.3 Revisiòn del Anexo Dividendos (ADI)
14 Revisiòn de la declaración de impuesto a la renta para sociedades-formulario 101 2.4 Revisiòn de cualquier otro anexo solicitado por los organismos de control
15 Revisón del Informe de Cumplimiento Tributario 2.5 Revisiòn de la declaración de impuesto a la renta para sociedades-formulario 101
16 Elaboración de Impuestos 2.6 Revisión de Actas solicitadas por la Superintendencia de Compañías
17Elaboración de Estados Financieros para la presentación de la Superintendencia de
Compañías 2.7
Carga de los Estados Financierosy actas al portal de la Superintendencia de
Compañías
2.8 Revisón del Informe de Cumplimiento Tributario
2.9 Elaboraciòn de cronogramas de trabajo
2.10 Revisiòn de la declaración de impuesto a la renta para personas naturales
2.11 Revisión de la declaración de la Patente Municipal
2.12 Control de Actividades del personal operativo
2.13 Envio de los Estados Financieros al cliente
PROPUESTA DE ACTIVIDADES DEL CONTADORACTIVIDADES ACTUALES DEL CONTADOR
Actividades Eliminadas
DETALLE DE
ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR
PROPUESTA DE
REESTRUCTURACIÒN
DE ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR 1.1 Ingreso
Actividades nuevas
NUeDIGITADOR
PROPUESTA DE
REESTRUCTURAC
IÒN DE
ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR 1.1
Ingreso de facturas de
132
La propuesta de las actividades del contador consiste en eliminar todas las actividades
operativas como la elaboración de estados financieros e impuestos mensuales,
elaboración de la declaración del impuesto a la renta para sociedades y la elaboración de
estados financieros para la presentación en la Superintendencia de Compañías y en su
lugar se encuentra exclusivamente las actividades que de revisión de la información que
debe ser proporcionada por el analista.
Las actividades que deberá realizar este colaborador se han divido en dos grupos, el
primer grupo corresponde aquellas actividades de control para la presentación mensual
de información al cliente, mientras que en el segundo grupo se encuentran aquellas
actividades de control de la información que debe ser reportada anualmente a los
diferentes organismos de control.
Se añadió varias actividades importantes de control como son la revisión de las Actas que
deberán ser reportadas en el portal de la Superintendencia de Compañías y posterior a ello
el contador será el responsable de realizar la carga directa de información contable
financiera en el portal de la Superintendencia de Compañías. Además de preparar
cronogramas de trabajo para poder llevar un control de complimiento de los reportes que
son entregados a los clientes.
4.1.2.5 Detalle de actual y propuesta de actividades del supervisor.
El supervisor como su nombre lo indicia supervisa al personal que están bajo su dirección
en los procesos que ellos realizan, es fuente de consulta de los cargos operativos, además
de ser responsables directos de la información que se entrega la cliente.
133
Figura 46: Detalle de actividades del contador
Como se puede observar en el gráfico anterior las actividades resaltadas de color naranja fueron eliminadas y en su lugar se reemplazó con
actividades de supervisión de entrega de información, diseño de papeles de trabajo que serán utilizados por los personal operativo con el objetivo
de estandarizar los reportes que se envían a los clientes. Una de las actividades añadidas implica la planificación de capacitaciones en temas
contables tributarios al personal operativo ya que es importante que este en continua capacitación en temas relacionados con leyes societarias,
tributarias, normativas contables e introducción en las Normas Internacionales de Información Financiera.
1 Revisión y Análisis de los Estados Financieros mensuales 1 ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN
2 Revisión de Impuestos mensuales 1.1 Control de cumplimiento de entrega de reportes al cliente
3 Revisión del formulario 101 1.2 Control de cumplimiento de informaciòn a los organismos de control
4 Revisión y Análisis de los Estados Financieros para los 1.3 Diseño de papales de trabajo
5 Control de cumplimiento de entrega de reportes al cliente 1.4 Planificación de capacitaciones para el equipo contable
6 Elaboración de reportes adicionales requeridos por el cliente
PROPUESTA DE ACTIVIDADES DEL SUPERVISORACTIVIDADES ACTUALES DEL SUPERVISOR
Actividades Eliminadas
DETALLE DE
ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR
PROPUESTA DE
REESTRUCTURACIÒN
DE ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR 1.1 Ingreso
de facturas de compras y
ventas 1 ACTIVIDADES
DE CUENTAS POR
PAGAR 1.2 Elaboración
de retenciones 1.1
Elaboración de Retenciones
1.3 Registro de retenciones
recibidos de clientes 1.2
Registro de facturas de
compras 1.4 Ingreso de
cobros y pagos 1.3 Registro
de Egresos 1.5 Elaboración
de Anexos transaccionales
Actividades nuevas
NUeDIGITADOR
PROPUESTA DE
REESTRUCTURAC
IÒN DE
ACTIVIDADES DEL
DIGITADOR 1.1
Ingreso de facturas de
compras y ventas 1
ACTIVIDADES DE
CUENTAS POR
PAGAR 1.2
Elaboración de
retenciones 1.1
Elaboración de
Retenciones 1.3
Registro de
retenciones recibidos
de clientes 1.2
Registro de facturas de
compras 1.4 Ingreso de
134
4.2 Modelo de costeo basado en actividades para la optimización de procesos y
del uso de recursos para empresas de servicios contables
En base a la propuesta del costeo basado en actividades para las empresas de servicios
contables, se ha diseñado una ficha técnica para realizar una evaluación previa a los
posibles clientes de la compañía.
Es importante saber que la ficha técnica del cliente debe contener información básica y
resumida que permita comprender cuál es el giro del negocio, la cantidad de transacciones
mensuales que este realiza, el número de recursos que se encuentran bajo nómina, además
de un pequeño resumen de su estructura financiera que permitir saber cuál es la posición
en el mercado.
Esta ficha se debe manejar de manera individual por cada cliente; la ventaja de este
documento es la disposición de información inmediata que permitirá evaluar posibles
descuentos y promociones, es importante considerar que a más de los reportes que solicita
el cliente se debe entregar un valor agregado evaluando así su estructura y ofertar posibles
servicios que pueden ser útiles para el desarrollo de sus actividades, esto permitirá notar
el interés por el cliente de una forma inteligente logrando así una ventaja competitiva en
el mercado.
La ficha técnica del cliente puede contribuir a tener un buen conocimiento sobre el giro
del negocio y sus posibles necesidades, lo que nos ofrecerá una información privilegiada
sobre clientes potenciales, esta información ayudará a anticipar sus necesidades y poder
proponerles servicios adicionales.
A continuación se presenta un modelo de la ficha técnica del cliente:
135
Empresa: Teléfono:
Dirección: Contacto:
Tiempo en el mercado : Web:
Representante Legal: E mail:
Giro del negocio:
Productos o Servicios:
1.-) SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA
Fecha de balance:
ESTADO DE SITUACIÒN FINANCIERA
Activos xxx Patrimonio
Activos Corrientes xxx Capital xxx
Activos no Corrientes xxx Utilidades años Ant. xxx
Resultado xxx
Pasivos xxx
Pasivos Corrientes xxx
Pasivos no Corrientes xxx
ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL
Ingresos Gastos
Ingresos / Ventas xxx Gastos Administrativos xxx
Costo de Ventas xxx Gastos de Ventas xxx
Utilidad Bruta xxx Gastos Financieros xxx
Utilidad antes de Impuestos xxx
2.-) PROMEDIO DE DOCUMENTOS COMERCIALES
A) Compras B) Ventas C) Importaciones
3.-) OTROS REGISTROS
A) Nª Colaboradores B) Nª Activos Fijos C) Nª Otras transacciones
4.-) REPORTE ENTREGABLE AL CLIENTE Y FEHCA DE PRESENTACIÒN
Fecha Fecha
1) 6)
2) 7)
6.-) OBSERVACIONES
1)
2)
Elaborado por: Revisado por:
Ana Villacìs Ing. Fernando Perèz
Reporte Reporte
FICHA TÉCNICA DEL CLIENTE
136
En la parte superior de la ficha técnica del cliente contiene información básica como por
ejemplo el nombre del a compañía, ubicación, servicios o productos que ofrece y medios
de contacto.
El cuerpo de este documento se encuentra confirmado por cinto partes las cuales se
describen a continuación:
Primera parte: Situación Financiera de la empresa.
En este punto se encuentra un resumen de la estructura financiera de la empresa
lo que no permitirá tener una base de los movimientos y respondimiento hacia el
cliente.
Segunda parte: Promedio de documentos comerciales.
En esta parte del documento se encuentra un promedio de las transacciones
comerciales que realiza mensualmente el cliente.
Tercera parte: Otros registros.
Son aquellos registros que se realizan de manera periódica como por ejemplo la
elaboración de nómina, el control de activos fijos, control de inventarios y otras
transacciones relevantes.
Cuarta parte: Detalle de reportes entregables a los clientes y fechas en las cuales
deben ser presentados.
Quinta parte: Observaciones.
En este campo podrán llenar datos que se consideren importantes como por
ejemplo el medio en el cual se realizará la entrega de balances, puede ser de
manera física o por medio magnético.
Por último se encuentran las firmas de elaboración y revisión correspondientes.
4.2.1 Modelo de acuerdos de servicios
El objetivo de realizar los acuerdos de nivel de servicio es definir los bines y servicios
que van a ser entregados por parte de la compañía al cliente, se debe especificar cuál es
el alcance del servicio, el equipo de trabajo asignado, responsables, además de definir:
137
Actividades a realizar
Fechas de entrega de reportes
Las funciones a ser desempeñadas
Los reportes que serán entregados al cliente
Establecer políticas de seguridad de información
Firmas de responsabilidad
La empresa BYB Siglo debe tener presente que la obligación inicia al momento de firmar
el contrato de servicio con el cliente y para ello deben incluir una fase que permita orientar
al nivel operativo durante la transición, con el objeto de brindar un acompañamiento tanto
al cliente como al trabajador con el objeto de entregar un servicio de calidad.
Las penalizaciones deben ser acordadas por el cliente y el proveedor siempre y cuando se
considere el daño que se pudiera causar por el incumplimiento a cualquiera de las partes,
se puede establecer un importe como indemnización del daño ocasionado, una alternativa
para gestionar esta indemnización es a través de un descuento en la siguiente factura, este
punto es muy importante ya que puede desencadenar en la terminación del contrato, una
vez establecida las sanciones se debe realizar una medición del cumplimiento y de ser
necesario realizar cambios ya sea en los procesos o en personal que maneja la cuenta para
brindar un mejor servicio.
Para que funcione el acuerdo de nivel de servicio es imprescindible abordar lo siguiente:
Para que funcione el acuerdo de nivel de servicio es imprescindible abordar lo siguiente:
A continuación se detalla un modelo del acuerdo de servicio de la empresa BYB Siglo:
1. Alcance del servicio
2. Equipo de trabajo
3. Responsables
4. Seguridad de la informaciòn
5. Mediciòn y control
(Logo de la empresa) MODELO DE ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO
Fecha de emisión: 03 de agosto de 2018
Proveedor del servicio: BYB SIGLO OUTSOURCING ECUADOR BYBSIGEC CIA. LTDA.
Cliente del Servicio: “XXXXX”
138
MODELO ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO:
BYB SIGLO OUTSOURCING ECUADOR BYBSIGEC
CIA. LTDA.
&
(NOMBRE DEL CLIENTE)
RESPONSABLE DEL ACUERDO:
Ing. Xxxxxx
Gerente del Departamento Comercial
(Logo de la empresa) MODELO DE ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO
Fecha de emisión: 03 de agosto de 2018
Proveedor del servicio: BYB SIGLO OUTSOURCING ECUADOR BYBSIGEC CIA. LTDA.
Cliente del Servicio: “XXXXX”
139
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ………………………………………………1
2. EQUIPO DE TRABAJO………………………………………...1
3. CATALOGO DEL SERVICIO………………………………….1
4. POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE INFORMACIÓN………….3
5. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES………………………….4
6. MATRIZ DE ATENCIÓN AL CLIENTE………………...…….4
7. FIRMAS…………………………………………………………5
8. REVISIONES……………………………………………………5
(Logo de la empresa) MODELO DE ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO
Fecha de emisión: 03 de agosto de 2018
Proveedor del servicio: BYB SIGLO OUTSOURCING ECUADOR BYBSIGEC CIA. LTDA.
Cliente del Servicio: “XXXXX”
140
1. INTRODUCCIÓN
Este acuerdo de nivel de servicio (SLA) define los términos y las condiciones a partir de
las cuales el departamento contable proporcionara los servicios al cliente cumpliendo con
todos los requerimientos de información y en las fechas establecidas.
2. EQUIPO DE TRABAJO
De acuerdo al estudio realizado del cliente se asigna el equipo de trabajo según los
requerimientos y su necesidad, para lo cual se establece:
Políticas Contables por parte del cliente
Entregables exigidos por el cliente
Cronogramas contables y tributarios
Carga inicial del plan de cuentas y saldos iniciales
Entrega y carga de saldos iniciales
Verificación de la información
3. CATALOGO DEL SERVICIO
Los servicios contables que proporciona Grupo Siglo al cliente consisten en la entrega de
información a tiempo, asesoramiento, soporte proactivo y control de calidad de la
información. El alcance del servicio es:
Contabilización de facturas de proveedores
Elaboración de retenciones
Elaboración de facturas de ventas
Contabilización de Facturas ventas
Contabilización de retenciones de clientes
Contabilización de provisiones, amortizaciones y depreciaciones
Registro y conciliación de activos fijos
Elaboración de conciliaciones bancarias
Análisis de cuentas
Ajustes y reclasificaciones
Preparación de información mensual:
(Logo de la empresa) MODELO DE ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO
Fecha de emisión: 03 de agosto de 2018
Proveedor del servicio: BYB SIGLO OUTSOURCING ECUADOR BYBSIGEC CIA. LTDA.
Cliente del Servicio: “XXXXX”
141
Balance general
Balance de Comprobación
Estado de resultados
Declaración mensual de impuestos retenidos en la fuente.
Impuesto al valor agregado IVA
Preparación y declaración mensual de Anexo Transaccional
Elaboración diaria de Comprobantes de retención de impuestos en
la fuente Anuales
Declaración de Impuesto salida de Capitales
Calculo y registro de la provisión de impuesto de renta y del
anticipo de impuesto a la renta para el año posterior a dicha
declaración
Preparación de informes financieros Anuales
Estado de Situación Financiera
Estado de Resultados Integrales
Notas a los estados financieros
Elaboración y transmisión de informes a las entidades de control
Informe anual de estados financieros al Servicio de Rentas Internas
Atención a las visitas de la revisoría fiscal
Actividades de control
Inventario Físico
Análisis de costos
Control de Activos Fijos
Presupuestos de Costos
Cash Flow
3.1. SELECCIÓN DE SERVICIOS
El cliente revisará el catálogo de servicios y seleccionara aquellos requerimientos que
este necesite en la prestación del servicio con la compañía, como por ejemplo:
(Logo de la empresa) MODELO DE ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO
Fecha de emisión: 03 de agosto de 2018
Proveedor del servicio: BYB SIGLO OUTSOURCING ECUADOR BYBSIGEC CIA. LTDA.
Cliente del Servicio: “XXXXX”
142
SERVICIO PERIODOS DE ENTREGA
DIARIO SEMANAL QUINCENAL MENSUAL
Contabilización de Facturas de proveedores
Contabilización de Facturas de ventas
Reporte de cartera de clientes
Cash Flow
Estado de Resultados Integral
Estado de situación financiera
Una vez aprobada la información por parte del cliente se agenda una reunión con el
contador y supervisor asignado para realizar la presentación de los estados financieros.
4. POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE INFORMACIÓN
La información recibida por parte del cliente y procesada por el equipo contable asignado
no podrá ser respaldada en cualquier dispositivo externo, así como tampoco no podrá ser
difundida en los diferentes departamentos o a la competencia del cliente y de Grupo Siglo
durante el tiempo de contrato e incluso 2 años después de dar por terminado la relación
comercial.
5. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES
ACTIVIDAD CARGO
Ingreso de información contable Asistente Contable
Análisis de la información ingresada Analista Contable
Revisión de la información Contador
Entrega de Estados Financieros Supervisor
El responsable de ingresar la información es el asistente contable, el encargado de revisar,
verificar y analizar que la información contable está ingresada de acuerdo a los estándares
de calidad exigidos es el analista y el contador.
El supervisor garantizará el cumplimiento de las fechas establecidos para la entrega de
los Estados Financieros y demás reportes solicitados por el cliente.
(Logo de la empresa) MODELO DE ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO
Fecha de emisión: 03 de agosto de 2018
Proveedor del servicio: BYB SIGLO OUTSOURCING ECUADOR BYBSIGEC CIA. LTDA.
Cliente del Servicio: “XXXXX”
143
6. MATRIZ DE ATENCIÓN AL CLIENTE
En esta matriz se medirá la capacidad de respuesta para aquellas actividades que se
consideren críticas, de importancia alta y de importancia moderada
Reportes relevantes para el cliente:
Clasificación Descripción Prioridad Tiempo de
Respuesta
Tiempo de
Solución
Crítico Entrega de Impuestos
Crítico: > 8 días
laborables del mes
siguiente
1 día 8 horas
Alto Entrega de balances Alto: 8-24 horas 8 horas 24 horas
Moderado Reporte de cartera de
clientes Moderado: > 2 horas 2 horas 2 horas
7. FIRMAS
APROBADO POR: CARGO FIRMA FECHA
Ing. ABC Gerente Contable …../……../…..
Ing. GHJ Supervisor …../……../…..
Ing XYZ Cliente …../……../…..
8. REVISIONES
Este acuerdo es válido desde la fecha de aprobación de este documento; adicional, debe
ser revisado anualmente por las áreas involucradas. Todo cambio que se realice a este
SLA debe ser notificado a las áreas involucradas y confirma la aceptación del mismo.
FECHA DE REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN CARGO FIRMA
Cada año Gerente SIGLO
Cada año Gerente Cliente 101
144
4.2.2 Mano de Obra
4.2.2.1 Costo Nominal
Para determinar el costo nominal del departamento contable se tomó en consideración montos aproximados de los sueldos de los colaborados de
la compañía con los cuales se realizó un rol de pagos con los gastos por beneficios sociales en los que incurre la empresa mensualmente, a
continuación se muestra:
Tabla 11: Costo Nominal de la mano de obra directa
IESS Patronal Décimo Tercer
Sueldo
Décimo Cuarto
Sueldo
Fondos de
reserva Vacaciones
Total Ingresos *
12,15% Total Ingreso/12
SBU (AÑO
2017)/12
Total Ingresos *
8,33%
Total Ingresos/
24
SUPERVISOR 1.600,00 194,40 133,33 31,25 133,28 66,67 2.158,93
CONTADOR 1.200,00 145,80 100,00 31,25 99,96 50,00 1.627,01
ANALISTA 700,00 85,05 58,33 31,25 58,31 29,17 962,11
ASISTENTE 550,00 66,83 45,83 31,25 45,82 22,92 762,64
DIGITADOR 450,00 54,68 37,50 31,25 37,49 18,75 629,66
TOTAL 4.500,00$ 546,75$ 375,00$ 156,25$ 374,85$ 187,50$ 6.140,35$
COSTO NOMINAL DEL DEPARTAMENTO CONTABLE
CARGO SUELDO
TOTAL
COSTO
NOMINAL
145
Como se puede observar el costo nominal mensual de cada colaborador es de:
Supervisor contable $2.158,92
Contador $1.627,01
Analista contable $ 962,11
Asistente contable $ 762,64
Digitador $ 629,66
Con los datos obtenidos en el cálculo del costo nominal se procede a calcular el costo por
actividad de cada colaborador del departamento contable.
4.2.2.2 Costo por actividad
Para determinar el costo por actividad se tomó como base el costo nominal mensual de
cada colaborador y se calculó de acuerdo al tiempo utilizado en cada actividad.
El tiempo de utilización que demanda cada actividad se ha tomado de acuerdo al método
de observación, para lo cual se cronometró el tiempo según el cargo de cada persona y se
promedió con todos los colaboradores que se encuentran bajo esa categoría realizando
muestras del tiempo que utilizado, esto fue realizado con el apoyo de la administración
de la compañía.
Con las actividades propuestas para cada cargo, a continuación se detalla el tiempo y el
costo nominal que representa la ejecución de cada actividad:
Costo Nominal por actividad del digitador
Para la determinación del costo por actividad, se tomó como base las actividades
propuestas para el cargo y se procedió a realizar el cálculo del costo nominal por
actividad. El tiempo estimado está representado por minutos lo que indica que se realizó
la valoración del costo por minuto.
A continuación se detalla el tiempo utilizado y el costo por cada actividad del digitador:
146
Tabla 12: Costo po actividad del digitador
Como se puede observar en el cuadro adjunto el costo nominal mensual del digitador es
de $629,66; este monto se divide para las 240 horas laborables al mes y da como resultado
el monto de $2,62 el cual representa el costo por hora; para determinar el costo por minuto
se procedió a dividir el costo por hora para 60 minutos que contiene la hora dando como
resultado un costo nominal por minuto de $0,04. Este monto fue multiplicado por el
tiempo utilizado en la ejecución de cada actividad y como resultado se obtiene el costo
individual por actividad.
Costo Nominal por actividad del asistente
Para la determinación del costo por actividad del asistente, se tomó como base las
actividades propuestas anteriormente y se procedió a realizar el cálculo del costo nominal
por actividad. El tiempo estimado está representado por minutos lo que indica que se
realizó la valoración del costo por minuto.
Nº Horas al mes: 240
Costo Nominal 629,66$
Costo por Hora: 2,62$
Costo por Minuto: 0,04$
DESCRIPCIÓN Minutos Nº R/M
1 ACTIVIDADES DE CUENTAS POR PAGAR
1.1 Elaboración de Retenciones 3 0,12
1.2 Registro de facturas de compras 3 0,12
1.3 Registro de Egresos 3 0,12
1.4 Registro de reembolso de gastos 20 0,80
2 ACTIVIDADES DE CUENTAS POR COBRAR
2.1 Elaboración de facturas de ventas 4 0,16
2.2 Registro de facturas de ventas 3 0,12
2.3 Registro de retenciones recibidas 2 0,08
2.4 Registro de Cobros 3 0,12
2.5 Registro de RECAP por liquidación de cobro con tarjeta de crèdito 7 0,28
3 ACTIVIDADES DE APOYO
3.1 Elaboración de ATS 30 1,20
3.2 Archivo de documentos 180 7,20
3.3 Preparar actas de entrega de valijas 20 0,80
3.4Declaraciones de impuestos de empresas que no registran
transacciones 15 0,60
Nota: El tiempo estimado por actividad fue recopilado a travès de la observación al personal de la compañìa
DETALLE DE COSTO POR ACTIVIDAD DEL DIGITADOR
147
A continuación se detalla el tiempo utilizado y el costo por cada actividad del asistente:
Nº Horas al mes: 240
Costo Nominal 762,64$
Costo por Hora: 3,18$
Costo por Minuto: 0,05$
DESCRIPCIÓN Minutos Nº R/M
1 ACTIVIDADES DE CUENTAS POR PAGAR
1.1 Elaboración de Retenciones 2 0,10
1.2 Registro de facturas de compras 4 0,20
1.3 Registro de Importaciones 30 1,50
1.4 Registro de Egresos 2 0,10
1.5 Reporte de Cuentas por pagar 15 0,75
1.6 Reporte de Anticipos a proveedores 15 0,75
1.7 Registro de reemebolso por Caja Chica 10 0,50
1.8 Registro de reembolso de gastos 15 0,75
2 ACTIVIDADES DE CUENTAS POR COBRAR
2.1 Elaboración de facturas de ventas 3 0,15
2.2 Registro de facturas de ventas 3 0,15
2.3 Gestiòn y recepción de retenciones de clientes 2 0,10
2.4 Registro de retenciones recibidas 3 0,15
2.5 Registro de Cobros 3 0,15
2.6 Reporte de Cuentas por cobrar 20 1,00
2.7 Reporte de Anticipos a clientes 20 1,00
3 ACTIVIDADES DE BANCOS
3.1 Elaboración de la Conciliación Bancaria 90 4,50
3.2 Registro de RECAP por liquidación de cobro con tarjeta de crèdito 5 0,25
3.3 Liquidación de tarjeta corporativa 3 0,15
3.4 Manejo del portal de la banca electrónica de los clientes 7 0,35
4 ACTIVIDADES PARA EL CIERRE CONTABLE
4.1 Registro de depreciaciónes de Activos Fijos 3 0,15
4.2 Registro de amortizaciones 3 0,15
4.3 Registro de Nómina 5 0,25
4.4 Registro de Liquidación de Impuestos 5 0,25
4.5 Registro de prepagados 10 0,50
4.6 Reporte de Inventarios 180 9,00
DETALLE DE COSTO POR ACTIVIDAD DEL ASISTENTE
148
Tabla 13: Costo por actividad del asistente
Como se puede observar en el cuadro adjunto el costo nominal mensual del asistente
contable es de $762,64; este monto se divide para las 240 horas laborables al mes y da
como resultado el monto de $3,18 el cual representa el costo por hora; para determinar el
costo por minuto se procedió a dividir el costo por hora para 60 minutos que contiene la
hora dando como resultado un costo nominal por minuto de $0,05. Este monto fue
multiplicado por el tiempo utilizado en la ejecución de cada actividad y como resultado
se obtiene el costo individual por actividad.
Costo Nominal por actividad del analista
Para la determinación del costo por actividad del analista, se tomó como base las
actividades propuestas anteriormente y se procedió a realizar el cálculo del costo nominal
por actividad. El tiempo estimado está representado por minutos lo que indica que se
realizó la valoración del costo por minuto.
A continuación se detalla el tiempo utilizado y el costo por cada actividad del analista:
Nº Horas al mes: 240
Costo Nominal 762,64$
Costo por Hora: 3,18$
Costo por Minuto: 0,05$
DESCRIPCIÓN Minutos Nº R/M
5ACTIVIDADES PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES AL CLIENTE
Y ORGANISMOS DE CONTROL
5.1 Elaboración de Impuestos mensuales para sociedades 180 9,00
5.2 Elaboración de Impuestos mensuales para personas naturales 20 1,00
5.2 Elaboración de la declaración del Impuesto a la Salida de Divisas 40 2,00
5.3 Elaboración de la declaración del Anticipo Impuesto a la Renta 15 0,75
5.4 Elaboración de la declaración de la Patente Municipal 15 0,75
5.5 Elaboración de Estados Financieros mensuales con anexos 15 0,75
5.6 Realizar correcciones solicitadas por el Contador o Analista 60 3,00
5.7 Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 20 1,00
5.8
Elaboración de la declaración del impuesto a la renta para personas
naturales 180 9,00
5.9 Elaboración de la declaración del impuesto a la renta-formulario 101 300 15,00
5.10
Elaboración de balances para la presentación en la Superintendencia
de Compañìas 300 15,00
5.11 Elaboración de Informe de Cumplimiento Tributario 40 2,00
5.12 Elaboración de Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 30 1,50
5.13 Elaboración de Anexo Dividendos (ADI) 40 2,00
5.14 Elaboración del Anexo de ventas a crédito de la DINARDAP 20 1,00
5.15 Elaboración del Anexo de cualquier otro anexo solicitado por el SRI 180 9,00
Nota: El tiempo estimado por actividad fue recopilado a travès de la observación al personal de la compañìa
DETALLE DE COSTO POR ACTIVIDAD DEL ASISTENTE
149
Nº Horas al mes: 240
Costo Nominal 962,11$
Costo por Hora: 4,01$
Costo por Minuto: 0,07$
DESCRIPCIÓN Minutos Nº R/M
1 ACTIVIDADES DE CUENTAS POR PAGAR
1.1 Revisión de retenciones realizadas por el asistente 1 0,07
1.2 Revisión del registro de facturas de compras 2 0,14
1.3 Revisión del registro de Importaciones 20 1,40
1.4 Revisión del registro de Egresos 1 0,07
1.5 Revisión del los reporte de Cuentas por pagar 10 0,70
1.6 Revisión del reporte de Anticipos a proveedores 10 0,70
1.7 Revisión del registro de reemebolso por Caja Chica 5 0,35
1.8 Revisión del registro de reembolso de gastos 5 0,35
2 ACTIVIDADES DE CUENTAS POR COBRAR
2.1 Revisión de las facturas de ventas realizadas por el asistente 2 0,14
2.2 Revisión del Registro de facturas de ventas 1 0,07
2.3 Revisión del registro de retenciones recibidas 1 0,07
2.4 Revisión del registro de cobros 1 0,07
2.5 Revisión del reporte de analisis de cuentas por cobrar 3 0,21
2.6 Revisión del reporte de analisis de anticipo de clientes 3 0,21
3 ACTIVIDADES DE BANCOS
3.1 Revisión de las conciliaciones bancarias 40 2,80
3.2 Revisión de la liquidación de RECAPS 30 2,10
3.3 Revisión de las liquidación de tarjeta corporativa 15 1,05
4 ACTIVIDADES PARA EL CIERRE CONTABLE
4.1 Revisión del registro de depreciaciones de Activos Fijos 5 0,35
4.2 Revisión del registro de amortizaciones 5 0,35
4.3 Revisión del registro de nómina 2 0,14
5
5.1 Revisión de Impuestos mensuales para sociedades 180 12,60
5.2 Revisión de Impuestos mensuales para personas naturales 30 2,10
DETALLE DE COSTO POR ACTIVIDAD DEL ANALISTA
ACTIVIDADES PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES AL CLIENTE Y ORGANISMOS DE CONTROL
150
Tabla 14: Costo por actividad del analista
Como se puede observar en el cuadro adjunto el costo nominal mensual del analista
contable es de $962,11; este monto se divide para las 240 horas laborables al mes y da
como resultado el monto de $4,01el cual representa el costo por hora; para determinar el
costo por minuto se procedió a dividir el costo por hora para 60 minutos que contiene la
hora dando como resultado un costo nominal por minuto de $0,07. Este monto fue
multiplicado por el tiempo utilizado en la ejecución de cada actividad y como resultado
se obtiene el costo individual por actividad.
Costo Nominal por actividad del contador
Para la determinación del costo por actividad del contador, se tomó como base las
actividades propuestas anteriormente y se procedió a realizar el cálculo del costo nominal
por actividad. El tiempo estimado está representado por minutos lo que indica que se
realizó la valoración del costo por minuto.
Nº Horas al mes: 240
Costo Nominal 962,11$
Costo por Hora: 4,01$
Costo por Minuto: 0,07$
DESCRIPCIÓN Minutos Nº R/M
5
5.3 Revisión de la declaración del Impuesto a la Salida de Divisas 60 4,20
5.4 Revisión de la declaración del Anticipo Impuesto a la Renta 20 1,40
5.5 Revisión de la declaración de la Patente Municipal 30 2,10
5.6 Revisión de Estados Financieros mensuales con anexos 180 12,60
5.7 Carga de Impuestos al portal del SRI mensuales y anuales 30 2,10
5.8 Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 15 1,05
5.9 Revisión de la declaración del impuesto a la renta para personas naturales 240 16,80
5.10 Revisión de la declaración del impuesto a la renta-formulario 101 180 12,60
5.11
Revisión de balances para la presentación en la Superintendencia de
Compañìas 360 25,20
5.12 Revisión de Informe de Cumplimiento Tributario 300 21,00
5.13 Revisión de Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 30 2,10
5.14 Revisión de Anexo Dividendos (ADI) 30 2,10
5.15 Revisión de Anexo en Relación de dependencia (RDEP) 30 2,10
5.16 Revisión y declaración del Anexo de ventas a crédito de la DINARDAP 20 1,40
5.17 Revisión del Anexo de cualquier otro anexo solicitado por el SRI 40 2,80
Nota: El tiempo estimado por actividad fue recopilado a travès de la observación al personal de la compañìa
DETALLE DE COSTO POR ACTIVIDAD DEL ANALISTA
ACTIVIDADES PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES AL CLIENTE Y ORGANISMOS DE CONTROL
151
A continuación se detalla el tiempo utilizado y el costo por cada actividad del contador:
Tabla 15: Costo por actividad del contador
Como se puede observar en el cuadro adjunto el costo nominal mensual del contador es
de $1.627,01; este monto se divide para las 240 horas laborables al mes y da como
resultado el monto de $6,78 el cual representa el costo por hora; para determinar el costo
por minuto se procedió a dividir el costo por hora para 60 minutos que contiene la hora
dando como resultado un costo nominal por minuto de $0,11. Este monto fue multiplicado
por el tiempo utilizado en la ejecución de cada actividad y como resultado se obtiene el
costo individual por actividad.
Costo Nominal por actividad del supervisor contable
Para la determinación del costo por actividad del supervisor contable, se tomó como base
las actividades propuestas anteriormente y se procedió a realizar el cálculo del costo
Nº Horas al mes: 240
Costo Nominal 1.627,01
Costo por Hora: 6,78$
Costo por Minuto: 0,11$
DESCRIPCIÓN Minutos Nº R/M
1
1.1 Revisión de Impuestos mensuales 30 3,30
1.2 Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 5 0,55
1.3 Revisión y Análisis de conciliaciones bancarias 15 1,65
1.4 Revisión y análisis activos fijos 5 0,55
1.5 Revisión y análisis activos intangibles 5 0,55
1.6 Revisión y Análisis inventarios 15 1,65
1.7 Revisión y Análisis de prepagados 10 1,10
1.8 Revisión y Análisis de los Estados Financieros mensuales 120 13,20
2
2.1 Revisión del Anexo Bajo Relaciòn de Dependencia (RDEP) 20 2,20
2.2 Revisòn del Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 20 2,20
2.3 Revisiòn del Anexo Dividendos (ADI) 20 2,20
2.4 Revisiòn de cualquier otro anexo solicitado por los organismos de control 30 3,30
2.5Revisiòn de la declaración de impuesto a la renta para sociedades-
formulario 101240 26,40
2.6 Revisión de Actas solicitadas por la Superintendencia de Compañías 30 3,30
2.7
Revisión de Estados Financierosy actas al portal de la Superintendencia de
Compañías 120 13,20
2.7
Carga de los Estados Financierosy actas al portal de la Superintendencia de
Compañías 60 6,60
2.8 Revisón del Informe de Cumplimiento Tributario 240 26,40
2.9 Elaboraciòn de cronogramas de trabajo 60 6,60
2.10 Revisiòn de la declaración de impuesto a la renta para personas naturales 15 1,65
2.11 Revisión y declaración de la Patente Municipal 15 1,65
Nota:
ACTIVIDADES PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES A LOS ORGANISMOS DE CONTROL
El tiempo estimado por actividad fue recopilado a travès de la observación al personal de la compañìa
ACTIVIDADES PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES MENSUALES AL CLIENTE
DETALLE DEL COSTO POR ACTIVIDAD DEL CONTADOR
152
nominal por actividad. El tiempo estimado está representado por minutos lo que indica
que se realizó la valoración del costo por minuto.
A continuación se detalla el tiempo utilizado y el costo por cada actividad del supervisor:
Tabla 16: Costo por actividad del contador
Como se puede observar en el cuadro adjunto el costo nominal mensual del supervisor
contable es de $2.158,93; este monto se divide para las 240 horas laborables al mes y da
como resultado el monto de $9,00 el cual representa el costo por hora; para determinar el
costo por minuto se procedió a dividir el costo por hora para 60 minutos que contiene la
hora dando como resultado un costo nominal por minuto de $0,15. Este monto fue
multiplicado por el tiempo utilizado en la ejecución de cada actividad y como resultado
se obtiene el costo individual por actividad.
4.2.3 Costos Indirectos
Son aquellos costos que no son fácilmente identificados dentro de la prestación del
servicio pero que son necesarios para la ejecución del mismo.
A continuación se detalla varios costos indirectos asignados al servicio contable que
presta la compañía.
Nº Horas al mes: 240
Costo Nominal 2.158,93$
Costo por Hora: 9,00$
Costo por Minuto: 0,15$
DESCRIPCIÓN Minutos Nº R/M
1
1.1 Control de cumplimiento de entrega de reportes al cliente 15 2,25
1.2 Control de cumplimiento de informaciòn a los organismos de control 15 2,25
1.3 Diseño de papales de trabajo 180 27,00
Nota:
ACTIVIDADES PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES A LOS ORGANISMOS DE CONTROL
DETALLE DEL COSTO POR ACTIVIDAD DEL SUPERVISOR
El tiempo estimado por actividad fue recopilado a travès de la observación al personal de la compañìa
153
4.2.3.1 Mano de obra indirecta
La mano de obra indirecta está conformada el gerente contable quien es el encargado de
supervisar todas las actividades del personal pero que no tiene intervención directa en la
prestación del servicio.
A continuación se detalla el costo nominal de la mano de obra indirecta:
Tabla 17: Costo Nominal de la mano de obra indirecta
DÉCIMO
TERCERO
DÉCIMO
CUARTO
FONDOS DE
RESERVA
IESS
PATRONAL VACACIONES
Total Ganado/
12 SBU/12
Total Ingresos *
8,33%
Total
Ingresos *
12,15%
Total Ingresos/
24
Gerente Contable 4.000,00 333,33 31,25 333,20 486,00 166,67 5.350,45
TOTAL: 4.000,00$ 333,33$ 31,25$ 333,20$ 486,00$ 166,67$ 5.350,45$
COSTO NOMINAL INDIRECTO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE
CARGO SUELDO TOTAL GASTOS
DE NÓMINA
154
4.2.3.2 Costos Indirectos
Los costos indirectos han sido asignados de acuerdo al número de colaboradores de la compañía y a las horas trabajadas, la selección de costos
indirectos son aquellos se realizó seleccionando aquellos costos que se relacionan con la prestación del servicio contable:
Tabla 18: Distribución de Costos Indirectos
Como se puede observar en el detalle de costos indirectos adjunto se tomaros aquellos costos que la empresa incurre para la prestación del servicio
contable los mismos que serán tomados para el cálculo del costo del servicio.
COSTO
Promedio
mensual año
2017
N° Colaboradores
CIF mensual
por
colaborador
CIF por
hora
CIF por
minuto
Costo Nominal Gerente Contable 5.350,45 37 144,61 0,60 0,01
Licencias y software 17.613,94 37 476,05 1,98 0,03
Alimentación 339,08 37 9,16 0,04 0,00
Movilzación 101,92 37 2,75 0,01 0,00
Suministros de oficina 247,86 37 6,70 0,03 0,00
Internet 438,71 37 11,86 0,05 0,00
Arriendo oficinas costo 1.430,00 37 38,65 0,16 0,00
Depreciación Equipo de Computo 937,95 37 25,35 0,11 0,00
TOTAL 17.953,02$ 485,22$ 2,02$ 0,03$
DISTRIBUCIÒN DE COSTOS INDIRECTOS
155
4.2.4 Matriz de costeo de servicios Contables
A continuación se muestra la matriz de costeo de los servicios contables con la cual se realizará el análisis de la propuesta del modelo de costeo
por actividades:
Tabla 19: Propuesta de Matriz de costeo
a b c d E f G H
ActividadesN°
Recursos
Nº
Transacciones
Costo Nominal
por Minuto
Tiempo por
Transacción
Costo
Nominal
Total
CIF por
minuto
Total CIF por
Transacción
Total Costo por
Transacción
Minutos
(M)
Digitador +(a*b*c*d) +(f *a*b*d) +(E+G)
Asistentes
Analistas
Contador
Supervisor
COSTO TOTAL
Margen Objetivo %
PRECIO DE VENTA +((CT*%)+CT)
MATRIZ DE COSTEO DE SERVICIOS CONTABLES
156
Como se observa en el cuadro adjunto se debe contener información acerca de las
actividades que realiza cada colaborador para un determinado cliente, a continuación se
explica la información que contiene cada columna:
N° Recursos: Corresponde al número de colaboradores que requiere el cliente de
acuerdo al cargo que este ocupe.
Costo nominal por minuto: Corresponde al costo por minuto por actividad de
acuerdo al cargo. Esta información es obtenida de la propuesta del costeo por cada
actividad de cada colaborador de la compañía.
Tiempo por transacción: Corresponde al tiempo promedio del ingreso de la
información al sistema. Esta información es obtenida de la propuesta del costeo
por cada actividad de cada colaborador de la compañía.
Costo total nominal: Como se puede observar en la matriz de costeo por
actividad es el resultado del costo utilizado tomando en cuenta el número de
recursos, el número de transacciones, el costo nómina y el tiempo de ejecución.
CIF por minuto: Esta información es obtenida de la propuesta de los costos
indirectos.
Total CIF por transacción: Es el resultado de la multiplicación del número de
recursos, número de transacciones, tiempo estimado y costo indirecto.
Total costo por transacción: Es la suma del costo nominal y el total costos
indirectos por transacción.
Minuto: Son los minutos empleados en la ejecución de cada actividad.
4.2.5 Aplicación de la Matriz de costeo de servicios Contables
A continuación se presenta la aplicación de la matriz de costeo por actividades de los
clientes que fueron analizados en el capítulo III.
157
4.2.5.1 Análisis del cliente 101
A continuación se muestra la matriz de costeo de este cliente:
Tabla 20: Propuesta de Matriz de costeo cliente 101
Actividades N° R Nº Trans CN*Min Tiempo por
Trans
Costo
Nominal
Total
CIF por MinTotal CIF
por Trans
Total Costo
por TransMin
Digitador
Elaoración del ATS 1 1 0,04$ 30 1,20$ 0,03$ 0,80$ 2,00$ 30
Asistente
Elaboración de Retenciones 1 20 0,05$ 2 2,00$ 0,03$ 1,06$ 3,06$ 2
Registro de facturas de compras 1 20 0,05$ 4 4,00$ 0,03$ 2,13$ 6,13$ 4
Registro de Egresos 1 10 0,05$ 2 1,00$ 0,03$ 0,53$ 1,53$ 2
Elaboración de la Conciliación Bancaria 1 2 0,05$ 90 9,00$ 0,03$ 4,78$ 13,78$ 90
Registro de depreciaciónes de Activos Fijos 1 2 0,05$ 3 0,30$ 0,03$ 0,16$ 0,46$ 3
Registro de Liquidación de Impuestos 1 1 0,05$ 5 0,25$ 0,03$ 0,13$ 0,38$ 5
Elaboración de Impuestos mensuales para sociedades 1 1 0,05$ 180 9,00$ 0,03$ 4,78$ 13,78$ 180
Elaboración de la declaración del Anticipo Impuesto a la Renta 1 1 0,05$ 15 0,75$ 0,03$ 0,40$ 1,15$ 15
Elaboración de la declaración de la Patente Municipal 1 1 0,05$ 15 0,75$ 0,03$ 0,40$ 1,15$ 15
Elaboración de Estados Financieros mensuales con anexos 1 1 0,05$ 15 0,75$ 0,03$ 0,40$ 1,15$ 15
Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 1 1 0,05$ 20 1,00$ 0,03$ 0,53$ 1,53$ 20
Elaboración de Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 1 1 0,05$ 30 1,50$ 0,03$ 0,80$ 2,30$ 30
Elaboración de la declaración del impuesto a la renta-formulario 101 1 1 0,05$ 300 15,00$ 0,03$ 7,97$ 22,97$ 300
Elaboración de balances para la presentación en la Superintendencia
de Compañìas 1 1 0,05$ 300 15,00$ 0,03$ 7,97$ 22,97$ 300
Elaboración de Anexo Dividendos (ADI) 1 1 0,05$ 40 2,00$ 0,03$ 1,06$ 3,06$ 40
PROPUESTA DE COSTEO DEL CLIENTE 101
158
Actividades N° R Nº Trans CN*Min Tiempo por
Trans
Costo
Nominal
Total
CIF por MinTotal CIF
por Trans
Total Costo
por TransMin
AnalistaRevisión del registro de facturas de compras 1 20 0,07$ 2 2,80$ 0,03$ 1,06$ 3,86$ 2
Revisión del registro de Egresos 1 10 0,07$ 1 0,70$ 0,03$ 0,27$ 0,97$ 1
Revisión de las conciliaciones bancarias 1 2 0,07$ 40 5,60$ 0,03$ 2,13$ 7,73$ 40
Revisión de Impuestos mensuales 1 1 0,07$ 180 12,60$ 0,03$ 4,78$ 17,38$ 180
Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 1 1 0,07$ 15 1,05$ 0,03$ 0,40$ 1,45$ 15
Revisión y análisis activos fijos 1 1 0,07$ 5 0,35$ 0,03$ 0,13$ 0,48$ 5
Revisión y Análisis de los Estados Financieros mensuales 1 1 0,07$ 180 12,60$ 0,03$ 4,78$ 17,38$ 180
Revisòn del Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 1 1 0,07$ 30 2,10$ 0,03$ 0,80$ 2,90$ 30
Revisiòn del Anexo Dividendos (ADI) 1 1 0,07$ 30 2,10$ 0,03$ 0,80$ 2,90$ 30
Revisiòn de la declaración de impuesto a la renta para sociedades-formulario 1011 1 0,07$ 180 12,60$ 0,03$ 4,78$ 17,38$ 180
Revisión de balances para la presentación en la Superintendencia de Compañìas 1 1 0,07$ 180 12,60$ 0,03$ 4,78$ 17,38$ 180
Carga de Impuestos al portal del SRI mensuales y anuales 1 1 0,07$ 30 2,10$ 0,03$ 0,80$ 2,90$ 30
ContadorRevisión de las conciliaciones bancarias 1 2 0,11$ 15 3,30$ 0,03$ 0,80$ 4,10$ 15
Revisión de Impuestos mensuales 1 1 0,11$ 30 3,30$ 0,03$ 0,80$ 4,10$ 30
Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 1 1 0,11$ 5 0,55$ 0,03$ 0,13$ 0,68$ 5
Revisión y análisis activos fijos 1 1 0,11$ 5 0,55$ 0,03$ 0,13$ 0,68$ 5
Revisión y Análisis de los Estados Financieros mensuales 1 1 0,11$ 120 13,20$ 0,03$ 3,19$ 16,39$ 120
Revisòn del Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 1 1 0,11$ 20 2,20$ 0,03$ 0,53$ 2,73$ 20
Revisiòn del Anexo Dividendos (ADI) 1 1 0,11$ 20 2,20$ 0,03$ 0,53$ 2,73$ 20
Revisiòn de la declaración de impuesto a la renta para sociedades-formulario 1011 1 0,11$ 240 26,40$ 0,03$ 6,38$ 32,78$ 240
Revisión de balances para la presentación en la Superintendencia de
Compañìas 1 1 0,11$ 120 13,20$ 0,03$ 3,19$ 16,39$ 120
Revisión de Actas solicitadas por la Superintendencia de Compañías 1 1 0,11$ 30 3,30$ 0,03$ 0,80$ 4,10$ 30
Carga de los Estados Financieros y actas al portal de la Superintendencia de Compañías 1 1 0,11$ 60 6,60$ 0,03$ 1,59$ 8,19$ 60
PROPUESTA DE COSTEO DEL CLIENTE 101
159
Actividades N° R Nº Trans CN*Min Tiempo por
Trans
Costo
Nominal
Total
CIF por MinTotal CIF
por Trans
Total Costo
por TransMin
Supervisor
Control de cumplimiento de entrega de reportes al cliente 1 1 0,15$ 15 2,25$ 0,03$ 0,40$ 2,65$ 15
Control de cumplimiento de informaciòn a los organismos de control 1 1 0,15$ 15 2,25$ 0,03$ 0,40$ 2,65$ 40
Costo total según modelo ABC 288,30$
Costo actual de BYB Siglo Propuesta de Costeo 288,30$ 10%
Precio de venta Precio de venta 155,00$
Utilidad/Pérdida Utilidad/Pérdida (133,30)
% Margen Bruto % Margen Bruto -86%
Margen Objetivo 40%
Valoración del Precio de Venta con el Margen Objetivo 403,62$
% Margen Bruto 29%
PROPUESTA DE COSTEO DEL CLIENTE 101
262,33$
-69%
155,00$
(107,33)$
160
Como se puede observar el costo actual de la compañía para este cliente es de $262,33 y
su precio de venta es de $155,00 lo que genera una pérdida de $107,33 alcanzando un
margen en negativo del 69%. Esto se debe a que al momento de costear los servicios los
costos era relativamente bajos en relación a los costos actuales; a medida que crece el
costo debe crecer el precio de venta, lo cual no sucedió en este cliente debido a que no se
han realizado una nueva valorización del costo.
El nuevo modelo de costeo pretende sincerar los costos. Después de evaluar las
actividades que se realizan en este cliente y en base a la estructura propuesta, los costos
incrementan en un 18% en relación al modelo anterior.
Previa reunión con la alta gerencia y bajo la presentación del nuevo modelo la aspiración
de la organización es de tener un margen objetivo del 40% de los costos, es así que al
establecer el modelo propuesto el precio de venta cambia a $ 432,97 lo que representa un
margen bruto del 29% en relación al actual que un margen en negativo del 69%.
Para dar un mejor resultado y formalidad se sugiere sociabilizar y sincerar a las cifras del
precio de venta con el cliente de manera que a través de nuestro modelo de Acuerdo de
Servicios propuestos (SLA), estableceremos nuevos compromisos y responsabilidades
con el cliente.
161
4.2.5.2 Análisis del cliente 126
A continuación se muestra la matriz de costeo de este cliente:
Tabla 21: Propuesta de Matriz de costeo cliente 126
Actividades N° R Nº Trans CN*Min Tiempo por
Trans
Costo
Nominal
Total
CIF por MinTotal CIF
por Trans
Total Costo
por TransMin
DigitadorElaboración de ATS 1 1 0,04$ 30 1,20$ 0,03$ 0,80$ 2,00$ 30
Cruce de gastos por proyecto 1 8 0,04$ 300 96,00$ 0,03$ 63,79$ 159,79$ 300
AsistentesElaboración de Retenciones 1 30 0,05$ 2 3,00$ 0,03$ 1,59$ 4,59$ 2
Registro de facturas de compras 1 30 0,05$ 4 6,00$ 0,03$ 3,19$ 9,19$ 4
Registro de Egresos 1 20 0,05$ 2 2,00$ 0,03$ 1,06$ 3,06$ 2
Elaboración de facturas de ventas 1 35 0,05$ 3 5,25$ 0,03$ 2,79$ 8,04$ 3
Registro de facturas de ventas 1 35 0,05$ 3 5,25$ 0,03$ 2,79$ 8,04$ 3
Registro de retenciones recibidas 1 35 0,05$ 3 5,25$ 0,03$ 2,79$ 8,04$ 3
Registro de cobros 1 15 0,05$ 3 2,25$ 0,03$ 1,20$ 3,45$ 3
Elaboración de la Conciliación Bancaria 1 3 0,05$ 90 13,50$ 0,03$ 7,18$ 20,68$ 90
Registro de Nómina 1 3 0,05$ 5 0,75$ 0,03$ 0,40$ 1,15$ 5
Registro de depreciaciónes de Activos Fijos 1 20 0,05$ 3 3,00$ 0,03$ 1,59$ 4,59$ 3
Registro de Liquidación de Impuestos 1 1 0,05$ 5 0,25$ 0,03$ 0,13$ 0,38$ 5
Reporte por diferencias de ingresos, costos y gastos 1 8 0,05$ 480 192,00$ 0,03$ 102,06$ 294,06$ 480
Elaboración de Rerporte semanal de Gastos por proyecto 1 8 0,05$ 480 192,00$ 0,03$ 102,06$ 294,06$ 480
Elaboración de Impuestos mensuales para sociedades 1 1 0,05$ 180 9,00$ 0,03$ 4,78$ 13,78$ 180
Elaboración de la declaración del Anticipo Impuesto a la Renta 1 1 0,05$ 15 0,75$ 0,03$ 0,40$ 1,15$ 15
Elaboración de la declaración de la Patente Municipal 1 1 0,05$ 15 0,75$ 0,03$ 0,40$ 1,15$ 15
Elaboración de Estados Financieros mensuales con anexos 1 1 0,05$ 15 0,75$ 0,03$ 0,40$ 1,15$ 15
Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 1 1 0,05$ 20 1,00$ 0,03$ 0,53$ 1,53$ 20
Elaboración de Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 1 1 0,05$ 30 1,50$ 0,03$ 0,80$ 2,30$ 30
Elaboración de la declaración del impuesto a la renta-formulario 101 1 1 0,05$ 300 15,00$ 0,03$ 7,97$ 22,97$ 300
Elaboración de balances para la presentación en la Superintendencia de Compañìas 1 1 0,05$ 300 15,00$ 0,03$ 7,97$ 22,97$ 300
Elaboración de Anexo Dividendos (ADI) 1 1 0,05$ 40 2,00$ 0,03$ 1,06$ 3,06$ 40
PROPUESTA DE COSTEO DEL CLIENTE 126
162
Actividades N° R Nº Trans CN*Min Tiempo por
Trans
Costo
Nominal
Total
CIF por MinTotal CIF
por Trans
Total Costo
por TransMin
AnalistaRevisión del registro de facturas de compras 1 30 0,07$ 2 4,20$ 0,03$ 1,59$ 5,79$ 2
Revisión del registro de Egresos 1 20 0,07$ 1 1,40$ 0,03$ 0,53$ 1,93$ 1
Revisión del Registro de facturas de ventas 1 35 0,07$ 2 4,90$ 0,03$ 1,86$ 6,76$ 2
Revisión del registro de retenciones recibidas 1 35 0,07$ 1 2,45$ 0,03$ 0,93$ 3,38$ 1
Revisión del registro de cobros 1 15 0,07$ 1 1,05$ 0,03$ 0,40$ 1,45$ 1
Revisión de las conciliaciones bancarias 1 3 0,07$ 40 8,40$ 0,03$ 3,19$ 11,59$ 40
Revisión de registro de nómina 1 3 0,07$ 2 0,42$ 0,03$ 0,16$ 0,58$ 2
Revisión de Impuestos mensuales 1 1 0,07$ 180 12,60$ 0,03$ 4,78$ 17,38$ 180
Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 1 1 0,07$ 15 1,05$ 0,03$ 0,40$ 1,45$ 15
Revisión y análisis activos fijos 1 20 0,07$ 5 7,00$ 0,03$ 2,66$ 9,66$ 5
Revisión y Análisis de los Estados Financieros mensuales 1 1 0,07$ 180 12,60$ 0,03$ 4,78$ 17,38$ 180
Revisòn del Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 1 1 0,07$ 30 2,10$ 0,03$ 0,80$ 2,90$ 30
Revisiòn del Anexo Dividendos (ADI) 1 1 0,07$ 30 2,10$ 0,03$ 0,80$ 2,90$ 30
Revisiòn de la declaración de impuesto a la renta para sociedades-formulario 101 1 1 0,07$ 180 12,60$ 0,03$ 4,78$ 17,38$ 180
Revisión de balances para la presentación en la Superintendencia de Compañìas 1 1 0,07$ 180 12,60$ 0,03$ 4,78$ 17,38$ 180
Carga de Impuestos al portal del SRI mensuales y anuales 1 1 0,07$ 30 2,10$ 0,03$ 0,80$ 2,90$ 30
Revisión Reporte por diferencias de ingresos, costos y gastos 1 8 0,07$ 300 168,00$ 0,03$ 63,79$ 231,79$ 300
Elavoracion de Rerporte semanal de Gastos por proyecto 1 8 0,07$ 240 134,40$ 0,03$ 51,03$ 185,43$ 240
Reporte de pagos por proyecto 1 8 0,07$ 120 67,20$ 0,03$ 25,52$ 92,72$ 120
Elaboración de reconocimientos de ingresos, costos y gastos por proyecto 1 8 0,07$ 720 403,20$ 0,03$ 153,10$ 556,30$ 720
Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 1 1 0,07$ 30 2,10$ 0,03$ 0,80$ 2,90$ 30
ContadorRevisión de las conciliaciones bancarias 1 2 0,11$ 15 3,30$ 0,03$ 0,80$ 4,10$ 15
Revisión de Impuestos mensuales 1 1 0,11$ 30 3,30$ 0,03$ 0,80$ 4,10$ 30
Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 1 1 0,11$ 5 0,55$ 0,03$ 0,13$ 0,68$ 5
Revisión y análisis activos fijos 1 20 0,11$ 5 11,00$ 0,03$ 2,66$ 13,66$ 5
Revisión de Rerporte semanal de Gastos por proyecto 1 8 0,11$ 180 158,40$ 0,03$ 38,27$ 196,67$ 180
Revisión Reporte por diferencias de ingresos, costos y gastos 1 8 0,11$ 240 211,20$ 0,03$ 51,03$ 262,23$ 240
Revisión Reporte de pagos por proyecto 1 8 0,11$ 90 79,20$ 0,03$ 19,14$ 98,34$ 90
Evalucion presupuestaria por proyecto 1 8 0,11$ 720 633,60$ 0,03$ 153,10$ 786,70$ 720
Revisión de reporte de reconocimientos de ingresos, costos y gastos por proyecto 1 8 0,11$ 480 422,40$ 0,03$ 102,06$ 524,46$ 480
Elaboración de planificacion tributaria (bimensual) 1 1 0,11$ 720 79,20$ 0,03$ 19,14$ 98,34$ 720
Revisión y Análisis de los Estados Financieros mensuales 1 1 0,11$ 120 13,20$ 0,03$ 3,19$ 16,39$ 120
Revisòn del Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 1 1 0,11$ 20 2,20$ 0,03$ 0,53$ 2,73$ 20
PROPUESTA DE COSTEO DEL CLIENTE 126
163
Actividades N° R Nº Trans CN*Min Tiempo por
Trans
Costo
Nominal
Total
CIF por MinTotal CIF
por Trans
Total Costo
por TransMin
ContadorRevisiòn del Anexo Dividendos (ADI) 1 1 0,11$ 20 2,20$ 0,03$ 0,67$ 2,87$ 20
Revisiòn de la declaración de impuesto a la renta para sociedades-formulario 101 1 1 0,11$ 240 26,40$ 0,03$ 8,09$ 34,49$ 240
Revisión de balances para la presentación en la Superintendencia de Compañìas 1 1 0,11$ 120 13,20$ 0,03$ 4,04$ 17,24$ 120
Revisión de Actas solicitadas por la Superintendencia de Compañías 1 1 0,11$ 30 3,30$ 0,03$ 1,01$ 4,31$ 30
Carga de los Estados Financieros y actas al portal de la Superintendencia de C. 1 1 0,11$ 4 0,44$ 0,03$ 0,13$ 0,57$ 4
SupervisorControl de cumplimiento de entrega de reportes al cliente 1 1 0,15$ 15 2,25$ 0,03$ 0,51$ 2,76$ 15
Control de cumplimiento de informaciòn a los organismos de control 1 1 0,15$ 15 2,25$ 0,03$ 0,51$ 2,76$ 40
Costo total según modelo ABC 4.252,88$
Costo actual de BYB Siglo Propuesta de Costeo 4.252,88$ 10%
Precio de venta Precio de venta 6.200,00$
Utilidad/Pérdida Utilidad/Pérdida 1.947,12
% Margen % Margen 31%
Margen Objetivo 40%
Valoración del Precio de Venta 5.954,03$
% Margen Bruto 29%
PROPUESTA DE COSTEO DEL CLIENTE 126
3.877,90$
6.200,00$
2.322,10$
37%
164
Como se puede observar el costo actual de la compañía para este cliente es de $3.811,90
y su precio de venta es de $6.200,00 lo que genera una utilidad de $2.322,10 alcanzando
un margen del 37%.
Después de evaluar las actividades que se realizan en este cliente y en base a la estructura
propuesta, los costos incrementan en un 10% en relación al modelo anterior; como se
puede observar las actividades que se encuentran resaltadas son exclusivas de este cliente,
es por eso que no se encuentra dentro del costeo por actividad realizado anteriormente.
Previa reunión con la alta gerencia y bajo la presentación del nuevo modelo la aspiración
de la organización es de tener un margen objetivo del 40% de los costos, es así que al
establecer el modelo propuesto el precio de venta se podría mantener ya que en el nuevo
de costeo genera una utilidad de $1.947,12 obteniendo un margen bruto del 31%.
En el caso de que la alta Gerencia decida mantener el margen anterior se sugiere
sociabilizar y sincerar a las cifras del precio de venta con el cliente de manera que a través
de nuestro modelo de Acuerdo de Servicios propuestos (SLA), estableceremos nuevos
compromisos y responsabilidades con el cliente.
165
4.2.5.3 Análisis del cliente 148
A continuación se muestra la matriz de costeo de este cliente:
Tabla 22: Propuesta de Matriz de costeo cliente 148
Actividades N° R Nº Trans CN*Min Tiempo por
Trans
Costo
Nominal
Total
CIF por MinTotal CIF
por Trans
Total Costo
por TransMin
Digitador
Elaoración del ATS 1 1 0,04$ 30 1,20$ 0,03$ 0,80$ 2,00$ 30
Asistente
Elaboración de Retenciones 1 30 0,05$ 2 3,00$ 0,03$ 1,59$ 4,59$ 2
Registro de facturas de compras 1 30 0,05$ 4 6,00$ 0,03$ 3,19$ 9,19$ 4
Registro de facturas de Importaciones 1 30 0,05$ 4 6,00$ 0,03$ 3,19$ 9,19$ 4
Registro de Egresos 1 15 0,05$ 2 1,50$ 0,03$ 0,80$ 2,30$ 2
Elaboración de facturas de ventas 1 3 0,05$ 3 0,45$ 0,03$ 0,24$ 0,69$ 3
Registro de facturas de ventas 1 3 0,05$ 3 0,45$ 0,03$ 0,24$ 0,69$ 3
Registro de retenciones recibidas 1 3 0,05$ 3 0,45$ 0,03$ 0,24$ 0,69$ 3
Registro de cobros 1 3 0,05$ 3 0,45$ 0,03$ 0,24$ 0,69$ 3
Elaboración de la Conciliación Bancaria 1 2 0,05$ 90 9,00$ 0,03$ 4,78$ 13,78$ 90
Registro de depreciaciónes de Activos Fijos 1 7 0,05$ 3 1,05$ 0,03$ 0,56$ 1,61$ 3
Registro de Liquidación de Impuestos 1 1 0,05$ 5 0,25$ 0,03$ 0,13$ 0,38$ 5
Elaboración de Impuestos mensuales para sociedades 1 1 0,05$ 180 9,00$ 0,03$ 4,78$ 13,78$ 180
Elaboración de la declaración del Anticipo Impuesto a la Renta 1 1 0,05$ 15 0,75$ 0,03$ 0,40$ 1,15$ 15
Elaboración de la declaración de la Patente Municipal 1 1 0,05$ 15 0,75$ 0,03$ 0,40$ 1,15$ 15
Elaboración de Estados Financieros mensuales con anexos 1 1 0,05$ 15 0,75$ 0,03$ 0,40$ 1,15$ 15
Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 1 1 0,05$ 20 1,00$ 0,03$ 0,53$ 1,53$ 20
Elaboración de Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 1 1 0,05$ 30 1,50$ 0,03$ 0,80$ 2,30$ 30
Elaboración de la declaración del impuesto a la renta-formulario 101 1 1 0,05$ 300 15,00$ 0,03$ 7,97$ 22,97$ 300
Elaboración de balances para la presentación en la Superintendencia
de Compañìas 1 1 0,05$ 300 15,00$ 0,03$ 7,97$ 22,97$ 300
Elaboración de Anexo Dividendos (ADI) 1 1 0,05$ 40 2,00$ 0,03$ 1,06$ 3,06$ 40
PROPUESTA DE COSTEO DEL CLIENTE 148
166
Actividades N° R Nº Trans CN*Min Tiempo por
Trans
Costo
Nominal
Total
CIF por MinTotal CIF
por Trans
Total Costo
por TransMin
AnalistaRevisión del registro de facturas de compras 1 30 0,07$ 2 4,20$ 0,03$ 1,59$ 5,79$ 2
Revisión del registro de facturas de reembolso de gastos 1 30 0,07$ 2 4,20$ 0,03$ 1,59$ 5,79$ 2
Revisión del registro de facturas de importaciones 1 30 0,07$ 30 63,00$ 0,03$ 23,92$ 86,92$ 30
Revisión del registro de Egresos 1 15 0,07$ 1 1,05$ 0,03$ 0,40$ 1,45$ 1
Revisión del Registro de facturas de ventas 1 3 0,07$ 2 0,42$ 0,03$ 0,16$ 0,58$ 2
Revisión del registro de retenciones recibidas 1 3 0,07$ 1 0,21$ 0,03$ 0,08$ 0,29$ 1
Revisión del registro de cobros 1 3 0,07$ 1 0,21$ 0,03$ 0,08$ 0,29$ 1
Revisión de las conciliaciones bancarias 1 2 0,07$ 40 5,60$ 0,03$ 2,13$ 7,73$ 40
Revisión de Impuestos mensuales 1 1 0,07$ 180 12,60$ 0,03$ 4,78$ 17,38$ 180
Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 1 1 0,07$ 15 1,05$ 0,03$ 0,40$ 1,45$ 15
Revisión y análisis activos fijos 1 1 0,07$ 5 0,35$ 0,03$ 0,13$ 0,48$ 5
Revisión y Análisis de los Estados Financieros mensuales 1 1 0,07$ 180 12,60$ 0,03$ 4,78$ 17,38$ 180
Revisòn del Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 1 1 0,07$ 30 2,10$ 0,03$ 0,80$ 2,90$ 30
Revisiòn del Anexo Dividendos (ADI) 1 1 0,07$ 30 2,10$ 0,03$ 0,80$ 2,90$ 30
Revisiòn de la declaración de impuesto a la renta para sociedades-formulario 1011 1 0,07$ 180 12,60$ 0,03$ 4,78$ 17,38$ 180
Revisión de balances para la presentación en la Superintendencia de Compañìas 1 1 0,07$ 180 12,60$ 0,03$ 4,78$ 17,38$ 180
Carga de Impuestos al portal del SRI mensuales y anuales 1 1 0,07$ 30 2,10$ 0,03$ 0,80$ 2,90$ 30
ContadorRevisión de las conciliaciones bancarias 1 2 0,11$ 15 3,30$ 0,03$ 0,80$ 4,10$ 15
Revisión de Impuestos mensuales 1 1 0,11$ 30 3,30$ 0,03$ 0,80$ 4,10$ 30
Revisión del registro de facturas de importaciones 1 30 0,11$ 20 66,00$ 0,03$ 15,95$ 81,95$ 20
Revisión de Anexo Transaccional Simplificado 1 1 0,11$ 5 0,55$ 0,03$ 0,13$ 0,68$ 5
Revisión y análisis activos fijos 1 1 0,11$ 5 0,55$ 0,03$ 0,13$ 0,68$ 5
Revisión y Análisis de los Estados Financieros mensuales 1 1 0,11$ 120 13,20$ 0,03$ 3,19$ 16,39$ 120
Revisòn del Anexo de Participación de Accionistas y Socios (APS) 1 1 0,11$ 20 2,20$ 0,03$ 0,53$ 2,73$ 20
Revisiòn del Anexo Dividendos (ADI) 1 1 0,11$ 20 2,20$ 0,03$ 0,53$ 2,73$ 20
Revisiòn de la declaración de impuesto a la renta para sociedades-formulario 1011 1 0,11$ 240 26,40$ 0,03$ 6,38$ 32,78$ 240
Revisión de balances para la presentación en la Superintendencia de
Compañìas 1 1 0,11$ 120 13,20$ 0,03$ 3,19$ 16,39$ 120
Revisión de Actas solicitadas por la Superintendencia de Compañías 1 1 0,11$ 30 3,30$ 0,03$ 0,80$ 4,10$ 30
Carga de los Estados Financieros y actas al portal de la Superintendencia de Compañías 1 1 0,11$ 60 6,60$ 0,03$ 1,59$ 8,19$ 60
PROPUESTA DE COSTEO DEL CLIENTE 148
167
Actividades N° R Nº Trans CN*Min Tiempo por
Trans
Costo
Nominal
Total
CIF por MinTotal CIF
por Trans
Total Costo
por TransMin
Supervisor
Control de cumplimiento de entrega de reportes al cliente 1 1 0,15$ 15 2,25$ 0,03$ 0,40$ 2,65$ 15
Control de cumplimiento de informaciòn a los organismos de control 1 1 0,15$ 15 2,25$ 0,03$ 0,40$ 2,65$ 40
Costo total según modelo ABC 484,99$
Costo actual de BYB Siglo Propuesta de Costeo 484,99$ 94%
Precio de venta Precio de venta 1.260,00$
Utilidad/Pérdida Utilidad/Pérdida 775,01$
% Margen % Margen 62%
Margen Objetivo 40%
Valoración del Precio de Venta 678,99$
% Margen Bruto 29%
PROPUESTA DE COSTEO DEL CLIENTE 148
249,74$
1.260,00$
1.010,26$
80%
168
Como se puede observar el costo actual de la compañía para este cliente es de $249,74 y su
precio de venta es de $1.260,00 lo que genera una utilidad de $1.010,26 alcanzando un margen
del 80%, por lo que el cliente se encuentra sobrevalorado en este modelo de costeo.
Después de evaluar las actividades que se realizan en este cliente y en base a la estructura
propuesta, los costos incrementan en un 108% en relación al modelo anterior.
Previa reunión con la alta gerencia y bajo la presentación del nuevo modelo la aspiración de la
organización es de tener un margen objetivo del 40% de los costos, es así que al establecer el
modelo propuesto el precio de venta se podría mantener ya que en el nuevo de costeo genera
una utilidad de $740,96 obteniendo un margen del 59% y en relación al margen objetivo el
margen bruto es del 29%.
169
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
1. Al revisar los estados financieros y realizar el análisis correspondiente se detectó que existía
algunas variaciones en costos y sus precios de venta del servicio, lo cual se constató que sus
variaciones en el margen bruto eran de resultados positivos muy altos y resultados
negativos.
2. Con el análisis de los procesos de cada colaborador se pudo verificar que existe ciertas
actividades asignadas que generar reprocesos que conlleva a demora en la entrega de los
servicios, así mismo actividades que son asignadas a colaboradores que carecen del
competencias y conocimiento para asumir ciertas responsabilidades de un proceso, esto ha
generado ciertas inconformidades a los clientes.
3. En las negociaciones con el cliente se establece de manera verbal las fechas y las
necesidades de los entregables que se ofrecerá, de manera que esto ha causado algunas
controversias porque ha existido incumplimientos de parte en parte para dar por terminado
el servicio mensual.
4. Al realizar el análisis de las matrices de costeo actual por cliente, se obtuvo información de
que existen costos que son más altos que los precios y viceversa. El costeo afecta
directamente a los resultados de empresa SIGLO, el control de los costos, gastos e ingresos
se vuelven incontrolables al no existir una correcta trazabilidad del proceso, en el modelo
actual se lo hace de una manera del tiempo que podría utilizar un colaborador en cierto
proceso en el servicio con el cliente, es así, que no se considera toda la cadena de valor
desde el requerimiento hacia la entrega, las asignaciones de tareas a colaboradores se los
hace considerando que les pueda sobrar un poco de tiempo.
170
RECOMENDACIONES
1. Se recomienda que todos los meses se realice un análisis muy cuidadosamente los resultados
por cliente, es decir, sus costos unitarios por tarea y su precio de venta con el fin de realizar
sus ajustes en el tiempo necesario con la finalidad de no tener pérdidas y mantener en
excelente servicio.
2. Es necesario que se haga un levantamiento de procesos más riguroso con la finalidad de
volver a reestructurar la organización, esto permitirá asignar responsabilidades por cargo,
por competencias y habilidades, como resultados tendremos un mejor servicio para nuestros
clientes cumplimiento con el tiempo de entrega de información y una asesoría permanente.
También esta reestructura permitirá internamente tener un buen clima laborar y consigo
establecer un plan carrera.
3. Se recomienda realizar un Acuerdo de Servicio (SLA) en donde este documento nos permite
tener acuerdo de servicio de parte en parte, con este documento tendremos un
respondimiento más alto y lograr medirnos en calidad y resultados, esto se lo revisará
mensualmente y podremos hacer varios ajustes a los mismos para ser más eficientes.
4. En base a la investigación realizada para la obtención del título académico se recomienda
que se implemente el modelo de costeo que nos permitirá ser más eficientes y más rentables
en la organización. La presente investigación se ha llevado In Situ lo que nos permitió ser
más asertivos en el levantamiento de los procesos y con el apoyo de la alta Gerencia se
consideró muy valioso trabajo para fines de la empresa SIGLO.
5. Se recomienda hacer uso de este trabajo para posibles consultas o investigaciones de otros
trabajos académicos o implementaciones en empresas
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