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i
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS BASADO EN LA SECCIÓN 13 DE LAS NIIF PARA PYMES EN LA
EMPRESA CHECOPART’S CÍA. LTDA. DEDICADA A LA COMERCIALIZACIÓN DE
REPUESTOS AUTOMOTRICES UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE
QUITO.
AUTORA:
MIREYA ALEXANDRA PILATAXI ASEICHA
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
MSc. MARCO VINICIO CEVALLOS BRAVO
QUITO, D.M. MARZO 2016
ii
Pilataxi Aseicha, Mireya Alexandra (2016). Propuesta de
Procedimientos de un Sistema de Control Interno de
Inventarios basado en la Sección 13 de las NIIF para PYMES
en la Empresa Checopart’s Cía. Ltda., dedicada a la
comercialización de repuestos automotrices ubicada en el
Distrito Metropolitano de Quito. Trabajo de Investigación
para optar por el Grado de Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría CPA. Facultad de Ciencias Administrativas.
Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito. UCE. 147 p.
iii
DEDICATORIA
El presente trabajo de investigación lo dedico a mis amados padres Miguel y Beatriz porque con su
ejemplo de perseverancia y lucha hicieron de mí una persona responsable que no se deja vencer por
cualquier adversidad. En especial estoy muy agradecida con mi Madre que siempre estuvo conmigo
apoyándome incondicionalmente, siempre buscando esas palabras de aliento para no dejarme caer,
me enseñó que siempre se debe culminar lo que se empieza.
Dedico este trabajo también a mis hermanas Carmita, Enma y Nancy, a mis cuñados y mis sobrinos,
que siempre estuvieron pendientes de mí, me ayudaron y me alentaron a culminar mi carrera,
también a una persona muy especial, mi querida amiga Melva Mackenzie que con su cariño y
experiencia me brindó su ayuda incondicional. A toda mi familia agradezco por compartir sus
vivencias, brindarme alegrías y ánimo para seguir forjando mi vida profesional.
Mireya Alexandra
iv
AGRADECIMIENTO
Agradezco principalmente a Dios por darme la fortaleza para vencer cada obstáculo de mi vida, a
mis padres por brindarme sus sabios consejos para ser una persona de bien, a mi familia porque
con su ejemplo de unión me han demostrado que el que persevera alcanza.
A mi prestigiosa Universidad Central del Ecuador donde aprendí valiosos conocimientos a lo largo
de mi Carrera, a mis queridos maestros quienes no sólo impartieron conocimientos teóricos, sino
que gracias a su experiencia brindaron consejos para formarnos como profesionales.
En especial agradezco a mi Director de Tesis Marco Cevallos MSc., quien con su experiencia,
paciencia y perseverancia me guió en la elaboración del presente trabajo de investigación.
Mireya Alexandra
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, Mireya Alexandra Pilataxi Aseicha, en calidad de autora del trabajo de tesis realizado sobre
“PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS BASADO EN LA SECCIÓN 13 DE LAS NIIF PARA PYMES EN LA EMPRESA
CHECOPART´S CÍA LTDA. DEDICADA A LA COMERCIALIZACIÓN DE REPUESTOS
AUTOMOTRICES UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO”, por la
presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los
contenidos que me pertenecen o de parte de los que contenga esta obra, con fines estrictamente
académicos o de investigación.
Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán
vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes
de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, 23 de marzo del 2016.
Mireya Alexandra Pilataxi Aseicha
C.C.172537406-8
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presenta, dejo constancia que he dirigido y revisado el Trabajo de Titulación presentada por
la Srta. Mireya Alexandra Pilataxi Aseicha, para optar por el título profesional cuyo tema es:
“PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS BASADO EN LA SECCIÓN 13 DE LAS NIIF PARA PYMES EN LA EMPRESA
CHECOPART´S CÍA LTDA. DEDICADA A LA COMERCIALIZACIÓN DE REPUESTOS
AUTOMOTRICES UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO”, la misma que
reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal
calificador.
En la ciudad de Quito, a los 23 días del mes de marzo del 2016.
MSc. Marco Vinicio Cevallos Bravo
C.C.170889234-2
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
CONTENIDO
pág.
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................... v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ................................................................................. vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................ vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ........................................................................................................................ xii
LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiii
ANEXOS........................................................................................................................................... xv
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xvi
ABSTRACT ................................................................................................................................... xvii
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I ....................................................................................................................................... 3
1. GENERALIDADES ............................................................................................................ 3
1.1 ANTECEDENTES .............................................................................................................. 3
1.2 RESEÑA HISTÓRICA........................................................................................................ 3
1.3 BASE LEGAL ..................................................................................................................... 5
1.3.1 Servicio de Rentas Internas.................................................................................................. 5
1.3.2 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ........................................................................... 6
1.3.3 Superintendencia de Compañías .......................................................................................... 6
1.3.4 Ministerio de Trabajo........................................................................................................... 7
1.3.5 Municipio de Quito .............................................................................................................. 8
1.4 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ......................................................................... 8
1.4.1 Misión .................................................................................................................................. 8
1.4.2 Visión ................................................................................................................................... 8
1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .............................................................................. 9
1.5.1 Organigrama Estructural ...................................................................................................... 9
CAPÍTULO II ................................................................................................................................... 10
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL .................................................................................... 10
2.1 ANÁLISIS EXTERNO...................................................................................................... 10
2.1.1 Aspecto Político ................................................................................................................. 10
2.1.2 Aspecto Económico ........................................................................................................... 11
2.1.3 Aspecto Social ................................................................................................................... 17
2.1.4 Aspecto Tecnológico ......................................................................................................... 19
2.2 ANÁLISIS INTERNO ....................................................................................................... 19
2.2.1 Clientes .............................................................................................................................. 20
2.2.1.1 Preguntas, tabulación y análisis de resultados a clientes de la Empresa Checopart’s ....... 20
2.2.2 Proveedores ........................................................................................................................ 26
2.2.2.1 Preguntas, tabulación y análisis de resultados a proveedores de la Empresa Checopart’s 27
2.2.3 Competencia ...................................................................................................................... 30
2.2.4 Clima Organizacional ........................................................................................................ 31
2.2.4.1 Preguntas y análisis de resultados de la entrevista al personal de la Empresa
Checopart’s ........................................................................................................................ 31
2.3 ANÁLISIS FODA ............................................................................................................. 32
2.4 MATRIZ FODA PARA FORMULACIÓN DE ESTRATÉGIAS .................................... 34
CAPÍTULO III .................................................................................................................................. 39
3. MARCO TEÓRICO .......................................................................................................... 39
3.1 NORMATIVA CONTABLE ............................................................................................. 39
3.1.1 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF´s) ............................................ 39
3.1.2 Las NIIF´s en el Ecuador ................................................................................................... 39
3.1.3 NIIF para PYMES ............................................................................................................. 40
3.1.4 NIIF para PYMES. Sección 13. Inventarios ..................................................................... 41
ix
3.1.4.1 Alcance .............................................................................................................................. 42
3.1.4.2 Medición de los Inventarios ............................................................................................... 43
3.1.4.3 Costo de los Inventarios ..................................................................................................... 43
3.1.4.4 Costos de adquisición ........................................................................................................ 43
3.1.4.5 Otros costos incluidos en los Inventarios .......................................................................... 44
3.1.4.6 Costos excluidos de los Inventarios ................................................................................... 44
3.1.4.7 Técnicas de medición del costo, tales como el costo estándar, el método de los
minoristas y el precio de compra más reciente. ................................................................. 44
3.1.4.8 Fórmulas de cálculo del costo ............................................................................................ 45
3.1.4.9 Deterioro del valor de los inventarios ................................................................................ 45
3.1.4.10 Reconocimiento como un gasto ......................................................................................... 46
3.1.4.11 Información a revelar ......................................................................................................... 46
3.1.5 Normas Internacional de Contabilidad (NIC) .................................................................... 46
3.1.6 NIC 2. Inventarios ............................................................................................................. 46
3.1.6.1 Definición de Inventarios................................................................................................... 47
3.1.6.2 Objetivos de Inventarios .................................................................................................... 47
3.1.6.3 Importancia ........................................................................................................................ 48
3.2 CONTROL INTERNO ...................................................................................................... 48
3.2.1 Definición .......................................................................................................................... 48
3.2.2 Importancia ........................................................................................................................ 48
3.2.3 Objetivos del Control Interno ............................................................................................ 49
3.2.4 Principios ........................................................................................................................... 50
3.3 MÉTODOS DE CONTROL INTERNO ........................................................................... 51
3.3.1 COSO II ............................................................................................................................. 51
3.3.2 COSO III ............................................................................................................................ 52
3.3.3 MICIL ................................................................................................................................ 53
3.3.4 CORRE .............................................................................................................................. 53
3.3.5 COBIT ............................................................................................................................... 53
3.4 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO .......................................... 54
3.4.1 Método descriptivo ............................................................................................................ 54
3.4.2 Método de cuestionario ...................................................................................................... 55
3.4.3 Método gráfico ................................................................................................................... 56
3.5 INFORME COSO II - ERM ............................................................................................ 58
3.5.1 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ............................................................... 58
3.5.1.1 Ambiente de Control .......................................................................................................... 58
3.5.1.2 Evaluación de Riesgos ....................................................................................................... 59
3.5.1.3 Actividades de Control ....................................................................................................... 61
3.5.1.4 Información y Comunicación ............................................................................................. 61
3.5.1.5 Supervisión y Monitoreo ................................................................................................... 62
3.6 INDICADORES DE GESTIÓN ........................................................................................ 62
3.6.1 Definición .......................................................................................................................... 62
3.6.2 Importancia ........................................................................................................................ 62
3.6.3 Clasificación ...................................................................................................................... 63
3.7 MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN ................................................................ 64
3.7.1 Definición .......................................................................................................................... 64
3.7.2 Objetivos ............................................................................................................................ 64
3.7.3 Estructura de la Matriz de indicadores............................................................................... 64
3.8 MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS SEGÚN NIIF PARA PYMES ... 68
3.8.1 Método FIFO ..................................................................................................................... 68
3.8.2 Método Promedio Ponderado ............................................................................................ 68
3.9 RANGOS DE EXISTENCIAS .......................................................................................... 68
3.10 MARCO HIPOTÉTICO .................................................................................................... 69
3.10.1 Hipótesis ............................................................................................................................ 69
3.10.2 Definición de variables de estudio ..................................................................................... 69
3.10.3 Análisis de hipótesis y variables ........................................................................................ 70
x
CAPÍTULO IV .................................................................................................................................. 72
4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DE INVENTARIOS BASADO EN LA SECCIÓN 13 DE LAS NIIF PARA PYMES .... 72
Introducción ....................................................................................................................... 72
Objetivos ............................................................................................................................ 72
4.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRÁTEGICO ....................................................................... 73
4.1.1 Misión ................................................................................................................................ 73
4.1.2 Visión ................................................................................................................................. 73
4.1.3 Objetivos ............................................................................................................................ 74
4.1.4 Políticas.............................................................................................................................. 75
4.1.5 Principios y Valores ........................................................................................................... 77
4.1.6 Organigramas ..................................................................................................................... 77
4.2 TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS ................................................................................ 82
4.2.1 Definición .......................................................................................................................... 82
4.3 DOCUMENTOS A UTILIZARSE PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS ............ 86
4.3.1 Factura ............................................................................................................................... 86
4.3.2 Nota de Crédito .................................................................................................................. 89
4.3.3 Comprobante de Ingreso a Bodega .................................................................................... 91
4.3.4 Tarjeta Kárdex de Contabilidad ......................................................................................... 92
4.3.5 Tarjeta Kárdex de Bodega ................................................................................................. 94
4.3.6 Comprobante de Egreso de Bodega ................................................................................... 96
4.3.7 Orden de Compra ............................................................................................................... 97
4.4 ANÁLISIS DE INDICADORES PARA CONTROL DE INVENTARIOS ..................... 99
4.4.1 Indicadores cuantitativos ................................................................................................... 99
4.4.1.1 Tabulación de resultados ................................................................................................. 101
4.4.2 Indicadores cualitativos ................................................................................................... 102
4.4.2.1 Análisis de resultados ...................................................................................................... 102
4.5 EVALUACIÓN DE RIESGOS EN LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA ............. 102
4.5.1 Cuestionario de Control Interno- Inventarios .................................................................. 103
4.6 ASIENTOS TIPO DE CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS .............................. 108
4.7 EXPLICACIÓN DE LA TRANSICIÓN A NIIF PARA PYMES EN LOS
INVENTARIOS .............................................................................................................. 111
4.8 DESARROLLO SECCIÓN 13 NIIF PARA PYMES EN LA EMPRESA
CHECOPART’S .............................................................................................................. 113
4.8.1 Alcance de la Sección 13 – NIIF para PYMES ............................................................... 113
4.8.2 Medición de los Inventarios ............................................................................................. 113
4.8.3 Costo de los Inventarios ................................................................................................... 114
4.8.4 Costos de adquisición ...................................................................................................... 114
4.8.5 Costos excluidos de los Inventarios ................................................................................. 114
4.8.6 Fórmulas de cálculo del costo .......................................................................................... 115
4.8.7 Deterioro del valor de los Inventarios .............................................................................. 115
4.8.8 Reconocimiento como un gasto ....................................................................................... 115
4.8.9 Información a revelar ....................................................................................................... 116
CAPÍTULO V ................................................................................................................................. 117
5. CASO PRÁCTICO .......................................................................................................... 117
5.1 PROCEDIMIENTOS DEL MANEJO DE INVENTARIOS .......................................... 117
5.1.1 Procedimiento de Adquisición de Inventarios ................................................................. 117
5.1.2 Procedimiento para Entrada de Mercadería a Bodega ..................................................... 120
5.1.3 Procedimiento de Venta de Mercadería ........................................................................... 122
5.1.4 Procedimiento para Salida de Mercaderías de Bodega .................................................... 127
5.1.5 Procedimiento para Devolución de Mercadería Vendida ................................................ 132
5.2 ANÁLISIS DE INDICADORES PARA LA UTILIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
DEL MANEJO DE INVENTARIOS .............................................................................. 135
5.2.1 Tabulación de resultados ................................................................................................. 137
xi
CAPÍTULO VI ................................................................................................................................ 138
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 138
6.1 CONCLUSIONES ........................................................................................................... 138
6.2 RECOMENDACIONES .................................................................................................. 139
ANEXOS......................................................................................................................................... 143
xii
LISTA DE TABLAS
pág.
Tabla 1: Escritura de Constitución de la Empresa Checopart’s Cía. Ltda. .................................. 4 Tabla 2: Inflación enero - diciembre 2015 ................................................................................. 12 Tabla 3: Tasa de Interés Activa enero - diciembre 2015 ........................................................... 13 Tabla 4: Tasa de Interés Pasiva enero - diciembre 2015 ............................................................ 14 Tabla 5: Riesgo País mes de diciembre 2015 ............................................................................ 15 Tabla 6: Censo de Población y Vivienda Ecuador. Años 1950-1962-1974-1982-1990-2001-
2010 ............................................................................................................................. 17 Tabla 7: Censo de Población de Pichincha por edades, años 2001-2010 .................................. 18 Tabla 8: Atención al cliente ....................................................................................................... 20 Tabla 9: Variedad de productos ................................................................................................. 21 Tabla 10: Calidad de los productos .............................................................................................. 22 Tabla 11: Precios de los productos .............................................................................................. 23 Tabla 12: Utilización de comprobantes de venta ......................................................................... 23 Tabla 13: Satisfacción del cliente ................................................................................................ 24 Tabla 14: Tiempo de ser cliente ................................................................................................... 25 Tabla 15: Recomendación de la empresa ..................................................................................... 25 Tabla 16: Clase de proveedor ...................................................................................................... 27 Tabla 17: Calidad de productos ................................................................................................... 27 Tabla 18: Logística de entrega de productos ............................................................................... 28 Tabla 19: Pedidos realizados a proveedores ................................................................................ 29 Tabla 20: Relación comercial con proveedores ........................................................................... 29 Tabla 21: Matriz Resumen FODA ............................................................................................... 33 Tabla 22: Matriz Resumen FODA ............................................................................................... 34 Tabla 23: Formulación de Indicadores de Gestión. ..................................................................... 64 Tabla 24: Matriz de indicadores de gestión ................................................................................. 66 Tabla 25: Variables de estudio ..................................................................................................... 71 Tabla 26: Principios y valores propuestos a la Empresa Checopart’s ......................................... 77 Tabla 27: Indicadores de adquisiciones ....................................................................................... 99 Tabla 28: Indicadores de Objetivos alcanzados ........................................................................... 99 Tabla 29: Indicadores de Procedimientos aplicados .................................................................. 100 Tabla 30: Indicadores de Estrategias Implementadas ................................................................ 100 Tabla 31: Tabulación de resultados Indicadores de Gestión ...................................................... 101 Tabla 32: Indicadores cualitativos ............................................................................................. 102 Tabla 33: Evaluación de riesgos ................................................................................................ 103 Tabla 34: Cuestionario de Control Interno – Inventarios .......................................................... 103 Tabla 35: Análisis de aplicación de cuestionario de control interno – inventarios .................... 107 Tabla 36: Indicadores de adquisiciones ..................................................................................... 135 Tabla 37: Indicadores de Venta de Mercadería ......................................................................... 136 Tabla 38: Indicadores de Devolución de Mercadería Vendida .................................................. 136 Tabla 39: Tabulación de resultados Indicadores de Gestión ...................................................... 137
xiii
LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1: Logotipo de la Empresa ................................................................................................. 5 Figura 2: Logotipo del SRI ........................................................................................................... 5 Figura 3: Logotipo del IESS.......................................................................................................... 6 Figura 4: Logotipo de la Superintendencia de Compañías ............................................................ 7 Figura 5: Logotipo del Ministerio de Trabajo ............................................................................... 7 Figura 6: Logotipo del Municipio de Quito .................................................................................. 8 Figura 7: Organigrama estructural ................................................................................................ 9 Figura 8: Relaciones de las fuerzas externas clave con la organización .................................... 10 Figura 9: Inflación mensual enero - diciembre 2015 .................................................................. 12 Figura 10: Tasa de Interés Activa enero - diciembre 2015 ........................................................... 13 Figura 11: Tasa de Interés Pasiva enero - diciembre 2015 ............................................................ 14 Figura 12: Riesgo País: Mes de diciembre 2015 ........................................................................... 15 Figura 13: Balanza Comercial Ecuador. Ene-Oct 2012-2013-2014-2015 .................................... 16 Figura 14: Censo de Población y Vivienda Ecuador. Años 1950-1962-1974-1982-1990-2001-
2010 ............................................................................................................................. 17 Figura 15: Censo de Población y Vivienda de Pichincha. ............................................................ 19 Figura 16: Atención al cliente ....................................................................................................... 21 Figura 17: Variedad de productos ................................................................................................. 21 Figura 18: Calidad de los productos .............................................................................................. 22 Figura 19: Precios de los productos .............................................................................................. 23 Figura 20: Utilización de comprobantes de venta ......................................................................... 24 Figura 21: Satisfacción del cliente ................................................................................................ 24 Figura 22: Tiempo de ser cliente ................................................................................................... 25 Figura 23: Recomendación de la empresa ..................................................................................... 26 Figura 24: Clase de proveedor ...................................................................................................... 27 Figura 25: Calidad de productos ................................................................................................... 28 Figura 26: Logística de entrega de productos ............................................................................... 28 Figura 27: Pedidos realizados a proveedores ................................................................................ 29 Figura 28: Relación comercial con proveedores ........................................................................... 30 Figura 29: Cronograma de implementación de acuerdo a la Resolución de la Superintendencia de
Compañías ................................................................................................................... 40 Figura 30: Reconocimiento y medición de los Inventarios ........................................................... 42 Figura 31: Instrumentos financieros .............................................................................................. 42 Figura 32: Medición de Inventarios .............................................................................................. 43 Figura 33: Costo de los Inventarios............................................................................................... 43 Figura 34: Costo de adquisición .................................................................................................... 43 Figura 35: Otros costos incluidos en los Inventarios .................................................................... 44 Figura 36: Costos excluidos de los Inventarios ............................................................................. 44 Figura 37: Técnica y Medición del costo ...................................................................................... 45 Figura 38: Fórmulas del cálculo del costo .................................................................................... 45 Figura 39: Información a revelar ................................................................................................... 46 Figura 40: Objetivos de Inventarios .............................................................................................. 47 Figura 41: Objetivos del Control Interno ..................................................................................... 49 Figura 42: Relación entre objetivos y componentes del Control Interno ...................................... 49 Figura 43: Proceso venta de mercadería ....................................................................................... 54 Figura 44: Modelo de cuestionario de control interno - Inventarios ............................................. 55 Figura 45: Símbolos para elaboración de flujogramas .................................................................. 56 Figura 46: Flujograma - Procedimiento de Venta de Mercadería. ................................................ 57 Figura 47: Evolución del COSO. .................................................................................................. 58 Figura 48: Objetivos de la misión de la entidad ............................................................................ 60
xiv
Figura 49: Respuesta de riesgo...................................................................................................... 61 Figura 50: Organigrama estructural propuesto para la Empresa Checopart’s. .............................. 78 Figura 51: Organigrama Funcional propuesto para la Empresa Checopart’s ................................ 79 Figura 52: Resultados de Indicadores de Gestión ....................................................................... 102 Figura 53: Matriz Probabilidad - Impacto ................................................................................... 107 Figura 54: Fases de la transición a NIIF para PYMES ............................................................... 112 Figura 55: Resultados Indicadores de Gestión ............................................................................ 137
xv
ANEXOS
pág.
Anexo a: Entrevista dirigida a los empleados de Checopart´s .................................................. 144 Anexo b: Encuesta dirigida a clientes de Checopart´s .............................................................. 145 Anexo c: Encuesta dirigida a proveedores de Checopart´s ........................................................ 147
xvi
RESUMEN EJECUTIVO
“PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS BASADO EN LA SECCIÓN 13 DE LAS NIIF PARA PYMES EN LA
EMPRESA CHECOPART’S CÍA. LTDA. DEDICADA A LA COMERCIALIZACIÓN DE
REPUESTOS AUTOMOTRICES UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE
QUITO”
El presente trabajo de investigación se desarrolla en la Empresa Checopart’s Cía. Ltda., ubicada en
el Distrito Metropolitano de Quito, cuyo objeto social es la comercialización de repuestos
automotrices de varias marcas de vehículos, a nivel nacional. El principal problema es la falta de
control en los inventarios, el manejo empírico de éstos genera confusión y desorden en bodega, pues
existe un desconocimiento de procedimientos sobre el manejo de los mismos. Esta información se
obtuvo a través de la observación directa y de entrevistas estructuradas a los empleados y directivos.
Para eliminar dichas falencias se plantea una propuesta basada en Normas Técnicas como son: la
NIC 2, que tiene por objeto el tratamiento contable de inventarios y sirve de guía para el tratamiento
de costos y gastos, y la Sección 13 de las NIIF para PYMES, que tiene por objeto establecer los
principios para el reconocimiento y medición de los inventarios que serán analizados mediante el
método promedio ponderado. La aplicación de estas normas dará como resultado un sistema de
control interno de inventarios eficaz y eficiente, que ayude al manejo oportuno de los mismos para
ofrecer productos de calidad al cliente. La propuesta contribuirá al mejor desempeño de la empresa,
proyectándose a cumplir objetivos tanto institucionales como sociales.
PALABRAS CLAVES:
- CONTROL INTERNO
- INVENTARIOS
- PROCEDIMIENTOS
- SECCIÓN 13 NIIF PYMES
- NIC 2
xvii
ABSTRACT
1
INTRODUCCIÓN
La información que generan las empresas es importante para la toma de decisiones en las mismas,
por lo que se procura que dicha información sea confiable; por tal motivo, se debe adoptar normas
que permitan obtener información financiera razonable. Es por esto que la aplicación de las NIIF
para Pymes se hace indispensable, no sólo para tener razonabilidad en la información, sino para que
pueda ser comparada entre entidades a nivel nacional e internacional.
La actividad esencial que tiene la Empresa Checopart’s Cía. Ltda. es la comercialización de
repuestos; por lo tanto, el manejo y control de inventarios es fundamental para ellos, para lo cual es
necesario que la Empresa aplique la Sección 13 de las NIIF para PYMES- Inventarios, logrando así
un buen control de inventarios y una información generada razonable.
A continuación se presenta brevemente el contenido de los Capítulos:
Capítulo 1. Generalidades de la Empresa
Se conoce los antecedentes, reseña histórica, giro del negocio, direccionamiento estratégico y
estructura organizacional de la Empresa “Checopart’s Cía. Ltda”.
Capítulo 2. Diagnóstico Situacional
Se realiza un diagnóstico situacional, tanto interno como externo, de la Empresa Checopart’s Cía.
Ltda.
Capítulo 3. Marco Teórico
Se desarrolla la normativa contable, control interno, indicadores de gestión y métodos de valoración
de inventarios basados en la sección 13 de las NIIF para PYMES.
Capítulo 4. Propuesta
Se presenta la aplicación de la normativa contable, empezando por mejorar el direccionamiento
estratégico, instructivo para la toma física de inventarios, análisis de indicadores de gestión, asientos
2
tipo de contabilización, explicación de la transición a NIIF para PYMES y el desarrollo de la norma
aplicado en la empresa “Checopart’s Cía. Ltda”.
Capítulo 5. Caso Práctico.
Se desarrolla los procedimientos para el manejo de inventarios.
Capítulo 6. Conclusiones y Recomendaciones
Se formula conclusiones y recomendaciones de acuerdo con los resultados obtenidos en la
investigación, determinando, a través de ellas, responsabilidades a directivos y empleados que
laboran en la Empresa “Checopart’s Cía. Ltda”.
3
CAPÍTULO I
1. GENERALIDADES
1.1 ANTECEDENTES
En el Ecuador el boom de la industria automotriz empezó en la década de los años 50, del siglo XX
cuando muchas empresas comenzaron con la fabricación y comercialización de carrocerías, asientos
para buses, partes de automotores, piezas metálicas, entre otros; desde entonces, la contribución de
esta industria para el País tomaba un porcentaje muy alto.
“CHECOPART’S CÍA. LTDA.” fue creada por un grupo de hermanos y familiares, quienes
pensaron en ofrecer al cliente repuestos automotrices. Sus inicios fueron en el año 2002 teniendo
sólo un local pequeño como una persona natural; tras el paso del tiempo, estos hermanos decidieron
unir su capital y esfuerzos para que este negocio se transformara en una Compañía.
1.2 RESEÑA HISTÓRICA
En la ciudad de Quito, en noviembre del 2008, se constituye formalmente la Empresa bajo la Razón
Social “Checopart’s Cía. Ltda.”, inscrita en la Notaría Vigésima Tercera del Cantón Quito, el objeto
social de la compañía es la comercialización de repuestos automotrices de las marcas de automóviles
Felicia, Fabia y Octavia.
Dichos repuestos son importados de diferentes países como Alemania, Italia, Brasil y China, para
ofrecer al cliente productos de calidad, con los precios más bajos del mercado, brindando respaldo
total y plena satisfacción de brindar un buen servicio al cliente.
Constituida mediante escritura pública, en la Ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, en noviembre
del 2008, inscrita en la Notaría Vigésima Tercera del Cantón Quito ante el Dr. Gabriel Cobo U., por
cuatro socios, el Sr. Hilario Quilumba Torres, la Sra. Daniela Marina Pajuña Ushina, el Sr. Juan
Andrés Suarez Yépez y el Sr. Milton Quilumba Cabascango, siendo el último Gerente General y
mayor socio.
La compañía tendrá una duración de cincuenta años, contados a partir de la fecha de inscripción en
el Registro Mercantil, pero podrá disolverse anticipadamente en cualquier momento, por acuerdo o
resolución de la Junta General de Socios, de conformidad con lo que establece la Ley de Compañías.
4
CHECOPART’S CÍA. LTDA., denominada como Compañía de Responsabilidad Limitada, se creó
con un capital de 400 USD., cumpliendo con los requisitos de constitución que estipula la Ley de
Compañías expedida el 05 de noviembre de 1999 por la Superintendencia de Compañías.
Participaciones que representan el capital de la Compañía, suscritas en su totalidad:
Tabla 1: Escritura de Constitución de la Empresa Checopart’s Cía. Ltda.
SOCIOS CAPITAL
SUSCRITO
CAPITAL
PAGADO PARTICIPACIONES
MILTON QUILUMBA CABASCANGO 397.00 397.00 397
DANIELA MARINA PAJUNA USHINA 1.00 1.00 1
HILARIO QUILUMBA TORRES 1.00 1.00 1
JUAN ANDRÉS SUAREZ YÉPEZ 1.00 1.00 1
TOTAL 400.00 400.00 400
Nota: Escritura de Constitución de la Compañía Checopart’s Cía. Ltda. Notaria Vigésima Tercera del
Distrito Metropolitano de Quito.
A continuación se describe las características que debe cumplir una Compañía de Responsabilidad
Limitada:
Art. 92.- La compañía de responsabilidad limitada es la que se contrae entre tres o más personas, que
solamente responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales y
hacen el comercio bajo una razón social o denominación objetiva, a la que se añadirá, en todo caso, las
palabras "Compañía Limitada" o su correspondiente abreviatura. Si se utilizare una denominación
objetiva será una que no pueda confundirse con la de una compañía preexistente. Los términos comunes
y los que sirven para determinar una clase de empresa, como "comercial", "industrial", "agrícola",
"constructora", etc., no serán de uso exclusivo e irán acompañadas de una expresión peculiar.
Art. 94.- La compañía de responsabilidad limitada podrá tener como finalidad la realización de toda
clase de actos civiles o de comercio y operaciones mercantiles permitidos por la Ley.
Art. 95.- La compañía de responsabilidad limitada no podrá funcionar como tal si sus socios exceden
del número de quince, si excediere de este máximo, deberá transformarse en otra clase de compañía o
disolverse.
Art. 102.- El capital de la compañía estará formado por las aportaciones de los socios y no será inferior
al monto fijado por el Superintendente de Compañías. Estará dividido en participaciones expresadas en
la forma que señale el Superintendente de Compañías.
Al constituirse la compañía, el capital estará íntegramente suscrito, y pagado por lo menos en el
cincuenta por ciento de cada participación. Las aportaciones pueden ser en numerario o en especie y,
en este último caso, consistir en bienes muebles o inmuebles que correspondan a la actividad de la
compañía. El saldo del capital deberá integrarse en un plazo no mayor de doce meses, a contarse desde
la fecha de constitución de la compañía.
Art. 365.- La compañía de responsabilidad limitada se disuelve también si el número de socios
excediere de quince y transcurrido el plazo de tres meses no se hubiere transformado en otra especie de
compañía, o no se hubiere reducido su número a quince o menos.
Art. 366.- Las compañías de responsabilidad limitada, no se disuelven por muerte, interdicción o
quiebra de uno o de algunos de los socios que las integran. La quiebra de la compañía no comparte la
de los socios. (Superintendecia de Compañías, 1999, págs. 28,29,31,105)
La empresa está ubicada en la Av. Eloy Alfaro No. 41-59 entre Río Coca y Granados. Luego de trece
años de ofrecer productos de calidad, la empresa ha mantenido clientes fieles y su posesión en el
5
mercado de repuestos automotrices se ha incrementado, por lo que ha sido posible crear nuevas
plazas de empleo.
Figura 1: Logotipo de la Empresa
En: Empresa Checopart´s Cía. Ltda.
1.3 BASE LEGAL
La empresa está sujeta a varios organismos de control los cuales se detalla a continuación:
1.3.1 Servicio de Rentas Internas
El Servicio de Rentas Internas se creó el 2 de diciembre de 1997 basándose en los principios de justicia
y equidad, como respuesta a la alta evasión tributaria, alimentada por la ausencia casi total de cultura
tributaria. El compromiso es contribuir a la construcción de la ciudadanía fiscal, mediante la
concientización, la promoción, la persuasión y la exigencia del cumplimiento de las obligaciones
tributarias, en el marco de principios y valores, así como de la Constitución y la Ley para garantizar una
efectiva recaudación destinada al fomento de la cohesión social. (Servicio de Rentas Internas del
Ecuador, 2015)
Figura 2: Logotipo del SRI
En: Servicio de Rentas Internas
El SRI tiene como objetivo recaudar impuestos de todos los contribuyentes que tienen una actividad
económica.
CHECOPART’S desde el momento que tiene RUC pasó a ser un contribuyente (sociedad) que debe
declarar sus obligaciones tanto mensuales como anuales, tales como:
6
Declaración mensual del IVA
Declaración mensual de Retencion en la Fuente
Declaración anual del Impuesto a la Renta
Anexos transaccionales
Las Sociedades son personas jurídicas que realizan actividades económicas lícitas amparadas en una
figura legal propia. Estas se dividen en privadas y públicas, de acuerdo al documento de creación. Las
Sociedades están obligadas a inscribirse en el RUC; emitir y entregar comprobantes de venta
autorizados por el SRI por todas sus transacciones y presentar declaraciones de impuestos de acuerdo a
su actividad económica, deberán llevar la contabilidad bajo la responsabilidad y con la firma de un
contador público legalmente autorizado e inscrito en el Registro Único de Contribuyentes, por el
sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos. (Servicio de Rentas
Internas del Ecuador, 2015)
1.3.2 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
“El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y funcionamiento
se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia,
subsidiariedad y suficiencia.”. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2015).
Figura 3: Logotipo del IESS
En: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
CHECOPART’S CÍA. LTDA., cumple con las siguientes obligaciones:
Aviso de entrada y salida de los trabajadores
Planillas de pago de aportaciones patronales y personales
Planillas de fondos de reserva
1.3.3 Superintendencia de Compañías
“La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía administrativa y
económica, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y
liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por
la Ley”. (Superintendencia de Compañías, 2015).
7
Figura 4: Logotipo de la Superintendencia de Compañías
En: Superintendencia de Compañías del Ecuador
CHECOPART’S CÍA. LTDA., está registrada en este organismo de control ya que es requisito
previo para determinar la existencia legal de la empresa en el país, además cumple con las
obligaciones que éste exige, tales como:
Presentación anual de los Estados Financieros
Nómina de Socios
Informe de Gerencia
1.3.4 Ministerio de Trabajo
Institución rectora de políticas públicas de trabajo, empleo y del talento humano del servicio público,
que regula y controla el cumplimiento a las obligaciones laborales mediante la ejecución de procesos
eficaces, eficientes, transparentes y democráticos enmarcados en modelos de gestión integral, para
conseguir un sistema de trabajo digno, de calidad y solidario para tender hacia la justicia social en
igualdad de oportunidades. (Ministerio de Trabajo del Ecuador, 2015)
Figura 5: Logotipo del Ministerio de Trabajo
En: Ministerio de Trabajo del Ecuador
CHECOPART’S CÍA. LTDA., cumple con el pago de beneficios sociales (décimo tercer sueldo,
décimo cuarto sueldo), utilidades a los trabajadores, y todo lo que establece la normativa laboral,
así como firmar contratos de trabajo al momento que ingrese un nuevo empleado, en este contrato
deberá existir cláusulas las cuales comprometen tanto al empleado como al empleador de cumplir
con sus funciones y derechos.
8
1.3.5 Municipio de Quito
El Municipio de Quito es el organismo que se encarga de efectuar el cobro de impuestos como:
Patente Municipal y Licencia Metropolitana Única para el Ejercicio de Actividades Económicas
(LUAE), requisitos indispensables para el funcionamiento de un negocio.
Figura 6: Logotipo del Municipio de Quito
En: Municipio de Quito
CHECOPART’S CÍA. LTDA., cumple con las siguientes obligaciones:
Pago de la patente anual
Declaración del 1.5 por mil del total de los activos.
1.4 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.4.1 Misión
El trabajo de Checopart’s Cía. Ltda., siempre se orienta por las necesidades de los clientes y estamos
completamente dedicados a satisfacer las mismas.
1.4.2 Visión
Convertirse en el proveedor líder en venta de servicios de auto partes para vehículos Skoda y
Volkswagen a nivel nacional.
9
1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1.5.1 Organigrama Estructural
DEPARTAMENTO CONTABLE
DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO
CONTABILIDAD
VENTAS
BODEGA
PRESIDENCIA
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
GERENCIA GENERAL
Figura 7: Organigrama estructural
En: Empresa Checopart´s Cía. Ltda.
10
CAPÍTULO II
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
2.1 ANÁLISIS EXTERNO
Realizar un análisis de todos los aspectos externos que influyen en la empresa, de manera positiva o
negativa, es imprescindible. Con este análisis se pretende identificar tanto las oportunidades como
las amenazas a las que está expuesta la empresa.
Las oportunidades se debe aprovechar en ese momento, y las amenazas se las debe controlar para
que no influyan negativamente en el crecimiento de la empresa.
Figura 8: Relaciones de las fuerzas externas clave con la organización
Por: (Fred R., 2013)
MACROAMBIENTE
2.1.1 Aspecto Político
Al examinar este aspecto, ayuda a ver cómo se encuentra la estabilidad política en el País, a visualizar
si el gobierno es estable en el lapso de su mandato con el fin de ayudar a las empresas tanto nacionales
como internacionales y a saber si es favorable invertir en el país, en la creación de un negocio.
Fuerzas económicas
Fuerzas sociales, culturales,
demográficas y ambientales
Fuerzas políticas, legales y
gubernamentales
Fuerzas tecnológicas
Fuerzas competitivas
Competidores Proveedores
Distribuidores
Acreedores Clientes
Empleados
Comunidades Gerentes
Accionistas
Sindicatos
Gobiernos
Asociaciones comerciales Grupos con intereses
especiales
Productos Servicios
Marcados
Medio ambiente
OPORTUNIDADES Y
AMENAZAS DE LA
ORGANIZACIÓN
11
Debido a la globalización, el gobierno debe estar en constante cambio para ubicarse a la par de los
demás países. Para esto deberá crear políticas que ayuden al mercado nacional, incentivos fiscales a
las empresas, entre otros, para que éstas se motiven y sigan aportando al país económicamente y
también contribuyan a crear fuentes de empleo.
Restricciones a la importación:
El Comité de Comercio Exterior (COMEX), mediante resoluciones 65 y 66, aprobadas en junio del
2012, dio a conocer los cupos para importaciones que estarían vigentes hasta diciembre del 2014.
Mediante resolución 049-2014, aprobada el 29 de diciembre del 2014, el Comité de Comercio
Exterior (COMEX) aprobó un nuevo régimen de cupos tanto para la importación de autos como para
las partes o CKD para su ensamblaje, que reduce los cupos hasta en un 57% en comparación con
las anteriores resoluciones. El cupo de vehículos, partes y CKD no solo es para montos de
importación sino también para el número de unidades, se deberá ver lo que se cumpla primero. Si
sobrepasa el monto o unidades importadas, se cierra automáticamente el cupo para el importador.
La Empresa Checopart´s importa repuestos de vehículos para ofrecer al cliente. La medida de
reducción de cupos para la importación expedida por el COMEX, es una AMENAZA para la
empresa ya que afecta directamente a la actividad económica que realiza.
2.1.2 Aspecto Económico
Al hablar de economía se refiere al efecto que ésta causa en un país con respecto a la oferta y la
demanda. Esto puede afectar de manera positiva o negativa; si la oferta crece, los precios bajan, en
cambio si la demanda crece, se elevan los precios. Estas fluctuaciones afectan a las empresas, por lo
tanto, se debe procurar la estabilidad económica.
Inflación
La inflación muestra la elevación sostenida de los precios, esto genera efectos negativos para la
economía del país; cuando la inflación aumenta, los precios de bienes y servicios suben, por lo que
el poder adquisitivo de los consumidores baja.
La inflación, en economía, es el aumento generalizado y sostenido de los precios de los bienes y
servicios existentes en el mercado durante un período de tiempo, generalmente un año. Cuando el nivel
general de precios sube, con cada unidad de moneda se adquieren menos bienes y servicios. Es decir
que la inflación refleja la disminución del poder adquisitivo de la moneda. (Wikipedia, 2015).
12
La inflación mensual desde enero hasta diciembre del año 2015 publicada por el Banco Central del
Ecuador, es la siguiente:
Tabla 2: Inflación enero - diciembre 2015
FECHA VALOR
Enero 31-2015 3,53%
Febrero 28-2015 4,05%
Marzo 31-2015 3,76%
Abril 30-2015 4,32%
Mayo 31-2015 4,55%
Junio 30-2015 4,87%
Julio 31-2015 4,36%
Agosto 31-2015 4,41%
Septiembre 30-2015 3,78%
Octubre 31-2015 3,48%
Noviembre 30-2015 3,40%
Diciembre 31-2015 3,38%
Nota: Inflación enero – diciembre 2015. Banco Central del Ecuador
Figura 9: Inflación mensual enero - diciembre 2015
En: Banco Central del Ecuador
Análisis: La inflación en el año 2015 tuvo variaciones, empezó en enero con un porcentaje del 3,53
hasta llegar a diciembre con un porcentaje del 3,38. La variación de dicha inflación para la Empresa
es una AMENAZA.
Tasa de Interés Activa
“Es el porcentaje que las instituciones bancarias, de acuerdo con las condiciones de mercado y las
disposiciones del Banco Central, cobran por los diferentes tipos de servicios de crédito a los usuarios
de los mismos”. (Sofom Anec Servicios Financieros, 2010)
0,00%
1,00%
2,00%
3,00%
4,00%
5,00%
6,00%
13
La Tasa de Interés Activa desde enero hasta diciembre del año 2015 publicada por el Banco Central
del Ecuador, es la siguiente:
Tabla 3: Tasa de Interés Activa enero - diciembre 2015
FECHA VALOR
Enero 31-2015 7,84%
Febrero 28-2015 7,41%
Marzo 31-2015 7,31%
Abril 30-2015 8,09%
Mayo 31-2015 8,45%
Junio 30-2015 8,70%
Julio 31-2015 8,54%
Agosto 31-2015 8,06%
Septiembre -30-2015 8,06%
Octubre 31-2015 9,11%
Noviembre 30-2015 9,22%
Diciembre 31-2015 9,12%
Nota: Tasa de Interés Activa enero- diciembre 2015. Banco Central del Ecuador
Figura 10: Tasa de Interés Activa enero - diciembre 2015
En: Banco Central del Ecuador
Análisis: La Tasa de Interés Activa en el año 2015 tuvo importantes variaciones, empezó en enero
con un porcentaje del 7,84 hasta llegar a diciembre con un porcentaje del 9,12. Si la empresa
necesitaría un préstamo bancario en un futuro el interés que debería pagar fuera elevado ya que
estadísticamente el porcentaje de esta tasa está en incremento, por lo que es una AMENAZA para
la Empresa Checopart´s.
0,00%1,00%2,00%3,00%4,00%5,00%6,00%7,00%8,00%9,00%
10,00%
14
Tasa de Interés Pasiva
(Sofom Anec Servicios Financieros, “Es el porcentaje que paga una Institución Bancaria a quien
deposita dinero mediante cualquiera de los instrumentos que para tal efecto existen”.
La Tasa de Interés Pasiva de enero a diciembre del año 2015 publicada por el Banco Central del
Ecuador, es la siguiente:
Tabla 4: Tasa de Interés Pasiva enero - diciembre 2015
FECHA VALOR
Enero 31-2015 5,22%
Febrero 28-2015 5,32%
Marzo 31-2015 5,31%
Abril 30-2015 5,39%
Mayo 31-2015 5,51%
Junio 30-2015 5,48%
Julio 31-2015 5,54%
Agosto 31-2015 5,55%
Septiembre -30-2015 5,55%
Octubre 31-2015 4,98%
Noviembre 30-2015 5,11%
Diciembre 31-2015 5,14%
Nota: Tasa de Interés Pasiva enero - diciembre 2015. Banco Central del Ecuador
Figura 11: Tasa de Interés Pasiva enero - diciembre 2015
En: Banco Central del Ecuador
4,60%4,70%4,80%4,90%5,00%5,10%5,20%5,30%5,40%5,50%5,60%
15
Análisis: La Tasa de Interés Pasiva en el año 2015 empezó en enero con un porcentaje del 5,22 hasta
llegar a diciembre con un porcentaje del 5,14. Esta Tasa de Interés es una OPORTUNIDAD para la
Empresa, ya que gana interés por dinero ahorrado en las Instituciones Financieras.
Riesgo País
El Riesgo País es un índice que intenta medir el grado de riesgo que tiene el país con relación a las
inversiones extranjeras que puede haber.
La variación del Riesgo País en el mes de Diciembre publicada por el Banco Central del Ecuador, es
la siguiente:
Tabla 5: Riesgo País mes de diciembre 2015
FECHA VALOR
Diciembre-22-2015 1.284,00
Diciembre-23-2015 1.270,00
Diciembre-24-2015 1.267,00
Diciembre-25-2015 1.267,00
Diciembre-26-2015 1.267,00
Diciembre-27-2015 1.267,00
Diciembre-28-2015 1.267,00
Diciembre-29-2015 1.260,00
Diciembre-30-2015 1.262,00
Diciembre-31-2015 1.266,00
Nota: Riesgo País mes de diciembre 2015. Banco Central del Ecuador
Figura 12: Riesgo País: Mes de diciembre 2015
En: Banco Central del Ecuador
1.245,00
1.250,00
1.255,00
1.260,00
1.265,00
1.270,00
1.275,00
1.280,00
1.285,00
1.290,00
16
Análisis: El Riesgo que tienen las empresas extranjeras para invertir en el País empezó con 1284
puntos de riesgo el 22 de diciembre y terminó el 31 de diciembre con 1266 puntos, dando como
resultado una reducción de riesgo país. Para la empresa es una AMENAZA, ya que permitiría a otras
empresas extranjeras con la misma actividad comercial establecerse en el país.
Balanza Comercial
Es el registro de las importaciones y exportaciones de un país durante un período. El saldo de
la misma es la diferencia entre exportaciones e importaciones. Es positiva cuando el valor de
las importaciones es inferior al de las exportaciones, y negativa cuando el valor de las
exportaciones es menor que el de las importaciones. (Proecuador, 2013)
Figura 13: Balanza Comercial Ecuador. Ene-Oct 2012-2013-2014-2015
En: Banco Central del Ecuador.
Análisis: En el gráfico se puede observar que las exportaciones con respecto a las importaciones son
menores, es decir que la Balanza comercial es negativa. Básicamente en este gráfico muestra la
variación total comparando el año 2014 con el año 2015. Esto para la empresa es una
OPORTUNIDAD con respecto a que las importaciones son mayores que las exportaciones.
17
2.1.3 Aspecto Social
El análisis social muestra cómo están los niveles de pobreza, niveles de educación, grupos de edades
que son económicamente activas y porcentajes de empleo y desempleo que tiene el país.
Crecimiento poblacional
En el Ecuador se realizaron varios Censos de Población y Vivienda para analizar el crecimiento
poblacional. El primer censo fue en el año de 1950 y el último fue en el año 2010.
Tabla 6: Censo de Población y Vivienda Ecuador. Años 1950-1962-1974-1982-1990-2001-2010
CENSO FECHA DEL CENSO POBLACIÓN TOTAL
Primer censo de población 1950 29 de noviembre de 1950 3'202.757
II Censo de población y I de vivienda 1962 25 de noviembre de 1962 4'476.007
III Censo de población y II de vivienda 1974 8 de junio de 1974 6´521.710
IV Censo de población y III de vivienda 1982 28 de noviembre de 1982 8'060.712
V Censo de población y IV de vivienda 1990 25 de noviembre de 1990 9'648.189
VI Censo de población y V de vivienda 2001 25 de noviembre de 2001 12'156.608
VII Censo de población y VI de vivienda 2010 28 de noviembre de 2010 14'483.499 Nota: Adaptado de: INEC
Figura 14: Censo de Población y Vivienda Ecuador. Años 1950-1962-1974-1982-1990-2001-2010
En: INEC
0
2.000.000
4.000.000
6.000.000
8.000.000
10.000.000
12.000.000
14.000.000
16.000.000
18
En Quito, Distrito Metropolitano, la cifra de población es la siguiente:
Tabla 7: Censo de Población de Pichincha por edades, años 2001-2010
RANGO DE EDAD 2001 % 2010 %
De 75 a 79 años 25513 1,1 27990 1,1
De 70 a 74 años 35569 1,5 40040 1,6
De 65 a 69 años 43818 1,8 57014 2,2
De 60 a 64 años 54407 2,3 72702 2,8
De 55 a 59 años 66296 2,8 94397 3,7
De 50 a 54 años 92256 3,9 114630 4,4
De 45 a 49 años 247627 10,4 142926 5,5
De 40 a 44 años 110756 4,6 154206 6
De 35 a 39 años 141919 5,9 180504 7
De 30 a 34 años 163413 6,8 208179 8,1
De 25 a 29 años 182114 7,6 238668 9,3
De 20 a 24 años 204363 8,6 246050 9,6
De 15 a 19 años 249075 10,4 238705 9,3
De 10 a 14 años 246651 10,3 241334 9,4
De 5 a 9 años 243651 10,2 244844 9,5
De 0 a 4 años 242729 10,2 236893 9,2
TOTAL 2388817 100 2576287 100
Nota: Adaptado de: INEC
Población Económicamente Activa e Inactiva
La población económicamente activa se refiere a las personas que se han integrado al mercado de
trabajo, tienen un empleo o están buscando empleo. Esta población ayuda económicamente al país.
La población económicamente inactiva son todas las personas que no trabajan, que tampoco buscan
trabajo, y no están en posibilidades de trabajar, como por ejemplo: jubilados, estudiantes, amas de
casa, entre otros.
De acuerdo con el Censo que se realizó en el Ecuador en el año 2010, se muestra la población
económicamente activa que existe en Pichincha.
19
Figura 15: Censo de Población y Vivienda de Pichincha.
En: INEC
Análisis: De acuerdo con el Censo de Población en Pichincha, en el año 2001 se registra 2’388.817
de habitantes, esta cifra ha ido en aumento, registrando así en el último censo que se realizó en el
año 2010, 2’576.287 de habitantes. Para la Empresa Checopart´s es una OPORTUNIDAD el
crecimiento poblacional y también el alto porcentaje de población económicamente activa.
2.1.4 Aspecto Tecnológico
La tecnología es uno de los factores más importantes hoy en día, debido a la globalización que está
en constante cambio. Por esta razón, cada una de las empresas debe tener, necesariamente,
tecnología de punta, con el fin de ahorrar tiempo, facilitar procedimientos y lograr eficacia y
eficiencia en el servicio prestado al cliente.
La tecnología brinda oportunidades al momento en que ahorra procesos, tiempo y dinero. Sin
embargo si no se maneja de manera adecuada la tecnología ésta puede ser una amenaza.
Análisis: La tecnología es un factor fundamental en las empresas, tanto para su desarrollo, como la
satisfacción del cliente; la empresa cuenta con un sistema contable y para promocionarse cuenta con
una página web, por lo tanto la tecnología para la Empresa es una OPORTUNIDAD.
2.2 ANÁLISIS INTERNO
Realizar un análisis interno consiste en examinar detalladamente todos los aspectos internos que
influyen en el desarrollo de la empresa, con el objeto de identificar fortalezas y debilidades, y así
poder formular estrategias que permita aprovechar las fortalezas y reducir o superar debilidades.
20
MICROAMBIENTE
2.2.1 Clientes
Los clientes son parte fundamental para el desarrollo de las empresas, debido a que intercambian
recursos monetarios por los bienes o servicios que se le brinda. Un cliente puede ser una persona
natural o jurídica.
CHECOPART’S CÍA. LTDA., tiene clientes directos quienes han contribuido para el desarrollo de
la Empresa, algunos de estos son permanentes y otros no.
Se realizó una encuesta a clientes cuya finalidad es la determinación de fortalezas y debilidades que
puede tener la Empresa Checopart´s.
2.2.1.1 Preguntas, tabulación y análisis de resultados a clientes de la Empresa
Checopart’s
Pregunta No. 1 La atención que recibió por parte del personal que le atendió es:
Tabla 8: Atención al cliente
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Muy Buena 14 70%
Buena 4 20%
Regular 2 10%
Mala 0 0%
TOTAL 20 100% Nota: Elaborado a clientes de la Empresa Checopart’s
21
Figura 16: Atención al cliente
Análisis: El gráfico muestra que del 100% de clientes encuestados, el 10% califica como regular la
atención que recibe por parte del personal cuando realiza una compra, el 20% califica como buena y
el 70% califica como muy buena, lo que es una FORTALEZA para le empresa, debido a que si los
clientes se sienten bien al momento de comprar van a volver a realizar otra compra.
Pregunta No. 2 La variedad de productos que ofrece Checopart´s es:
Tabla 9: Variedad de productos
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Mucha 12 60%
Suficiente 7 35%
Poca 1 5%
TOTAL 20 100% Nota: Elaborado a clientes de la Empresa Checopart’s
Figura 17: Variedad de productos
70%
20%
10%
0%
Muy Buena
Buena
Regular
Mala
60%
35%
5%
Mucha
Suficiente
Poca
22
Análisis: El gráfico muestra que del 100% de clientes encuestados, el 5% cree que Checopart´s tiene
poca variedad de productos para vender, el 35% cree que es suficiente la variedad y el 60% cree que
tiene mucha variedad de productos, esto para la Empresa es una FORTALEZA, ya que si tiene
mucha variedad de productos, el cliente no buscará otro lugar sino que siempre regresará a comprar
a la Empresa.
Pregunta No. 3 La calidad de los productos que ofrece la Empresa Checopart´s es:
Tabla 10: Calidad de los productos
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Alta 17 85%
Media 3 15%
Baja 0 0%
TOTAL 20 100% Nota: Elaborado a clientes de la Empresa Checopart’s
Figura 18: Calidad de los productos
Análisis: En el gráfico se puede observar que del 100% de clientes encuestados, el 15% opina que
la calidad del producto es media y el 85% opina que la calidad del producto es alta, esto para la
Empresa es una FORTALEZA, ya que si se ofrece productos de calidad los clientes se vuelven
fieles.
85%
15%
0%
Alta
Media
Baja
23
Pregunta No. 4 Los precios fijados a los repuestos son:
Tabla 11: Precios de los productos
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Elevados 4 20%
Razonables 14 70%
Económicos 2 10%
TOTAL 20 100% Nota: Elaborado a clientes de la Empresa Checopart’s
Figura 19: Precios de los productos
Análisis: Con respecto a los precios fijados por la Empresa para los productos, se puede observar
que del 100% de clientes encuestados, el 20% piensa que son elevados, el 10% que son económicos
y el 70% son razonables, esto para la Empresa es una FORTALEZA, debido a que los precios están
acorde al mercado.
Pregunta No. 5 ¿La Empresa le entrega comprobante de venta autorizado (factura) cuando realiza
la compra?
Tabla 12: Utilización de comprobantes de venta
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Siempre 6 30%
Casi Siempre 10 50%
A Veces 4 20%
Nunca 0 0%
TOTAL 20 100% Nota: Elaborado a clientes de la Empresa Checopart’s
20%
70%
10%
Elevados
Razonables
Económicos
24
Figura 20: Utilización de comprobantes de venta
Análisis: Con respecto a la pregunta que si la Empresa entrega un comprobante de venta autorizado
al cliente cuando compra, del 100% de clientes encuestados, el 30% opina que siempre, el 20% a
veces y el 50% casi siempre. Esto para la empresa es una DEBILIDAD, ya que se debe emitir un
comprobante de venta autorizado siempre que se realice la transacción de compra.
Pregunta No. 6 Los productos que ofrece la Empresa Checopart´s satisfacen sus necesidades:
Tabla 13: Satisfacción del cliente
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Siempre 12 60%
Casi Siempre 4 20%
A Veces 3 15%
Nunca 1 5%
TOTAL 20 100% Nota: Elaborado a clientes de la Empresa Checopart’s
Figura 21: Satisfacción del cliente
30%
50%
20%
0%
Siempre
Casi Siempre
A Veces
Nunca
60%20%
15%
5%
Siempre
Casi Siempre
A Veces
Nunca
25
Análisis: Con respecto a la satisfacción del cliente cuando compra el producto, del 100% de clientes
encuestados, el 5% nunca se satisface, el 15% a veces se satisface, el 20% casi siempre y el 60%
siempre, esto para la empresa es una FORTALEZA, ya que si el cliente se siente satisfecho va a
volver a adquirir el producto.
Pregunta No. 7 ¿Cuánto tiempo lleva adquiriendo los productos de Checopart´s?
Tabla 14: Tiempo de ser cliente
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Menos de un año 2 10%
De 1 a 3 años 3 15%
Más de 3 años 15 75%
TOTAL 20 100% Nota: Elaborado a clientes de la Empresa Checopart’s
Figura 22: Tiempo de ser cliente
Análisis: Con respecto al tiempo que los clientes adquieren los productos, del 100% de clientes
encuestados, el 10% adquiere productos desde hace menos de un año, el 15% de 1 a 3 años y el 75%
lleva adquiriendo productos más de 3 años. Esto para la Empresa es una FORTALEZA, ya que tiene
clientes fieles.
Pregunta No. 8 ¿Recomendaría esta empresa a otras personas?
Tabla 15: Recomendación de la empresa
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Siempre 16 80%
Casi Siempre 4 20%
A Veces 0 0%
Nunca 0 0%
TOTAL 20 100% Nota: Elaborado a clientes de la Empresa Checopart’s
10%
15%
75%
Menos de un año
De 1 a 3 años
Mas de 3 años
26
Figura 23: Recomendación de la empresa
Análisis: Con respecto a la pregunta si el cliente recomendaría a la Empresa, del 100% de clientes
encuestados, el 20% opina que casi siempre recomienda y el 80% siempre lo recomienda, esto para
la Empresa es una FORTALEZA.
2.2.2 Proveedores
CHECOPART’S CÍA. LTDA., tiene proveedores internacionales, no se puede listar todos, por tal
motivo se clasificó en productos que adquiere la Empresa por las marcas de vehículos más
representativas.
Volkswagen
Audi
Fabia
Skoda
Se realizó una encuesta a proveedores cuya finalidad es la determinación de fortalezas y debilidades
que puede tener la Empresa Checopart´s.
80%
20%
0% 0%
Siempre
Casi Siempre
A Veces
Nunca
27
2.2.2.1 Preguntas, tabulación y análisis de resultados a proveedores de la Empresa
Checopart’s
Pregunta 1. Se considera usted un proveedor:
Tabla 16: Clase de proveedor
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Recurrente 7 70%
Ocasional 3 30%
TOTAL 10 100% Nota: Elaborado a proveedores de la Empresa Checopart’s
Figura 24: Clase de proveedor
Análisis: En el gráfico se muestra que el 30% son proveedores ocasionales y el 70% son proveedores
recurrentes, esto para la empresa es una FORTALEZA, ya que tiene proveedores confiables y
consolidados.
Pregunta 2. La calidad de los productos que usted ofrece a la Empresa Checopart´s es:
Tabla 17: Calidad de productos
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Alta 10 100%
Media 0 0%
Baja 0 0%
TOTAL 10 100% Nota: Elaborado a proveedores de la Empresa Checopart’s
70%
30%Recurrente
Ocasional
28
Figura 25: Calidad de productos
Análisis: En el gráfico se puede observar que los productos que importa Checopart´s son de alta
calidad, esto para la empresa es una FORTALEZA.
Pregunta 3. Ha existido por parte de usted la adecuada logística para que la entrega de
productos sea ágil y oportuna:
Tabla 18: Logística de entrega de productos
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Siempre 6 60%
Casi Siempre 3 30%
A veces 1 10%
Nunca 0 0%
TOTAL 10 100% Nota: Elaborado a proveedores de la Empresa Checopart’s
Figura 26: Logística de entrega de productos
Análisis: En el gráfico se puede observar que la logística que tienen los proveedores para entregar
la mercadería es la adecuada ya que del 100% de proveedores encuestados el 60% dijo que su
logística era la adecuada siempre, esto para la empresa es una FORTALEZA.
100%
0%0%
Alta
Media
Baja
60%
30%
10%
0%
Siempre
Casi Siempre
A veces
Nunca
29
Pregunta 4. Los pedidos que realiza la Empresa Checopart´s son realizados con debida
anticipación:
Tabla 19: Pedidos realizados a proveedores
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Siempre 2 20%
Casi Siempre 1 10%
Algunas Veces 7 70%
Nunca 0 0%
TOTAL 10 100% Nota: Elaborado a proveedores de la Empresa Checopart’s
Figura 27: Pedidos realizados a proveedores
Análisis: En el gráfico, del 100% de proveedores encuestados, el 10% cree que los pedidos que la
Empresa Checopart´s son casi siempre realizados a tiempo, el 20% son siempre a tiempo y el 70%
cree que los pedidos son casi siempre realizados con la debida anticipación, esto es una
DEBILIDAD, ya que la empresa no analiza a tiempo las existencias de mercadería para realizar
pedidos a proveedores.
Pregunta 5. La relación comercial con la Empresa Checopart´s se mantendría de forma:
Tabla 20: Relación comercial con proveedores
DESCRIPTOR FRECUENCIA %
Permanente 8 80%
Ocasional 2 20%
Inactiva 0 0%
TOTAL 10 100% Nota: Elaborado a proveedores de la Empresa Checopart’s
20%
10%
70%
0%
Siempre
Casi Siempre
Algunas Veces
Nunca
30
Figura 28: Relación comercial con proveedores
Análisis: En el gráfico se puede observar que, del 100% de proveedores encuestados, el 20% cree
que la relación comercial con Checopart´s será de forma ocasional y el 80% será permanente, esto
para la empresa es una FORTALEZA, debido a que cuenta con proveedores consolidados.
2.2.3 Competencia
La competencia es un factor importante que debe ser tomado en cuenta para que la empresa
sobresalga de todas las demás existentes en el mercado. Se debe analizar a cada una de las empresas
de la rama automotriz para generar estrategias que sirva para afianzar la fidelidad de los clientes.
CHECOPART’S CÍA. LTDA., se ubica en el sector de la Avda. Río Coca, en donde existen varias
empresas que son competencia, pues ofrecen un servicio similar al que ofrece la empresa, esto es
una AMENAZA.
A continuación se detalla dichas empresas:
Full Parts
Autorepuestos Falcom
Chevi Star
80%
20%
0%
Permanente
Ocasional
Inactiva
31
2.2.4 Clima Organizacional
Capacidad administrativa y delegación de funciones a empleados
Es fundamental que las empresas tengan un organigrama estructural y funcional, para que por medio
de este se pueda definir los departamentos, autoridades y funciones que cada empleado debe realizar.
Delegar funciones a los empleados ayuda mucho para el correcto desarrollo de la empresa. Si los
empleados no saben cuáles son sus funciones, es posible que estas se dupliquen en un solo empleado,
mientras que el otro empleado no haga nada. Para esto se debe tener manuales de procedimientos,
manuales de funciones y una correcta planificación estratégica.
Capacidad de recursos humanos
Es imprescindible contar con un recurso humano que colabore y se comprometa para con la empresa.
Se realizó una entrevista a Gerencia y empleados que laboran en la empresa Checopart´s cuya
finalidad es la determinación de fortalezas y debilidades.
2.2.4.1 Preguntas y análisis de resultados de la entrevista al personal de la Empresa
Checopart’s
Pregunta 1. ¿Existe algún sistema de control interno para el manejo del inventario?
Análisis: La mayoría de los empleados afirma que no existe un sistema de control para los
Inventarios, debido a que el manejo de la mercadería se lo hace de manera empírica. Esto es una
DEBILIDAD para la empresa.
Pregunta 2. ¿La toma física de inventarios se realiza frecuentemente, como es su proceso y quién
es el encargado de hacerlo?
Análisis: El personal encargado de realizar la toma física de inventarios es el bodeguero y el asistente
de ventas, se lo hace irregularmente. Su proceso es cerrar la bodega de 3 a 4 días para contar y anotar
la mercadería, luego se empieza a realizar el cruce con el sistema para corroborar las existencias,
esto es una DEBILIDAD, ya que la toma física de inventarios se lo debe supervisar por Auditoría y
se lo debe hacer cada fin de año.
32
Pregunta 3. ¿La Empresa tiene definido un organigrama y éste es difundido a los empleados para
su conocimiento?
Análisis: La empresa tienen definido un organigrama, pero no es el correcto debido a que no están
bien definidos los departamentos y los empleados desconocen del organigrama. Esto es una
DEBILIDAD que tiene la empresa.
Pregunta 4. ¿Han tenido los empleados capacitaciones para el manejo adecuado del inventario?
Análisis: Los empleados no han tenido capacitaciones para el manejo de inventario, esto es una
DEBILIDAD para la empresa.
Pregunta 5. ¿Conoce usted si la Empresa cuenta con un manual de procedimientos acerca del manejo
de inventarios?
Análisis: Los empleados afirman que no existe un manual de procedimientos con respecto al manejo
de inventarios, para la empresa es una DEBILIDAD.
Pregunta 6. ¿Considera que el espacio físico es el adecuado para almacenar el inventario?
Análisis La bodega es muy pequeña por lo que es incómodo almacenar ahí todos los repuestos que
tiene la empresa, por lo que no está distribuido de la manera correcta, esto es una DEBILIDAD para
la empresa.
2.3 ANÁLISIS FODA
El análisis FODA es una herramienta que permite identificar y analizar fortalezas y debilidades de
la organización, así como las oportunidades y amenazas.
Fortalezas: Aspectos y capacidades especiales que tienen las empresas para tener ventaja ante
la competencia.
Debilidades: Son aquellos factores desfavorables que tienen las empresas.
Oportunidades: Son aquellos factores que forman parte del entorno externo, las cuales hay
que aprovecharlas para beneficio de las empresas.
33
Amenazas: Factores externos que pueden perjudicar a las empresas y al desarrollo de las
mismas.
Tabla 21: Matriz Resumen FODA
CHECOPART’S CÍA. LTDA.
MATRIZ RESUMEN FODA
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Crecimiento poblacional
Población Económicamente Activa
Tecnología de punta
Tasa de interés pasiva
Balanza comercial
Restricción de importaciones
Inflación.
Tasa de interés activa
Riesgo País
Competencia
FORTALEZAS DEBILIDADES
Servicio directo al consumidor
Calidad de los productos
Satisfacción de clientes
Variedad de productos
Precios accesibles
Empleados responsables y comprometidos
para con la empresa
Proveedores confiables y consolidados.
Apropiada logística de proveedores en el
envío de mercadería
Relaciones comerciales duraderas con
proveedores
No existe un control interno de inventarios
Cuenta con un organigrama inadecuado
No cuenta con funciones establecidas para
cada empleado
Insuficiente conocimiento técnico de los
empleados
No existe un manual de procedimientos
con respecto al manejo del inventario
Espacio físico inadecuado para el
almacenamiento de inventario
Emisión irregular de comprobantes de
venta al cliente.
Pedidos a proveedores a destiempo
34
2.4 MATRIZ FODA PARA FORMULACIÓN DE ESTRATÉGIAS
Tabla 22: Matriz Resumen FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1. Servicio directo al consumidor D1. No existe un control interno de inventarios
INTERNOS F2. Calidad de los productos D2. Cuenta con un organigrama inadecuado
F3. Satisfacción de clientes D3. No cuenta con funciones establecidas para cada empleado
F4. Variedad de productos D4. Insuficiente conocimiento técnico de los empleados
F5. Precios accesiblesD5. No existe un manual de procedimientos con respecto al
manejo del inventario
F6. Empleados responsables y comprometidos para con la empresaD6. Espacio físico inadecuado para el almacenamiento de
inventario
EXTERNOS F7. Proveedores confiables y consolidados. D7. Emisión irregular de comprobantes de venta al cliente
F8. Apropiada logística de proveedores en el envío de mercadería D8. Pedidos a proveedores a destiempo
F9. Relaciones comerciales duraderas con proveedores
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
O1. Crecimiento poblacional FO1. Utilizar la tecnología para tener una logística ágil en la
adquisición de inventario
DO1. Aprovechar la tecnología para agilizar procedimientos de
adquisición de mercadería
O2. Población Económicamente Activa FO2. Aplicar adecuadamente el sistema contable DO2. Acondicionar la bodega
O3. Tecnología de puntaFO3. Realizar propaganda de la empresa a través de redes
sociales
DO3. Implementar un sistema de control interno de inventarios en la
Empresa Checopart s
O4. Tasa de interés pasiva FO4. Mantener la variedad de productos DO4. Emitir siempre comprobantes de venta autorizados al cliente.
O5. Balanza Comercial FO5. Ofrecer promociones y descuentos en fechas especiales
35
Tabla 22: Matriz Resumen FODA (continuación)
AMENAZAS ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)
A1. Restricción de importaciones FA1. Aplicar descuentos a clientes por pago al contado DA1. Programar importaciones en forma periódica y oportuna
A2. Inflación. FA2. Mantener precios accesibles DA2. Aplicar normas técnicas para el manejo de inventarios como
son: NIC 2 y Sección 13 de NIIF para PYMES
A3. Tasa de interés activa FA3. Examinar mensualmente las existencias de mercadería DA3. Elaborar un manual de procedimientos con respecto al
manejo de inventarios
A4. Riesgo País FA4. Asegurar al proveedor a través de compras regulares DA4. Elaborar un correcto organigrama estructural de la Empresa
A5. Competencia FA5. Cumplir con los plazos establecidos de pago a proveedores
FA6. Ofrecer bonos por mejor empleado del mes
FA7. Ofrecer créditos a los clientes permanentes
36
Análisis de las Estrategias FO
FO1. Utilizar la tecnología para tener una logística ágil en la adquisición de inventario
(F8, F9, O3)
F8. Apropiada logística de proveedores en el envío de mercadería
F9. Relaciones comerciales duraderas con proveedores
O3. Tecnología de punta
FO2. Aplicar adecuadamente el sistema contable (F1,F3,O3)
F1. Servicio directo al consumidor
F3. Satisfacción de clientes
O3. Tecnología de punta
FO3. Realizar propaganda de la empresa a través de redes sociales (F1, O2, O3)
F1. Servicio directo al consumidor
O2. Población Económicamente Activa
O3. Tecnología de punta
FO4. Mantener la variedad de productos (F1,F3,F4,O2)
F1. Servicio directo al consumidor
F3. Satisfacción de clientes
F4. Variedad de productos
O2. Población Económicamente Activa
FO5. Ofrecer promociones y descuentos en fechas especiales (F1,F3,O1,O2)
F1. Servicio directo al consumidor
F3. Satisfacción de clientes
O1. Crecimiento poblacional
O2. Población Económicamente Activa
Análisis de las Estrategias FA
FA1. Aplicar descuentos a clientes por pago al contado (F3, A5)
F3. Satisfacción de clientes
A5. Competencia
37
FA2. Mantener precios accesibles (F3, F5 ,A5)
F3. Satisfacción de clientes
F5. Precios accesibles
A5. Competencia
FA3. Examinar mensualmente las existencias de mercadería (F4, A1, A2)
F4. Variedad de productos
A1. Restricción de importaciones
A2. Inflación.
FA4. Asegurar al proveedor a través de compras regulares (F2, F7,F9, A2)
F2. Calidad de los productos
F7. Proveedores confiables y consolidados
F9. Relaciones comerciales duraderas con proveedores
A2. Inflación.
FA5. Cumplir con los plazos establecidos de pago a proveedores (F7, F9, A5)
F7. Proveedores confiables y consolidados.
F9. Relaciones comerciales duraderas con proveedores
A5. Competencia
FA6. Ofrecer bonos por mejor empleado del mes (F6,A5)
F6. Empleados responsables y comprometidos para con la empresa
A5. Competencia
FA7. Ofrecer créditos a los clientes permanentes (F3, A5)
F3. Satisfacción de clientes
A5. Competencia
Análisis de las Estrategias DO
DO1. Aprovechar la tecnología para agilizar procedimientos de adquisición de
mercadería (D8,O3)
D8. Pedidos a proveedores a destiempo
O3. Tecnología de punta
38
DO2. Acondicionar la bodega (D6,O3)
D6. Espacio físico inadecuado para el almacenamiento de inventario
O3. Tecnología de punta
DO3. Implementar un sistema de control interno de inventarios en la Empresa
Checopart´s (D1,O3)
D1. No existe un control interno de inventarios
O3. Tecnología de punta
DO4. Emitir siempre comprobantes de venta autorizados al cliente. (D7, O3)
D7. Emisión irregular de comprobantes de venta al cliente.
O3. Tecnología de punta
Análisis de las Estrategias DA
DA1. Programar importaciones en forma periódica y oportuna (D8, A1,A2)
D8. Pedidos a proveedores a destiempo
A1. Restricción de importaciones
A2. Inflación.
DA2. Aplicar normas técnicas para el manejo de inventarios como son: NIC 2 y Sección
13 de NIIF para PYMES (D4, A5)
D4. Insuficiente conocimiento técnico de los empleados
A5. Competencia
DA3. Elaborar un manual de procedimientos con respecto al manejo de inventarios
(D5,A5)
D5. No existe un manual de procedimientos con respecto al manejo del inventario
A5. Competencia
DA4. Elaborar un correcto organigrama estructural de la Empresa(D2,A5)
D2. Cuenta con un organigrama inadecuado
A5. Competencia
39
CAPÍTULO III
3. MARCO TEÓRICO
3.1 NORMATIVA CONTABLE
3.1.1 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF´s)
Las Normas Internacionales de Información Financiera son normas universales que las empresas a
nivel mundial deben seguir de acuerdo al tamaño y actividad económica
Actualmente existen 13 NIIF’s, las cuales se mencionan a continuación:
NIIF 1 Adopción por primera vez de las NIIF’s
NIIF 2 Pagos basados en acciones
NIIF 3 Combinaciones de negocios
NIIF 4 Contratos de seguro
NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones discontinuadas
NIIF 6 Exploración y evaluación de recursos minerales
NIIF 7 Instrumentos financieros: información a revelar
NIIF 8 Segmentos de operación
NIIF 9 Instrumentos financieros
NIIF 10 Estados financieros consolidados
NIIF 11 Acuerdos conjuntos
NIIF 12 Información a revelar sobre participaciones en otras entidades
NIIF 13 Medición del valor razonable
3.1.2 Las NIIF´s en el Ecuador
FaccSistem (2010), La Superintendencia de Compañía mediante Resolución No. 08.G.D.DSC.010
del 20 de noviembre del 2008 estableció el siguiente cronograma para la adopción de NIIF por parte
de las compañías que están bajo su control.
40
Figura 29: Cronograma de implementación de acuerdo a la Resolución de la Superintendencia de Compañías
del Ecuador.
En: FACCSISTEM, Tecnología innovadora al servicio de su negocio
Según el Artículo 1, de la Resolución No. SC.Q.ICI.CPAIFRS.11.01, emitida por la
Superintendencia de Compañías:
Califica como PYMES a las personas jurídicas que cumplan las siguientes condiciones:
Activos totales inferiores a cuatro millones de dólares
Registren un valor bruto en ventas anuales inferiores a cinco millones de dólares
Tengan menos de 200 trabajadores (personal ocupado). Para este cálculo se tomará el
promedio anual ponderado
3.1.3 NIIF para PYMES
Las NIIF para Pymes es el estándar internacional de información financiera para las pequeñas y
medianas entidades. Fue emitido por la International Accounting Estádar Board (IASB) el 9 de julio de
2009 con el título International Financial Reportin Standard for Small and Mediumsized Entities (IFRS
FOR SME). Al español ha sido traducido oficialmente como Norma Internacional de Información
Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades. (IASC, 2010, pág. 317)
La NIIF PYMES presenta su contenido en secciones, se detallan a continuación:
1. Pequeñas y medianas entidades
2. Conceptos y principios generales
3. Presentación de estados financieros
4. Estado de situación financiera
5. Estado de resultados integrales
6. Estado de cambios en el patrimonio y estado de resultados y ganancias acumuladas
41
7. Estado de flujos de efectivo
8. Notas a los estados financieros
9. Estados financieros consolidados y separados
10. Políticas contables, estimaciones y errores
11. Instrumentos financieros básicos
12. Otros temas relacionados con los instrumentos financieros
13. Inventarios
14. Inversiones en asociadas
15. Inversiones en negocios conjuntos
16. Propiedades de inversión
17. Propiedades, planta y equipo
18. Activos intangibles distintos de la plusvalía
19. Combinaciones de negocio y plusvalía
20. Arrendamientos
21. Provisiones y contingencias
22. Pasivos y patrimonio
23. Ingresos de actividades ordinarias
24. Subvenciones del gobierno
25. Costos por préstamos
26. Pagos basados en acciones
27. Deterioro del valor de los activos
28. Beneficios a los empleados
29. Impuesto a las ganancias
30. Conversión de la moneda extranjera
31. Hiperinflación
32. Hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa
33. Informaciones a revelar sobre partes relacionadas
34. Actividades especiales
35. Transición a la NIIF para las pymes
3.1.4 NIIF para PYMES. Sección 13. Inventarios
Esta sección proporciona una guía para la determinación del costo y su posterior reconocimiento como
un gasto, lo que incluye cualquier rebaja en el precio de venta estimado menos los costos de terminación
y venta. Una entidad evaluará si hay indicios de que alguna partida de los inventarios podría estar
deteriorada (es decir, el importe en libros excede el precio de venta estimado menos los costos de
terminación y venta) en cada fecha sobre la que se informa. Si existiera tal indicio, deberá comprobarse
el deterioro de valor de esa partida de los inventarios. Además, proporciona una guía sobre las fórmulas
de cálculo de costo que se utilizan para medir los costos incurridos para dar a los inventarios su
condición y ubicación actuales. (Fundación IFRS, 2014)
42
3.1.4.1 Alcance
Esta sección establece los principios para el reconocimiento y medición de los inventarios. Los
inventarios son activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de las operaciones; (b) en
proceso de producción con vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros que se
consumirán en el proceso de producción o en la prestación de servicios. (Fundación IASC, 2010, pág.3)
Figura 30: Reconocimiento y medición de los Inventarios
Esta sección se aplica a todos los inventarios con excepción de:
Figura 31: Instrumentos financieros
Reconocimiento de InventariosPrincipio de la sección 13
Inventarios
Reconocimiento y Medición de los
Inventarios
Poseídos para ser vendidosen el curso normal de lasoperaciones
En proceso de produccióncon vistas a esa venta
En forma de materiales osuministros que se consumiránen el proceso de producción oen la prestación de servicios
Los instrumentos financieros
43
3.1.4.2 Medición de los Inventarios
FUNDACIÓN IASC (versión 2010-1, pág. 6) literal 13.4, establece que: “Una entidad medirá los
inventarios al importe menor entre el costo y el precio de venta estimado menos los costos de
terminación y venta”.
Figura 32: Medición de Inventarios
3.1.4.3 Costo de los Inventarios
Figura 33: Costo de los Inventarios
3.1.4.4 Costos de adquisición
Los costos de adquisición de los inventarios comprenderán el precio de compra, los aranceles de
importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), el
transporte, la manipulación y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías,
materiales o servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán
para determinar el costo de adquisición. (Fundación IASC:, 2010-1, pág. 6)
Figura 34: Costo de adquisición
Importe menor entre el costo y
el precio de venta estimado
Los costos de terminación y
venta
Medición de los Inventarios
Costos de
adquisición
Costos de
transformación
Otros costos
incurridos
Costos de los
inventarios
Precio de
compra Aranceles de
importación
Otros impuestos
(no recuperables
en su naturaleza)
Costos de
adquisición
Otros costos
directos
44
3.1.4.5 Otros costos incluidos en los Inventarios
FUNDACIÓN IASC (versión 2010-1, pág. 14) literal 13.11, establece que: “Una entidad incluirá
otros costos en el costo de los inventarios solo en la medida en que se haya incurrido en ellos para
dar a los mismos su condición y ubicación actuales”.
Figura 35: Otros costos incluidos en los Inventarios
3.1.4.6 Costos excluidos de los Inventarios
Son ejemplos de costos excluidos del costo de los inventarios y reconocidos como gastos en el periodo
en el que se incurren, los siguientes: (a) Importes anormales de desperdicio de materiales, mano de obra
u otros costos de producción. (b) Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios durante el
proceso productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior. (c) Costos indirectos de
administración que no contribuyan a dar a los inventarios su condición y ubicación actuales. (d) Costos
de venta. (Fundación IASC:, 2010-1, pág. 16)
Figura 36: Costos excluidos de los Inventarios
3.1.4.7 Técnicas de medición del costo, tales como el costo estándar, el método de los
minoristas y el precio de compra más reciente.
Una entidad puede utilizar técnicas tales como el método del costo estándar, el método de los minoristas
o el precio de compra más reciente para medir el costo de los inventarios, si los resultados se aproximan
al costo.
Los costos estándares tendrán en cuenta los niveles normales de materias primas, suministros, mano de
obra, eficiencia y utilización de la capacidad. Estos se revisarán de forma regular y, si es necesario, se
cambiarán en función de las condiciones actuales.
El método de los minoristas mide el costo reduciendo el precio de venta del inventario por un porcentaje
apropiado de margen bruto. (Fundación IASC:, 2010-1, pág. 19)
Costos excluidos de los inventarios
Importes anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros costos deproducción
Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios durante el procesoproductivo, previos a un proceso de elaboración ulterior
Costos indirectos de administración que no contribuyan a dar a los inventarios sucondición y ubicación actuales
Costos de venta
Otros costos
incluidos en
los Inventarios
Se incluirá los costos solo en la
medida en que se haya incurrido en
ellos para dar a los mismos su
condición y ubicación actuales.
45
Figura 37: Técnica y Medición del costo
3.1.4.8 Fórmulas de cálculo del costo
Una entidad medirá el costo de los inventarios, distintos de los tratados en el párrafo 13.17, utilizando
los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o costo promedio ponderado. Una entidad
utilizará la misma fórmula de costo para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso similares.
Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de fórmulas
de costo distintas. El método última entrada primera salida (LIFO) no está permitido en esta NIIF”.
(Fundación IASC:, 2010, pág. 21)
NOTA: No está permitido usar el método (LIFO)
Figura 38: Fórmulas del cálculo del costo
3.1.4.9 Deterioro del valor de los inventarios
Los párrafos 27.2 al 27.4 requieren que una entidad evalúe al final de cada periodo sobre el que se
informa si los inventarios están deteriorados, es decir, si el importe en libros no es totalmente
recuperable (por ejemplo, por daños, obsolescencia o precios de venta decrecientes). Si una partida (o
grupos de partidas) de inventario está deteriorada esos párrafos requieren que la entidad mida el
inventario a su precio de venta menos los costos de terminación y venta y que reconozca una pérdida
por deterioro de valor. Los mencionados párrafos requieren también, en algunas circunstancias, la
reversión del deterioro anterior. (Fundación IASC:, 2010-1, pág. 23)
•Tendrá en cuenta los niveles normales de materias primas, suministros,mano de obra, eficiencia y utilización de la capacidad.
Método costo estándar
•Mide el costo reduciendo el precio de venta del inventario por unporcentaje apropiado de margen bruto.
Método de los minoristas
•Toma en cuenta el precio de compra más reciente.
Precio de compra más reciente
Métodos de Primera Entrada Primera Salida (FIFO)
Método de Promedio Ponderado
46
3.1.4.10 Reconocimiento como un gasto
FUNDACIÓN IASC (versión 2010-1, pág. 24) literal 13.20, establece que: “Cuando los
inventarios se vendan, la entidad reconocerá el importe en libros de estos como un gasto en el periodo
en el que se reconozcan los correspondientes ingresos de actividades ordinarias”.
3.1.4.11 Información a revelar
3.1.5 Normas Internacional de Contabilidad (NIC)
Las NIC son normas emitidas por la IASB (International Accounting Standars Board), su objetivo
es que la información financiera sea correcta, es decir con normas para que los estados financieros
sean confiables, para que muestre la situación real de la empresa y así la gerencia pueda tomar
decisiones oportunas y adecuadas.
3.1.6 NIC 2. Inventarios
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental
en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser
diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos. Esta Norma suministra
una guía práctica para la determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como
un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor
neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir
costes a las existencias. (Normas Internacionales de Contabilidad , 1993, pág. 2)
Info
rmac
ión
a r
evel
ar
Las políticas contables adoptadas para la medición delos inventarios, incluyendo la fórmula de costoutilizada
El importe total en libros de los inventarios y losimportes en libros según la clasificación apropiadapara la entidad
El importe de los inventarios reconocido como gastodurante el periodo
Las pérdidas por deterioro del valor reconocidas orevertidas en el resultado de acuerdo con la Sección27.
El importe total en libros de los inventariospignorados en garantía de pasivos
Figura 39: Información a revelar
Figura 39: Información a revelar
47
3.1.6.1 Definición de Inventarios
Los inventarios, los constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para
su posterior venta, tales como materia prima, producción en proceso, artículos terminados, y otros
materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para mantenimiento
que se consuman en el ciclo normal de operaciones. (Comisión de Principios de Contabilidad del
Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. pág. 4)
Zapata (2011, pág. 85) define a inventarios como: “Es el conjunto de mercaderías o artículos que
tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra, venta o fabricación primero
antes de venderlo, en un período económico determinado”.
Podemos decir que los inventarios son los activos más importantes que tiene la empresa, estos se ven
reflejados en el Balance General y en el Estado de Resultados. Los inventarios son disponibles para
la venta por lo que genera utilidad.
3.1.6.2 Objetivos de Inventarios
Tener un buen control de inventarios y que la organización tenga una bodega en donde guardarlos
es esencial para la venta de los mismos y la calidad del producto.
Reducir los riesgos
Tener un control de inventarios ayuda a la organización para prevenir que existanfraudes, robos o substracciones por parte del personal que maneja los mismos tambiénayuda a que el stock de inventarios en bodega sea el adecuado, ni mucho ni poco.
Anticipar las variaciones previstas de la oferta y la demanda
A través de un buen stock en bodega de los productos anticipamos la disminución de laoferta por diferentes cuestiones.
Evitar desperdicios
Se debe proteger al inventario y aún más dar importancia al inventario que se puedadañar.
Figura 39: Información a revelar
Figura 40: Objetivos de Inventarios
48
3.1.6.3 Importancia
Llevar un control y manejo de inventarios en las organizaciones ayuda a que éstas tengan utilidad,
sepan cuanto inventario puede vender en el mes, que la existencia sea adecuada, clasificar los
inventarios en orden de importancia y sobre todo ofrecer al cliente productos que sean de calidad.
3.2 CONTROL INTERNO
3.2.1 Definición
El control interno es una herramienta que se implementa en las empresas con el fin de detectar
cualquier desviación respecto al cumplimiento de los objetivos. En el caso de inventarios, ayuda a
salvaguardar a los mismos, que no exista fraudes o errores y que la información financiera será
razonable.
Mediante la práctica de un buen sistema de control interno las empresas deben aplicar políticas y
procedimientos para que se cumpla los objetivos que se determinó en la Junta General de Socios de
una empresa. Estas políticas y procedimientos deben ser ejecutados por todos los empleados que
conforman la organización.
El hecho de que se aplique un sistema de control interno no proporciona seguridad total en el correcto
desarrollo del mismo, sólo se ofrece una seguridad razonable.
Para poner en práctica un buen sistema de control interno en una empresa se necesita trabajar
conjuntamente, es decir pensar en que la empresa es un solo elemento y que, tanto los socios como
los empleados son parte de la empresa y que todos deben colaborar para el buen funcionamiento de
procesos.
3.2.2 Importancia
Tener un sistema de control interno es muy importante debido a que da confianza a los altos
ejecutivos de que la empresa está realizando sus actividades acorde a las leyes, que sus activos están
protegidos, que no existen fraudes ni errores y que la información financiera sea razonable.
En el caso de Inventarios, un sistema de control interno ayuda al manejo y tratamiento de los mismos,
evita que haya errores, reduce riesgos de fraudes y le da seguridad a los socios de la empresas que la
información financiera es razonable.
49
3.2.3 Objetivos del Control Interno
Según el libro: Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano (MICIL), estos son los
principales objetivos:
Relación entre objetivos y los componentes del control interno
(Coopers and Lybrand, 2012, pág. 23) habla sobre la relacion entre objetivos y componentes del
control interno y los define como: “Existe una relación entre los objetivos, que es lo que la entidad
se esfuerza por conseguir, y los componentes, que representan lo que se necesita para cumplir dichos
objetivos. Esta relación puede ilustrarse mediante una matriz tridimensional”.
Confiabilidad de la información
financiera
Figura 40: Objetivos de Inventarios
Figura 39: Información a revelar
Figura 41: Objetivos del Control Interno
Figura 42: Relación entre objetivos y componentes del Control Interno
En: (Coopers and Lybrand, 2012)
50
Análisis: Podemos observar que para el cumplimiento de los objetivos es necesario tener bien
definidos los componentes de control interno, que la información y comunicación esté definida para
que los objetivos se puedan cumplir y que éstos sean fiables y confiables.
Como conclusión podemos decir que no basta tener los componentes de control definidos, sino se
debe tener objetivos que se vayan a cumplir.
3.2.4 Principios
Los principios son indicadores fundamentales que permiten el correcto desarrollo de los
procedimientos del control interno de cada área o departamento que tiene una entidad.
Los principios son los siguientes:
Aplicables a la Estructura Orgánica
La Estructura Orgánica de una empresa debe definirse partiendo de una adecuada separación de
funciones y departamentos. Contar con un organigrama es fundamental en la empresa, ya que con
esto se define la organización de la empresa y delimita funciones a cada empleado.
Responsabilidad limitada
Este principio trata de la delimitación de funciones y responsabilidades que tienen los socios como
empresa; y también funciones y responsabilidades para cada empleado.
Separación de funciones de carácter incompatible
Este principio es fundamental ya que evita que un mismo empleado ejecute todas las etapas o
procedimientos de un mismo departamento, eso evitará que se genere dependencia del empleado y
que éste cuente con suficiente información para manipular los datos o información y afecte a la
empresa.
Instrucciones por puesto
Es importante que se definan los procesos o pasos que deben seguir los empleados conforme la
función que desempeñen en cada departamento. Esto se lo debe plasmar en un manual de funciones
y procedimientos.
51
Aplicables a la Administración del personal
Selección de personal hábil y capacitado
Este principio permite tener empleados con la capacidad necesaria para desempeñar sus funciones y
con el perfil requerido para ello.
Capacitación continua
La aplicación de este principio permitirá a la empresa contar con personal que esté actualizado y
capacitado que pueda tener juicio crítico.
3.3 MÉTODOS DE CONTROL INTERNO
3.3.1 COSO II
El informe COSO del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadwar Commission
(Comité de la Organización de Patrocinio de la Comisión de Marcas) sobre Control Interno,
publicación editada en los Estados Unidos en 1992, de la versión en inglés, cuya relación del informe
fue encomendada a Coopers & Lybrand, presenta la siguiente definición:
El control interno es un proceso – afectado por el Consejo de Directores de la entidad, gerencia y demás
personal – designado para proporcionar una razonable seguridad en la relación con el logro de los
objetivos de las siguientes categorías; (a) seguridad de la información financiera, (b) efectividad y
eficiencia de las operaciones, y (c) cumplimento con las leyes y regulaciones aplicables.
Con el paso del tiempo en enero de 2001, debido al aumento de preocupación por evaluar y mejorar
el proceso de administración de riesgo, el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission, inició un proyecto con el objeto de desarrollar un marco reconocido de administración
integral de riesgos: identificación, evaluación y gestión integral de riesgo.
La gestión de riesgos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de administración de una
entidad, su dirección y restante personal, aplicable a la definición de estrategias en toda la empresa y
diseñado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organización, gestionar sus riesgos
dentro del riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos”
(Abella Rubio, 2010, pág. 21)
52
Sus componentes son:
1. Ambiente de Control
2. Establecimiento de Objetivos
3. Identificación de Riesgos
4. Evaluación de Riesgos
5. Respuesta al Riesgo
6. Actividades de Control
7. Información y Comunicación
8. Monitoreo
3.3.2 COSO III
En mayo de 2013 el Comité COSO publicó la actualización del Marco Integrado de Control Interno,
cuyos objetivos son: aclarar los requerimientos del control interno, actualizar el contexto de la
aplicación del control interno a muchos cambios en las empresas y ambientes operativos, y ampliar su
aplicación al expandir los objetivos operativos y de emisión de informes. Este nuevo Marco Integrado
permite una mayor cobertura de los riesgos a los que se enfrentan actualmente las organizaciones. (Red
Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno. AUDITOOL, 2016)
Coso III presenta cinco componentes, basados en 17 principios que son:
Ambiente de Control:
Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos.
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión.
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad.
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia.
Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad.
Evaluación de Riesgos
Principio 6: Especifica objetivos relevantes.
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos.
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude.
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes.
Actividades de Control
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control.
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología.
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos.
53
Principio 13: Usa información relevante.
Sistemas de Información
Principio 14: Comunica internamente.
Principio 15: Comunica externamente.
Supervisión del Sistema de Control – Monitoreo
Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes.
Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias.
3.3.3 MICIL
Es un sistema de control ideal para pequeñas y medianas organizaciones especialmente de
Latinoamérica, compuesto por una serie de factores cuya aplicación permite evaluar las áreas
estratégicas del negocio. El modelo define al control interno como un conjunto de procedimientos que
permiten entender ampliamente el resultado de los diferentes procesos internos de la empresa donde se
aplica. Establece que el control debe estar respaldado por políticas y normas que determinen su
importancia, mismas que deben ser aplicadas dentro del comportamiento organizacional de la
institución. Se orienta a salvaguardar los activos de la empresa y verificar la confiabilidad de los datos
contables. (Alejandro, 2011, pág. 59)
Los componentes que se identifican para MICIL son:
1.- Ambiente de Control y Trabajo institucional.
2.- Evaluación de los riesgos para obtener objetivos.
3.- Actividades de control para minimizar los riesgos.
4.- Información y comunicación para fomentar la transparencia.
5.- Supervisión interna continua y externa periódica.
3.3.4 CORRE
El Control de Recursos Ecuador, fue creado por el proyecto anticorrupción Si Se Puede¨; cuyo objetivo
es el de apoyar al Ecuador en la lucha contra la corrupción y es considerado como el medio más eficaz
para prevenir o identificar oportunamente errores irregulares. La condición para el éxito del modelo
planteado es que todos los componentes funcionen en forma coherente y de manera integrada, que se
interrelacionen y que sean aplicados en toda la organización para alcanzar los objetivos previstos, con
el menor riesgo posible. (Alejandro, 2011, págs. 59-60)
3.3.5 COBIT
Se define como Control of Objectives for Information and Related Technology. Surge en 1996 y es un
marco de control interno para tecnologías de información. Su propósito fundamental se enfoca en que
éstas promuevan los procesos de la organización para producir información útil en el logro de sus
objetivos. (Franklin, 2013)
54
Principios del Cobit:
Satisfacer las necesidades de las partes interesadas.
Cubrir la empresa de extremo a extremo.
Aplicar un modelo de referencia único integrado.
Hacer posible un enfoque holístico.
Separar el gobierno de la gestión.
3.4 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
3.4.1 Método descriptivo
Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las
diferentes unidades o departamentos.
A continuación un ejemplo de la narración del proceso de venta de mercaderías:
EMPRESA XYZ
NARRATIVA DE PROCEDIMIENTO DE VENTA DE MERCADERÍA
FECHA DE OBSERVACIÓN: 05-DIC-2015
DESARROLLO:
La mercadería solicitada por el cliente es verificada en el sistema por la persona encargada.
Si hay existencia del repuesto solicitado, inmediatamente pide al bodeguero que le traiga el
repuesto para que el cliente pueda ver y así decida si lo compra o no.
Se establece el precio del mismo.
Si el cliente decide comprarlo, la persona encargada hace elegir al cliente la forma de pago
(crédito o al contado). Si es al contado recibirá un descuento.
Inmediatamente se registra en el sistema la salida de la mercadería y se procede a realizar la
debida factura para darle al cliente.
Hallazgos a la Narrativa:
1. El bodeguero no registra la salida de mercadería de bodega, a través de un documento
firmado por la cajera.
2. La mercadería no tiene un manejo adecuado, debido a que la bodega no está en
óptimas condiciones.
3. Cuando la factura es llenada a mano, no es detallada la mercadería vendida.
Figura 43: Proceso venta de mercadería
55
3.4.2 Método de cuestionario
Consiste en el empleo de cuestionarios con preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las
operaciones y quien es el encargado de hacerlo. En este caso los cuestionarios se harán al personal
encargado del manejo de inventarios.
A continuación un modelo de cuestionario de control interno para Inventarios:
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EMPRESA XYZ
COMPONENTE A AUDITAR: Inventarios
RESPONSABLE: Sr. ____________
No Pregunta SI N
O
N/A Observacione
s
P/
T
C/T
1 ¿Se tiene un registro de salidas de
productos de bodega?
2 ¿Se efectúa periódicamente verificaciones
de inventario?
3 ¿Existe un manual de funciones para el
departamento de bodega?
4 ¿Se registra inmediatamente las
transacciones contables cuando existe
venta de mercaderías?
5 ¿El manejo del sistema contable es el
adecuado y confiable?
6 ¿Los documentos de respaldo llegan
conjuntamente con la adquisición de
mercadería?
7 ¿Se lleva un registro de existencia de
inventario?
8 ¿El espacio físico de bodega es el
adecuado?
9 ¿Se registra en los debidos documentos la
entrada de mercadería a bodega?
10 ¿Sólo el bodeguero maneja la bodega?
SUMAN
Elaborado por:
Supervisado por:
Aprobado por:
Figura 44: Modelo de cuestionario de control interno - Inventarios
56
3.4.3 Método gráfico
Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares
donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.
Diagrama de flujo (Flujograma)
Consiste en la representación gráfica de una secuencia de operaciones de un determinado proceso o
procedimiento en orden cronológico, en la elaboración de los mismos es importante establecer el
significado de cada una de las figuras que formarán parte de la narración gráfica de las operaciones.
Símbolo Descripción
Inicio o fin.- Inicio o fin de un proceso
Documento.- Cualquier documento de papel;
por ejemplo un cheque o una factura de pago
Operación manual.- Cualquier operación
manual, como preparar una factura de pago o
conciliar un estado bancario.
Proceso.- Representa el procedimiento del
proceso o líneas de instrucción del programa a
realizar.
Decisión.- Toma de una decisión y se divide
en dos posibilidades: si y no
Datos.- Ingreso de datos al sistema
(almacenamiento).
Archivo.- Este símbolo significa el archivo de
documentos, almacenar documentos.
Dirección.- Representa la dirección del flujo.
Figura 45: Símbolos para elaboración de flujogramas
57
A continuación el Flujograma del Procedimiento de Venta de Mercadería:
Procedimiento de Venta de Mercadería
VENTAS CLIENTE CONTABILIDAD
INICIO
Recibe el pedido
efectuado por el cliente
Verifica su existencia
en el sistema
Determina si la compra
es al contado o a
crédito.
Si es al contado
procede a facturar
con el respectivo
descuento.
Si es a crédito procede a verificar la antigüedad de cartera y condiciones de pago. Realiza la factura
Procede a realizar la
contabilización de la
venta.
Recibe Factura de Venta
FIN
no
si
Figura 46: Flujograma - Procedimiento de Venta de Mercadería.
58
3.5 INFORME COSO II - ERM
El Comitte del Enterprise Risk Management – Integrated Framewort (COSO II) emitió un nuevo
informe mejorado, el cual permite administrar, identificar, evaluar y gestionar los riesgos, en
septiembre del 2004, debido a varios escándalos e irregularidades en las empresas.
A continuación un gráfico donde muestra su evolución:
Figura 47: Evolución del COSO.
En: (Coopers and Lybrand, 2012)
3.5.1 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
3.5.1.1 Ambiente de Control
El ambiente de control es el primer elemento del control interno, analiza el comportamiento laboral,
cultural, relaciones de los empleados de una organización. El entorno de control marca las pautas de
comportamiento en una organización, y tiene una influencia directa en el nivel de concienciación del
personal respecto al control. (Coopers and Lybrand, 2012)
Según el SAS 78, dice: “El ambiente de control establece el tono de una organización, influyendo la
conciencia del control de la gente. Constituye el fundamento de los otros componentes del control
interno, proporcionando disciplina y estructura”. (s.f)
Este componente permite conocer cuáles son los atributos que tienen los empleados de una entidad
tales como: integridad, valores éticos, asignación de autoridad, habilidades. Todos estos aspectos
son muy importantes para que el empleado pueda desenvolverse en sus funciones con ánimo,
ligereza, eficiencia y eficacia, ya que esto conlleva a que sean productivos y la empresa cumpla sus
objetivos.
59
Este primer elemento puede considerarse como la base de los demás componentes del control interno
ya que permite medir el desempeño de todos los niveles de la organización sobre todo a la alta
dirección.
Dentro de este componente se establecen ocho factores que son:
Filosofía de la gestión de riesgos: Refleja los valores de la entidad, influenciando su cultura y estilo
de operar.
Cultura al riesgo: Fomenta en los empleados una cultura al riesgo para reducir el mismo.
Integridad y valores éticos: Inculca un comportamiento correcto hacia los empleados y que tengan
valores morales.
Visión del directorio: El directorio es el encargado de formular y fijar objetivos a nivel de entidad.
Compromiso de competencia profesional: La alta dirección debe definir niveles de competencia
para cada puesto de trabajo para que los empleados se preparen y capaciten, para lograr que la
empresa tenga personal idóneo y capacitado en cada área de trabajo.
Estructura organizativa: El directorio es el encargado de elaborar la estructura organizativa y
difundir a los empleados de la empresa.
Asignación de autoridad y responsabilidad: Determinar una autoridad ayuda a que los procesos
determinados se lleven a cabo y se cumplan con responsabilidad.
Políticas y prácticas de recursos humanos: Políticas que fijan el comportamiento que deben tener
los empleados, así crear un ambiente laboral adecuado.
3.5.1.2 Evaluación de Riesgos
Según el Statement on Auditin Standars define a la evaluación de riesgos como: SAAS 78 “La
valoración del riesgo es la identificación de la entidad y el análisis de los riesgos importantes para
lograr los objetivos, formando una base para la determinación de como los riesgos deben ser
manejados”.
Este segundo componente permite a la gerencia identificar y analizar cuidadosamente los factores
que están interfiriendo en el no cumplimiento de objetivos. Una vez identificados los riesgos se
procede a tratarlos y manejarlos para que éstos no sean un impedimento en el cumplimiento de
objetivos en la organización. Estos riesgos se debe evaluar desde dos perspectivas: probabilidad e
impacto.
60
Establecimiento de Objetivos
Los objetivos se establecen de acuerdo a la misión de la entidad.
Figura 48: Objetivos de la misión de la entidad
Identificación de Riesgos
PricewaterhouseCoopers (2012, pág. 28) “Se deben identificar eventos potenciales que afectan la
implementación de la estrategia o el logro de los objetivos, con impacto positivo, negativo o ambos”
Técnicas de Identificación de Riesgos
Análisis FODA
Identificación de eventos
Talleres de trabajo
Entrevistas
Cuestionarios y encuestas
Análisis del flujo de procesos
Evaluación de Riesgos
PricewaterhouseCoopers (2012, pág. 30) “Permite a la entidad considerar el grado en el cual eventos
potenciales podrían impactar en el logro de los objetivos. La evaluación de riesgos puede realizarse
desde dos perspectivas: probabilidad de ocurrencia e impacto”
Respuesta al Riesgo
• Son elaborados por los altos directivos de la empresa.
• Consiste en plantear metas de alto nivel estratégico para cumplir objetivos de corto, mediano y largo plazo.
Objetivos estratégicos
• Deben estar alineados con la estrategia. seleccionada
• Son objetivos mas específicos.
• Se categorizan en: operativos, confiables y de cumplimiento.
Objetivos relacionados
• Se alinea directamente a los objetivos estratégicos
• Determinar niveles de tolerancia que puede tener la entidad con respecto al riesgo.
Riesgo aceptado y niveles de tolerancia
61
En la evaluación de las respuestas al riesgo, la Gerencia considera varios aspectos
Figura 49: Respuesta de riesgo
3.5.1.3 Actividades de Control
Según el Statement on Auditin Standars dice que: “Las actividades de control las constituyen las
políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia son llevadas a
cabo”. (SAS 78)
Son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia se lleven a
cabo. Estas políticas y procedimientos hacen que los riesgos que enfrenta la empresa no tengan
mayor impacto. Las actividades de control se aplican en todos los niveles de la organización y en
todas las funciones que los empleados realizan, tales como: autorizaciones, aprobaciones,
verificaciones, conciliaciones, segregación de funciones.
Las actividades de control se clasifican en:
Controles preventivos
Controles de detección
Controles correctivos
3.5.1.4 Información y Comunicación
Según el Statement on Auditin Standars dice que: “La información y comunicación representan la
identificación, captura e intercambio de la información en una forma y tiempo que permita a la gente
llevar a cabo sus responsabilidades”. (SAS 78)
Respuesta al Riesgo
Evitarlo
Compartirlo Reducirlo
Aceptarlo
62
Es la recolección de la información pertinente que debe ser comunicada al personal para que las
funciones asignadas sean realizadas con responsabilidad. La comunicación debe ser eficaz de manera
que fluya en todas las direcciones a través de todos los departamentos de la organización, de arriba
hacia abajo y viceversa.
La comunicación emitida por la alta gerencia hacia todo el personal deberá ser clara, las
responsabilidades del control han de tomarse de una manera seria en toda la organización, se deberá
difundir a los empleados para que tengan un compromiso alto al aplicar las actividades para mejorar
el sistema de control interno. Para esto se deberá contar con medios tecnológicos para comunicar la
información a todos los niveles.
Asimismo, tiene que haber una comunicación eficaz con terceros, como clientes, proveedores,
organismos de control y socios.
3.5.1.5 Supervisión y Monitoreo
Según el Statement on Auditin Standars dice que la supervisión y monitoreo es: “La vigilancia es un
proceso que asegura la calidad del control interno sobre el tiempo”. (SAS 78)
Es importante monitorear el control interno para determinar si está operando en la forma esperada y
si es necesario hacer modificaciones. Se puede tener actividades de monitoreo permanente el cual se
hace periódicamente y también se puede realizar evaluaciones separadas las cuales no son rutinarias.
3.6 INDICADORES DE GESTIÓN
3.6.1 Definición
Un indicador de gestión es una interpretación cuantitativa sobre la relación de dos o más variables,
el cual permite evaluar el comportamiento o desempeño de una empresa, departamento o de
cualquier variable que se quiera analizar.
Se conoce como indicador de gestión a aquel dato que refleja cuáles fueron las consecuencias de
acciones tomadas en el pasado en el marco de una organización. La idea es que estos indicadores sienten
las bases para acciones a tomar en el presente y en el futuro (Grandes Pymes, 2013)
3.6.2 Importancia
63
Cervera (2015, pág. 29) dice que: “Los indicadores de gestión son necesarios para realizar el
seguimiento, la medición y el análisis de resultados previstos en los proceso”.
Por lo tanto tener indicadores de gestión que midan cualquier proceso que realiza la empresa es
sumamente importante para tomar decisiones de mejoramiento de las mismas.
3.6.3 Clasificación
Los indicadores pueden clasificarse como:
Según su tipo:
• Procesos
• Aprendizaje
• Crecimiento
• Satisfacción cliente
Según su naturaleza
• Eficiencia
• Eficacia
• Efectividad
Según su aplicación
• De monitoreo
• De cumplimiento
• De control
• De aplicación
• De resultados
• De evaluación
• Operativos
Formulación de Indicadores de Gestión
64
Tabla 23: Formulación de Indicadores de Gestión.
3.7 MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN
3.7.1 Definición
Franklin (2013), dice que: “La matriz de indicadores de gestión es una herramienta estratégica que incorpora la información de
manera integral, lo que permite alinear la información para su análisis, monitorear la relación objetivos-
indicadores-metas y la retroalimentación de los resultados de las evaluaciones para mejorar el
desempeño organizacional.”
3.7.2 Objetivos
Identificar cuales indicadores tiene la empresa y cuáles necesitan mejoramiento.
Determinar cuáles indicadores se está utilizando.
Ayudar a la gerencia para tomar decisiones.
3.7.3 Estructura de la Matriz de indicadores
Nombre del indicador.- Nombre del indicador con respecto al tema a medir.
Dimensión a medir.- Pueden ser: eficiencia, eficacia, calidad y economía.
Definición de indicador.- Expresa la utilización del indicador, su finalidad y su uso.
Método de cálculo.- Es la fórmula que se va a aplicar para obtener el resultado del indicador
Unidad de medida.- Se debe especificar la unidad de medida que se va a aplicar como: tasa,
porcentaje, unidades monetarias, unidades de peso, unidades de longitud y unidades de tiempo.
Frecuencia de medición.- Periodicidad con la que se va aplicar el indicador, éstos pueden ser:
largo plazo, mediano plazo y corto plazo.
Línea base.- Valor del indicador que se establece como punto de referencia para poder
evaluarlo.
Metas.- Se establece niveles máximos de logro de cumplimiento de los indicadores.
Sentido del indicador.- Muestra el significado que tiene un indicador: positivo o negativo
OBJETIVO INDICADOR ÍNDICE META
Tiempo real de entrega
Tiempo de entrega programado
Unidades devueltas
Unidades vendidas
Ofrecer productos de calidad para
satisfacer al consumidor.
Tiempo de entrega Menor al 30%
Calidad 20%
65
66
Tabla 24: Matriz de indicadores de gestión
Nombre del
indicador
Dimensión
a medir
Definición del indicador Método de cálculo Unidad de
medida
Frecuencia
de medición
Línea base Metas Sentido
CUANTITATIVOS
Adquisiciones
Eficiencia
Conocer el porcentaje de
compras que ejecuta la
empresa
Adquisiciones ejecutadas
Total de adquisiciones ∗ 100
Porcentaje
Trimestral
Año 2015
75%
Positivo
Objetivos
alcanzados
Eficacia
Conocer el porcentaje de
objetivos alcanzados de la
empresa
Objetivos alcanzados
Objetivos definidos∗ 100
Porcentaje Anual Año 2015 75% Positivo
Procedimientos
aplicados
Eficiencia
Conocer el porcentaje de
procedimientos aplicados
Procedimientos aplicados
Procedimientos alcanzados∗ 100
Porcentaje Anual Año 2015 71% Positivo
Estrategias Eficacia Conocer el porcentaje de
estrategias implementadas
Estrategias implementadas
Total de estrategias∗ 100
Porcentaje Anual Año 2015 40% Negativo
67
Tabla 24: Matriz de Indicadores de gestión (continuación)
CUALITATIVOS
Desempeño de los
empleados
Eficiencia
Determinar la forma de evaluar el
desempeño de los empleados
Evalúa y selecciona entre:
Buena
Mala
Regular
Cualitativo
Trimestral
Año 2015
Regular
Negativo
Capacidad de la
bodega para
almacenamiento
Eficiencia
Conocer si la bodega es apta y con
suficiente capacidad para
salvaguardar el inventario
Evalúa y selecciona entre:
Bueno
Malo
Regular
Cualitativo
Semestral
Año 2015
Malo
Negativo
Nivel el cual los
empleados están
comprometidos a
cumplir los objetivos
de la empresa
Eficiencia
Conocer nivel de compromiso de
los empleados para cumplir los
objetivos
Evalúa y selecciona entre:
Alto
Medio
Bajo
Cualitativo
Anual
Año 2015
Alto
Positivo
68
3.8 MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS SEGÚN NIIF PARA PYMES
Los métodos de valoración de inventarios o fórmulas del costo que permiten y reconocen las NIIF
completas y las NIIF para PYMES son:
3.8.1 Método FIFO
Según el IASB, NIC 2, Inventarios dice: “La fórmula FIFO, asume que los productos en inventarios
comprados o producidos antes, serán vendidos en primer lugar y, consecuentemente, que los
productos que queden en la existencia final serán los producidos o comprados más recientemente”
(Literal 20)
3.8.2 Método Promedio Ponderado
Según el IASB, NIC 2, Inventarios, literal 27 dice:
Si se utiliza el método o fórmula del costo promedio ponderado, el costo de cada unidad de producto se
determinará a partir del promedio ponderado del costo de los artículos similares, poseídos al principio
del período, y del costo de los mismos artículos comprados o producidos durante el periodo. El
promedio puede calcularse periódicamente o después de recibir cada envío adicional, dependiendo de
las circunstancias de la entidad.
3.9 RANGOS DE EXISTENCIAS
Para que el control interno sea efectivo se necesita tener rangos de existencias del inventario, éstos
son:
Sobreabastecimiento.- Acumulación de inventario innecesario en la bodega, esto genera que se
eleven los costos de los productos.
Desabastecimiento.- Presencia casi nula de inventarios en bodega, esto provoca que no se
pueda cumplir con pedidos de clientes, demoras en entrega de mercadería, pérdidas
económicas y baja la credibilidad hacia el cliente.
69
3.10 MARCO HIPOTÉTICO
3.10.1 Hipótesis
La hipótesis se basa en una presunción de algo, o puede ser la posibilidad de que algo se descubra o se
crea de ese fenómeno o cosa; son frases o enunciados que tratan sobre lo que se está investigando, no
son verdaderas y al final pueden o no comprobar los hechos investigados, pero no por ello dejan de ser
un elemento dentro del proceso de investigación; pues, ya sea que en las conclusiones se afirme, se
niegue, se confirme, se rechace, se dé la razón o contradiga lo vertido como texto en la hipótesis, ese
resultado sigue siendo ciencia o conocimiento científico nuevo. (Hernández Sampieri, 2010)
A continuación se plantea tres hipótesis acerca de la falta de control interno de inventarios en la
Empresa Checopart’s Cía. Ltda.:
1. La falta de procedimientos permanentes de toma física de inventarios, hace que la información
contable con la información física no sea confiable.
2. El desconocimiento del manejo y control de inventario que tienen los empleados se debe a que
la empresa no cuenta con manuales de funciones y flujogramas de procedimientos para el
tratamiento de inventario.
3. La aplicación de la Sección 13 de las NIIF para PYMES mejorará el control de inventarios en
la Empresa.
3.10.2 Definición de variables de estudio
Wigoski (2010), dice: “Las variables en la investigación, representan un concepto de vital
importancia dentro de un proyecto. Las variables, son los conceptos que forman enunciados de un
tipo particular denominado hipótesis”.
Por cada hipótesis se necesita identificar tanto la variable dependiente como la independiente.
Wigoski (2010), refiere que: “La variable independiente es aquella característica o propiedad que
se supone ser la causa del fenómeno estudiado”. “La variable dependiente es la propiedad o
característica que se trata de cambiar mediante la manipulación de la variable independiente. Las
variables dependientes son las que se miden”.
A continuación definición de variables por cada hipótesis planteada:
70
3.10.3 Análisis de hipótesis y variables
Hipótesis 1:
La falta de procedimientos permanentes de Toma Física de Inventarios, hace que la
información contable con la información física no sea confiable.
Variable Independiente 1 (VI1H1):
La falta de los procedimientos permanentes de Toma Física de Inventarios
Variable Dependiente 1 (VD1H1):
La información contable y la información física no coinciden
Hipótesis 2:
El desconocimiento del manejo y control de inventario que tienen los empleados se debe a que
la empresa no cuenta con manuales de funciones y flujogramas de procedimientos para el
tratamiento de inventario.
Variable Independiente 2 (VI2H2):
No se cuenta con manuales de funciones y flujogramas de procedimientos para el tratamiento de
inventarios
Variable Dependiente 2 (VD2H2):
Desconocimiento del manejo y control de inventarios que tienen los empleados
Hipótesis 3:
La aplicación de la Sección 13 de las NIIF para PYMES mejorará el control de inventarios en
la Empresa.
Variable Independiente 3 (VI3H3):
La aplicación de la Sección 13 de las NIIF para PYMES
Variable Dependiente 3 (VD3H3):
Mejoramiento del control de inventarios en la Empresa
71
Tabla 25: Variables de estudio
No. Variables de estudio Parámetros de medida Técnica Herramientas Aplicación a:
VI1H1
La falta de los procedimientos
permanentes de toma física de inventarios
La toma física de inventarios se realiza
irregularmente.
Toma física de
inventarios.
Instructivo para
la Toma Física
de Inventarios.
Bodega y Contabilidad
VD1H1
La información contable y la información
física no coinciden.
Comparación de reportes existentes en
el Sistema contable con las existencias
físicas.
Toma física de
inventarios.
Cuestionario
para entrevista
Bodega y Contabilidad
VI2H2
No se cuenta con manuales de funciones
y flujogramas de procedimientos para el
tratamiento de inventarios
Inexistencia de manual de funciones
Inexistencia de flujogramas.
Entrevista.
Cuestionario
para entrevista.
Gerencia y Bodega
VD2H2
Desconocimiento del manejo y control de
inventarios que tienen los empleados
Existe desconocimiento de normas
técnicas.
Existe confusión en el manejo de
inventarios.
Entrevista
Cuestionario
para entrevista.
Bodega, Gerencia y
Contabilidad
VI3H3
La aplicación de la Sección 13 de las NIIF
para PYMES.
Sección 13 - NIIF para PYMES
Capacitación
sobre NIIF
para PYMES.
Talleres
planificados
Bodega, Gerencia y
Contabilidad
VD3H3
Mejoramiento del control de inventarios
en la Empresa.
Control interno de inventarios
inadecuado.
Observación.
Indicadores de
Gestión
Bodega, Gerencia y
Contabilidad
72
CAPÍTULO IV
4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DE INVENTARIOS BASADO EN LA SECCIÓN 13 DE LAS NIIF PARA PYMES
Introducción
El análisis del problema que tiene la Empresa Checopart’s Cía. Ltda., pone en evidencia la falta de
un adecuado control interno y manejo de inventarios, no existe un conocimiento real sobre la
existencia de los productos y no cuenta con procedimientos definidos para el manejo de inventario.
Esto genera confusión en el tratamiento de la mercadería, pérdidas económicas y, sobre todo,
desmejora la atención oportuna al cliente.
La aplicación de la Propuesta será esencial, puesto que ayudará a los empleados a obtener
conocimientos técnicos sobre el manejo de inventarios, el control de los mismos se realizará de
manera correcta y el manejo del sistema contable será eficiente y sin errores. Esto redundará en el
incremento de las ventas y de nuevas fuentes de trabajo, lo que contribuirá al desarrollo social y
económico del país.
Objetivos
Objetivo General
Proporcionar a la Empresa Checopart’s una herramienta útil y necesaria que conducirá al
correcto manejo y control interno de inventarios.
Objetivos Específicos
Establecer procedimientos de un sistema de control interno de inventarios, basado en la
Sección 13 de las NIIF para PYMES, que puedan aplicarse técnicamente para un manejo
óptimo del inventario.
Generar un compromiso empresa-empleados, mediante capacitaciones al personal de la
Empresa acerca del manejo de inventarios y atención al cliente.
Se propone la elaboración de un manual en el que se detallan los procedimientos necesarios que
deben realizarse para que el manejo y control de inventarios sea eficiente y ayude a la Empresa
73
Checopart’s a generar más ingresos económicos. Se empezará por reestructurar el direccionamiento
estratégico de la empresa.
4.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRÁTEGICO
4.1.1 Misión
La Misión juega un papel muy importante cuando una empresa se crea, debido a que es la razón por
la cual se formó para ofrecer un bien o un servicio al cliente. Definir una misión en la empresa es
dar comienzo a la planificación estratégica, es decir desde la misión se pueden formular los objetivos
que la empresa desea lograr en corto, mediano o largo plazo.
Para la formulación de la misión se debe responder las siguientes preguntas:
¿Quiénes somos?
¿Qué buscamos?
¿Qué hacemos?
¿Dónde lo hacemos?
¿Por qué lo hacemos?
¿Para quién trabajamos?
Se propone la siguiente misión para Checopart’s Cía. Ltda.:
4.1.2 Visión
La visión es de igual manera esencial en la empresa, define como la organización se quiere ver en
un futuro, es decir es una expectativa de lo que quiere llegar a ser luego de varios años de
funcionamiento.
Para la formulación de la visión se debe responder las siguientes preguntas:
La Empresa “Checopart’s Cía. Ltda., comprometida siempre a satisfacer las necesidades de
los clientes con el respeto y amabilidad que le caracteriza, ofrece repuestos de vehículos
Skoda y Volkswagen de la mejor calidad y con los mejores precios del mercado. Presta su
excelente servicio en el Distrito Metropolitano de Quito.
74
¿Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio?
¿Cómo seremos en el futuro?
¿Qué haremos en el futuro?
¿Qué actividades desarrollaremos en el futuro?
Se propone la siguiente visión para Checopart’s Cía. Ltda.:
4.1.3 Objetivos
Los objetivos son acciones que se van a realizar a corto, mediano y largo plazo. Deben ser concretos,
medibles, no muy ambiciosos y que se puedan cumplir en un tiempo determinado. Se debe asignar
un responsable para el cumplimiento de los mismos.
Objetivo General propuesto para Checopart’s Cía. Ltda.
Objetivos Específicos propuestos para Checopart’s Cía. Ltda.
Permanecer en el negocio de repuestos automotrices como uno de los mejores en el mercado
para posesionarse y tener clientes fieles.
Dar garantía en el producto para que el cliente tenga seguridad de la calidad del mismo.
Fortalecer las relaciones con los clientes a través de un buen trato hacia ellos con respeto y
compromiso para generar lazos afianzados entre cliente-empresa.
Brindar seguridad y estabilidad laboral a sus empleados para el crecimiento empresarial.
La Empresa Checopart’s Cía Ltda., en el año 2021 se posesionará en el mercado de repuestos
automotrices como una de los mejores en su ramo, a nivel nacional, brindando estabilidad a sus
colaboradores y mayores fuentes de trabajo para el desarrollo de nuestro País.
Ofrecer repuestos automotrices de la mejor calidad, con la garantía adecuada y asesoría
técnica para satisfacer las necesidades del cliente afianzando así su fidelidad.
75
4.1.4 Políticas
Las políticas son: “Los medios para los cuales se logra los objetivos anuales. Las políticas incluyen
directrices, reglas y procedimientos establecidos con el propósito de apoyar los esfuerzos para lograr
los objetivos establecidos. Las políticas con guías para la toma de decisiones y abordar situaciones
respectivas recurrentes.” (Fred R., 2013, pág. 13)
Se propone las siguientes políticas para Checopart’s Cía. Ltda:
Políticas para inventarios
Politicas generales:
De acuerdo a la sección 13 de las NIIF PYMES, la información que deberá ser revelada con relación
a los inventarios son:
Las políticas y procedimientos para el tratamiento de los inventarios, como son: compra,
venta, devolución ventas.
La fórmula del costo utilizada por la Empresa es Promedio Ponderado.
Clasificación de los inventarios, según las marcas de vehículos y el importe de cada uno de
ellos.
Revelar las pérdidas por deterioro del valor en el caso que hubiera.
Políticas Funcionales:
Departamento Administrativo
Contabilidad
Registrar las transacciones comerciales que se presenten el ejercicio económico en el sistema
contable.
Conciliar inventarios físicos con los registros del sistema.
Verificar tomas físicas de inventarios.
Utilizar documentos autorizados en las transacciones de compra-venta
76
Contabilidad Externa
Elaborar Estados Financieros anuales
Efectuar declaraciones de impuestos ante el SRI.
Contabilizar los artículos clasificándolos según el plan de cuentas existente.
Departamento de Compras y Bodega
Compras
Realizar los trámites correspondientes para la compra de mercadería.
Revisar si la capacidad que tiene la bodega es la adecuada antes de realizar la adquisición de
mercadería.
La adquisición de inventario se debe hacer previo autorización de Contabilidad, una vez
aprobado el presupuesto.
Se debe efectuar el 100% de las compras programadas en el año.
Bodega
Verificar si el inventario ingresado es el correcto y sustentado con documentos autorizados.
Llevar un registro de cantidades máximas y mínimas por cada repuesto.
Utilizar tarjetas kárdex por cada repuesto, en el cual se registrará ingresos, salidas y
existencias.
Despachar mercadería previo presentación de la debida factura.
Utilizar el documento despacho de mercadería siempre que sale mercadería de bodega.
Si existiera novedades como equivocaciones en los pedidos hacia el cliente, deberá notificar
inmediatamente a Compras.
Realizar toma física de inventarios bajo supervisión de Auditoría.
Departamento de Ventas
Ventas
Verificar la existencia de los repuestos, cuando realice una venta de mercadería.
Entregar al cliente documentos autorizados por el SRI cuando se realice la venta.
Cumplir los objetivos de ventas establecidos.
Ofrecer un correcto servicio al cliente.
Cumplir el 100% de las ventas mensuales programadas.
77
4.1.5 Principios y Valores
Se ha propuesto los siguientes principios y valores para Checopart’s Cía. Ltda.
Tabla 26: Principios y valores propuestos a la Empresa Checopart’s
PRINCIPIOS DE CHECOPART’S CIA.
LTDA
VALORES DE CHECOPART’S. CIA.
LTDA.
Proveedores
Mantener respeto hacia los proveedores,
confiando que ellos nos proveen productos de
la mejor calidad.
Honestidad
Ofrecer a los clientes lo que la empresa pueda.
Actuar con la verdad.
Colaboradores
Reconocer el talento y el compromiso fiel de
sus colaboradores creando un ambiente de
confianza y compañerismo ameno, lo que
impulsa a que sigan mejorando día a día.
Trabajo en equipo
Trabajar en equipo ayuda mucho a que las
personas se desenvuelvan y mejoren su calidad
en el trabajo que realizan.
Clientes
Trabajar con sus clientes siempre ofreciendo
productos con calidad y garantía con un
servicio rápido y eficiente.
Puntualidad
Hacer las cosas a tiempo y en el lugar que sea
conveniente, siempre enfocándose a la
satisfacción de los clientes.
4.1.6 Organigramas
Un organigrama es la representación básica de la organización, permite conocer como esta
estructurado, sus funciones, departamentos y jerarquía que existe y sobre todo la dependencia que
existe entre departamentos.
Para la elaboración de un organigrama se debe tomar en cuenta cuales son las funciones que tiene la
empresa, luego de esto se debe clasificar por áreas dichas funciones, inmediatamente se procede a
realizar un borrador del esquema con la ayuda del Gerente General, una vez aprobado se procede a
difundir a los empleados de la empresa.
78
Organigrama Estructural
Se ha propuesto el siguiente organigrama estructural para Checopart’s Cía. Ltda.
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
PRESIDENCIA
GERENCIA GENERAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE VENTASDEPARTAMENTO DE COMPRAS
Y BODEGA
CONTABILIDAD
VENTASCOMPRAS
AUDITORÍA EXTERNA
ASESORÍA CONTABLE EXTERNA
BODEGA
Figura 50: Organigrama estructural propuesto para la Empresa Checopart’s.
79
Organigrama Funcional
JUNTA GENERAL DE SOCIOSAprobar los Estados Financieros de cada período fiscal.Tomar decisiones luego de analizar los resultados obtenidos.Decidir si existe aumentos de capital
PRESIDENCIA Evaluar la gestión que realiza el gerente general.Reemplazar al gerente general si este tuviera que ausentarseTomar decisiones que compete a Presidencia
GERENCIA GENERAL
Representar legalmente a la empresa.Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de la empresa.Tomar decisiones administrativas, operativas y económicas.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Procedimientos para la contabilidad llevada a cabo en la empresa
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Procedimientos para ventas de mercadería
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y BODEGA
Tratamiento y manejo de inventarios
CONTABILIDAD
Registrar las transacciones
comerciales que se presenten
en el ejercicio económico.
VENTAS
Cumplir los objetivos de ventas
establecidos.
Satisfacer las necesidades de
los clientes.
COMPRAS
Realizar los trámites para la adquisición de mercaderías del extranjero.
BODEGA
Receptar la mercadería que ingresa a la bodega.Despachar la mercadería al cliente.Llevar tarjetas Kárdex por cada repuestoAlmacenar la mercadería en bodega.
AUDITORÍA EXTERNA
Contratar profesionales con título de cuarto nivel para que realicen inspecciones acerca del manejo de inventarios.
ASESORÍA CONTABLE
EXTERNA
Elaborar Estados Financieros.
Efectuar declaraciones de
impuestos y anexos ante el
S.R.I
Figura 51: Organigrama Funcional propuesto para la Empresa Checopart’s
80
Organigrama Funcional Checopart’s Cía. Ltda.
Junta General de Socios
Aprobar los Estados Financieros de cada período fiscal.
Tomar decisiones luego de analizar los resultados obtenidos.
Decidir si existe aumentos de capital.
Presidencia
Evaluar la gestión que realiza el Gerente General.
Reemplazar al Gerente General si éste tuviera que ausentarse por viajes, vacaciones u otros
motivos.
Tomar decisiones que compete a Presidencia.
Gerencia General
Representar legalmente a la empresa.
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de la empresa.
Tomar decisiones administrativas, operativas y económicas.
Difundir los reglamentos y políticas de la empresa, si los tuviera.
Elaborar presupuestos.
Auditoría
Contratar profesionales con título de cuarto nivel para que realicen inspecciones acerca del
manejo de inventarios.
Departamento Administrativo
Procedimientos para la Contabilidad que lleva la Empresa.
Contabilidad
Registrar las transacciones comerciales que se presenten el ejercicio económico en el sistema
contable.
Conciliar inventarios físicos con los registros del sistema.
81
Contabilidad Externa
Elaborar Estados Financieros.
Efectuar declaraciones de impuestos ante el SRI.
Contabilizar los artículos clasificándolos según el plan de cuentas existente.
Departamento de Compras y Bodega
Compras
Realizar los trámites correspondientes para la compra de mercadería.
Revisar si la capacidad que tiene la bodega es la adecuada antes de realizar la adquisición de
mercadería.
La adquisición de inventario se debe hacer previo autorización de Contabilidad, una vez
aprobado el presupuesto.
Bodega
Verificar si el inventario ingresado es el correcto y sustentado con documentos autorizados.
Llevar un registro de cantidades máximas y mínimas por cada repuesto.
Utilizar tarjetas kárdex por cada repuesto, en el cual se registrará ingresos, salidas y
existencias.
Despachar mercadería previo presentación de la debida factura.
Utilizar el documento despacho de mercadería siempre que sale mercadería de bodega.
Si existiera novedades como equivocaciones en los pedidos hacia el cliente, deberá notificar
inmediatamente a Compras.
Realizar tomas físicas de inventario bajo supervisión de Auditoría.
Departamento de Ventas
Ventas
Verificar la existencia de los repuestos, cuando realice una venta de mercadería.
Entregar al cliente documentos autorizados por el SRI cuando se realice la venta.
Cumplir los objetivos de ventas establecidos.
Ofrecer un correcto servicio al cliente.
82
4.2 TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
4.2.1 Definición
La toma física de inventarios es un proceso extracontable que se realiza por lo menos una vez al año,
con la finalidad de verificar si lo que está registrado como existencia en las tarjetas kárdex en realidad
se encuentran en bodega. Para realizar correctamente dicho proceso es necesario realizar un instructivo,
en el cual se indiquen las pautas a seguir para que este proceso tenga éxito, además se debe efectuar el
corte documentario de los tres últimos documentos utilizados para ingreso y egreso de inventarios.
(Pilca Recalde, 2012, pág. 118)
Es necesario que las empresas cuenten con el debido instructivo, en el cual se indique los pasos a
seguir para que el proceso sea exitoso.
La Empresa Checopart’s Cía. Ltda., en la actualidad tiene una gran cantidad de repuestos de
diferentes marcas de vehículos, por este motivo será necesario efectuar una toma física de sus
inventarios al finalizar cada año.
Toma Física de Inventarios
Empresa Checopart´s
Objetivo
Establecer procedimientos para una correcta toma física del inventario en la Empresa Checopart´s
Alcance
La toma física se realizará a toda la mercadería que tiene la empresa, esta se encuentra en la bodega.
Base legal y normativa
Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno
Art. 27.- Deducciones generales, numeral 8, literal b, en cuanto a pérdidas en inventarios dice: “Las
pérdidas por las bajas de inventarios se justificarán mediante declaración juramentada realizada ante un
notario o juez, por el representante legal, bodeguero y contador. En el caso de desaparición de los
inventarios por delito infringido por terceros, el contribuyente deberá adjuntas al acta, la respectiva
denuncia efectuada durante el ejercicio fiscal en el cual ocurre, a la autoridad competente y a la
compañía aseguradora cuando fuere aplicable.” (Correa Delgado Rafael, 2011)
83
Sección 13 NIIF PYMES
Párrafo 13.19.- “Los párrafos 27.2 al 27.4 requieren que una entidad evalúe al final de cada periodo
sobre el que se informa si los inventarios están deteriorados, es decir, si el importe en libros no es
totalmente recuperable (por ejemplo, por daños, obsolescencia o precios de venta decrecientes). Si una
partida (o grupos de partidas) de inventario está deteriorada esos párrafos requieren que la entidad mida
el inventario a su precio de venta menos los costos de terminación y venta y que reconozca una pérdida
por deterioro de valor.” (Fundación IASC, 2009)
NIA (Normas Internacionales de Auditoría) 501 Evidencia de Auditoría – Consideraciones
Específicas para Determinadas Áreas
Presencia en el recuento físico de existencias. “Apartado 1.- La dirección habitualmente establece
procedimientos de acuerdo con los cuales se realiza un recuento físico de existencias al menos una vez
al año con el fin de que sirvan de base para la preparación de los estados financieros y, en su caso, para
determinar la fiabilidad del sistema de inventario permanente de la entidad.
Apartado 2.- La presencia en el recuento físico de existencias conlleva: la inspección de las existencias
para determinar su realidad y evaluar su estado, así como la realización de pruebas de recuento; la
observación del cumplimiento de las instrucciones de la dirección y la aplicación de procedimientos
para el registro y control de los resultados del recuento físico de existencias; y la obtención de evidencia
de auditoría con respecto a la fiabilidad de los procedimientos de recuento de la dirección” (Comité
Internacional de Prácticas de Auditoría, 2013).
Responsabilidad
La administración de la empresa tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar
un inventario físico preciso. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos
físicos llevados a cabo.
Procedimientos
Procedimiento previo a la toma física de inventario
Adecuación de la bodega.- Se realizará una re-organización de la mercadería, se limpiara polvos, se
acomodará y se cambiará de puesto a la mercadería si es necesario.
Procedimiento durante la toma física de inventario
Conteo Físico.- Se contará las unidades de cada mercadería, empezando por la primera percha, el
bodeguero contará y registrará la mercadería existente. Se utilizará esferográfico negro y si existe
alguna observación se utilizará un esferográfico rojo.
Reconteo de mercadería.- Una vez contada la mercadería, se volverá a contar con el fin de corroborar
que la información sea la correcta o de detectar errores.
84
Registro de resultados.- Se detallará los resultados de la toma física.
Procedimiento final de la toma física de inventario
Determinación de diferencias y ajustes.- Se realizará un cruce de la información de la toma física
con lo registrado en el sistema contable con el fin de detectar errores. También se realizará un cruce
con la información que arroja el kárdex. Se realizarán los respectivos ajustes si es necesario.
Glosario de términos que van a ser utilizados en el procedimiento de toma física
Inventarios: FUNDACIÓN IASC (versión 2010-1) literal 13.1, establece que: “Los inventarios son
activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de las operaciones; (b) en proceso de
producción con vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros que se consumirán en
el proceso de producción o en la prestación de servicios”. (pág. 3)
Inventario Obsoleto: Activos que por su estado actual ya no pueden ser vendidos o utilizados en el
curso normal de las operaciones. El valor razonable será inferior al valor histórico.
Kárdex: Documento auxiliar en el cual se registra: entradas, salidas y existencias de mercadería en
bodega.
Conteo: Prueba de control necesaria para que no exista error en la toma física de inventarios. Se
puede utilizar conteo por unidades, pesaje o medición.
Reconteo: Comprobación de los resultados del conteo principal para verificar si hay errores o no.
Control: Verificación, supervisión, vigilancia en los procedimientos que existen en la empresa con
el objeto de reducir errores en procedimientos.
85
Formato del documento para la toma física de inventarios
CHECOPART’S CÍA. LTDA.
Dirección: Av. Eloy Alfaro No. 41-59 entre Río Coca y Granados
Telf.: 023342563
TOMA FÍSICA
DE
INVENTARIOS
No. 001
Fecha de Inicio:
Lugar de la toma física:
Participantes:
Fecha de término:
No. Código Descripción del
repuesto
Cantidad Observaciones
Firma del auditor: Firma del bodeguero:
86
4.3 DOCUMENTOS A UTILIZARSE PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
Para que el control de inventarios sea óptimo es necesario determinar documentos comerciales que
se utiliza en cada procedimiento, entre estos documentos se encuentran los siguientes:
Factura
Nota de Crédito
Comprobante de Ingreso a Bodega
Tarjeta Kárdex de Contabilidad
Tarjeta Kárdex de Bodega
Comprobante de Egreso de Bodega
Orden de compra
4.3.1 Factura
REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS
COMPLEMENTARIOS ( 2010) Art. 11 dice que:
Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de bienes, de la prestación de servicios
o la realización de otras transacciones gravadas con impuestos, considerando lo siguiente: a)
Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el adquiriente tenga derecho
al uso de crédito tributario o sea consumidor final que utilice la factura como sustento de gastos
personales; b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y, c) Cuando se
realicen operaciones de exportación. (pág. 7)
Importancia
La utilización de la Factura es necesaria para tener un respaldo de la mercadería que se vende.
87
Formato de Factura
|
Comercializadora de repuestos de vehículos 000013001
Ciudad: Fecha:
Cliente:
Telf:
Dirección:
RUC / CI:
Vendedor:
COD CANT. DESCRIPCIÓN V. UNIT. V. TOTAL
SON:
CHECOPARTS Cía. Ltda.
RUC: 1792169623001 / AUT. SRI.:1118213272
ELOY ALFARO N41-59 Y GRANADOS
SUBTOTAL
DESCT. __%
Num. Del 13001 al 14000 Fecha de caducidad: 19/sept/2016 Original: Adquiriente, Copia: Emisor. IMPRENTA GRAFICA * RUC: 0501599286001. AUT 3006. Fecha de aut. 19/septiembre/2015
Principal Quito: Av. Eloy Alfaro N41-59 entre Río Coca y Granados frente al Banco Pichincha.
Telf: (02)3342-563 / 0986041984 Correo: [email protected]
Debo y pagaré únicamente a la orden de CHECOPARTS CIA. LTDA.
Este es el único comprobante para cambio o devolución. Revise que su
pedido sea igual a la factura.
CHECOPARTS RECIBIDO
IVA __%
TOTAL
FACTURA S-001-001
ENCABEZADO
CUERPO
PIE
88
Instructivo de Factura
ENCABEZADO DESCRIPCIÓN
Logo de la empresa Marca o logo que representa a la empresa.
Nombre de la empresa Razón social de la empresa.
Actividad Actividad económica que desempeña la empresa.
RUC Identificación asignada como contribuyente en el Servicio de
Rentas Internas.
Autorización SRI Es el número que asigna el S.R.I para la respectiva impresión
del documento.
Dirección Domicilio comercial de la empresa.
Nombre del documento Factura
Número de documento En el que constará el establecimiento, punto de emisión y
serie.
CUERPO DESCRIPCIÓN
Ciudad Ciudad en la que se realiza la transacción.
Fecha Fecha en la que se emite la factura.
Cliente Razón social o nombre de quién adquiere la mercadería.
Teléfono Número telefónico del cliente.
Dirección Dirección del cliente.
RUC/C.C. Número de identificación del cliente.
Vendedor Nombre del vendedor de la mercadería.
Código Números y/o letras que identifica a la mercadería a ser
vendida.
Cantidad Número de artículos a vender.
Descripción Denominación de los productos a ser vendidos.
Valor Unitario Precio unitario de los productos.
Valor Total Multiplicación de la cantidad por el precio unitario de los
artículos.
Subtotal Sumatoria de todos los precios totales de cada tipo de
producto.
Descuento Porcentaje de descuento si lo hubiere.
IVA 12% Impuesto al Valor Agregado (12%)
TOTAL Sumatoria de Subtotal más I.V.A.
Son Descripción del valor total en letras.
Firmas Firmas de responsabilidad.
PIE DESCRIPCIÓN
Dirección y teléfonos de la
empresa
Lugar de la empresa y teléfonos.
Datos de la imprenta Nombre, RUC, autorización, fecha autorización de la
impresión de las facturas.
89
4.3.2 Nota de Crédito
REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS
COMPLEMENTARIOS, Art. 15 dice que:
Las notas de crédito son documentos que se emitirán para anular operaciones, aceptar devoluciones y
conceder descuentos o bonificaciones. Las notas de crédito deberán consignar la denominación, serie y
número de los comprobantes de ventas a los cuales se refieren. El adquiriente o quien a su nombre
reciba la nota de crédito, deberá consignar en su original y copia, el nombre del adquiriente, su número
de Registro Único de Contribuyentes y fecha de recepción. Las facturas que tengan el carácter de
“comercial negociables”, a las que se refiere el Código de Comercio y que en efecto sean negociadas,
no podrán ser modificadas con nota de crédito”. (pág. 9)
Importancia
Utilizar la Nota de Crédito es importante para mantener un control cuando se devuelve mercadería,
esto permite modificar legalmente a la factura y así evitar que se anule la misma.
R.U.C / C.C.:
Ciudad: Teléfono:
COD CANT. DESCRIPCIÓN V. UNIT. V. TOTAL
SUBTOTAL
IVA__%
TOTAL
Recepción de la nota de crédito
Nombre y Apellido:
C.C.: Fecha:
Señores:
Comprobante que modifica:
SON:
IMPRENTA GRAFICA * RUC: 0501599286001. AUT 3006. Fecha de autorizacion: 05/jun/2015.
Num. Del 00001 al 000100 Fecha de caducidad: 05/jun/2016 Original: Adquiriente, Copia: Emisor.
RAZÓN DE LA DENOMINACIÓN:
FIRMA Y SELLO
FECHA AUT: 05/JUN/2015
CHECOPART'S CÍA. LTDA.
RUC: 1792169623001
ELOY ALFARO N41-59 Y GRANADOS
AUT. SRI.:1118213272
000001
Fecha de emisión:
NOTA DE CRÉDITOS-001-001
ENCABEZADO
CUERPO
PIE
90
Instructivo de Nota de Crédito
ENCABEZADO DESCRIPCIÓN
Nombre de la empresa Razón social de la empresa.
RUC Identificación asignada como contribuyente en el Servicio de
Rentas Internas.
Dirección Domicilio comercial de la empresa.
Logo de la empresa Marca o logo que representa a la empresa.
Nombre del documento Nota de crédito.
Número de documento En el que constará el establecimiento, punto de misión y serie
Autorización SRI Es el número que asigna el S.R.I para la respectiva impresión del
documento.
Fecha autorización SRI Año, mes y día que el S.R.I aprueba la impresión del documento.
CUERPO DESCRIPCIÓN
Fecha de emisión.- Fecha en la que se expide la nota de crédito.
RUC/C.C. Identificación de la empresa o persona que solicita la
devolución.
Señores Razón social o nombre de la persona que solicita la devolución.
Ciudad Ciudad donde se realiza la transacción.
Teléfono Teléfono de quien solicita la devolución.
Comprobante que modifica Se identifica a la factura que se hace referencia.
Razón de la denominación Motivo por el que se expide la nota de crédito.
Código Números y/o letras que identifican los productos a ser devueltos.
Cantidad Número de artículos que serán devueltos.
Descripción Detalle de los artículos que serán devueltos.
Valor Unitario Valor al que fueron vendidos los productos.
Valor Total Multiplicación de la cantidad por el valor unitario de los
productos.
Subtotal Sumatoria de los valores totales de cada tipo de producto.
IVA 12% Venta gravada con tarifa 12% I.V.A.
TOTAL Sumatoria del subtotal más I.V.A.
PIE DESCRIPCIÓN
Datos de la imprenta Nombre de la imprenta, R.U.C., autorización, rango de
documentos autorizados.
Fecha de vencimiento Fecha máxima de emisión de la factura.
El original de la Nota de crédito será entregado al adquirente, mientras la copia la deberá archivar
quien emite la Nota de Crédito.
Recepción de la nota de
crédito
Nombre y apellido Persona que recibe la nota de crédito.
C.C. Número de identificación de la persona que recibe el documento.
Fecha de recepción Fecha en la que se recibe la nota de crédito.
Firma y sello Firma de quien emite la nota de crédito y sello de la empresa
emisora.
91
4.3.3 Comprobante de Ingreso a Bodega
Documento necesario para tener un control en el ingreso de mercadería a bodega.
Importancia
La utilización del Comprobante de Ingreso a Bodega es efectivo para el control de los inventarios,
evita alteraciones, confusiones y lleva control de la mercadería que ingresa a bodega.
CHECOPART'S CÍA. LTDA.
RUC: 1792169623001 No.
ELOY ALFARO N41-59 Y GRANADOS 00001
Ciudad:
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
Recibí Conforme:
CÓDIGO
TOTAL
OBSERVACIONES:
COMPROBANTE DE INGRESO
Factura No. :
Fecha:
Proveedor:
A BODEGA
ENCABEZADO
CUERPO
PIE
92
Instructivo de Comprobante de Ingreso a Bodega
ENCABEZADO DESCRIPCIÓN
Logo de la empresa Marca o logo que representa a la empresa.
Nombre de la empresa Razón social de la empresa.
RUC Identificación asignada como contribuyente en el Servicio de
Rentas Internas.
Dirección Domicilio comercial de la empresa.
Nombre del documento Comprobante de Ingreso a Bodega.
Número de documento En el que constará el secuencial.
CUERPO DESCRIPCIÓN
Fecha Fecha en la que ingresa la mercadería a bodega.
Ciudad Ciudad donde se realiza la transacción.
Factura Número de factura donde se detalla la mercadería que ingresa a
bodega.
Proveedor Nombre del proveedor.
Descripción Detalle de la mercadería ingresada.
Código Código establecido a cada mercadería.
Cantidad Cantidad de productos que ingresa a bodega.
Total Sumatoria de mercadería que ingresa a bodega.
PIE DESCRIPCIÓN
Observaciones Detalle de inconsistencias en el caso que hubiera.
Recibí conforme Firma del bodeguero.
4.3.4 Tarjeta Kárdex de Contabilidad
Este documento será de soporte auxiliar del movimiento de mercaderías. Se registrará tanto los
ingresos como las salidas de mercaderías, teniendo en cuenta que en el kárdex de contabilidad se
registrará también los costos unitarios y totales.
Importancia
El uso de la Tarjeta Kárdex de Contabilidad facilita el control de la mercadería, detallando los
movimientos del mismo.
Fórmula de cálculo de los costos unitarios
La Empresa Checopart’s utiliza la fórmula de cálculo Promedio Ponderado, que consiste en sumar
las cantidades existentes en el inventario con las nuevas compras o restarlas con las salidas de
mercadería; se suma los costos totales de las unidades existentes con los costos de las compras o se
restan los costos de las existencias salientes. Luego se divide el costo total obtenido para la cantidad
actual de existencias.
93
Instructivo de Tarjeta Kárdex de Contabilidad
ENCABEZADO DESCRIPCIÓN
Nombre de la empresa Razón Social de la empresa.
RUC Identificación asignada como contribuyente en el Servicio de
Rentas Internas.
Dirección Domicilio comercial de la empresa.
Teléfono Número telefónico de la empresa.
Logo de la empresa Marca o logo que representa a la empresa.
Período del…..al Inicio y término del período del que se registrarán los
movimientos de la mercadería.
CUERPO DESCRIPCIÓN
Nombre del documento Tarjeta Kárdex de Contabilidad.
Artículo Denominación del producto existente en bodega.
Código Letras y/o números que distinguen fácilmente a un producto.
Unidad de medida Forma de medición que se utilizará para contar la cantidad de
producto, por ejemplo unidades, kilos, libras, metros, etc.
Método de valoración Método con el que se valorarán las existencias, por ejemplo con
el Método de Promedio Ponderado.
Fecha Fecha en la que ocurre el movimiento de las mercaderías.
Detalle Descripción de la transacción.
Entradas Este casillero se ocupará cuando se realizan compras, si existieran
devoluciones se colocarán en este mismo espacio, pero se
identificarán con la información entre paréntesis, para efectuar la
respectiva disminución.
Cantidad Número de productos que ingresan a la bodega.
Precio Unitario Precio de cada uno de los productos.
CANT. C/U V. TO TAL CANT. C/U V. TO TAL CANT. C/U V. TO TAL
FIRMA DEL RESPONSABLE:
CHECOPARTS CÍA. LTDA.
R.U.C.: 1792169623001
DIRECCIÓN: Av. Eloy Alfaro No. 41-59 entre Río Coca y Granados
Telf.: 02334256
Período:2016
FECHA DETALLEENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
TARJETA KÁRDEX DE CONTABILIDAD
Artículo: Código:
Unidad de medida:
Método de valoración: PROMEDIO: FIFO: Otros:
ENCABEZADO
CUERPO
PIE
94
Precio Total Multiplicación de la cantidad por el precio unitario de cada
artículo.
Salidas Este casillero se ocupará cuando se efectúa el traslado de las
mercaderías hacia otros departamentos, por ejemplo cuando se
realizan ventas. Cuando existen devoluciones en venta, se
colocará la información en estas columnas pero identificando los
datos entre paréntesis.
Cantidad Número de productos que egresan de la bodega.
Valor unitario Valor por cada unidad de medida identificada.
Valor total Valor que da como resultado al multiplicar la cantidad por el
valor unitario.
Existencias En estas columnas se detallan las existencias que se encuentran en
bodega.
Cantidad Número de productos que existen en bodega.
Valor unitario Costo por unidad de la mercadería existente en bodega.
Valor total Costo total de la mercadería existente en bodega.
PIE DESCRIPCIÓN
Firma del responsable Nombre y firma del responsable.
4.3.5 Tarjeta Kárdex de Bodega
Documento de soporte auxiliar que facilita al bodeguero tener un control de la mercadería, se deberá
registrar las entradas, salidas y existencias de las mismas, en comparación con el kárdex de
contabilidad este formato no maneja valores unitarios ni totales.
Importancia
El manejo de la Tarjeta Kárdex de Bodega, permite efectuar comparaciones de las cantidades
registradas en la contabilidad y las existencias físicas para mantener un mejor control de estos
activos.
95
Instructivo de Tarjeta Kárdex de Bodega
ENCABEZADO DESCRIPCIÓN
Logo de la empresa Marca o logo que representa a la empresa.
Nombre de la empresa Razón Social de la empresa.
RUC
Identificación asignada como contribuyente en el Servicio de Rentas
Internas.
Dirección Domicilio comercial de la empresa.
Teléfono Número telefónico de la empresa.
Período del…..al Inicio y término del período del que se registrarán los movimientos de
la mercadería.
CUERPO DESCRIPCIÓN
Nombre del documento Tarjeta Kárdex de Bodega.
Artículo Denominación del producto existente en bodega.
Código Letras y/o números que distinguen fácilmente a un producto.
Unidad de medida Forma de medición que se utilizará para contar la cantidad de producto,
por ejemplo unidades, kilos, libras, metros, etc.
Método de valoración Método con el que se valorarán las existencias, por ejemplo con el
Método de Promedio Ponderado.
Fecha Fecha en la que ocurre el movimiento de las mercaderías.
Detalle Descripción de la transacción.
Entradas Cuando se realizan compras de mercaderías.
Cantidad Número de artículos que ingresan a la bodega.
Salidas Salida de las existencias de bodega.
Cantidad Número de artículos que egresan de la bodega.
Existencias En estas columnas se detallan el total de existencias a la fecha.
Cantidad Número de artículos que permanecen aún en la bodega.
PIE DESCRIPCIÓN
Nombre encargado de bodega Nombre y apellido del funcionario encargado de la bodega.
Firma Rúbrica o firma del bodeguero responsable.
Artículo: Código:
Otros:
Unidad de medida:
CHECOPARTS CÍA. LTDA.
R.U.C.:1792169623001
DIRECCIÓN: Av. Eloy Alfaro No. 41-59 entre Río Coca y Granados
Telf.: 02334256
Período:__________________
TARJETA KÁRDEX DE BODEGA
Método de valoración: PROMEDIO: FIFO:
FECHA DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD
Firma:
Nombre encargado de bodega:____________________________
ENCABEZADO
CUERPO
PIE
96
4.3.6 Comprobante de Egreso de Bodega
Documento que es necesario para tener un control de la mercadería que sale de la bodega.
Importancia
La utilización del Comprobante de Egreso de Bodega, permite tener un control de los inventarios,
porque en este documento se detallan información de la salida de mercadería de la bodega.
CHECOPART'S CÍA. LTDA.
RUC: 1792169623001 No.
ELOY ALFARO N41-59 Y GRANADOS 00001
Ciudad:
CÓDIGO CANTIDAD
Recibí Conforme: Despachado por:
TOTAL
OBSERVACIONES:
DE BODEGA
Fecha:
Factura No. :
Cliente:
DESCRIPCIÓN
COMPROBANTE DE EGRESO
ENCABEZADO
CUERPO
PIE
97
Instructivo de Comprobante de Egreso de Bodega
ENCABEZADO DESCRIPCIÓN
Logo de la empresa Marca o logo que representa a la empresa
Nombre de la empresa Razón Social de la Empresa.
R.U.C. de la empresa Identificación que le asigna a la empresa el
Servicio de Rentas Internas.
Dirección de la empresa Domicilio comercial de la empresa.
Nombre del documento Comprobante de Egreso de Bodega.
No. de documento Serie del documento.
CUERPO DESCRIPCIÓN
Fecha Fecha cuando sale la mercadería de bodega.
Ciudad Ciudad en la que se realiza la transacción.
Factura No. de factura que presenta el cliente.
Cliente Nombre del cliente a quien se entrega la
mercadería.
Código Código asignado a la mercadería.
Descripción Detalle del producto a despacharse.
Cantidad Cantidad de productos a despacharse.
Total Sumatoria total de la mercadería a despacharse.
PIE DESCRIPCIÓN
Observaciones Detalle de novedades que se presentaren.
Recibí conforme Nombre y apellido de la persona que recibe el
pedido. Firma de responsabilidad.
Despachado por Nombre y apellido del funcionario de bodega
que entrega el pedido. Firma de
responsabilidad.
4.3.7 Orden de Compra
Documento en el cual se detalla la mercadería que la empresa necesita adquirir. Este documento lo
utiliza bodega.
Importancia
La Orden de Compra es necesaria para enlistar productos que la empresa debe adquirir y así tener
existencia suficiente para ofrecer al cliente.
98
Instructivo de Orden de Compra
ENCABEZADO DESCRIPCIÓN
Logo de la empresa Marca o logo que representa a la empresa.
Nombre de la empresa Razón Social de la empresa.
RUC Identificación asignada como contribuyente en el
Servicio de Rentas Internas.
Dirección Domicilio comercial de la Empresa
Nombre y número del documento Orden de compra, numero del documento.
CUERPO DESCRIPCIÓN
Fecha Fecha en que se emite la Orden de Compra.
Código Código asignado a la mercadería.
Descripción Detalle del producto solicitante.
Cantidad Unidades requeridas de cada producto.
Total Cantidad total de productos requeridos.
PIE DESCRIPCIÓN
Elaborado por Nombre del responsable que realiza la Orden de
Compra. Bodega
Firma Firma de quien elaboró la Orden de Compra
Autorizado por Nombre de la persona que se responsabiliza por la
orden de compra emitida.
Firma Firma de la persona que autoriza la orden de compra.
CHECOPART'S CÍA. LTDA.
RUC: 1792169623001 No.
ELOY ALFARO N41-59 Y GRANADOS 00001
Ciudad:
CÓDIGO CANTIDAD
Autorizado por: Firma:
TOTAL
ORDEN DE
COMPRA
Fecha:
DESCRIPCIÓN
Elaborado por: Firma:
ENCABEZADO
CUERPO
PIE
99
4.4 ANÁLISIS DE INDICADORES PARA CONTROL DE INVENTARIOS
4.4.1 Indicadores cuantitativos
Adquisiciones
Para este indicador se considerará las compras relacionadas con mercadería importada.
A continuación se enlista el total de compras y se marca con una X, aquellas que han sido
programadas.
Tabla 27: Indicadores de adquisiciones
NO. PROGRAMADAS DESCRIPCIÓN
1 X Compra de enero 2015
2 X Compra de abril 2015
3 X Compra de julio 2015
4 Compra de octubre 2015
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎ñ𝑜 2015
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑎ñ𝑜 2015=
3
4= 75%
Se puede observar que no fueron cumplidas todas las compras programadas en el año, este porcentaje
no es bueno ya que se deben cumplir todas las compras para que la empresa tenga productos y pueda
vender al cliente.
Objetivos alcanzados
Tabla 28: Indicadores de Objetivos alcanzados
NO. OBJETIVO MARCA
1 Permanecer en el negocio de repuestos automotrices como uno de los mejores
en el mercado para posesionarse y tener clientes fieles.
2 Ofrecer garantía en el producto para que el cliente tenga seguridad de la
calidad del mismo.
X
3 Fortalecer las relaciones con los clientes a través de un buen trato hacia ellos
con respeto y compromiso para generar lazos afianzados entre cliente-
empresa
X
4 Brindar seguridad y estabilidad laboral a sus empleados
100
𝑂𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑎𝑙𝑐𝑎𝑛𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠
𝑂𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑓𝑖𝑛𝑖𝑑𝑜𝑠=
2
4= 50%
De los objetivos definidos por la empresa solo el 50% fueron cumplidos, esto es algo negativo ya
que los empleados y Directivos no se comprometen para con la empresa.
Procedimientos aplicados
A continuación se enlista los procedimientos necesarios para la empresa y se marca con una X,
aquellos que han sido aplicados.
Tabla 29: Indicadores de Procedimientos aplicados
NO. APLICADOS DESCRIPCIÓN
1 X Adquisición de mercadería.
2 Almacenamiento de mercadería
3 X Venta de mercadería
4 Devolución de venta de mercadería
5 X Cobro de ventas a crédito
6 X Contabilización de transacciones
7 X Pago proveedores
𝑃𝑟𝑜𝑐𝑒𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑎𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 =
5
7= 71%
Se puede observar que del 100% de procedimientos, solo el 71% han aplicado, porcentaje que es
negativo, ya que se necesita que todos los procedimientos se ejecuten para que la Empresa vaya bien.
Estrategias implementadas
A continuación se enlista varias estrategias relacionadas a la actividad de la empresa y se marca con
una X, aquellas que han sido implementadas.
Tabla 30: Indicadores de Estrategias Implementadas
101
NO APLICADOS DESCRIPCIÓN
1 Capacitar a todo el personal de la Empresa
3 X Cumplir con los plazos establecidos de pago a proveedores
4 Acondicionar la bodega
5 X Elaborar un correcto organigrama estructural de la Empresa
6 Emitir siempre comprobantes de venta autorizados al cliente
7 Implementar un sistema de control interno de inventarios en la Empresa
Checopart´s
8 Aplicar normas técnicas para el manejo de inventarios como son: NIC 2
y Sección 13 de NIIF para PYMES.
9 X Mantener la variedad de productos
10 X Ofrecer promociones y descuentos en fechas especiales.
𝐸𝑠𝑡𝑟𝑎𝑡𝑒𝑔𝑖𝑎𝑠 𝑖𝑚𝑝𝑙𝑒𝑚𝑒𝑛𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑠𝑡𝑟𝑎𝑡é𝑔𝑖𝑎𝑠=
4
10= 40%
Del 100% de estrategias solo el 40% fueron implementadas en la Empresa, porcentaje negativo ya
que si se quiere cumplir objetivos se debe aplicar estrategias.
4.4.1.1 Tabulación de resultados
Tabla 31: Tabulación de resultados Indicadores de Gestión
INDICADORES DE GESTIÓN
DETALLE RESULTADOS META
Adquisiciones 0,5 1
Objetivos alcanzados 0,75 1
Procedimientos aplicados 0,71 1
Estrategias implementadas 0,4 1
102
Figura 52: Resultados de Indicadores de Gestión
4.4.2 Indicadores cualitativos
Tabla 32: Indicadores cualitativos
No. Indicador Ponderación
1 Determinación de cómo se mide el desempeño Regular
2 Capacidad para almacenar la mercadería en la bodega Mala
3 Nivel en el cual los empleados están comprometidos a cumplir los
objetivos de la empresa
Alto
4.4.2.1 Análisis de resultados
Se puede observar que los empleados están comprometidos para que la empresa pueda cumplir los
objetivos planteados, pero no basta sólo el compromiso sino el trabajo diario para que el desempeño
de los mismos sea bueno. Por otra parte el espacio físico no es el adecuado, esto genera una
despreocupación por parte del funcionario de bodega para mantener la mercadería en perfecto orden.
4.5 EVALUACIÓN DE RIESGOS EN LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA
0,5
0,75 0,71
0,4
1 1 1 1
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
RESULTADOS
META
103
Tabla 33: Evaluación de riesgos
DETERMINACIÓN DE RIESGO
CONFIANZA BAJA MODERADA ALTA
15% - 45% 46% - 75% 76% - 95%
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
8 - 10 5 – 7 1 - 4
4.5.1 Cuestionario de Control Interno- Inventarios
Tabla 34: Cuestionario de Control Interno – Inventarios
EMPRESA CHECOPART´S CÍA. LTDA.
ÁREA DE INVENTARIOS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RESPUESTAS EVALUACIÓN
No.
PREGUNTAS SI
SI
NO
NO
N/A
N/A
CA
LIF
ICA
CIÓ
N
PU
NT
AJ
E
TO
TA
L
OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
1 ¿Existe un entorno adecuado para fomentar
la creatividad y la innovación?
X 7 10
2 ¿El personal que labora en la Empresa
reúne los requisitos necesarios para realizar
las actividades asignadas de manera
adecuada?
X 7 10
3 ¿Existe un Organigrama Estructural bien
definido?
X 5 10 La empresa no cuenta con
un organigrama bien
definido
4 ¿Existe una buena relación entre el personal
de ventas y bodega?
X 8 10
104
5 ¿Los empleados que manejan inventario
saben cuáles son sus funciones y
responsabilidades?
X 7 10
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Establecimiento de Objetivos
6 ¿Los objetivos se definen mediante previo
análisis técnico?
X 5 10 La empresa no realiza un
análisis técnico previo
para establecer objetivos
7 ¿Se plantea metas para las compras y
ventas de mercadería?
X 7 10
Identificación de Riesgos
8 ¿La empresa cuenta con un análisis FODA? X 3 10 La empresa no ha
realizado un análisis
FODA
9 ¿Existe compromiso por parte de los
funcionarios del área de bodega para
identificar riesgos internos o externos?
X 7 10
Evaluación de Riegos
10 ¿Para evaluar riesgos se los hace teniendo
en cuenta hechos pasados?
X 7 10
11 ¿Se evalúa riesgos considerando el impacto
que tiene?
X 3 10 La empresa no evalúa
riesgos considerando el
impacto que tiene
Respuesta al Riesgo
12 ¿La empresa ejecuta acciones para
responder al riesgo?
X 4 10 La empresa no ejecuta
suficientes acciones para
responder al riesgo
ACTIVIDADES DE CONTROL
13 ¿Se establece políticas para el manejo de
inventarios?
X 4 10 La empresa no tiene
políticas del manejo de
inventario
14 ¿La empresa protege sus inventarios con
seguro de robo?
X 8 10
15 ¿Existe manual de procedimientos para el
manejo de inventarios?
X 4 10 La empresa no tiene
manual de
procedimientos para el
manejo de inventarios
16 ¿Se efectúa periódicamente evaluaciones
para conocer la existencia de inventarios?
X 7 10
105
17 ¿La mercadería que ingresa a bodega está
debidamente sustentada con documentos
necesarios?
X
3 10 No cuenta con
documentos internos de
control cuando ingresa
mercadería a bodega
18 ¿La mercadería que sale de bodega está
debidamente sustentada con documentos
necesarios?
X 3 No cuenta con
documentos internos de
control cuando la
mercadería sale de
bodega
19 ¿La contabilización de inventarios se lo
registra en el momento de la transacción?
X 8 10
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
20 ¿La empresa utiliza tecnología para el
manejo de inventarios?
X 7 10
21 ¿Se reporta mensualmente las ventas que se
realizaron?
X 10 10
22 ¿Existe suficiente información actual del
tratamiento técnico de inventarios?
X 3 10 Los empleados no tienen
la debida información
para el tratamiento
técnico de inventario
23 ¿Las decisiones de la Gerencia son
comunicadas al personal?
X 8 10
24 ¿Se comunica a los empleados el adecuado
manejo de inventarios?
X 3 10 No existe comunicación
del adecuado manejo de
inventarios
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
25 ¿Se evalúa periódicamente resultados de
compras, ventas y devoluciones de
mercadería con índices de gestión?
X 3 10 No evalúa
periódicamente
resultados mediante
índices de gestión
26 ¿Al final del periodo contable se monitorea
los resultados?
X 7 10
27 ¿Se evalúa los riesgos detectados con
índices de gestión?
X 4 10 No se evalúan riesgos
mediante índices de
gestión
TOTAL 149 270
Elaborado por: Mireya A. Pilataxi A.
Supervisado por:
Aprobado por:
106
Tabla 34: Cuestionario de Control Interno – Inventarios (continuación)
Calificación de riesgo
Calificación Porcentual Grado de Confianza
15% - 50% BAJA
51% - 75% MODERADA
76% - 95% ALTA
SIMBOLOGÍA
CP Confianza Ponderada
CT Calificación Total
PT Ponderación Total
FÓRMULA: NIVEL DE CONFIANZA
NC = Calif. Obt. X 100
PT
= Nivel de Confianza
NC = 149 X 100
270
= 55.18%
CÁLCULO DEL RIESGO DE CONTROL
100 - Nivel de confianza = 100– 55.18= 44.82%
CONCLUSIÓN
De acuerdo al análisis anteriormente efectuado, se puede deducir que:
El grado de confianza es: MODERADA
El nivel de riesgo es: MEDIO
Elaborado por: Mireya A. Pilataxi A.
Supervisado por:
Aprobado por:
107
Figura 53: Matriz Probabilidad - Impacto
Tabla 35: Análisis de aplicación de cuestionario de control interno – inventarios
DEBILIDADES RECOMENDACIONES
La empresa no cuenta con un organigrama
bien definido.
Elaborar un organigrama correcto, delegando
funciones a cada departamento y con líneas de
autoridad.
La empresa no realiza un análisis técnico
previo para establecer objetivos.
Definir objetivos generales y específicos a corto,
mediano y largo plazo previo análisis técnico.
La empresa no ha realizado un análisis
FODA.
Realizar un análisis FODA, para conocer
oportunidades, amenazas (externas), fortalezas y
debilidades (internas).
La empresa no evalúa riesgos considerando
el impacto que tiene
Se debe evaluar posibles riesgos considerando el
impacto que tiene para saber cómo va a
responder la Empresa con dichos riesgos.
La empresa no tiene políticas del manejo de
inventario.
Establecer políticas de manejo de inventario en:
Compras
Ventas
Devolución en ventas
Entrada de mercadería a bodega
Salida de mercadería de bodega
La empresa no tiene manual de
procedimientos para el manejo de
inventarios
Elaborar un manual de procedimientos para el
manejo de inventarios.
Baja Moderada Alta
15% - 45% 46% - 75% 76% - 95%
Alto Medio Bajo
Nivel de Confianza
Nivel de Riesgo
108
Tabla 35: Análisis de aplicación de cuestionario de control interno – inventarios. (Continuación)
La empresa no cuenta con documentos
internos de control cuando ingresa
mercadería a bodega
Se deberá tener documentos de sustento cuando
la mercadería ingrese a bodega, también se
deberá registrar en tarjetas kárdex.
No cuenta con documentos internos de
control cuando la mercadería sale de bodega
Se deberá tener documentos de sustento cuando
la mercadería sale de bodega, también se deberá
registrar en tarjetas kárdex.
Los empleados no tienen la debida
información para el tratamiento técnico de
inventario
Capacitar a los empleados sobre el tratamiento
del inventario, dando a conocer la Sección 13 de
las NIIF para PYMES y la NIC 2.
La empresa no evalúa periódicamente
resultados mediante índices de gestión
Evaluar resultados de compras, ventas y
devoluciones de mercadería mediante índices de
gestión para que la Gerencia tome decisiones.
4.6 ASIENTOS TIPO DE CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS
Asiento tipo de ingreso de mercadería importada
Para registrar mercadería en tránsito, es decir cuando llegan los documentos pero aun no ingresa la
mercadería.
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
XX Importaciones en tránsito
Crédito tributario IVA
Cuentas por pagar
xxx
xxx
xxx
v/. Registro de mercadería en transito
Transferencia de importación en tránsito a inventario.
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
XX Inventario
Importaciones en tránsito
xxx
Xxx
v/. Registro de ingreso de mercadería a bodega
109
Asientos tipo de venta de mercadería
Para registrar venta de mercaderías
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
XX Caja- Bancos
1% Anticipo Retención fuente
Venta de Mercadería
12% IVA
xxx
xxx
xxx
xxx
v/. Registro de mercadería en transito
También se registra la salida de mercadería de bodega, disminuyendo la Partida Inventarios y
generando el Costo de Venta en el período correspondiente al ingreso ordinario, como especifica la
Sección 13 NIIF PYMES.
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
XX Costo de ventas
Inventario de Mercaderías
xxx
xxx
v/. Registro de costo de ventas
4.7 ANÁLISIS DE CANTIDADES MÁXIMAS Y MÍNIMAS EN LOS INVENTARIOS
Bravo Valdiviezo (2013) dice que: “El control de existencias en todos los inventarios es de gran
importancia, de tal manera que la empresa pueda satisfacer adecuada y oportunamente sus
necesidades y especialmente los requerimientos de los clientes” (pág. 159).
El control de cantidades o existencias el cálculo de tres niveles de existencia:
Existencias máximas
Existencias mínimas
Existencias críticas
Este cálculo se debe aplicar en cada producto y registrarse en la respectiva tarjeta kárdex.
Existencia Máxima
Bravo Valdiviezo (2013) dice que: “Es la cantidad maxima que la empresa debe mantener en stock
con el fin de cubrir eventuales deficiencias en los suministros. Se determina considerando la
demanda, consumo o venta maxima y el tiempo de reposicion o de reemplazo” (pag 159)
110
El exceso de existencias puede ocasionar que el inventario se deteriore, dinero sin movimiento y los
costos y gastos de bodega sean en vano.
Existencia Mínima
Bravo Valdiviezo (2013) dice que: “Es el nivel de stock que debe permanecer en existencia para
satisfacer a los clientes en la empresa comecial o para que los procesos productivos no se
interrumplan en el caso de las empresas manufactureras. Se determina considerando la demanda,
consumo o venta mnima periodica y el tiempo mínimo de reposicion o de reemplazo.” (pag 159)
La insuficiencia de existencias ocasiona pérdida de clientes, disminución de las ventas y de sus
utilidades.
Existencia crítica
Bravo Valdiviezo (2013) dice que: “ Es el nivel mas bajo al que puede llegar el stock o inventario
en el caso que fallen los suministros normales de los proveedores. Si dse llega a este nivel la
empresa debe establecer mecanismos extraordinarios o especiales de ocmpras para atender
adecuadamente los clientes” (pag 160)
La existencia crítica ocasiona problemas, riesgo declarado y peligro.
111
4.7 EXPLICACIÓN DE LA TRANSICIÓN A NIIF PARA PYMES EN LOS
INVENTARIOS
FASE 1.- DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
Análisis de procedimientos, objetivos y políticas que se desarrollan entorno a los inventarios.
Análisis de la estructura organizativa y funcional que tiene la empresa y cómo ellas influyen
en el manejo de los inventarios.
FASE 2.- CONCEPTUALIZACIÓN
Análisis de los conceptos de la Sección 13 NIIF PYMES.
Socialización con los miembros de la empresa, del propósito, los objetivos y beneficios que
se presentan con la implementación de la Sección 13 NIIF PYMES.
FASE 3.- PLANIFICACIÓN Y DISEÑO
Presentación del instructivo para efectuar la Toma física de los inventarios.
Asientos tipo para la contabilización de la cuenta inventarios.
Diseño y explicación de los formularios de control, para mejorar el tratamiento de los
inventarios.
FASE 4.- IMPLEMENTACIÓN
Procedimientos del manejo de inventarios:
Adquisición de inventario
Entrada de mercadería a bodega
Venta de mercadería
Salida de mercadería de bodega
Devolución de mercadería vendida
112
Figura 54: Fases de la transición a NIIF para PYMES
1.1.- Análisis de procedimientos, objetivos, y políticas que se desarrollan entorno a los inventarios.
RESULTADOS DE LA OBSERVACIÓN CONCLUSIÓN
No se encuentran definidos formalmente los procedimientos. Proponer procedimientos
1.2.- Análisis de la estructura organizativa y funcional que tiene la empresa y cómo ellas influyen en el manejo
de los inventarios
RESULTADOS DE LA OBSERVACIÓN CONCLUSIÓN
Estructura organica Se encuentra incompleta y dificulta la comunicación entre niveles. Proponer una estructura organizativa
Estructura funcional No se encuentra definida. Proponer una estructura funcional.
2.1.- Análisis de los conceptos de la Sección 13 de NIIF para PYMES.
Alcance
Medición de los inventarios
Costo de los inventarios
Costo de adquisición
Otros costos incluidos
Costos excluidos de los inventarios
Técnicas de medición de los inventarios
Fórmulas del cálculo del costo
Deterior del valor de los inventarios
Reconocimiento como un gasto
Información a revelar
2.2.- Socialización con los miembros de la empresa de la Sección 13 de las NIIF para PYMES
Inducción de las NIIF para PYMES
Propósitos y objetivos
Beneficios de aplicar los métodos de medición de las NIIF para PYMES.
3.1.- Presentación del instructivo para efectuar la toma física de los inventarios.
Objetivo
Alcance
Base legal y normativa
Responsabilidad
Procedimientos
Formato del documento que respaldará la toma física de inventarios
3.2.- Asientos tipo para la contabilización de la cuenta de inventarios.
Asiento tipo de adquisición de mercadería
Asiento tipo de venta de mercadería
3.3.- Diseño y explicación de los formularios de control, para mejorar el tratamiento de los inventarios.
Factura
Nota de Crédito
Comprobante de Ingreso a Bodega
Tarjeta Kárdex de Contabilidad
Tarjeta Kárdex de Bodega
Comprobante de Egreso de Bodega
Orden de compra
4.1.- Procedimientos del manejo de inventarios
Procedimiento de adquisición de inventario
Procedimiento de entrada de mercadería a bodega
Procedimiento de venta de mercadería
Procedimiento para salida de mercadería de bodega
Procedimiento para devolución de mercadería vendida
FASE 1: DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
FASE 2: CONCEPTUALIZACIÓN
FASE 3: PLANIFICACIÓN Y DISEÑO
FASE 4: IMPLEMENTACIÓN
113
4.8 DESARROLLO SECCIÓN 13 NIIF PARA PYMES EN LA EMPRESA
CHECOPART’S
4.8.1 Alcance de la Sección 13 – NIIF para PYMES
4.8.2 Medición de los Inventarios
Aplicación a la Empresa Checopart´s
Reconocimiento de inventarios
Principio de la Sección 13. Inventarios
Reconocimiento y Medición de los
Inventarios
Poseídos para ser vendidos en el curso normal de las operaciones
Repuestos para vehículos de las marcas: Fabia, Octavia, Felicia.
En proceso de producción con vistas a esa venta
NO APLICA
En forma de materiales o suministros que se consumirán en el proceso de producción o en la prestación de servicios
NO APLICA
Importe menor entre el
costo y el precio de
venta estimado
Los costos de terminación
y venta
Medición de los inventarios
114
4.8.3 Costo de los Inventarios
4.8.4 Costos de adquisición
La Empresa Checopart´s importa repuestos por un valor de $10,000.00 + IVA.
Adicionalmente existen impuestos por: seguros $200; aranceles $1200; transporte: $400; gastos de
importación: 3200.
Precio de la mercadería
Seguros
Aranceles
Gastos de importación
Transporte
TOTAL
$10,000.00
$ 200.00
$ 1,200.00
$ 3,200.00
$ 400.00
$15,000.00
4.8.5 Costos excluidos de los Inventarios
La Empresa Checopart´s tiene costos de venta que son excluidos para el cálculo de costos del
inventario que son:
Sueldos del personal de ventas
Costos de publicidad
Costos de
adquisición
Costos de
transformación
Otros costos
incurridos
Costos de los
inventarios de
Checopart´s
NO APLICA
Aranceles de importación
Precio de compra
Otros costos
Costos de adquisición
Precio de
compra
Aranceles de
importación
Otros impuestos
(no recuperables
en su naturaleza)
Costos de
adquisición
Otros costos
directos
115
4.8.6 Fórmulas de cálculo del costo
La Empresa Checopart´s utilizará la fórmula:
4.8.7 Deterioro del valor de los Inventarios
Checopart’s evaluará al final de cada período si el inventario sufrió algún deterioro, o ventas
decrecientes, si ocurre esto se debe reconocer como una perdida en el valor por deterior.
4.8.8 Reconocimiento como un gasto
Cuando se vendan los repuestos
Se reconocerá el importe como gasto del período,
conjunto con los ingresos correspondientes a la venta
de los libros.
Algunos inventarios pueden distribuirse a otras cuentas de
activo.
Checopart’s no emplea sus inventarios como
componentes de activos propiedad, planta y equipo.
PROMEDIO
PONDERADO
El costo de cada unidad de repuestos se
determinará a partir del promedio ponderado
del costo de los artículos, poseídos al principio
del periodo, y el costo de los mismos
productos comprados durante el período.
116
4.8.9 Información a revelar
Información a revelar
Las políticas contables adoptadas para la medición de los inventarios, incluyendo la fórmula de costo utilizada
Método Promedio Ponderado
El importe total en libros de los inventarios y los importes en libros según la clasificación apropiada para la entidad
Al final de cada periodo
El importe de los inventariosreconocido como gastodurante el periodo
Gastos de inventariosreconocidos en resultados
Las pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas en el resultado de acuerdo con la Sección 27.
Importe si la mercaderia sufrióun deterioro
El importe total en libros de los inventarios pignorados en garantía de pasivos
Solo si se entregaran activoscomo garantía
117
CAPÍTULO V
5. CASO PRÁCTICO
5.1 PROCEDIMIENTOS DEL MANEJO DE INVENTARIOS
5.1.1 Procedimiento de Adquisición de Inventarios
Alcance
El alcance de este procedimiento es desde el momento en que el pedido es solicitado al proveedor
hasta cuando llega a la bodega de la empresa.
Objetivo
Proporcionar procedimientos para la adquisición de mercaderías con el fin de obtener control de la
mercadería, así como información razonable.
Importancia
Tener procedimientos definidos para la adquisición de mercaderías es fundamental para la empresa,
ya que los empleados podrán saber los parámetros para dicho procedimiento, así ya no existirá el
desconocimiento, descontrol y mal manejo de los mismos.
Procedimientos
Para la adquisición de mercadería se procede a realizar lo siguiente:
1. El bodeguero revisa el stock de los repuestos y determina si hay necesidad de comprar o no.
2. Si existe la necesidad, realiza una orden de compra detallando la mercadería que se necesita.
Esto envía a Compras.
3. Compras revisa el pedido y comunica a contabilidad para que verifique si existe presupuesto.
4. Si contabilidad da el visto bueno de que si hay presupuesto, Compras contacta al proveedor
para realizar el pedido.
5. Si no existe presupuesto la compra no se realiza.
6. El proveedor envía vía correo electrónico el detalle de los productos a enviar.
7. Compras aprueba y solicita que se envíe la mercadería.
118
8. Contabilidad realiza el pago del 75% por transferencia al proveedor. Realiza el pago de
impuestos aduaneros por desaduanización de mercadería.
9. En la aduana un agente afianzado realiza los trámites para la aprobación y entrada de
mercadería.
10. Se realiza la efectivización del pago y aprobación de entrada de mercadería.
11. Cuando la mercadería llega a bodega, contabilidad realiza el otro 25% para el pago total de la
factura.
12. Contabilidad realiza el registro contable.
Políticas
Elaborar un detalle de compras cada vez que sea necesario, previo un análisis de repuestos
que se vendan más rápido.
Solicitar cotizaciones a los posibles proveedores.
Revisar si la capacidad que tiene la bodega es la adecuada antes de realizar la adquisición de
mercadería.
Para la adquisición de inventario el responsable de realizar la transacción será el
Departamento de Adquisición previo autorización del Gerente General.
Se pagará el 75% cuando se genere la adquisición y el 25% restante cuando la mercadería
llegue al País.
Se cumplirá con todos los requisitos Aduaneros para la efectivización de la adquisición.
119
Flujograma Procedimiento Adquisición de Inventarios
Procedimiento Adquisición de Inventarios
COMPRASBODEGA CONTABILIDADPROVEEDOR
EXTERIORADUANA
INICIO
Determinar si hay
necesidad de
compra
Elaboración de una
orden de compra
Recibe la orden de compra
Verifica si existe presupuesto para la
compra de mercadería
Visto bueno para la
compra
Solicita al proveedor
la mercadería.
Realiza los trámites
para enviar la
mercadería
Realiza el 75% del
total de la factura
vía transferencia.
Pago de impuestos
debido a tramites de
Aduana.
Agente afinazado
realiza tramites
correspondientes y
efectivizacion del
pago de impuestos
para que ingrese la
mercaderia al Pais.
Recepción y revisión de mercadería en
Bodega.
Pago total de la
factura
Registro contable
FIN
no
sino
si
120
5.1.2 Procedimiento para Entrada de Mercadería a Bodega
Alcance
El alcance de este procedimiento es desde que ingresa la mercadería a la bodega, hasta el
almacenamiento y la codificación.
Objetivo
Determinar procedimientos para la entrada de mercadería a bodega.
Importancia
Tener procedimiento para la entrada a bodega es importante para mantener control de la mercadería,
ahorrando tiempo cuando se realiza cálculos de existencia de las mismas.
Procedimientos
Para la entrada de mercadería a bodega se procede a realizar lo siguiente:
1. El bodeguero recibe la mercadería y revisa cotejando con la factura.
2. Elabora el comprobante de ingreso a bodega y la firma.
3. Entrega el comprobante de ingreso a bodega al personal de ventas.
4. El personal de ventas recibe y firma la recepción de bodega.
5. El personal de ventas entrega una copia del documento a bodega.
6. El bodeguero archiva la copia de la recepción de bodega.
7. El bodeguero actualiza el Kárdex de bodega.
8. Ventas envía una copia a contabilidad para su respaldo.
Políticas
El bodeguero verificará si el inventario ingresado sea el correcto y sin inconsistencias.
Manejará Kárdex por cada repuesto, en el cual se registrará los ingresos y existencias.
Revisará si la mercadería que ingresa a bodega está debidamente sustentado con los
documentos necesarios.
Efectuar los registros de ingreso de mercadería en los respectivos Kárdex.
121
Flujograma Procedimiento de Entrada de Mercadería a Bodega
Procedimiento para Entrada de Mercadería a Bodega
BODEGA VENTAS CONTABILIDAD
INICIO
Recibe la
mercadería y revisa
que corresponda con
el detalle de la
factura.
Recibe y firma la
Recepción de
Bodega
Entrega una copia
del documento
Archivar la copia del
documento
Actualizar Kárdex de Bodega
Enviar notificación
de la entrada de
mercadería a bodega
a contabilidad
Recibe la
notificación para su
respaldo.
FIN
Elabora el comprobante de Ingreso a Bodega
122
5.1.3 Procedimiento de Venta de Mercadería
Alcance
El alcance de este procedimiento va desde que le cliente solicita la mercadería hasta que se realiza
la venta con los respectivos documentos autorizados por el SRI.
Objetivo
Proporcionar lineamientos para la venta de mercadería al cliente.
Importancia
La venta de mercadería es importante para que la empresa tenga ingresos y al final de periodo
contable obtenga utilidades.
Procedimientos
Para la venta de mercadería se procede a realizar lo siguiente:
1. El personal de ventas recibe el pedido efectuado por el cliente, verifica la existencia de los
mismos en el sistema.
2. Verifica si la venta es a contado o crédito.
3. Si la venta es al contado se procede a facturar con el respectivo descuento.
4. Si la venta es a crédito, se verifica la antigüedad de cartera, términos de pago y se procede a
facturar.
5. El personal de ventas entrega al cliente la factura.
6. Contabilidad procede a realizar el respectivo asiento contable.
Políticas
Cuando se realice una venta de mercadería, el encargado de ventas y facturación deberá
verificar la existencia de los repuestos, revisar que el pedido se encuentre acorde al
requerimiento del cliente.
Entregar a los clientes los pedidos solicitados junto con los documentos autorizados.
Si la venta se realiza al contado, se procede a realizar un descuento del 20%.
123
Flujograma Procedimiento de Venta de Mercadería
Procedimiento de Venta de Mercadería
VENTAS CLIENTE CONTABILIDAD
INICIO
Recibe el pedido
efectuado por el cliente
Verifica su existencia
en el sistema
Determina si la compra
es al contado o a
crédito.
Si es al contado
procede a facturar
con el respectivo
descuento.
Si es a crédito procede a verificar la antigüedad de cartera y condiciones de pago. Realiza la factura
Procede a realizar la
contabilización de la
venta.
Recibe Factura de Venta
FIN
no
si
124
Contabilización de Venta de Mercadería
Se vende a un cliente repuestos para vehículo Fabia por el valor de $402.34, con un descuento del
20% al contado, la contabilización sería:
Comercializadora de repuestos de vehículos 000013001
Ciudad: Quito Fecha: 04/03/2016
Cliente:
Telf:
Dirección:
RUC / CI:
Vendedor:
COD CANT. DESCRIPCIÓN V. UNIT. V. TOTAL
2 Disco de freno AGR 280 50 100
4 Pastillas de freno FABIA 45 180
2 Rotula mes BTS LH 36 72
2 Rotula mes BTS RH 36 72
SON:
Num. Del 13001 al 14000 Fecha de caducidad: 19/sept/2016 Original: Adquiriente, Copia: Emisor. IMPRENTA GRAFICA * RUC: 0501599286001. AUT 3006. Fecha de aut. 19/septiembre/2015
Principal Quito: Av. Eloy Alfaro N41-59 entre Río Coca y Granados frente al Banco Pichincha.
Telf: (02)3342-563 / 0986041984 Correo: [email protected]
Debo y pagaré únicamente a la orden de CHECOPARTS CIA. LTDA.
Este es el único comprobante para cambio o devolución. Revise que su
pedido sea igual a la factura.
CHECOPARTS RECIBIDO
84,80
IVA 12% 40,70
TOTAL 379,90
Guerrero Paúl
Asunción y Argentina
0603119058001
xx
DESCT. 20%
CHECOPART'S CÍA. LTDA.
RUC: 1792169623001 / AUT. SRI.:1118213272
ELOY ALFARO N41-59 Y GRANADOS
SUBTOTAL 424
FACTURA S-001-001
´
´
125
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
20/12/2015 Caja
1% Anticipo Retención fuente
Venta de Mercadería
12% IVA
435.91
3.99
399.20
40.70
v/. Registro de mercadería en transito
También se registra la salida de mercadería de bodega, disminuyendo la Partida Inventarios y
generando el Costo de Venta en el período correspondiente al ingreso ordinario, como especifica la
Sección 13 NIIF PYMES.
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
20/12/2015 Costo de ventas
Inventario de Mercadería
368.69
368.69
v/. Registro de costo de ventas
Registro en el Kárdex de Contabilidad
CANT. C/U V. TO TAL CANT. C/U V. TO TAL CANT. C/U V. TO TAL
Saldo Inicial 10 42 420
Compra 50 43 2150 60 42,83333 2570
Venta 2 42,83333 85,66667 58 42,83333 2484,333
FIRMA DEL RESPONSABLE:
CHECOPARTS CÍA. LTDA.
R.U.C.: 1792169623001
DIRECCIÓN: Av. Eloy Alfaro No. 41-59 entre Río Coca y Granados
Telf.: 02334256
Período:2016
FECHA DETALLEENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
TARJETA KÁRDEX DE CONTABILIDAD
Artículo: Disco de freno AGR 280 Código:
Unidad de medida:
Método de valoración: PROMEDIO: FIFO: Otros:
126
CANT. C/U V. TO TAL CANT. C/U V. TO TAL CANT. C/U V. TO TAL
Saldo Inicial 10 41 410
Compra 10 42 420 20 41,5 830
Venta 4 41,5 166 16 41,5 664
FIRMA DEL RESPONSABLE:
CHECOPARTS CÍA. LTDA.
R.U.C.: 1792169623001
DIRECCIÓN: Av. Eloy Alfaro No. 41-59 entre Río Coca y Granados
Telf.: 02334256
Período:2016
FECHA DETALLEENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
TARJETA KÁRDEX DE CONTABILIDAD
Artículo: Pastillas de freno FABIA Código:
Unidad de medida:
Método de valoración: PROMEDIO: FIFO: Otros:
CANT. C/U V. TO TAL CANT. C/U V. TO TAL CANT. C/U V. TO TAL
Saldo Inicial 5 28 140
Compra 10 30 300 15 29,33333 440
Venta 2 29,33333 58,66667 13 29,33333 381,3333
FIRMA DEL RESPONSABLE:
CHECOPARTS CÍA. LTDA.
R.U.C.: 1792169623001
DIRECCIÓN: Av. Eloy Alfaro No. 41-59 entre Río Coca y Granados
Telf.: 02334256
Período:2016
FECHA DETALLEENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
TARJETA KÁRDEX DE CONTABILIDAD
Artículo: Rotula mesa BTS LH Código:
Unidad de medida:
Método de valoración: PROMEDIO: FIFO: Otros:
CANT. C/U V. TO TAL CANT. C/U V. TO TAL CANT. C/U V. TO TAL
Saldo Inicial 7 28 196
Compra 10 30 300 17 29,17647 496
Venta 2 29,17647 58,35294 15 29,17647 437,6471
FIRMA DEL RESPONSABLE:
CHECOPARTS CÍA. LTDA.
R.U.C.: 1792169623001
DIRECCIÓN: Av. Eloy Alfaro No. 41-59 entre Río Coca y Granados
Telf.: 02334256
Período:2016
FECHA DETALLEENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
TARJETA KÁRDEX DE CONTABILIDAD
Artículo: Rotula mesa BTS RH Código:
Unidad de medida:
Método de valoración: PROMEDIO: FIFO: Otros:
´
´
127
5.1.4 Procedimiento para Salida de Mercaderías de Bodega
Alcance
El alcance de este procedimiento va desde que se realiza una venta y el bodeguero mediante orden
de requisición saca la mercadería de bodega para entregarle al cliente.
Objetivo
Proporcionar lineamientos para la salida de mercaderías de bodega.
Importancia
Tener un control de salida de mercaderías es necesario para mantener un registro de la mercadería,
generando que la existencia sea confiable.
Procedimientos
Para la salida de mercadería de bodega se procede a realizar lo siguiente:
1. El cliente presenta esta factura al bodeguero para que proceda a despachar el producto.
2. Bodega entrega los productos al cliente.
3. Procede a llenar el comprobante de egreso de bodega.
4. El documento entrega a ventas para que sea revisado.
5. Bodega procede a actualizar Kárdex.
6. Ventas archiva una copia del documento y entrega a bodega el documento original.
7. Ventas procede a notificar el procedimiento a contabilidad.
Políticas
Manejará kárdex por cada repuesto, en el cual se registrará salidas y existencias.
Deberá despachar la mercadería de acuerdo al documento Despacho de mercadería, siempre
y cuando esté con firmas de responsabilidad.
Si existiera novedades como equivocaciones en los pedidos hacia el cliente, deberá notificar
inmediatamente al Departamento de Adquisiciones.
Efectuar los registros de salida de mercadería en los respectivos Kárdex.
128
Flujograma Procedimiento para Salida de Mercaderías de Bodega
Procedimiento Salida de Mercaderías de Bodega
CLIENTE BODEGA VENTAS CONTABILIDAD
INICIO
Entrega a bodega la
factura para solicitar
la mercadería.
Recibe factura y
despacha los
productos.
Recibe el Despacho de mercadería
Archivar el documento
Archivar el documento
Notifica a ContabiidadRecibe la
notificación.
FIN
Actualiza Kardex
Elabora del comprobante de
egreso de bodega
129
Registro en el Comprobante de Egreso
CHECOPART'S CÍA. LTDA.
RUC: 1792169623001 No.
ELOY ALFARO N41-59 Y GRANADOS 00001
Ciudad: Quito
CÓDIGO CANTIDAD
2
4
2
2
10
Recibí Conforme: Despachado por:
COMPROBANTE DE EGRESO
DE BODEGA
Fecha: 04/03/2016
Factura No. :001-001-0013001
Cliente: Guerrero Paúl
DESCRIPCIÓN
Disco de freno AGR 280
Pastillas de freno FABIA
Rótula mes BTS LH
Rótula mes BTS RH
TOTAL
OBSERVACIONES:
130
Registro en Kárdex de bodega
Código:
Otros:
Saldo Inicial
Compra
Venta
Firma:
Nombre encargado de bodega:____________________________
2 58
10 10
50 60
Método de valoración: PROMEDIO: FIFO:
FECHA DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD
Unidad de medida:
CHECOPARTS CÍA. LTDA.
R.U.C.:1792169623001
DIRECCIÓN: Av. Eloy Alfaro No. 41-59 entre Río Coca y Granados
Telf.: 02334256
Período:2016
TARJETA KÁRDEX DE BODEGA
Artículo:Disco de freno AGR 280
Código:
Otros:
Saldo Inicial
Compra
Venta
Firma:
Nombre encargado de bodega:____________________________
4 16
10 10
10 20
Método de valoración: PROMEDIO: FIFO:
FECHA DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD
Unidad de medida:
CHECOPARTS CÍA. LTDA.
R.U.C.:1792169623001
DIRECCIÓN: Av. Eloy Alfaro No. 41-59 entre Río Coca y Granados
Telf.: 02334256
Período:2016
TARJETA KÁRDEX DE BODEGA
Artículo: Pastillas de freno FABIA
131
Código:
Otros:
Saldo Inicial
Compra
Venta
Firma:
Nombre encargado de bodega:____________________________
2 13
5 5
10 15
Método de valoración: PROMEDIO: FIFO:
FECHA DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD
Unidad de medida:
CHECOPARTS CÍA. LTDA.
R.U.C.:1792169623001
DIRECCIÓN: Av. Eloy Alfaro No. 41-59 entre Río Coca y Granados
Telf.: 02334256
Período:2016
TARJETA KÁRDEX DE BODEGA
Artículo: Rotula mesa BTS LH
Código:
Otros:
Saldo Inicial
Compra
Venta
Firma:
Nombre encargado de bodega:____________________________
2 15
7 7
10 17
Método de valoración: PROMEDIO: FIFO:
FECHA DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD
Unidad de medida:
CHECOPARTS CÍA. LTDA.
R.U.C.:1792169623001
DIRECCIÓN: Av. Eloy Alfaro No. 41-59 entre Río Coca y Granados
Telf.: 02334256
Período:2016
TARJETA KÁRDEX DE BODEGA
Artículo: Rotula mesa BTS RH
´
´
132
5.1.5 Procedimiento para Devolución de Mercadería Vendida
Alcance
El alcance de este procedimiento va desde que el cliente esta insatisfecha con los productos
entregados por la empresa hasta la devolución de los mismos.
Objetivo
Proporcionar lineamientos para la devolución de mercadería por parte del cliente.
Importancia
Tener procedimientos de compra permite a los empleados saber cómo proceder y bajo que
lineamientos se aprueba una devolución.
Procedimientos
Para la devolución de mercadería vendida se procede a realizar lo siguiente:
1. El cliente presenta la factura con el producto que compro al personal de ventas, aduciendo la
devolución del mismo por inconsistencias.
2. El personal de ventas procede a escuchar el motivo y revisar el producto para autorizar dicha
devolución.
3. Si ventas revisa el producto y verifica que fue maltratada, y pasaron 15 días después de la
venta, rechaza dicha devolución.
4. Si se aprueba la devolución, se procede a realizar una nota de crédito para la anulación de la
factura.
5. Se devuelve al cliente los valores respectivos.
6. Ventas envía la Nota de crédito a Bodega.
7. El funcionario de Bodega recibe la Nota de Crédito y procede a receptar la mercadería y a
actualizar los respectivos kárdex.
8. Ventas procede a notificar a contabilidad sobre la devolución.
9. Contabilidad procede a realizar los respectivos asientos contables y actualizar kárdex.
133
Políticas
La devolución no se aceptará si la mercadería esta golpeada o maltratada, para esto se
procederá a revisar el producto.
Para proceder a la devolución, el cliente deberá presentar la factura original.
Si el cliente comete el error de pedir mal un producto, este no será devuelto, ya que es culpa
del cliente.
La devolución se podrá realizar en el lapso de 15 días después de realizar la venta.
134
Flujograma Procedimiento para Devolución de Mercadería Vendida
Procedimiento para Devolución de Mercadería Vendida
CLIENTE VENTAS BODEGA CONTABILIDAD
INICIO
Presenta factura y
productos para la
devolución.
Procede a revisar el producto y verificar si la venta fue hecha hasta hace 15 días.
Decide si aprueba o
no la devolución
Se procede a realizar una nota de
créditoDevolución de los
valores respectivos
Envia la nota de
crédito a Bodega
Recibe la nota de
crédito
Procede a
receptar la
mercadería
Actualiza los
respectivos Kárdex
Procede a
realizar los
registros
contables y
actualizar
kárdex
FIN
si
no
135
5.2 ANÁLISIS DE INDICADORES PARA LA UTILIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
DEL MANEJO DE INVENTARIOS
Procedimiento de Adquisición de Inventario
Para este indicador se considerará las compras relacionadas con mercadería importada.
A continuación se enlista el total de compras y se marca con una X, aquellas que han sido ejecutadas.
Tabla 36: Indicadores de adquisiciones
NO. PROGRAMADAS DESCRIPCIÓN
1 X Compra de enero 2015
2 X Compra de abril 2015
3 X Compra de junio 2015
4 Compra de diciembre 2015
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎ñ𝑜 2015
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎ñ𝑜 2015=
3
4= 75%
Análisis: Se puede observar que no fueron cumplidas todas las compras programadas en el año, del
100% solo fueron ejecutadas el 75%, este porcentaje no es bueno ya que se deben cumplir todas las
compras para que la empresa tenga productos y pueda vender al cliente.
Procedimiento para Venta de Mercadería
Para este indicador se considerará si se cumplieron las metas de ventas establecidas por la Empresa,
este análisis se hace trimestralmente.
A continuación se enlista las ventas trimestrales y se marca con una X, aquellas que han cumplido
las metas establecidas.
136
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑎ñ𝑜 2015
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑎ñ𝑜 2015=
3
4= 75%
Tabla 37: Indicadores de Venta de Mercadería
NO. EJECUTADAS DESCRIPCIÓN
1 X Enero – Marzo
2 Abril – Junio
3 X Julio – Septiembre
4 X Octubre - Diciembre
Análisis: Se puede observar que del 100% de ventas, solo el 75% fueron cumplidas, este porcentaje
no es bueno ya que se deben vender todas las ventas programadas para que la empresa tenga ingresos.
Procedimiento para Devolución de Mercadería Vendida
A continuación se marca con una X, aquellos meses en los cuales se realizó devoluciones de
mercadería por parte de los clientes.
Tabla 38: Indicadores de Devolución de Mercadería Vendida
NO. EJECUTADAS DESCRIPCIÓN
1 Enero – Marzo
2 Abril – Junio
3 Julio – Septiembre
4 Octubre - Diciembre
𝐷𝑒𝑣𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎ñ𝑜 2015
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑑𝑒𝑣𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎ñ𝑜 2015=
0
0= 0%
Análisis: Se puede observar que no existen devoluciones de mercadería, esto es bueno para la
empresa ya que se entiende que los productos que vende son de calidad y que los clientes se sienten
satisfechos al comprarlos.
137
5.2.1 Tabulación de resultados
Tabla 39: Tabulación de resultados Indicadores de Gestión
INDICADORES DE GESTIÓN
DETALLE RESULTADOS META
Adquisiciones 0,75 1
Venta de Mercadería 0,75 1
Devolución de Mercadería Vendida 0,00 1
Figura 55: Resultados Indicadores de Gestión
Análisis: En el gráfico se puede observar que la Empresa Checopart´s tiene compras de mercadería
que son programadas y que el 75% son ejecutadas, las ventas de mercadería se ejecutaron sólo el
75% y no existen devoluciones de mercadería vendida.
0,75 0,75
0
1 1 1 1
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
Adquisicionesde
Mercadería
Venta deMercadería
Devoluciónde
MercaderíaVendida
RESULTADOS
META
138
CAPÍTULO VI
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES
La Empresa Checopart’s no dispone de un Control Interno de Inventarios. Esto conlleva a
que sus inventarios sean tratados incorrectamente, que las existencias no sean confiables y
por tanto, las ventas no sean las apropiadas.
La Empresa Checopart’s no dispone de organigramas adecuados, tanto estructural como
funcional, lo que dificulta observar los departamentos que tiene, funciones y
responsabilidades y la jerarquía dentro de la empresa.
Existe un desconocimiento por parte de los empleados acerca de las normas técnicas sobre
el manejo de inventarios, tales como: la Sección 13 de las NIIF para PYMES y la NIC 2.
El procedimiento de venta de mercadería presenta diversos errores en cuando a salida de
productos y facturación.
El manejo de inventarios y sistema contable empíricos hacen que las existencias que arroja
el sistema no sean reales. Con respecto a dónde están ubicados los inventarios, éstos
permanecen en una bodega que tiene múltiples falencias, lo que hace que sus empleados no
rindan el cien por ciento en sus funciones.
La Empresa Checopart’s no cuenta con procedimientos definidos en cuanto al manejo del
inventario.
139
6.2 RECOMENDACIONES
Presidencia y Gerencia General implementarán el sistema de control interno de inventarios,
esto facilitará el manejo técnico de los mismos, dando mejores resultados a la Empresa.
La Gerencia dará a conocer el nuevo organigrama estructural y funcional a los empleados
mostrando la jerarquía existente y asignando responsabilidades a cada empleado, para que las
funciones sean ejecutadas correctamente y sin que se dupliquen, para así ofrecer a sus clientes
un trato eficiente y eficaz.
Presidencia y Gerencia General, coordinadamente, implementarán Talleres de Capacitación
periódica acerca de la Normativa Contable tales como: NIIF para PYMES y NIC 2, al personal
de la Empresa.
Contabilidad y Bodega manejarán tarjetas kárdex a través del método promedio ponderado
debido a que proporciona en forma fiable un costo promedio de mercado para el valor de los
inventarios disponibles. De tal forma que el inventario físico deberá arrojar información
confiable que permita a los propietarios de la empresa tener claro su situación económica, por
lo que también se recomienda realizar un inventario físico al finalizar cada año.
Contabilidad aplicará las normas que rige la sección 13 de las NIIF para PYMES y la NIC2,
para la contabilización del inventario.
Ventas y Bodega manejarán el Sistema Contable para el correcto manejo de los inventarios,
lo que permitirá tener información oportuna, y por consiguiente mejor atención al cliente.
Gerencia General dará a conocer los procedimientos que se deben llevar a cabo en el manejo
de inventarios.
140
BIBLIOGRAFÍA
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142
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143
ANEXOS
144
Anexo a: Entrevista dirigida a los empleados de Checopart´s
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
ENTREVISTA DIRIGIDA A LOS EMPLEADOS
OBJETIVO: Identificar los factores que son fundamentales para la obtención de resultados y
evaluarlos para el mejoramiento de los mismos.
Responda las preguntas con la mayor sinceridad posible.
1. ¿La toma física de inventarios se realiza frecuentemente y como es su proceso?
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
2. ¿Cada que tiempo se revisa el stock o existencia de inventarios y quien lo hace?
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
3. ¿Considera que el proceso de atención al cliente es bueno?
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
4. ¿Han tenido los empleados capacitaciones para el manejo adecuado de inventarios?
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
5. ¿Quién aprueba la adquisición de inventarios y como es su proceso?
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
6. ¿Considera que el espacio físico es el adecuado para almacenar el inventario?
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
7. ¿Se maneja algún documento legal para vender los repuestos?
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
GRACIAS SU COLABORACIÓN
145
Anexo b: Encuesta dirigida a clientes de Checopart´s
ENCUESTA DIRIGIDA A CLIENTES DE LA EMPRESA CHECOPART´S
La información recolectada es estrictamente confidencial y será utilizada únicamente con fines académicos.
Estimado cliente, su opinión es muy importante, nuestro objetivo es brindarle un mejor servicio.
Instrucciones: Marque con una X en el casillero que considere que es correcto.
1. La atención que recibió por parte del personal que le atendió es:
2. La variedad de productos que ofrece Checopart´s es:
3. La calidad de los productos que ofrece la Empresa Checopart´s es:
4. Los precios fijados a los repuestos son:
5. ¿La Empresa le entrega comprobante de venta autorizado (factura) cuando realiza la
compra?
6. Los productos que ofrece la Empresa Checopart´s satisface sus necesidades:
MUY BUENA BUENA REGULAR MALA
MUCHA SUFICIENTE POCA
ALTA MEDIA BAJA
ELEVADOS RAZONABLES ECONÓMICOS
SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA
SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA
146
7. ¿Cuánto tiempo lleva adquiriendo los productos de Checopart´s?
MENOS DE UN AÑO DE 1 A 3 AÑOS MAS DE TRES AÑOS
8. ¿Recomendaría esta empresa a otras personas?
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA
147
Anexo c: Encuesta dirigida a proveedores de Checopart´s
ENCUESTA DIRIGIDA A PROVEEDORES DE LA EMPRESA CHECOPART´S
La información recolectada es estrictamente confidencial y será utilizada únicamente con fines académicos.
Instrucciones: Marque con una X en el casillero que considere que es correcto.
1. Se considera usted un proveedor:
2. La calidad de los productos que usted ofrece a la Empresa Checopart´s es:
3. Ha existido por parte de usted la adecuada logística para que la entrega de productos sea
ágil y oportuna:
4. Los pedidos que realiza la Empresa Checopart´s son realizados con debida anticipación:
5. La relación comercial con la Empresa Checopart´s se mantendría de forma:
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
RECURRENTE OCASIONAL
ALTA MEDIA BAJA
SIEMPRE CASI SIEMPRE A VECES NUNCA
SIEMPRE CASI SIEMPRE ALGUNAS VECES NUNCA
PERMANENTE OCASIONAL INACTIVA