UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ... · llevado a segundo plano para la gran importancia en el enlace contable – administrativo que implican. El desarrollo tecnológico

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN EL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES DE

QUITO, EDIFICIO TORREZUL

AUTOR: ALVARO ESTEBAN BOADA BASANTES

[email protected]

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

DIRECTOR: DR. MARCO CEVALLOS BRAVO

[email protected]

QUITO DM, MAYO 2015

Boada Basantes, Álvaro (2015). Diseño de un Sistema de Control y Administración de Bienes en el Ministerio de Relaciones Laborales de Quito, Edificio Torrezul. Trabajo de investigación para optar por el grado de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría. Facultad de Ciencias Administrativas. Carrera Contabilidad y Auditoría. Quito UCE. 143 p

ii

DEDICATORIA

A mis padres José Bolívar y Esther Magdalena, mis hermanos: Johan, Pablo, Gabriela y a su

esposo Alejandro quienes son los signos vitales que con amor y su digna entrega hacen que cada día

comprenda más el objetivo de la vida y su finalidad. A mi tía Mónica, su esposo Antonio, a mis primos

Antonio y Andrés quienes han sido testigos de mi trayectoria universitaria, mil gracias por todo. A mi

vida que ha llegado a ese momento que me demuestra que todo es fácil si se ama lo que se necesita y se

busca, y que todo es difícil cuando no somos portadores de fe, ilusión y convicciones. A la música que

en su bello y complejo arte me deleita mi día a día. A todas las personas que han estado y estarán en mi

vida.

Por y para ustedes.

iii

AGRADECIMIENTOS

A la madre tierra y sus innumerables milagros, uno de ellos la vida, a mi familia, a mi alma

mater la Universidad Central del Ecuador, especialmente al personal de la Secretaria de la Facultad de

Ciencias Administrativas donde he acogido consejos, enseñanzas, amor y cuidado, a las personas que

contribuyeron a mi formación profesional, muy especialmente a Roberto Salinas mi principal mentor e

influencia, a las distintas facetas que muestra la vida de la cual aprendí que se morirá dignamente si se

sabe vivir con integridad, fidelidad y amor en lo que hacemos día a día.

iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL


FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRTIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Yo, Álvaro Esteban Boada Basantes en calidad de autor del trabajo de investigación realizada sobre

“Diseño de un Sistema de Control y Administración de Bienes en el Ministerio de Relaciones

Laborales de Quito, Edificio Torrezul”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL

ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta

obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán

vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes

de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito DM, a 12 Mayo 2015

Álvaro Esteban Boada Basantes

1721475372

v

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS


FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por el señor Boada

Basantes Álvaro Esteban, para optar el título profesional cuyo tema es: “DISEÑO DE UN SISTEMA

DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN EL MINISTERIO DE RELACIONES

LABORALES DE QUITO, EDIFICIO TORREZUL”, la misma que reúne los requerimientos, y los

méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal calificador.

En la ciudad de Quito, a los 12 días de Mayo del 2015

C.C. 1708892342

vi

CARTA AUTORIZACIÓN M.R.L.

vii

Contenido DEDICATORIA ..................................................................................................................................... ii

AGRADECIMIENTOS ........................................................................................................................ iii

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. iv

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS .................................................................................... v

CARTA AUTORIZACIÓN M.R.L. .................................................................................................... vi

Contenido .............................................................................................................................................. vii

Índice de Figuras ................................................................................................................................... xi

RESUMEN EJECUTIVO.................................................................................................................... xii

ABSTRACT ......................................................................................................................................... xiii

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 1

1.1 ANTECEDENTES ................................................................................................................. 2

1.1.1 BIENES Y TIPOS DE BIENES ........................................................................................ 2

1.1.2 BASE LEGAL ........................................................................................................................... 5

1.1.3 OBJETIVOS DEL MINISTERIO ........................................................................................... 9

1.1.4 Políticas del Ministerio............................................................................................................ 11

1.1.4.1 POLÍTICAS LABORALES ................................................................................................ 11

1.1.5. MISIÓN DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES ................................... 12

1.1.6 VISIÓN DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES ..................................... 12

1.1.7 RESEÑA HISTÓRICA MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES...................... 13

1.1.8 ACTIVIDAD PRINCIPAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES ...... 14

1.1.9 SERVICIOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES: ............................. 15

1.1.10 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL MINISTERIO ............................................... 16

1.1.10.1 CONCEPTO ....................................................................................................................... 16

1.1.11 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS: ..................... 17

CAPÍTULO II ....................................................................................................................................... 19

2 ANÁLISIS SITUACIONAL ......................................................................................................... 19

(FODA) .......................................................................................................................................... 20

ASPECTO SOCIO – CULTURAL ............................................................................................. 21

ASPECTO TECNOLÓGICO ..................................................................................................... 22

ASPECTOS POLÍTICO-LEGAL .............................................................................................. 23

2.1.1 EL MINISTERIO .................................................................................................................... 24

2.1.2 VISIÓN ..................................................................................................................................... 25

viii

2.1.3 MISIÓN .................................................................................................................................... 25

2.1.4 SERVICIOS ............................................................................................................................. 25

2.1.5 ORGANIGRAMAS ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL .................................................... 26

2.1.6 ANÁLISIS EXTERNO ........................................................................................................... 26

2.1.7 ANÁLISIS FODA .................................................................................................................... 26

2.1.8 FORTALEZAS ........................................................................................................................ 27

2.1.11 AMENAZAS .......................................................................................................................... 28

CAPÍTULO III ..................................................................................................................................... 31

3. CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES .................................................................... 31

3.1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 31

3.2. DEFINICIONES DE CONTROL INTERNO ........................................................................ 33

3.3 FIN PRIMORDIAL DEL CONTROL INTERNO ................................................................ 41

3.4. ACTITUD DE LA ADMINISTRACIÓN A LOS CONTROLES INTERNOS: .................. 42

3.5 MÉTODOS PARA ASIGNAR AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: ............................ 44

3.6 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ..................................................................................... 48

3.6.1 OBJETIVOS ............................................................................................................................ 48

3.6.2 CLASIFICACIÓN Y FACTORES ESPECÍFICOS ............................................................ 48

3.7 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ................................................. 50

3.8 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO SEGÚN INFORME “COSO” ................ 50

3.8.1 AMBIENTE DE CONTROL ................................................................................................. 53

3.8.2 EVALUACIÓN DE RIESGOS .............................................................................................. 53

3.8.3 ACTIVIDADES DE CONTROL ........................................................................................... 54

3.8.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ............................................................................... 55

3.8.5 SUPERVISIÓN ....................................................................................................................... 57

3.9 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO ........................................................................ 58

3.9.1 OBJETIVOS ............................................................................................................................ 58

3.9.2 DEFINICIÓN .......................................................................................................................... 59

3.9.3 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO ................................. 59

3.9.3 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO ................................. 62

3.9.3.1 REGLAMENTOS INTERNOS, MANUAL DE FUNCIONES ............................................ 62

3.9.3.2 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ............................... 63

3.9.4 CUESTIONARIO ................................................................................................................... 63

Cuestionario de control interno de activos fijos ................................................................................ 63

ix

Objetivos ............................................................................................................................................... 63

3.9.5 FLUJOGRAMAS .................................................................................................................... 67

3.9.6 GRÁFICOS O DIAGRAMAS ................................................................................................ 70

Indicadores, metas y productos....................................................................................................... 71

3.9.7 DETECCIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES ......................................................... 71

CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 72

4. CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS .................................................... 72

4.1 IMPORTANCIA ........................................................................................................................ 72

4.2 OBJETIVOS ............................................................................................................................... 72

Objetivo General. ............................................................................................................................. 73

Objetivos específicos. ....................................................................................................................... 73

4.3 SISTEMA ADMINISTRATIVO EN EL CONTROL DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS . 73

FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA .......................................................... 74

DEPARTAMENTO DE BIENES ................................................................................................... 75

ACTIVOS FIJOS ............................................................................................................................. 76

4.4 CLASES DE CONTROLES INTERNOS APLICADOS A LOS INVENTARIOS ............. 77

4.4.1 CONTROLES INDIRECTOS ............................................................................................... 78

4.4.4.1. DISEÑO DEL SISTEMA E CONTROL DE BIENES Y ADIMINISTRACIÓN DE BIENES ............................................................................................................................................. 78

4.5 ACTUALIZACIÓN PERMAMENTE DEL SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES ................................................................................................. 79

4.6 RESPONSABILIDAD DEL TITULAR DE LA ENTIDAD ................................................... 80

4.7 RESPONSABILIDAD DEL COORDINADOR GENERAL ADMINISTRATIVO FINANCERO .................................................................................................................................... 80

4.8 PRINCIPIOS TÉCNICOS PARA LOS PROCESOS DE BIENES ....................................... 82

REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ESTADO, REGISTRO OFICIAL 378: ........................................................... 82

MINISTERIO DE FINANZAS; MANUAL DE USUARIOS PARA INGRESO AL SISTEMA DE BIENES Y EXISTENCIAS Y CREACIÓN DE BODEGAS. ................................................ 83

SECRETARÍA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA; MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD. .................................................................................................. 84

4.9 CONTROL DE BIENES (ACTIVOS FIJOS). ........................................................................ 86

4.10 VERIFICACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO: .................................................................... 88

4.11 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES ............................ 88

x

4.12 PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER UN CONTROL INTERNO DE INVENTARIO DE BIENES ............................................................................................................ 89

El Control Interno en el marco de la empresa ............................................................................... 91

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:................................. 92

CAPÍTULO V ....................................................................................................................................... 93

5. EJERCICIO PRÁCTIVO ........................................................................................................... 93

5.1 DESARROLLO DE LA PROPUESTA .................................................................................... 93

5.2 FUNCIONES BÁSICAS QUE DEBE DE CUMPLIR EL ÁREA DE ACTIVOS FÍSICOS93

5.3 OBJETIVOS A SER APLICADOS EN LA PROPUESTA .................................................... 95

5.4 POLÍTICAS GENERALES ...................................................................................................... 95

5.5 DISEÑO DEL CONTROL Y ADMINISTRACIÓN ............................................................... 98

5.6 EJERCICIO PRÁCTICO ......................................................................................................... 99

5.6.1 MEDICIÓN DEL RIESGO DE CONTROL ...................................................................... 103

5.6.2 MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ............................................ 105

5.6.3 RESULTADO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ................................... 107

CAPÍTULO VI ................................................................................................................................... 109

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................................... 109

6.1 CONCLUSIONES .................................................................................................................... 109

6.2 RECOMENDACIONES .......................................................................................................... 110

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................ 112

ANEXOS ............................................................................................................................................. 116

xi

Índice de Figuras Figura 1.1 Organigrama estructural del ministerio. ................................................................... 16 Figura 2.1 Organigrama estructural y funcional. ....................................................................... 26 Figura 3.1 Hoja de trabajo Matriz FODA. ................................................................................ 29 Figura 3.1 COSO 1 .................................................................................................................... 38 Figura 3.2 COSO 2 .................................................................................................................... 40 Figura 3.3 Informe COSO ......................................................................................................... 52 Figura 3.4 Activos fijos. .......................................................................................................... 70 Figura 5.1 Inversión Inicial Codificación Bienes. ................................................................... 100 Figura 5.2 Flujograma Diseño Control de Bienes Codificación QR………………… ….. 102

xii

RESUMEN EJECUTIVO

“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN EL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES DE QUITO, EDIFICIO TORREZUL”

El control de bienes y activos fijos es una gran desafío para todas las empresas sea de capital

privado, público o mixto, ya que la cobertura del inventario de los mismos es muy poco difundido y

llevado a segundo plano para la gran importancia en el enlace contable – administrativo que implican.

El desarrollo tecnológico de la codificación QR está a tope y al alcance de las medianas y

grandes empresas y dirigida al manejo universal que da un valor agregado con grandes réditos para el

giro de negocio, solo basta una inversión que no será sobresaliente para obtener altas ganancias a favor

de la empresa, los medios: una impresora térmica, un equipo celular inteligente y el recurso humano

capacitado para llegar al objetivo deseado: cobertura al 100% del inventario empresarial.

Mostrar una alianza tecnológica con el recurso humano y los demandantes del servicio será lo

que se demostrara en el desarrollo de este tema.

PALABRAS CLAVES:

CONTROL DE BIENES

MINISTERIO DE RELACIONES LABORA.LES

TECNOLOGÍA QR

CODIFICACIÓN DE BIENES

INVENTARIO

RECURSO HUMANO

xiii

ABSTRACT

1

INTRODUCCIÓN

Rafael Correa Delgado indica que:

El control de los bienes ha atravesado los distintos niveles de cuidado desde un correcto tratamiento hasta la indolencia total, mostrando una responsabilidad a veces absoluta hasta una irresponsabilidad que va de la mano con el delito, mostrando así un nivel de descuido en el destino de estos recursos. (No. Pan - FC- 09- 005, 2009).

Históricamente, siempre se pensó que la responsabilidad del control de bienes o activos fijos

debía recaer en el departamento de contabilidad, limitándose a un registro contable global de las

adquisiciones y al prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del cálculo aproximado de sus

costos.

Hoy con el avance de los negocios y de la competitividad hace que el Control de los Activos

Fijos salga de su destino solo contable y pase por los departamentos principales de la empresa como,

gerencia, finanzas.

Para dar inicio con el tema del control de bienes o activos fijos debemos exponer las definiciones

de los mismos.

2

CAPÍTULO I

ASPECTOS GENERALES

1.1 ANTECEDENTES

El “control” de estos bienes se ha desnaturalizado por completo y muestra que no ha habido una

correcta administración de los recursos del estado y que no tengan como fin el eficiente servicio

público, es por esto que en este memorando se plantea un proyecto de ley que catalice una

administración eficiente de los bienes, con el fin que una gestión inmobiliaria permita al estado contar

con recursos suficientes para que las distintas carteras de estado puedan atender las demandas de los

servicios públicos requeridos, en virtud a esto la Asamblea Nacional considero y en ejercicio a las

atribuciones que le confiere la Constitución de la República expidió la: LEY PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES INMUEBLES DEL SECTOR PÚBLICO que se encuentra

vigente para su aplicación. Es por esto que esta tesis pretende innovar y contribuir al desarrollo en el

control de los bienes en el sector público, centrándose en la cartera de estado en EL MINISTERIO DE

RELACIONES LABORALES DE QUITO EDIFICIO TORREZUL.

1.1.1 BIENES Y TIPOS DE BIENES

Es un bien tangible o intangible que posee una empresa. Por extensión, se denomina también

activo al conjunto de los activos de una empresa.

Se considera activo a aquellos bienes que tienen una alta probabilidad de generar un beneficio

económico a futuro y se pueda gozar de los beneficios económicos que el bien otorgue. Eso no

significa que sea necesaria la propiedad ni la tenencia. Los activos son un recurso o bien económico

propiedad de un negocio, con el cual se obtienen beneficios. Los activos de un negocio varían de

acuerdo con la naturaleza de la empresa.

ACTIVOS FIJOS: constituyen aquellos bienes permanentes o derechos exclusivos que la

empresa utiliza sin restricciones, en el desarrollo de sus actividades productivas.

3

Los bienes y derechos cumplirán los siguientes requisitos:

No estar dispuestos a la venta.

Poseer una vida útil más o menos duradera.

Tener un costo relativamente representativo o significativo.

Que se encuentre en uso a actividad y por ende ayuden a la obtención de la renta de la

compañía.

Ser de propiedad de la empresa.

Los activos se clasifican en:

Tangibles o corporales: se pueden ver, medir o tocar, estos a su vez se clasifican en:

Depreciables: activos que pierden su valor por el uso, ej. Vehículo

No depreciables: activos que no se desvalorizan, ej. Terrenos destinados a la vivienda.

Agotables: activos que debido a la extracción del material del que forma parte van perdiendo

su valor, ej. Minas, pozos petroleros.

Intangibles o incorporales: no se pueden ver, pero si valorar. Debido al paso del tiempo.

Muebles: activos que no requieren mayor esfuerzo para la movilización, ej. Enseres

Semovientes: activos que con su propia fuerza se desplazan, ej. Ganado vacuno.

Inmuebles: bienes que de ninguna manera son objetos de movilización, ej. Terrenos.

De acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, el activo fijo debe ser

contabilizado a su costo y ser incluido como activo de la empresa en su fecha de compra. El costo

original del activo fijo incluye su precio de compra más todos aquellos importes razonables y necesario

que se pagaron para tenerlo listo para su propósito de uso. Debido a que estos costos varían de acuerdo

a cada tipo de activo fijo.

El control de bienes o activos fijos hoy en día resulta sumamente importante que todas las

empresas sin importar si son industriales, comerciales o de servicio tienen que establecer mecanismos

de control para verificar la existencia real del activo fijo y que dichos datos podamos verificar o

cotejarlos con el aspecto contable en cualquier momento o período con la satisfacción de que todo está

en orden y al día.

4

En este sentido es conveniente que cada empresa establezca un sistema de captación y control de

activos fijos.

Dentro de los objetivos principales del sistema tenemos:

Codificar los activos.

Controlar las entradas y salidas de activos.

Preservar en forma directa el mantenimiento de algunos bienes muebles e inmuebles.

El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un inventario físico, es decir tomando todo lo

existente, durante el cual se identifica físicamente cada activo fijo, este primer inventario servirá para

la elaboración de la base de datos inicial de los activos fijos existentes en la empresa.

Los bienes se pueden estructurar de la siguiente manera:

Bienes Tangibles: Son todos aquellos bienes físicamente apreciables, es decir, que se pueden

tocar y ocupan un espacio. Por tanto, la inversión en bienes tangibles es aquella que consiste en

comprar bienes físicos, como sellos, obras de arte, árboles, libros, documentos, metales preciosos,

joyas, etc., con el fin de mantenerlos esperando que incrementen su precio (revalorización), para

venderlos con posterioridad y obtener beneficios. Ejemplo: Maquinaria, equipo de computación, obras

de arte, mobiliario de oficina.

Bienes Intangibles: Son aquellos activos que producen beneficios parecidos a los que producen

los bienes de uso o de renta y que no pueden materializarse físicamente. Se emplean en las actividades

principales de la entidad (en la producción, en la gestión comercial o bien en la administrativa) o son

contratados a terceros. Asimismo, su capacidad de servicio no se agota ni se consume en el corto plazo

y mientras se usan no se transforman en otros bienes ni están destinados directamente a su venta.

Ejemplo: Las marcas, la identidad corporativa, la comunicación institucional, la imagen, el

reconocimiento de los stakeholders y la reputación de una organización; el conocimiento comercial,

operativo, científico o tecnológico, la propiedad intelectual, patentes y derechos de comercialización;

las licencias, concesiones y derechos de autor; la cartera de clientes y la forma de relacionarse con

ellos, entre otros. (Ver anexo 1 tipo de bienes).

5

1.1.2 BASE LEGAL

El Marco legal del control y administración de bienes se encuentra establecido principalmente en

el REGLAMENTO GENERAL DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO

Registro Oficial No. 378, 17-10-2006 en los siguientes artículos que dicen:

CAPÍTULO I: DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DE LOS SUJETOS

Art. 1: Ámbito de aplicación.- Este reglamento se aplicará para la gestión de los bienes de propiedad de los organismos y entidades del sector público comprendidos en el Art. 118 de la Constitución Política de la República, de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos en los términos previstos en al artículo 211 de la Constitución Política y 4 reformado de la Ley Orgánica de la Contraloría, y para los bienes de terceros que por cualquier causa estén en el sector público bajo custodia o manejo. Art. 2.- De los sujetos.- Este reglamento rige para los servidores públicos, sean estos: dignatarios elegidos por votación popular, funcionarios, empleados o trabajadores contratados por autoridad competente, que presten sus servicios en el sector público y para las personas naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad a lo señalado en la Ley Orgánica de la Contraloría, en lo que fuere aplicable. Por tanto, no habrá persona alguna que por razón de su cargo, función o jerarquía esté exenta del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento, de conformidad a lo previsto en el Art. 120 de la Constitución Política de la República. Art. 3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría General y el propio organismo o entidad. (Contraloria General del Estado, 2006)

Con este fin nombrará un Custodio - Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la estructura

organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que será responsable de su recepción,

registro y custodia. La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de responsabilidad

directa del servidor que los ha recibido para el desempeño de sus funciones y labores oficiales.

Para la correcta aplicación de este artículo, cada institución emitirá las disposiciones

administrativas internas correspondientes, que sin alterar las normas de este reglamento permitan:

a) Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, su destinación y uso.

b) Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces,

al Jefe de cada unidad administrativa.

6

c) Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeño de sus funciones,

mediante la suscripción de la recepción a través del formulario diseñado para el efecto.

El daño, pérdida o destrucción del bien, por negligencia comprobada o su mal uso, no imputable

al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo, y de los

servidores que de cualquier manera tienen acceso al bien, cuando realicen acciones de mantenimiento o

reparación por requerimiento propio o del usuario; salvo que se conozca o compruebe la identidad de la

persona causante de la afectación al bien.

El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de la

contabilidad de la entidad, debe tener información sobre los bienes y mantener un inventario

actualizado de éstos; además es su obligación formular y mantener actualizada una hoja de vida útil de

cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con sus

respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja.

En el registro de la vida útil del bien se anotará su ingreso, y toda la información pertinente,

como daños, reparaciones, ubicación y su egreso.

El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregará copia de la parte pertinente del

inventario y de los bienes a cada Jefe de sección o unidad, en la cual se encuentren los bienes para el

uso respectivo; además entregará a cada usuario, custodio directo, copia de las características y

condiciones de los bienes entregados a su uso y custodia para el cumplimiento de las labores inherentes

a su cargo.

CAPÍTULO II: DE LOS BIENES

Art. 4.- De los bienes.- Cada entidad u organismo llevará el registro contable de sus bienes de Conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. Art. 5.- Empleo de los bienes.- Los bienes de las entidades y organismos del sector público sólo se emplearán para los fines propios del servicio público. Es prohibido el uso de dichos bienes para fines políticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para actividades particulares y/o extrañas al servicio público. (Contraloria General del Estado, 2006)

7

CAPÍTULO III: DE LAS ADQUISICIONES

Art. 6.- De las formas de adquirir.- Para la adquisición de cualquier tipo de bienes que no consten en el respectivo Plan Anual de Adquisiciones se requiere de la resolución de la más alta autoridad de la entidad u organismo o del funcionario delegado para este fin, con sujeción a las disposiciones legales pertinentes. (Contraloria General del Estado, 2006)

Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del sector público emitirán su

correspondiente reglamento interno y/o disposiciones administrativas, de conformidad a sus

requerimientos y en concordancia con las disposiciones legales que fueren aplicables.

Art. 7.- Forma de los contratos.- Salvo lo que disponga la ley, las adquisiciones de bienes constarán en contrato escrito firmado por las partes, excepto si la cuantía es inferior al 5% del valor establecido anualmente para el concurso de ofertas y estarán debidamente respaldadas, mediante documentos escritos, en los cuales se evidencie su proceso, la decisión de la máxima autoridad o su delegado si es el caso, las notas de venta, pro formas, facturas, cuadros comparativos con la recomendación pertinente e informes técnicos sobre características y especificaciones, y en los casos correspondientes, las decisiones de los comités de adquisición. El proceso de la adquisición de bienes efectuado por concursos públicos o licitaciones, de conformidad con lo dispuesto en la Codificación de la Ley de concurso de ofertas; pero en todo caso con sometimiento a las normas legales específicas de la entidad u organismo de que se trate y con estricto cumplimiento a las normas establecidas por la Contraloría General, relativas a dejar pistas de auditoría que faciliten el ejercicio del control. (Contraloria General del Estado, 2006)

Otras entidades y organismos del sector público que se encuentren en el caso antes citado,

podrán acogerse a lo señalado en el inciso anterior, en casos excepcionales calificados así por la

máxima autoridad que, para el efecto, requerirá el informe previo justificativo del servidor público

encargado de la adquisición de bienes.

Cuando se deban importar los bienes se cumplirán las normas jurídicas y se seguirán los

procedimientos, que están vigentes sobre la materia.

Art. 8.- Garantías.- “Los contratos se sujetarán, en cuanto a las garantías, a lo que se señale en la

ley”. (Contraloria General del Estado, 2006)

Los anticipos de cualquier naturaleza que se realicen para adquirir bienes deberán ser

previamente garantizados en la cuantía y con la modalidad que determine la ley.

8

Cuando se trate de la importación de bienes con financiamiento proveniente de organismos

internacionales públicos y de gobiernos extranjeros, que hubieren suscrito convenios con el Estado, las

garantías por anticipos se regularán por lo que disponga la ley o los convenios y tratados

internacionales.

Al menos con quince días de anticipación a su vencimiento, el contratista deberá renovar las

garantías que hubiere presentado, de lo contrario la entidad u organismo la hará efectiva sin otro

requisito.

Los funcionarios de la entidad que conserven las garantías, serán los responsables de que estas se

mantengan en vigencia o de proceder a efectivizarlas en caso de falta de renovación.

Art. 9.- Control previo y dictámenes.- El avalúo de los bienes muebles, la apreciación de su calidad, las condiciones generales y especiales de la negociación, la disponibilidad presupuestaria y de caja, la legalidad de la adquisición y demás pormenores, serán materia de aprobación y pronunciamiento de un servidor encargado del control previo en la entidad u organismo. Además, cuando conforme a la ley, se requiera informes o dictámenes previos, la máxima autoridad de la entidad u organismo los solicitará con anterioridad a la celebración del respectivo contrato. Art. 10.- Inspección y recepción.- Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza que fueren, serán recibidos y examinados por el servidor público, Guardalmacén de Bienes, o quien haga sus veces y los servidores que de conformidad a la normatividad interna de cada entidad deban hacerlo, lo que se dejará constancia en una acta con la firma de quienes los entregan y reciben. (Contraloria General del Estado, 2006)

Adquirido el bien el Guardalmacén de Bienes, hará el ingreso correspondiente y abrirá la hoja de

vida útil o historia del mismo, en la que se registrarán todos sus datos; y en los casos pertinentes,

información adicional sobre su ubicación y el nombre del servidor a cuyo servicio se encuentre.

Si en la recepción se encontraran novedades, no se recibirán los bienes y se las comunicará

inmediatamente a la máxima autoridad o al funcionario delegado para el efecto. No podrán ser

recibidos los bienes mientras no se hayan cumplido cabalmente las estipulaciones contractuales.

Art. 11.- Uso y conservación de bienes.- Una vez adquirido el bien el Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, previa comunicación al Jefe de la unidad a la cual se destina el bien lo entregará al servidor que lo va a mantener bajo su custodia, mediante la respectiva acta de entrega recepción, quien velará por la buena conservación de los muebles y bienes confiados a su guarda, administración o utilización, conforme las disposiciones legales y reglamentarias correspondientes.

9

Art. 12.- Obligatoriedad de inventarios.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad, en la primera quincena de cada año. El incumplimiento de esta obligación será sancionado por la máxima autoridad de conformidad a las normas administrativas pertinentes y lo dispuesto en la Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, pero se podrá otorgar un plazo máximo de treinta días para que cumpla con esa obligación. (Contraloria General del Estado, 2006)

De igual manera en la Fuerza Pública se dará aplicación a lo dispuesto en este artículo, para lo

cual los ministros de Gobierno y de Defensa emitirán las disposiciones administrativas

correspondientes, las cuales deberán contar con la aprobación previa del Contralor General del Estado.

CAPÍTULO IV: DEL EGRESO DE BIENES

Art. 13.- Inspección previa.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, en concordancia con el artículo anterior, informará por escrito a la máxima autoridad y al Jefe Financiero sobre los bienes que se hubieren vuelto inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse. El Jefe Financiero designará a uno de los servidores de control previo, distinto del encargado de la custodia o uso de los bienes, para que realice la inspección de los mismos. (Contraloria General del Estado, 2006)

Si del informe de inspección apareciere que los bienes todavía son necesarios en la entidad u

organismo, concluirá el trámite y se archivará el expediente. Caso contrario se procederá de

conformidad con las normas que constan en los siguientes artículos de este capítulo.

Cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural del Estado, se observará lo

preceptuado en la Codificación de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento.

1.1.3 OBJETIVOS DEL MINISTERIO

Los objetivos del Ministerio de Relaciones Laborales son: incrementar la calidad del servicio

público que brindan los servidores en el sector público que es Cambiar la actual relación capital trabajo

con un enfoque dirigido al desarrollo de los trabajadores y a la justicia laboral, donde se derivan los

siguientes objetivos estratégicos:

10

Objetivo Estratégico 1: Incrementar la calidad del servicio que brindan los servidores en el

sector público.

Estrategias

1.1 Reestructurar el sector público.

1.2 Implementar la normativa integral de administración del talento humano.

1.3 Mejorar los mecanismos de evaluación y control del servicio de las instituciones.

1.4 Implementar el sistema de carrera del servicio público.

1.5 Fortalecer los actuales y desarrollar los nuevos sistemas de capacitación.

Objetivo Estratégico 2: Incrementar la equidad en el sistema remunerativo y de ingresos

complementarios en el sector público.

Estrategias

2.1 Emitir la normativa integral de ingresos complementarios.

2.2 Continuar la reestructuración remunerativa del sector público.

2.3 Implementar mecanismos de control de la aplicación de la normativa en el ámbito

remunerativo y de ingresos complementarios.

Objetivo Estratégico 3: Incrementar la sinergia entre empleadores y trabajadores.

Estrategias

3.1 Capacitar a los trabajadores y las organizaciones laborales.

3.2 Fomentar los espacios de diálogo.

3.3 Desarrollar e implementar los mecanismos de mediación laboral.

3.4 Formatear y fortalecer el desarrollo de las organizaciones laborales.

3.5 Implementar un programa de prevención, capacitación y difusión entre los trabajadores y

empleadores sobre la normativa existente.

Objetivo Estratégico 4: Incrementar el control y cumplimiento de derechos, deberes y

obligaciones de los empleados y empleadores.

Estrategias

4.1 Fortalecer los mecanismos de evaluación, seguimiento y control de la aplicación de leyes,

normativa ministerial y el respeto de los derechos fundamentales de trabajadores.

4.2 Leyes Laborales.

4.3 Sustituir el código de trabajo y toda la normativa que de él se deriva.

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Objetivo Estratégico 5: Incrementar la calidad de los mecanismos de fomento al empleo y

reconversión.

Estrategias

5.1 Perfeccionar el sistema de acceso a la bolsa electrónica de empleo.

5.2 Fortalecer la oferta estatal de capacitación.

5.3 Mejorar la cobertura, difusión y seguimiento de los servicios prestados por el MRL para el

fomento del empleo.

5.4 Mejorar la coordinación interinstitucional con el sector público para priorizar la contratación

de personas a través de los programas del MRL.

1.1.4 Políticas del Ministerio

El ministerio de relaciones laborales tiene como política ser el eje intermediario regulador de las

políticas laborales del sector público y privado, esta cartera de estado se maneja con las siguientes

políticas laborales.

1.1.4.1 POLÍTICAS LABORALES

POLÍTICAS LABORALES – SECTOR PRIVADO

Política 1: Fortalecimiento de las relaciones laborales tripartitas a través del impulso al diálogo

social, apoyo a la representatividad de los trabajadores y la formación de nuevo líderes

sindicales.

Política 2: Cumplimiento de los deberes y derechos laborales para una mejora en la calidad del

empleo.

Política 3: Apoyo para la efectiva inserción laboral de trabajadores, particularmente de grupos

de atención prioritaria y trabajadores en situación de riesgo.

Política 4: Capacitación y formación del trabajador ecuatoriano para potencializar sus

capacidades, destrezas y empleabilidad a fin de incrementar su productividad.

POLÍTICAS SALARIALES – SECTOR PRIVADO

Política 1: Recuperar los ingresos de los hogares a través de un salario justo/digno para los

trabajadores que permita la generación de crecimiento económico sin fomentar el desempleo

12

cerrando la brecha con la canasta básica familiar, y asegurando que la rentabilidad de las

empresas no esté basada en salarios bajos.

POLÍTICAS LABORALES – SECTOR PÚBLICO

Política 1: Fomento a la eficiencia en el servicio público a través de la generación de

capacidades y remuneraciones justas.

Política 2: Fortalecimiento de la institucionalidad del sector público con procedimientos claros

y sencillos para el eficiente servicio a los usuarios.

Política 3: Establecimiento de un régimen meritocrático para el ingreso, reclutamiento y

promoción del mejor talento humano en el sector público.

POLÍTICAS SALARIALES – SECTOR PÚBLICO

Política 1: Implementación de un régimen salarial competitivo y justo para los servidores

públicos en todas las funciones del estado basado en el principio constitucional de “a trabajo de

igual valor, igual remuneración” para fomentar la eficiencia en el servicio.

1.1.5. MISIÓN DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES

Ejercer la rectoría de las políticas laborales, fomentar la vinculación entre oferta y demanda

laboral, proteger los derechos fundamentales del trabajador y trabajadora, y ser el ente rector de la

administración del desarrollo institucional, de la gestión del talento humano y de las remuneraciones

del Sector Público.

1.1.6 VISIÓN DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES

El Ministerio de Relaciones Laborales será una institución moderna, de reconocido prestigio y

credibilidad, líder y rectora del desarrollo organizacional y las relaciones laborales, constituyéndose en

referente válido de la Gestión Pública, técnica y transparente por los servicios de calidad que presta a

sus usuarios.

13

1.1.7 RESEÑA HISTÓRICA MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES

El Ministerio de Relaciones Laborales nace según decreto ejecutivo el 24 de Agosto del 2009,

fusionando entidades gubernamentales que ejercían doble función, con esto se realizó la modernización

en esta nueva cartera de estado:

Considerando:

Que la Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público crea la Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público, SENRES, como la entidad encargada de regular y controlar los recursos humanos y remuneraciones del sector público;

Que de conformidad con la Codificación del Código del Trabajo, el Ministerio de Trabajo y Empleo es la entidad encargada de regular las relaciones entre empleadores y trabajadores en las diversas modalidades y condiciones de trabajo;

Que dentro de las políticas laborales del Gobierno se ha considerado oportuno fusionar las antedichas instituciones para un funcionamiento más eficiente;

Que el artículo 17 de la Ley de Modernización del Estado establece la facultad del Presidente de la República para fusionar aquellas entidades públicas que dupliquen funciones y actividades, o que puedan desempeñarse más eficientemente fusionadas, y para reorganizar y suprimir entidades públicas cuya naturaleza haya dejado de ser prioritaria y oportuna a las demandas de la sociedad.

En uso de las atribuciones conferidas por el Artículo 17 de la Ley de Modernización del Estado y 147 número 5 de la Constitución de la República,

Decreta:

Art. 1.- Fusiónese la Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público, SENRES, y el Ministerio de Trabajo y Empleo, y créase el Ministerio de Relaciones Laborales.

El Ministerio de Relaciones Laborales, en el nivel operativo dispondrá de dos viceministerios técnicos. La actual SENRES pasará a ser el Viceministerio del Servicio Público, con las competencias establecidas en la LOSCCA; y, el Ministerio de Trabajo y Empleo será el Viceministerio de Trabajo, con las competencias determinadas en el Código del Trabajo. Cada Viceministerio tendrá como responsable a un Viceministro, los cuales serán designados y dependerán del Ministro de Relaciones Laborales.

Art. 2.- El Ministerio de Relaciones Laborales asume todas las competencias establecidas para la SENRES que constan en la Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, así como las competencias y atribuciones determinadas para el Ministerio de Trabajo

14

y Empleo en la Codificación del Código del Trabajo, y todas aquellas establecidas para estas instituciones en el ordenamiento legal vigente.

Art. 3.- Transfiéranse todas las funciones, atribuciones, representaciones, delegaciones, derechos, obligaciones, unidades, presupuesto, personal; así como, los recursos, patrimonio y en general, todos los activos y pasivos, tanto de la SENRES como del Ministerio de Trabajo y Empleo, al Ministerio de Relaciones Laborales, para lo cual este podrá estructurar las unidades de apoyo y ejecución que sean necesarias.

Art. 4.- Los servidores que vienen prestando sus servicios con nombramiento o contrato o bajo cualquier otra modalidad tanto en la SENRES como en el Ministerio de Trabajo y Empleo, continuarán prestando sus servicios para el Ministerio de Relaciones Laborales con sus mismos derechos y obligaciones, y serán sujetos a procesos de evaluación y selección a efectos de determinar su continuidad en la nueva institución, de acuerdo a los requerimientos estructurales y orgánicos de esta. Una vez realizado el proceso de evaluación y selección, se determinarán los puestos que continuarán siendo necesarios para la estructura del Ministerio de Relaciones Laborales, para lo cual se analizarán los expedientes individuales de las servidoras y servidores, y aquellos puestos que de acuerdo con la nueva estructura orgánica funcional del Ministerio de Relaciones Laborales no sean necesarios, serán suprimidos de conformidad con las normas contenidas en la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa, su reglamento y las Normas Técnicas pertinentes expedidas por la SENRES, cuya vigencia se ratifica.

Art. 5.- El Ministerio de Finanzas ejecutará las asignaciones y reasignaciones presupuestarias que correspondan en sus sistemas de administración financiera, para que los presupuestos de la SENRES y del Ministerio de Trabajo y Empleo, sean trasladados al presupuesto del Ministerio de Relaciones Laborales.

Art. 6.- El Ministerio de Relaciones Laborales, efectuará todas las gestiones necesarias para la plena ejecución y aplicación del presente decreto.

Art. 7.- Sustitúyase la letra g) del artículo 16 del Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva, por la siguiente:

“g) Ministerio de Relaciones Laborales.

Art. 8.- Este decreto ejecutivo entrará en vigencia a partir de la presente fecha sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.

Dado en el Palacio Nacional, en San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, el día de hoy 13 de agosto del 2009. (Asamblea Nacional, 2009)

1.1.8 ACTIVIDAD PRINCIPAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES

El Ministerio de Relaciones Laborales ejerce la rectoría en el diseño y ejecución de políticas de

desarrollo organizacional y relaciones laborales para generar servicios de calidad, contribuyendo a

incrementar los niveles de competitividad, productividad, empleo y satisfacción laboral del país. Es

una Institución moderna de reconocido prestigio y credibilidad, líder y rectora del desarrollo

15

organizacional y las relaciones laborales, constituyéndose en referente válida de la Gestión Pública,

técnica y transparente por los servicios de calidad que presta a sus usuarios.

SECTOR PÚBLICO:

Fomentando la eficiencia en el servicio público a través de la generación de capacidades y

remuneraciones justas.

Fortalecimiento de la institucionalidad del sector público con procedimientos claros y sencillos

para el eficiente servicio a los usuarios.

Establecimiento de un régimen meritocrático para el ingreso, reclutamiento y promoción del

mejor talento humano en el sector público.

SECTOR PRIVADO:

Recuperar los ingresos de los hogares a través de un salario justo/digno para los trabajadores que

permita la generación de crecimiento económico sin fomentar el desempleo – cerrando la brecha

con la canasta básica familiar, y asegurando que la rentabilidad de las empresas no esté basada

en salarios bajos.

1.1.9 SERVICIOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES:

Los servicios al ciudadano que esta cartera de estado ofrece son los siguientes:

Actas de Finiquito en Línea,

Sistema de Contratos.

Sistema de Contratos con Plantillas

Consignación de Utilidades y Salario Digno.

Sistema Informático Integrado Talento humano.

Trámites Migratorios.

Registro 13°, 14° y Utilidades.

Remuneración Variable por eficiencia.

Balcón de Servicios.

Denuncia Casos de Renuncia Anticipada.

Trámites Ciudadanos

Red Socio Empleo

Servicio Civil Ciudadano

Mi Primer Empleo

16

Erradicación del Trabajo Infantil

1.1.10 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL MINISTERIO

1.1.10.1 CONCEPTO

Un organigrama se define como un esquema formado por medio de figuras geométricas y líneas

interrelacionadas que señalan la organización, los niveles jerárquicos, unidades administrativas y

funciones de cada cargo en la entidad.

Los organigramas representan de manera estructurada y jerárquica las actividades que

conforman una entidad y los datos que interrelacionan dichas actividades.

Figura N° 1 Organigrama Estructural del Ministerio de Relaciones Laborales.

17

1.1.11 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS:

Actualmente en el ministerio de Relaciones Laborales no cuenta con un Organigrama estructural

del área de activos fijos, ya que el sector público se maneja en base a leyes emitidas por la contraloría

en la que muy detalladamente y de forma precisa indica el proceso del control de bienes:

PROCESOS ESTABLECIDOS:

INGRESOS DE BIENES

RECEPCIÓN Y ENTREGA DEL BIEN.

El Ministerio de Relaciones Laborales se rige en base a las leyes expedidas por la Contraloría

General del Estado dando como lineamientos a seguir los siguientes procesos establecidos que

funcionan para toda entidad del Sector Publico en el ámbito financiero.

ACTIVOS FIJOS

Efectuar la recepción, el almacenamiento temporal la custodia y control de los bienes muebles

y equipos institucionales.

Llevar registros individuales actualizados de los bienes de la entidad calificados como activos

fijos, con los datos de las características generales y particulares como: marca, tipo, valor, año

de fabricación, color, número de serie, dimensiones, código, depreciación, etc.

Realizar la entrega de los bienes a los Jefes de las Direcciones, Departamentos o Unidades

Administrativas, mediante actas de entrega-recepción debidamente legalizadas con las firmas

de los responsables de la Unidad y del custodio.

Elaborar un catastro de los bienes inmuebles que posee la institución así como fichas

individuales de la propiedad en la que consten: planos, áreas y avalúos.

Suministrar oportunamente a todas las dependencias, funcionarios y trabajadores, los muebles

y equipos necesarios para sus labores, de acuerdo a las disponibilidades de los mismos.

18

Efectuar periódicamente o rotativamente constataciones físicas de los bienes por lo menos una

vez al año en forma normal o cuando sea requerida por la Dirección Financiera, Dirección

Administrativa o autoridad competente; y cuando cambie el custodio general o el responsable

del control en cada unidad administrativa, a fin de determinar oportunamente las novedades

con respecto a la utilización, ubicación y conservación de los activos fijos, especificando sus

causas y presentando las recomendaciones que se estimen pertinentes.

Verificar la calidad y estado de los bienes que han sido sujetos de reposición.

Entregar al Departamento de Contabilidad el inventario anual actualizado de activos fijos, para

la conciliación correspondiente.

Colaborar en la formulación del plan anual de adquisiciones de activos fijos.

Participar por designación en los trámites de baja, remates y demás indicadas en el Reglamento

General de Bienes del Sector Público;

Mantener un control sobre el traslado interno de los bienes de una unidad administrativa a otra;

Llevar estadísticas de la información de los activos fijos, personas responsables de la custodia

y uso, unidades administrativas donde se encuentran, grado de utilización y estado de

conservación;

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes,

establecidas para el sistema de administración de bienes.

Mantener actualizado el catastro de predios que hayan sido sujetos de remate, expropiación,

permuta, confiscación o reintegro, y presentar informes de la acción tomada;

Intervenir en la recepción de los bienes adquiridos y verificar la conformidad con los contratos

celebrados.

19

CAPÍTULO II

2 ANÁLISIS SITUACIONAL

El análisis situacional de una organización “es el proceso que estudia el entorno del mercado y

las posibilidades comerciales de la empresa. Se suele referenciar, separadamente, en dos capítulos, uno

corresponde al entorno externo de la empresa, en tanto que, ésta, se enfoca en el otro capítulo, el cual

considera sus fortalezas y debilidades internas”.

Dentro del análisis situacional se recurrió al estudio de los dos ambientes, el externo que hace

mención a las oportunidades y amenazas del mercado, y el ambiente interno, referente a las fortalezas y

debilidades de la empresa. El análisis del ambiente externo tiene por objeto estudiar las características

del mercado cambiante, las cuales son de índole no controlable. El ambiente interno, por su parte, tiene

como propósito exponer las características de la empresa que son controlables, aspectos que permitirán

optimizar las fortalezas y controlar las debilidades.

En virtud de lo expuesto es necesario realizar estos análisis pertinentes para así posicionar al

Ministerio de Relaciones Laborales en el servicio del sector público.

2.1 ANÁLISIS INTERNO Y EXTERNO

El Ministerio de Relaciones Laborales es una de las más importantes carteras de estado ya que

ejerce la rectoría e intermediación laboral del país, el cual está dirigido por el Sr. Ministro de

Relaciones Laborales Ec. Carlos Marx Carrasco.

A partir del año 2009 el Ministro de Relaciones Laborales busca mantener y desarrollar el

liderazgo y rectoría del desarrollo organizacional y de las relaciones laborales, para lo cual consta de

servidores públicos dispuestos a dar la mayor satisfacción al ciudadano ecuatoriano.

El siguiente análisis interno de este ministerio tiene como objeto la evolución del servicio

público.

20

(FODA)

Este análisis se realiza sobre las variables sobre las que la empresa tiene influencia y pueden ser

controladas, conocer los ámbitos internos que van a influir en el desarrollo de la iniciativa, o lo que es

lo mismo, conocemos a nosotros mismos. La importancia de conocer y analizar los factores internos la

empresa, de manera independiente, sin ser ni excesivamente indulgentes ni extremadamente Estrictos,

nos dará una idea de nuestras posibilidades y capacidades, así como de nuestros puntos fuertes a

potenciar y los débiles a cubrir y enmendar.

Filosofía Ministerial

Misión

Una entidad que ejercerá la rectoría de las políticas laborales, fomente la vinculación entre oferta

y demanda laboral, proteja los derechos fundamentales del trabajador y trabajadora, y ser el ente rector

de la administración del desarrollo institucional, de la gestión del talento humano y de las

remuneraciones del Sector Público.

Análisis

Es una FORTALEZA al dirigirse a satisfacer necesidades del público, al ofertar servicios y

atención de calidad contando con espacio y equipos que facilitan el proceso de atención.

Visión




sus usuarios.

Análisis:

Es una FORTALEZA porque se enfoca a lograr en la satisfacción de sus clientes.

Objetivos Corporativos

Ayudar a la sociedad, generando trámites eficientes.

Brindar estabilidad laboral y desarrollo a las relaciones laborales.

Hacer del servicio público un lugar de facilidad en cuestión de trámites públicos.

Ofrecer servicios de calidad para de esta forma obtener la satisfacción de los clientes.

Brindar siempre algo innovador nuevo para el cliente.

21

Lograr el éxito de la empresa trabajando en equipo.

Contar con una infraestructura y espacio adecuado para la comodidad del cliente.

Incrementar plazas de trabajo para los nuevos profesionales y las demás personas.

Estar siempre dispuestos a los cambios que exige el cliente para su satisfacción.

Establecer un programa de capacitación continuo al personal.

Brindar siempre productos y servicio de calidad.

Análisis:

Es una FORTALEZA al ser los objetivos corporativos entre el personal y sus propietarios, todos

el mismo fin la excelencia.

Una política define el área en la cual deben tomarse decisiones, indican la dirección dentro de las

áreas que deben seguirse conservándose dentro de estas límites predeterminados, pero Libertad para

decidir las áreas estipuladas, de acuerdo a esta se desarrollan los procedimientos, métodos, estándares,

puestos y programas de la empresa.

A continuación las políticas que se pondrán a disposición para los colaboradores del Restaurante

de ida Ecuatoriana " EL TÍPICO SABROSON

ASPECTO SOCIO – CULTURAL

La situación cultural es un verdadero desafío. La globalización es un fenómeno impactante en

nuestra cultura y en el modo como nos insertamos y apropiamos de ella. "Vivimos un cambio de época,

afirman los obispos, cuyo nivel más profundo es el cultural. Se desvanece la concepción integral del

ser humano, su relación con el mundo y con Dios. Los fenómenos sociales, económicos y tecnológicos

están en la base de la profunda vivencia del tiempo, al que se le concibe fijado en el propio presente

con inconsistencia e inestabilidad, se deja de lado la preocupación por el bien común para dar paso a la

realización inmediata de los deseos de los individuos, la creación de nuevos derechos individuales, a

veces arbitrarios, problemas de sexualidad, familia, entre otros."

El mercado descontrola el deseo de niños, jóvenes y adultos, la publicidad conduce a mundos

lejanos, maravillosos, pero ilusorios. Los conceptos de Libertad e igualdad se ven afectados por la

cultura del consumismo.

22

Análisis:

Es considerado como una AMENAZA ya que este país es inestable, a más de eso existen

desigualdad social que el estado mediante el Plan del Buen Vivir y la matriz de producción está

dispuesto a hacernos cambiar nuestra manera de pensar y afianzarnos en un futuro próspero mediante

la implementación de estas políticas.

ASPECTO TECNOLÓGICO

A pesar de que la gran mayoría de las empresas disponen de conexión a Internet, la escasa

estructura tecnológica, el desconocimiento de las potencialidades que esta enorme red tiene la empresa

y la falta de visión e inadaptación a las nuevas formas de mercado se configuran los principales

factores que retraen a la empresa para implementar este tipo de soluciones, demás, si lo que la empresa

busca es la integración total de todos sus procesos y la adaptación estos a soluciones de e-business, la

curva de adaptación a las nuevas formas de trabajo y el alto en formación y medios, resultan en un

significativo esfuerzo por parte de la empresa para la ion de las nuevas mecánicas de trabajo. El reto de

los desabolladores es mostrar a la presa los servicios concretos y herramientas que Internet puede

ofrecer, dejando que el empresario y el trabajador se beneficien de ellos.

A medida que las empresas adquieran el necesario bagaje tecnológico y conocimiento de las

reglas de la nueva economía comenzarán a establecer las relaciones ínter-empresariales que propicien

la explosión de estos modelos de negocio entre las empresas y su entorno. Creemos que la pequeña y

mediana empresa adaptará estos modelos al igual que adoptó Internet en su momento, pero el ritmo de

implantación será sin duda bastante más corto. Los avances tecnológicos no se detienen y lo que ahora

es novedoso, en 6 meses se quedó atrás, estos avances obligan a las empresas a no quedarse rezagadas

e invertir para fomentar su crecimiento.

La inversión en tecnología da como resultado una ventaja competitiva respecto al resto.

Análisis:

Los avances tecnológicos representan una OPORTUNIDAD, porque se puede llegar a más

consumidores a través del Internet ofertando los servicios vía paginas institucionales gubernamentales,

es una forma de hacer conocer la cartera de estado a más personas, con mensajes o publicidad masiva.

23

ASPECTOS POLÍTICO-LEGAL

El Ministerio de Relaciones Laborales siempre estará funcionando de acuerdo a las disposiciones

legales vigentes, con apego a un asesoramiento oportuno en las reformas y estatutos que se

promulguen. El entorno político ecuatoriano no es muy favorable, la oposición política de derecha

conservadora es una gran plaga que no permite el adecuado despliegue del plan del buen vivir

implementado por el gobierno del E. Rafael Correa. En este momento crucial con el precio más bajo

del petróleo en los últimos tiempos no hay mejor calidad de vida para los ecuatorianos, es notorio que

los cambios al presente no serán palpables pero las futuras generaciones gozaran de una instrucción de

calidad, se muestra que aunque el precio del petróleo este bajo, ya no dependemos de este ingreso para

poder subsistir en el tiempo, políticas económicas que afectan a un grupo mínimo del país que no

representan una gran mayoría, representan a interese político personales, que no tienen cabida en el

gobierno actual, me apego a una frase personal “El todo para todos”.

Análisis:

En los actuales momentos que vive el país el proyectista cree que es una AMENAZA, porque

aún es incierta la aplicación de los artículos de la nueva Constitución y no se sabe hasta qué punto va a

existir repercusión luego del desbalance financiero en Estados Unidos. Las políticas actuales

contribuyen a la evasión y/o elusión de impuestos, a la fuga de capitales y a la desinversión.

En Ecuador hasta la fecha ha existido cambios que se consideren trascendentales: hay equidad

entre los tres poderes debido que el ejecutivo busca imponer su criterio del Buen Vivir en todas las

dependencias del Estado, lo que generan clima de responsabilidad, por lo que el riesgo país es no es tan

significante como en políticas pasadas en el país.

ASPECTO SERVICIO PÚBLICO:

En la actualidad el servicio público ha venido mostrando una mejoría comparada con gobiernos

anteriores, ya que en este gobierno se implementó la LEY ORGÁNICA DEL SERVICIO PÚBLICO,

en donde indica:

Principios:

La presente Ley se sustenta en los principios de: calidad, calidez, competitividad, continuidad,

descentralización, desconcentración, eficacia, eficiencia, equidad, igualdad, jerarquía, lealtad,

24

oportunidad, participación, racionalidad, responsabilidad, solidaridad, transparencia, unicidad y

universalidad que promuevan la interculturalidad, igualdad y la no discriminación.

El servicio público y la carrera administrativa tienen por objetivo propender al desarrollo

profesional, técnico y personal de las y los servidores públicos, para lograr el permanente

mejoramiento, eficiencia, eficacia, calidad, productividad del Estado y de sus instituciones, mediante la

conformación, el funcionamiento y desarrollo de un sistema de gestión del talento humano sustentado

en la igualdad de derechos, oportunidades y la no discriminación.

Análisis:

Mencionando la calidad del servicio público se tomaría como una AMENAZA ya que aún

persisten servidores públicos y entidades que no se orientan al servicio público de calidad, como

experiencia personal he palpado que aún existe un control por parte de personas inescrupulosas de

mandos medios que aún persisten en el NO CAMBIO para un plan del Buen Vivir, una vez detectado

estas entidades y servidores públicos de diferentes mandos, se debería omitir y prescindir de estas

personas, que no orientan al servicio público de calidad.

Ver anexo 2 grafico calidad del servicio público.

2.1.1 EL MINISTERIO

El Ministerio de Relaciones Laborales nace según decreto ejecutivo el 24 de Agosto del 2009,

fusionando entidades gubernamentales que ejercían doble función, con esto se realizó la modernización

en esta nueva cartera de estado.

El Ministerio de Relaciones Laborales asume todas las competencias establecidas para la

SENRES que constan en la Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera

Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, así como

las competencias y atribuciones determinadas para el Ministerio de Trabajo y Empleo en la

Codificación del Código del Trabajo, y todas aquellas establecidas para estas instituciones en el

ordenamiento legal vigente.

25

2.1.2 VISIÓN




sus usuarios.

2.1.3 MISIÓN

Ejercer la rectoría de las políticas laborales, fomentar la vinculación entre oferta y demanda laboral,

proteger los derechos fundamentales del trabajador y trabajadora, y ser el ente rector de la

administración del desarrollo institucional, de la gestión del talento humano y de las remuneraciones

del Sector Público.

2.1.4 SERVICIOS

Los servicios al ciudadano que esta cartera de estado ofrece son los siguientes:

• Actas de Finiquito en Línea,

• Sistema de Contratos.

• Sistema de Contratos con Plantillas

• Consignación de Utilidades y Salario Digno.

• Sistema Informático Integrado Talento humano.

• Trámites Migratorios.

• Registro 13°, 14° y Utilidades.

• Remuneración Variable por eficiencia.

• Balcón de Servicios.

• Denuncia Casos de Renuncia Anticipada.

• Trámites Ciudadanos

• Red Socio Empleo

• Servicio Civil Ciudadano

• Mi Primer Empleo

• Erradicación del Trabajo Infantil

26

2.1.5 ORGANIGRAMAS ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL

2.1.6 ANÁLISIS EXTERNO

Es importante determinar la situación actual del control y administración de bienes en el Ministerio

de Relaciones Laborales de Quito edificio Torrezul, para lo cual se presenta a continuación un

diagnóstico situacional del mismo para clarificar el escenario.

2.1.7 ANÁLISIS FODA

Esta herramienta se utiliza para conocer la situación real en que se encuentra una organización,

empresa o proyecto, y planear una estrategia de futuro.1

Figura 2.1 Organigrama Estructural y Funcional, Ministerio de Relaciones Laborales.

27

Durante la etapa de planeamiento estratégico y a partir del análisis FODA se deben contestar cada una

de las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se puede destacar cada fortaleza?

• ¿Cómo se puede disfrutar cada oportunidad?

• ¿Cómo se puede defender cada debilidad?

• ¿Cómo se puede detener cada amenaza?

2.1.8 FORTALEZAS

1) El Ministerio de Relaciones Laborales es la única institución en el país que ejerce la rectoría

entre demanda y oferta laboral.

2) Vela por los derechos de los trabajadores del país, con correctas leyes, decretos etc. para el

ejercicio correcto del empleo y del empleador.

3) Protege a grupos desprotegidos con inclusión social en los trabajadores en especial con

capacidades especiales

4) Se instaló tramites ciudadanos a través de internet donde se ofrecen servicios a trabajadores y

empleadores.

5) Se ha reducido el flujo de beneficiarios en especial las molestias que causaban realizar trámites

personales, reduciendo tiempo en los mismos

6) Se ofrece el correcto tratamiento de los fondos de terceros declarados por los empleadores para

así defender intereses de la clase trabajadora del país.

7) Implementación en plataformas informáticas para ciertos tramites ciudadanos

2.1.9 OPORTUNIDADES

1) La cooperación del Gobierno Central para ejercer todas estas fortalezas.

2) La figura del Ministerio de Relaciones laborales copa un vacío en el mercado laboral del

Ecuador al introducir bajo leyes y decretos que impulsa la planificación y puesta en marcha del

plan del buen vivir.

3) Se encuentra minimizando la necesidad de procesos que se los puede realizar vía internet.

4) Las nuevas reformas laborales constituyen una oportunidad para la fuerza laboral del país y la

nueva vía de cambio de la misma.

28

2.1.10 DEBILIDADES

1) La entrega de documentos físicos para el pago de fondos de terceros (Utilidades, Finiquitos

etc.).

2) La compra de especies valoradas para los tramites ciudadanos.

3) El abarrotamiento del público ya que en algunos procesos aún no se implementa plataformas

informáticas que ayuden a la descongestión de procesos.,

4) La falta de coordinación con las diferentes delegaciones provinciales, causando la demora en

los trámites que aún siguen funcionando con documentación física.

5) Para el servidor público que labora en esta cartera de estado, se debería mejorar la facilidad

para obtener herramientas para su desempeño laboral cotidiano.

2.1.11 AMENAZAS

1) La corrupción de los mandos medios que aún no ha sido erradicada por completo de las

diferentes cartera de estado.

2) La falta de capacitación en atención al beneficiario o ciudadano al servidor público que ingresa

a la institución

3) La falta de vocación al servicio social ciudadano por parte de todos los servidores públicos.

4) La mal utilización de los bienes del estado ecuatoriano.

5) La discontinuidad del trabajo de los servidores en todas las áreas (contratos por 2 años) reflejan

una falta de culminación del ejercicio de responsabilidades del servidor.

29

HOJA DE TRABAJO MATRIZ FODA.

Realizada por Álvaro Boada.

Figura 2.1 Hoja de trabajo Matriz FODA, con su respectiva estrategia.

30

MATRIZ FODA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

1. Es la única institución en el país que

ejerce la rectoría entre demanda y oferta

laboral.

1. Cooperación del Gobierno Central para ejercer todas

estas fortalezas

2. Vela por los derechos de los

trabajadores del país.

2. Copa un vacío en el mercado laboral del Ecuador al

introducir bajo leyes y decretos que impulsa la

planificación y puesta en marcha del plan del buen vivir.

3. Inclusión social en los trabajadores.

3. Se encuentra minimizando la necesidad de procesos que

se los puede realizar vía internet

4. Implementación en plataformas

informáticas para ciertos tramites

ciudadanos

4. Nuevas reformas laborales

5. Correcto tratamiento de los fondos de

terceros declarados por los empleadores

para así defender intereses de la clase

trabajadora del país

DEBILIDADES AMENAZAS

1. Entrega de documentos físicos para el

pago de fondos de terceros 1. La corrupción de los mandos medios

2. Falta de coordinación con las

diferentes delegaciones provinciales

2. La falta de capacitación en atención al beneficiario o

ciudadano

3. Algunos procesos aún no se

implementa plataformas informáticas

4. No existe un adecuado control de

bienes.

3. La mal utilización de los bienes del estado ecuatoriano.

31

CAPÍTULO III

3. CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES

3.1. INTRODUCCIÓN

Según el reglamento general de bienes del sector público en el Registro Oficial 378, en el Capítulo I será aplicable para la gestión de los bienes de propiedad de los organismos y entidades del sector público comprendidos en el Art. 118 de la Constitución Política de la República, de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos en los términos previstos en al artículo 211 de la Constitución Política y 4 reformado de la Ley Orgánica de la Contraloría, y para los bienes de terceros que por cualquier causa estén en el sector público bajo custodia o manejo. (Constitución de la República, 2006)

Y según el Art. 3 del mismo registro oficial nos da la introducción hacia donde está orientada

estas normas que todos los servidores públicos sin excepción de jerarquía lo deben cumplir:

Del procedimiento y cuidado. Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u

organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido

adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito,

custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás

disposiciones que dicte la Contraloría General y el propio organismo o entidad. Con este fin nombrará

un Custodio Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades

presupuestarias de la institución, que será responsable de su recepción, registro y custodia.

La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de responsabilidad directa del

servidor que los ha recibido para el desempeño de sus funciones y labores oficiales.



a) Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y su destinación y

uso.

32

b) Entregar los bienes por parte del Custodio Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al

Jefe de cada unidad administrativa.








El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los propios de la




respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja. En el registro de la vida útil del bien se

anotará su ingreso, y toda la información pertinente, como daños, reparaciones, ubicación y su egreso.

El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregará copia de la parte pertinente del




a su cargo.

Con estos lineamientos y normativas a seguir nos da la pauta que el control y la administración

de bienes en el sector público se basa en controles internos para la correcta gestión y utilización de los

bienes.

Las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador constituyen

guías generales emitidas por la Contraloría General del Estado, orientadas a promover una adecuada

administración de los recursos públicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de las

entidades y organismos del sector público ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia

y economía en la gestión institucional. Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a

33

proporcionar una seguridad razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos específicos

que se trazaron; tienen soporte técnico en principios administrativos, disposiciones legales y normativa

técnica pertinente.

Las Normas de Control Interno se encuentran agrupadas por áreas, sub-áreas y títulos. Las áreas

de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas relacionadas con criterios a

fines y se clasifican en:

100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GUBERNAMENTAL

300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE RECURSOS

HUMANOS

400 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN COMPUTARIZADOS

500 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE INVERSIONES

EN PROYECTOS Y PROGRAMAS

Estas normas promueven la existencia de un control interno sólido y efectivo, cuya implantación

constituye responsabilidad de las máximas autoridades y de los niveles de dirección. La combinación

de las normas establece el contexto requerido para el control interno apropiado en cada entidad pública.

A continuación desarrollare algunas definiciones de varios autores y lineamientos del sector

público acerca de este grandioso tema.

3.2. DEFINICIONES DE CONTROL INTERNO

El Sector Público Ecuatoriano posee sus propias normas de aplicación para las diferentes áreas

de gestión en las carteras de estado, a continuación desarrollare e informare mediante mi Plan de Tesis

las diferentes Normas que son de fácil accesibilidad pero de muy poco conocimiento en las personas

interesadas en el tema.

34

100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

Este grupo de normas constituyen los criterios básicos para mantener un efectivo y eficiente

control interno en las entidades del sector público.

110 Fundamentos del Control Interno:

Son normas encaminadas a lograr una adecuada administración de los recursos públicos y el

correcto funcionamiento de las entidades y organismos del Estado.

120 Componentes del Control Interno

El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí, los que funcionan de

manera en que el nivel ejecutivo dirige a la entidad, y están integrados en el proceso de dirección.

130 Herramientas de Evaluación de los Componentes de Control Interno

Se presentan cinco herramientas de evaluación, una para cada componente del control interno;

sirven para evaluar los riesgos y las actividades de control, para lo cual la entidad debe establecer

objetivos en cada actividad importante.

140 Normas Gerenciales de Control Interno

Tienen como objetivo recordar que todos los miembros de una organización comparten

responsabilidades en materia de control interno. Sin embargo, la responsabilidad de su implantación

recae en los niveles de dirección y de la máxima autoridad de una entidad eficiente.

La última función que desempeñan los administradores se llama Control al cual lo conocemos

como el proceso de verificar, comparar y corregir el trabajo por otros realizado. Después de que se

fijan las metas, se elaboran los planes, se delinean los arreglos estructurales, se contrata, capacita y

motiva al personal, todavía algo puede andar mal. Para cerciorarse de que las cosas van como deben ir,

la administración debe verificar el desempeño de la organización. Se debe comparar el desempeño real

con las metas propuestas. Si existiera alguna desviación significativa, es obligación de la

administración volver a encaminar de forma debida a la organización.

35

Las actividades importantes del control son:

• Analizar los resultados obtenidos con los planes iniciales.

• Elaborar controles claves para medir las operaciones.

• Comunicar cuales son los controles para dichas mediciones.

• Dar a conocer los resultados de manera detallada para poder realizar las comparaciones y

evaluaciones.

• Sugerir correcciones en caso de ser necesario.

• Modificar los planes conforme se vayan dando los resultados de control.

COSO I

El objetivo principal de COSO I es ayudar a las entidades a evaluar y mejorar sus sistemas de

control interno, facilitando un modelo en base al cual pudieran valorar sus sistemas de control interno y

generando una definición común de “control interno”.

Según COSO el Control Interno es un proceso llevado a cabo por la dirección y el resto del

personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en

cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones.

• Confiabilidad de la información financiera.

• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables.

La estructura del estándar se dividía en cinco componentes:

Ambiente de Control: es el fundamento de todos los demás componentes del control

interno proporcionando disciplina y estructura. El ambiente de control define al conjunto

de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del

control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de

este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Es,

fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia,

y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno

y su incidencia sobre las actividades y resultados.

36

Los principales factores del ambiente de control son:

La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.

La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento

La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos

los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos

establecidos.

Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del

personal.

El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación

de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

Valoración de Riesgos: es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la

consecución de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben

administrar los riesgos.

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las

actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el

punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello

debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los

puntos débiles, enfocando los riesgos tanto a los niveles de la organización (internos y externos) como

de la actividad. El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien aquéllos

no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del

mismo.

Actividades de Control: políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas

administrativas se lleven a cabo.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de

las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el

punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos,

los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén

relacionados:

37

· Las operaciones

· La confiabilidad de la información financiera

· El cumplimiento de leyes y reglamentos

Información y comunicación: identificación y comunicación de información pertinente en una

forma y en un tiempo que lo permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. La

información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue

oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales.

La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para posibilitar

la dirección, ejecución y control de las operaciones.

Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos provenientes de

actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones.

Monitoreo o supervisión: proceso que valora el desempeño de sistema en el tiempo. Incumbe a

la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su

revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluación

de las actividades de control de los sistemas a través del tiempo, pues toda organización tiene

áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente

su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden

encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que, al variar las circunstancias,

generan nuevos riesgos a afrontar. El objetivo es asegurar que el control interno funciona

adecuadamente, a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o

evaluaciones puntuales.

38

Fuente: http://slideplayer.es/slide/126754/

COSO II

Según el Coso II, la gestión de riesgos corporativos se ocupa de los riesgos y oportunidades que

afectan a la creación de valor o su preservación. La gestión de riesgos corporativos de un proceso

interpretado por el consejo de administración de una entidad, su dirección y restante personal, aplicable

a la definición de estrategias en toda la empresa y diseñado para identificar eventos potenciales que

puedan afectar a la organización, gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado y proporcional una

seguridad razonable sobre el logro de los objetivos.

Esta explicación recoge los siguientes conceptos de la gestión de riesgos corporativos:

• Es un proceso continuo que fluye por toda la entidad.

• Es realizado por si personal en todos los niveles de la organización.

• Está diseñado para identificar acontecimientos potenciales que, de ocurrir, afectarían a la

entidad y para gestionar los riesgos dentro del nivel de riesgo aceptado.

• Es capaz de proporcionar una seguridad razonable al consejo de administración y a la dirección

de una entidad.

• Está orientada al logro de objetivos dentro de unas categorías diferenciadas.

Figura 3.1 COSO 1, Pirámide Control Interno (Meycor Coso AG, 2008)

39

Los objetivos serán:

• Objetivos Estratégicos: se trata de los objetivos establecidos al más alto nivel y relacionados

con la misión y la visión de la misma compañía.

• Objetivos Operativos: son aquellos relacionados directamente con la eficacia y eficiencia de

las operaciones donde también se incluyen los objetivos relacionados con el desempeño y la

rentabilidad.

• Objetivos relacionados con la información suministrada a terceros: son los objetivos que

afectan a la efectividad del reporting de la información suministrada.

• Objetivos relacionados con el cumplimiento regulatorio: son los objetivos relacionados con el

cumplimiento por parte de la compañía con todas aquellas leyes y regulaciones que deben

aplicar.

Dentro de los cuatro objetivos anteriormente registrados estos se interrelacionan con los ocho

elementos que se describen a continuación:

Ambiente Interno: Es la base en que se sitúan el resto de elementos e influye de manera

significativa en el establecimiento de los objetivos y estrategias.

Establecimiento de objetivos: estos objetivos deben establecerse con anticipación a que la

dirección identifique los posibles acontecimientos que impidan su consecución. Deben estar

alineados con la estrategia de la compañía dentro de la visión y misión establecida.

Identificación de acontecimientos: se debe identificar los acontecimientos que pueden surgir

dentro del modelo establecido, estos pueden ser acontecimientos positivos o negativos.

Evaluación de riesgos: se debe realizar la evaluación de riesgos de todos los acontecimientos

que pueden tener la consecución de los objetivos establecidos.

Respuestas Legales: como lógica la dirección debe evaluar la respuesta de riesgo que puede

tener la compañía en función de cuatro categorías; evitar, reducir, compartir y aceptar. Una vez

establecida la respuesta al riesgo para cada situación de deberá efectuar una reevaluación del

riesgo residual.

Actividades de control: son las políticas y procedimientos que son necesarios para asegurar que

la respuesta al riesgo ha sido la adecuada.

Información y comunicación: una adecuada información es necesaria a todos los niveles de la

organización tomando en cuenta una adecuada identificación, evaluación y la respuesta más

acertada para cumplir los objetivos de la compañía.

40

La metodología COSO II hace especial hincapié en la relación entre la incertidumbre y el valor.

En este sentido se señala que una premisa subyacente en la gestión de riesgo corporativo es que cada

entidad, existe para generar valor para sus grupos de interés.

Los beneficios del COSO II y su gestión de riesgo serán los siguientes:

• Conocimiento: se tiene la noción de todos los riesgos que afectan a la organización.

• Gestión: nos permite estar prevenidos y anticipación sobre el riesgo de la compañía.

• Identificación proactiva: aprovechamiento de oportunidades.

• Respuesta: más rápida y mejor a los cambios en el entorno.

• Ayuda en el cumplimiento con las existencias de regulador de materia de gestión.

• Asignación mejor y más eficiente de recursos para gestión de riesgo.

• Toma de decisiones: más segura evitando problemas derivadas del riesgo.

• Mejor previsión: del posible impacto de los riesgos que afectan a la organización.

• Mayor identificación: de oportunidades por parte de la dirección

• Aumento de credibilidad: confianza ante los mercados

• Mejora la reputación: de la compañía

• Mayor probabilidad: de éxito de la implantación de la estrategia

Figura 4.2 COSO 2, Pirámide Control Interno (Meycor Coso AG, 2008)

41

3.3 FIN PRIMORDIAL DEL CONTROL INTERNO

Según las normas de control interno para el sector público promueven la existencia de un control

interno sólido y efectivo, cuya implementación constituye responsabilidad de las máximas autoridades

y de los niveles, tema que lo he venido acentuando anteriormente con el detalle de las Normas de

Control Interno en el Sector Público, según varios autores a nivel mundial reflejan un similar concepto

a lo expuesto anteriormente:

• La primera definición formal de Control Interno fue establecida originalmente por el Instituto

Americano de Contadores Públicos Certificados – AICPA en 1949:

El Control Interno incluye el Plan de Organización de todos los métodos y medidas de coordinación acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas un "sistema" de Control Interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas. (Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del sector público y personas jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recusrsos Públicos., 2009)

• Instituto Mexicano de Contadores Públicos, "Examen del Control Interno", Boletín 5 de la

Comisión de Procedimientos de Auditoría, México, 1957:

En un sentido más amplio, el Control Interno es el sistema por el cual se da efecto a la administración de una entidad económica. En ese sentido, el término administración se emplea para designar el conjunto de actividades necesarias para lograr el objeto de la entidad económica. Abarca, por lo tanto, las actividades de dirección, financiamiento, promoción, distribución y consumo de una empresa; sus relaciones públicas y privadas y la vigilancia general sobre su patrimonio y sobre aquellos de quien depende su conservación y crecimiento. (Comisión de Procedimientos de Auditoría, 1957)

William L. Chapman, 1965 por Control Interno entiende que es:

El programa de organización y el conjunto de métodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de sus datos contables y el grado de confianza que suscitan a efectos de promover la eficiencia de la administración y lograr el cumplimiento de la política administrativa establecida por la dirección de la empresa. (Chapman, 1965)

• En 1971 se define el Control Interno en el Seminario Internacional de Auditoría

Gubernamental de Austria, bajo el patrocinio de la Organización de las Naciones Unidas

(ONU) y la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI)

como:

http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/

http://www.monografias.com/trabajos16/finanzas-operativas/finanzas-operativas.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/histomex/histomex.shtml

http://www.monografias.com/trabajos36/administracion-y-gerencia/administracion-y-gerencia.shtml

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/promoproductos/promoproductos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/travent/travent.shtml

http://www.monografias.com/trabajos35/consumo-inversion/consumo-inversion.shtml


http://www.monografias.com/trabajos14/patrimonio/patrimonio.shtml

http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/

http://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml



http://www.monografias.com/Politica/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sein/sein.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/ornaun/ornaun.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/ornaun/ornaun.shtml

42

El Control Interno puede ser definido como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales:

• Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada.

• Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades.

• Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma.

• Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos. (Seminario Internacional de Auditoría Gubernamental de Austria, 1971)

• Segunda Convención Nacional de Auditores Internos auspiciada por el Instituto de Auditores

Internos de la República de Argentina, Buenos Aires, en 1975:

Es el conjunto de reglas, principios o medidas enlazados entre sí, desarrollado dentro de una organización, con procedimientos que garanticen su estructura, un esquema humano adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los planes de acción, con el objetivo de lograr:

• Razonable protección del patrimonio. • Cumplimiento de políticas prescritas por la organización. • Información confiable y eficiente. • Eficiencia operativa. (Segunda convención Nacional de Auditores Internos, 1975)

E. Fowler Newton expresa que:

Contribuye al logro de los objetivos propuestos por las entidades, que es un plan estructurado de la organización, que tiene como objetivo primordial salvaguardar los recursos, que contribuye a la información veraz, a promover la eficiencia y en la actualidad se reconoce que involucra a los directivos y trabajadores en general y no solamente a los contadores y auditores. (Fowler, 1976)

3.4. ACTITUD DE LA ADMINISTRACIÓN A LOS CONTROLES INTERNOS:

En el sector público se lo delimita de la siguiente forma a partir de la norma:

110 – 08 TÍTULO: ACTITUD HACIA EL CONTROL INTERNO

La competencia técnica, la honestidad y el esmero que cada servidor ponga en el cumplimiento

de sus funciones, son los factores fundamentales para definir los controles preventivos y de detección

http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/sistemas-control/sistemas-control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/informeauditoria/informeauditoria.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTRO

http://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/sirisaac/sirisaac.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml



http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml


43

que deban ponerse en práctica. Cada uno de los servidores propiciará con su actitud la incorporación de

todos los elementos de control interno dentro de las operaciones a su cargo.

La máxima autoridad de cada entidad pública establecerá en forma clara y por escrito las líneas

de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con las

disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos, crear y mantener un ambiente de

honestidad y de respaldo hacia el control interno, garantizar el uso eficiente de los recursos y proteger

el medio ambiente. Los componentes de control interno serán incorporados dentro de cada una de las

fases del proceso administrativo, esto es planificación, organización, dirección, coordinación y control.

La estructura orgánica funcional incorporará los componentes de control interno necesarios para

asegurar el cumplimiento de la misión y objetivos de la entidad y para que cada persona asuma y

ejecute eficientemente las funciones asignadas. En esta estructura se cuidará especialmente de definir

las líneas de comunicación entre los distintos niveles de la organización y de separar en unidades

organizativas diferentes las actividades financieras, administrativas y operativas o de gestión.

A partir de esta Norma el servidor público tendrá varios lineamientos a seguir para el control y

administración de bienes en cualquier cartera de estado.

El Ministerio de Finanzas con su programa On Line ERP ESIGEF (Sistema Integrado de

Gestión Financiera), nos indica mediante manuales, videos etc. el tratamiento contable para los bienes

del Sector Público:

Dirección Nacional de Activos Públicos

eSByE

Manuales:

Manual de usuarios y creación de bodegas en el SByE.

Manual de Usuario para el Ingreso por Matriz de Carga Inicial en el eSByE.

Manual de Usuario para el Registro de Ingreso de Bienes por Acta.

Manual de Usuarios para el registro de ingreso de bienes manual.

Matrices de Carga IniciaL_01-08-2014

http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/plugins/download-monitor/download.php?id=1011





44

Videos:

Ingreso de Usuarios y parámetros de bodegas.

Catálogo de Bienes de Larga Duración y Bienes de Control Administrativo e-SByE_05-11-

2014 [NUEVO]

Formulario de Requerimiento de creación de Bienes y Existencias en el Catálogo GG.

Formulario de Requerimiento de creación de Bienes y Existencias en el Catálogo CG

vers.2007

Instructivos y Procedimientos:

Instructivo para el ingreso de datos en la Matriz de Carga Inicial de Bienes Muebles e

Inmuebles_01-08-2014.

Instructivo de Conciliación Saldos Entidades Bienes y Existencias.

Procedimiento para Traslado de saldos 134 a 151 o 152 y Consumos 28-10-2013.

Procedimiento para el traslado de saldos de Bienes de Programas y su Tratamiento_13-11-

2013.

Procedimiento para el traslado de saldos de Bienes de Proyectos y su Tratamiento_13-11-2013.

Procedimiento para el registro contable por pérdida de Bienes de Larga Duración 07-11-2014.

[NUEVO].

Procedimiento para el registro contable por pérdida de Existencias 07-11-2014 [NUEVO].

Instructivos Internos

Instructivo para la baja de otras inversiones en títulos “Certificados en Pasivos Garantizados

CPG’s” y Colocación de Títulos, Financiamiento Público.

Instructivo Pasivo Deuda Pública.

Proyecto Actualización Normativa Bienes.

3.5 MÉTODOS PARA ASIGNAR AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

Como se ha señalado el cumplimiento de las siguientes Normas de Control Interno para el Sector

Público que a continuación detallo son de obligatoriedad seguir los lineamientos descritos por la

C.G.E para así tener informes futuros de auditoría favorables para la dirección en donde se aplique el

proceso, en este caso para el área de: CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN EL

MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES DE QUITO EDIFICIO TORREZUL.

http://youtu.be/KwR7vozV5MM








http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2012/09/Instructuvo-de-Conciliaci%C3%B3n-Saldos-Entidades-Bienes-y-Existencias.pdf








http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2012/09/INSTRUCTIVO-PARA-LA-BAJA-DE-OTRAS-INVERSIONES-EN-T%C3%8DTULOS-CERTIFICADOS-EN-PASIVOS-GARANTIZADOS-CPGS-Y-COLOCACION-DE-TITULOS-FINANCIAMIENTO-P-_2_.pdf

http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2012/09/INSTRUCTIVO-PARA-LA-BAJA-DE-OTRAS-INVERSIONES-EN-T%C3%8DTULOS-CERTIFICADOS-EN-PASIVOS-GARANTIZADOS-CPGS-Y-COLOCACION-DE-TITULOS-FINANCIAMIENTO-P-_2_.pdf

http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2012/09/INSTRUCTIVO-PASIVO-DEUDA-P%C3%9ABLICA.pdf

http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2012/09/PROYECTO-ACTUALIZACION-NORMATIVA-BIENES-11-06-2012.pdf

45

140 -00 SUBÁREA: NORMAS GERENCIALES DE CONTROL INTERNO

140 -01 TÍTULO: DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y ORGANIZACIÓN

La responsabilidad se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante la comunidad, por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado. Constituye un concepto que tiene relación directa con la moral del individuo que guía su propia conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos, fraternales, cívicos e ideológicos, adquiridos durante su existencia. De allí se deriva la obligación de cada persona de ser responsable. La máxima autoridad de cada entidad u organismo establecerá por escrito las políticas que promuevan la responsabilidad en los funcionarios o empleados y la obligación de rendir cuenta de sus actos ante una autoridad superior y comunicará a los servidores respecto de sus deberes, grado de autoridad, responsabilidad, importancia de sus funciones y relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa; y, aplicará sistemas de seguimiento e información para verificar si se cumplen estas disposiciones, a base de lo cual tomará las medidas correctivas que exijan las circunstancias. Además, la máxima autoridad, conjuntamente con los empleados que desempeñan funciones de jerarquía, son los encargados de vigilar el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores, con la finalidad de aplicar las acciones correctivas que fueren necesarias. Al diseñar la organización se considerarán los factores siguientes: •La organización será flexible para permitir sincronizar los cambios en su estructura. Resultantes de modificaciones en los objetivos, planes y políticas. •La estructura de la organización será lo más simple posible. •Las unidades orgánicas diseñarán para obtener el máximo de efectividad con el menor costo posible. Corresponde a cada entidad pública organizarse internamente de acuerdo con sus fines, las disposiciones legales y administrativas existentes y los principios generales de organización, todo lo cual constará en el reglamento orgánico de funciones y en el organigrama estructural correspondiente. (Contraloria General del Estado, 2006)

140-02 TÍTULO: SEPARACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES

La máxima autoridad de cada entidad tendrá cuidado al definir las tareas de las unidades y de sus servidores, de manera que exista independencia y separación de funciones incompatibles, tales como: autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes y control de las operaciones de los recursos financieros; esto permitirá y facilitará una revisión y verificación oportuna evitando el cometimiento de errores o actos fraudulentos. Esta separación de funciones se definirá en la estructura orgánica, en los flujogramas y en la descripción de cargos en todas las entidades del sector público. También se promoverá y exigirá el uso del período vacacional anual de los servidores y empleados, para ayudar a reducir riesgos, especialmente, en el caso de personas que manejan fondos o valores. El funcionario que ejerce un cargo en una entidad pública y ha sido designado para desempeñar otro en la misma institución en forma temporal o definitiva, dejará de ocupar automáticamente el puesto anterior y se limitará a cumplir las funciones de la última designación. Por tanto, ninguna persona desempeñará simultáneamente más de un cargo dentro de la misma institución, de esta disposición se exceptúan los cargos de profesores en todos los niveles y los reemplazos temporales, en los colegios y otras entidades públicas que carezcan de personal suficiente. (Contraloria General del Estado, 2006)

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140 -03 TÍTULO: AUTORIZACIÓN DE OPERACIONES

La autorización es la forma de asegurar que sólo se efectúen operaciones y actos administrativos válidos y de acuerdo con lo previsto por la máxima autoridad; estará documentada y será comunicada, por escrito, directamente a los funcionarios y empleados involucrados, incluyendo los términos y condiciones bajo las cuales se concede la autorización. En cada entidad pública, la máxima autoridad, establecerá por escrito, procedimientos de autorización que aseguren el control de las operaciones administrativas y financieras. La conformidad con los términos y condiciones de una autorización implica que las tareas que desarrollarán los empleados y que han sido asignadas dentro de sus respectivas competencias, se deberán adecuar a las disposiciones emanadas por la dirección, en concordancia con el marco legal vigente. En general, todas las operaciones sean administrativas o financieras se efectuarán previa la respectiva autorización del nivel superior designado para tal función. De la misma forma, las personas que reciban las autorizaciones, serán competentes, honestas y conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarán actividades que no les corresponda. El acceso a los fondos y registros contables debe limitarse a las personas autorizadas, quienes están obligadas a rendir cuenta de la custodia y manejo. La restricción al acceso a los recursos permite reducir el riesgo de una utilización no autorizada o a evitar su pérdida, contribuyendo así al cumplimiento de las políticas dictadas por la dirección. La máxima autoridad es responsable de adoptar las decisiones que conducen a la transferencia, asignación y utilización de fondos para atender actividades específicas de la entidad que están relacionadas con el cumplimiento de las metas programadas. (Contraloria General del Estado, 2006)

140 -04 TÍTULO: INFORMACIÓN GERENCIAL

El titular de cada entidad pública creará y mantendrá sistemas que provean información útil, confiable y oportuna a cada nivel ejecutivo, para el desarrollo de su gestión y conocimiento permanente de las actividades a su cargo. Los informes serán elaborados de manera que cada nivel directivo reciba los datos inherentes a su área de responsabilidad y campo de acción, con un detalle apropiado para la toma de decisiones. Las situaciones excepcionales serán reportadas a la máxima autoridad con oportunidad y detalle suficiente, que le permita adoptar las acciones encaminadas a resolverlas. (Contraloria General del Estado, 2006)

140 -05 TÍTULO: COMITÉ DE AUDITORÍA

El Comité de Auditoría es el órgano de la Junta de Directores, formado de preferencia por consejeros externos sin responsabilidad operativa en la administración, cuyas actividades pretenden tener un rol preponderante en el control corporativo e incrementar la conciencia de control en la entidad. Se forma con el propósito de secundar los procesos de la organización, orientados por la consecución de los objetivos dentro del marco de la visión y misión. Se constituye generalmente en consideración a factores y a disposiciones legales vigentes, pero generalmente responde a la necesidad de mejorar la calidad de los informes de auditoría presentados. Su creación se encamina a:

Evitar la duplicidad en la supervisión.

47

Evitar las funciones operativas. No suplantar responsabilidades. Evaluar el desempeño de los auditores internos y conocer los resultados de los auditores externos. Coordinar las labores de auditoría. Coordinar con los consultores externos, en materia legal, administrativo, entre otros. Revisar las observaciones de organismos externos e implantar las recomendaciones sugeridas.

Los miembros del Comité de Auditoría que sean elegidos poseerán los siguientes atributos:

Sentido común de los consejeros externos. Independencia frente a la dirección. Funcionalidad con las técnicas operativas y administrativas. Conocimiento de la institución.

El número de integrantes será definido de acuerdo a las características de cada entidad. El Comité de Auditoría tendrá vida permanente y su funcionamiento estará normado en el reglamento de su creación, en igual forma y de acuerdo a dicho instrumento normativo, se sustituirán sus miembros. El Comité de Auditoría elaborará un calendario de las reuniones, que se estructurará en consenso con todos los miembros. Las reuniones se harán por lo menos trimestralmente y cuando se lo estime necesario; en dichas reuniones se tratarán asuntos relevantes y de calidad, para lo cual se procederá a: Priorizar la estrategia de la entidad, Culminar con asuntos pendientes, Distribución anticipada de la agenda a tratarse. El Comité de Auditoría mantendrá información permanente y para ello: Usará los recursos tecnológicos disponibles, Realizará revisiones periódicas de las funciones, y Elaborará y suscribirá actas para efectuar el seguimiento. Las funciones y responsabilidades del Comité de Auditoría son: Revisar la eficiencia del sistema de control. Revisar las actividades de los auditores internos. Revisar y tipificar los riesgos que afectan a la entidad. Revisar la información financiera periódica y anual para ser entregada a la junta de consejeros. Coordinar con los consejeros externos. Revisar el código de conducta. Determinar el calendario para efectuar las reuniones y participantes. Informar a la entidad sobre las novedades existentes. El conocimiento por parte de cada miembro de las operaciones de la entidad. La revisión de los planes de los auditores internos. La adopción de nuevas normas de control interno. Conocer sobre las estimaciones importantes, reservas, contingencias y las variaciones de un ejercicio a otro. Conocer los informes de los auditores externos. (Contraloria General del Estado, 2006)

48

3.6 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Necesariamente como indica la Norma de Control Interno para la Contabilidad Gubernamental 210-00

de la C.G.E. Se aplicarán los principios y normas de contabilidad gubernamental.

3.6.1 OBJETIVOS

Según las Normas de Control Interno para el Área de Administración Financiera Gubernamental

210 – 01 TÍTULO: APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL, indica:

La contabilidad gubernamental se basará en principios, políticas y normas técnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparación y presentación de reportes y estados financieros, para la toma de decisiones. La contabilidad gubernamental tiene como misión registrar todos los hechos económicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir información financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios técnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables. Corresponde al Ministerio de Economía y Finanzas, como órgano rector del sistema de contabilidad gubernamental, emitir, actualizar, publicar y divulgar las normas de contabilidad gubernamental que utilizan las entidades del Sector Público. (Contraloria General del Estado, 2006)

3.6.2 CLASIFICACIÓN Y FACTORES ESPECÍFICOS

210 – 02 TÍTULO: ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

Cada entidad del sector público, organizará e implementará un sistema de contabilidad que le permita proporcionar con oportunidad información financiera para la toma de decisiones. El sistema de contabilidad de las entidades públicas se sustentará en la normativa vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la planificación y organización contables, objetivos, procedimientos, registros, estados financieros y demás información gerencial y los archivos de la documentación que sustentan las operaciones. Cada entidad es responsable de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parámetros señalados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe diseñarse para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de administración, así como proporcionar, en forma oportuna, los reportes y estados financieros que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones. La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno, orientado a que: Las operaciones se efectúen de acuerdo con la organización establecida en la entidad.

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Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el período correspondiente. Se mantenga el control de los bienes de larga duración para su correspondiente registro y salvaguarda. La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas contables determinadas por la profesión. Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciales.

210 – 03 TÍTULO: INTEGRACIÓN CONTABLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS

La contabilidad constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable para múltiples usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar información financiera válida y confiable para la toma de decisiones y responsabilidad de los funcionarios que administran fondos públicos. (Contraloria General del Estado, 2006)

210 – 05 TÍTULO: OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS

Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la información en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la dirección disponga de información confiable. Una clasificación apropiada implica organizar y procesar la información, a partir de la cual serán elaborados los reportes y los estados financieros de la entidad. Estos registros podrán elaborarse en forma manual o computarizada y se mantendrán de manera que garantice la integridad de la información. (Contraloria General del Estado, 2006)

210 – 06 TÍTULO: CONCILIACIÓN DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS

Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias. Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la respectiva cuenta del mayor general, sean éstos elaborados en forma manual o computarizada, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes. Los funcionarios o empleados encargados de realizar la conciliación, serán independientes del registro, autorización y custodia de los recursos. Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán constancia por escrito de los resultados, y en el caso de determinar diferencias, se notificará por escrito a fin de

50

tomar las acciones correctivas por parte de la máxima autoridad. (Contraloria General del Estado, 2006)

210 – 07 TÍTULO: FORMULARIOS Y DOCUMENTOS

Las entidades públicas emitirán procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior. Los formularios y documentos que utilicen las entidades públicas proporcionarán información completa y permitirán eficiencia, economía y transparencia en las operaciones. En el diseño se definirá el contenido y utilización de cada formulario, se limitará el número de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirán las firmas de aprobación y conformidad a las imprescindibles para su procesamiento. Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden otras operaciones importantes de carácter técnico o administrativo serán pre impresos y pre numerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeración podrá generarse automáticamente a través del computador, siempre que el sistema impida la utilización del mismo número en más de un formulario. Los documentos pre numerados serán utilizados en orden correlativo y cronológico, lo cual posibilita un adecuado control. La autoridad correspondiente designará una persona para la Revisión periódica de la secuencia numérica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigación de los documentos faltantes. En el caso de errores en la emisión de los documentos, éstos se salvarán emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es erróneo, será anulado y archivado el original y las copias respetando su secuencia numérica. (Contraloria General del Estado, 2006)

3.7 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Los elementos del sistema de control interno en el sector público de igual manera que las anteriores están basadas estrictamente en las Normas de Control Interno para el Sector Público que guardan una estrecha relación con el sistema de control interno: “COSO”. A continuación los elementos del control interno en el sector público, normas dictadas por la Contraloría General del Estado que más adelante se explicarán cada una para la aplicación del este proyecto de tesis: 120-00 Componentes del control interno 120-01 Ambiente de control 120-02 Evaluación de los riesgos de control 120-03 Actividades de control 120-04 Sistema de información y comunicación Actividades de monitoreo y/o supervisión (Contraloria General del Estado, 2006)

3.8 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO SEGÚN INFORME “COSO”

En base al estudio relacionado con los controles internos en las diferentes organizaciones ya sea

pública o privada a continuación mostraré la estrecha relación e igual uniformidad que en el Capítulo

51

III, subtema 3.7 “ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO” que rige a todo el sector

público ecuatoriano por los lineamientos dados por la C.G.E encontramos que: Ya sea en cualquier

organización con grandes activos para el control el informe COSO es de vital importancia e

implementación para salvaguardar los activos a controlar.

El Informe COSO I y II

Con el informe COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS), de 1992, se

modificaron los principales conceptos del Control Interno dándole a este una mayor amplitud.

El Control Interno se define entonces como un proceso integrado a los procesos, y no un

conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la

administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de

proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.

La seguridad a la que aspira solo es la razonable, en tanto siempre existirá el limitante del costo

en que se incurre por el control, que debe estar en concordancia con el beneficio que aporta; y, además,

siempre se corre el riesgo de que las personas se asocien para cometer fraudes.

Se modifican, también, las categorías de los objetivos a los que está orientado este proceso.

De una orientación meramente contable, el Control Interno pretende ahora garantizar:

• Efectividad y eficiencia de las operaciones.

• Confiabilidad de la información financiera.

• Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.

• Salvaguardia de los recursos.

A través de la implantación de 5 componentes que son:

• Ambiente de control (Marca el comportamiento en una organización. Tiene influencia

directa en el nivel de concientización del personal respecto al control.)

• Evaluación de riesgos (Mecanismos para identificar y evaluar riesgos para alcanzar los

objetivos de trabajo, incluyendo los riesgos particulares asociados con el cambio.)

52

• Actividades de control (Acciones, Normas y Procedimientos que tiende a asegurar que

se cumplan las directrices y políticas de la Dirección para afrontar los riesgos

identificados.)

• Información y comunicación (Sistemas que permiten que el personal de la entidad capte

e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus

operaciones.)

• Supervisión (Evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante para

determinar si éste está operando en la forma esperada y si es necesario hacer

modificaciones.)

El informe COSO plantea una estructura de control de la siguiente forma:

Las empresas trazarán objetivos anuales encaminados a la eficiencia y eficacia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento de las leyes y la salvaguarda de los recursos que mantiene. Identificarán y evaluarán los riesgos que pongan en peligro la consecución de estos objetivos; trazarán actividades de control para minimizar el impacto de estos riesgos; y activarán sistemas de supervisión para evaluar la calidad de

Figura 3.3 Informe COSO, Información y Comunicación.

53

este proceso. Todo lo anterior, con el sostén de un ambiente de control eficaz, y retroalimentado con un sistema de información y comunicación efectivo.

El Marco de Control denominada COSO II de Septiembre del 2004, establece nuevos conceptos que como se explicó anteriormente no entran en contradicción con los conceptos establecidos en COSO I. El nuevo marco amplia la visión del riesgo a eventos negativos o positivos, o sea, a amenazas u oportunidades; a la localización de un nivel de tolerancia al riesgo; así como al manejo de estos eventos mediante portafolios de riesgos. (Auditool Org., 2015)

3.8.1 AMBIENTE DE CONTROL

El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la

concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del

control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la

integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y

el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y

desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de

administración.

El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los

valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados son el motor que impulsa

la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo.

El Entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la

preparación del hombre que hará que se cumplan.

3.8.2 EVALUACIÓN DE RIESGOS

Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos

e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la

identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La

evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la

consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos.

Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán

cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos

asociados con el cambio.

http://www.monografias.com/trabajos16/marca/marca.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/disciplina/disciplina.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos910/en-torno-filosofia/en-torno-filosofia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/deficitsuperavit/deficitsuperavit.shtml


http://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/motore/motore.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/fundamento-ontologico/fundamento-ontologico.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/conce/conce.shtml

54

La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos

para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas.

Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección debe identificar y

analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad de que ocurran así como las posibles

consecuencias.

La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre. Debe ser un proceso

continuo, una actividad básica de la organización, como la evaluación continua de la utilización de los

sistemas de información o la mejora continua de los procesos.

Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro, permitiendo a la

dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar y/o eliminar el

impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. La evaluación del riesgo tiene un

carácter preventivo y se debe convertir en parte natural del proceso de planificación de la empresa.

3.8.3 ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se

lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las

medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la

empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las

funciones.

Deben establecerse y ajustarse políticas y procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad

razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar

los riesgos que existen respecto a la consecución de los objetivos de la unidad.

Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en toda la

organización, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen cosas tales como; aprobaciones,

autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos,

y segregación de funciones.

En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles preventivos, controles

de detección, controles correctivos, controles manuales o de usuario, controles informáticos o de

http://www.monografias.com/trabajos54/resumen-estadistica/resumen-estadistica.shtml


http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

http://www.monografias.com/trabajos34/el-caracter/el-caracter.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/planificacion/planificacion.shtml



http://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtml


http://www.monografias.com/trabajos6/maca/maca.shtml

55

tecnología de información, y controles de la dirección. Independientemente de la clasificación que se

adopte, las actividades de control deben ser adecuadas para los riesgos.

Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de control, lo

importante es que se combinen para formar una estructura coherente de control global.

Las empresas pueden llegar a padecer un exceso de controles hasta el punto que las actividades

de control les impidan operar de manera eficiente, lo que disminuye la calidad del sistema de control.

Por ejemplo, un proceso de aprobación que requiera firmas diferentes puede no ser tan eficaz como un

proceso que requiera una o dos firmas autorizadas de funcionarios componentes que realmente

verifiquen lo que están aprobando antes de estampar su firma. Un gran número de actividades de

control o de personas que participan en ellas no asegura necesariamente la calidad del sistema de

control.

3.8.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan

cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que

contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite

dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.

Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también información sobre

acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión

así como para la presentación de información a terceros. También debe haber una comunicación eficaz

en un sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la

organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.

El mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal ha de ser claro; las responsabilidades

del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que comprender cuál es el papel en el

sistema de control interno y como las actividades individuales estén relacionadas con el trabajo de los

demás. Por otra parte, han de tener medios para comunicar la información significativa a los niveles

superiores. Asimismo, tiene que haber una comunicación eficaz con terceros, como clientes,

proveedores, organismos de control y accionistas.

En la actualidad nadie concibe la gestión de una empresa sin sistemas de información. La

tecnología de información se ha convertido en algo tan corriente que se da por descontada. En muchas

http://www.monografias.com/Tecnologia/index.shtml


http://www.monografias.com/trabajos14/informeauditoria/informeauditoria.shtml


http://www.monografias.com/trabajos/fintrabajo/fintrabajo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/lacali/lacali.shtml#influencia


56

organizaciones los directores se quejan de que los voluminosos informes que reciben les exigen revisar

demasiados datos para extraer la información pertinente.

En tales casos puede haber comunicación pero la información está presentada de manera que el

individuo no la puede utilizar o no la utiliza real y efectivamente. Para ser verdaderamente efectiva la

TI debe estar integrada en las operaciones de manera que soporte estrategias proactivas en lugar de

reactivas.

Todo el personal, especialmente el que cumple importantes funciones operativas o financieras,

debe recibir y entender el mensaje de la alta dirección, de que las obligaciones en materia de control

deben tomare en serio. Asimismo debe conocer su propio papel en el sistema de control interno, así

como la forma en que sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás.

Si no se conoce el sistema de control, los cometidos específicos y las obligaciones en el sistema,

es probable que surjan problemas. Los empleados también deben conocer cómo sus actividades se

relacionan con el trabajo de los demás.

Debe existir una comunicación efectiva a través de toda la organización.

El libre flujo de ideas y el intercambio de información son vitales. La comunicación en sentido

ascendente es con frecuencia la más difícil, especialmente en las organizaciones grandes. Sin embargo,

es evidente la importancia que tiene.

Los empleados que trabajan en la primera línea cumpliendo delicadas funciones operativas e

interactúan directamente con el público y las autoridades, son a menudo los mejor situados para

reconocer y comunicar los problemas a medida que surgen.

El fomentar un ambiente adecuado para promover una comunicación abierta y efectiva está fuera

del alcance de los manuales de políticas y procedimientos. Depende del ambiente que reina en la

organización y del tono que da la alta dirección.

Los empleados deben saber que sus superiores desean enterarse de los problemas, y que no se

limitarán a apoyar la idea y después adoptarán medidas contra los empleados que saquen a luz cosas

negativas. En empresas o departamentos mal gestionados se busca la correspondiente información pero

no se adoptan medidas y la persona que proporciona la información puede sufrir las consecuencias.

http://www.monografias.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacion-individuo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/henrym/henrym.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/obligaciones/obligaciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/lamateri/lamateri.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANT

http://www.monografias.com/trabajos15/medio-ambiente-venezuela/medio-ambiente-venezuela.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/natlu/natlu.shtml

57

Además de la comunicación interna debe existir una comunicación efectiva con entidades

externas tales como accionistas, autoridades, proveedores y clientes. Ello contribuye a que las

entidades correspondientes comprendan lo que ocurre dentro de la organización y se mantengan bien

informadas. Por otra parte, la información comunicada por entidades externas a menudo contiene datos

importantes sobre el sistema de control interno.

3.8.5 SUPERVISIÓN

Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que

se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante

actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La

supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales

de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de

sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de

una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las

deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que

la alta dirección y el consejo de administración deberán ser informados de los aspectos significativos

observados.

Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las modificaciones pertinentes cuando se

estime necesario. De esta forma el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las

circunstancias.

Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que el proceso

funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores internos

y externos, controles que una vez resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar

a la dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.

El alcance y frecuencia de las actividades de supervisión dependen de los riesgos a controlar y

del grado de confianza que inspira a la dirección el proceso de control. La supervisión de los controles

internos puede realizarse mediante actividades continuas incorporadas a los procesos empresariales y

mediante evaluaciones separadas por parte de la dirección, de la función de auditoria interna o de

personas independientes. Las actividades de supervisión continua destinadas a comprobar la eficacia de

los controles internos incluyen las actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones,

conciliaciones, y otras acciones de rutina.

http://www.monografias.com/trabajos/lacomunica/lacomunica.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/conce/conce.shtml



58

Luego del análisis de cada uno de los componentes, podemos sintetizar que éstos, vinculados

entre sí:

Generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera

dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno.

Son influidos e influyen en los métodos y estilos de dirección aplicables en las

empresas e inciden directamente en el sistema de gestión, teniendo como premisa que el

hombre es el activo más importante de toda organización y necesita tener una

participación más activa en el proceso de dirección y sentirse parte integrante del Sistema

de Control Interno que se aplique.

Están entrelazados con las actividades operativas de la entidad coadyuvando a la

eficiencia y eficacia de las mismas.

Permiten mantener el control sobre todas las actividades.

Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o

más de las categorías de objetivos establecidas van a cumplirse. Por consiguiente, estos

componentes también son criterios para determinar si el control interno es eficaz.

Marcan una diferencia con el enfoque tradicional de control interno dirigido al área

financiera.

Coadyuvan al cumplimiento de los objetivos organizacionales en sentido general.

3.9 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

3.9.1 OBJETIVOS

Los objetivos de la estructura del control interno son determinar si la gerencia está cumpliendo

con su implementación, si hay una seguridad razonable de que su ejecución se está llevando a cabo en

forma ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva, que permita identificar el cumplimiento con los

objetivos, políticas, normas procedimientos y formas administrativos, operativos y financieros, así

como la aplicación de las leyes y reglamentación, incluyendo la salvaguarda de los recursos para evitar

riesgos de pérdidas y mal uso.

Los objetivos de un sistema de control interno satisfactorio deberían incluir:

• Un plan de organización que provea segregación adecuada de las responsabilidades y deberes.

• Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente.

http://www.monografias.com/trabajos15/fusion-adquis/fusion-adquis.shtml#FUENTE

http://www.monografias.com/trabajos34/cinematica-dinamica/cinematica-dinamica.shtml




59

• Un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos.

• Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la

organización.

• Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades.

Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan básicos para

un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitaría el

funcionamiento satisfactorio de todo el sistema. Por ejemplo, el sistema de autorización y de

procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de

desarrollar los procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione.

3.9.2 DEFINICIÓN

Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métodos, procedimientos y

otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable

respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control

interno discurre por sus componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestión

y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. Una estructura sólida del control interno es

fundamental para promover la efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad.

3.9.3 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

A continuación desarrollaré en base a diferentes autores un compendio de definiciones de una

estructura de control interno:

60

EL PLAN DE ORGANIZACIÓN

Aunque un plan de organización apropiado puede variar de acuerdo a la empresa, por lo general

un plan satisfactorio debe ser simple y flexible y debe establecer claramente las líneas de autoridad y

responsabilidad. Un elemento importante en cualquier plan de organización es la independencia de

funciones de operación, custodia, contabilización y auditoría interna. Esta independencia requiere la

separación de deberes en tal formas que existan registros fuera de un departamento que sirva de control

sobre sus actividades. Aunque estas separaciones son necesarias, el trabajo de todos los departamentos

debe integrarse y coordinarse para obtener un flujo regular de trabajo y eficiencia de operación en

general.

Además de una apropiada división de deberes y funciones debe establecerse la responsabilidad

dentro de cada división para con la adhesión a los requerimientos de la política de la empresa. Junto

con esto debe ir la delegación de autoridad para afrontar tales responsabilidades.

Esta responsabilidad y la delegación de autoridad deben estar claramente establecidas y

definidas en las gráficas del manual de organización. Debe evitarse la igualdad en responsabilidad,

pero esta puede dividirse en fases; cuando el trabajo de las divisiones es complementario.

Tal división de responsabilidad es inherente en un buen sistema de control interno el cual

determina que las funciones de iniciación y autorización de una actividad deben estar separadas de su

contabilización. Similarmente la custodia de activos debe estar separada de su contabilización.

SISTEMA DE AUTORIZACIONES Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO

Un sistema satisfactorio debe incluir los medios para que los registros controlen las operaciones

y transacciones y se clasifiquen los datos dentro de una estructura formal de cuentas. Un código de

cuentas preparado cuidadosamente facilita la preparación de estados financieros. Si el código se

adiciona con un manual de cuentas que defina las cuentas y asientos correspondientes, se puede

obtener mayor uniformidad en los registros de transacciones contables.

Los medios para que los registros originales controlen las operaciones y transacciones se crean a

través de diseños de registros y formularios apropiados y por medio del flujo lógico de los

61

procedimientos de registro y aprobación. Estos formularios y las instrucciones respecto al flujo del

procedimiento de registro y aprobación se incorpora en manuales de procedimientos.

PRÁCTICAS SANAS

La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en operaciones están determinadas en

alto grado por las prácticas seguidas en el desarrollo y cumplimiento de los deberes y funciones de

cada departamento de la organización.

Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la autorización de

transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia de los activo. Prácticas sanas proveen los

medios para asegurar la integridad de tales autorizaciones, registros y custodia.

Esto usualmente se consigue con una división tal de deberes y responsabilidades que ninguna

persona pueda manejar una transacción completamente de principio a fin. Con esta división se provee

una comprobación auxiliar de la corrección del trabajo y la probabilidad de detección de errores se

aumente. Como se explica bajo plan de organización, esta división de responsabilidad es aplicable

tanto a los departamentos como a individuos y debe ejercerse en la organización total y a todos los

niveles de autoridad.

RECURSO HUMANO

Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no solamente de la

planeación de una organización efectiva y lo adecuado de sus prácticas y procedimientos, sino también,

de la competencia de los funcionarios, jefes de departamento y otros empleados claves para llevar a

cabo lo prescrito en una manera eficiente y económica.

Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirectamente a los registros

financieros y por lo tanto no requieren evaluación. Si el auditor independiente cree sin embargo que

ciertos controles administrativos tienen importancia en relación con la razonabilidad de los registros

financieros debe considerar la necesidad de evaluarlos. Por ejemplo, los registros estadísticos

mantenidos por producción y ventas o cualquier otro departamento de operaciones pueden requerir

evaluación en un caso particular.

62

Donde es posible, la revisión del control interno por parte del auditor correspondiente debe ser

efectuada como una fase separada del examen, preferiblemente en una fecha intermedia, aplicando

procedimientos de auditoría apropiados dirigidos particularmente a evaluar la efectividad del sistema

del cliente. Donde esto no es posible, la revisión debe hacerse en conjunto con otras fases del

programa de Auditoría. Un registro de la revisión hecha por el auditor Independiente debe ser

preparado en una forma adecuada.

Como un subproducto de este estudio y evaluación el Auditor Independiente puede

frecuentemente ofrecer a su cliente sugerencias constructivas para mejorar o hacer más efectivo el

sistema de control interno.

3.9.3 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

3.9.3.1 REGLAMENTOS INTERNOS, MANUAL DE FUNCIONES

Las únicas bases de reglamentos internos y manuales de funciones que rige para el control de

bienes son las dictadas por:

• REGLAMENTO GENERAL DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO:

REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y

ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO.

• MINISTERIO DE FINANZAS: SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL PARA EL INGRESO DE BIENES Y EXISTENCIAS (ESBYE)

Y CREACIÓN DE BODEGAS.

• NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO;

CONTRALORÍA GENERAL DE ESTADO

Cabe recalcar que mediante estos lineamientos se procede al control y la administración de los

bienes del sector público y que queda abierto únicamente por parte de las carteras de estado la

planeación de tiempos del control físico de los mismos, ya que mediante estas normas y manuales se

alimenta el registro en el sistema ERP del Ministerio de Finanzas.

63

3.9.3.2 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Según la norma 210-00 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL, indica claramente: “La documentación de respaldo y archivo, ligado

uniformemente con el control interno que se realiza por parte de la CGE a las carteras de estado, y

como no al Ministerio de Relaciones Laborales” (Normas de control interno para contabilidad

gubernamental. 210-00, 2009)

210 – 04 TÍTULO: DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y SU ARCHIVO

Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos. Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización por los auditores internos o externos. Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria tales como: ingresos de caja, comprobante de pago, facturas, roles, contratos, entre otros, los que deben ser archivados en orden cronológico y secuencial y se mantendrán durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes. Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole. La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de conformidad a la reglamentación interna de cada entidad, con la intervención de una comisión que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos a seguirse, los períodos de conservación de la documentación, los datos relacionados con el contenido, período, número de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento. (Contraloria General del Estado, 2006)

3.9.4 CUESTIONARIO

Cuestionario de control interno de activos fijos

Objetivos

64

Asegurarse la existencia física de los bienes muebles e inmuebles que se presentan en

el estado financiero.

Asegurar la adecuada presentación de los bienes muebles e inmuebles en el estado

financiero, de acuerdo con el uso y grado de su naturaleza.

Determinar la correcta valuación, probabilidad de uso y de realización de los activos

fijos presentado en el estado financiero.

Asegurarse que los activos fijos son propiedad de la cartera de estado.

Asegurar que la cartera de estado puede disponer libremente de los bienes muebles e

inmuebles que muestran en el estado financiero.

N° PREGUNTAS SI NO NA REF.

P/T OBSERVACIONES

1

¿Las compras, ventas o baja y

cancelaciones de activos fijos

están autorizados por un

funcionario con facultades para

ello?

X

2

¿En la compra de activos fijos

están basadas en concursos o

licitaciones, por lo menos a tres

proveedores?

X Se necesita que se licite más

proveedores de bienes o servicios

3

¿Existen y se realizan registros

con los detalles de identidad para

cada uno de las compras de

activos fijos?

X

Los registros son básicos, no hay

detalle del bien adquirido a

profundidad

4

¿Los registros individuales de los

activos fijos incluyen los costos

de adquisición?

X Los registros no contemplan esta

información.

5

¿Se comparan, por lo menos una

vez al año, los registros

individuales de activos fijos con

las correspondientes cuentas del

X

No se hace hincapié a esta

actividad, debería ser parte del

proceso obligatorio.

65

mayor?

6

¿La cartera de estado practica el

inventario de activos fijos y los

compara con los registros

contables?

X

Las tomas de inventario no se

hacen en un periodo de corto plazo,

existe riesgo de pérdida, hurto o

daño de los bienes.

7

¿Existe una política para

diferenciar las adiciones al activo

fijo y los costos por

mantenimiento o reparación?

X Implantar una política donde se

muestre adiciones al A.F.

8

¿Hay políticas sobre montos para

capitalizar erogaciones o gastos

y, en su caso, registrarla

directamente en resultados?

X

Las políticas internas son muy

básicas en torno a este proceso de

inventario de bienes.

9

¿Los activos fijos que

contribuyen de manera

importante a generar flujo de

efectivo están claramente

identificados?

X

10

¿Se registran las depreciaciones

por unidades o grupos que

corresponden a las

clasificaciones de los equipos

respectivos?

X

11

¿Las estimaciones de

depreciación consideran el

genuino demérito de los equipos

en función a las actividades

propias del giro de la cartera de

estado?

X

12

¿Los valores netos de realización

proyectados a futuro, permiten

asegurar que los activos fijos no

X

66

están sobrevaluados?

13

¿Ha practicado la cartera de

estado avalúos de sus activos

fijos por un perito independiente?

X Recomendar la visita de un perito

externo

14

¿Los avalúos por un perito

independiente se han considerado

para efectos contables?

X Recomendar la visita de un perito

externo

15

¿Existen cartas de

responsabilidad firmadas por

cada empleado respecto a ciertos

equipos cuyo valor y riesgo de

uso lo amerita?

X

16

¿Los activos fijos están

debidamente codificados y con

etiqueta para identificar

fácilmente?

X Recomendar la implementación de

la codificación QR

Elaborado

por: Álvaro Boada

Fecha: 01/02/15

Supervisado

por: N/A

67

3.9.5 FLUJOGRAMAS

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

10

Generar Orden de Adquisiciones.

Toda compra de activos se canaliza conforma a la Política y

Procedimiento de Manejo General de Compras, que es el

personal responsable de emitir la Orden de Adquisición.

Coordinador

Administrativo

20

Manejo General de Adquisiciones

Una vez realizada la compra y previa la entrega del Activo a

su solicitante, el Coordinador Administrativo identifica si es

Activo o no, según el valor monetario y los bienes que duren

más de 1 año.

Coordinador

Administrativo

30

Recibe Orden de Adquisición y Factura de Compra del

Bien Aprobada

Una vez aprobada la Orden de Adquisición por parte de los

Directores de cada área de MRL, se procederá a Archivar una

copia de los documentos mencionados para su archivo,

soporte y rastreo del bien obtenido, manteniendo así el

control para el beneficio total para MRL.

Coordinador

Administrativo

40

Identificar el Bien Adquirido

Sella y asigna el código de activo en la factura original,

ingresa los siguientes datos de los activos en la base de datos:

• Propiedad: MRL.

• Número de serie.

• Fecha de adquisición del activo según factura.

• Descripción del activo (marca, modelo, serie).

• Valor (subtotal antes de IVA)

• Ubicación física

• Custodio Administrativo y/o de Mantenimiento

• Vida útil

Director

Administrativo

68

• Fotografía

Envía los Documentos Originales al Departamento de

Contabilidad con las copias continúa a la siguiente actividad.

Genera el Acta de Administración de Activos por medio del

Programa.

Notifica al Director Administrativo.

50

Receptar Activo y Firmar en Conformidad

Firma el acta de “Administración de Activos” y recibe el

activo.

Asignación de Custodio

El Jefe Inmediato del custodio autoriza mediante firma del

Acta de Administración de Activos.

Coordinador

Administrativo

/Director

Administrativo/

Custodio

50.1

Solicitar Transferencia de Activo

Si el custodio cambia de posición en la empresa o por alguna

razón ya no usará algún activo, mediante la aplicación

informática respectiva solicita la transferencia del o los

activos.

Coordinador

Administrativo

50.2

Solicitar un Informe Técnico para Baja de Activo

Solicita al Coordinador Administrativo un informe técnico,

mismo que será realizado por Mantenimiento, según sea el

caso, para detallar la explicación técnica del motivo de la

baja, ¿Por qué no se puede o no es conveniente, reparar el

activo? O ¿Por qué es obsoleto?

Coordinador

Administrativo

50.3

Informar al Coordinador Administrativo

Inmediatamente detectado el hecho (vía mail), con copia a su

Dirección respectiva y Dirección Administrativa.

Coordinador

Administrativo

69

Máximo 48 horas después de haberse detectado el hecho,

solicita el cambio de estado físico del activo mediante la

respectiva aplicación informática, entrega un informe escrito

detallando las circunstancias de la novedad, firmado por el

custodio y su Jefe inmediato, al Coordinador Administrativo.

50.4

Informar al Coordinador Administrativo el Activo

Robado

Inmediatamente detectado el hecho (vía mail), con copia a su

Dirección respectiva y Dirección Financiera, máximo 48

horas después de haberse detectado el hecho, realiza la

respectiva denuncia en la Policía, solicita el cambio de estado

del activo mediante la respectiva aplicación informática,

entrega una copia de la denuncia efectuada en la policía al

Coordinador Financiero.

Coordinador

Administrativo

60

Archivar Documentos

Entrega una copia del acta al nuevo custodio y archiva el

original

Coordinador

Administrativo

70

3.9.6 GRÁFICOS O DIAGRAMAS

ACTIVOS FIJOS

1

INICIO

2

10 Coordinador Adm.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

Genera OA por sistema

20 CoordinadorAdm.

Se activa manejo general de

adquisiciones

50 Coordinador Adm.

Asigna Custodio y Firmas de

Conformidad del Bien Recibido por

el Empleado.

40 Coordinador Adm.

Identifica Bien.

60 Coordinador Adm.

Archivar Documentos

FIN

SI NO

30 Coordinador Adm.

Recibe OA y Factura Aprobada Es

Activo?

50.1 CoordinadorAdm.

Tansferencia de Activos


Baja de activos


Activosextraviados


Activo robado

Figura 3.4 Activos Fijos, Flujograma Proceso Control de Bienes.

71

Indicadores, metas y productos

Indicador:

Número de Activos codificados, cobertura por parte de Coordinador Administrativo del 100%

ya que sabrá identificar al emitir la Orden de Adquisición si es un Activo Fijo o no.

Número de Activos controlados, cobertura del 100% ya que el control deberá ser total de los

Activos Fijos.

Meta: Control Administrativo de Activos Fijos para su correcta utilización.

Producto: Sistema Base de Datos e Impresora Brother códigos QR.

3.9.7 DETECCIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES

La máxima autoridad de cada entidad tendrá cuidado al definir las tareas de las unidades y de sus

servidores, de manera que exista independencia y separación de funciones incompatibles, tales como:

autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes y control de las operaciones de

los recursos financieros; esto permitirá y facilitará una revisión y verificación oportuna evitando el

cometimiento de errores o actos fraudulentos.

Esta separación de funciones se definirá en la estructura orgánica, en los flujogramas y en la

descripción de cargos en todas las entidades del sector público. También se promoverá y exigirá el uso

del período vacacional anual de los servidores y empleados, para ayudar a reducir riesgos,

especialmente, en el caso de personas que manejan fondos o valores. El funcionario que ejerce un

cargo en una entidad pública y ha sido designado para desempeñar otro en la misma institución en

forma temporal o definitiva, dejará de ocupar automáticamente el puesto anterior y se limitará a

cumplir las funciones de la última designación. Por tanto, ninguna persona desempeñará

simultáneamente más de un cargo dentro de la misma institución, de esta disposición se exceptúan los

cargos de profesores en todos los niveles y los reemplazos temporales, en los colegios y otras entidades

públicas que carezcan de personal suficiente.

72

CAPÍTULO IV

4. CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

4.1 IMPORTANCIA

La importancia radica en el registro y control de los bienes del Estado, dotar a los responsables

de la administración de los recursos materiales del sector público, de un documento en el que se

sistematicen los procedimientos administrativos, para la correcta aplicación de las disposiciones

vigentes sobre esta materia, el gobierno ha expedido Manuales Generales de Administración y Control

de los Activos Fijos del Sector Público donde se actualizará periódicamente este Manual, a base de las

necesidades que se detecten en forma directa o por sugerencias de los usuarios. Permitirán administrar

y controlar los activos fijos institucionales en forma independiente del volumen de bienes que disponga

cada entidad y de la ubicación, local, provincial o nacional de sus dependencias administrativas.

Comprende a todos los activos fijos de propiedad de la entidad y a aquellos que por convenios,

acuerdos, contratos de comodato o cualquier otra forma de cesión que no implique transferencia de

dominio, sean entregados y/o recibidos de otros entes para su uso en forma temporal.

La aplicación de la presente normatividad rige para todos los servidores sujetos a la Ley de

Servicio Civil y Carrera Administrativa, Código del Trabajo, Ley de Servicios Personales por Contrato,

contratos civiles; y, aquellos que por efectos de acuerdos o convenios se encuentren prestando sus

servicios en la entidad y tengan bajo su responsabilidad la administración, uso, custodia o control de

los activos fijos institucionales, así como de los bienes de propiedad de terceros que por efectos de

contratos, convenios o disposiciones legales se encuentren al servicio o custodia de la entidad.

4.2 OBJETIVOS

El volumen de las operaciones, el monto significativo de los recursos financieros invertidos por

el Estado en bienes de naturaleza relativamente permanente, que se utilizan para el desarrollo de las

actividades administrativas, técnicas y financieras y la ausencia de un instrumento normativo general,

determinó la necesidad de elaborar un control de bienes.

El mismo que establece guías y procedimientos, cuyo propósito principal es velar por la óptima

administración y control de los recursos materiales de manera que se posibilite, la localización de las

unidades administrativas donde están ubicados, la identificación de los custodios y usuarios de los

73

bienes, la apropiada interrelación entre el control contable y físico mediante la aplicación de códigos

preestablecidos y el uso de registros, formularios y reportes uniformes.

Los criterios para la administración y el control de los Activos Fijos que comprende, se derivan

del sistema general de contabilidad del sector público. Cada entidad adoptará los mecanismos

apropiados para la captura de la información pertinente y la producción de los reportes necesarios para

los distintos propósitos.

Objetivo General.

Definir un conjunto de criterios técnicos normativos de carácter práctico, que permitan una

eficiente administración y control de los activos fijos, apoyado en medidas orientadas a salvaguardar

los diversos recursos materiales.

Objetivos específicos.

Proporcionar una guía que permita la implantación de una adecuada organización, segregación

de funciones y delimitación de responsabilidades en el área de administración de los activos

fijos.

Establecer registros, formularios y procedimientos tendientes a mejorar la administración de

los bienes en lo que respecta al ingreso, egreso, traspaso, toma física, entrega-recepción,

mantenimiento y protección de los mismos.

Determinar mecanismos de coordinación entre el control contable y el físico, a fin de facilitar

el registro e identificación de los bienes y disponer de información útil y oportuna para la toma

de decisiones y la adopción de acciones correctivas cuando fuere necesario.

4.3 SISTEMA ADMINISTRATIVO EN EL CONTROL DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS

Es tan directo el sistema público de administración que da lineamientos para el control de bienes

en las carteras de estado, donde la única opción es implementar controles administrativos extras a los

ya delimitados, claramente indica: La organización estructural y funcional de las entidades y

organismos públicos consta en las respectivas leyes, reglamentos orgánicos, manuales generales,

específicos o especializados tanto administrativos como financieros. Sin embargo para fines de control,

74

en este capítulo se incluye ilustraciones de organigramas estructurales y las funciones generales de las

unidades administrativas y de sus servidores vinculados específicamente con el ámbito de la

administración, custodia, mantenimiento y control de los activos fijos institucionales.

FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades que tienen relación con la

provisión, custodia y mantenimiento de los bienes de la institución.

Programar los egresos anuales de la institución en coordinación con la Dirección Financiera

para la elaboración de la proforma presupuestaria.

Desarrollar procedimientos que permitan la oportuna prestación de los servicios, provisión de

bienes, mantenimiento y un mejor aprovechamiento de los recursos materiales y bienes

institucionales.

Velar porque las compras que por sus montos deban someterse a licitación, concurso de ofertas

o de precios, se sujeten a los procedimientos contemplados en la Ley de Contratación Pública y

su Reglamento.

Comprobar que se mantenga actualizado el registro de proveedores y de que la selección de

compra se lo haga en base a tres cotizaciones como mínimo, excepto en los casos en que no se

pueda obtener las mismas o su costo-beneficio no lo justifique.

Asesorar al nivel ejecutivo respecto de la provisión y reposición de bienes.

Formular y ejecutar el plan anual de adquisiciones conforme a las políticas y directrices

establecidas en la entidad.

Disponer la realización de constataciones físicas de los bienes.

Solicitar la baja de bienes previo el informe de inspección correspondiente.

Coordinar con la Dirección Financiera las actividades referentes a la inspección de los bienes,

custodia y registro contable, de manera que se pueda conciliar periódicamente la información

contenida en los mayores auxiliares de los activos fijos con los resultados obtenidos en la toma

física.

Establecer un adecuado sistema de control interno que provea las seguridades respecto a la

utilización, cuidado, preservación, traspaso y baja de los bienes.

Conformar el comité para el concurso privado de precios.

Elaborar los documentos previos para los procesos de ejecución de obras institucionales en

coordinación con las áreas técnicas y para la adquisición de bienes requeridos por la

institución.

75

Implantar y mantener actualizado el subsistema automatizado de administración y control de

los bienes.

Preparar informes para las autoridades sobre las actividades desarrolladas por la Dirección.

Autorizar la movilización de los vehículos fuera del perímetro urbano.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias y demás regulaciones


DEPARTAMENTO DE BIENES

Elaborar el plan anual de adquisiciones en coordinación con la Dirección Financiera y

Unidades Administrativas, de acuerdo a la prioridad y necesidades de cada dependencia y a

base de las disponibilidades presupuestarias.

Formular planes operativos anuales de mantenimiento, conservación y buen uso de los bienes;

Coordinar con la Dirección Administrativa y Financiera la realización de constataciones físicas

de los bienes, a fin de determinar los bienes obsoletos, dañados o fuera de uso, para según los

casos, proceder al remate, venta directa, transferencia gratuita, traspaso o destrucción.

Supervisar el eficiente abastecimiento de suministros y materiales, bienes en general,

necesarios para el normal funcionamiento de las actividades administrativas financieras de la

institución; - Preparar los términos contractuales en los cuales se fundamente la adquisición de

bienes, suministros y materiales por montos inferiores al señalado en la Ley de Contratación

Pública, para el concurso privado de precios.

Informar al Director Administrativo las desviaciones que se presentaren en la administración y

custodia de los bienes, y sugerir las acciones correctivas necesarias.

Conformar por delegación el comité privado de precios.

Proponer normas de control interno para el manejo, uso y cuidado de los bienes y equipos de la

institución.

Informar oportunamente al Director Administrativo sobre la baja de bienes muebles o

inmuebles.

Implementar controles y mecanismos adecuados a fin de asegurar la retroinformación de

provincias a la central.

Canalizar y ejecutar los procedimientos para efectuar los egresos de bienes muebles,

suministros y materiales, solicitados por las diferentes unidades administrativas.

Mantener un control sobre la actualización del inventario físico de bienes muebles, suministros

y materiales.

76

Informar oportunamente al departamento de contabilidad, sobre el valor real de los activos

fijos, a fin de que se proceda al registro contable.

Organizar y mantener un sistema de administración y control de los activos fijos de la

institución.

Instruir a los custodios directos y usuarios de cada unidad de la responsabilidad del uso,

control y cuidado de los bienes.

Participar en avalúos, remates, ventas, donaciones, transferencias gratuitas de bienes y

semovientes; así como administrar el arrendamiento de los mismos.

Participar en las comisiones encargadas de efectuar el levantamiento de actas de entrega-

recepción de obras institucionales y bienes, suministros y materiales.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias y demás normas pertinentes


ACTIVOS FIJOS

Efectuar la recepción, el almacenamiento temporal la custodia y control de los bienes muebles

y equipos institucionales.

Llevar registros individuales actualizados de los bienes de la entidad calificados como activos

fijos, con los datos de las características generales y particulares como: marca, tipo, valor, año

de fabricación, color, número de serie, dimensiones, código, depreciación, etc.

Realizar la entrega de los bienes a los Jefes de las Direcciones, Departamentos o Unidades

Administrativas, mediante actas de entrega-recepción debidamente legalizadas con las firmas

de los responsables de la Unidad y del custodio.

Elaborar un catastro de los bienes inmuebles que posee la institución así como fichas

individuales de la propiedad en la que consten: planos, áreas y avalúos.

Suministrar oportunamente a todas las dependencias, funcionarios y trabajadores, los muebles

y equipos necesarios para sus labores, de acuerdo a las disponibilidades de los mismos.

Efectuar periódicamente o rotativamente constataciones físicas de los bienes por lo menos una

vez al año en forma normal o cuando sea requerida por la Dirección Financiera, Dirección

Administrativa o autoridad competente; y cuando cambie el custodio general o el responsable

del control en cada unidad administrativa, a fin de determinar oportunamente las novedades

con respecto a la utilización, ubicación y conservación de los activos fijos, especificando sus

causas y presentando las recomendaciones que se estimen pertinentes.

Verificar la calidad y estado de los bienes que han sido sujetos de reposición.

77

Entregar al Departamento de Contabilidad el inventario anual actualizado de activos fijos, para

la conciliación correspondiente.

Colaborar en la formulación del plan anual de adquisiciones de activos fijos.

Participar por designación en los trámites de baja, remates y demás indicadas en el Reglamento

General de Bienes del Sector Público.

Mantener actualizado el catastro de predios que hayan sido sujetos de remate, expropiación,

permuta, confiscación o reintegro, y presentar informes de la acción tomada.

Intervenir en la recepción de los bienes adquiridos y verificar la conformidad con los contratos

celebrados.

Solicitar y coordinar el mantenimiento de bienes institucionales; - Considerar y analizar la

información relativa a los bienes de las diferentes unidades, para la determinación del activo

total.

Velar porque el servidor inmediatamente responsable de la custodia y uso de un bien que haya

desaparecido por hurto, robo, abigeato o por cualquier hecho análogo, comunique a la máxima

autoridad de la entidad, así como por la vigilancia o seguimiento de la tramitación de la

respectiva causa penal.

Mantener un control sobre el traslado interno de los bienes de una unidad administrativa a otra;

Llevar estadísticas de la información de los activos fijos, personas responsables de la custodia

y uso, unidades administrativas donde se encuentran, grado de utilización y estado de

conservación.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes,


4.4 CLASES DE CONTROLES INTERNOS APLICADOS A LOS INVENTARIOS

El control interno de las entidades, organismo del sector público y personas jurídicas de derecho

privado que dispongan de recursos públicos para alcanzar la misión institucional, deberá contribuir al

cumplimiento de los siguientes objetivos:

Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de

transparencia.

Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.

Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y

servicios públicos de calidad. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida,

despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

78

4.4.1 CONTROLES INDIRECTOS

4.4.4.1. DISEÑO DEL SISTEMA E CONTROL DE BIENES Y ADIMINISTRACIÓN

DE BIENES

El diseño está dado por el Ministerio de Finanzas, queda a disposición se entiende la

implementación de controles en cada cartera de estado, he aquí la factibilidad del tema, ya que se

implementara un control directo más puro para el Ministerio de Relaciones Laborales, a continuación

los lineamientos del REGLAMENTO DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO, REGISTRO OFICIAL

378, CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO:

Art. 1.- Ámbito de aplicación.- Este reglamento se aplicará para la gestión de los bienes de propiedad de los organismos y entidades del sector público comprendidos en el Art. 118 de la Constitución Política de la República, de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos en los términos previstos en al artículo 211 de la Constitución Política y 4 reformado de la Ley Orgánica de la Contraloría, y para los bienes de terceros que por cualquier causa estén en el sector público bajo custodia o manejo. Art. 2.- De los sujetos.- Este reglamento rige para los servidores públicos, sean estos: dignatarios elegidos por votación popular, funcionarios, empleados o trabajadores contratados por autoridad competente, que presten sus servicios en el sector público y para las personas naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad a lo señalado en la Ley Orgánica de la Contraloría, en lo que fuere aplicable. Por tanto, no habrá persona alguna parte pertinente del inventario y de los bienes a cada Jefe de sección o unidad, en la cual se encuentren los bienes para el uso respectivo; además entregará a cada usuario, custodio directo, copia de las características y condiciones de los bienes entregados a su uso y custodia para el cumplimiento de las labores inherentes a su cargo. (Contraloria General del Estado, 2006)

CAPÍTULO II

DE LOS BIENES

Art. 4.- De los bienes.- Cada entidad u organismo llevará el registro contable de sus bienes de conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. Art. 5.- Empleo de los bienes.- Los bienes de las entidades y organismos del sector público sólo se emplearán para los fines propios del servicio público. Es prohibido el uso de dichos bienes para fines políticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para actividades particulares y/o extrañas al servicio público. (Contraloria General del Estado, 2006)

79

4.5 ACTUALIZACIÓN PERMAMENTE DEL SISTEMA DE CONTROL Y

ADMINISTRACIÓN DE BIENES

Art. 12.- Obligatoriedad de inventarios.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad, en la primera quincena de cada año. El incumplimiento de esta obligación será sancionado por la máxima autoridad de conformidad a las normas administrativas pertinentes y lo dispuesto en la Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, pero se podrá otorgar un plazo máximo de treinta días para que cumpla con esa obligación. De igual manera en la Fuerza Pública se dará aplicación a lo dispuesto en este artículo, para lo cual los ministros de Gobierno y de Defensa emitirán las disposiciones administrativas correspondientes, las cuales deberán contar con la aprobación previa del Contralor General del Estado. ( Controloría general del estado.378, 2006)

Según la CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO:

406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración:

La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración. Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación. Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este proceso. De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de las existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así como la base de datos, tendrá la conformidad del área contable en forma previa a la cancelación de dichos servicios. La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las circunstancias así lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para efectuar dichos gastos. El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditoría interna, el titular designará a un servidor que cumpla esta función. (Controloría general del Estado 406-10, 2006)

80

4.6 RESPONSABILIDAD DEL TITULAR DE LA ENTIDAD

EL titular máximo de la cartera de estado en este caso el Ministerio de Relaciones Laborales será

el responsable en si del mismo, pero con un organigrama en donde se muestra la responsabilidad de

cada dirección en este caso, será la Coordinación Financiera Nacional del Ministerio de Relaciones

Laborales quien abarcará la responsabilidad del caso en todo los departamentos concernientes a esta

dirección.

Según la Contraloría General del Estado indica:

406-01 Unidad de Administración de Bienes

Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de bienes. La máxima autoridad a través de la Unidad de Administración de Bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración. (Controloría General 406-01, 2009)

Según la norma “406-03 Contratación” expone:

Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones para adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública. La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán de base para una adecuada administración de las compras de bienes. (Controloría General 406-03, 2006)

4.7 RESPONSABILIDAD DEL COORDINADOR GENERAL ADMINISTRATIVO

FINANCERO La Coordinación Financiera del M.R.L a través del Coordinador Administrativo Financiero, se

responsabiliza de la administración y control de los diferentes activos entregados a las áreas de

Ministerio de Relaciones Laborales para la correcta Administración de esta cartera de estado.

Para una adecuada administración de los activos se deberá utilizar la respectiva aplicación

informática destinada por el Ministerio de Finanzas, para que los diferentes custodios verifiquen los

activos a su cargo, así como efectuar solicitudes de cambios, asignaciones o novedades sobre sus

activos, esto exclusivamente lo autorizara y procederá con los programas informáticos la Coordinación

Administrativa Financiera del MRL.

81

El Coordinador Administrativo es el administrador de la Base de Datos, cualquier cambio que

involucre activos debe ser informado a través de la aplicación informática (e-mail creado

exclusivamente para Coordinación Administrativa) correspondiente a ser creada y aprobada por

Gerencia Administrativa. En los que respecta a cambios del Activo Fijo se refiere:

Transferencia de Activos Fijos

Baja de Activos Fijos

Activos Extraviados

Activos Robados

Todo cambio en la base de datos deberá ser revisado por la Coordinación Administrativa

Financiera.

La Base de Datos contiene la siguiente información por cada activo, la misma que debe ser

ingresada por el administrador del sistema:

Identificación bajo código de barras.

Fecha de adquisición del activo según factura (Activos Nuevos)

Descripción del activo (marca, modelo, serie)

Valor (Activos Nuevos)

Ubicación física

Custodio

Fotografía

OBJETIVO:

Regular las actividades a cumplirse para la correcta administración y control de los bienes que

esta cartera de estado utiliza para el adecuado interés del servicio público.

82

4.8 PRINCIPIOS TÉCNICOS PARA LOS PROCESOS DE BIENES

A lo largo del desarrollo de esta Tesis se recalca que los principios, normas y leyes que rigen

para el sector público es de única aplicación y con una similitud universal con la empresa privada ya

que se basan en el control interno en especial al “INFORME COSO”, a continuación los lineamientos

de los principios técnicos para los procesos de bienes según la CONTRALORÍA GENERAL DE

ESTADO (Registro Oficial 378; Normas de Control Interno) , MINISTERIO DE FINANZAS (Manual

de Usuarios para Ingresos al Sistema de Bienes y Existencias y Creación de Bodegas), Secretaria de la

Administración Publica (Manual del Proceso de Gestión de Contabilidad)

REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y

ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ESTADO, REGISTRO OFICIAL 378:

Art. 3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría General y el propio organismo o entidad. Con este fin nombrará un Custodio - Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que será responsable de su recepción, registro y custodia. (Normas de control interno 378, 2009)

La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de responsabilidad directa del

servidor que los ha recibido para el desempeño de sus funciones y labores oficiales.



a) Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y su destinación y

uso.

b) Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces,

al Jefe de cada unidad administrativa.





83




El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de la




respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja.

En el registro de la vida útil del bien se anotará su ingreso, y toda la información pertinente,

como daños, reparaciones, ubicación y su egreso.

El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregará copia de la pertinente del




a su cargo.

MINISTERIO DE FINANZAS; MANUAL DE USUARIOS PARA INGRESO AL

SISTEMA DE BIENES Y EXISTENCIAS Y CREACIÓN DE BODEGAS. PROCEDIMIENTO

La utilización del sistema, permitirá a las entidades registrar y controlar todas las operaciones

inherentes al manejo de bienes.

Solicitud de creación de usuarios para la Herramienta Informática e-SByE

Para iniciar con la operatividad en el sistema, el Ministerio de Finanzas habilita a las Entidades establecidas en el Art. 1 del Acuerdo Ministerial No. 343, cada una de las funciones correspondientes para el manejo de la herramienta informática e-SByE. Posteriormente, la tarea de crear usuarios y claves corresponde a los Administradores financieros e informáticos de cada UDAF. (Acuerdo Ministerial No. 343, 2013)

Ingreso a la Herramienta Informática e-SByE

La entidad deberá ingresar a la página web del Ministerio de Finanzas, utilizando

exclusivamente el navegador Internet Explorer y accederá al sistema denominado e-SByE.

(www.finanzas.gob.ec, 2015)

84

Creación de Bodegas

Como primer requisito indispensable para la operatividad del sistema e-SByE, los usuarios

deberán crear las bodegas físicas o virtuales si el caso amerita, las mismas que serán utilizadas para el

almacenamiento y el control de los bienes ingresados en la Entidad.

Debe tomarse en cuenta que las bodegas físicas son aquellas que representan la existencia de una

bodega real en la Institución, en cambio bodegas virtuales son aquellas que si bien no representan

bodegas reales, sí permiten almacenar bienes tales como licencias, patentes, marcas, inmuebles,

semovientes, etc.

SECRETARÍA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA; MANUAL DE

PROCESO DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD.

PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO CONCILIACIÓN DE EXISTENCIAS Y

BIENES DE LARGA DURACIÓN.

PROPÓSITO

Realizar ajustes contables cuando existan diferencias de las existencias y bienes de larga

duración, entre lo físico y lo contable.

ALCANCE

Este subproceso inicia desde recibir informes de existencias y bienes de larga duración hasta

realizar ajustes contables por diferencias.

Realizar constatación física de existencias y bienes de larga duración.

Los delegados son representantes del Departamento de Planificación, Financiero y otros que

generarán un informe de constatación física de las existencias y de los bienes de larga duración.

Generar por medio del sistema esigef la información contable referente a las cuentas de

existencia y bienes de larga duración, con el fin de realizar la respectiva conciliación

Realizar la conciliación de existencias, por medio del cruce de información según informe de la

revisión de los delegados y la información contable de las cuentas respectivas

85

En el caso de que no existan diferencias entre el informe de revisión y la información contable,

realizar el informe de conciliación de existencias y bienes de larga duración sin observaciones.

Una vez que no se registraron errores en la conciliación, realizar los cálculos de las

depreciaciones de los bienes de larga duración considerando los saldos ya depreciados y el porcentaje

aplicado según el tipo de bien.

El cálculo de éstas depreciaciones deben ser contabilizadas por medio del sistema contable. Para

esta actividad se debe utilizar el Instructivo para el Registro de Operaciones no Presupuestarias y el

Anexo del Instructivo de Operaciones no Presupuestarias Clases de Registro (anexos).

Tanto el informe de conciliación sin observaciones, como el cálculo de las depreciaciones deben

ser entregadas a la Coordinación Administrativa Financiera para su respectivo análisis.

En el caso de encontrar diferencias en la conciliación, verificar en que existencia o bien de larga

duración se encuentra la diferencia, con el fin de regularizar tanto en lo físico como en lo contable.

Con las diferencias evidenciadas en la actividad anterior en las existencias y/o en los bienes de

larga duración, realizar el respectivo informe con el fin de informar y regularizar las diferencias. La

cual debe ser entregada al Director Financiero.

Cuando las diferencias encontradas se entrega el informe de diferencias a la Coordinación

Administrativa Financiera, con el fin de que proceda con la autorización para realizar los ajustes

respectivos en el sistema contable cuando aplique.

En el caso de que no sea necesaria la autorización de la Coordinación Administrativa Financiera,

autoriza al analista de contabilidad la realización de ajuste contable o registro contable. Esto también

sucede cuando recibe la autorización de baja por donación, chatarrización o remate por parte de la

Máxima Autoridad o su delegado.

Una vez que se cuenta con la autorización para realizar los ajustes contables por diferencias en

existencias y bienes de larga duración, así como también información referente a baja de por

chatarrización o remate, se realiza los registros contables respectivos. Para esta actividad se debe

utilizar el Instructivo para el Registro de Operaciones no Presupuestarias y el Anexo del Instructivo de

Operaciones no Presupuestarias Clases de Registro (anexos).

86

4.9 CONTROL DE BIENES (ACTIVOS FIJOS).

SEGÚN LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTROLARÍA GENERAL

DE ESTADO:

406 Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES

La máxima autoridad a través de la Unidad de Administración de Bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración. (Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406, 2006)

406-02 Planificación

“Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y

necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto

correspondiente”. (Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-02, 2009)

406-04 Almacenamiento y distribución

Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos. (Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-04, 2006)

406-06 Identificación y protección

“Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y

protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración”. (Normas de Control Interno

de la Controloría General del Estado 406-06, 2009)

406-05 Sistema de registro

“El Catálogo General de Cuentas del Sector Público, contendrá los conceptos contables que

permitan el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga

duración”. (Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-05, 2009)

406-07 Custodia

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La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro. (Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-07, 2009)

406-08 Uso de los bienes de larga duración

“En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores

institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras

actividades particulares”. (Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-08,

2009)

406-09 Control de vehículos oficiales

Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeño de funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas. (Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-09, 2009)

406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración

“La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar

constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración”. (Normas de Control

Interno de la Controloría General del Estado 406-10, 2009)

406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto

“Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de

pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna”. (Normas de Control Interno de la

Controloría General del Estado 406-11, 2006)

406-12 Venta de bienes y servicios

“Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo con los procedimientos fijados en las

leyes y reglamentos sobre la materia”. (Normas del Control Interno de la Controloría General del

Estado 406-12, 2009)

406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración

88

“El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar los

programas de mantenimiento de los bienes de larga duración”. (Norma del Control Interno de la

Controloría General del Estado 406-13, 2009)

4.10 VERIFICACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO:


“La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar

constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración”. (Normas del Control

Interno de la Controloría General del Estado 406-10)

4.11 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES

Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos

una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su

cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.

Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados

claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este

proceso. De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de

constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se registrarán

los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también se identificarán los bienes

en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo

a las disposiciones legales vigentes.

Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de las

existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así como la base de datos, tendrá la

conformidad del área contable en forma previa a la cancelación de dichos servicios.

La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las circunstancias así lo exijan,

siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para efectuar dichos

gastos. El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de

los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditoría interna, el titular

designará a un servidor que cumpla esta función.

89

4.12 PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER UN CONTROL INTERNO DE INVENTARIO DE BIENES

Constatación física de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO

1. Solicita constatación física de bienes, mediante memorando (QUIPUX) dirigido al

Guardalmacén.

El memorando debe ser enviado durante el último trimestre del año; preferiblemente el mes de

octubre.

GUARDALMACÉN

2. Elabora cronograma para la constatación física de bienes; y lo remite al Director

Administrativo-Financiero.

En el cronograma deben constar los nombres de los grupos de trabajo que realizarán la

constatación física.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO

3. Aprueba el cronograma para constatación física de bienes.

GUARDALMACÉN

4. Realiza la constatación física de los bienes, de acuerdo al cronograma; y valida la

Codificación de los bienes.

En caso de que algún bien no esté en buen estado, referirse al proceso “Baja de activos”.

En caso de que los bienes estén en buen estado, continuar con numeral 5.

5. Revisa las necesidades de cambios en actas de entrega-recepción.

Si se identifica la necesidad de cambios en las actas actuales, continuar con el numeral 6.

Caso contrario, continuar con el numeral 8.

6. Realiza las actualizaciones de las actas de entrega-recepción.

90

7. Firma el acta de entrega-recepción en conjunto con el custodio del bien.

8. Realiza y envía el informe de constatación física de bienes.

El informe deberá contener las novedades detectadas respecto del estado, custodia y

actualización de los bienes asignados; y debe ser remitido al Director Administrativo- Financiero.

Se debe notar en el desarrollo de este capítulo que estrictamente se guarda una relación

directamente proporcional con las tesis universales de control de inventarios en relación con la empresa

privada y pública.

Aquí un enunciado de un Control Interno de Inventarios de una empresa privada:

“El motivo y base fundamental de toda empresa comercial es la compra – venta de bienes o servicios.

Para las que manejan inventarios de mercancías, el control, registro y valuación de los mismos es uno

de los más difíciles retos al que deberá enfrentarse y resolver el contador. En este tipo de empresas,

las cuentas relacionadas con los inventarios pasan a ser las más importantes y de los resultados que

proporcionen las operaciones realizadas con los bienes que representan dependerá el éxito o fracaso

del objetivo de toda empresa comercial: obtener beneficios. En las grandes empresas donde los

inventarios son voluminosos y representan cifras millonarias, suele recurrirse a un especialista en

análisis y diseño de sistemas y procedimientos para que planifique los sistemas de controles y

registros de inventarios, pero en las pequeñas y medianas empresas esa tarea se acostumbra

encomendársela al contador, además de responsabilizarle sobre la valuación de los inventarios. El

control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio

de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus

inventarios.

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato

circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de

proteger sus inventarios. El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de

procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos

reportados por diversos departamentos o centros operativos. El control interno es de importancia para

la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus

estados contables, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa.

http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/llave-exito/llave-exito.shtml


http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIT

http://www.monografias.com/trabajos13/diseprod/diseprod.shtml



http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml


http://www.monografias.com/trabajos/comercializa/comercializa.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/apcirc/apcirc.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/apcirc/apcirc.shtml


http://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTRO



91

El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y

medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la

confiabilidad de los datos contables.

El objeto del Control Interno, es el de ayudar a la Administración a alcanzar las metas y objetivos

previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestación de sus servicios.

Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:

• Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.

• Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones

financieras.

• Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.

• Evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña

empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o

sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. El objetivo principal del presente trabajo es

proporcionar información sobre el control de inventarios, a modo de hacer de esta función rutinaria

pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeación y la maximización de utilidades.

El Control Interno en el marco de la empresa

Contra mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado sistema de

control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.

Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas

delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno.

Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la

organización.

Con la organización de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia sus filiales en

distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación

frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes.









http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/fraer/fraer.shtml#fra

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/


http://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml


http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtml


http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml



92

Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones más es necesario se hace la

existencia de un sistema de control interno estructurado.

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

• 1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se

utilice.

• 2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.

• 3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados,

especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control

permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad

como en precios. Esto no es difícil de obtener, pues hoy en día, el costo de una computadora

personal ya está al alcance de cualquier pequeña empresa.”

http://www.monografias.com/trabajos16/fijacion-precios/fijacion-precios.shtml#ANTECED

http://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml#costo

http://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtml

93

CAPÍTULO V

5. EJERCICIO PRÁCTIVO

5.1 DESARROLLO DE LA PROPUESTA

En el sistema de control de administración de bienes se debe implementar varios procesos uno

de ellos es fortalecer el manejo administrativo que se lleva a cabo, de forma diaria con el fin de

presentar información actualizada útil para la toma de decisiones. De acuerdo a lo expuesto se

concluye que la información a implementarse en este caso netamente con la codificación QR las

herramientas y el control constituye un sistema.

5.2 FUNCIONES BÁSICAS QUE DEBE DE CUMPLIR EL ÁREA DE ACTIVOS

FÍSICOS

Cumplir con toda la normativa de las funciones que el área de activos fijos según la Contraloría

General del Estado dispone:

406-01 Unidad de Administración de Bienes

“Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad

encargada de la administración de bienes”. (Controloría General del Estado 406-01, 2009)


“Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y

necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto

correspondiente”. (Controloría General del Estado 406-02, 2009)

406-03 Contratación

“Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones para adquisición o

arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría, a

través del Sistema Nacional de Contratación Pública”. (Controloría General del Estado 406-03, 2009)

94


Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos. (Controloría General del Estado 406-04, 2009)


“El Catálogo General de Cuentas del Sector Público, contendrá los conceptos contables que

permitan el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga

duración”. (Controloría General del Estado 406-05, 2009)


“Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y

protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración”. (Controloría General del

Estado 406-06, 2009)

406-07 Custodia

La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro. (Controloría General del Estado 406-07, 2009)


“En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores

institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras

actividades particulares”. (Controloría General del Estado 406-08, 2009)


Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeño de funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas. (Controloría General del Estado 406-09, 2006)

406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración.


95

“Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de

pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna”. (Controloría General del Estado 406-

10, 406-11, 2006)


“Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo con los procedimientos fijados en las

leyes y reglamentos sobre la materia”. (Controloría General del Estado 406-12, 2009)

406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración

“El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar los

programas de mantenimiento de los bienes de larga duración”. (Controloría General del Estado 406-13,

2009)

5.3 OBJETIVOS A SER APLICADOS EN LA PROPUESTA

Mediante la sistematización se propone conseguir los siguientes objetivos:

Codificar todos los AF que pertenecen al Ministerio de Relaciones Laborales con códigos

QR.

Ingresar la información en todos los códigos QR.

Facilitar el mantenimiento de los AF y ahorrar recursos a la cartera de estado mediante la

nueva codificación QR.

Facilitar la identificación de los AF del MRL para su adecuada gestión de acuerdo a los

lineamientos legales a los que están sujetos los mismos.

5.4 POLÍTICAS GENERALES

Ya que las entidades del Sector Público ecuatoriano se rige exactamente a lo determinando en base a la norma 406 de la Contraloría General del Estado la política base a regirse en el control de bienes es la de la Administración y Control de Activos Fijos y Bienes Sujetos de Control Administrativos, vigente desde el 9 de junio de 2010. (Controloría Genreral del Estado 406, 2010)

Las mismas que con anterioridad se han ido explicando en capítulos anteriores, pero para

observancia de las mismas se recuerda en este capítulo algunas bases legales:

96

• La Constitución de la República del Ecuador, (Registro Oficial 449, 20-X-2008), en sus

artículos: Art. 233 y Art. 297.

• Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas (Suplemento del Registro Oficial No.

306 de 22 de octubre de 2010) Artículos: Art. 76, 104, 148 y siguientes.

• Ley Orgánica del Servicio Público (Suplemento del Registro Oficial 294, 6 de octubre 2010),

Artículos: 22 letra e); 24 letra e); 41 al 41; 49.

• Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Ley No. 2002-73) (Suplemento del

Registro Oficial 595, 12-VI-2002), en los siguientes artículos: Art. 1, Art. 3, Art. 12, Art. 31, Art. 45,

Art. 52.

• Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales del País (Ley No. 106) (Segundo

Suplemento del Registro Oficial 852, 29-XII-95).

• Ley de Modernización del Estado, Privatizaciones y Prestación de Servicios Públicos por parte

de la Iniciativa Privada (Ley 50) (Registro Oficial 349, 31-XII-93), con la siguiente disposición: Art.

61

• Ley de Creación del Servicio de Rentas Internas, (Registro Oficial No. 206, 2 DIC 1997)

• Reglamento del Artículo 104 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas,

Decreto Ejecutivo No. 544, publicado en el Registro Oficial No. 329 de 26-XI2010.

• Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público

(Acuerdo No. 025-CG) (Registro Oficial 378, 17-X-2006).

• Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE) (Decreto No.

548) (Registro Oficial 119, 7-VII-2003), en los siguientes artículos: Art. 12,

Art. 14, Art. 53

• Reglamento para Registro y Control de Cauciones. Acuerdo 015 CG (Registro Oficial 120, 8-

VII-2003): La siguientes disposiciones: Art. 2, Art. 5.

• Reglamento Sustitutivo al Reglamento de Enajenación de Activos Improductivos del Sector

Público (Decreto No. 2799) (Registro Oficial 616, 11-VII-2002).

97

• Reglamento Sustitutivo del Reglamento General de la Ley de Modernización del Estado,

Privatizaciones y Prestación de Servicios Públicos por parte de la

Iniciativa Privada (Decreto 2328) (Suplemento del Registro Oficial 581, 2-XII-94), artículos:

Art. 62, Art. 63, Art. 64, Art. 65, Art. 66.

• Reglamento para el Control Administrativo de los Bienes no Considerados Activos Fijos.

(Acuerdo No. 025 CG) (Registro Oficial 26, 16 IX-96).

• Reglamento de Chatarrización de Bienes Inservibles del Sector Público. Acuerdos

Ministeriales Nos. 330 RO 244 de 27/07/2010 y 376 RO 278 de 14/09/2010.

• Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas

Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos, Acuerdo de la Contraloría General

del Estado No. 39 (RO Suplemento No. 87, 14 DIC 2009)

• Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector (Acuerdo No. 012

CG) (Suplemento del Registro Oficial 59, 7-V-97).

• Manual de Contabilidad Gubernamental, expedido mediante Acuerdo 320 del Ministerio de

Economía y Finanzas publicado en Suplemento de Registro Oficial 175 del 28 de diciembre del 2005 y

reformado con Acuerdo 326 del Ministerio de Economía y Finanzas publicado en Registro Oficial 368

del 2 de octubre del 2006.

Y como principal tópico a cumplirse ya que es de obligación del área de control de A.F. su

debido cumplimiento:

REGISTRO OFICIAL NRO. 87 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO:

406 Administración Financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES.

406-01 Unidad de administración de bienes.

406-02 Planificación.

406-03 Contratación.

406-04 Almacenamiento y distribución.

406-05 Sistema de registro.

98

406-06 Identificación y protección.

406-07 Custodia.

406-08 Uso de los bienes de larga duración.

406-09 Control de vehículos oficiales.

406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración.

406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto.

406-12 Venta de bienes y servicios.

406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración.

5.5 DISEÑO DEL CONTROL Y ADMINISTRACIÓN

El diseño de un sistema de control de administración de bienes en el Ministerio de Relaciones

Laborales de Quito, Edificio Torrezul se enmarca en:

La capacitación en el manejo del software de bienes

Al momento de la adquisición de un bien y previo a su entrada en funcionamiento se realizara

un registro en el sistema asignando su placas, etiqueta, código de barras y responsable.

Los bienes serán identificados por sus placas, etiqueta, código de barras físicamente.

Se realizaran inventario de bienes en donde se realice su constatación, existencia y estado.

Ayudará al cumplimiento de la NIC 16:

“El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable del inmovilizado material, de

forma que los usuarios de los estados financiero puedan conocer la información acerca de la inversión

que la entidad tiene en su inmovilizado material, así como los cambios que se hayan producido en

dicha inversión. Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable del inmovilizado

material son la contabilización de los activos, la determinación de su importe en libros y los cargos por

amortización y pérdidas por deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos.”.

99

5.6 EJERCICIO PRÁCTICO

La factibilidad de la propuesta se centra en:

1) RECURSOS MATERIALES

2) RECURSOS FINANCIEROS

3) TALENTO HUMANO

4) LEGAL

1. RECURSOS MATERIALES

El requerimiento para la implementación del diseño de un sistema de administración de bienes

en el Ministerio de Relaciones Laborales de Quito, Edificio Torrezul, se centra en 2 tipos de equipos

para la codificación QR.

MÁQUINA GENERADORA DE CÓDIGOS QR:

Es un equipo que mediante un software genera el código y lo imprime.

En el mercado podemos encontrar diversidad de máquinas, a continuación cito algunas:

• Impresoras de bolsillo, que imprimen en papel con calidad fotográfica.

• Impresoras térmicas, realizan la impresión con transferencia térmica, no requieren tinta.

Como es de conocimiento local las diversas codificaciones están expuestas a diversas y muchas

veces extremas condiciones por lo tanto la codificación debe cumplir ciertas características:

durabilidad, no desteñirse, adherencia tipo industrial; por lo tanto en esta implementación la

recomendación es el uso de la impresora térmica ya que demuestra el cumplimiento de los

requerimientos.

LECTORES DE CÓDIGOS QR:

Para evitar gastos innecesarios en la adquisición de lectores de códigos de barras tales como

lectores industriales que visiblemente tienen varias ventajas así mismo un costo elevado de

adquisición, nos hemos centrado en la utilización de un teléfono inteligente ya que este tipo de equipos,

con el software adecuado pueden leer los códigos QR, no tienen la capacidad de un lector industrial. Se

recomienda el uso de los teléfonos inteligentes ya que no es necesario el escaneo de grandes cantidades

100

de bienes, los mismos son versátiles y disponen de programas de envió de datos a través de internet

que son muy útiles al transferir los datos recopilados en las tomas físicas. En ANEXOS se podrá

profundizar la explicación de estos ítems mencionados.

2. RECURSOS FINANCIEROS

Los bienes codificables bordean u aproximado de 10000 en el edificio Torrezul datos aun no

confirmados verazmente ya que actualmente esta cartera de estado se encuentra realizando un

levantamiento físico de los bienes con la empresa privada la misma que no realiza codificación sino

más bien un conteo físico.

- GENERADORES DE CÓDIGOS QR: Esta impresora térmica en el mercado de las siguientes

especificaciones tiene un costo de USD. 651,00 más IVA, proforma obtenida en el distribuidor

IMAGINARIUM ) distribuidora marca BROTHER):

IMPRESORA TÉRMICA; MARCA: BROTHER, MODELO: P-TOUCH, 3 AÑOS DE

GARANTIA.

- CINTAS TÉRMICAS: Su costo bordea los USD. 45 a USD. 55, teniendo un rendimiento de

alrededor 220 códigos QR de 3,6 cm de largo.

La capacitación para manejar dichos equipos brindará el distribuidor IMAGINARIUM la misma

que también viene en archivo físico y digital con el equipo.

- LECTORES QR: Un teléfono inteligente los mismo que tienen un precio que fluctúan entre los

USD. 600 y USD. 1000 cada uno.

TOTAL DE LA INVERSIÓN PARA CODIFICAR ALREDEDOR DE 10000 BIENES

SERÍA:

TABLA 1 INVERSIÓN INICIAL CODIFICACIÓN 10000 BIENES:

Figura 5.1 Inversión Inicial Codificación Bienes.

101

3. TALENTO HUMANO:

Se requiere capacitación diferente de acuerdo a la función que van a desempeñar los servidores

públicos involucrados con la codificación QR:

KEY USER: Encargado de analizar e ingresar la información detallada de los bienes a los

códigos, el mismo que genera e imprime el código, el mismo que debe ser capacitado en la utilización

del software y el equipo que genera los QR más el programa ESBYE del Ministerio de Finanzas del

Ecuador.

USUARIOS DE LOS QR: Son los usuarios técnicos y administrativos que deben ser

capacitados en el uso de los lectores de información que contienen los QR y cómo utilizar la misma

para el cumplimiento de sus labores.

4. LEGAL:

“El código QR es un código abierto y sus derechos de patente (propiedad de Denso Wave) no se

ejercen.” (Te Interesa Saber, 2013).

Por lo tanto no habría ninguna restricción en su utilización para la codificación de los AF, ya

que su uso es extendido y gratuito a nivel mundial.

Mediante lo expuesto se llega a una evaluación de la propuesta que radica en:

Respecto al diagnóstico de qué información crítica debe constar en los códigos QR de los AF,

orientada a facilitar su mantenimiento y generar un ahorro de recursos.-

Se determinó el tipo de información crítica que debe contener la codificación inteligente.-

Proveedor del AF, fecha de compra, garantía, número de serie, descripción del AF, valor de

adquisición, familia del AF, número de parte, tag, marca, modelo, observaciones, entrada y salida del

activo, fecha de primera revisión, número de factura, custodio del AF, ubicación, reparaciones,

proveedores posibles, ficha de contacto del proveedor, proveedor mantenimiento, de donde proviene la

energía que alimenta el activo, repuestos críticos.

Respecto a la jerarquización de la información a almacenarse en los códigos QR.- Se determinó

que no es relevante el orden en que se encuentre la información dentro del código.

Determinar los indicadores estructurales y funcionales del uso de códigos QR para evaluar la

gestión de los AF.-

102

Estructurales: capacitación, información y reportes e integridad de los códigos.

Funcionales: fiabilidad, eficiencia y facilidad de uso.

ACTIVOS FIJOS

1

INICIO

2

10 Coordinador Adm.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

Genera OA por sistema

20 CoordinadorAdm.

Se activa manejo general de

adquisiciones

50 Coordinador Adm.

Asigna Custodio y Firmas de

Conformidad del Bien Recibido por

el Empleado.

40 Coordinador Adm.

Identifica Bien.

60 Coordinador Adm.

Archivar Documentos

FIN

SI NO

30 Coordinador Adm.

Recibe OA y Factura Aprobada Es

Activo?


Tansferencia de Activos


Baja de activos


Activosextraviados


Activo robado

Figura 5.2 Flujograma Diseño Control de Bienes Codificación QR.

INICIA PROCESO QR: Se ingresa información bien en base datos Excel.

40.1 Asist. Contab.

Se transfiere información a impresora térmica QR se imprime código.

40.2 Asist. Contab.

103

5.6.1 MEDICIÓN DEL RIESGO DE CONTROL

Según Russell Bedford indica que:

La medición del riesgo de control es un Análisis de Riesgos constituye una herramienta muy importante para el trabajo del auditor y la calidad del servicio, por cuanto implica el diagnóstico de los mismos para velar por su posible manifestación o no. En el presente artículo presentamos elementos que dan luz a la afirmación anterior y la vinculación imprescindible de los estudios de Riesgo al servicio de Auditoría. (Bedford, 2015)

Es de vital importancia que toda organización ya sea pública, privada o mixta cuente con

herramientas a los cuales están sometidas las distintas entidades y que por medio de procedimiento de

control se puede evaluar el desempeño de la misma.

En la actualidad el sector público se rige al acuerdo Nro. 039-CG, de la Contraloría General del

Estado: “NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL

SECTOR PÚBLICO Y PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO, PRIVADO QUE DISPONGAN

DE RECURSOS PÚBLICOS” el cual indica:

300-Evaluación del riesgo

La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos. El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos. (Controloría General del Estado 300, 2009)

300-01 Identificación de riesgos

Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos. Los factores externos pueden ser económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos. Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la búsqueda de sus objetivos. La identificación de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y planificación. En este proceso se realizará un mapa del riesgo con los factores internos y externos y con la especificación de los puntos claves de la institución, las

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIT

http://www.monografias.com/trabajos35/tipos-riesgos/tipos-riesgos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/fintrabajo/fintrabajo.shtml


http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/diagn-estrategico/diagn-estrategico.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/natlu/natlu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/ripa/ripa.shtml

104

interacciones con terceros, la identificación de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar. Algo fundamental para la evaluación de riesgos es la existencia de un proceso permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales, económicas. Industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones que sean necesarias. Los perfiles de riesgo y controles relacionados serán continuamente revisados para asegurar que el mapa del riesgo siga siendo válido, que las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los riesgos cambien con el tiempo. (Controloría General del Estado 300-01, 2009)

300-02 Plan de mitigación de riesgos

Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, realizarán el plan de mitigación de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos. En el plan de mitigación de riesgos se desarrollará una estrategia de gestión, que incluya su proceso e implementación. Se definirán objetivos y metas, asignando responsabilidades para áreas específicas. Identificando conocimientos técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones necesarias. Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, desarrollarán planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeación de la administración de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de éstos (impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptación tiente a los cambios. (Controloría General del Estado 300-02, 2009)

300-03 Valoración de los riesgos

La valoración del riesgo estará ligada a obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá a las servidoras y servidores reflexionar sobre cómo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. La administración debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando técnicas de valoración y datos de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación con los estimados. La metodología para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difíciles de cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnóstico numérico. Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas, el manejo de dinero en efectivo, la alta rotación y crecimiento del personal, el establecimiento

105

de nuevos servicios, sistemas de información rediseñados, crecimientos rápidos, nueva tecnología, entre otros. La valoración del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia. (Controloría General del Estado 300-03, 2009)

300-04 Respuesta al riesgo

Los directivos de la entidad identificarán las opciones de respuestas al riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación coste/beneficio. La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reducción incluye los métodos y técnicas específicas para tratar con ellos, identificándolos y proveyendo acciones para la reducción de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptación no realiza acción alguna para afectar la probabilidad o el impacto. Como parte de la administración de riesgos, los directivos considerarán para cada riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la selección de una respuesta, se volverá a medir el riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existirá algún nivel de riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad. (Controloría General del Estado 300-04, 2009)

5.6.2 MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

La evaluación consiste en asignar a los riesgos calificaciones dentro de un rango, que podría ser

por ejemplo de 1 a 5 (insignificante (1), baja (2), media (3), moderada (4) o alta (5)), dependiendo de la

combinación entre impacto y probabilidad. En la siguiente gráfica se puede observar esquema de

valorización de riesgo en función de la probabilidad e impacto de tipo numérico con escala:

106

ACTIVIDAD

NIVEL

DE

RIESGO

CALIDAD DE GESTIÓN RIESGO

RESIDUAL TIPO DE MEDIDAS DE

CONTROL EFECTIVIDAD PROMEDIO

Se codifica todos

los bienes que

pertenecen al MRL

con códigos QR?

3

Codificación QR para el

correcto control de

bienes

4 0,8 1,33

Se ingresa la

suficiente

información de los

bienes

4

Con la codificación QR

se puede ingresar hasta

300 caracteres donde se

puede visualizar

información del bien

adquirido

5 1 1,25

Se facilita el

mantenimiento de

los bienes de esta

cartera de estado

4

Con la codificación QR

se mantendría una

historial del estado de

los bienes, para el

mantenimiento

correctivo del mismo

5 1 1,25

Se facilita la

identificación de

los bienes para su

adecuada gestión

de acuerdo a los

lineamientos

legales a los que

están sujetos los

mismos

5

En tomas físicas se

identificara claramente

el valor del activo, el

custodio del mismo, el

área al que pertenecen.

5 1 1

107

5.6.3 RESULTADO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Respecto al diagnóstico de la situación de la codificación con códigos QR.-

Se implementara tecnología de punta de fácil utilización y capacitación, el mismo que trae un

beneficio para el correcto tratamiento de los bienes identificando con facilidad los bienes mediante la

información ingresada en el código QR.

Respecto al diagnóstico de la situación del ingreso de la información en todos los códigos QR.-

Está orientada a facilitar su mantenimiento y generar un ahorro de recursos. Se determinó el tipo

de información crítica que debe contener la codificación inteligente, cuyos resultados fueron:

Proveedor del AF, fecha de compra, garantía, número de serie, descripción del AF, valor de

adquisición, familia del AF, número de parte, tag, marca, modelo, observaciones, entrada y salida del

activo, fecha de primera revisión, departamento generador de Orden de Adquisición, número de Orden

de Adquisición, número de factura, custodio del AF, ubicación, reparaciones, proveedores posibles,

ficha de contacto del proveedor, proveedor mantenimiento, de donde proviene la energía que alimenta

el activo, repuestos críticos.

Respecto al diagnóstico de la situación de la facilitación del mantenimiento de los bienes para

ahorrar recursos a la cartera de estado mediante la nueva codificación QR.-

Mediante la codificación QR se diferencia claramente entre bien, infraestructura y partes o

repuestos; esta información está al alcance de todos los departamentos involucrados en la gestión de

los AF que contarían con información en el sitio. Los mismos con el control preventivo del bien se

ahorrarían al MRL la baja del bien por falta de mantenimiento y daño del mismo, para así evitar la

compra o adquisición de nuevos bienes costosos, previniendo esta situación con el control del

mantenimiento descrito en el bien con el código QR.

Respecto al diagnóstico de la situación de la facilitación de la identificación de los bienes del

MRL para su adecuada gestión de acuerdo a los lineamientos legales a los que están sujetos los

mismos.-

Facilita la identificación del bien mediante la lectura del código QR, su custodio, estado del

activo, proveedor del bien, mantenimiento del bien, familia del bien, dirección del bien al que

pertenece, correcto levantamiento físico con datos certificados en la información introducida del bien,

cambio del custodio, baja del bien, pérdida o robo.

108

Así se cumple con los requisitos de la Contraloría General del Estado ACUERDO Nro. 039-CG,

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR

PÚBLICO Y PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE

RECURSOS PÚBLICO:

100 NORMAS GENERALES:

100-01 Control interno

100-02 Objetivos del control interno

100-03 Responsables del control interno

100-04 Rendición de cuentas

406 Administración Financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES

406-01 Unidad de administración de bienes


406-03 Contratación




406-07 Custodia






406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración. (Controloría General del Estado.100, 406,

2009)

109

CAPÍTULO VI

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 CONCLUSIONES

• Con la implementación de un Diseño de un Sistema de Control y Administración de Bienes en

el ministerio de Relaciones Laborales de Quito, Edificio Torrezul, Se lograra cumplir el

objetivo general planteado para este tipo de Controles Internos, que es el de precautelar,

evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía de el proceso de inventario de bienes en

esta cartera de estado.

• El análisis situacional de esta cartera de estado, muestra un ambiente externo e interno que

refleja vacios en la toma de inventarios, el cual se lo puede mitigar en un alto porcentaje con

la codificación QR que se ha venido mencionando a lao largo de este trabajo de investigación.

• El Diseño de un Sistema de Control de Bienes muestra una clara adaptabilidad a los

enunciados teóricos de control interno tanto en la empresa pública como privada, en este caso

se ajusta claramente al cumplimiento de la Norma 300 – Evaluación del Riesgo y 400-

Actividades de Control, de la Contraloría General del Estado (Normas de Control Interno),en

donde se identifica el riesgo, se planifica la mitigación, se valora, y se da una respuesta al

riesgo (en el caso de control de bienes e inventarios, la respuesta seria, la codificación QR).

• El ahorro significativo en recursos que supera la inversión de este Diseño de un Sistema de

Control y Administración de Bienes en el ministerio de Relaciones Laborales de Quito. Se

habla de ahorro al referirse a las bajas de activos innecesarias, supuestas pérdidas o hurtos,

donaciones sin sustentos, que con la codificación QR se puede mostrar el status que tendría el

bien y si es susceptible a ser dado de baja o podría requerir una potencial reparación.

110

6.2 RECOMENDACIONES

1. Se recomienda a la Dirección Financiera del Ministerio de Relaciones Laborales dar a conocer

al usuario externo y mucho más al interno, sobre el correcto manejo de los bienes que son

administrados con el fin de tener una cultura organizada y responsable.

2. Es necesario que la Dirección Financiera del Ministerio de Relaciones laborales cumpla con las

exigencias de los organismos de control, ya que cualquier desconocimiento de la ley implica

sanción administrativa, y ahora la sanciones pecuniarias son altas y afectan el bolsillo de la

personas que lo único que hacen es generar malestar a la institución.

3. Se recomienda buscar la manera de capacitar a los funcionarios públicos de la Dirección

Financiera del Ministerio de Relaciones Laborales al respecto de las normas oficiales de

control interno, ya sea asistiendo a conferencias que dictan los organismos de control o

diferentes instituciones que lucran de aquello, con la finalidad de siempre estar actualizado con

aquellas resoluciones o cambios en la ley o registros oficiales.

4. Se recomienda a la Coordinación General Financiera implementar este “DISEÑO DE UN

SISTEMA DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN EL MINISTERIO DE

RELACIONES LABORALES DE QUITO EDIFICIO TORREZUL” como un proceso de

control interno extra a los ya existentes, puesto que el inventario es extremadamente de

grandes cantidades (10000 bienes de control), ya que dicha implementación brindara al

servidor público una confiabilidad de la existencia física del bien con un plus de variables

extras de información sumada al bien, que ayudara a la correcta identificación, custodio,

mantenimiento de los bienes de control.

5. Con esta implementación ha quedado demostrado fielmente que se cumple uniformemente las

disposiciones de las NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES,

ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO

PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS PÚBLICOS dictadas por la Contraloría

General del Estado, en especial con las Normas de Ambiente de Control, Evaluación del

Riesgo y las Actividades de Control – Administración de Bienes;

El único fin:

Mitigar la falta de control de bienes por perdida deterioro robo o hurto, y sus posibles

consecuencias al servidor público ya sea que este tenga o no responsabilidad culposa (que

muchas veces por la gestión apresurada nos e cumplen los parámetros) y a futuro poseer en el

área de control de bienes informes y lecturas de auditoría por parte de Contraloría General del

Estado sin salvedades y así promover esta cultura de control interno a las demás entidades

111

estatales para así contribuir con un servicio público eficiente enfocado en la cultura

gubernamental del Plan del Buen Vivir y el cambio en la Matriz Productiva ecuatoriana.

6. Se recomienda al Ministerio de Relaciones Laborales hacer llegar estos tipos de

implementaciones a la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental del Ecuador para

colaborar con el aun ineficiente servicio público interno, para así poseer una cultura

organizacional de liderazgo e implementación de cambio a la hora del control de los diversos

procesos que se manejan en las diferentes entidades estatales.

112

BIBLIOGRAFÍA

Controloría general del estado.378. (17 de octubre de 2006). Reglamento de bienes del sector público

. Ecuador: Registro oficial.

No. Pan - FC- 09- 005. (19 de agosto de 2009). Ley para la Administración de los Bienes del Sector Público. Quito.

Acuerdo Ministerial No. 343. (2013). Ministerio de Finanzas.

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Controloría General del Estado 300-01. (14 de Diciembre de 2009). Identificación de riesgos. Quito.

Controloría General del Estado 300-02. (2009). Plan de mitigación de riesgos.

Controloría General del Estado 300-03. (2009). Valoración de los riesgos.

Controloría General del Estado 300-04. (14 de Diciembre de 2009). Respuesta al riesgo.

Controloría General del Estado 406-01. (2009). Unidad de Administración de Bienes.

Controloría General del Estado 406-02. (Diciembre de 2009). Planificación.

113

Controloría General del Estado 406-03. (2009). Contratación.

Controloría General del Estado 406-04. (14 de Diciembre de 2009). Almacenamiento y distribución. Quito.

Controloría General del Estado 406-05. (14 de Diciembre de 2009). Sistema de registro.

Controloría General del Estado 406-06. (14 de Diciembre de 2009). Identificación y protección. Quito, Pichincha, Ecuador.

Controloría General del Estado 406-07. (2009). Custodia.

Controloría General del Estado 406-08. (2009). Uso de los bienes de larga duración.

Controloría General del Estado 406-09. (2006). Control de vehículos oficiales.

Controloría general del Estado 406-10. (2006). Constatación física de existencias y bienes de larga duración.

Controloría General del Estado 406-10, 406-11. (2006). Constatación física de existencias y bienes de larga duración. Baja de Bienes por obsolescemcia, pérdida, robo o hurto.

Controloría General del Estado 406-12. (14 de Diciembre de 2009). Venta de bienes y servicios. Quito, Pichincha, Ecuador.

Controloría General del Estado 406-13. (2009). Mantenimiento de bienes y servicios.

Controloría General del Estado.100, 406. (2009). Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de Recursos Públicos. Normas generales. Administración Financiera- Bienes. Acuerdo No. 039-CG.

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Normas de Control Interno 120-00,120-1,120-02,120-03, 120-04. (2006).

Normas de control interno 210-05. (2009). Oportunidad en el registro de los hechos económicos.

Normas de control interno 210-06. (2006). Conciliación de los saldos de las cuentas.

114

Normas de control interno 210-07. (14 de Diciembre de 2009). Formularios y documentos. Quito.

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Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-02. (2009). Planificación.

Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-04. (2006). Almacenamiento y distribución.

Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-05. (14 de Diciembre de 2009). Sistema de registro.

Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-06. (14 de Diciembre de 2009). Identificación y protección. Quito, Pichincha, Ecuador.

Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-07. (2009). Custodia.

Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-08. (2009). Uso de los bienes de larga duración.

Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-09. (2009). Control de vehiculos oficiales.

Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-10. (14 de Diciembre de 2009). Constatación física de existencias y bienes de larga duración.

Normas de Control Interno de la Controloría General del Estado 406-11. (2006). Baja de bienes por obsolencia, pérdida, robo o hurto.

Normas de control interno para contabilidad gubernamental. 210-00. (14 de Diciembre de 2009). Quito, Pichincha, Ecuador: I.G.M.

Normas de control interno para contabilidad gubernamental. 210-04. (14 de Diciembre de 2009). Documentación de Respaldo y su archivo. Quito, Pichincha, Ecuador.

Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del sector público y personas jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recusrsos Públicos. (14 de diciembre de 2009). Acuerdo de la Controloría General del Estado No39. Suplemento no 87.

Normas de Control para el Área de Administración Financiera Gubernamental 210-01. (2006). Aplicación de los principios de los principios y normas de contabilidad gubernamental.

115

Normas del Control Interno de la Controloría General del Estado 406-10. (s.f.). Constatación física de existencias y bienes de larga duración.

Normas del Control Interno de la Controloría General del Estado 406-12. (2009). Venta de bienes y servicios.

Normas Gerenciales 140-02. (14 de Diciembre de 2009). Separación de funciones incompatibles.

Normas Gerenciales 140-03. (2006). Autorización de operaciones.

Normas Gerenciales 140-04. (2009). Información General.

Normas Gerenciales 140-05. (2006). Comité de Auditoría.

Normas Gerenciales 210-03. (2009). Integración contable de las operaciones financieras.

Normas Gerenciales de control interno 140-00, 140-01. (2009). Determinación de responsabilidades y organización.

Organización del sistema de contabilidad gubernamental 210-02. (2006). Registro Oficial 87.

Segunda convención Nacional de Auditores Internos. (1975). Argentina.

Seminario Internacional de Auditoría Gubernamental de Austria. (1971). Control Interno . AUSTRIA.

www.finanzas.gob.ec. (11 de mayo de 2015). Ministerio de Finanzas.

116

ANEXOS ANEXO a: TIPOS DE BIENES

MINISTERIO DE FINANZAS

CATÁLOGO DE BIENES ACTUALIZADO AL 2015:

La finalidad de que las Entidades que conforman el Presupuesto General del Estado, Gobiernos

Autónomos Descentralizados y Empresas Públicas que utilizan la herramienta informática e-SIGEF, y

que tienen la obligación de operar el Módulo de Bienes del Sistema de Bienes y Existencias (e-SByE),

para sus adquisiciones a partir del ejercicio fiscal 2014, de conformidad a lo establecido en el Acuerdo

Ministerial No. 343 del 12 de noviembre de 2013, procedan al uso adecuado de la aplicación y el uso

indispensable del catálogo de bienes expedido por el Ministerio de Finanzas.

Y su ámbito de aplicación está dirigido a las Entidades que el Presupuesto General del Estado,

Gobiernos Autónomos Descentralizados y Empresas Públicas que utilizan la herramienta informática

e-SIGEF.

Conciliación de existencias y bienes de larga duración

PROPÓSITO:

Realizar ajustes contables cuando existan diferencias de las existencias y bienes de larga

duración, entre lo físico y lo contable

DISPARADOR:

Necesidad de que exista coherencia entre lo físico y lo contable entre las existencias y los bienes

de larga duración

Informe de revisión (constancia) de las existencias y bienes de larga duración

Información generada en el sistema de existencias y bienes de larga duración

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Conciliar contablemente las existencias y bienes de larga duración

Realizar ajustes contables cuando existan diferencias

Registrar contablemente la depreciación de los bienes de larga duración.

117

ANEXO b: CALIDAD DEL SERVICIO PÚBLICO Tabla 1 Calidad del servicio público. Calidad del servicio público a) si b) no c) no sabe ¿Cree usted que es de calidad el servicio público en el Ecuador?

40%

25%

10%

GRÁFICOS 1: Indicadores calidad en entidades del servicio público en el Ecuador (ambiente

externo).

si; 40% no; 25%

no sabe; 10%

118

Calidad del servicio público a) si b) no c) no sabe ¿Hay agilidad en los trámites en las carteras de estado?

20%

24%

2%

si; 20%

no; 24%

no sabe; 5%

119

Calidad del servicio público a) si b) no c) no sabe ¿En comparación con gobiernos anteriores cree usted que ha mejorado la atención al usuario público?

40%

6%

5%

si; 40%

no; 6%

no sabe; 5%

120

ANEXO c: EQUIPOS LECTORES DE CÓDIGOS QR: CÓDIGO QR

“Un código QR (quick response code, «código de respuesta rápida») es un módulo útil para

almacenar información en una matriz de puntos o un código de barras bidimensional creado por la

compañía japonesa Denso Wave, subsidiaria de Toyota, en 1994. Se caracteriza por los tres cuadrados

que se encuentran en las esquinas y que permiten detectar la posición del código al lector. La sigla

«QR» se deriva de la frase inglesa Quick Response (Respuesta Rápida en español), pues los creadores

(Joaco Retes y Euge Damm1) aspiran a que el código permita que su contenido se lea a alta velocidad.”

(Wikipedia, 2014)

Es un código desarrollado ya hace cerca de 20 años, mismo que puede contener una gran

cantidad de información, como se describe a continuación:

Solo numérico Máx. 7.089 caracteres

Alfanumérico Máx. 4.296 caracteres

Contiene mucha más información que la codificación por barras, sus aplicaciones pueden ser

muy variadas, como contener direcciones WEB, proveedores, información de bienes en el mercado, o

en el caso específico de la presente tesis, información crítica de los bienes.

EQUIPOS LECTORES DE CÓDIGOS QR:

Cualquier “smart phone” o “tablet” (teléfonos móviles inteligentes) pueden acceder al contenido

de un código QR, mediante varios programas disponibles en la web de manera gratuita.

121

- TELÉFONO INTELIGENTE:

PROGRAMAS LECTORES CÓDIGOS QR:

En la WEB se puede conseguir gran cantidad de programas lectores de códigos QR, gratuitos y

de calidad para las plataformas más populares como son (Código QR, 2013):

- Beetag Reader:

- I.nigma Reader

- QuickMark Reader

- Kaywa Reader

PROCESO DE LECTURA DE UN CÓDIGO QR

Se enciende el programa lector QR y se apunta con la cámara al código, después de unos segundos, el equipo desplegará la información contenida en la codificación.

BIEN – 12345 – C.P.U. – HP COMPAQ - NEGRO – S/76458392 – INTELTEK ADQ: 01/05/15 – M.R.L – DIRECCION FINANCIERA

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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ... · llevado a segundo plano para la gran importancia en el enlace contable – administrativo que implican. El desarrollo tecnológico