UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/42543/1/TESIS-DISEÑO-DE-MA… · Nosotras, GUERRERO MUÑOZ CONNY ANDREA, CI# 1206868448 y TINOCO

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL

TÍTULO:

Diseño de manual de procedimientos para el control interno de empresa DISEÑO Y

CONSTRUCCIONES F.CH. S.A

AUTORES:

Guerrero Muñoz Conny Andrea

Tinoco Loaiza Kerly Dayanara

TUTOR:

MGS. López Bermeo Remberto.

PALABRAS CLAVE:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS,

ORGANIZACIONAL, CONTROL INTERNO.

GUAYAQUIL, MARZO 2019

I

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO: DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL INTERNO DE EMPRESA

DISEÑO Y CONSTRUCCIONES F.CH. S. A

AUTOR(ES)

(apellidos/nombres):

GUERRERO MUÑOZ CONNY ANDREA TINOCO LOAIZA KERLY DAYANARA

REVISOR(ES)/TUTOR(ES)

(apellidos/nombres):

MGS. LOPEZ BERMEO REMBERTO

INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

UNIDAD/FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

MAESTRÍA/ESPECIALIDAD: CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL

GRADO OBTENIDO: TERCER NIVEL

FECHA DE PUBLICACIÓN: Marzo 2019 No. DE PÁGINAS: 128

ÁREAS TEMÁTICAS: ESTUDIO DE CASO

PALABRAS CLAVES/

KEYWORDS:

Manual de procedimientos, control interno, empresa constructora, sistema

organizacional.

RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): La empresa Diseño y Construcciones F.CH. S.A es constituida el 25 de noviembre del 2010 en el

cantón de Santa Rosa provincia de El Oro. El Sr. Fausto Rodrigo Chávez Valarezo y la Sra. Elva Judith Valarezo son quienes constituyeron la compañía. La

empresa presenta proyectos en el desarrollo de productos inmobiliarios, utilizando la tecnología necesaria con el fin de entregar productos de calidad. En

este estudio se presentará el análisis de la empresa Diseño y Construcciones F.CH. S.A para el diseño de un manual de procedimientos que facilite el control

interno y mejore procesos. Se analizará la logística, los requisitos para su constitución, su desempeño administrativo y la utilización de los recursos de la

empresa y se examinará la situación actual en la empresa para así definir las estrategias a emplear para dar solución a la problemática. Se recolectará la

información necesaria utilizando herramientas como la observación, encuestas y entrevistas, para la elaboración de estrategias que serán implementadas en

el manual, para así solucionar la problemática. El manual de procedimientos es una herramienta que se espera que sirva como guía para el correcto

funcionamiento de los distintos departamentos, y que junto a las técnicas de control interno implementados se empiece a realizar procesos administrativos

que permitan que la compañía mejore su rendimiento y el cumplimiento de sus objetivos.

ADJUNTO PDF: SI NO

CONTACTO CON AUTOR/ES: Teléfono: 0982909313 0993839237

E-mail: [email protected] [email protected]

CONTACTO CON LA

INSTITUCIÓN:

Nombre: Universidad de Guayaquil

Teléfono: (04) 2391004

E-mail:

X

II




CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiendo sido nombrado REMBERTO LOPEZ BERMEO, tutor del trabajo de titulación certifico

que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por GUERRERO MUÑOZ CONNY

ANDREA, CI# 1206868448 y TINOCO LOAIZA KERLY DAYANARA, CI# 0704279884, con

mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de Ingeniero

Comercial.

Se informa que el trabajo de titulación: DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

EL CONTROL INTERNO DE EMPRESA DISEÑO Y CONSTRUCCIONES F.CH. S.A, ha

sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio Urkund quedando el

1% de coincidencia.

https://secure.urkund.com/view/45890311-600910-

726019#q1bKLVayijbQMdQx0jGO1VEqzkzPy0zLTE7MS05VsjLQMzAwNjOzMDY0NTc2NT

AzM7AwqwUA

REMBERTO LOPEZ BERMEO

C.I. 0903800746

https://secure.urkund.com/view/45890311-600910-726019#q1bKLVayijbQMdQx0jGO1VEqzkzPy0zLTE7MS05VsjLQMzAwNjOzMDY0NTc2NTAzM7AwqwUA



III




Guayaquil, 25 de febrero de 2019

EC. JORGE CHABUSA VARGAS, MSC

DIRECTOR (E) CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL



Ciudad. -

De mis consideraciones:

Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación

DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL INTERNO DE

EMPRESA DISEÑO Y CONSTRUCCIONES F.CH. S.A del (los) estudiante (s)

GUERRERO MUÑOZ CONNY ANDREA y TINOCO LOAIZA KERLY DAYANARA,

indicando ha (n) cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:

El trabajo es el resultado de una investigación.

El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.

El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.

El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.

Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del

trabajo de titulación con la respectiva calificación.

Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines

pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de

revisión final.

Atentamente,

______________________________________

MSC. REMBERTO LOPEZ BERMEO

C.I. 0903800746

IV




LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA

PARA EL USO NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO

ACADÉMICOS

Nosotras, GUERRERO MUÑOZ CONNY ANDREA, CI# 1206868448 y TINOCO

LOAIZA KERLY DAYANARA, CI# 0704279884, certifico que los contenidos desarrollados en

este trabajo de titulación, cuyo título es “DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA EL CONTROL INTERNO DE EMPRESA DISEÑO Y CONSTRUCCIONES F.CH.

S.A” son de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO

ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E

INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso

no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil,

para que haga uso del mismo, como fuera pertinente

______________________________ ______________________________ GUERRERO MUÑOZ CONNY ANDREA TINOCO LOAIZA KERLY DAYANARA

CI. 1206868448 CI. 0704279884

Correo: [email protected] Correo: [email protected]

*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial n. 899 -

Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros

educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores

técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado

de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos

académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos

patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no

exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

V




DEDICATORA

Dedicamos este trabajo a nuestros padres,

quienes han sido nuestra principal inspiración

para seguir a lo largo de estos años de estudio,

quienes con sus sabios consejos, paciencia y

amor nos han motivado a concluir lo que

empezamos, no solo en nuestra área académica,

sino en cada momento y situación de nuestras

vidas, dándonos su apoyo incondicional.

VI




AGRADECINIENTO

Agradecemos de forma sincera

principalmente a Dios, quien nos ha infundido

fuerza, valor y amor en esta etapa de nuestras

vidas, de nuevo a nuestros padres y hermanas,

quienes han estado animándonos desde el

primer día, a nuestros amigos cercanos. A la

Universidad de Guayaquil por abrirnos sus

puertas y cada uno de los docentes, quienes

con sus conocimientos nos han guiado,

formado y motivado a continuar.

VII




“TÍTULO DEL TRABAJO DE TITULACION REALIZADO”

AUTORES:

GUERRERO MUÑOZ CONNY ANDREA

TINOCO LOAIZA KERLY DAYANARA

TUTOR: MGS. LOPEZ BERMEO REMBERTO

RESUMEN

La empresa Diseño y Construcciones F.CH. S.A es constituida el 25 de noviembre del 2010 en el

cantón de Santa Rosa provincia de El Oro. El Sr. Fausto Rodrigo Chávez Valarezo y la Sra. Elva Judith

Valarezo son quienes constituyeron la compañía. La empresa presenta proyectos en el desarrollo de

productos inmobiliarios, utilizando la tecnología necesaria con el fin de entregar productos de calidad. En

este estudio se presentará el análisis de la empresa Diseño y Construcciones F.CH. S.A para el diseño de

un manual de procedimientos que facilite el control interno y mejore procesos. Se analizará la logística,

los requisitos para su constitución, su desempeño administrativo y la utilización de los recursos de la

empresa y se examinará la situación actual en la empresa para así definir las estrategias a emplear para dar

solución a la problemática. Se recolectará la información necesaria utilizando herramientas como la

observación, encuestas y entrevistas, para la elaboración de estrategias que serán implementadas en el

manual, para así solucionar la problemática. El manual de procedimientos es una herramienta que se

espera que sirva como guía para el correcto funcionamiento de los distintos departamentos, y que junto a

las técnicas de control interno implementados se empiece a realizar procesos administrativos que

permitan que la compañía mejore su rendimiento y el cumplimiento de sus objetivos.

Palabras clave: Manual de procedimientos, control interno, empresa constructora, sistema

organizacional.

VIII




“TITLE OF WORK OF TITULATION CARRIED OUT”

AUTHORS:

GUERRERO MUÑOZ CONNY ANDREA

TINOCO LOAIZA KERLY DAYANARA

ADVISOR: MGS. LOPEZ BERMEO REMBERTO

ABSTRACT

The company Diseño y Construcciones F.CH. S.A is constituted on November 25, 2010 in the

canton of Santa Rosa province of El Oro. The company was formed for Mr. Fausto Rodrigo Chávez

Valarezo and Mrs. Elva Judith Valarezo. This business develops real estate products, like houses,

condominiums, using the necessary technology in order to deliver quality products. In this study will be

analyzed the company Diseño y Construcciones F.CH. S. A for the design of a procedure manual that

facilitates internal control and improves processes. The logistics, the requirements for its constitution, its

administrative performance and the use of the company's resources will be analyzed and the current

situation in the company will be examined in order to define the strategies to be used to solve the

problem. The necessary information will be collected using tools such as observation, surveys and

interviews, for the elaboration of strategies that will be implemented in the manual, in order to solve the

problem. The procedures manual is a tool that is expected to serve as a guide for the proper functioning of

the different departments, and that together with the internal control techniques implemented,

administrative processes are started to allow the company to improve its performance and compliance of

objectives.

Keywords: Procedures manual, internal control, construction company, organizational system.

IX




TABLA DE CONTENIDO

DEDICATORA...............................................................................................................................V

AGRADECINIENTO ................................................................................................................... VI

RESUMEN .................................................................................................................................. VII

ABSTRACT ................................................................................................................................VIII

TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................... IX

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 1

DESARROLLO .............................................................................................................................. 5

1. MARCO TEÓRICO................................................................................................................ 5

1.1 Situación de la construcción en el Ecuador .................................................................. 5

1.1.1. La evolución de la Industria Constructora .................................................................... 6

1.1.2. Instituciones que ofrecen los mejores créditos hipotecarios en Ecuador ..................... 9

1.1.3. Demografía y economía de la provincia de El Oro ................................................. 15

1.2 Fundamentos Teóricos ................................................................................................ 17

1.3 Situación actual de la empresa .................................................................................... 24

1.3.1 Historia de la empresa “Diseño y Construcción F.CH.” ......................................... 25

1.3.2 Localización geográfica .......................................................................................... 25

1.3.3 Estructura jurídica ................................................................................................... 26

1.3.4 Capital Social .......................................................................................................... 26

1.3.5 Servicios de la empresa “Diseño y Construcción F.CH.” ....................................... 26

1.3.6 Principales clientes y proveedores .......................................................................... 26

1.3.7 Disponibilidad de recursos ...................................................................................... 28

1.3.8 Estructura Organizacional de la empresa “Diseño y Construcción F.CH.” ............ 29

1.3.9 Aspectos estratégicos .............................................................................................. 29

1.3.10 Foda de la empresa Diseño y Construcciones F.CH.” ............................................ 30

X




1.3.10.1 FODA resumen. .................................................................................................. 33

2. EL MARCO METODOLÓGICO ......................................................................................... 36

2.1. Tipo de investigación.................................................................................................. 36

2.4 Métodos ...................................................................................................................... 37

2.5 Técnicas e Instrumentos de la investigación .............................................................. 37

2.4. Población y muestra.................................................................................................... 38

3. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS ........................................................ 39

4. PROPUESTA ........................................................................................................................ 54

4.1. Organigrama de la Empresa ....................................................................................... 55

4.2. Perfiles de cargo ......................................................................................................... 56

4.2.1. Gerencia .................................................................................................................. 56

4.2.2. Departamento Administrativo ................................................................................. 57

4.2.3. Departamento de Marketing ................................................................................... 59

4.2.4. Departamento de operación y logística ................................................................... 60

4.3. Diseño del Manual de Procedimientos para Control Interno ..................................... 62

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................. 118

5.1. Conclusiones ............................................................................................................. 118

5.2. Recomendaciones ..................................................................................................... 119

REFERENCIAS .......................................................................................................................... 120

APÉNDICE ................................................................................................................................. 122

XI




LISTA DE FIGURAS

Figura 1.Población de El Oro ...................................................................................................................... 16

Figura 2.Estadística de trabajadores en El Oro ........................................................................................... 16

Figura 3.Clasificación de las PYME, pequeña y mediana empresa ............................................................ 23

Figura 4. Pirámide Empresarial .................................................................................................................. 24

Figura 5. Modelo de organigrama de una empresa constructora media...................................................... 29

Figura 6. FODA de la empresa Diseño y Construcciones F.CH. S.A. ........................................................ 30

Figura 7. Género de trabajadores. ............................................................................................................... 39

Figura 8. Departamentos de la empresa Diseño y Construcción F.CH. S.A ............................................... 40

Figura 9: Tiempo que tiene trabajando en la empresa ................................................................................ 41

Figura 10: ofrece planes de capacitación, adiestramiento, inducción enfocados en su área de trabajo. . 42

Figura 11: La institución cuenta con propuestas que ayudan a mejorar su desempeño laboral. ................ 43

Figura 12: Las tareas asignadas corresponden a las funciones del puesto. ................................................ 44

Figura 13: Realiza sus actividades en el tiempo establecido en el cronograma de actividades. ................ 45

Figura 14: Cree usted que la coordinación de actividades entre los diversos departamentos es la

adecuada. .................................................................................................................................................... 46

Figura 15: Renunciaría a su trabajo en caso de presentarse otra propuesta de trabajo. ............................. 47

Figura 16: Presenta debidamente documentado los gastos ........................................................................ 48

Figura 17: Se ejecutan evaluaciones periódicas dentro del Departamento de Logística. ........................... 49

Figura 18: implementación de un manual de procedimientos. ................................................................... 50

Figura 19: Aceptaría recibir capacitación para la puesta en funcionamiento de un manual de

procedimientos en su cargo. ........................................................................................................................ 51

Figura 20. Organigrama de la empresa. ...................................................................................................... 55

Figura 21. Perfil Gerente general. ............................................................................................................... 56

Figura 22. Perfil Contador. ......................................................................................................................... 57

Figura 23.Perfil Auxiliar Contable.............................................................................................................. 58

Figura 24. Ejecutivo de marketing. ............................................................................................................. 59

Figura 25. Promotor 1 ................................................................................................................................. 60

Figura 26. Promotor 2 y 3. .......................................................................................................................... 61

Figura 27. Diagrama de Flujo ................................................................................................................... 115

Figura 28. Proyecto finalizado y entregado. ............................................................................................. 126

Figura 29. Modelo de interior de la empresa Diseño y construcciones F.CH. S.A. ................................. 127

Figura 30. Modelo de vivienda de la empresa Diseño y construcciones F.CH. S.A ................................ 127

Figura 31.Modelo de vivienda de la empresa Diseño y construcciones F.CH.S.A. ................................. 128

XII




LISTA DE TABLAS

Tabla 1 .......................................................................................................................................... 31

Tabla 2 .......................................................................................................................................... 31

Tabla 3 .......................................................................................................................................... 32

Tabla 4 .......................................................................................................................................... 33

Tabla 5 .......................................................................................................................................... 33

Tabla 6 .......................................................................................................................................... 39

Tabla 7 .......................................................................................................................................... 40

Tabla 8 .......................................................................................................................................... 41

Tabla 9 .......................................................................................................................................... 42

Tabla 10 ........................................................................................................................................ 43

Tabla 11 ........................................................................................................................................ 44

Tabla 12. ....................................................................................................................................... 45

Tabla 13 ........................................................................................................................................ 46

Tabla 14 ........................................................................................................................................ 47

Tabla 15 ........................................................................................................................................ 48

Tabla 16 ........................................................................................................................................ 49

Tabla 17 ........................................................................................................................................ 50

Tabla 18 ........................................................................................................................................ 51

1

INTRODUCCIÓN

En la actualidad las empresas se encuentran en un ambiente dinámico y cambiante el cual

provoca a su vez la necesidad por parte de las empresas de subsistir en el mercado, cuando se

mencionar dichos cambios se refiere a las constantes modificaciones provocadas por una serie de

factores tales como las tecnologías, factores económicos y factores regionales. El sector de la

construcción mantiene un comportamiento cíclico, y a su vez es considerando como uno de los

sectores que generan mayor fuente de empleo tanto de manera directa como indirecta, puesto que

mantiene relación con otros sectores económicos. Es por ello que tales proyectos son

fundamentales, ya que permiten el desarrollo urbano de nuestro país. Esta industria ha reflejado

un crecimiento notorio en los últimos años, lo cual es beneficioso para el país, pero a su vez es

necesario identificar y aplicar una serie de condiciones exigidas por el mercado y el gobierno,

además de mantenerse constantemente actualizados, identificando las diversas posibilidades y

facilidades ofrecidas por los distintos organismos financieros. El presente trabajo se enfoca en el

diseño de un manual de procedimientos para dar solución a los principales problemas de la

empresa Diseño y Construcción F.CH. S.A. Entre ellos, la falta de comunicación entre los

departamentos de la organización lo que causa contratiempos, a su vez se tienen inconvenientes

referentes a la asignación de tareas y funciones dentro de los departamentos, por consecuencia

sobrecargo de actividades y confusión de puestos. Esta problemática afecta negativamente al

recurso humano bajando los niveles de eficiencia, de eficacia y maximización de recursos, como

es el factor tiempo ya que no podrá cumplir con el lapso estipulado para la realización de

actividades previamente asignadas, esto trae consigo presión, desmotivación y frustración para el

trabajador. Por consiguiente, la empresa no tiene el rendimiento organizacional óptimo que se

espera.

2

Considerando que la empresa Diseño y Construcción F.CH. S.A. está en constante

crecimiento, no está exenta a que se generen retrasos en la entrega de los proyectos ya que, en

algunas ocasiones, el personal no abastece en el cumplimiento de sus funciones, pues no solo

realizan actividades de acuerdo a su puesto por la falta de especificación de su cargo en la

organización. A futuro, la empresa ¿podrá delegar funciones y elaborar planes estratégicos para

mejoras continuas?, en caso de que la respuesta sea negativa, esto podría generar que se detenga

el desarrollo de la entidad. La empresa mencionada comenzó como una organización familiar y

aunque no contaba con mucho tiempo en el mercado, experimentó el acelerado crecimiento,

sorprendiendo a los propietarios y superando las expectativas de los mismos. Sin embargo, el

crecimiento acelerado en las entidades sin que se cuente con una buena estructura organizacional

y control interno, la confusión de puestos, el sobrecargo de tareas y retraso en la entrega de

proyectos, puede desencadenar que los niveles de rendimiento de la empresa disminuyan como

consecuencia de no complacer a los clientes y, a futuro, si no se toman medidas correctivas, el

cierre del negocio. Es por ello que es necesario la implementación de medidas que permita

mejorar sus procesos, restructurando su control interno, dando a conocer los procedimientos de

cada puesto, la distribución de actividades y capacitando e instruyendo su personal. A su vez, se

crea la necesidad de implementar procedimientos que faciliten la comunicación organizacional.

Con el diseño de un manual de procedimientos para el control interno en la empresa Diseño y

Construcción F.CH. S.A, se pretende mejorar la organización de la entidad y así cumplir los

objetivos con eficiencia y eficacia en cada departamento, así como la ejecución de las leyes y

regulaciones aplicables. Con esto se pretende, lograr la especificación de puestos que permitirá

que las actividades en la empresa sean realizadas de la mejor manera evitando el desperdicio de

recursos o irregularidades y posibilitando el desarrollo no solo de la empresa sino de sus

3

trabajadores, contralando las tareas bajo criterios de control interno, ya que esto es primordial no

solo en la constructora sino en todas las empresas. Además, fomenta el orden laboral en toda la

empresa a través de la realización de informes que eviten pérdidas injustificadas. El mejor

desempeño laboral conlleva a que los trabajos sean de calidad y de acuerdo a los plazos de

entrega establecidos, mejorando la satisfacción del cliente. Con este estudio se procura resolver

estos problemas beneficiando no solo a la empresa, sino que pueda servir como referente para

empresas familiares con no mucho tiempo en el mercado, que buscan prevalecer a pesar de las

diversas dificultades que se pueden presentar dentro de la organización, por la falta de ciertos

conocimientos administrativos. El objeto de estudio en la investigación es establecer estrategias

que faciliten el diseño del manual de procedimientos antes mencionado, para el control interno y

mejora de procesos, la misma que se encuentra ubicada en la Provincia de El Oro. Esta empresa

se dedica al diseño y construcción, como su nombre lo indica, de viviendas para clientes de toda

clase social, actualmente tiene un convenio con el Banco de Pichincha y es por medio del mismo

que los clientes tienen la opción de financiar sus viviendas. Este estudio se enfoca en definir la

importancia de los manuales de procedimientos para el desarrollo organizacional y el crecimiento

de la empresa. El campo de la investigación buscar analizar al sector de la construcción y su

influencia en el país a nivel económico y social, así como la estructura de empresas

constructoras, su rendimiento y la relevancia de aplicar el control interno para la mejora continua

de este tipo de organizaciones. El objetivo general del presente trabajo es diseñar un manual de

procedimientos para el control interno de la empresa “Diseño y Construcción F.CH. S.A.”, por

ende, para llegar a cumplir este objetivo, se necesitan los siguientes objetivos específicos;

4

Analizar los fundamentos Teórico – Conceptuales a utilizar en el trabajo de

investigación.

Determinar la incidencia de la problemática en el desarrollo organizacional de la

empresa, a través del diagnóstico del mismo.

Identificar los procedimientos y procesos a constituir para diseñar un manual que

permita el control de cada departamento.

5

DESARROLLO

1. MARCO TEÓRICO

1.1 Situación de la construcción en el Ecuador

Existen diversos factores que en los últimos años han afectado negativamente países a nivel

global, el sector de la construcción es uno de los sectores más fuertes y establecidos, cumple un

papel fundamental en el desarrollo económico y social del Ecuador, ocupando un puesto

importante en el producto interno bruto y estableciéndose como uno de los sectores que aporta

mayor riqueza al país.

En los años anterior se vio un elevado crecimiento de esta industria, debido principalmente

por la atención que dedico el gobierno pasado a la realización de obras públicas, el cual también

es recordado y reconocido por el nombre de Plan Nacional para el Buen Vivir, en sus primeros

años este arrojo números importantes para el país, hasta que en el 2015 comenzó a presentar

decrecimiento, el cual en la actualidad a pesar de las dificultades que vivo el país en los

siguientes años, logro su mejora.

La industria se encuentra compuesta por dos actividades económicas, las cuales se reflejan en

diversas instancias como; la construcción de obras públicas, según el escrito en la página oficial

del Ministerio de Transporte y Obras Públicas por el (Gobierno de la República del Ecuador,

2012) trata en “Contribuir al desarrollo del País a través de la formulación de políticas,

regulaciones, planes, programas y proyectos, que garanticen un Sistema Nacional del Transporte

Intermodal y Multimodal, sustentado en una red de Transporte con estándares internacionales de

calidad.”

La construcción del sector inmobiliario, consiste en construir viviendas y edificaciones, la

cual ha presentado una notable recuperación y un rápido crecimiento, desde la derogación de la

6

ley de plusvalía. Además, de verse impulsado por los diversos créditos ofrecidos por financieras

del país, las cuales ofrecen créditos bajos y accesibles a la ciudadanía.

Desde el punto de vista económico es posible distinguir tres grandes rubros dentro de la

industria de la construcción:

- Obras de edificación: viviendas, edificios habitacionales o residenciales y no

habitacionales como (hospitales, oficinas, escuelas, establecimientos comerciales, etc.).

- Obras civiles: obras de ingeniería como puertos, construcciones marítimas (plataformas,

cañerías submarinas, etc.), puentes, caminos, carreteras, túneles, represas, aeropuertos,

etc.

- Obras industriales: obras relacionadas con el montaje de equipos e instalaciones de

plantas procesadoras industriales.

1.1.1. La evolución de la Industria Constructora

La económica ecuatoriana se divide en tres sectores, los cuales son conocidos como sector

primario, sector secundario y sector terciario, dentro de los cuales “Los sectores productivos más

importantes en el país son: manufacturas, petróleo y minería, construcción y agropecuario.”

(Oficina Economica y Comercial de España en Quito, 2015) El sector de la construcción es sin

duda un sector clave que fomenta el crecimiento económico del Ecuador. “Para el Gobierno

Nacional, el sector de la construcción tiene una importancia estratégica, por el alto impacto

económico y social reflejado en los indicadores nacionales” (Jaramillo, 2013)

El principal factor que influye en la posición competitiva en el que se encuentra dicho sector

de la construcción se debe principalmente a la fuerte inversión gubernamental en obras de

infraestructura, sostenidas por los altos precios del petróleo; la amplia oferta de créditos

hipotecarios, y la entrega de bonos para vivienda por parte del gobierno.

7

Es posiblemente por ello que esta industria empieza a cobrar camino desde el año 2005 al

2015 con un crecimiento de 85%. Este notable crecimiento se ve impulsado principalmente en el

gobierno de Rafael Correa, por medio de políticas implementas en su estadía en la presidencia,

además de sus planes de construcción de obras sociales como varias escuelas, edificaciones

publicas entre otras.

Según la (Oficina Economica y Comercial de España en Quito, 2015):

Este sector ha sido muy importante en los últimos 10 años, creciendo de media un 7,3%

anual y en algunos años superando el 10%; pese a haber experimentado una desaceleración

en 2014, el sector ha experimentado un ritmo de crecimiento importante, del 5,5%, y

continúa siendo uno de los más importantes.

De hecho, los mejores años, en los cuales se presentó mayor crecimiento fueron los años

2011, 2012 y 2014 año en el cual logro alcanzo el crecimiento más significativo del PIB con

alrededor de seis mil novecientos millones de dólares. Lamentablemente este fuerte crecimiento

se ve troncado en los siguientes años, a partir del año 2014 se iniciará un descenso provocado por

varios factores económico, afectando así a varios sectores de la economía ecuatoriana.

Tomando como base los indicadores económicos del 2007 hasta el 2017. La inflación se ha

estabilizado desde la crisis económica del año 2000, en el 2016 llegó a disminuir en un 1,20%,

sin embargo, en el 2017 hubo deflación en -20% , esto trae como consecuencia la baja

de precios de bienes y servicios de una economía. Según el FMI, esta bajada se debe producir

como mínimo durante dos semestres. La principal causa de este fenómeno corresponde a la caída

en la demanda.

Con la deflación se crea un círculo vicioso por el que al caer la demanda, las empresas ven

reducidos sus beneficios al tener que reducir los precios para conseguir ventas y deben reducir

costes. Para el 2018 se tiene como meta la inflación en un 1,4%. Otro indicador financiero es el

http://wiki-finanzas.com/index.php?seccion=Contenido&id=2011C079






8

desempleo, el cual en los últimos años ha sido de 5.26%, y el subempleo aumentó de 14% a

19,9% en un año.

Esta caída provocada por varios factores económicos como se ha podido visualizar en los

diferentes análisis, entre ellos también encontramos la Ley de plusvalía, aprobada en el 2015,

Ley que fue derogada en el gobierno del actual presidente Lenin Moreno por medio de la

consulta popular. Entre otras afectaciones que vivió el país, una de las principales causas de la

crisis se manifiesto con la caída del petróleo, puesto que Ecuador siendo un país rico de materias

primas y de recursos renovables este se ha dedicado simplemente a su exportación, sin darle un

valor agregado, debido a esto y entre otras malas decisiones tomadas por el gobierno de turno

conllevaron a un sobre aprovechamiento del petróleo.

El actual presidente de la República Lenin Moreno, ha mostrado ser abierto al diálogo, el cual

además según lo observado pretende volver a consolidar lazos con las naciones extranjeras para

el comercio, lazos que se vieron afectados quedado debilitado por las declaraciones y acciones

del anterior presidente.

En la actualidad Ecuador se está recuperando de la crisis vivida en los años anteriores, lo

cual es beneficioso tanto para la economía del país como para su crecimiento a nivel nacional,

por lo tanto, el sector de la construcción es variable y depende directamente de las decisiones

políticas y económicas que son tomadas en el país, a pesar de los años difíciles el sector de la

construcción ha podido mantenerse y sobrellevar esta crisis, con el actual gobierno se espera que

dicho sector retome vida, esperando su crecimiento a lo largo de los años, logrando llegar a ser

un gran aporte para la economía del país.

9

1.1.2. Instituciones que ofrecen los mejores créditos hipotecarios en Ecuador

1.1.2.1. Banco pichincha.

El banco pichincha es considerado uno de los bancos más estables y grandes de nuestro país,

es por ello que mucho de los ciudadanos ecuatorianos confían, depositando sus capitales y

solicitando créditos en dicha institución. Este banco fue fundado el 11 de abril del 1906 abriendo

sus puertas con un capital de 600 mil sucres, amentando el capital en el 1908 a 800.000 sucres.

Los créditos que actualmente ofrece esta institución son:

Crédito de vivienda nueva o usada

En la página de (Banco Pichincha, 2016) menciona:

- Financia hasta USD. 300.000 o el 70% del avalúo del bien.

- Recibe tres meses de gracia para capital e interés.

- Selecciona el día de pago de tu preferencia.

- Incluye financiamiento de avalúo, impuestos de ley y gastos legales.

Características:

- Monto mínimo USD. 3.000, máximo USD. 300.000.

- Financiamiento hasta el 70% del valor del bien.

- Tasa de interés según tarifario.

- Plazo de 3 hasta 20 años.

- Garantía: bien inmueble a adquirir.

Crédito de vivienda de interés público

Beneficios:

- Financia hasta el 95% del valor de tu vivienda cuyo avalúo comercial no supere los USD.

70.000.

10


- Accede a una cobertura que te permite no trasferir tu deuda a tu familia en caso de

fallecimiento (seguro de desgravamen).

- Seguro de incendio y terremoto para tu vivienda.

Características:

- Monto mínimo USD. 3.000, máximo USD. 70. 000.

- Aplica para viviendas cuyo metro cuadrado está valorado en máximo USD. 890.

- Tasa: 4.87% anual, reajustable trimestralmente.

- Plazo 20 años.


- Financiamiento para tu primera vivienda.

Crédito de construcción

Beneficios:

- Financia hasta el 80% del presupuesto de la construcción; hasta USD. 300.000.

- Paga únicamente los intereses de tu crédito, durante la construcción.

- Realiza pagos parciales o totales por adelantado, sin recargos.

- Accede a una cobertura que te permite no transferir tu deuda a tu familia en caso de


Características:


- Desembolsos parciales durante el período de construcción (máximo 12 meses).


11

- Plazo de 3 a 20 años una vez finalizada su construcción.

- Garantía: terreno y vivienda objeto del financiamiento.

- Terreno de tu propiedad.

- Crédito para ampliación o remodelación

Remodela, amplía o termina tu vivienda, con las mejores opciones de

financiamiento.

Beneficios:

- Financia hasta USD. 300.000.

- Seleccione el día de pago de su preferencia.

- Realice pagos parciales o totales por adelantado.

- Accede a una cobertura que te permite no transferir tu deuda a tu familia en caso de



Características:


- Financiamiento del 100% del presupuesto sin exceder el 60% del valor del inmueble.

- Tasa: reajustable.

- Plazo de 3 a 7 años.


Crédito de vivienda para migrantes

Beneficios:

- Financia hasta USD. 100.000 o el 70% del avalúo del bien.

12

- Recibe tres meses de gracia para interés y capital.





Características:

- Monto mínimo USD. 3.000, máximo USD. 100.000

- Tasa según tarifario.



Crédito para consultorios, oficinas, locales

Beneficios:

- Financia hasta el 65% del valor del inmueble, hasta $ 200.000.


- Realice pagos parciales o totales por adelantado, sin recargos.

- Incluye financiamiento de gastos legales y constitución de la hipoteca.



- Seguro de incendio y terremoto.

Características:

- Monto mínimo $ 3.000, máximo $ 200.000.


13


- Garantía: Bien inmueble a adquirir.

Crédito para terreno

Beneficios:

- Financia hasta $ 200. 000.


- Realiza pagos parciales o totales por adelantado sin recargos.



- Seguro de incendio y terremoto.

Características:

- Monto mínimo $ 2.000, máximo $ 200.000.


- Plazo de 12 a 84 meses.

- Garantía: terreno a adquirir.

- Financiamiento de hasta el 50% sobre el valor comercial del terreno

- Aplica para terrenos vacíos, urbanizados o con construcción, cuyo valor que exceda el

20% del valor total de la propiedad.

1.1.2.2. Banco pacifico.

El banco pacifico fue fundado el 10 de abril de 1972 por Marcel J. Laniado de Wind, con un

capital de 40 millones de sucres, aportado por 447 accionistas de Guayaquil, Quito, Cuenca,

Machala, Manta y Babahoyo. Este banco, nació como una institución privada para luego pasar a

las manos del estado, por lo tanto, actualmente se la define como una empresa pública o mixta

14

puesto que el estado participa con el 51% o más de sus acciones o reciben aportación de capital

del sector público.

En su página el (Banco del pacífico, 2011) menciona los siguientes beneficios:

- Permite adquirir la casa que tú quieres con las mejores condiciones de crédito.

- Conveniencia al poder contar con la tasa del 7.75%, mejor tasa del mercado.

- Tranquilidad ya que accedes a 3 meses de gracia.

- Facilidad para realizar los pagos en un plazo de 20 años.

- Conveniencia al contar con el financiamiento del 75%.

- Te permite reducir costos financieros al poder trasladar la hipoteca adquirida en otra

institución financiera.

- Cuenta con el financiamiento de gastos legales hasta $10.000.

- Obtención de financiamiento para vivienda nueva o usada.

- Acceso a otros servicios del Banco.

1.1.2.3. Banco internacional

El banco internacional fue fundado en el año 1973. Por el empresario español Don Ignacio

Fierro Viña, en conjunto con un grupo prestigioso de empresarios.

En su página el (Banco Internacional, 2015) explica:

Compra de vivienda:

- Financia hasta el 70% del valor del inmueble hasta 15 años plazo.

- Financiamos viviendas usadas con 10 años de antigüedad.

Ampliación/ Remodelación:

- Financia hasta el 100% del presupuesto de obra

15

- Hasta 3 años plazo

Construcción:

- Financia hasta el 70% del total del proyecto.

- Desembolsos periódicos en función del avance de la obra.

- Financiamiento hasta 15 años.

1.1.3. Demografía y economía de la provincia de El Oro

Tomando en consideración el estudio del (Instituto Nacional de Estadísticas y censos, 2010),

donde manifiesta las estadísticas más recientes se pudo analizar lo siguiente:

Demografía: tomando como referencia los datos oficiales del INEC la población total según la

división política administrativa del último censo realizado en el año 2010 es de 600.659

habitantes, de los cuales el 296.297 es de género femenino y el 304.362 es de género masculino.

Economía: la población económicamente activa (PEA) de la provincia del Oro, se encuentra

comprendida entre 82.993 de género femenino y el 171.622 de género masculino, la población

económicamente inactiva (PEI) es 155.663 de género femenino y el 73.151 de género masculino,

la población en edad de trabajar (PET) es 238.656 de género femenino y 244.773 de género

masculino.

Las características de la educación en los orenses en la actualidad se mantienen en un rango de

76.3% en adolescente que se encuentran entre los 15 y 17 años de edad, mientras que se tiene un

95.1% en niños de 5 a 14 años de edad. Con respecto al analfabetismo, este a presentado un

porcentaje del 4.1% en el último censo realizado en el 2010, resultado que ha presentado mejoras

desde el primer censo realizado en dicha provincia.

16

La mayoría de población orense realiza actividades laborales tales como trabajos por cuenta

propia el 27.3%, son empleados privados el 26.9%, jornalero o peón el 20.4% y ocupan puestos

públicos por lo tanto son funcionarios públicos el 11.11%.

Figura 1.Población de El Oro

Tomado de “Instituto Nacional de Estadísticas y Censos”,2010.

(http://www.ecuadorencifras.gob.ec/wp-content/descargas/Manu-lateral/Resultados-

provinciales/el_oro.pdf)

Figura 2.Estadística de trabajadores en El Oro

Tomado de “Instituto Nacional de Estadísticas y Censos”,2010.

(http://www.ecuadorencifras.gob.ec/wp-content/descargas/Manu-lateral/Resultados-

provinciales/el_oro.pdf)

http://www.ecuadorencifras.gob.ec/wp-content/descargas/Manu-lateral/Resultados-provinciales/el_oro.pdf




17

1.2 Fundamentos Teóricos

El éxito de las empresas depende de cómo se maneja la misma en tiempos de dificultad, ya

sea por factores internos como la administración de la organización, la capacitación de la fuerza

laboral, el buen manejo de recursos, etc., así como de factores externos como la economía o

política de un país.

Según (González, 2015) “Las empresas de servicios proporcionan un servicio al consumidor,

éstos pueden considerarse lucrativos y no lucrativos. Las empresas de servicios generalmente se

dividen en (pág. 10)”:

a) Instituciones financieras

b) Turismo

c) Transporte

d) Servicios públicos varios, diversos

e) Servicios privados varios, diversos

f) Educación

g) Finanzas

h) Seguros

i) Consultoría

j) Salud

Dentro de la empresa es fundamental para la administración el proceso administrativo

(Ricalde, 2014) indica que:

“El proceso administrativo es la herramienta principal para el trabajo que desarrolla los

administradores dentro de una organización. Los elementos que lo conforman permiten a

los mandos tácticos y estratégicos de la organización llevar a cabo los procesos de

planeación, organización, dirección y control de una empresa”.

El proceso administrativo se encuentra integrado por elementos muy importantes como son la

planeación, organización, dirección y control. En este estudio se menciona el control, ya que en

esta se basa la propuesta de tesis.

18

El control “es considerado en la filosofía empresarial moderna como el análisis permanente

de las desviaciones entre objetivos y realizaciones, y la adopción de las medidas correctoras que

permitan cumplir con los objetivos o bien su adaptación necesaria” (Obispo Chumpitaz &

Gonzales Rentería, 2015).

Se puede definir “sistemas” como la unión de ciertas cosas o elementos que forman algo.

Como sistemas de control tenemos que según (Diaz, 2015) “un sistema de control está

definido como un conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro

sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado”. En otras palabras, los sistemas

de control son los procesos que ayudan a garantizar que las actividades reales sean iguales o lo

más similares a las planificadas.

En este caso, el sistema de control interno en administración es “el plan de organización que

adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y

contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo

administrativo” (Estupiñán Gaitán, 2015) .

A través de los sistemas de control interno, se busca como enfoque principal el cumplimiento

de los objetivos planteados en la organización para su rentabilidad, estos, a su vez llevan a la

empresa a mejorar continuamente y a prevenir riesgos que puedan afectarla.

Entre los propósitos administrativos según (Estupiñán Gaitán, 2015) se encuentran el

“mantenerse informado de la situación de la empresa”, es decir, constante supervisión, sobre todo

por parte de las autoridades quienes deben tomar decisiones que beneficien a la entidad,

“coordinar funciones”, no solo en para cada puesto sino también para cada departamento,

también “asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos”, a su vez “mantener una

19

ejecutoria eficiente”, esto es, que sus actividades se realicen de la mejor forma, por último

“determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas” para evitar

problemas a futuro.

El control interno según (Henao Feria, 2017):

Deber ser siempre parte de la gestión y el plan táctico de una organización, permite

asignar tareas, deberes y grandes responsabilidades, así mismo establece todas las medidas

necesarias para proteger no solo los activos de la empresa, sino además aquellas cosas que

por su importancia logran promover la eficiencia, le eficacia y la efectividad en la

información y los resultados obtenidos (págs. 21-22).

Según (Piedra Benalcázar, 2014) indica que “el control interno es importante porque permite

proteger los recursos de la empresa y proporciona confiabilidad en sus operaciones” (pág. 8).

El control interno permite que cada empresa encuentre sus deficiencias o falencias y a su vez,

tomar las medidas correctivas, que ayuden a mejorar el rendimiento de la entidad. Es mucho más

que una función ya que en base a esto, se puede desarrollar planes de organización, asignar

tareas, se coordinan los métodos de mejor rendimiento y técnicas en todos los departamentos y se

formulan políticas administrativas.

Un manual de políticas y procedimientos según (Torres, 2006):

Es un manual que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área,

departamento, dirección, gerencia u organización. Debe contar con preguntas sobre lo que

hace (políticas) el área, departamento, dirección, gerencia u organización y cómo hace

(procedimientos) para administrar el área, departamento, dirección, gerencia u organización

y para controlar procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido (pág. 24).

Como menciona (Paiva Acuña, 2013) “la evaluación del sistema de control interno, por

medio de los manuales de procedimientos, afianza las fortalezas de las empresas frente a la

gestión” (pág. 35).

20

En el trabajo antes mencionado de (Paiva Acuña, 2013), también explica que el control

interno es diseñado con el fin de proporcionar seguridad “razonable” para la consecución de sus

objetivos, dentro de las siguientes categorías:

• Eficiencia y eficacia de la operatoria

• Fiabilidad de la información financiera

• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

En este caso, con el diseño de un manual de procedimientos se pretende fortalecer las

diferentes gestiones realizadas en los departamentos de la empresa. Si se menciona el control

interno, se debe referir también el modelo de control interno COSO que según la (Asociación

Española para la calidad, 2017)“(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway) es

una Comisión voluntaria constituida por representantes de cinco organizaciones del sector

privado en EEUU, para proporcionar liderazgo intelectual frente a tres temas interrelacionados:

la gestión del riesgo empresarial (ERM), el control interno, y la disuasión del fraude”.

Por medio de COSO se elaboran recomendaciones para todas las organizaciones interesadas,

inclusive entidades que sean reguladoras, ya que se encarga de analizar factores que puedan

permitir que empresas presenten información financiera fraudulenta. Esto se realiza a través de

un informe que lleva el mismo nombre (Informe COSO). La aplicación de esto se apoya en una

estructura del estándar de cinco componentes:

Ambiente de Control: se refiere al ambiente de trabajo en donde se realizan las

actividades, se controla que cumplan con lo establecido. Es por esto que los trabajadores

pueden percibirlo, dado que contribuye con la disciplina. Interviene valores éticos y la

21

capacidad de los empleados. Ayuda en la estructuración de las actividades en la entidad y

en establecer los objetivos.

Evaluación de Riesgos: se evalúan tanto riesgos internos como externos, sin embargo, se

establece primero objetivos en cada nivel en la empresa. Se debe identificar y analizar

cualquier situación que pueda incidir en que no se cumplan dichos objetivos. Los riesgos

encontrados deben ser manejados de la mejor forma, también la entidad debe tener

métodos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.

Actividades de Control: son políticas y procedimientos que permiten que se controlen

los riesgos y que se realicen las instrucciones de la dirección. Las actividades de control

están en toda la organización, se las conoce como: aprobaciones, autorizaciones,

verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de

activos y segregación de funciones.

Información y Comunicación: generalmente se comunica la información referente al

tiempo de cada empleado para cumplir con sus responsabilidades. Se utilizan sistemas de

información como informes, que contienen información operativa, financiera y la

correspondiente al cumplimiento, que posibilitan la dirección y el control del negocio. La

empresa debe de tener una comunicación eficaz en un sentido amplio, que fluya en todas

las direcciones, de arriba hacia abajo y a la inversa. Es importante que los empleados

comprendan cuál es su papel en el sistema de Control Interno y cómo las actividades

individuales están relacionadas con el trabajo de los demás.

Supervisión: se requiere supervisión de los sistemas de Control Interno para comprobar

su buen funcionamiento. Esto se realiza por medio de actividades de supervisión

22

continua, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. Esto es para

conocer cuando la dirección debe cambiara los sistemas de control interno ya que los

factores que influyeron a que se creen pueden cambiar.

(Contraloría General de la República, 2015) Menciona el beneficio de contar con un sistema

de control interno, que es la seguridad razonable de:

Reducir los riesgos de corrupción

Lograr los objetivos y metas establecidos

Promover el desarrollo organizacional

Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones

Asegurar el cumplimiento del marco normativo

Proteger los recursos y bienes del Estado, y el adecuado uso de los mismos

Contar con información confiable y oportuna

Fomentar la práctica de valores

Promover la rendición de cuentas de los funcionarios por la misión y objetivos

encargados y el uso de los bienes y recursos asignados

En la Tesis “Diseño del Sistema de Control Interno Mediante el método COSO II para

PRONTOCASA CONSTRUCCIONES CIA LTADA.”, (Jaya Maza, 2015) habla sobre la

importancia del control interno en empresas relacionadas a la construcción, e indica que debe

23

formar parte de la estructura administrativa y operativa en la empresa, y que debe ser soporte y

ayuda a la gerencia, tanto para el manejo de la entidad como para el logro de los objetivos.

La empresa Diseño y Construcción F.CH. S.A. pertenece al grupo de las PYMES debido a

que solo tiene siete trabajadores fijos. La pequeña y mediana empresa conocida en el Ecuador

como las PYME según (Araque Jaramillo, 2015), quien menciona en su estudio que:

Es un sector clave dentro del desarrollo productivo de los países, pues aporta directamente

a la generación de fuentes de trabajo permanentes y al aseguramiento de la oferta de los

productos básicos. Se convierte, así, en un espacio de la producción nacional que requiere del

apoyo sinérgico-tanto financiero como no financiero- de todos los actores públicos y privados

(pág. 64).

En el Ecuador son muy comunes las PYMES, este tipo de empresa son quienes más generan

empleo en el país, y en esto radica su importancia, ya que ayuda a la economía del país. No se

puede dar una definición específica de micro, pequeña y mediana empresa, sin embargo, existe la

Comunidad Andina de Naciones (CAN), quien se encarga de definir preceptos básicos para

elaborar las estadísticas, por medio de un estudio de la realidad productiva de los países que

integran la CAN. Esta entidad manifiesta una normativa, acogida por la Superintendencia de

Compañías, Valores y Seguros, mediante resolución, los puntos a considerar para clasificar a las

PYMES:

Figura 3.Clasificación de las PYME, pequeña y mediana empresa

Tomado de “Boletín Jurídico”, por Cámara de Comercio de Quito, 2017

(http://www.ccq.ec/wp-content/uploads/2017/06/Consulta_Societaria_Junio_2017.pdf)

http://www.ccq.ec/wp-content/uploads/2017/06/Consulta_Societaria_Junio_2017.pdf

24

Figura 4. Pirámide Empresarial

Tomado de “Caracterización de la PYME ecuatoriana”, por Wilson Araque Jaramillo, 2015, Revista

gestión, pág. 65.

(http://portal.uasb.edu.ec/UserFiles/385/File/Caracterizacion%20de%20la%20PYME%20Ecuatoriana.pdf

)

Asimismo, dicha empresa es considerada una empresa familiar, ya que quieres laboran son en su

mayoría familiares del Arq. Fausto Chávez. Según (Romero Borré, Hernández Fernández , & Manuel

Gutiérrez, 2015) en su trabajo indica que “su éxito se sustenta en la perfecta integración de sus actores

(familia- empresa) cuyos intereses, expectativas y necesidades de naturaleza filiativa y económica, se

complementan en un contexto creador y emprendedor”.

Por lo tanto, la empresa Diseño y Construcción F.CH. S.A., es una de las muchas entidades

que forman parte de emprendimientos en el país y cuya finalidad es el sustento familiar y el

crecimiento profesional, a través del ofrecer servicio de calidad.

1.3 Situación actual de la empresa

http://portal.uasb.edu.ec/UserFiles/385/File/Caracterizacion%20de%20la%20PYME%20Ecuatoriana.pdf

http://portal.uasb.edu.ec/UserFiles/385/File/Caracterizacion%20de%20la%20PYME%20Ecuatoriana.pdf

25

1.3.1 Historia de la empresa “Diseño y Construcción F.CH.”

El Sr. Fausto Rodrigo Chávez Valarezo y la Sra. Elva Judith Valarezo, domiciliados en el

Cantón Santa Rosa de la provincia de El Oro, son quienes constituyeron la compañía Diseño y

Construcciones F.CH. S.A. el 25 de noviembre del año 2010, esta tiene un plazo de duración de

cincuenta años.

Todo nace de la visión emprendedora del arquitecto Fausto Rodrigo Chávez Valarezo quien,

comenzó su carrera laboral a temprana edad, trabajando en puestos públicos tales como el

MIDUVI y posterior a eso como contratista del estado, aportando sus conocimientos en varias

infraestructuras de dicho sector, algunos ejemplos muy conocidos como el aeropuerto de Santa

Rosa y varias plazas y parques.

Es una empresa competente dedicada al sector de la construcción de viviendas, la misma que

tiene una excelente referencia en el mercado por la satisfacción de los clientes en base a la

calidad de los trabajos realizados.

En la actualidad esta empresa, no solo se dedica a la construcción de viviendas bajo

contratación del arquitecto Chávez Valarezo si no también se encuentra ligada con los créditos

ofrecidos por el Banco de Pichincha. Cuenta con 7 empleados fijos y un maestro contratista, el

mismo que se encarga de contratar a los obreros según se está llevando a cabo la obra. Los

trabajadores de la empresa son en su mayoría familiares, por lo cual, esta organización se la

considera como familiar.

1.3.2 Localización geográfica

Esta empresa opera en toda la provincia de El Oro, sin embargo, con domicilio principal en el

cantón de Santa Rosa en donde se encuentran las oficinas.

26

1.3.3 Estructura jurídica

La empresa está constituida como una Sociedad anónima, integrada por el Arq. Fausto

Rodrigo Chávez Valarezo y la Sra. Elva Judith Valarezo, administrada por el Gerente General

quien es el Arq. Fausto Chávez.

1.3.4 Capital Social

El capital suscrito de la constructora es de $ 800.00, el cual está conformado por las

aportaciones de sus socios, estos son:

Arq. Fausto Rodrigo Chávez Valarezo $ 798,00 (98%)

Sra. Elva Judith Valarezo $ 2,00 (2%)

1.3.5 Servicios de la empresa “Diseño y Construcción F.CH.”

La empresa Diseño y Construcciones F.CH. S.A. tiene como objeto algunas de las siguientes

actividades:

Construcción de toda clase de obras civiles como, edificios bajo el régimen de propiedad

horizontal, viviendas familiares, residenciales, centros comerciales, condominios, fabricas

industriales, carreteras, puentes, además de fiscalización de obras de ingeniería,

planificación, proyectos de desarrollo urbano entre otros.

Elaboración y comercialización de muebles de oficinas, viviendas y modulares de todo

tipo, a la construcción de obras de ingeniería, de viabilidad, electromecánicas,

aeropuertos entre otros.

1.3.6 Principales clientes y proveedores

1.3.6.1 Clientes.

27

La empresa Diseño y Construcciones F. CH. S.A. al ser una empresa dedicada a toda clase de

obras civiles entre las más destacadas: viviendas familiares, residenciales y condominios, esto es,

gracias al convenio que tiene con el Banco de Pichincha, por medio del cual, ofrece al cliente

tramitar el préstamo con el banco y así construir la vivienda.

Por cliente, se entiende “como la persona física o jurídica que realiza la compra de un

producto, servicio o idea a cambio de dinero” (Aragón, 2015, pág. 8).

Siendo la empresa una constructora la misma que presta sus servicios en toda la provincia de

El Oro, entre los principales clientes de la constructora se encuentra:

Empresas públicas, privadas que requieran los servicios.

Personas de naturales de toda clase social, ya sea por medio del crédito al Banco

Pichincha o personas que pagan al contado.

1.3.6.2 Proveedores.

A través de los proveedores se obtendrá los bienes que son necesarios a utilizar en el proceso

de construcción de las obras a realizar, según (Nogueras, 2017) estos “deberán tener una relación

estrecha con la empresa para que todos los suministros se encuentren en las condiciones pactadas

y el momento adecuado para el correcto abastecimiento para la producción”.

Es por esto que es muy importante que la empresa cuente con una buena relación con los

proveedores que ofrezcan productos de calidad y a precios asequibles. Los proveedores de la

empresa Diseño y Construcciones F. CH. S.A. son:

Ferretería Herrera: Empresa dedicada a la venta de materiales de construcción,

gasfitería, y eléctrico, ubicado en Santa Rosa, provincia de El Oro.

28

Disensa: Es una empresa internacional que comercializa materiales para el hogar y

construcciones de todo tipo. Se encuentra ubicada en la Circunvalación Norte Entre Loja

Y Cuenca, Comercial Y Maderera Loayza Gorotiz, Machala.

Holcim: Es una empresa proveedora de materiales para la construcción como cemento

(grava y arena), concreto y otros servicios. Cuenta con una planta integrada de cemento

en Guayaquil; una planta de molienda de cemento en Latacunga; 7 plantas fijas de

concreto en Guayaquil, Quito, Cuenca, Manta, Machala y Ambato; un equipo móvil de

concreto en el territorio nacional y una planta de agregados en Pifo (Quito).

Sus oficinas administrativas se encuentran en Guayaquil y ofrece asesoría técnica a través

de 7 oficinas regionales de venta a nivel nacional.

Graiman: Es una empresa ecuatoriana fabricante de revestimientos cerámicos y

porcelanatos. Comercializan materiales para revestimientos, cocinas, baños y

herramientas y materiales de instalación. Sus puntos principales son en Ambato, Cuenca,

Guayaquil y Quito, sin embargo, en Machala lo distribuyen las empresas: BODECONST

CIA. LTDA., DECORPISOS y DICOCERAMICA.

1.3.7 Disponibilidad de recursos

Se refiere a los recursos materiales de los que dispone la empresa para desarrollar sus

actividades diarias de construcción ya sea recursos que son propios y de alquiler.

1.3.7.1 Maquinarias y herramientas de alquiler.

La empresa Diseño y Construcciones F. CH. S.A. no posee maquinarias por lo que

dependiendo de la obra a construir deben alquilar la maquinara.

29

1.3.8 Estructura Organizacional de la empresa “Diseño y Construcción F.CH.”

La empresa mencionada tiene 8 años en el mercado y desde su fundación su estructura

orgánica ha sido empírica, en base a los conocimientos adquiridos a través de previos trabajos

por el propietario el Arquitecto Fausto Chávez.

Está compuesto por siete trabajadores contando con el Gerente General de la empresa, y

existen tres departamentos; el departamento administrativo, el departamento de operaciones y el

departamento de marketing. La empresa no cuenta con un organigrama, sin embargo, se presenta

un modelo de organigrama de una empresa constructora.

Figura 5. Modelo de organigrama de una empresa constructora media.

Adaptado de “Organización de la empresa constructora”, por Gerhard Dressel,(s.f), Editores

Técnicos asociados S.A, (p.215)

1.3.9 Aspectos estratégicos

1.3.9.1 Misión

Construcción y Diseño F.CH. es una empresa dedicada exclusivamente a satisfacer las

necesidades del cliente, ofertando diseños a la vanguardia con acabados y calidad de primera al

100%.

RECURSOS

HUMANOS

ASISTENTE

DIRECCIÓN DE LA

EMPRESA

SECRETARIA

ALMACÉN

OFICINA DE

RACIONALIZACIÓN

PREPARACIÓN

DEL TRABAJO

POSTCÁLCULO

OFICINA TÉCNICA

ESTUDIO DE OBRA

DIRECCION

COMERCIAL

CONTABILIDAD

COMPRAS

ADMINISTRACIÓN

DE MAQUI. Y

MATERIAL.

TALLER DE

REPARACIONES

30

1.3.9.2 Visión

Ser una empresa líder en el sector de la construcción, en el desarrollo de productos

inmobiliarios, ofreciendo altos estándares de calidad, tecnología, eficiencia, que cuenta con un

equipo comprometido en alcanzar óptimos resultados y reconocimiento nacional e internacional.

1.3.9.3 Eslogan

Tus sueños a un paso de la realidad.

1.3.10 Foda de la empresa Diseño y Construcciones F.CH.”

Figura 6. FODA de la empresa Diseño y Construcciones F.CH. S.A.

FORTALEZAS:

• Amplia experiencia en el ámbito de diseño y construcción.

• Contar con personal motivado y comprometido.

• Ofrecer servicio sin importar la ubicación a nivel nacional.

• Buena relación con proveedores.

OPORTUNIDADES:

• Trabajar con cómodos créditos de financiamiento diferido por 20 años a plazo fijo y con bajas tasas de interés.

• Apuntar a nuevos segmentos de mercado.

• Creación de nuevos créditos más convenientes por parte de la financiera.

DEBILIDADES:

• Ser una empresa nueva con poco tiempo en el mercado.

• Contar con poca maquinaria pesada.

• No contar con una adecuada logística.

AMENAZAS:

• Nuevas empresas entrantes que ofrecen los mismos servicios.

• Alza de precios en el alquiler de maquinaria por factores externos económicos.

FODA

31

A través de este análisis se puede determinar la situación en la que se encuentra la

organización y en base a estos resultados, se toman decisiones que permitan solucionar los

problemas que se puedan encontrar y a su vez, tomar decisiones en base a estrategias para

aprovechar las fortalezas y oportunidades. Este FODA fue en la empresa Diseño y

Construcciones F.CH. S.A en base al primer año de sus funciones.

A continuación, se califican las variables con el fin de sacar indicadores que permitan su

estudio.

Tabla 1

Diagnóstico - Fortalezas: Justificación, Calificación y Ponderación.

Como se puede observar en la Tabla 1, el total de indicadores de fortalezas tienen una

calificación del 77,50% lo que significa que el porcentaje es positivo.

Tabla 2

CALIFICA

CIÓN

PONDERA

CIÓN

FORTALEZAS

10 10

6 10

7 10

8 10

31 40 77,50%

Amplia experiencia en el ámbito de diseño y

construcción.

Contar con personal motivado y comprometido.

Ofrecer servicio sin importar la ubicación a nivel

nacional.

Buena relación con proveedores.

JUSTIFICACIÓNDESCRIPCIÓN

El Arq. Fausto Chávez posee experiencia 20 años

de experiencia y ha participado en muchas

obras de contrucción para la ciudad de Machala.

Posee el personal para realizar sus actividades,

sin embargo, se ocupan puestos de trabajos no

de acuerdo a tu título profesional.La empresa puede realizar proyectos en toda la

provincia de El Oro, pero no cuenta con todo el

personal necesario para realizarlo y sus costos

serían muy altos ya que no tiene maquinarias

propias.

Es muy importante la relación con los

proveedores ya que obtienen productos de muy

buena calidad y los plazos de pago son de

acuerdo a la capacidad de la empresa.

32

Diagnóstico - Debilidades: Justificación, Calificación y Ponderación

Las debilidades tienen una calificación acumulada del 86,67% que se consideran como un

porcentaje alto negativo.

Tabla 3

Diagnóstico - Oportunidades: Justificación, Calificación y Ponderación

El diagnóstico de oportunidades refleja una calificación total del 73,33% que se considera

satisfactoria.

CALIFICA

CIÓN

PONDERA

CIÓN

8 10

9 10

9 10

26 30 86,67%

DEBILIDADES

Ser una empresa nueva con poco tiempo en el

mercado.

Este análisis fue realizado en el primer año de la empresa,

actualmente la empresa tiene ocho años en el mercado

pero no han contratado más personal a pesar del

crecimiento de la organización.

Contar con poca maquinaria pesada.La empresa alquila la mayor parte de su maquinaria, esto

genera costos muy altos en los costos de fabricación.

No contar con una adecuada logística.

Existen dos operadores que realizan varias actividades,

algunas no de acuerdo a la función determinada, esto

genera sobrecargo de tareas y la mala comunicación entre

departamentos genera demora para realizar las compras.

DESCRIPCIÓN JUSTIFICACIÓN

CALIFICA

CIÓN

PONDERA

CIÓN

10 10

6 10

6 10

22 30 73,33%

Creación de nuevos créditos más convenientes por

parte de la financiera.

La empresa tiene la oportunidad de que la entidad bancaria

realice créditos más atractivos para los clientes siempre y

cuando aumente la cantidad de personas interesadas, pero

la sobrecarga de actividades y la mala comunicación de

departamentos evita que se agiliten los procesos y que se

consigan mas clientes.

OPORTUNIDADES


Trabajar con cómodos créditos de financiamiento

diferido por 20 años a plazo fijo y con bajas tasas de

interés.

Actualmente la empresa tiene un convenio con el Banco

Pichincha, a través del cual, ha ganado reconocimiento y

un lugar en el mercado.

Apuntar a nuevos segmentos de mercado.

Ya que es una empresa que se encuentra en crecimiento y

por la calidad de sus servicios, es tomada en cuenta a la

hora de realizar grandes proyectos con empresas privadas,

sin embargo, presenta problemas con la confusión de

puestos en su fuerza laboral lo que puede bajar su nivel de

rendimiento.

33

Tabla 4

Diagnóstico - Amenazas: Justificación, Calificación y Ponderación

Las amenazas de la empresa tienen una calificación acumulada del 80,00% que se considera

altamente negativo.

1.3.10.1 FODA resumen.

El resumen general del FODA analítico, determinó los siguientes resultados:

Tabla 5

Resumen final de Valoración FODA

RESUMEN FINAL DE VALORACIÓN ANÁLISIS FODA

Análisis Entorno externo Análisis entorno interno

FORTALEZAS AMENAZAS NETO OPORTUNIDADES DEBILIDADES NETO

77,50% -85,00% -7,50% 73,33% -86,67% -13,34%

FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DEBILIDADES Y AMENAZAS

150,83% -171,67% -20,84%

Los aspectos positivos combinados (fortalezas y oportunidades), tienen una calificación del

150,83%; sin embargo, los indicadores negativos (amenazas y debilidades), reflejan el 171,67%,

esto quiere decir que, la empresa tiene un FODA NEGATIVO TOTAL del 20,84% que significa

que la empresa tiene mucho que corregir en su planificación y procesos de gestión interno.

CALIFICA

CIÓN

PONDERA

CIÓN

8 10

9 10

17 20 85,00%

Alza de precios en el alquiler de maquinaria por

factores externos económicos.

Debido a factores externos en el país ya sea la economía o

política puede influir en el alza de los costos del alquiler de

la maquinaria, esto no se puede preveer, por lo tanto, es

una amenaza a tomar en consideración.


AMENAZAS

Nuevas empresas entrantes.

En la actualidad la empresa posee competidores no solo a

nivel provincial sino regional, ya que la organización está

proyectada a realizar obras de construcción a nivel

nacional.

34

1.4. Factores legales

Es fundamental mencionar las Leyes que son tomadas en cuenta, no solo para la

conformación de empresa como PYME y sus actividades normales, sino también para el diseño

del manual de procedimientos, ya que ordenanzas como el código de trabajo son revisadas y

estudiadas para su elaboración.

Ley de compañías: La empresa se rige bajo los siguientes artículos dispuestos en la ley

de compañía. El Art. 18 en el cual se señala que la Superintendencia de Compañías tiene

la responsabilidad de realizar un registro de sociedades, los funcionarios en las empresas

deben proporcionar la información y documentación solicitada. En el Art. 20 indican la

documentación a presentar en el primer cuatrimestre de cada año, y el Art. 25 indica la

multa en caso de que la empresa no presente lo solicitado por la Superintendencia de

compañías, conforme al Art. 457. En el Art. 187.- Se considerará como dueño de las

acciones a quien aparezca como tal en el Libro de Acciones y Accionistas. En el Art. 145

señala que las personas jurídicas nacionales pueden ser fundadoras o accionistas en

general de las compañías anónimas.

Ámbito de aplicación: Art. 1.- Las disposiciones se aplicarán a los administradores,

representantes legales, comisarios y compañías sujetas al control y vigilancia de la

Superintendencia de Compañías; a los peticionarios o denunciantes sean socios,

accionistas o terceros; y a los notarios, registradores de la propiedad, mercantiles o

funcionarios a cuyo Cargo se encuentre el Registro Mercantil, y sus conductas se

adecuaren a los presupuestos establecidos en los artículos 14, 18, 25, 202 (189), 330

(288) y 391 (356) de la Ley de Compañías.

35

Norma ecuatoriana de la construcción: La empresa “Diseño y Construcción F. C.H.

S.A” debe regular sus actividades bajo las especificaciones técnicas, contenidas en las

NEC (Normas Ecuatorianas de Construcción), publicadas en el portal del Ministerio de

Desarrollo Urbano y Vivienda. En julio del 2013, aprobó que se ponga en vigencia lo

siguiente:

o Cargas y Materiales

o Peligro Sísmico y Requisitos de Diseño Sismo Resistente

o Riesgo Sísmico, Evaluación y Rehabilitación de Estructuras

o Estructuras de Hormigón Armado

o Estructuras de Acero

o Mampostería Estructural

o Vidrio

o Geotecnia y Cimentaciones

Código de trabajo: Los Art. 9, 10, 11, 13 indican conceptos básicos.

Registro oficial órgano del gobierno del ecuador: Título I en el Art. 53 se encuentra la

definición y Clasificación de las MIPYME. La Micro, Pequeña y Mediana empresa. En

el Capítulo II el Art. 54.- Institucionalidad y Competencias.

36

2. EL MARCO METODOLÓGICO

2.1. Tipo de investigación

El tipo de investigación usada en el presente estudio es el estudio de casos, la misma que

(Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2014) indicó que “utilizan la

experimentación, es decir, se constituyen en estudios preexperimentales. Otras veces se

fundamentan en un diseño no experimental (transversal o longitudinal) y en ciertas situaciones se

convierten en estudios cualitativos, al emplear métodos cualitativos” (pág. 164).

Por medio de este método se pretende recoger toda la información necesaria y relevante,

tomando contacto directamente con los acontecimientos que se encuentran estrechamente

vinculada con los objetivos de la investigación. En este caso, se utilizará el estudio de casos

empleando diseños cualitativos (a través de la observación) y cuantitativos (por medio de

encuestas).

Los tipos de fuente a emplear son; las fuentes de investigación primaria y las fuentes de

investigación secundaria.

• Fuentes de investigación primaria

- Investigación de mercado por medio de entrevistas, que se llevaran a cabo con los

directivos y empleados de la empresa para conocer los diversos puntos importantes de

la misma.

• Fuentes de investigación secundaria.

- Marketing online

- Manifestaciones graficas: Fuentes de información, revistas, enciclopedias, tesis,

libros.

37

2.4 Métodos

Los métodos que se aplicaron para la investigación fueron:

El método inductivo Según (Cegarra Sánchez, 2012) “Es utilizado en la ciencia experimental.

Consiste en basarse en enunciados singulares, tales como descripciones de los resultados de

observaciones o experiencias para plantear enunciados universales, tales como hipótesis o

teorías.” Por lo tanto, el método se inicia con un estudio individual de acontecimientos y tras esto

se formulan conclusiones universales, permitiendo una valoración de la problemática.

El método deductivo Según (Bernal Torres, 2010) “consiste en tomar conclusiones generales

para obtener explicaciones particulares. El método se inicia con el análisis de los postulados,

teoremas, leyes, principios, etcétera, de aplicación universal y de comprobada validez, para

aplicarlos a soluciones o hechos particulares” (pág. 59). Este método proporciona identificar los

efectos del problema y lograr por lo tanto a encontrar la solución más idónea, por medio del

análisis y comparación de escritos o investigaciones ya realizadas.

2.5 Técnicas e Instrumentos de la investigación

Para un trabajo investigativo eficiente y eficaz se implementaron técnicas e instrumentos

administrativos que faciliten la recolección de todos los datos necesarios para el problema

planteados, tales como:

- Técnicas bibliográficas: Dada la importancia e indispensabilidad del uso continuo de

libros e internet, que ofrecen un soporte vital para la investigación.

- Técnicas de observación: Siendo este una técnica fundamental en todo proceso de

investigación, puesto que ofrece una gran cantidad de información.

38

- Técnicas de encuestas: Dirigida al personal de la empresa “Diseño y Construcción

F.CH.” de la ciudad de Machala, provincia Del Oro, para poder identificar

directamente los problemas presentes en la misma a los 6 empleados de los distintos

departamentos.

- Técnicas de entrevista: Dirigida al Gerente General de la empresa con el que se

conversará en base a una serie de preguntas para determinar la situación actual.

2.4. Población y muestra

A continuación, se especifica la población que se tomó en cuenta para la realización de la

investigación, una población se la considera como el conjunto de todas las cosas que concuerdan

con las ciertas características específicas. Con respecto a la enunciación de la muestra

(Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2014) Señala que: “es un subgrupo

de la población de interés sobre el cual se recolectarán datos, y que tiene que definirse y

delimitarse de antemano con precisión, además de que debe ser representativo de la población”

(pág. 173). Entonces la muestra es un subconjunto de una población estadística, que posee ciertas

particularidades y que se tomara en cuenta para realizar la investigación.

Y nos señala que la muestra se realiza cuando (Hurtado de Barrera, 2008):

La población es tan grande o inaccesible que no se puede estudiar toda,

entonces el investigador tendrá la posibilidad seleccionar una muestra. El

muestro no es un requisito indispensable de toda investigación, eso depende

de los propósitos del investigador, el contexto, y las características de sus

unidades de estudio (p. 141)

La población de estudio tomada en cuenta para el presente proyecto es el

conjunto representado como el talento humano de la empresa Diseño y Construcción

F.CH. S.A y es finito ya que se compone de 7 trabajadores incluyendo al Gerente

General. (Ver apéndices 3 y 4- Modelo de encuesta y entrevista)

https://es.wikipedia.org/wiki/Poblaci%C3%B3n_estad%C3%ADstica

39

3. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

A continuación, se presentan los resultados obtenidos en base a las encuestas y entrevista

realizadas en la empresa Diseño y Construcción F.CH. S.A:

Tabla 6

Género de Trabajadores

Genero Frecuencia Porcentaje

F 3 50%

M 3

50%

Total 6 100%

Figura 7. Género de trabajadores.

50%50%

F M

40

Tabla 7

Áreas de la empresa Diseño y Construcción F.CH. S.A

Área Frecuencia Porcentaje

Marketing 1

17%

Administrativa 3

50%

Operativa 2

33%

Total 6 100%

Figura 8. Departamentos de la empresa Diseño y Construcción F.CH. S.A

17%

50%

33%

Marketing Administrativa Operativa

41

Tabla 8

Tiempo que tiene trabajando en la empresa

Tiempo en la

empresa Frecuencia Porcentaje

3 meses 1 año 2 33%

1 a 2 años 2 33%

2 a 3 años 1 17%

3 a 5 años 1 17%

Total 6 100%

Figura 9: Tiempo que tiene trabajando en la empresa

Por medio de los siguientes gráficos se ha logrado presentar información básica de la

institución tales como la cantidad de personal que corresponde a 6 colaboradores, el 50% femenino

y el 50% masculino, 3 de ellos perteneciente al departamento administrativa, 2 al departamento

operativa y 1 al departamento de marketing, además de esto el ultimo grafico no permite visualizar

el tiempo transcurrido como colaborador de dicha empresa, teniendo en cuenta que esta empresa

ha retomado sus actividades en los últimos años.

33%

33%

17%

17%

3 meses 1 año 1 a 2 años 2 a 3 años 3 a 5 años

42

Pregunta N°1: La empresa le ofrece planes de capacitación, adiestramiento, inducción enfocados

en su área de trabajo.

Tabla 9

La empresa le ofrece planes de capacitación, adiestramiento, inducción enfocados en su área de

trabajo.

Detalle Frecuencia Porcentaje

TA 0 0%

PA 0 0%

PD 1 17%

TD 5 83%

Total 6 100%

Nota: Datos de la encuesta

Figura 10: ofrece planes de capacitación, adiestramiento, inducción enfocados en su área de trabajo.

Interpretación

Mediante los siguientes resultados es posible visualizar claramente que el 83%

correspondiente a la cantidad de 5 empleados de 6 se consideran en total desacuerdo y solo el

17% correspondiente a 1 empleado se considera parcialmente en desacuerdo, por lo tanto, de

acuerdo a los siguientes datos se entiende que la empresa no ofrece ningún plan de capacitación,

adiestramiento, inducción entro otros.

17%

83%

TA PA PD TD

43

Pregunta N°2: La institución cuenta con propuestas que ayudan a mejorar su desempeño laboral

Tabla 10

La institución cuenta con propuestas que ayudan a mejorar su desempeño laboral


TA 2 33%

PA 2 33%

PD 2 33%

TD 0 0%

Total 6 100%


Figura 11: La institución cuenta con propuestas que ayudan a mejorar su desempeño laboral.

Interpretación

La población encuestada, como se puede apreciar en el grafico se encuentra dividida de

forma homogénea, el 33% totalmente de acuerdo, el 33% parcialmente de acuerdo y el 33%

parcialmente en desacuerdo, por medio de esta pregunta considerada básica no logramos obtener

de los siguientes resultados respuestas significativas que permitan comprender la ineficiencia o

eficiencia de la misma puesto que los resultados son claramente divididos.

33%

33%

33%

TA PA PD TD

44

Pregunta N°3: Las tareas asignadas corresponden a las funciones del puesto

Tabla 11

Las tareas asignadas corresponden a las funciones del puesto.


TA 2 33%

PA 3 50%

PD 1 17%

TD 0 0%

Total 6 100%


Figura 12: Las tareas asignadas corresponden a las funciones del puesto.

Interpretación

De forma bastante clara en el siguiente grafico se visualiza que el 50% de los colaboradores

se consideran parcialmente de acuerdo, en que las tareas corresponden a las funciones del puesto,

con una diferencia mínima el 33% se considera totalmente de acuerdo y solo el 17% se considera

parcialmente en desacuerdo, esto es suficiente para comprender que efectivamente existe algún

tipo de confusión, haciendo énfasis en las distintas tesis tomadas como guías se puede

comprender la importancia dentro de un manual de procedimientos en estructurar la correcta

formulación y secuencia de las actividades a realizar en cada puesto.

33%

50%

17%

TA PA PD TD

45

Pregunta N°4: Realiza sus actividades en el tiempo establecido en el cronograma de actividades

sin ningún contratiempo.

Tabla 12.

Realiza sus actividades en el tiempo establecido en el cronograma de actividades sin ningún

contratiempo.


TA 1 17%

PA 5 83%

PD 0 0%

TD 0 0%

Total 6 100%


Figura 13: Realiza sus actividades en el tiempo establecido en el cronograma de actividades.

Interpretación

El 83% de la población encuestada se considera parcialmente de acuerdo en que realiza sus

actividades en el tiempo establecido lo cual según los colaboradores muchas veces se debe

principalmente por factores externos tales como, retraso por parte de la financiera en acreditar el

dinero a la cuenta correspondiente o bien por motivos diversos que poco tienen que ver con el

mal uso o manejo de sus de sus recursos.

17%

83%

TA PA PD TD

46

Pregunta N°5: Cree usted que la coordinación de actividades entre los diversos departamentos es

la adecuada.

Tabla 13

Cree usted que la coordinación de actividades entre los diversos departamentos es la adecuada.


TA 1 17%

PA 1 17%

PD 4 67%

TD 0 0%

Total 6 100%


Figura 14: Cree usted que la coordinación de actividades entre los diversos departamentos es la

adecuada.

Interpretación

La correcta distribución de responsabilidades dentro de una empresa son obligaciones que el

gerente o la persona asignada deben ofrecer a sus trabajadores y cuando esto no sucede puede

producir una serie de emociones, como frustración, desmotivación laboral entre otros. El grafico

nos muestra que el 67% de los trabajadores están parcialmente en desacuerdo y solo el 17%

equivalente a un solo 1 empleado afirma que se encuentra totalmente de acuerdo y parcialmente

de acuerdo.

17%

17%

67%

TA PA PD TD

47

Pregunta N°6: Caso de presentarse una propuesta de trabajo con una remuneración igual a la

actual, renunciaría a su cargo en dicha constructora.

Tabla 14

Caso de presentarse una propuesta de trabajo con una remuneración igual a la actual,

renunciaría a su cargo en dicha constructora.


TA 0 0%

PA 1 17%

PD 2 33%

TD 3 50%

Total 6 100%


Figura 15: Renunciaría a su trabajo en caso de presentarse otra propuesta de trabajo.

Interpretación

La población a la que fue dirigida la encuesta el 50% está totalmente en desacuerdo, el 33%

parcialmente en desacuerdo y el 17% parcialmente de acuerdo, estos porcentajes nos permiten

identificar la lealtad por parte de los trabajadores, lo cual es una situación bastante favorable para

la empresa. El 17% argumento que el motivo de su respuesta se debe principalmente a factores

relacionados con el tiempo, renunciaría a su trabajo por una remuneración igual a la actual en

caso de presentarse una propuesta con un horario laboral más comido.

PA17%

PD33%

TD50%

TA PA PD TD

48

Pregunta N°7: Presenta debidamente documentado los gastos que se presentan en el

cumplimiento de sus actividades.

Tabla 15

Presenta debidamente documentado los gastos que se presentan en el cumplimiento de sus actividades.


TA 2 33%

PA 3 50%

PD 1 17%

TD 0 0%

Total 6 100%


Figura 16: Presenta debidamente documentado los gastos

Interpretación

El 50 % correspondiente a 3 colaboradores de la constructora pertenecientes a el área de

operaciones consideran estar parcialmente de acuerdo en la entrega de documentación dentro de

los tiempos establecidos, mientras el 33% pertenecientes a el área administrativa se consideran

totalmente de acuerdo, por lo tanto, consideran que las falencias no provienen de dicho

departamento, una menor cantidad de apenas 17% se considera parcialmente en desacuerdo.

33%

50%

17%

TA PA PD TD

49

Pregunta N°8: Se ejecutan evaluaciones periódicas dentro del Departamento de Logística

Tabla 16

Se ejecutan evaluaciones periódicas dentro del Departamento de Logística


TA 0 0%

PA 2 33%

PD 1 17%

TD 3 50%

Total 6 100%


Figura 17: Se ejecutan evaluaciones periódicas dentro del Departamento de Logística.

Interpretación

Considerando la importancia de realizar evaluaciones periódicas que permitan comprender el

desenvolvimiento de dicho departamento el 50% considera estar totalmente en desacuerdo lo

cual indica que efectivamente el área de operación probablemente no realiza dichas evaluaciones

periódicas, el 33% se encuentra parcialmente de acuerdo en dicha interrogante y el 17% se

encuentra parcialmente en desacuerdo.

PA33%

PD17%

TD50%

TA PA PD TD

50

Pregunta N°9: Facilitaría sus actividades laborales la implementación de un manual de

procedimientos en su puesto de trabajo.

Tabla 17

Facilitaría sus actividades laborales la implementación de un manual de procedimientos en su

puesto de trabajo.


TA 6 150%

PA 0 0%

PD 0 0%

TD 0 0%

Total 6 150%


Figura 18: implementación de un manual de procedimientos.

Interpretación

El 100% de los encuestados consideran que la implementación de un manual de

procedimientos en cada área de su trabajo le facilitaría sus actividades laborales, por lo tanto

según el siguiente resultado los colaboradores de dicha institución estarían abiertos al cambio,

teniendo en consideración que los manuales de procedimiento les permitiría mejorar su

desenvolvimiento por lo tanto ayudaría a mejorar la productividad de la institución, dicho

resultado es favorable para el estudio de caso, puesto que la acogida de la propuesta planteada es

notoria.

100%

TA PA PD TD

51

Pregunta N°10: Aceptaría recibir capacitación para la puesta en funcionamiento de un manual de

procedimientos en su cargo.

Tabla 18

Aceptaría recibir capacitación para la puesta en funcionamiento de un manual de procedimientos en su

cargo.


TA 6 150%

PA 0 0%

PD 0 0%

TD 0 0%

Total 6 150%


Figura 19: Aceptaría recibir capacitación para la puesta en funcionamiento de un manual de

procedimientos en su cargo.

Interpretación

Tomando en cuenta el resultado 100% favorable arrojado anteriormente acerca de la

implementación de un manual de procedimientos en su puesto de trabajo, y considerando el

resultado 100% favorable obtenido por la siguiente interrogante ¿Aceptaría recibir capacitación

para la puesta en funcionamiento de un manual de procedimientos en su cargo?, podemos

considerar la disponibilidad por parte de sus colaboradores para mejorar dicha institución,

identificando la importancia de su aplicación y las ventajas que trae consigo un manual de

procedimientos.

100%

0%0%0%

TA PA PD TD

52

Entrevista a la Gerencia General

1. ¿Trabaja para otra institución sea esta pública o privada?

SI o NO

2. ¿Cuál es su área de desempeño dentro la institución es?

GERENTE GENERAL

3. ¿Realiza seguimiento a las actividades realizadas por su fuerza laboral?

SI o NO

4. ¿Brinda la adecuada atención a sus colaboradores?

SI o NO

5. ¿Tiene conocimientos sobre el ámbito administrativo?

SI o NO

6. ¿Ha considerado la necesidad de implementar nuevas estrategias para crecer en el mercado?

SI o NO

7. ¿Tiene conocimiento de lo que son los manuales de procedimientos?

SI o NO

8. ¿Existe un manual de procedimientos donde se detalla las funciones a seguir?

SI o NO

9. ¿Implementaría la propuesta de un manual de normas, técnicas y procedimientos?

SI o NO

53

10. ¿La empresa cuenta con un reglamento interno?

SI o NO

Análisis: La información obtenida mediante la entrevista realizada al Señor Fausto Rodrigo

Chávez, que ocupa el cargo de gerente general ha permitido identificar algunas posibles falencias

tales como la falta de conocimientos administrativos, puesto que su profesión es arquitectura, por

otra parte considera importante y ha implementado nuevas estrategias que permitan su

crecimiento a nivel nacional, las interrogantes acerca de los manuales de procedimiento tuvieron

excelente acogida por parte del mismo, puesto que se considera de acuerdo en implementar

dichos manuales para que sea una guía y un impulso que permita a la empresa crecer y brindar

nuevas oportunidades a sus cliente.

54

4. PROPUESTA

Los manuales de procedimientos son instrumentos o herramientas esenciales que permiten la

comunicar, registrar y enviar la información al área correspondiente. Este tipo de manuales está

estructurado en forma secuencial, da a conocer las operaciones y actividades de cada puesto, las

especificaciones deben ser realizadas de acuerdo a lo establecido al manual para tener los

resultados esperados.

Entre los procesos a cumplir en la administración se encuentra el control, los manuales de

procedimientos facilitan el control interno y son necesarios para obtener información detallada y

ordenada que contengan instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,

funciones, sistemas y procedimientos en todas las actividades que se realizan en la organización,

logrando el cumplimiento de los objetivos planteados en la gerencia.

La empresa mencionada es una empresa familiar que presta servicios de construcción, y por

su constitución como PYMES, y el no poseer los conocimientos administrativos necesarios, trae

consigo que no esté bien establecidas las funciones de acuerdo en el cargo. La empresa cuenta

con 6 empleados de los cuales 3 son promotores, y son los encargados de reunirse con los

clientes, ofrecer el servicio y gestionar para que el cliente se reúna con el Arquitecto quien

muestra los diseños, a su vez se encargan del papeleo con el banco para que se le otorgue el

préstamo a cliente y se pueda comenzar con la obra. Una vez comenzada la obra se delega a un

colaborador que se encargue de las compras. Luego la empresa contrata a un maestro quien se

tiene la responsabilidad de velar por la obra, a su vez, contrata al personal necesario para realizar

la obra de acuerdo a un presupuesto establecido.

55

4.1. Organigrama de la Empresa

La empresa en cuestión, como se menciona con anterioridad, no posee el organigrama en

donde se presenta de forma clara y precisa, la estructura jerárquica de la empresa y permite la

división jerárquica. Dentro de la propuesta se elabora un organigrama el mismo que está

integrado por todos los cargos y funciones de la organización.

Figura 20. Organigrama de la empresa.

GERENTE

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

CONTADOR

AUXILIAR CONTABLE

DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN Y

LOGÍSTICA

PROMOTOR 1

PROMOTOR 2

PROMOTOR 3

DEPARTAMENTO DE MARKETING

DISEÑO Y

PUBLICIDAD

56

4.2. Perfiles de cargo

Una vez elaborado el organigrama de la empresa, el siguiente paso es la especificación de

cargos a través, de realizar los perfiles de todos quienes trabajan en la organización. Los perfiles

de cargo se los realiza en base a las necesidades de cada puesto referente a la entidad.

4.2.1. Gerencia

PERFIL EMPLEADO

CARGO Gerente General

GENERO Indistinto

EDAD Mayor de 30 años

INSTRUCCION Administración de

empresas, Ingeniera

comercial o afines

EXPERIENCIA Mínima de 5 años

ocupando cargos

similares de preferencia

en el ámbito de la

construcción

ACTIVIDADES A DESAROLLAR

- Elaborar reportes relacionados a su puesto.

- Tomar decisiones que permitan crecer a la empresa.

- Planteamiento de nuevos proyectos que permitan abarcar mayor

cantidad de mercado.

- Manejo de nómina.

- Relaciones con personal.

- Relaciones con proveedores.

CARACTERISTICAS

Liderazgo

Empatía

Capacidad de delegar funciones

Innovador

Inteligencia emocional

Habilidad para negociación

Toma de decisiones

Figura 21. Perfil Gerente general.

57

4.2.2. Departamento Administrativo

PERFIL EMPLEADO

CARGO Contador

GENERO Indistinto


INSTRUCCION Titulado en finanzas,

contabilidad y afines


ocupando cargos

similares


- Coordinación y supervisión de nómina y proyectos.

- Delegar responsabilidades a los otros departamentos relacionado a el

área contable.

- Realizar y presentar en las fechas establecidas los estados financieros.

- Elaboración de reportes.

- Elaboración coordinación y supervisión de declaraciones,

conciliaciones bancarias, entre otros.

- Adoptar estrategias que sirvan de ayuda para aumentar la rentabilidad.

- Llevar un reporte detallado de los costos y gastos.

CARACTERISTICAS

Capacidad intelectual

Vocación

Capacidad de delegar funciones


Adaptabilidad

Lealtad

Figura 22. Perfil Contador.

58

PERFIL EMPLEADO

CARGO Auxiliar contable

GENERO Indistinto


INSTRUCCION Titulado, egresado o

estudiando últimos años

de finanzas, contabilidad

y afines

EXPERIENCIA Indistinto


- Registro de facturas.

- Emisión de retenciones.

- Conciliaciones bancarias.

- Anexo transaccional.

- Liquidación de impuestos.

- Realización de formularios.

- Manejo de costos y gastos.

CARACTERISTICAS

Honestidad

Sinceridad


Adaptabilidad

Capacidad intelectual

Lealtad

Figura 23.Perfil Auxiliar Contable

59

4.2.3. Departamento de Marketing

PERFIL EMPLEADO

CARGO Ejecutivo de marketing

GENERO Indistinto


INSTRUCCION Titulado, egresado o

estudiando últimos años

de Marketing y ventas


ocupando cargos

similares


- Gestión estratégica y operativa.

- Dominar y usar tecnologías.

- Comunicación integral: publicidad, relaciones públicas etc.

- Estudio de mercado.

- Analizar cuotas de mercado.

- Posicionamiento de la empresa en el mercado.

- Canales de distribución y logística.

CARACTERISTICAS

Liderazgo

Empatía

Negociación


Facilidad de comunicación

Figura 24. Ejecutivo de marketing.

60

4.2.4. Departamento de operación y logística

PERFIL EMPLEADO

CARGO Promotor 1

GENERO Indistinto


INSTRUCCION -Tercer Nivel cursando o

egresado preferible de la

carrera de Ingeniería

Comercial o Ventas.

- Con licencia de

conducir Tipo B (No

profesional)


ocupando cargos

similares




- Llevar la agenda de trabajo de cada cliente, el mismo que será luego

otorgado al Jefe Departamental.

- Debe ingresar la documentación del cliente para que se le otorgue el

crédito al cliente, en la entidad bancaria.

- Realizar informes semanales de las actividades que desarrolla,

facilitando el monitoreo y resultado de las mismas.

- Enviar al departamento administrativo los documentos probatorios de

los gastos efectuados.

- Administrar y mantener actualizado archivos y documentación para la

toma de decisiones de los superiores.

- Supervisar el cumplimiento de las obligaciones por parte de los

maestros.

CARACTERISTICAS

Actitud positiva.

Excelente manejo de relaciones interpersonales

Facilidad de palabra

Buen negociante

Sentido de Compromiso

Figura 25. Promotor 1

61

PERFIL EMPLEADO

CARGO Promotor 2 y 3

GENERO Indistinto


INSTRUCCION -Tercer Nivel cursando o

egresado preferible de la

carrera de Ingeniería

Comercial o Ventas.

-Con licencia de conducir

Tipo B (No profesional)


ocupando cargos

similares




- Llevar los pedidos a proveedores.

- Buscar máquinas de alquiler.

- Comunicar a oficina que se va a generar un gasto en "X" ciudad para

tal proyecto, esto se hace para llevar el control de gastos de cada casa.

CARACTERISTICAS

Actitud positiva.

Excelente manejo de relaciones interpersonales

Facilidad de palabra

Buen negociante

Sentido de Compromiso

Figura 26. Promotor 2 y 3.

62

4.3. Diseño del Manual de Procedimientos para Control Interno

En este estudio de caso, se diseña un manual de procedimientos para que permita o facilite el

control interno en la empresa Diseño y Construcción F.CH. S.A., y así detallar los procesos a

realizar en cada cargo, ya que en la organización se pudo apreciar ciertas inconsistencias que

imposibilitaban que los procesos se realizaran de forma eficiente, esto causaba el bajo

rendimiento laboral en los colaboradores, por la confusión de cargos ya que el desconocimiento

de sus funciones o el sobrecargo de las mismas se retrasaba la entrega de documentación a la

entidad bancaria y a los proveedores para comenzar con la construcción. Es por esto, que se

recomienda emplear un manual de procedimientos. En el caso de su implementación, se debe

contar con los permisos necesarios por parte del gerente, a su vez, es necesaria la capacitación

del personal y la distribución del mismo.

63

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL

INTERNO

EMPRESA DISEÑO Y CONSTRUCCION F.CH. S.A.

ENERO 2019

64

CONSTRUCTORA F.CH. S. A

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSTRUCTORA F.CH. S.A

CONTENIDO Pag. 1/ 52

Año: 2019

APROBACIÓN TÉCNICA Y REGISTRO DE MANUAL

ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIÓN

OBJETIVO DEL MANUAL Y ALCANCE

DEFINICIONES BÁSICAS

BASE LEGAL

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

POLÍTICAS GENERALES

GERENCIA:

FUNCIONES

POLÍTICAS

PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMA DE FLUJO

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO:

FUNCIONES

POLÍTICAS

PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE MARKETING:

FUNCIONES

65



CONTENIDO Pag. 2/52

Año: 2019

PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA:

FUNCIONES

POLÍTICAS

PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMA DE FLUJO

SIMBOLOGÍA

66



HOJA DE APROBACIÓN

Pag. 3/ 52

Año: 2019

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EMPRESA “DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN F.

CH. S. A”

Fecha de elaboración:

Fecha de implantación:

Revisiones:

Fecha: ___________________________ Página: ____________________________

Fecha: ____________________________ Página: ____________________________

Elaborado por: ________________________________________________________________

Firma: _________________________________

Autorización Firma

__________________________ _________________________

67


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL INTERNO

ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Pag. 4/52

Año: 2019

Fecha: / / /

El manual de procedimientos denominado _____________________________ en vigor a partir del día

____________ presenta cambios en los procedimientos que a continuación se enuncian:

PROCEDIMIENTO BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

El día __________ el Departamento de operaciones y logística recibió un ejemplar de los

procedimientos modificados registrándose con la clave _________

68



INTRODUCCIÓN Pag. 5/ 52

Año: 2019

Un Manual de procedimientos es fundamental para determinar los lineamientos y los

procedimientos a seguir de las actividades realizadas en los diversos departamentos de la empresa

“Diseño y Construcción FC.H” puesto que este permitirá un control interno minucioso tanto de los

objetivos como el adecuado desarrollo de actividades, análisis y actualizaciones de sistemas y

estructuras.

Su elaboración pretende por lo tanto ofrecer a dicha empresa un registro detallado de todos

los procedimientos a seguir de forma cronológica que le permitirá la optimización de tiempo y el

incremento de su valor agregado en las diversas áreas del mismo. Guiar al personal en cada una de

sus funciones, es el fin más importante del manual, el cual detallara la forma adecuada de las

actividades a realizar en las diversas áreas pertenecientes a la empresa.

Es de importancia señalar que los Manuales deberán ser revisados de forma anual y esto le

permitirá realizar en caso de existir alguna modificación.

69



OBJETIVOS Y ALCANCE Pag. 6/52

Año: 2019

Objetivo del manual

Emplear pasos a seguir para el personal de la constructora “Diseño y Construcción F.CH.”

que contenga los procedimientos, lineamientos y actividades a realizar, a través de la

documentación de las actividades del departamento.

Alcance del manual

El presente manual está dirigido al personal de la constructora “Diseño y Construcción

F.CH”, con el fin de elevar el valor agregado y ofrecer a la empresa una guía que les permita

acelerar los procesos para lograr la optimización y la satisfacción de sus clientes, en cada una de

sus actividades mencionadas en este manual.

70



DEFINICIONES BÁSICAS Pag. 7/ 52

Año: 2019

Manual: Es una herramienta presentada en forma de texto, en la que se detallan instrucciones a

seguir para realizar determinada actividad. Contiene métodos, procesos y políticas a cumplir en

ciertas actividades.

Proceso: Es una serie de pasos necesarios a realizar para determinada actividad.

Procedimiento: Son medios, técnicas o métodos a realizar para cierta función u ocupación.

Actividad: Es el conjunto de tareas ejecutadas por una persona o por un área, por lo general, son

asignadas por un tercero.

Control Interno: Son los procedimientos integrales de métodos, los cuales forman el pilar para

poder desarrollar adecuadamente actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de

las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad,

control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

Supervisión: Es la vigilancia al personal con la finalidad de que los procedimientos a su cargo se

den según lo estipulado. Esta condiciona y determina la necesidad de que en una organización se

implemente el control interno.

71



BASE LEGAL Pag. 8/ 52

Año: 2019

Código del trabajo del Ecuador.

Ley de Compañías del Ecuador.

Ley de Contratación Pública en el Ecuador.

Norma Ecuatoriana de la construcción.

Ley de cámaras de construcción en el Ecuador.

Superintendencia de Compañías.

Servicio de Rentas Internas.

72



ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA Pag. 9/ 52

Año: 2019

Se presenta el organigrama estructural en donde se muestra la jerarquía en la organización.

GERENTE

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

CONTADOR

AUXILIAR CONTABLE

DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN Y

LOGÍSTICA

PROMOTOR 1

PROMOTOR 2

PROMOTOR 3

DEPARTAMENTO DE MARKETING

DISEÑO Y PUBLICIDAD

73



POLÍTICAS GENERALES Pag. 10/ 52

Año: 2019

El presente manual servirá de guía a todo el personal que labora en la empresa Diseño y

Construcción F. C.H. S. A, en los diferentes departamentos de la organización.

La gerencia general es la encargada de aprobar el presente manual de procedimientos para

control interno de la empresa.

La gerencia general en conjunto con el departamento administrativo, son los encargados de

aprobar modificaciones o correcciones del manual de procedimientos para control interno

de la empresa. Toda sugerencia o solicitud de modificación debe ser notificado

directamente a gerencia.

Se revisará periódicamente la efectividad de los procedimientos establecidos, con la

finalidad de actualizarlos y modernizarlos, ya que este Manual es un documento dinámico

que puede ser modificado de manera total o parcial cada vez que sea necesario.

El departamento administrativo será el responsable de difundir este documento y de

capacitar al personal en la aplicación de los procedimientos que contiene.

El Manual de manual de procedimientos para control interno servirá de guía principal para

la evaluación del desempeño laboral de todo el personal de la empresa y para evaluar la

efectividad de la misma.

El Manual de manual de procedimientos para control interno será utilizado como una

herramienta didáctica para la capacitación y entrenamiento del personal de nuevo ingreso.

El Manual de manual de procedimientos para control interno entrará en vigencia a partir de

la fecha de su aprobación.

74



GERENCIA: FUNCIONES Pag. 11/ 52

Año: 2019

El Gerente General será el Representante Legal de la Sociedad y tendrá a su cargo la

dirección y la administración de los negocios sociales.

Elabora planes y estrategias para el crecimiento de la empresa.

Toma decisiones de inversión y en los proyectos a realizar.

Evalúa el proyecto a realizar.

Asegura la disponibilidad de recursos para la ejecución de obras.

Recepta la lista de los materiales que se necesitaran para comenzar la obra.

Administra los fondos de la empresa.

Integra e involucrar a todos los departamentos de la organización.

Realiza el control sobre los avances de la construcción.

Revisa constantemente los informes de finanzas de la empresa.

Supervisa la eficiencia con que son realizadas las funciones en la empresa.

Coordina y tramita las certificaciones en entidades externas como municipio, bomberos,

etc.

Analiza y aprueba las proposiciones de cursos especiales y capacitación.

Aprueba el establecimiento adecuado de reformas Administrativas y técnicas que permitan

elevar el desarrollo integral de la Institución.

Evalúa de manera sistemática y adecuada la imagen funcional y organizacional de la

Empresa.

75

CONSTRUCTORA F.CH. S.A


GERENCIA: FUNCIONES Pag. 12/ 52

Año: 2019

Establecer los procedimientos para el desarrollo de las actividades relacionadas con la

producción y operaciones de los departamentos.

Dirigir al grupo de trabajadores a su cargo, en la utilización racional de los recursos

necesarios para el desarrollo de sus actividades.

Dirigir los programas y operaciones por realizar dentro de un periodo de tiempo

determinado.

Establecer los procedimientos para el desarrollo de las actividades relacionadas con la

producción y operaciones de su departamento.

Atender y presentar soluciones a los problemas que surjan en el desarrollo del trabajo y con

sus subalternos.

Entrenar a los empleados en el desarrollo de sus funciones, normas de seguridad y

reglamentos internos de trabajo.

76



GERENCIA: POLÍTICAS Pag. 13/ 52

Año: 2019

La Gerencia general será la única que puede aprobar y modificar las políticas que se deriven

de su estructura orgánica.

Todos los servicios que sean solicitados a la Empresa deberán ser planeados de acuerdo a

los lineamientos establecidos por la Institución.

Sólo se podrá proporcionar servicio a los clientes autorizados por la Dirección General y

que cumplan con las disposiciones señaladas por ésta.

La información y documentación que sea utilizada, manejada y generada en la Empresa,

tendrá el carácter de confidencial.

Mantener una comunicación constante entre los participantes de los distintos programas

que tiene encomendados la Dirección de Ingeniería y Construcción.

Mantener una óptima productividad en todas las áreas de la Empresa, durante el desarrollo

de sus responsabilidades.

Ofrecer una buena imagen de la empresa, a través de la adecuada y oportuna presentación

de los servicios que proporciona.

La Gerencia será la encargada de supervisar que los procesos se estén cumpliendo de

acuerdo al manual de procedimientos.

77



GERENCIA: PROCEDIMIENTOS- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Pag. 14/ 52

Año: 2019

PROCEDIMIENTO

INICIO DE OBRA

Actores del Proceso:

Gerente

Cliente

Promotor 1

Contador

Maestro de la obra (Contratista)

Herramientas:

- Hoja impresa, de presupuesto

No. Responsable Descripción de actividad

1 Promotor 1 Envía lista de clientes interesados en servicios.

2 Gerente Recibe lista de clientes interesados en servicios.

3 Gerente Verifica que los clientes ya cuenten con el préstamo aprobado.

En caso de ser clientes que soliciten el servicio de forma

independiente, verificar que cuente con los requerimientos.

4 Gerente Envía la lista de los clientes al departamento administrativo y

concreta cita con el cliente.

5 Gerente Proporciona información sobre proyectos anteriores, presenta

diseños de viviendas que se posee, en caso de que el cliente

desee uno nuevo, se realiza nuevo diseño, de acuerdo a la

especificación del cliente.

6 Cliente Acepta o no los diseños de vivienda presentados. Acepta

cancelar del 25% para comenzar la obra.

7 Gerente Solicita al contratista de mano de obra los obreros y la lista de

materiales.

8 Contador

Gerente

Notifica al Gerente cuando los materiales has sido comprados

y recibidos.

78




Año: 2019

9 Gerente Realiza el desembolso a proveedores.

10 Promotor 1

Gerente

Notifica al Gerente que ya se comenzó con la obra.

11 Contador

Gerente

Recibe del Contador la hoja de presupuestos, junto con el

registro de las compras.

12 Gerente Debe mantenerse al corriente de lo que ocurre en el proyecto.

13 Gerente Supervisa el proyecto haciendo visitas periódicas.

79



DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS: INICIO DE OBRA

Pag. 16/ 52

Año: 2019 GERENTE GENERAL

80




Año: 2019

PROCEDIMIENTO

SEGUIMIENTO DE LA OBRA


Gerente

Promotor 1 y 3

Proveedor

Auxiliar Contable

Herramientas:

- Hoja impresa, cronograma de actividades.


1 Promotor 3

Gerente

Recibe notificación de que la obra ya está al 20 %.

2 Gerente Supervisa que la obra esté al 20%.

3 Gerente

Proveedor

Reserva la fecha de fundición con Holcim S.A e indica los

cúbicos de cemento que se requiere.

4 Proveedor

Promotor 1

Notifica al que la orden ya está lista.

5 Auxiliar Contable Notifica al Gerente de la entrega del material del proveedor.

6 Gerente Realiza el desembolso a proveedores.

7 Promotor 3 Recibe notificación de que la obra está al 50%.

8 Gerente Revisa si la obra se está realizando de acuerdo al plazo

acordado. (En caso de que exista demora, debe coordinar con

el departamento administrativo y dar solución al problema).

9 Auxiliar Contable

Gerente

Recibe notificación de desembolso para pago de proveedores

por luminarias y materiales eléctricos.

10 Promotor 1 Le notifican la culminación de la obra.

11 Gerente Supervisa que la obra esté terminada y firma hoja de entrega.

12 Gerente Entrega a cliente.

81



DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS: SEGUIMIENTO DE OBRA

Pag. 18/ 52

Año: 2019 GERENTE GENERAL

PROMOTOR 1 Y 3 GERENTE PROVEEDOR AUXILIAR CONTABLE

Recibe

notificación

del avanze

del 20 %.

INICIO

Reserva la

fecha de

fundición

con Holcim e

informa los

cubicos Notifica al

Gerente la

entrega del

material

Realiza el

desembolso a

proveedores.

Recibe

notificación

de que la

obra está al

50%.

Revisa que

la obra este

dentro de los

plazos

acuerdo

notifican la

culminació

n de la obrasupervisa y

entrega la

obra al

cliente

FIN

82




Año: 2019

PROCEDIMIENTO

SUPERVISIÓN DE PROCESOS


Gerente

Departamento administrativo

Contador

Auxiliar Contable

Herramientas:

- Hoja impresa, informe de novedades.


1 Gerente Realiza reuniones con los departamentos de forma semestral.

2 Gerente Solicita al Contador los Informes financieros de los últimos 6

meses.

3 Contador Presenta informes solicitados.

4 Gerente Entrega al auxiliar contable informe de novedades y solicitar

que lo distribuya a todos los trabajadores para que sea llenado

a acuerdo sea necesario. (Realizarlo de manera periódica

trimestral o cuatrimestralmente, según sea requerido)

5 Auxiliar Contable Entrega los informes de trabajadores al Gerente.

6 Gerente Revisa informes y toma decisiones. Si se encuentra con

problemas técnicos o que requieran desembolso de efectivo,

se solicita a los trabajadores la documentación o prueba de

que sea necesario y que lo ocurrido no fue responsabilidad de

ningún empleado. Caso contrario se descontará del sueldo.

7 Gerente Analiza los informes de novedades, en caso de encontrar con

problemas en algún departamento, debe solicitar reunirse con

los empleados y dar solución al problema.

83




Año: 2019

8 Gerente Evalúa los resultados obtenidos y los compara con los dos

últimos periodos.

9 Gerente Elabora objetivos de acuerdo a las novedades descubiertas.

10 Gerente Toma medidas correctivas de ser necesario.

11 Gerente

Departamento

administrativo

En conjunto al departamento administrativo, realiza planes y

estrategias de acuerdo a los objetivos planteados.

12 Gerente Realiza nuevo formato para el informe de novedades,

tomando en consideración los objetivos planteados.

13 Gerente

Contador

Se realiza reuniones trimestrales en donde el Contador le

entrega informes indicando la situación actual de la empresa.

84



DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: CONTADOR

Pag. 21/ 52

Año: 2019 FUNCIONES

Elaboración de informes financieros.

Declaraciones y pagos de retenciones e impuestos al SRI.

Preparar informes de gestión cuadros comparativos de gastos, consolidados de

presupuestos.

Entregar informes contables y financieros adecuados.

Asesorar a la gerencia en temas tributarios.

Resolver requerimientos de la gerencia.

Coordinación y supervisión de nómina y proyectos.

Delegar responsabilidades a los otros departamentos relacionado a el área contable.

Realizar y presentar en las fechas establecidas los estados financieros.

Elaboración de reportes.

Elaboración coordinación y supervisión de declaraciones, conciliaciones bancarias, entre

otros.

Adoptar estrategias que sirvan de ayuda para aumentar la rentabilidad.

Llevar un reporte detallado de los costos y gastos.

85




Pag. 22/ 52

Año: 2019 POLÍTICAS

El sistema contable estará enmarcado dentro de las disposiciones legales aplicables y estará

diseñado de tal manera que satisface las necesidades de información por medio de los

estados financieros.

El Contador está encargado del análisis y presentación de los Estados Financieros

mensuales y anuales, con sus notas correspondientes.

Todas las operaciones contables que surjan de las actividades de la empresa se registrarán

dentro del período que ocurran.

La información financiera debe ser oportuna y útil para la toma de decisiones, y debe

presentarse de acuerdo a lo mencionado anteriormente.

Los documentos como facturas, notas de créditos, etc., que sea para justificar el registro

contable de una operación debe facilitar el análisis sobre su veracidad y legalidad.

86




Pag. 23/ 52

Año: 2019 PROCEDIMIENTOS - DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTO

DESARROLLO DE LA OBRA


Contador

Auxiliar Contable

Gerente

Herramientas:

- Sistemas de información; Word, Excel.


1 Auxiliar Contable Notifica al Contador sobre los proyectos en marcha.

2 Contador Recibe lista de clientes interesados en servicios.

3 Auxiliar Contable

Contador

Entrega la lista de los primeros 5% de materiales para la obra.

4 Contador Realiza un presupuesto inicial de la obra. Registra la

información que le ha sido entregada.

5 Contador

Auxiliar Contable

Solicita al auxiliar contable que realice el pedido a los

proveedores para los materiales.

6 Auxiliar Contable Recibe notificación de la entrega de los materiales.

7 Contador

Gerente

Notifica al Gerente de la entrega de los materiales.

8 Auxiliar Contable

Contador

El auxiliar contable le entrega todos los recibos de compras a

proveedores por materiales, alquiler de maquinaria y costos

de mano de obra de obreros.

87




Pag. 24/ 52


8 Contador Realiza el registro de las actividades, y el presupuesto del

proyecto.

9 Contador

Gerente

Entrega la hoja de presupuesto al Gerente y los registros de

compra.

10 Contador

Auxiliar Contable

Solicita información detallada del avance de la obra,

incluyendo los gastos y costos efectuados.

11 Contador

Auxiliar Contable

Coordina junto con el Auxiliar contable que la obra se esté

realizando de acuerdo al plazo establecido por el Gerente y

que los materiales lleguen en el tiempo necesario.

12 Contador

Auxiliar Contable

Supervisa que el auxiliar contable solicite los materiales al

tiempo necesario.

13 Contador Lleva el registro de las actividades económicas.

14 Contador

Auxiliar Contable

Se encarga de presentar la información requerida por el

Servicio de Rentas Internas en el tiempo establecido.

15 Contador

Gerente

Presenta un informe final al Gerente.

88



DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS: DESARROLLO DE LA OBRA

Pag. 25/ 52

Año: 2019 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: CONTADOR

AUXILIAR CONTABLE CONTADOR GERENTE

Notifica al

Contador

sobre los

proyectos

en marcha

INICIO

Notifica al

Gerente de la

entrega de

los

materiales

registro de

las

actividades,

y el

presupuesto

Recibe lista

de clientes

interesados

en servicios.

Entrega la

lista de los

primeros 5%

de materiales

para la obra.

Realiza un

presupuesto

inicial de la

obra

Recibe

notificación

de la entrega

de los

materiales

Solicita al auxiliar

contable que

realice el pedido a

los proveedores

para los

materiales.

entrega todos

los recibos

de compras a

proveedores

Entrega la

hoja de

presupuesto

Solicita

información

detallada del

avance de la

obra

Supervisa

que se

solicite los

materiales al

tiempo

necesario.

Presenta un

informe final

al Gerente

presenta

información

requerida por el

Servicio de

Rentas Internas

en el tiempo

establecido

FIN

89




Pag. 26/ 52


PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES REGULARES


Contador

Auxiliar Contable

Gerente

Herramientas:


- Oficios.


1 Contador Entrega informes al Gerente, cada que sea requerido o

solicitado por el mismo.

2 Contador

Auxiliar Contable

Junto al Auxiliar Contable, evalúa y compara los indicadores

de eficiencia en los Estados Financieros.

3 Contador

Gerente

Entrega al Gerente el informe de eficiencia.

4 Contador De ser requerido, debe sugerir métodos o formas de aumentar

la eficiencia y la rentabilidad.

5 Contador

Gerente

Deben reunirse trimestralmente para evaluar los resultados y

tomar decisiones.

6 Contador De presentarse alguna dificultad o anomalía de carácter

urgente, que no pueda informarse en las reuniones

trimestrales, debe informar al Gerente lo más pronto posible.

90



DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS: ACTIVIDADES REGULARES

Pag. 27/ 52

Año: 2019 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: CONTADOR

AUXILIAR CONTABLE CONTADOR GERENTE

Entrega

informes al

Gerente

INICIO

reunirse

trimestralme

nte para

evaluar los

resultados y

tomar

decisiones.

informar al

Gerente

novedades

evalúa y

compara los

indicadores

de eficiencia

en los Estados

Financieros.

Entrega al Gerente

el informe de

eficiencia

FIN

91



DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: AUXILIAR CONTABLE

Pag. 28/ 52


Debe realizar el registro de facturas.

La Emisión de retenciones.

Conciliaciones bancarias.

Anexo transaccional.

Liquidación de impuestos.

Realización de formularios.

Manejo de costos y gastos.

Ayuda al contador según le sea requerido.

Revisa la lista de materiales que necesitan en las obras.

Debe avisar al departamento de operaciones lo más pronto posible y según sea necesario

los insumos a comprar, según el avance de la obra.

Colaborar con la elaboración de los presupuestos de proyectos.

Mantiene informado al Gerente General de las novedades y avances de la obra.

Se encarga de Comunicar al Gerente cuando es necesario que realice el pago a proveedores.

Solicita los insumos a proveedores según lo requerido en los presupuestos.

Realizar el análisis de cuentas contables de sus sociedades.

Resolver los requerimientos de la Gerencia.

Recopilar, digitar y archivar documentos contables.

92




Pag. 2/9 52


El Auxiliar Contable debe apoyar al Contador y al Gerente General de ser requerido.

Realizará actividades de gestión, de acuerdo a su cargo.

El Auxiliar Contable tiene la responsabilidad de comunicar a los distintos departamentos

de la empresa, las novedades y situaciones referentes a los proyectos actuales.

Si se le delega la responsabilidad de solicitar ciertos materiales a los proveedores, esto debe

ser cumplido en el tiempo determinado en el cronograma de actividades y así evitar

contratiempos y demora.

93




Pag. 30/ 52


PROCEDIMIENTO

DESARROLLO DE LA OBRA


Auxiliar Contable

Gerente

Maestro de la Obra (contratista)

Promotor 2 y 3

Herramientas:


- Hojas de remisión.


1 Auxiliar Contable

Maestro de la Obra

Recibe la lista de materiales al auxiliar contable para que se

haga el pedido al respectivo proveedor.

2 Auxiliar Contable

Contador

Envía la lista de los clientes y la lista de materiales receptada

anteriormente.

3 Auxiliar Contable Realiza el pedido con un día de anticipación.

4 Contador Notifica al Contador del pedido a los proveedores y entrega

informe.

5 Auxiliar Contable

Promotor 2 y 3

Entrega la hoja de remisión al Promotor 2 y 3 y espera que

firmen el recibido.

6 Auxiliar Contable

Contador

Revisa junto al contador los costos por el alquiler de la

maquinaria.

7 Auxiliar contable

Promotor 2 y 3

Entrega lista de maquinaria a utilizar a promotor 2 y 3, la hoja

de registro de gastos.

8 Auxiliar contable

Promotor 2 y 3

Recibe llamada de promotores indicando que se va a generar

un gasto en "X" ciudad.

94

9 Auxiliar Contable

Contador

Notifica al Contador sobre la llamada de los Promotores.

10 Auxiliar Contable

Gerente

Realiza llamada indicando la nueva compra.


Promotor 2 o 3

Solicita información detallada del avance de la obra,

incluyendo los gastos y costos efectuados.


Gerente

Notifica al Gerente el desembolso para pago de proveedores

por luminarias y materiales eléctricos.


Contador

Notifica al Contador sobre los avances de la obra.

14 Auxiliar Contable Lleva el registro de las todas actividades económicas. Debe

mantenerse al día y presentar informes semanales.


Contador

Ayuda al Contador en las retenciones y registro de facturas.

16 Auxiliar Contable Transcribe la información necesaria, Revisa y verifica la

documentación.


Gerente

Semestralmente distribuye a sus compañeros de trabajos los

informes de novedades del gerente. Da el plazo de tres días

para su elaboración y una vez receptado, lo entrega al gerente.




Pag. 31/ 52


95



DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS: DESARROLLO DE LA OBRA

Pag. 32/52

Año: 2019 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: AUXILIAR CONTABLE

AUXILIAR CONTABLE CONTADOR PROMOTOR 2 Y 3

Revisa junto al

contador los

costos por el

alquiler de la

maquinaria.

Recibe lista

de

materiales

INICIO

Entrega la

hoja de

remisión

Envía la lista

de los clientes

y la lista de

materiales .

Notifica al

Contador del

pedido a los

proveedores y

entrega

informe.

Notifica al

Contador

sobre la

llamada de

los

Promotores

Solicita

información

detallada del

avance de la

obra,

incluyendo los

gastos y costos

efectuados.

Semestralmente

distribuye a sus

compañeros de

trabajos los

informes de

novedades del

gerente.

Notifica al

Gerente y

contador

sobre los

avances

FIN

Realiza el

pedido con

un día de

anticipación.

Entrega lista de

maquinaria a

utilizar a

promotor 2 y 3,

la hoja de

registro de

gastos.

96



DEPARTAMENTO DE MARKETING: EJECUTIVO DE MARKETING

Pag. 33/ 52


El Ejecutivo en Marketing se encarga de la gestión estratégica y operativa.

Dominar y usar tecnologías.

Comunicación integral: publicidad, relaciones públicas etc.

Debe realizar estudio de mercado.

Analizar cuotas de mercado.

Posicionamiento de la empresa en el mercado.

Buscar los mejores canales de distribución y logística.

Hacer conocer a los posibles clientes de la empresa el servicio que ofrece, a través de las

redes sociales.

Socializar la información.

97




Pag. 34/ 52


PROCEDIMIENTO

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN DE MARKETING


Ejecutivo de marketing

Contador

Gerente

Promotor 1

Herramientas:

- Equipos de oficina.

- Equipos de computación.


1 Ejecutivo de marketing

Cada tres meses debe solicitar reunirse con el Gerente para

presentar propuestas nuevas.


Contador

Recibe lista del Contador los informes y estados financieros

necesarios para su estudio.

3 Ejecutivo de Marketing Analiza los informes y actualiza la información que posee.

4 Ejecutivo de Marketing Realiza un estudio de mercado y mantiene vigilado a la

competencia.


Promotor 1

Solicita al promotor 1, información sobre los créditos del

banco.

6 Ejecutivo de Marketing Elabora estrategia y cotiza los costos de su implementación.

7 Ejecutivo de Marketing

Contador

Gerente

Notifica al Gerente y al contador la nueva estrategia a

implementar. De ser aceptado, el Gerente autoriza el

desembolso.


Contador

Entrega informe de costos por publicidad.

98

EJECUTIVO DE

MARKETINGPROMOTOR 1 CONTADOR GERENTE

Entrega

informe de

costos por

publicidad.

Solicita al

promotor 1,

información

sobre los

créditos del

banco

Cada tres

meses

reunion con

generente

para presentar

nuevas ideas

Recibe

informes y

estados

financieros

Notifica al

Gerente y al

contador la

nueva

estrategia a

implementar.

INICIO

Realiza un

estudio de

mercado y

mantiene

vigilado a la

competencia.

Elabora

estrategias

FIN



DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN

DE LA PLANIFICACIÓN DE MARKETING

Pag. 35/ 52

Año: 2019 DEPARTAMENTO DE MARKETING: EJECUTIVO DE MARKETING

99




Pag. 36/ 52


PROCEDIMIENTO

SOCIALIZACIÓN DE CRÉDITOS


Ejecutivo de marketing

Contador

Gerente

Promotor 1 y 2

Herramientas:

- Equipos de oficina.

- Equipos de computación.



Actualiza periódicamente las redes sociales con información

novedosa.

2 Ejecutivo de marketing Diseña publicidad en folletos.

3 Ejecutivo de Marketing Cotiza el costo de la publicidad. en folletos y en publicidad en

periódicos y radios y realiza un análisis de beneficios.


Contador

Envía cotización y espera la respuesta para el desembolso.


Promotor 1

Se reúne con el promotor 1 y lo capacita en base a las

socializaciones que se puedan hacer.


Promotor 1 y 2

Supervisa a los promotores cuando socializan de las ofertas a

los posibles clientes.

7 Ejecutivo de Marketing Mantiene la innovación de sus procesos.

100



DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS: SOCIALIZACIÓN DE

CRÉDITOS

Pag. 37/ 52

Año: 2019 DEPARTAMENTO DE MARKETING: EJECUTIVO DE MARKETING

EJECUTIVO DE

MARKETINGCONTADOR PROMOTOR 1

Envía

cotización y

espera la

respuesta

para el

desembolso

Actualiza

periódicamen

te las redes

sociales con

información

novedosa.

Se reúne con

el promotor 1

y lo capacita

en base a las

socializacione

s que se

puedan hacer.

INICIO

Diseña y

cotiza el

costo de la

publicidad

Mantiene la

innovación

de sus

procesos.

FIN

101



DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA: PROMOTOR 1

Pag. 38/ 52


Ejercer las atribuciones y responsabilidades con predisposición y actitud positiva

precautelando la imagen institucional.

Llevar la agenda de trabajo de cada cliente, el mismo que será luego otorgado al Jefe

Departamental.

Realizar informes semanales de las actividades que desarrolla, facilitando el monitoreo y

resultado de las mismas.

Enviar al departamento administrativo los documentos probatorios de los gastos

efectuados, referente a la aplicación del crédito otorgado por parte de la financiera banco

del Pichincha, tales como la recolección de documentación, las mismas que deberán de

contar con sus respectivas facturas, comprobantes etc.

Llevar un registro detallado de gastos referentes a: combustible, alimentación e urgencias

propias del departamento de logística.

Administrar y mantener actualizado archivos y documentación para la toma de decisiones

de los superiores.

Supervisar el cumplimiento de las obligaciones por parte de los maestros.

102



DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA: PROMOTOR 2 Y 3

Pag. 39/ 52


Una vez otorgado el préstamo y que el contratista (maestro de obra) realice un listado para el primer

5% de obra que consiste en (varillas, Cemento, arena, piedra…) el promotor 3 se encarga de:

Llevan los pedidos a proveedores o en ocasiones se Envía en Camión.

Buscan máquinas de alquiler, Retroexcavadoras, Volquetas, Concreteras, Compactadores,

vibradores etc. Buscan los precios más eficientes posibles ya que se alquilan por hora de

trabajo.

Comunicar a oficina que se va a generar un gasto en "X" ciudad para tal proyecto, esto se

hace para llevar el control de gastos de cada casa.

Una vez ya terminado el 20% de obra deben reservar la fecha de fundición con Holcim S.A

Acabado el 25% deben solicitar al banco que envíen el PERITO, luego de solicitarlo

demora tres días en ir el perito a la obra.

Se encargan de lleva a los carpinteros Ebanistas a la obra para que tomen las mediciones y

se elige el diseño de las puertas y ventanas.

Deben solicitar a los proveedores de luminarias y materiales eléctricos la cantidad de

material con unos días de anticipación.

103



DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA: PROMOTOR

Pag. 40/ 52


Se deben observar estrictamente los procedimientos establecidos por la gerencia para

determinar los parámetros de operación en cuanto a consumos de combustible, tanto para la

operación diaria, como para los ejercicios de programación y presupuestación.

Los vehículos deben ser utilizadas en forma eficiente y únicamente para el desempeño de las

funciones encomendadas, debiendo permanecer en las instalaciones de la sucursal o unidad

operativa en horas y días no hábiles.

Los vehículos que por su uso, mantenimiento o estado de conservación resulten obsoletos,

deberán ser dados de baja conforme a las disposiciones legales vigentes y darlos de baja en el

inventario general.

La responsabilidad directa sobre el uso de cualquier vehículo, es exclusiva del trabajador que

tenga asignada la unidad.

Todos los vehículos deben ser asegurados contra accidentes y daños a terceros, por parte de

oficinas centrales.

Es responsabilidad de los promotores comunicar al departamento de administración y al

Gerente general los avances de la obra, bajo ninguna circunstancia deben pasar por alto la

circulación de comunicación, para evitar contratiempos.

Los promotores deben presentar toda la documentación solicitada en el tiempo acordado.

Los promotores tienen la responsabilidad de solicitar el material a los proveedores de forma

rápida y eficiente, para no retrasar la entrega de las obras.

Los promotores deben proporcionar información sobre los proyectos a los demás

departamentos de la empresa, siempre y cuando sea pertinente y necesario.

104




Pag. 41/ 52


PROCEDIMIENTOS

PARA LA OBTENCION DEL CREDITO DE VIVIENDA POR PARTE DE LA FINANCIERA

BANCO PICHINCHA


Promotor

Cliente

Financiera

Herramientas:

- Hoja impresa, para el registro de gastos


1 Promotor 1 Se reúne con la o las personas interesada en aplicar al crédito

2 Cliente Firma la autorización de revisión del buro

3 Promotor 1 Realiza el trámite para saber si aprueba, si es A, AA O AAA

aprueba el crédito

4 Promotor 1 Procede a la obtención de toda la documentación requerida

por el banco

5 Cliente Ofrece la documentación requerida por la financiera

6 Promotor 1 Presenta al banco la documentación

7 Promotor 1 Recibe la respuesta del banco.

8 Promotor 1 llenar la solicitud de crédito

9 Cliente Firma la solitud de crédito

10 Promotor 1 regresa al banco la solicitud de crédito

11 Promotor 1 Recopila la 2da documentación requerida por la financiera

12 Promotor 1 Recabada toda la documentación se la presenta al banco

105




Pag. 42/ 52


13 Financiera Aprueba documentación y proporciona la solicitud de

desembolso.

14 Promotor 1 Llena la solicitud y la presenta al cliente

15 Cliente Firma la solicitud de desembolso.

106



DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS: PARA LA OBTENCION DEL

CREDITO DE VIVIENDA POR PARTE DE LA FINANCIERA BANCO

PICHINCHA

Pag. 43/ 52

Año: 2019 DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA: PROMOTOR 1

PROMOTOR CLIENTE FINANCIERA

Realiza

trámite para

crédito

Se reúne

con

clientes

Firma la

autorizaciòn

de revision

del buro

Regresa al

banco la

solicitud de

créditoregresa al banco

la solicitud de

crédito

Entrega

documentaci

ón

Recopila la

2da

documenta

ción

Firma la

solicitud de

desembolso

Presenta la

informació

n al banco

Llena la

solicitud y

la presenta

al cliente

Regresar la

solitud al

banco

FIN

Aprueba

documentaci

ón y

proporciona

Desembolsa la

primera parte

del dinero a la

cuenta del

cliente

INICIO

107




Pag. 44/52


SEGUIMIENTO DE LA OBRA


Maestro de la obra (contratista)

Promotor 2 y 3

Proveedor

Perito del Banco Pichincha

Arquitecto

Auxiliar Contable

Financiera

Cliente

Representante legal

Herramientas:

- Lista de materiales para la obra.

- Guía de Remisión

- Hoja de Registro de Gastos


1 Arquitecto y maestro de

la obra

Coordina la obra con el maestro, revisan los planos, le

enseña paso a paso lo que debe de ir realizando en obra.

2 Maestro de la obra Realiza un listado para el primer 5% de obra que

consiste en (varillas, cemento, arena, piedra…)

3 Maestro de la obra Envía la lista de materiales al auxiliar contable para

que se haga el pedido al respectivo proveedor.

4 Auxiliar contable Realiza el pedido con un día de anticipación.

108




Pag. 45/ 52


5 Auxiliar Contable

Promotor 2 y 3

Entrega la hoja de remisión al Promotor 2 y 3 y firman

el recibido.

6 Promotor 2 y 3

Proveedor

Revisan que los materiales sean los solicitados.

7 Promotor 2 y 3 Trasladan los materiales y entregan el pedido junto con

la guía de remisión.

8 Auxiliar contable

Promotor 2 y 3

Entrega lista de maquinaria a utilizar a promotor 2 y 3,

la hoja de registro de gastos.

9 Promotor 2 y 3 Se trasladan a la ciudad la que se esté realizando el

proyecto y buscan máquinas de alquiler,

retroexcavadoras, volquetas, concreteras,

compactadores, vibradores etc..

10 Promotor 2 Comunicar a oficina que se va a generar un gasto en

"X" ciudad.

11 Promotor 2 y 3 Llena la hoja de registro del gasto especificando a que

inmueble se le desembolsa el gasto.


Arquitecto

Realiza llamada indicando la compra.

13 Arquitecto Realiza el pago por trasferencia bancaria.

14 Promotor 3 Verifica que la obra esté al 20%

15 Arquitecto

Proveedor

Reserva La fecha de fundición con Holcim S.A e

indica los cúbicos de cemento que se requiere, la

geolocalización del proyecto.

16 Promotor 2 Verifica que la obra esté al 25% y solicita al banco que

envíen el PERITO, luego de solicitarlo demora tres

días en ir a la obra.

17 Perito Envía un informe de que efectivamente se está

avanzando la obra acorde al cronograma de actividades

pactado al comienzo. (demora de 5 a más días)

109




Pag. 46/ 52


18 Promotor 3 Verifica que la obra está al 50% y solicita al banco a

realizar el depósito.

19 Promotor 2 y 3

Perito

Cuando la obra esté al 100% llaman al perito para la

inspección.

20 Promotor 2 y 3 Contratan a maestros ebanistas para las puestas y

ventanas.

21 Promotor 2 y 3

Proveedor

Solicita luminarias y materiales eléctricos a

proveedores. Con días de anticipación. (Según la lista

de proveedores fijos que tiene la empresa)

22 Promotor 2 y 3

Proveedor

Solicita el porcelanato el granito, etc., a proveedor

GRAIMAN. (En caso de no contar con los materiales

se solicita a Guayaquil)

23 Arquitecto Verifica que la casa esté terminada y firma la hoja de

entrega.

24 Representante de la

financiera y Gerente de

FC.H

Cliente

Entrega la casa al cliente

110



DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS: SEGUMIENTO DE LA OBRA

Pag. 47/ 52

Año: 2019 DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA: PROMOTOR 2 y 3

ARQUITECTO MAESTRO DE OBRA PROMOTOR 2 Y 3

Alquilar

maquinaria

Realiza un

listado de

materiales

Envía el

listado a

auxiliar.

Realiza el

pago por

trasferencia

bancaria.

Reserva La

fecha de

fundición

con Holcim

S.A e indica

Comunicar a

oficina del

gasto

INICIO

Coordina y

revisan los

planos

Revisan que los

materiales sean

los solicitados

Coordina y

revisan los

planos

1

1

C1

3

111



DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCESOS: SEGUIMIENTO DE LA OBRA

Pag. 48/ 52


PROMOTOR 2 Y 3 PERITO PROVEEDOR

34

Cuando la

obra esté al

100% llaman

al perito

Contratan a

maestros

ebanistas.

Envía

informe

positivo al

Banco

Solicita

luminarias y

materiales

eléctricos a

proveedores.

Solicita el

porcelanato el

granito, etc., a

proveedor

GRAIMAN.

Se solicita a

bodega en

Guayaquil

4

NO HAY

112




Pag. 49/ 52

Año: 2019 DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN Y LOGÍSTICA: PROMOTOR 1

PROMOTOR 2 Y 3 AUXILIAR CONTABLE

Llena la

hoja de

registro del

gasto

Realiza el

pedido con

un día de

anticipación

Verifica

que la obra

esté al 20%

Entrega la

hoja de

remisión al

Promotor.

Verifica

que la obra

está al 50%

y solicita el

depósito.

11

2

Entrega

lista de

maquinaria

a utilizar a

3

Verifica

que la obra

esté al 25%

y solicita al

perito

4 Realiza

llamada

indicando

la compra.

3

2

113




Pag. 51/ 52


ARQUITECTO REPRESENTANTE LEGAL CLIENTE

2

Verifica que la

casa esté

terminada y

firma la hoja de

entrega.

Entrega la

casa al

cliente

FIN

114



SIMBOLOGÍA Pag. 52/ 52

Año: 2019

NOMBRE SIMBOLO

Líneas de flujo

Terminador

(comienzo o final de

procesos)

Operación

Proceso

Mixto

Conector de pagina

Conector

115

Figura 27. Diagrama de Flujo

GERENTE CONTADORAUXILIAR

CONTABLEPROMOTORES MARKETING

INICIO

1. PRESENTACION DEL

MANUAL

3. REUNIR AL

DEPARTAMENTO DE

OPERACIONES Y

MARKETING PARA

CAPACITACION

FIN

7. TRABAJADOR

ENCARGADO

MONITOREA EL

CUMPLIMIENTO DEL

MANUAL

DIAGRAMA DE FLUJO

ACTIVIDADES

2.VERIFICAR COSTOS DE

IMPLEMENTACION

4.REVISION DEL MANUAL

EN LA EMPRESA

5. EVALUACION DE

CONOCIMIENTOS

6. EVALUACION DE

RESULTADOS

Verifica

ción de

costos

Reune al

personal

FIN

INICIO

Cumple con

los costos

acordados

SI

NO

Cumplecon los objetivos

NO

SI

Segui

miento

Presentación

del manual

Evaluación de

capacirtación

Evaluacion de

resultados

Revision del

manual.

Monitore de

funciones

118

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. Conclusiones

El presente estudio de caso permitió identificar la realidad en la empresa “Diseño y

Construcción F.CH. S.A.”, la cual ofrece sus servicios en la provincia del Oro, es una empresa

familiar, y forma parte de las PYMES, tiene 8 años en el mercado, se dedica como su nombre lo

indica a la construcción de viviendas, sus servicios se pueden diferenciar de dos formas, por

medio del capital propio del cliente y por medio de créditos que son otorgados por parte de la

financiera Banco del Pichincha.

El estudio se enfoca en el diseño de un manual de procedimientos para control interno de la

empresa, en el análisis del tema se encontró que la organización está atravesando por problemas

en su estructura organizacional, esto es en parte, al inesperado y acelerado crecimiento que ha

vivido la entidad en los últimos años, dicho crecimiento ha traído consigo la necesidad de

mejorar procesos, la empresa actualmente no cuenta con un organigrama, por lo que no se realiza

ningún proceso de control administrativo y los trabajadores no tienen establecidos sus funciones,

por lo que existe sobrecargo de tareas en algunos puestos. .

Es importante recalcar la necesidad de contar con un sistema bien estructurado que facilite el

camino al éxito, por lo que la mejor solución para sus problemas identificada en el presente

trabajo la propuesta del diseño de un manual de procedimientos, a su vez el establecer el

organigrama y los perfiles para cada puesto. Con el manual de procedimientos se espera que

sirva como una guía para el correcto funcionamiento de los distintos departamentos, y que junto

a los procesos de control interno implementados se empiece a realizar procesos administrativos

que permitan que la compañía mejore su rendimiento y el cumplimiento de sus objetivos.

119

5.2. Recomendaciones

Considerar la necesidad por parte de la empresa de patrocinar la implementación del manual

de procedimientos, que servirá de guía para dirigir a su fuerza laboral, puesto que en ello se

especifica de manera escrita las responsabilidades y las funciones que deben de seguir cada uno

de ellos referentes a los departamentos de la empresa, para así lograr mayor competitividad,

rentabilidad y a su vez fortalecer los procesos administrativos.

Contar con apoyo y compromiso tanto de los altos directivos como de su personal, en el

cumplimiento de lo recomendado en el manual y así obtener resultados exitosos en el menor

tiempo posible, que permita identificar a mediano y largo plazo la implementación exitosa del

manual de procedimientos.

Brindar capacitaciones de forma semestral a su personal, puesto que esto contribuye a su

desarrollo tanto personal como profesional, y a su vez traerá consigo mejoras tanto en el presente

como en un futuro de la institución.

Verificar y actualizar anualmente el contenido de los manuales de procedimientos y proceder

en caso de requerir las modificaciones o correcciones de los puntos.

120

REFERENCIAS

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Torres, M. G. (2006). Manuales de Políticas y Procedimientos. México: Panorama.

122

APÉNDICE

A1. Modelo de Encuesta



INGENIERÍA COMERCIAL

OBJETIVO: Determinar la situación actual de la empresa y la distribución de

actividades en el departamento de operación y logística.

INSTRUCTIVO: Señale la respuesta correcta en el cuadro posicionado a la derecha de la

pregunta.

Género: Femenino__ Masculino__

Que tiempo tiene trabajando en la empresa: de 3 meses a 1 año __ de 1 a 2 años __

de 2 a 3 años __ de 3 a 5 años __

A qué área pertenece: marketing __ administrativa __ operativa __

INFORMACIÓN ESPECÍFICA

INSTRUCTIVO: Marque con una “x” en el cuadro correspondiente a la respuesta que coincida

su criterio.

TA= Totalmente de acuerdo PD= Parcialmente en desacuerdo

PA= Parcialmente de acuerdo TD= Totalmente en desacuerdo

N.º

ENUNCIADOS

TA

PA

PD

TD

1

La empresa le ofrece planes de capacitación,

adiestramiento, inducción enfocados en su área de trabajo.

2

La institución cuenta con propuestas que ayudan a

mejorar su desempeño laboral.

3

Las tareas asignadas corresponden a las funciones del

puesto.

4

Realiza sus actividades en el tiempo establecido en el

cronograma de actividades sin ningún contratiempo.

123

5

Cree usted que la coordinación de actividades entre los

diversos departamentos es la adecuada.

6

Caso de presentarse una propuesta de trabajo con una

remuneración igual a la actual, renunciaría a su cargo en

dicha constructora.

7

Presenta debidamente documentado los gastos que se

presentan en el cumplimiento de sus actividades.

8

Se ejecutan evaluaciones periódicas dentro del

Departamento de Logística

9

Facilitaría sus actividades laborales la implementación de

un manual de procedimientos en su puesto de trabajo.

10

Aceptaría recibir capacitación para la puesta en

funcionamiento de un manual de procedimientos en su

cargo.

Modelo de Entrevista

1. ¿Trabaja para otra institución sea esta pública o privada?

2. ¿Cuál es área de desempeño dentro la institución?

3. ¿Realiza seguimiento a las actividades realizadas por su fuerza laboral?

4. ¿Brinda la adecuada atención a sus colaboradores?

5. ¿Tiene conocimiento sobre el ámbito administración?

6. ¿Ha considerado la necesidad de implementar nuevas estrategias para crecer en el mercado?

7. ¿Tiene conocimiento de lo que son los manuales de procedimientos?

8. ¿Existe un manual de procedimientos donde se detalla las funciones a seguir?

9. ¿Implementaría la propuesta de un manual de normas, técnicas y procedimientos?

10. ¿La empresa cuenta con un reglamento interno?

A2. Estado de Resultados

CHAVEZ VALAREZO FAUSTO RODRIGO

124

RUC 0702068040001

ESTADO DE SITUCION FINANCIERA

AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2018

10.1. Gastos Financieros

3272.27

125

A3. Estado de Situación Financiera

CHAVEZ VALAREZO FAUSTO RODRIGO

RUC 0702068040001

ESTADO DE SITUCION FINANCIERA

AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2018

126

A4. Modelo de proyectos finalizados

Figura 28. Proyecto finalizado y entregado.

127

Figura 29. Modelo de interior de la empresa Diseño y construcciones F.CH. S.A.

Figura 30. Modelo de vivienda de la empresa Diseño y construcciones F.CH. S.A

128

Figura 31.Modelo de vivienda de la empresa Diseño y construcciones F.CH.S.A.

Documents

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/42543/1/TESIS-DISEÑO-DE-MA… · Nosotras, GUERRERO MUÑOZ CONNY ANDREA, CI# 1206868448 y TINOCO