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EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL DEPARTAMENTO
DE AUDITORÍA INTERNA DE LA EMPRESA BOLIVARIANA DE
PUERTOS, S.A. (CASO PUERTO CABELLO)
Lcda. Elisnery V. Hurtado H.
Barquisimeto, 11 de Junio de 2010
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COODINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
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EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL DEPARTAMENTO
DE AUDITORÍA INTERNA DE LA EMPRESA BOLIVARIANA DE
PUERTOS, S.A. (CASO PUERTO CABELLO)
Trabajo de grado presentado para optar al título de Especialización en
Contaduría Mención Auditoría
Por: Lcda. Elisnery V. Hurtado H.
Tutor: Lcdo. Esp. Alexis Crespo
Barquisimeto, 11 de Junio de 2010
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COODINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
iii
EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL DEPARTAMENTO
DE AUDITORÍA INTERNA DE LA EMPRESA BOLIVARIANA DE
PUERTOS, S.A. (CASO PUERTO CABELLO)
Por: Lcda. Elisnery V. Hurtado H.
Trabajo de Grado de Especialización aprobado, en nombre de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado, por el siguiente Jurado, en la ciudad de
Barquisimeto a los 11 días del mes de junio de 2.010.
Tutor Académico Jurado Principal
Coordinador Presidente
Barquisimeto, 11 de Junio de 2010
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COODINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA MENCIÓN:
AUDITORÍA
iv
DEDICATORIA
A Dios, nuestro señor Todopoderoso y Misericordioso, por darme la vida, la
sabiduría, la esperanza, la fe, por iluminar cada día mi mente, ser el guía de cada uno
de mis pasos en la vida y permitirme finalizar mis estudios con éxito.
A mis padres Nerys Hurtado y Rosa Elena de Hurtado, quienes me inculcaron los
valores y principios para ser una buena mujer en cualquier ámbito de la vida, de los
cuales me siento orgullosa.
A mi esposo Carlos Marcano, por su amor y comprensión de mis deseos de crecer
profesionalmente y darme parte de su tiempo para lograr mi meta.
A la familia Abi- Hassan Hurtado, por su atención, confianza, amor y cariño
demostrado siempre.
A mis amigos del postgrado, Noretza, Ana, José, Rafael y Mónica, por su confianza,
responsabilidad y momentos alegres en toda carrera.
Elisnery V. Hurtado H.
v
AGRADECIMIENTO
A la casa de estudio la Universidad Centrooccidental Lisandro Alvarado, por
brindarnos la formación académica y profesional como Especialista en Auditoria.
Al tutor Especialista Alexis Crespo por su apoyo generoso y solidaridad durante el
desarrollo del trabajo de grado.
A mis compañeros de trabajo del departamento de auditoría interna, por colaborar en
las actividades realizadas durante la investigación.
A todos, gracias…
Elisnery V. Hurtado H.
v
ÍNDICE GENERAL
P.p. DEDICATORIA…………………………………………………………….......... iv AGRADECIMIENTO…………………………………………………………….. v INDICE GENERAL………………………………………………………………. vi INDICE DE CUADROS………………………………………………………….. INDICE DE GRÁFICOS………………………………………………………….
viii ix
RESUMEN............................................................................................................... x
INTRODUCCIÓN.................................................................................................. 1
CAPITULO
I PLANTEAMIENTO DE LA SITUACIÓN............................................... 3
Objetivos de la investigación. ............................................................. 8
Objetivo general............................................................................ 8
Objetivos específicos..................................................................... 8
Justificación de la investigación........................................................... 8
Alcance y limitaciones........................................................................ 11
II MARCO TEÓRICO................................................................................... 12
Antecedentes......................................................................................... 12
Bases teóricas...................................................................................... 18
Bases legales....................................................................................... 62
Definición de términos básicos.......................................................... 64
III MARCO METODOLÓGICO.................................................................. 70
Naturaleza de la investigación............................................................. 70
Población y muestra............................................................................ 72
Técnicas de recolección de la información........................................ 73
Validación de cuestionario.................................................................. 75
Técnica análisis de datos.................................................................... 78
IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS...................... 80
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...................................... 123
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS..................................................................... 131
ANEXOS.................................................................................................................. 136
vi
A
B
C
D
E
F
G
H-01
H-02
H-03
H-04
H-05
H-06
H-07
H-08
H-09
I-01
I-02
I-03
I-04
I-05
J-01
J-02
J-03
J-04
J-05
Instrumento ………………………………………………………...........
Validación de instrumento por juicio de expertos……………………….
Cuadro de frecuencia de respuestas del instrumento……………………
Cuestionario aplicado a director del área evaluada………………...........
Programa de auditoría…………………………………………………..
Plan operativo anual 2009……………………………………………...
Estructura organizativa…………………………………………………
PT-01 Creación, misión, visión, objetivos.………………………...........
PT-02 Normativa legal y procedimientos……………………………….
PT-03 Factores internos y externos……………………………………..
PT-04 Flujograma de procesos ……………………………..……...........
PT-05 Matriz DOFA ……………………………………………….........
PT-06 Recursos humanos planificados Vs. ejecutado……………..........
PT-07 Recursos físicos planificados Vs. ejecutado ……………….........
PT-08 Recursos de tiempo planificados Vs. ejecutado………….........
PT-09 Recursos financieros planificados Vs. ejecutado…………...........
PT-10 Perfil de indicador de eficacia en cumplimiento de metas.............
PT-11 Perfil de indicador de eficiencia en desempeño el RR-HH………
PT-12 Perfil de indicador de eficiencia en el uso del recurso físico…….
PT-13 Perfil de indicador de eficiencia en el uso de tiempo…………….
PT-14 Perfil de indicador de eficiencia en el uso del recurso financiero..
Cédula de hallazgos eficacia en cumplimiento de metas.........................
Cédula de hallazgo eficiencia uso de recursos humanos……………...
Cédula de hallazgos eficiencia uso de recursos físicos………………..
Cédula de hallazgo eficiencia en uso de recurso tiempo………………
Cedula de hallazgo eficiencia uso de recursos financieros…………….
137
143
147
151
155
159
162
163
164
165
166
167
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171
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173
174
175
176
177
178
179
180
181
viii
INDICE DE CUADROS
Pág. Cuadro Nº 1 Operacionalización de las variables………………………..… 68 Cuadro Nº 2 Resultados absolutos de misión…...…………………………. 81 Cuadro Nº 3 Resultados absolutos del entendimiento de la misión………. 82 Cuadro Nº 4 Resultados absolutos de la definición de los objetivos……… 83 Cuadro Nº 5 Resultados absolutos de objetivos…………………………… 84 Cuadro Nº 6 Resultados absolutos de existencia de metas…………...……. 85 Cuadro Nº 7 Resultados absolutos de cumplimiento de metas……………. 86 Cuadro Nº 8 Resultados absolutos de evaluación de metas.………………. 87 Cuadro Nº 9 Resultados absolutos de cambios de gerencia………………. 88 Cuadro Nº 10 Resultados absolutos de result. de evaluación de metas.…… 89 Cuadro Nº 11 Resultados absolutos de estructura organizativa...………….. 90 Cuadro Nº 12 Resultados absolutos de control y seguimiento del proceso.... 91 Cuadro Nº 13 Resultados absolutos de la importancia del proceso….....…… 92 Cuadro Nº 14 Resultados absolutos de diagrama de flujo………….…...…. 94 Cuadro Nº 15 Resultados absolutos de clientes internos y externos…..…… 95 Cuadro Nº 16 Resultados absolutos de identificación de los productos......… 96 Cuadro Nº 17 Resultados absolutos de informes de auditoría……….....…... 98 Cuadro Nº 18 Resultados absolutos de manual de normas y
procedimientos………………………………………………. 99
Cuadro Nº 19 Resultados absolutos de revisión de manual de normas y procedimientos………………………………………………. 100
Cuadro Nº 20 Resultados absolutos de plan operativo…………………….. 102 Cuadro Nº 21 Resultados absolutos de presupuesto Vs. plan operativo…… 103 Cuadro Nº 22 Resultados absolutos de recurso humano capacitado………. 104 Cuadro Nº 23 Resultados absolutos de segregación de funciones…………. 105 Cuadro Nº 24 Resultados absolutos de evaluaciones de desempeño………. 107 Cuadro Nº 25 Resultados absolutos de recursos físicos…………………… 108 Cuadro Nº 26 Resultados absolutos de uso efectivo del tiempo…………... 110 Cuadro Nº 27 Resultados absolutos de indicadores de gestión…………….. 111
ix
INDICE DE GRÁFICOS
Pág. Gráfico Nº 1 Visión sistémica de la gestión y de la organización…...………… 47 Gráfico Nº 2 Estructura de redacción de un indicador de primer nivel……… 55 Gráfico Nº 3 Resultados absolutos de misión…...…………………………. 81 Gráfico Nº 4 Resultados absolutos del entendimiento de la misión………. 82 Gráfico Nº 5 Resultados absolutos de la definición de los objetivos……… 83 Gráfico Nº 6 Resultados absolutos de objetivos…………………………… 84 Gráfico Nº 7 Resultados absolutos de existencia de metas…………...……. 85 Gráfico Nº 8 Resultados absolutos de cumplimiento de metas……………. 86 Gráfico Nº 9 Resultados absolutos de evaluación de metas.………………. 87 Gráfico Nº 10 Resultados absolutos de cambios de gerencia………………. 88 Gráfico Nº 11 Resultados absolutos de result. de evaluación de metas.…… 89 Gráfico Nº 12 Resultados absolutos de estructura organizativa...………….. 90 Gráfico Nº 13 Resultados absolutos de control y seguimiento del proceso.... 91 Gráfico Nº 14 Resultados absolutos de la importancia del proceso….....…… 92 Gráfico Nº 15 Resultados absolutos de diagrama de flujo………….…...…. 94 Gráfico Nº 16 Resultados absolutos de clientes internos y externos…..………. 95 Gráfico Nº 17 Resultados absolutos de identificación de los productos......……. 96 Gráfico Nº 18 Resultados absolutos de informes de auditoría……….....…........ 98 Gráfico Nº 19 Resultados absolutos de manual de normas y procedimientos…. 99 Gráfico Nº 20 Resultados absolutos de revisión de manual de normas y
procedimientos………………………………………………. 100
Gráfico Nº 21 Resultados absolutos de plan operativo…………………….. 102Gráfico Nº 22 Resultados absolutos de presupuesto Vs. plan operativo…… 103Gráfico Nº 23 Resultados absolutos de recurso humano capacitado………. 104Gráfico Nº 24 Resultados absolutos de segregación de funciones…………. 105Gráfico Nº 25 Resultados absolutos de evaluaciones de desempeño………. 107Gráfico Nº 26 Resultados absolutos de recursos físicos…………………… 108Gráfico Nº 27 Resultados absolutos de uso efectivo del tiempo…………... 110Gráfico Nº 28 Resultados absolutos de indicadores de gestión…………….. 111
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
COORDINACIÓN DE POSTGRADO DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA DE LA EMPRESA
BOLIVARIANA DE PUERTOS, S.A. (CASO PUERTO CABELLO)
Trabajo de grado presentado para optar al título de Especialista en
Contaduría, Mención Auditoría
Autor: Lcda. Elisnery V. Hurtado H. Tutor: Lcdo. Alexis Crespo
RESUMEN
La presente investigación se basa principalmente en la evaluación de la eficiencia y eficacia del Departamento de Auditoría Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello), para lo cual se procedió a diagnosticar la situación actual de la gestión administrativa de la unidad evaluada identificando el proceso medular que allí se desarrolla, determinándose a través de la evaluación del control interno las áreas criticas del proceso, donde se aplicaron indicadores de gestión que permitieron conocer la eficiencia y eficacia del proceso de auditoría. Para su desarrollo, se utiliza una investigación bajo la modalidad de campo y de tipo descriptivo. La población estuvo conformada por 14 sujetos que a su vez conformaron la muestra, para la validez del instrumento se aplicó el juicio de tres expertos, los cuales realizaron las modificaciones pertinentes y posteriormente validaron. El instrumento tipo encuesta se aplicó a la muestra determinada, el cual estuvo conformado por 26 ítems diseñados utilizando la escala de tipo Kuder y Richardson con 2 opciones de respuestas. La información obtenida se organizó considerando las variables establecidas en la aplicación de indicadores se procedió al desarrollo de la auditoría a fin de conocer las causas que originaron tales desviaciones. En función de los resultados obtenidos se generaron conclusiones y recomendaciones que permitirán al departamento evaluado establecer correctivos y/o mejoras para el desempeño de sus funciones. Descriptores: Auditoria, control, eficacia, eficiencia, indicadores.
1
INTRODUCCIÓN
Las empresas tanto privadas como públicas enfrentan en la actualidad grandes
desafíos para poder sobrevivir, con la finalidad de garantizar el mayor beneficio
de su patrimonio y el de los servicios prestados a sus clientes.
En el mundo de los negocios se presentan constantes transformaciones que
requieren que los directivos y los gerentes de las organizaciones en general,
participen de manera activa y eficaz, no sólo en la identificación de las mejores
alternativas, sino en la mejor elección de ellas, es decir, procurar el mayor
beneficio al menor costo y menor uso de sus recursos, eficacia en el cumplimiento
de metas, control de los procesos, manteniendo la calidad del producto o servicio
prestado.
La evaluación de la eficiencia, la eficacia y la economía se ha venido
desarrollando desde hace poco tiempo en los países industrializados tanto en la
administración pública como en la privada, teniendo más amplitud en el sector
público, ya que está obligado a satisfacer las necesidades del colectivo, de manera
que exige una gestión adecuada de los recursos.
Es por ello que la realización de la auditoría operacional surge por la
necesidad que tiene la alta dirección o gerencia de contar con otro instrumento de
información, distinto a los informes financieros que arrojaba la auditoría
tradicional,. Este tipo de auditoría se establece en función del incremento de
atención que requieren las organizaciones de su administración, ya que en la
medida en que se van creando diversas técnicas, métodos, principios, actividades
y demás líneas de conocimiento, es necesario contar con instrumentos que
permitan promover el logro eficiente de los objetivos que las organizaciones se
proponen.
2
En este sentido, el presente trabajo tiene el objetivo de evaluar la eficiencia y
eficacia del Departamento de Auditoría Interna de la empresa Bolivariana de
Puertos, S.A (Caso Puerto Cabello), con el fin de determinar si los procesos
contribuyen a la eficiencia y eficacia del departamento, si se están cumpliendo con
las normas establecidas, si existen parámetros para evaluar la gestión del área
evaluada, si existen controles adecuados, etc., sobre la base de esto la
investigación se estructura de la siguiente manera:
El Capítulo I, denominado el problema, en el cual se desarrolla el
planteamiento del problema, se presenta la justificación e importancia del
estudio, se formulan el objetivo general y los objetivos específicos, y finalmente
el alcance y delimitación de la investigación.
El Capítulo II, titulado marco teórico, donde se hace referencia a los
antecedentes tanto de la investigación como de la organización, las bases teóricas
y las bases legales, las cuales son fundamentales para este estudio.
El Capitulo III, titulado marco metodológico, se refiere al diseño de la
investigación, la población y muestra utilizada y las técnicas e instrumentos de
recolección de datos, así como el análisis de datos, validación y confiabilidad del
instrumento.
El capítulo IV, el análisis e interpretación de los resultados, los cuales se
obtuvieron de la aplicación de cuestionarios al personal involucrado en la
investigación y la aplicación de un programa de auditoría, permitieron llegar al
último capitulo de la investigación.
El capitulo V, en el cual se plantean conclusiones, y recomendaciones
importantes para el departamento objeto de estudio.
3
Finalmente, se presentan las referencias bibliográficas utilizadas para el
desarrollo de la presente investigación y se presentan los anexos y los
cuestionarios utilizados como instrumento de recolección de datos.
4
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En Venezuela, el sector público, en el ejercicio de sus funciones, está obligado a
satisfacer una diversa gama de necesidades sociales que están en continua expansión,
exigiendo una gestión adecuada de los recursos públicos. La existencia de dichos
recursos son limitados y cada vez mas escasos, la creciente exigencia de mayor
calidad de vida por parte de la población, así como la grave crisis social, económica y
financiera actual, son considerados como responsables de los profundos
desequilibrios de las estructuras sociales y económicas de las instituciones públicas y
consecuentemente de la pérdida de confianza del ciudadano común en ellas. Estos son
apenas algunos de los factores que determinan la inmensurable necesidad de
introducir conceptos ampliamente utilizados en el sector privado, tales como eficacia,
eficiencia, economía, calidad e impacto en las actividades que realizan los gerentes
del sector público, de manera que pueda orientarse hacia una gestión social y a la
recuperación y equilibrio de las variables que lo conforman.
Por esta razón, uno de los principales problemas que presentan los entes y órganos
de la administración pública contemporánea es, la inobservancia a las leyes y a las
políticas establecidas en las organizaciones, que en la mayoría de los casos se
encuentra asociada a la carencia de un adecuado control interno, lo que pudiera
facilitar la ejecución de actos ilícitos en el manejo y uso de los recursos públicos en
beneficio de particulares y terceros.
5
Al respecto, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, señala en su artículo 35:
El Control Interno es un sistema que comprende el plan de
organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
Por lo tanto, los diferentes niveles y áreas administrativas de una organización
pública deben ser objeto de evaluación y control, así como el desempeño del
personal, las finanzas, las compras o adquisiciones, el presupuesto, entre otros
elementos.
Por otra parte, la Revista de la Contraloría General de la República (1999), señala
que ´´el control interno es la comparación o contrastación de hechos, situaciones u
omisiones contra una referencia preexistente, que puede ser una norma, principio o
plan´´.
Además, Enrique (1976), indica que el control de la administración tiende a
verificar y evaluar la forma cómo la administración pública ha realizado su actividad,
la consonancia de esas actividades con las decisiones, planes y programas y el
cumplimiento o incumplimiento por parte del fiscalizado, con los controles internos
se puede revisar no sólo la legalidad de sus actos sino lo que posteriormente ha de
resultar más importante.
Es por ello, que una vez diseñado el sistema de control interno y los procesos
administrativos de una organización, surge la necesidad de aplicación de instrumentos
y técnicas de evaluación que ponderen los elementos cualitativos de la gestión
capaces de asimilar los múltiples objetivos y la heterogeneidad de las acciones que
6
realiza la organización, además de actuar sobre la base de proceso, planes, programas
y presupuestos previamente establecidos.
En este sentido, las organizaciones tanto públicas como privadas, preocupadas por
fortalecer el control interno y mejorar los procesos medulares, requieren de
herramientas que les ayuden a evaluar y conocer las deficiencias e irregularidades
existentes, que pueden atentar contra la eficiencia, eficacia y economía.
De esta manera, la auditoría permite la revisión, así como el examen objetivo,
sistemático y profesional posterior a la ejecución de las operaciones financieras,
administrativas y de gestión, esta herramienta se aplica con la finalidad de verificar y
evaluar, para así poder efectuar las observaciones y recomendaciones pertinentes.
De allí, la importancia de poner en marcha una Auditoría Operacional, que según
Arens (1996) la define como: “un análisis de cualquier parte de los procedimientos y
métodos operativos de un organismo, con el propósito de evaluar su eficiencia y
efectividad; también se conoce como auditoria administrativa y auditoria de desempeño.”
Por otra parte, el boletín N° 1 del Instituto Mexicano de Contadores Públicos,
define a la Auditoria Operacional como: “el servicio que presta el Contador Público
cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer
recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad”.
Esta auditoría proporciona al ente, una evaluación con criterio independiente,
sobre aspectos relacionados con el control interno, así como el grado de eficiencia
obtenido por el titular de la entidad en la administración de los recursos, en función
del alcance de las metas. Igualmente, le proporciona al titular de la entidad, una
evaluación acerca del nivel de eficiencia de las operaciones o actividades y permite
formular recomendaciones para conducirlas hacia el nivel óptimo, así como la
evaluación de la eficacia en el cumplimiento de metas y objetivos.
7
Es por eso que a través de la auditoría operacional se evaluará un área específica
de la organización con una visión objetiva de las operaciones que se desarrollan en el
área bajo estudio, dicha auditoría va a permitir determinar las debilidades y
fortalezas, así como las alternativas que la hagan mas productiva de manera que
garanticen el cumplimiento del objetivo primordial de la administración pública,
como es el de mejorar la calidad de vida de los ciudadanos.
Por lo tanto, se quiere proporcionar una base para mejorar la administración del
sector público así como el mejoramiento de la calidad de la información relativa a los
resultados de la administración, estimulando al sector público a que introduzca o
fortalezca los procedimientos necesarios para informar sobre su eficiencia.
En este orden de ideas, se hace referencia a la empresa Bolivariana de Puertos,
S.A. (Caso Puerto Cabello), administrador portuario, el cual se encarga de prestar los
servicios al buque, carga y descarga de mercancías, servicios de cabotaje, muellaje,
concesiones y áreas abiertas, entre otros, entre otras actividades transferidas de
acuerdo a lo señalado en el Decreto Nº 6.645 Gaceta Oficial 38.146 de fecha 25 de
marzo de 2009, mediante la cual el Estado Venezolano asume la competencia
exclusiva sobre sus puertos de uso comercial y crea a la Bolivariana de Puertos, S.A.
(Caso Puerto Cabello), la cual estará adscrita al Ministerio del Poder Popular para las
Obras Públicas y Vivienda
Ante esta realidad, la Bolivariana de Puertos, S.A., no puede quedarse estática,
mas aun tratándose de una actividad tan dinámica como es el negocio portuario y por
ser el primer prestador de servicios portuario a nivel nacional, y en la continua
búsqueda de implementar mecanismos que le permitan ajustar sus procesos internos a
medida que varían sus objetivos estratégicos, dando cumplimiento a las normativas
legales vigentes, a fin de adaptarse a los cambios suscitados en el entorno.
8
Se hace importante señalar, que como Órgano de Control Fiscal Interno, tal como
lo establece la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, se crean las unidades de auditoría interna en los entes y
organismos del Poder Público Nacional, Estadal y Municipal, así como en otras
entidades regidas por dicha ley. Estas unidades van a ejercer como función principal,
la evaluación del sistema de control interno, que incluye el grado de operatividad y
eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial, además de
efectuar el examen de los registros y estados financieros y la evaluación de la
eficiencia, la eficacia y economía en el marco de las operaciones realizadas, todo ello
a través de la realización de auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes,
estudios, análisis, entre otros.
Es por ello, que dentro de toda esta perspectiva, la presente investigación se
enfocará en la Evaluación de la Eficiencia y de la Eficacia del Departamento de
Auditoría Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A., una empresa del
estado, cuyo objetivo principal es la prestación y administración de los servicios
portuarios, ya que de acuerdo a evaluaciones realizadas por los órganos de control
fiscal externo, los resultados obtenidos fueron, debilidades en cuanto al control
interno existente y de los procesos llevados a cabo por la unidad objeto de análisis.
Por esta razón, se plantean las siguientes interrogantes:
¿Cuál es la situación actual del sistema estratégico gerencial del Departamento de
Auditoría Interna de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello)?
¿Existe un adecuado sistema de control interno que minimice los riesgos en los
procedimientos que se ejecutan en el Departamento de Auditoría Interna de la
empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello)?
9
¿Se ejecutan con criterios de eficiencia, eficacia, los procesos llevados a cabo por
el Departamento de Auditoría Interna de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A.
(Caso Puerto Cabello)?
Objetivos de la investigación
Objetivo general
Evaluar la Eficiencia y Eficacia del Departamento de Auditoría Interna de la
Empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello).
Objetivos específicos
• Diagnosticar el sistema estratégico gerencial del Departamento de
Auditoría Interna de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto
Cabello).
• Evaluar el control interno del proceso medular del Departamento de
Auditoría Interna de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto
Cabello).
• Determinar el grado de eficiencia y eficacia, del Departamento de
Auditoría Interna de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto
Cabello).
Justificación
La investigación se justifica en virtud, de que se trata de un proyecto factible, que
10
permitirá proponer alternativas que sean viables para la solución del problema
planteado.
En este sentido, la Auditoría Operacional es una herramienta de evaluación
integral, en función de las operaciones y procesos de una organización, para la
gerencia superior y el directorio es de creciente interés por la facultad que tiene para
determinar si los procesos se desarrollan, son adecuados y efectivos, a través de los
indicadores que se generan de esta evaluación, debido a que está diseñada para
proporcionar una garantía razonable respecto al logro de los objetivos planteados en
sus distintas dimensiones, tales como la eficiencia en las operaciones, confiabilidad
de los informes financieros, cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables, entre
otros elementos.
La importancia, de la presente investigación radica en que se establezcan controles
sobre los procesos de esta unidad y aplicación de los correspondientes correctivos de
manera oportuna, a fin de que el producto final sea el requerido y el deseado.
Esta investigación tiene fundamento legal en la evaluación del sistema de control
interno mediante el uso de la auditoría, como lo establece la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y sistema Nacional de Control Fiscal
(LOCGRSNCF 2001), en sus artículos 35, 36, 39 y 40, en los cuales se establece que
el control interno: Es el plan de organización y el conjunto de procedimientos
diseñados en una entidad, orientados al logro de cuatro objetivos: salvaguardar los
activos, asegurar la exactitud y confiabilidad de la información contable, promover la
eficiencia de las operaciones y alentar la adhesión a las políticas emanadas de la
dirección.
De igual manera, la Ley Orgánica de la Administración Financiera en el Sector
Público (LOAFIN), Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela,
39.147, de fecha 26 de marzo de 2009, en los artículos 131 al 135, en el cual se
11
establece que el sistema de control interno será integral e integrado abarcará los
aspectos presupuestarios, economías, financieros, patrimoniales, normativas y de
gestión, así como la evaluación de programas y proyectos fundados bajo los criterios
de economía, eficiencia y eficacia.
Por otra parte, se refieren las Normas Generales de Control Interno desde el
artículo 3 hasta el 38, donde establece disposiciones sobre las premisas del sistema de
control interno. Es por esto, que la trascendencia de la evaluación de los procesos en
la administración pública consiste en que ésta lleva a una mayor eficiencia
administrativa, lo cual permite ejecutar los procesos y por ende se obtienen productos
bajo parámetros de calidad, lo cual puede ser aplicado en forma especial al
Departamento de Auditoría Interna de la Bolivariana de Puertos, S.A. caso Puerto
Cabello, ya que en ella recae la responsabilidad, como órgano de control fiscal, de
velar por el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos, así como
evaluar el cumplimiento y los resultados de los planes y las acciones administrativas.
En otro orden de ideas, las conclusiones y recomendaciones de la aplicación de la
Auditoría Operacional, facilitarán a la gerencia del Departamento, la reflexión en
cuanto si las actividades programadas están dirigidas al logro de los objetivos de la
organización y si los recursos están siendo utilizados de manera adecuada.
Como respuesta a tales afirmaciones, se propone la evaluación de la eficiencia y
eficacia del Departamento de Auditoría Interna de la empresa Bolivariana de Puertos,
S.A (Caso Puerto Cabello), con el propósito de impulsar el seguimiento de los
procesos, de su funcionamiento, para optimizar sus resultados y maximizar su
contribución al logro de los fines estratégicos de la organización.
A través de la evaluación realizada y los resultados obtenidos, se formularán
recomendaciones que permitan a la unidad objeto de estudio, mejorar las operaciones
12
y controlar de forma más eficiente las actividades que desempeñan, con el fin de ir
efectuando los ajustes necesarios que impulsen el cumplimiento de sus funciones de
manera adecuada, además, promoverá la eficiencia y eficacia en la asignación de
recursos y el cumplimiento de resultados.
Alcance y delimitación
Esta investigación está orientada a la evaluación de la eficiencia y eficacia del
Departamento de Auditoría Interna de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso
Puerto Cabello, a través de indicadores de gestión, ubicada en la ciudad de Puerto
Cabello, Edo. Carabobo. El período objeto de estudio será el segundo semestre del
año 2009.
El período estimado en el que se espera desarrollar y culminar este trabajo, es de
un año (2009), dando inicio en el mes de Enero del año antes indicado.
12
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
En este capítulo se dará una descripción detallada de los diferentes
antecedentes históricos y relacionados a la investigación, de las bases teóricas y
legales que sustentan o apoyan esta investigación. De igual forma, se realiza una
definición de términos que consolidan el lenguaje técnico utilizando para el mismo.
Antecedentes de la organización
El Instituto Puerto Autónomo de Puerto Cabello, cuya labor primordial es la
prestación de servicios, es una empresa de carácter de terminal marítimo, cuya
actividad principal es la administración y mantenimiento del puerto de Puerto
Cabello, que comprende la organización, gestión diaria y gerencia del Puerto, así
como también, el mantenimiento general de la infraestructura portuaria, el control y
la supervisión de los servicios portuarios que este presta, a través de los operadores
portuarios, incluyendo aquellos realizados por la vía de excepciones, o bajo la
modalidad de concesiones, manteniendo y mejorando las condiciones de libre
competencia.
Fue creado a raíz de la supresión del extinto Instituto Nacional de Puertos (I.N.P)
adscrito para aquel entonces al Ministerio de Hacienda, administrado y dirigido por el
mismo, este prestaba los servicios de puerto y a la vez esto servia para fomentar el
comercio y las relaciones sociales tanto nacional como internacional del puerto.
14
Debido a que el Ministerio de Hacienda era un organismo encargado de la
recaudación de impuestos y el control del patrimonio público, para este momento se
encontraba ejerciendo funciones no inherentes a su cargo, es por eso que en el año
1976 en el primer gobierno de Carlos Andrés Pérez y con la nacionalización del
petróleo es transferido del Ministerio de Hacienda al Ministerio de Transporte y
Comunicaciones. Es en este momento cuando se le asigna la denominación de I.N.P.,
creado como un órgano encargado de administrar, operar, construir, dotar y equipar
los puertos y terminales marítimos, fluviales y lacustres de la república, a fin de
prestar servicio portuario tanto al sector público como al sector privado. Tiempo
después este sistema entró en crisis debido a las altas irregularidades que se
presentaban en la organización en materia de personal y de uso de recursos.
Debido a lo anteriormente planteado, el gobierno de Venezuela dentro del
programa de reestructuración económica y de la administración pública inició un
proceso de descentralización y privatización portuaria, de esta forma el 08 de
Noviembre de 1991 comienza el proceso de descentralización de los poderes (son
elegidos los gobernadores por el pueblo) y es trasferido el puerto de Puerto Cabello a
la gobernación del Estado Carabobo y asumió esta función a través de la creación de
una ley promulgada por la Asamblea Legislativa del Estado que se denomina: “Ley
mediante la cual el estado Carabobo asume la competencia exclusiva sobre sus
puertos y aeropuertos de uso comercial y crea al Instituto Puerto Autónomo de Puerto
Cabello”.
El Instituto Puerto Autónomo de Puerto Cabello, asumió la administración y
mantenimiento de los muelles, radas, canales acceso, espigones y tierras dentro del
puerto de Puerto Cabello y así mismo la protección y resguardo ambiental de las
aguas marinas y zonas costeras de Carabobo, debiendo velar al mismo tiempo por la
infraestructura física y los servicios de la ciudad de Puerto Cabello, cuando los
mismos puedan verse afectados por la actividad portuaria que allí se lleva a cabo.
15
Cabe resaltar, que el sector portuario es considerado como el sector piloto dentro
del proceso que adelanta el Estado Venezolano en materia de reestructuración del
sector público y en el cual se han aplicado los tres aspectos gerenciales mas
relevantes para encarar un verdadero redimensionamiento del Estado, como lo es: la
reestructuración, descentralización y privatización.
Así, se ha generado una necesaria regulación jurídica que permita armonizar los
intereses que se derivan entre los actores que importan y los que venden esos
artículos importados y en medio de ellos, como agente de equilibrio del Estado
venezolano que actitud vigilante espera lo mejor en beneficio del país. La
privatización de los servicios portuarios constituyó el primero paso, le siguieron la
descentralización y entrega efectiva de algunos de los puertos de uso comercial a los
respectivos estados portuarios, luego de cumplirse la supresión del Instituto Nacional
de Puertos.
En marzo de 2009, se procede a la reversión del Puerto de Puerto Cabello de
acuerdo a lo establecido en la Gaceta Oficial Nº 368.104, en la cual se acuerda lo
siguiente:
Primero: Autorizar la reversión inmediata al Poder ejecutivo Nacional, por órgano del Ministerio del Poder Popular para las Obras Públicas y Vivienda, de los bienes que conforman la infraestructura portuaria que configuran los núcleos básicos de los puertos públicos que a continuación se mencionan: Puerto El Guamache en el estado Nueva Esparta, Puerto Cabello en el estado Carabobo y Puerto de Maracaibo en el Estado Zulia, así como las competencias para la conservación, administración y aprovechamiento que sobre ellos se ejercen. Los bienes a los que se refiere la reversión se componen de toda la infraestructura portuaria, integrada por el conjunto de obras que configuran el núcleo básico de los aludidos puertos, tales como radas, muelles, canales de acceso y espigones, así como los inmuebles constituidos por edificios, almacenes, depósitos, silos, patios y las extensiones de tierra sobre las cuales se encuentran edificadas y sus zonas de influencia.
Posteriormente, en fecha 25 de marzo de 2009, se autoriza la creación según
16
Gaceta Oficial Nº 368.146 de la empresa del estado, bajo la forma de sociedad
anónima, que se denominará “Bolivariana de Puertos (BP), la cual estará adscrita al
Ministerio del Poder Popular para las obras públicas y vivienda. La Sociedad
Bolivariana de Puertos (BP) tendrá por objeto principal:
El acondicionamiento, administración, desarrollo, mantenimiento, conservación y aprovechamiento de los bienes y servicios que comprenden la estructura portuaria, entendida como el conjunto de obras que conforman el ámbito operacional de los puertos de uso público propiedad de la República Bolivariana de Venezuela; con el propósito de garantizar el tránsito marítimo con seguridad, fluidez y eficacia, economía, calidad de servicio y en beneficio de la comunidad, todo ello en el marco de la política socialista que dicte el Ejecutivo Nacional
Además, la Empresa ejercerá las siguientes funciones: a) Formular propuestas de nuevas infraestructuras portuarias y de
navegación marítima; b) Dirección, coordinación, explotación y gestión de los servicios de
seguridad en los puertos; c) Fomento y desarrollo de cuantas actividades previstas en este
artículo.
Antecedentes de la investigación
Los antecedentes en una investigación son aquellos estudios que se han realizado
con anterioridad y tratan sobre el mismo problema o se relacionan con éste, de forma
de servir de guía y permitir realizar comparaciones y aportar ideas acerca de cómo se
abordó el problema en oportunidades anteriores. Entre los antecedentes relacionados
con el presente estudio se citan a:
Suárez (2008) en su estudio Evaluación de la Eficiencia y Eficacia de la Gestión
de la Unidad de Auditoría Interna del Consejo Legislativo del Estado Lara, el
propósito fundamental de esta investigación fue el de evaluar la eficiencia y la eficacia de
la gestión de la unidad de Auditoría Interna del Consejo Legislativo del Estado Lara, para
tal fin se procedió a diagnosticar la situación actual de gestión administrativa de la
17
unidad, se identificó el proceso medular de la gestión y se determinó finalmente la
eficiencia y la eficacia de la gestión a través de indicadores. Dicha investigación es de
diseño no experimental de campo, es decir, no existe manipulación de la variable. El tipo
de investigación es descriptiva. El fundamento teórico se centró en el control de gestión,
indicadores de gestión y metodología de los indicadores de primer y segundo nivel
señalada por Acevedo (2004).
Dicha investigación, se relaciona con el presente estudio debido a que se evalúa la
eficiencia, eficacia, a través de los indicadores de gestión estableciendo
recomendaciones que permitan a la Unidad de Auditoría Interna fortalecer y mejorar
el ejercicio de sus funciones para así alcanzar y lograr las metas propuestas, para el
logro de la misión de la unidad con eficiencia y eficacia.
Franco (2007) en su investigación Evaluación de la Eficiencia y Eficacia de los
Procesos de Ejecución Presupuestaria en la Dirección de Planificación y Presupuesto,
a través de una Auditoría Operacional en la Alcaldía del Municipio Baralt durante el
ejercicio Fiscal 2005, la presente investigación tiene basamento legal en la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en la Ley de
Administración Financiera del Sector Público, ya que en ellas se establece los
lineamientos generales sobre el sistema de ejecución presupuestaria en los
organismos del sector público. El tipo de investigación empleada fue descriptiva con
diseño bibliográfico. Esta investigación sirvió de referencia al considerar aspectos
conceptuales que serán utilizados en la presente evaluación.
Macabeo (2006) en su estudio “Construcción de un Sistema de Indicadores de
Eficacia, Eficiencia y Economía, como base para la auditoría de gestión y evaluación
de la calidad del servicio prestado al cliente en el Departamento de Servicio de
Oshima Motor’s Barinas” realizó el diseño de un sistema de indicadores como base
para la auditoría de gestión haciendo mediciones de la satisfacción de los clientes con
respecto al servicio que les fue prestado, determinando los puntos de mejora y
18
sugiriendo los correctivos necesarios.
Se relaciona con el presente estudio debido a que utiliza indicadores de eficiencia,
eficacia y economía uniéndolos en un sistema que les permite evaluar la gestión,
controlar, hacer seguimientos en el tiempo sugiriendo los correctivos necesarios para
mejorar.
Guédez de Sánchez (2005), cuyo trabajo lleva por título “Evaluación de la
eficiencia del sistema de control de gestión en el departamento de compras del
Instituto Autónomo para el Desarrollo Económico del Estado Yaracuy” es una
investigación de tipo descriptivo, bibliográfico con apoyo en diseño de campo.
Llegándose a la conclusión de que el departamento de compras presenta debilidades
de control interno, ya sea por desconocimiento total o parcial tanto de la misión,
visión y objetivos del instituto; además de la falta de políticas formales y conocidas
por todos los involucrados en el proceso de compras y por último no existen
indicadores de gestión que le permita medir y cuantificar sus actividades.
El aporte de esta investigación al trabajo que se está desarrollando es la
importancia del conocimiento que deben tener los funcionarios de la misión, visión y
objetivos, normas y procedimientos de la organización a la cual prestan servicios, a
fin de tener comprender hacia donde se dirige la organización y que le permita
implementar controles que permitan un mejor funcionamiento de la misma.
Belloso (2005), realizó una investigación dirigida a evaluar la eficiencia, eficacia y
economía en la Gerencia de Inspección del Centro Rafael Urdaneta, S.A (CRUSA),
basada en auditoría de gestión inherente a la administración de contratos de obras; la
misma es de tipo documental y de carácter descriptiva, de diseño bibliográfico, no
experimental, longitudinal, porque esta basada en la revisión, análisis e interpretación
de información escrita. Los resultados obtenidos al evaluar la eficiencia, eficacia y
economía indicaron que los servicios prestados y el uso de los recursos públicos
19
cumplen con los planes y proyectos a través de una sana administración de los
contratos de obra.
Bases teóricas
Para la elaboración del presente estudio, fue necesario establecer los aspectos
conceptuales que sustentan la investigación realizada. De acuerdo con esto, para la
elaboración de las bases teóricas se consideraron los elementos relacionados con el
mismo, es decir, se centró principalmente en un esbozo de lo relacionado con
auditoría operacional, Control Interno, indicadores de gestión los cuales se orientan a
situar el problema dentro del conjunto de conocimientos que facilitaron el desarrollo
de la investigación. A continuación se describirán los basamentos fundamentales para
el presente estudio:
Auditoría operacional
Desde la edad media hasta nuestros días se han realizado auditorías, este término
significa inspeccionar, revisar, verificar, investigar. Inicialmente esta actividad se
realizaba para determinar si los funcionarios del gobierno y del comercio obraban con
honestidad y presentaban informes veraces, con el paso del tiempo este concepto se
ha ido ampliando considerándose hoy no sólo para referirse a la censura de cuentas o
revisión de contabilidades en sentido estricto, sino también para designar toda
actividad de control de la actividad económica-financiera, administrativa, operativa o
de otra índole de las operaciones de cualquier institución, ya sea ésta pública o
privada.
El termino “auditoría” es definido en las Declaraciones de Normas de Auditoría
(2005), como “la acumulación y evaluación de evidencia sobre información
cuantificable de una entidad económica para determinar e informar sobre el grado de
correspondencia entre la información y los criterios establecidos” (p.24)
20
Por lo tanto auditar es el proceso de acumular y evaluar evidencia acerca de la
información cuantitativa de una entidad económica específica, con el propósito de
determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la
información cuantificable y los criterios establecidos.
Un concepto más perceptible sería el considerar a la auditoría como un examen
sistemático de los estados financieros, contables, administrativos, operativos y de
cualquier otra naturaleza, para determinar el cumplimiento de principios económico-
financieros, así como la correspondencia con los principios de contabilidad
generalmente aceptados, el proceso administrativo y las políticas de dirección,
normas y otros requerimientos establecidos por la organización.
Esta amplia conceptualización permite dilucidar como en la actualidad existen
diversos tipos de auditoría, siendo la auditoría operacional una de estas, y de acuerdo
a lo expresado por Whittington y Pany (2005) la auditoría operacional “es el estudio
de una unidad especifica de una empresa con el propósito de medir su desempeño”
(p.10).
A través de este tipo de auditoría puede evaluarse la eficacia de las operaciones de
un departamento o área especifica, también puede juzgarse la eficiencia en el
desempeño, es decir, el aprovechamiento optimo de los recursos disponibles, al
respecto Pinilla (1996) define la auditoría operacional como:
El proceso de investigación que tiene por objeto el examen y evaluación de la planeación, la organización, la dirección y el control de gestión de las operaciones por áreas funcionales o por procesos operativos en las organizaciones; su base son los criterios de economía, eficiencia, efectividad y equidad; su finalidad, emitir una opinión independiente, de asesoría, a la alta dirección, acerca de la validez del sistema de control integral en las entidades auditadas. (p.12).
Considerando esta aseveración se puede señalar que la auditoría operacional está
enfocada en brindar asesoría y colaboración a la administración activa, de manera que
21
ésta alcance los objetivos y metas de la organización bajo principios de eficiencia y
calidad.
Hoy en día la auditoría operacional es una herramienta generadora de beneficios a
la organización, al respecto Suárez (2002) señala que la misma puede brindar una
serie de oportunidades, tales como:
Crear una política para llenar un vacío que a causa de la ausencia de política afecta adversamente al organismo. Modificar una política que no satisface las necesidades del organismo. Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del organismo”. (p. 4).
La auditoría operativa para realizar su cometido, y cumplir con su responsabilidad,
debe ajustarse al marco legal y normativo diseñado por la administración activa;
cuyos criterios son básicos para realizar su función de control: medir procesos,
establecer diferencias, fijar los efectos perjudiciales, y determinar las causas
facilitadoras de las inconsistencias.
A través de la auditoría operacional se fortalece el control gerencial, ya que esta
permite la evaluación analítica, realizada con criterio constructivo de la organización,
planes, políticas, sistemas de información y operativos, controles y utilización de
recursos humanos y físicos de una empresa o un sector de la misma, al respecto
Rodríguez (1999) señala:
La auditoría operativa complementa el control gerencial directo (que tiende a diluirse debido a los procesos de crecimiento y descentralización y al constante aumento de la complejidad de la actividad económica). Proporciona una opinión independiente y objetiva sobre el manejo de la organización. Provee ideas para mejorar la rentabilidad de la empresa”. (p. 11).
Mediante la ejecución de la auditoría operacional se evalúan aspectos relacionados
con los procesos mas importantes de la organización, con el propósito de hacer
significativas recomendaciones que permitan mejorar la eficiencia y eficacia de la
22
entidad, al respecto, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos en el boletín Nº 1
señala que la auditoría operacional es “el servicio que presta el contador publico
cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer
recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad” (p.09).
En función de lo señalado, es pertinente destacar que la auditoría operacional se
enfoca sobre aspectos administrativos, es decir, se evalúa la efectividad de los
procedimientos a través de la revisión o estudio preliminar, con el fin de conocer el
funcionamiento de los procedimientos y practicas para formarse una idea con
respecto a su efectividad. Esta revisión permite la identificación de asuntos y áreas
específicas, problemas o deficiencias que pudiesen dar lugar a reajustes en la
organización de las actividades y/o procedimientos.
Componentes estructurales y funcionales de la auditoría operacional
De acuerdo a lo señalado por Suárez (2002), la auditoría operacional puede
enfocarse desde dos enfoques básicos: “Enfoque de organización y enfoque
funcional.” (p. 12).
De acuerdo a lo argumentado por el autor, el enfoque administrativo o de
organización está basado en la administración de un departamento u otra unidad de
mando. Bajo este enfoque se examinan además de las funciones o actividades dentro
de una organización, la administración de la misma, además de considerar su sistema,
su personal, sus métodos de información, sus métodos de evaluación de personal, sus
presupuestos y el lugar que ocupa en el plan general de la organización auditada.
El enfoque funcional, se ocupa del seguimiento de una o varias actividades
desde su principio hasta su conclusión; dando particular atención a todas las
funciones a través de las unidades implicadas en ellas, pero dando menor atención a
las actividades de la administración general, porque prioriza las unidades en cuanto a
23
las funciones que se revisan.
Marco filosófico de la auditoría operacional.
Según Pinilla (1996) la auditoría operacional se inscribe en el marco teórico,
metodológico, normativo y filosófico de la auditoría general, Entre los aspectos
filosóficos destacan:
Función asesora
En la actualidad la comunidad empresarial reconoce la función de la auditoría
en cualquier de sus modalidades como una actividad profesional asesora de la alta
gerencia, mediante la cual se procura asegurar la implementación oportuna del
sistema de control, por lo tanto, la misma no puede considerarse dentro de la
estructura organizativa de la entidad como parte de la administración activa de la
entidad.
Naturaleza evaluativa
Por naturaleza la auditoría en cualquiera de sus modalidades cumple un rol
particularmente evaluativo, por consiguiente las actividades que se realizan están
orientadas hacia un control posterior o selectivo, en tal sentido, la función de control
preventivo se realiza a partir de la aceptación de la gerencia de las recomendaciones
de mejoramiento del sistema operativo y de control de las actividades empresariales
sugeridas por la auditoría.
Cabe resaltar, que la auditoría esta orientada hacia un control detectivo, ya que los
controles correctivos son responsabilidad del personal de línea y no de los asesores.
La auditoría dentro de su rol evaluativo monitorea las operaciones con el fin de
identificar o detectar posibles problemas de control, los cuales al ser diagnosticados
24
ameritan tratamiento correctivo el cual debe ser adoptado oportunamente por la
gerencia.
Independencia
Una de las condiciones que debe ejercer el auditor en su actividad profesional es
la independencia mental y operativa. La independencia mental garantiza la práctica
social de la auditoría sin presiones o influencias externas de cualquier naturaleza; en
referencia a la independencia operativa, el auditor debe evitar involucrarse en algún
proceso u operación como en juez y parte, ya que esto viciaría su actuación.
Es común observar personal directivo o gerentes que desconociendo el trabajo del
auditor, presionan para que estos realicen actividades de control previo o acciones
correctivas, las cuales no son competencia de estos profesionales y desconocer esta
regla los inhabilitaría para emitir opinión sobre aspectos donde se demuestre su
vinculación.
Evidencia
En auditoría la evidencia es toda información que utiliza el auditor para llegar a la
conclusión en que se basa su opinión, de ahí que el auditor les otorgue especial
cuidado y seguridad. Está representada por la información registrada en los papeles
de trabajo, los cuales deben ser preparados completos y detallados para proporcionar
comprensión global de la auditoría.
La evidencia significa información obtenida por el auditor para llegar a
conclusiones sobre las que se basa su informe. Esta comprende documentos fuentes y
registros contables subyacentes a los estados financieros, información corroborativa
de otras fuentes, procedimientos sobre el manejo de las áreas o divisiones e
25
indicadores. La evidencia se obtiene de una mezcla apropiada de pruebas de control,
de procedimientos sustantivos, análisis de proyecciones y de indicadores.
La Declaración de Normas y Procedimientos de Auditoría de Aceptación General
Nº 0 (2005) emitida por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de
Venezuela establece en la tercera norma sobre organización y ejecución del trabajo,
lo siguiente: “El auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y
competente, mediante inspección, observación, confirmación e indagación, para
proporcionar una base razonable con el fin de emitir una opinión respecto a los
estados financieros examinados” (p. 18).
En función de esto, el objetivo que persigue el Contador Público al aplicar los
procedimientos de auditoría, es la obtención de los elementos de juicio indispensables
para poder emitir su opinión sobre los estados financieros. Estos elementos deben
representar las evidencias suficientes y objetivas que demuestren la razonabilidad de
su examen.
La evidencia debe referirse a hechos importantes de su examen, debe estar
relacionada con estos además de ser sutil como para sustentar una opinión que se va a
emitir, no es conveniente acumular datos, comprobaciones o elementos que no tengan
utilidad o relación con los objetivos planteados, ya que esto constituye un desperdicio
de tiempo y demuestra falta de eficacia profesional.
Objetividad
La objetividad en auditoría tiene que ver con el tipo y grado de evidencia que
respalde el informe del auditor, además tiene que ver con el mantenimiento de una
actitud imparcial por parte del auditor. Para que pueda hablarse de objetividad, la
evidencia debe ser suficiente (aspecto cuantitativo) y competente (aspecto
26
cualitativo), y la actuación del auditor debe ser justa, sin prejuicios e imparcial para
que no menoscabe su objetividad.
Equidad
Este aspecto filosófico tiene especial importancia en el sector público, en
cuanto a la utilización de los recursos oficiales, está íntimamente vinculado con la
ética y la responsabilidad social del auditor, el cual a través de su actuación puede ser
vigilante del uso equitativo de los recursos en beneficio de la comunidad. En el sector
privado este elemento filosófico está orientado hacia el tratamiento justo de los
recursos en concordancia con los objetivos y metas de la organización.
Conducta Ética
De acuerdo a Whittington y Pany (2005) “la ética es el estudio de los principios y
valores morales que rigen los actos y decisiones de un individuo o grupo”. (p. 53).
Este componente filosófico está vinculado con la responsabilidad social y
profesional del auditor, la cual debe ser ejercida con dignidad y bajo los principios y
valores morales existentes en la sociedad, por lo tanto sus actuaciones deben ejercerse
con cuidado, competencia y diligencia.
Un trabajo negligente o la falta de integridad por parte del auditor, puede dar
origen a la negatividad por parte del público hacia los profesionales, en consecuencias
las actuaciones profesionales deben estar enmarcadas en un sentido de
responsabilidad, capacidad, cuidado y diligencia profesional.
27
Objetivos de la auditoría operacional
De acuerdo a lo señalado en el Boletín N° 2 del Instituto Mexicano de Contadores
Públicos (2002) “el objetivo de la auditoría operacional se cumple al presentar
recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se
practique”(p. 10).
La auditoría operacional persigue como objetivos:
• Detectar problemas y proporcionar bases para solucionarlos.
• Prever obstáculos a la eficiencia.
• Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre
obstáculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se
mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administración de las
entidades, en la consecución de la óptima productividad.
Aplicación de la auditoría operacional
De acuerdo a lo señalado en el Boletín Nº 2 del Instituto Mexicano de Contadores
Públicos (2002) “la auditoría operacional puede realizarse en cualquier época y con
cualquier frecuencia”, sin embargo es recomendable aplicarla periódicamente, a fin
de que genere mejores resultados.
Es conveniente preparar un programa cíclico de revisiones, donde se plantee la
revisión del área por lo menos cada dos años, manteniéndose un examen permanente
de aquellas operaciones que requieran especial atención del monto de recursos
invertidos en ellas o por lo crítico de sus operaciones.
28
Metodología de la auditoría operacional
Sobre este aspecto el Boletín N° 2 del Instituto Mexicano de Contadores Públicos
simplifica la metodología a seguir en el desarrollo de la Auditoría Operacional en tres
pasos fundamentales:
Familiarización
En esta primera fase el auditor busca familiarizarse con las operaciones que
revisará en el contexto de la empresa, allí se provee de un conocimiento inicial de
aspectos importantes de la empresa como los que se especifican a continuación:
• Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad
económica en que se desenvuelve la empresa y que inciden en la operación que se
realiza.
• La infraestructura especifica que se utiliza para hacer frente a la
administración de la operación ( Planeación, organización, dirección y control)
• Los antecedentes relacionados con las deficiencias detectadas a través
de cartas, sugerencias o informes emitidos por auditores internos, externos o
consultores.
En esta fase de familiarización existen otros lineamientos que pueden
simplificar la familiarización del auditor con la empresa y las operaciones que se van
a evaluar, estos son:
El estudio ambiental
A través de este estudio el auditor puede diagnosticar las áreas críticas, y la
profundidad en esta investigación inicial estará a su criterio. En esta fase se
investigará:
29
• La importancia de la operación auditada para la empresa, la cual se
mide de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría si se mejora la eficiencia.
• Los indicadores.
• La estructura de la organización y las políticas aplicables en la
operación que se audita.
• La reglamentación legal del ámbito federal, estatal y municipal que
rigen las practicas de manejo de la operación.
• Información sobre como la competencia resuelve los problemas de
operaciones similares.
Estudio de la gestión administrativa
En esta fase, el auditor estudiará la instrumentación práctica de la gestión
administrativa, enmarcada en la planeación, organización, dirección y control, a fin
de conocer sus características y posibles deficiencias.
Visita a las instalaciones
En esta etapa se podrá apreciar objetivamente y tener un mejor conocimiento de
las diversas características de la organización o área a evaluar tales como su personal,
naturaleza de las operaciones que efectúa, la forma en que se lleva a cabo el
almacenamiento de las existencias, tipo de maquinaria que se utiliza, condiciones de
seguridad, del equipo y ambiente en general). Esto se realiza con la finalidad de
observar directamente como se efectúan las operaciones e identificar las posibles
causas del problema.
Al culminar este proceso de familiarización, el auditor operacional puede
estructurar un programa de trabajo bien detallado y así podrá delegar parte de las
investigaciones y supervisar su ejecución.
30
Investigación y análisis
En esta segunda fase de la metodología, se analiza y se examina la documentación
pertinente para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación, en esta etapa se
realizan pruebas de detalle utilizando pruebas selectivas a juicio del auditor o por
muestreo estadístico.
En esta etapa de la investigación el auditor debe cuidar que las actividades se
planeen y desarrollen de manera que la información se obtenga objetivamente y en el
menor tiempo posible, en este caso, el auditor debe buscar hechos y evitar
distorsiones con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza, por esta razón
debe tener todos los elementos que le permitan formarse una opinión que garantice
que el diagnostico final sea lo mas objetivo posible. Durante esta fase es conveniente
el uso de técnicas adecuadas que permitan lograr la objetividad en la información,
entre estas se pueden considerar:
Entrevistas
Para ratificar las situaciones detectadas en fase inicial, es conveniente entrevistar
a las personas que realizan las operaciones, o a los funcionarios que las controlan y/o
dirigen. Estas entrevistas deben ser formales por lo tanto hay que tener cuidado al
planearlas ya que la información que se obtiene es de primera mano. A través de esta
herramienta se tiene información sobre la ejecución práctica de las políticas y
procedimientos, sin embargo, cuando se efectúan entrevistas con el personal ejecutivo
que administra las principales actividades así como el personal de línea se debe
asegurar haber obtenido una opinión veraz y significativa de lo que ocurre en la
operación.
Evaluación de la gestión administrativa
31
En esta fase se evalúan al detalle la efectividad y eficacia de los elementos de la
gestión administrativa (planeación, organización, dirección y control), detallándose a
continuación:
• Planeación: se evaluará el grado de efectividad logrado para
pronosticar problemas y programar las actividades eficientemente.
• Organización: se considerará la estructura organizativa de la entidad,
las líneas de autoridad y responsabilidad, la coordinación de los
departamentos encargados de las operaciones, su vinculación entre sí, los
niveles jerárquicos y la actitud del personal empleado y los responsables de
las operaciones.
• Dirección: Para el auditor operacional es importante considerar la
calidad directiva de los ejecutivos, la efectividad de la información que avala
las decisiones de este nivel jerárquico y la oportunidad de éstas.
• Control: El auditor operacional prestará especial atención al comparar
lo planeado con lo ejecutado, así como los elementos de programación y
presupuestación.
Examen de documentación
Con el objeto de comprobar la forma en que se están llevando a cabo las
operaciones de la empresa; es conveniente revisar los diversos registros, informes,
formatos, archivos, comprobantes, entre otros que se utilizan en cada caso. El examen
que efectúa el auditor operacional debe hacerlo sin predisposiciones de manera que
pueda apreciar situaciones que provoquen una ineficiencia, y para proponer la
recomendación correspondiente.
Diagnóstico
El diagnóstico constituye el producto terminado de la auditoría, es la forma de dar
32
a conocer a los directivos como a los funcionarios y encargados de los departamentos
operativos que se vean afectados, de todos los hechos o circunstancias importantes
observadas en la revisión, así como también de exponerles las sugerencias de carácter
general que permitan mejorar el desempeño de las mismas.
En esta fase de considerarán los hallazgos y se señalará la interpretación que se
hace de ellos, notificándose aquellos que sean indicios de fallas relevantes de
eficiencia. El auditor debe alejarse de los detalles y en base a los hallazgos
específicos, ensayar el resumen con los de mayor relevancia.
Preparación de papeles de trabajo
Los papeles de trabajo en auditoría operacional son el conjunto de cédulas y
documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de la evaluación
de la efectividad del control interno contable financiero y operacional, y de la
identificación y selección de las áreas críticas, así como la evaluación o desarrollo de
los hallazgos.
Las cédulas son los papeles de trabajo preparados directamente por el auditor y se
dividen en sumarias y analíticas. En las cédulas sumarias se resume todo lo
concerniente a los hallazgos de auditoría operacional (condición, criterio, causa
efecto, conclusión y recomendación). Las cédulas analíticas sustentan, fundamentan o
demuestran los hallazgos en auditoría operacional.
Utilidad de los papeles de trabajo
En auditoría operacional los papeles de trabajo sirven para:
33
• Sustentar y demostrar competentemente los hallazgos de auditoría
operacional, las conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad o
eficacia, economía y eficiencia.
• Suministrar información suficiente para la preparación del informe de
auditoría operacional.
• Demostrar la solidez y calidad profesional del trabajo de auditoría.
• Permitir la supervisión del trabajo de auditoría.
• Guiar la conducción de auditorías operacionales subsiguientes.
Informe
El informe sobre auditoría operacional es el producto terminado del trabajo
realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la
empresa sobre la labor del auditor. Su enfoque está orientado a mostrar objetivamente
los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa y con
los controles operacionales establecidos. Este enfoque permite que de la solución
dada a los problemas surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la
eficiencia operativa y en la productividad.
El informe debe ser ágil y estar orientado hacia la acción, además, en la
medida de lo posible debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los
posibles cambios.
El informe de auditoría operacional, puede contener básicamente las siguientes
partes:
• Síntesis o resumen del informe.
34
• Información introductoria.
• Resultados de la auditoría.
• Anexos, cuando estos sean considerados necesarios.
Estas secciones del informe deben presentarse suficientemente sustentados y en
orden de importancia, respecto a las áreas críticas examinadas y los hallazgos
desarrollados durante la auditoría.
En el resumen ejecutivo, el auditor debe exponer brevemente las características de
la auditoría realizada y las conclusiones y recomendaciones más significativas de su
trabajo, de tal forma que los ejecutivos de la entidad tomen rápidamente una visión
general del trabajo realizado y sus principales resultados y a la vez por la gravedad
motive a los interesados (accionistas, ministros, gerentes, entre otros) en su cuidadosa
lectura.
En el informe introductorio, el auditor debe incluir una introducción, en la cual
hará referencia a los antecedentes de la entidad, tales como origen y creación,
naturaleza y determinación de sus actividades, organización y administración, en
términos muy generales. Igualmente, manifestará en ésta introducción las áreas
examinadas y la naturaleza y alcance del examen practicado.
En cuanto a los resultados de auditoría, debe tenerse en cuenta que para cada
hallazgo de auditoría es conveniente destinar una sección o capítulo en esta parte del
informe, siguiendo el orden que a continuación se especifica:
• La condición: esta característica está dada por la situación actual encontrada
por el auditor (lo que es).
• El criterio: está dado por las unidades de medidas, las disposiciones legales o
normas aplicables, los indicadores o índices y en general por los parámetros
35
que el auditor utiliza para comparar o medir la situación actual. Puede decirse
que " el criterio" es " lo que debe ser", es decir la situación ideal.
• La causa: es el motivo o razón de las evaluaciones o efectos establecidos al
comparar la condición contra el criterio; es el porqué del efecto o de la
condición.
• El efecto: es el resultado adverso de la comparación de la condición contra el
criterio.
Sistema
La palabra sistemas es extensamente utilizada en distintos espacios del
conocimiento, generalmente se refiere al conjunto de elementos que están
dinámicamente relacionados y llegan a formar una actividad que va a permitir el
logro de los objetivo de las organizaciones públicas y privadas.
En este sentido, Gómez (1999) destaca que: “Un sistema es una concepción
unitaria de un conjunto que funciona como un todo debido a la interdependencia de
sus partes” (p.4). Las partes que integran un sistema son las siguientes:
• Insumos: constituyen los componentes que ingresan en el sistema.
• Procesador: es el componente que transforma el estado original de los
insumos o entradas, en productos o salidas.
• Productos: son las salidas o la expresión material de los objetivos del
sistema; son los fines o metas del sistema.
• Regulador: es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que
el cerebro en el organismo humano.
• Retroalimentación: mediante la retroalimentación los productos
inciden en el sistema superior, el cual genera energía a través de los insumos que
vuelven a entrar en el sistema para transformarse nuevamente en productos o
36
salidas.
Administración pública y privada como un conjunto de sistemas
Gómez (1999, p.34) destaca que si la administración pública y privada se
considera como un conjunto de sistemas, el primer problema que se plantea es
determinar cuántos y cuales son.
Dentro de las instituciones existen dos grupos de actividades denominadas
actividades fin y las llamadas actividades medio. Las primeras tienen relación directa
con los objetivos que debe cumplir la institución y para que estas puedan realizarse es
indispensable el funcionamiento de las actividades medio, las cuales tienen por objeto
coadyuvar, facilitar y apoyar la realización de las actividades fin.
En este sentido, dentro del enfoque de sistemas, las actividades medio se
clasificarían como sistemas administrativos propiamente dichos y sistemas auxiliares.
Por eso la administración pública y privada, considerada un todo, no es otra cosa que
el conjunto de sistemas operativos, administrativos y auxiliares.
A continuación se da una breve explicación de los sistemas que conforman la
administración pública y privada:
• Sistema operativos: Están compuestos por el sistemas productivo, el
sistema de infraestructura y el sistema social.
• Sistemas administrativos: Son fundamentalmente los insumos o
entradas que permiten que funcione el sistema de la administración pública.
• Sistemas auxiliares: Existen actividades que si bien es cierto pueden
considerarse insumos, tienen características muy diferentes, sin embargo permiten
mantener en funcionamiento el sistema; éstas son consideradas sistemas
auxiliares.
37
La administración pública como sistema
Los procesos funcionales de la estructura organizacional de los órganos y entes de
la administración pública, están formados por elementos y relaciones que se
establecen, para que los sistemas estén en condiciones de procesar los insumos y
obtener como resultado los productos que se esperan, en condiciones óptimas de
eficiencia y eficacia. Gómez (1999) indica que:
Dentro de estos procesos de conversión influyen conjuntamente con los insumos los elementos internos provenientes de dos subsistemas básicos en que se subdivide todo sistema institucional, y que representa la forma clásica de organización de los diversos órganos y entes de que está formado el sector público. (p.40)
Estos pueden identificarse como de operación o sustantivos y apoyo o adjetivos.
Para los efectos de identificación de los sistemas de una institución u organización de
la administración pública, con independencia de señalamiento de esta última como
suprasistema con sus sistemas o subsistemas. En líneas generales todo sistema
institucional incluye:
• Sistemas operativos: tienen como fin cumplir con las atribuciones y
objetivos encomendados a la dependencia, mediante la producción de bienes o la
prestación de los servicios para los que está facultada con eficiencia y eficacia.
Dentro de estos tenemos los internos y los de servicio al público.
• Sistemas de apoyo: les corresponde proporcionar los recursos
humanos, financieros y materiales, así como proveer y realizar los servicios
necesarios para hacer factible el funcionamiento de las dependencias y entidades
de la administración pública. Estos contemplan los de apoyo administrativo y los
de apoyo institucional.
38
• Sistemas de regulación y control: en este sistema se encuentran
comprendidas las funciones y actividades relacionadas con el proceso
fundamental de planeación, programación, presupuestación, contabilidad,
desarrollo institucional (organización y métodos), informática y estadística,
control y evaluación.
Los sistemas de apoyo administrativo e institucional junto con el de regulación y
control, forman los medios e instrumentos administrativos para el funcionamiento de
la institución en su conjunto. De ellos depende que el sistema operativo interno y el
de servicio al público se desempeñen eficaz y eficientemente.
Breve enfoque sistémico de la administración pública
Según Gómez (1999, p. 43) destaca que en la medida en que el país crece, el
estado se ha visto obligado a ejercer una función reguladora y rectora necesaria para
lograr un desarrollo nacional equilibrado y pacífico que mantenga y refuerce la
convivencia entre todos los individuos que conforman la sociedad. Sin embargo, una
creciente intervención y regulación provoca un exceso de legalismos y normatividad
innecesaria que va desde las leyes y decretos de carácter general, pasando por
resoluciones y reglamentos, para descender desde luego a los manuales
administrativos.
Tal exceso de regulación anula prácticamente la capacidad del servidor público en
las acciones administrativas y limita al máximo su posibilidad de examinar opciones
y decidir sobre ellas, provocando una serie de obstáculos a los trámites y servicios
que demanda la ciudadanía.
En la administración pública el enfoque que ha predominado es el estructuralista,
dentro del cual toda la problemática de la administración pública se pretende
examinar y solucionar desde el punto de vista de la organización formal, sin darle la
39
importancia que merecen los demás elementos que forman parte del quehacer
administrativo como son las funciones, actividades, los procedimientos y sistemas de
trabajo que en mayor o menor grado están diseñados para llevar a cabo las acciones
propias del aparato gubernamental.
El enfoque de sistemas resulta uno de los métodos analíticos más adecuados para
atender a los procesos dinámicos que caracterizan a los sistemas administrativos, ya
que el análisis de todas las fases de los mismos, permite encontrar los medios más
adecuados, para resolver con éxito los problemas que obstaculizan la capacidad de la
administración.
El control
Las organizaciones utilizan los procedimientos de control para asegurarse de que
están avanzando satisfactoriamente, hacia sus metas y de que están usando sus
recursos de manera eficiente. Para Stoner (1996) el control administrativo se define
como:
El proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las proyectadas. De hecho el control está mucho más generalizado que la planificación. El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección. (p.610)
De acuerdo a lo anteriormente señalado, el control es debe tener como
propósito fundamental la supervisión y comparación de los resultados obtenidos
contra los resultados esperados originalmente, así como el resguardo y protección del
patrimonio de la organización, asegurando además que la acción dirigida se esté
llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites
de la estructura organizacional.
40
Control interno
El control interno significa distintas cosas para diferentes personas. La amplia
variedad de denominaciones y significados impiden un entendimiento común del
control interno. Se hace necesario, entonces, integrar varios conceptos de control
interno en una estructura conceptual en la cual se establezca una definición común y
se identifiquen los componentes del control. A continuación se presentan diferentes
puntos de vista de diferentes autores que sirven de base para conceptualizar el control
interno en la presente investigación.
Según expresa la Enciclopedia de la Auditoría Océano Centrium, (1993); El
Comité de Procedimientos del Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA)
define el control interno de la siguiente forma:
El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficacia operacional y fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección. (p.243)
Por su parte, Mantilla (2000, p.13); define al control interno como “un proceso,
ejecutado por el personal de la entidad, diseñado para cumplir objetivos
específicos.”Aunque ambas definiciones son amplias, logran explicar que el control
en una organización, es responsabilidad de todos sus integrantes y que además está
centrado en objetivos específicos para las actividades dentro de la entidad. Estos
objetivos se ubican dentro de tres categorías: (a) operaciones: relacionados con el uso
efectivo y eficiente de los recursos de la entidad. (b) información financiera:
relacionados con la preparación de estados financieros públicos confiables. (c)
cumplimiento: relacionados con el cumplimiento de la entidad con las leyes y
regulaciones aplicables.
41
De igual manera, Cepeda (2000, p.3); define el control interno como un
mecanismo de “intervención o inspección cuyo propósito final es, en esencia,
preservar a la organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los
resultados esperados.”
La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (1996); presenta
la siguiente definición:
El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia.
Otra definición es la que plantean Cook y Wuinkle (1987); las cuales explican que
el control interno es:
El sistema interior de una compañía que está integrado por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas las medidas y métodos empleados para:.- proteger los activos, .- obtener la exactitud y confiabilidad de la contabilidad y de otros datos e informes operativos, .- promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los aspectos de las actividades de la compañía y .- comunicar las políticas administrativas, estimular y medir el cumplimiento de las mismas.(p.208).
Es por ello que en las organizaciones públicas, el control interno es el
mecanismo que permite la aplicación de correctivos a los resultados de la actividad
de la institución, conociéndose las dificultades en el cumplimiento de las metas e
implementando mecanismos de control de los resultados de la gestión.
De acuerdo con este planteamiento, se comprende la importancia del control
interno en las organizaciones, ya que el mismo permite un mayor nivel de
42
confiabilidad acerca del funcionamiento y resultados de los sistemas administrativos
de las mismas. De esta manera, el control interno es una herramienta de recolección y
validación de información que apoya a la gerencia de las organizaciones en su
quehacer, por lo que mediante el mismo, es posible la coordinación de las acciones
que es necesario ejecutar en éstas. De igual forma, constituye una base para la
elaboración de los planes, siendo un apoyo fundamental en la toma de decisiones y
apoyándose en el cálculo de indicadores que midan en forma más precisa los
resultados de la actividad que se realice.
Componentes del control interno
Mantilla (2000); presenta cinco componentes en el control interno que están
interrelacionados entre ellos y con los objetivos organizacionales, y además son
inherentes a la forma como la administración maneja la empresa. Estos componentes
son:
• Ambiente de control: la esencia de cualquier negocio es su gente, sus atributos
individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia y el
ambiente en que ella opera. La gente es el motor que dirige la entidad y el
fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.
• Valoración de riesgos: la entidad debe ser consciente de los riesgos y
enfrentarlos. Debe señalar objetivos, integrados con ventas, producción,
mercadeo, finanzas y otras actividades de manera que opere concertadamente.
También debe establecer mecanismos para identificar, analizar y administrar los
riesgos relacionados.
• Actividades de control: se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos
para ayudar a asegurar que se están aplicando efectivamente las acciones
identificadas por la administración como necesarias para manejar los riesgos en la
43
consecución de los objetivos de la entidad.
• Información y comunicación: los sistemas de información y comunicación se
interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la
información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.
• Monitoreo: debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario
hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar
dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen.
Tales componentes del control interno, describen el dinamismo de los sistemas de
control interno. Por ejemplo, la valoración de riesgos no influye solamente en las
actividades de control, sino que también puede ser altamente requerida para
reconsiderar las necesidades de información y comunicación, o las actividades de
monitoreo de la entidad. Así, el control interno no es un proceso en serie, en el cual
los componentes afectan solamente al siguiente. Es un proceso, como explica
Mantilla (2000, p.18); “interactivo, multidireccional en el cual casi todos los
componentes pueden influenciar a los otros.”
Tipos de control interno
Una de las clasificaciones más completas del control interno es la que señala
Cepeda (2000); clasificándolo en seis tipos de control que son: el gerencial, el
administrativo u operativo, el presupuestario, el de informática y el contable.
• El control gerencial está dirigido al personal con el propósito influir en
los individuos para que dentro de la organización sus acciones y comportamientos
estén acordes con los objetivos de la organización.
El responsable de este tipo de control es la gerencia y está conformado por los
44
siguientes elementos:
a) Definición clara y precisa de metas, objetivos y valores.
b) Sistemas de administración participativa.
c) Comunicaciones abiertas.
d) Motivación.
• El control administrativo u operativo se orienta hacia las políticas
administrativas de las organizaciones y los métodos y procedimientos que están
relacionados, en primer lugar, con el debido cumplimiento de las disposiciones
legales, y la adhesión a las políticas de los niveles de dirección y administración
y, en segundo lugar, con la eficiencia de las operaciones.
• El control presupuestario es una herramienta técnica donde se apoya el
control de gestión y está basado en la dirección por objetivos. Es usada por las
empresas para controlar las posibles desviaciones en la consecución de sus
objetivos principales, tales como: una determinada rentabilidad y la eficiencia de
la gestión
• El control de informática va dirigido a lograr el uso de la tecnología y
la informática como herramienta de control; con el objeto de mantener controles
automáticos efectivos y oportunos sobre las operaciones. Los elementos del
control de informática son:
a) Definición clara y precisa de las transacciones a sistematizar.
b) Fijación de diferentes niveles de acceso a la información.
• El control contable que es el evaluado por el auditor externo,
comprende el plan de organización y los registros que conciernen a la salvaguarda
45
de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de
controles brindan seguridad razonable:
a) Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones
generales o específicas de la gerencia.
b) Las operaciones se registran debidamente para facilitar la
preparación de estados financieros de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados. Lograr salvaguardar los activos y
poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma
decisiones.
c) Se salvaguardan los activos solo acensándolos con autorización
d) Los activos registrados son comparados con las existencias.
Eficiencia y eficacia
Numerosas son los significados que pueden tomar estos términos a evaluar en la
presente investigación, donde sus enfoques van a depender del área en que se esté
aplicando. La eficiencia y la eficacia son dos adjetivos de naturaleza cualitativa
aplicables a los procesos logísticos o a cualquier área en general de una organización.
El grado de eficiencia de una actuación esta definido por la relación existente entre
los bienes y servicios consumidos y los bienes y servicios producidos; o con mayor
amplitud, por los servicios prestados en relación con los recursos empleados. Una
actuación eficiente se definirá como aquella que con unos recursos determinados
obtienen el máximo resultado posible, o la que con unos recursos mínimos mantiene
la calidad y cantidad adecuada de un determinado servicio.
La eficacia de una organización se mide por el grado de satisfacción de los
objetivos fijados en su programa de actuación, o de los objetivos incluidos tácita o
explícitamente en su misión, es decir, comparando los resultados reales con los
46
previstos independientemente de los medios utilizados. La evaluación de la eficacia
de un determinado organismo no puede realizarse sin la existencia previa de una
planificación (plasmada en unos programas) en donde los objetivos aparezcan
claramente establecidos y cuantificados, como expresión clara de la forma en que
éstos se pretenden alcanzar.
De esta forma, la eficacia puede ser considerada desde el punto de vista tradicional
como: una comparación de los resultados obtenidos con lo esperado, así también,
como una comparación entre los resultados obtenidos y un óptimo factible.
Para esta investigación y para el entendimiento de los criterios de eficiencia y
eficacia a evaluar, tomaremos las definiciones precisadas por la Contraloría General
de la República (1999), donde indica que la eficiencia es “la relación entre los bienes
o servicios producidos y el manejo de los recursos humanos, económicos y
tecnológicos para su obtención”; además incluye la relación de los recursos
programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades.
Por otra parte, define a la eficacia como “la relación entre los servicios producidos
o generados y los objetivos y metas programadas”. Cabe señalar que dentro de estas
concepciones juega un papel importante las metas y los objetivos, siendo la primera
según la Contraloría General de la República (1999) “un resumen cuantitativo,
específico y cronológico de las acciones y actividades a realizar para el cumplimiento
de los objetivos planteados por la organización”, y los objetivos que constituyen
“planteamientos conceptuales y formales de lo que se quiere o se espera alcanzar
alguna vez, que permiten guiar y evaluar la ejecución de los planes, programas,
proyectos o actividad de una organización”, es decir, los fines generales a alcanzar.
A continuación se presenta la visión sistémica de la gestión y de la organización
por la Contraloría General de la República (1999), donde hace uso del esquema de
47
análisis sistémico, toda vez que en el mismo se conjugan los elementos del análisis
insumo-proceso-producto con la planificación (objetivos y metas).
Cuadro Nº 01
Visión sistémica de la gestión y de la organización
Fuente: Contraloría General de la República. 1999.
Los elementos que se interrelacionan en una gestión y que integra el esquema
antes mencionado, es definido por la Contraloría General de la República de la
manera siguiente:
a) Proveedores: sujetos externos a la organización, que suministran los insumos
requeridos para la producción de bienes o servicios.
b) Insumos: conjunto de recursos, materiales e información, de los cuales, debe
disponer y/o requerir la organización auditada, para iniciar su proceso productivo.
OBJETIVOS
METAS USUARIOS ENTORNO
Comunidad Ambiente
PRODUCTOS INSUMOS
PROCESO
PROVEEDORES
EFECTO
IMPACTO
48
c) Procesos: serie de pasos actividades o tareas, razonablemente articuladas, con
una secuencia lógica, para agregar valor a los insumos a fin de transformarlos en el
producto o servicio deseado en la cantidad y calidad requerida.
d) Productos: bienes o servicios que resultan de utilizar los insumos y agregarle
valor mediante los procesos.
e) Objetivos: fines o propósitos generales que las organizaciones pretenden
alcanzar.
f) Metas: fines o propósitos específicos a alcanzar, en general conllevan la
cuantificación de los resultados esperados en un lapso determinado.
g) Usuarios/clientes: personas o sujetos a quienes va dirigido el producto final del
proceso realizado.
h) Entorno: ambiente o comunidad afectada por el producto generado por la
organización.
i) Efectos: grado o nivel de repercusión, a corto plazo, originado por los productos
en el usuario inmediato.
j) Impacto: nivel de repercusión a mediano o largo plazo originado por los
productos en el entorno económico, social y ambiental.
Para la evaluación y medición del desempeño de las variables contempladas en la
visión sistémica, se requiere del conocimiento e interpretación de los siguientes
parámetros:
49
1. Economía: uso oportuno de los recursos en cantidad y calidad adecuada al
menor costo posible, con relación a los programas de la organización y
con las condiciones y opciones que presenta el mercado.
2. Eficiencia: relación entre los bienes o servicios producidos y el manejo de
los recursos humanos, económicos y tecnológicos para su obtención.
3. Eficacia: relación entre los servicios o productos generados y los
objetivos y metas programados.
4. Calidad: cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio
prestado satisface la necesidad del usuario o cliente.
Cabe destacar, que los parámetros a analizar dentro de esta investigación son los
indicados bajo los números dos y tres, señalados por la Contraloría General de la
República.
Indicadores
El control de la gestión descansa sobre el seguimiento y la medición de
indicadores, los cuales aportan información sobre el estado real de una actuación o
programa, es decir, una función descriptiva, y por otra parte añaden a dicha
información un juicio de valor más objetivo indicando si el desempeño en dicho
programa esta siendo o no el adecuado, por lo que además cumple una función
valorativa.
Un indicador según la Contraloría General de la República (1999) es una
“referencia numérica generada a partir de una o varias variables, que muestra
aspectos del desempeño de una unidad auditada”, dicha referencia al ser comparada
con un valor estándar, interno o externo de la organización, podrá indicar posibles
desviaciones con respecto a las cuales la administración deberá tomar acciones. Al
evaluar o elaborar un indicador es importante determinar si se dispone de información
50
confiable y oportuna, que permita la comparación entre la situación real y referencias
históricas, similares o programadas.
Por otro lado, según Guevara y Leal (2001), un indicador es una “referencia
numérica representativa del comportamiento de una o mas variables, en forma de
denominaciones; las cuales permiten conocer la magnitud de un desvío y en
consecuencia, actuar de manera preventiva y no solo correctiva”; las referencias
numéricas son generadas a partir de una variable que muestra el desempeño de una
unidad de análisis, que al compararla periódicamente con un valor gerencial o
estándar previamente establecido, permite identificar posibles desviaciones.
Estas concepciones de indicador, que son suficientemente claras y entendibles son
las consideradas y aceptadas en este estudio. El indicador debe ser relevante para la
gestión, de tal manera que aporte información imprescindible para informar,
controlar, evaluar y tomar decisiones, por otro lado, han de servir tanto al nivel
directivo como al nivel operativo de la organización.
Dentro de este orden de ideas, Guevara y Leal (2001), exponen en su estudio que
un sistema de indicadores es un “conjunto coherente de datos combinados o no, de
acuerdo a un régimen de categorías que representan el comportamiento de las
diferentes variables involucradas en la gestión de una unidad de análisis, durante un
lapso determinado”, además, indican una serie de beneficios que se derivan del uso de
un sistema de indicadores como base para las decisiones gerenciales, entre ellos se
tiene que:
• Permiten conocer mejor los procesos internos de la organización en lo
referente a costos, recursos, requerimientos, desperdicios, etc.
• Permite la formulación y corrección objetiva de las metas en los planes
y programas de la entidad.
51
• Permite la presentación simplificada de cuentas sobre lo ejecutado y
sus desviaciones con relación a lo esperado.
• Permite a los diferentes niveles de la organización, conocer y analizar
de manera objetiva las debilidades, amenazas, oportunidades y fortalezas de la
unidad (a nivel micro) y de la organización (a nivel macro).
La magnitud del comportamiento y su correspondiente descripción de la trilogía
producto- efecto-impacto, depende de la naturaleza y objetivos específicos de la
unidad de análisis. Se deberá tomar en cuenta la diversidad de productos que se
generen en la unidad de análisis respectiva y entre sus proyectos cuales van dirigidos
a generar cambios institucionales o a solucionar problemas a corto, mediano o largo
plazo, con la finalidad de observar cuales van a ser los beneficios del resultado final,
es decir, la concentración en los niveles de satisfacción individual o transformaciones
en determinada área.
Metodología para la generación de indicadores de gestión
Son múltiples los modelos creados para ejercer las actividades de seguimiento,
control y evaluación de la gestión. El modelo de control utilizado por Acevedo
(2004), parte de la premisa de que deben existir dos subsistemas: uno denominado
subsistema de gestión , que contempla los elementos de entrada, insumo, proceso y
producto y el otro subsistema de resultados, que contempla los elementos de efecto e
impacto, medidos en términos de satisfacción individual y colectiva. Según Guevara
y Leal (2001), exponen que esta metodología ha sido aceptada por la Contraloría
General de la República, órgano regulador de las instituciones públicas en materia de
de ejecución de ingresos y gastos, tal como es el caso objeto de estudio de esta
investigación.
Los indicadores representan un sistema de control de gestión, ya que permiten
identificar las decisiones operativas y estratégicas de la organización, de esta manera
52
se puede inferir que, todo aquello que pueda ser fuente de decisiones operativas y
estratégicas, deberá ser medido mediante indicadores. Las decisiones operativas
ofrecen soluciones de inmediato y están relacionadas con la administración de
recursos y el corto plazo; por su parte, las decisiones estratégicas están relacionadas
con el largo plazo y el cumplimiento de la misión y visión de la organización.
Para la generación de indicadores de gestión, se tomará como guía algunas fases
de la metodología utilizada por Acevedo (2004), en lo relacionado al modelo de
gestión.
Fases de la metodología
Fase 1: Diagnóstico del estatus de planificación de la unidad de análisis
En esta etapa se busca identificar criterios para conocer la situación actual de la
unidad, con el objeto de conocer el status de planificación de la organización y
asociarlo a la diversidad de mediciones e indicadores. Se consideran en esta fase
elementos como: la visión, la misión, los objetivos y las metas, que son elementos de
la planificación y se convierten en criterios para la producción de información.
Fase 2: Generación de indicadores de primer nivel de gestión
Para llevar a cabo esta fase, se debe comenzar primeramente por la redacción del
indicador, ya que cada indicador debe contemplar un número determinado de
elementos que permitan su redacción para describir diversas situaciones, de diversas
categorías con aplicación a una unidad de análisis.
Redacción de un indicador de primer nivel
Elemento 1(E1): indica acumulación en el valor numérico de la variable que se
pretende medir, permitiendo demostrar grandes comportamientos en un sistema de
53
números. Los términos que se utilizan para representarlo son: Total…, Número…,
Cantidad…
Elemento 2 (E2): sirve de enlace entre el E1 y el E3, representado por la preposición:
de…; por ejemplo: Total de…, Número de…, Cantidad de…
Elemento 3 (E3): se representa en un sustantivo en plural para destacar y cuantificar
la variable económica, física y cronológica o de intangibles. Debe representar la
unidad de medida que señala dicha variable, y puede estar complementada por una
palabra en singular entre un guión, por ejemplo: Total de horas-hombre…, Total de
Bolívares-costo.
Elemento 4 (E4): este elemento se reserva para contemplar un verbo en participio
pasado que describe la acción realizada de un desempeño de gestión al menos por un
individuo en un proceso; como por ejemplo se tiene: Total de usuarios capacitados,
Total de recomendaciones tipo “c” implementadas.
Los cuatro elementos descritos anteriormente representa la estructura básica de un
indicador, por lo que se puede llegar a saber la gestión o resultados que se van a
describir. Pero aparte de esto, la metodología señala otros tres (03) elementos que
vienen a ser complementarios y ayudan a delimitar la descripción de una gestión o
resultados en el tiempo, espacio y modo como se llevaron a cabo las acciones, pero va
a depender de las necesidades de la información adicional.
Elemento 5 (E5): guarda relación con la ubicación temporal en la que se desarrolla la
acción o gestión, de acuerdo con el contenido del sustantivo que haya correspondido.
Ejemplo: …para el segundo trimestre del año…,…cada semana…,…diariamente….
Elemento 6 (E6): representa el espacio geográfico y/o institucional que cubre la
acción de la gestión o resultados expresada en el verbo del indicador, y su estructura
54
puede desagregarse según las necesidades de control que se planteen. Ejemplo: …en
la región sur del país…, … para la Dirección de Investigaciones Penales…
Elemento 7 (E7): se relaciona este elemento con modalidades, particularidades
técnicas complementarias, referencias normativas que ayudan a precisar lo que se
debe medir; por ejemplo según: la Ley de Comunicaciones, según el Plan de
Erradicación de la Pobreza.
El siguiente diagrama muestra la estructura para la redacción de un indicador del
primer nivel.
Cuadro Nº 02
Estructura de redacción de un indicador de primer nivel
Una vez considerados los elementos anteriores, se procede a la generación de
indicadores de primer nivel del modelo de gestión, entre ellos se tiene:
Elementos Básicos
Indicadores de acumulación
+ Preposición De
+ +Sustantivo en
Plural
Verbo en Participio
Pasado
+
Elementos Alternativos
Complemento
Circunstancial de Tiempo
+Complemen
to Circunstancial de Lugar
+ Complment
o Circunstanci
al de Tiempo
1 2 3 4 5 6 7
Especificaciones Complementarias Número Total
Cantidad
Fuente: Acevedo 2004
55
Elemento 1: Generación de indicadores de primer nivel de entrada (demandas)
Los indicadores de este elemento permiten describir la cantidad de requerimientos
de servicios o productos tangibles o intangibles de clientes, consumidores o usuarios
internos o externos a la organización. Generalmente se utilizan los siguientes verbos:
solicitar, demandar, requerir, exigir y consignar. Ej. “total de créditos solicitados”.
Elemento 2: Insumo
Este elemento describe la variedad y categorías de los indicadores de utilización de
recursos de los que debe disponer la organización o parte de ella para el desarrollo de
un proceso de conversión. Los verbos utilizados son utilizar, consumir, invertir,
requerir, emplear, planificar, etc. Ej. Total de horas-vehículos utilizadas en la venta
del producto pinturas tipo “a” y “b”.
Elemento 3: Proceso
Es una secuencia lógica de acciones, operaciones, fases o etapas desarrolladas
mediante la conversión eficiente de los recursos utilizados para atender oportuna y
productivamente las exigencias de clientes, consumidores y/o usuarios internos y
externos. Ejemplo: registrar solicitud de servicios en sistema automatizado.
• Físico: total de solicitudes de servicios registradas
• Cronológico: total de horas-hombre utilizadas en el registro de
demanda de servicios.
• Económico: total de bolívares invertidos en el registro de demanda de
servicios.
56
Elemento 4: Producto
Es el elemento que se genera como resultado de utilizar insumos mediante un
óptimo proceso de trabajo. Ejemplos: cantidades de viviendas construidas, total de
rústicos vendidos.
Fase 3: Elaboración y ensamblaje del diccionario de indicadores de primer nivel
de gestión y resultado
Determinados los indicadores de primer nivel, éstos se presentan en el diccionario
que contempla un conjunto de características fijas uniformes que permitan una lectura
y entendimiento en forma practica, rápida y segura. Las características fijas que debe
llevar son: ubicación en el elemento del modelo, número, conceptualización y
delimitación, indicador, ilustración y modificaciones. Se pueden incluir mas
elementos, sin embargo, no debe perderse de vista la sencillez con que se estructura el
diccionario.
Fase 4: Generación de indicadores de segundo nivel de gestión y de resultados
La conversión de indicadores de primer nivel a indicadores de segundo nivel se
requiere para verificar el desempeño de la gestión y el nivel y tipo de resultado que se
obtienen, lo que amerita además la profundización del conocimiento a través de
información de valor.
Es por ello, que se denomina indicador de segundo nivel a una relación de
numerador a denominador, estructurada con un determinado nivel de complejidad,
con la finalidad de verificar el nivel de cumplimiento ya sea de una gestión, o de un
resultado (efecto o impacto). El punto de partida para la generación de indicadores de
segundo nivel, parte de la combinación de categorías de variables de la fase 2, como
por ejemplo se observa: X1= Física/económica; X2= cronológica/ física.
57
X = Total horas-hombre utilizadas de personal de apoyo
Total de horas-hombre utilizadas de personal gerencial.
Una vez que se hayan generado los indicadores anteriores, se debe establecer un
procedimiento con el objeto de establecer el nivel de importancia a cada grupo de
ellos por cada elemento del modelo de gestión y resultados; es decir, un proceso de
asignación de valores de importancia a cada indicador generado en cada elemento del
modelo, por lo que la metodología en estudio, utiliza una quinta fase y la denomina
jerarquización de indicadores de segundo nivel de gestión y de resultados, lo que se
convierte en criterio para elaborar los perfiles de cada indicador, que es aplicado en la
fase seis (06). La sola relación del indicador de segundo nivel, no es suficiente para
activar decisiones diversas, se requiere de una sistemática descripción de los
elementos que describen tanto la manera de utilizarlos, como la de administrarlos.
Fase 5: Jerarquización de indicadores de segundo nivel de gestión y de
resultados.
El proceso de asignación de valores de importancia a cada indicadores generado en
cada elemento del modelo de gestión y de resultados, a través de los instrumentos y
técnicas seleccionadas apropiadamente por los integrantes del proyecto de medición,
y en base a criterios suficientemente compatibles con la naturaleza de la unidad de
análisis, es lo que se entiende por jerarquizar.
Las razones que justifican la jerarquización de indicadores son las siguientes:
1. Si no existe jerarquización, podríamos asignar importancia a indicadores de
poca relevancia influenciada mediante la percepción individual y discreción de una o
mas personas, en distintos momentos.
58
2. Puede mejorar la combinación de indicadores de primer nivel en la Fase 4,
sirviendo de feedback para una mejor vinculación que determine el orden final de los
mismos.
3. Facilita la delimitación de indicadores según el tipo de usuario en la
organización.
4. Sirve de criterio para el proceso de análisis e interpretación.
Opciones técnicas para jerarquizar
En esta fase se diseña una tabla de jerarquización del total de los indicadores por
cada elemento del modelo de gestión y de resultados. Las opciones técnicas de
jerarquización de indicadores pueden ser diversas, dentro de varias alternativas se
tiene:
Alternativa “a”: consiste en un procedimiento de votación bajo un sistema de
puntos; cada participante asigna un valor respecto de una calificación del (1 al 10),
hasta obtener todos los valores de todos los integrantes responsables de la elaboración
del sistema de indicadores.
Alternativa “b”: la organización puede elaborar un instrumento cuyas
características conduzcan a procesar valores según la escala establecida. Estos valores
son proporcionados por personal experimentado de la organización, los que
posteriormente al ser computados, permiten observar el nivel de importancia del
conjunto de indicadores.
Alternativa “c”: esta alternativa puede resultar de una combinación de las dos
anteriormente descritas, se jerarquiza vía votación y promedios de los participantes y
luego se toman las jerarquizaciones de expertos de la organización. Se suman valores
59
y se dividen entre dos para obtener el valor definitivo por cada indicador., al final
resultará el orden final por conjunto de indicadores para cada elemento del modelo.
Alternativa “d”: deben producirse criterios de jerarquización para cada elemento;
posteriormente deben asignarse factores de ponderación para cada uno de ellos, para
el factor de ponderación habrá que producir un instrumento que permita al grupo
estimar el peso de cada uno. Cabe mencionar, que existen varias modalidades
metodológicas de jerarquización y cualquiera de ellas puede ser utilizada.
Fase 6: Diseño de perfiles de indicadores de segundo nivel.
Puede expresarse el perfil de un indicador como el conjunto de elementos
característicos que facilitan su descripción, clasificación, administración y utilización,
en el marco de la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operativas. El indicador
que haya sido seleccionado debe conservar más o menos particularidades que
permitan conocerlo y hacerlos amigable con un responsable de su administración y
utilización, lo que adicionalmente debe facilitar los distintos cambios a que haya
lugar o decretar su desaparición, cuando no resulte justificado para los propósitos
establecido en la unidad de análisis. Para efectos de un manejo técnico y mantener
uniformidad en la descripción de un indicador, se recomienda abordar los siguientes
elementos:
• Número correlativo del indicador en el sistema.
• Tipo de indicador según modelo de gestión y resultado.
• Categoría de las variables del indicador.
• Unidad de medida del indicador.
• Conceptualización y delimitación del numerador.
• Conceptualización y delimitación del denominador
• Asignación de denominación al indicador.
• Complejidad de la estructura.
60
• Criterio aritmético, estadístico o matemático para integrar y leer indicadores
de segundo nivel.
• Tendencia del indicador según deber ser.
• Tipo de corte.
• Repercusión automática de un indicador con respecto a otro.
• Objetivo y propósito de un indicador.
• Causas que pueden incidir en el comportamiento del indicador
• Posibles estrategias para gerenciar desvíos de un indicador.
• Nivel de desagregación del indicador.
• Localización de la fuente de información y datos numéricos.
• Situación de la fuente de información.
• Periodicidad de uso del indicador.
• Jerarquía de indicadores.
• Usuarios del indicador.
• Responsables del indicador.
• Rangos de desempeño del indicador.
En esta investigación sólo serán utilizados los elementos necesarios y útiles para
construir el perfil de los indicadores que serán estudiados en la evaluación de la
gestión de la unidad de análisis.
Tipos de indicadores de gestión
Dependiendo de la característica de la acción que quiere evaluarse Guevara y
Leal (2001) señalan.
a) Indicadores regulares: que sirven para medir las acciones regulares, es decir, el
deber ser o lo esperado.
61
b) Indicadores disfuncionales: sirven para medir actividades contrarias al deber ser,
corresponden a resultados inesperados o no planificados, representan un nivel de
incumplimiento.
c) Indicador ilícito: sirve para medir el incumplimiento de normas, leyes y
reglamentos, internos y externos que rigen el proceso de gestión. En cuanto a las
categorías de las variables, utilizadas para evaluar el desempeño gerencial.
d) Indicador económico: es una característica expresada en unidades monetarias
correspondientes a gastos, costos, inversiones, utilidades, ganancias, pérdidas,
entre otras.
e) Indicador cronológico: es la característica que describe la magnitud temporal
utilizada en un proceso, actividad o tarea.
f) Indicador físico: es el elemento que da la integridad al sistema de seguimiento,
control y evaluación, este indicador esta representado por la descripción de los
elementos tangibles, susceptibles de ser cuantificados en unidades de acuerdo con
su categoría.
Bases legales
Todo ente público y la Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello), se
encuentra regulada por un conjunto de Leyes, Reglamentos, Decretos y Resoluciones
que orientan su funcionamiento técnico, administrativo y jurídico; por lo tanto
conviene señalar en este sentido las pautas resaltantes tanto en forma general como
específica relacionada con la investigación.
Las bases legales que respaldan esta investigación están enmarcadas en primer
lugar en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999) la cual
62
establece en su artículo 289 las atribuciones de la Contraloría General de la República
señalando lo siguiente:
Ejercer el control, la vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos, así como las operaciones relativas a los mismos, sin perjuicio de las facultades que se atribuyan a otros órganos en el caso de los Estados y Municipios, de conformidad con la ley. (p.267)
Por otra parte, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, define al control interno de la siguiente manera:
Artículo 35: El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
Artículo 36: Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente.
Además, la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, señala
en lo que respecta al sistema de control interno lo siguiente:
Artículo 132: El sistema de control interno de cada organismo será integral e integrado, abarcará los aspectos presupuestarios, económicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión, así como la evaluación de programas y proyectos, y estará fundado en criterios de economía, eficiencia y eficacia.
Por otra parte, las Normas Generales de Control Interno señalan lo referente al
control interno, en sus artículos:
63
Artículo 3: El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistemas y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: a) Salvaguardar el patrimonio público y b) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del organismo o entidad.
Artículo 8: Los sistemas de control interno deben ser estructurados de acuerdo con las premisas siguientes:
a) Corresponde a la máxima autoridad jerárquica de cada organismo o entidad establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, y en general vigilar su efectivo funcionamiento… (OMISSIS).
b) El sistema de control interno es parte de los sistemas financieros, presupuestarios, contables, administrativos y operativos del organismo o entidad y no un área independiente, individual o especializada.
Artículo 9: Los sistemas y mecanismos de control interno deben estar sometidos a pruebas selectivas y continuas de cumplimiento y exactitud.
Las disposiciones legales arriba señaladas, son de importancia al momento de
evaluar la eficacia y eficiencia de la administración pública venezolana y
específicamente al Departamento de Auditoría Interna de la empresa Bolivariana de
Puertos, S.A. (Caso Puerto) y el nivel de cumplimiento de dichas disposiciones va a
permitir ejercer un control adecuado y de evaluar las debilidades y fortalezas del
control interno de la unidad objeto de estudio.
Definición de términos
Área Crítica: actividades que inciden de manera directa y determinante en los
procesos sustantivos de la organización, actividad, sector o unidad, las cuales deben
ser controladas para asegurar el logro de los objetivos y metas planteadas.
64
Auditoría: examen objetivo, sistemático, profesional y posterior de las operaciones
financieras, administrativas y de gestión, practicado con la finalidad de verificarlas y
evaluarlas, para así poder efectuar las observaciones y recomendaciones pertinentes.
Diseño de indicadores de gestión: se refiere a la propuesta que se hace al
departamento de auditoría interna, en base a sus procesos y necesidades para evaluar
su desempeño.
Eficacia: determina el efecto del producto realizado o servicio prestado.
Eficiencia: relación entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos
que se había estimado o programado utilizar, es decir el grado en que se aprovechan
esos recursos para transformarlos en productos.
Entradas: describe la cantidad de requerimientos o solicitudes de productos y/o
servicios que hacen los usuarios o clientes internos o externos a la unidad bajo
estudio.
Estándar: se refiere al patrón de medida que establece el límite de una característica
para efectos de evaluación.
Evaluación: proceso de localización, ponderación de fortalezas y debilidades, así
como de consecuencias en cadena, resultantes de haber desarrollado un programa,
plan o proyecto, con la finalidad de actuar racionalmente y en forma preventiva o
correctiva.
Evaluación de indicadores de gestión: sistema de relaciones jerarquizadas entre
variables de distintos niveles de dificultad, que permiten la producción de reportes
numéricos e ilustrados, dirigidos a satisfacer la demanda de información intra o extra
65
organizacional, como apoyo a la toma de decisiones en la organización.
Indicadores de gestión: es una referencia numérica representativa del
comportamiento de una o más variables en forma de denominación, la cual permite
conocer la magnitud de un desvío y en consecuencia actuar de manera preventiva o
correctiva.
Misión: razón de ser de la organización; expresa el para qué fue constituida.
Objetivo: planteamientos conceptuales y formales de lo que se quiere o espera
alcanzar alguna vez, que permiten guiar y evaluar la ejecución de los planes,
programas, proyectos o actividad de una organización.
Proceso: representa las actividades, tareas y conjunto de esfuerzos realizados en la
unidad de análisis en el proceso de transformación de insumos para la obtención de
los productos o servicios planificados.
Producto: servicio prestado o bien generado a través de la transformación de los
insumos y que se agrega valor a través de un proceso.
Sistema: Combinación de partes reunidas para obtener un resultado o formar un
conjunto de unidades fijadas para poder expresar las medidas principales de manera
sencilla y racional.
Sistema de Variables
Hernández (1996) señala que una variable “es una propiedad de variar (adquirir
diversos valores) cuya variación es susceptible de medirse”, por tanto las variables
pueden ser aplicadas a diferentes grupos y estos pueden tener diferentes valores con
66
respecto a esta.
Operacionalizar las variables es procesar la información de forma estructurada a
través de las dimensiones que las conforman, con el fin de recolectar la información
de manera precisa; por lo que a continuación se presenta el sistema de variables para
la Evaluación de Eficiencia y Eficacia del Departamento de Auditoría Interna de la
Empresa Bolivariana de Puertos S.A. (Caso Puerto Cabello).
CUADRO Nº 1
OPERACIONALIZACION DE VARIABLES.
Objetivo General
Evaluar la eficiencia y eficacia de la Unidad de Auditoría Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A. ( Caso Puerto Cabello)
Objetivos Específicos Variable Dimensiones Indicadores Instrumento Ítems Fuente
Misión Objetivos
Metas Físicas Plan Operativo AnualEstructura Orgánica
Clientes Proceso Medular
Producto
1,2 3,4
5,6,7,8,20 9,10 11 12
13,14
Diagnosticar el sistema estratégico gerencial de la
Unidad de Auditoría Interna de la empresa
Bolivariana de Puertos, S.A. ( Caso Puerto
Cabello)
Sistema Estratégico Administrativa Manual de Normas y
Procedimientos. Recursos Humanos
Sistemas de Información Monitoreo
Etapas del proceso Informe
Indicadores
Cuestionario 15,16
17,18,19
21 22
23,24 25 26
Empleados
Objetivo General
Evaluar la eficiencia y eficacia de la Unidad de Auditoría Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A. ( Caso Puerto Cabello)
Objetivos Específicos Variable Dimensiones Indicadores Instrumento Ítems Fuente
Evaluar el control interno y determinación de áreas críticas del proceso medular de la Unidad de Auditoría Interna
Control Interno Administrativa
Manual de Normas y Procedimientos.
Flujograma de Proceso Cumplimiento de leyes y regulación aplicable
Confiabilidad de la información
Cuestionario de Control de Interno
Prueba de Cumplimiento
Fase I Fase II
Unidad de Auditoría Interna
Determinar el grado de eficiencia y eficacia, de la
Unidad de Auditoría Interna, para el segundo
semestre de 2008 proceso
Indicadores Administrativa
Eficacia Eficiencia
• Recurso Humano
• Recurso Físico • Recurso
Financiero
Papeles de Trabajo Fase III
Entrevistas Análisis
Documental
Fuente: Hurtado (2009)
69
CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO
A continuación se señala de forma esquemática los diferentes métodos de
investigación, recopilación de la información, la técnica del análisis de los datos, la
unidad de observación, la población y muestra, entre otros aspectos relacionados con
el tipo y nivel de la investigación realizada.
Tipo y nivel de investigación
El presente trabajo de investigación está orientado hacia la Evaluación de la
Eficacia y Eficiencia del Departamento de Auditoría Interna de la empresa
Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello). En consecuencia, esta
investigación se realizó bajo la modalidad de proyecto factible.
En este orden de ideas, el Manual de Trabajo de Grado de Especialización,
Maestría y Tesis Doctorales de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador
(2006), define proyecto factible como: “Una modalidad de estudio y el desarrollo de
un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades
de organizaciones sociales; el cual puede referirse a la formulación de políticas,
programas, tecnologías, métodos o procesos”. (p16)
Asimismo, está apoyado en un estudio de campo, por la necesidad de recoger la
información sobre los procedimientos de recaudación empleados a fin de evaluar la
eficiencia y eficacia del departamento de auditoría interna, que permita corregir las
desviaciones de manera oportuna en el proceso medular de la unidad objeto de
estudio.
70
Adicionalmente, es un estudio documental o de revisión bibliográfica, que según
Sabino (2002) “es el proceso mediante el cual el investigador recopila, ordena, revisa,
analiza, selecciona y extrae información de diversas fuentes, principalmente de
carácter bibliográfico, acerca de un tema, con el propósito de construir conocimiento
y comprensión más amplia y precisa del mismo”.
Al respecto Hurtado y Toro (1.999. P, 83) señalan que este tipo de investigación
“buscan la medición precisa de las variables”.
Hernández Sampieri y otros (1.998, P, 60) expresa que la intención de la
investigación descriptiva se concentra en describir “cómo es y cómo se manifiesta
determinado fenómeno. Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades
importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea
sometido a análisis.”
Por otra parte, según el propósito, el trabajo de investigación fue de tipo aplicada,
ya que buscó utilizar la información con el fin de generar un instrumento que pueda
ser utilizado posteriormente.
En relación a esto, Hurtado y Toro (1.999, P, 82) enuncian que la investigación de
tipo aplicada “…Se dirige fundamentalmente a la resolución de problemas”.
Método de investigación
Considerando la estrategia de recolección de datos, documental y de campo. El
método documental está basado en un estudio de análisis crítico de documentación
impresa y no impresa, provenientes de fuentes electrónicas (INTERNET), guías y
foros, entre los recursos más resaltantes. Asimismo, se utilizó material informativo
suministrado por el personal administrativo que labora en la empresa Bolivariana de
Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello).
71
El método de campo está orientado hacia un estudio de la realidad apoyándose en
la aplicación de instrumentos a la población objeto de estudio. A su vez, se
caracteriza por ser no experimental, por cuanto “se observan los fenómenos tal y
como se dan en su contexto natural” Hernández Sampieri y otros (1998.). De manera
más específica, el método de campo no experimental es de carácter transversal
descriptivo, lo que indica que está dirigido a develar un panorama de las cualidades
del objeto de estudio mediante la recolección de datos en un sólo momento o tiempo
específico Sampieri y otros (1998).
Hurtado y Toro (1999) citando a los autores Echeverría en Arnal y otros (1.994)
expresan que estos diseños intentan “…describir un fenómeno dado, analizando su
estructura y explorando las asociaciones relativamente estables de las características
que lo definen…”
Unidad de observación
Según Hernández Sampieri y otros (1.998) la unidad de observación se refiere a
“…quienes van a ser medidos…” es decir, el objeto de estudio, al cual se le hizo el
análisis del problema expuesto.
El Departamento de Auditoría Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A.
(Caso Puerto Cabello) es el lugar donde se llevó a cabo la investigación, donde se
obtuvieron los datos, se generó la información y en consecuencia es la fuente de la
misma, conjuntamente con la evaluación de ciertos rasgos de sus relaciones con sus
clientes que realizan operaciones en la misma organización.
Población y muestra
La población de un estudio “es el universo de la investigación, sobre el cual se
72
pretende generalizar los resultados” Hurtado (1998, p.162). Sin embargo, para
clarificar lo expuesto, Tamayo y Tamayo (2001), establece que la población es la:
Totalidad de un fenómeno de estudio, incluye la totalidad de unidades de análisis o entidades de población que integran dicho fenómeno y que debe cuantificarse para un determinado estudio integrando un conjunto N de entidades que participan de una determinada característica, y se le denomina población por constituir la totalidad del fenómeno adscrito a un estudio o investigación (p.176).
En la presente investigación, la población o universo está integrada por catorce
(14) empleados que conforman el departamento de auditoría interna, que poseen los
conocimientos y laboran directamente en las áreas objeto de interés para el desarrollo
de la investigación lo que lo convierte en una población accesible y finita, por lo que
no se hizo necesario la aplicación de muestra debido a lo reducido de la población, la
cual se considera una muestra censal, igual al total de la misma.
La muestra hace alusión a un conjunto de ramos representativos de un universo,
afirma Hernández Sampieri y otros (1.998. P, 207) que la muestra, “…Es un
subgrupo de la población. Digamos que es un subconjunto de elementos que
pertenecen a ese conjunto definido en sus características al que llamamos población”.
Desde esta óptica, se estableció como criterio tomar toda la población como
muestra, por estar la misma constituida por un número reducido de elementos; de
acuerdo a lo expresado por Hernández, Fernández y Baptista (2000), quienes definen
como muestreo intencional, fundamentado en el criterio del investigador.
Técnicas e instrumentos de recopilación de la información
Se refieren al conjunto de recursos que se utilizan para la recolección de los datos
para que contribuya a la evolución del proceso de investigación.
73
El primer eslabón de esta etapa, lo constituye la definición del instrumento. Este,
“Es en principio, cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los
fenómenos y extraer de ellos información…” Sabino (1.992. P, 143).
Según lo antes expuesto, en este estudio los instrumentos utilizados son de fuentes
primarias enmarcadas en una técnica denominada entrevista estructurada o
formalizada, generalmente conocida como encuesta, cuyo desarrollo se basa en el
bosquejo de un listado fijo de preguntas cuyo orden y relación permanece invariable.
Este listado o cuestionario constituye el instrumento utilizado, en el cual se reflejaron
una serie de preguntas cerradas relacionadas a los aspectos inmersos dentro de los
objetivos establecidos en el trabajo investigativo. No obstante, se realizaron
entrevistas informales o no estructuradas al personal relacionado con las actividades
de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello), con la finalidad de
obtener información adicional, recogiendo testimonios útiles para complementar la
investigación. (Anexo A)
En este sentido, la entrevista consistió en una interacción entre dos personas, en la
cual el investigador formula determinadas preguntas relativas al tema en
investigación, mientras que el investigado proporciona verbalmente o por escrito la
información que le es solicitada.
De acuerdo a lo señalado por Rosado (2003), se entiende por entrevista los
reiterados encuentros cara a cara entre el investigador y los informantes. Esto tiene
por objeto lograr un mayor nivel de veracidad por parte de los informantes de la
investigación, y poder obtener la información necesaria para realizar el análisis
correspondiente. Con respecto a esta técnica, se realizó una entrevista estructurada o
formalizada, la cual Sabino (2002), define como aquella que:
74
...se desarrolla en base a un listado fijo de preguntas, cuyo orden y redacción permanece invariable, y que comúnmente se administra a un gran grupo de entrevistados para su posterior tratamiento estadístico… La lista de preguntas, que es el instrumento concreto de recolección empleado en este caso, recibe el nombre de cuestionario, y puede ser administrado sin que necesariamente medie una entrevista, (p.109).
Así, en atención a lo expuesto, se tiene que el instrumento empleado a fin de
realizar la entrevista formalizada consistió en un cuestionario. Sobre éste, el citado
autor argumenta que es “…instrumento indispensable para llevar a cabo entrevistas
formalizadas”, (Ob. Cit., p.111), señalando además que puede, sin embargo, usarse
independientemente de éstas. Al efecto se diseñó un cuestionario, dirigido al personal
seleccionado como muestra. A su vez, se manejaron fuentes secundarias como la
bibliografía pertinente y documentos relacionados. El instrumento se constituyó con
base a la operacionalización de los objetivos, el cual se fundamentará en 26 ítems con
estructura cerrada (Si, No). (Anexo A)
Validez
La validez de un instrumento es definida por Thorndike citado por Hurtado (2000)
como el grado en que el instrumento realmente mide las variables que se pretenden
medir y la validez de contenido se refiere al grado en que el instrumento abarca
realmente todos o una gran parte de los contenidos o los contextos donde se
manifiesta el evento que se pretende medir.
Según Ruiz (1998), la validez se refiere “a la exactitud con que pueden hacerse
medida significativas y adecuadas con un instrumento” (p.57), de forma que el
instrumento, para su validación, deberá ser sometido a juicio de experto.
La validación de un instrumento de recolección de datos es importante, ya que
75
garantiza la calidad de las respuestas que serán obtenidas posteriormente. Con
relación a este aspecto, Hernández y otros (1998) señalan que “... la validez, en
términos generales, se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la
variable que pretende medir...” (p. 115).
La validez se determinó de la siguiente manera: la validez del contenido se realizó
a través de la operacionalización de variables por medio de un cuadro metodológico a
las cuales se les especificaron sus dimensiones e indicadores y se formularon los
ítems correspondientes. La validez de constructos se obtuvo fundamentándose en el
instrumento de acuerdo a las teorías manejadas en el marco teórico. La validez del
experto se obtuvo cuando el instrumento fue sometido a revisión por profesionales
calificados (Anexo B).
Confiabilidad
Cuando un instrumento de recolección de datos no es confiable, no puede ser
aplicado en un estudio estadístico, por consiguiente todo instrumento que vaya a ser
utilizado en un estudio estadístico, debe ser primero validado por expertos en el área
asociada a la investigación planteada, y luego debe demostrarse que dicho
instrumento es confiable a través de alguno de los métodos existentes para el calculo
de la confiabilidad.
Según Ary (1999), la confiabilidad de un instrumento de medición se ha definido
como el grado de uniformidad o de seguridad con que cumple su propósito, sin
embargo, no todos los índices de confiabilidad son iguales porque guardan estrecha
relación con los procedimientos seguidos para medirla o interpretarla.
Existen diversos modelos para medir la confiabilidad, para el presente estudio se
aplicó la confiabilidad de consistencia interna; este tipo de confiabilidad permite
76
determinar el grado en que los ítems de una prueba están relacionados entre sí. Si los
diferentes reactivos de un instrumento tienen una correlación positiva y, como
mínimo, moderada, dicho instrumento será homogéneo. En consecuencia, se puede
definir la homogeneidad como la consistencia en la ejecución en todos los reactivos
de las pruebas. De allí que en una prueba con un alto grado de consistencia interna, el
saber como se desempeña una persona en un ítem, nos permite predecir como lo hará
en los demás.
Kuder y Richardson (1937) desarrollaron varios modelos para estimar la
confiabilidad de consistencia interna de una prueba, siendo uno de los más conocidos
la denominada fórmula 20, el cual se representa de la siguiente manera:
R= K * 1- ∑ PQ
K-1 St2
R= 26 * 1- 1,239795918
25 13,474359
R= 1,04 * [1 - 1,0,092011]
R= 1,04 * 0,907986
R= 0,94
En donde:
La confiabilidad es una característica del instrumento de medición que requiere
que se le preste toda la atención necesaria. Ciertamente una alta confiabilidad por si
sola no garantiza “buenos” resultados pero no puede haber “buenos” resultados sin
77
instrumentos confiables.
Técnicas de análisis de datos
El investigador utilizó la técnica estadística descriptiva para cada variable. Como
lo indica Sampieri (1998) el objetivo será generar información descriptiva partiendo
de datos puntuales provenientes del instrumento, mediante el análisis de gráficas
generadas de dichos datos.
El análisis de los datos, según Lundberg (1996) se define como “la recopilación,
presentación, análisis e interpretación de datos numéricos”, (p.213). En tal sentido,
como técnica de análisis se empleó la estadística descriptiva, por lo cual se utilizarán
cuadros de frecuencia y porcentaje de las respuestas dadas por los sujetos de estudio
consultados.
Además, para el análisis de los datos se tienen en cuenta diferentes técnicas. Por
una parte, los resultados de la aplicación del cuestionario se analizan mediante
técnicas estadísticas tal y como plantea Tamayo (1998), quien afirma que “una vez
recopilados los datos para este fin es necesario procesarlos, es decir, elaborarlos
matemáticamente, ya que la cuantificación y su tratamiento estadístico permitirá
llegar a conclusiones.” (p. 120).
De esta manera, los datos fueron tabulados y calculadas las frecuencias absolutas y
relativas de modo de poder graficar los mismos y así obtener conclusiones.
Una vez aplicado los instrumentos a la muestra determinada se procedió a
interpretar y estudiar los resultados con el fin de dar respuesta a los objetivos
planteados en la investigación, donde los datos obtenidos se presentaron en cuadros y
78
gráficos, distribuidos en frecuencias y porcentajes que permitieron ilustrar los hechos
evaluados, considerando las características de éstos, el conjunto de ítems y las
variables que se analizan (Anexo C).
79
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
El presente capítulo está relacionado con el análisis e interpretación de los
resultados obtenidos, una vez aplicado el instrumento a los funcionarios del
Departamento de Auditoría Interna de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A., (Caso
Puerto Cabello), como es el cuestionario, además de la utilización de la observación
directa y desarrollo de las fases de la auditoría operacional, a través de un programa
de auditoría.
La aplicación del instrumento (cuestionario), permitió recabar información para
desarrollar el primer objetivo específico de la investigación, el cual consiste en
“Diagnosticar el Sistema Estratégico Gerencial del Departamento de Auditoría
Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello).”
Dicho cuestionario consta de veintiséis (26) preguntas cerradas. Para el análisis de los
resultados, se efectuó una tabulación de frecuencias para cada uno de los indicadores
que involucran la variable de la estratégica gerencial del departamento de auditoría
interna (ANEXO A), así mismo, fueron graficados en forma de columnas, con el
objeto de que puedan ser visualizadas las respuestas obtenidas en los ítems aplicados.
A continuación se presenta el análisis para cada uno de los ítems por cada
indicador de la variable.
Ítem Nº 1
¿Se encuentra definida la misión del Departamento de Auditoría Interna de la
Empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello)?
80
100%
0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
P or c e nt a j e
1
Ca t e gor í a
Si
No
Cuadro N° 01
Misión del departamento de auditoría interna
Categoría Número Porcentaje
Si 14 100%
No 0 0%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
Gráfico Nº 01
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
El 100% de los encuestados, manifestaron que si se encuentra definida la misión
del departamento de auditoría interna, lo cual indica que el órgano de control fiscal
interno, tiene unos propósitos formulados, tal como señala Serna, G. (2000), al
indicar que la misión es “la formulación de los propósitos de una organización que la
distingue de otros negocios en cuanto al cumplimiento de sus operaciones, sus
productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro de éstos
propósitos”.
81
29%
71%
0%
20%
40%
60%
80%
P or c e nt a j e
1
C a t e gor í a
Si
No
De acuerdo a lo que se aprecia con las respuestas obtenidas, en relación a la
existencia de la misión del departamento de auditoría interna, permite señalar que el
departamento presenta la razón de ser dentro de la estructura organizativa de la
empresa Bolivariana de Puertos, S.A. y sus funciones están encaminadas al logro de
la misión de la organización, dicha aseveración, se comprobó a través de la revisión
documental, específicamente en el plan operativo 2009 suministrado por la máxima
autoridad del departamento de auditoría (Anexo E).
Ítem Nº 02
¿La misión es entendida por usted?
Cuadro N° 02
Entendimiento de la misión
Categoría Número Porcentaje
Si 04 29%
No 10 71%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
Gráfico Nº 02
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
82
El 71% de los encuestados manifestaron no entender la misión del departamento
de auditoría interna, lo que trae como consecuencia que el personal no se sienta
identificado con la misión, lo que constituye una debilidad dentro de la unidad objeto
de estudio. A través de la verificación documental, se evidenció que la misión está
plasmada en el plan operativo anual pero la misma no es difundida al personal, a
través de los medios informativos disponibles en la organización tales como carteleras,
página Web, afiche o pendones.
Es por ello, que toda misión de cualquier organización, dependencia o unidad
siempre debe ser divulgada y llevada al conocimiento de sus trabajadores, a objeto de
que la internalice y que su desempeño laboral contribuya al logro de la misma.
Ítem Nº 03
¿Se encuentran definidos formalmente los objetivos del Departamento de
Auditoría Interna?
Cuadro Nº 03
Objetivos del departamento de auditoría interna
Categoría Número Porcentaje
Si 13 93%
No 01 07%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
83
93%
7%
0%
10%
20%
30%
40%50%
60%70%
80%
90%
100%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
Gráfico Nº 03
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
De la encuesta realizada a los funcionarios adscritos al departamento, se obtuvo
como resultado que el noventa y tres por ciento (93%) manifestó que los objetivos
están formalmente establecidos. Es por ello, que a través de la revisión del informe de
gestión y plan operativo, se constató la existencia y formalización de los mismos. Los
objetivos son las guías que dan direccionalidad al departamento y que debe cumplir
como unidad de control de manera formal, esto incidirá para que el personal tenga
más claro los objetivos a alcanzar en el plazo establecido (Anexo E).
Ítem Nº 04
¿Los objetivos del Departamento de Auditoría Interna están alineados con la
misión del Departamento de Auditoría Interna?
84
86%
14%
0%10%20%
30%40%50%60%
70%80%90%
P o r c e n t a j e
1
C a t e g o r ía
Si
No
Cuadro Nº 04
Objetivos del departamento de auditoría interna
Categoría Número Porcentaje
Si 12 86%
No 02 14%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
Gráfico Nº 04
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
De acuerdo a los resultados obtenidos, el ochenta y seis por ciento (86%) de los
encuestados consideran que existen objetivos formalmente establecidos en la unidad
objeto de estudio, es decir el hecho de que estén definidos los objetivos y que sea de
conocimiento del personal adscrito al departamento representa una fortaleza a la
organización. Lo anteriormente señalado va a permitir primeramente al departamento
85
93%
7%
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
P or c e nt a j e
1
C a t e gor í a
Si
No
lograr su misión y así mismo contribuir en segundo lugar, al logro de la misión y
visión de la organización de la cual depende (Anexo E).
Ítem Nº 05
¿Están claramente definidas las metas del departamento de auditoría interna?
Cuadro Nº 05
Existencia de metas físicas
Categoría Número Porcentaje
Si 13 93%
No 01 07%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
Gráfico Nº 05
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
86
93%
7%
0%
10%20%
30%
40%
50%60%
70%
80%90%
100%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
Del noventa y tres por ciento (93%), de los encuestados, manifestaron si están
definidas las metas en el departamento, sin embargo, al solicitar que indicaran las
mismas, se observó desconocimiento de estas. Lo anterior, representa una debilidad
en el sistema administrativo del departamento de auditoría interna, ya que la
internalización de las metas, desarrollará un compromiso personal para alcanzarlas
(Anexo F).
Ítem Nº 06
¿Las metas físicas del departamento de auditoría interna, son medibles y factibles?
Cuadro Nº 06
Cumplimiento de metas físicas
Categoría Número Porcentaje
Si 13 93%
No 01 07%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
Gráfico Nº 06
87
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
De acuerdo a los resultados obtenidos, el noventa y tres por ciento (93%) de los
encuestados consideran que las metas de la unidad objeto de estudio son medibles y
factibles. La medición de las metas es de gran importancia debido a que los resultados
obtenidos permiten al departamento determinar las desviaciones y aplicar los
correctivos necesarios a fin de establecer aspectos precisos en la calidad de gestión
que se evalúa.
Es importante destacar que la factibilidad de cumplimiento de las metas
establecidas así como la medición en el tiempo de dichas metas, será analizada a
través de indicadores los cuales son parte del desarrollo de la tercera fase del
programa de auditoría y del último objetivo de esta investigación.
Ítem Nº 07
¿Se realizan evaluaciones de carácter preventivo para constatar el cumplimiento de
las metas físicas?
Cuadro Nº 07
Cumplimiento de metas físicas
Categoría Número Porcentaje
Si 03 21%
No 11 79%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
88
21%
79%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
Gráfico Nº 07
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
De los resultados obtenidos, el setenta y nueve por ciento (79%) de los
encuestados consideran que no existe una evaluación preventiva para verificar el
cumplimiento de las metas de la unidad objeto de estudio, impidiendo realizar los
correctivos de manera oportuna y evitar desviaciones en el plan operativo del
departamento de auditoría interna y de la organización.
En tal sentido, de la revisión documental realizada, específicamente al informe de
gestión correspondiente al II semestre 2009, suministrado por la máxima autoridad
del departamento, se pudo comprobar la eficacia organizacional.
Ítem Nº 08
89
100%
0%
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
¿Los cambios de gerencia, pueden influir en el cumplimiento de los objetivos y
metas del departamento de auditoría interna?
Cuadro Nº 08
Cambios de gerencia
Categoría Número Porcentaje
Si 14 100%
No 0 0%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 08
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
El 100% de los encuestados respondieron afirmativamente, lo que evidencia, que
los constantes cambios que ocurrieron en la gerencia durante el año 2009, ocasionó el
incumplimiento de los objetivos y metas del departamento de auditoría interna. Dicha
90
14%
86%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1
Ca t e gor í a
Si
No
14%
86%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1
C a t e g o r ía
aseveración, se pudo comprobar a través de la revisión documental del informe de
gestión correspondiente al II semestre 2009, en dicho informe se explica que hubo
retraso en el proceso de ejecución de auditorías, por los cambios de presidente y jefes
de departamentos, lo que trajo como consecuencia el incumplimiento de las metas
establecidas por el departamento.
Ítem Nº 09
¿Se notifica al personal adscrito al departamento acerca de los resultados de las
evaluaciones de las metas físicas?
Cuadro Nº 09
Metas físicas
Categoría Número Porcentaje
Si 02 14%
No 12 86%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 9
91
43%
57%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
1
C a t e g o r ía
Si
No
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Según la opinión de los encuestados, el setenta y un por ciento (71%) consideran
que en el departamento de auditoría interna, no existe comunicación con el personal
sobre los resultados obtenidos en las evaluaciones del cumplimiento de metas físicas,
lo que impide, realizar los ajustes necesarios a que haya lugar dentro del tiempo
establecido y así lograr al final del año las metas que fueron programadas.
Ítem Nº 10
¿Existe una estructura organizativa formal del departamento de auditoría interna?
Cuadro Nº 10
Estructura organizativa
Categoría Número Porcentaje
Si 06 43%
No 08 57%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 10
92
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
El cincuenta y siete por ciento (57%) de los funcionarios encuestados,
respondieron negativamente, por lo que se infiere que la unidad objeto de estudio, no
presenta una estructura organizativa formal y actualizada, orientada hacia los
objetivos y metas fijadas.
Para sustentar los resultados obtenidos, relacionados a la existencia de la estructura
orgánica formalmente definida, se determinó a través de investigación documental,
que la estructura organizativa y las líneas de mando están definidas pero la misma no
se encuentra aprobada por la máxima autoridad (Anexo G)
Ítem Nº 11
¿Existe control y seguimiento de los procesos que se ejecutan en el departamento
de auditoría interna?
Cuadro Nº 11
Control y seguimiento de procesos
Categoría Número Porcentaje
Si 13 93%
No 01 07%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
93
93%
7%
0%
10%20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%90%
100%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
Gráfico Nº 11
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
De la encuesta realizada a los funcionarios adscritos al departamento objeto de
estudio, el noventa y tres por ciento (93%), respondió afirmativamente, por lo tanto,
se deduce que si existe control y seguimiento del proceso de ejecución de auditoría,
es por eso que los supervisores deben conocer bien los procesos que realizan a fin de
que exista un crecimiento en el departamento y esto permita ayudar a aplicar los
correctivos necesarios en las desviaciones que se detecten, ya que conocen las
preguntas básicas del que hace, como lo hace y cuanto se tarda realmente la ejecución
del proceso.
En definitiva el conocimiento y mejora de los procesos de nuestra empresa puede
94
100%
0%
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
ser muy importante no sólo para la correcta gestión y aprovechamiento sino para
tener una seguridad real de cómo puede ayudarnos a crecer y a tener controlada las
actividades que se llevan a cabo en el departamento.
Ítem Nº 12
¿El personal adscrito al departamento de auditoría interna, conoce la importancia
del proceso que allí se ejecuta para el cumplimiento de los objetivos de la
organización?
Cuadro Nº 12
Importancia del proceso
Categoría Número Porcentaje
Si 14 100%
No 0 0%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 12
95
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
De los encuestados, el 100% respondió afirmativamente, de ahí que, es importante
destacar que los funcionarios adscritos al departamento de auditoría interna tienen
pleno conocimiento del proceso medular y están capacitados para desarrollo de cada
una de las etapas que se llevan a cabo en la ejecución de auditorías, obteniendo como
producto final el informe de auditoría que debe ser entregado al órgano auditado de
manera oportuna.
En este sentido el proceso medular identificado para el departamento de auditoría,
son las diversas actividades que ejecuta este órgano de control que guardan relación
con el “proceso de auditorías”, ya que las mismas están relacionadas con la misión de
la organización y son considerados de importancia estratégica para el departamento.
De lo anteriormente señalado se determina que el proceso medular es la “proceso
de auditorías”. Se observo que los lapsos de ejecución de actuaciones planificados en
plan operativo anual 2009 está establecido en días para cada actividad de la
actuación, debido a que este proceso es el que consume el cien por ciento (100%) de
los recursos asignados (horas – hombres, horas- máquinas, tiempo, financieros) en
cada ejercicio económico.
Ítem Nº 13
¿Existe diagrama de flujo que describa el proceso?
Cuadro Nº 13
96
100%
0%
0%10%20%
30%40%50%
60%70%80%
90%100%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
Diagrama de flujo
Categoría Número Porcentaje
Si 14 100%
No 0 0%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 13
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
De la encuesta realizada a los funcionarios adscritos al departamento objeto de
estudio, se evidencia que el 100% respondió afirmativamente, dicha afirmación, se
comprobó a través de la revisión documental de manual de normas y procedimientos
del departamento, suministrado por el personal de esta dependencia, en el manual se
encuentra el flujograma donde se detallan cada uno de los pasos para llevar a cabo el
proceso medular del departamento de auditoría interna (ejecución de auditorías) y los
responsables de desarrollar cada fase del proceso (Anexo H-04).
Ítem Nº 14
97
86%
14%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
¿Se encuentra definidos los clientes internos y externos del departamento de
auditoría interna?
Cuadro Nº 14
Clientes internos y externos
Categoría Número Porcentaje
Si 12 86%
No 02 14%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 14
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
98
De la encuesta realizada a los funcionarios adscritos al departamento objeto de
estudio, se obtuvo como resultado que el ochenta y seis por ciento (86%), manifestó
que los clientes tanto internos como externos, se encuentran definidos.
Se evidenció información relacionada con los clientes internos (Junta Directiva,
Presidencia, todos los Departamentos de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A.
Puerto Cabello), clientes externos (organismos públicos y privados) a través del
diagnóstico y revisión del formato diagnóstico del departamento sobre los clientes
internos y externos de la organización. (Anexo H-03)
En este sentido, el cuaderno Nº 3 de la Contraloría General de la República, señala
que los factores internos de la organización están conformados por el recurso humano
con que cuenta la organización; las principales funciones de la organización para el
cumplimiento de los objetivos y metas; el sistema de valores que motiven o
desmotiven al personal; la estructura orgánica.
Por otra parte, los factores externos son las interrelaciones de la organización con
el entorno, es decir los factores que inciden de manera positiva o negativamente en el
desempeño de la misma, tales como: cambios en las normativas legales o sub-legales;
decisiones gubernamentales; entorno económico, principales herramientas
tecnológicas, entre otros.
Ítem Nº 15
¿Se encuentra claramente identificados los productos del departamento de
auditoría interna?
Cuadro Nº 15
Identificación de los productos del departamento de auditoría interna
99
100%
0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
Categoría Número Porcentaje
Si 14 100%
No 0 0%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 15
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
De los encuestados, el cien por ciento (100%), respondió afirmativamente, lo que
permite inferir que el departamento objeto de estudio tiene como producto final el
informe de auditoría, contentivos del resultado del ejercicio de control fiscal, el cual
debe ser presentado oportunamente, a objeto que la información en el contenida tenga
actualidad, utilidad y valor para que las máximas autoridades, adopten las medidas
tendentes a corregir las deficiencias encontradas.
100
0%
100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
Sobre este aspecto, se verificó a través de la investigación documental
comprobándose en plan operativo anual 2009 la definición del producto del
departamento, por otro lado en el cuestionario de control interno aplicado a la
máxima autoridad del departamento auditado respondió sobre los productos
generados en la misma (Anexo H-04).
Ítem Nº 16
¿El departamento de auditoría interna, produce informes de manera oportuna con
observaciones y recomendaciones, para el conocimiento del ente auditado?
Cuadro Nº 16
Informes de auditoría
Categoría Número Porcentaje
Si 0 0%
No 14 100%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 16
101
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
De la encuesta realizada a los funcionarios adscritos al departamento objeto de
estudio, se evidencia que el 100% respondió negativamente, en consecuencia, se
infiere que los informes de auditoría no son entregados de manera oportuna al órgano
auditado, ocasionando retraso en la aplicación de las medidas correctivas necesarias
por parte del órgano auditado y en el diseño de un plan de acción en las debilidades
detectadas en el desarrollo de la auditoría.
Sobre este aspecto, se realizó investigación documental, y se comprobó a través
del plan operativo e informe de gestión 2009, la planificación de seis (06) auditorías
para ser ejecutadas en el II trimestre 2009 y sólo se ejecutaron cuatro (04), todo esto
debido a la debilidad existente en la planificación y supervisión de las auditorías
(Anexo F).
Ítem Nº 17
¿El departamento de auditoría interna, cuenta con un manual de normas y
procedimientos, que detallen los pasos de las acciones a ejecutar?
Cuadro Nº 17
Manual de normas y procedimientos
Categoría Número Porcentaje
102
56%
44%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
Si 08 56%
No 06 44%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 17
Fuente: Resultados Cuestionarios/ Hurtado 2009
De los funcionarios encuestados, el cincuenta y seis por ciento (56%), respondió
afirmativamente, sin embargo, existen procedimientos que se llevan a cabo en el
departamento que no están aprobados, lo que trae como consecuencia debilidad en el
sistema de control interno. Es importante señalar que el control interno garantiza el
uso racional de los recursos, logro eficaz de los objetivos y metas, satisfacción
efectiva de la demanda y cumplimiento de la misión, además que en los manuales de
103
normas y procedimientos se especifican paso a paso cada una de las acciones a
ejecutar en el desarrollo de las actividades planificadas por el departamento.
A través de la investigación documental e indagación con el personal, se comprobó, que
existen manuales de normas y procedimientos en el departamento, pero los mismos no han
sido aprobados. Para verificar esta información se incluyó en el cuestionario de control
interno aplicado a la máxima autoridad auditada preguntas relacionadas con la existencia
de manuales de normas y procedimientos, en la cual respondió que en el departamento
existen manuales de normas y procedimientos, pero los mismos no se encuentran
aprobados.
En este sentido la Ley de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, en su artículo 35, establece:
El control interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley.
Es por ello que cada directivo de la administración pública tiene la responsabilidad de
establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno.
Ítem Nº 18
¿Los manuales de normas y procedimientos se revisan y actualizan
constantemente?
Cuadro Nº 18
Manual de normas y procedimientos
Categoría Número Porcentaje
Si 06 43%
104
43%
57%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
P or c e nt a j e
1
Ca t e gor í a
Si
No
No 08 57%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 18
Fuente: Resultado Cuestionario/Hurtado 2009
De la encuesta realizada a los funcionarios adscritos al departamento objeto de
estudio, el cincuenta y siete por ciento (57%) respondió negativamente, en
consecuencia, de los resultados arrojados y de acuerdo a información suministrada, se
observa que en el departamento objeto de estudio, existen manuales de normas y
procedimientos donde indican los procesos a realizar por la unidad administrativa en
estudio, se comprobó la existencia de procesos para el logro de los objetivos y metas,
pero los mismos no han sido aprobados, entre los que se destaca la elaboración de
105
64%
36%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
credencial de auditoría, elaboración de planificación de auditorías, elaboración de
papeles de trabajo, elaboración de informe de auditoría.
Posteriormente, la autora evaluará cada una de las fases del proceso reflejado en el
flujograma de procesos, a fin de evaluar el segundo objetivo de la investigación.
Ítem Nº 19
¿Cuenta el departamento de auditoría interna con un plan operativo anual?
Cuadro Nº 19
Plan operativo anual
Categoría Número Porcentaje
Si 09 64%
No 05 36%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 19
106
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
El sesenta y cuatro (64%) de los encuestados, indicaron que el departamento de
auditoría interna cuenta con un plan operativo anual donde se detallan las actividades
planificadas a ejecutar en el ejercicio económico de un año, sin embargo, el mismo no
cumple con las características mínimas, señaladas en el artículo 10 del Reglamento de
la Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, esto constituye un elemento desfavorable para el departamento, por
tanto, el mismo no se elabora tomando en cuenta el recurso humano, físico y
financiero necesario para la ejecución del proceso.
Asimismo, el plan operativo anual para el ejercicio 2009, no está formalmente
elaborado y aprobado por la máxima autoridad, tal como lo establece el Reglamento
de la Ley de la Contraloría General de la República, sin embargo, es tomado como
referencia para su cumplimiento dentro del departamento y de la organización (Anexo
F).
En este sentido, el plan operativo esta vinculado con el plan de acción, que prioriza
las iniciativas mas importantes para alcanzar distintos objetivos y metas. El POA,
permite el seguimiento de las acciones para juzgar su eficacia; en caso que los
objetivos estén lejos de ser satisfechos, el directivo tiene la posibilidad de proponer
nuevas medidas.
Ítem Nº 20
¿Cuenta el departamento con la asignación de un presupuesto anual, que se
corresponda con el plan operativo anual?
107
36%
64%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
P or c e nt a j e
1
C a t e gor í a
Si
No
Cuadro Nº 20
Presupuesto Vs. plan operativo anual
Categoría Número Porcentaje
Si 05 36%
No 09 64%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 20
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
El sesenta y cuatro por ciento (64) de los encuestados, manifestaron que el
departamento no presenta su programación en correspondencia con el presupuesto de
gastos de la organización de la cual depende, lo que impide el cumplimiento de los
objetivos y metas establecidos en el plan operativo anual. Así mismo, la evaluación
de su correspondencia económica con las metas planificadas será analizada más
108
43%
57%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
P or c e nt a j e
1
C a t e gor í a
Si
No
adelante y formará parte del último objetivo del programa de auditoría aplicado
(Anexo F).
Ítem Nº 21
¿El departamento cuenta con el recurso humano altamente capacitado?
Cuadro Nº 21
Recurso humano capacitado
Categoría Número Porcentaje
Si 06 43%
No 08 57%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 21
109
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
De los resultados arrojados por los funcionarios encuestados, el cincuenta y siete
por ciento (57%) manifestó, que el recurso humano aun cuando cumple con el perfil
profesional para ejercer el cargo, los mismos no esta capacitados en materia de
control fiscal que permita el desarrollo de las actividades dentro del departamento de
control fiscal.
De acuerdo con los resultados se revisó el perfil del personal adscrito al
departamento obteniendo el siguiente resultado: siete (07) Licenciados en
Administración y Contaduría; tres (03) Licenciados en Comercio Internacional, dos
(02) TSU en Administración. Según cuestionario de control interno aplicado al jefe
del departamento, considera que el personal pese a ser profesional y contar con años
de experiencias, no se encuentra actualizado en materia de auditoría de estado, de
acuerdo a las directrices emanadas de la Contraloría General de la República (Anexo
G).
Ítem Nº 22
¿Existe una adecuada segregación de funciones con respecto a la planeación,
proceso, supervisión y control de las operaciones?
Cuadro Nº 22
Segregación de funciones
Categoría Número Porcentaje
Si 14 100%
110
100%
0%
0%10%
20%30%
40%50%
60%
70%80%
90%100%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
No 0 0%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 22
Fuente: Resultados Cuestionarios/ Hurtado 2009
De los resultados arrojados por el personal encuestado, el 100% de los
funcionarios respondieron afirmativamente. Por esta razón, se puede establecer la
existencia de segregación de funciones, aún cuando no existe una estructura orgánica
formalmente establecida y aprobada por las máximas autoridades de la empresa,
111
100%
0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
procurando que el empleado sea responsable de sus actuaciones ante una sola
autoridad.
Por otra parte, las responsabilidades y funciones, en cuanto a la planeación,
proceso, supervisión y control de las operaciones, deben estar asignadas a distintas
unidades y/o funcionarios para garantizar un control adecuado y automático de dichas
operaciones.
Ítem Nº 23
¿Se aplican evaluaciones de desempeño a los funcionarios adscritos al
departamento de auditoría interna?
Cuadro Nº 23
Evaluaciones de desempeño
Categoría Número Porcentaje
Si 14 100%
No 0 0%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 23
112
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
El 100% de los funcionarios encuestados respondieron afirmativamente. Basados
en los resultados, se infiere que se realizan evaluaciones semestralmente a los
funcionarios adscritos al departamento de auditoría interna para medir el desempeño
y rendimiento, de manera que el trabajo efectuado sea de calidad y el esperado para
cumplir con las metas establecidas.
A través de la aplicación del cuestionario de control interno aplicado al jefe del
departamento de auditoría, el mismo, asegura que no se ha aplicado evaluación de
desempeño desde el año 2007, esta información fue verificada en los expedientes de
personal en los cuales se evidencia la existencia de la última evaluación de
desempeño corresponde al segundo semestre de 2007
Es pertinente mencionar, la Ley del Estatuto de la Función Pública, en su artículo
58 el cual establece:
La evaluación deberá ser realizada dos veces por año sobre la base de los registros continuos de actuación que debe llevar cada supervisor. En el proceso de evaluación, el funcionario deberá conocer los objetivos del desempeño a evaluar, los cuales será acordes con las funciones inherentes al cargo.
De acuerdo a lo planteado, el departamento de recursos humanos propondrá planes
de capacitación y desarrollo del funcionario y los incentivos en el servicio. Por otra
113
7%
93%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
parte la evaluación debe ser suscrita por el supervisor inmediato a fin de que los
resultados de la misma sean válidos.
Ítem Nº 24
¿El departamento de auditoría interna cuenta con recursos físicos para la ejecución
de las auditorías?
Cuadro Nº 24
Recursos físicos
Categoría Número Porcentaje
Si 01 07%
No 13 93%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº 24
114
Fuente: Resultados Cuestionario/ Hurtado 2009
De los funcionarios encuestados, el noventa y tres por ciento (93%), respondió
negativamente, es decir, el departamento no cuenta con los recursos físicos necesarios
para que el personal ejecute las funciones de forma adecuada y permita el logro de los
objetivos y metas establecidos en el plan operativo anual.
A través de la inspección física, realizada en el departamento de auditoría interna,
se comprobó que el mismo no cuenta con los recursos físicos (equipos de
computación, mobiliarios, materiales y suministros) necesarios para ejecutar el
proceso de auditoría, pudiendo ocasionar retraso en la presentación de los resultados.
Ítem Nº 25
¿El departamento de auditoría interna evalúa la utilización efectiva del tiempo
durante la ejecución de auditorías?
Cuadro Nº 25
Uso efectivo del tiempo
Categoría Número Porcentaje
Si 01 07%
No 13 93%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
115
7%
93%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
P or cent aj e
1
Cat egor ía
Si
No
Gráfico Nº 25
Fuente: Resultados de Cuestionario/ Hurtado (2009)
De los funcionarios encuestados, el noventa y tres por ciento (93%), respondió
negativamente, es decir, el departamento no evalúa la utilización efectiva del tiempo
durante la ejecución de auditorías.
Se realizó investigación documental para comprobar tal aseveración obteniendo
que no existen instrumento de evaluación y/o normativo en el departamento. Se
constato a través de cuestionario de control interno aplicado al jefe del departamento,
obteniendo como respuesta a la interrogante que no existe instrumentos de evaluación
del recurso tiempo y en el plan operativo 2009, sólo existe indicador de eficacia en
cumplimiento de metas sin contar con el perfil del indicador
Ítem Nº 26
¿Se dispone de indicadores formalmente establecidos, que permitan medir la
eficiencia y eficacia de los procedimientos que se ejecutan en el departamento de
auditoría interna?
Cuadro Nº 26
116
0%
100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
P or c e nt a j e
1
Ca t e gor í a
Si
No
Indicadores de gestion
Categoría Número Porcentaje
Si 0 0%
No 14 100%
Total 14 100%
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
Gráfico Nº. 26
Fuente: Resultados Cuestionario/Hurtado 2009
El 100% de los funcionarios encuestados, respondió negativamente, por lo tanto,
del resultado se desprende la inexistencia de criterios de medición o parámetros que
117
permitan evaluar el cumplimiento del trabajo efectuado. La ausencia de indicadores
de gestión atenta contra cualquier posibilidad de ejercer adecuadamente la función de
un sistema de control, el cual facilita a los administradores con responsabilidad de
planeación y control de cada grupo operativo, información permanente e integral
sobre el desempeño lo que permite autoevaluarse y tomar los correctivos del caso,
además de ayudar y orientar a la auditoría de gestión a la verificación de las áreas o
elementos necesarios de revisión en el cumplimiento de los resultados (Anexo I-01; I-
05).
Es por ello que la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República en su
artículo 37, establece:
Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión……. método específicos para el funcionamiento del sistema de control interno.
Por otra parte, el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República en su artículo 29, establece:
Los indicadores se utilizarán para medir los avances de los planes y programas y sus resultados. En el caso de programas cuya ejecución corresponda a más de un ejercicio presupuestario, la medición de los avances se hará con base en un período determinado en relación con lo alcanzado durante el mismo período en el año inmediatamente anterior y con el objetivo a largo plazo que se hubiese fijado en el programa en particular o en la Ley que regule la actividad administrativa en el sector o área de que se trate.
Por lo antes expuesto, la existencia de indicadores va a permitir mostrar el manejo
adecuado de los recursos humanos, económicos y tecnológicos asignados al
departamento de auditoría interna, en un período determinado, además va a indicar
posibles desviaciones con respecto a las cuales el auditor interno deberá tomar las
acciones correspondientes.
118
DIAGNÓSTICO ESTRATEGICO – GERENCIAL
Una vez recabada la información a través del instrumento aplicado a los sujetos
objetos de estudio, en esta caso catorce (14) funcionarios adscritos al departamento de
auditoría interna, se obtuvieron elementos que permiten describir ciertos aspectos
dando cumplimiento al primer objetivo específico establecido en la presente
investigación, el cual consiste en “Diagnosticar el sistema estratégico gerencial del
Departamento de Auditoría Interna de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso
Puerto Cabello), determinando ciertos aspectos en cuanto a su gestión
El departamento de auditoría interna, tiene definida la misión y los objetivos, sin
embargo la misma no es divulgada al personal de la empresa, pudiendo ocasionar
que los funcionarios no estén identificados con la organización y afecte el
cumplimiento de las metas programadas y contribuir con el logro de la misión y
visión de la organización.
Además, el departamento no presenta una estructura organizativa formal y
actualizada, orientada hacia los objetivos y metas fijadas, es decir, la misma no ha
sido aprobada por la máxima autoridad de la empresa; además no existe un manual de
descripción de cargos donde se describan las funciones, responsabilidades y las
relaciones jerárquicas y funcionales del personal.
Por otra parte, el departamento objeto de estudio, cuenta con un plan operativo
anual donde se planifican las actividades a cumplir en las diferentes áreas a ser
evaluadas durante el ejercicio fiscal, sin embargo el mismo no se elabora tomando en
cuenta los recursos físicos, humanos y financieros así como las actuaciones de
ejercicios anteriores, entre otras de las características señaladas en el Reglamento de
la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, afectando el cumplimiento de los objetivos y metas del departamento
objeto de estudio; es importante señalar que dicha unidad cumple con otras
119
actividades solicitadas por las diferentes unidades administrativas, aún cuando no se
encuentran planificadas.
En cuanto al manual de normas y procedimientos, en el departamento de auditoría
interna existen procedimientos que se llevan a cabo en la unidad, sin embargo, los
mismo no están aprobados, lo que trae como consecuencia debilidad en el sistema de
control interno, debido a que es éste el que garantiza el uso racional de los recursos,
logro eficaz de los objetivos y metas, satisfacción efectiva de la demanda y
cumplimiento de la misión, además que en los manuales de normas y procedimientos
se especifican paso a paso cada una de las acciones a ejecutar en el desarrollo de las
actividades planificadas por el departamento.
De igual forma, se identificó el proceso medular, el cual comprende el conjunto de
procedimientos que ordenados de forma lógica coadyuvan al logro de la prestación
del servicio de importancia estratégica para la institución como lo es la auditoría
interna.
En este sentido el Reglamento de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control fiscal (2009), en su artículo 2, señala que el proceso
medular es “el conjunto de procedimientos ordenados en forma lógica que conducen
a la producción de un bien o servicio que son considerados de importancia estratégica
para el órgano o ente que los ejecuta”.
Una vez analizada la documentación e información obtenida del diagnóstico de la
organización y valiéndose de la observación directa, se determinó como proceso
medular de la unidad objeto de estudio la proceso de auditoría y las fases del proceso
que se lleva a cabo se encuentran: planificación, ejecución e informe de auditoría.
Dicha determinación del proceso medular, se debe a que este proceso es el que
consume el cien por ciento (100%) de los recursos asignados (horas – hombres,
horas- máquinas, tiempo, financieros) en cada ejercicio económico.
120
Por otra parte, se realizó el análisis de los factores del entorno que pueden incidir
positiva o negativamente en la ejecución de las actividades del departamento objeto
de evaluación, en ese sentido se identificaron las debilidades, oportunidades y
amenazas presentes y futuras (Anexo H-05).
En lo que respecta al recurso humano que conforma el equipo de auditoría, aun
cuando cumple con el perfil profesional para ejercer el cargo, los mismos no esta
altamente capacitado en materia de control fiscal que permita el desarrollo de las
actividades para lograr los objetivos del departamento.
El departamento no cuenta con los recursos físicos (computadoras, mobiliario
vehículo) necesarios para que el personal ejecute las funciones de forma adecuada y
permita el logro de los objetivos y metas establecidos en el plan operativo anual.
Por último se evidenció, que el departamento carece de indicadores de eficiencia y
eficacia de la gestión, viéndose limitada la medición del desempeño y uso de los
recursos, por ello es necesario establecer parámetros de medición que permitan
evaluar la ejecución del proceso de auditoría, ya que los mismos inciden en el logro
de las metas y objetivos propuestas por el departamento.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO DE
AUDITORÍA INTERNA DE LA EMPRESA BOLIVARIANA DE PUERTOS,
S.A.
A fin de dar cumplimiento al segundo objetivo específico de la investigación, el
cual consiste en “Evaluar el control interno del Departamento de Auditoría
Interna de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello)”, se
procedió a la verificación del control interno, a través del grado de cumplimiento de
las normas, políticas y procedimientos para el desarrollo de las actividades de mayor
121
importancia en el departamento objeto de estudio, determinar la orientación del
control interno al logro de los objetivos y metas oportunamente y a un costo
razonable, así como la confiabilidad de la información.
En este sentido, el sistema de control interno tiene por objeto asegurar el
acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el
patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa financiera y
operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, por tal motivo, se
aplicó un cuestionario al personal adscrito al Departamento de Auditoría Interna de la
empresa Bolivariana de Puertos, S.A. y de esta manera orientar la investigación en
cuanto al cumplimiento de los ordenamientos jurídicos y al alcance del objetivo
especifico Nº 2 de esta investigación.
Luego de la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos, se
realizó la aplicación de un cuestionario de control interno al jefe del departamento así
como al personal que conforma el equipo de auditoría, la cual permitió determinar las
áreas críticas del proceso de ejecución de auditorías en el Departamento de Auditoría
Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A., (Caso Puerto Cabello), a fin de
obtener una visión orientadora sobre el control interno existente en el área evaluada
(Anexo D).
Asimismo, se elaboró el flujograma del proceso y se aplicaron pruebas que
permitieron evaluar cada fase del proceso de auditorías, desde la elaboración del plan
operativo hasta la emisión del informe de auditoría definitivo, permitiendo mejorar el
sistema de control interno existente, ya que a través de este instrumento metodológico
se puede conocer con mayor precisión el funcionamiento del área evaluada. (Anexo H-
04)
Una vez obtenidos los resultados en esta fase de la investigación, se determinó que
las actividades que inciden directamente en desarrollo del proceso de auditoría son las
122
vinculadas con la fase de ejecución de auditorías, incidiendo directamente en los
resultados del proceso medular.
Conforme a los resultados obtenidos, se desprende que este proceso presentan
debilidades, ya que en ellos se evidencian desviaciones tales como: (Anexo D).
• Inexistencia de una estructura organizativa aprobada por las máximas
autoridades de la empresa.
• Carencia de un plan operativo que cumpla con las exigencias establecidas en
las normativas legales vigentes, imposibilitando la evaluación de la gestión a través
de indicadores de eficiencia y eficacia de las metas físicas establecidas.
• El departamento de auditoría interna, no cuenta con indicadores de gestión de
eficiencia, eficacia y economía formalmente establecidos, que le permitan evaluar la
gestión y hacer el seguimiento respectivo de los resultados que se obtengan y efectuar
los correctivos oportunos, por lo que su evaluación se ha limitado a una simple
comparación entre metas físicas programadas y metas físicas ejecutadas.
• El producto final (informes de auditoría) no es presentado de manera
oportuna al órgano auditado, ocasionando retraso en la aplicación de las medidas
correctivas necesarias por parte del órgano auditado y en el diseño de un plan de
acción en las debilidades detectadas en el desarrollo de la auditoría; lo anteriormente
expuesto, se debe a la debilidad que existe en la fase de ejecución de las auditorías, ya
que el departamento no cuenta con el personal capacitado en materia de control fiscal,
además que no cuenta con los recursos físicos necesarios para la ejecución de las
auditorías ocasionando retraso en las mismas.
123
• El recurso humano que conforma el equipo de auditoría, no está lo
suficientemente capacitado para ejercer de forma adecuada y con celeridad el proceso
de ejecución de auditorías.
• Carencia de recursos físicos, lo que trae como consecuencia retraso en el
proceso de auditoría y por ende en la entrega oportuna de los resultados.
Es importante destacar que, en razón a la evaluación del control interno del
departamento de auditoría interna, a las respuestas enunciadas se aplicaron pruebas
sustantivas y de cumplimiento apoyándose en información suministrada por la unidad
objeto de análisis y relacionándolos con las disposiciones legales, misión establecida,
objetivos, estructura organizativa, proceso medular, etc., informes de auditorías
referentes al objeto de actuación.
DISEÑO DE INDICADORES
En esta fase se realiza el análisis específicamente en la debilidad observada en la
evaluación del control interno, relacionada con la inexistencia de indicadores de
gestión. De allí, que con el objeto de evaluar la gestión del departamento, el autor
procedió a elaborarlos, basándose en la metodología señalada por Acevedo (2004),
para la generación de indicadores de gestión, y así medir la eficiencia y la eficacia del
proceso medular señalado en el desarrollo del segundo objetivo específico de esta
investigación (Anexos I-01 al I-05).
EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA DE LA EMPRESA
BOLIVARIANA DE PUERTOS, S.A. (CASO PUERTO CABELLO)
Esta fase esta relacionada, con la presentación de los resultados obtenidos en el
área evaluada, siendo en este caso la aplicación de indicadores de eficiencia y eficacia
124
para evaluar el departamento de auditoría interna. Para dicha evaluación se
consideraron indicadores de gestión de eficacia y eficiencia los cuales permitieron
evaluar la gestión de la unidad objeto de estudio. Cabe destacar, que las conclusiones
y las recomendaciones a las que se llegue en esta auditoría serán presentadas en el
capítulo V de esta investigación.
1. EVALUACIÓN DE LA EFICACIA:
Título: Eficacia en el cumplimiento de metas
Código del indicador: ECM
Fórmula aplicada:
ECM = Total de auditorías ejecutadas
Total de auditorías planificadas
ECM = 04 = 0,66 x 100 = 66,00%
06
Análisis: Luego de la aplicación del indicador y obtenido el resultado permitió
determinar que de seis (06) auditorías planificadas, sólo se ejecutaron cuatro (04)
equivalente al 66 % de las auditorías programadas a llevarse a cabo en el II semestre
2009, lo que evidencia que el cumplimiento de las metas en relación a la ejecución de
auditorías fue regular , de acuerdo a los rangos de desempeño establecidos, esto se
debe a las posibles causas de desviación, tales como: debilidades en la planificación y
en la supervisión del trabajo de auditoria; carencia de recursos físicos y/o
tecnológicos, retraso en la entrega de la información por parte del auditado; falta de
capacitación al personal del departamento objeto de estudio
2. EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA:
125
a. Título: Eficiencia en el desempeño del Recurso Humano
Código del indicador: EDRH
Fórmula aplicada:
EDRH = Total de horas - hombres utilizadas en la ejecución de auditorías
Total de horas hombres planificadas para la ejecución de auditorías
EDRH = 1.218 (HH) = 1,76 = 176%
692 (HH)
Análisis: Luego de la aplicación del el indicador de eficiencia en el uso del
recurso humano sobre el proceso de ejecución de auditorías, se obtuvo como
resultado una desviación del 76% por encima del estándar establecido, lo que
evidencia que durante el II semestre de 2009 evaluado el nivel de desempeño por
parte del recurso humano fue deficiente. Lo anteriormente señalado, se debe a la falta
de capacitación del personal en materia de control fiscal y auditoría de estado,
incidiendo en la ejecución de las actividades que se llevan a cado en el departamento
de auditoría, también carece de los recursos físicos necesarios para ejecutar las
auditorías.
b. Título: Eficiencia en el uso del recurso físico
Código del indicador: EURF-B
Fórmula aplicada:
EURF-B= Total de horas - máquinas utilizadas en la ejecución de auditorías
Total de horas máquinas planificadas para la ejecución de auditorías
126
EURF-B = 1.258 (HM) = 1,84 = 184%
684 (HM)
Análisis: El resultado obtenido al aplicar el indicador de eficiencia en el uso del
recurso físico en el proceso de ejecución de auditorías, evidenció una desviación de
84% sobre el estándar determinado, lo que demuestra que durante el II semestre de
2009, objeto de evaluación el uso de los recursos físicos fue considerado ineficiente
porque el proceso fue ejecutado consumiendo el 25% de las horas por encima de lo
programado generando un incremento en el uso de los activos utilizados en la
ejecución del proceso, a causa de la carencia de recursos físicos y tecnológicos en el
departamento evaluado.
c. Título: Eficiencia en el uso del tiempo
Código del indicador: EUT-C
Fórmula aplicada:
EUT-C = Total de días utilizados en la ejecución de auditorías
Total de días planificados para la ejecución de auditorías
EUT-C = 150 días = 1,70 = 170%
88 días
Análisis: Luego de evaluar el uso del tiempo en el proceso de de ejecución de
auditorías se comprobó a través de la aplicación del indicador una desviación del
70% sobre el modelo establecido, lo que señala que dicho proceso no se ejecutó de
manera eficiente en relación al tiempo planificado para la ejecución, recalcando que
el resultado obtenido se deriva del desempeño que tuvo el recurso humano en la
127
ejecución de las actividades y que inciden directamente en el tiempo de ejecución del
proceso.
d. Título: Eficiencia en el uso de los recursos financieros
Código del indicador: EURF-D
Fórmula aplicada:
EURF-D= Total de Bs. utilizados en la ejecución de auditorías
Total de Bs. planificados para la ejecución de auditorías
EURF-D = 67.651,50 Bs. = 1,46 = 146%
46.354,33Bs.
Análisis: Los resultados obtenidos denotan que la utilización del recurso
financiero en el periodo evaluado fue aceptable de acuerdo a los rangos establecidos,
sin embargo la desviación observada fue del cuarenta y seis por ciento (46%)
expresando que durante el desarrollo del proceso de auditoría, la utilización del
recurso financiero fue mayor en relación al presupuesto establecido, existiendo un
incremento de aproximadamente veintiún mil doscientos noventa y siete bolívares con
17/100 (21.297,17 Bs.) en los costos para la ejecución de dicho proceso.
A fin de dar cumplimiento al segundo objetivo específico de la investigación, el
cual consiste en “Evaluar el control interno del Departamento de Auditoría
Interna de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello)”, se
procedió a la verificación del control interno, a través del grado de cumplimiento de
las normas, políticas y procedimientos para el desarrollo de las actividades de mayor
importancia en el departamento objeto de estudio, determinar la orientación del
128
control interno al logro de los objetivos y metas oportunamente y a un costo
razonable, así como la confiabilidad de la información.
En este sentido, el sistema de control interno tiene por objeto asegurar el
acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el
patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa financiera y
operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, por tal motivo, se
aplicó un cuestionario al personal adscrito al Departamento de Auditoría Interna de la
empresa Bolivariana de Puertos, S.A. y de esta manera orientar la investigación en
cuanto al cumplimiento de los ordenamientos jurídicos y al alcance del objetivo
especifico Nº 2 de esta investigación.
Luego de la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos, se
realizó la aplicación de un cuestionario de control interno al jefe del departamento así
como al personal que conforma el equipo de auditoría, la cual permitió determinar las
áreas críticas del proceso de ejecución de auditorías en el Departamento de Auditoría
Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A., (Caso Puerto Cabello), a fin de
obtener una visión orientadora sobre el control interno existente en el área evaluada
(Anexo D).
Asimismo, se elaboró el flujograma del proceso y se aplicaron pruebas que
permitieron evaluar cada fase del proceso de auditorías, desde la elaboración del plan
operativo hasta la emisión del informe de auditoría definitivo, permitiendo mejorar el
sistema de control interno existente, ya que a través de este instrumento metodológico
se puede conocer con mayor precisión el funcionamiento del área evaluada. (Anexo H-
04)
Una vez obtenidos los resultados en esta fase de la investigación, se determinó que
las actividades que inciden directamente en desarrollo del proceso de auditoría son las
129
vinculadas con la fase de ejecución de auditorías, incidiendo directamente en los
resultados del proceso medular.
Conforme a los resultados obtenidos, se desprende que este proceso presentan
debilidades, ya que en ellos se evidencian desviaciones tales como: (Anexo D).
• Inexistencia de una estructura organizativa aprobada por las máximas
autoridades de la empresa.
• Carencia de un plan operativo que cumpla con las exigencias establecidas en
las normativas legales vigentes, imposibilitando la evaluación de la gestión a través
de indicadores de eficiencia y eficacia de las metas físicas establecidas.
• El departamento de auditoría Interna, no cuenta con indicadores de gestión de
eficiencia, eficacia y economía formalmente establecidos, que le permitan evaluar la
gestión y hacer el seguimiento respectivo de los resultados que se obtengan y efectuar
los correctivos oportunos, por lo que su evaluación se ha limitado a una simple
comparación entre metas físicas programadas y metas físicas ejecutadas.
• El producto final (informes de auditoría) no es presentado de manera
oportuna al órgano auditado, ocasionando retraso en la aplicación de las medidas
correctivas necesarias por parte del órgano auditado y en el diseño de un plan de
acción en las debilidades detectadas en el desarrollo de la auditoría; lo anteriormente
expuesto, se debe a la debilidad que existe en la fase de ejecución de las auditorías, ya
que el departamento no cuenta con el personal capacitado en materia de control fiscal,
además que no cuenta con los recursos físicos necesarios para la ejecución de las
auditorías ocasionando retraso en las mismas.
130
• El recurso humano que conforma el equipo de auditoría, no está lo
suficientemente capacitado para ejercer de forma adecuada y con celeridad el proceso
de ejecución de auditorías.
• Carencia de recursos físicos, lo que trae como consecuencia retraso en el
proceso de auditoría y por ende en la entrega oportuna de los resultados.
Es importante destacar que, en razón a la evaluación del control interno del
departamento de auditoría interna, a las respuestas enunciadas se aplicaron pruebas
sustantivas y de cumplimiento apoyándose en información suministrada por la unidad
objeto de análisis y relacionándolos con las disposiciones legales, misión establecida,
objetivos, estructura organizativa, proceso medular, etc., informes de auditorías
referentes al objeto de actuación.
DISEÑO DE INDICADORES
En esta fase se realiza el análisis específicamente en la debilidad observada en la
evaluación del control interno, relacionada con la inexistencia de indicadores de
gestión. De allí, que con el objeto de evaluar la gestión del departamento, el autor
procedió a elaborarlos, basándose en la metodología señalada por Acevedo (2004),
para la generación de indicadores de gestión, y así medir la eficiencia y la eficacia del
proceso medular señalado en el desarrollo del segundo objetivo específico de esta
investigación (Anexos I-01 al I-05).
EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA DE LA EMPRESA
BOLIVARIANA DE PUERTOS, S.A. (CASO PUERTO CABELLO)
Esta fase esta relacionada, con la presentación de los resultados obtenidos en el
131
área evaluada, siendo en este caso la aplicación de indicadores de eficiencia y eficacia
para evaluar el departamento de auditoría interna. Para dicha evaluación se
consideraron indicadores de gestión de eficacia y eficiencia los cuales permitieron
evaluar la gestión de la unidad objeto de estudio. Cabe destacar, que las conclusiones
y las recomendaciones a las que se llegue en esta auditoría serán presentadas en el
capítulo V de esta investigación.
3. EVALUACIÓN DE LA EFICACIA:
Título: Eficacia en el cumplimiento de metas
Código del indicador: ECM
Fórmula aplicada:
ECM = Total de auditorías ejecutadas
Total de auditorías planificadas
ECM = 04 = 0,66 x 100 = 66,00%
06
Análisis: Luego de la aplicación del indicador y obtenido el resultado permitió
determinar que de seis (06) auditorías planificadas, sólo se ejecutaron cuatro (04)
equivalente al 66 % de las auditorías programadas a llevarse a cabo en el II semestre
2009, lo que evidencia que el cumplimiento de las metas en relación a la ejecución de
auditorías fue regular, de acuerdo a los rangos de desempeño establecidos, esto se
debe a las posibles causas de desviación, tales como: debilidades en la planificación y
en la supervisión del trabajo de auditoría; carencia de recursos físicos y/o
132
tecnológicos, retraso en la entrega de la información por parte del auditado; falta de
capacitación al personal del departamento objeto de estudio
4. EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA:
e. Título: Eficiencia en el desempeño del recurso humano
Código del indicador: ERH-A
Fórmula aplicada:
ERH-A = Total de horas - hombres utilizadas en la ejecución de auditorías
Total de horas hombres planificadas para la ejecución de auditorías
ERH-A = 1.218 (HH) = 1,76 = 176%
692 (HH)
Análisis: Luego de la aplicación del el indicador de eficiencia en el uso del recurso
humano sobre el proceso de ejecución de auditorías, se obtuvo como resultado una
desviación del 76% por encima del estándar establecido, lo que evidencia que durante
el II semestre de 2009 evaluado el nivel de desempeño por parte del recurso humano
fue ineficiente. Lo anteriormente señalado, se debe a la falta de capacitación del
personal en materia de control fiscal y auditoría de estado, incidiendo en la ejecución
de las actividades que se llevan a cado en el departamento de auditoría, también
carece de los recursos físicos necesarios para ejecutar las auditorías.
f. Título: Eficiencia en el uso del recurso físico
Código del indicador: ERF-B
Fórmula aplicada:
133
EURF-B= Total de horas - máquinas utilizadas en la ejecución de auditorías
Total de horas máquinas planificadas para la ejecución de auditorías
EURF-B = 1.258 (HM) = 1,84 = 184%
684 (HM)
Análisis: El resultado obtenido al aplicar el indicador de eficiencia en el uso del
recurso físico en el proceso de ejecución de auditorías, evidenció una desviación de
84% sobre el estándar determinado, lo que demuestra que durante el II semestre de
2009, objeto de evaluación el uso de los recursos físicos fue considerado ineficiente
porque el proceso fue ejecutado consumiendo el 84% de las horas por encima de lo
programado generando un incremento en el uso de los activos utilizados en la
ejecución del proceso, a causa de la carencia de recursos físicos y tecnológicos en el
departamento evaluado.
g. Título: Eficiencia en el uso del tiempo
Código del indicador: ET-C
Fórmula aplicada:
ET-C = Total de días utilizados en la ejecución de auditorías
Total de días planificados para la ejecución de auditorías
ET-C = 150 días = 1,70 = 170%
88 días
Análisis: Luego de evaluar el uso del tiempo en el proceso de de ejecución de
auditorías se comprobó a través de la aplicación del indicador una desviación del
134
70% sobre el modelo establecido, considerado dentro del rango de desempeño como
ineficiente lo que señala que dicho proceso no se ejecutó de manera eficiente en
relación al tiempo planificado para la ejecución, recalcando que el resultado obtenido
se deriva del desempeño que tuvo el recurso humano en la ejecución de las
actividades y que inciden directamente en el tiempo de ejecución del proceso.
h. Título: Eficiencia en el uso de los recursos financieros
Código del indicador: ERF-D
Fórmula aplicada:
ERF-D= Total de Bs. utilizados en la ejecución de auditorías
Total de Bs. planificados para la ejecución de auditorías
ERF-D = 67.651,50 Bs. = 1,46 = 146%
46.354,33Bs.
Análisis: Los resultados obtenidos denotan que la utilización del recurso
financiero en el periodo evaluado fue aceptable de acuerdo a los rangos establecidos,
sin embargo la desviación observada fue del cuarenta y seis por ciento (46%)
expresando que durante el desarrollo del proceso de auditoría, la utilización del
recurso financiero fue mayor en relación al presupuesto establecido, existiendo un
incremento de aproximadamente veintiún mil doscientos noventa y siete bolívares con
17/100 (21.297,17 Bs.) en los costos para la ejecución de dicho proceso.
135
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
El propósito fundamental de la investigación realizada fue la evaluación de la
eficiencia y de la eficacia del Departamento de Auditoría Interna de la Empresa
Bolivariana de Puertos, S.A. Puerto Cabello, considerado este departamento de
gran importancia debido a que es el órgano de control fiscal encargado de
verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de las operaciones , así
como la evaluación de la efectividad del sistema de control interno y de su
eficacia para alcanzar los objetivos encomendados, en el puerto de Puerto Cabello.
De acuerdo a lo expuesto anteriormente, se establecieron objetivos específicos
sobre los cuales se diseñaron una serie de variables que a juicio del investigador
podían ser observables y medibles dentro del proceso de investigación y
constituyeron el punto de partida para la construcción y elaboración de los
instrumentos utilizados para la recolección de información, tales como un
cuestionario conformado por veintiséis (26) preguntas cerradas y el programa de
auditoría operacional estructurado en fases de acuerdo a cada una de las
actividades a realizar durante la evaluación.
De acuerdo a los resultados obtenidos del diagnóstico del departamento
evaluado, a través de la aplicación de los instrumentos utilizados en el desarrollo
de la investigación y considerando cada uno de los objetivos específicos se
concluyó lo siguiente:
136
En relación al primer objetivo planteado, el cual consistió en el diagnóstico de la
situación estratégica gerencial del Departamento de Auditoría Interna de la empresa
Bolivariana de Puertos, S.A. de Puerto Cabello, se enfatiza que los componentes
estratégicos gerenciales : misión y objetivos no son entendidos por el personal, por lo
tanto el recurso humano no internaliza cuál es la filosofía, valores, razón de ser del
departamento, lo cual dificulta que el logro de los objetivos sea alcanzado en
consonancia con la misión establecida en la organización.
En esta primera fase de la investigación se constató que el departamento de
auditoría carece de los recursos físicos suficientes tales como: equipos de
computación, mobiliario, vehículo, materiales y suministros, adecuados a las
necesidades que coadyuvan con las actividades que se llevan a cabo en el área
evaluada. Lo planteado, genera limitaciones en la ejecución de auditorías, consumo
de horas hombres por encima de lo estimado e incremento de los costos de auditoría.
De igual forma, se determinó en esta fase inicial que dentro del proceso de
auditoría el proceso medular o sustantivo es el proceso de auditorías, ya que este
proceso guarda relación directa con la misión y visión de la empresa en razón de que
a través de la ejecución de las mismas se logra emitir opiniones sobre la ejecución de
los procesos, formulando observaciones y recomendaciones que se consideren
pertinentes y que permitan a la máxima autoridad tomar las medidas correctivas de
manera oportuna.
Asimismo, se determinó a través de la evaluación realizada que el departamento
objeto de estudio no cuenta con indicadores que permitan medir su desempeño en
relación a la eficiencia y eficacia con que ejecuta el proceso de auditorías, siendo la
auditoría de gran importancia para garantizar la gestión estratégica de la
organización, ya que por medio de esta se logra verificar la veracidad, exactitud y
legalidad de las operaciones.
137
En referencia al segundo objetivo específico planteado en la investigación cuyo
propósito fue la evaluación del control interno, se determinó que existe un manual de
normas y procedimientos el cual es la guía referencial para la ejecución de las
actividades, sin embargo los mismos no se encuentran aprobados, no existiendo
uniformidad y legalidad de los actos administrativos producto de la discrecionalidad
del personal en la ejecución de las auditorías.
Por otra parte, no existen planes trimestrales de adiestramiento en materia de
control fiscal y auditoría de estado al personal adscrito al departamento de auditoría
interna. La situación planteada trae como consecuencia debilidades en el desarrollo
de conocimientos, capacidades, habilidades y destrezas en la ejecución del trabajo
En lo que respecta a las aéreas críticas se determinó que las actividades que
inciden directamente en desarrollo del proceso de auditoría son las vinculadas con la
fase de ejecución de auditorías, incidiendo directamente en los resultados del proceso
medular, es decir que el producto final, no sea presentado de manera oportuna.
Es importante destacar, que en el departamento evaluado se presentan con
frecuencia cambios de autoridades, constituyendo un factor de riesgo en las acciones
de control, ya que pueden generar cambios a nivel de supervisión y segregación de
obligaciones. Aunado a esta situación, la calidad de la información no es oportuna y
adecuada debido a la insuficiencia de equipos tecnológicos necesarios para el
procesamiento de operaciones, las cuales deben ser informadas a la gerencia
correspondiente para la toma de decisiones adecuadas en la administración y control
de las actividades vinculadas con el área evaluada.
Para finalizar y en razón del tercer objetivo específico planteado el cual fue
determinar la eficiencia y eficacia del departamento de auditoría interna, se realizó
una auditoría a las operaciones a objeto de medir la utilización de los recursos en
relación con las metas.
138
En tal sentido, se aplicaron indicadores que permitieron medir los niveles de
eficacia en el cumplimiento de metas y eficiencia en el desempeño del recurso
humano, el uso del tiempo, del recurso físico y el recurso financiero, generando
resultados que indican desviaciones en relación a la ejecución del proceso de
auditorías, tal como se especifican a continuación:
a) Eficiencia en uso de recurso humano: el resultado obtenido fue de
176%, ubicándolo en un rango de desempeño deficiente, sin embargo el
margen de desviación de 76% sobre el estándar evidencian que existen
debilidades en la ejecución de las actividades por parte del recurso
humano.
b) Eficiencia en usos del recurso físico: el resultado obtenido al aplicar
este indicador fue de 184% , lo que es indicativo que el uso de los
activos fue ineficiente de acuerdo a los rangos establecidos, sin
embargo el mismo refleja una desviación de 84% , producto de la
extensión de los lapsos en las cuales se desarrolló el proceso.
c) Eficiencia en el uso del tiempo: El resultado obtenido fue de 170%,
observándose una desviación de 70% sobre el estándar, lo que denota
un comportamiento ineficiente de acuerdo a los rangos establecidos, sin
embargo esta desviación denota que durante el proceso de ejecución de
auditorías se utilizaron mas días de los programados, generando retraso
en la ejecución de los procesos.
d) Eficiencia en usos del recurso financiero: el resultado obtenido fue
de 146 %, observándose una desviación de 46% sobre el estándar,
reflejando que durante el periodo evaluado el uso los recursos
financieros fue aceptable.
La ponderación en promedio de los resultados obtenidos indican que durante el
periodo evaluado el proceso de ejecución de auditorías fue ejecutado de manera
ineficiente ya que el resultado promedio obtenido fue de 169%, sin embargo el
139
mismo presenta una desviación de 69% sobre el estándar, al respecto se constató que
las causas que originan las desviaciones expuestas son:
a) Carencia de planes de capacitación y adiestramiento para el recurso
humano en materia de control fiscal, que permitan mejorar las habilidades
en la ejecución de los procesos.
b) Constantes cambios de personal en los cargos gerenciales, incidiendo en la
toma de decisiones vinculadas con la ejecución de los procesos.
c) Inexistencia de planes de dotación de recursos físicos (equipos de
computación, mobiliario, materiales y suministros) que permitan
modernizar y mejorar los procesos.
Los resultados señalados permitieron determinar que el proceso de ejecución de
auditorías se realizó con retrasos en relación a los lapsos de ejecución establecidos,
generando un incremento en los costos de auditoría aproximado de Bs. 21.297,17 Bs.
en relación a lo presupuestado.
En relación al nivel de cumplimiento de las metas establecidas en el proceso de
ejecución de auditorías, se constató que se realizaron cuatro (04) auditorías de las seis
(06) planificadas, lo que representa el 66% de la meta establecida, lo que denota un
comportamiento regular de acuerdo a los rangos establecidos. La situación planteada,
se origina por cambios de personal en los cargos gerenciales y/o recurso humano no
especializado en materia de control fiscal retrasando la toma de decisiones en relación
a los correctivos necesarios para el mejoramiento de los procesos de la organización.
Es importante señalar que aun cuando la ejecución de auditorías estuvo en un
rango deficiente, el resultado demuestra que durante el periodo evaluado no se
cumplió en su totalidad con la ejecución de las mismas, repercutiendo en las
evaluaciones de los controles internos financieros, administrativos para promover la
legalidad, eficiencia y eficacia de las operaciones.
140
Todo lo anterior permite concluir que aun cuando los niveles de eficiencia y
eficacia del proceso de ejecución de auditorías oscilaron en rangos de desempeño
deficientes, los mismos deben orientarse hacia la mejora en su ejecución a fin de
cumplir con aspectos relacionados con la misión institucional, el cual es “Velar por el
cumplimiento de las leyes, normas y procedimientos, disminuyendo las actuaciones
mediante la realización de auditorías de gestión y operaciones; midiendo la eficacia,
eficiencia y economía de los procesos, actuando como ente auxiliar de la Contraloría
General de la República y coadyuvando a una gestión transparente de la empresa
Bolivariana de Puertos, S.A.”
141
RECOMENDACIONES
Consideradas las conclusiones presentadas en la investigación, se recomienda lo
siguiente:
• Diligenciar ante las autoridades competentes de la empresa Bolivariana de
Puertos S.A., la promoción en todos los niveles de la organización los
componentes estratégicos gerenciales de la organización: misión, objetivos y
metas a través de mecanismos idóneos que garanticen su entendimiento por
parte del personal de manera que exista compromiso y sentido de pertenencia
con la empresa.
• Gestionar ante el departamento de compras la adquisición de equipos de
computación, impresoras, fotocopiadores, mobiliario, entre otros; importantes
para el desarrollo de las actividades del departamento de auditoría interna.
• Establecer un sistema de control de gestión que permita medir la eficiencia,
eficacia, toda vez que son de carácter obligatorio para los organismos
públicos, tal como lo establece la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, con el propósito de
evaluar la gestión y tomar las decisiones oportunas y necesarias; considerando
los propuestos en el Capítulo IV de esta investigación.
• Revisar el contenido del manual de normas y procedimientos, hacer las
correcciones y actualizaciones pertinentes y aprobar a fin de que exista
uniformidad y legalidad de los actos administrativos, a fin de hacer mas
eficaces y eficientes los procesos y procedimientos de este departamento, tal
como lo señala la Ley Orgánica de la Contraloría General de la república y
Sistema Nacional del Control Fiscal, tomando en consideración los
142
procedimientos hasta ahora elaboradas y aplicados que han permitido el
desarrollo de las actividades del departamento.
• Establecer planes y programas de capacitación y adiestramiento, en materia
de control fiscal que permitan mejorar el desempeño del recurso humano y
por consiguiente el mejor aprovechamiento del tiempo y los recursos.
• Examinar el proceso de ejecución de auditorías y establecer mecanismos de
supervisión y control que garanticen el aprovechamiento del tiempo por parte
del recurso humano asignado a este proceso, a fin de que los mismos se
ejecuten de acuerdo a los lapsos establecidos.
144
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Síntesis Curricular
Puerto Cabello C.I 13.665.314
lic_elisnery@ yahoo.es. Formación Académica
Contaduría Pública Titulo obtenido: Lic. En Contaduría Pública Universidad de Carabobo 2006 “Diplomado de Auditoría de Estado” Universidad José Antonio Páez Duración: 220 horas Octubre 2006
Educación Superior
Diplomado en Capacitación Docente Universidad Nacional Experimental de la Fuerza Armada Nacional – UNEFA Duración 200 horas Octubre 2009- Mayo 2010. Actualmente cursando II módulo
Experiencia Laboral
Actual Cargo: Características del cargo
Bolivariana de Puertos, S.A Jefe de Unidad de Auditoría de Gestión Planificar y dirigir las auditorías de gestión en las diferentes dependencias de Bolivariana de Puertos, S.A., a los fines de medir la eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial, así como la evaluación de la eficacia, eficiencia y economía, en el marco de las operaciones realizadas a través de los indicadores de gestión o desempeño.
Actual Cargo: Características del cargo
Bolivariana de Puertos, S.A Auditor Revisar y analizar información sobre asuntos financieros, operativos, y de gestión, entre otros.
Instituto Puerto Autónomo de Puerto Cabello
Auditor I Realizar auditorias de asuntos financieros, de gestión, operativas, entre otras. Instituto Puerto Autónomo de Puerto Cabello
2005-Julio 2009 Cargo: Características del cargo 2004 Cargo:
Asistente a la Dirección General de Auditoría Interna Realizar auditorias de asuntos financieros, de gestión, operativas, entre otras. Instituto Puerto Autónomo de Puerto Cabello Pasante
Características del cargo 2004 Cargo Características del cargo
Realizar auditorías, elaborar papeles de trabajo.
Cursos -Seminarios Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Legislación Aduanera I” SENIAT Duración : 20 horas Octubre 2009
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Aspectos Fundamentales del Sistema Aduanero Venezolano” SENIAT Duración : 20 horas Octubre 2009
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Sistema Aduanero Tributario” SENIAT Duración : 20 horas Noviembre 2009
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Regímenes Aduaneros Especiales” SENIAT Duración : 20 horas Noviembre 2009
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Ilícitos Aduaneros” SENIAT Duración : 20 horas Noviembre 2009
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Instrumentos del Proceso de Fiscalización en materia de Aduanas” SENIAT Duración : 20 horas Noviembre 2009
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Trámites y Procedimientos Aduaneros” SENIAT Duración : 20 horas Noviembre 2009
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Estrategias de Consultoría” Universidad Católica Andrés Bello Duración: 24horas Junio 2007
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Indicadores de Gestión” Condepor s.c Duración: 32 horas Junio 2007
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Auditoría de Gestión” Santorsola, Torres Asesores Gerenciales s.c Duración: 24 horas Octubre 2006
Curso: Institución: Tiempo:
“La Nueva LOPCyMAT” Centro de Capacitación Capitán Marcel Antonorsi Duración: 220 horas
Año: 2006 Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Indicadores de Gestión” Fundametal. Duración: 16 horas Diciembre 2005
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Aspectos más resaltantes de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal” Fundacontrol 4 horas Diciembre 2005
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Auditoría Financiera Administrativa” Fundacontrol Duración: 26 horas Noviembre 2005
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Reexpresión de Estados Financieros” Instituto Puerto Autónomo de Puerto Cabello Duración: 16 horas Noviembre 2005
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Providencia administrativa a la cual se designa a los entes públicos como agentes de retención de Impuesto al Valor Agregado” Instituto Puerto Autónomo de Puerto Cabello Duración: 4 horas Octubre 2005
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Manejo, Transporte y Almacenamiento de Mercancías Peligrosas” Asociación Trainmar de América del Sur Duración: 24 horas Julio 2005
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Presupuesto Público” Instituto Puerto Autónomo de Puerto Cabello Duración: 4 horas Junio 2005
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Redacción de Informes Técnicos” Vense Duración: 16 horas Mayo 2005
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Derogación de la Ley del IAE, reformas de la Ley del IVA, Ajuste por Inflación y el Nuevo rol del Contador Público” Universidad de Carabobo - FACES Duración: 8horas Octubre 2004
Curso: Institución: Tiempo: Año:
“Auditoría Financiera Administrativa” Fundacontrol Duración: 26 horas Septiembre 2004
137
ANEXO B
CUESTIONARIO
Apreciado Señor (a)
El presente instrumento se ha implementado con el fin de realizar un diagnóstico para
determinar la necesidad de la Evaluación de la Eficiencia y Eficacia del
Departamento de Auditoría Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A.
(Caso Puerto Cabello).
La información recogida a través de este instrumento, tiene como principal
finalidad el desarrollo de un Trabajo de Especial Grado, es decir, con un fin
netamente académico y científico, dependiendo de la objetividad en sus respuestas el
buen resultado de la misma.
Asimismo, el Cuestionario tiene carácter totalmente anónimo, es decir, no será
necesario indicar nombre o cualquier otra información que identifique a la persona
que se le aplique, garantizando así la absoluta confidencialidad de los datos
obtenidos.
Por todo ello, agradecemos de antemano toda la colaboración prestada hacia la
misma.
La Investigadora.
138
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Y
EFICACIA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA DE LA
EMPRESA BOLIVARIANA DE PUERTOS, S.A. (CASO PUERTO
CABELLO).
Instrucciones: Lea detenidamente las preguntas del cuestionario y luego indique, la alternativa que según su criterio es la que aplica para la pregunta formulada.
1. ¿Se encuentra definida la misión del Departamento de Auditoría Interna de
Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello)?
a. Si
b. No
2. ¿La misión es entendida por usted?
a. Si
b. No
3. ¿Se encuentran definidos formalmente los objetivos del Departamento de
Auditoría Interna?
a. Si
b. No
4. ¿Los objetivos del Departamento de Auditoría Interna están alineados con la
misión del Departamento?
a. Si
b. No
5. ¿Están claramente definidas las metas del Departamento de Auditoría Interna?
139
a. Si
b. No
6. ¿Las metas físicas del Departamento de Auditoría Interna, son medibles y
factibles?
a. Si
b. No
7. ¿Se realizan evaluaciones de carácter preventivo para constatar el cumplimiento
de las metas físicas?
a. Si
b. No
8. ¿Los cambios de gerencia, pueden influir en el cumplimiento de los objetivos y
metas del Departamento de Auditoría Interna?
a. Si
b. No
9. ¿Se notifica al personal adscrito al departamento acerca de los resultados de las
evaluaciones de las metas físicas?
a. Si
b. No
10. ¿Existe una estructura organizativa formal del Departamento de Auditoría
Interna?
a. Si
140
b. No
11. ¿Existe control y seguimiento de los procesos que se ejecutan en el
Departamento de Auditoría Interna?
a. Si
b. No
12. ¿El personal adscrito al Departamento de Auditoría Interna, conoce la
importancia del proceso que allí se ejecuta, para el cumplimiento de los
objetivos de la organización?
a. Si
b. No
13. ¿Existe diagrama de flujo que describa el proceso?
a. Si
b. No
14. ¿Se encuentra definidos los clientes internos y externos del Departamento de
Auditoría Interna?
a. Si
b. No
15. ¿Se encuentra claramente identificados los productos del Departamento de
Auditoría Interna?
a. Si
b. No
141
16. ¿El Departamento de Auditoría Interna, produce informes de manera oportuna
con observaciones y recomendaciones, para el conocimiento del ente auditado?
a. Si
b. No
17. ¿El Departamento de Auditoría Interna, cuenta con un manual de normas y
procedimientos, que detallen los pasos de las acciones a ejecutar?
a. Si
b. No
18. ¿Los Manuales de Normas y Procedimientos se revisan y actualizan
constantemente?
a. Si
b. No
19. ¿Cuenta el Departamento de Auditoría Interna con un Plan Operativo Anual?
a. Si
b. No
20. ¿Cuenta el departamento con la asignación de un presupuesto anual, que se
corresponda con el plan operativo anual?
a. Si
b. No
21. ¿El departamento cuenta con el recurso humano altamente capacitado?
a. Si
142
b. No
22. ¿Existe una adecuada segregación de funciones con respecto a la planeación,
proceso, supervisión y control de las operaciones?
a. Si
b. No
23. ¿Se aplican evaluaciones de desempeño a los funcionarios adscritos al
Departamento de Auditoría Interna?
a. Si
b. No
24. ¿El Departamento de Auditoría Interna cuenta con recursos físicos para la
ejecución de las auditorías?
a. Si
b. No
25. ¿El Departamento de Auditoría Interna evalúa la utilización efectiva del tiempo
durante la ejecución de auditorías?
a. Si
b. No
26. ¿Se dispone de indicadores formalmente establecidos, que permitan medir la
eficiencia y eficacia de los procedimientos que se ejecutan en el Departamento
de Auditoría Interna?
a. Si
143
b. No
143
ANEXO C
Barquisimeto, Julio de 2009
Ciudadano: Presente Reciba un saludo cordial, la presente es para informar que actualmente
realizo Trabajo de Grado que lleva por nombre “EVALUACIÓN DE LA
EFICIENCIA Y EFICACIA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA
INTERNA DE LA EMPRESA BOLIVARIANA DE PUERTOS, S.A., CASO
PUERTO CABELLO”. Por lo antes expuesto solicito su valiosa colaboración, la
cual consiste en la validación del instrumento (Cuestionario) que será aplicado a
los trabajadores del Departamento de Auditoría Interna de la Empresa Bolivariana
de Puertos, S.A., Caso Puerto Cabello.
La validación del instrumento constituye un requisito para la aplicación del
mismo a los sujetos de estudio.
Me despido de usted, agradeciéndole la atención al presente y las
sugerencias que de forma acertada me pueda hacer.
Lcda. Elisnery V. Hurtado H.
144
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
POSTGRADO DE AUDITORÍA
VALIDACIÓN DEL INSTRUMENTO Por medio del presente documento se pretende validar el instrumento que
se aplicará para el trabajo de investigación:
Evaluar la Eficiencia y Eficacia del Departamento de Auditoría
Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A., Caso Puerto
Cabello.
Experto: ______________________________________________________
Título: ________________________________________________________
Mención: ______________________________________________________
Año de egreso: _________________________________________________
Egresado de la Universidad: ______________________________________
Lugar de trabajo: _______________________________________________
Cargo que desempeña: __________________________________________
Para la validación se establece los siguientes aspectos: Claridad, precisión,
pertinencia y cohesión, donde los críticos serán los siguientes:
(A) Excelente (B) Bueno (C) Regular (D) Deficiente
145
VALIDACIÓN DEL INSTRUMENTO CRITERIO
Claridad Precisión Pertinencia Coherencia Escala Item A B C D A B C D A B C D A B C D
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
146
CRITERIO Claridad Precisión Pertinencia Coherencia
Escala Item A B C D A B C D A B C D A B C D
34
35
36
37
38
Nombre del experto: ___________________________________________________
Firma: __________________________ Fecha: __________________
Observaciones:
147
ANEXO D
CUADRO DE FRECUENCIA DE REPUESTAS DE INSTRUMENTO
TIPO DE AUDITORIA
Operacional
Departamento de Auditoría Interna de Bolivariana de Puertos, S.A. Puerto Cabello
AUDITOR RESPONSABLE: ALCANCE DE LA AUDITORÍA:
Lcda. Elisnery V. Hurtado H. Evaluación de la eficacia, eficiencia
FRECUENCIA DE RESPUESTAS
PREGUNTAS SÍ % NO %
1. ¿Se encuentra definida la misión del Departamento de Auditoría Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello)?
14 100 0 0,00
2. ¿La misión es entendida por usted? 04 29 10 71
3. ¿Se encuentran definidos formalmente los objetivos del Departamento de Auditoría Interna?
13 93 01 07
4. ¿Los objetivos del Departamento de Auditoría Interna están alineados con la misión del Departamento de Auditoría Interna?
12 86 02 14
5. ¿Están claramente definidas las metas del Departamento de Auditoría Interna?
13 93 01 07
6. ¿Las metas físicas de la Unidad de Auditoría Interna, son medibles y factibles?
13 93 01 07
7. ¿Se realizan evaluaciones de carácter preventivo para constatar el cumplimiento de las metas físicas?
03 21 11 79
8. ¿Los cambios de gerencia, pueden influir en el cumplimiento de los objetivos y metas del Departamento de Auditoría
14 100 0 0,00
148
TIPO DE AUDITORIA
Operacional
Departamento de Auditoría Interna de Bolivariana de Puertos, S.A. Puerto Cabello
AUDITOR RESPONSABLE: ALCANCE DE LA AUDITORÍA:
Lcda. Elisnery V. Hurtado H. Evaluación de la eficacia, eficiencia
FRECUENCIA DE RESPUESTAS
PREGUNTAS SÍ % NO %
Interna?
9. ¿Se notifica al personal adscrito al departamento acerca de los resultados de las evaluaciones de las metas físicas?
02 29 12 71
10. ¿Existe una estructura organizativa formal del Departamento de Auditoría Interna?
06 43 08 57
11. ¿Existe control y seguimiento de los procesos que se ejecutan en el Departamento de Auditoría Interna?
13 93 01 07
12. ¿El personal adscrito al Departamento de Auditoría Interna, conoce la importancia del proceso que allí se ejecuta para el cumplimiento de los objetivos de la organización?
14 100 0 0,00
13. ¿Existe diagrama de flujo que describa el proceso?
14 100 0 0,00
14. ¿Se encuentra definidos los clientes internos y externos del Departamento de Auditoría Interna?
12 86 02 14
15. ¿Se encuentra claramente identificados los productos del departamento de Auditoría Interna?
14 100 0 0,00
16. ¿El Departamento de Auditoría Interna, produce informes de manera oportuna con observaciones y recomendaciones, para el conocimiento del ente auditado?
0 0,00 14 100
149
TIPO DE AUDITORIA
Operacional
Departamento de Auditoría Interna de Bolivariana de Puertos, S.A. Puerto Cabello
AUDITOR RESPONSABLE: ALCANCE DE LA AUDITORÍA:
Lcda. Elisnery V. Hurtado H. Evaluación de la eficacia, eficiencia
FRECUENCIA DE RESPUESTAS
PREGUNTAS SÍ % NO %
17. ¿El Departamento de Auditoría Interna, cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos, que detallen los pasos de las acciones a ejecutar?
08 56 06 44
18. ¿Los Manuales de Normas y Procedimientos se revisan y actualizan constantemente?
06 43 08 57
19. ¿Cuenta el Departamento de Auditoría Interna con un Plan Operativo Anual?
09 64 05 36
20. ¿Cuenta el departamento con la asignación de un presupuesto anual, que se corresponda con el plan operativo anual?
05 36 09 64
21. ¿El Departamento cuenta con el recurso humano altamente capacitado?
06 43 08 57
22. ¿Existe una adecuada segregación de funciones con respecto a la planeación, proceso, supervisión y control de las operaciones?
14 100 0 0,00
23. ¿Se aplican evaluaciones de desempeño a los funcionarios adscritos al Departamento de Auditoría Interna?
14 100 0 0,00
24. ¿El Departamento de Auditoría Interna cuenta con recursos físicos para la ejecución de las auditorías?
01 07 13 93
25. ¿El Departamento de Auditoría Interna 01 07 13 93
150
TIPO DE AUDITORIA
Operacional
Departamento de Auditoría Interna de Bolivariana de Puertos, S.A. Puerto Cabello
AUDITOR RESPONSABLE: ALCANCE DE LA AUDITORÍA:
Lcda. Elisnery V. Hurtado H. Evaluación de la eficacia, eficiencia
FRECUENCIA DE RESPUESTAS
PREGUNTAS SÍ % NO %
evalúa la utilización efectiva del tiempo durante la ejecución de auditorías?
26. ¿Se dispone de indicadores formalmente establecidos, que permitan medir la eficiencia y eficacia de los procedimientos que se ejecutan en el Departamento de Auditoría Interna?
0 0,00 14 100
P. T. Nº D
“ANEXO E” Auditor: EHH BOLIVARIANA DE PUERTOS, S.A Fecha: Sept. 2009 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
151
AUDITORÍA INTERNA
PREGUNTAS RESPUESTA TRABAJO
REALIZADO OBSERVACIONES
SÍ NO NA
REF.PPT
HECHO POR:
1. ¿Existen manuales de normas y procedimientos en la Unidad de Auditoría Interna?
2. ¿La estructura orgánica de la Unidad de Auditoría Interna está claramente definida en el organigrama de la organización?
3. ¿Las competencias de cada funcionario de la unidad, están claramente definidas, y son conocidas por todos?
4. ¿Cuenta la Unidad de Auditoría Interna, con el personal especializado para la ejecución de auditorías?
5. ¿La planificación de las auditorías se realizan con criterios de economía, objetividad, oportunidad y relevancia material?
6. ¿Las auditorías están plasmadas en el plan operativo de la unidad?
7. ¿La planificación de las auditorías se realiza de acuerdo a las denuncias recibidas, a los resultados de la gestión anterior de inspección y fiscalización?
8. ¿Al momento de planificar las auditorías se toma en cuenta la situación administrativa, importancia,
TIPO DE AUDITORÍA: DEPENDENCIA AUDITADA: Operacional Departamento de Auditoría Interna ORIGEN DE LA AUDITORÍA: ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Orden de Trabajo Nº-------------------- De Fecha--------------------
Proceso de auditorías
AUDITOR RESPONSABLE: Lcda. Elisnery Hurtado
P. T. Nº D
“ANEXO E” Auditor: EHH BOLIVARIANA DE PUERTOS, S.A Fecha: Sept. 2009 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
152
AUDITORÍA INTERNA
PREGUNTAS RESPUESTA TRABAJO REALIZADO
OBSERVACIONES
SÍ NO NA
REF.PPT
HECHO POR:
dimensión y áreas críticas de los departamentos a evaluar? 9. Se realiza una adecuada programación que incluya actividades dirigidas a conocer la misión de la organización y la normativa legal que la rige?
10. ¿Con la planificación se procura que el auditor obtenga un conocimiento integral en cuanto a objetivos, alcance, técnicas, métodos y procedimientos, para alcanzar los propósitos fijados?
11. ¿Se elaboran programas de auditoría, donde se detallen las actividades a ejecutar en el desarrollo del trabajo de auditoría?
12. ¿Existe un formulario para las credenciales de auditoría, en la cual se acredite al auditor ante el respectivo departamento a evaluar?
13. ¿Existen formularios para la solicitud de requerimientos a la unidad auditada?
14. ¿Se aplican normativas vigentes al momento de ejecutar una auditoría?
15. En caso de ser necesario, ¿se incorpora al equipo de auditoría, en calidad de apoyo a los profesionales y/o especialista cuyos conocimientos y experiencias se consideren necesarias para el desarrollo del trabajo?
16. De acuerdo al alcance de la auditoría, ¿Se evalúa el control interno del departamento que se va a auditar, a fin de determinar el grado de confiabilidad e identificar las áreas críticas que requieren examen exhaustivo?
P. T. Nº D
“ANEXO E” Auditor: EHH BOLIVARIANA DE PUERTOS, S.A Fecha: Sept. 2009 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
153
AUDITORÍA INTERNA
PREGUNTAS RESPUESTA TRABAJO REALIZADO
OBSERVACIONES
SÍ NO NA
REF.PPT
HECHO POR:
17. ¿El auditor evalúa el cumplimiento de las leyes, reglamentos y demás normativas al órgano objeto de auditoría?
18. ¿Al llevar a cabo la audtoría el auditor obtiene evidencias suficientes, convincentes y pertinentes, que le permitan tener certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados?
19. ¿Las evidencias documentales se obtiene en original o en copias certificadas?
20. ¿Se somete a discusión las observaciones derivadas del análisis efectuado con los reposnsables de las áreas involucradas?
21. ¿Se controla la ejecución de las auditorías a través de la supervisión del trabajo?
22. ¿El auditor, organiza un registro completo y detallado en forma de papeles de trabajo, debidamente agrupados y referenciados, con las evidencias de la auditoría practicada?
23. ¿Posterior a la discusión de las observaciones con la finalidad de asegurarse de la solidez de las evidencias y la validez de las conclusiones, se emite el informe definitivo de auditoría?
24. ¿Se encuentran resguardados los papeles de trabajos de las auditorías practicadas en el archivo de la Unidad de Auditoría Interna?
25. ¿El informe definitivo de auditoría, es revisado por los
P. T. Nº D
“ANEXO E” Auditor: EHH BOLIVARIANA DE PUERTOS, S.A Fecha: Sept. 2009 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
154
AUDITORÍA INTERNA
PREGUNTAS RESPUESTA TRABAJO REALIZADO
OBSERVACIONES
SÍ NO NA
REF.PPT
HECHO POR:
supervisores? 26. ¿El informe definitivo es firmado por el nivel directivo competente para notificar los resultados?
27. ¿Se comunican de manera oportuna los hallazgos encontrados en la ejecución de las auditorías?
28. ¿Existe un correlativo de los informes definitivos de auditorías?
29. ¿Existen indicadores de gestión establecidos formalmente en la Unidad de Auditoría Interna?
30. ¿Detectan y corrigen con suficiente antelación las desviaciones que ocurren en la ejecución de las auditorías?
P. T. Nº E
ANEXO “F” Auditor: EHH Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Programa de Auditoría
155
AUDITORÍA INTERNA
PROGRAMA DE AUDITORIA
Fecha de Inicio
Fecha Culminación
Unidad Auditada: Departamento de Auditoría Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto CAbello D M A D M A
EQUIPO DE TRABAJO:
OBJETIVOS:
General: Evaluar la eficiencia y eficacia de la Unidad de Auditoría Interna de la
Empresa Bolivariana de Puertos, S.A., Caso Puerto Cabello
Específicos:
• Diagnosticar el sistema estratégico gerencial de la Unidad de Auditoría Interna de la
Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello).
• Evaluar el control interno y determinar las áreas críticas de la Unidad de Auditoría
Interna de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello).
• Determinar el grado de eficiencia y eficacia de la Unidad de Auditoría Interna de la
empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello).
Trabajo Realizado
Tiempo Realizado por
Procedimientos
Ref
Estimado Real
FASE I : Estudio preliminar o
Familiarización
1. Solicitar para su evaluación
información escrita sobre los
siguientes aspectos:
• Antecedentes de la
organización.
• Cultura Organizacional.
• Estructura Organizativa.
2. Solicitar información específica
del departamento de Almacén:
P. T. Nº E
ANEXO “F” Auditor: EHH Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Programa de Auditoría
156
AUDITORÍA INTERNA
• Cultura Organizacional.
• Estructura Organizativa.
• Misión, Objetivos.
• Normativa interna (normas
y procedimientos,
formularios).
• Plan Operativo e
indicadores de gestión.
• Políticas de evaluación del
personal adscrito a la unidad
auditada.
• Normativa legal aplicable
3. Identificar el ciclo de
operaciones del Departamento
objeto de evaluación.
4. Identificar los factores del
entorno que puedan incidir en las
operaciones del almacén
(Internos y Externos) y realizar el
análisis FODA del área de
almacén.
5. Realizar esquema de análisis
sistémico de la entidad evaluada
y determinar proceso medular.
6. Elabore el flujograma del
proceso medular de la Unidad de
Auditoría Interna.
7. Visitar el área del almacén y
P. T. Nº E
ANEXO “F” Auditor: EHH Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Programa de Auditoría
157
AUDITORÍA INTERNA
evaluar sus instalaciones,
ubicación y características.
FASE II.
8. Evaluar el Control Interno
operacional mediante:
• Aplicación de
Cuestionario de Control
interno.
• Aplicación de
Entrevistas.
• Identificación de áreas
críticas del proceso
9. Elaborar los indicadores que
permitan medir la eficiencia, y
eficacia
FASE III
10. Aplicar los indicadores que
permitan medir la eficiencia del
recurso humano en el proceso de
control de inventarios.
11. Aplicar los indicadores que
permitan medir la eficiencia del
tiempo en el proceso de
ejecución de auditorías.
12. Aplicar los indicadores que
permitan medir la eficiencia en la
utilización del recurso físico
13. Aplicar los indicadores que
P. T. Nº E
ANEXO “F” Auditor: EHH Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Programa de Auditoría
158
AUDITORÍA INTERNA
permitan medir la eficiencia en el
uso del recurso financiero en el
proceso de ejecución de
auditorías.
14. Elaborar las cedulas de hallazgos
de auditoría considerando los
resultados obtenidos.
Elaborado por:
Lcda. Elisnery Hurtado
Fecha:
Revisado por:
Lcdo. Alexis Crespo
Fecha:
Aprobado Por:
Lcdo. Alexis Crespo
Fecha:
P. T. Nº E
ANEXO “F” Auditor: EHH Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Programa de Auditoría
155
AUDITORÍA INTERNA
PROGRAMA DE AUDITORIA
Fecha de Inicio
Fecha Culminación
Unidad Auditada: Departamento de Auditoría Interna de la Empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto CAbello D M A D M A
EQUIPO DE TRABAJO:
OBJETIVOS:
General: Evaluar la eficiencia y eficacia de la Unidad de Auditoría Interna de la
Empresa Bolivariana de Puertos, S.A., Caso Puerto Cabello
Específicos:
• Diagnosticar el sistema estratégico gerencial de la Unidad de Auditoría Interna de la
Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello).
• Evaluar el control interno y determinar las áreas críticas de la Unidad de Auditoría
Interna de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello).
• Determinar el grado de eficiencia y eficacia de la Unidad de Auditoría Interna de la
empresa Bolivariana de Puertos, S.A. (Caso Puerto Cabello).
Trabajo Realizado
Tiempo Realizado por
Procedimientos
Ref
Estimado Real
FASE I : Estudio preliminar o
Familiarización
1. Solicitar para su evaluación
información escrita sobre los
siguientes aspectos:
• Antecedentes de la
organización.
• Cultura Organizacional.
• Estructura Organizativa.
2. Solicitar información específica
del departamento de Almacén:
P. T. Nº E
ANEXO “F” Auditor: EHH Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Programa de Auditoría
156
AUDITORÍA INTERNA
• Cultura Organizacional.
• Estructura Organizativa.
• Misión, Objetivos.
• Normativa interna (normas
y procedimientos,
formularios).
• Plan Operativo e
indicadores de gestión.
• Políticas de evaluación del
personal adscrito a la unidad
auditada.
• Normativa legal aplicable
3. Identificar el ciclo de
operaciones del Departamento
objeto de evaluación.
4. Identificar los factores del
entorno que puedan incidir en las
operaciones del almacén
(Internos y Externos) y realizar el
análisis FODA del área de
almacén.
5. Realizar esquema de análisis
sistémico de la entidad evaluada
y determinar proceso medular.
6. Elabore el flujograma del
proceso medular de la Unidad de
Auditoría Interna.
7. Visitar el área del almacén y
P. T. Nº E
ANEXO “F” Auditor: EHH Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Programa de Auditoría
157
AUDITORÍA INTERNA
evaluar sus instalaciones,
ubicación y características.
FASE II.
8. Evaluar el Control Interno
operacional mediante:
• Aplicación de
Cuestionario de Control
interno.
• Aplicación de
Entrevistas.
• Identificación de áreas
críticas del proceso
9. Elaborar los indicadores que
permitan medir la eficiencia, y
eficacia
FASE III
10. Aplicar los indicadores que
permitan medir la eficiencia del
recurso humano en el proceso de
control de inventarios.
11. Aplicar los indicadores que
permitan medir la eficiencia del
tiempo en el proceso de
ejecución de auditorías.
12. Aplicar los indicadores que
permitan medir la eficiencia en la
utilización del recurso físico
13. Aplicar los indicadores que
P. T. Nº E
ANEXO “F” Auditor: EHH Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Programa de Auditoría
158
AUDITORÍA INTERNA
permitan medir la eficiencia en el
uso del recurso financiero en el
proceso de ejecución de
auditorías.
14. Elaborar las cedulas de hallazgos
de auditoría considerando los
resultados obtenidos.
Elaborado por:
Lcda. Elisnery Hurtado
Fecha:
Revisado por:
Lcdo. Alexis Crespo
Fecha:
Aprobado Por:
Lcdo. Alexis Crespo
Fecha:
P. T. Nº F
ANEXO G Auditor:Elisnery Hurtado
Bolivariana de Puertos, S.A. Fecha: Sept. 2009 Plan Operativo 2009
AUDITORÍA INTERNA
Organismo: Bolivariana de Puertos, S.A. Puerto Cabello
Actividad: 53
Unidad Ejecutora: Auditoría Interna
DISTRIBUCION TRIMESTRAL
ACTIVIDAD UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD I II III IV
Departamento de Operaciones Auditoria operacional 2 1 1
Departamento de Patios Silos y Almacenes Auditoria Operacional 1 1
Departamento de Administración y Finanzas Auditoria Operacional 2 1 1
Departamento de Recursos Humanos Auditoria Operacional 1 1
Departamento de Facturación Auditoria Operacional 2 1 1
Departamento de Ingeniería y Mantenimiento Auditoria operacional 1 1
No Programada No programada 3 1 1 1
TOTAL GENERAL 12 3 3 4 2
Fuente: Plan Operativo Anual 2009
P. T. Nº F
ANEXO G Auditor:Elisnery Hurtado
Bolivariana de Puertos, S.A. Fecha: Sept. 2009 Plan Operativo 2009
AUDITORÍA INTERNA
Organismo: Bolivariana de Puertos, S.A. Puerto Cabello Programación de Metas y Volúmenes de Trabajo 2009
Actividad: 53 Programa: 1 Unidad Ejecutora: Auditoría Interna Actividad : 53 Unidad Ejecutora: Departamento de Auditoría Interna
Cantidades Trimestrales
Metas Unidad de Medida Totales I Trimestre
II Trimestre
III Trimestre
IV Trimestre
Actuaciones en el área opeartiva técnica Auditoría Operacional 15 4 6 3 2
Actuaciones No programadas 3 1 1 1 0 Fuente: Plan Operativo Anual 2009
P. T. Nº F
ANEXO G Auditor:Elisnery Hurtado
Bolivariana de Puertos, S.A. Fecha: Sept. 2009 Plan Operativo 2009
AUDITORÍA INTERNA
Organismo: Bolivariana de Puertos, S.A. Puerto Cabello Programa: 53 Unidad Ejecutora: Auditoría Interna
OBJETIVO PRODUCTOS INDICADOR
POR PRODUCTO
FORMULACIÓN DE INDICADORES FRECUENCIA
Auditorias Ejecutadas
Auditorias Programadas
X 100
Evaluar las operaciones de la empresa a través de la revisión de los controles internos, con la
finalidad de garantizar la correcta implementación del sistema de control de la empresa Bolivariana de Puertos, S.A. Puerto
Cabello
Informe Definitivos Eficacia
Trimestral
Fuente: Plan Operativo Anual 2009
P. T. Nº H-03
ANEXO H-01 Auditor:
Elisnery Hurtado
Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Factores Internos y Externos
165
AUDITORÍA INTERNA
CLIENTES DENOMINACIÓN
BIENES O SERVICIOS QUE
DEMANDAN
Internos
• Junta Directiva • Presidencia • Todas las dependencias
Externos
• Organismos públicos y privados.
Dependencias Internas
• Contraloría General de la República • Superintendencia General de Auditoría
• Auditorías • Revisiones • Fiscalizaciones • Inspecciones • Exámenes • Estudios • Análisis • Investigaciones • Planes
operativos anuales de auditoría
• Informes de auditorías
PROVEEDORES DENOMINACIÓN BIENES Y
SERVICIOS QUE DEMANDAN
Contraloría General de la República Organismos públicos y privados Todas las dependencias
• Leyes , reglamentos, Decretos y otros. • Informes de auditorías
Externa
• Áreas y dependencias • a ser auditadas. • Informes de auditorías
Leyes, reglamentos y resoluciones en materia de control fiscal. Material jurídico
Fuente: Hurtado 2009
P. T. Nº H-04
ANEXO H-02 Auditor:
Elisnery Hurtado
Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Flujograma de Proceso
166
AUDITORÍA INTERNA
Fuente: Hurtado 2009
P. T. Nº H-03 ANEXO H-03 Auditor: EHH Bolivariana de Puertos, S.A. Fecha: Sept. 2009 Matriz Dofa
167
AUDITORÍA INTERNA
MATRIZ DOFA
FORTALEZAS
• Equipo multidisciplinario • Disposición de los empleados
para mejorar los procesos • Disposición para el
cumplimiento de objetivos y metas.
DEBILIDADES
• Falta de compromiso con la
organización, debido a que los componentes estratégicos gerenciales no son entendidos por el personal.
• Manual de normas y procedimientos sin aprobación.
• Recurso humano no especializado en el área.
• Carencia de recursos físicos. • Inadecuado sistema de vigilancia
interno y externo. • Ausencia de planes de
capacitación y adiestramiento para el personal.
• Carencia de parámetros de medición que permitan evaluar la gestión
OPORTUNIDADES
• Diagnóstico de las debilidades para aplicar los correctivos necesarios.
• Cambios en los paradigmas de control fiscal para alcanzar nuevos retos.
• Actualización y mejoramiento de los procesos.
AMENAZAS
• Cambios en las normativas legales.
• Insuficiencias presupuestarias que afectan el cumplimiento del plan operativo anual.
• Limitaciones en el suministro de información por parte de los entes auditados.
• Factor Político como elemento generador de cambios gerenciales
Fuente: Hurtado 2009
P. T. Nº I-01 ANEXO I-01
Auditor: Elisnery Hurtado
Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Perfil del Indicador Eficacia
172
AUDITORÍA INTERNA
Fuente: Hurtado 2009
Titulo Eficacia en el cumplimiento de las metas
Formula Total de auditorías ejecutadas durante el segundo semestre 2009. X 100
ECM = Total de auditorías programadas durante el segundo semestre 2009.
Jerarquía de variables Categoría de las variables Tendencia del indicador
1 2 Económica
Física X
Cronológica Cero Uno X
Objetivo del indicador
Verificar el cumplimiento de las metas
Rangos de desempeño
Valor ideal: 1,00 Rango 1: De 0,90 a 1,00 se considera una gestión eficaz Rango 2: De 0,70 a 0,89 se considera una gestión buena Rango 3: De 0,50 a 0,69 se considera una gestión regular Rango 4: De 0,00 a 0,49 se considera una gestión ineficaz
Causas de Variación
Constantes cambios en la gerencia Recurso humano no especializado en materia de control fiscal Debilidades en la planificación Carencia de recursos físicos y/o tecnológicos
Correctivos Planificación, supervisión, control, dotación de equipos, capacitación al personal auditor.
Niveles de Desagregación o
Aplicación Departamento de Auditoría Interna
Comparación con otros Indicadores Eficiencia en el uso de los recursos financieros
Ubicación Física de los datos Departamento de Auditoría Interna
Fuente de Información de
los Datos Informe de gestión, Plan Operativo Anual
Periodicidad de uso Trimestral; Semestral, Anual
Usuarios Potenciales
Junta Directiva, Presidencia, Coordinación de Puerto, Departamento y Unidades
P. T. Nº I-02 ANEXO I-02
Auditor: Elisnery Hurtado
Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Perfil del Indicador de Eficiencia
173
AUDITORÍA INTERNA
Fuente: Hurtado 2009
Titulo Eficiencia en el uso del recurso humano
Formula
Total de horas – hombres utilizadas en la ejecución de auditorías
X 100
EDRH = Total de horas – hombres estimadas a utilizar en la ejecución de auditorías
Jerarquía de variables Categoría de las variables Tendencia del
indicador 1 2 Económica
Física
X Cronológica Cero Uno
X Objetivo del
indicador Determinar las horas- hombres utilizadas en la ejecución de auditorias
Rangos de desempeño
Rango 1: = 1,00 ≤ 1,20 se considera una gestión eficiente Rango 2: De 1,21 a 1,39 se considera una gestión satisfactoria Rango 3: De 1,40 a 1,49 se considera una gestión aceptable Rango 4: De 1,50 a 1,59 se considera una gestión regular Rango 5: > 1,60 se considera una gestión ineficiente
Causas de Variación
Falta de capacitación al personal del departamento en materia de control fiscal Debilidades en la ejecución de las auditorías Carencia de recursos físicos y/o tecnológicos
Correctivos Planificación, supervisión, control, dotación de equipos, capacitación al personal auditor.
Niveles de Desagregación o
Aplicación Departamento de Auditoría Interna
Comparación con otros Indicadores Eficiencia en el uso del tiempo
Ubicación Física de los datos Departamento de Auditoría Interna Fuente de
Información de los Datos
Informe de gestión trimestral, anual. Plan Operativo Anual
Periodicidad de uso Trimestral; Semestral, Anual
Usuarios Potenciales
Junta Directiva, Presidencia, Coordinación de Puerto, Departamento y Unidades de auditoría
P. T. Nº I-03 ANEXO I-03
Auditor: Elisnery Hurtado
Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Perfil del Indicador de Eficiencia
174
AUDITORÍA INTERNA
Titulo Eficiencia en el uso del recurso físico (que las horas- máquinas utilizadas en la ejecución de auditorías
sean las programadas)
Formula Total de horas – máquinas utilizadas en la ejecución de auditorías X 100
EURF- B= Total de horas – máquinas estimadas a utilizar en la ejecución de auditorías
Jerarquía de variables Categoría de las variables Tendencia del indicador
1 2 Económica
Física X
Cronológica Cero Uno X
Objetivo del indicador
Determinar las horas- máquinas utilizadas en la ejecución de auditorias
Rangos de desempeño
Rango 1: = 1,00 ≤ 1,20 se considera una gestión eficiente Rango 2: De 1,21 a 1,39 se considera una gestión satisfactoria Rango 3: De 1,40 a 1,49 se considera una gestión aceptable Rango 4: De 1,50 a 1,59 se considera una gestión regular Rango 5: > 1,60 se considera una gestión ineficiente
Causas de Variación
Falta de capacitación al personal del departamento en materia de control fiscal Debilidades en la ejecución de las auditorías Carencia de recursos físicos y/o tecnológicos ( equipos de computación, impresoras, mobiliario, vehículos)
Correctivos Planificación, supervisión, control, dotación de equipos, capacitación al personal auditor. Niveles de
Desagregación o Aplicación
Departamento de Auditoría Interna
Comparación con otros Indicadores Eficiencia en el uso del tiempo
Ubicación Física de los datos Departamento de Auditoría Interna Fuente de
Información de los Datos
Informe de gestión trimestral, anual. Plan Operativo Anual
Periodicidad de uso Trimestral; Semestral, Anual
Usuarios Potenciales
Junta Directiva, Presidencia, Coordinación de Puerto, Departamento y Unidades de auditoría
Fuente: Hurtado 2009
P. T. Nº I-04 ANEXO I-04
Auditor: Elisnery Hurtado
Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Perfil del Indicador de Eficiencia
175
AUDITORÍA INTERNA
Titulo Eficiencia en el uso del tiempo
Formula Total de días utilizados en la ejecución de auditorías X 100
EURF- B= Total de días estimadas a utilizar en la ejecución de auditorías
Jerarquía de variables Categoría de las variables Tendencia del indicador
1 2 Económica
Física X
Cronológica Cero Uno X
Objetivo del indicador
Determinar los días utilizados en la ejecución de auditorias
Rangos de desempeño
Rango 1: = 1,00 ≤ 1,20 se considera una gestión eficiente Rango 2: De 1,21 a 1,39 se considera una gestión satisfactoria Rango 3: De 1,40 a 1,49 se considera una gestión aceptable Rango 4: De 1,50 a 1,59 se considera una gestión regular Rango 5: > 1,60 se considera una gestión ineficiente
Causas de Variación
Falta de capacitación al personal del departamento en materia de control fiscal Debilidades en la ejecución de las auditorías Carencia de recursos físicos y/o tecnológicos ( equipos de computación, impresoras, mobiliario, vehículos)
Correctivos Planificación, supervisión, control, dotación de equipos, capacitación al personal auditor. Niveles de
Desagregación o Aplicación
Departamento de Auditoría Interna
Comparación con otros Indicadores Eficiencia en el uso del tiempo
Ubicación Física de los datos Departamento de Auditoría Interna Fuente de
Información de los Datos
Informe de gestión trimestral, anual. Plan Operativo Anual
Periodicidad de uso Trimestral; Semestral, Anual
Usuarios Potenciales
Junta Directiva, Presidencia, Coordinación de Puerto, Departamento y Unidades de auditoría
Fuente: Hurtado 2009
P. T. Nº I-05
ANEXO I-05 Auditor:
Elisnery Hurtado
Bolivariana de Puertos, S.A Fecha: Sept. 2009 Perfil del Indicador de Eficiencia
176
AUDITORÍA INTERNA
Eficiencia en el Uso del Recurso Físico
Titulo Eficiencia en el uso del recurso financiero
Formula Total de bolívares utilizados en la ejecución de auditorías X 100
EURF- B= Total de bolívares programados a utilizar en la ejecución de auditorías
Jerarquía de variables Categoría de las variables Tendencia del indicador
1 2 Económica
Física X
Cronológica Cero Uno X
Objetivo del indicador
Determinar los días utilizados en la ejecución de auditorias
Rangos de desempeño
Rango 1: = 1,00 ≤ 1,20 se considera una gestión eficiente Rango 2: De 1,21 a 1,39 se considera una gestión satisfactoria Rango 3: De 1,40 a 1,49 se considera una gestión aceptable Rango 4: De 1,50 a 1,59 se considera una gestión regular Rango 5: > 1,60 se considera una gestión ineficiente
Causas de Variación
Falta de capacitación al personal del departamento en materia de control fiscal Incremento en el número de horas extras canceladas al personal Debilidades en la planificación Debilidades en la supervisión del trabajo de auditoria Carencia de recursos físicos y/o tecnológicos ( equipos de computación, impresoras, mobiliario, vehículos)
Correctivos Planificación, supervisión, control, dotación de equipos, capacitación al personal auditor. Niveles de
Desagregación o Aplicación
Departamento de Auditoría Interna
Comparación con otros Indicadores Eficiencia en el uso del recurso financiero
Ubicación Física de los datos Departamento de Auditoría Interna Fuente de
Información de los Datos
Informe de gestión trimestral, anual. Plan Operativo Anual
Periodicidad de uso Trimestral; Semestral, Anual
Usuarios Potenciales
Junta Directiva, Presidencia, Coordinación de Puerto, Departamento y Unidades de auditoría
P. T. Nº J-01
ANEXO J-01 Auditor:
Elisnery Hurtado
Cédula de Hallazgo Fecha: Febrero 2010 Eficacia en el Cumplimiento de Metas
AUDITORÍA INTERNA
Proceso Medular: Ejecución de Auditorías. Departamento: Auditoria Interna. Hallazgo: Incumplimiento de las Metas 2009. Indicador: Eficacia.
Condición Criterio Causa Efecto
Se evidenció en el Departamento de Auditoría Interna el incumplimiento de metas, en un 34%, debido a que se ejecutaron cuatro (04) auditorías en el II trimestre 2009.
Según el Plan Operativo Anual de la Unidad de Auditoría, se estimó ejecutar seis (06) auditorías para el ejercicio fiscal 2009. En este sentido el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República en el artículo 10 señala que los órganos de control fiscal deben realizar sus actuaciones conforme a un plan operativo anual.
Constantes cambios en la gerencia y especialmente en el Departamento de Auditoría Interna, ocasionando retraso en el cumplimiento de las metas programadas para el II trimestre 2009. Recurso Humano no especializado en materia de control fiscal, debido a la inexistencia de un plan de capacitación y adiestramiento por parte del Departamento de Recursos Humanos Debilidades en la planificación ya que no incorporan auditorías anteriores al plan operativo actual, recurso humano activo con que cuenta el Departamento.
Incumplimiento del Plan Operativo Anual 2009 (II semestre), aunque no hubo incremento de la partida 401 (Bs.7742.253), hubo incumplimiento de metas, sin recibir contraprestación del servicio.
Fuente: Hurtado 2009
P. T. Nº J-02
ANEXO J-02 Auditor:
Elisnery Hurtado
Cédula de Hallazgo Fecha: Febrero 2010 Eficiencia en el Uso de Recurso Humano
AUDITORÍA INTERNA
Fuente: Hurtado 2010
Proceso Medular: Ejecución de Auditorías. Departamento: Auditoria Interna. Hallazgo: Horas hombres utilizadas en la ejecución de auditorías. Indicador: Eficiencia del Recurso Humano.
Condición
Criterio Causa Efecto
Se utilizaron mil doscientas dieciocho horas-hombres (1.218 HH) lo que representa una desviación aproximada de un 76% con respecto al estándar.
De acuerdo a lo señalado en el plan operativo anual del departamento de auditoría, estimó utilizar seiscientos noventa y dos horas hombres (692 HH), para ejecutar cuatro (04) auditorías en el segundo semestre 2009.
La utilización de horas hombres por encima de lo estimado se debe a la debilidad existente en la fase de ejecución de la auditoría. Carencia de un plan de adiestramiento en el departamento de recursos humanos que permita a los auditores a especializarse en materia de control fiscal.
Incremento en la utilización de horas hombres asociados a la ejecución de auditorías lo que trajo como consecuencia aumento en los costos en aproximadamente trece mil quinientos cincuenta y cinco con 32/100 Bs. (13.555,32Bs.).
P. T. Nº J-03
ANEXO J-03 Auditor:Elisnery Hurtado
Cédula de Hallazgo Fecha: Febrero 2010 Eficiencia en el Recurso Físico
AUDITORÍA INTERNA
Fuente: Hurtado 2010
Proceso Medular: Ejecución de Auditorías. Departamento: Auditoria Interna. Hallazgo: Horas máquinas utilizadas en la ejecución de auditorías. Indicador: Eficiencia del Recurso Físico.
Condición Criterio Causa Efecto
Se utilizaron mil doscientos cincuenta y ocho horas-máquinas (1.258 H-máq.) para la ejecución de cuatro (04) auditorías, lo que representa una desviación del 84% por encima del estándar durante el segundo semestre 2009. .
Según el plan operativo anual el departamento de auditoría, planificó utilizar seiscientos ochenta y cuatro horas máquinas (684 H-máq.), para ejecutar seis (04) auditorías en el segundo semestre 2009.
La utilización de horas máquinas por encima de lo planificado se debe a la carencia de equipos de computación, impresoras, mobiliario, vehículos.
Incremento en la utilización de horas máquinas para la ejecución de auditorías trayendo como consecuencia aumento en los costos aproximados de catorce mil quinientos noventa y siete con 68/100 (14.597,68) Bs. asociados a la ejecución de auditorías.
P. T. Nº J-04
ANEXO J-04 Auditor:
Elisnery Hurtado
Cédula de Hallazgo Fecha: Febrero 2010 Eficiencia en el Uso del Tiempo
AUDITORÍA INTERNA
Fuente: Hurtado 2010
Proceso Medular: Ejecución de Auditorías. Departamento: Auditoria Interna. Hallazgo: Días invertidos en el proceso de ejecución de actuaciones. Indicador: Eficiencia en el tiempo.
Condición
Criterio Causa Efecto
Se utilizaron ciento ochenta días (150 días) para la ejecución de cuatro (04) auditorías durante el segundo semestre 2009, lo que representa un 70 % por encima del estándar.
Según el plan operativo anual del departamento de auditoría, planificó realizar seis (06) auditorías en ochenta y ocho días (88) del segundo semestre 2009, según plan operativo anual.
La utilización de días por encima de lo planificado, se debe a las debilidades en la fase de ejecución de las auditorias llevadas a cabo en el departamento de auditoría interna. Carencia de un plan de adiestramiento en el Departamento de Recursos Humanos que permita a los auditores a especializarse en materia de control fiscal. Insuficiencia de recursos físicos, lo que impide el desarrollo de las actividades e incrementando el uso de horas hombres en la ejecución de las auditorías.
Incremento en la utilización de días para la ejecución de auditorías lo que trajo como consecuencia aumento en los costos en aproximadamente mil seiscientos cuarenta y tres bolívares con 22/100 (1.643,22) Bs. asociados a la ejecución de auditorías.
P. T. Nº J-05
ANEXO J-05 Auditor:
Elisnery Hurtado
Cédula de Hallazgo Fecha: Febrero 2010 Eficiencia en el Uso del Recurso Financiero
AUDITORÍA INTERNA
Fuente: Hurtado 2010
Proceso Medular: Ejecución de Auditorías. Departamento: Auditoria Interna. Hallazgo: Bolívares invertidos en el proceso de ejecución de actuaciones. Indicador: Eficiencia en el uso de los recursos financieros.
Condición
Criterio Causa Efecto
Se gastaron sesenta y siete mil seiscientos cincuenta y un bolívares con 50/ 100 (67.651,50 Bs.) que representa una desviación del 46% por encima de lo planificado en la ejecución de auditorías durante el segundo semestre 2009.
Según el presupuesto asignado al departamento de auditoría, se estimó utilizar cuarenta y seis mil trescientos cincuenta y cuatro bolívares con 33/ 100 (46.354,33 Bs.) para la ejecución de auditorías durante el segundo semestre 2009
La utilización de bolívares por encima de lo presupuestado corresponde al incremento en el número de horas extras canceladas al personal de auditoría. Además de la insuficiente capacitación del personal en materia de control fiscal debido a que el departamento de recursos humanos no cuenta con un plan de adiestramiento para el personal.
Incremento en la utilización de bolívares para la ejecución de auditorías trayendo como consecuencia un costo adicional aproximado de veintiún mil doscientos noventa y siete bolívares con 17/100 (21.297,17 Bs.) en la realización de auditorías.
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