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i
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS
INFORMÁTICOS Y ENLACES INFOLINK CÍA. LTDA., UBICADA EN LA CIUDAD DE
QUITO.
AUTORA: EVELYN GISSELA HIDALGO RAMÍREZ
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR: TAIPE YANEZ JOSÉ FRANCISCO
QUITO, DM, OCTUBRE DEL 2015
ii
Hidalgo Ramírez Evelyn Gissela (2015). Propuesta de Control Interno para la Empresa de
Servicios Informáticos y Enlaces INFOLINK Cía. Ltda., ubicada en la ciudad de Quito. Trabajo
de investigación para optar por el grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contadora
Pública Autorizada. Facultad de Ciencias Administrativas. Carrera de Contabilidad y Auditoría.
Quito: UCE. 142 p.
iii
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a:
A Dios, por darme salud y sabiduría durante esta etapa de mi vida.
A mis padres quienes me han brindado su comprensión y confianza incondicional.
A mi hermana que ha sido parte fundamental de mi vida.
A mis demás familiares que siempre tuvieron palabras de aliento para que cumpliera con mis
objetivos.
Y a mis amigos y enamorado con quienes he compartido momentos de grata amistad.
Evelyn Gissela Hidalgo Ramírez.
iv
AGRADECIMIENTO
Quiero expresar mi más sincero agradecimiento a la Universidad Central del Ecuador por todos los
conocimientos impartidos durante mi Carrera Universitaria.
A mi Director de Tesis, Ing. Francisco Taipe, por brindarme su apoyo y tiempo para la realización
de este trabajo.
A los socios, Ing. Patricio Cueva e Ing. Darwin López, por permitirme realizar la investigación en su
prestigiosa empresa INFOLINK Cía. Ltda.
Y a mis profesores, por brindarme su sabiduría en el desarrollo de mi profesión.
Evelyn Gissela Hidalgo Ramírez.
v
AUTORIZACIÓN DEL AUTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, EVELYN GISSELA HIDALGO RAMÍREZ en calidad de autor del trabajo de investigación
realizada sobre “PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS
INFORMÁTICOS Y ENLACES INFOLINK CÍA. LTDA., UBICADA EN LA CIUDAD DE
QUITO”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de
todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contiene esta obra, con fines
estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán
vigentes a mi favor de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes
de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, a 15 de octubre de 2015.
Evelyn Gissela Hidalgo Ramírez
CC. 172453119-7
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
Quito, 15 de Octubre del 2015
Sr. Ingeniero
Francisco Garzón
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD
CENTRAL DEL ECUADOR
Presente.-
Señor Decano:
Mediante Documento de septiembre del 2015 se me designo como Director de la Tesis previa la
obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, presentada por la señorita Hidalgo
Ramírez Evelyn Gissela, cuyo tema es “PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA LA
EMPRESA DE SERVICIOS INFORMÁTICOS Y ENLACES INFOLINK CÍA. LTDA.,
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO.” Me permito informar a usted Señor Decano que la
mencionada titulada ha concluido con el desarrollo total del contenido programático de su Tesis y de
conformidad con los requisitos y disposiciones estatutarias, manifiesto mi aprobación al mencionado
documento, por lo tanto, puede continuar con los trámites referentes a su calificación y defensa
correspondiente.
Atentamente.
Ing. Francisco Taipe
DIRECTOR DE TESIS
vii
LUGAR DONDE SE REALIZO LA INVESTIGACIÓN
Quito, 15 de Octubre del 2015
Señor Ingeniero
Francisco Garzón Salazar
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
Presente.-
Señor Decano:
Yo, Patricio Cueva como representante legal de la empresa INFOLINK CIA. LTDA., por medio de
la presente, autorizo a la señorita Evelyn Gissela Hidalgo Ramírez con cédula de identidad N°
172453119-7, a acceder a la información de la compañía, para la elaboración de su trabajo de
titulación denominado “PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA DE
SERVICIOS INFORMÁTICOS Y ENLACES INFOLINK CÍA. LTDA., UBICADA EN LA
CIUDAD DE QUITO.”, esperando que la misma tenga un buen uso y cuyo resultado sea un aporte
para nuestra empresa.
Particular que pongo a su disposición para los fines consiguientes.
Atentamente,
Ing. Patricio Cueva
GERENTE GENERAL
INFOLINK CÍA. LTDA.
INFOLINK CIA. LTDA. Soluciones en redes y comunicaciones
Quito: Av. Orellana 1698 y 9 de Octubre (esq.) Edif. El Greco PB y Mezanine.
Teléfonos: (593 - 2) 2501348/ 2504153/ 2505375/ 2505397 / 2504810 / 0999558825/26
E-mail: [email protected]
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................. iii
AGRADECIMIENTO ......................................................................................................................iv
AUTORIZACIÓN DEL AUTOR ..................................................................................................... v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS .................................................................................vi
LUGAR DONDE SE REALIZO LA INVESTIGACIÓN .............................................................. vii
CONTENIDO ............................................................................................................................... viii
LISTA DE TABLAS........................................................................................................................xi
LISTA DE ANEXOS ..................................................................................................................... xiv
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xv
ABSTRACT ................................................................................................................................... xvi
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 1
CAPÍTULO I .................................................................................................................................... 2
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA .................................................................................. 2
1.1. Aspectos Generales ........................................................................................................... 2
1.1.1. Reseña Histórica de la empresa INFOLINK Cía. Ltda. ............................................. 2
1.1.2. Productos y Servicios. ............................................................................................... 3
1.1.3. Estructura Organizacional.......................................................................................... 7
1.1.4. Base Legal. .............................................................................................................. 10
1.1.5. Organismos de Control. ........................................................................................... 11
CAPÍTULO II ................................................................................................................................. 14
2. MARCO CONCEPTUAL DEL CONTROL INTERNO ......................................................... 14
2.1. Control Interno ................................................................................................................ 14
2.1.1. Definición. ............................................................................................................... 14
2.1.2. Importancia. ............................................................................................................. 14
2.1.3. Principios. ................................................................................................................ 15
2.1.4. Elementos. ............................................................................................................... 15
2.1.5. Clasificación. ........................................................................................................... 15
2.1.6. Métodos de Evaluación............................................................................................ 17
2.2. Informe COSO II-ERM ................................................................................................... 19
2.2.1. Antecedentes. .......................................................................................................... 19
2.2.2. Objetivos. ................................................................................................................ 19
2.2.3. Componentes. .......................................................................................................... 19
2.3. Matrices. .......................................................................................................................... 22
2.3.1. Definición. ............................................................................................................... 22
2.3.2. Clasificación. ........................................................................................................... 22
ix
2.4. Medición del Riesgo ........................................................................................................ 24
2.4.1. Riesgo de Control. ................................................................................................... 24
2.4.2. Calificación del Riesgo de Control. ......................................................................... 24
2.5. Procesos .......................................................................................................................... 24
2.5.1. Definición. ............................................................................................................... 24
2.5.2. Clasificación. ........................................................................................................... 25
2.6. Indicadores de Gestión. ................................................................................................... 26
2.6.1. Definición. ............................................................................................................... 26
2.6.2. Clasificación. ........................................................................................................... 26
CAPÍTULO III ................................................................................................................................ 28
3. ANÁLISIS SITUACIONAL ................................................................................................... 28
3.1. Entorno Externo .............................................................................................................. 28
3.1.1. Macroambiente. ....................................................................................................... 28
3.1.2. Microambiente. ........................................................................................................ 33
3.2. Entorno Interno ............................................................................................................... 41
3.2.1. Área Administrativa. ............................................................................................... 41
3.2.2. Área Financiera. ...................................................................................................... 54
3.2.3. Área Comercialización. ........................................................................................... 55
3.2.4. Área de Servicio Técnico. ........................................................................................ 55
3.3. Matriz F.O.D.A. .............................................................................................................. 55
3.4. Matriz de Estrategias ....................................................................................................... 57
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................ 59
4. PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS
INFORMÁTICOS Y ENLACES INFOLINK CÍA. LTDA............................................................. 59
4.1. Introducción .................................................................................................................... 59
4.2. Evaluación del Control Interno ........................................................................................ 59
4.2.1. Propuesta de Presentación de Servicios ................................................................... 60
4.2.2. Orden de Trabajo para la Propuesta de Control Interno. .......................................... 61
4.2.3. Notificación de Inicio para la Propuesta de Control Interno. ................................... 61
4.2.4. Visita Previa. ........................................................................................................... 62
4.2.5. Memorando de Planificación. .................................................................................. 64
4.2.6. Programas de Trabajo. ............................................................................................. 68
4.2.7. Cuestionario de Control Interno............................................................................... 73
4.2.8. Cédula Narrativa. ..................................................................................................... 77
4.2.9. Informe de Evaluación del Control Interno de la Empresa INFOLINK Cía. Ltda. .. 81
4.1.1. Cuestionario de Control Interno Recaudación de Cartera. ....................................... 86
4.1.1. Cuestionario de Control Interno Pago de Proveedores. ............................................ 90
4.1.2. Cuestionario de Control Interno Área de Ventas. .................................................... 94
x
4.1.3. Cuestionario de Control Interno Área de Adquisición. ............................................ 99
4.2. Control Interno. ............................................................................................................. 105
4.2.1. Manual de Funciones. ............................................................................................ 105
4.3.2. Organigrama Estructural. ............................................................................................ 110
4.3.3. Manual de Procedimientos. ......................................................................................... 111
4.3.4. Implementación de Indicadores de Gestión. .......................................................... 120
4.3.5. Establecimiento de Políticas. ................................................................................. 121
4.3.6. Formatos. ............................................................................................................... 123
CAPÍTULO V ............................................................................................................................... 125
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..................................................................... 125
5.1. Conclusiones ................................................................................................................. 125
5.2. Recomendaciones. ......................................................................................................... 126
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................................... 127
ANEXOS ...................................................................................................................................... 131
xi
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 Servicios y Productos. Tomado de la empresa INFOLINK Cía. Ltda. 3
Tabla 1.2 Cuadro inicial de suscripción y pago de capital. Tomado del acta de
constitución de la empresa INFOLINK Cía. Ltda 11
Tabla 2.1 Método de Evaluación Narrativa. 17
Tabla 2.2 Cuadro de calificación del Riesgo. 24
Tabla 3.1. Porcentaje de Inflación Mensual 2013-2015. Tomado del Banco Central del
Ecuador. 29
Tabla 3.2. Incidencia de la Inflación de las Divisiones de Productos. Tomado del
Instituto Nacional de Estadísticas y Censos. 29
Tabla 3.3 Tasa de interés activa al 31 octubre del 2015. Tomado del Banco Central
del Ecuador. 30
Tabla 3.4 Tasa de interés pasiva al 31 octubre del 2015. Tomado del Banco Central
del Ecuador. 31
Tabla 3.5 Proyección de la población ecuatoriana según Provincia. Tomado del
Nacional de Estadísticas y Censos. 33
Tabla 3.6 Lista de competidores de la empresa INFOLINK CÍA. LTDA. Tomado de la
empresa INFOLINK Cía. Ltda. 34
Tabla 3.7 Lista de clientes de la empresa INFOLINK CÍA. LTDA. Tomado de la empresa
INFOLINK Cía. Ltda. 35
Tabla 3.8 Grado de satisfacción por los servicios prestados. 36
Tabla 3.9 Grado de calidad de los productos que ofrece la empresa. 37
Tabla 3.10 Atención brindada a los clientes. 38
Tabla 3.11 Cumplimiento de los plazos de entrega. 39
Tabla 3.12 Conveniencia de los precios. 40
Tabla 3.13 Lista de proveedores de la empresa INFOLINK CÍA. LTDA. Tomado de la
empresa INFOLINK Cía. Ltda. 41
Tabla 3.14 Misión y visión institucional. 42
Tabla 3.15 Misión y visión institucional. 43
Tabla 3.16 Objetivos Institucionales. 44
Tabla 3.17 Valores Institucionales. 45
Tabla 3.18 Capacitaciones. 46
Tabla 3.19 Flujo de información. 47
Tabla 3.20 Flujo de información. 48
Tabla 3.21 Conocimiento de la misión y visión institucional. 49
Tabla 3.22 Existencia de manuales. 50
Tabla 3.23 Conocimiento de los objetivos. 51
Tabla 3.24 Conocimiento de los valores. 52
Tabla 3.25 Capacitación al personal. 53
Tabla 3.26 Área física. 53
Tabla 3.27 Equipo adecuado. 54
Tabla 3.28 Matriz de Estrategias. 57
Tabla 4.1 Orden de Trabajo. 61
Tabla 4.2 Notificación de inicio. 61
Tabla 4.3 Visita Previa. 62
Tabla 4.4 Memorando de Planificación. 64
Tabla 4.5 Programa de Trabajo de la Empresa INFOLINK Cía. Ltda. 68
xii
Tabla 4.6 Programa de Trabajo de Recaudación de Cartera. 69
Tabla 4.7 Programa de Trabajo Pago a Proveedores. 70
Tabla 4.8 Programa de Trabajo del Área de Ventas. 71
Tabla 4.9 Programa de Trabajo del Área de Adquisiciones. 72
Tabla 4.10 Cuadro de calificación del Riesgo de la Empresa. 76
Tabla 4.11 Cédula Narrativa de la Empresa. 77
Tabla 4.12 Cuadro de calificación del Riesgo de la Recaudación de Cartera. 89
Tabla 4.13 Hallazgos de la Recaudación de Cartera. 89
Tabla 4.14 Cuadro de calificación del Riesgo de la Empresa. 92
Tabla 4.15 Hallazgos de los Pagos a Proveedores. 93
Tabla 4.16 Cuadro de calificación del Riesgo del Área de Ventas. 97
Tabla 4.17 Hallazgos del Área de Ventas. 97
Tabla 4.18 Cuadro de calificación del Riesgo del Área de Adquisiciones. 102
Tabla 4.19 Hallazgos del Área de Adquisiciones. 103
Tabla 4.20 Manual de Funciones Junta General. 105
Tabla 4.21 Manual de Funciones Presidencia Ejecutiva. 106
Tabla 4.22 Manual de Funciones Gerencia General. 106
Tabla 4.23 Manual de Funciones Jefe Área Administrativa. 107
Tabla 4.24 Manual de Funciones Jefe Área Financiera. 107
Tabla 4.25 Manual de Funciones Jefe Área de Adquisiciones. 108
Tabla 4.26 Manual de Funciones Jefe Área de Ventas. 108
Tabla 4.27 Manual de Funciones Jefe del Área Técnica. 109
Tabla 4.28 Manual de Procedimientos Recuperación de Cartera. 111
Tabla 4.29 Manual de Procedimientos Pago a Proveedores. 113
Tabla 4.30 Manual de Procedimientos de Ventas. 115
Tabla 4.31 Manual de Procedimientos del Área de Adquisiciones. 117
Tabla 4.32 Indicadores de Gestión. 120
Tabla 4.33 Políticas para Recuperación de Cartera. 121
Tabla 4.34 Políticas para Pago a Proveedores. 121
Tabla 4.35 Políticas para Ventas. 122
Tabla 4.36 Políticas para Adquisiciones. 122
xiii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Organigrama Estructural. Tomado de la empresa INFOLINK Cía. Ltda. 8
Figura 1.2 Organigrama Funcional. Tomado de la empresa INFOLINK Cía. Ltda. 9
Figura 2.1 Clasificación del Control Interno. 15
Figura 2.2 Método de Evaluación Diagrama de Flujo. 18
Figura 2.3 Componentes del COSO II-ERM. 20
Figura 2.4 Matriz FODA. 23
Figura 2.5 Matriz de Estrategias. 23
Figura 2.6 Clasificación de Procesos. 26
Figura 2.7 Clasificación de Indicadores. 27
Figura 3.1 Grado de satisfacción por los servicios prestados. 36
Figura 3.2 Grado de calidad de los productos que ofrece la empresa. 37
Figura 3.3 Atención brindada a los clientes. 38
Figura 3.4 Cumplimiento de los plazos de entrega. 39
Figura 3.5 Conveniencia de los precios. 40
Figura 3.6 Misión y visión institucional. 42
Figura 3.7 Misión y visión institucional. 43
Figura 3.8 Objetivos Institucionales. 44
Figura 3.9 Valores Institucionales. 45
Figura 3.10 Capacitaciones. 46
Figura 3.11 Flujo de información. 47
Figura 3.12 Ambiente Laboral. 48
Figura 3.13 Conocimiento de la misión y visión institucional. 49
Figura 3.14 Existencia de manuales. 50
Figura 3.15 Conocimiento de los objetivos. 51
Figura 3.16 Conocimiento de los valores. 52
Figura 3.17 Capacitación al personal. 53
Figura 3.18 Área física. 53
Figura 3.19 Equipo adecuado. 54
Figura 3.20 Matriz F.O.D.A. 56
Figura 4.1 Organigrama Estructural. 110
Figura 4.2 Diagrama de Flujo de la Recuperación de Cartera. 112
Figura 4.3 Diagrama de Flujo del Pago a Proveedores. 114
Figura 4.4 Diagrama de Flujo del Ventas. 116
Figura 4.5 Diagrama de Flujo del Área de Adquisiciones. 119
Figura 4.6 Formato de Factura Electrónica. 123
Figura 4.7 Formato de Comprobante de Retención. 124
xiv
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A: Información General de la empresa INFOLINK CÍA. LTDA., en base a la
Superintendencia de Compañías y Valores. 131
ANEXO B: Información General de la empresa INFOLINK CÍA. LTDA., en base al
Servicio de Rentas Internas. 132
ANEXO C: Nombramiento del Gerente General y Representante Legal. 133
ANEXO D: Certificado de cumplimiento de obligaciones. 134
ANEXO E: Dirección de la Empresa. 135
ANEXO F: Cuestionario a Clientes. 136
ANEXO G: Cuestionario a Clientes Contestado. 137
ANEXO H: Cuestionario Accionistas. 138
ANEXO I: Cuestionarios Accionistas Contestados. 139
ANEXO J: Cuestionario a Trabajadores. 141
ANEXO K: Cuestionario a Trabajadores Contestado. 142
xv
RESUMEN EJECUTIVO
“PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS
INFORMÁTICOS Y ENLACES INFOLINK CÍA. LTDA., UBICADA EN LA CIUDAD DE
QUITO.”
El presente trabajo de investigación consiste en evaluar de manera general el control interno de la
empresa INFOLINK Cía. Ltda., a base del modelo COSO II-ERM, mediante la utilización del
cuestionario, cuyos resultados se presentarán en el informe. Con base a este documento se tomó los
componentes de recuperación de cartera, pago a proveedores, adquisiciones y ventas, que permitieron
plantear la propuesta de control interno, que consta de un manual de funciones y de procedimientos,
además de indicadores de gestión. Esto brindará a la administración, una herramienta útil para la
toma de decisiones, así como también generará una cultura de constante control y supervisión.
PALABRAS CLAVES:
CONTROL INTERNO
FUNCIONES
PROCEDIMIENTOS
xvi
ABSTRACT
INSTITUTO P.R.A.L.I. SUR
Public Relation and Language Institute
ENGLISH COURSES
Acuerdo Ministerial No 5101
Av. Mariscal Sucre S31-108 y Fracisco Chiriboga Telf. 2960-722
EXECUTIVE SUMMARY
“PROPOSAL OF INTERNAL CONTROL FOR ENTERPRISE SERVICES COMPUTER AND
LINKS INFOLINK CIA. LTDA., LOCATED IN THE CITY QUITO.”
The present research is to evaluate in general the internal control of the company INFOLINK Cía.
Ltda. Based on the model COSO-ERM II, using the questionnaire, the results will be presented in
the report. Based on this document the components of a manual of functions and procedures, and
performance indicators. This will give the administration a useful tool for decision making, as well
as generate a culture of constant control and supervision.
KEYWORDS:
INTERNAL CONTROL
FEATURES
PROCEDURES
1
INTRODUCCIÓN
El Control Interno es un proceso que permite detectar, administrar y reducir los riesgos que afectan
a la empresa e impiden el cumplimiento de los objetivos, esto implica la colaboración de todas las
unidades de la entidad para lograr la efectividad y eficiencia de las operaciones, y así generar
información oportuna y segura.
La propuesta de control interno para la empresa INFOLINK Cía. Ltda., consta de un manual de
funciones y procedimientos que permitirán detectar de forma temprana los riesgos o desviaciones
dentro de la entidad, esto servirá de apoyo para coordinar de forma efectiva las actividades.
Así se dividió el presente trabajo de investigación en cinco capítulos, en los cuáles se da a conocer
las generalidades de la empresa y se puede encontrar conceptos teóricos acerca del control interno y
de las técnicas para evaluarlo. Luego se realizó el análisis situacional de la compañía para conocer
las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, y así formar la matriz de estrategias.
En la parte práctica primero se realizó una evaluación al control interno, mediante la utilización de
un cuestionario y una narrativa, para poder conocer las necesidades de la empresa y así realizar la
propuesta. Por último se redactó las conclusiones y recomendaciones del trabajo.
El aporte de la investigación se orienta a verificar el cumplimiento de los objetivos, la aplicación
correcta de los recursos y la supervisión en la empresa conforme a las normas y disposiciones legales
establecidas.
2
CAPÍTULO I
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1. Aspectos Generales
1.1.1. Reseña Histórica de la empresa INFOLINK Cía. Ltda.
La empresa INFOLINK Cía. Ltda., comenzó sus actividades en el año 1996, bajo la
denominación de Compañía de Responsabilidad Limitada, para dedicarse a la
comercialización y soporte técnico de productos de computación y comunicación.
Para sus actividades arrendaron un local pequeño ubicado entre las calles Rumipamba y 10 de
Agosto, donde trabajaron sus cuatro socios Fernando Torres, Darwin López, Patricio Cueva y
Víctor Guerrero, más una secretaria, lugar en que se comercializaban máquinas, impresoras y
repuestos Hp. En el año 2000 por su eficiente trabajo lograron abrir su propio local en la
avenida Orellana y 9 de Octubre con una nueva perspectiva y ganas de crecer, incrementando
el número de empleados y abriendo puertas al mercado corporativo.
A partir del 2005 la organización ya manejaba grandes marcas reconocidas como Toshiba, Hp,
Apple, Dell entre otras, de igual forma su recurso humano aumento a 20 empleados de planta,
sus ventas llegaron a más de un millón de dólares y se posicionaron en el mercado corporativo
con varias marcas reconocidas.
Para el año 2013 los socios Fernando Torres y Víctor Guerrero ceden la totalidad de sus
participaciones a los señores Patricio Cueva y Darwin López, quedando como los dos únicos
socios y manteniendo una gestión centralizada y ordenada, la cual les ha permitido crecer en
el mercado y llegar a posicionarse como uno de los proveedores de tecnología más demandada
por varias corporaciones. (Cueva, 2014)
3
1.1.2. Productos y Servicios.
La empresa INFOLINK Cía. Ltda., presta los siguientes servicios:
Tabla 1.1 Servicios y Productos. Tomado de la empresa INFOLINK Cía. Ltda.
Servicios Descripción Imagen
Servicio Técnico
Permite solucionar problemas
que están vinculados a los
equipos electrónicos.
Dentro de estos se da soporte a
impresoras, servidores y tablets.
Asesoramiento de
equipos de seguridad
perimetral de redes.
Brinda asesoramiento acerca de
las vías que pueden ser
aprovechadas para poner en
riesgo los dispositivos
conectados a una red.
Soluciones Integrales
Zimbra / Redhat
Brindan ayuda en la
optimización de los procesos de
desarrollo de las aplicaciones que
son obtenidas vía WEB.
Soluciones Integrales
Vmware / Microsoft
Windows Server
Brindan soluciones en cuanto a la
nube con virtualización de
Microsoft y agilidad de TI de
manera local.
4
La empresa INFOLINK Cía. Ltda., comercializa los siguientes productos:
Tabla 1.1 Servicios y Productos. Tomado de la empresa INFOLINK Cía. Ltda.,( continuación)
Producto Descripción Imagen
HP Color LaserJet
CM2320n
MFP,Impresora/Copiad
ora/Escáner
Impresora multifuncional láser a
color. Produce impresiones y
copias de gran calidad, además
escanea y envía faxes.
Impresora EPSON
Continua L355
Impresora multifuncional, con
sistema de tinta continua,
permite imprimir y escanear de
manera inalámbrica
directamente desde el teléfono
celular o Tablet.
HP Laser Jet M4345X
MFP
Producto multifuncional, con
impresión a doble cara y
escaneado en segundos.
Impresora HP Color
Laser JET 2025 DN
Velocidad de producción de 17.6
segundos, impresión en papel,
etiquetas y sobres, conectividad
en sistemas operativos de
Windows o MAC.
Impresora HP Color
Laserjet CP 1025NW
Imprime desde cualquier parte de
la oficina con conexión
inalámbrica, utiliza cartuchos HP
originales y permite ahorrar
energía.
5
La empresa INFOLINK Cía. Ltda., comercializa los siguientes productos:
Tabla 1.1 Servicios y Productos. Tomado de la empresa INFOLINK Cía. Ltda.,( continuación)
Impresora HP Laserjet
P1606dn
Impresora y láser
monocromática, sistema
operativo requerido Microsoft o
MAC, conectividad mediante
cable.
Impresora HP Officejet
6500
Impresora todo en uno, con cable
o inalámbrico, compatible con
Windows 10 y Windows 7
Impresora PostScript HP
DesignJet T790 610 mm
con conexión web
(CR650A)
Óptima resolución, impresión de
dibujo lineal en 32 segundos por
página, con inyección térmica de
tinta HP y 6 tipos de colores
(cian, gris, magenta, negro, mate,
negro fotográfico y amarillos).
APPLE - IPAD2 16 GB
- 32GB
Posee un procesador A5 de doble
núcleo a 1GHz, duración de 10
horas de batería, tiene una
cámara frontal y otra trasera, está
disponible en blanco y negro.
TOSHIBA - THRIVE
Tiene un Android de 3.1
Honeycomb, posee una pantalla
de 10.1 pulgadas, usa un
procesador dual Nvidia Tegra 2.
Trae dos cámaras, frontal de
2MP para video llamadas y video
chat y posterior de 5MP.
6
La empresa INFOLINK Cía. Ltda., comercializa los siguientes productos:
Tabla 1.1 Servicios y Productos. Tomado de la empresa INFOLINK Cía. Ltda.,( continuación)
TABLET AOC
BREEZE
Posee una pantalla táctil de 8
pulgadas, almacenamiento de
4GB, Wi-Fi, Bluetooth y
Android.
PIERRE CARDIN
PC7001 TABLET
Tiene un Android de 2.2; pantalla
de 7,0 pulgadas táctil, memoria
256 MB y es totalmente
compatible con una Flash.
Notebook HP 430
Procesador INTEL CORE I3
370M DE 2.4GHZ, CON 3MB
de caché, un disco duro de
500GB, memoria total
de 2GB RAM y una pantalla
de 14" LED.
Notebook HP Business
6460B
Procesadores Intel Core i7 de 2ª
generación, pantalla LED de 14”,
memoria ampliable hasta 16 GB.
Plotter HP Designjet
111
Impresión en 90 segundos por
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térmica HP, memoria de 64 MG.
Plotter HP Designjet
T1300 PS
Imprime en diferentes tipos y
tamaños de papel en 28
segundos, posee seis tintas HP
originales.
7
La empresa INFOLINK Cía. Ltda., comercializa los siguientes productos:
Tabla 1.1 Servicios y Productos. Tomado de la empresa INFOLINK Cía. Ltda.,( continuación)
Tintas - Toners -
Papeles HP
Se ofrece tintas y toners para HP,
CANON, XEROX y EPSON
originales, además de papeles HP
para mejorar la impresión.
Las marcas que comercializa son: DELL, HP, LENOVO, TOSHIBA, CISCO, LEXMARK, EPSON,
CANON, XEROX y MICROSOFT.
1.1.3. Estructura Organizacional.
González, citado (Estructura Organizacional, 2012, pág. 2), sostiene que: “la estructura
organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo
dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de
los objetivos”.
La empresa INFOLINK Cía. Ltda., cuenta con los siguientes organigramas:
1.1.3.1. Organigrama Estructural.
Bravo y Lòpez (Organigrama, 2010, pág. 3) , da a conocer que el organigrama estructural, “es la
gráfica que representa la organización de una empresa, mostrando su constitución interna, pero no
su funcionamiento ni su dinámica”.
8
Figura 1.1 Organigrama Estructural. Tomado de la empresa INFOLINK Cía. Ltda.
Junta General
Presidencia
Ejecutiva
Gerencia
General
Área
Administrativa/
Calidad
Área
Financiera
Área de
Adquisiciones
Área de Ventas
Área Técnica y
Servicios
9
1.1.3.2. Organigrama Funcional.
Acurio, Delgado y Flores (Organigrama Estructural y Funcional, 2014, pág. 5) , el organigrama funcional “representa las estructuras departamentales y, las
personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competencias de vigor en la organización”.
Figura 1.2 Organigrama Funcional. Tomado de la empresa INFOLINK Cía. Ltda.
10
1.1.4. Base Legal.
La empresa INFOLINK Cía. Ltda., fue constituida en la ciudad de Quito, el dieciocho de julio
de mil novecientos noventa y seis, ante el notario décimo sexto del cantón Quito, por los
señores Fernando Torres Almeida, Darwin Elías López, Patricio Cueva Quintana y Víctor
Hugo Guerrero, domiciliados en la ciudad de Quito, mayores de edad, legalmente capaces de
contratar y obligarse, los mismos que elevan a escritura pública de Constitución de la
Compañía.
En la actualidad los socios son: Darwin López y Patricio Cueva, debido a una sesión de
participaciones realizadas por Fernando Torres y Víctor Guerrero, en la ciudad de Quito el
veinte y seis de marzo del dos mil trece, ante el notario trigésimo octavo del cantón, Remigio
Aguilar Aguilar.
El objeto social de la compañía es prestar y proveer asistencia técnica, mantenimiento y
reparación, así como asesoría en el área informática, telemática, telecomunicaciones
convencionales, e implementación, colocación y manejo de todo tipo de redes informáticas,
también podrá, realizar gestiones de compra y venta, importación, exportación y
comercialización en general de implementos, útiles, implementos informáticos, de oficina y
de comunicaciones.
La compañía es de nacionalidad ecuatoriana, tendrá su domicilio en la ciudad de Quito, en la
parroquia de Santa Prisca, en las calles Orellana y 9 de octubre, número E4-13, en el edificio
el Greco. El plazo de duración es de cincuenta años contados a partir de la fecha de inscripción
de la escritura de constitución.
La empresa en sus inicios se constituyó con 2’000.000 de sucres, hoy en día el capital suscrito
de la compañía es de veinte mil 00/100 dólares de los Estados Unidos de América (USD
20.000), dividido en veinte mil (20000) participaciones iguales acumulativas e indivisibles de
un dólar (USD 1,00) cada una. El capital está pagado de la siguiente forma:
11
Tabla 1.2 Cuadro inicial de suscripción y pago de capital. Tomado del acta de constitución de la
empresa INFOLINK Cía. Ltda.
SOCIOS Capital Suscrito Capital
pagado
Participacione
s
%
Gustavo Patricio Cueva 10000,00 10000,00 10000 50%
Darwin Elías López 10000,00 10000,00 10000 50%
TOTAL 20000,00 20000,00 20000 100%
Cuando exista aumento del capital social, los socios tendrán derecho a suscribirlo, en base a
sus participaciones. (Superintendencia de Compañías, 2013)
1.1.5. Organismos de Control.
Todas las empresas deben regirse a leyes, reglamentos, normas y políticas que existen en el país,
además deben sujetarse a las disposiciones de los organismos de control, a continuación se describen
aquellas ligadas a la empresa INFOLINK Cía. Ltda.:
1.1.5.1. SERVICIO DE RENTAS INTERNAS.
El Servicio de Rentas Internas (S.R.I.), tiene como responsabilidad la administración y recaudación
de impuestos. Para esto cuenta con las siguientes facultades:
- Determinar, recaudar y controlar los tributos internos.
- Difundir y capacitar al contribuyente respecto de sus obligaciones tributarias.
- Preparar estudios a la legislación tributaria.
- Aplicar sanciones.
- Los impuestos que administra y recauda el SRI son:
- Impuesto a la Renta
- Impuesto al Valor Agregado
- Impuesto a los consumos especiales.
- Impuesto a la Propiedad de Vehículos
- Impuesto a la Salida de Divisas, entre otros.
INFOLINK Cía. Ltda., obedece a la normativa tributaria que es la Ley de Régimen Tributario
Interno, cumpliendo así las siguientes obligaciones:
12
- Declaraciones mensuales del IVA.
- Declaración del impuesto a la renta anual.
- Anexos Transaccionales
- Retenciones en la fuente.
- Facturación electrónica.
1.1.5.2. MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES.
El Ministerio de Relaciones Laborales (M.R.L), se encarga de regular las relaciones entre los
trabajadores y los empleadores, además de proteger los derechos y hacer cumplir las obligaciones de
ambas partes.
INFOLINK Cía. Ltda., cumple con lo establecido en el Ministerio de Relaciones Laborales, es decir
se rige a los lineamientos establecidos en el Código de Trabajo, entre los cuales están:
- Legalizaciones de Contratos
- Liquidación de Haberes del personal que abandona la empresa
- Sueldo
- Décimo Tercero
- Décimo Cuarto
- Vacaciones
- Utilidades
1.1.5.3. INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL.
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (I.E.S.S), se encarga de aplicar el sistema del Seguro
Social General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social.
INFOLINK Cía. Ltda., cumple obligatoriamente con lo dispuesto en la Ley de Seguridad Social, en
cuanto al pago de las aportaciones, para que el Instituto brinde ayuda cuando se la requiera. Las
obligaciones con el IESS son:
- Pago del aporte patronal y personal
- Fondos de Reserva
- Retenciones por préstamos hipotecarios o quirografarios
13
- Pago de ajustes por horas extras
El IESS colabora también con los empleados brindando Préstamos Quirografarios e Hipotecarios, un
Seguro adicional por Riesgos de Trabajo y tiene el deber de Jubilar a los afiliados al cumplir los
requisitos de ley.
1.1.5.4. SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS.
Es el organismo encargado de vigilar y controlar la constitución, funcionamiento, disolución y
liquidación de las empresas.
INFOLINK Cía. Ltda., se encuentra debidamente registrada, presenta anualmente los Estados
Financieros virtuales ante la Superintendencia de Compañías para ser revisados y aprobados por la
misma.
Además del Informe del Representante Legal, presentado a la Junta de Accionistas o Socios y la
nómina de administradores y personal ocupado.
1.1.5.5. MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO.
Esta entidad tiene como finalidad regular el uso adecuado del suelo, basándose en la Ley de Régimen
Municipal.
Por consiguiente la empresa NFOLINK Cía. Ltda., está obligada a:
- Obtener la clave de acceso a medios electrónicos para la declaración de patente municipal.
- La declaración y pago anual del impuesto a la patente.
- Efectuar la declaración conjunta del impuesto a la patente y del 1.5 por mil sobre activos
totales.
14
CAPÍTULO II
2. MARCO CONCEPTUAL DEL CONTROL INTERNO
2.1. Control Interno
2.1.1. Definición.
Ladino, citado de (Control Interno: Informe COSO, 2009, pág. 8), sostiene que “el control interno es
un proceso integrado a los procesos, y no a un conjunto de pesados mecanismos burocráticos
añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del
personal de una entidad, diseñada con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro
de objetivos incluidos las siguientes categorías:
- Eficacia y eficiencia de las operaciones.
- Confiabilidad de la información financiera.
- Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas”.
Es un proceso donde participan todos los integrantes de la entidad para reunir esfuerzos y alcanzar
los objetivos, mediante el cumplimiento de leyes que regulan las operaciones de la empresa, la
efectividad y eficiencia de las operaciones y brindando información segura y oportuna.
2.1.2. Importancia.
Este método aplicado en la ejecución de las operaciones, es una herramienta y un medio
utilizado para apoyar la consecución de los objetivos institucionales, definido también como
un proceso integrado a las actividades operativas de la entidad y es necesario debido a las
condiciones que las grandes organizaciones enfrentan.
Es de gran importancia pues para obtener resultados de eficiencia, eficacia y economía en la
gestión empresarial no se puede ignorar la planeación y la aplicación de un sistema de control
interno con los requerimientos necesarios para el logro de dichos objetivos. (Alavarado &
Tuquiñahui, 2011, pág. 60)
15
2.1.3. Principios.
- Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitación el control interno
será ineficiente.
- Deben ocuparse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la seguridad
de que las operaciones se lleven correctamente.
- Debe seleccionar y entrenarse cuidadosamente al personal de empleados. Un buen
entrenamiento da como resultado más rendimiento, reduce costos y los empleados son más
activos.
- Si es posible se debe rotar el personal asignado a cada trabajo, esto evita el fraude.
- Las instrucciones de cada cargo deben realizarse por escrito, los manuales de funciones
protegen de cometer errores. (Anónimo, 2010)
2.1.4. Elementos.
Estupiñán, citado de (Control interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales: análisis de
informe COSO I y II, 2006, págs. 19-20), indica que “los elementos de control interno están divididos
en lo siguiente:
- Organización: dirección, asignación de responsabilidades, segregación de deberes y
coordinación.
- Sistemas y procedimientos: Manuales de procedimientos, sistemas, formas e informes.
- Personal: selección, capacitación, eficiencia, moralidad y retribución.
- Supervisión: interna, externa y autocontrol”.
2.1.5. Clasificación.
A continuación se muestra la clasificación del control interno:
Figura 2.1 Clasificación del Control Interno.
Control Interno
Administrativo.
Control Interno
Financiero.
Control Preliminar.
Control Concurrente.
Control de retroaliment
ación.
16
2.1.5.1. Control Interno Administrativo.
Los controles internos administrativos son los procedimientos existentes en la empresa para
asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la dirección.
La función del control se relaciona estrechamente con las funciones administrativas de
planeamiento, organización, integración, dirección y coordinación. El hecho de que se hayan
elaborado planes, organizado e integrado recursos organizacionales, no implica que hayan de
alcanzarse necesariamente los resultados deseados. Pueden presentarse desviaciones entre lo
realizado y lo planeado. El “control” se ocupa de detectar las desviaciones y corregirlas, de tal
manera que los planes y objetivos sean llevados a cabo. (Rodriguez, 2009, pág. 81)
2.1.5.2. Control Interno Financiero.
Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda de los
recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros contables,
y de los estados e informes financieros que se produzcan, sobre los activos, pasivos y
patrimonio y además derechos y obligaciones de la organización. (Fonseca, 2004, pág. 14)
2.1.5.3. Control Preliminar.
Este control se orienta hacia el futuro, su objetivo consiste en evitar problemas antes de que
surjan. Tiene lugar antes de que inicien las operaciones e incluye la creación de políticas,
procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán
ejecutadas con propiedad. (Cipriano Luna González, 2014)
2.1.5.4. Control Concurrente.
Cipriano, citado en (Proceso administrativo, 2014, pág. 121) el control concurrente, “tiene lugar
durante la fase de la actuación de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y
sincronización de las actividades según ocurran”.
2.1.5.5. Control de retroalimentación.
Cipriano, citado en (Proceso administrativo, 2014, pág. 121), sostiene que el control de
retroalimentación “se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir
posibles desviaciones futuras del estándar aceptable”.
17
2.1.6. Métodos de Evaluación.
2.1.6.1. Cuestionario.
Consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los
funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo el examen. Las
preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en
el sistema de control interno y una respuesta negativa indica una debilidad o un aspecto no
muy confiable. La aplicación del cuestionario permite identificar las áreas críticas de una
manera uniforme facilitando la preparación de las cartas de control interno. (Estupiñán Gaitán,
Control interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales: análisis de informe COSO I y
II, 2006, pág. 160)
2.1.6.2. Narrativas.
Estupiñán, citado en (Control interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales: análisis de
informe COSO I y II, 2006, pág. 161), indica que “es la descripción detallada de los procedimientos
más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas
por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios
que intervienen en el sistema”.
Tabla 2.1 Método de Evaluación Narrativa.
EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA.
CÉDULA NARRATIVA
Componente sujeto a examen: Empresa INFOLINK CÍA.
Subcomponente: Ambiente de Control
- Relación con el personal, proveedores y clientes.
De acuerdo a la entrevista que se realizó al gerente, manifestó que existe un buen ambiente
laboral, ya que las relaciones con el personal son óptimas.
Elaborado por: Evelyn Hidalgo
Supervisado por: Francisco Taipe
2.1.6.3. Diagramas de Flujo.
Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la
auditoria, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades.
CN. 1/1
18
En la descripción de procedimientos, el auditor utiliza símbolos convencionales y
explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la empresa. (Estupiñán
Gaitán, Control interno y fraudes: con base a los ciclos transaccionales: análisis de informe
COSO I y II, 2006, pág. 161)
DIAGRAMA DE FLUJO
ContadoraBodega Descripción
PRO
CESO
DE
AD
QU
ISIC
ION
ES
1
2
4
3
SI
NO
6
7
5
7
Figura 2.2 Método de Evaluación Diagrama de Flujo.
Descripción:
Inicio o Final del diagrama. Documentación.
Realización de una actividad. Toma de decisión.
Vínculo entre procesos Subproceso
19
2.2. Informe COSO II-ERM
2.2.1. Antecedentes.
El E.R.M. captura los conceptos fundamentales que son claves sobre la manera de como las
compañías y otras organizaciones administran el riesgo, proveyendo una base para la
aplicación a través de diferentes tipos de organizaciones y sectoriales. Se centra directamente
en el logro de objetivos de la entidad y está provee una base para definir la efectividad de la
administración del riesgo empresarial. (Estupiñán Gaitán, Control interno y fraudes: con base
a los ciclos transaccionales: análisis de informe COSO I y II, 2006, pág. 66)
2.2.2. Objetivos.
El E.R.M., está enfocado al logro de objetivos de una entidad, se expresa en cuatro categorías:
- Estratégica – metas de alto nivel, alineadas con y apoyando a su misión.
- Operacionales – uso efectivo y eficiente de los recursos.
- Presentación de reportes – confiabilidad de la presentación de reportes.
- Cumplimiento – cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
Esta categorización de los objetivos de la entidad permite un centro de atención en los
aspectos separados del E.R.M. (Estupiñán Gaitán, Control interno y fraudes: con base a los
ciclos transaccionales: análisis de informe COSO I y II, 2006, pág. 120)
2.2.3. Componentes.
Consta de ocho componentes interrelacionados. Estos se derivan de la manera como la
administración opera un riesgo empresarial y están integrados dentro del proceso administrativo.
Estos componentes son:
20
Figura 2.3 Componentes del COSO II-ERM.
2.2.3.1. Ambiente de control.
El ambiente interno comprende el tono de una organización, y establece las bases de como
el riesgo es percibido y direccionado por la gente de una entidad, incluyendo la filosofía de
la administración del riesgo y el apetito por el riesgo, la integridad y los valores éticos, y el
ambiente en el cual operan. (Estupiñán Gaitán, Administración de riesgos E.R.M. y la
auditoría interna., 2006, pág. 121)
2.2.3.2. Establecimiento de objetivos.
Los objetivos tienen que existir antes de que la administración pueda identificar los eventos
potenciales que afecten a su logro. El E.R.M asegura que la administración tiene en
funcionamiento un proceso para establecer objetivos y que los objetivos seleccionados
apoyen y estén alineados con la misión de la entidad y sean consistentes con su apetito por
el riesgo. (Estupiñán Gaitán, Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna., 2006,
pág. 121)
Ambiente de Control
Establecimiento de objetivos
Identificación de eventos
Valoración del Riesgo
Respuesta al riesgo
Actividades de control
Información y Comunicación
Monitoreo
21
2.2.3.3. Identificación de eventos.
Estupiñán, citado en (Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna., 2006, pág. 121),
sostiene que “se tiene que identificar los eventos internos y externos que afectan el logro de los
objetivos de una entidad, diferenciado entre eventos y oportunidades. Las oportunidades se canalizan
hacia las estrategias de la administración o hacia el proceso de establecimiento de objetivos”.
2.2.3.4. Valoración del Riesgo.
Estupiñán, citado en (Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna., 2006, pág. 121) indica
que “los riesgos se analizan, considerando su probabilidad de impacto, como una base para
determinar cómo se administran”.
2.2.3.5. Respuesta al riesgo.
Estupiñán, citado en (Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna., 2006, pág. 121),
muestra que “la administración selecciona las respuestas al riesgo – evitar, aceptar, reducir o
compartir el riesgo desarrollando un conjunto de acciones para alinear los riesgos con las tolerancias
al riesgo y con el apetito por el riesgo que tiene la entidad”.
2.2.3.6. Actividades de control.
Estupiñán, citado en (Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna., 2006, pág. 121),
indica que “se establecen e implementan políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que las
respuestas al riesgo se llevan a cabo de manera efectiva.
2.2.3.7. Información y comunicación.
Estupiñán, citado en (Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna., 2006, pág. 121)
sostiene que “se identifica, captura y comunica la información relevante en una forma y en un
cronograma que le permita a la gente llevar a cabo sus responsabilidades. La comunicación efectiva
también ocurre en un sentido amplio, influye desde abajo, a través y hacia arriba de la entidad”.
22
2.2.3.8. Monitoreo.
Se monitorea la totalidad de la administración de riesgos del emprendimiento y se realizan
las modificaciones necesarias. El monitoreo se logra mediante actividades administrativas,
evaluaciones separadas, o ambas. (Estupiñán Gaitán, Administración de riesgos E.R.M. y la
auditoría interna., 2006, pág. 121)
2.3. Matrices.
2.3.1. Definición.
Para (Amorocho, 2009) las matrices, “son herramientas para la integración del análisis cuantitativo
y cualitativo con el fin de formular planes de acción en la búsqueda de la competitividad en el
mercado.”
2.3.2. Clasificación.
Existen varios tipos de matrices en este caso se nombrarán las siguientes:
2.3.2.1. Matriz F.O.D.A.
Sosa, citado (Matrices EFI, EFE y FODA, 2013, pág. 7), indica que “es una herramienta
administrativa de colaboración fundamental para el estudio de planeación estratégica, permite
obtener un diagnóstico de la situación actual de la empresa, por esto es un factor clave para la
consecución de las metas y objetivos”.
23
Figura 2.4 Matriz FODA.
2.3.2.2. Matriz de Estrategias.
Esta matriz establece estrategias para aprovechar las oportunidades y fortalezas de la empresa,
además de anticipar el efecto de una amenaza y prevenir una debilidad.
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1 Puntualidad y exactitud en las
entregas de equipos tecnológicos y
consumibles a los clientes.
D1. Falta de manuales donde se
identifiquen las funciones y
responsabilidades de los
empleados.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIA FO (OFENSIVA) ESTRATEGIA DO
(REORIENTACIÓN)
O1. Crecimiento del PIB
en forma gradual, en el
sector del Comercio y
otros servicios.
Personalizar campañas
promocionales y de descuento para
los clientes.
Desarrollar una cultura de
competitividad entre los
empleados mediante el sistema
del empleado del mes.
AMENAZAS ESTRATEGIAS FA
(DEFENSIVA)
ESTRATEGIA DA
(SUPERVIVENCIA)
A1. Competencia desleal,
donde se ofrecen
productos tecnológicos a
menor precio.
Acceder a nuevos mercados. Desarrollar nuevas políticas de
comercialización con los clientes.
Figura 2.5 Matriz de Estrategias.
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1. Puntualidad y exactitud en las entregas de
equipos tecnológicos y consumibles a los
clientes.
D1. Falta de manuales donde se identifiquen las
funciones y responsabilidades de los empleados.
F2. Misión y visión institucional
establecidas.
D2. Desconocimiento de la misión y visión por
parte de los empleados.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
O1. Crecimiento del PIB en forma gradual, en
el sector del Comercio y otros servicios.
A1. Competencia desleal, donde se ofrecen
productos tecnológicos a menor precio, pero sin
garantía ni servicio técnico.
O2. Descenso de la tasa de interés Activa. A2. Incremento de la inflación.
24
2.4. Medición del Riesgo
Es una medida cuantitativa que permite conocer el nivel de riesgo y confianza dentro de la entidad.
2.4.1. Riesgo de Control.
López, citado en (Auditoria de Gestión aplicada a los procesos comercial y de logistica de la empresa
Enlace Digital Cìa. Ltda., ubicada en la ciudad de Quito, por el período julio-diciembre del 2010.,
2011, pág. 134) el riesgo de control, “es el riesgo que se genera por la falta de control en las
actividades de la empresa o por la deficiente en la aplicación de controles establecidos. Este riesgo
se basa completamente en la efectividad del control interno.”
2.4.2. Calificación del Riesgo de Control.
El riesgo de control se puede calificar como alto, medio y bajo, la misma que será de acuerdo
a la calificación porcentual que obtengan los controles aplicados comparándolos con la
ponderación porcentual que les asigne el auditor:
Tabla 2.2 Cuadro de calificación del Riesgo.
CONFIANZA % RIESGO %
Baja 15%-50% Alto 85%-50%
Medio 51%-75% Medio 49%-25%
Alto 76%-95% Bajo 24%-5%
La escala señalada inicia en 15% porque no puede haber empresa totalmente sin control que
tenga una calificación menor a ese valor; en cambio, la escala llega hasta 95% porque no puede
haber una empresa con un control totalmente eficiente y efectivo, puesto que toda
administración es susceptible de mejoramiento continuo. (López, 2011)
2.5. Procesos
2.5.1. Definición.
Maldonado, citado en (Gestión de procesos o gestión por procesos, 2011, pág. 1), indica que “puede
ser definido como un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, que a partir de una o varias
entradas de materiales o información, dan lugar a una o varias salidas también de materiales o de
información con valor añadido”.
25
2.5.2. Clasificación.
Se puede clasificar en lo siguiente:
2.5.2.1. Procesos gobernantes.
Orientan la gestión institucional a través de la formulación de políticas para la toma de
decisiones; expedición de normas e instrumentos para el funcionamiento de la organización;
imparten instrucciones a los demás procesos bajo su mando y son los responsables de articular,
coordinar y establecer la ejecución de planes, programas, proyectos, acciones, servicios y
productos de la empresa. (Zumárraga Ortiz, 2014, págs. 44-47)
2.5.2.2. Proceso Básico o Agregadores de Valor.
Zumárraga, citado en (Examen de auditoría integral al gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial Rural de San Francisco de Natabuela, en el período comprendido entre el 1 de enero al 31
de diciembre del 2012, 2014, págs. 44-47), sostiene que “son los encargados de gestionar y coordinar
las políticas, objetivos y metas de la entidad; ejecutan los planes, programas, proyectos y demás
políticas, acciones y decisiones del Proceso Gobernante alineados con la misión y objetivos
institucionales.”
2.5.2.3. Procesos Habilitantes de Apoyo.
Zumárraga, citado en (Examen de auditoría integral al gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial Rural de San Francisco de Natabuela, en el período comprendido entre el 1 de enero al 31
de diciembre del 2012, 2014, págs. 44-47), indica que “son los que brindan asistencia técnica y
administrativa de tipo complementario a todos los demás procesos. Ayudan con los Procesos
Gobernantes y Agregadores de valor a la consecución de la visión y objetivos institucionales”.
26
Figura 2.6 Clasificación de Procesos.
2.6. Indicadores de Gestión.
2.6.1. Definición.
Se trata de un instrumento que permite permiten medir el cumplimiento de los objetivos
institucionales y vincular los resultados con la satisfacción de las demandas sociales.
Posibilitan evaluar el costo de los servicios y la producción de bienes, su calidad, pertinencia
y efectos sociales; y verificar que los recursos se utilicen con honestidad, eficacia y eficiencia.
(Cevallos, 2012, pág. 281)
2.6.2. Clasificación.
2.6.2.1. Indicadores inputs.
Son las medidas que nos permiten conocer la clase y cantidad de recursos usados en una determinada
acción o programa.
CL
IEN
TE
CL
IEN
TE
PROCESO GOBERNANTE
JUNTA DE
ACCIONISTAS
PRESIDENCIA
EJECUTIVA
GERENTE
GENERAL
PROCESO AGREGADOR DE VALOR
JEFES DE AREAS
PROCESO HABILITANTE
EMPLEADOS DE CADA AREA
27
2.6.2.2. Indicadores Outputs.
Estos pretenden obtener la calidad de los servicios prestados o de un programa.
2.6.2.3. Indicadores Outcomes.
Toapanta, citado en (Diseño e implementación de Indicadores de Gestión bajo la metodología del
cuadro integral para la dirección administrativa y financiera de una institución del sector público.,
2010, pág. 43), los indicadores Outcomes ,“son los aportes en términos no monetarios de una
actividad o programa, también conocidos como indicadores de eficiencia social.”
Figura 2.7 Clasificación de Indicadores.
INDICADORES
INPUTS
INDICADORES
OUTPUTS
INDICADORES
OUTCOMES
28
CAPÍTULO III
3. ANÁLISIS SITUACIONAL
3.1. Entorno Externo
El análisis externo del entorno empresarial o medio ambiente de la empresa, es una parte
fundamental en el desarrollo de su planificación estratégica, de un plan de marketing, y otros,
ya que este permitirá analizar los posibles problemas o amenazas que existen en el entorno,
que pueden afectar a la empresa. Dentro de este punto se divide al entorno empresarial en dos
grandes ambientes: el macroambiente y el microambiente. (Taipe & Pazmiño, 2015)
3.1.1. Macroambiente.
Una empresa es una organización que se proyecta a generar servicios o productos para sus
clientes y la comunidad en general, para lo cual debe identificar y definir oportunidades y
amenazas que se originan en el macroambiente el mismo que está conformado por fuerzas o
factores externas que actúan o influyen sobre todo el microambiente. (Taipe & Pazmiño, 2015)
3.1.1.1. Factores económicos.
Klotler & Armstrong, citado en (Principios de Marketing, 2008, pág. 8), define al entorno
económico como “factores o fuerzas que afectan en el poder de compra, y los patrones de gasto de
los consumidores”.
3.1.1.1.1. Inflación.
Aumento generalizado y sostenido de los precios de los bienes y servicios, medidos en
unidades de dinero. Esos cambios constituyen señales que da el mercado para orientar la
producción o consumo hacia uno u otro bien, hasta que nuevamente hay equilibrio entre
producción y consumo de todos los bienes. (Eggers, 2006, pág. 161)
En la siguiente tabla se muestra la inflación durante los años 2014 a 2015:
29
Tabla 3.1. Porcentaje de Inflación Mensual 2013-2015. Tomado del Banco Central del Ecuador.
FECHA VALOR
Septiembre-30-2015 3.78 %
Agosto-31-2015 4.14 %
Julio-31-2015 4.36 %
Junio-30-2015 4.87 %
Mayo-31-2015 4.55 %
Abril-30-2015 4.32 %
Marzo-31-2015 3.76 %
Febrero-28-2015 4.05 %
Enero-31-2015 3.53 %
Diciembre-31-2014 3.67 %
Noviembre-30-2014 3.76 %
Octubre-31-2014 3.98 %
Septiembre-30-2014 4.19 %
Agosto-31-2014 4.15 %
Julio-31-2014 4.11 %
Junio-30-2014 3.67 %
Mayo-31-2014 3.41 %
Abril-30-2014 3.23 %
Marzo-31-2014 3.11 %
Febrero-28-2014 2.85 %
Enero-31-2014 2.92 %
Diciembre-31-2013 2.70 %
Noviembre-30-2013 2.30 %
Octubre-31-2013 2.04 %
En base a los datos proporcionados por el Banco Central el factor inflacionario, es beneficioso ya
que presenta niveles bajos y se mantiene controlado. Sin embargo, se presenta la siguiente
información de la inflación por productos, proporcionada por el INEC en agosto del 2015.
Tabla 3.2. Incidencia de la Inflación de las Divisiones de Productos. Tomado del Instituto
Nacional de Estadísticas y Censos.
PRODUCTOS INFLACIÓN
Transporte 0,2132%
Alimentos y bebidas no alcohólicas 0,0935%
Muebles, artículos para el hogar 0,0814%
Restaurantes y hoteles 0,0648%
Bienes y servicios diversos 0,0372%
Alojamiento, agua, electricidad, gas y otros 0,0349%
Salud 0,0345%
Recreación y cultura 0,0167%
Bebidas alcohólicas, tabaco y estupefacientes 0,0092%
Educación 0,0072%
Comunicaciones -0,0004%
Prendas de vestir y calzado -0,0017%
30
Como se muestra en la figura anterior los productos para comunicación están sufriendo una inflación
negativa, lo que es una AMENAZA para la empresa INFOLINK Cía. Ltda., ya que al vender
productos de comunicación deberá bajar los precios de venta para poder cubrir parte de sus costos.
3.1.1.1.2. Tasas de Interés Activa.
La tasa de interés activa es el porcentaje que las entidades bancarias cobran a sus clientes por los
préstamos, estos porcentajes están regulados por el Banco Central.
Tabla 3.3 Tasa de interés activa al 31 octubre del 2015. Tomado del Banco Central del Ecuador.
FECHA VALOR
Octubre-31-2015 9.11 %
Septiembre-30-2015 8.06 %
Agosto-31-2015 8.06 %
Julio-31-2015 8.54 %
Junio-30-2015 8.70 %
Mayo-31-2015 8.45 %
Abril-30-2015 8.09 %
Marzo-31-2015 7.31 %
Febrero-28-2015 7.41 %
Enero-31-2015 7.84 %
Diciembre-31-2014 8.19 %
Noviembre-30-2014 8.13 %
Octubre-31-2014 8.34 %
Septiembre-30-2014 7.86 %
Agosto-31-2014 8.16 %
Julio-30-2014 8.21 %
Junio-30-2014 8.19 %
Mayo-31-2014 7.64 %
Abril-30-2014 8.17 %
Marzo-31-2014 8.17 %
Febrero-28-2014 8.17 %
Enero-31-2014 8.17 %
Diciembre-31-2013 8.17 %
Noviembre-30-2013 8.17 %
Durante estos años la tasa de interés activa se ha mantenido en porcentajes fijos, es por esto que la
empresa INFOLINK Cía. Ltda., si requiere de un crédito para expansión del negocio podrá acceder
al mismo representando así una OPORTUNIDAD para la empresa.
3.1.1.1.3. Tasa de Interés Pasiva.
La tasa de interés pasiva representa el porcentaje que las entidades bancarias pagan a sus clientes por
los depósitos de dinero que hayan efectuado.
31
Tabla 3.4 Tasa de interés pasiva al 31 octubre del 2015. Tomado del Banco Central del Ecuador.
FECHA VALOR
Octubre-31-2015 4.98 %
Septiembre-30-2015 5.55 %
Agosto-31-2015 5.55 %
Julio-31-2015 5.54 %
Junio-30-2015 5.48 %
Mayo-31-2015 5.51 %
Abril-30-2015 5.39 %
Marzo-31-2015 5.31 %
Febrero-28-2015 5.32 %
Enero-31-2015 5.22 %
Diciembre-31-2014 5.18 %
Noviembre-30-2014 5.07 %
Octubre-31-2014 5.08 %
Septiembre-30-2014 4.98 %
Agosto-31-2014 5.14 %
Julio-30-2014 4.98 %
Junio-30-2014 5.19 %
Mayo-31-2014 5.11 %
Abril-30-2014 4.53 %
Marzo-31-2014 4.53 %
Febrero-28-2014 4.53 %
Enero-31-2014 4.53 %
Diciembre-31-2013 4.53 %
Noviembre-30-2013 4.53 %
Para los socios de la empresa INFOLINK Cía. Ltda., esto representa una OPORTUNIDAD, ya que
el dinero generado de las ventas puede ser depositado en las instituciones bancarias y ganar una tasa
de interés por esto.
3.1.1.2. Factores tecnológicos.
Una fuerza o factor que actualmente determina el crecimiento o desarrollo de la empresa en
cualquier país es, la Tecnología. Debido a que en el entorno de las organizaciones se genera
día a día nuevas tecnologías que reemplazan las anteriores, a la vez que crean nuevos mercados
y oportunidades de comercialización. Los cambios en la tecnología obligan a las empresas a
modificar o cambiar sus productos o servicios, así como, a identificar y desarrollar procesos
para producir estos productos o servicios. (Taipe & Pazmiño, 2015)
La tecnología ha permitido crear nuevos mercados y con ello nuevas oportunidades, brindado así una
herramienta para la comercialización de productos y la prestación de servicios, la empresa
INFOLINK Cía. Ltda., utiliza como medio de comunicación las redes sociales y una página WEB.
32
Por esto la empresa posee una OPORTUNIDAD, debido a que puede dar a conocer los nuevos
productos y servicios a los clientes, adaptándonos así a las exigencias del mercado y el uso de la
tecnología digital como lo es el internet y las redes sociales.
3.1.1.3. Factores políticos-legales.
Un Organismo Gubernamental adoptará una posición estricta o flexible ante la administración
de una Empresa dentro de su estado, aplicará con rigidez las leyes o fomentará a través de
leyes el crecimiento empresarial. Este tipo de aspectos son factores o fuerzas políticas- legales
que la gerencia debe considerar para crecimiento de su empresa, y esto depende en gran
manera, de la esencia del proceso político y del clima político presente en el país que la
empresa realiza sus actividades. (Taipe & Pazmiño, 2015)
En este punto el año pasado el Comité de Comercio Exterior (Comex), aprobó, la Resolución 51, que
se refiere al alza de aranceles relacionados a productos tecnológicos, así artículos como teclados,
memorias, copiadoras, calculadoras, etc.; sufrieron un incremento arancelario entre el 5 y el 15%, en
el caso de computadoras y laptops el arancel pasó de 0 a 10%.
Es una AMENAZA para la empresa INFOLINK Cía. Ltda., ya que el incremento del arancel provocó
un aumento en el precio de los productos y a su vez una disminución en las ventas.
3.1.1.4. Factores naturales.
Taipe y Pazmiño, citado en (Consideración de los factores o fuerzas externas e internas a tomar en
cuenta para el análisis situacional de una empresa, 2015, pág. 163), sostiene que “estos factores están
ligados a las características físicas del entorno, a la naturaleza, los recursos naturales, los fenómenos
naturales, el clima, etc”.
Este factor en la empresa INFOLINK Cía. Ltda., representa una AMENAZA, debido a que el mal
clima retrasaría la instalación de redes, además de la entrega de productos.
3.1.1.5. Factores demográficos.
Estos abarcan el estudio de la población humana en términos de tamaño, densidad, ubicación, edad,
sexo, raza, ocupación y otros datos estadísticos.
El investigador al realizar el diagnóstico situacional de la empresa debe considerar que la
demografía es la población de un país y que esta no es constante, si no que va cambiando o
33
creciendo de manera lenta o rápida. La población de un país está conformada por varias etnias,
así como, por estratos altos, medio y bajos. (Taipe & Pazmiño, 2015)
Tabla 3.5 Proyección de la población ecuatoriana según Provincia. Tomado del Nacional de
Estadísticas y Censos.
PROVINCIA AÑOS
2015 2016 2017 2018 2019 2020
PICHINCHA 2.947.62
7
3.003.79
9
3.059.97
1
3.116.11
1
3.172.20
0
3.228.23
3
De acuerdo a datos proporcionados por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (I.N.E.C), para
el año 2015 la población en Pichincha asciende a 2’947.627 y para el 2020 se pronostica aumente a
3’228.233. Dentro de la ciudad se cuenta con organismos gubernamentales, culturales, financieros y
comerciales, lo cual representa una OPORTUNIDAD para la empresa, ya que sigue creciendo el
número de personas y empresas dentro de la capital que demandan productos tecnológicos.
3.1.1.6. Factores socio-culturales.
Taipe y Pazmiño, citado en (Consideración de los factores o fuerzas externas e internas a tomar en
cuenta para el análisis situacional de una empresa, 2015, pág. 164), indican que “los factores o fuerzas
socio-culturales son un conjunto de conocimientos que posee una sociedad y que son compartidos
por sus individuos”.
Para la empresa este factor representa una OPORTUNIDAD, ya que en el Ecuador la mayoría de su
población se caracteriza por ser consumista, de acuerdo a datos proporcionados por Freddy Ehlers
en el diario el Telégrafo, donde indica que hoy existe mucho más consumismo, ya que hay un millón
de ecuatorianos, han salido de la pobreza, y poseen mayor poder adquisitivo, así en cuanto a
tecnología se trata las personas desean adquirir lo último en el mercado.
3.1.2. Microambiente.
Taipe y Pazmiño, citado en (Consideración de los factores o fuerzas externas e internas a tomar en
cuenta para el análisis situacional de una empresa, 2015, pág. 164), mencionan que “está constituido
por fuerzas o factores de influencias más próximas o cercanas a la empresa, en general se trata de
organizaciones que tienen algún tipo de relación con la empresa”.
34
3.1.2.1. Competencia.
La empresa para, incrementar la participación en el mercado el cual está atendiendo, debe
analizar las oportunidades, al considerar la posibilidad de otorgarse nuevos clientes, al
expandirse en este mercado, y esto lo logrará si incursiona antes que sus competidores al entrar
con sus productos o servicios en este mercado en expansión. (Taipe & Pazmiño, 2015)
INFOLINK Cía. Ltda., tiene competidores grandes que ofrecen los mismos productos y servicios,
entre estas tenemos ha:
Tabla 3.6 Lista de competidores de la empresa INFOLINK CÍA. LTDA. Tomado de la empresa
INFOLINK Cía. Ltda.
LISTADO DE COMPETIDORES DE LA EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA.
NOMBRE ACTIVIDAD ECONÓMICA
BINARIA SISTEMAS
Actividades de planificación y diseño de
sistemas informáticos que integran equipo y
programas informáticos y tecnología de las
comunicaciones.
AKROS Cía. Ltda.
Actividades de planificación y diseño de
sistemas informáticos que integran equipo y
programas informáticos y tecnología de las
comunicaciones.
ABCOMPUTER S.A. Actividades relacionadas a la informática como:
recuperación en casos de desastre informático,
instalación de programas informáticos.
FDG GLOBAL TECHNOLOGY CIA.
LTDA.
Reparación y mantenimiento de: computadoras
de escritorio, computadoras portátiles,
servidores informáticos, computadoras de mano
(asistentes digitales personales), unidades de
disco magnético, unidades de memoria usb y
otros dispositivos de almacenamiento; unidades
de disco óptico (CD-RW, CD-ROM, DVD-
ROM, DVD-RW), módems internos y externos,
impresoras, pantallas, teclados, ratones, palancas
de mando y bolas rodantes, proyectores
informáticos, escáneres, incluidos lectores de
código
En los últimos años ha crecido el número de competidores en el sector de la tecnología, lo que es
considera como una AMENAZA, ya que de acuerdo a información presentada anteriormente los
competidores de la empresa INFOLINK Cía. Ltda., ofrecen los mismos servicios y productos, por lo
que dependen de la disminución en los precios para llamar la atención de los clientes.
35
3.1.2.2. Clientes
Se denomina clientes consumidores a los que compran el producto para su uso final y clientes
empresariales a aquellas organizaciones que compran el producto para incluirlo en su proceso
de producción o para realizar en él procesamientos adicionales. El conjunto de los clientes
reales y potenciales de un producto constituyen el mercado. (Taipe & Pazmiño, 2015)
INFOLINK Cía. Ltda., durante sus años de funcionamiento ha logrado tener como clientes a
empresas de la ciudad de Quito entre estás están:
Tabla 3.7 Lista de clientes de la empresa INFOLINK CÍA. LTDA. Tomado de la empresa INFOLINK
Cía. Ltda.
LISTADO DE CLIENTES DE LA EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA.
NOMBRE ACTIVIDAD ECONÓMICA
HIDROCHEMICAL DEL ECUADOR
S.A
Venta al por mayor de productos químicos industriales:
anilina, tinta de impresión, aceites esenciales, gases
industriales (oxígeno), pegamento químico, colorantes,
resina sintética, metanol, parafina, aromatizantes y
potenciadores del sabor, soda cáustica, sal industrial,
ácidos y sulfuros, derivados de almidón, etcétera.
MERCK C.A. Venta al por mayor de productos farmacéuticos, incluso
veterinarios.
FERRERO DEL ECUADOR S.A. Elaboración de productos de confitería: caramelos,
turrón, grageas y pastillas de confitería, goma de mascar
(chicles), confites blandos, confitería a base de chocolate
y chocolate blanco, etcétera.
ENLACE DIGITAL ASESTRAL CIA.
LTDA. Actividades de planificación y diseño de sistemas
informáticos que integran equipo y programas
informáticos y tecnología de las comunicaciones.
De acuerdo a las encuestas realiza a los clientes, se dieron los siguientes resultados:
1. ¿Cómo considera los servicios le brinda la empresa?
36
Tabla 3.8 Grado de satisfacción por los servicios prestados.
1. ¿Cómo considera los servicios que le brinda la empresa?
Grado Resultado
Buenos 4
Regulares 0
Malos 0
TOTAL 4
Figura 3.1 Grado de satisfacción por los servicios prestados.
El 100% de los clientes encuestados opina que los servicios brindados por la empresa INFOLINK
Cía. Ltda., son buenos, representando esto una FORTALEZA.
2. La calidad de los productos que ofrece la empresa es considerada como:
0%
20%
40%
60%
80%
100%
BUENOS REGULARES MALOS
Servicios prestados por la empresa
Series1
37
Tabla 3.9 Grado de calidad de los productos que ofrece la empresa.
2. La calidad de los productos que ofrece la empresa es considerada como:
Grado Resultado
Satisfactorios 4
Medianamente satisfactorios 0
Insatisfactorios 0
TOTAL 4
Figura 3.2 Grado de calidad de los productos que ofrece la empresa.
El 100% de los clientes encuestados manifiestan que la calidad de los productos que ofrece la
empresa es satisfactorio, por tanto es considerada como una FORTALEZA. Sin embargo está
empresa tiene la perspectiva de tener 30 empresas más como clientes, entre estás CONFITECA C.A.
3. La atención que brinda el personal de la empresa es:
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Satisfactorios Medianamente
satisfactorios
Insatisfactorios
Calidad de los productos que ofrece
Series1
38
Tabla 3.10 Atención brindada a los clientes.
3. La atención que brinda el personal de la empresa es:
Grado Resultado
Adecuado 3
Medianamente adecuado 1
Inadecuado 0
TOTAL 4
Figura 3.3 Atención brindada a los clientes.
El 75% de los clientes encuestados manifiestan que la atención brindada por los empleados de la
empresa es adecuada, aunque falta un 25% para lograr la satisfacción completa, se considera una
FORTALEZA.
4. La empresa cumple con los plazos de entrega acordados.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Adecuado Medianamente
adecuado
Inadecuado
Atención prestada
Series1
39
Tabla 3.11 Cumplimiento de los plazos de entrega.
4. La empresa cumple con los plazos de entrega acordados.
Grado Resultado
Siempre 3
Casi Siempre 1
Nunca 0
TOTAL 4
Figura 3.4 Cumplimiento de los plazos de entrega.
Los clientes encuestados indicaron que la empresa cumple con los plazos establecidos en un 75%
para las entregas de los productos, considerándose como una FORTALEZA.
5. Como considera los precios que ofrece la empresa en cuanto a servicios y productos:
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Siempre Casi Siempre Nunca
Plazos de entrega
Series1
40
Tabla 3.12 Conveniencia de los precios.
5. Como considera los precios que ofrece la empresa en cuanto a servicios y productos:
Grado Resultado
Convenientes 4
Medianamente convenientes 0
Altos 0
TOTAL 4
Figura 3.5 Conveniencia de los precios.
Los precios como distribuidor de tecnología son adecuados de acuerdo a las respuestas dadas por
los clientes, siendo esto una FORTALEZA.
3.1.2.3. Proveedores.
Taipe y Pazmiño, citado en (Consideración de los factores o fuerzas externas e internas a tomar en
cuenta para el análisis situacional de una empresa, 2015, pág. 164) , indican que “los proveedores
son fuerzas o factores que influyen en las actividades de la empresa, debido a que proporcionan los
recursos necesarios para que la empresa pueda producir bienes y entregar servicios”.
INFOLINK Cía. Ltda., cuenta con proveedores mayoristas de equipos de tecnología y consumibles
representando así una OPORTUNIDAD DE ALTO IMPACTO para la empresa, entre los cuales
están:
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Convenientes Medianamente
convenientes
Altos
Precios
Series1
41
Tabla 3.13 Lista de proveedores de la empresa INFOLINK CÍA. LTDA. Tomado de la empresa
INFOLINK Cía. Ltda.
LISTADO DE PROVEEDORES DE LA EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA.
NOMBRE PRODUCTOS
SIGLO XXI Laptops, accesorios de ordenadores, computadoras,
ordenadores y servidores.
MEGAMICRO
Computadores de Hogar, Computadores de Oficina,
Monitores, Portables Hogar, Portables Oficina, Servidores,
Opciones servidores, Handhelds, Impresoras Inyección de
tinta, Impresoras láser B/N y color, Suministros,
Multifunciones, Plotters, Scanner, Cámaras Digitales.
IDC Laptop, PC de escritorio, Computadores, tabletas.
DIPROMACOM S.A. Redes, conectores, fuentes de poder, cable USB, cámaras,
mouse, teclado, tintas recargables, suministros de oficina.
La empresa realiza cotizaciones para ver el mejor precio ya que trabaja con ventas a gran escala, por
lo que debe analizar cuál de los proveedores le brindará calidad, facilidades de pago y entrega a
tiempo de los pedidos.
3.2. Entorno Interno
Taipe y Pazmiño, citado en (Consideración de los factores o fuerzas externas e internas a tomar en
cuenta para el análisis situacional de una empresa, 2015, pág. 164), indican que “en el entorno o
ambiente interno se localizan las fortalezas y debilidades empresariales, en cada una de las áreas o
departamentos que tiene la empresa”.
3.2.1. Área Administrativa.
Taipe y Pazmiño, citado en (Consideración de los factores o fuerzas externas e internas a tomar en
cuenta para el análisis situacional de una empresa, 2015, pág. 164), sostienen que el área
administrativa “comprende las actividades que los directivos deben realizar para lograr los objetivos
empresariales. Y estas actividades de los directivos son planificar, organizar, ejecutar y controlar los
recursos financieros, técnicos y el talento humano”.
En el capítulo I se observa el organigrama de la empresa, donde se identifican cuatro áreas; por lo
cual se realizó la encuesta tanto a los dueños de la empresa como a los trabajadores, para conocer si
se cuenta con manuales y procesos establecidos para el cumplimiento de los objetivos.
Encuesta aplicada a los dueños:
42
1. La empresa cuenta con misión y visión.
Tabla 3.14 Misión y visión institucional.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
1. La empresa cuenta con misión y visión. 2 0 2
Figura 3.6 Misión y visión institucional.
Los dueños indicaron que la empresa cuenta con misión y visión, las cuales están dentro de la página
WEB para conocimiento de los clientes y del público en general; siendo esto una FORTALEZA.
2. Se cuenta con manuales que establezcan funciones y responsabilidades de los empleados.
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
SI NO
Misón y Visión
Series1
43
Tabla 3.15 Misión y visión institucional.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
2. Se cuenta con manuales que establezcan funciones
y responsabilidades de los empleados. 0 2 2
Figura 3.7 Misión y visión institucional.
En base a las respuestas indicadas por ambos socios, la empresa no cuenta con manuales que sirvan
de base para el desempeño de las funciones de los trabajadores, presentándose así una DEBILIDAD.
3. ¿La empresa cuenta con objetivos institucionales?
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SI NO
Manuales
Series1
44
Tabla 3.16 Objetivos Institucionales.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
3. ¿La empresa cuenta con objetivos institucionales? 2 0 2
Figura 3.8 Objetivos Institucionales.
En base a las respuestas dadas por los socios la empresa cuenta con objetivos institucionales, además
año a año se plantean objetivos a corto plazo, siendo esto una FORTALEZA para la empresa.
4. ¿Existen valores establecidos en la empresa?
0,00%
50,00%
100,00%
SI NO
Objetivos de la Empresa
Series1
45
Tabla 3.17 Valores Institucionales.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
4. ¿Existen valores establecidos en la empresa? 2 0 2
Figura 3.9 Valores Institucionales.
Los dueños indicaron que la empresa cuenta con valores institucionales que permiten el desarrollo
del trabajo en equipo, siendo esto una FORTALEZA.
5. ¿Se da capacitaciones a los empleados?
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
SI NO
Valores
Series1
46
Tabla 3.18 Capacitaciones.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
5. ¿Se da capacitaciones a los empleados? 2 0 2
Figura 3.10 Capacitaciones.
Los dos socios indicaron que se realizan capacitaciones a los empleados del área financiera y servicio
técnico, representando una FORTALEZA.
6. ¿Existe un flujo adecuado de información entre la Junta Directiva y el personal de la
empresa?
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
SI NO
Capacitación
Series1
47
Tabla 3.19 Flujo de información.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
6. ¿Existe un flujo adecuado de información entre la
Junta Directiva y el personal de la empresa?
2 0 2
Figura 3.11 Flujo de información.
La empresa cuenta con flujo de información, desde que se emiten las órdenes por la junta directiva,
pasando por los jefes de área y llegando a los empleados, representando esto una FORTALEZA.
7. ¿Se proporciona las condiciones y el ambiente adecuado al personal en el desempeño de sus
funciones?
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SI NO
Flujo de Información
Series1
48
Tabla 3.20 Flujo de información.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
7. ¿Se proporciona las condiciones y el ambiente
adecuado al personal en el desempeño de sus
funciones?
2 0 2
Figura 3.12 Ambiente Laboral.
La información proporcionada en la encuesta permite identificar que existen las condiciones y el
ambiente adecuado para el desempeño de las funciones por parte de los trabajadores, considerándose
una FORTALEZA.
Encuesta aplicada a los trabajadores:
1. Conoce la misión y visión de la empresa.
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SI NO
Ambiente Laboral
Series1
49
Tabla 3.21 Conocimiento de la misión y visión institucional.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
1. Conoce la misión y visión de la empresa 5 23 28
Figura 3.13 Conocimiento de la misión y visión institucional.
La encuesta muestra que el 82,14% de trabajadores no conoce la misión y visión de la empresa lo
que representa una DEBILIDAD.
2. La empresa cuenta con manuales que establezcan sus funciones y responsabilidades.
0,00%
50,00%
100,00%
SI NO
Misión y Visión
Series1
50
Tabla 3.22 Existencia de manuales.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
2. La empresa cuenta con manuales que establezcan
sus funciones y responsabilidades.
0 28 28
Figura 3.14 Existencia de manuales.
De acuerdo a los resultados obtenidos se refleja que la empresa no cuenta con manuales que sirvan
de guía para ejecutar las funciones, representando una DEBILIDAD.
3. ¿Conoce y está familiarizado con los objetivos de la empresa?
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SI NO
Manuales
Series1
51
Tabla 3.23 Conocimiento de los objetivos.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
3. ¿Conoce y está familiarizado con los objetivos de
la empresa?
4 24 28
Figura 3.15 Conocimiento de los objetivos.
El 86% de los trabajadores no conoce los objetivos de la empresa, lo que representa una
DEBILIDAD, ya que sus esfuerzos no van dirigidos al cumplimiento de estos.
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
SI NO
Conocimiento de objetivos
Series1
52
4. ¿Conoce los valores de la empresa?
Tabla 3.24 Conocimiento de los valores.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
4. ¿Conoce los valores de la empresa? 5 23 28
Figura 3.16 Conocimiento de los valores.
La empresa cuenta con valores institucionales pero el 82% de trabajadores no los conocen por esta
razón no los aplican, mostrando así una DEBILIDAD para la empresa.
5. ¿Recibe capacitación por parte de la empresa?
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
SI NO
Valores
Series1
53
Tabla 3.25 Capacitación al personal.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
5. ¿Recibe capacitación por parte de la empresa? 12 16 28
Figura 3.17 Capacitación al personal.
Las capacitaciones se realizan en el área técnica y financiera es por esta razón el 57% de los
empleados no reciben cursos, convirtiéndose en una DEBILIDAD.
6. El área física que dispone para realizar su trabajo es adecuada.
Tabla 3.26 Área física.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
6. El área física que dispone para realizar su trabajo es
adecuada
28 0 28
Figura 3.18 Área física.
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
SI NO
Capacitación
Series1
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SI NO
Área Física
Series1
54
El área física en todos los departamentos es el adecuado, representando una FORTALEZA dentro
de la empresa.
7. ¿Cuenta con equipo necesario para realizar su trabajo?
Tabla 3.27 Equipo adecuado.
PREGUNTAS SI NO TOTAL
7. ¿Cuenta con equipo necesario para realizar su
trabajo?
28 0 28
Figura 3.19 Equipo adecuado.
Todos los trabajadores cuentan con el equipo dispensable para cumplir con sus obligaciones
generando así una FORTALEZA.
3.2.2. Área Financiera.
Taipe y Pazmiño, citado de (Consideración de los factores o fuerzas externas e internas a tomar en
cuenta para el análisis situacional de una empresa, 2015, pág. 166) indican que “las capacidades
financieras están conformadas por los recursos financieros con los que cuenta la empresa gracias a
las labores de sus ejecutivos. Resume la situación financiera en la que se encuentra la empresa”.
Dentro de esta área la encargada de realizar los presupuestos es la contadora general, además de
realizar conciliaciones financieras, declaraciones, revisión de la tarjeta kardex, cobros y pagos
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SI NO
Equipo
Series1
55
representando así una DEBILIDAD, ya que existen demasiadas funciones que están dentro de su
cargo.
3.2.3. Área Comercialización.
La capacidad de comercialización de una empresa son las actividades que se llevan a cabo
dentro del área. Es una función empresarial que involucra investigación de mercados,
desarrollo de productos, fijación de precios, comunicación, promoción, venta y distribución
de productos y servicios. (Taipe & Pazmiño, 2015)
Dentro de la empresa existe una división, ya que se presenta el área de adquisiciones y ventas, donde
se presenta una DEBILIDAD, debido a la falta de compromiso por parte de los trabajadores, los
inventarios se encuentran desactualizados, hay poca inversión en marketing y las campañas de
publicidad no son realizadas bajo un estudio previo, por lo que la venta de equipos tecnológicos no
tiene mayor cobertura dentro del país.
3.2.4. Área de Servicio Técnico.
Dentro del área de servicio técnico se trabaja en brindar soluciones informáticas adecuadas y dar
asesoramiento permanente en nuevas tecnologías.
Este punto es considerado como una FORTALEZA, dentro de la empresa ya que el personal está
capacitado y están dispuestos a resolver todas las inquietudes que tengan los clientes.
3.3. Matriz F.O.D.A.
El F.O.D.A. representa una herramienta útil para el análisis situacional de la empresa INFOLINK
Cía. Ltda.
56
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1. Puntualidad y exactitud en la entrega de
los productos a los clientes.
D1. No existe control interno dentro de la
empresa.
F2. Capacitación a empleados del área
financiera y servicio técnico.
D2.Falta de manuales donde se identifiquen
las funciones y responsabilidades de los
empleados.
F3. Comunicación eficiente entre dueños y
empleados.
D3. Desconocimiento de la misión, visión,
objetivos y valores institucionales por parte
de los empleados.
F4. Atención adecuada a los clientes. D4. Desactualización de inventarios.
F5. Precios convenientes de los productos y
servicios.
D5. Poca inversión en marketing y
campañas publicitarias.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
O1. Descenso de la tasa de interés Activa,
permitiendo acceder a créditos para la
expansión del negocio.
A1. Competencia desleal, donde se ofrecen
productos tecnológicos a menor precio,
pero sin garantía ni servicio técnico.
O2. Acceso a tecnología de punta. A2. Alza de aranceles relacionados a
productos tecnológicos
O3. Aumento de la demanda de productos
tecnológicos
A3. Aumento en el precio de los productos
tecnológicos importados.
O4. Accesibilidad a nuevos proveedores. A4. Cambios climáticos que afectan a los
tiempos de entrega del producto.
Figura 3.20 Matriz F.O.D.A.
57
3.4. Matriz de Estrategias
Una vez analizada la matriz F.O.D.A se presentan las estrategias para aprovechar las oportunidades y fortalezas de la empresa INFOLINK Cía. Ltda., además
de la prevención de las debilidades y amenazas.
Tabla 3.28 Matriz de Estrategias.
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1. Puntualidad y exactitud en la entrega de los productos
a los clientes. D1. No existe control interno dentro de la empresa.
F2. Capacitación a empleados del área financiera y
servicio técnico.
D2.Falta de manuales donde se identifiquen las funciones
y responsabilidades de los empleados.
F3. Comunicación eficiente entre dueños y empleados. D3. Desconocimiento de la misión, visión, objetivos y
valores institucionales por parte de los empleados.
F4. Atención adecuada a los clientes. D4. Desactualización de inventarios.
F5. Precios convenientes de los productos y servicios. D5. Poca inversión en marketing y campañas publicitarias.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIA FO (OFENSIVA) ESTRATEGIA DO (REORIENTACIÓN)
O1. Descenso de la tasa de interés
Activa, permitiendo acceder a créditos
para la expansión del negocio.
Realizar un catálogo donde se identifiquen los servicios
y productos que ofrece la empresa, indicando la
puntualidad y exactitud de las entregas.
Capacitar al personal en cuanto a manejo de inventarios.
Adquisición de un préstamo para aumento de sucursales. Realizar campañas publicitarias que permitan el
posicionamiento y reconocimiento de la empresa.
58
Tabla 3.28 Matriz de Estrategias, (continuación)
O2. Acceso a tecnología de punta. Realizar campañas promocionales y descuento para los
clientes.
Desarrollar una cultura de competitividad entre los
empleados mediante la utilización de incentivos.
O4. Aumento de la demanda de
productos tecnológicos.
Mantener buenas relaciones con los proveedores para
obtener promociones y descuentos en las mercaderías
adquiridas.
O5. Accesibilidad a nuevos
proveedores.
AMENAZAS ESTRATEGIAS FA (DEFENSIVA) ESTRATEGIA DA (SUPERVIVENCIA)
A1. Competencia desleal, donde se
ofrecen productos tecnológicos a
menor precio, pero sin garantía ni
servicio técnico.
Acceder a nuevos mercados. Desarrollar nuevas políticas de comercialización con los
clientes.
A2. Alza de aranceles relacionados a
productos tecnológicos
Incorporar una filosofía corporativa, que permita integrar
el talento humano.
Elaborar un Plan Estratégico de marketing, que permita
satisfacer los requerimientos de los clientes potenciales.
A3. Aumento en el precio de los
productos tecnológicos importados.
Brindar un servicio de calidad para no sucumbir ante la
competencia. Brindar apertura para el desarrollo de liderazgo.
A4. Cambios climáticos que afectan a
los tiempos de entrega del producto.
59
CAPÍTULO IV
4. PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS
INFORMÁTICOS Y ENLACES INFOLINK CÍA. LTDA.
4.1. Introducción
En este capítulo se desarrollará la “Propuesta de Control Interno para la empresa de Servicios
Informáticos y Enlaces INFOLINK Cía. Ltda., ubicada en la ciudad de Quito”, tiene como objetivo
otorgar a la administración de la empresa una herramienta útil para la toma de decisiones, así como
también generar una cultura de constante control y supervisión que permita encaminar los procesos
de la empresa, a la consecución de los objetivos a corto y largo plazo.
4.2. Evaluación del Control Interno
La evaluación de control interno constara de los siguientes ítems:
Propuesta de Presentación de Servicios
Orden de Trabajo para la Propuesta de Control Interno.
Notificación de Inicio para la Propuesta de Control Interno.
Visita Previa.
Memorando de Planificación.
Programas de Trabajo
Cuestionarios de Control Interno.
Cédula Narrativa.
Informes de Control Interno.
60
4.2.1. Propuesta de Presentación de Servicios
Quito, D.M., 3 de agosto del 2015.
Señores
Junta General de Socios de la Empresa INFOLINK Cía. Ltda.
Presente.-
Reciban un cordial saludo de “HR Auditores”, el motivo de la presente es dar a conocer la propuesta
de Control Interno para su prestigiosa compañía, con el fin de ser una ayuda para los administradores.
Para esto se realizará una evaluación del control interno en las áreas de Adquisiciones y Ventas,
contando con la colaboración de los accionistas y los jefes de cada área sujeta a la evaluación, a fin
de proporcionar toda la información necesaria.
Una vez finalizada la evaluación se emitirá el informe de control, en el cual se dará a conocer los
hallazgos encontrados y servirá de base para emitir la propuesta de control interno.
Por la atención brindada le anticipo mi agradecimiento.
Atentamente,
Evelyn Hidalgo.
HR Auditores
61
4.2.2. Orden de Trabajo para la Propuesta de Control Interno.
Tabla 4.1 Orden de Trabajo.
Dirección: Av. Joaquín Jativa y Esteban Marañón.
Quito - Ecuador
ORDEN DE TRABAJO PARA LA PROPUESTA DE CONTROL INTERNO
Fecha: 22/07/2015 Fecha de inicio de evaluación: 3/08/2015
Entidad a evaluar: INFOLINK Cía. Ltda.
Dirigido: Gerente General
Equipo de Trabajo: Objetivos:
Jefe de Grupo Efectuar un diagnóstico organizacional.
Asistente 1
4.2.3. Notificación de Inicio para la Propuesta de Control Interno.
Tabla 4.2 Notificación de inicio.
Dirección: Av. Joaquín Jativa y Esteban Marañón.
Quito - Ecuador
NOTIFICACIÓN DE INICIO PARA LA PROPUESTA DE CONTROL INTERNO
Fecha: 4/08/2015 Fecha de inicio de evaluación: 18/08/2015
Entidad a evaluar: INFOLINK Cía. Ltda. Dirigido: Gerente General
Requerimiento: Facilitar la información requerida por el equipo de auditoría.
Objetivos:
Desarrollar procedimientos de control interno actualizados.
62
4.2.4. Visita Previa.
Tabla 4.3 Visita Previa.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
DE LA EMPRESA INFOLINK CIA. LTDA.
VISITA PREVIA
El día 13 de julio del año 2015, siendo las 9:00 a.m., se visitó las instalaciones de la empresa
INFOLINK Cía. Ltda., ubicada al norte de la ciudad de Quito, en la avenida Francisco de Orellana
y 9 de Octubre, en compañía del Ing. Patricio Cueva Gerente General, se pudo constatar los
siguientes puntos:
La empresa cuenta con una infraestructura de dos pisos en el edificio el Greco, la cual está
distribuida de la siguiente manera:
En la planta baja se encuentra:
- La recepción, donde está ubicado un computador de escritorio, una impresora, un
teléfono convencional y un fax.
- Los asesores del área de ventas poseen un espacio adecuado para la visita de los
clientes, los cuales están equipados con una computadora de escritorio, un
teléfono convencional y una impresora.
- El área de servicio técnico tiene computadoras de escritorio, un teléfono
convencional y los equipos necesarios para sus labores.
- Sala de reuniones general.
- Un baño para uso tanto de los empleados como de los clientes.
- Bodega de equipos.
En la segunda planta se encuentran:
- Las oficinas de la Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y la Gerencia
Financiera.
VP 1/2
63
Tabla 4.3 Visita Previa, (continuación)
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
DE LA EMPRESA INFOLINK CIA. LTDA.
- El área de adquisiciones está equipada con un computador de escritorio, un
teléfono convencional y una impresora.
Los empleados tienen acceso abierto al internet, sin restricción, pues consideran como medios para
la comunicación entre empleados y los clientes. Los horarios de trabajo son: de 9:00 – 13:00 y de
14:00 – 18:00. En la hora designada para el almuerzo se hace turnos para la atención a los clientes.
Los componentes a ser evaluados son: control interno de la empresa cuyo responsable es el Ing.
Patricio Cueva, gerente general; además de los procesos de recaudación de cartera, pago a
proveedores, compra y venta de productos tecnológicos, cuyas áreas responsables son finanzas,
ventas y adquisiciones dirigidas por el Ing. Yolanda Estévez, Ing. Damián Galarza y la Ing. Tatiana
Villegas respectivamente.
VP 2/2
64
4.2.5. Memorando de Planificación.
Tabla 4.4 Memorando de Planificación.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
DE LA EMPRESA INFOLINK CIA. LTDA.
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
Motivo.
La evaluación de control interno realizada en la empresa INFOLINK Cía. Ltda., específicamente
al área de contabilidad, ventas y adquisiciones, corresponden a un trabajo de titulación previo a la
obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría; por esta razón primero se dará un
informe de control interno previo a la propuesta donde se tomará como herramientas el
cuestionario de control interno para cada componente a ser analizado y las narrativas. Así se podrá
establecer el manual de funciones y el manual de procedimientos que servirá de herramienta para
la toma de decisiones.
Objetivos
Objetivo general.
Diseñar una propuesta de control interno para la empresa INFOLINK Cía. Ltda., de acuerdo a los
métodos de evaluación, para disminuir riesgos y proporcionar a la Administración una herramienta
para la toma de decisiones.
Objetivos Específicos.
- Efectuar un diagnóstico organizacional para identificar las fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas de la Compañía en base a los factores
internos y externos, para proporcionar a la administración una herramienta para
la organización.
MP 1/4
65
Tabla 4.4 Memorando de Planificación, (continuación)
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
DE LA EMPRESA INFOLINK CIA. LTDA.
Objetivos Específicos.
- Analizar las áreas de adquisiciones y ventas de la compañía para identificar
riesgos y de esta forma proponer un control interno para la organización.
- Desarrollar procedimientos de control interno actualizados, por medio de los
métodos de valuación para de esta forma mitigar los riesgos dentro de la empresa.
Conocimiento de la empresa.
INFOLINK Cía. Ltda., es una empresa que tiene como actividad prestar y proveer asistencia
técnica, mantenimiento y reparación, así como asesoría en el área informática, telemática,
telecomunicaciones convencionales, e implementación, colocación y manejo de todo tipo de redes
informáticas, y la realización de gestiones de compra y venta, importación, exportación y
comercialización en general de implementos, útiles, implementos informáticos, de oficina y de
comunicaciones.
Objetivos de la empresa.
Objetivo General
Abarcar el sector Corporativo, la empresa Privada y Pública, conversando con cada uno de los
clientes para encontrar soluciones adaptables a sus necesidades en las áreas de servidores,
comunicaciones y seguridad informática.
MP 2/4
66
Tabla 4.4 Memorando de Planificación, (continuación)
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
DE LA EMPRESA INFOLINK CIA. LTDA.
Objetivos Específicos
- Buscar apertura en el mercado empresarial, donde se ha generado soluciones
informáticas adecuadas a las necesidades de cada uno de los clientes con precios
competitivos, generando en ellos satisfacción y confianza que permita a la
empresa un crecimiento futuro en los ámbitos comercial y económico.
- Capacitar al personal de la empresa en nuevas tecnologías para dar soluciones a
los problemas de los clientes en marcas como HP, Microsoft, Symatec, Linux,
IBM, Lenovo, Xerox, Lexmark entre otras.
- Tener reuniones de trabajo con los proveedores para obtener mejores precios y
más días de crédito.
MP 3/4
67
Tabla 4.4 Memorando de Planificación, (continuación)
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
DE LA EMPRESA INFOLINK CIA. LTDA.
Estructura Organizativa
Alcance.
La propuesta de control interno en la empresa INFOLINK Cía. Ltda., cubrirá las áreas de
finanzas, adquisiciones y venta de productos tecnológicos.
MP 4/4
Junta General
Presidencia
Ejecutiva
Gerencia
General
Área
Administrativ
a/Calidad
Área
Financiera
Área de
adquisiciones
Área de
Ventas
Área Técnica
y de servicios
68
4.2.6. Programas de Trabajo.
4.2.6.1. Programa de Trabajo de la Empresa INFOLINK Cía. Ltda.
Tabla 4.5 Programa de Trabajo de la Empresa INFOLINK Cía. Ltda.
PROGRAMA DE TRABAJO
EMPRESA: INFOLINK Cía. Ltda.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA R.E.F HECHO
POR
T/E T/R
1.- Realización de una visita previa a la empresa. VP EH 1 Día. 1 Día.
2.- Elaboración del memorando de planificación. MP EH 3
Días.
2
Días.
3.- Aplicación el cuestionario de control interno. CCI-E EH 1 Día. 2
Días.
4.- Realización de una cédula narrativa. CN EH 3
Días.
5
Días.
4.- Emisión del informe de control interno. ICI-E EH 2
Días.
4
Días.
TOTAL 10
Días.
14
Días.
OBJETIVO DE AUDITORIA
1.- Conocer los controles que se aplican dentro de la empresa y la forma en la que se detectan los
riesgos.
EH
69
2.5.1.1. Programa de Trabajo del Área Financiera-Recaudación de Cartera.
Tabla 4.6 Programa de Trabajo de Recaudación de Cartera.
PROGRAMA DE TRABAJO
DE: Recaudación de Cartera
EMPRESA: INFOLINK Cía. Ltda.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA R.E.F HECHO
POR
T/E T/R
1.- Aplicación del cuestionario de control interno. CCI-
RC
EH 1 Día. 1 Día.
2.- Emisión del informe de control interno. ICI-
VA
EH 3
Días.
4
Días.
TOTAL: 4
Días.
5
Días.
OBJETIVOS DE AUDITORIA
1.- Conocer el proceso de recaudación de cartera y los controles que se aplican.
EH
70
2.5.1.1. Programa de Trabajo del Área Financiera-Pago a Proveedores.
Tabla 4.7 Programa de Trabajo Pago a Proveedores.
PROGRAMA DE TRABAJO
DE: Pago a Proveedores
EMPRESA: INFOLINK Cía. Ltda.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA R.E.F HECHO
POR
T/E T/R
1.- Aplicación del cuestionario de control interno. CCI-
PP
EH 1 Día. 1 Día.
2.- Emisión del informe de control interno. ICI-
VA
EH 3
Días.
4
Días.
TOTAL: 4
Días.
5
Días.
OBJETIVOS DE AUDITORIA
1.- Conocer el proceso de pago a proveedores y los controles que se aplican.
EH
71
2.5.1.2. Programa de Trabajo del Área de Ventas.
Tabla 4.8 Programa de Trabajo del Área de Ventas.
PROGRAMA DE TRABAJO
DE: Ventas
EMPRESA: INFOLINK Cía. Ltda.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA R.E.F HECHO
POR
T/E T/R
1.- Aplicación del cuestionario de control interno. CCI-V EH 1 Día. 1 Día.
2.- Emisión del informe de control interno. ICI-
VA
EH 3
Días.
4
Días.
TOTAL: 4
Días.
5
Días.
OBJETIVOS DE AUDITORIA
1.- Conocer el proceso de ventas de mercadería y los controles que se aplican.
EH
72
2.5.1.3. Programa de Trabajo del Área de Adquisiciones.
Tabla 4.9 Programa de Trabajo del Área de Adquisiciones.
PROGRAMA DE TRABAJO
DE: Adquisiciones
EMPRESA: INFOLINK Cía. Ltda.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA R.E.F HECHO
POR
T/E T/R
1.- Aplicación del cuestionario de control interno. CCI-A EH 1 Día. 1 Día.
2.- Emisión del informe de control interno. ICI-
VA
EH 3
Días.
4
Días.
TOTAL: 4
Días.
5
Días.
OBJETIVOS DE AUDITORIA
1.- Conocer el proceso de compras de mercadería y los controles que se aplican.
EH
73
4.2.7. Cuestionario de Control Interno.
A continuación se aplicará el cuestionario de control interno con la finalidad de realizar una
evaluación general de la empresa:
EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
CONTROL INTERNO
Nombre: Ing. Patricio Cueva
Cargo: Gerente General
N
o.
FACTOR PREGUNTA S
I
N
O
CALIFICACIÓN OBSERV
AC. ÓPTI
MA
OBTENI
DA
AMBIENTE DE CONTROL
1 Integridad
y valores
éticos
¿Posee la empresa un código de
ética?
X 1 0
2 ¿Las relaciones con los
empleados, proveedores,
clientes, etc., se basa en la
honestidad y equidad?
X
1 1
3 Filosofía y
Estilo de la
alta
dirección
¿Cuida la imagen institucional?
X
1 1
4 Estructura
organizativ
a
¿Existe estructura orgánica y
funcional?
X
1 1
5 ¿Existen manuales de procesos? X 1 0
6 Autoridad
asignada y
responsabil
idad
asumida
¿Existe responsabilidad y
delegación de autoridad?
X
1 1
7 Gestión del
Capital
Humano
¿Se aplican sanciones
disciplinarias?
X
1 1
8 ¿Existen métodos para motivar
a los empleados?
X
1 1
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
9 Objetivos
estratégicos
¿La empresa cuenta con misión,
visión, objetivos?
X
1 1
10 Objetivos
específicos
¿Existe una comunicación
oportuna y suficiente para
comunicar los objetivos a los
empleados?
X
1 1
11 Relación
entre
objetivos
component
es del
COSO II
¿Existe compromiso del gerente
y de todos los niveles
empresariales para alcanzar los
objetivos cumpliendo los
controles y la gestión de los
riesgos?
X 1 0
CCI-E
74
Continúa…
Cuestionario de control interno para la evaluación general de la empresa, (continuación)
12 Consecució
n de
objetivos
¿Se cuenta con la supervisión
adecuada para medir el grado de
consecución de los objetivos en
todos los niveles de la empresa?
X 1 0
13 Riesgo
aceptado y
niveles de
tolerancia
¿Existe supervisión y
evaluaciones para medir el nivel
de riesgo aceptado y su
tolerancia?
X 1 0
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
14 Factores
Internos y
Externos
¿La empresa cuenta con el
apoyo de los administradores,
para determinar los factores de
riesgo internos como externos?
X
1 1
15 Identificaci
ón de
Eventos
¿Los empleados y trabajadores
participan en la identificación
de eventos?
X
1 1
16 Categoría
de eventos
¿Existe idoneidad de la
metodología utilizada para
sistematizar y ordenar los
eventos identificados?
X 1 0
EVALUACIÓN DEL RIESGO
17 Estimación
de
probabilida
d e impacto
¿Se evalúan los riesgos
periódicamente para conocer la
forma en que los eventos
potenciales impactan en la
consecución de los objetivos de
la empresa?
X 1 0
18 ¿Se evalúan los
acontecimientos desde la
perspectiva de la probabilidad e
impacto, a base de métodos
cualitativos y cuantitativos?
X 1 0
19 Evaluación
del Riesgo
¿Se dispone de información
confiable y oportuna para
evaluar los riesgos?
X
1 1
20 Riesgos
originados
por los
cambios
¿Existen mecanismos para
identificar y reaccionar ante los
cambios que pueden afectar la
empresa?
X
1 1
RESPUESTA AL RIESGO
21 Categoría
de
respuestas
¿La empresa ha establecido las
respuestas a los riegos
identificados, tales como:
evitar, reducir, compartir y
aceptar el riesgo?
X
1 1
22 Decisión de
respuesta
¿Existen mecanismos para la
toma de decisiones?
X
1 0
75
Cuestionario de control interno para la evaluación general de la empresa, (continuación)
ACTIVIDADES DE CONTROL
23 Integración
con las
decisiones
sobre el
riesgo
¿A base de las respuestas al
riesgo, se implanta mecanismos
de control para disminuir los
riegos y alcanzar los objetivos?
X
1 1
24 Principales
actividades
de control
¿Existen mecanismos para
analizar las alternativas de
controles a seleccionar?
X
1 1
25 Controles
sobre los
sistemas de
informació
n
¿Se han establecido controles
generales sobre la gestión de la
tecnología de información, su
infraestructura, gestión de
seguridad y la adquisición,
desarrollo y mantenimiento del
software?
X
1 1
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
26 Cultura de
informació
n en todos
los niveles
¿Existen políticas empresariales
relativas a la información y
comunicación así como su
difusión en todos los niveles?
X 1 0
27 Herramient
as para la
supervisión
¿Se suministra la información y
comunicación así como su
difusión en todos los niveles?
X
1 1
28 Sistemas
estratégicos
e
integrados
¿Los sistemas de información
son ágiles y flexibles para
integrarse eficazmente con la
actividad de la empresa?
X
1 1
29 Confiabilid
ad de la
informació
n
¿Existen sistemas y
procedimientos que aseguran la
confiabilidad de los datos?
X
1 1
30 ¿La información además de
oportuna es confiable?
X
1 1
31 Comunicac
ión Interna
¿Se comunica oportunamente al
personal acerca de sus
responsabilidades?
X
1 1
32 Comunicac
ión Externa
¿Se actualiza permanentemente
la página web de la empresa?
X 1 0
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
33 Supervisió
n
permanente
¿Se revisan los registros del
sistema contable con los activos
fijos de la empresa?
X
1 1
34 Supervisió
n interna
¿Se hace evaluaciones de
control interno?
X 1 0
35 Supervisió
n externa
¿En la empresa se realizan
auditorías externas?
X 1 0
TOTAL: 35 22
76
Confianza Ponderada = Calificación Total *100
Ponderación Total
Confianza Ponderada = 22 *100 = 62,86
35
El nivel de confianza es del 62,86%, eso significa que el nivel de riesgo es el 37,14%.
Tabla 4.10 Cuadro de calificación del Riesgo de la Empresa.
CONFIANZA % RIESGO %
Baja 15%-50% Alto 85%-50%
Medio 51%-75% Medio 49%-25%
Alto 76%-95% Bajo 24%-5%
Como muestra el cuadro tanto el nivel de riesgo como el de confianza se encuentra en un nivel
medio.
77
4.2.8. Cédula Narrativa.
Tabla 4.11 Cédula Narrativa de la Empresa.
EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA.
CÉDULA NARRATIVA
Componente sujeto a examen: Empresa INFOLINK CÍA.
Subcomponente: Ambiente de Control
- Relación con el personal, proveedores y clientes.
De acuerdo a la entrevista que se realizó al gerente, manifestó que existe un buen ambiente laboral,
ya que las relaciones con el personal son óptimas, de igual forma con los clientes de acuerdo a las
encuestas aplicadas, donde manifestaron que la calidad tanto en productos como en servicios es
satisfactoria, y la atención brindada por los asesores de ventas y técnicos es rápida y eficiente.
En lo referente a los proveedores existe una ayuda mutua ya que tanto las entregas de los productos
como los pagos son realizados a tiempo, lo que es un gran beneficio para ambas partes.
- Imagen Institucional.
Dentro de este tema el gerente manifestó, que es muy importante la imagen institucional ya que es
la forma en que la empresa se da a conocer en el mercado, esto se ve representando en la adecuada
atención al cliente y el cumplimiento de sus compromisos con los proveedores e instituciones
reguladoras.
- Organigrama y sus niveles de responsabilidad.
El organigrama de la empresa está encabezado por la junta general, seguido del presidente y del
gerente general. Existen cinco áreas las cuales están dirigidas por un jefe, así, administración se
encarga de coordinar la gestión administrativa, adquisiciones cuya
CN. 1/4
78
Tabla 4.11 Cédula Narrativa de la Empresa, (continuación)
EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA.
CÉDULA NARRATIVA
Componente sujeto a examen: Empresa INFOLINK CÍA.
Subcomponente: Ambiente de Control
responsabilidad es garantizar la calidad de los productos, ventas se encarga de dirigir y controlar
las ventas, finanzas que está dirigida por la contadora cuya función es la evaluación de los
Estados Financieros y por último servicio técnico cuya misión es brindar soluciones informáticas
adecuadas.
- Comunicación interna y externa.
En este punto se notificó que cada jefe de área se encarga de mantener a su equipo informado,
generando un buen ambiente laboral. En cuanto a la comunicación externa todo el personal de la
empresa está presto a ayudar a los clientes en cualquier inquietud.
- Sanciones Disciplinarias.
Las sanciones disciplinarias se aplicarán acorde a la falta cometida éstas irán desde la
amonestación verbal, amonestación escrita, suspensión y por último el despido, para esto se
cumplirá con lo indicado en la legislación laboral vigente.
- Motivación a los empleados.
Entre las motivaciones se encuentra:
1. Creación de torneos deportivos internos para los empleados.
2. Capacitaciones a los empleados del área técnica y financiera.
3. Celebración de los cumpleañeros por mes.
CN. 2/4
79
Tabla 4.11 Cédula Narrativa de la Empresa, (continuación)
EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA.
CÉDULA NARRATIVA
Componente sujeto a examen: Empresa INFOLINK CÍA.
Subcomponente: Ambiente de Control
- Plan Estratégico.
Misión:
“Comercializar productos de computación y comunicaciones, a través de la capacitación continua
de nuestro personal con la finalidad de obtener la completa satisfacción del cliente.”
Visión:
“Es nuestro deseo brindar el mejor servicio a nuestros clientes y perseguir todas sus metas con la
idea de alcanzarlas, con el mejoramiento continuo de nuestro factor humano.”
Filosofía:
“Ofrecer la mejor solución al Cliente.”
Estrategias:
Las estrategias que utiliza actualmente INFOLINK son:
- Introducirse en la mente del consumidor mediante los excelentes productos y servicios,
dando una imagen de responsabilidad, exactitud y confiabilidad.
- Realizar una investigación de mercado en Guayaquil para analizar la viabilidad de crear
una sucursal en este sitio.
- Alcanzar la permanencia del empleado para enviarle constantemente a cursos
especializados de capacitación para tener una diferencia competitiva.
- Incrementar las ventas corporativas de las marcas HP, XEROX, CISCO, EPSON,
LENOVO, IMB, MICROSOFT.
CN. 3/4
80
Tabla 4.11 Cédula Narrativa de la Empresa, (continuación)
EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA.
CÉDULA NARRATIVA
Componente sujeto a examen: Empresa INFOLINK CÍA.
Subcomponente: Ambiente de Control
Principios y Valores:
- Trabajo en equipo.- Este punto es importante para conseguir los objetivos
institucionales, permitiendo impulsar la creatividad de los trabajadores de la compañía.
- Respeto.- Fomentar el respeto en la empresa entre compañeros y hacia los clientes.
- Atención al cliente.- Brindar una atención oportuna a los clientes que permita impulsar
una relación permanente, mediante la satisfacción de sus necesidades.
- Liderazgo.- Fomentar en los trabajadores un espíritu de liderazgo que les permita
solucionar problemas y aportar con buenas ideas a la empresa.
- Calidad.- Mejoramiento continuo en cada uno de los procesos de la empresa para de
esta forma alcanzar los objetivos.
Elaborado por: Evelyn Hidalgo.
Supervisado por: Francisco Taipe.
CN. 4/4
81
4.2.9. Informe de Evaluación del Control Interno de la Empresa INFOLINK Cía.
Ltda.
Quito, 11 de agosto del 2015.
ASUNTO: Carta de Evaluación General del Control Interno.
Señores
Junta General de Socios de la Empresa INFOLINK Cía. Ltda.
Presente.-
De la evaluación realizada a la empresa INFOLINK Cía. Ltda., a base del modelo COSO ERM, se
determinó lo siguiente:
1. Ambiente de Control.
Aspectos Positivos:
Entre estos encontramos las relaciones con los clientes, proveedores y trabajadores, ya que existe un
trato cordial y buena comunicación, así mismo en cuanto a la imagen institucional el gerente a tratado
de cuidarla para estar dentro del mercado competitivo.
También se ha visto el cumplimiento por parte de la Junta Directiva con lo establecido en los
Estatutos de la empresa. Así mismo la empresa cuenta con una estructura organizativa la cual permite
conocer los niveles de responsabilidad y autoridad.
De igual manera se tienen motivaciones y sanciones en caso de incumplimientos por parte de los
trabajadores.
Aspectos Negativos:
La empresa no cuenta con un código de ética sin embargo tiene establecidos principios y valores que
permiten el buen trato entre los trabajadores. De igual manera no poseen una descripción detallada
de las funciones de cada puesto dentro de la empresa.
Conclusión:
En base a los resultados obtenidos se concluye que la empresa tiene un ambiente de control razonable,
ya que existen buenos puntos positivos que pueden combatir a los negativos.
ICI-E
82
Recomendación:
Crear el código de ética, donde se describan las normas de conducta que se deberán aplicar dentro
de la institución, con sus respectivas sanciones por incumplimientos, ya que estas regulan el
comportamiento de los trabajadores. Realizar la descripción de cada uno de los puestos para el
cumplimiento adecuado de las actividades dentro de la empresa.
2. Establecimiento de Objetivos.
Aspectos Positivos:
La empresa cuenta con un plan estratégico, donde consta de objetivos, misión, visión, estrategias,
principios y valores.
Aspectos Negativos:
No se ha difundido el plan estratégico a los trabajadores, falta de compromiso por parte de los
miembros de la empresa, no existe supervisión para ver el grado de cumplimiento de los objetivos y
tampoco hay una evaluación del riesgo aceptado y su tolerancia.
Conclusión:
La administración de la empresa no conoce acerca del modelo COSO II-ERM, además que dentro
de la estructura organizativa no se está informando el plan estratégico y no existe compromiso por
los miembros de la empresa.
Recomendación:
Tanto el gerente general como los jefes de área deben conocer el modelo COSO II-ERM, para que
puedan afrontar los riegos y sea una base para el control interno. Se debe difundir mediante folletos
el plan estratégico de la empresa y generar mediante incentivos el interés de todos los miembros de
la empresa.
3. Identificación de Eventos.
Aspectos Positivos:
Existe el apoyo de los administradores para poder identificar los riesgos tanto internos como
externos, de igual manera los trabajadores colaboran identificando posibles eventos que pudieran
afectar a la empresa.
Aspectos Negativos:
No existe una metodología para poder identificar eventos que afecten a la empresa.
83
Conclusión:
A pesar de existir apoyo por parte de la organización no existe una metodología para poder
sistematizar y ordenar los eventos identificados.
Recomendación:
Con el apoyo de los administradores se debe generar una metodología adecuada para poder
sistematizar y ordenar los eventos que son identificados por los empleados de la empresa y así
prevenir problemas futuros.
4. Evaluación del Riesgo.
Aspectos Positivos:
La empresa tiene información confiable y oportuna que le permite evaluar los riesgos, permitiéndole
reaccionar ante cambios que se generen en la entidad.
Aspectos Negativos:
No existe una evaluación periódica del riesgo que permita identificar los eventos que impiden la
consecución de objetivos, además no se evalúan los acontecimientos desde la probabilidad de
impacto.
Conclusión:
Se debe tomar en cuenta la evaluación de los riesgos para minimizar la probabilidad de impacto en
caso de que ocurriese.
Recomendación:
Aplicar métodos que permitan determinar los riesgos, para así poderlos manejar adecuadamente y
alcanzar los objetivos planificados.
5. Respuesta al Riesgo.
Aspectos Positivos:
La empresa ha establecido las respuestas a los riegos identificados, tales como: evitar, reducir,
compartir y aceptar el riesgo.
Aspecto Negativo:
La empresa no ha incorporado mecanismos que le permitan tomar decisiones a la junta general.
Conclusión:
Tanto el gerente como el personal son elementos para la toma de decisiones.
84
Recomendación:
Se debe tomar en cuenta cómo responder a los posibles riesgos para evitar que generen problemas
que puedan afectar el funcionamiento de la empresa.
6. Actividades de Control.
Aspectos Positivos:
Es positivo que la empresa ha establecido controles generales sobre la gestión de la tecnología de
información, su infraestructura, gestión de seguridad y la adquisición, desarrollo y mantenimiento
del software.
Aspecto Negativo:
En este tema la empresa no cuenta con puntos negativos.
Conclusión:
En este componente se han puesto controles preventivos que permiten identificar riesgos y así ayudar
en los procesos y procedimientos tecnológicos en cada área.
Recomendación:
Tener una permanente vigilancia en las actividades tomando en cuenta los avances tecnológicos.
7. Información y Comunicación:
Aspecto Positivo:
Los sistemas de información dentro de la empresa son agiles y flexibles, además existe comunicación
entre las distintas áreas, presentándose así una comunicación oportuna y confiable.
Aspecto Negativo:
No se cuenta con la página Web actualizada lo que causa inconvenientes de igual forma no existen
políticas para la información y comunicación en las distintas áreas.
Conclusión:
En toda la empresa existe una buena comunicación lo cual es una fortaleza para la compañía.
Recomendación:
Actualizar la página Web de la empresa, establecer políticas para la información y comunicación y
así que esta sea eficaz y oportuna.
85
8. Supervisión y Monitoreo.
Aspecto Positivo:
La empresa revisa los registros del sistema contable con los activos fijos de la empresa, con esto se
asegura la fiabilidad de la información.
Aspecto Negativo:
No ha existido una evaluación del control interno y tampoco se ha realizado en los años de existencia
de la empresa una auditoría.
Conclusión:
La empresa no cuenta con información generada por auditorías externas, que le permita tomar
acciones correctivas en caso de problemas.
Recomendación:
Se recomienda que se realicen tanto auditorías internas como externas para que existan controles
tanto en las actividades de la empresa como en la información financiera.
En función de lo acotado anteriormente, se procederá a revisar la recaudación de la cartera, pago a
proveedores, adquisición y venta de productos, para identificar debilidades que pueden afectar el
desenvolvimiento de las actividades dentro de la empresa.
Sin otro particular, le agrademos por la atención brindada a la presente.
Atentamente,
Evelyn Hidalgo
HR Auditores
86
Cuestionario de control interno para la recaudación de cartera.
EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN
CONTROL
Nombre: Yolanda Estévez
Cargo: Jefe del Área de Financiera
No. PREGUNTA SI NO N/A Calificaci
ón
Obse
rvac.
Ópt
ima
Ob
ten
.
AMBIENTE DE CONTROL
1 ¿La estructura organizacional define en forma
clara la distribución de funciones?
X 1 1
2 ¿Existe un manual de funciones donde se
especifique las actividades a realizarse en
cada puesto?
X 1 0
3 ¿Existen filosofías, valores y principios
claramente establecidos?
X 1 1
4 ¿Se establece un plan de capacitación al
personal?
X 1 1
5 ¿El personal es contratado tomando en cuenta
profesionalismo y experiencia?
X 1 1
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
6 ¿Conoce las políticas establecidas por la
entidad para la recuperabilidad de cartera?
X 1 1
7 ¿Existen objetivos establecidos para
recuperación de cartera?
X 1 0
8 ¿Se analiza que las actividades que se
realizan, colaboren con la consecución de
objetivos?
X 1 1
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
9 ¿Se establece un procedimiento por parte de
la gerencia para la entrega de créditos a los
clientes?
X 1 1
CCI-RC
4.1.1. Cuestionario de Control Interno Recaudación de Cartera.
87
Cuestionario de control interno para la recaudación de cartera, (continuación)
10 ¿Existen controles adecuados para la
recuperación de la cartera?
X 1 1
EVALUACIÓN DEL RIESGO
11 ¿Se evalúa la capacidad de pago del cliente
previo la entrega de venta a crédito?
X 1 1
12 ¿Existe evaluación del proceso de
recuperación de la cartera?
X 1 1
13 ¿Se ha definido un programa de cobro de
cartera?
X 1 0
14 ¿El personal que recibe el dinero tiene un
grado adecuado de responsabilidad, y sus
funciones están segregadas?
X 1 1
15 ¿Se realizan procedimientos para controlar las
existencias de inventario vs el dinero recibido
por las ventas?
X 1 1
RESPUESTA AL RIESGO
16 ¿Se realizan conciliaciones periódicas entre
los registros y el dinero cobrado?
X 1 1
17 ¿Se soportan los créditos entregados a clientes
con un documento válido por la legislación
vigente
X 1 1
18 ¿Se ha motivado y capacitado al personal para
asumir mayor control de su trabajo?
X 1 1
19 ¿Existen procesos para el control de cobros y
controlar plazos vencidos de clientes, planes
para recuperabilidad de la cartera?
X 1 0
ACTIVIDADES DE CONTROL
20 ¿Se evalúa el desempeño del personal
periódicamente?
X 1 1
21 ¿Existen indicadores de rotación para
determinar la recuperabilidad de la cartera?
X 1 0
88
Cuestionario de control interno para la recaudación de cartera, (continuación)
22 ¿Se controla que exista una adecuada
selección de clientes a crédito evaluando
costo-beneficio?
X 1 1
23 ¿Existen definidos procedimientos para el
manejo de las cuentas por cobrar antiguas?
X 1 1
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
24 ¿Existe un canal de comunicación adecuado
de acuerdo a las funciones y
responsabilidades del personal?
X 1 1
25 ¿Existen reuniones periódicas con el personal
para evaluar su desempeño y comunicar el
avance del área hacia el logro de los objetivos
propuestos?
X 1 0
26 ¿Existe un plan de capacitación para el
personal, que les permita actualizar
conocimientos para el control?
X 1 1
27 ¿Existe una adecuada comunicación con los
clientes, hay una actualización periódica de la
base de datos de clientes?
X 1 1
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
28 ¿Existe control sobre la recuperabilidad de la
cartera por una persona de nivel superior al
personal que se encarga de los cobros?
X 1 1
29 ¿Se realizan conciliaciones periódicas del
monto recibido de los clientes contra el monto
pendiente de cobro?
X 1 1
30 ¿Existen procedimientos para validar la
existencia de la documentación que soporta el
cobro de facturas?
X 1 0
31 ¿Se ejecutan controles físicos a las existencias
de dinero?
X 1 1
TOTAL: 31 24
89
Confianza Ponderada = Calificación Total *100
Ponderación Total
Confianza Ponderada = 24 *100 = 77,42
31
El nivel de confianza es del 77,42%, eso significa que el nivel de riesgo es el 22,58%.
Tabla 4.12 Cuadro de calificación del Riesgo de la Recaudación de Cartera.
CONFIANZA % RIESGO %
Baja 15%-50% Alto 85%-50%
Medio 51%-75% Medio 49%-25%
Alto 76%-95% Bajo 24%-5%
Como muestra el cuadro el nivel de riesgo es bajo y el de confianza se encuentra en un nivel alto.
Tabla 4.13 Hallazgos de la Recaudación de Cartera.
Pregunta Punto Negativo Recomendación
2 No existe un manual de funciones donde se
especifiquen las funciones a realizar.
Diseñar el manual de
funciones con las actividades a
realizar en cada puesto.
7 Falta de objetivos para recuperación de la cartera. Plantear objetivos para saber
que esperar con la
recuperación de la cartera.
13 Inexistencia de un programa de cobro. Realizar un programa de cobro
en el que se sepa el tiempo de
recuperación de cartera y las
condiciones para recuperarla.
19 Falta de procesos para el control de cobros y
controlar plazos vencidos de clientes, planes para
recuperabilidad de la cartera
Definir los procesos donde
consten plazos y planes para
recuperación de la cartera.
21 No existe indicadores de rotación para determinar
la recuperabilidad de la cartera
Definir indicadores que
permitan conocer el tiempo en
que se recupera la cartera.
25 Falta de reuniones periódicas con el personal para
evaluar su desempeño y comunicar el avance del
área hacia el logro de los objetivos propuestos
Realizar reuniones con el
personal donde se evalúen los
desempeños de cada empleado
y de esta forma dar a conocer
los objetivos alcanzados.
30 No existen procedimientos para validar la
existencia de la documentación que soporta el
cobro de facturas
Generar procedimientos que
permitan validar los
documentos que sustenten el
cobro de las facturas emitidas.
90
4.1.1. Cuestionario de Control Interno Pago de Proveedores.
Cuestionario de control interno para el pago de proveedores.
EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE
EVALUACIÓN CONTROL
Nombre: Yolanda Estévez
Cargo: Jefe del Área de Financiera
No. PREGUNTA S
I
N
O
N
/
A
Calificaci
ón
Obse
rvac.
Ópt
ima
Ob
ten.
AMBIENTE DE CONTROL
1 ¿La estructura organizacional define en forma clara la
distribución de funciones?
X 1 1
2 ¿Existe un manual de funciones donde se especifique las
actividades a realizarse en cada puesto? X 1 0
3 ¿Existen filosofías, valores y principios claramente
establecidos?
X 1 1
4 ¿Se establece un plan de capacitación al personal? X 1 1
5 ¿El personal es contratado tomando en cuenta
profesionalismo y experiencia?
X 1 1
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
6 ¿Conoce las políticas establecidas por la entidad para el
pago de proveedores?
X 1 1
7 ¿Existen objetivos establecidos para pago de
proveedores? X 1 0
8 ¿Se analiza que las actividades que se realizan, colaboren
con la consecución de objetivos?
X 1 1
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
9 ¿Se establece un procedimiento por parte de la gerencia
para el pago de proveedores?
X 1 1
10 ¿Existen controles adecuados para pago de proveedores? X 1 1
EVALUACIÓN DEL RIESGO
11 ¿Se evalúa al proveedor antes de realizar la compra? X 1 1
12 ¿Existe evaluación del proceso de pago al proveedor? X 1 1
CCI-RC
91
Cuestionario de control interno para el pago de proveedores, (continuación)
13 ¿Se ha definido un programa de pago al proveedor? X 1 0
14 ¿El personal que entrega los pagos tiene un grado
adecuado de responsabilidad, y sus funciones están
segregadas?
X 1 1
15 ¿Se realizan procedimientos para controlar las existencias
de inventario vs el dinero entregado por las compras?
X 1 1
RESPUESTA AL RIESGO
16 ¿Se realizan conciliaciones periódicas entre los registros
y el dinero pagado cobrado?
X 1 1
17 ¿Se soportan los pagos realizados a los proveedores con
un documento válido por la legislación vigente?
X 1 1
18 ¿Se ha motivado y capacitado al personal para asumir
mayor control de su trabajo?
X 1 1
19 ¿Existen procesos para el control de pagos y controlar
plazos de entrega de productos? X 1 0
ACTIVIDADES DE CONTROL
20 ¿Se evalúa el desempeño del personal periódicamente? X 1 1
21 ¿Existen indicadores de rotación para determinar el pago
a proveedores? X 1 0
22 ¿Se controla que exista una adecuada selección de
proveedores evaluando costo-beneficio?
X 1 1
23 ¿Existen definidos procedimientos para el manejo de las
cuentas por pagar?
X 1 1
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
24 ¿Existe un canal de comunicación adecuado de acuerdo a
las funciones y responsabilidades del personal?
X 1 1
25 ¿Existen reuniones periódicas con el personal para
evaluar su desempeño y comunicar el avance del área
hacia el logro de los objetivos propuestos?
X 1 0
26 ¿Existe un plan de capacitación para el personal, que les
permita actualizar conocimientos para el control?
X 1 1
27 ¿Existe una adecuada comunicación con los clientes, hay
una actualización periódica de la base de datos de
clientes?
X 1 1
92
Cuestionario de control interno para el pago de proveedores, (continuación)
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
28 ¿Existe control sobre el pago a proveedores por una
persona de nivel superior al personal que se encarga de
los pagos?
X 1 1
29 ¿Se realizan conciliaciones periódicas de las facturas
recibidas contra los pagos realizados?
X 1 1
30 ¿Existen procedimientos para validar la existencia de la
documentación que soporta el pago de facturas? X 1 0
31 ¿Se ejecutan controles físicos a las existencias de dinero? X 1 1
TOTAL: 31 24
Confianza Ponderada = Calificación Total *100
Ponderación Total
Confianza Ponderada = 24 *100 = 77,42
31
El nivel de confianza es del 77,42%, eso significa que el nivel de riesgo es el 22,58%.
Tabla 4.14 Cuadro de calificación del Riesgo de la Empresa.
CONFIANZA % RIESGO %
Baja 15%-50% Alto 85%-50%
Medio 51%-75% Medio 49%-25%
Alto 76%-95% Bajo 24%-5%
Como muestra el cuadro el nivel de riesgo es bajo y el de confianza se encuentra en un nivel alto.
93
Tabla 4.15 Hallazgos de los Pagos a Proveedores.
Pregunta Punto Negativo Recomendación
2 No existe un manual de funciones donde se
especifiquen las funciones a realizar.
Diseñar el manual de
funciones con las actividades a
realizar en cada puesto.
7 Falta de objetivos para el pago a proveedores. Plantear objetivos para saber
que esperar con el pago a
proveedores.
13 Inexistencia de un programa pago a proveedores. Realizar un programa de pago
en el que se sepa el tiempo de
y las condiciones para realizar
los pagos.
19 Falta de procesos para el control de pagos y
controlar plazos vencidos con los proveedores.
Definir los procesos donde
consten plazos y planes para
pago de facturas.
21 No existen indicadores de rotación para
determinar los pagos a proveedores.
Definir indicadores que
permitan conocer el tiempo en
que se paga a los proveedores.
25 Falta de reuniones periódicas con el personal para
evaluar su desempeño y comunicar el avance del
área hacia el logro de los objetivos propuestos
Realizar reuniones con el
personal donde se evalúen los
desempeños de cada empleado
y de esta forma dar a conocer
los objetivos alcanzados.
30 No existen procedimientos para validar la
existencia de la documentación que soporta el
pago de facturas
Generar procedimientos que
permitan validar los
documentos que sustenten el
pago de las facturas recibidas.
94
4.1.2. Cuestionario de Control Interno Área de Ventas.
Cuestionario de control interno para ventas, (continuación)
EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA. CUESTIONARIO
DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Nombre: Damián Galarza
Cargo: Jefe del Área de Ventas
No. PREGUNTA SI NO N/A Calificación Observac.
Óptima Obten.
AMBIENTE DE CONTROL
1 ¿La estructura organizacional define
en forma clara la distribución de
funciones?
X 1 1
2 ¿Existe un manual de funciones donde
se especifique las actividades a
realizarse en cada puesto?
X 1 0
3 ¿Existen filosofías, valores y
principios claramente establecidos?
X 1 1
4 ¿Se establece un plan de capacitación
al personal? X 1 0
5 ¿El personal es contratado tomando en
cuenta profesionalismo y experiencia?
X 1 1
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
6 ¿Conoce las políticas establecidas por
la entidad para las ventas?
X 1 1
7 ¿Existen objetivos establecidos para
las ventas?
X 1 1
8 ¿Se analiza que las actividades que se
realizan, colaboren con la consecución
de objetivos?
X 1 0
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
9 ¿Se establece un procedimiento por
parte de la gerencia para la entrega de
créditos a los clientes?
X 1 1
10 ¿Existe un catálogo de ventas con
listas y precios?
X 1 1
11
¿Existen controles adecuados para el
manejo de las existencias que salen del
inventario?
X 1 0
CCI-V
95
Cuestionario de control interno para ventas, (continuación)
EVALUACIÓN DEL RIESGO
12 ¿Existe evaluación del proceso de
salida de las mercaderías del
inventario?
X 1 1
13 ¿El personal que recibe el dinero tiene
un grado adecuado de responsabilidad,
y sus funciones están segregadas?
X 1 1
14 ¿Se realizan procedimientos para
controlar las existencias de inventario
vs el dinero recibido por las ventas?
X 1 1
RESPUESTA AL RIESGO
17 ¿Se realizan conciliaciones periódicas
de la recaudación por ventas?
X 1 1
18 ¿Se ha motivado y capacitado al
personal para asumir mayor control de
su trabajo?
X 1 0
19 ¿Existen métodos para validar las
facturas emitidas por la empresa
contra la mercadería que salió del
inventario?
X 1 0
20 ¿Existen procesos para el control de
cobros y controlar plazos vencidos de
clientes, planes para recuperabilidad
de la cartera?
X 1 0
ACTIVIDADES DE CONTROL
21 ¿Se evalúa el desempeño del personal
periódicamente?
X 1 1
22 ¿Existen indicadores de rotación para
determinar que productos son los más
vendidos?
X 1 0
23 ¿Existen supervisión sobre la salida de
mercadería desde la bodega?
X 1 0
24 ¿Se controla que exista una adecuada
selección de clientes a crédito
evaluando costo-beneficio?
X 1 1
25 ¿Existen definidos procedimientos
para el manejo de las cuentas por
cobrar antiguas?
X 1 1
96
Cuestionario de control interno para ventas, (continuación)
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
26 ¿Existe un canal de comunicación
adecuado de acuerdo a las funciones y
responsabilidades del personal?
X 1 1
27 ¿Existen reuniones periódicas con el
personal para evaluar su desempeño y
comunicar el avance del área hacia el
logro de los objetivos propuestos?
X 1 0
28 ¿Existe un plan de capacitación para el
personal, que les permita actualizar
conocimientos para el control?
X 1 1
29 ¿Existe una adecuada comunicación
con los clientes, hay una actualización
periódica de la base de datos de
clientes?
X 1 1
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
30 ¿Existe control sobre la salida de
mercadería por una persona de nivel
superior al personal que despacha los
productos?
X 1 1
31 ¿Se realizan conciliaciones periódicas
del monto recibido de los clientes
contra el monto pendiente de cobro?
X 1 1
32 ¿Existen procedimientos para validar
la existencia de la documentación que
soporta las ventas, salida de
inventarios y cobro de facturas?
X 1 0
33 ¿Se ejecutan controles físicos a las
existencias de dinero?
X 1 1
TOTAL: 33 20
Confianza Ponderada = Calificación Total *100
Ponderación Total
Confianza Ponderada = 20 *100 = 60,61%
33
El nivel de confianza es del 60,61%, eso significa que el nivel de riesgo es el 39,39%.
97
Tabla 4.16 Cuadro de calificación del Riesgo del Área de Ventas.
CONFIANZA % RIESGO %
Baja 15%-50% Alto 85%-50%
Medio 51%-75% Medio 49%-25%
Alto 76%-95% Bajo 24%-5%
Como muestra el cuadro tanto el nivel de riesgo como el de confianza se encuentra en un nivel
medio.
Tabla 4.17 Hallazgos del Área de Ventas.
Pregunta Punto Negativo Recomendación
2 No existe un manual de funciones donde se
especifiquen las funciones a realizar.
Diseñar el manual de
funciones con las actividades a
realizar en cada puesto.
4 Falta de capacitación al personal. Establecer planes de
capacitación al personal del
área de ventas.
8 No se analizan las actividades para ver si
contribuyen con el cumplimiento de objetivos.
Realizar un análisis de cada
una de las actividades del área
para que estén acorde al
cumplimiento de objetivos.
18 Falta de motivación y capacitación al personal
para asumir mayor control de su trabajo
El gerente deberá implementar
un plan de capacitación para
los empleados del área en
temas de marketing y ventas,
atención al cliente y gestión de
riesgos de crédito.
19 Falta de métodos para valoración de las facturas
emitidas contra la mercadería que salió del
inventario.
Definir métodos como la
constatación física de las
facturas y del inventario.
20 No hay procesos para el control de cobros y
controlar plazos vencidos de clientes, planes para
recuperabilidad de la cartera
Definir los procesos donde
consten plazos y planes para
recuperación de la cartera.
22 Inexistencia de indicadores de rotación para
determinar que productos son los más vendidos
Determinar un indicador que
muestro los productos que
tienen mayores ventas en la
empresa.
98
Tabla 4.17 Hallazgos del Área de Ventas, (continuación)
23 No existe supervisión sobre la salida de
mercadería desde la bodega
Mediante el uso de la tarjeta
kardex y la constatación física
supervisar la salida de
mercadería.
27 Falta de reuniones periódicas con el personal para
evaluar su desempeño y comunicar el avance del
área hacia el logro de los objetivos propuestos
Realizar reuniones con el
personal donde se evalúen los
desempeños de cada empleado
y de esta forma dar a conocer
los objetivos alcanzados.
32 No existen procedimientos para validar la
existencia de la documentación que soporta las
ventas, salida de inventarios y cobro de facturas
Generar procedimientos que
permitan validar los
documentos que sustenten las
ventas, salida de inventarios y
cobro de facturas
99
4.1.3. Cuestionario de Control Interno Área de Adquisición.
Cuestionario de control interno para adquisiciones.
EMPRESA INFOLINK CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Nombre: Tatiana Villegas
Cargo: Jefe de Adquisiciones
No. PREGUNTA SI NO N/A CALIFICACIÓN
OBSERVAC. ÓPTIMA OBTENIDA
AMBIENTE DE CONTROL
1
¿La estructura
organizacional define en
forma clara la distribución
de funciones?
X
1 1
2
¿Existe un manual de
funciones donde se
especifique las actividades a
realizarse en cada puesto?
X 1 0
3
¿Existen filosofías, valores
y principios claramente
establecidos?
X
1 1
4
¿Se establece un plan de
capacitación para el
personal?
X 1 0
5
¿El personal es contratado
tomando en cuenta
profesionalismo y
experiencia?
X
1 1
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
6
¿Conoce las políticas
establecidas por la entidad
para las compras?
X
1 1
7
¿Existen objetivos
establecidos para las
compras?
X 1 1
8
¿Se analiza que las
actividades que se realizan
colaboren con la
consecución de objetivos?
X
1 0
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
9
¿Se establece un
procedimiento por parte de
la gerencia para la selección
de proveedores?
X
1 1
CCI-A
100
Cuestionario de control interno para adquisiciones, (continuación)
10
¿Existe un procedimiento,
donde se defina la ubicación
de los productos?
X 1 0
11
¿Existe controles adecuados
para el manejo de existencia
de inventarios?
X
1 0
12
¿La contabilización de las
compras, registro y
actualización de kardex, es
supervisada por la gerencia?
X 1 0
13
¿El conocimiento y las
destrezas del personal son
adecuados para el nivel de
responsabilidad asignado?
X
1 1
EVALUACIÓN DEL RIESGO
14
¿La capacidad de los
proveedores para cumplir
con sus obligaciones es
controlada por la gerencia?
X
1 1
15
¿Existe supervisión sobre el
proceso de ingreso de las
mercaderías al inventario?
X 1 1
16
¿Dentro de los inventarios
se revisa físicamente la
mercadería para identificar
productos dañados o
defectuosos?
X
1 0
17 ¿La cantidad de mercadería
en stock es suficiente? X 1 1
RESPUESTA AL RIESGO
18
¿Existen procedimientos
documentados para efectuar
movimientos de personal?
X 1 0
19
¿Se rota el personal de
acuerdo a las necesidades
de cada área para agilizar y
simplificar el trabajo?
X
1 0
20
¿Se ha motivado y
capacitado al personal para
asumir mayor control de su
trabajo?
X 1 0
21 ¿Existen métodos para
validar las facturas
recibidas por el proveedor
contra la mercadería
ingresada al inventario?
X
1 1
101
Cuestionario de control interno para adquisiciones, (continuación)
22
¿Existen procesos para el
control de pagos y controlar
plazos vencidos?
X 1 0
ACTIVIDADES DE CONTROL
23
¿Se evalúa el desempeño
del personal
periódicamente?
X 1 1
24 ¿Existe supervisión en el
ingreso de mercaderías?
X
1 0
25
¿Existen controles en el
ingreso de las compras al
sistema?
X 1 0
26
¿Se controla que exista una
adecuada selección de
proveedores evaluando
costo-beneficio?
X
1 1
27
¿Existen definidos
procedimientos para el
manejo de las cuentas por
pagar antiguas?
X 1 1
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
28
¿Existe un canal de
comunicación adecuado de
acuerdo a las funciones y
responsabilidades del
personal?
X 1 1
29
¿Existen reuniones
periódicas con el personal
para evaluar su desempeño
y comunicar el avance del
área hacia el logro de los
objetivos propuestos?
X
1 0
30
¿Existe un plan de
capacitación para el
personal, que les permita
actualizar conocimientos
para el control de
inventarios?
X 1 0
31
¿Existe una adecuada
comunicación con los
proveedores, hay una
actualización periódica de
la base de datos de
proveedores?
X
1 1
102
Cuestionario de control interno para adquisiciones, (continuación)
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
32
¿Existe control sobre la
recepción de mercadería por
una persona de nivel
superior al personal que
recibe los productos?
X
1 1
33
¿Se realizan conciliaciones
periódicas del monto
cancelado a proveedores
contra el monto pendiente a
pagar?
X 1 1
34
¿Existen procedimientos
para validar la existencia de
la documentación que
aporta la compra, recepción
de inventarios y el pago de
facturas?
X
1 0
35
¿Se ejecutan controles
físicos a las existencias de
productos?
X 1 1
TOTAL: 35 19
Confianza Ponderada = Calificación Total *100
Ponderación Total
Confianza Ponderada = 19 *100 = 52,29%
35
El nivel de confianza es del 52,29%, eso significa que el nivel de riesgo es el 47,71%.
Tabla 4.18 Cuadro de calificación del Riesgo del Área de Adquisiciones.
CONFIANZA % RIESGO %
Baja 15%-50% Alto 85%-50%
Medio 51%-75% Medio 49%-25%
Alto 76%-95% Bajo 24%-5%
Como muestra el cuadro tanto el nivel de riesgo como el de confianza se encuentra en un nivel
medio.
103
Tabla 4.19 Hallazgos del Área de Adquisiciones.
Pregunta Punto Negativo Recomendación
2 No existe un manual de funciones donde se
especifiquen las funciones a realizar.
Diseñar el manual de funciones con
las actividades a realizar en cada
puesto.
4 Falta de capacitación al personal. Establecer planes de capacitación al
personal del área de ventas.
8 No se analizan las actividades para ver si
contribuyen con el cumplimiento de
objetivos.
Realizar un análisis de cada una de
las actividades del área para que
estén acorde al cumplimiento de
objetivos.
10 No hay un procedimiento, donde se defina la
ubicación de los productos
Determinar un procedimiento
sistematizado para poder ubicar con
facilidad los productos.
11 Falta de controles adecuados para el manejo
de existencia de inventarios.
Realizar periódicamente
constataciones físicas de los
inventarios.
12 No existe supervisión por parte de la
gerencia en cuanto a la contabilización de las
compras, registro y actualización de kardex.
Se necesita supervisión por parte del
gerente para verificar si la
información es real y está
actualizada.
16 No hay una constatación física de la
mercadería para identificar productos
dañados o defectuosos.
Revisar periódicamente el estado
físico de la mercadería para evitar
pérdidas.
18- 19 Inexistencia de procedimientos
documentados para efectuar movimientos de
personal
Documentar procedimientos donde
se indique la rotación del personal
en las diferentes funciones del área.
Falta de motivación y capacitación al
personal para asumir mayor control de su
trabajo
Realizar un plan de capacitación que
incluya técnicas de compras
efectivas que involucren la
evaluación del precio, producto,
calidad, variedad, logística con los
proveedores, manejo de inventarios,
planificación de la demanda y
estrategias de negociación.
104
Tabla 4.19 Hallazgos del Área de Adquisiciones, (continuación)
22 Falta de procesos para el control de pagos y
controlar plazos vencido
Definir un proceso de control de
pagos a los proveedores donde se
controle los plazos vencidos y el
pago sea de forma inmediata.
24 No existe supervisión en el ingreso de
mercaderías
Al momento de que llega la
mercadería el encargado de la
bodega debe realizar una inspección
física de la mercadería.
25 Falta de controles en el ingreso de las
compras al sistema
Verificar los datos y la mercadería
que ingresa para después ser
registrada en el sistema.
29 Falta de reuniones periódicas con el personal
para evaluar su desempeño y comunicar el
avance del área hacia el logro de los
objetivos propuestos
Realizar reuniones con el personal
donde se evalúen los desempeños de
cada empleado y de esta forma dar a
conocer los objetivos alcanzados.
32 No existen procedimientos para validar la
existencia de la documentación que soporta
la compra, recepción de inventarios y el
pago de facturas
Generar procedimientos que
permitan validar los documentos
que sustenten la compra, recepción
de inventarios y el pago de facturas
105
4.2. Control Interno.
La propuesta de control interno constara de los siguientes ítems:
Manual de Funciones.
Organigrama Estructural.
Manual de Procedimientos.
Indicadores de Gestión
Políticas
4.2.1. Manual de Funciones.
Se ha diseñado este manual en torno a las áreas de la empresa, teniendo en cuenta su funcionamiento.
Tabla 4.20 Manual de Funciones Junta General.
PERFIL DE PUESTO
Cargo Junta General
Supervisa a Director y Gerente General
Responsabilidad Principal Nombrar y remover por causas legales, al Presidente y al Gerente
General. Tomar decisiones en cuanto al aumento o disminución del
capital.
FUNCIONES
Nombrar y remover por causas legales, al Presidente y al Gerente General.
Conocer el estado de la compañía mediante los Estados Financieros y notas a los estados.
Establecer las normas que estime convenientes para el cumplimiento y desarrollo de las
finalidades.
Acordar las reformas de los estatutos y del capital social.
Decidir la disolución de la compañía y nombrar su liquidador.
Resolver la apertura y/o disolución de sucursales y agencias dentro del territorio nacional o fuera
de él.
Aprobar las actas de sus sesiones.
Resolver la distribución de las utilidades entre los socios.
Interpretar los estatutos.
Realizado por: Evelyn Hidalgo Revisado por: Francisco Taipe
106
Tabla 4.21 Manual de Funciones Presidencia Ejecutiva.
PERFIL DE PUESTO
Cargo Presidencia Ejecutiva
Supervisa a Gerente General
Responde a Junta General
Responsabilidad Principal Cumplir y hacer cumplir las decisiones tomadas por la junta
general de socios.
FUNCIONES
Nombrar y remover por causas legales, al Presidente y al Gerente General.
Presidir las sesiones de la Junta General.
Suscribir conjuntamente con el Gerente General los certificados de aportación y firmar con el
secretario las actas de la Junta General.
Vigilar las operaciones de la marcha económica de la compañía.
Subrrogar al Gerente General en caso de falta, ausencia o impedimento de este.
Realizado por: Evelyn Hidalgo Revisado por: Francisco Taipe
Tabla 4.22 Manual de Funciones Gerencia General.
PERFIL DE PUESTO
Cargo Gerencia General
Supervisa a Gerencias
Responde a Junta General y Presidencia Ejecutiva
Responsabilidad Principal Dar a conocer la situación de la empresa y determinar el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
FUNCIONES
Convocar a Junta General
Suscribir conjuntamente con el presidente los certificados de aportación y las actas de la Junta
General.
Organizar y dirigir las dependencias y oficinas de la compañía.
Concurrir a nombre de la compañía a la celebración de las escrituras públicas.
Cuidar y hacer que se lleven los libros de contabilidad.
Presentar por lo menos cada año una memoria razonada acerca de la situación de la compañía,
acompañada de los Estados Financieros y notas a los estados.
Suscribir todo acto y contrato a nombre de la empresa.
Contratar empleados y fijar sus remuneraciones, y dar por terminados contratos cuando sea el
caso.
Ejercer todas las funciones que le señalare la Junta General.
Realizado por: Evelyn Hidalgo Revisado por: Francisco Taipe
107
Tabla 4.23 Manual de Funciones Jefe Área Administrativa.
PERFIL DE PUESTO
Cargo Jefe de Área Administrativa
Supervisa a Empleados del área
Responde a Junta General
Responsabilidad
Principal
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades para el
cumplimiento de los objetivos.
FUNCIONES
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades administrativas para el cumplimiento de
los objetivos de la compañía.
Designar las responsabilidades de cada área de la compañía para el cumplimiento adecuado de
las operaciones institucionales.
Controlar la utilización adecuada de los recursos de la compañía.
Seleccionar el personal adecuado para la empresa.
Capacitar al personal.
Realizado por: Evelyn Hidalgo Revisado por: Francisco Taipe
Tabla 4.24 Manual de Funciones Jefe Área Financiera.
PERFIL DE PUESTO
Cargo Jefe de Área Financiera
Supervisa a Empleados del área
Responde a Junta General
Responsabilidad Principal Llevar y controlar todos los registros contables de la empresa.
FUNCIONES
Contar con la información contable actualizada para su análisis y toma de decisiones.
Elaborar los índices financieros.
Aplicar las Normas Internacionales Información Financiera.
Analizar los resultados obtenidos, identificando las áreas críticas y ver posibles soluciones
Asesorar a la gerencia en temas tributarios y financieros.
Realizado por: Evelyn Hidalgo Revisado por: Francisco Taipe
108
Tabla 4.25 Manual de Funciones Jefe Área de Adquisiciones.
PERFIL DE PUESTO
Cargo Jefe de Área de Adquisiciones
Supervisa a Empleados del área
Responde a Junta General
Responsabilidad Principal Encargado de realizar las compras de los equipos tecnológicos.
FUNCIONES
Adquisiciones de los productos tecnológicos.
Almacenar los productos.
Mantener relaciones armónicas con los proveedores.
Recibir y analizar las cotizaciones.
Revisar y actualizar la base de datos.
Negociar descuentos y condiciones de pago.
Realizado por: Evelyn Hidalgo Revisado por: Francisco Taipe
Tabla 4.26 Manual de Funciones Jefe Área de Ventas.
PERFIL DE PUESTO
Cargo Jefe de Área de Ventas
Supervisa a Empleados del área
Responde a Junta General
Responsabilidad Principal Dar seguimiento y control en las actividades de venta.
FUNCIONES
Realizar publicidad y promociones que llamen la atención de los clientes.
Recibir los pedidos de los clientes.
Procesar los pedidos y forma de pago.
Elaborar pronósticos de ventas.
Establecer precios.
Llevar un adecuado control y análisis de las ventas.
Realizado por: Evelyn Hidalgo Revisado por: Francisco Taipe
109
Tabla 4.27 Manual de Funciones Jefe del Área Técnica.
PERFIL DE PUESTO
Cargo Jefe del Área Técnica
Supervisa a Empleados del área
Responde a Junta General
Responsabilidad Principal Brindar soluciones informáticas adecuadas.
FUNCIONES
Brindar el servicio de soporte de impresoras
Brindar el servicio de soporte de servidores
Asesoramiento de equipos de seguridad perimetral de redes.
Dar soluciones Integrales Zimbra / Redhat
Brindar el servicio de soporte Tablets
Dar soluciones Integrales Vmware / Microsoft Windows Server
Realizado por: Evelyn Hidalgo Revisado por: Francisco Taipe
110
4.3.2. Organigrama Estructural.
Figura 4.1 Organigrama Estructural.
Accionistas
Presidencia
Ejecutiva
Gerente
General
Jefe
Administrat.
Dirección
R.R.H.H.
Atención al
cliente
Mensajería
Recepción
Jefe
Financiero
Contabilidad
Asistente
Contable 1
Asistente
Contable 2
Jefe
Adquisición
Asistente de
bodega
Asistente de
despacho
Jefe Ventas
Vendedor 1
Vendedor 2
Vendedor 3
Jefe de
Servic. Téc.
Servicio
Técnico
Soporte
Impresoras
Soporte
Servidores
Soluciones
Integrales
Soporte
Tablets
Seguridad
Perimetral
Auditoria
Interna
111
4.3.3. Manual de Procedimientos.
A continuación se presenta el manual de procedimientos que servirá de base para el área de
Finanzas, Ventas y Adquisiciones.
Tabla 4.28 Manual de Procedimientos Recuperación de Cartera.
INFOLINK CÍA. LTDA.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Área: Financiera
1. Objetivo General: Direccionar al personal del área financiera, para que realice las tareas
asignadas evitando la duplicidad de actividades, generando así un procedimiento
adecuado para la obtención de excelentes resultados.
2. Alcance: Se pondrá en práctica diariamente en las actividades de recuperación de cartera,
siendo utilizado por todos los que participan en este proceso.
3. Control Interno:
- Verificar que el valor registrado en el sistema esté acorde con el de las facturas
recibidas.
- Conciliar los valores recibidos con los registros contables.
4. Responsabilidades:
Jefe de Ventas
- Generar el reporte de Clientes.
- Revisa saldos vencidos.
Vendedor
- Realiza una llamada para recordar el vencimiento del pago.
- Envía al cliente el reporte de saldos.
Asistente de Contabilidad
- Realiza el cobro.
- Registro del cobro en el sistema.
Realizado por: Evelyn Hidalgo Revisado por: Francisco Taipe
112
DIAGRAMA DE FLUJO
Asistente de
ContabilidadJefe de Ventas Vendedor DESCRIPCIÓN
RE
CU
PE
RA
CIÓ
N D
E L
A C
AR
TE
RA
1
2
3 4
5
6 7
8
9
NO
SI
1. Inicio
2. Genera reporte
de clientes
3. Revisión de
saldos
4. Realiza una
llamada para recordar
el vencimiento del
pago.
5. Envía al
cliente el reporte de
saldos.
6. Si el cliente
paga el cobro lo
realiza contabilidad.
7. Se registra el
cobro en el sistema.
Figura 4.2 Diagrama de Flujo de la Recuperación de Cartera.
113
Tabla 4.29 Manual de Procedimientos Pago a Proveedores.
INFOLINK CÍA. LTDA.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Área: Financiera
1. Objetivo General: Direccionar al personal del área financiera, para que realice las tareas
asignadas evitando la duplicidad de actividades, generando así un procedimiento
adecuado para la obtención de excelentes resultados.
2. Alcance: Se pondrá en práctica diariamente en las actividades de pago a proveedores,
siendo utilizado por todos los que participan en este proceso.
3. Control Interno:
- Verificar que el valor registrado en el sistema esté acorde con el de las facturas
emitidas.
- Conciliar los cheques emitidos con los valores adeudados.
4. Responsabilidades:
Jefe de Adquisiciones
- Generar el reporte de compras con sus respectivas fechas de pagos.
Jefe Financiero
- Revisa y autoriza la realización del cheque
Asistente de Contabilidad
- Emite cheque.
- Registro del pago en el sistema.
- Envió del cheque.
Gerente General
- Revisa los cheques.
- Firma los cheques y autoriza los pagos.
Realizado por: Evelyn Hidalgo Revisado por: Francisco Taipe
114
DIAGRAMA DE FLUJO
Asistente de
ContabilidadJefe FinancieroJefe de Adquisiciones Gerente General Descripción
PA
GO
A P
RO
VE
ED
OR
ES
1
3 42
5 6
89
10
7
1. INICIO
2. Generar el
reporte de
compras con
sus respectivas
fechas de
pagos.
3. Revisión y
autorización de
realización del
cheque.
4. Emisión del
cheque.
5. Registro del
pago en el
sistema.
6. Revisión del
pago.
7. Autorización
del pago.
8. Si es
aceptada firma
los cheques
9. Envió de los
cheques
10. FIN
SINO
Figura 4.3 Diagrama de Flujo del Pago a Proveedores.
115
Tabla 4.30 Manual de Procedimientos de Ventas.
INFOLINK CÍA. LTDA.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Área: Ventas
1. Objetivo General: Direccionar al personal del área de ventas, para que realice las tareas
asignadas evitando la duplicidad de actividades, generando así un procedimiento
adecuado para la obtención de excelentes resultados.
2. Alcance: Se pondrá en práctica diariamente en las actividades de venta de mercadería,
siendo utilizado por todos los que participan en este proceso.
3. Control Interno:
- Verificar que las cantidades que salen de la bodega correspondan a las cantidades
de la factura de venta.
- Conciliar el efectivo recibido por los cobros a los clientes, con las facturas
generadas por la venta.
- Realizar un análisis de antigüedad de la cartera periódicamente.
4. Responsabilidades:
Vendedores
- Recopilar datos de posibles clientes.
- Dar a conocer los nuevos productos y promociones.
- Realizar la toma de pedidos.
- Ingresar las órdenes de pedido en el sistema de la empresa.
Bodega
- Despachar la mercadería.
Asistente de Contabilidad
- Emitir la factura electrónica.
- Registrar venta de mercaderías.
- Registrar cobro de las ventas.
- Registrar cuentas por cobrar.
Realizado por: Evelyn Hidalgo Revisado por: Francisco Taipe
116
DIAGRAMA DE FLUJO
VendedorCliente BodegueroAsistente de
ContabilidadDescripción
PR
OC
ES
O D
E V
EN
TA
S
1
2 3
4
1. INICIO
2. Se comunica
con la empresa.
3. Da a conocer
los productos y
precios.
4. Toma el
pedido.
5. Ingreso de la
orden de pedido
en el sistema.
6. Emisión de la
mercadería.
7. Revisión de la
información de
la compra.
8. Está correcta
la información.
9. Registro de la
compra en el
sistema.
10. Emisión de
factura
electrónica.
11. FIN
5 6 7
8
9
10
11
NO
SI
Figura 4.4 Diagrama de Flujo del Ventas.
117
Tabla 4.31 Manual de Procedimientos del Área de Adquisiciones.
INFOLINK CÍA. LTDA.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Área: Adquisiciones
1. Objetivo General: Direccionar al personal del área de adquisiciones, para que realice de
forma eficiente las tareas asignadas, evitando la duplicidad de actividades y generando así
un procedimiento adecuado para la obtención de excelentes resultados.
2. Alcance: Se pondrá en práctica diariamente en las actividades de adquisición de
mercadería, siendo utilizado por todos los que participan en este proceso, desde el gerente
financiero hasta el bodeguero.
3. Control Interno:
- Una vez al mes el jefe del departamento financiero deberá participar en la toma
física del inventario, verificando el conteo físico de la mercadería y conciliando
las diferencias que pudieran existir.
- El acceso a la bodega debe estar restringido, únicamente el bodeguero tendrá
acceso libre.
- Controlar el cumplimiento de los objetivos planteados por el área.
4. Responsabilidades:
Bodeguero
- Verificación del stock.
- Elaborar orden de pedido.
- Recibir la mercadería y verificar la misma.
Jefe del área financiera
- Revisar el informe de la toma física.
- Aprobar la orden de pedido.
- Elaborar la orden de compra de mercadería.
- Aprobar el pago al proveedor.
118
Proveedor
- Despachar los productos solicitados.
- Emitir la factura.
Asistente de Contabilidad
- Ingresar en el sistema las facturas de compra.
- Realizar los comprobantes de retención.
- Cancelar las cuentas por pagar al proveedor.
Realizado por: Evelyn Hidalgo Revisado por: Francisco Taipe
Tabla 4.31 Manual de Procedimientos del Área de Adquisiciones, (continuación)
119
Diagrama de Flujo
ProveedorBodeguero Jefe del Área FinancieraAsistente de
ContabilidadDescripción
AR
EA
DE
AD
QU
ISIC
ION
ES
1
2
4
3
5
6 7
8 10
11
12
13
14
1. INICIO
2. Verificación del
stock.
3. Revisar el
informe de la
toma física.
4. Elabora orden
de pedido.
5. Aprueba orden
de pedido.
6. Realiza orden
de compra.
7. Despachar los
productos
solicitados.
8. Elabora factura.
9. Recibe y
verifica el
producto.
10. Revisa e
ingresa la factura
al sistema.
11. Realiza el
cheque y
comprobante de
retención.
12. Aprueba el
pago al proveedor.
13. Envió del
cheque y
comprobante de
retención.
14. FIN
NO
SI
NO
SI
NO
9
Figura 4.5 Diagrama de Flujo del Área de Adquisiciones.
120
4.3.4. Implementación de Indicadores de Gestión.
A continuación se muestran algunos indicadores de gestión que facilitan la toma de decisiones por
parte de la gerencia.
Tabla 4.32 Indicadores de Gestión.
INDICADOR
FÓRMULA
FRECUENCIA
Capacidad instalada
Capacidad utilizada/Capacidad instalada
Anual
Satisfacción de los
clientes
N° clientes satisfechos/N° clientes
atendidos
Mensual
Calidad del servicio
N° reclamos por mala atención/N° total de
reclamos
Mensual
Estándares de consumo
de productos
Productos utilizados/Productos disponibles
Mensual
Manejo del Personal
Gastos de Capacitación/N° Total de
empleados capacitados
Anual
Productividad
Prestación de servicios/Volumen de
insumos
Anual
Venta de mercadería/Volumen de costos
Anual
121
4.3.5. Establecimiento de Políticas.
Tabla 4.33 Políticas para Recuperación de Cartera.
Recuperación de Cartera.
Para otorgar un crédito sin documento, el cliente deberá haber realizado compras por lo
menos tres ocasiones y estás no deberán exceder los $50,00.
Los registros contables de las cuentas por cobrar deberán ser conciliados con las facturas
emitidas.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente con el fin de controlar el
vencimiento de las mismas.
Generar reportes de los créditos otorgados con la fecha de vencimiento, los mismos que
deberán ser enviados a cada cliente.
Las labores de recuperación de la cartera deben ser diferentes a la de pagos a
proveedores.
Tabla 4.34 Políticas para Pago a Proveedores.
Pago a Proveedores
La generación de pagos se realizara una vez emitido el reporte de compras con sus
respectivas fechas de pagos.
Un vez que se tengan los documentos de respaldo se deberán registrar en el sistema la
cuenta y generar los egresos.
El gerente general será el único encargado de firmar los cheques y autorizar los pagos.
Los pagos se realizarán los días lunes de 9:00 a.m. a 1:00 p.m.
122
Tabla 4.35 Políticas para Ventas.
Ventas
Se aceptan tarjetas de crédito Visa, Mastercard, American Express, Diners Club.
Por pagos en efectivo se dará un descuento del 10%.
Las entregas a domicilio se las realizara sin cargo siempre que estén dentro de la ciudad
de Quito y cuyo valor de compra sea superior a los $120,00, de lunes a viernes en horario
de 9:00 a.m. a 6:00 p.m.
Las entregas fuera de la ciudad tendrán un cargo adicional de envió.
Los plazos de entrega serán de uno a dos días hábiles una vez realizada la compra.
Los cambios de mercadería se realizaran dentro de las 24 horas, esto podrá realizarse en
caso de fallas técnicas, sin que exista maltrato o deterioro y cuenten con su empaque
original. Una vez realizada la inspección técnica se realizara los cambios con equipos de
las mismas características.
Tabla 4.36 Políticas para Adquisiciones.
Adquisiciones
El bodeguero será el encargado de firmar la recepción de los productos, además de poner
un sello con la fecha y hora de la entrega.
Se designara a una persona que se encargue de verificar que todos los productos se
encuentren completos y en buen estado, luego se firmara en el documento de recepción de
mercadería.
Los trabajadores del área deberán tener capacitaciones constantes en temas sobre técnicas
de compras efectivas que involucren la evaluación del precio, producto, calidad, variedad,
logística con los proveedores, manejo de inventarios, planificación de la demanda y
estrategias de negociación.
123
4.3.6. Formatos.
SERVICIOS INFORMÁTICOS Y ENLACES
INFOLINK CÍA. LTDA.
Dir. Matriz: Av. Francisco de Orellana y 9 de Octubre
Dir. Sucursal: Av. Francisco de Orellana y 9 de Octubre Obligado a llevar
Contabilidad: SI
Razón Social/Nombre y
Apellido Identificación:
Fecha Emisión: Guía de Remisión:
Cod.
Princ. Descripción
Cantida
d
Precio
Unit.
Descue
nto Precio Total
Infor. SUBTOTAL 12%
Direc. SUBTOTAL 0%
Teléf.
SUBTOTAL NO
OBJETO DE IVA
SUBTOTAL EXENTO
DE IVA
SUBTOTAL SIN
IMPUESTOS
DESCUENTO
ICE
IVA 12%
PROPINA
VALOR TOTAL
Figura 4.6 Formato de Factura Electrónica.
R.U.C.: 1791317459001
FACTURA
N° 001 - 001 – 0000101
Numero de Autorización
210201512420417000000000000
000
Fecha y hora de autorización:
2015-10-02T12:42:04.384-05:00
AMBIENTE: Producción
Emisión: Normal
Clave de Acceso:
124
SERVICIOS INFORMÁTICOS Y
ENLACES INFOLINK CÍA. LTDA. R.U.C.: 1791317459001
Dir. Matriz: Av. Francisco de Orellana y 9 de Octubre COMPROBANTE DE RETENCIÓN
N° 001-001-0000001
Señor (es): Fecha:
RUC: Factura:
Cheque:
AÑO BASE DE RETENCIÓN TIPO CÓDIGO Porcentaje Valor Retenido
IVA
I.R.
AGENTE DE RETENCIÓN RECIBI CONFORME
Figura 4.7 Formato de Comprobante de Retención.
125
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
1. El control interno teóricamente es una herramienta útil en cualquier tipo de organización ya
que permite detectar, administrar y reducir los riesgos que pueden afectar el cumplimiento
de objetivos, además de verificar que las actividades dentro de la empresa se estén
cumpliendo adecuadamente.
2. La empresa INFOLINK Cía. Ltda., se ve afectada el alza de aranceles relacionados a
productos tecnológicos, así artículos como teclados, memorias, copiadoras, calculadoras,
etc.; sufrieron un incremento arancelario entre el 5 y el 15%, en el caso de computadoras y
laptops el arancel pasó de 0 a 10%, produciendo un incremento en el precio de venta.
3. En el diagnóstico situacional, se realizó el análisis FODA, detectándose como una fortaleza
la atención adecuada a los clientes, ya que se cumple con sus requerimientos y se satisface
sus necesidades. Además una de las principales debilidades encontradas es la falta de control
interno que provoca repetición en las actividades y desperdicio de recursos.
4. La propuesta de control interno está basada en el informe del COSO II, la cual permitió
evaluar a la empresa, según los ocho elementos que lo componen, para poder conocer los
aspectos positivos y negativos, y así plantear las acciones correctivas a la administración.
5. El análisis de las áreas de la empresa se pudo comprobar como resultado que no existen
controles, lo cual se ve reflejado en la falta de un código de ética y los manuales de funciones
y procedimientos que garanticen eficiencia y eficacia en las operaciones.
126
5.2. Recomendaciones.
1. Se recomienda utilizar el rediseño del organigrama funcional que ha sido propuesto en el
presente trabajo, ya que da a conocer todos los puestos que existen, además de crear un
departamento de auditoria, que pueda encargarse del control interno institucional, evaluación
de los riesgos y el cumplimiento de los objetivos.
2. Para integrar adecuadamente el control interno es aconsejable que la administración de la
empresa conozcan el marco teórico del mismo, para que puedan detectar desviaciones en el
cumplimiento de los objetivos.
3. Para reducir la debilidad de capacitación al personal es necesario implementar un plan de
capacitación para los empleados en temas de manejo de inventarios, planificación de la
demanda, estrategias de negociación, marketing y ventas, atención al cliente y gestión de
riesgos de crédito
4. Crear un código de ética, donde se describan las normas de conducta que se deberán aplicar
dentro de la institución, ya que estas regulan el comportamiento de los trabajadores.
5. Elaborar un plan para difundir la misión, visión, objetivos, estrategias, valores y principios
de la organización. Esto podrá ser comunicado a los empleados mediante el uso de folletos
o revistas que muestren la cultura organizacional de la empresa.
6. Se recomienda utilizar el manual de funciones y de procedimientos propuesto, ya que este
da a conocer las responsabilidades del personal, para evitar pérdida de tiempo y recursos,
generando así procesos eficientes, agiles y rápidos.
7. Para que la empresa logre eficiencia y eficacia en los procesos administrativos se recomienda
aplicar esta propuesta que le garantizara la organización contar con una herramienta para
obtener los resultados esperados dentro de la planificación.
127
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df
131
ANEXOS
ANEXO A: Información General de la empresa INFOLINK CÍA. LTDA., en base a la
Superintendencia de Compañías y Valores.
Tomado de la Superintendencia de Compañías.
132
ANEXO B: Información General de la empresa INFOLINK CÍA. LTDA., en base al
Servicio de Rentas Internas.
Tomado del Servicio de Rentas Internas.
133
ANEXO C: Nombramiento del Gerente General y Representante Legal.
Tomado de la empresa INFOLINK Cía. Ltda.
134
ANEXO D: Certificado de cumplimiento de obligaciones.
Tomado del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
135
ANEXO E: Dirección de la Empresa.
Se encuentra ubicada en la Av. Orellana N27-143 y 9 de Octubre Esq.
Tomado de la empresa INFOLINK Cía. Ltda.
136
ANEXO F: Cuestionario a Clientes.
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Objetivo: Identificar el funcionamiento de la empresa y así tener claridad sobre la
situación actual, por lo cual requerimos de su absoluta colaboración.
Instrucciones: Lea atentamente cada una de las preguntas, revise todas las opciones, y
marque con una X la respuesta que considere conveniente.
1. ¿Cómo
considera los
servicios que
le brinda la
empresa?
Buenos
Regulares
Malos
2. La calidad
de los
productos que
ofrece la
empresa es
considerada
como:
Satisfactorios Medianamente
satisfactorios
Insatisfactorios
3. La atención
que brinda el
personal de la
empresa es:
Adecuado Medianamente
adecuado
Inadecuado
4. La empresa
cumple con los
plazos de
entrega
acordados.
Siempre Casi siempre
Nunca
5. Como
considera los
precios que
ofrece la
empresa en
cuanto a
servicios y
productos:
Convenientes Medianamente
convenientes Altos
137
ANEXO G: Cuestionario a Clientes Contestado.
138
ANEXO H: Cuestionario Accionistas.
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Objetivo: La presente encuesta tiene como objetivo identificar el funcionamiento de la
empresa y así tener claridad sobre la situación actual, por lo cual requerimos de su
absoluta colaboración.
Instrucciones: Lea atentamente cada una de las preguntas, revise todas las opciones, y
marque con una X la respuesta que considere conveniente.
1. La empresa cuenta con
misión y visión. SI
NO
2. Se cuenta con manuales
que establezcan funciones y
responsabilidades de los
empleados.
SI
NO
3. ¿La empresa cuenta con
objetivos? SI
NO
4. ¿Existen valores
establecidos en la empresa? SI
NO
5. ¿Se da capacitaciones a los
empleados? SI
NO
6. ¿Existe un flujo adecuado
de información entre la Junta
Directiva y el personal de la
empresa?
SI
NO
7. ¿Se proporciona las
condiciones y el ambiente
adecuado al personal en el
desempeño de sus funciones?
SI
NO
139
ANEXO I: Cuestionarios Accionistas Contestados.
- Ing. Patricio Cueva.
140
- Ing. Darwin López.
141
ANEXO J: Cuestionario a Trabajadores.
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Objetivo: La presente encuesta tiene como objetivo identificar el funcionamiento de la
empresa y así tener claridad sobre la situación actual, por lo cual requerimos de su
absoluta colaboración.
Instrucciones: Lea atentamente cada una de las preguntas, revise todas las opciones, y
marque con una X la respuesta que considere conveniente.
1. Conoce la misión y
visión de la empresa SI
NO
2. La empresa cuenta con
manuales que establezcan
sus funciones y
responsabilidades.
SI
NO
3. ¿Conoce y está
familiarizado con los
objetivos de la empresa? SI
NO
4. ¿Conoce los valores de la
empresa? SI
NO
5. ¿Recibe capacitación por
parte de la empresa? SI
NO
6. El área física que dispone
para realizar su trabajo es
adecuada SI
NO
7. ¿Cuenta con equipo
necesario para realizar su
trabajo? SI
NO
142
ANEXO K: Cuestionario a Trabajadores Contestado.
