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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE TITULACIÓN
TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
LICENCIADA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ÁREA MODELAMIENTO DE PROCESOS
TEMA “MODELAMIENTO DE PROCESOS E
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ÁREA DE SECRETARIA DE LA CARRERA DE LICENCIATURA EN SISTEMAS
DE INFORMACIÓN”
AUTORA GÓMEZ SOLIS DAYANNA DEYANIRA
DIRECTORA DEL TRABAJO
ING. SIST. JARAMILLO CAMPOS MARÍA MERCEDES, MAE.
2018 GUAYAQUIL – ECUADOR
II
CERTIFICADO DE AUTORIA
Yo, Gómez Solis Dayanna Deyanira estudiante de la Facultad de
Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil, carrera de:
Licenciatura En Sistemas De Información declaro en forma libre y
voluntaria que el presente trabajo de titulación el mismo que versa sobre
“MODELAMIENTO DE PROCESOS E IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ÁREA DE
SECRETARIA DE LA CARRERA DE LICENCIATURA EN SISTEMAS
DE INFORMACIÓN”, así como las expresiones expuestas en la misma
son de la compareciente, quien ha realizado en base a la recopilación
bibliográfica, consultas de internet y de campo. En consecuencia, asumo
la responsabilidad de la originalidad de la misma y el cuidado al
remitirme a las fuentes bibliográficas respectivas para fundamentar el
contenido expuesto.
Gómez Solis Dayanna Deyanira CC: 0951828557
AUTORA
III
DEDICATORIA
Le dedico este trabajo de titulación primeramente a Dios por bríndame
fuerzas cuando más lo necesitaba.
A mis padres que han sido mi ejemplo de vida y superación, por
apoyarme a lo largo de estos últimos 4 años que ha durado mi carrera
brindándome comprensión, cariño, los cuales moldearon los principios y
valores de la persona que soy ahora.
A mi abuelo que dios lo tenga en su gloria le dedico el gran logro de haber
culminado mis estudios y convertirme en la profesional que siempre quiso
ver.
Gómez Solis Dayanna Deyanira
IV
AGRADECIMIENTO
Mi más sincero agradecimiento a los profesores que me brindaron su
apoyo y conocimiento a lo largo de mis estudios, a mi tutora Ing. María
Mercedes Jaramillo quien me ayudo en el proceso de elaboración de
este trabajo de titulación dedican su tiempo a instruirme para que el
documento sea elaborado de manera clara y concisa. A mis padres que
me brindaron su apoyo en la duración de mis estudios superiores, a dios
por darme fuerzas y a mis amigos por estar siempre conmigo muchas
gracias
Gómez Solis Dayanna Deyanira
V
ÍNDICE GENERAL
N° Descripción Pág
Introducción 1
CAPITULO I
MARCO TEÓRICO
N° Descripción Pág
1.1 ¿Qué es un proceso? 10
1.2 ¿Qué es un proceso de negocio? 11
1.3 ¿Qué es modelamiento de procesos? 11
1.4 ¿Qué es Workflow? 12
1.5 Enterprise Content Management (ECM) 12
1.6 Metodología DIRKS 13
1.7 Ciclo de vida del documento 15
1.7.1. Fases del ciclo de vida de un documento 17
1.8 Comparativa de plataformas de gestión documental ECM 18
1.9 Marco Legal 26
1.10 Marco Referencial 27
CAPITULO II
METODOLOGÍA
N° Descripción Pág
2.1 Población de estudio 30
2.2 Tipo de investigación 31
2.3 Método de investigación 32
2.4 Fuentes de investigación 32
2.5 Técnicas de investigación 33
2.6 Ciclo Instrumentos de investigación 33
VI
2.7 Procedimiento de la investigación. 34
2.8 Tratamiento y análisis de la información 34
2.9 Requerimientos de modelado 35
2.10 Requerimientos funcionales 37
2.11 Actores y roles 38
2.13 Diagramas de procesos actuales del departamento de secretaria de la carrera LSI. 45
CAPITULO III
PROPUESTA
N° Descripción Pág
3.1 Tema 51
3.2 Objetivo general 51
3.3 Objetivos específicos 51
3.4 Elaboración 51
3.4.1. Configuración del sistema 52
3.5 Entorno de hardware 52
3.6 Entorno de software 53
3.6.1. Configuración de procesos que realiza la plataforma 53
3.7 Fase de diseño 54
3.7.1. Modelo - Diagrama de clases 54
3.7.2. Modelo – Diagrama de proceso general propuesto 54
3.7.3. Modelo – Diagrama de procesos específicos propuestos 56
3.7.4. Modelo - Diagrama de actividades. 61
3.7.5. Diagrama de secuencia. 63
3.8 Impacto 65
3.9 Conclusión 67
3.10 Recomendaciones 68
GLOSARIO DE TÉRMINOS 69
ANEXOS 71
BIBLIOGRAFIA 139
VII
ÍNDICE DE TABLAS
N° Descripción Pág
1 Análisis de la documentación actual vs automatización documental ECM 20
2 Población de estudio 30
3 Análisis de la observación directa 35
4 Requerimientos de modelado de procesos 36
5 Requerimientos funcionales del administrador 37
6 Requisitos funcionales del usuario 37
7 Identificación de actores y roles de usuario 38
8 Caso de uso general 38
9 Caso de uso administrador 38
10 Caso de uso usuario 39
11 Caso de uso crear usuario 40
12 Caso de uso ingresar al sistema 41
13 Caso de uso editar perfil de usuario 42
14 Caso de uso editar documento 42
15 Caso de uso Buscar documento 43
16 Caso de uso iniciar Workflow 43
17 Caso de uso Previsualizar documento 44
18 Entorno Hardware 52
19 Entorno Sofware 53
20 Impacto de la implementacion de alfresco 65
VIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
N° Descripción Pág
1 Metodología DIRKS 13
2 Edad del documento – 1ra edad 16
3 Edad del documento – 2da edad 16
4 Edad del documento – 3ra edad 17
5 Fases de vida del documento 17
6 Arquitectura de 3 capas de ALFRESCO 22
7 Acciones que realiza ALFRESCO 24
8 Diagrama de proceso general actual 45
9 Diagrama matriculas ordinarias 45
10 Diagrama matriculas especiales 46
11 Diagrama homologación de materias 47
12 Diagrama recalificación de notas 49
13 Diagrama cancelación de materias 49
14 Modelo general ALFRESCO 54
15 Diagrama de proceso general de los estudiantes 57
16 Diagrama de matrícula ordinaria 56
17 Diagrama de matrícula especial 56
18 Diagrama de cancelación de materia 57
19 Diagrama de recalificación de notas 61
20 Diagrama de homologación de materias 59
21 Diagrama de actividad administrador 61
22 Diagrama de actividad usuario 61
23 Diagrama general administrador 63
24 Diagrama general usuario 64
IX
ÍNDICE DE ANEXOS
N° Descripción Pág
1 Manual de funciones
2 Solicitud de matrículas ordinarias
3 Formato de matrículas
4 Solicitud de matrículas especiales
5 Nomina de estudiantes matriculas especiales
6 Solicitud de homologación de materias
7 Solicitud de recalificación de notas
8 Solicitud de cancelación de materias
9 Formato de entrevista
10 Formato de observación directa
11 Cronograma de actividad
12 Fotos del departamento de secretaria
13 Manual de instalación de la plataforma Alfresco
14 Manual de configuración de la plataforma
15 Procesos que ejecuta la plataforma
72
74
75
76
77
82
83
84
85
86
88
91
93
103
130
X
AUTORA: GÓMEZ SOLIS DAYANNA DEYANIRA
TEMA: MODELAMIENTO DE PROCESOS E
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL EN EL ÁREA DE SECRETARIA DE LA
CARRERA DE LICENCIATURA EN SISTEMAS DE
INFORMACIÓN.
DIRECTORA: ING. SIST. Jaramillo Campos María Mercedes, MAE.
Resumen
El presente trabajo de titulación está dirigido al MODELAMIENTO DE PROCESOS E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ÁREA DE SECRETARIA DE LA CARRERA DE LICENCIATURA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN, el cual tendrá como objetivo ayudar con la seguridad y administración de los documentos, que ingresan al área de secretaria mediante la digitalización de los archivos utilizando una plataforma de gestión documental, se implementó la metodología DIRKS ya que contempla un proceso bien estructurado y flexible para el modelado e implementación de sistemas de registro o sistemas de archivo, para ello se realizó el levantamiento de información y análisis de la documentación obtenida, en base a las técnicas de observación directa empleada en el área de secretaria y la entrevista realizada a la secretaria de la carrera. En la metodología se ejecutó un estudio de las entre las plataformas NUXEO y ALRESCO, ambas herramientas open source y siendo esta ultima el gestor de contenido empresarial más potente y completo en el mercado y la que mayormente se adapta a los requerimientos de la institución. Como terminación se evidenció que la metodología se desempeña eficazmente en su propósito y es definitivamente realizable para los procesos que se manejan en la carrera LSI. Palabras claves: Gestión, Documentos, Metodología, DIRKS, Nuxeo, Alfresco, Procesos.
_____________________________ ______________________________________ Gómez Solis Dayanna Deyanira Ing. Sist. Jaramillo Campos María Mercedes, Mae
C.C.: 095182855-7 Directora del trabajo
XI
AUTHOR: GÓMEZ SOLIS DAYANNA DEYANIRA SUBJECT: MODELING OF PROCESSES AND IMPLEMENTATION
OF A SYSTEM OF DOCUMENTARY MANAGEMENT IN THE AREA OF SECRETARY OF THE DEGREE IN INFORMATION SYSTEMS.
DIRECTOR: SYST. ENG. JARAMILLO CAMPOS MARÍA MERCEDES, MAE
ABSTRACT
The present graduation project is directed to the MODELING OF PROCESSES AND IMPLEMENTATION OF A SYSTEM OF DOCUMENTARY MANAGEMENT IN THE AREA OF SECRETARY OF THE DEGREE IN INFORMATION SYSTEMS, which will aim to help with the security and administration of the documents that enter the secretary area by digitizing the files, using a document management platform, the DIRKS methodology is implemented because, it contemplates a well-structured and flexible process for the modeling and implementation of registry systems or file systems, to do this, the information was collected and the documentation obtained was analyzed, based on the techniques of direct observation used in the secretarial area and the interview conducted in the degree. In the methodology, a study of the NUXEO and ALRESCO platforms was carried out, both are open source tools and the latter being the most powerful and complete business content manager in the market and the one that mostly adapts to the requirements of the institution. As a conclusion it was evident that the methodology performs effectively in its purpose and is definitely feasible for the processes that are handled in the LSI degree. KEY WORDS: Management, Documents, Methodology, DIRKS, Nuxeo,
Alfresco, Processes.
___________________________ ________________________________________ Gómez Solis Dayanna Deyanira Syst. Eng. Jaramillo Campos María Mercedes, Mae. I.C: 0951828557 Director Of Work
Introducción 1
INTRODUCCIÓN
Tema:
“Modelamiento de procesos e implementación de un sistema de
gestión documental en el área de secretaria de la carrera de licenciatura
en sistemas de información, año 2017.”
Introducción
La gestión documental ha evolucionado con el pasar de los años,
anteriormente solo la implementaban los catalogadores de libros,
gerentes de oficina y bibliotecarios cuyos medios de trabajo eran los
registros, las carpetas, cajas y estanterías en que se guardaban los
documentos en papel, pero ello cambio con el desarrollo de la tecnología
y el uso de los ordenadores en la gestión documental, cuya practica la
iniciaron las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la British Library y
la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América, que en los
años 60 del siglo XX crearon programas de bases de datos conocidos
como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por
ordenador.
Cuando la experiencia de las tecnologías de información y
comunicación se hizo habitual en la administración de la institución sean
públicas o privadas en lugar de los escritos tradicionales, los documentos
se empezaron a visualizar como registros y datos adjuntos que
comprenden la información digital, tales como: imágenes, presentaciones,
correos, sonidos y videos. Conseguir esto representó un nuevo salto en la
complejidad y exigencia a los sistemas informatizados y en la forma de
pensar de los catalogadores de libros y gerentes de oficina.
Introducción 2
Este trabajo de titulación plantea desarrollar el modelamiento de los
procesos del área de secretaria de la carrera de Licenciatura en Sistemas
de Información en la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de
Guayaquil, así como también la implementación de un Sistema de
Gestión Documental, que permitirá gestionar diferentes
procedimientos para los estudiantes, profesores y decanato. Entre estos
procesos se encuentran la recepción de documentos y la elaboración de
certificaciones, que son mayormente los que presentan una serie de
problemas que van dese el lugar de almacenamiento físico de los
documentos hasta la forma en la cual se organiza dicha información.
La información que se maneje en Secretaría debe ser registrada en
forma digital, de este modo se evitará la pérdida de papeles y el daño o
deterioro de los mismos, por ello el modelamiento de procesos propuesto
contribuirá en la seguridad e integridad de todos los documentos que se
gestionarán.
Este tema se desarrollará en dos fases: el modelamiento de los
procesos del área de secretaria y la implementación del Sistema de
Gestión Documental denominado “Alfresco”, en base a la metodología
ECM, la cual abarcará: la digitalización, almacenamiento y distribución de
archivos.
Objeto de investigación
El objeto de estudio estará comprendido en el área de secretaria de
la carrera de Licenciatura en Sistemas de Información en la Facultad de
Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil ubicado en la AV.
Juan Tanca Marengo
Delimitación espacial, delimitación del tiempo y delimitación
semántica
Introducción 3
El área de secretaria de la carrera de Licenciatura en Sistemas de
Información, de la Facultad de Ingeniería Industrial se encuentra ubicada
en la Av. Raúl Gómez Lince S/N y Av. Raúl Juan Tanca Marengo.
Este trabajo de investigación tendrá un tiempo de desarrollo
aproximado de 4 meses, el cual inicia en el mes de julio y finalizará en el
mes de noviembre del año 2017 en curso.
El trabajo se enfocará en la digitalización y seguridad de los
siguientes subprocesos:
Proceso de matrícula ordinaria
Proceso de matrícula especial
Proceso de recalificación de notas
Proceso de homologación de carrera
Cancelación de materia
Los recursos requeridos para el desarrollo del tema son: recursos
materiales y recursos humanos.
Recursos Materiales
Computador: que contendrá los documentos del modelamiento
obtenidos.
Impresora/Scanner: para la impresión o escaneo de los
entregables del tema.
Herramienta “Alfresco”: la cual será el recurso principal utilizado
para el modelamiento e implementación del sistema.
Recursos Humanos
Secretaria: usuaria principal de la carrera de licenciatura en
sistemas de información
Introducción 4
Director de la carrera: Ing. José Caicedo como usuario clave del
proceso
Planteamiento del Problema
En el departamento de secretaria se hallaron algunos inconvenientes
relacionados a la documentación que se trata, además de otros que a
continuación se describen:
No hay seguridad en la información pues los documentos se
pierden o quedan ilegibles al momento de buscar los datos que se
solicitan.
Los documentos no están ordenados por número de oficio ni por
fecha de recepción, tanto a nivel de los que ingresan al
departamento, como para los que se envían a otras entidades
internas y externas.
Cuando los estudiantes entregan documentación incompleta al
departamento de secretaria, esta pierde mucho tiempo en la
revisión de la información, provocando que el trámite se realice de
manera lenta.
Formulación del Problema
Este argumento conlleva a la siguiente interrogante: ¿De qué
manera el modelamiento de procesos y la implementación de un
Sistemas de Gestión Documental ayudara en el manejo de la
documentación en el área de secretaria en la carrera de Licenciatura en
Sistemas de Información en la Facultad de Ingeniería Industrial de la
Universidad de Guayaquil?
En esta interrogante se manifestaron una serie de cuestionamientos,
los cuales se expresan de siguiente forma:
Introducción 5
¿Cómo ayudara el modelamiento de procesos a mejorar el
manejo de los documentos?
¿Cómo el Sistema de Gestión Documental contribuirá en la
ejecución de trámites?
¿De qué manera el modelamiento de procesos ayudara a la
implementación de sistema?
¿Cómo ayudará el uso de un Sistema de Gestión Documental
en la institución?
¿De qué forma el Sistema de Gestión Documental beneficiara a
los estudiantes, docentes y personal administrativo de la
carrera?
Justificación
La rapidez con la que se realizan los tramites en cualquier institución
sea pública o privada es una desventaja demasiado grande, ya que aún
con los avances tecnológicos que hay en estos tiempos se siguen
utilizando documentos físicos en lugar de utilizar herramientas digitales
para proteger la información de pérdida o daño, como podría suceder con
la actual forma en la que se manejan los archivos que ingresan al área de
secretaria ya que no existe un respaldo digital de los mismos en el
departamento.
Problemas que resuelve y su nivel de incidencia
Con el desarrollo del modelamiento de procesos y la implementación
de un Sistema de Gestión Documental a elegir, se darán soluciones a los
problemas expuestos en el punto anterior, tales como
El departamento de secretaria se verá beneficiado con la
implementación del sistema Alfresco pues ayudará con la
seguridad y digitalización de los documentos, además de la toma
Introducción 6
de decisiones de los procesos según la prioridad de la
documentación que se solicita.
El departamento de secretaria llevara un soporte y seguimiento de
los documentos que ingresan al área a través del control de flujo
documental del sistema Alfresco.
Disponibilidad inmediata de la información en cualquier momento
que se necesite por medio de documentos digitales que residen en
la plataforma Alfresco.
Minimizar algunos de los inconvenientes que se producen, incidirán
directamente en los clientes internos y externos del área de secretaria,
estos son: estudiantes, profesores y personal administrativo y académico
en general, ya que la información se almacenará de manera completa,
organizada y detallada.
Sectores beneficiados
Los sectores beneficiados con la implementación de este tema
serán: el área de secretaria de la carrera de Licenciatura de Sistemas de
Información, las autoridades de la carrera, los estudiantes u demás áreas
administrativas de la facultad.
Aporte del investigador
El autor de tema aportara con el análisis de los procesos y
procedimientos de trabajo que funcionan en secretaria, además con la
implementación del software denominado “Alfresco”.
Aporte de la investigación
La investigación aportara calidad, eficiencia, rapidez y seguridad de
todos los documentos que ingresan y salen del área de secretaria,
reduciendo el tiempo de respuesta para cualquier requerimiento que se
Introducción 7
genere dentro de esta, además aportara con la mejora de los procesos
mediante la implementación de diagramas tales como:
Diagramas UML
Diagramas de caso de uso.
Diagramas de procesos.
Diagrama de clase.
Diagramas de actividad.
Diagramas de secuencia
Pertinencia
El modelamiento de procesos y la implementación del sistema de
gestión documental va alineado según el Plan Nacional del Buen Vivir
(Secretaría_Nacional_de_Planificación_y_Desarrollo, 2017-2021)
mencionando en el Eje 2: Economía al servicio de la sociedad:
Objetivo 5 “Impulsar la productividad y competitividad para
el crecimiento económico sustentable de manera
redistributiva y solidaria”
Objetivo 5.3. Promover la investigación, la formación,
capacitación, el desarrollo y la transferencia tecnológica, la
innovación y el emprendimiento, en articulación con las
necesidades sociales, para impulsar el cambio de la matriz
productiva.
Objetivo 5.7. Fomentar la producción nacional con
responsabilidad social y ambiental, promoviendo el manejo
eficiente de los recursos naturales y el uso de tecnologías
duraderas y ambientalmente limpias, para garantizar el
abastecimiento de bienes y servicios de calidad.
Introducción 8
Objetivo 5.8. Fortalecer a las empresas públicas para la
provisión de bienes y servicios de calidad, el
aprovechamiento responsable de los recursos naturales, la
dinamización de la economía, y la intervención estratégica
en mercados, maximizando su rentabilidad económica y
social.
Impacto social y Efectos Multiplicadores
El impacto social recae en todos los usuarios que se benefician de la
implementación de la plataforma en el área de secretaria, estos son
concretamente en su mayoría estudiantes en curso, futuros estudiantes y
egresados de la carrera, lo cual recae en la calidad en la prestación de los
servicios.
Procedimientos de trabajo definidos, organización de actividades,
reducción de tareas innecesarias y menores tiempos empleados en
consultas de información, son algunos de los efectos que se obtendrán
con la implementación de este trabajo. Vale mencionar que los beneficios
pueden ser replicados en otros procesos de la carrera de LSI, e incluso
en las demás carreras de la facultad.
Objetivo general
Modelar los Procesos e implementar un Sistema de Gestión
Documental en el área de secretaria de la carrera de Licenciatura de
Sistemas de Información el cual permitirá llevar un control de los
documentos que ingresan diariamente a través del control de flujo
documental del sistema Alfresco.
Objetivos específicos
Identificar los aspectos críticos del proceso de gestión documental
del área de secretaria y las oportunidades de mejoramiento de los
procesos para llevar un mejor control de la información.
Introducción 9
Implementar el sistema denominado “Alfresco” el cual ayudara a
almacenar, asegurar y administrar la información generada y
emitida diariamente en el departamento.
Definir los procedimientos de trabajo para la digitalización,
almacenamiento y administración de los documentos los cuales
permitirán determinar actividades, recursos y responsables de la
información
Marco Teórico 10
CAPITULO I
MARCO TEÓRICO
Los siguientes conceptos que se verán a continuación describirán de
forma clara y concisa los fundamentos necesarios para el modelamiento
de procesos y la implementación de la plataforma de gestión documental
denominado “Al fresco” en el departamento de secretaria de la carrera de
Licenciatura en Sistemas de Información el cual ayudara con la
administración, digitalización y seguridad de los documentos que ingresen
al departamento.
1.1 ¿Qué es un proceso?
Según (Hitpass B. , Marzo 2017) (ver bibliografía) un proceso es
“Una concatenación de actividades que cumplen un determinado fin, a
través del tiempo y lugar, impulsadas por eventos”.
Esta definición encierra los primordiales factores que describen un
proceso entre las cuales se encuentran las siguientes:
Los eventos son ocurrencias externas que dan inicio a un proceso,
es decir, para que un proceso se inicie, un suceso tiene que
acontecer para que el proceso reaccione.
Un proceso debe realizar un determinado fin, en la parte
económica dedicado a la producción de bienes y servicios que se
ofrecen al usuario.
Las actividades de un proceso están sujetas por medio de
secuencias lógicas que establecen en su agrupación las
condiciones del negocio.
Marco Teórico 11
Estos factores describen como está compuesto un proceso que en
su mayoría están incluidos en las notaciones para modelarlos,
incorporados en el estándar BPMN.
La definición de un proceso es esencial para el desarrollo de este
tema pues ayudara a tener una comprensión de forma clara y concisa de
los procedimientos que se realizan en el área de secretaria.
1.2 ¿Qué es un proceso de negocio?
Según (Hitpass B. , Marzo 2017) (ver bibliografía) “Un proceso de
negocios es un conjunto de actividades, que impulsadas por eventos y
ejecutándolas en ciertas secuencias, crean valores para un cliente
(interno o externo)”.
Un proceso de negocio se distingue por la particularidad del suceso
que lo inicia. Una de las esenciales singularidades de proceso de negocio
es que se iniciado por el cliente, y el resultado de la realización del
proceso tiene que retornar al cliente, que puede ser interno de un
departamento del negocio o externo un proveedor.
Los procesos de negocio que se trataran en este tema serán los
generados por los usuarios tanto internos que son los estudiantes de la
carrera, como externos que son los estudiantes de otras Facultades o
Universidades, que llegan a solicitar información ya sea para: matriculas,
homologación de materias, cancelación de cursos entre otras.
1.3 ¿Qué es modelamiento de procesos?
El modelamiento de procesos es un elemento indispensable para la
optimización de recursos de una organización, está conformada por un
conjunto de actividades, actores, roles y reglas, que permiten estructurar
los procesos y servicios de la entidad hacia el exterior (clientes externos)
y hacia el interior (clientes internos).
Marco Teórico 12
Con el modelamiento de procesos en el presente proyecto se podrá
documentar, diseñar y analizar los procedimientos del área de secretaria y
la optimización del mismo
1.4 ¿Qué es Workflow?
De acuerdo a (Aguirre Sara, 2016) (ver bibliografía) “Workflow es la
automatización de un proceso de negocio, total o parcial, en la cual
documentos, información o tareas se trasladan de un participante a otro
para ser procesados, de acuerdo a un conjunto de reglas establecidas.”
La automatización del flujo de trabajo también conocida como
Workflow se define como un sistema de sucesiones de actividades de un
proceso de negocio, el cual respalda el trabajo que se desarrolla en una
empresa mediante el uso de las tecnologías de información.
Al aplicar el Workflow en una organización se automatizan las
secuencias de actividades en la ejecución de los procesos, de igual forma
aportara con las herramientas necesarias para la gestión y control del flujo
de trabajo.
1.5 Enterprise Content Management (ECM)
Según (Avila Adolfo, 2013) (ver bibliografía) “ECM es el conjunto de
estrategias, métodos y herramientas para capturar, gestionar, preservar y
entregar contenido y documentos relacionados con los procesos de la
organización.”
La gestión de contenido empresarial ECM reduce costos, ahorra
tiempo y recursos de la empresa, de la misma forma mejora la imagen
pública de la organización y brinda una óptima atención a los clientes de
manera rápida y eficiente cuando se lo requiera.
Marco Teórico 13
ECM es esencial en el presente trabajo de titulación ya que, por
medio de la implementación de una herramienta de contenido
empresarial, contribuirá con el almacenamiento, y seguridad de la
información que ingrese en el área de secretaria
1.6 Metodología DIRKS
Para el modelamiento de procesos e implementación de la
plataforma, la metodología DIRKS ("Diseñar e Implementar Sistemas de
Registros o Sistemas de Gestión de Archivo"), es la más idónea, ya que
está basada en el estándar ISO 15489, a nivel mundial es la más utilizada
para la administración de los documentos y ha sido diseñada para ayudar
a las instituciones y organizaciones de todo tipo a lograr resultados
significativos y aplicables.
La metodología "Diseñar e Implementar Sistemas de Registros o
Sistemas de Gestión de Archivo" consta de 8 fases, la cual busca la
construcción de habilidades de negocio más eficientes y comprometidos a
través del diseño y fomento de una buena conservación de documentos
en la institución. DIRKS contempla un proceso bien estructurado y flexible
para el modelado e implementación de sistemas de registro o sistemas de
archivo y los siguientes pasos o etapas forman parte de la misma:
GRÁFICO N° 1
METODOLOGÍA DIRKS
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Investigación preliminar
Análisis de las actividades de la organización
Identificación de los requisitos
Evaluación de los sistemas existentes.
Elección del sistema de gestión de documentos
Implementación del sistema de gestión de
documentos
Marco Teórico 14
Investigación preliminar
Tener una compresión clara del contexto organizacional,
administrativo, legal, tecnológico y social, con el que se desarrollan
las actividades de la institución.
Identificar las fortalezas y las debilidades que posee como
institución y también en materia de gestión de documentos.
Levantar los procesos que se llevan a cabo en el área que compete
la investigación y tan importante como las señaladas, están los
riesgos a los cuales se someten dentro la organización con los
documentos que forman parte del patrimonio documental.
Análisis de las actividades de la organización
Relacionar los documentos con las actividades de la organización y
así también con los procesos del negocio.
Ayudar en el desarrollo de un modelo conceptual que describirá
qué hace la organización y cómo lo hace.
Identificación de los requisitos
Realizar un análisis de las necesidades que tiene la organización
en los distintos ámbitos con los que se desenvuelve.
Apoyar los métodos y técnicas de investigación que se aplicaran
previamente pues dejan al descubierto situaciones, eventos y
problemas con relación a la gestión de documentos.
Evaluación de los sistemas existentes.
Analizar los sistemas de gestión con los que trabaja la institución,
herramientas donde se registra o lleva el control de los documentos
o cualquier otro sistema de información que sirva de apoyo para
llevar un inventario de los documentos de archivos.
Marco Teórico 15
Desarrollar o buscar mejoras en los sistemas actuales, que
cumplan los requerimientos que se recopilaron y un punto a
destacar es el análisis de los valores documentales y sus plazos de
conservación.
Elección del sistema de gestión de documentos
Establecer los planes de acciones de una manera organizada,
planificada y controlada, para que se puedan elaborar para cada
una de las estrategias identificadas en la etapa anterior.
Implementación del sistema de gestión de documentos
Dar cumplimiento al conjunto de estrategias que se plantearon y
desarrollando cada uno de los planes de acción de manera
sistematizada y de esta forma buscar que no exista ningún retraso
o modificación a las acciones que se tienen que plasmar.
1.7 Ciclo de vida del documento
Para los documentos en papel que contiene una o dos hojas (una
carta, un memo, un oficio), se lo llama documento simple, pero en caso de
contener un conjunto de hojas (expediente de un cliente) se está frente a
un documento complejo. Dichos documentos deben estar disponibles
para el personal ya sea interno o externo de una organización y los
mismos tienen un valor que están definidos por su información como:
Valor administrativo es un documento activo, tiene utilidad en la
gestión de los asuntos del día a día dentro la organización.
Valor legal / fiscal conocido también como archivo semiactivo, es
el que viene marcado por las leyes de cada nación y que indica
que el documento puede tener un valor demostrativo de derechos
para la propia organización y para los ciudadanos.
Marco Teórico 16
Valor histórico es un documento pasivo o también conocido como
muerto, contiene la información que sirve para conocer mejor la
historia de una organización.
De esta forma, el valor administrativo y el legal, se conserva dentro
una oficina ya que tiene uso frecuente mientras tanto el valor histórico
forma parte del archivo
En la ciencia archivística, se hace mención a la Teoría de las tres
edades, que toma como referencia la edad que las personas alcanzan
con el transcurso del tiempo y se ilustra para un mejor entendimiento en
las siguientes gráficas:
GRÁFICO N° 2
EDAD DEL DOCUMENTO – 1RA EDAD
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Primera edad: los documentos están organizados para formar el
archivo de oficina, que tiene una circulación alta y su uso es frecuente.
GRÁFICO N° 3
EDAD DEL DOCUMENTO – 2DA EDAD
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Prrimera edad Archivo de
oficina
Documento de tramite
Documentos recividos en el año
Documentos fnalizados
Prrimera edad Archivo
semiactivo
Documento sin atencion administrativa
consulta habitual
Documentos sin atencion fiscal o legal
Marco Teórico 17
Segunda edad: son documentos que constituyen los archivos
intermedios, que no tienen un uso muy concurrido en relación a los de la
primera edad, es utilizado si con mucha frecuencia para consultas y si es
necesario su conservación.
GRÁFICO N° 4
EDAD DEL DOCUMENTO – 3RA EDAD
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Tercera edad: corresponden únicamente a los documentos
históricos y que son utilizados como consulta por investigadores, los
cuales acuden a estos medios para conocer la historia de las
organizaciones, culturas y religiones.
1.7.1. Fases del ciclo de vida de un documento
El ciclo de vida de un documento hace mención claramente a la vida
útil de un documento, estas son las fases que debe seguir, desde su
elaboración hasta su destrucción o eliminación, según sea el caso o la
política de la institución u organización, la cual debe seguir este orden:
GRÁFICO N° 5
FASES DE VIDA DEL DOCUMENTO
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Prrimera edad Archivo historico Documento con valor
cultural
Creación o recibo
Distribución Archivo Protección
Localización y uso
Transferencia Conservación o destrucción
Marco Teórico 18
Creación o recibo: es la elaboración y el recibo de documentos
que se da dentro de una institución u organización.
Distribución: son las acciones enfocadas a garantizar y que se
deben ejecutar para que los documentos lleguen a su destino final.
Archivo: son los diferentes procesos que se llevan a cabo al
interior de las organizaciones, buscando como meta conservar los
documentos físicos, digitales o cualquier otro.
Protección: todas las medidas necesarias que se puedan
implementar con el objetivo de garantizar la integridad y
confidencialidad tanto física como funcional de los documentos del
archivo tanto a corto, mediano y largo plazo.
Localización y uso: de acuerdo a lineamientos internos de las
instituciones, se determina que documentos serán utilizados en el
tiempo y que como es lógico servirán para la toma de decisiones,
es decir, que uso le vamos a dar más adelante.
Transferencia: es el proceso con el cual se convierten los
documentos activos a semi activos o también a inactivos, esto
ayuda sobre manera a que no exista demasiados archivos activos
y siempre obedece a un plan que debe establecerse en la
organización.
Conservación o destrucción: se refiere a determinar cuándo un
documento ya no tiene ningún uso o valor dentro de la institución.
1.8 Comparativa de plataformas de gestión documental ECM
Para la implementación del sistema de gestión documental se llevará
a cabo una comparativa entre diferentes plataformas documentales que
podrían ser utilizadas en este tema:
Alfresco:
Es una plataforma segura, abierta y moderna que activa procesos y
contenido de manera inteligente para acelerar el flujo del negocio.
Marco Teórico 19
Alfresco está basada en una solución J2EE la cual ofrece
funcionalidades que la mayoría de los clientes buscan, tales como:
Tipos de documentos, workflows documentales y avanzados,
herramientas de colaboración,
Tipos de documentos y gestión de contenidos web.
Alfresco es utilizado como un software de gestión documental open
source para: páginas web, imágenes, documentos, y desarrollo
colaborativo.
Ventajas de Alfresco
Gran aumento de la adopción por parte del usuario
Reducción del riesgo
Implementación rápida
Facilita trabajo colaborativo.
Reglas tipo correo electrónico: configura reglas de conexión para
automatizar el procesamiento manual y ofrece una compatibilidad
invisible
Versiones
Alfresco se divide en 2 metodologías las cuales tiene diferentes
versiones:
ECM: Content Services y Community Edition.
BPM: Activiti y Alfresco Process Services con tecnología Activiti.
Instituciones que se han beneficiado con la implementación de
Alfresco:
Asamblea constituyente
Marco Teórico 20
Servicios de rentas internas (SRI)
Plan de seguridad ciudadana
Nuxeo:
Es una empresa que ofrece solución ECM open source la cual
gestiona contenido empresarial y gestión documental de software libre.
Nuxeo está basado en un entorno J2EE el cual ofrece: tipos de
documentos, workflows avanzados, herramientas de colaboración entre
otras.
Beneficios de Nuxeo
Gestión de vocabularios
Arquitectura modular que facilita el desarrollo, el mantenimiento y la
reutilización de funcionalidades adicionales.
TABLA 1
COMPARATIVA DE PLATAFORMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Plataforma Funcionalidad Tecnología Licencia
Alfresco
Incluye un diseñador de interface.
Incluye en su plataforma el desarrollo de aplicaciones personalizadas
Drag and Drop para mover contenido fácilmente por la biblioteca
Live Edit
Navegación por Etiquetas (Tags).
Búsqueda
Workflows
Integración del módulo solr
Activity Designer
Basada en una tecnología de arquitectura J2EE.
JBoss como servidor de aplicaciones.
Búsqueda en herramientas estándares y abiertas como Lucene y Open Search.
Alfresco Share
Aplicaciones estándares de acceso a documentos como CIFS, Webdav etc.
Licencia GPLv2 Alfresco Community Edition
Nuxeo Proporciona un Basada en la Licencia Bajo
Marco Teórico 21
creador de portales web de forma gratuita.
Edita documentos de Microsoft Office, Open Office y otros formatos de Ofimática directamente editados en el navegador.
Drag and Drop para mover contenido fácilmente por la biblioteca.
Live Edit
Navegación por Etiquetas (Tags).
Búsqueda
Workflows
arquitectura J2EE.
JBoss como servidor de aplicaciones
Aplicaciones estándares de acceso a documentos como CIFS, Webdav etc.
Búsqueda en herramientas estándares y abiertas como Lucene y Open Search.
LGPL. Nuxeo Community Edition
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Análisis de las plataformas de Gestión Documental
Conclusiones a las que se ha llegado a través del análisis
comparativo de la tabla N°1:
De las funcionalidades descritas anteriormente Alfresco supera a
Nuxeo por la integración del módulo Solr desarrollado por Ixxus
para búsquedas facetadas y la integración de Activity.
Las tecnologías de estas plataformas son similares ya que su
estructura mayormente se hace sobre XML, sin embargo, la
principal deferencia es que Alfresco tiene configuración share y
script.
Como resultado del análisis comparativo de las plataformas ECM
open source para la administración y gestión de contenidos
empresariales: Nuxeo y Alfresco dio como resultado, que Alfresco es la
herramienta de gestión documental con mayor prestación y facilidad para
su implementación en el área de secretaria de la carreara LSI.
Marco Teórico 22
Alfresco ECM Community Edition
Según (Alfresco, 2018) (ver bibliografía) “El software de gestión de
contenido empresarial de código abierto que puede trabajar con cualquier
tipo de contenido,”. Alfresco Community Edition es una herramienta que
permite realizar administración de usuarios y espacios de trabajo de
manera fácil y rápida.
La implementación de este software ayudara a realizar un
seguimiento del contenido que ingrese en el área de secretaria de forma
eficiente y segura mediante la edición Offline y la edición online.
Arquitectura de Alfresco
Alfresco ECM envuelve una amplia gama de aplicaciones, su
arquitectura está diseñada para ofrecer soporte a los requerimientos de
todas ellas, además su diseño arquitectónico es la típica de una
aplicación web basada en JAVA.
GRAFICO 6
ARQUITECTURA DE 3 CAPAS DE ALFRESCO
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Capa de presentación.
Navegador, Webservices, CIFS, IMAP, etc.: permite al
usuario final el acceso a todas las funcionalidades
proporcionadas por el Repositorio.
Marco Teórico 23
Capa de procesos.
Gestión de repositorio: acceso a cualquier tipo de
contenido, proporcionando servicios reutilizables (guardar
contenido, consulta, versionado) que pueden ser utilizados
por una o más aplicaciones.
Capa de datos:
Sistema de ficheros = contenido: (los documentos) que
pueden ser creados, editados y visualizados la nuestra
aplicación.
Almacenamiento de los documentos en forma de
fichero.
Estructura de directorios basada exclusivamente en la
fecha actual, balanceando automáticamente.
Base de datos = metadatos: describen el contenido y
aportan información adicional sobre los documentos
almacenados.
Almacenamiento de los metadatos del documento,
usuarios, workflows, en forma de fichero etc.
Tablas creadas y mantenidas por Alfresco.
Pensado para el acceso a través del repositorio en
lugar de directamente
Una vez que se define la arquitectura de Alfresco se procede a
explicar las 3 acciones más típicas que se realizan en Alfresco las cuales
son: subir, bajar y buscar documentos.
Marco Teórico 24
GRAFICO 7
ACCIONES QUE REALIZA ALFRRESCO
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
NodeService: En alfresco todos los elementos son tratados como
nodos, pero con diferentes propiedades. Por ejemplo, un fichero es
un nodo con ciertas propiedades o metadatos como son el título,
autor, fecha de creación e incluso el propio contenido no es más
que un metadato. A su vez un espacio es también un nodo que
tiene una asociación del tipo "contiene a" con otros nodos. El
servicio encargado de trabajar con los nodos será el NodeService y
toda la información sobre los nodos, se almacenará en base de
datos.
ContentService: El contenido suele estar referido a los ficheros
binarios que se suben o se crean dentro de Alfresco, es decir los
ficheros de Power Point, Word o PDF o cualquier tipo MIME que se
cree. Estos ficheros binarios se almacenarán en el sistema de
ficheros del servidor (contentstore) siguiendo una estructura de
directorios ordenada por fecha. Este servicio se encargará de leer
o escribir el contenido en el repositorio, así como de transformarlo
de un tipo MIME a otro.
SearchService: Cada vez que se sube contenido a Alfresco este
es indexado de forma automática, tanto sus metadatos como el
Marco Teórico 25
contenido de forma que no solo se puede buscar mediante el
nombre del fichero o su autor sino también por el contenido. Este
servicio utiliza por debajo Apache Lucene para el indexado y las
consultas. Los indices generados por Lucene se almacenan
también en el sistema de ficheros
Diagramas UML
Según indica (Debrauwer Laurent, Octubre 2016) (ver bibliografía)
“UML (Unified Modeling Languaje o Lenguaje Unificado de Modelación) es
un lenguaje grafico destinado al modelamiento de sistemas y procesos”
(Pag 11).
UML está compuesto de notaciones y diagramas estándar para el
modelamiento de sistemas orientados a objeto tales como: sistemas de
software y sistemas de hardware.
UML ofrece nueve tipos de diagramas para modelar sistemas:
Diagramas de Casos de Uso: para el modelamiento de procesos.
Diagramas de Secuencia: para el modelamiento del transporte de
mensajes entre objetos.
Diagramas de Colaboración: para el modelamiento de
interacciones entre objetos.
Diagramas de Estado: para el modelamiento del comportamiento
de los objetos en el sistema.
Diagramas de Actividad: para el modelamiento del
comportamiento de los Casos de Uso, objetos u operaciones.
Diagramas de Clases: para el modelamiento de la estructura
estática de las clases en el sistema.
Diagramas de Objetos: para el modelamiento de la estructura
estática de los objetos en el sistema.
Marco Teórico 26
Diagramas de Implementación: para el modelamiento de la
distribución del sistema.
UML contribuirá con el modelamiento de los procesos actuales y
nuevos que se manejan en el área de secretaria, ya que los diagramas
que se utilicen servirán para obtener una perspectiva clara de los mismos.
1.9 Marco Legal
El presente trabajo de titulación “Modelamiento de procesos e
implementación de un Sistema de Gestión Documental en el área de
secretaria de la carrera de Licenciatura en Sistemas de Información” se
enmarca al ámbito legal del Órgano Colegiado Superior de la Universidad
de Guayaquil (Estatuto UG) considerando:}
Art. 7.- El principio de autonomía con responsabilidad
social es el desarrollo sistemático de capacidades y
potencialidades de auto-organización y autorregulación de
la Universidad de Guayaquil, para potenciar y fortalecer la
gobernabilidad de los aspectos académicos y
administrativos, que se expresa en una cultura de
gobernanza en la gestión institucional y en la articulación
con el Estado y los actores de la sociedad civil, que
preserve el cumplimiento de la misión de la Universidad y
su compromiso social.
La autonomía se ejercerá en función de la responsabilidad
social universitaria y propiciará el cumplimiento de sus
valores, principios y fines en los ámbitos de aplicación
académico, financiero, administrativo y orgánico; en el
marco de la rendición de cuentas en el siguiente ámbito:
Marco Teórico 27
c) Administrativo, que radica en la competencia
para alcanzar responsablemente una organización
y gestión administrativa por procesos, de carácter
eficiente y de calidad, tomando en cuenta la
mejora continua y los principios de transparencia
de la información y rendición de cuentas;
contenidos en los objetivos del régimen de
desarrollo.
El Art 7 del ESTATUTO UG literal C Administrativo habla sobre “la
organización y gestión administrativa por procesos, de carácter eficiente y
de calidad”.
Tomando en consideración el artículo mencionado anteriormente
como referente de este trabajo, el cual trata sobre la gestión
administrativa de los procesos que se llevan a cabo dentro del área de
secretaria de la carrera de licenciatura en sistemas de información, se ve
reflejado el aporte en la mejora continua de los procedimientos mediante
la implementación de una plataforma de gestión documental, con el
objetivo de aumentar la eficiencia y calidad de la gestión administrativa.
1.10 Marco Referencial
Según (Cueva Patricio, 2012) en su trabajo de titulación
“Implementación del Sistema de Gestión Documental Alfresco para la
Facultad de Ingeniería en Geología, Minas, Petróleos y Ambiental de la
Universidad Central del Ecuador”
La digitalización de documentos es el mecanismo más
sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y
consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de
imágenes o archivos digitales.
Marco Teórico 28
Es este contexto poder contar con un sistema que permita
gestionar esta información, implica un importante ahorro
de recursos humanos, físicos y un aumento de la
productividad, al mismo tiempo que se mantiene, o hasta
se mejora, la calidad de muchos servicios. (Cueva Patricio,
2012)
Tomando como referencia la situación descrita en el párrafo anterior
la digitalización de los documentos es un factor necesario y primordial en
toda institución, ya que ayudará en el almacenamiento, administración y
consulta de la información que ingrese a la entidad, de tal manera que al
implementar el sistema de gestión documental “Alfresco”, se ayudará a la
conservación y seguridad de la información que ingrese al área de
secretaria de la carrera de Licenciatura en Sistemas de Información.
La digitalización de los documentos será un factor importante ya que
ayudara a la secretaria en el momento de realizar una consulta sobre los
diferentes procesos que se realizan en esta área entre los cuales se
encuentran: recalificación de notas y cancelación de curso.
Según (Galindo., 2013) “Sistema de gestión documental para la
administración de proyectos de Investigación de índole académico en
instituciones de educación Superior (Ies), mediante la plataforma de
código abierto Alfresco® y Bajo los lineamientos de la Iso 21500:2012.”
La automatización de los procesos de gestión mediante
Alfresco®, acorde con los flujos de trabajo (Workflows), la
taxonomía y los metadatos del Sistema de Gestión
Documental propuesto, facilita el seguimiento de las tareas
asignadas a los actores involucrados, así como la
centralización, control y obtención de la información que a
su vez mejora la comunicación y colaboración entre las
Marco Teórico 29
diferentes Unidades y Programas Académicos. (Galindo.,
2013)
Acorde a lo señalado en el párrafo anterior la implementación de un
sistema de gestión documental, en este caso Alfresco, será primordial
para la automatización de los procesos en secretaria de LSI.
Se aportarán beneficios tales como: una mayor agilidad en la gestión
de los proyectos a través de la reducción de trámites, la conservación y
recuperación de la información que ingrese al área.
De la misma forma la implementación de Alfresco ayudara al área de
secretaria agilitando los procesos que se manejan entre los cuales se
encuentran: las matrículas para estudiantes nuevos, matriculas para
aquellos que soliciten ingreso por tercera vez y homologación de materias
de diferentes carreras de la facultad de Ingeniería Industrial.
Metodología 30
CAPITULO II
METODOLOGÍA
2.1 Población de estudio
La población de estudio de este trabajo de titulación se compone de
los siguientes actores: los estudiantes y personal administrativo de la
carreara de Licenciatura en Sistemas de Información, tomando como
referencia la información procesada dentro del primer ciclo 2017-2018.
TABLA 2
POBLACIÓN DE ESTUDIO
Actores Análisis Numero
Ing. María Fernanda Bermeo Secretaria académica de la carrera
LSI 1
N ° Estudiantes de la carrera LSI
Matriculados en forma ordinaria 126
Matriculados en forma especial 40
Homologación de materia 4
Recalificación de notas 1
Cancelación de materia 32
Total, de la población 193 Fuente: Investigación directa. Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Durante la investigación el autor del tema ha tenido una participación
directa en el modelamiento de los procesos y en la implementación de
sistema, lo que ha permitido asegurar que todo este explicado de forma
clara y concisa.
Parámetros de muestra
Para fijar la muestra se tomó en cuenta los datos obtenidos en la
población de estudio y se la aplicará utilizando la siguiente formula:
Metodología 31
n= el tamaño de la muestra
N= tamaño de la población (193)
Za= nivel de confianza, el equivalente a (1,96) si la confianza es de 95%
p= proporción esperada (100-95=5/100=0.05)
q= 1-p (1-0.05=0.95)
d= precisión (5%)
( )
( )
( ) ( ) ( )
( )
Estudiantes
La muestra total de la población a encuestar es de 62 estudiantes.
2.2 Tipo de investigación
El presente trabajo de titulación utilizó los siguientes tipos de
investigación:
Investigación exploratoria: obtendrá la información inicial para el
desarrollo del tema lo que permitirá al autor familiarizarse con algo
hasta el momento desconocido mediante la exploración e
indagación de la información, dando como resultado un panorama
superficial de la problemática que acontece en el área de
secretaria.
Investigación descriptiva: el objeto de estudio de este tema
consistirá en conocer e identificar la condición y conducta de las
actividades, procesos y personas, lo cual permitirá que el autor
plantee lo más relevante de un hecho o situación concreta.
Metodología 32
De modo que, al aplicar este tipo de investigación, se aportara con el
conocimiento de los problemas propuestos:
El recurso humano necesario para gestionar los procesos.
Tiempo de respuesta la información.
El manejo de documentación física
2.3 Método de investigación
El método de investigación a utilizar es el método inductivo completo
el cual hace referencia de un hecho particular a una idea más general, es
decir, pasa de los resultados de la observación, al planteamiento de
probabilidades realizando un análisis completo de la información obtenida
en el área administrativa, de esta manera se especificarán los procesos
que se realizan en esta área.
2.4 Fuentes de investigación
La información fue proporcionada por la secretaria de la carrera de
LSI, y los documentos requeridos fueron facilitados por la misma.
Fuentes primarias: entrevista a la Ing. María Fernanda Bermeo
como personal administrativo.
Fuentes secundarias: solicitudes de los procesos a evaluar:
o Solicitud de matrículas ordinarias. (ver anexo 2)
o Formato de matrículas (ver anexo 3)
o Solicitud de matrículas especiales. (ver anexo 4)
o Nómina de estudiantes matrículas especiales (ver anexo 5)
o Solicitud de homologación de materias. (ver anexo 6)
o Solicitud de recalificación de notas. (ver anexo 7)
o Solicitud de cancelación de materias. (ver anexo 8)
Metodología 33
2.5 Técnicas de investigación
Las técnicas de investigación que se utilizaron son: la entrevista y la
observación directa.
Entrevista
La entrevista dirigida a la Ing. María Fernanda Bermeo secretaria de
la carrera LSI, se realizó en el área de secretaria con el objetivo conocer
cuáles son los procesos administrativos que se llevan a cabo en el
departamento (ver anexo 9).
Observación directa
La observación directa fue empleada con el objetivo de conocer
cómo se lleva a cabo la gestión administrativa dentro del área de
secretaria. (ver anexo 10).
2.6 Ciclo Instrumentos de investigación
Los instrumentos utilizados:
Entrevista
Formato de 6 preguntas abiertas realizados al personal
administrativo. (ver anexo 9)
Smartphone para grabación de la entrevista.
Observación directa
Ficha de observación. (ver anexo 10)
Captura de imágenes del área de secretaria. (ver anexo 12)
Metodología 34
2.7 Procedimiento de la investigación.
El procedimiento que se llevó a cabo para la investigación se
describe a continuación:
1. Se realizó el levantamiento de información para obtener la
población y muestra que se utilizó en el trabajo.
2. Se aplicó la investigación exploratoria para obtener la información
inicial y conocer la problemática que acontece en el área de
secretaria.
3. Se aplicó la investigación descriptiva para identificar los procesos y
actividades que se realizan en el departamento.
4. Se empleó el método de investigación inductivo para ejecutar un
análisis de los procesos actuales y plantear un nuevo esquema de
trabajo.
5. Se realizó la entrevista a la Ing. María Fernanda Bermeo secretaria
de la carrera LSI, para conocer cuáles son los procesos
administrativos que se llevan a cabo en el departamento.
6. Se empleó la técnica observacional para conocer cómo se lleva a
cabo la gestión administrativa dentro del área de secretaria.
2.8 Tratamiento y análisis de la información
Entrevista
Como análisis de la entrevista dirigida a la secretaria de la carrera
LSI se obtuvo: (ver anexo 9)
Los procesos que se realizan en secretaria son recepción de
documentos de decanato, de los estudiantes y de los profesores.
Esto provoca que exista un ingreso excesivo de papel al
departamento.
Metodología 35
La búsqueda de documentos tarda entre 5 a 10 minutos
dependiendo del proceso solicitado y se realiza por medio de
código o por fecha de elaboración siempre y cuando el documento
se encuentre en el departamento.
Observación directa
Como análisis de la observación directa realizada en el área de
secretaria de la carrera LSI se obtuvo: (ver anexo 10)
TABLA 3
ANÁLISIS DE LA OBSERVACIÓN DIRECTA
Recursos Resultados Beneficios Resultado
Humano
El tiempo de respuesta de las consultas es demasiado lento.
Reducción de tiempo
Los procesos se realizan de forma rápida y eficiente ya que se manejarán de manera digital reduciendo el tiempo de espera de los mismos.
Material
Ingreso en grandes cantidades de papel al área de secretaria y sin capacidad de almacenamiento
Reducción de papel
Los documentos son digitalizados y almacenados en la plataforma Alfresco reduciendo la cantidad de papel que ingresa a secretaria.
Tecnológico
El área de secretaria carece de una plataforma de gestión de documentos.
Nuevas tecnologías
Los documentos son manejados mediante la plataforma Alfresco beneficiando al departamento con un sistema de gestión de documentos.
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
2.9 Requerimientos de modelado
Para el modelado de procesos se describirá la situación actual en la
cual los procesos se manejan de forma manual por el personal
administrativo, y posteriormente en la propuesta se explicarán los
procesos mejorados propuestos, que serán manejados de forma
automatizada por medio de la herramienta a implementarse.
Metodología 36
TABLA 4
REQUERIMIENTOS DE MODELADO DE PROCESOS
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Procesos Proceso actual
Tiempo Procesos mejorados
Tiempo Instancias
Matriculas ordinarias
Los archivos se receptan por medio manual y se almacena en los archiveros.
5 minutos
Los archivos se almacenarán en la plataforma lo cual ayudará a llevar un registro digital y a ahorrar espacio físico
3 minutos
Matriculas especiales
Este proceso se maneja por medio del SIUG, pero no se lleva un registro físico.
3 semanas
Los archivos se almacenarán en formato digital lo cual agilizaría los trámites del proceso.
3 días
Director académico
Decano
Homologación de materias
Los archivos se receptan en formato físico y se almacena en los archiveros
2 semanas
Los archivos se almacenarán en la plataforma y ayudará en la elaboración de las estadísticas de los estudiantes homologados por ciclo o año.
3 días
Director académico
Decano
Profesore
Cancelación de materia
Los archivos se receptan en formato físico y se almacena en los archiveros
3 días
Los archivos se almacenarán en formato digital lo cual agilizaría los trámites del proceso.
2 día Director
académico
Recalificación de notas
Los archivos se receptan en formato físico y se almacena en los archiveros
2 semanas
Los archivos se almacenarán en formato digital lo cual agilizaría los trámites del proceso.
2 días
Director académico
Decano
Jurado de
recalificación
Metodología 37
2.10 Requerimientos funcionales
Para la implementación de la herramienta Alfresco se analiza las
necesidades de los usuarios y en base a ello se explicará las actividades
que la plataforma va a abarcar:
TABLA 5
REQUISITOS FUNCIONALES DEL ADMINISTRADOR
Requisitos funcionales para la implementación de sistema de gestión documental
Id Requerimiento
Requisito Funcional Usuario
RF-001 La plataforma creara los perfiles de los usuarios
que interactuaran con la plataforma Administrador
RF-002 La plataforma deberá permitir la creación,
eliminación, consulta y edición de los documentos que ingresen al sistema
Administrador
RF-003 La plataforma contara con la opción de consultar aprobar y rechazar las solicitudes que ingresen.
Administrador
RF-004 La plataforma permitirá verificar el avance de los
procesos a evaluar Administrador
RF-005 La plataforma proveerá las autorizaciones al
usuario para bloquear a otros usuarios del sistema Administrador
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
TABLA 6
REQUISITOS FUNCIONALES DEL USUARIO
Requisitos funcionales para la implementación de sistema de gestión documental
Id Requerimiento
Alcance Descripción Usuario
RF-006
Crear documentos
desde Alfresco
El usuario del sistema podrá crear documentos en formato de texto plano, html, xml, documentos de Google doc, hojas de cálculo en Google doc y presentaciones en
Google doc.
Secretaria
RF-007 Editar
documentos
El usuario podrá editar las propiedades del documento o cambiar una nueva versión del
archivo
Secretaria
RF-008 Buscar
archivos
El usuario podrá buscar los documentos de forma detallada o simplemente en el dashboard o desde el repositorio del sistema.
Secretaria
RF-009 Previsualizar documentos
Los documentos podrán ser visualizados en el dashboard antes
de realizar cualquier actividad con el archivo desde el navegador.
Secretaria
Metodología 38
RF-010 Tareas y Workflow
El usuario podrá revisar las tareas activas, pendientes o vencidas según el nivel de prioridad de los mismos.
Secretaria
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
2.11 Actores y roles
TABLA 7
IDENTIFICACIÓN DE ACTORES Y ROLES DE USUARIO
Actores Roles Caso de uso
Administrador
Representa a la persona responsable de
administración el sistema. Administrador
Secretaria
Ing. María Fernanda Bermeo
Representa a la persona responsable de
organización y la gestión de los documentos del
área de secretaria.
Ing. María Fernanda Bermeo
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
2.12 Diagramas de casos de uso propuestos
TABLA 8
CASO DE USO GENERAL
Universidad de Guayaquil LSI DIAGRAMAS UML
Nombre: Caso de uso general CU1
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Metodología 39
TABLA 9
CASO DE USO ADMINISTRADOR
Universidad de Guayaquil LSI DIAGRAMAS
UML
Nombre: Caso de uso administrador CU2
Actor principal Administrador
Precondiciones Administrador del sistema: secretaria que tiene acceso a la plataforma Alfresco y cumple con el rol del administrador
Post condiciones Usuario que haya sido autenticado en el sistema Alfresco y que tenga permiso de administrador.
Descripción Ejecuta la administración del sistema Alfresco, lo cual se realiza mediante la pantalla del administrador
Escenario primario
Paso Acción de actores Respuesta del sistema
P1
El administrador ingresa los datos del nuevo usuario y asigna el rol que este va a tener en el sistema y selecciona el botón aceptar
El sistema valida que la información del usuario sea ingresada correctamente y cree el nuevo usuario en el sistema
P2 El usuario ingresa los datos solicitados y presiona el botón aceptar
El Sistema valida información registrada y muestra la pantalla de inicio.
P3
El administrador ingresa los parámetros de configuración necesarios en el sistema y presiona el botón aceptar
El Sistema valida que los parámetros de configuración sean correctos y configura el sistema
Flujos alternativos (configuraciones adicionales)
Paso Acción de actores Respuesta del sistema
P1
El administrador ingresa los parámetros de configuración adicionales para mejorar el sistema.
El Sistema valida que los parámetros de configuración adicionales sean correctos y se adapten a las necesidades del sistema.
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Metodología 40
TABLA 10
CASO DE USO USUARIO
Universidad de Guayaquil LSI DIAGRAMAS UML
Nombre: Caso de uso usuario CU3
Actor principal Creador del documento: secretaria
Precondiciones El usuario haya sido autenticado e ingresado al sistema y que posea los permisos necesarios de acuerdo al rol asignado.
Post condiciones Se crea un documento en el sistema, el cual será un respaldo de la información física y de la misma forma mostrara los datos requeridos relacionados al archivo.
Descripción La creación y búsqueda de documentos en el sistema mediante: código, nombre; etc.
Escenario primario
Paso Acción de actores Respuesta del sistema
P1 El usuario ingresa los datos solicitados y presiona el aceptar
El sistema valida los datos y muestra la pantalla de inicio
P2 El usuario presiona el botón cargar documento.
El sistema despliega la ventana de ingreso de documentos digitales.
P3
El usuario seleccionara el archivo a cargar e ingresara la descripción del documento y presiona el botón Aceptar
Una vez cargado el documento el sistema presenta la información del archivo ingresado.
P4 El usuario selecciona el documento a editar
El sistema pre visualiza el documento a editar para que el usuario realice los cambios necesarios
P5 El usuario presiona el botón guardar actualización.
El sistema almacena el archivo actualizado.
P6 El usuario ingresa los datos para buscar el documento y presiona el botón aceptar
El sistema valida los parámetros ingresados, realiza la búsqueda y presenta el resultado.
Flujos alternativos (documentos existentes)
Paso Acción de actores Respuesta del sistema
P1
El usuario ingresa un archivo existente.
El sistema comprueba que el archivo ya exista y muestra la opción actualizar el documento o crear uno nuevo.
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Metodología 41
TABLA 11
CASO DE USO CREAR USUARIO
Universidad de Guayaquil LSI DIAGRAMAS
UML
Nombre: Caso de uso crear usuario CU4
Actor principal Administrador
Precondiciones El usuario no existe en el sistema
Post condiciones La información ingresada queda registrada en el sistema
Descripción Tiene como objetivo crear usuario en el sistema
Escenario primario
Paso Acción de actores Respuesta del sistema
P1 El administrador ingresa los datos del nuevo usuario y asigna el rol que este va a tener en el sistema al seleccionar el botón aceptar
El sistema valida que la información del usuario sea ingresada correctamente y cree el nuevo usuario del sistema
P2 El administrador ingresa los datos solicitados y presiona el botón aceptar
El Sistema valida información registrada y muestra la pantalla de inicio.
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
TABLA 12
CASO DE USO INGRESAR AL SISTEMA
Universidad de Guayaquil LSI DIAGRAMAS
UML
Nombre: Caso de uso Ingresar al sistema CU5
Actor principal Usuario
Metodología 42
Precondiciones El usuario ingresa al sistema
Post condiciones El usuario tiene que estar registrado en el sistema.
Descripción El usuario ingresa al sistema y rea un documento nuevo.
Escenario primario
Paso Acción de actores Respuesta del sistema
P1 El administrador ingresa los datos solicitados y presiona el botón aceptar
El Sistema valida información registrada y muestra la pantalla de inicio.
P2 El usuario presiona el botón crear documento.
El sistema despliega las opciones para crear el documento y abre el formato a crear.
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
TABLA 13
CASO DE USO EDITAR PERFIL DE USUARIO
Universidad de Guayaquil LSI DIAGRAMAS
UML
Nombre: Caso de uso editar perfil de usuario CU6
Actor principal Administrador
Precondiciones El usuario debe estar registrado en el sistema
Descripción Tiene como objetivo editar el perfil de usuario
Escenario primario
Paso Acción de actores Respuesta del
sistema
P1 El administrador oprime la opción perfil
El Sistema despliega el perfil del usuario
P2 El administrador presiona la opción editar perfil
El sistema despliega la ventana modificación del perfil
P3 El usuario ingresa los datos a modificar y presiona el botón guardar los cambios
El Sistema validara, guardara y mostrara los cambios en el dashboard
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
TABLA 14
CASO DE USO EDITAR DOCUMENTO
Universidad de Guayaquil LSI
DIAGRAMAS UML
Nombre: Caso de uso editar documento CU7
Metodología 43
Actor principal usuario
Precondiciones El usuario debe estar registrado en el sistema
Descripción Tiene como objetivo editar documentos
Escenario primario
Paso Acción de actores Respuesta del sistema
P1 El usuario ingresa y presiona la opción repositorio.
El sistema muestra la pantalla donde se encuentran todos los documentos ingresados.
P2 El usuario selecciona el documento a editar
El sistema pre visualiza el documento a editar para que el usuario realice los cambios necesarios
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
TABLA 15
CASO DE USO BUSCAR DOCUMENTO
Universidad de Guayaquil LSI
DIAGRAMAS
UML
Nombre: Caso de uso Buscar documento CU 8
Actor principal Usuario
Precondiciones El usuario debe estar registrado en el sistema
Descripción Tiene como objetivo buscar documentos ingresados al sistema
Escenario primario
Paso Acción de actores Respuesta del sistema
P1 El usuario ingresa y presiona la opción repositorio.
El sistema muestra la pantalla donde se encuentran todos los documentos ingresados.
P2 El usuario ingresa los datos para buscar el documento y presiona el botón aceptar
El sistema valida los parámetros ingresados, realiza la búsqueda y presenta el resultado.
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Metodología 44
TABLA 16
CASO DE USO INICIAR WORKFLOW
Universidad de Guayaquil LSI
DIAGRAMAS
UML
Nombre: Caso de uso iniciar Workflow CU9
Actor principal Administrador
Precondiciones El usuario debe estar registrado en el sistema
Descripción Tiene como objetivo describir el flujo de trabajo de un documento
Escenario primario
Paso Acción de actores Respuesta del sistema
P1 El usuario presiona la opción tareas. El Sistema desplegara la pantalla de tareas.
P2 El usuario presiona el botón iniciar flujo de trabajo
El sistema despliega la ventana de opciones de flujo de trabajo.
P3 El usuario ingresa los datos del flujo de trabajo a realizar
El Sistema valida los datos ingresados.
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
TABLA 17
CASO DE USO PREVISUALIZAR DOCUMENTO
Universidad de Guayaquil LSI DIAGRAMAS
UML
Nombre: Caso de uso Previsualizar documento CU10
Actor principal Usuario
Precondiciones El usuario debe estar registrado en el sistema
Descripción Tiene como objetivo Previsualizar el documento.
Escenario primario
Paso Acción de actores Respuesta del sistema
P1 El usuario selecciona el documento a Previsualizar desde el dashboard
El Sistema mostrara el documento para que el usuario previsualize el archivo.
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Metodología 45
2.13 Diagramas de procesos actuales del departamento de
secretaria de la carrera LSI.
GRAFICO 8
DIAGRAMA DE PROCESO GENERAL ACTUAL
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Metodología 46
GRAFICO 9
DIAGRAMA MATRICULAS ORDINARIAS
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Meto
do
logía
54
Metodología 47
GRAFICO 10
DIAGRAMA MATRICULAS ESPECIALES
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Metodología 48
GRAFICO 11 DIAGRAMA HOMOLOGACIÓN DE MATERIAS
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Meto
do
logía
56
Metodología 49
GRAFICO 12
DIAGRAMA RECALIFICACIÓN DE NOTAS
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Meto
do
logía
57
Metodología 50
GRAFICO 13
DIAGRAMA CANCELACIÓN DE MATERIAS
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Meto
do
logía
58
Propuesta 51
CAPITULO III
PROPUESTA
3.1 Tema
Propuesta del modelamiento de procesos e implementación de un
sistema de gestión documental en el área de secretaria de la carrera de
licenciatura en sistemas de información
3.2 Objetivo general
Implementar la plataforma Alfresco para ayudar al área de secretaria
en la organización y seguridad de los documentos que ingresan
diariamente a través del control de flujo documental de la herramienta
Alfresco.
3.3 Objetivos específicos
Mejorar la gestión documental para el área de secretaria mediante
la implementación de la plataforma Alfresco.
Mantener un respaldo, control y acceso de la información mediante
la asignación de perfiles y roles de usuario.
Realizar búsqueda de documentos por medio: código, nombre,
contenido: etc. Evitando el extravió de la información
Agilizar el rendimiento del personal administrativo del área de
secretaria mejorando la calidad y servicio que ofrece.
3.4 Elaboración
La plataforma de gestión documental a implementarse es la
plataforma Alfresco Community Edition 4.2.
Propuesta 52
El usuario podrá ingresar a la plataforma Alfresco de dos maneras:
La primera opción es por medio del acceso directo que se
encuentra en el escritorio del pc cuya ruta es:
http://192.168.11.2:8080/share/page/
La segunda opción es por medio del acceso directo que se
encuentra en la barra de marcadores del navegador web el cual
accesa al siguiente link http://192.168.11.2:8080/share/page/
3.4.1. Configuración del sistema
Los pasos para la configuración de la plataforma Alfresco se indican
a continuación: (anexo 13).
Cambiar logo de la plataforma
Configurar dashboard
Modificar perfil de usuario
Administrar usuarios
Gestionar reglas de carpeta
Gestionar contenido
3.5 Entorno de hardware
En la siguiente tabla se describirán los recursos del hardware del pc
de la Ing. María Fernanda Bermeo secretaria de la carrera LSI y del pc en
el que se encuentra instalado la plataforma Alfresco.
TABLA 18
ENTORNO HARDWARE
Recurso Tipo de recurso
Ubicación Configuración
Hardware Pc usuario Secretaria carrera
LSI
Monitor 19”.
Teclado y mouse estándar
Sistema operativo Windows 10.
Propuesta 53
Firefox, IE y Chrome.
CPU i5 3.00 GHz
RAM 4 GB
OS 32 Bit
Servidor de la carrera
LSI
Laboratorio de redes y
mantenimiento
RAM 3.5 GB
CPU I5 3.00 GHz
Sistema operativo CentOS Linux 7
Disco 995.7 GB
OS 64 Bit Elaboración: investigación directa Fuente: Gómez Solis Dayanna
3.6 Entorno de software
En la siguiente tabla se describirán los recursos del software de la
plataforma Alfresco y de la herramienta UML utilizada para la elaboración
de los diagramas.
TABLA 19
ENTORNO HARDWARE
Recurso Tipo de recurso
Configuración
Software
Alfresco
Basada en una tecnología de arquitectura J2EE.
JBoss como servidor de aplicaciones.
Búsqueda en herramientas estándares y abiertas como Lucene y Open Search.
Alfresco Share
Aplicaciones estándares de acceso a documentos como CIFS, Webdav etc.
UML
Casos de uso
Diagrama de procesos
Diagrama de clase
Diagrama de actividad
Diagrama de secuencia Elaboración: investigación directa Fuente: Gómez Solis Dayanna
3.6.1. Configuración de procesos que realiza la plataforma
Se describirán cada uno de los procesos que se ejecutan dentro de
la herramienta: (anexo 14).
Crear documento
Propuesta 54
Editar documento
Visualizar documento
Iniciar Workflow
Buscar documento
3.7 Fase de diseño
3.7.1. Modelo - Diagrama de clases
El siguiente diagrama muestra la relación entre los objetos
primordiales del sistema Alfresco:
GRAFICO 14
MODELO GENERAL ALFRESCO
Elaboración: investigación directa Fuente: Gómez Solis Dayanna
3.7.2. Modelo – Diagrama de proceso general propuesto
El siguiente diagrama mostrara los tiempos mejorados de los
procesos de los estudiantes realizados a través de la plataforma Alfresco:
Propuesta 55
GRAFICO 15
DIAGRAMA DE PROCESO GENERAL DE LOS ESTUDIANTES
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Pro
pue
sta
64
Propuesta 56
3.7.3. Modelo – Diagrama de procesos específicos propuestos
GRAFICO 16
DIAGRAMA DE MATRÍCULA ORDINARIA
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Pro
pue
sta
65
Propuesta 57
GRAFICO 17
DIAGRAMA DE MATRÍCULA ESPECIAL
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Pro
pue
sta
66
Propuesta 58
GRAFICO 18
DIAGRAMA DE CANCELACIÓN DE MATERIA
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Pro
pue
sta
67
Propuesta 59
GRAFICO 19
DIAGRAMA DE RECALIFICACIÓN DE NOTAS
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Pro
pue
sta
68
Propuesta 60
GRAFICO 20
DIAGRAMA DE HOMOLOGACIÓN DE MATERIAS
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Pro
pue
sta
69
Propuesta 61
3.7.4. Modelo - Diagrama de actividades.
En los siguientes diagramas se podrán detallar las actividades del
administrador-sistema y las actividades del usuario-sistema
GRAFICO 21
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD ADMINISTRADOR
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Propuesta 62
GRAFICO 22
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD USUARIO
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Propuesta 63
3.7.5. Diagrama de secuencia.
En los siguientes diagramas se podrán detallar las secuencias de los
procesos del administrador-sistema y del usuario-sistema
GRAFICO 23
DIAGRAMA GENERAL ADMINISTRADOR
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Propuesta 64
GRAFICO 24
DIAGRAMA GENERAL USUARIO
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Propuesta 65
3.8 Impacto
En la siguiente tabla se describe el impacto de calidad de los
procesos que tendrá la implementación de la plataforma Alfresco para la
institución.
TABLA 20
IMPACTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE ALFRESCO
Procesos Indicador KPI Impact
o Descripción
+ -
Matricula ordinaria
+
El ahorro de tiempo obtenido para este proceso es de 2 minutos lo cual mostrara la eficiencia de los servicios
Matricula especial
+
El tiempo de entrega de resultado se ve disminuido considerablemente al momento de implementar la plataforma con una reducción de 2 semanas y 2 días
Recalificación de notas
+
El tiempo de entrega de resultado se ve
Propuesta 66
disminuido considerablemente al momento de implementar la plataforma con una reducción de 1 semana y 3 días
Cancelación de materia
+
El ahorro de tiempo obtenido para este proceso es de 1 día lo cual mostrara la eficiencia de los servicios
Homologación de materia
+
El tiempo de entrega de resultado se ve disminuido considerablemente al momento de implementar la plataforma con una reducción de 1 semana y 2 días.
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Propuesta 67
3.9 Conclusión
Una vez finalizada la implementación de la solución propuesta, se
puede concluir lo siguiente:
Luego de haber implementado la plataforma, se pudo observar que
el tiempo de respuesta de los siguientes procesos disminuyo:
Matriculas ordinarias: de 5 a 3 minutos
Matriculas especiales: de 3 semanas a 3 días
Homologación de materias: de 2 semanas a 3 días
Recalificación de notas: de 2 semanas a 2 días
Cancelación de materias: de 3 días a 2 días
Esto conllevo a que los aspectos antes críticos por el tiempo de
espera de estos procesos, ahora se realicen de forma más rápida y
eficiente
Después de la implementación de la plataforma Alfresco en el
departamento de secretaria, se pudo evidenciar lo siguiente:
Los documentos se almacenan en formato digital dentro del
servidor donde reside la plataforma.
Los documentos se controlan según el orden de prioridad de
los mismos.
Los procedimientos que maneja el área de secretaria mediante la
plataforma para la digitalización, búsqueda de archivos y
almacenamiento se verán beneficiados por las reglas de negocio
creadas para que estos procedimientos sean realizados de manera
rápida y eficaz.
Propuesta 68
3.10 Recomendaciones
Para el mejor desempeño de la plataforma se recomienda lo siguiente:
Mejorar la infraestructura de red de internet dentro de la facultad,
con el fin de que la plataforma tenga un mejor rendimiento al ser
utilizada.
Optimizar las condiciones técnicas del servidor donde reside la
herramienta Alfresco, a fin de que funcione de manera óptima.
Realizar constantes capacitaciones a los usuarios sobre la
funcionalidad de Alfresco.
Incentivar a las autoridades de la carrera a implementar la
plataforma en diferentes áreas de la facultad, para aumentar la
eficacia y productividad de los usuarios administrativos.
Elaborar el modelado de datos (metadatos), que puedan ser
utilizados en las indexaciones al momento de realizar la búsqueda
de los documentos.
Mantener actualizada la plataforma de software y hardware sobre
la cual funciona la solución propuesta, con el objetivo de asegurar
un rendimiento eficiente.
Glosario de términos 69
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Alfresco: Es un sistema de administración de contenidos libre,
basado en estándares abiertos y de escala empresarial para
sistemas operativos tipo Unix, Windows y Otros.
Alfresco Community Edition, es software libre, con licencia LGPL
de código abierto y estándares abiertos.
Alfresco Enterprise Edition, se distribuye bajo licencia de código
abierto y estándares abiertos con soporte comercial y propietario a
escala empresarial.
BPM: (Business Process Management), o BPMS (BPM Suite) es el
conjunto de servicios y herramientas que facilitan la administración
de procesos de negocio. Por administración de procesos
entendemos: análisis, definición, ejecución, monitoreo, y control de
los procesos
ECM: (Enterprise Content Management) son las estrategias,
métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar,
almacenar, preservar y desarrollar contenido y documentos
relacionados a los procesos organizacionales.
GNU LGPL: Es una licencia de software creada por la Free
Software Foundation que pretende garantizar la libertad de
compartir y modificar el software cubierto por ella, asegurando que
el software es libre para todos sus usuarios.
J2EE: Son las siglas de Java 2 Enterprise Edition que es la edición
empresarial del paquete Java creada y distribuida por Sun
Microsystems. Comprende un conjunto de especificaciones y
funcionalidades orientadas al desarrollo de aplicaciones
empresariales. Debido a que J2EE no deja de ser un estándar,
existen otros productos desarrollados a partir de la misma.
Glosario de términos 70
JAVA: Es un lenguaje de programación de alto nivel orientado a
objetos, desarrollado por James Gosling en 1995. El lenguaje en sí
mismo toma mucha de su sintaxis de C, Cobol y Visual Basic, pero
tiene un modelo de objetos más simple y elimina herramientas de
bajo nivel, que suelen inducir a muchos errores, como la
manipulación directa de punteros o memoria. La memoria es
gestionada mediante un recolector de basura.
Lucene: Es una API de código abierto para recuperación de
información, originalmente implementada en Java por Doug
Cutting. Está apoyado por el Apache Software Foundation y se
distribuye bajo la Apache Software License.
Metadatos: Son datos que describen otros datos. En general, un
grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos, llamado
recurso. El concepto de metadatos es análogo al uso de índices
para localizar objetos en vez de datos.
Nuxeo: Es una empresa que ofrece solución ECM open source la
cual gestiona contenido empresarial y gestión documental de
software libre. Nuxeo está basado en un entorno J2EE el cual
ofrece: tipos de documentos, workflows avanzados, herramientas
de colaboración entre otras
UML: Es el lenguaje de modelado de sistemas software más
conocido y utilizado en la actualidad; está respaldado por el OMG
(Object Management Group). Es un lenguaje gráfico para
visualizar, especificar, construir y documentar un sistema.
Workflow es la automatización de un proceso de negocio, total o
parcial, en la cual documentos, información o tareas se trasladan
de un participante a otro para ser procesados, de acuerdo a un
conjunto de reglas establecidas.
Sor: Es un motor de búsqueda de código abierto basado en la
biblioteca Java del proyecto Lucene, con APIs en XML/HTTP y
JSON, resaltado de resultados, búsqueda por facetas, caché, y una
interfaz para su administración.
Anexos 71
ANEXOS
Anexos 72
ANEXO 1
MANUALES DE FUNCIONES
MANUAL DE FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
Identificación del cargo
Nombre de cargo: administrador de la plataforma
Dependencia: Área de secretaria de sistemas de información
Reporta a (nombre del cargo): secretaria de la carrera LSI
Objetivo principal
Persona responsable de la administración del sistema Alfresco, cuyo
objetivo es asegurar la correcta gestión de la plataforma.
Funciones esenciales
Manual
Configuración de las características de la plataforma
Sistema
Cambiar logo de la plataforma
Configurar dashboard
Modificar perfil de usuario
Administrar usuarios
Gestionar reglas de carpeta
Gestionar contenido Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Manual de funciones del usuario
Identificación del cargo
Nombre de cargo: usuario de la plataforma
Dependencia: Área de secretaria de sistemas de información
Reporta a (nombre del cargo): secretaria de la carrera LSI
Objetivo principal
Persona responsable de la administración del sistema Alfresco, cuyo
objetivo es la creación y búsqueda de documentos en el sistema
mediante: código, nombre; etc.
Anexos 73
Funciones esenciales
Manual
Configuración de los procesos que realiza la plataforma
Sistema
Crear documento
Editar documento
Visualizar documento
Iniciar Workflow
Buscar documento Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 74
ANEXO 2
SOLICITUD DE MATRÍCULAS ORDINARIAS
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 75
ANEXO 3
FORMATO DE MATRICULA
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 76
ANEXO 4
SOLICITUD DE MATRÍCULAS ESPECIALES
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 77
ANEXO 5
NÓMINA DE ESTUDIANTES MATRÍCULAS ESPECIALES
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 78
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 79
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 80
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 81
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 82
ANEXO 6
SOLICITUD DE HOMOLOGACIÓN DE MATERIAS
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 83
ANEXO 7
SOLICITUD DE RECALIFICACIÓN DE NOTAS
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 84
ANEXO 8
SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE MATERIAS
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 85
ANEXO 9
FORMATO DE ENTREVISTA
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 86
ANEXO 10
FORMATO DE OBSERVACIÓN DIRECTA
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ingeniería Industrial
Licenciatura en sistemas de Información
Ficha de observación
Objetivo: Conocer cómo se lleva a cabo la gestión administrativa dentro del área de secretaria
Elaborada: Dayanna Gómez Solis
Lugar: Secretaria carrera LSI
Observaciones Recursos humanos Recurso material
Recurso tecnológico
Almacenamiento y recepción de documentos.
La secretaria recibe los documentos y los deposita en los archiveros o en el escritorio.
Los documentos son entregados por los estudiantes son depositados en la bandeja de lado izquierdo de la ventanilla y después de dos semanas son almacenados en los archiveros
Los documentos son depositados en los folders y posteriormente colocados en los archiveros, pero por falta de espacio en estos son depositados en carpetas encima del escritorio.
El registro de los documentos se realiza en Excel y el mismo es guardado en una carpeta en el pc.
Ane
xo
s 9
5
Anexos 87
Búsqueda de documentos
La búsqueda de documentos se realiza de forma manual, por código o por fecha de entrega, pero esto tarda entre 5 a 10 minutos dependiendo del proceso solicitado, pues hay casos en que la información no se encuentra en el departamento.
La búsqueda puede realizarse también en el pc dependiendo de si la información solicitada ha sido registrada con anterioridad.
Procesos de los estudiantes
La secretaria recibe los documentos de los estudiantes y procede a verificar la información.
Si la información es incorrecta se le notifica al estudiante cuando este vuelve por una respuesta, más no inmediatamente.
Dependiendo de cuál sea el proceso solicitado por el estudiante, tendrá una duración: Matricula ordinaria: 5
minutos Cancelación de materias: 5 minutos pues ambas se realizan en el siug. Matricula especial: 3 semanas. Homologación de materias:2 semanas. Recalificación de notas: 2 semanas.
Los documentos de los estudiantes una vez finalizado el proceso son almacenados en los archiveros por código o por fecha de aceptación.
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Anexos 88
ANEXO 11
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Ane
xo
s 9
7
Anexos 89
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Ane
xo
s 9
8
Anexos 90
Fuente: Investigación directa Elaboración: Gómez Solis Dayanna
Ane
xo
s 9
9
Anexos 91
ANEXO 12
FOTOS DEL DEPARTAMENTO DE SECRETARIA DE SECRETARIA
Documentos ubicados encima del escritorio por falta de espacio de
almacenamiento:
Documentos colocados en la parte superior de los archiveros
por falta de espacio para almacenar documentación física:
Anexos 92
Oficios colocados a lo largo de las ventanillas del área de secretaria:
Los folders no tienen suficiente capacidad para almacenar los
oficios que ingresan diariamente a secretaria:
Anexos 93
ANEXO 13
MANUAL DE INSTALACIÓN DE LA PLATAFORMA ALFRESCO
Paso 1
Se descarga el paquete de Alfresco Community del sitio web oficial:
www.alfresco.com y se procede a ejecutar el instalador eligiendo el idioma
de preferencia.
Paso 2
Se presenta la pantalla de instalación de Alfresco y se presiona en el
botón de siguiente para proseguir con la instalación de la herramienta.
Anexos 94
Paso 3
Se selecciona todos los componentes necesarios que se desea
instalar y a continuación se presiona en el botón de siguiente.
Paso 4
Se elige el tipo de instalación que se va a realizar, en este caso se
selecciona la opción “Avanzada”.
Anexos 95
Paso 5
A continuación, se elige la carpeta c:\Alfresco donde va a estar
ubicado todos los componentes de la herramienta.
Paso 6
Se muestra el tipo de instalación de base de datos que se desea
utilizar, en este caso se escoge la opción: “Quiero utilizar la base de datos
MySQL incluida”.
Anexos 96
Paso 7
Una vez que se selecciona la base de datos incluida, se presenta por
defecto los puertos de MySQL server: 3306 y se procede a presionar el
botón de siguiente.
Paso 8
Se muestran las credenciales de MySQL en la cual se introduce una
contraseña para la base de datos.
Anexos 97
Paso 9
Se introducen los parámetros de configuración de Tomcat que se
desea utilizar.
Paso 10
Se presenta por defecto el puerto FTP de Alfresco y a continuación
se presiona en el botón de siguiente para continuar.
Anexos 98
Paso 11
Se elige un número de puerto RMI de Alfresco 50500 y se presiona
en botón de siguiente.
Paso 12
Se inserta la respectiva contraseña que tendrá el Administrador de
Alfresco Community.
Anexos 99
Paso 13
Se elige un número de puerto SharePoint de Alfresco y se presiona
el botón de siguiente.
Paso 14
Se presenta el número de puerto del servidor Quickr que se da por
defecto de la instalación y se presiona el botón de siguiente.
Anexos 100
Paso 15
Se elige un número de puerto del servidor OpenOffice y a
continuación se presiona el botón de siguiente.
Paso 16
Se muestra la configuración del servicio de Alfresco y se selecciona
el tipo de inicio: manual o automático y se presiona el botón de siguiente.
Anexos 101
Paso 17
Se muestra un mensaje donde el programa está listo para iniciar la
instalación de Alfresco Community.
Paso 18
Se visualiza la barra de avance de la instalación.
Anexos 102
Paso 19
Una vez esperado el tiempo de instalación, automáticamente se
muestra un cuadro de diálogo donde se presenta el proceso de
instalación de paquetes.
Paso 20
A continuación, se inician los servidores y automáticamente se abre
la herramienta.
Anexos 103
Paso 21
Se presenta la interfaz web de la herramienta Alfresco y para su
ingreso el Administrador debe introducir el usuario y la respectiva
contraseña.
Paso 22
Una vez ingresada la clave se mostrará la pantalla de la plataforma
lista para su configuración:
Anexos 104
ANEXO 14
MANUAL DE CONFIGURACIÓN DE LA PLATAFORMA
Paso 1
Cambiar logo
En la parte superior de la pantalla se encuentra la opción
herramientas del administrador, la cual al presionarla mostrará la pantalla
que permitirá cambiar el logo y tema de la plataforma:
Una vez abierta la pantalla de herramientas del administrador se
podrá cambiar el logotipo de la plataforma y el tema que mejor se adapte
a los requerimientos del usuario:
Anexos 105
Paso 2
Configurar dashboard
En la parte superior del panel de inicio presionamos la opción
personalizar panel de inicio la cual mostrará una pantalla que permitirá
configurar el dashboard de la plataforma:
Una vez expuesta la pantalla de personalización del panel de inicio
mostrara la opción esquema, que permitirá cambiara las columnas que se
presentaran en el dashboard las cuales variarían de 1 a 4 columnas:
Anexos 106
La otra opción que mostrara la pantalla de personalización de la
pantalla de inicio son los dashlets que se publicaran en las columnas del
dashboard:
Una vez guardados los cambios se mostrará la pantalla
personalizada del dashboard.:
Anexos 107
Paso 3
Administrar usuarios
En la parte superior de la pantalla se encuentra la opción
herramientas del administrador, la cual al presionarla mostrará la pantalla
con las herramientas, repositorio y los usuarios y grupos que hay en la
plataforma:
Una vez desplegada la pantalla seleccionamos la opción usuarios la
cual mostrara los botones de búsqueda y de creación de nuevo usuario:
Anexos 108
Una vez seleccionado la opción nuevo usuario se procederá a llenar
los campos obligatorios de la información del mismo y se presionará el
botón crear usuario:
Para la búsqueda de usuarios se ingresa el nombre en la casilla y se
presiona el botón buscar, y la plataforma automáticamente muestra el
resultado:
Anexos 109
Paso 4
Editar perfil
Para la modificación del perfil se selecciona en la parte superior
derecha el nombre del usuario y se presiona la opción mi perfil:
Anexos 110
La plataforma mostrara la pantalla del perfil de usuario y se presiona
el botón editar perfil:
La plataforma mostrara la página con la información del usuario y se
procederá a modificar los campos que se crea correspondientes y una vez
realizados los cambios se presiona el botón guardar cambios:
Anexos 111
Paso 5
Gestionar reglas de carpetas
En la parte izquierda de la carpeta damos clic en más y
seleccionamos la opción gestionar reglas:
La plataforma mostrara las opciones para las reglas de la carpeta,
pero seleccionaremos crear regla:
Anexos 112
Una vez seleccionado la opción crear reglas la plataforma mostrara
la pantalla para llenar los datos de la regla:
Una vez llenos los campos damos clic en la opción crear.
Una vez creada la regla de la carpeta en este caso cancelación de
materia la plataforma nos mostrara la pantalla con la regla ya creada:
Anexos 113
Ingresamos a la carpeta cancelación de materia y seleccionamos el
archivo a eliminar:
Verificamos que el documento este almacenado en la carpeta de
eliminación y de esa manera estar seguros de poder recuperar el archivo
si lo eliminamos por error:
Anexos 114
Una vez verificada la eliminación en cada carpeta que se halla
creado una regla se mostrara el siguiente signo :
Anexos 115
Paso 6
Crear modelado de datos (Metadatos)
Damos clic en herramientas del administrador y seleccionamos
gestor de modelos:
Una vez seleccionada la opción gestora de modelos damos clic en
crear modelos:
Anexos 116
Se muestra la pantalla para la creación del metadato, se llenará los
datos y se presionará el botón crear:
Se selecciona el modelo creado para configurar las características
que tendrá el metadato:
Anexos 117
Se seleccionará crear tipo personalizado para crear las propiedades
del metadato:
La plataforma mostrara los datos a llenar para crear el tipo
personalizado y presionara el botón crear:
Anexos 118
Se presionará el nombre del tipo creado:
Damos clic en el botón crear propiedad:
Al crear las propiedades estas nos servirán para la búsqueda del
documento por medio de los metadatos. Y presionamos el botón crear:
Anexos 119
Una vez realizadas las propiedades que tendrá el documento en la
parte derecha del modelo damos clic en acciones y seleccionamos
diseñador de esquemas:
Anexos 120
Se mostrar la pantalla para escoger las propiedades que se crearon
y aquellas que ya están por defecto y se selecciona el botón guardar:
Anexos 121
Se seleccionará crear aspecto:
Se crea el aspecto que tendrá el documento y se presiona el botón
crear.
Anexos 122
Se presiona el aspecto creado:
Anexos 123
Damos clic en el botón crear propiedad.:
Se ingresan los parámetros de las propiedades del aspecto del
documento y se presiona el botón crear:
Anexos 124
Una vez realizadas las propiedades que tendrá el documento en la
parte derecha del modelo damos clic en acciones y seleccionamos
diseñador de esquemas:
Se mostrar la pantalla para escoger las propiedades que se
realizaron a aquellas que ya están por defecto y se selecciona el botón
guardar:
Anexos 125
Una vez finalizada la configuración del metadato se procede a
activarlo, pero hay que tener en cuenta que una vez activado no se lo
puede eliminar.
Paso 7
Asignación del metadato
Se selecciona el documento a aplicar el metadato:
Anexos 126
Se procede a aplicar el tipo de metadato que se creó:
Se escoge entre los metadatos el tipo que se creó para aplicarlo al
documento:
Anexos 127
Se procede a aplicar el aspecto que se creó:
Se escoge entre los metadatos el aspecto que se creó para aplicarlo
al documento:
Anexos 128
Se muestra en las propiedades del documento el tipo y los aspectos
asignados:
Anexos 129
Se editan las propiedades del documento y se presiona el botón
guardar:
Una vez finalizado todo el proceso de la asignación del metadato al
documento es posible buscarlo mediante las propiedades establecidas.
Anexos 130
ANEXO 15
PROCESOS QUE EJECUTA LA PLATAFORMA
Paso 1
Crear documentos
Al seleccionar la opción mis ficheros, la cual se encuentra en la parte
superior izquierda, se muestra la siguiente ventana:
La plataforma mostrara la pantalla de ficheros en la cual se
encuentran las opciones seleccionar, crear y cargar. En este caso se
creará un documento nuevo a partir de los formatos que se muestran al
presionar el botón crear:
Anexos 131
La plataforma creará una ventana emergente la cual permitirá
introducir un documento en Google Docs:
El documento será guardado automáticamente en Google Drive:
Paso 2
Previsualizar documentos
Para visualizar el documento se presiona en el nombre del mismo y
se abrirá la pantalla con el documento a Previsualizar:
Anexos 132
Se mostrará una pantalla con el documento previzualizado al cual se
le podrá realizar diferentes acciones:
Paso 3
Editar documentos
Para realizar la edición de un documento hay 2 formas:
Anexos 133
La primera forma es editarlo cuando se previzualiza el documento en
diferentes formatos como: offline, en Microsoft office o en Google docs:
}
La segunda forma es seleccionando en la parte derecha de la
descripción del documento, la opción más editar en google docs, y
realizar la edición en línea:
Anexos 134
Paso 4
Buscar documentos
Para realizar la búsqueda de un documento se ingresa el nombre en
la parte superior derecha de la pantalla y la herramienta recupera el
documento a buscar:
Paso 5
Iniciar workflows
Para iniciar un flujo de trabajo iremos a la parte superior de la
plataforma, seleccionaremos tarea y daremos clic en mis tareas:
La plataforma mostrara la pantalla donde nos indicara que iniciemos
el flujo de trabajo:
Anexos 135
Se mostrará la pantalla con las opciones de flujo de trabajo que se
desee realizar, en este caso asignaremos la tarea a un solo revisor:
La pantalla mostrara los campos que se necesitan para iniciar la
tarea y se presionara el botón iniciar flujo de trabajo.
Anexos 136
Al momento de asignar una tarea se escogerá el usuario al cual será
el responsable de cumplirla y se presionará el botón aceptar:
Anexos 137
En determinado caso que el usuario quisiera ver el flujo de trabajo
por diversos motivos como retraso e incumplimiento tiene que dar clic en
detalles de flujo de trabajo:
Una vez seleccionado la pantalla mostrar los detalles de la tarea
asignada y el usuario seleccionara ver diagrama de proceso.:
Una vez seleccionada la opción la plataforma mostrar el diagrama
de proceso desde su inicio hasta su finalización.
Anexos 138
Bibliografía 139
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![Feliu-20-1Feb13.ppt [Modo de compatibilidad] - … · JOSEP CARRERAS LEUKAEMIA RESEARCH INSTITUTE. MISSION ... • Areas of scientific and general services RESEARCH PLATFORMS. Research](https://img.pdfslide.es/doc/110x75/5b9389f209d3f22b0a8b7915/feliu-20-modo-de-compatibilidad-josep-carreras-leukaemia-research-institute.jpg)
