UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/12967/1/FRANCO...3 Tabla RUP 26 4 Artefactos 27 5 Caso de uso N 1. Procedimiento Gen erales 32 6 Caso

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL DEPARTAMENTO ACADEMICO DE GRADUACIÓN

TRABAJO DE TITULACIÓN

PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE LICENCIADO EN SISTEMA DE INFORMACIÓN

ÁREA

DESARROLLO DE SISTEMAS

TEMA SISTEMA DE GESTIÓN DE BIENES DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

AUTOR

FRANCO RODRÍGUEZ CHRISTIAN JONATHAN

LDIRECTOR DEL TRABAJO ING. UGARTE FAJARDO JORGE GUSTAVO.MBA

2015

GUAYAQUIL – ECUADOR

ING. ELECT. UGARTE FAJARDO JORGE GUSTAVO.MBA

II

DECLARACIÓN DE AUTORÍA “La responsabilidad del contenido de este Trabajo de Titulación, me corresponde exclusivamente; y el patrimonio intelectual del mismo a la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil”

FRANCO RODRÍGUEZ CHRISTIAN JONATHAN C.I. 0921906145

III

DEDICATORIA

A Dios;

A mis Padres;

A mis Amigos; Dedico la presente Tesis Primero a Dios por Haberme Guiado hasta este momento Importante de mi carrera, y por Darme Fuerzas y entendimiento para poder comprender todo el conocimiento adquirido. A mi Madre por darme los ánimos, consejos, amor y cariño para que me siga esforzando y dar todo de mí, y dedicarle a través de esta tesis que he logrado esta Meta que más que mía es de ella. A mi Padre por su esfuerzo y paciencia logro vendarme todas las herramientas para conseguir tan esperado anhelo de ser profesional. A mis Amigos por brindarme su apoyo al momento que más necesitado y darme cuenta de su valiosa amistad.

IV

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por cubrirme con su manto de bendiciones ya que él me dio la vida y el entendimiento, y me demuestra en todo momento su fidelidad. A mis Padres que con su apoyo diario toda mi carrera y siempre estar conmigo para darme ánimo y aliento de seguir adelante. A mis Amigos por ayudarme en todo momento difícil de entendimiento y así lograr un entendimiento más claro y conciso. A mi tutor Ing. Jorge Ugarte por su paciencia, sugerencias, aportaciones y recomendaciones durante todo este proceso que sin su experiencia no hubiera sido posible todo este proyecto.

V

ÍNDICE GENERAL Descripción Pág. PROLOGO 1

CAPITULO I INTRODUCCIÓN

N° Descripción Pág.1.1 Introducción 2

1.2 Antecedentes 3

1.3 Planteamiento del problema 5

1.4 Objetivos 12

1.4.1 Objetivos generales 12

1.4.2 Objetivos específicos 12

1.5 Limites 12

1.5.1 Delimitación 12

1.5.2 Temporal 12

1.5.3 Espacial 13

1.6 Justificación 13

CAPITULO II

MARCO TEORICO N° Descripción Pág.2.1 Definiciones 15

CAPITULO III MARCO METODOLOGICO N° Descripción Pág. 3.1 Alcance de la investigación 20

3.1.1 Alcance del Sistema 22

VI

N° Descripción Pág. 3.2 Hipótesis 23

3.3 Definición de variables 23

3.4 Diseño de la investigación 24

3.5 Selección de la muestra 24

3.5.1 Población 24

3.6 Recolección de datos 25

3.7 Metodología de desarrollo 26

3.7.1 Fase de Análisis 27

3.7.2 Estudio de factibilidad 39

3.7.3 Fase de Diseño 42

3.7.4 Definición de Estándares 55

3.7.5 Descripción de las Tablas 60

3.7.6 Fase de Construcción 74

3.7.7 Fase de Implementación 75

3.8 Planificación 88 C

APITULO IV

CAPITULO IV ANALISIS Y DISCUSION DE RESULTADOS

N° Descripción Pág. 4.1 Preparación de los Datos 89

4.2 Análisis de los Datos 90

4.3 Comprobación de hipótesis 96

4.4 Definición de Requerimientos 96

CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

N° Descripción Pág. 5.1 Conclusiones 98

5.2 Recomendaciones 99

74

25

24

26

27

39

42

55

74 75

88

89

96

VII

ANEXOS

Anexo N°1: Diagrama entidad relación 101

Anexo N°2: Encuesta 102

BIBLIOGRAFÍAS 104

VIII

INDICE DE CUADROS

N° Descripción Pág. 1 Planteamiento del problema 7 2 Matriz del problema 11

3 Tabla RUP 26

4 Artefactos 27

5 Caso de uso N°1. Procedimiento Generales 32

6 Caso de uso N°2. Funciones del Administrador 33 7 Caso de uso N°3. Consultas Generales 33 8 Caso de uso N°4. Autorizaciones y Permisos 34

9 Análisis de diseño 35

10 Recurso Humano 40

11 Recursos Consumibles 40

12 Recursos Tecnológicos: Software 41

13 Recursos Tecnológicos: Hardware 41

14 Recursos Tecnológicos Software y Hardware 41

15 Recursos de Operación 42

16 Resumen de Costos 42 17 Tabla Usuario 50

18 Tabla Inventario 50 19 Tabla Sub_categoria 51 20 Tabla Categoría 51 21 Tabla Corte 51 22 Tabla Proveedor 51

23 Tabla Guia_remision 52 24 Tabla Det_Guia_remision 52 25 Tabla Solicitante 52

26 Tabla Solicitud_suministro 53

27 Tabla Det_Solicitud_suministro 53

27 32

33 33

51

42

34

40

41 41

40

42

IX

N° Descripción Pág. 27 Tabla Det_Solicitud_suministro 53

28 Tabla Guía Computadora 54 29 Tabla Solicitud Computadora 54 30 Tabla Computadora Obsoleta 55 31 Nombre del Sistema 56

32 Nombre de los Activos 58

33 Tabla de Porcentajes de Encuestas realizadas 89

34 Porcentaje de las personas encuestadas 89

35 Pregunta N° 1 91





89

91 92 93

94 95

X

INDICE DE FIGURAS

N° Descripción Pág. 1 Diagrama Causa efecto 10 2 Caso de uno N°1. Procedimiento General 28

3 Caso de uno N°2. Funciones del Administrador 29 4 Caso de uno N°3. Consultas Generales 30

5 Caso de uno N°4. Autorizaciones y Permiso 31 6 Modelo dinámico de Guía de Remisión 36

7 Modelo dinámico de Solicitud 37 8 Modelo dinámico de Consulta 38 9 Diseño Conceptual 43

10 Creación de la Forma de la Base de Datos 44 11 Descripción del Modelo del (SGBFII) 45

12 Descripción del Modelo de los datos que se ingresa en el

Sistema 46 13 Descripción del Modelo de la manera de como Buscar y

Consultar los productos del sistema 46 14 Diseño Lógico: Modelo Entidad Relación 47

15 Descripción de Modificaciones o Actualización del inventario

Para el administrador 48

16 Descripción de consultas de documentos para el 49

Administrador 17 Análisis Campo Fuerza 90 18 Pregunta N° 1 91





23 Diagrama conceptual 97

92

37

38 43

46

46

90 91

92

97

49

AUTOR: FRANCO RODRÍGUEZ CHRISTIAN JONATHAN TEMA: SISTEMA DE GESTIÓN DE BIENES DE LA FACULTAD DE INGENÍERA INDUSTRIAL DIRECTOR: ING. ELECT. UGARTE FAJARDO JORGE G. MBA

RESUMEN

Este trabajo propone identificar los errores existentes en el departamento administrativo de la Facultad de Ingeniería Industrial, con el objetivo principal de mejorar y automatizar el presente procedimiento, a través de una recolección de datos con la metodología RUP(Proceso Racional Unificado) el cual permitirá corregir fallos existentes para implementar un sistema capaz de organizar y llevar un mayor registros de las entradas, salidas e inventarios anuales de los bienes. La gestión de usuarios permite la seguridad otorgando permisos específicos para que todos los datos sean manipulados de forma correcta y de esta manera se evita el mal uso y posibles falencias al momento de ingresar o archivar algún proceso, se recomienda capacitar a todo el personal involucrado para el uso apropiado.

PALABRAS CLAVES: Gestión, Procedimiento, Administrativo,

Seguridad, Universidad Seguridad, Usuario, Sistema, Bienes

FRANCO RODRÍGUEZ CHRISTIAN J. C.C. 0921906145

ING. ELECT. UGARTE FAJARDO JORGE G.MBA DIRECTOR DEL TRABAJO

ING. ELECT. UGARTE FAJARDO JORGE G. MBA

AUTHOR: FRANCO RODRÍGUEZ CHRISTIAN JONATHAN SUBJECT: GOODS MANAGEMENT SYSTEM OF THE FACULTY OF INDUSTRIAL ENGINEERING DIRECTOR: ELECT. ENG. UGARTE FAJARDO JORGE G. MBA

ABSTRACT

This work aims to identify existing errors in the administrative department of the Faculty of Industrial Engineering, with the main objective to improve and automate this procedure, through a collection of data with the RUP (Rational Unified Process) which will allow to correct the flaws to implement a system capable of organizing and carrying more records entries, the outputs and annual inventories of goods. The user management allows the security granting specific permissions for all data are handled properly and thus misuse and possible gaps when entering or archiving any process is avoided, it is recommended to train all the involved team for proper use. .

KEY WORDS: Management, Procedure, Administrator, Security, University User, Systems, Goods

FRANCO RODRÍGUEZ CHRISTIAN J. C.I. 0921906145

ELECT. ENG. UGARTE FAJARDO JORGE G. MBA DIRECTOR OF WORK

INDUSTRIAL ENGINEERING GOODS MANAGEMENT SYSTEM OF THE FACULTY OF ELECT. ENG. UGARTE FAJARDO JORGE G. MBA

PRÓLOGO

En esta tesis, usted encontrará la información del procedimiento que

se llevó a cabo para la implementación del Sistema de Gestión de Bienes

de la Facultad de Ingeniería Industrial lo cual permitirá la automatización

de la información así como el reordenamiento estructural.

En los primeros capítulos se hablara sobre todos los procesos con el

cual se llevó la obtención de información para mejorar el ordenamiento de

bienes de la facultad y así llevar el control de los bienes de una manera

óptima y ágil, lo cual se obtuvo mediante encuesta a los involucrados para

así mejorar el procedimiento actual con él que cuenta la facultad.

La realización del sistema se llevó acabo de acuerdo a las

necesidades que requiere el departamento de administración el cual es el

encargado de todos los bienes físicos de la facultad, sé realiza un balance

del costo del sistema y el tiempo en la realización y funcionabilidad del

mismo de acuerdo a los procesos actuales obtenidos a las diferentes

entrevistas y encuestas.

Se muestra la funcionalidad del Sistema de Gestión de Bienes de la

Facultad de Ingeniería Industrial mediante gráficos, capturas de pantalla

y casos de uso que demuestran cómo funciona el registro de información

actual que lleva dicho departamento y en como funcionara el sistema para

el mayor entendimiento y su fácil uso, así como también que bases de

datos contara este sistema para respaldo de información.

Por ultimo pero no menos importante, se muestra las páginas web y

libros en donde se obtuvo la información previo a la realización del

sistema así como las los modelos de encuesta que se utilizaron para

poder acoger todas las necesidades pertinentes.

CAPITULO 1

INTRODUCCIÓN

1.1 Introducción

En la actualidad la información se ha convertido en un recurso vital

para las organizaciones, por lo que debe ser objeto administrarla de forma

que permita asegurar su correcto uso. En este mismo orden de ideas,

surge la necesidad de desarrollar sistemas de información, los cuales han

tenido un gran uso dentro de la sociedad y además una gran influencia en

todos los ámbitos: social, cultural, económico y educativo;

particularmente, ésta última ha aprovechado los beneficios aportados por

este gran recurso, razón por la cual, en la actualidad son muchas las

instituciones de educación que hacen uso de redes para poder realizar

sus procesos acorde con el trabajo que realizan, lo cual representa un

gran avance para el mismo, sobre todo cuando las instituciones de

educación necesitan demostrar ante las otras instituciones sus ventajas y

avances en cuanto al uso de las tecnologías modernas.

En el transcurso de los años, se han logrado avances en la

automatización de procesos; los cuales proporcionan ayudas en el

cumplimiento de las funciones dentro de las universidades, sobre todo en

esta época en la cual se necesita ahorrar tiempo, así como también, se

requiere el control de las actividades que se llevan a cabo para facilitar el

acceso a la información. Además es necesario fortalecer la Gestión

Universitaria, que se constituye en elemento integrador de las actividades

de Docencia, Investigación y Extensión, en este sentido la implementación

de sistemas de Información para facilitar la toma de decisiones en lasáreas administrativas resultan indispensables para la operatividad de las

universidades.

Introducción 3

En general, el objetivo básico de las metodologías estructuradas es

asegurar que todas las personas relacionadas con el proyecto de diseño

de sistemas comprendan cabalmente el sistema, sus estructuras de datos

y sus procesos. Dentro de este marco de referencia, se intenta reducir

tiempo y errores en las fases posteriores del desarrollo de sistemas y

construir un sistema que llene las necesidades del usuario.

Fundamentalmente, las tareas claves de estos métodos de diseño

estructurado es la descripción del sistema actual de trabajo que está

siendo investigado en términos funcionales (qué es exactamente lo que

se hace y cómo se hace y después establecer los requerimientos de un

nuevo sistema para llevar a cabo estas funciones en forma más efectiva).

Se debe mencionar que dentro de la función administrativa para que

sea eficiente se debe tener un sistema de gestión de recursos de activos

automatizado, ágil y de fácil manejo el cual permita un eficaz control de

inventarios. Se implementará en el proceso administrativo, junto con la

planeación, la organización y la dirección para lograr el propósito antes

mencionado.

Se debe mencionar que un sistema de gestión de activos es una

planificación táctica para gestionar la infraestructura y activos de una

organización con la finalidad de cumplir un estándar del servicio.

Los beneficios de un sistema de gestión de bienes como un plan

desarrollado para la gestión de uno o más activos que combina una

gestión multidisciplinaria con la gestión del ciclo de vida del activo, para

obtener del modo más rentable el nivel de servicio definido.

1.2 Antecedentes

El apoyo de la tecnología con respecto a los sistemas de gestión

empresarial, son el resultado de la interacción colaborativa entre

personas, tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados

Introducción 4

sistemas de información - orientados a solucionar problemas

empresariales. Los sistemas de gestión empresarial se diferencian de los

sistemas de información comunes en que para analizar la información

utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la

organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado para

referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información

vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones

(por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisión, Sistemas expertos y

Sistemas de información para ejecutivos).

Los Beneficios son notorios porque en sus orígenes, las empresas

utilizaban los ordenadores para la práctica empresarial de informatizar las

nóminas. Como las aplicaciones que históricamente se venían

desarrollado siempre eran para gestionar la información sobre ventas,

inventarios, y otros datos que ayuden en la gestión de la empresa, el

término "SIG" (o "MIS") surgió para describir este tipo de aplicaciones.

Hoy, el término se utiliza ampliamente en una serie de contextos e incluye

(sin limitarse a ello): sistemas de apoyo de decisiones, los recursos y

aplicaciones de gestión de personal, gestión de proyectos, y aplicaciones

de recuperación de bases de datos y la formación empresarial.

Se debe destacar la priorización del gobierno a través de la Secretaría

Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación

(SENESCYT) en la transformación de la educación superior en el país.

Por primera vez en la historia se está construyendo una verdadera

articulación entre educación superior, ciencia y tecnología.

Promover la articulación entre las instituciones de los Sistema de

Educación Superior y el de Ciencia, Tecnología, Innovación y Saberes

Ancestrales y los actores del sector productivo a nivel nacional e

internacional, con el objetivo de desarrollar programas y proyectos de

investigación y actividades científicas en áreas estratégicas que

contribuyan al desarrollo del país, asumiendo el desafío de avanzar hacia

Introducción 5

una sociedad basada en el conocimiento.

La nueva Ley Orgánica de Educación Superior (LOES) permite poner

fin a procesos que durante años han funcionado de manera ineficiente.

Este es el caso de la certificación de títulos que realizaba el ex – Conesup

y que permitió muchas irregularidades.

Cada universidad será responsable de enviar las nóminas de sus

graduados con la firma de responsabilidad del rector, que confirma que

estos títulos obedecen a un proceso de estudios. Estas nóminas serán

validadas por la SENESCYT y el graduado no necesita hacer filas ni

pagos innecesarios para certificar su título. Este trámite quedó en la

historia; el proceso será automático y gratuito, sin filas, trámites ni

papeles, un proceso acorde con el siglo XXI.

La LOES impulsa el camino a la excelencia. Las universidades

recibirán asignaciones de acuerdo con su calidad académica y se crearán

incentivos para incrementar la investigación dentro de ellas.

Además, ahora existe un organismo independiente que será el

encargado de regular a las universidades. Se trata del Consejo de

Educación Superior (CES). Este consejo estará integrado por

representantes de universidades con un perfil calificado y que no tengan

conflicto de intereses. El CES provisional ya está conformado y

próximamente se llamará concurso de méritos y oposición para formar el

Consejo definitivo.

1.3. Planteamiento del problema Se debe mencionar que las instituciones de educación superior se han

dado cuenta que uno de sus recursos más importantes es la información

que manejan para lograr un eficiente control de sus activos, y que no hay

mejor manera de mantenerla lo más confiable, veraz, oportuna y en el

Introducción 6

menor tiempo posible, que con la ayuda de los sistemas automatizados

que permita que sus inventarios sean confiables, pues estos suministran

una plataforma de vital importancia para la toma de decisiones, hasta el

punto que le permite conocer con eficiencia la disponibilidad de sus

recursos, ya que por medio de estos se logran niveles de eficiencia

organizativa administrativa.

Los sistemas de información han cambiado, puesto que el control de

activos en años anteriores ha sido de forma manual, sistema que es

caduco, lento y hasta poco confiable, por ello se propone el uso de

tecnologías para apoyar y facilitar el control de los procesos de gestión de

los recursos de la Facultad de Ingeniería; por consiguiente, existe la

necesidad de integrar las diferentes innovaciones tecnológicas que de

alguna manera contribuyan al desarrollo eficiente de la gestión

administrativa.

A medida que las instituciones crecen y se desarrollan, su proceso de

gestión y administración de sus activos se hace más complicada, lo cual

genera un aumento de las actividades y el uso de sistema manuales se

vuelve lento, se aumenta gastos en papelería, archivadores, escritorio de

demás útiles de oficina, por ello se hace necesario implementar un

sistema de gestión de bienes , porque estos procesos de control de activo

requieren más rapidez para lograr con eficiencia los objetivos esperados,

para ello se utiliza la incorporación de nuevas tecnologías.

En las universidades también aumenta en cantidad el manejo de los

activos que la conforman, lo cual requiere de un personal dispuesto a adaptarse a las nuevas tecnologías, de esta manera se puede alcanzar el

éxito de los sistemas que se integran a las instituciones.

Por medio del sistema automatizado de gestión los procesos

administrativos serán rápido y eficiente en su desempeño lo que evitará

pérdidas de tiempo en el suministro y búsqueda de información, agilizará

Introducción 7

los procesos de recolección y manejo de los proyectos e informes por

parte el área de administración de la facultad de Ingeniería Industrial y

garantizará la entrega a tiempo de los mismos, se realizará el seguimiento

y control de los proyectos de manera adecuada por parte de Planificación

y por ende se mejorará la capacidad de respuesta de ésta delegación

ante las autoridades, logrando un mejor desempeño y convirtiéndose en

mejoras para la comunidad universitaria y para la institución.

De igual forma, permitirá al usuario almacenar en un repositorio de

datos único y confiable toda la información relacionada a su proyecto. Con

el empleo de una base de datos informática se logrará tener una

consistencia en los datos, además de guardar información completa, útil y

bien organizada. Así mismo contará con un entorno fácil de acceder, con

seguridad física de datos y en los accesos, de tal forma que sólo el

personal autorizado podrá ver, editar o eliminar información de un

determinado proyecto.

CUADRO Nº 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Fuente: Investigación directa

Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

Falta de control e información referente activos o bienes

No se registra información

automatizada

No se encuentran los reportes e informes realizados para los

bienes

La información no se encuentra

valorizada

En la mencionada investigación se determinaron los problemas que

afectan al área de Administración de la facultad de Ingeniería Industrial,

entre los cuales se encuentran el hecho de que no disponen de un

sistema de información que les permita comunicarse en red con los demás

departamentos para recibir y manejar los proyectos nuevos y recurrentes,

ya que actualmente las dependencias tienen que trasladarse desde su

Fuente: Investigación directa

Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

Introducción 8

lugar de trabajo hasta la delegación para entregar los documentos, Se

pierde mucho tiempo en la elaboración de los proyectos, debido a que se

utilizan libros de Microsoft Excel que no facilitan su elaboración.

La principal consecuencia de estos problemas es el atraso en la

información solicitada lo que conlleva a que los documentos no sean

entregados a tiempo, además existe una falta de control de recepción de

los proyectos e informes además de un aumento en cantidad de los

archivos y carpetas, siendo cada día más lento el proceso de búsqueda

de información.

Tomando en cuenta esta problemática se vio la necesidad urgente que

tiene el área de Administración de la facultad de Ingeniería Industrial de

manejar esta información de manera automatizada y a través de este

proyecto se desarrolló el sistema que permitirá que la gestión y el control

de los proyectos nuevos y recurrentes sea manejado con mayor fluidez y

sin ningún inconveniente para el personal que labora en esa área, lo cual

les traerá como beneficios el ahorro de tiempo, así como también, el

control de las actividades que se llevan a cabo para facilitar el acceso a la

información.

Uno de los principales problemas por lo que atraviesa la Facultad de

Ingeniería Industrial es la falta de un sistema de gestión de bienes de

activos, lo que ocasiona problemas en su administración.

La necesidad inminente que tienen las empresas e instituciones

públicas y privadas de manejar grandes volúmenes de información que

estas generan a diario, al igual que la existencia de nuevas tecnologías de

la información y comunicación que permiten el manejo adecuado de dicha

información, facilitan el poder brindar un servicio para el manejo de la

misma más eficiente con la finalidad de contar con dicha información más

depurada, exacta y al instante que permita a la empresa tomar decisiones

más acertadas que mejoren el desarrollo día a día de las mismas.

Introducción 9

Los bienes de la institución son un pilar fundamental, ya que estos

activos nos permiten el desarrollo diario de las actividades necesarias

para el crecimiento de la institución. Por lo que se hace necesario

considerar aspectos primordiales, como es la adquisición, mantenimiento,

reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene el

activo fijo dentro de la Facultad de Ingeniería Industrial.

El crecimiento vertiginoso que ha tenido la Facultad de Ingeniería

Industrial en los últimos años ha ocasionado que el volumen de bienes de

la institución sea extremadamente grande, creando la necesidad urgente

de poseer una aplicación informática de última tecnología que permita el

manejo adecuado de los mismos.

En tal virtud la universidad ha realizado un gran esfuerzo por

desarrollar un sistema de gestión de bienes para el mejor manejo y control

de toda la información que la institución posee, tanto en el ámbito

académico, administrativo y financiero, desarrollándose diversos módulos

que ayuden a conseguir dichos objetivos, los cuales están alineados a las

políticas de la institución y por ser una institución del estado igualmente

debe estar alineado con las diversas políticas gubernamentales para un

mejor proceso de rendición de cuentas.

La problemática se presenta porque los archivos se acumulan y

ocupan mucho espacio además es difícil buscarlos en un momento de

requerir información, también se producen errores y perdida de

documentos a continuación se hará un diagrama de causa - efecto para

detallar lo antes mencionado:

La mejora que implementara la Facultad de Ingeniería Industrial una

fácil búsqueda de aquellos bienes o artículos que se encuentre en bodega

para así poder realizar un inventario y pedidos de artículos será el sistema

de Gestión de Bienes el cual contara con un control de inventario y

pedidos de artículos o bienes.

Introducción 10

Verificación de Producto poco efectividad

Existe dificultad para saber la existencia del inventario

Perdida de documentos y retraso en consultas de información

Dificulta tarea de organización y búsqueda de archivos

FIGURA Nº 1

DIAGRAMA DE CAUSA – EFECTO

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan Detalle del diagrama de Causa- efecto En la Figura nº1 se detalla todo los problemas que tiene el área

administrativa de la facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de

Guayaquil, como por ejemplo:

- La difícil búsqueda, es decir cuando se tiene que verificar la

entrada y salida de algún producto.

- Falta de respaldo de la información es evidente en el área

administrativa de la Facultad de Ingeniería Industrial porque se las

lleva mediante el archivo de las guías u otros documentos físicos y

no se las registran electrónicamente.

- Perdida de información porque aún se maneja con documentos los

cuales son propensos a pérdidas, accidentes u otros factores.

- Acumulación de documentos porque con el paso de tiempo los

documentos son tantos el cual cuando se requiere alguna

información para verificar algún dato se hace difícil la búsqueda.

Acumulación de datos y difícil busqueda

Falta de respaldo

Demasiados archivos en Excel

Verificación de existencias tardía Difícil búsqueda

Introducción 11

CUADRO # 2 MATRIZ DEL PROBLEMA

Problema Central Problema

Secundario Causa Efecto

Acumulación de documentos Difícil búsqueda Documentos

desorganizados

Falta de inventario de

productos

Falta de registro de ingresos de los

productos

Existencias injustificadas

Fallas en los reportes mensuales

y anuales

Productos sin justificación de

existencia

Respaldo de la información inadecuado

Formatos de Excel y documentos archivados

Ineficiente búsqueda a la hora de consultar

Tardía creación de reportes

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

Detalle de la matriz del problema En el cuadro n° 2 se encontró las causas de los problemas principales

que tiene el área administrativa de la facultad de Ingeniería Industrial de la

Universidad de Guayaquil, como: Acumulación de Documentos.- Esto da referencia a que el área

administrativa maneja documentos como solicitud de suministros los

cuales se registran a diario como promedio un total de 30 de estos

documentos los cuales sirve para realizar el pedido de productos para las

diferentes áreas

Falta de registros de ingresos de los productos.- Se da mención a

este tipo de problema ya que muchos de los productos son por obsequios

de otras facultades los cuales no se registra en ningún documento

teniendo como principal problema un control de inventario.

Respaldo de la información inadecuado.- Un fundamental problema

es que los archivos son almacenados en folder o archivadores

provocando así riesgos como dañarse que se mojen u otro accidente.

Introducción 12

1.4. Objetivos

1.4.1. Objetivo General

Implementar un sistema de información que permita una gestión

rápida, automática y segura de dichos procesos.

1.4.2. Objetivos Específicos

a) Revisar el modelado del sistema desarrollado para el área

administrativa de la Facultad de Ingeniería Industrial de la

Universidad de Guayaquil.

b) Determinar los requisitos funcionales y no funcionales del sistema a

implementar.

c) Diseñar la arquitectura del sistema tomando en cuenta los

requisitos funcionales y técnicos definidos para el mismo.

d) Desarrollar el sistema de acuerdo a las necesidades.

e) Construir el sistema en base a la arquitectura diseñada.

f) Implementar el sistema previamente desarrollado y probado.

1.5. Límites

1.5.1 Delimitación

El presente desarrollo del Sistema se lo área administrativa de la

universidad de Guayaquil Facultad de Ingeniería Industrial y trata sobre la

Gestión de Bienes y el control de todos los productos que ingresan a la

facultad.

1.5.2 Temporal

El período estimado para el desarrollo de este trabajo es de nueve

meses en el cual se realizan las siguientes etapas: análisis, diseño,

desarrollo e implementación del sistema de Gestión de activos para la

Facultad de Ingeniería Industrial se lo implantara en dos etapas:

Introducción 13

- La etapa inicial que consiste en la estructura del sistema se hará en

septiembre del 2013 y termina el marzo del 2014

- La etapa complementaria que es la puesta en marcha del sistema que se realizara el 15 marzo 2014 hasta el 30 de mayo del 2014.

1.5.3 Espacial

Sustantivo. Desarrollo del Sistema de Gestión de Bienes de la

Facultad de Ingeniería Industrial.

Localización.- Área de Administración de la Facultad de Ingeniería

Industrial de la Universidad de Guayaquil.

1.6. Justificación de la Investigación

La presente investigación realizada en el centro de Administrativo, se

basa en el desarrollo de un Sistema Administrativo para el manejo y

control de los procesos en el área Administrativa de la Facultad de

Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil. Este sistema

permitirá a la Universidad automatizar la gestión y el control de las

actividades relacionadas al manejo de los bienes, lo cual supondrá un

acceso rápido y sencillo a los datos, gracias a interfaces gráficas y

amigables. Además, los datos accedidos estarán siempre actualizados, lo

cual es un factor muy importante para poder llevar un control centralizado

de los bienes.

El Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial

aportará una gran cantidad de beneficios, entre los cuales se encuentran:

Asignación de responsables de activos: puesto que a través del

sistema se logrará mejorar la información contable de los activos y

saber quién es el responsable de su elaboración y de la utilización

del kardex para el control: Porque por medio de ellos se podrá

contabilizar y conocer la fecha de adquisición, reposición y

Introducción 14

distribución de cada uno de los activos. Contabilizar sus

existencias: lo que permitirá llevar un mayor control de la bodega

para realizar pedidos de productos.

Intercambio de información entre comisiones y la dirección general:

El intercambio de información permitirá tener un mayor control y

respaldo de la información además de cuadrarla entre las

comisiones y la dirección general.

Disminución de tiempo de actividades relacionadas con los

sistemas de gestión de activos: puesto que los sistemas

automatizados permitirán logran mayor control, registro y detalle de

los activos de la Facultad de Ingeniería Industrial.

Respaldo de información en una base de datos altamente

confiable: puesto que el sistema de gestión conforme vaya

ingresando la información esta se sumara a los datos o valores ya

ingresados.

CAPITULO 2 2. Marco Teórico Activos Se considera Activo al conjunto de Bienes de naturaleza relativamente

permanente, adquiridos, construidos o recibidos en calidad de pedidos,

que son utilizados por la Institución en la Facultad de Ingeniería Industrial.

El objetivo general de la gestión de Activos, es Resguardar el

Patrimonio de la Facultad de Ingeniería Industrial, a través de registros

computarizados y controles de inventarios reales y físicos de los Bienes

Activos, su manejo se ceñirá al principio de la Autonomía, en un marco de

absoluta transparencia.

La gestión de los activos

Normalmente, las empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han

dado siempre importancia a controlar físicamente sus principales activos

como son: los inventarios, de quienes dependen para el funcionamiento

normal de la empresa.

Responsabilidad del control de activos

Históricamente, siempre se pensó que la responsabilidad del Control

Físico de los Activos debía recaer en el Departamento Contable, quien no

respondió.

Adecuadamente a la importancia que tiene un control de los mismos,

limitándose a un registro contable global de las adquisiciones. Hoy, en día

el control físico de los productos recae en el área administrativa de una

Marco Teórico 16

empresa, pues con ello podrá:

- Tener el control del Activo en el lugar que lo destinó y asignar a

un puesto o persona determinada que solicite algún producto.

- Calcular mejor las existencias en bodega para la realización de

pedidos futuros.

Inicio del control

El control de los Activos se inicia a partir de un Inventario Físico al

barrer; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica

físicamente cada Activo con una etiqueta, placa u otro medio que será su

identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se

encuentre el activo, asignándole de este modo el Área Usuaria al que

pertenece. Adicionalmente se consignará también el estado físico en que

se encuentra cada activo.

Este primer inventario servirá para la elaboración de la Base de Datos

inicial de los activos fijos existentes en la empresa.

Contenido de una base de datos de un sistema de gestión de activos

La Base de Datos de un buen Sistema de Gestión de Activos, debe

contener la siguiente información:

a) Código de Identificación física de cada activo

b) Código de Equipo y Modelo

c) Descripción amplia del activo

d) Fecha de adquisición

e) Documento de adquisición y número de registro.

f) Área Usuaria a la que pertenece

g) Corte anual

h) Estado actual

Marco Teórico 17

Con estos datos, se podrá iniciar el Sistema de Gestión de Activos , el

cual normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque

también se puede llevar en forma manual.

Mantenimiento del sistema de Gestión de activos

Como es normal, los Activos tendrán movimiento futuro por:

- Nuevas adquisiciones

- Retiros por solicitudes

- Retiros por bajas

- Transferencias a otros departamentos

- Retiros y posteriores ingresos por reparaciones

Para tener un control del Sistema de Gestión de Bienes, todo

movimiento de los registros en el sistema, deberá realizarse dentro de un

procedimiento definido, que indique:

- Los documentos a utilizar a cada movimiento

- Las rutas que debe seguir el documento

- Las autorizaciones que debe tener el documento

Ahora bien, como los Activos tienen una razonable permanencia en el

área administrativa, diversas personas manejarán el sistema, llevando un

Manual de Procedimientos, que contiene el diseño tanto de los

documentos como del flujo diagramado de cada uno de los movimientos

de los activos.

Sistema computarizado de Gestión de activos

En la actualidad, existen muchos Software que permiten un control

individual del Activo, el cual contempla todas las opciones descritas en el

Manual de Procedimientos. Dada la agilidad y la rapidez de los Software,

Marco Teórico 18

la Gerencia Administrativa y/o la Gerencia Contable podrían mantener

actualizado el Sistema Computarizado, el cual podrían consultar en

cualquier momento.

Inventarios permanentes

Si bien como se ha descrito:

- Un Inventario

- Un Manual de Procedimientos

- Un Software

Son la base de un buen Sistema de Gestión de Bienes, es

imprescindible que cada cierto tiempo, la Gerencia Administrativa y la

Gerencia de Contabilidad ambas involucradas, revisen cada cierto tiempo

la validez del Sistema de Control de Activos Fijos, mediante:

- Inventarios periódicos rotativos parciales

- Inventarios totales cada cierto tiempo

Estos controles adecuados permitirán efectuar los ajustes necesarios y

conseguir que el Sistema de Gestión de Bienes esté siempre actualizado.

Enfocar el uso de herramientas automatizadas Un sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas

tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy

bien hechas por la máquina, para prever información que apoye las

operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en

una empresa.

El sistema utiliza equipos de computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el

Marco Teórico 19

control y la toma de decisiones, además de bases de datos.

Fuente obtenida en: Manual de gestión de activos y mantenimientos

autores Arata, Adolfo y Furlanetto, Luciano.

CAPITULO 3

MARCO METODOLOGICO

3.1 Alcance de la investigación

La presente investigación tiene como finalidad lograr la implementación

de un Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería

Industrial, lo que permitirá un mejor control del manejo de los activos y

demás bienes materiales que ella posee.

Para ello se emplean los siguientes métodos de la investigación para

lograr que cumpla con el alcance de la misma.

► Exploratorio.

Se utiliza la investigación exploratoria para dar explicación respecto del

problema que se presenta en la Facultad Ingeniería Industrial y el mismo

que no ha sido estudiado con anterioridad, para ello se procederá a

recoger e identificar antecedentes generales, números y cuantificaciones,

temas y tópicos respecto del problema investigado, y brindar las

sugerencias que deberían examinarse en profundidad en su solución y

lograr con ello un mejoramiento de los procesos administrativos por medio

de la implementación del Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de

Ingeniería Industrial.

Para ello se va a investigar en la Facultad de Ingeniería Industrial y

documentar las experiencias que tienen el personal administrativo y por

primera vez indagar sobre sus causas.

Se utiliza este método de investigación porque se va a examinar un

tema o problema de investigación poco estudiado o que no ha sido Se utiliza este método de investigación porque se va a examinar un

tema o problema de investigación poco estudiado o que no ha sido

Marco Metodológico 21

abordado antes. Con ello se permitirá encontrar las causas y todas las

fallas que tiene el procedimiento de registrar y contabilizar los activos y

lograr así plantear una solución óptima, eficaz y segura para el registro de

la información.

► Descriptivo.

El uso de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las

situaciones y causas predominantes a través de la descripción exacta de

las actividades, mecanismos y formas como se lleva el control y registro

de la documentación y de los bienes materiales de la Facultad de

ingeniería Industrial.

En base a la información recopilada con el método anterior se

procederá a identificar las relaciones que existen entre las variables y

para nuestro estudio permitirá identificar si la falta de un sistema de

gestión de bienes es la causa de que los procesos administrativos no

sean eficaces.

Por ello los datos recopilados serán analizados a fin de extraer

generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.

► Explicativo.

La investigación explicativa busca por qué? de los hechos mediante el

establecimiento de relaciones causa-efecto del tema en estudio. Para ello

se considerara el análisis realizado en la etapa anterior en el cual se

utiliza el sistema de gestión de bienes para mejorar los procesos

administrativos relacionados con la gestión de bienes. En esta etapa se

obtendrán conclusiones y recomendaciones las mismas que forman parte

de la generación de nuevos conocimientos además de poder solucionar el

gran problema de Facultad de Ingeniería Industrial en cuanto al control de

bienes o artículos.


3.1.1 Alcance del Sistema

El alcance del sistema es reducir el uso de procesos, transacciones y

manejo de archivos electrónicos con poca información, lo cual se pretende

crear un sistema que contenga todos esos pasos o fases con una manejo

adecuado y ordenado de la información además realizando todos los

procesos correspondiente para una consulta óptima de la información.

Requerimientos funcionales Entre los requerimientos tenemos el proceso que se lleva a cabo en la

facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil, el

sistema pretende facilitar dichos procesos y reunirlos en un misma base

de datos , ayudando a una búsqueda más efectiva y confiable también a

un ordenamiento óptimo de los productos y ver las consultas respectivas

cuando se los requieran.

El comportamiento interno del sistema se basa en un registro confiable

y seguro de una búsqueda eficaz de una consulta óptima y sobre todo de

un respaldo seguro sin pérdida de información.

Los atributos del sistema serán:

Desempeño

- Tiempo de respuesta.- será optimo y de inmediato cuando se

quiera realizar un consulta o búsqueda.

- Seguridad.- el sistema tendrá una administrador de usuario

permitiendo así crear permisos para que solo ciertos usuarios

puedan utilizar el sistema.

- Confiabilidad.- el sistema tendrá un respaldo de todos sus

registros evitando así la perdida de la información ingresada.


Escalabilidad El sistema cuenta con la opción de modificar, eliminar y consultar

registro dando una gran ventaja al manejo de la información.

3.2 Hipótesis

La implementación de un sistema de gestión de bienes de la Facultad

de Ingeniería Industrial permite mejorar la eficiencia de los procesos

administrativos relacionados con el control de activos en la institución

antes mencionada.

Hipótesis descriptiva El área administración de la Facultad de Ingeniería Industrial tiene un

procedimiento de Gestión ineficiente

3.3 Definición de variables Variable independiente

Sistema de gestión de bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial,

es decir el mejoramiento del procedimiento del manejo de información tal

como sus movimientos (activo-pasivos) y un inventario que permite

controlar el stock de os bienes.

Variable dependiente

Procesos administrativos para el control de bienes de la facultad de

Ingeniería Industrial, lo cual permitirá reconocer las necesidades que tiene

en la actualidad, para poder cubrir y desarrollar un sistema óptimo y eficaz

para el manejo y control de los bienes para agilizar asi todos los

procedimientos involucrados.


3.4 Diseño de la investigación

Esta investigación es experimental porque se basa en el análisis de las

condiciones iniciales de los procesos de gestión de control de activos de

la facultad de Ingeniería Industrial con lo cual se procederá al desarrollo e

implantación de un sistema de gestión de bienes para lograr mejoras en el

manejo de información y la utilización de recursos en el área

administrativa.

3.5 Selección de la muestra Se hará mediante recolección de datos tales como entrevistas,

informes y archivos tanto físicos como electrónicos. 3.5.1 Población

La población del área administrativa de la facultad de Ingeniería

Industrial es de aproximadamente 12 personas, lo cual se ha tomado a 10

personas que son las más interesadas en la propuesta planteada. Grupo: 10 Personas (Área administrativa de la faculta de Ingeniería

Industrial de la Universidad de Guayaquil).

Muestreo: para este sistema se ha utilizado un muestreo

probabilístico estratificado con base en la siguiente fórmula para poder

identificar problemas mediante entrevistas y encuestas que tiene el

proceso actual realizadas al personal administrativo que tiene la facultad

de Ingeniería industrial.

Formula Estadística k^2*p*q*n n= (e^2*(N-1)+k^2*p*q) Simbología n= tamaño de la muestra


e= error admisible

N= tamaño de población

k= nivel de confianza elegido

p= porcentaje de inasistencia

q= porcentaje complementario

n=?n = . ^ ∗ . ∗ . ∗. ( ) . ∗ . ∗ .

e=0.07 n = .( . . ) .

N=10

k= = 1.2 n = ..

p= =0.8 n = 9.5 TAMAÑO DE MUESTRA = 9.5

p= =0.8

3.6 Recolección de datos

Mediante entrevistas realizadas con el personal del área administrativa

se conocerá las condiciones actuales de los procesos, documentos físicos

y electrónicos utilizados como también con formatos de informes,

reportes requeridos y las mejoras que pueden ser aplicadas al proceso

por medio de una herramienta informática como lo será el Sistema de

Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial.

Las técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista

para desarrollar los sistemas de información pueden ser las entrevistas, la

encuesta, el cuestionario y la observación.

Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular,

con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en

común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya


antes nombradas. Seguir en el proceso de recolección de datos, con las

técnicas ya antes nombradas. 3.7. Metodología de desarrollo

Se empleará el método de la observación directa que determina la

importancia de observar el proceso de gestión de bienes y la importancia

de implementar un sistema automatizado y para ello desarrollaremos las

fases de inicio de la metodología RUP (Rational Unified Process en inglés,

habitualmente resumido como RUP) como también el reconocimiento de

los artefactos que se usaran para obtener información.

Fase de Inicio:

El propósito del sistema de gestión de bienes es que puedan

optimizar el registro y la búsqueda de productos con mayor rapidez, así

como también llevar un conteo y visualizar un movimiento de cualquier

producto como entradas y salidas, además tendrá la opción de

modificar, imprimir o guardar a Excel cualquier registro.

CUADRO Nº 3 TABLA RUP

Nombre de Columna

Propósito Contenidos/Comentarios

Control de kardex, oficios, formularios

Se registra todos los

activos que tiene la

facultad Industrial

Ordenamiento de la sección

administrativa de la Facultad

Industrial.

Creado / Revisado Se usa para llevar el

registro de la entrada de

activos y lo cual se

crean archivos físicos y

electrónicos

Los archivos muchas veces

son demasiados y

demandan mucho espacio


Revisar Detalles Se revisa y se declaran

el tipo de falencia como

son registros en archivos

de Word y Excel

• Formal-Interno

Se discutirá y analizará las

fallas que tiene el actual

sistema para así poder

corregirlo

Herramientas Usadas

Word , Excel e imágenes

de formularios

Procedimiento realizados

mediantes bases de datos

en web Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

CUADRO Nº 4 ARTEFACTOS

Artefactos Creado / Revisado Revisar Detalles

Herramientas Usadas

Incep Elab Const Trans

Procesos y

documentación

e información

X X Informal Word , Excel y

formularios

Caso de Uso X X

Formal-

interno

Word

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco

3.7.1. Fase de Análisis

Se aplicará como instrumento de recolección de datos a la encuesta

cuyos datos serán tabulados y analizados, mediante casos de uso el cual

analizaran y permitirá identificar todos los procesos que tiene la Facultad

de Ingeniería Industrial para poder desarrollar el sistema de Gestión de

Bienes.




Departamento Administrativo de la Facultad Industrial Procedimiento General

FIGURA Nº 2 CASOS DE USO N°1

ENCARGADO DEL DEPARTAMENTO

PROVEEDOR

Producto

Entrega Guía de remisión

Imprime Registro

Salida

Registro

Inventario

Reporte y guardado

Kardex <<extends>>

<<extends>>

<<extends>>

<<extends>

<<extends>>

<<user>>

Registro Computadora

Salida computadora

Computadora Obsoleta

<<extends>>

<<extends>>



Caso de uso de Funcionalidad del Sistema registró Administrador Funciones del Administrador

FIGURA Nº 3 CASO DE USO N° 2

ADMINISTRADOR

Registro Proveedores/s

olicitantes

Registro Productos en el inventario

Otorgar permisos

Registro De

computadora

Registro de computadoras

obsoletas

Registro del movimiento de los productos



Caso de uso de Funcionalidad de consulta Consultas Generales

FIGURA Nº 4

CASO DE USO N° 3

USUARIO CONSULTA

Consulta De

computadora

Consulta computadoras

obsoletas

Consulta del Kardex

Consulta Proveedores/s

olicitantes

Consulta Productos en el inventario

Seleccionar usuario para

consultar



Caso de uso de Funcionalidad de permisos otorgados Autorizaciones y Permisos

FIGURA Nº 5

CASO DE USO N° 4


Detalle del caso de usos

En el caso de uso anterior se visualiza el proceso que se lleva a cabo

en la Facultad de Ingeniería Industrial para poder registrar un producto

Permiso para ingresar proveedores/solicitantes

Permiso para registro

En el inventario

Permiso para registra

productos

ADMINISTRADOR

Permiso registro de

computadora

Permiso registro computadoras

obsoletas

Permiso para registra kardex


empieza cuando el proveedor entrega producto y entrega la guía de

remisión que es un documento de detalle de los productos que entrego el

proveedor, el usuario lo registra por medio de papeles lo cual llevan el

producto a su respectiva bodega y registrando en el inventario, se

distribuyen por medio de pedidos que lo hacen con un documento llamado

solicitud de suministro que lleva enumeración , una vez obtenido dicho

documento registran al kardex que donde se ingresan las entradas y las

salidas mandando así un reporte y guardándolo en un archivo en Excel

para posteriormente imprimirlo y así poder tener una constancia del

movimiento de dicho producto.

CUADRO Nº 5 CASO DE USO N° 1 PROCEDIMIENTO GENERAL

Caso de uso Departamento administrativo de la Facultad

Industrial de la Universidad Guayaquil

Actores Encargado del departamento

Propósito Registrar bienes y llevar movimientos

Resumen Registro de los bienes y también los

movimientos.

La consulta se realiza según la

necesidad. Tipo Primero o abstracto

Referencia cruzadas

Control y registro de movimientos y

documentos Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

CUADRO Nº 6 CASO DE USO N° 2 FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

Caso de uso Funcionalidad del sistema de gestión de

bienes pasos que realiza y ejecuta el

Administrador

Actores Encargado de registrar llevar movimientos



Propósito Registra bienes y lleva movimientos de

manera ordenada

Resumen Registro y consulta se realiza según

la necesidad. Los datos son almacenados de

manera correcta y ordenada.

Lleva los movimientos de los bienes

es decir la entrada y la salida (activos

y pasivos). Tipo Primero o abstracto

Referencia cruzadas

Control y registro de movimientos a través

de los pasos que tiene en el área

administrativa. Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco

CUADRO Nº7

CASO DE USO N° 3 CONSULTAS GENERALES Caso de uso Funcionalidad de consulta del sistema de

gestión de bienes pasos que realiza y

ejecuta cualquier usuario que haya sido

registrado

Actores El usuario que necesite consultar

Propósito Consultar de manera fácil y rápida.

Resumen Consultar los proveedores y

solicitantes.

Consultar los movimientos.

Búsqueda ideal de requerimientos de

los usuarios.

Tipo Primero o abstracto

Referencia cruzadas

Consulta de movimientos a través de los

pasos que tiene en el área administrativa. Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco




CUADRO Nº 8

CASO DE USO N° 4 AUTORIZACIONES Y PERMISOS Caso de uso Funcionalidad de permisos otorgados por el

Administrador del sistema de gestión de

bienes para el acceso a diferentes funciones

del mismo. Actores El Administrador otorga los permisos para

manipular el sistema

Propósito Facilitar el acceso y manipulación de

información

Resumen El Administrador crea usuarios con

permisos para manipular información.

Mas ordenamiento al ahora de

registrar los productos o consultar.

Tipo Primero o abstracto

Referencia cruzadas

El requerimiento de acceso para el sistema

de Gestión de Bienes de la Facultad de

Ingeniería Industrial. Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco

Análisis de diseño Realizada la correspondiente recolección de datos y procedimientos

que utilizan en la actualidad como son:

- Documentos

- Entrevistas

- Datos de productos y de proveedores

- Salida e ingreso de productos mediantes registro del Kardex

Se realiza el siguiente diseño:



CUADRO Nº9 ANALISIS DE DISEÑO

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco

Análisis Para su arquitectura se han estudiado los requisitos funcionales del

sistema desde un punto de vista dando el modelo dinámico de la guía y

solicitud y su consulta la cual sirve para la verificación de productos que

ingresaron.

Departamento Administrativo de la facultada de Ingeniería

Industrial

Registro / Archivadores

Formularios Inventario Kardex

-Proveedores -departamentos

Proveedores

-Productos -Stock -Facturas

-Entrada producto -Salida Producto -Costos

-Datos -Referencias






Detalle de las figuras 6, 7 y 8 En las Figura Nº 6 y 7 se demuestra el comportamiento de cómo se

lleva los registro sin el Sistema de Gestión de Bienes, son procesos que

ya se menciona con anterioridad en este modelo describe el

comportamiento del producto para poder darnos una idea de cómo

funcionara el futuro sistema y también para reconocer sus posible errores.

En la Figura Nº 8 lo que se puede visualizar es la forma en que se

puede consultar y que elemento están involucrados al momento de

búsqueda de la información.

3.7.2. Estudio de factibilidad.- Operativa, tecnológica y económica

El presente estudio es factible mencionar los pasos que se llevan a

cabo para poder lograr un desarrollo del sistema de Gestión de Bienes de

la Facultad de Ingeniería Industrial en los siguientes aspectos:

Operativo.- se puede realizar y cumplir los procesos administrativos

con mayor eficacia y eficiencia, que se podrá realizar por medio de

permisos a usuarios para que puedan ejecutar diferentes tareas en el

Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial.

Tecnológica.- Existen los suficientes recursos tecnológicos que

implementan el sistema de gestión de bienes de la Facultad de Ingeniería

Industrial

Económica.- Los ingresos serán evaluados por mano de obra y

herramientas a utilizar para el desarrollo del Sistema de Gestión de

Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial, para lograr y tener una

expectativa en cuanto estará valorado el sistema en el mercado, como se

detalla a continuación:


Recurso Humano Se implementa el costo de las personas que intervinieran para el desarrollo del sistema.

CUADRO N º 10 RECURSO HUMANO

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco Recursos consumibles

Se implementa el costo de todos los materiales para desarrollar el

sistema.

CUADRO Nº 11

RECURSOS CONSUMIBLES RECURSOS CALCULADO PARA CANTIDAD PRECIO TOTAL 6 MESES UNITARIO

Impresiones B/N 118 $ 0,10 $ 11,80 Fotocopias 88 $ 0,02 $1,76

Total $13,56 Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco Recursos Tecnológicos Para el desarrollo de este sistema es necesaria la adquisición del

hardware y software que se detalla en los siguientes cuadros con cada

uno de sus costos.

Software: Costos de licencias y programas Utilizados.

RECURSOS HORA HOMBRE CANTIDAD MESES

SALARIO MENSUAL TOTAL

ANALISTA 4.06 1 2 $ 650,00 $ 1.300,00 PROGRAMADOR 2.81 1 4 $ 450,00 $ 1.800,00

Total $ 3.100,00




CUADRO Nº 12 SOFTWARE

DESCRIPCION SUBTOTAL Licencia Microsoft Windows Profesional $ 195,00 Avast! Free Antivirus $ 40,00 MySQLWorkbench 6.0 $ 0,00 Java Netbeans 7.0 $ 0,00 Librerias Java $ 0,00 Adobe Photoshop $ 0,00 Total $ 235,00 Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco rodríguez Christian Jonathan

Hardware:

CUADRO Nº 13 HARDWARE

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco rodríguez Christian Jonathan

Hardware y Software:

CUADRO Nº 14 HARDWARE Y SOFTWARE

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco rodríguez Christian Jonathan

Recursos de Operación Los Gastos de Operación para la realización del proyecto se resumen

en la tabla siguiente:


CUADRO Nº15 RECURSOS DE OPERACIÓN


Finalmente en el Estudio Factibilidad: Económico se presenta el

resumen de Costos del desarrollo en el que se consideraron los costos de

recurso humano, consumibles, tecnológicos y de operación

Resumen de costos

CUADRO Nº 16 RECURSOS DE COSTOS


En consecuencia por todo lo anteriormente planteado y en vista que

existe los recursos necesarios para la realización de este sistema, se

considera que este sistema es factible económicamente, con un costo de

$5.124, 56 dólares.

3.7.3. Fase de Diseño El diseño se realizará en base a los programas computacionales que

permitirán implementar un sistema automatizado para un mejor control de

los activos.

RUBRO MESES COSTO TOTAL Internet Plan Fijo 6 $ 18,00 $ 108,00

Teléfono Convencional 1 $ 8,00 $ 8,00 Electricidad 6 $ 10,00 $ 60,00

Total $ 176,00

RECURSO TOTAL Recurso Humano $ 3.100,00

Recurso Consumible $ 13,56 Recurso tecnológico $ 1.835,00 Recurso Operación $ 176,00

Total $ 5.124,56 Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan



Diseño de la Base de Datos

El diseño de la Base de Datos se divide en: Diseño conceptual, Diseño

Lógico y Diseño Físico.

Diseño Conceptual En esta etapa se describe el contenido de la información de la base de

datos, las tareas a realizar son:

FIGURA #9

DISEÑO CONCEPTUAL/ MODELO ENTIDAD RELACIÒN

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian

Registro

Inventario

Guía O

Solicitud Solicitud Suministro

1

1

1

Detalle Guía

Proveedor

Guía Remisión

Detalle Solicitud

1

Solicitante

1

1

1

1

1

Sub-Categoría

1

Categoría

DISEÑO CONCEPTUAL/ MODELO ENTIDAD RELACIÒN Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan


Creación de la Forma de la Base de Datos A continuación daremos forma a las base de datos que tendrá el sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial.


En la Figura Nº10 se demuestra las funciones del administrador del

sistema que podrá realizar Modificaciones y Eliminación, Consultas, Guías

de Remisión, Solicitud de Suministro y Kardex logrando así un control

eficaz.

A partir de este modelo se puede obtener las demás conclusiones para

poder dar forma al sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de

Ingeniería industrial.

FIGURA Nº 11 DESCRIPCIÓN DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE g BIENES DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL


Figura 11.-Sistema es el acceso al sistema de Gestión de Bienes de

la Facultad de Ingeniería Industrial, que permite tener una serie de

opciones para que el administrador pueda manipular, logrando así tener

una información más ordenada con todos los permisos activos y opciones de registrar, eliminar y modificar información.

MENU

OPCIONES

SISTEMA

REGISTROS CONSULTAS

SALIDAS

Sistema de Gestión de Bienes de la facultad de

Ingeniería Industrial

OPCIONES


FIGURA Nº 12 DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE LOS DATOS QUE SE INGRESARAN

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan Figura 12.Tipos de Documentos son los datos que manipulan en el

área administrativa de la facultad de Ingeniería Industrial , como las guías

de remisión, solicitud de suministro y el kardex donde se registran los

movimientos de los productos de entrada y salida.

FIGURA Nº 13 DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE LA MANERA DE COMO BUSCAR Y

CONSULTAR LOS PRODUCTOS EN EL SISTEMA


CONSULTA

INFORME

SISTEMA

REGISTROS ENTRADAS

SALIDAS

CONSULTA DE DATOS

Guía Remisión

Solicitud de Suministro

Kardex

REGISTRAN MOVIMIENTOS

TIPOS DE DOCUMENTOS

REGISTRO


Figura 13.-Consulta en esta opción tendremos el proceso de

búsqueda de algún producto sea su ingreso su salida o ambos realizados

en el kardex, se lo hará de una manera ordenada ágil y eficaz en el

sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial.

Diseño Lógico: Modelo Entidad Relación

Esta etapa es una descripción de la arquitectura de la base de datos

que vamos a crear en el cual almacenaremos los datos de nuestro

sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial.

FIGURA Nº14



Figura Nº15.-Modificaciones o actualizaciones se describe de una

manera específica cuales son las tablas que se podrán modificar corregir

y actualizar datos en caso de errores al momento de ingresar productos

existentes, en este mapa, se visualiza que datos serán modificados en las tablas inventario, proveedor, solicitantes.


Figura Nº16.-Modificaciones o Actualizaciones se describe las

actualizaciones en las tablas guía de remisión, detalle guía remisión,

solicitud de suministro, detalle de solicitud de suministro al momento de

ingresar datos.


Diseño Físico: Modelo Entidad Relación

Se obtendrá a partir del modelo Lógico y es una descripción de la

implementación de la base de datos, lo cual incluirá la estructura de

almacenamiento de datos.

CUADRO Nº 17 TABLA USUARIOS

CAMPO TIPO NULO PREDETERMINADO idUsuario SMALLINT NO

nick CHAR (45) NO

password VARCHAR(45) NO

kardex VARCHAR(1) NO

proveedor VARCHAR(1) NO

solicitante VARCHAR(1) NO

Ingreso_com VARCHAR(1) NO

Egreso_com VARCHAR(1) NO

com_obsoletas VARCHAR(1) NO

categoria VARCHAR(1) NO

inventario VARCHAR(1) NO

gestión_user VARCHAR(1) NO Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

CUADRO Nº 18 TABLA INVENTARIO

CAMPO TIPO NULO PREDETERMINADO idinventario INT NO

descripcion VARCHAR(45) NO

fisico INT NO

medidas VARCHAR(45) NO

ubicacion VARCHAR(45) SI NULL

subcategoria SMALLINT NO Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan


CUADRO Nº 19 TABLA SUB-CATEGORIA

CAMPO TIPO NULO PREDETERMINADO idSub_categoria SMALLINT NO

descripcion VARCHAR(45) NO

categoria SMALLINT NO Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

CUADRO Nº 20 TABLA CATEGORIA

CAMPO TIPO NULO PREDETERMINADO idecategoria SMALLINT NO

descripcion VARCHAR(45) NO Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

CUADRO Nº 21 TABLA CORTE

CAMPO TIPO NULO PREDETERMINADO idcorte BIGINT NO

año TINYINT NO

cantidad INT SI NULL

producto INT SI NULL Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

CUADRO Nº 22 TABLA PROVEEDOR

CAMPO TIPO NULL PREDETERMINADO id SMALLINT NO

Nombre VARCHAR(45) NO

Teléfono VARCHAR(45) SI NULL

Dirección VARCHAR(45) SI NULL


Ruc VARCHAR(20) SI NULL Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

CUADRO Nº 23 TABLA GUIA_REMISION

CAMPO TIPO NULL PREDETERMINADO idGuia_Remision BIGINT NO

numero_guia BIGINT NO

fecha DATETIME NO

usuario SMALLINT NO

proveedor SMALLINT NO Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

CUADRO Nº 24 TABLA DET_GUIA_REMISION

CAMPO TIPO NULL PREDETERMINADO

idDet_Guia_Remision BIGINT NO

Guía_Remision BIGINT SI NULL

inventario INT SI NULL

cantidad SMALLINT NO

saldo SMALLINT NO


CUADRO Nº 25 TABLA SOLICITANTE


id SMALLINT NO


Nombre VARCHAR(45) NO

Departamento VARCHAR(45) SI NULL Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

CUADRO Nº 26 TABLA SOLICITUD_SUMINISTRO


idSolicitud_Suministro BIGINT NO

numero_solicitud BIGINT NO

fecha DATETIME NO

Usuario SMALLINT NO

Solicitante SMALLINT NO


CUADRO Nº 27 TABLA DET_SOLICITUD_SUMINISTRO


idDet_Solicitud_Suministro BIGINT NO

Solicitud_Suministro BIGINT SI NULL

Inventario INT SI NULL

cantidad SMALLINT NO

saldo SMALLINT NO



CUADRO Nº 28 TABLA GUIACOMPUTADORA


idguiacomputadora INT NO

serieEquipo VARCHAR(45) SI NULL

serieMonitor VARCHAR(45) SI NULL

serieTeclado VARCHAR(45) SI NULL

serieMouse VARCHAR(45) SI NULL

serieImpresora VARCHAR(45) SI NULL

serieProyector VARCHAR(45) SI NULL

marca VARCHAR(35) NO

Det_Guia_Remision BIGINT NO


CUADRO Nº 29 TABLA SOLICITUDCOMPUTADORA


idSolicitudComputadora INT NO

ubicacion VARCHAR(50) NO


Det_solicitud_Suministro BIGINT NO


CUADRO Nº 30 TABLA COMPUTADORAOBSOLETA

CAMPO TIPO NULL PREDETERINADO

idcomputadoraObsoleta INT NO

razon VARCHAR(145) NO

fecha DATE NO

ubicacion VARCHAR(50) SI NULL


3.7.4 Definición de estándares

El objetivo de esta etapa es de unificar los nombres a utilizar en el

sistema y que permita así una mayor facilidad al momento de registrar y

dar mantenimiento y en la búsqueda de información, se presentara la

siguiente estandarización y formato.

Formato para el almacenamiento de información Se guardara la información con la característica correspondiente a lo

que se requiere para así garantizar un respaldo seguro y efectivo.


Formato de nombre de la base de datos XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Nombre de la Base de Datos

Nombre del Sistema Nombre de la base de datos Base de Datos: Gestionador

Nombre del sistema

C:// Raíz

Base de Datos

Registro Consultas Respaldos Aplicación (Ambiente: Trabajó, Prueba, Desarrollo)

CUADRO Nº31 NOMBRE DEL SISTEMA

DESCRIPCION NOMBRES DEL SISTEMA

SISTEMA DE GESTIÒN DE

BIENES DE LA FACULTAD

INGENIERÌA INDUSTRIAL

SGBFII


SGBFII – Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad Ingeniería Industrial


Nombre de la tablas XXX XX XXXXXXXX 99 # Secuencia de la Tabla Nombre Mnemónico de la Tabla

Tipo de Tabla H = Histórico

M = Muestra

C = Cabecera

D = Detalle

P = Parámetros

T = Temporal

Identificador del Sistema (SGBFII)

Ejemplo: Usuario

Nombre de campos

XXX 99 XXXXXX

Nombre Mnemónico del Campo # Secuencial de la tabla

Identificador del sistema (SGBFII)


Ejemplo: Nick

Nombre de los formularios XXX X XXXXXX

Nombre Descriptivo Tipo de Formulario

I = Ingreso

C = Consultas

O = Opciones

M = Modificación

E = Eliminación

Identificador del sistema (SGBFII) Nombre de los controles XXX XXXXXXXXXX

Nombre Mnemónico de su Función

Prefijo de Control

CUADRO Nº 32

NOMBRE DE LOS ACTIVOS

Objeto Prefijo

Text Box txt

Combo Box cbx

Button btn

Label lbl


Check Box chk

Radio Button rdb

Group Box gbx

Picture Box pbx

List View liv Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

Formato procedimientos y funciones

X XXX XXXXXXXXXXX XXXXX

Nombre descriptivo

Ámbito del Procedimiento Agregar Eliminar Modificar Consultar Identificador del Procedimiento / Función

Formato de nombres de reportes

XXX XXX XXXXXX

Nombre descriptivo

Indicador tipo de forma

Identificador del Sistema

Abreviación del sistema (SGBFII)


3.7.5 Descripción de las tablas















3.7.6. Fase de Construcción

Se construirá bajo la supervisión del asesor en un lapso de seis

meses, recopilando toda la información de los procesos que realicen en el

área administrativa, además se deberá hacer un modelo idéntico de los

documentos que maneja el área para hacer al sistema más eficiente tales

como :

GUÍA DE REMISIÓN

Consiste en una lista de productos que se entrega a la Facultad de

Ingeniería Industrial para así tener el control de entrada

Solicitud de Suministro archivos de Excel Solicitud de mantenimiento y/o reparación de bienes n° 001

Departamento: FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL

Fecha: Guayaquil, Marzo 7 del 2013

Nombre de los equipos y/o bienes: Mantenimiento de 117

acondicionadores de aire.


CANT DESCRIPCION MARCA MODELO SERIE INVENTARIO

1 Acondicionador de aire tipo ventana

PANASONIC CW-

C240SP 144132275

3 2,500,116


PANASONIC CW-

C240SP 144131807

5 2,500,809


PANASONIC CW-

C240SP 144131646

8 2,501,061


PANASONIC CW-

C240EP 147700119

1 2,500,203


PANASONIC CW-

XC240EP 147870545

3 2,500,539


PANASONIC CW-

C240EP 147700147

2 2,500,211


PANASONIC CW-

C240EP 147700628

8 2,500,827


PANASONIC CW-

C240EP 147700614

6 2,500,529


CARRIER WRCAR2

43R 101436090

0043 S/N


FEDDERS 1FY324N

7B AT251379X S/N


FEDDERS 1FY324N

7B GS027767X S/N


FEDDERS 1FY324N

7B MS045978X 2,502,308

En el siguiente formato se registra las salidas de los productos sea por

daño o por pedidos

3.7.7. Fase de Implementación

Se implementará como un medio eficiente para lograr y crear el

sistema de control de bienes en la Facultad de Ingeniería Industrial, contando con los procesos de recolección de información, análisis,


diseño, y desarrollo para poder llegar a una herramienta útil y eficaz de un

mayor control y fácil búsqueda de información.

Se realiza las correspondientes capturas del Sistema de Gestión de

Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial para visualizar:

1. Pantalla de acceso al sistema Ingreso al sistema mediante un Nick y contraseña que nos es otorgado

El administrador lo cual regula el acceso para manipular el registro dentro

del sistema.

2. Menú del sistema

Muestra el menú del sistema con sus diferentes opciones para realizar

diferentes gestiones como ingresar proveedores, solicitantes o hacer

algún movimiento de producto además podemos apreciar una dinámica

consulta de información tales como proveedores, usuarios además nos

muestra los permisos otorgados por el administrador a los diferentes

usuarios se utiliza esto para mayor seguridad e evitar así alguna perdida

de información por algún error del usuario.


3. Menú ingreso - Opción inventario

En esta opción se puede ingresar un producto que cuenta con

opciones visibles como guardar modificar entre otros también su ubicación

y podemos editarlas en caso que exista un error como también las

categorías del sistemas ya que se dividen según su categoría ejemplo

Marcador es un producto de oficina junto a su sub-categoría accesorio de

oficina... en este formulario podemos llamar directamente a la opción de

agregar categoría sin necesidad de escoger en el menú la categoría.


4. Agregar solicitantes

En esta opción se registra agrega y busca al solicitante de suministros

es decir al que pide el producto para su departamento como los productos

tales como plumas, carpetas etc… también tenemos la opción de

búsqueda para así optimizar al solicitante a encontrar como las opciones

anteriores tenemos para modificar guarda y eliminar de la base de datos.

5. Menú ingreso opción gestión de usuarios sistema

En esta opción se puede agregar y otorgar los permisos para la

manipulación del sistema es decir permitiendo hacer las debidas

funciones otorgadas al nuevo usuario para así hacer al sistema más

seguro al cuanto al manejo de información.


6. Menú ingreso opción gestión de usuarios sistema otorgando perdpermisos

En el respetivo formulario se puede visualizar como se darán los

permisos al respectivo usuario creado para que así pueda tener acceso al

sistema y manipular las opciones que el administrador le otorgué de

acuerdo a las necesidades requeridas por la persona que lo solicita, con

esta opción se manipulara los datos con mayor seguridad en alguna

perdida de información.

7. Menú ingreso opción categorías y sub-categorías sistema

En esta opción se puede agregar las categorías correspondientes,

también se las puede editar desde la opción agregar inventario este sería

otro método más sencillo de poder ingresarlas aquí creara las categorías

que no están registradas con su respectiva sub-categoría lo cual conlleva

a una mejor solución de búsqueda cuando el sistema tenga los datos

ingresados a su totalidad.


8. Menú ingreso opción proveedores sistema

En esta opción se puede agregar los proveedores también podemos

modificarlos, guardar, eliminar y buscar a dicho proveedor así una manera

más óptima de ver la información de la base de datos.

9. Transacciones o movimientos opción registro kardex sistema

En esta opción se puede hacer el movimiento es decir ingresar cuanto

producto llegan con su respectiva guía de remisión o en otra opción la

solicitud de suministro que es las herramientas o productos del personal,

también como la búsqueda de los proveedores o solicitantes como se

puedo apreciar en los botones de búsqueda.


10. Transacciones o movimientos opción registro kardex sistema jkukbotón modificar/buscar

En esta opción se puede hacer cambios a movimiento ya ingresado,

como también consultar o buscar alguna guía o solicitud haciendo mucho

más eficiente al sistema, se podrá observar cuantos productos ingresan

en esa guía de remisión o solicitud de suministros al momento de

registrarlo se lo hace con el número del mismo documento además cuenta

con la búsqueda de los proveedores o solicitantes ya registrados y si es el

caso con el registro inmediato de algún nuevo proveedor o solicitante.


11. Menú transacciones o movimientos ingreso de computadoras kjkkjsistema

En el siguiente formulario visualizado se registra las computadoras que

ingresan, se efectúa de esta forma ya que los equipos o accesorios tiene

un registro único que vienen con un número de serie de fábrica, esta

ventana solo registrara el ingreso así como la búsqueda por serie para

aso poder saber en qué lugar estará dicho artículo así como también

quien hizo el pedido con esto se podrá llevar un mayor control al momento

de algún inventario, además muchos de los objetos antes mencionados

son costosos por ende es que se tiene en mayor control y muchos de

estos artículos son para uso de la Facultad de Ingeniería Industrial .


12. Menú transacciones o movimientos egreso de computadoras kjkk sistema

Se registra todas las computadoras y accesorios la cual salen o hacen

movimiento es decir en el destino que se pondrán a usar, se ara de esta

forma ya que los equipos o accesorios tiene un registro único, que vienen

con un número de serie de fábrica, esta ventana solo registrara el egreso

así como la búsqueda por serie además podremos ver que suministro

esta egresado o cual está en bodega.


13. Menú transacciones o movimientos registro de computadoras kjkhobsoletas sistema

Se registra todas las computadoras y accesorias dañados, se hará de

esta forma ya que los equipos o accesorios tiene un registro único ya que

vienen con un número de serie de fábrica, esta ventana solo registrara el

informe de cada computadora o accesorio dado de baja o dañado así

como la búsqueda por serie además podremos ingresar el motivo del

daño.

obsoletas sistema


14. Menú consultas movimiento de inventario (kardex) sistema

En esta opción se puede consultar tantos los ingresos como lo egresos

y el saldo mediante una búsqueda por fecha y por el código del producto

como se puede apreciar en la ventana capturada además tenemos la

opción de exportar que sirve para guardar todo los registros en Excel y

también la opción de imprimir de esta manera se agilizara la consulta del

movimiento de determinado artículo.


15. Menú ingreso computadora sistema En esta opción se puede consultar tantos los ingresos de las

computadoras de la universidad como antes fue mencionado se lo hace x

unidad ya que tiene un registro único y se lo puede hacer desde un

equipo completo hasta un accesorio, aquí también encontramos la opción

de exporta los registro a Excel y también la impresión de los registro de la

tabla.


16. Menú egreso computadora sistema

En esta opción se puede consultar tantos los egreso de las

computadoras de la universidad como antes fue mencionado se lo hace x

unidad ya que tiene un registro único y se lo puede hacer desde un

equipo completo hasta un accesorio, aquí también se encuentra la opción

de exporta los registro a Excel y también la impresión de los registro de la

tabla.

17. Menú computadora dañadas sistema

En esta opción se puede consultar las computadoras dañadas o dadas

de baja de la universidad como se mencionó se lo hace x unidad ya que

tiene un registro único y se lo puede hacer desde un equipo completo

hasta un accesorio, aquí también encontramos la opción de exporta los

registro a Excel y también la impresión de los registro de la tabla.


3.8 . Planificación


CAPITULO 4

ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS

4.1 Preparación de los datos Los resultados presentados a continuación fueron obtenidos de las

debidas entrevistas realizadas al personal administrativo de la Facultad de

Ingeniería industrial.

CUADRO # 33 TABLA DE PROCENTAJES DE LAS ENCUESTAS REALIDAS

PREGUNTA Nº1

PREGUNTA Nº2 PREGUNTA Nº3

PREGUNTA Nº4

SI% 90,5 94,5 89,3 94

NO % 9,5 5,5 10,7 6 TOTAL%

100 100 100 100

CUADRO # 34 TABLA DE PROCENTAJES DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS

En las tablas anteriores se demuestra los resultados de cada una de

las encuestas que se realizó al personal administrativo de la facultad de

Ingeniería Industrial.

PREGUNTA Nº5

WEB% 3 DE ESCRITORIO% 97

TOTAL% 100



Análisis y Discusión de Resultados 90

4.2 Análisis de los datos

FIGURA Nº17 ANALASIS CAMPO-FUERZA

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan Detalle de análisis campo – fuerza En la Figura nº17 se detalla todo lo que se puede recopilar para lograr

el mejoramiento de dicho problema, lo que permitió identificar las fallas

para poderlos resolver.

Se Menciona lo que favoreció a corregir en el proceso, como fueron

las guías permitiendo así conocer los proveedores que le entregan los

suministros requeridos a la facultad de Ingeniería Industrial de la

Universidad de Guayaquil, así como también el modelo de solicitud de

suministro que son documentos para realizar pedidos a los diferentes

departamentos y laboratorios, fueron de un herramienta fundamental para

identificar los problemas, además la explicación de cómo se lleva el corte

anual del movimiento de los productos.

Documentación entregada por proveedores y solicitantes Falla determinada

Procesos contribuyentes

- Documentación de guías

- Documentación solicitudes

- Registro de Excel - Informes de corte anual - Registro de

computadoras - Registro de accesorios - Archivos de registro de

Procesos de impedimento

- Explicación de procesos confusa

- Sin registro de computadoras dadas de baja

- Falta de registro de los solicitantes


0

2

4

6

8

10

12

FRECUENCIAS PORCENTAJES

SI

NO

TOTAL

Encuestas realizadas

1. ¿Considera usted que se debe implementar un Sistema para llevar el control de Activos en la Facultad de Ingeniería Industrial?

CUADRO Nº 35 PREGUNTA Nº 1

ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES SI 8 80% NO 2 20% TOTAL 10 100%


FIGURA N°18

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan Análisis e interpretación del gráfico La mayoría de los encuestados dieron como respuesta un rotundo si,

para que se implemente el sistema que permitirá mejorar el

procedimiento que se lleva a cabo en la actualidad.

PREGUNTA Nº 1


0

20

40

60

80

100

120


SI

NO

TOTAL

2. ¿El procedimiento actual le permite llevar un rápido control de las existencias en bodega?

CUADRO N°36

PREGUNTA Nº 2

ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES

NO 1 10%

SI 9 90%

TOTAL 10 100% Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan

FIGURA N°19


Análisis e interpretación del gráfico El personal administrativo demostró que el procedimiento que se lleva

que no es eficiente, rápido y de fácil acceso, haciendo evidente la

necesidad de un Sistema de Gestión de bienes.

PREGUNTA Nº 2


0

20

40

60

80

100

120


SI

NO

TOTAL

3. ¿Considera usted que se toma demasiado tiempo al momento de consultar información de algún documento?

CUADRO N°37 PREGUNTA Nº 3


NO 3 30%

SI 7 70%


FIGURA N°20

Análisis e interpretación del gráfico

En esta pregunta la mayoría de los encuestados están de acuerdo en

que el tipo de búsqueda o consulta de algún documento que soliciten para

verificar información es tardío demostrando asa otro punto a cubrir por el

sistema.

PREGUNTA Nº 3



0

20

40

60

80

100

120


SI

NO

TOTAL

4. ¿Cree usted que existe un exceso de archivos de Excel que contengan información de movimientos de un solo activo?

CUADRO N°38 PREGUNTA Nº 4


NO 1 10%

SI 9 90%


FIGURA N°21 PREGUNTA N° 4

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan Análisis e interpretación del gráfico La mayoría de los encuestados dio por respuesta que sí, porque se le

complica al momento de una búsqueda.


0

20

40

60

80

100

120


WEB

DE ESCRITORIO

TOTAL

5. ¿En qué plataforma consideraría usted que debería ser implementado el Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial?

CUADRO N°39


FIGURA N°22 PREGUNTA N°5


Análisis e interpretación del gráfico

La mayoría de los encuestado dijo que si a la aplicación de escritorio,

por la inestabilidad del internet, por esta razón optaron por la aplicación

de escritito que servirá para que se puedan comunicar entre usuarios y la

facultad de Ingeniería Industrial.


WEB 1 10 DE ESCRITORIO 9 90

TOTAL 10 100

PREGUNTA Nº 4


4.3 Comprobación de la hipótesis

La entrevista realizada al personal administrativo cree que la

Implementación de un sistema de gestión de bienes de la Facultad de

Ingeniería Industrial permite mejorar los procesos actuales y la forma de

mantener la información facilitando la búsqueda y un ordenamiento de

documentos.

4.4 Definición de requerimientos: Recolección de información Esta etapa consiste en recaudar la información pertinente en el área

administrativa de la facultad de Ingeniería Industrial como archivos

informáticos y físicos. Para ello es importante tener presentes las diversas

fuentes que nos pueden ser útiles en la tarea de recabar información para

nuestra investigación.

Una vez localizadas las fuentes de información sobre los sistemas de

gestión y control de activos, procederemos a recopilarlas, para lo cual se

pueden utilizar las técnicas documentales y, en su caso, las de campo.

Esta técnica consiste en extraer, procesar y retener la información en

una ficha, para emplearla en la investigación y así poder noción del

sistema requerido.

También se solicitó e investigó en publicaciones periódicas que

contienen resúmenes de artículos publicados sobre los sistemas de

gestión y control.

La información fue recolectada en base a entrevistas aplicadas a los

directivos, personal administrativo de la Facultad de Ingeniería Industrial,

la misma tuvo como finalidad conocer las causas que originan el problema

de los procesos y manuales y determinar la importancia que tienen los

sistemas de gestión automatizados.


La recolección de la información fue el proceso que se realizó desde el

momento de iniciar la investigación, puesto que esto puso en evidencia

que los sistemas de controles manuales, fueron eficientes en su tiempo,

pero ahora, ya no responden a las necesidades e intereses del control de

activos fijos de la Facultad de Ingeniería Industrial.

Además se aplicó como instrumento un formato de información y su

participación dentro de los procesos de gestión con la finalidad de

determinar las necesidades de los directivos, personal, administrativo, y

comunidad universitaria.

FIGURA Nº 23

DIAGRAMA CONCEPTUAL


ACTIVOS

KARDEX

ADMINISTRADOR DE ACTIVOS PROCESOS

Registra activos

Realizar movimientos

Realiza pedidos

Entrega de pedidos

Actualiza Fisico

CAPITULO 5

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Conclusiones Se seguía una secuencia de actividades con la aplicación de distintas

herramientas que permitieron realizar este trabajo enmarcado en los

lineamientos de ingeniería de software.

En el transcurso de la investigación y recolección de información se

pudieron visualizar los puntos requeridos para facilitar el manejo de la

información .Luego de haber realizado la investigación de las

problemáticas encontradas al área de administración, en la facultad de

Ingeniería Industrial de la universidad de Guayaquil, se llegaron a las

conclusiones que se exponen en los párrafos subsiguientes:

1. Mediante la utilización del marco metodológico se ha identificado

todos los problemas que tiene la facultad como por ejemplo la

búsqueda rápida eficaz de un registro.

2. Mediante la utilización de la metodología RUP, en su fase inicio, se

llevó los reconocimiento de cómo se lleva el registro, movimientos y

que herramientas utilizan para poder hacerlo.

3. El sistema está diseñado bajo plataforma de escritorio, lo cual

permite su acceso desde cualquier parte de la red local, ofreciendo

una mayor facilidad a los usuarios al momento de hacer cualquier

tipo de registró o consulta además cuenta con un administrador el

cual otorga permisos para manipular la información.

Conclusiones y Recomendaciones 99

3. El desarrollo del sistema satisface las necesidades y requerimientos

de las secciones, ya que mejora el control en los procesos de envió,

recepción y seguimiento de solicitudes realizadas por los usuarios

también la búsqueda de registro y la administración de usuarios para

que puedan manipular el sistema.

5.2 Recomendaciones

Con el objetivo de obtener una buena interacción entre la nueva

aplicación y el usuario se deben tomar en consideración ciertas

recomendaciones y sugerencias que garanticen la efectividad de los

procesos u operaciones. Entre ellas se pueden mencionar:

1. La implantación del sistema mediante un plan paulatino y conciso

para mejorar la recepción y afinación del mismo.

2. Capacitación para el personal, y la adquisición de nuevos equipos

para el uso correcto del sistema de Gestión de Bienes de la

Facultad de Ingeniería Industrial.

3. El entendimiento del sistema de cómo funciona junto con sus

procesos y consultas para garantizar la perfecta manipulación del

sistema.

4. Realizar una campaña que dé a conocer el nuevo sistema y el

usuario se acceda y comprenda el funcionamiento.

5. Investigar y estar al tanto de algún cambio que se pueda o deba

realizar al nuevo sistema.

6. Establecer un plan de aprendizaje a los usuarios para el uso y

operación del sistema, indicándole las responsabilidades y

funciones que deben cumplir.

4.

ANEXOS

Anexos 101

En el grafico anterior se muestra el diagrama entidad relación que

permite visualizar el modelo que tendrá nuestra base de datos donde la información se guardara, además visualizamos sus relaciones entre sí.

ANEXOS

En el grafico anterior se muestra el diagrama entidad relación que permite

visualizar el modelo que tendrá nuestra base de datos donde la información se

guardara, además visualizamos sus relaciones entre sí, como los nombres de

los datos y los caracteres que lleva la base de datos.

ANEXO N° 1 DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓN

Anexos 102

ANEXO N° 2 ENCUESTA

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL

CARRERA DE LIC. EN SISTEMAS DE INFORMACION

ENCUESTA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO

PERSONA ENTREVISTADA:

__________________________________________________

1. ¿Considera usted que se debe implementar un Sistema para llevar el control de Activos en la Facultad de Ingeniería Industrial?

( ) SI

( ) NO

¿Por qué?

_________________________________________________________

2. ¿El procedimiento actual le permite llevar un rápido control de las existencias en bodega?

( ) SI

( ) NO

¿Por qué?

_________________________________________________________

3. ¿Considera usted que se toma demasiado tiempo al momento de consultar información de algún documento?

( ) SI

( ) NO

¿Por qué?

Anexos 103

4. ¿Cree usted que existe un exceso de archivos de Excel que contengan información de movimientos de los activos?

( ) SI

( ) NO

¿Por qué?

_________________________________________________________

5. ¿En qué plataforma consideraría usted que debería ser implementado el Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial?

( ) WEB

( ) DE ESCRITORIO

¿Por qué?

_________________________________________________________

____________________________

FIRMA DEL ENTREVISTADO

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diagrama-de-campo-de-fuerzas/

Documents

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/12967/1/FRANCO...3 Tabla RUP 26 4 Artefactos 27 5 Caso de uso N 1. Procedimiento Gen erales 32 6 Caso