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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL

“LISANDRO ALVARADO”

DISEÑO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA EMPRESA “QUIMICA VETERINARIA QUIMVET C.A.”

Autor: Guillermo A. Peñaranda G.

Barquisimeto, Febrero 2010

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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA


Trabajo presentado como requisito para optar Al Grado de Licenciado en Contaduría Publica


Tutor: Ivonne Sanchez

Barquisimeto, Febrero 2010

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Trabajo de Grado Aprobado

_______________________ _______________________

Jurado 1 Jurado 2

Tutor

_______________________

Jurado 3

Barquisimeto, _____ de _________ de 2010

iv

AGRADECIMIENTOS

Expreso mi más sincero agradecimiento a la Profesora Yvonne

Sánchez, quien ha sido de gran apoyo, al servirme de guía como

mi tutor académico durante el proceso de elaboración del

presente trabajo de grado; agradeciendo sus consejos y

colaboración siempre que me fue necesario. Gracias Profesora.

v

INDICE GENERAL

AGRADECIMIENTOS iv

LISTA DE CUADROS vii

LISTA DE GRAFICOS viii

RESUMEN ix

INTRODUCCION 1

CAPITULO I. EL PROBLEMA

Planteamiento 3

Objetivos 6

Justificación e importancia 7

Alcance y Limitaciones 8

CAPITULO II MARCO TEORICO

Antecedentes 10

Bases Teóricas 13

Sistema de Variables 31

Operacionalización de las variables 33

CAPITULO III. MARCO METODOLOGICO

Naturaleza de la Investigación 34

Población o Universo 35

Muestra 35

Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos. 36

p-p

vi

CAPITULO IV ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS

Análisis Cualitativo y Cuantitativo 37

CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones 54

Recomendaciones 55

CAPITULO VI

Presentación de la Propuesta 56

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 92

ANEXOS

A Instrumento 94

B Técnica 97

vii

LISTA DE CUADROS

1 Orden Normativo 37

2 Efectividad de la comunicación entre los gerentes y subalternos 38

3 Nivel de comunicación 39

4 División del trabajo dentro de la organización 41

5 Misión de la empresa 42

6 Visión de la empresa 43

7 Desempeño de la empresa 44

8 Metas de la empresa 45

9 Conocimiento de manuales de organización 47

10 Reconocimiento de unidades orgánicas 48

11 Relación entre las unidades orgánicas 49

12 Necesidad de diseño organizacional 51

p-p

Cuadro

viii

LISTA DE GRAFICOS

1 Orden Normativo 37

2 Comunicación 38

3 Nivel de comunicación 40

4 División del trabajo dentro de la organización 41

5 Misión 42

6 Visión 43

7 Desempeño de la empresa 45

8 Metas de la empresa 46

9 Conocimiento de manuales de organización 47

10 Identificación de unidades orgánicas 49

11 Relación entre las unidades orgánicas 50

12 Diseño Organizacional 51

p-p

Cuadro

ix

UNIVERSIDAD CENTOCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA

DISEÑO DE UNA MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET


Tutor: Ivonne Sanchez

RESUMEN

El objetivo del presente estudio de naturaleza descriptiva con diseño de campo,

centra su atención en plantear un manual de organización, para la empresa

“Química Veterinaria Quimvet C.A. la cual esta integrada por 15 personas. La

información se obtuvo a través de un cuestionario aplicado al personal que labora

en la referida empresa. El análisis e interpretación de los resultados permitió

determinar la situación que se vivé dentro de la organización la cual esta

caracterizada por la carencia de un orden normativo, comunicación deficiente,

desconocimiento de los pilares fundamentales como lo son la misión y la visión,

división del trabajo inapropiada y general un estado de desorganización producto

de no tener una estructura orgánica formalizada; razón por la cual se recomienda

el diseño de una manual de organización que permita definir las funciones y tareas

de todas las áreas de la empresa, así como del personal que la integra a fin de

establecer el orden requerido para el desarrollo de los planes de la organización.

INTRODUCCION

El ser humano siempre ha buscado la manera de sobrellevar los problemas

que se le presentan, ahora bien dichas dificultades no son exclusivas de un solo

individuo sino de varios o muchos tipos diferentes de personas, es decir, de un

grupo o sector determinado de la sociedad los cuales deben buscar como salir

adelante, desde ese momento nacen las organizaciones como la forma en que el

individuo actuando en sociedad busca dar respuesta a sus necesidades, hoy en

día el crecimiento desbordante de la tecnología ha hecho que las organizaciones

en general se diversifiquen para afrontar la complejidad de situaciones que surgen

todos los días.

De lo anteriormente mencionado se infiere que las organizaciones son

establecidas por las personas para lograr metas colectivas con la cual buscan

cubrir una determinada necesidad; por lo tanto es imprescindible que las mismas

sean adecuadamente diseñadas para enfrentar contingencias, lograr ventajas

competitivas, administrar eficientemente la diversidad y aumentar su eficacia y

capacidad para innovar.

En este orden de ideas se desprende entonces que para una empresa alcanzar

el éxito deseado en cualquiera que se a su rama de negocios es vital que está se

encuentre correctamente estructurada para así poder realizar sus actividades,

funciones y deberes coordinadamente permitiendo utilizar los recursos de la

manera apropiada para que se traduzca en logro de las metas establecidas.

Por lo tanto lo tanto se hace necesario decir que la estructura orgánica de una

empresa se pone de manifiesto por medio de un manual el cual indica las

actividades realizadas por los que integran la organización, describiendo al mismo

tiempo los diferentes niveles jerárquicos, los objetivos y los niveles de autoridad y

responsabilidad de todos los cargos.

2

El objetivo que persigue la presente investigación es el diseño de una manual

de organización para la empresa Química Veterinaria Quimvet C.A.

El siguiente trabajo de grado consta de seis capítulos organizados de la

siguiente manera:

Capitulo I, El Problema, presenta el planteamiento del mismo, los objetivos de la

investigación, la justificación, alcance y limitaciones.

Capitulo II, Marco Teórico, comprende los antecedentes de la investigación las

bases teóricas y la operacionalización de la variable.

Capitulo III, Marco Metodológico esta integrado por la naturaleza de la

investigación, población y muestra y técnica de recolección de datos.

Capitulo IV, Análisis e Interpretación de los Resultados.

Capitulo V, Conclusiones y Recomendaciones.

Capitulo VI, Se presenta el diseño de un Manual de Organización para la empresa

“Química Veterinaria Quimvet C.A.”

3

CAPITULO I

Planteamiento del Problema

Existen ciertas medidas implementadas por la mayoría de las empresas para

realizar una de las actividades básicas del proceso administrativo como es el

control, en su búsqueda de eliminar barreras en el desempeño del personal que

integra la organización, por lo cual es necesario enfatizar la importancia que tiene

dentro de esta actividad contar con una estructura organizacional para el

establecimiento del conjunto de tareas y relaciones de autoridad, de manera tal

que los que conforman la empresa trabajen coordinadamente para alcanzar los

objetivos que se ha propuesto la organización.

Al respecto Jones Gareth (2008) indica:

La estructura organizacional es el sistema formal de tareas y relaciones de autoridad que controla como las personas coordinan sus acciones y utilizan los recursos para lograr las metas de la organización. El principal propósito de la estructura organizacional es de control: Controlar la manera en que las personas coordinan sus acciones para lograr sus objetivos organizacionales y controlar los medios que se utilizan para motivar a las personas para que logren esos objetivos. (p.7)

De lo antes expuesto, todo tipo de organización debe poseer una estructura

adecuada que facilite tanto la realización de funciones como el cumplimiento de

responsabilidades, por tal motivo es fundamental la creación de unidades

orgánicas por medio de las cuales se ayude a resolver problemas referentes a

coordinación y motivación dentro de la empresa y que pueden surgir por una gran

cantidad de razones ambientales, tecnológicas y humanas.

4

Es primordial que toda estructura organizativa se conciba tomando en cuenta a

las personas y su relación entre ellas así como el entorno que la rodea, puesto

que las organizaciones como tal son instrumentos utilizados por la sociedad para

dar respuesta a una necesidad común.

Al respecto Chiavenato (2004) indica:

La organización es un sistema de cooperación que se fundamenta en la racionalidad. Es un sistema social basado en la cooperación entre personas y existe cuando se presenta tres condiciones conjuntas: la interacción entre dos o más personas, el deseo de cooperar o la disposición para ello y el propósito de alcanzar un objetivo común. Las organizaciones son creadas para conseguir el esfuerzo simultáneo de varias personas y así poder alcanzar objetivos que, de lo contrario, ninguna de las partes trabajando individualmente estaría en condiciones de alcanzar. (p.29)

Según esto, vale decir entonces que el establecimiento de una estructura

organizacional obedece a la necesidad por parte de la organización de crear un

orden normativo, niveles jerárquicos y líneas de comunicación que le sirvan a esta

para alcanzar objetivos que han sido propuestos, obligándose a seleccionar a su

personal de acuerdo a ciertos requisitos en donde cada uno de sus integrantes

lleve a cabo sus labores pensando como un colectivo y nunca por la búsqueda de

un beneficio particular para lo cual llevaran acabo actividades dentro de esta y

tomaran las decisiones correspondientes.

Al respecto Hall Richard H. (1996) indica:

Las estructuras organizacionales sirven a tres funciones. Antes que todo. Las estructuras tienen la intención de elaborar productos organizacionales y alcanzar objetivos organizacionales. En segundo lugar, las estructuras se diseñan para minimizar, o por lo menos regular, la influencia de las variaciones individuales sobre la organización. Las estructuras se imponen para asegurarse de que los individuos se ajustan a los requisitos de las organizaciones y no viceversa. Por último las estructuras son el

5

ambiente donde se ejercita el poder, donde se toman decisiones y donde se desarrollan las actividades de las organizaciones. (p.53)

Dubrin Andrew J. (2003) coincide al indicar:

La estructura organizacional es la forma en que las personas y las tareas se disponen para alcanzar metas organizacionales. Por lo general la estructura se indica en el organigrama, junto con la especificación de quien se reporta con quien. El diseño organizacional es el proceso de crear una estructura que se ajuste mejor a un propósito, estrategia y ambiente. (p.256)

Tomando como base lo expuesto anteriormente, es necesario que toda

empresa desde el inicio de sus operaciones tenga claro como esta estructurada la

organización y que esta sea fácilmente observable para todos los que la integran,

de forma que se manifieste la existencia de un orden que haga posible la

adecuada colocación de sus integrantes y de sus correspondientes tareas y

responsabilidades, para lograr la meta planteada por esta y con lo cual se deberá

tomar en cuenta la estrategia ha utilizar y el entorno en donde esta se

desenvolverá.

Química Veterinaria Quimvet C.A., es una empresa establecida en el mercado

nacional desde hace tres años aproximadamente, se encuentra ubicada en

Cabudare Edo. Lara, se dedica a realizar actividades de compra, venta y

distribución al mayor de medicamentos y productos de uso veterinario.

En la actualidad la mencionada empresa se encuentra en un proceso de

expansión de sus operaciones lo que trae consigo la realización de mas

actividades y por ende requiere de una mayor cantidad de personal capacitado

para realizar las distintas funciones, sin embargo la empresa no tiene establecida

una estructura orgánica y funcional formal, así como los tramos de control y

responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad

administrativa de la empresa, presumiendo que ha traído como consecuencia la

6

presencia de factores que atentan contra la productividad de la organización tales

como: inadecuada distribución de actividades, al no contar con una estructura

organizativa el personal en ocasiones presenta dificultad para precisar quien

realizara una determinada actividad, la mayoría de los cargos no poseen las

funciones y tareas que le corresponden, así como al carecer de Manual de

Organización se evidenciaría una desorganización administrativa con respecto a

las tareas y funciones, originando que exista duplicidad de funciones, evasión de

responsabilidades e improductividad en el trabajo.

Por lo referido anteriormente, se establece entonces que el motivo de la

presente investigación está dirigida a la realización de una manual de organización

que permita normar y precisar las funciones del personal que conforman la

estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando

mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos

y estructura.

Objetivo General

Proponer un manual de organización dentro de la empresa “Quimica

Veterinaria Quimvet C.A.”, que permita servir de instrumento de apoyo para el

desarrollo de sus actividades.

Objetivos Específicos

7

(a) Identificar la estructura formal existente de la empresa estableciendo los

niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para

el funcionamiento organizacional.

(b) Describir las actividades de las unidades organizativas de la empresa

Quimica Veterinaria Quimvet C.A., definiendo los objetivos y funciones de

cada cargo y de las unidades administrativas.

(c) Identificar las líneas de comunicación que permitan una adecuada

interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la empresa

Quimica Veterinaria Quimvet C.A.

(d) Diseñar un manual de organización para la empresa Química Veterinaria

Quimvet C.A. que permita establecer controles, niveles de responsabilidad

y canales de comunicación para ayudar a un mejor desarrollo de los

procesos en la organización.

Justificación e Importancia

De acuerdo a Jones Gareth (2008)

El problema que enfrenta una organización exitosa es como mantener el control de las actividades cada vez más complejas a medida que crece y se distingue. Conforme produce más bienes, se diversifica geográficamente, enfrenta una creciente competencia en lucha por los clientes, los problemas de control obstaculizan la capacidad de los gerentes de coordinar las actividades organizacionales. (p. 147)

Es claro que para que una organización pueda triunfar en cualquiera que

sea su rama de negocio es necesario la implementación de instrumentos de

control administrativo para poder manejar la dinámica de esta, la cual

8

comprende el volumen de sus operaciones, recursos que le asignan,

demandas de productos o servicios y la adopción de tecnología. Dicho control

comienza con el diseño por parte de la empresa de una estructura

organizativa en la cual se pueda planificar las actividades de una organización

para asignárselas al personal de manera que realicen las actividades con el

mayor grado de eficiencia.

Al respecto Chiavenato (2004) dice,

Las organizaciones para poder funcionar debidamente, necesitan tener una estructura que les sirva de marco capaz de contener e integrar todos los órganos, las personas, las tareas, las relaciones y los recursos que la componen. Esta estructura funciona como si fuera el esqueleto de la organización y ofrece el esquema que permita coordinar todos los elementos vitales para su funcionamiento. El conjunto de estos componentes (órganos, equipos, puestos, jerarquías, relaciones, recursos) se conoce como estructura de la organización. (p.120)

La presente investigación plantea una gran importancia ya que contribuye de

manera positiva en la agilización y mejoramiento de los procesos de la

organización “Quimica Veterinaria Quimvet C.A.”, por medio de un manual de

organización el cual ayudara a enfrentar problemas tales como llevar a cabo el

trabajo sin que exista duplicidad de cargos que pueda generar retrabajo y por

ende retraso en la consecución de los objetivos, por lo que se dice que la empresa

contara con una herramienta de gran valor técnico, moderno y de fácil manejo el

cual se hace necesario para que se conozca de forma detallada todos los cargos y

funciones y así evitar errores y confusiones que puedan mermar de alguna

manera los servicios prestados por la organización o traer como consecuencia la

generación de perdida.

Alcance y Limitación

9

Llevar a cabo el diseño de una estructura organizativa en donde se especifique

las diferentes tareas y relaciones de autoridad de forma escrita a través de un

Manual de organización, para servir de guía a todos y cada uno de los usuarios

que conforman la organización de manera tal que esto se traduzca en un mejor

desempeño en cuanto a las funciones que se llevan a cabo, optimizando de esta

forma la ejecución de las actividades para ayudar a mantener un adecuado control

de estas y así ayudar a la consecución de los objetivos.

Dicha investigación se realizara en un lapso comprendido desde el 05 de Octubre

del 2009 hasta el 05 de Febrero de 2010 y esta solo abarcara aspectos

relacionados única y exclusivamente al desarrollo de un manual de organización.

10

CAPITULO II

MARCO TEORICO

Antecedentes

Para tener mayor certeza de que el tema que se esta abordando fuera del todo

claro y comprensible se hizo necesario llevar acabo investigaciones a fuentes de

carácter documental que estuviesen relacionados con el mismo, entre los cuales

se tiene:

Harold A. Agüin, Dicha investigación fue realizada para optar al grado de

Especialista en Contaduría Mención Auditoria de la UCLA. (2006) Diseño de un

Manual de Normas y Procedimientos para el Control de los Bienes Nacionales de

las Oficinas Técnicas Auxiliares del Consejo Nacional de Universidades. Con este

trabajo se tiene como propósito la utilización de controles administrativos como

única vía para proporcionar una razonable seguridad con respecto al logro de los

objetivos perseguidos por la institución con altos niveles de eficacia, eficiencia y

economía de las operaciones. Dicha investigación establece la importancia que

tiene la instalación y mantenimiento de las labores de control debido a que tienen

una vinculación directa en el curso que deben mantener las instituciones hacia la

ejecución de sus tareas, así como también el logro de sus metas y objetivos, que

serán cuantificados y calificados a través de indicadores de rendimiento para así

poder hacer frente a los nuevos desafíos que se encuentran en los distintos

niveles administrativos de la organización.

11

Esta investigación revela que la coordinación de los Bienes Nacionales, no

cuenta con un auxiliar de activo fijo lo que trae como consecuencia que se

presenten deficiencias en cuanto al manejo de los Bienes específicamente en lo

que se refiere a la identificación del bien, área en el que esta asignado,

depreciación acumulada, fecha de adquisición entre otros, razón por la cual se

llego a la conclusión de llevar acabo el diseño de un manual de normas y

procedimientos para el control de los Bienes Nacionales el cual traería consigo

que estos se registraran en la forma adecuada originando a su vez que cada uno

de los funcionarios que conforman las oficinas técnicas auxiliares del Consejo

Nacional de Universidades realizara sus funciones dentro de lo parámetros de

control establecidos permitiendo el logro de los objetivos planteados.

García P. Edunson A. Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para

el Departamento de Recursos Humanos de la Sociedad Anticancerosa del Edo.

Lara, presentado para optar al titulo de Licenciado en Administración Comercial

(2005) dicha investigación se centra en el estudio de las fases del proceso

administrativo como base fundamental para alcanzar los objetivos perseguidos

por la organización estableciendo la importancia que tiene el cumplimiento de

adecuadas normativas y procedimientos flexibles que permitan enfrentar los retos

derivados del proceso globalizador con el fin de adaptarse a estos, por lo que

consideran necesario la aplicación de herramientas que hagan posible dirigir y

controlar correctamente las actividades y procesos propios de cada departamento

de una organización, de manera que se eviten problemas de control de las

operaciones que puedan desencadenar desviaciones de las metas y de los

objetivos planteados.

Por medio de este trabajo de investigación se dio a conocer que que la

Sociedad Anticancerosa del Edo. Lara presentaba dificultades para llevar acabo

coordinadamente sus operaciones administrativas en el Departamento de

12

Recursos Humanos, ya que se presentaban confusiones y retrasos en el

desarrollo de las actividades lo que trajo consigo la no consecución de los

objetivos de este departamento y que se pusieran en riesgo las metas de la

organización; para lo cual se hizo necesario recomendar el diseño de un manual

de normas y procedimientos de forma tal que se contara con un instrumento

capaz de brindar la metodología necesaria para dar el apoyo que se requiere al

momento de realizar las actividades de manera eficiente y eficaz con miras en la

consecución de los planes trazados por el departamento objeto de estudio.

Hernández Elvia Rosa Evaluación de la Eficiencia, Eficacia, y Economía de la

Gestión en la Fundación Bosque Macuto. Trabajo Especial de grado para optar al

titulo de Especialista en Contaduría Mención Auditoria. (2006). La presente

investigación contempla la evaluación de la gestión administrativa de los distintos

niveles de eficiencia, eficacia y economía operativa, a fin de revelar irregularidades

y desviaciones en cualquiera de los elementos examinados para así proponer los

correctivos necesarios que permitan el desarrollo de los procesos administrativos,

en concordancia con la misión y visión de la Fundación Bosque Macuto y así

determinar si la organización sigue un curso de acción de acuerdo con lo

planificado.

En dicha investigación se estimo conveniente para minimizar las

deficiencias de la gestión administrativa encontradas la utilización de métodos y

tecnologías de una filosofía de control de gestión, evaluación y función

controladora que permitiera el desarrollo de sistemas, procedimientos, normas y la

ejecución de mecanismos de control por lo cual se recomendó la actualización de

la estructura orgánica acorde a las funciones de la organización de manera tal que

permitiera su desarrollo, el uso apropiado de los recursos, una adecuada

coordinación y evitar la duplicidad de esfuerzo; así como también se estableció

13

como necesario la aplicación de Manuales de control, para el uso racional de los

recursos y cumplimiento de los objetivos y metas.

Tayra C. Colmenares R. Diseño de un Manual de Funciones de los Cargos

para el Área Administrativa de la Unidad Quirúrgica los Leones. Presentado para

optar al titulo de Licenciado en Contaduría Publica UCLA (2004). Dicha

investigación plantea las bases consideradas como necesarias para la ejecución

correcta de las actividades dentro del marco de un proceso administrativo, a través

del cual la presente organización pudiera dar continuidad a la realización de sus

planes teniendo como norte alcanzar las metas establecidas, esta investigación

se centra específicamente en el examen de la organización del área administrativa

de la Unidad Quirúrgica los Leones, con el fin de dar a conocer las fallas que

presentaba dicha organización en lo que se refiere a la disposición y desarrollo

correcto de los cargos y funciones, por lo que se recomendó implantar un manual

de funciones y cargos de manera tal que se hiciese posible establecer las bases

necesarias para estructurar un sistema organizacional que permitiera eliminar una

variedad de factores desestabilizadores de la productividad que se manifestaban

de lleno en la organización, entre los cuales se cuenta la distribución inadecua del

trabajo, hacinamiento de personal, la inexistencia de un conocimiento claro de los

objetivos de cada departamento entre otros, razón por la cual se recomendó

establecer por escrito a través de dicho manual las funciones de cada unidad

orgánica de manera clara y precisa y su estructura organizativa, así como también

los objetivos de la unidad, las funciones administrativas, las relaciones de

subordinación, los cargos y las tareas de manera que favoreciera a la empresa en

la consecución de sus objetivos con un alto nivel de calidad y así evitar errores o

confusiones que pudiesen ser dañinas para la organización.

Bases Teóricas

14

En la actualidad todas la empresas deben afrontar con gran rapidez y soltura

los cambios constantes del medio ambiente para ello se hace necesario que se

desarrollen estrategias de fácil manejo y adaptación a dichos cambios permitiendo

así llevar a cabo un proceso continuo en donde todos los que integran la

organización tengan una adecuada comprensión de cómo trabajar unidos y así

puedan tomar las decisiones apropiadas para el logro de las metas establecidas,

teniendo para este propósito al proceso administrativo como pilar fundamental

en el que se basa la presente investigación.

En este sentido, James Stoner indica,

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeñen ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean. (p.11)

Por lo tanto el logro de los objetivos planteados por las empresas vendrá dado

por la capacidad de estas para dar cumplimiento a los aspectos propios de un

proceso administrativo el cual esta constituido por:

1. Planificación según Stoner (1996) “planificar es el proceso para establecer

metas y un curso de acción adecuado para alcanzarlas” (p.11) es decir, que

la planeación representa la función principal a ejecutar por los gerentes que

integran la organización, debido a que esta constituye la base para las

demás funciones y establece al mismo tiempo con antelación los objetivos

que deben cumplirse buscando disminuir los niveles de incertidumbre y dar

mas consistencia al desempeño de las empresas. Dichos planes son

considerados la guía para alcanzar no solamente los objetivos sino

también lograr que los miembros de la organización desempeñen

actividades congruentes con los objetivos y procedimientos, así como

también buscar que el avance hacia estos objetivos pueda ser controlado y

15

medido, de forma que cuando estos no sean del todo satisfactorios se

puedan tomar las medidas correctivas.

2. Organización según Stoner (1996) “Organización es el proceso para

ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros

de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas

de la organización” (p.12) por lo tanto, la organización tiene que ver con

aquellas actividades consideradas como necesarias para el logro de los

objetivos de la empresa, es a través de la organizaron que se indican la

autoridad y la responsabilidad que es asignada a los integrantes de la

empresa que tienen como tarea el ejecutar las funciones de carácter

repetitivo; la organización produce la estructura de las relaciones de una

organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los

planes futuros. Dicha organización puede ser formal o informal, la primera

tiene que ver con la división del trabajo la cual especializa a los órganos y

funciones en determinadas actividades las cuales son definidas en el

organigrama; la segunda hace referencia a la forma natural en que se

originan la relaciones humanas dentro de la empresa las cuales no

aparecen formalizada en el organigrama.

3. Dirección Según Stoner (1996) “La dirección implica mandar, influir y

motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales” (p.13) de esto

se desprende que la dirección constituye la actividad mediante la cual se

busca establecer entre los miembros que hacen vida en la organización las

relaciones interpersonales, por lo que abarcara a los gerentes o

administradores y sus subordinados, definiéndose entonces como una

función administrativa que conlleva a la adecuada orientación,

comunicación y ejecución de todos los procesos utilizados por los

administradores con la sola finalidad de influir en sus subordinados, de

16

forma que estos le hagan una retribución a la empresa comportándose de

acuerdo con las expectativas y exigencias de sus cargos para así alcanzar

los objetivos.

4. Control según Stoner (1996) este define a esta función administrativa

donde “Los gerentes se aseguren de que la organización se dirige hacia los

objetivos organizacionales” (p.13) es decir busca garantizar que las

actividades que están siendo realizadas por la empresa se ajusten a las

actividades planificadas.

De igual forma Kootz y weihrich (1998) concuerda al indicar el control como “la

medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los

objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos” (p.636)

Por lo tanto es de hacer notar que para la implementación de dicha función es

necesario que esta se encuentre constituida por las siguientes fases del control:

1. Establecimiento de estándares de desempeño: hace referencia a la

disposición que buscan originar medios para determinar que deberá

hacerse y cual es el desempeño o el resultado que se busca como normal o

deseado y los cuales pueden ser expresados en tiempo, dinero, calidad o a

través de indicadores.

2. Observación del desempeño: es aquella que busca tener información

precisa sobre las actividades u operaciones que se estén controlando.

3. Comparación de los resultados o desempeño con las normas o estándares establecidos: consiste en verificar las variaciones o

desviaciones a través de graficas, informes, indicadores, porcentajes y

medidas estadísticas.

17

4. Acción correctiva: es una medida establecida para arreglar o mejorar

aquello que se realizo de manera tal que se obtenga lo que se pretendía

realizar.

Tanto el control como la evaluación son funciones indispensables en los

procesos administrativos por cuanto constituyen un valioso elemento orientador

para quienes efectúan funciones administrativas, ya que les permite medir el

alcance del cumplimiento de las actividades asignadas a los subordinados.

Harmann y scott (1994) en cuanto a este aspecto señalan tres tipos de controles: Preventivo, simultaneo y retroalimentación de control. (p.607)

1. El Control Preventivo, esta orientado hacia la tarea de impedir que surjan

desviaciones entre la cantidad y la calidad de los procesos empleados e la

organización.

2. El Control Simultaneo, supervisa el desarrollo real de las operaciones

para asegurar que se cumplan los objetivos. Incluyen actividades de

supervisión y dirección.

3. La Retroalimentación de Control, centra su atención en los resultados

finales mediante el control de calidad y el análisis de los estados

financieros.

Cabe destacar, que el proceso de control es un aspecto que presenta mayor

dificultad al ejecutarlo. Por eso, es imprescindible crear un ambiente de

cooperación y comunicación entre supervisores y subalternos a fin de que estos

últimos acepten la ejecución del control como un proceso que conduce al

bienestar corporativo de la organización.Es decir que una empresa no subsiste por

si misma sino por una variedad de factores a considerar, puesto que se debe

tener en cuenta no solo el entorno donde se desenvuelve sino también los

instrumentos y herramientas necesarias para que las actividades se han

18

encaminadas en la dirección correcta y en donde los recursos se han utilizados

de forma apropiada para asegurar el cumplimiento de las metas, por lo tanto los

gerentes y administradores de la organización que son los responsables de tomar

la decisiones deben implementar medidas que garanticen que las operaciones

están siendo llevadas por buen camino; valiéndose para ello de la aplicación de

las fases del proceso administrativo mencionadas anteriormente.

La presente investigación establece que el control viene dado dentro de las

organizaciones por medio del establecimiento de una estructura organizativa ya

que es a través de esta que se divide, organiza y coordina las actividades de la

empresa.

Al respecto chiavenato (2004) indica,

La estructura organizacional representa el enlace de todas las entidades y las tareas de la organización. En general, la estructura depende de dos aspectos; en lo externo, depende de la estrategia que la organización haya definido para alcanzar sus objetivos globales, y en lo interno, de la tecnología que emplee la organización. (p.120)

Igualmente James Stoner (1996) concuerda al decir que la estructura

organizacional “es un marco que preparan los gerentes para dividir y coordinar las

actividades de los miembros de una organización” (p.345). Este ultimo autor

establece que “las estrategias y las circunstancias del entorno organizacional son

diferentes a las de otras, existe toda una serie de estructuras posibles para la

organización”. (p.345)

De acuerdo con esto se desprende entonces que toda organización para dar

cumplimiento a sus objetivos y metas necesita diseñar sus estructuras en función

de la situación por la cual estén atravesando para poder hacer frente a esta sin

mayores problemas. Con respecto a esto Chiavenato (2004) indica “El Diseño organizacional es el proceso que permite diagnosticar la situación que afronta

19

una organización, así como seleccionar y ensamblar la estructura organizacional

que mas le convenga”. (p.121)

De la misma forma James stoner (1996) coincide al decir que el diseño

organizacional consiste en “determinar la estructura de la organización que es más

conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la

organización.” (p.345)

El proceso de diseño organizacional corresponde a una manera de orientar a la

adecuación de la organización con su entorno y con sus propios procesos de

crecimiento. En la medida que las organizaciones crecen desarrollan roles

especializados y se definen departamentos formados también por el criterio de la

especialización.

La decisión de estructurar una organización según sus unidades estratégicas

de negocios, debe basarse en el análisis cuidadoso del medio externo, en un

escrutinio de las fortalezas y debilidades internas y en la definición de la misión del

negocio. De esta manera se produce la segmentación de las actividades de las

organizaciones según los criterios que se consideran relevantes trayendo como

consecuencia la especialización de está referida a las tareas que deben ser

llevadas a cabo en la ejecución del trabajo dado.

Los miembros de las diferentes unidades se transforman en especialistas, lo

cual implica que adquiera una mirada particular que les permite visualizar los

problemas de manera particular y compartirla al mismo tiempo con otros miembros

de su misma especialidad.

Ahora bien de acuerdo a como se inserten las organizaciones en su ambiente y

a como lo puedan definir, las estructuras que adoptan pueden ser mas orgánicas o

mas mecánicas. Según este concepto la organización orgánica es la que tienen

pocas reglas y procedimientos, es descentralizada tiene una división poco precisa

20

del trabajo, el ámbito que controlan los ejecutivos es amplio y la coordinación es

personalizada. Este modelo opera más eficazmente en ambientes cambiantes

que requieran mayor flexibilidad y capacidad de adaptabilidad. Por otro lado la

estructura mecánica es centralizada, cuenta con muchas reglas y procedimientos

establecidos, división precisa del trabajo, el ámbito que controla cada ejecutivo es

estrecha y limitada y la coordinación se da en forma impersonal y altamente

formalizada; este diseño es propio de ambientes muy estables y predecibles. La

comunicación es una variable que circula de una manera muy diferente, según el

diseño del que se trate.

De acuerdo a esto es necesario tomar en cuenta la complejidad organizacional,

ya que está depende del tamaño de la organización y del ambiente; un sistema

social como las organizaciones es complejo aún más cuando un elemento

cualquiera no puede relacionarse directamente con cada uno de los demás

elementos de dicho sistema.

La construcción misma del sistema organizacional tiene la función de reducir la

complejidad, un sistema es siempre menos complejo que su ambiente, cuanto

más compleja sea la organización más serios serán los problemas de coordinación

y control.

Jones Gareth (2008) indica

A medida que las organizaciones crecen, los gerentes deben decidir cómo controlar y coordinar las actividades para que la organización genere valor. El desafío principal del diseño es cómo administrar la diferenciación para lograr las metas organizacionales. La diferenciación es el proceso por medio del cual una organización destina personas y recursos a las tareas organizacionales y establece las relaciones de tareas y autoridad que le permiten lograr sus metas. (p.88)

21

Al respecto Chiavenato (2004) concuerda al decir que “La diferenciación se

refiere a los procesos para decidir como dividir el trabajo en una organización.

Representa la especialización de entidades o de personas” (p. 124)

Jones Gareth (2008) hace referencia a la existencia de dos tipos de diferenciación las cuales son:

a) Diferenciación Horizontal: Es la manera en que una organización agrupa las tareas organizacionales en papeles y estos en subunidades (funciones y divisiones). La diferenciación horizontal establece la división de labores que permite a las personas de una organización ser cada vez más especializadas y productivas y aumentar su capacidad para crear valor. (p.94)

b) Diferenciación Vertical: Se refiere a la manera en que una organización diseña su jerarquía de autoridad y crea relaciones de rendición de informes para vincular las funciones con sus unidades organizacionales. La diferenciación vertical establece la distribución de la autoridad entre los niveles para dar a la organización mayor control sobre sus actividades y aumentar su capacidad de crear valor. (p.93)

En este mismo orden de ideas Chiavenato (2004) refiere la existencia de dos

tipos de diferenciación tanto horizontal como vertical pero anexa una más

denominada Diferenciación Espacial: “consiste en la dispersión geográfica de la

organización, por medio de entidades y unidades dispersas geográficamente, y

complica el diseño de la organización por la distancia que existe entre unas

unidades y otras”. (p.124)

Ahora bien al hacer el diseño organizacional se hace necesario la aplicación

de otro proceso el cual va de la mano con la diferenciación llamado integración

por lo que se dice que es un desafío mantener un equilibrio entre estos dos

procesos.

22

Al respecto Jones Gareth (2008) indica “La integración es el proceso de

coordinar varias tareas, funciones y divisiones para que trabajen juntas, y no con

propósitos distintos” (p. 96)

Chiavenato (2004) coincide al indicar

La integración se refiere a los procesos que se emplean para coordinar las distintas partes de la organización con el fin de conseguir la unidad entre las personas y los grupos. La integración procura que los distintos elementos de una organización alcancen un estado de equilibrio dinámico para que no entren en conflicto con los demás. (p.124)

Este ultimo autor mencionado anteriormente enuncia igualmente la existencia

de dos tipos de integración, la primera conocida como La integración vertical, “se

refiere a los mecanismos de coordinación que se derivan de la jerarquía, autoridad

jerárquica, planes y programas de acción, reglas y procedimientos”. (p.124) la

segunda es conocida como La integración Horizontal, “la conforman los

mecanismos de coordinación entre entidades del mismo nivel jerárquico, roles de

vinculación, puestos integradores, fuerzas de tareas y equipos". (p.124)

De lo anteriormente expuesto se concluye entonces que la diferenciación

procura adecuar la estructura a las diferentes exigencias del ambiente externo,

mientras que la integración procura conjuntar la estructura a efecto de mantener la

cohesión y la unidad, con el fin de que la organización pueda funcionar como un

todo. Dichos proceso pueden ser apreciados gráficamente mediante un

organigrama, el cual es un diagrama que representa la estructura formal de la

empresa, este se encuentra conformado por rectángulos cuadros o círculos que

representan a los órganos o cargos, los cuales están unidos por líneas tanto

horizontales como verticales que constituyen los canales de comunicación, por lo

tanto, se evidencia por medio de este grafico los niveles de jerarquía y el grado

de autoridad existente entre los diferentes unidades o departamentos que

conforma la organización.

23

Existen diferentes tipos de organigramas entre los cuales cabe destacar los

siguientes:

1. Organigrama Vertical: es aquel que como su nombre lo indica o

representa la distribución de las unidades orgánicas y cargos de forma

vertical.

2. Organigrama Diagonal: es aquel que representa la distribución de los

órganos o cargos de forma diagonal, de manera que en la parte inferior

pueda colocarse información para cada órgano cualquiera que sea su nivel

jerárquico.

3. Organigrama Sectorial: Es aquel que consta de círculos concéntricos que

representa los diferentes niveles jerárquicos. La máxima autoridad se

centra en el organigrama y el nivel jerárquico disminuye a medida que se

acerca a la periferia.

4. Organigrama de Barras: representa la estructura organizacional mediante

barras horizontales de longitud variable, en donde cada cargo esta

representado por una barra.

De acuerdo a esto se dice entonces que los organigramas se encuentran

compuestos por los siguientes elementos:

1. Unidad orgánica: Es el agrupamiento que identifica a un grupo de

funciones administrativas las cuales van a determinar una gestión para el

logro de las metas.

2. Nivel jerárquico: son las diferentes posiciones que ocupan las distintas

unidades orgánicas en una estructura organizativa permitiendo visualizar a

través de esta la subordinación y la autoridad los cuales deben fluir de

24

forma vertical, es decir, desde el nivel más alto de la organización al nivel

más bajo.

3. División del trabajo: consiste en dividir el trabajo en tareas especializadas

y organizadas en distintas unidades orgánicas. Este último elemento es lo

que se conoce como departamentalización. Al respecto Dubrin Andrew

(2003) se refiere a la Departamentalización como “el proceso de subdividir

el trabajo en departamentos” (p.12)

Chiavenato (2004) concuerda al afirmar que

El trabajo dividido de acuerdo con la especialización se debe agrupar en

tareas comunes, de modo que estas se puedan coordinar mejor. La

división en departamentos es la base para agrupar las tareas para que se

facilite su coordinación. (p.137)

Existen diferentes tipos de Departamentalización entre las cuales están:

(a) Departamentalización por funciones o funcional: es aquella que se hace

agrupando funciones similares. Una organización puede agrupar, en

departamentos específicos por ejemplo las actividades de finanzas,

mercadotecnia, producción y recursos humanos.

(b) Departamentalización por productos o servicios: es una variación de la

funcional en donde la agrupación por funciones puede ser de acuerdo

con los productos o servicios, pudiendo cada producto o línea de

productos ser agrupadas a todos los profesionales que tienen que ver

con ella.

(c) Departamentalización geográfica: se refiere al agrupamiento de

funciones de acuerdo a criterios geográficos o territoriales en donde por

25

ejemplo la función de ventas pueda tener agencias regionales en el sur,

norte, este y oeste.

(d) Departamentalización por procesos: se refiere a la agrupación de los

procesos de la organización en donde cada departamento está

especializado en cada fase específica del proceso de producción por lo

que cada proceso requiere habilidades diferentes.

(e) Departamentalización por clientes: hace referencia al enfoque particular

del cliente al que la organización quiere servir, por lo que cada grupo de

clientes tiene problemas y necesidades comunes que los especialistas

de cada departamento pueden atender mejor.

De lo expuesto anteriormente entonces, es necesario diferenciar la

jerarquización y la departamentalización en este sentido la división vertical va a

venir a establecer la jerarquía y la cantidad de niveles en la organización; en

donde dicha jerarquía en un estructura organizacional establecerá lo que se

conoce como cadena de mando, mientras que la departamentalización por otro

lado va a estar establecida por ciertas bases como: la función, el producto o

servicio, la localización y en algunos casos especiales por el tipo de cliente.

Por otro lado el diseño organizacional conllevara a que se presente dentro de la

estructura orgánica una cantidad de relaciones entre las cuales se encuentra:

1. Autoridad: Es el derecho de exigir obediencia de los subordinados

con base en el puesto formal y el control sobre las recompensas y

castigos esta autoridad es impersonal e inherente al puesto más que

al individuo dichas relaciones de autoridad se presentan de tres

formas:

26

(a) Autoridad en línea: es aquella que trasmite el derecho de dictar

órdenes directas a los subordinados así como delegar de forma

directa parte de su autoridad.

(b) Autoridad de asesoría o de staff: es aquella persona autorizada

e realizar investigaciones y trabajos en aéreas especificas y

asesoría en determinados asuntos por lo que dicha persona no

puede dar órdenes directas a los niveles jerárquicos inferiores

solo puede asesorarlos.

(c) Autoridad Funcional: es aquella que permite que un cargo actué

sobre los elementos no ligados a ellos, solo en asuntos

específicos de su función en la organización.

2. Subordinación: Hace referencia a la obligación que tiene una

unidad orgánica con respecto a otra de cumplir sus obligaciones

dentro de la estructura organizativa; esta tendrá autoridad de

acuerdo al nivel que posea la unidad orgánica sobre otras.

3. Funcionalidad: es aquella que se origina de los trámites o

procedimientos entre las diversas unidades orgánicas de una

empresa.

Por lo tanto la creación de una estructura organizacional obedece a la

necesidad de realizar funciones, actividades y cumplir con deberes y

responsabilidades propios de una organización, lo que trae como consecuencia

que su diseño y posterior establecimiento este signado por el cumplimiento de

ciertos principios o normas tales como:

1. La organización debe lograr sus metas y objetivos que planifica de la

manera más eficaz y eficientemente que le sea posible.

27

2. Debe establecer los niveles jerárquicos de forma tal que se indique la

autoridad a la cual hay que obedecer, y se especifique la autoridad

máxima, quienes ejerce la responsabilidad en todo lo relacionado a

los fines que persigue la organización, puesta en marcha de las

funciones y tareas bajo el cumplimiento de las normas y condiciones

laso cuales deben incluirse en los manuales y objetivos

correspondientes.

3. Toda autoridad que se refleja al estructurar una unidad orgánica en la

organización y que ha sido delegada debe llevar la responsabilidad

según los niveles de autoridad que esta contenga.

4. Deben existir una cantidad limitada de unidades en los diferentes

niveles jerárquicos de la estructura organizacional.

5. Los deberes a ser realizados por los integrantes de la organización

deben agruparse de acuerdo con las funciones de la organización

para de esta menara lograr un estado de homogeneidad en la

misma.

6. Todos las unidades orgánicas que componen los distintos niveles

jerárquicos deben ser creadas manteniendo un equilibrio en la

responsabilidad, calidad, autoridad de las actividades.

En resumen el diseño organizacional al que se hace referencia implica la

comprensión de algunos aspectos importantes para su diseño tales como la

división del trabajo, la manera en que deben asignarse los puestos, grupos,

unidades y departamentos para el logro de los objetivos; por lo que el proceso a

llevar acabo por la organización para establecer dicho diseño abarcara:

28

1. identificar los objetivos: planificar, entender los objetivos, saber lo que se

quiere hacer. Los objetivos nos van indicar las estrategias que se van ha

seguir así como el recurso humano que se requiere.

2. Ordenar Funciones, Tareas y Actividades: se hace una división del

trabajo, se crean puestos de trabajo. Se ordenan de acuerdo a las

actividades similares, a metas especificas, individuales, por departamentos,

se ordenan las tareas para asignar actividades y por ultimo se clasifica que

se va hacer y quien lo va hacer.

3. Repartir Autoridad y Responsabilidad: según el principio de reciprocidad

el cual dice que la actividad y la responsabilidad deben estar repartida de

igual manera, es decir se reparten las jerarquías.

4. Establecer Relaciones con los miembros: es indicarle al personal de la

empresa con quien va a tener relación directa o indirecta.

5. Carta Organizacional (Organigrama): es la estructura de cómo va ha

quedar organizada la empresa, se obtiene al asignar responsabilidades y la

relaciones entre los miembros.

Kootz y Weihrich (1998) señala

Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quien realizara cuales tareas y quien se hará responsable de que resultado; para eliminar los obstáculos al desempeño que resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades y para atender redes de tomas de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales (p.246)

En relación con lo anterior es necesario destacar que al momento de

estructurar la organización será necesario plasmar las tareas y actividades de

forma escrita para que estén alcance de todos los que conforman la organización,

es por esta razón que los manuales administrativos juegan un papel importante

29

dentro de toda organización debido a que esta requiere documentar el trabajo a

ser realizado por su personal y la manera en que este debe hacerlo eficientemente

para el logro de los objetivos, existiendo para cada situación un manual que

servirá de referencia para solventar una problemática determinada.

Los elementos de dichos manuales son los siguientes:

1. Indice numérico: es el comunicado detallado de los distintos capítulos que

comprende el manual con especificación del número de la página. Cuanto

más detallado sea más fácil será la localización y manipulación de la

información.

2. Presentación: explica el propósito del manual, en algunos casos suele

contener una carta de presentación firmada por un alto funcionario de la

empresa, la misma debe especificar el objetivo perseguido y debe ser

redactada con tono autoritario que garantice el cumplimiento de los

objetivos.

3. Introducción: sección en donde se explica que es un manual, su estructura,

propósito, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.

4. Instrucciones para su uso: es donde se da a conocer todas las instrucciones

necesarias para su utilización, deben ser claras y precisas. Las primeras

instrucciones se refieren a la estructura del manual, cual es su disposición y

los fundamentos de los capítulos o secciones en los cuales está dividido el

contenido.

5. Cuerpo del manual: comprende la parte más extensa del manual en el cual

están transcritos los contenidos que son objeto de exploración.

6. Apéndice: No siempre la utilización de este, se justifica para la inclusión de

muestras de formatos, instituciones, gráficos entre otros.

30

7. Glosario: ofrece una lista de términos de definición de términos técnicos a

ser utilizados.

8. Indice temático: es un listado alfabético de los distintos tópicos que contiene

el manual.

Dichos manuales vienen clasificados de la siguiente manera:

1. Por su área de aplicación

1. Manual de finanzas.

2. Manual de ventas.

3. Manual de producción.

4. Manual de relaciones industriales.

5. Manual macro-administrativo.

6. Manual micro-administrativo.

2. Por su ámbito:

(a) Generales: son documentos que contienen información que genera

una organización atendiendo a su estructura, su funcionamiento y al

personal.

(b) Específicos: Son aquellos que consideran un solo tipo de información

detallada del contenido de los manuales de organización y

procedimientos pudiendo servir de base para todo tipo de manual

administrativo.

3. Por su Contenido:

31

(a) Manual de políticas: consiste en la descripción de los lineamientos a

seguir por los gerentes de la organización en la toma de decisiones

para lograr los objetivos en diferentes aéreas como recursos

humanos, mercadeo y finanzas.

(b) Manual de organización: es aquel que abarca aspectos de la

estructura de la organización, las relaciones, las responsabilidades,

las funciones de los empleados y toda la información que presente la

organización desde su punto de vista normal.

En este sentido se dice entonces que la estructura orgánica de una

organización vendrá expresada de forma descriptiva y es precisamente mediante

el ultimo manual al que se hizo mención conocido como manual de organización el

que va a permitir indicar a los gerentes, administradores y todos los miembros de

la empresa en general, cuales son las actividades a ser realizadas por ellos, así

como también la forma en que estas deben ser llevarlas a cabo ya sea de manera

conjunta o separada, debido a que describe cuales son los objetivos de la

organización, las funciones de las distintas unidades orgánicas que la componen,

los niveles de autoridad de los cargos y la responsabilidad asignada a la personas

que integran las unidades orgánicas.

Sistema de Variables

Categorías

Estructura Organizacional: es la forma de dividir, organizar y coordinar las

actividades de una empresa.

32

Unidad Organizativa: es aquella que agrupa las tareas o funciones en conjuntos

especializados para el cumplimiento de cierto tipo de actividades. Generalmente

adopta la forma de gerencias, departamentos o secciones.

Dimensiones

Gestión Administrativa: se refiere a la labor de dirigir y coordinar las actividades

de la organización en consonancia con los planes establecidos para el alcance de

los objetivos.

Sistemas de Información y Comunicación: Son aquellos que buscan controlar y

manejar los datos e información que se origina dentro de la organización con la

finalidad de mantener el orden y la adecuada interrelación entre los diferentes

departamentos.

33

Operacionalización de la Variable

CATEGORÍA DE LOS OBJETIVOS

DIMENSION INDICADORES INSTRUMENTO ITEMS

Estructura organizacional

Unidades organizativas

Gestión Administrativa

• Estructura organizativa

• Planificación estratégica

• Organización de funciones.

Cuestionario 1-4

5-8

9-10

Información e interrelación de la estructura y funciones de la organización.

Sistema de Información y Comunicación

• Información e interrelación

• Identificación de unidades orgánicas

• Interrelación de funciones, responsabilidades tareas, objetivos.

Cuestionario 2,3

11

12

34

CAPITULO III

Marco Metodológico

Naturaleza de la Investigación

De acuerdo con Bavaresco (2002)

El investigador para comprender y poder ejecutar trabajos de investigación, debe conocer los diferentes métodos de la investigación, así como las formas y reglas técnicas que en ella se aplican. De lo contrario, la investigación seria efectuada en forma empírica, es decir sin el conocimiento de las normas modernas que rigen sobre la materia. (p.7)

En este sentido se desprende de lo anteriormente expuesto que la naturaleza

de la presente investigación es de carácter descriptivo, bibliográfico y de diseño de

campo. En primer termino se dice que es descriptiva debido a que analiza el por

que y el como del hecho, buscando indicar de forma precisa como se encuentra

establecida la estructurada de la organización así como las funciones, tareas,

deberes y responsabilidades de las personas que integran la empresa valiéndose

para esto de estudios realizados sobre el tema.

Así mismo, se apoya en el carácter bibliográfica ya que se requiere del uso

de diferentes textos para poder sustentar los conceptos acerca del tema a tratar y

que son de vital importancia para el establecimiento de las correspondientes

bases teóricas para dar a entender la problemática que se ha planteado

permitiendo al mismo tiempo respaldar las conclusiones y recomendaciones. Al

respecto Bavaresco (2002) indica “El estudio documental o bibliográfico es el que

sirve de base para formular un problema mas preciso, para establecer prioridades

que conduzcan a una investigación futura, sin llegar a formular hipótesis.” (p. 10)

35

Es de diseño de campo ya que la información necesaria para la realización del

diagnostico de la organización, así como de sus posibles soluciones fueron

tomada de manera directa de la realidad que vive la empresa. Al respecto

Bavaresco (2002) indica “El diseño de campo persigue el conocimiento de las

características de una situación dada, plantea objetivos concretos y formula

hipótesis sin usar laboratorios” (p.12)

Población o Universo

Autores como Bernard Ostle (1965) define a la población como “La totalidad de

valores posibles de una característica particular de un grupo especificado de

objetos” (p.63) por lo tanto para efectos de estudios se tomo la totalidad del

personal (15 personas) que labora dentro de la organización “Química Veterinaria

Quimvet” Cabudare Edo. Lara.

Muestra

Por otra parte se encuentra La Muestra, según Sampieri (2002) es un

subgrupo de la población, es decir, un subconjunto de elementos que pertenecen

a ese conjunto definido en sus características como población, y engloban

términos que denotan el tipo de procedimiento mecánico relacionado con la

probabilidad y con la selección de elementos estos términos son: muestra

representativa, al azar y aleatoria. La muestra está establecida como de tipo

intencional, ya que su escogencia no depende de la probabilidad sino de los

criterios manejados por el investigador, por lo cual fue seleccionada el área

administrativa en donde se procedió a la entrevista de 15 personas que conforman

7 unidades organizativas.

36

Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos

Con respecto a las técnicas que se utilizan para recolectar información

Bavaresco (1994) indica “La investigación no tiene significado sin las técnicas de

recolección de datos. Estas técnicas conducen a la verificación del problema

planteado” (p.98). En este sentido las técnicas e instrumentos utilizados se

describen como sigue.

Técnicas: Observación directa.

Instrumentos: Cuestionario.

En lo que se refiere a la técnica a utilizar, esta es de gran importancia ya que

permite al investigador conectarse con la realidad, es decir permite tener una

visión mas extensa del problema que se esta estudiando lo que trae como

consecuencia que puedan ser percibidos los hechos de manera directa de la

propia realidad. Al respecto Sabino (1995) indica “La observación consiste en el

uso sistemático de nuestros sentidos orientados a la captación de la realidad que

queremos estudiar.” (p. 146)

En lo que se refiere al instrumento ha utilizar para la recolección de

información conocido como el cuestionario, consiste en hacer preguntas, cerradas

y de selección múltiple con la finalidad de poder contar con información que sea

confiable acerca de las funciones, tareas, responsabilidades, niveles jerárquicos

entre otros.

37

CAPITULO IV

Análisis e Interpretación de los Resultados

Es de suma importancia en todo proceso de investigación el análisis e

interpretación de los resultados obtenidos, ya que dicho proceso abrirá paso para

determinar la situación actual de la organización.

Para la presentación de los resultados obtenidos en la aplicación del

instrumento (cuestionario) se realiza el siguiente procedimiento:

Una vez obtenida la información, se elabora una tabla en donde se codifican

las opciones de cada una de las variables que conforman el instrumento, para la

posterior tabulación de cada respuesta con la finalidad de facilitar el

procesamiento de la información.

Luego de dicho procedimiento se elaboran tablas de distribución de

frecuencias, en el cual se reflejan la cantidad de respuestas y el porcentaje de

cada una de las opciones de las variables, para su posterior representación

grafica y finalmente dar una interpretación y análisis de cada una de las variables

con base a los resultados obtenidos.

Análisis Cuantitativo y Cualitativo

Item 1. Orden Normativo

38

Cuadro 1. Respuestas emitidas en cuanto al ítem 1

Opciones Cantidad Porcentaje

Si 2 13.33

No 13 86.67

Total 15 100

Orden Normativo

86.67%

13.33%

Si No

Análisis

En el ítem N° 1. De acuerdo a los resultados recabados se puede observar que

la mayoría de la población representada por un 86.67% equivalente a 13 de los 15

empleados creen que en la empresa no existe un orden normativo,

39

considerándose esta situación como una dificultad al momento de llevar a cabo las

funciones por parte del personal que conforma la organización.

Item 2. Efectividad de la comunicación entre los gerentes y sus subalternos



Si 6 40

No 9 60

Total 15 100

Comunicacion

40%

60%

Si No

Análisis

40

En el ítem N° 2. 6 de los encuestados que representa un 40% de la población de

estudio opinaron que si existe una comunicación efectiva entre la Gerencia y sus

empleados, mientras que el 60% de la población que equivale a 9 encuestados

opinan que no existe este elemento.

Item 3. Nivel de comunicación

Cuadro 3. Respuestas emitidas en cuanto al ítem 3.


Excelente 2 13.33

Bueno 9 60

Regular 4 26.67

Malo 0 0

Total 15 100

41

Nivel de Comunicacion

13.33%

40%60%

0%

Excelente Bueno Regular Malo

Análisis

En el ítem 3. En cuanto a la opinión que tiene el personal Administrativo y

Operativo con respecto a la existencia de una Comunicación efectiva con la

Gerencia. Un 13.33% de la población considera que ha sido excelente, mientras

que un 60% es decir la mayor parte de los entrevistados opina que la

comunicación en términos generales es buena, un 40% de la población considera

que ha sido regular y afortunadamente ninguno de los entrevistados opino que la

comunicación ha sido mala.

Item 4. División del trabajo dentro de la organización


42


Si 6 40

No 9 60

Total 11 100

Division del Trabajo

40%

60%

Si No

Análisis

En el ítem 4. De la población objeto de estudio se puede observar que la mayoría

de la población en estudio representada por un 60% considera que no existe una

adecuada división del trabajo, mientras que el 40% opina lo contrario.

Item 5. Misión de la empresa

43



Si 3 20

No 12 80

Total 15 100

Mision

20%

80%

Si No

Análisis

En el ítem Nº 5. El 20% de la población en estudio que corresponden a 3

personas opinan que la empresa si se maneja mediante una misión clara y

definida. Mientras que la mayoría de la población en estudio correspondiente a un

80% equivalente a 12 de las 15 personas que conforman la organización

manifiestan lo contrario ya que no tienen presente este elemento o lo desconocen.

44

Item 6. Visión de la empresa



Si 4 26.67

No 11 73.33

Total 15 100

Vision

26.67%

73.33%

Si No

Análisis

45

En el ítem 6. De los 15 encuestados que conforman el personal de la empresa

solo 4 de ellos opinan que el desarrollo de la empresa si se efectúa acorde a la

visión representando así un 26.67% de la población. Mientras que el 73.33% de

los encuestados opinan que no, debido a que desconocen este elemento tan

importante o en efecto no lo recuerdan claramente.

Item 7. Desempeño de la empresa



Si 7 46.67

No 8 53.33

Total 15 100

46

Desempeño de la Empresa

46.67%

53.33%

Si No

Análisis

En el ítem N° 7. En cuanto a la opinión que tiene el personal de la empresa la

mayoría de la población en estudio representada por un 53.33% expreso que esta

no se desempeña bajo esquemas reales de trabajo en equipo, debido a que

ciertas áreas no se rigen de acuerdo a parámetros establecidos para el

cumplimiento eficiente de las funciones, considerando que existe falta de

comunicación y coordinación.

Item 8. Metas de la empresa


47


Si 4 82

No 11 18

Total 11 100

Metas

26.67%

73.33%

Si No

Análisis

En el ítem N° 8. Se puede observar que una gran numero de la población en

estudio representada por el 73.33% equivalente 11 personas indicaron no tener

conocimiento especifico de las metas que la empresa busca lograr o simplemente

se mostraron confundidos respecto a estas obligándolos a dar una respuesta

negativa, no siendo a si para el resto del personal representados por el 26.67% los

cuales se manifestaron de manera positiva.

48

Item 9. Conocimiento de Manuales de organización



Lo conoce bien 4 26.67

Lo conoce 9 60

No lo conoce 2 13.33

Total 15 100

Conocimiento de Manuales

26.67%

60.00%

13.33%

Lo conoce bien Lo conoce No lo conoce

Análisis

49

En el ítem Nº 9. De acuerdo a los datos recabados de las 15 personas que

conforman la empresa el 26.67% de los encuestados respondió conocer bien lo

que es un manual de organización, por otra parte un 60% de los encuestados

respondió conocerlos, mas no de una manera precisa y por ultimo un 13.33%

manifestó no tener ningún conocimiento acerca de estos por lo que se deduce

entonces que un total de 86.67% de la población en estudio conoce lo que es un

manual de organización, determinando así, que estos poseen un nivel suficiente

para su correspondiente manejo lo que traerá como consecuencia un mejor

desarrollo de las actividades.

Item 10. Reconocimiento de las unidades orgánicas



Si 8 53.33

No 7 46.67

Total 15 100

50

Identificacion de Unidades Organicas

53.33%

46.67%

Si No

Análisis

En el Ítem N° 10. De acuerdos a los resultados obtenidos se puede apreciar

que a pesar de que la organización no tiene constituida una estructura formal, la

mayoría de esta representada por un 53.33% tiene claro la unidad orgánica a la

cual pertenece su cargo, sin embargo hay un porción de la población en estudio

representada por el 46.67% que si bien es un resultado menor al positivo es una

cifra que debe ser tomada en cuenta para el necesario establecimiento de una

estructura orgánica en donde se ponga de manifiesto las distintas unidades

orgánicas con sus cargo para así evitar dudas y ayudar a mejorar la realización de

las funciones.

Item 11. Relación entre las unidades orgánicas


51


Si 4 26.67

No 11 73.33

Total 15 100

Relacion entre las Unidades Organicas

26.67%

73.33%

Si No

Análisis

En el ítem N° 11. Los resultados obtenidos muestran que la mayoría de la

población representada por un 73.33% no tiene un conocimiento preciso de cómo

se relacionan las unidades orgánicas entre si, debido a que este proceso se

origina en el cumplimiento de una rutina que se da al momento de ejercer las

funciones y no por que dichas relaciones se encuentren previamente establecidas

mediante un instrumento como el Manual de organización, trayendo como

52

consecuencia que la información no sea oportuna debido a que en ciertos casos

existe duplicidad en los tramites por desconocer la forma correcta en que se

relacionan dichas unidades.

Item 12. Necesidad de Diseño organizacional



Si 12 80

No 3 20

Total 15 100

Diseño Organizacional

80%

20%

Si No

53

Análisis

En el ítem Nº 12. Se puede observar que un 80% de la población equivalente

a 12 personas de las 15 que conforman la organización consideran como

necesario que la empresa deba diseñar un manual donde se ponga de manifiesto

la estructura organizacional de la misma y donde se evidencie las funciones,

tareas del personal y los objetivos de cada unidad orgánica.

54

CAPITULO V

Conclusiones

Una vez recabada la información y posteriormente analizada la misma en

relación a la propuesta de diseño de un Manual de Organización para la empresa

Química Veterinaria Quimvet C.A. se puede concluir lo siguiente:

1. La organización no cuenta con una manual que exprese de manera clara y

precisa la estructura orgánica formal con la que está debe contar para así

permitir a sus integrantes visualizar los distintos niveles jerárquicos, líneas

de autoridad y responsabilidad presentes dentro de ella, lo que ha originado

que el personal de la empresa no tenga establecidas sus funciones de una

manera idónea para poder llevar acabo de las actividades que conlleven a

un posterior alcance de sus objetivos.

2. Al no contar con un instrumento como el manual de organización, se

evidencio dentro de la empresa una situación en donde gran parte del

personal no tiene conocimiento preciso acerca de la misión, visión y sus

metas, trayendo esto como consecuencia que se produzcan confusiones y

un estado de desorientación con respecto a las funciones de cada unidad

orgánica y de sus correspondientes cargos presentándose duplicidad de

actividades lo cual atenta contra el desempeño eficiente del recurso

humano para lograr los objetivos.

3. Se determino que la organización al no tener establecido sus unidades

orgánicas de manera concreta ha desencadenado que las líneas de

comunicación entre estas se vean afectadas negativamente siendo el flujo

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de información deficiente y hacer por consiguiente que se presenten

retrasos en algunos procedimientos no permitiendo esto que los empleados

tanto administrativos como operativos lleven acabo sus funciones de forma

eficiente y eficaz.

Recomendaciones

Al haber establecido las fallas que afectan negativamente a la organización

Química Veterinaria Quimvet C.A. se hace necesario entonces proponer una serie

de recomendaciones:

1. Implantación de un manual de organización, diseñado por medio de esta

investigación para así permitir la conformación de una estructura orgánica

formal con el propósito de que todo el recurso humano que integra la

empresa pueda ejecutar sus actividades atendiendo a un orden normativo

que conlleve a el logro de los objetivos de manera eficiente y eficaz.

2. Definir de manera concreta las funciones y tareas a ser cumplidas por el

personal en todos los cargos existentes dentro de la empresa para evitar la

distorsión de los procesos, duplicidad de actividades, evasiones de

responsabilidad, usurpación de autoridad así como retrasos en la ejecución

de las actividades.

3. Dar a conocer a todo el personal la misión y visión sobre la cual se rige la

organización, con la finalidad de permitir que las actividades y operaciones

que se realicen se hagan en consonancia con los planes que se han

propuesto, motivando así ha trabajar en equipo para el alcance de los

objetivos.

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CAPITULO VI

Propuesta de Diseño de Manual de Organización

El Propósito de la propuesta de Diseño de un manual de organización, es la de

ofrecer un instrumento metodológico que permita establecer tramos de control,

responsabilidad y canales de comunicación para ayudar a un mejor desarrollo de

las actividades y procesos de todas las áreas que constituyen la empresa Química

Veterinaria Quimvet C.A.

El modelo que se describe a continuación establece cualidades que deben

satisfacer las necesidades de la empresa para situarla en una posición favorable

con miras al alcance de sus objetivos, teniendo como base principal un

ordenamiento estructural que permitirá precisar las funciones y tareas de todas la

áreas que comprenden la empresa, así como la delimitación de responsabilidad de

cada uno de los cargos valiéndose para ello de la aplicación de ciertos elementos

enunciados anteriormente en la presente investigación tales como: Integración,

Departamentalización, Relaciones de Autoridad, Funcionalidad, División del

trabajo entre otros.

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MANUAL DE ORGANIZACION

Manual de Organización

Pagina: 1/35 Química Veterinaria Quimvet C.A.

Elaborado por:

Lic. Guillermo Peñaranda

Fecha: Febrero 2010

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Fecha: Octubre 2009

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INDICE

INTRODUCCION…………………………………………………………………….. 4

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL

Objetivo del Manual………………………………………………………………….. 6

Ordenamiento para el Uso del Manual…………………………………………… .. 6

Instrucciones para el Uso del Manual…………………………………………….. .. 7

CAPITULO II ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

Reseña Histórica de la Empresa…………………………………………………….. 9

Misión de la Empresa………………………………………………………………... 10

Visión de la empresa………………………………………………………………… 10

Objetivo General……………………………………………………………………... 11

Objetivo Especifico…………………………………………………………………… 12

Naturaleza de su Razón Social……………………………………………………... 13

Química Veterinaria Quimvet C.A.

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CAPITULO III DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

Junta directiva………………………………………………………………………… 14

Gerencia General…………………………………………………………………….. 17

Gerencia Administrativa……………………………………………………………… 20

Sección de Asistencia Administrativa………………………………………………. 23

Sección de Almacén…………………………………………………………………...26

Gerencia de Contabilidad……………………………………………………………...29

Gerencia de Ventas…………………………………………………………………….31

Sección de Representación Legal…………………………………………………….32

CAPITULO IV REPRESENTACION GRAFICA DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

Organigrama de la Empresa…………………………………………………………..35


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Fecha: Febrero 2010


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INTRODUCCION

En la actualidad todas las empresas deben tener la capacidad para afrontar los

diferentes cambios que se puedan generar en su entorno, producto de las presión

de los competidores del mercado en cual se desenvuelven, por tal motivo se hace

necesario que estás puedan afrontar las diferentes problemáticas que se le

presenten a fin de mantener un puesto fijo dentro de su sector comercial; de lo

que se desprende que el personal integrante de las empresas, deban llevar a cabo

su trabajo con altos niveles de eficiencia.

Es por esta razón que se hace imperante conocer el manual de organización

por ser esté un instrumento metodológico que establece de forma concreta como

esta estructurada la organización, las distintas funciones de las unidades que la

conforman, los niveles de autoridad de los cargos que integran dichas unidades y

la asignación de responsabilidades; eliminando así dudas, demoras y duplicidad

de funciones que atenten contra la productividad de la organización; en este caso

especifico de la empresa Química Veterinaria Quimvet C.A.

Dicho manual constara de cuatro capítulos que expresarán los aspectos

generales de la organización y del respectivo manual así como la descripción de la

estructura orgánica y su correspondiente representación grafica.


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CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL


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Aspectos Generales del Manual

Objetivo del Manual

El presente manual tiene por objeto dar a conocer como se encuentra

conformada la estructura orgánica de la empresa Química Veterinaria Quimvet

C.A. de manera que permita visualizar las funciones y asignación de

responsabilidades de todos los cargos que integran a dicha organización.

Ordenamiento para el Uso del manual

El presente manual se encuentra dividido por capítulos como son:

Capitulo I Aspectos Generales del Manual, el cual hace referencia a los objetivos

del manual y las instrucciones para el uso de esté.

Capitulo II Aspectos Generales de la organización, el cual se refiere a las bases

que conforman a la empresa y que rigen su comportamiento como lo son:


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Su origen o historia, misión, visión y sus objetivos.

Capitulo III Descripción de la Estructura Orgánica, comprende la explicación de

las diferentes funciones y tareas de las unidades orgánicas y sus

correspondientes relaciones de autoridad y subordinación.

Capitulo IV Presentación de la Estructura, comprende el organigrama de la

empresa en donde se podrá visualizar toda la estructura orgánica de está.

Instrucciones para el uso del Manual

Los usuarios que requieran de información podrá obtenerla por medio del

presente manual consultando su índice o haciendo uso del organigrama el cual

les preemitirá ubicar las diferentes unidades orgánicas por orden de aparición.



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CAPITULO II

ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA


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Reseña Histórica

Química Veterinaria Quimvet C.A., nace como una iniciativa de dos

profesionales del área de la salud animal los cuales deciden unirse para explorar

las zonas geográficas del país, en donde el servicio en materia de distribución de

medicamentos y productos inherentes a la medicina veterinaria no había sido

aprovechado por otras compañías, motivando esto a la conformación de la

mencionada organización a principios del año 2006, en donde su progresivo y

creciente desarrollo en la región centro occidental, así como la confianza de sus

clientes hacen posible su expansión hacia otras regiones, por lo que al cabo de

poco tiempo se vieron compitiendo con grandes laboratorios lo que motivo a la

expansión de sus actividades estableciéndose en la ciudad de Cabudare Edo.

Lara a finales del año 2008, lo que marcaría el inicio de la transformación interna

de la empresa, con respecto a como serian ejecutadas sus actividades

haciéndose necesario la inclusión de mayor personal para llevar a cabo diferentes

funciones con miras al logro de objetivos mas prometedores que permitieran a

dicha empresa mantener su rumbo para de esta forma colocarse en una mejor

posición en el mercado.


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Misión

Distribuir productos de calidad en el ramo de la medicina veterinaria, utilizando

siempre de manera adecuada los recursos que le permitan brindar

responsabilidad y honestidad al momento de ofrecer sus servicios cumpliendo así

con las expectativas que se han propuesto y creando al mismo tiempo una buena

interacción con clientes y proveedores.

Visión

Consolidarse como la empresa que brinde mayor satisfacción a sus clientes en

el mercado de distribución de medicinas veterinarias permitiendo establecerse

como una referencia de servicio y calidad.


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Objetivo General

Comercializar productos en el mercado de salud animal a fin de lograr

satisfacer las necesidades y exigencias de nuestros clientes y accionistas

aportando un servicio con altos niveles de calidad, ejecutado por un personal

capacitado e identificado con los valores de la empresa.

Objetivos Específicos

1. Determinar y consolidar líneas de productos acordes a las

necesidades de los mercados objetivos de la empresa.

2. Mantener una política comercial que permita ser competitivos y

cumplir los objetivos financieros.

3. Crear un programa de capacitación permanente para el personal de

ventas a fin de mantener altos niveles de calidad en servicio


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4. Establecer una distribución geográfica de las zona de ventas que permita la mayor rapidez y eficacia en el despacho y el servicio en e general a nuestros clientes.

Naturaleza de su Razón Social

Distribución y comercialización de medicina veterinaria y productos relacionados

a este campo.



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CAPITULO III

DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA


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Estructura Orgánica de la Empresa


Unidad Orgánica: Junta Directiva

Unidad Orgánica de la cual depende: Ninguna

Unidades Subordinadas: Gerencia General.

Unidad Asesora: Representación Legal.

Objetivos de la Unidad Orgánica:

1. Supervisar el rendimiento financiero y el manejo operativo de la

empresa

2. Fijar los objetivos financieros y de participación de ventas acorde a

las informaciones que acerca del mercado suministra la gerencia

general.

3. Establecer en con conjunto con la gerencia la estructura y los

posibles cambios de está acorde a las necesidades operativas de la

empresa.

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Funciones de la Unidad Orgánica:

1. Canalizar los esfuerzos de la empresa para lograr la mejor utilización

de los recursos.

2. Definir Objetivos a corto, mediano y largo plazo.

3. Determinar políticas de la empresa.

4. Evaluar la productividad de los departamentos que integra la

empresa.

5. Buscar soluciones a los problemas financieros.

6. Supervisar y controlar los presupuestos y estados financieros.

7. Supervisar y evaluar las finanzas de la empresa.

8. Supervisar y evaluar la ejecución de las actividades realizadas por la

gerencia general.

9. Realización de cualquier otra actividad que le sea asignada por

orden de la asamblea de accionistas.


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Cargo de la unidad Orgánica: Presidente

Tareas del Cargo:

1. Celebrar y ejecutar ante terceros todos los actos, contratos o

negocios propios relacionados con el objeto social de la empresa.

2. Concertar acuerdos, pactos o convenios de cualquier naturaleza.

3. Ejercer la representación mediante el conferimiento de los poderes

generales o especiales que considere necesarios para la mejor

defensa de la empresa.

4. Nombrar a los gerentes de la empresa y demás funcionarios de está

y fijarle sus respectivos sueldos y remuneraciones.


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Unidad Orgánica: Gerencia General

Unidad Orgánica de la cual Depende: Junta Directiva

Unidades Orgánicas Subordinadas:

1. Gerencia Administrativa.

3. Gerencia de Contabilidad.

4. Gerencia de ventas.


1. Orientar a la junta directiva en lo que se refiere a todos los aspectos

de naturaleza administrativa.

2. Velar por el cumplimiento de todos pactos o negocios realizados por

la junta directiva.

3. Servir de instrumento de comunicación entre el resto de los gerentes

y la junta directiva.

4. Cumplir y hacer cumplir las políticas de la junta directiva


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Funciones de la Unidad Orgánica: (Gerencia General)

1. realizar la respectiva planeación de las actividades a ser llevadas a

cabo por parte de la empresa dentro del marco de las normas

establecidas.

2. Verificar el desempeño general de toda la estructura organizativa.

3. Brindar asistencia a la junta directiva en materia de control,

organización y dirección de las unidades administrativas.

4. Ejecutar las decisiones de la junta directiva.

Cargo de la Unidad Orgánica: Gerente General

Tareas del Cargo:

1. Servir de imagen de la empresa ante la ausencia del presidente para

el trato ya sea con organismos privados o públicos.

2. Gestionar y ejecutar los procedimientos administrativos a nivel

organizacional(planificar, organizar, dirigir y controlar)


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3. Presentar resumen a la gerencia de ventas en cuanto análisis

relacionado con áreas que involucre ambos departamentos ejemplo:

análisis de vencimiento de carteras de cuentas por cobrar.

4. Auditoria mensual de todos los rubros que han sido asentados en la

administración de la empresa a fin de presentar un resumen

mensual al presidente.

5. Planificar en equipo las mejoras que requiera la compañía, tales

como la adquisición de nuevos equipos de oficina.

6. Coordinar en conjunto con el presidente de la empresa las nuevas

líneas de productos que deseen comercializar en el territorio

nacional.

7. Supervisar que todas las áreas de la organización trabajen y

mantengan el orden por el bien común y el buen funcionamiento de

la empresa.

8. Supervisar que todas las áreas de la organización trabajen y

mantengan el orden por el bien común y buen funcionamiento de la

empresa


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Unidad Orgánica: Gerencia de Administración

Unidad Orgánica de la cual Depende: Gerencia General

Unidad Orgánica Subordinada:

1. Sección de Asistencia Administrativa.

2. Sección de Almacén.


1. Planificar, organizar, ejecutar, dirigir y controlar las gestiones

administrativas de la empresa.

2. Optimizar los procesos y procedimientos administrativos.


1. Coordinar el área de administración para su correspondiente

evaluación y análisis.

2. Coordinar, supervisar e instituir las gestiones y la ejecución de

actividades y tareas a ser realizadas por la sección de asistencia

administrativa.


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3. Control y supervisión de gastos operativos de la empresa según

presupuesto anual.

4. Supervisión de la sección de almacén a fin de preveer daños de la

mercancía que puedan ocasionar pérdidas para la empresa.

Cargo de la Unidad Orgánica: Gerente Administrativo

Tareas del Cargo:

1. Programar, coordinar y supervisar las actividades que realizan las

unidades subordinas a su cargo de acuerdo a las normas

establecidas por la empresa.

2. Preparar expedientes con toda la documentación necesaria para las

renovaciones del INCE, IVSS, LPH.

3. Revisar el costo de mercancías y escala de bonificaciones

incluyendo el porcentaje al costo de venta y gastos operativos para

analizar los márgenes de utilidad antes de ser introducidos en el

sistema computarizado.


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4. Planificar y coordinar los pagos por servicios y proveedores.

5. Actualización del flujo de efectivo recibido mensualmente y análisis

de lo estimado anualmente.

6. Preparar informes y/o análisis sobre fallas administrativas que

puedan ocasionar perdidas a la empresa.

7. Supervisar y coordinar que todos los archivos a nivel administrativo

(carpetas, documentos entre otros) se encuentren debidamente

organizados y con toda la documentación completa.

8. Preparar cálculo de comisiones a los representantes de ventas y

promotores.


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Unidad Orgánica: Sección de Asistencia Administrativa.

Unidad Orgánica de la cual Depende: Gerencia de Administración.

Unidad Orgánica Subordinada: ninguna.

Objetivo de la unidad:

1. servir de apoyo a la gerencia administrativa en el desarrollo de las

actividades que deben realizarse de forma continua para garantizar

el buen desenvolvimiento y control de la empresa.

Funciones de la unidad Orgánica:

1. Manejar información relacionada al movimiento de los bancos,

cuentas por cobrar y facturación.

2. Suministrar información mensual a la gerencia de administración y

ventas.

3. Contribuir como apoyo a la gerencia administrativa para mantener un

estado de organización y control en la conducción de las actividades

propias de la empresa.


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Cargo de la unidad Orgánica: Asistente Administrativo.

Tareas del Cargo:

1. Asentar toda la información diaria en el sistema Computarizado.

2. Organizar y archivar toda la documentación con sus soportes

contables correspondientes al mes en curso.

3. Mantener actualizados los libros de compra y ventas por separado.

4. Control y manejo de caja chica.

5. Facturar Diariamente.

6. Organizar y Preparar encomiendas a todos los representantes de

ventas.

7. Mantener los bancos actualizados según previa conciliación.

8. Preparar cualquier documentación que requiera el administrador y/o

gerente administrativo.

9. Preparar y emitir Cheques.


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10. Facilitar toda la documentación necesaria a la gerencia de ventas y

de contabilidad.

11. Atención al cliente y proveedores cuando deseen realizar pedidos y

cancelar facturas pendientes por oficina.

12. Organizar toda la información que corresponda a expedientes de

cuentas por cobrar de cada zona, carpetas de representantes de

ventas, promotores, clientes y empleados fijos entre otros.


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Unidad Orgánica: Sección de Almacén

Unidad Orgánica de la cual Depende: Gerencia Administrativa

Unidad Orgánica Subordinada: Ninguna

Objetivo de la Unidad:

1. Establecer parámetros de control que hagan posible mantener la

mercancía en óptimas condiciones, de manera que se pueda hacer

su traslado oportuno a entera satisfacción del cliente.


1. Coordinar y Organizar todas las recepciones de mercancía que

lleguen al almacén.

2. Planificar y coordinar en conjunto con la gerencia de ventas el

cronograma diario de los despachos.

3. Establecimiento de parámetros para la custodia, mantenimiento y

control de la mercancía que se encuentre en almacén.


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Cargo de la Unidad Orgánica: Almacenista

Tareas del Cargo:

1. Asentar por cada despacho las facturas y mercancías en la tarjeta de

kárdex y carpetas adjuntas a cada columna de productos

respectivamente.

2. Verificar el estado de la mercancía al momento de su recepción para

evitar que se presenten situaciones como: frascos rotos o

manipulación de la mercancía o productos vencidos.

3. Realización de pedidos y/o despachos de mercancía que va ser

entregado a los representantes de ventas.

4. Deberá solicitar a la sección de administración que todo despacho

diario tenga anexo el juego de facturas originales mas copias.

5. Utilizar métodos de control de inventario para la entrada y salidas de

productos.

6. Elaborar cada mes de una relación de existencia de mercancía y de

su estado a la gerencia administrativa.


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7. Mantener ordena y limpia toda el área de almacén.

8. Podrá sugerir realizar aportes para la optimización de los despachos,

manipulación de la mercancía, o cualquier actividad o tarea diaria

que requiera soluciones y tratamientos especiales.


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Unidad Orgánica: Gerencia de Contabilidad.

Unidad Orgánica de la cual Depende: Gerencia General.


Objetivos de la Unidad:

1. Velar que todos los procedimientos administrativos y contables sean

llevados bajo normas de control a fin de cumplir con los principios de

contabilidad generalmente aceptados.

2. Manejo de información necesaria que indique la situación de la

empresa en determinado momento para la toma de decisiones

adecuadas que permita la percepción de rentabilidad de la misma.


1. Preservar el patrimonio de la empresa.

2. establecer parámetros de control de los ingresos y egresos de la

empresa.

3. Controlar los procedimientos y normas contables a fin de que estas

sean llevadas a cabo de acuerdo a la ley.


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Cargo de la Unidad Orgánica: Asesor Financiero y Contable

Tareas del cargo:

1. Organizar y presentar la información contable necesaria para la

elaboración de balances, la cual debe ser presentada de manera

oportuna.

2. Mantener la información contable actualizada para facilitar la toma de

decisiones.

3. Realizar reportes mensuales para el cálculo de los impuestos al

seniat y de la alcaldía municipal.

4. clasificar, procesar y archivar toda la información contable que tenga

respaldo documental.

5. Contabilizar todo el movimiento de la empresa.

6. Mantener actualizados lo libros contables.


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Unidad orgánica: Gerencia de Ventas.

Unidad Orgánica de la cual Depende: Gerencia general.



1. Mantener el nivel de ventas acorde a los planes anuales aprobados

por la gerencia general.

2. Establecer las estrategias de venta y de mercado.

3. Establecer parámetros de control para la cartera de cobranza.

Funciones de la Unidad orgánica:

1. Elaboración anual del plan de venta de la empresa.

2. Desarrollo de elementos técnicos (literatura) para hacer posible la

formación del personal y diferenciación de los productos de la

empresa.

3. Supervisión de la promoción de los productos de la empresa.


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Cargo de la Unidad Orgánica: Gerente de Ventas.

Tareas del cargo:

1. Supervisar la cartera de cobranza y realizar gestiones para la

recuperación de la misma.

2. Elaborar listas de precios.

3. Fijar los precios de los productos acorde al costo y precio del

mercado.

4. Elaborar material publicitario.

5. mantener al día la estadística de ventas, por productos y por zonas

para ser comparadas con el presupuesto.

6. Realizar estimaciones de compra.

7. Visitas a las diferentes zonas y clientes.

8. Supervisar las actividades realizadas por los representantes de

ventas.


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Unidad Orgánica: Sección de Representación Legal

Unidad Orgánica de la cual Depende: Ninguna.


Característica: Unidad Asesora.

Objetivo de la Unidad:

1. Organizar, planificar, ejecutar dirigir y controlar las gestiones legales

de la empresa.

2. Tener toda la documentación a nivel legal en orden.


1. Ejecutar todos aquellos actos jurídicos en que tenga interés la

compañía a fin de mantener una sana administración y control de la

actividad social.

2. Celebrar contratos o negocios propios del objeto de la compañía.


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CAPITULO IV


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ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET C.A.

JUNTA

DIRECTIVA

GERENCIA GENERAL

SECCION DE

REPRESENTACION LEGAL

GERENCIA DE VENTAS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

GERENCIA CONTABLE

SECCION DE ALMACEN

SECCION DE ASISTENCIA

ADMINISTRATIVA

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REFERNCIAS BIBLIOGRAFICAS

Chiavenato Idalberto (2004) Comportamiento Organizacional: La Dinámica del Éxito en las Organizaciones. Mexico: Editorial International Thomson.

Hall Richard H. (1996) Organizaciones: Estructuras, Procesos, Resultados

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Dubrin Andrew J (2003) Fundamentos de Comportamiento Organizacional Mexico: Editorial Thomson.

Jones Gareth (2008) Teoría Organizacional: Diseño y Cambio en las Organizaciones (5ta edición) Mexico: Editorial Pearson Educación de Mexico.

Sabino Carlos A. (1995) El Proceso de la Investigación Caracas: Editorial Panapo.

Marcano Angel Vicente (1992) El Organigrama y la Organización. Caracas: Editorial Tropikos.

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Robbins Stephen P. (1998) Fundamentos de comportamiento Organizacional Mexico: Editorial Prentice Hall

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Tayra C. Colmenares R. (2004) Diseño de un Manual de Funciones de los Cargos para el área Administrativa de la Unidad Quirúrgica los Leones. Tesis de Grado. Decanato de Administración y Contaduría. Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado.

Agüin Harold A. (2006) Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el control de los Bienes Nacionales de las Oficinas Técnicas Auxiliares del Consejo Nacional de Universidades. Tesis de Grado. Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado.

Garcia P. Edunson A. (2005) Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el Departamento de Recursos Humanos de la Sociedad Anticancerosa del Edo. Lara. Tesis de Grado. Decanato de Administración y Contaduría. Universidad Centro occidental Lisandro Alvarado.

Hernandez Elvia R. (2006) Evaluación de la Eficiencia, Eficacia y Economía de la Gestión en la Fundación Bosque Macuto. Tesis de grado. Universidad Centro occidental Lisandro Alvarado.

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ANEXOS A

A

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CUESTIONARIO

1. ¿Considera Ud. que en la empresa existe un orden normativo para llevar a

cabo las diferentes actividades de los empleados?

Si_______ No________

2. ¿Considera Ud. que existe en la empresa una comunicación efectiva entre

los gerentes o supervisores y sus subalternos?

Si_______ No________

3. ¿Cómo considera Ud. que ha sido la comunicación?

Excelente________ Buena________

Regular_________ Mala________

4. ¿Cree Ud. que existe una división del trabajo formalmente definida que

permita delegar responsabilidades dentro de la organización?

Si________ No________

5. ¿Considera Ud. que la empresa se maneja mediante una misión claramente

definida?

Si________ No________

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6. ¿Considera Ud. que el desarrollo de la empresa se lleva a cabo en función

de la visión?

Si__________ No_________

7. ¿Considera Ud. que la empresa se desempeña acorde a esquemas reales

de trabajo?

Si__________ No_________

8. ¿Conoce Ud. las metas que la empresa se ha planteado alcanzar en el

corto, mediano y largo plazo?

Si__________ No_________

9. ¿Tiene Ud. conocimiento acerca de los manuales de organización?

Lo conoce bien___________ Lo conoce__________

No lo conoce___________

10. ¿Reconoce Ud. la unidad orgánica a la que pertenece su cargo?

Si__________ No_________

11. ¿Tiene Ud. conocimiento preciso sobre como se relacionan las diferentes

unidades orgánicas de la empresa?

Si___________ No_________

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12. ¿Considera Ud. necesario que la empresa deba diseñar un manual donde

se establezca su estructura describiendo las funciones del personal que la

integran, las tareas de los distintos cargos y los objetivos de cada unidad?

Si___________ No__________

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ANEXOS B

A

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LISTA DE COTEJOS

Según la técnica Aplicada se Observo:

- Ausencia de orden normativo.

- Comunicación Deficiente.

- Carencia de una división del trabajo apropiada.

- Falta de Misión y metas organizacionales claras.

- Pobre desempeño organizacional.

- Duplicidad de cargos y funciones.

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